Bài giảng Kỹ năng điều hành công sở ở cơ sở

BÀI 8

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ

Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ của điều nguyên tắc và nhiệm vụ của điều nguyên tắc và nhiệm vụ của điều nguyên tắc và nhiệm vụ của điều hành công sở hành công sở hành công sở hành công sở

néi néi

dung dung

chñ chñ

Những kỹ năng cơ bản trong điều Những kỹ năng cơ bản trong điều Những kỹ năng cơ bản trong điều Những kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở ở cơ sở hành công sở ở cơ sở hành công sở ở cơ sở hành công sở ở cơ sở

yÕu yÕu

1.1.Khái niệm

Là địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, nơi tiến hành các hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công.

1.1.1.Khái niệm công sở

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 1/ Phương thức thành lập 2/ Cơ sở pháp lý hoạt động 3/ Mục tiêu 4/ Phương thức hoạt động 5/ Tài chính 6/ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7/ Chức danh và lương 8/ Phạm vi hoạt động

Theo luật định. Căn cứ vào nhu cầu thực tế.

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 1/ Phương thức thành lập Công sở hành chính Công sở sự nghiệp Theo luật định. Do cơ quan nhà nước cấp trên thành lập VD:UBND được thành lập trên cơ sở luật tổ chức chính quyền địa phương

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 2/ Cơ sở pháp lý hoạt động Công sở hành chính Công sở sự nghiệp

Theo Hiến Pháp và pháp luật. Hoạt động chủ yếu theo Luật Hành chính

Theo Hiến Pháp và pháp luật. Tùy theo từng ngành mà có các văn bản quy phạm pháp luật quy định.

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 3/ Mục tiêu Công sở hành chính Công sở sự nghiệp

Vì lợi ích cộng đồng Vì lợi ích cộng đồng

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 4/ Phương thức hoạt động Công sở hành chính Công sở sự nghiệp Tuyển dụng công chức theo luật cán bộ, Công chức - Làm việc theo biên chế - Làm việc theo hợp đồng Tuyển dụng viên chức theo luật viên chức - Làm việc theo biên chế - Làm việc theo hợp đồng

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 5/ Tài chính Công sở hành chính Công sở sự nghiệp

Từ nguồn ngân sách Nhà nước

Ngân sách Nhà nước và có các khoản thu khác

Do pháp luật quy định trên lĩnh vực riêng lẽ

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 6/ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công sở hành chính Công sở sự nghiệp Do pháp luật quy định chặt chẽ, đồng thời phải tuân theo Quyết định của cơ quan nhà nước cấp trên. Có quyền hạn chung trên nhiều lĩnh vực

- Cán bộ - Công chức - Lương từ ngân sách nhà nước

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 7/ Chức danh và lương Công sở hành chính Công sở sự nghiệp

- Viên chức - Lương từ ngân sách nhà nước (các khoản thu khác)

Phân biệt công sở hành chính với công sở sự nghiệp: 8/ Phạm vi hoạt động Công sở hành chính Công sở sự nghiệp

Trên tất cả các ngành và lĩnh vực Theo lĩnh vực và ngành

1.1.2. Khái niệm điều hành công sở

Là hoạt động đảm bảo cho cán bộ, công thuộc quyền chức thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

Tạo ra nề nếp làm việc khoa học

Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở

Thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước

Hiện thực hóa các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước

1.2. Mục tiêu

1.3. Yêu cầu

 Điều hành công sở phải được tiến hành trên cơ sở tuân thủ pháp luật

 Điều hành công sở phải tuân thủ quy chế làm việc của cơ quan

 Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai

1.4. Nguyên tắc

trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, dưới sự giám sát của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp.

1.4. Nguyên tắc(tt)  Cán bộ, công chức phải sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập, nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hóa – đạo đức công vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại.

 Giải quyết công việc theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, dân chủ, minh bạch, liên tục, kịp thời, hiệu quả tối ưu, theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định

1.5. Nhiệm vụ

- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động - Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý - Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động - Quản lý và phát triển đội ngũ CBCC - Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị - Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp dân

1.4. Nhiệm vụ (tt)

- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách - Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi - Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở - Xây dựng văn hóa công sở tích cực; và xây dựng công sở thành một tổ chức học tập -Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động

NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ

2.1. Kế hoạch hóa và thiết kế công việc  2.1.1. Kế hoạch hóa Về phương diện hành chính: - Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc

trong quá trình hoạt động của tổ chức.

- Lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu, nội dung và khối lượng công việc cụ thể cần đạt được, phương pháp, những bước đi cần thiết, thời hạn thực hiện để đạt các mục tiêu đó

2.1. Kế hoạch hóa và thiết kế công việc(tt)

2.1.1. Kế hoạch hóa (tt)

ự

Đây là s xác Ý NGHĨA Ý NGHĨA ụ ị đ nh m c tiêu Kế hoạch là phương Kế hoạch là phương Giảm tối đa các bất Giảm tối đa các bất ạ ụ ể ầ c th c n đ t hướng và các nội hướng và các nội YÊU CẦU: YÊU CẦU: trắc có thể xảy ra. trắc có thể xảy ra. ữ ượ dung cần làm, là dung cần làm, là c và nh ng đ Cụ thể. Cụ thể. Kiểm tra được các Kiểm tra được các phương án hành động phương án hành động Thiết thực. Thiết thực. ầ ướ c đi c n b hoạt động thuận lợi, hoạt động thuận lợi, để thực hiện một công Kịp thời. để thực hiện một công Kịp thời. ế ể ạ có căn cứ. t đ đ t thi có căn cứ. việc hay một nhiệm vụ Phù hợp với năng lực CBCC và mục tiêu hoạt việc hay một nhiệm vụ Phù hợp với năng lực CBCC và mục tiêu hoạt ụ ế động. Tập trung các nguồn đ n các m c động. Tập trung các nguồn cụ thể trong quá trình cụ thể trong quá trình Có sự thống nhất giữa các biện pháp thực Có sự thống nhất giữa các biện pháp thực lực để thực hiện tốt lực để thực hiện tốt hoạt động của cơ hoạt động của cơ tiêu đó. hiện. hiện. mục tiêu đã định. mục tiêu đã định. quan, công sở. quan, công sở. Có tính khả thi. Có tính khả thi.

2.1. Kế hoạch hóa và thiết kế công việc(tt)

2.1.2. Thiết kế công việc

* Khái niệm thiết kế công việc: Là việc phân chia các loại công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý. Đây là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm trong việc thi hành công vụ và tham gia các hoạt động của công sở nói chung

2.1. Kế hoạch hóa và thiết kế công việc(tt)

2.1.2. Thiết kế công việc(tt)

* Vai trò của thiết kế công việc: + Giúp cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức trở nên cụ thể hơn và khả thi hơn + Là cơ sở của phân công và thực thi công việc + Tạo tiền đề cho việc sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức + Là cơ sở cho hoạt động đánh giá cán bộ công chức.

2.1. Kế hoạch hóa và thiết kế công việc(tt)

2.1.2. Thiết kế công việc(tt)

* Nội dung của thiết kế công việc gồm các bước : Đánh giá công việc thực tại, phân tích công việc và thiết kế công việc.

Đánh giá công việc thực tại Thảo luận với người lao động và người giám sát liên quan để biết được hiệu quả (chất lượng, tiến độ) trong thực thi công việc, đánh giá xem có cần phải thay đổi gì đối với điều kiện làm việc hay có cần đào tạo không? Việc đánh giá sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện công việc thực tại, qua đó xác định được có cần thiết phải thiết kế công việc hay dự đoán được tính khả thi khi thiết kế công việc.

Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng, có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của công việc. Bao gồm nhiều việc như: kiểm tra công việc, quyết định nhiệm vụ phải làm, cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm nào tại nơi làm việc có tầm quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ, xác định các vấn đề có liên quan.

2.1.2. Thiết kế công việc(tt)

* Thiết kế công việc Thiết kế công việc là căn cứ trên cơ sở phân tích công việc thực tại, xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết, và các vấn đề khác đảm bảo phù hợp nhất để thực hiện công việc. Kết quả của thiết kế công việc là bản mô tả công việc được giao, trong đó liệt kê các kỹ năng của người được giao việc, phát thảo kết quả mong muốn đạt được, xác định các nguyên tắc chỉ đạo và thời hạn được biết, liệt kê các nguồn lực cần thiết và các kết quả khi thực hiện tốt công việc.

2.1.2. Thiết kế công việc(tt)

* Yêu cầu khi thiết kế công việc + Phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đơn vị. + Nội dung công việc phải rõ ràng, có tính khả thi. + Tạo ra khả năng sáng tạo của CBCC khi thực hiện nhiệm vụ. + Tạo ra khả hợp tác của CBCC + Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi

Thiết kế công việc theo dây chuyền

2.1.2. Thiết kế công việc (tt)

Phương pháp thiết kế công việc

Thiết kế công việc theo từng cá nhân

Thiết kế công việc theo nhóm

2.2. phân công công việc

Khái niệm: Phân công công việc là hoạt động nhằm giao cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân những việc, những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định nhằm nâng cao hoạt động của cơ quan, tổ chức.

2.2. phân công công việc(tt)

Cách thức phân công công việc

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị, cá nhân

Theo khối lượng và tính chất công việc

Phải chú ý hướng tới chuyên môn hóa

2.2. phân công công việc (tt)

Cách thức phân công công việc (tt)

Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của CBCC và chức trách được giao.

2.3. Tổ chức, điều hành các cuộc họp

Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006

2.3.Tổ chức và điều hành các cuộc họp

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Các loại cuộc họp

Đoàn công tác của Ban tổ chức TW làm việc với tỉnh Trà Vinh

Các loại cuộc họp

Tập huấn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội.

Các loại cuộc họp

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Gồm 3 giai đoạn 1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp 2. Giai đoạn tiến hành cuộc họp 3. Giai đoạn ra văn bản quản lý

GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ Là khâu quan trọng, cần thời gian, nguồn lực,

đặc biệt là cần có kỹ năng

Chuẩn bị tốt là bảo đảm thắng lợi 50% & thực tế chứng minh rằng nhiều cuộc họp phải hoãn đi hoãn lại, không đảm bảo thời gian, tiến độ, phải hủy bỏ, chất lượng không cao là do khâu chuẩn bị không tốt

Là khâu phức tạp, liên quan đến nhiều đơn vị,

cá nhân

NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRONG KHÂU CHUẨN BỊ

Hoạch định chủ trương họp Phân công chuẩn bị Chuẩn bị nội dung/tài liệu họp Chuẩn bị các thủ tục Chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện

HOẠCH ĐỊNH CHỦ TRƯƠNG

Đây là công việc của lãnh đạo UBND cấp xã Nội dung của chủ trương, bao gồm: (1) Khẳng định sự cần thiết của cuộc họp trên cơ sở yêu cầu của công việc, căn cứ pháp lý, hoàn cảnh & điều kiện thực tế của cơ quan, cá nhân liên quan, (2) Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung chính của cuộc họp, (3) khẳng định thời gian, địa điểm & thành phần tham dự cuộc họp

TIẾN HÀNH CUỘC HỌP Đây là khâu quan trọng nhất, quyết định sự

thành công hay thất bại của cuộc họp

Thực tế cho thấy: (1) trình bày nội dung mà không rõ thì các đại biểu sẽ không nắm được, có thể hiểu khác, hiểu nhầm, (2) chủ trì thảo luận mà thiếu tập trung, thiếu mạch lạc & không kiên quyết thì dễ làm cho các ý kiến phân tán, (3) thông tin mà không đầy đủ, chính xác cũng làm ảnh hưởng đến ý kiến, sự đóng góp của đại biểu, …

NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN LÀM

Những công việc chủ yếu phải làm trong

cuộc họp là:

 Khai mạc cuộc họp  Điều hành cuộc họp  Kết luận & kết thúc cuộc họp

KHAI MẠC CUỘC HỌP  Kiểm tra đại biểu có mặt, để quyết định bắt

đầu cuộc họp

 Chào cờ (nếu cần)  Tuyên bố lý do (ngắn, rõ về căn cứ & mục

đích cuộc họp

 Giới thiệu đại biểu (khách - chủ, trên - dưới, họ & tên, chức danh, chức vụ đầy đủ, chính xác)

 Giới thiệu chương trình, thời gian làm việc  Giới thiệu người chủ trì

CHỦ TRÌ CUỘC HỌP

• Phát biểu mở đầu cuộc họp • Trực tiếp trình bày/giới thiệu người

trình bày nội dung • Hướng dẫn thảo luận • Xử lý các tình huống phát sinh • Kết luận cuộc họp

PHÁT BIỂU MỞ ĐẦU

• Nêu rõ lịch sử vấn đề • Quán triệt lại căn cứ, mục đích, yêu cầu

của cuộc họp (ngắn gọn) • Bổ sung thông tin (nếu cần)

HƯỚNG DẪN THẢO LUẬN

• Nêu rõ trọng tâm, trọng điểm thảo luận • Yêu cầu về cách đóng góp ý kiến: thẳng vào văn bản: nhất trí, băn khoăn, phản đối, đề xuất giải pháp

• Yêu cầu về cách phát biểu: ngắn gọn, tránh trùng lắp, tập trung vào phạm vi, lĩnh vực quản lý, phụ trách

• Quy định thời lượng (nếu cần)

2.4. Phối hợp trong quản lý

Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của cán bộ công chức, các cơ quan hành chính nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước.

2.4. Phối hợp trong quản lý (tt)

Hình thức phối hợp: • Dọc • Ngang • Ma trận • Bên trong • Bên ngoài

2.4. Phối hợp trong quản lý (tt)

Nguyên tắc phối hợp: phải đảm bảo lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thông tin, chuyên môn hóa và hợp tác, đảm bảo tính khách quan thống nhất hành động vì mục tiêu chung.

2.5. Kiểm soát công việc

Kiểm soát công việc là hoạt động đo lường, chấn chỉnh việc thực hiện công việc nhằm khẳng định các mục tiêu của công sở, các kế hoạch lập ra để đạt tới mục tiêu đã, đang được hoàn thành

nhân lực

sách

2.5.kiểm soát công việc (tt) Mục tiêu: Mục tiêu: Phát hiện các sai sót Phát hiện các sai sót Nguyên tắc: Nguyên tắc: Đánh giá kết quả thực tế Đánh giá kết quả thực tế Nội dung: - Toàn diện Toàn diện  KS việc sử dụng, bố trí - Khách quan Khách quan  KS việc sử dụng ngân - Công minh Công minh - Kịp thời Kịp thời  KS việc sử dụng các phương tiện làm việc - Cụ thể Cụ thể  KS quá trình giải quyết công việc hàng ngày theo mục tiêu và KH đã được thông qua.

2.5. Kiểm soát công việc (tt)

Cần làm rõ các vấn đề khi kiểm soát: Có bao nhiêu công việc cần kiểm soát, bao nhiêu bước. Tần suất kiểm soát? Một lần hay thường xuyên Ai tiến hành kiểm soát. Bao nhiêu điểm cần kiểm soát, điểm nào trọng yếu Đo lường các đặc tính công việc./.