Bài giảng Quản lý học - Bài 4: Chức năng tổ chức

Chia sẻ: XYZ XYZ | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:47

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản lý học - Bài 4: Chức năng tổ chức. Những nội dung chính được trình bày trong chương này gồm có: Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức, các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức, quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý học - Bài 4: Chức năng tổ chức

BÀI 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC PGS.TS.Phan Kim Chiến Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết quả hoạt động của một tổ chức? • Đại học KT Hà Nội là một trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8 khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại ngữ kinh tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trình đào tạo ĐH và cao học liên kết nước ngoài. Là một trong những trung tâm nghiên cứu và tư vấn lớn của cả nước. • Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ GDĐT. Trường ko được tự quyết định quy mô tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt động của mình. • Đội ngũ giảng viên, nhân viên hơn 2000 người, số lượng SV, học viên là hơn 30000, trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng Ban, Trung tâm. • Mức độ tập trung trong quản lý tại Trường rất cao. Phần lớn các quyết định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… được đưa ra ở cấp trường. Các khoa hầu như chỉ hoạt động như những phân xưởng sản xuất, thực hiện giảng dạy theo kế hoạch tập trung của nhà trường. v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Sự hòa nhập giữa các khoa và bộ môn trong trường thấp dẫn đến tình trạng cát cứ. Nhiều chuyên ngành và môn học trở nên trùng lắp. Mối quan hệ công việc giữa các bộ phận trong trường không rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp… • Hậu quả của tình trạng trên là chất lượng đào tạo giảm, Trường dần mất thị trường trong một số hệ và ngành đào tạo, thu nhập của giáo viên, nhân viên không cao hơn các trường trong khối, động lực của giáo viên giảm sút. • Trong bối cảnh đó, để đưa Trường sang một giai đoạn phát triển mới cần có sự thay đổi toàn diện. Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT cả trong đào tạo và tài chính. Về phía mình, Trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành một trường ĐH mang tính đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn. v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Cơ cấu tổ chức phải được đổi mới theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên các đơn vị chiến lược là các trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến lược của trường; sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển các nhóm nghiên cứu và tư vấn xuyên chức năng; tăng cường sự hòa nhập giữa các đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hóa hoạt động của toàn hệ thống. Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải thu hút, sử dụng và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường. • Trường Đại học KT là hình ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học công lập ở Việt Nam hiện nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng tổ chức. 1. Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại học KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không? 2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức cần phải giải quyết trong tình huống trên? v1.0
MỤC TIÊU • Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ chức trong triển khai một kế hoạch nhất định. • Nắm được khái niệm cơ cấu tổ chức • Hiểu và phân tích được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức. • Hiểu quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng trong quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức v1.0
NỘI DUNG Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức v1.0
1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC • Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). • Với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp). • Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp. v1.0
CƠ CẤU TỔ CHỨC • Cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch • Cơ cấu chính thức: tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch. • Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức • Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức. • Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức. v1.0
2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1. Chuyên môn hóa công việc 2.2. Hình thành các bộ phận 2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý 2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức 2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý 2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức v1.0
2.1. CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC • Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhâN. • Lợi thế: có thể làm tăng năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của người lao động. • Hạn chế: có thể dẫn đến sự nhàm chán, giảm khả năng sáng tạo của người lao động; tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động. v1.0
2.2. HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN • Tiêu chí hình thành bộ phận; • Theo lĩnh vực chức năng; • Các mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị (mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/ địa dư; • Mô hình tổ chức ma trận; • Mô hình tổ chức theo nhóm; • Cơ cấu mạng lưới. v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO MÁY ABC v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG • Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. • Ưu điểm: 1) Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao; 2) Phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá, giảm sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo; 3) Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản; 4) Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; 5) Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG (tiếp theo) • Nhược điểm: 1) Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng; 2) Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận; 3) Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý; 4) Giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ và khách hàng; 5) Hạn chế việc phát triển các nhà quản lý chung; 6) Đổ trách nhiệm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. v1.0
TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ • Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm, phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu. • Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm: các đơn vị thực hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng. • Cơ cấu theo khách hàng: là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu. • Cơ cấu theo địa dư: các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý v1.0
MỘT CÁCH HỢP NHÓM BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG CỦA MỘT DOANH NGHIỆP KINH TẾ QUỐC PHÒNG v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO ĐỊA CƯ CỦA CỤC THUẾ HÀ NỘI v1.0
ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ Ưu điểm: 1) Tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt; 2) Phối hợp hành động giữa các bộ phận vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn; 3) Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ̃ được quan tâm; 4) Có được thông tin tốt hơn về thị trường và khách hàng sẽ được quan tâm hơn; 5) Sử dụng được lợi thế nguồn lực của các địa phương khác nhau; 6) Việc quy định trách nhiệm giải trình đối với kết quả cuối cùng khá dễ dàng; 7) Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp cao và tạo khả năng phát triển các nhà quả̉n chung. v1.0
ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ Nhược điểm: 1) Công việc có thể bị trùng lắp; 2) Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến̉; 3) Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn tổ chức; 4) Cần nhiều người có năng lực quản lý chung; 5) Khó thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung; 6) Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. v1.0