Bài giảng Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề sáng tạo

KHÓA HỌC

KĨ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO

Hà Nội, ngày 26/12/2013 Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

MỤC TIÊU

 Hệ thống kiến thức và các phương pháp giải quyết vấn đề

hiệu quả

 Cải thiện kĩ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

 Đánh thức được tiềm năng sáng tạo nhằm giải quyết

 Biết cách tổ chức công việc để giải quyết vấn đề

vấn đề hiệu quả

hiệu quả nhất

NỘI DUNG

 Phần I: Các bước ra quyết định hiệu quả

 Phần II: Cách thức giải quyết vấn đề hiệu quả

 Phần III: Tổ chức công việc hiệu quả để

giải quyết vấn đề

1

CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH HIỆU QUẢ

CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH

Thiết lập mục tiêu

Thu thập thông tin liên quan

Đưa ra các lựa chọn khả thi

Ra quyết định

Thực hiện quyết định

Đánh giá kết quả

THIẾT LẬP MỤC TIÊU

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU THEO TIÊU CHUẨN SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Đo lường được

Attainable: Mục tiêu phải có khả năng đạt được

Realistic: Mục tiêu phải thực tế

Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian

SPECIFIC: CỤ THỂ

của bạn

Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một mục tiêu phải thật cụ thể, chi tiết. Bạn phải nói rõ bạn thực sự muốn gì? • Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có • Nó có ý nghĩa thế nào với bạn • Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phận

• Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận được

hay không?

MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC

giá được bằng định lượng.

• Mục tiêu của bạn phải đánh

• Ta phải

đánh dấu hoặc đo đếm được kết quả theo một cách nào đó

ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC

• Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức

• Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng

• Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng, tài

• Phù hợp với nguồn lực hiện có

• Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc

năng của bạn.

REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ

• Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnh

điểm yếu của bạn.

• Mục tiêu phải phù hợp với những cơ

• Mục tiêu phải có tính thiết thực.

hội và thách thức mà bạn đang có.

khách quan

• Bạn phải định nghĩa được thực tế

TIME – BASED: MỤC TIÊU PHẢI CÓ THỜI GIAN

• Quá trình thực hiện của bạn phải

• Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạch

có khung thời gian.

• Nếu không đặt ra thời hạn thì mục tiêu của ta chỉ là ý định chứ không phải cam kết

• Chúng ta có thể điều chỉnh kỳ

hoàn thành

hạn nếu như không đạt được.

THU THẬP THÔNG TIN LIÊN QUAN 5W+H

HOW

WHO

WHAT

MỤC TIÊU

WHERE

WHY

WHEN

ĐƯA RA CÁC LỰA CHỌN KHẢ THI

ĐỀ XUẤT NHIỀU PHƯƠNG ÁN KHÁC NHAU

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT PHƯƠNG ÁN KHẢ THI

• Thiết thực.

• Được xây dựng rộng rãi.

• Khả thi.

• Phong phú vừa đủ.

KHÔNG ÁP ĐẶT CÁCH NHÌN NHẬN VẤN ĐỀ

VẬN DỤNG TƯ DUY SÁNG TẠO

HUY ĐỘNG TRÍ TUỆ TẬP THẾ

THỐNG NHẤT CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH

• Nhất trí.

• Đa số.

• Nhất trí có giới hạn.

• Lãnh đạo là người ra quyết định.

THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

• Giá trị & lợi ích

• Khó khăn và nguy hiểm

• Tính khả thi

ĐÁNH GIÁ CUỐI CÙNG

• Lợi ích thực sự bạn hy vọng là gì?

• Nó khả thi như thế nào?

• Những vấn đề gì có thể xảy ra?

• Cột buồm

• Nước uống

• Kho báu

• Phao bơi

ĐI TÌM KHO BÁU

• 5 người tù

2

CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ

• Hệ thống kỹ thuật quá phức tạp thiếu ổn định • Vấn đề liên quan đến tài chính • Độ ì của team trong công ty • Phối hợp trong team • Không thích quản lý, không tạo được động lực trong team • Tăng lương cho nhân viên vào cuối năm • Tính tự giác của nhân viên chưa cao • Không có nhiều động lực trong công việc, chưa xác định rõ ràng

được những mục tiêu trong công việc và cuộc sống

• Không xác định được phạm vi và mục tiêu • Team nhiều việc nhưng thiếu nhân sự • Nội quy

CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ

• Sự khác biệt giữa vấn đề và quyết định

• Mô hình thống nhất giữa giải quyết vấn

đề và ra quyết định

• Tiếp cận các vấn đề một cách hệ thống

• Giải quyết vấn đề sáng tạo

vấn đề

• Vận dụng tính sáng tạo để giải quyết

VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

• Vấn đề là những phiền toái mà chúng ta thường gặp trong công việc và cuộc sống.

• Vấn đề là những trở ngại trên con

đường chúng ta đi.

• Vấn đề là những “sai lệch” với

những gì chúng ta mong đợi.

• Vấn đề là những rắc rối, khó khăn,

nguy hiểm hay khủng hoảng…

VẤN ĐỀ LÀ

Nguyên nhân vấn đề

Tiêu chuẩn hiệu suất hoạt động

Sự lệch lạc vấn đề

Vấn đề

Hiệu suất hoạt động thực tế

Thời gian

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

• Giải quyết vấn đề là một quá trình tìm kiếm và thực hiện

giải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề.

QUYẾT ĐỊNH LÀ GÌ?

Suy nghĩ

Hành động

Điểm không quay lại

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Bước 1: Xác định vấn đề

Bước 2: Tìm nguyên nhân

Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp

Bước 4: Lựa chọn giải pháp

Bước 5: Thực hiện và đánh giá

MÔ HÌNH THỐNG NHẤT CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Xác định mục đích/vấn đề

Đưa ra các phương án khả thi

Chọn phương hướng /giải pháp tối ưu

Chủ yếu tổng hợp

Chủ yếu đánh giá

Chủ yếu phân tích

TIẾP CẬN VẤN ĐỀ THEO HỆ THỐNG SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ Điều kiện làm việc

Cách quản lý/ CS nhân sự

Khách hàng

VẤN ĐỀ CỦA TỔ CHỨC

Nhân sự

Công việc

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

KHÁCH HÀNG

CÁCH QUẢN LÝ/ CS NHÂN SỰ

Không gian làm việc chật hẹp

Nhiều yêu cầu từ KH

Chưa xác định ưu tiên

Thiết bị kém

Nhiều công việc giấy tờ hơn

Nhiệt độ không hợp

Nhiều loại khách hàng

Doanh số tăng nhanh

Quá nhiều can thiệp

Thông khí kém

Giới thiệu phương pháp an toàn mới

Quá đông người

Được giao thêm nhiều việc

Thay đổi cơ cấu phân phối

Công việc mới

Số lượng công việc tăng

Người giàu kinh nghiệm đã ra đi

VẤN ĐỀ CỦA TỔ CHỨC

Sụt giảm về tinh thần

Nhiều quy trình

Công việc khó làm hơn

Mới vào làm việc

Tỷ lệ hư hỏng cao

Ghen tị cá nhân

Các quy định về an toàn làm chậm công việc

NHÂN SỰ

CÔNG VIỆC

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO ĐẶT CÂU HỎI 7 WHY

3 TÌNH HUỐNG TƯ DUY

1. Bãi đậu xe quá nhỏ và mọi người đi làm than phiền rằng họ không thể vào bãi đậu xe. Giải pháp cho vấn đề này?

2. Một người mở một nhà hàng mới. Người chủ muốn công việc tiến triển nhanh nhất có thể. Anh ta có thể làm gì?

3. Ở trung tâm thành phố có một bức tường thu hút rất nhiều người thích vẽ bậy. Bức tường luôn kín các hình vẽ bậy bạ. Chúng ta có thể làm gì?

3

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

CÁC CHỨC NĂNG CỦA LÃNH ĐẠO

Vai trò

Chức năng

• Xác định nhiệm vụ Lập kế hoạch

Đạt nhiệm vụ

Phát triển cá nhân Xây dựng và duy trì nhóm

• • Hướng dẫn • Kiểm soát • Đánh giá • Thúc đẩy • Tổ chức • Cho ví dụ

THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

• Mục đích là những gì bạn hướng tới nó bao gồm tầm nhìn và lý do bạn định làm một việc gì đó. Mục đích chính là đích đến.

• Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà bạn cần phải đạt

được trên con đường hướng tới đích của bạn.

• Mục đích quan trọng hơn mục tiêu bởi vì nếu đạt được mục tiêu đúng nhưng sai hướng thì cũng vô nghĩa. Bạn phải xác định câu hỏi “Tôi đi về đâu trước khi tôi đi như thế nào?”

MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Mục Đích

Mục Tiêu

bệnh tật gì nghiêm trọng

• Có sức khỏe tốt • Thân hình cân đối, không có

• Tài chính tốt

• Thu nhập năm 2014 đạt mức

10tr/tháng

• Được phát triển

• Năm 2014 có một căn nhà riêng

• Tài sản • Năm 2014 được học lớp nguồn

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

LẬP KẾ HOẠCH LÀ

Lập kế hoạch là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó

VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

• Chủ động với thay đổi và bất định

• Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi

• Cải thiện hiệu quả các công việc

• Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ

• Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát

• Để quản lý thời gian hiệu quả hơn

• Tạo lập cân bằng trong cuộc sống

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Không khẩn cấp

Khẩn cấp

I

II

Quan trọng

III

IV

Không quan trọng

LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

1

Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

22 Nhận diện các vai trò

3

Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò

24 Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

25 Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

26 Đánh giá

THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU

• Gặp gỡ riêng từng người

• Tổ chức một cuộc họp

TỔ CHỨC CUỘC HỌP

• Xác định những nguyên tắc họp

• Xác định mục đích cuộc họp

• Trình bày nội dung cuộc họp

• Mời thành phần tham gia

• Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến

• Thống nhất mục tiêu

• Các thành viên cam kết

THÀNH PHẦN THAM GIA

• Người giao nhiệm vụ

• Người thực hiện

• Những người cần biết

• Người hỗ trợ

GẶP GỠ RIÊNG

• Nhà quản lý lập kế hoạch gặp riêng từng người

• Đề nghị nhân viên trình bày ý kiến của mình

• Xác định “Đúng” kết quả

• Giao việc cụ thể

• Chỉ tập trung vào kết quả chứ không phải

phương pháp

• Cam kết

• Hỏi lại nhân viên xem họ đã hiểu chưa

PHẦN BỔ NGUỒN LỰC

• Thiết bị

• Công nghệ

• Tài chính

• Con người

• Thông tin

• Thời gian

GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ

• Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho một người với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao.

• Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí • Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể

• Những hình thức giao việc:

• Quyền tự quyết • Khả năng kiểm soát

• Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản:

QUY TRÌNH GIAO VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

1. Rà soát lại các công việc. 2. Chọn việc để giao. 3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc. 4. Lựa chọn người thích hợp. 5. Giao việc. 6. Hướng dẫn. 7. Theo dõi thực hiện. 8. Đánh giá kết quả.