Ờ
Ả
QU N LÝ TH I GIAN
Khái ni mệ
ể
ả
ờ
ố
Qu n lý th i gian có nghĩa là ki m soát t
t
ử ụ
ư
ạ
ờ
ơ
h n cách b n s d ng th i gian và đ a ra
ố ề
ế ị
ữ
ạ ử nh ng quy t đ nh sáng su t v cách b n s
ụ
d ng nó.
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ệ ả ấ ấ Tu n làm vi c trong 1 công ty chuyên s n xu t và
ệ ồ ồ ả ệ ủ bán đ ng h đo đi n. Anh ta mô t công vi c c a
ườ ư ờ ượ mình: “Tôi d ng nh không bao gi có đ ộ c m t
ể ừ ả ế ặ ỗ phút r nh r i nào k t lúc đ t chân đ n công ty
ế ậ ề ố cho đ n t n lúc tôi v nhà. Ban giám đ c luôn luôn
ả ượ ệ ọ ố mu n m i vi c ph i đ c hoàn t ấ ừ t t ngày hôm
qua r i.ồ
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ệ ạ ư Ở ữ ạ ạ ặ ụ Toàn nh ng vi c đ i lo i nh “ đây l i g p tr c
ặ ồ ấ ơ ả ệ ế ượ tr c r i, Tu n i! Anh gi i quy t vi c này đ c
ấ ơ ặ ể ượ không?” ho c “Tu n i! Anh ki m tra l ồ ng t n
ượ ệ ọ kho giúp tôi đ c không? Vi c này quan tr ng
ư ả ặ ấ đ y!”. Hay nh “Chúng ta ph i giap các m t hàng
ệ ấ ẩ ứ ư ồ này cho khách vào th T r i. Vi c này r t kh n,
ư ể ầ ấ ạ ớ u tiên hàng đ u đ y”. Tôi có th nói v i các b n
ệ ở ạ ư ề ộ ọ ằ r ng m i vi c đây đ u thu c lo i u tiên hàng
đ u”.ầ
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ữ
ủ
ộ
ể
ể
Nh ng tác đ ng có th có c a ki u làm
ẽ ả
ệ
ưở
ớ
vi c này s nh h
ng gì t
ấ i Tu n?
ữ
ử
ậ
ả
ị
Anh/ch hãy th nghĩ ra nh ng h u qu có
ể ả
th x y ra?
ẫ
ạ
ệ C m b y trong công vi c
Tên cạm bẫy
Ảnh hưởng của cạm bẫy
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ưở ị ấ ậ Loan – Tr ng nhóm bán hàng 1 siêu th t p n p
ụ ả và ph trách 8 nhân viên. Loan ph i báo cáo công
ệ ớ ườ ả ị vi c v i ng ị i qu n lý siêu th là ch Châu. Cô
ệ ớ ủ ấ ả ị cũng ph i liên h v i ông Hùng, c p phó c a ch
ữ ề ế Châu, v nh ng chi ti ế t liên quan đ n nhân viên,
ề ồ t n kho và thông tin v khách hàng.
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ị ấ ữ ư ứ ấ ậ Nh ng lúc siêu th t p n p, nh các sáng th 7, t t
ặ ở ả c thành viên trong nhóm Loan có m t ữ nh ng
ữ ề ầ ầ ỏ ệ k hàng hay nh ng qu y tính ti n. Loan b ph n
ủ ể ệ ờ ả ầ ớ l n th i gian c a cô g n các k hàng đ gi i
ắ ố ữ ế ể ả quy t các r c r i có th x y ra. Vào nh ng lúc ít
ơ ẽ ỉ ườ ứ ở khách h n s ch có 2 ng i đ ng ệ các k hàng
ỉ ạ ệ ệ ế và Loan ch đ o vi c x p thêm hàng lên k hay
ặ ớ ị ọ h p v i ch Châu ho c ông Hùng.
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ệ ủ
ấ ằ
ậ
ườ
Cô nh n th y r ng ca làm vi c c a mình th
ng
ấ
ả
ộ trôi qua r t nhanh. Hàng ngày cô ph i đi b
ề
ố
ừ
nhi u cây s vòng quanh các gian hàng t
khu
ể ả
ự
ế
ữ
ế
ự v c này đ n khu v c khác đ gi
i quy t nh ng
ể
ắ
ắ
ỏ
ỏ
ạ
ắ ố r c r i, đòi h i, th c m c nh , ki m tra t
i văn
ồ
phòng r i trong kho hàng.
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ư ườ ầ ồ ầ ố Nh cô th ng nói “G n cu i tu n r i, tôi không
ề ệ ề ờ ồ ố có nhi u th i gian ng i xu ng và suy nghĩ v vi c
ả ở mình đang làm gì. Tôi ph i luôn ạ bên c nh các
ệ ạ ặ thành viên trong nhóm, g p đ i di n các nhà cung
ấ ả ậ ấ c p và t t nhiên là c khách hàng. Tôi luôn b n
ỏ ủ ứ ể ầ ộ r n đ đáp ng các yêu c u và đòi h i c a công
vi c.ệ
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ư ườ ầ ồ ầ ố Nh cô th ng nói “G n cu i tu n r i, tôi không
ề ệ ề ờ ồ ố có nhi u th i gian ng i xu ng và suy nghĩ v vi c
ả ở mình đang làm gì. Tôi ph i luôn ạ bên c nh các
ệ ạ ặ thành viên trong nhóm, g p đ i di n các nhà cung
ấ ả ậ ấ c p và t t nhiên là c khách hàng. Tôi luôn b n
ỏ ủ ứ ể ầ ộ r n đ đáp ng các yêu c u và đòi h i c a công
vi c.ệ
ấ ệ Loan r t thích thú chuy n này. Cô nói: “Tôi thích
ệ ả ư ậ ề ấ nh t là khi có nhi u vi c x y ra nh v y?”
ẫ
ạ
ệ C m b y trong công vi c
ằ
ầ
ả
ị
Anh/ch có nghĩ r ng Loan c n qu n lý
ờ
ố ơ
th i gian t
t h n không?
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ụ ệ ấ ả ả ớ ấ Thúy là qu n lý c p th p v i nhi m v qu n lý
ủ ệ ộ phòng hành chính c a m t doanh nghi p. Công
ỳ ề ứ ệ ặ ổ ộ vi c thay đ i theo m t chu k đ u đ n, c năm
ộ ầ ủ ầ ầ ỗ ỳ tu n m t l n. Tu n sau cùng c a m i chu k có
ư ữ ề ệ ệ ố ộ ấ r t nhi u vi c nh ng t c đ làm vi c vào nh ng
ứ ề ề ệ lúc khác thì c đ u đ u. Công vi c văn phòng này
ả ặ ạ ế ặ ơ ả ph i gi ả i quy t khá đ n gi n và l p đi l p l i.
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ị ớ ữ ườ ờ Đôi khi Thúy ghen t v i nh ng ng i luôn có th i
ề ệ ậ ậ ộ gian làm vi c th t sôi đ ng. Cô nh n xét v công
ư ố ủ ệ ạ ồ ố vi c c a mình “gi ng nh c i xay gu ng. B n
ệ ầ ỗ ườ ậ làm vi c ch m ch m m i ngày và d ư ng nh
ẳ ớ ữ ả ậ ổ ch ng đi t i đâu c . Có nh ng bu i sáng th t khó
ấ ỏ ườ ể ể đ nh c chân ra kh i gi ng đ đi làm.”
ẫ
ạ
ệ C m b y trong công vi c
ả
ầ
ằ
ị
Anh/ch có nghĩ r ng Thúy cũng c n qu n
ờ
ố ơ
lý th i gian t
t h n không?
ạ
ẫ
ệ C m b y trong công vi c
ẫ
ạ Tên c m b y
ẫ ỏ ạ Thoát kh i c m b y
ụ
ị
Xác đ nh các m c tiêu
ọ ự
ư
Ch n l a các u tiên
Thoát kh iỏ ẫ ạ c m b y
ế ị
Ra các quy t đ nh
ế ị
KOALA – Ra quy t đ nh
1
Thông tin (Knowledge)
ụ 2 M c tiêu (
Ojectives)
ươ
KOALA
3 Ph
ng án (
Alternatives)
ự
ọ
4 Đánh giá và l a ch n (Look ahead)
ộ
5 Hành đ ng (
Action)
ữ
ư
Nh ng l u ý
ể ờ ợ Tính toán th i đi m thích h p
ụ ữ ạ Suy tính nh ng m c tiêu dài h n
ừ ỏ ấ T b thói quen x u
ữ Phát huy nh ng thói quen t ố t
ồ ị
ả
ờ
Đ th qu n lý th i gian
ẩ ấ
+ Kh n c p
+ Quan tr ngọ
ả
ồ ị
ờ Đ th qu n lý th i gian ố ứ + Công s c, c g ng ắ
ệ
ả ợ
i
+ Hi u qu , l ích
ậ
ờ
L p KH cho th i gian
ể ử ụ ờ ố ậ ả Đ s ng d ng th i gian t t, ph i trù tính và l p
ướ ạ ế k ho ch tr c.
ụ ả ầ ả ờ Công c qu n lý th i gian c n ph i có:
ậ ố Cu n nh t ký
ệ ố ụ H th ng danh m c
ậ
ố
Cu n nh t ký
ế ậ ạ ạ - L p k ho ch dài h n
- Ghi l
ạ ữ ộ ẹ i nh ng cu c h n
- Nh ng cam k t trong t
ữ ế ươ ng lai
ệ ố
ụ H th ng danh m c
ướ B c 3
ế ị
ờ
ả
Quy t đ nh kho ng th i gian
ướ B c 2
ế ị
ự
ệ
Quy t đ nh trình t
công vi c
ệ
ữ
ố
ệ
ướ B c 1
Li
t kê nh ng công vi c mu n làm
Ứ
ữ
ợ ề ng phó nh ng đi u không mong đ i
- Tai n nạ
- Máy móc b h h ng
ị ư ỏ
-
ự ắ ặ - S v ng m t
Ướ ế ờ ệ c tính thi u th i gian cho công vi c
- Khi có vi c m i n y sinh
ớ ả ệ
ế
t m t giây quý nh th nào?
Ø N u mu n bi ộ
ộ ườ ừ
ạ
ố ế ỏ Hãy h i m t ng
ư ế ỏ ế i v a thoát ch t kh i tai n n giao
ố
ế
Ø N u mu n bi
ộ t m t phút quý nh th nào? ộ ậ
ư ế ề
ừ
ạ
thông ế Hãy đi tìm m t v n đ ng viên đi n kinh v a đ t
ươ
ộ ộ ế ậ i Th v n h i. ờ
ớ ạ
ọ
ạ ạ ng b c t ế ố
ộ t m t gi
ư quan tr ng v i b n nh
Ø N u mu n bi
ộ
ườ ừ
ỡ ộ
ế
huy ch ế ế th nào? ỏ Hãy h i m t ng
i v a nh m t chuy n bay.
Ø N u mu n bi
ế ố ọ ộ ư t m t ngày quan tr ng nh
ộ ớ ế ế th nào? ớ Hãy h i m t đôi m i cu i xong và đang
ưở ậ h
ộ ế ọ ỏ ầ ng tu n trăng m t. ố Ø Mu n bi ư ế t m t tháng quan tr ng nh th
nào?
ẹ ừ ộ
Hãy h i m t bà m v a sinh non ọ ộ ế ỏ ố Ø Mu n bi ư ế t m t năm quan tr ng nh th
nào?
ừ ộ Hãy tìm m t sinh viên v a thi tr ượ ố t t t
nghi p.ệ
ế
ọ
t 10 năm quan tr ng
ẹ
ờ
ồ
ờ
ố
ộ
t cu c đ i này
ế ư ế
ọ ỏ
ườ
i v a thoát
Hãy h i m t ng ệ ỏ
ể
Ø Mu n bi ố ư ế nh th nào? ộ ỏ Hãy h i m t bà m ch ch ng đi kháng chi n.ế Ø Và mu n bi quan tr ng nh th nào? ừ ộ kh i căn b nh hi m nghèo.
ố
ế ừ
ả
ắ
Ø Mu n bi
