GV: ThS. Trần Quốc Trung
05-06-12
Contents
1. Giới thiệu làm việc nhóm
2. Phân tích vai trò trong nhóm
3. Các bước phát triển nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm
4. Các bước làm việc nhóm
5. Văn hóa nhóm
LOGO
6. Quản lý xung đột nhóm
1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.1. Nhóm là gì? 1.1. Nhóm là gì? 1.1.2. Khái niệm 1.1.2. Đặc điểm Nhóm là tập hợp một số ít người với các Một số ít người: 5 – 10 người. kỹ năng, đặc tính có thể bổ trợ cho nhau Tính bổ sung. cùng chung một mục đích, mục tiêu, phương Sự cam kết cùng chung mục đích, mục pháp hoạt động và chịu trách nhiệm với tiêu và phương pháp hoạt động. nhau.
Chịu trách nhiệm với nhau.
1. Giới thiệu về làm việc nhóm Tại sao làm việc nhóm đôi lúc không được ủng hộ?
Khuyến khích các hoạt động giao tiếp: lắng
1.2. Làm việc nhóm là gì? Thiếu niềm tin
nghe và phản hồi ý kiến của các thành viên
Làm việc nhóm gây trở ngại cho quá trình
khác.
Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác khi cần
ra quyết định và giảm năng suất lao động.
thiết.
Sự rụt rè của cá nhân
Tôn trọng những lợi ích và thành tích của các
Không tin tưởng lẫn nhau.
thành viên khác.
Đề cao cá nhân.
Khuyến khích hoạt động cá nhân lẫn hoạt
động nhóm.
Văn hóa tổ chức không phù hợp
1
GV: ThS. Trần Quốc Trung
05-06-12
1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.3. Tại sao phải làm việc nhóm?
1.4.1. Nhóm theo nhiệm vụ
Tối đa hóa hiệu quả làm việc của cá
5 – 10 nhân viên cùng 1 bộ phận gặp nhau trong vài giờ mỗi tuần để thảo luận về các vấn đề kinh doanh như: cái thiện chất
nhân.
lượng, thích nghi với thay đổi…
Khai thác tốt tài năng cá nhân.
Dễ thích nghi với những thay đổi của môi
trường.
Dân chủ hóa trong tổ chức và tạo động
lực cho cá nhân phát triển.
1.4.2. Nhóm tự quản Khoảng 10 thành viên đảm nhiệm cả nhiệm vụ của người giám sát. Lập kế hoạch, giao việc cho các thành viên trong nhóm và ra quyết định theo nhóm.
1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm
Các nhân viên cùng cấp bậc ở các bộ phận
Nhóm sử dụng công nghệ thông tin để kết
khác nhau lập nên 1 nhóm để thực hiện 1
nối với nhau, không liên lạc trực tiếp nhằm thực
nhiệm vụ được giao trước.
hiện 1 mục tiêu chung.
1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4.3. Nhóm đa chức năng 1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4.4. Nhóm ảo
CÁI GÌ LÀ ĐỘC NHẤT? 2. Phân tích vai trò trong nhóm
Team Role
Mỗi nhóm thảo luận trong 5 phút và
Contribution Người hiểu các nghịch lý đồng thời là nguồn của những sáng tạo để giải quyết các vấn đề.
truyền tải
chuẩn bị 1 đồ vật.
Người sáng tạo (PL)
Allowable Weakness Người này có khuynh hướng lãng-trí-bác-học và có vấn đề tư tưởng cho khi người khác.
Sau khi thảo luận, từng nhóm đưa
Người khám phá (RI)
Người này thường khó theo một dự án nào xuyên suốt và thường hay quên các chi tiết nhỏ.
ra đồ vật của mình.
Người chỉ ra các cơ hội, khiến cho nhóm hào hứng đuổi theo Có khả năng tiếp xúc với bên ngoài nhóm rất tốt.
Nhóm nào đưa ra đồ vật mà nhóm
Người kết hợp (CO)
Thỉnh thoảng hay bị đánh giá là có khuynh hướng thao túng người khác và dừa hết công việc của ḿnh cho người khác.
khác không thể có được cái tương tự
Thường trở thành trưởng nhóm, công việc là lùi lại và thu lấy tầm nhìn tổng thể. Vững chãi và trưởng thành; nhận ra được khả năng của người khác và rất giỏi giao việc cho đúng người.
về chức năng sẽ giành chiến thắng.
Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993
2
GV: ThS. Trần Quốc Trung
05-06-12
2. Phân tích vai trò trong nhóm 2. Phân tích vai trò trong nhóm
Team Role
Contribution
Vai trò
Điểm mạnh
Điểm yếu
Allowable Weakness làm tổn
thương
Người thực thi (IMP)
Người có có kỷ luật bản thân cao, năng lực tốt, chấp nhận các công việc mà mọi người khác không muốn làm.
Có thể bị đánh giá là thiển cận và cứng nhắc v́ bản thân họ không tự đưa ra những kế hoạch cho riêng ḿnh.
Người thúc giục (SH)
Người tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ được giao với tinh thần trách nhiệm cao độ, có động lực chiến thắng. Thách thức, tranh căi hay thể hiện phong cách quyết liệt trong việc theo đuổi thành công.
Dễ người khác. Trong nhóm có hai hay ba người này sẽ dễ dẫn tới tranh căi hay đấu đá nhau
Người hoàn thiện (CF)
Người cầu toàn, sẵn sàng bỏ rất nhiều thời gian để cốt sao cho làm việc cho hoàn toàn "đúng đắn“.
Có thể làm cho những người cùng nhóm khó chịu. Không bao giờ tin tưởng giao công việc cho người khác..
Người điều hành (ME)
Quá bài bản, và thường làm người khác mất hứng trong công việc của họ.
Người quan sát với con mắt vô tư những sự việc sảy ra xung quanh. Làm việc chậm mà chắc và ra quyết định chính xác.
Chuyên gia (SP)
Chỉ đóng góp trong chuyên môn hẹp; nằm ngoài chuyên môn của họ, họ sẽ bỏ qua.
Người có niềm đam mê trong lănh vực của ḿnh; có nền tảng kiến thức sâu xắc, và thường thích thú chia xẻ những gì mình biết cho người khác.
Không quyết đoán trong công việc khi cần thiết.
Người gắn bó đội nhóm, họ có khả năng lắng nghe tuyệt vời, ngoại giao rất giỏi và có khả năng hòa giải.
Người đoàn kết (TW)
Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993
Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993
3. Các giai đoạn phát triển nhóm Belbin’s Ideal Team
1 Người kết hợp hoặc 1 Người thúc giục
1 Người sáng tạo
1 Người điều hành
1 hoặc nhiều
Người thực thi
Người đoàn kết
Người khám phá
Người hoàn thiện
3.1. Hình thành (Forming) Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm việc. Tham gia do giới thiệu. Ai cũng rất máu, hăng hái. Có rất nhiều mong đợi khi tham gia vào nhóm. Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu...
3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3. Các giai đoạn phát triển nhóm
3.3. Chuẩn hóa (Norming) 3.2. Hỗn loạn (Storming) Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại Công việc bắt đầu được triển khai một được dàn xếp và giải quyết. cách chậm chạp, đầy trắc trở. Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, chuẩn được hình thành và hoàn thiện. sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau. Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình lòng tăng dần, cảm Mức độ không hài thành. giác bất mãn tăng lên.
3
GV: ThS. Trần Quốc Trung
05-06-12
3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3. Các giai đoạn phát triển nhóm
3.4. Thể hiện (Performing) 3.5. Kết thúc
Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết Đối với những nhóm thành lập tạm thời
mạnh mẽ. sau khi hoàn thành nhiệm vụ thì nhóm tự
Sự háo hức thể hiện rõ. giải tán.
Mức độ cam kết về công việc cao.
Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả
các thành viên của nhóm.
4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả 6. Quản lý xung đột nhóm
Giai đoạn I: Tổ chức Giai đoạn III: Tổng kết Bước 1: Tập trung vào nhóm. Bước 8: Công bố kết quả. Bước 2: Phân chia vai trò. Bước 9: Khen thưởng. Bước 3: Thiết lập quy tắc. Bước 10: Tiếp tục nhiệm vụ khác. Giai đoạn II: Hoạt động
Bước 4: Lập kế hoạch.
Bước 5: Triển khai thực hiện.
Bước 6: Đánh giá sơ bộ.
Bước 7: Hoàn thiện công việc.
5. Văn hóa nhóm 5. Văn hóa nhóm
“Văn hóa nhóm là các giá trị văn hoá
được gây dựng trong suốt quá trình tồn tại và
phát triển, trở thành các giá trị, các quan
5.1. Khái niệm 5.2. Cấu trúc của văn hóa nhóm
Chuẩn mực
niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào
Giá trị
hoạt động của nhóm và chi phối tình cảm,
nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên
Không khí và phong cách quản lý
trong việc theo đuổi và thực hiện các mục
Yếu tố hữu hình
đích.”
4
GV: ThS. Trần Quốc Trung
05-06-12
5. Văn hóa nhóm Các yếu tố hữu hình
5.3. Các dạng văn hóa nhóm
Kiến trúc đặc trưng
5.3.1. Văn hóa dựa trên quyền lực
Biểu tượng
Tập trung quyền lực.
Màu sắc chủ đaọ
Đề cao cá nhân.
Ngôn ngữ
Quy định bất thành văn/gián tiếp.
Nghi lễ
Trung thành với sếp.
Giai thoại về nhân vật anh hùng
5.3.2. Văn hóa chú trọng vai trò Quan liêu và chú trọng thứ bậc.
Đồng phục
Chú trọng các thủ tục, quy tắc, luật lệ.
Ấn phẩm điển hình
5. Văn hóa nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm
5.3. Các dạng văn hóa nhóm 6.1. Khái niệm 5.3.3. Văn hóa chú trọng nhiệm vụ Xung đột nhóm là xung đột giữa 2 hay Chú trọng sự cam kết của nhóm. nhiều cá nhân trong nhóm làm ảnh hưởng Nhân viên linh hoạt với sự tự chủ cao. đến kết quả làm việc hoặc làm giảm hiệu Môi trường làm việc sáng tạo. quả làm việc tối ưu của nhóm. 4. Văn hóa chú trọng con người
Nuôi dưỡng sự phát triển cá nhân.
Chú trọng vào quan hệ giữa người và
người.
6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm
6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm 6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm
Không đảm bảo thời gian, chất lượng công
Không tham dự các cuộc họp quan trọng.
việc của nhóm.
Vắng mặt thường xuyên.
Xuất hiện sự dèm pha, nói xấu lẫn nhau.
Chỉ tay vào nhau khi nói chuyện, lăng mạ
Không trả lời điện thoại, email.
lẫn nhau.
Xuất hiện hành vi thụ động hay quá khích.
Găm giữ thông tin mà không chia sẻ.
Phàn nàn, cau có.
Có hành vi bạo lực.
5
GV: ThS. Trần Quốc Trung
05-06-12
6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm
6.3. Xung độ nhóm tốt hay xấu?
6.3.1. Khi xung đột không được giải quyết
Mất thời gian, giảm năng suất làm việc.
6.3.2. Những tác động tích cực từ xung đột Động lực để phát triển.
Nhân viên bỏ việc.
Tạo ra cái mới.
Ảnh hưởng xấu uy tín tổ chức.
Cải thiện hoạt động giao tiếp, kết nối.
Suy giảm động lực làm việc.
Giúp tìm được công việc khác phù hợp
Tổn hại sức khỏe.
Chi phí cho kiện tụng nếu phải
hơn.
“Two heads are better than one only if they
ra toà để giải quyết tranh chấp.
contain different opinions”
6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm
6.5. Các phương pháp giải quyết xung đột
Chinh phục – phân định rạch ròi thắng – thua,
6.4. Nguyên nhân xung độ nhóm
giải quyết triệt để mâu thuẩn.
Khác biệt về nhận thức
Né tránh – không giải quyết mà lở đi với mong
Khác biệt về giá trị
muốn để thời gian hàn gắn.
Khác biệt về quyền lực
Thỏa thuận – làm rõ lợi ích, thiệt hại để hai bên
Khác biệt về ý kiến
tìm ra được kết cục phù hợp.
Hiềm khích cá nhân
Xoa dịu – tìm ra giải pháp tạm thời, không giải
Không tuân thủ nguyên tác
quyết căn nguyên mâu thuẩn.
Nhu cầu được chú ý
6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm
6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột 6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột Tấn công vấn đề, không tấn công con Lắng nghe trước khi đưa ra phán xét. người. Bày tỏ sự tôn trọng đối với ý kiến của Chỉ tập trung vào những gì có thể cải thiện được. người khác. Khuyến khích các ý kiến trái chiều. Giải quyết xung đột đồng thời với xây Biểu lộ cảm xúc nhưng không lạm dụng. dựng quan hệ. Xác định cụ thể trách nhiệm đối với từng phần hay toàn bộ của vấn đề cho các cá nhân cụ thể.
