QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
THÔNG TIN & RA QUYẾT ĐỊNH
Mục tiêu Sau khi học chương này, học viên có thể:
• Hiểu được thông tin và tầm quan trọng của thông tin và công nghệ thông tin trong việc ra quyết định.
• Giải thích các loại vấn đề mà người ra quyết định phải đối mặt và sự khác biệt giữa các quyết định theo chương trình và không theo chương trình.
• Nắm vững các điều kiện môi trường khi ra
• Mô tả các bước trong quá trình ra quyết
quyết định.
• Giải thích cách thức để vượt qua những
định hiệu quả.
rào cản, chấp nhận những thách thức và
tìm kiếm các giải pháp thay thế phù hợp.
Nội dung
1. Thông tin và quản trị
2. Thông tin và quyết
định quản trị
3. Quá trình ra quyết
định
4. Các vấn đề trong ra quyết định quản trị
2. Nhu cầu thông tin trong tổ chức.
I. Thông tin, công nghệ và 1. Thông tin hữu ích là gì? quản trị
3. Hệ thống thông tin và công nghệ
thông tin thay đổi tổ chức
Dữ liệu & Thông tin
1. Thông tin hữu ích là gì?
• Dữ liệu là những sự kiện và
• Thông tin là dữ liệu được làm cho hữu ích và có ý nghĩa cho việc ra quyết định.
những quan sát thô.
Năm tiêu chuẩn của thông tin:
(1) Đúng lúc
(2) Chất lượng cao
(3) Đầy đủ
(4) Liên quan
(5) Có thể hiểu
2. Nhu cầu thông tin trong tổ Nhu cầu thông tin trong tổ chức được chức thể hiện: 1. Thông tin và môi trường bên ngoài: Các nhà quản trị sử dụng thông tin thông minh, thông tin công cộng để giao dịch với khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và các đối tượng hữu quan bên ngoài khác như các cơ quan chính phủ, các tổ chức tín dụng, nhà cung cấp, và cổ đông.
2. Thông tin và môi trường bên trong: con
người cần khối lượng lớn về thông tin nội bộ để ra các quyết định và giải quyết các vấn đề trong công việc hàng ngày. Thông tin nội bộ
được chuyển dịch trong khắp tổ chức như
những “dòng chảy”- xuống, ngang và đi lên
chức
1. Hệ thống thông tin 3. Hệ thống thông tin và công 2. Công nghệ thông tin thay đổi các tổ nghệ thông tin thay đổi các tổ chức
thông lý
(1) Hệ thống thông tin • Hệ thống thông tin sử dụng công nghệ thông tin mới nhất để thu thập, tổ chức và phân phối dữ liệu theo cách để chúng trở nên có ý nghĩa, trở thành thông tin. Hệ (MIS – tin quản thống Management Information Systems) đáp ứng nhu cầu thông tin cụ thể của các nhà quản trị khi ra các quyết định đa dạng hàng ngày.
(2)Công nghệ thông tin thay đổi các tổ Công nghệ thông tin (IT) phá vỡ rào cản và thay đổi chức
tổ chức
Con người, nhóm và các bộ phận được kết nối tốt hơn bởi IT
Các tổ chức phẳng hơn khi IT thay thế các cấp quản trị
N h à cun g c pấ
Kh ách h àn g
IT ph á các rào c nả
Đ i tác
ố ế ượ
ch i n l
c
Quản trị chuỗi cung ứng được cải thiện bởi kết nối IT
Quan hệ khách hàng được cải thiện bởi kết nối IT
N hiều việc được thực hiện bởi thuê ngoài và đối tác dùng IT
II.Thông tin và quyết định quản trị
1. Nhà quản trị - người
xử lý thông tin
2. Nhà quản trị -người giải quyết vấn đề
3. Quyết định quản trị
4. Các loại quyết định
quản trị
5. Điều kiện của quyết
định quản trị
1. Nhà quản trị - người xử lý thông Nhà quản trị như người xử lý thông tin và trung tâm tin não bộ cho các chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát
ế ị
Vai trò quy t đ n h
Thông tin dùng
để khởi nghiệp, bố trí nguồn lực, xử trí rối loạn, thương lượng
Côn g n gh ệ th ông tin
Th ành th o ạ máy tính
ị
ạ
ổ ứ ạ
ể
Ho ch đ nh t ch c l ãnh đ o , k i m soát
N ăn g l c ự th ôn g tin
Vai trò li ên cá nh ân Thông tin dùng cho các nghi lễ, động viên và nối mạng
V ai trò th ông tin Thông tin được tìm kiếm, ghi nhận, chuyển đi giữa nội bộ và bên ngoài
1. Nhà quản trị - người xử lý thông • Lợi thế của công nghệ thông tin đối với tin hoạch định: đánh giá tốt và đúng hơn đối với thông tin hữu ích, thu hút nhiều người hơn tham gia quá trình hoạch định.
• Lợi thế của công nghệ thông tin đối với tổ chức: truyền đạt thông trong mọi bộ phận liên tục hơn và cải thiện sự phối hợp và hợp nhất hoạt động.
• Lợi thế của công nghệ thông tin đối với lãnh đạo: Truyền thông thường xuyên và tốt hơn đến nhân viên và các đối tượng hữu quan, duy trì các mục tiêu rõ ràng
• Lợi thế của công nghệ thông tin đối với
kiểm soát: Đo lường các kết quả hoạt
động kịp thời hơn, giúp có các giải pháp
theo thời gian thực tế cho các vấn đề.
2. Nhà quản trị-người giải quyết vấn • Vấn đề là những rắc rối đề 2.1. Vấn đề là gì? nảy sinh đòi hỏi chúng ta phải giải quyết
• Vấn đề là một cơ hội để
cải tiến.
• Vấn đề là sự khác biệt giữa tình trạng mong đợi và tình trạng hiện tại
• Vấn đề xuất phát từ nhận thức về sự không hoàn hảo của hiện tại với hy
????
vọng về khả năng làm cho
nó tốt hơn trong tương lai
Mintzberg
2. Nhà quản trị-người giải quyết vấn đề
2.1. Các loại vấn đề
????
V
Vấn đề không khủng hoảng
ấ
n
ấ
đ
V
ề
g
n đ ủ h
ề g n n
k
c
ả
ơ
o
h
h
ộ
i
2.2. Phong cách tiếp nhận giải quyết vấn đề
Có 3 phong cách tiếp nhận vấn đề:
1. Tránh né giải quyết vấn đề, họ bỏ qua thông tin có thể là những tín hiệu về sự hiện diện của một cơ hội hay nguy cơ đối với kết quả. Những nhà quản trị này thường thụ động trong thu thập thông tin, không muốn ra quyết định và xử lý các vấn đề nảy sinh.
2.2. Phong cách tiếp nhận giải quyết vấn đề
Có 3 phong cách tiếp nhận vấn đề:
2. Người giải quyết vấn đề: sẵn lòng ra quyết định và cố gắng giải quyết vấn đề, nhưng chỉ khi tình huống bắt buộc. Nhà quản trị thu thập thông tin và giải quyết các vấn đề khi chúng đã xảy ra, không phải trước khi xảy ra. Những nhà quản trị này có thể xử lý tốt với những đe dọa kết quả hoạt động nhưng họ cũng bỏ lỡ nhiều cơ hội.
2.2. Phong cách tiếp nhận giải quyết vấn đề
Có 3 phong cách tiếp nhận vấn đề:
3. Tìm kiếm vấn đề: chủ động xử lý thông tin và liên tục tìm kiếm các vấn đề để giải quyết, nhà quản trị chủ động và tư duy hướng tới phía trước, dự kiến các nguy cơ và cơ hội kết quả hoạt động, và tiến hành những hành động cần thiết để đạt được lợi thế.
2.3. PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
• Ngăn ng aừ
ặ ứ • Ch n đ ng
ả
ể • Gi m thi u
Nguyên nhân
• X lýử
ậ
ấ
• Ch p nh n
ướ
ị • Tái đ nh h
ng
Hậu quả
2.4. Tư duy hệ thống và tư duy trực giác Tư duy hệ thống
Tư duy trực giác
• Phân tích vấn đề trí, phân theo tích và từng bước tiếp cận các vấn đề
• Linh hoạt và ngẫu hứng, đạt hiệu quả tốt trong các tình huống giới hạn về dữ kiện và ít tiền lệ cho việc ra quyết định
• Phân nhỏ một vấn đề phức tạp thành các bộ phận nhỏ hơn và xử lý chúng theo cách logic và tích hợp.
• Sử dụng cách thức đánh giá nhanh và tổng quát về tình các huống
lý
• Các nhà quản trị
và
phương án hành thường lập kế
động khả dĩ. hoạch trước khi
• Nhà quản trị trực
hành động, và cẩn
thận tìm kiếm giác có thể kỳ vọng
thông tin để tạo xử lý nhiều khía
thuận lợi cho việc cạnh của một vấn
giải quyết vấn đề đề ngay lập tức, và
theo cách từng xem xét “cảm tính”
bước. dựa trên các ý
tưởng kinh nghiệm
hay ngẫu hứng.
• Người tư duy trực giác (IT): Phù hợp với các tình huống trừu tượng và phi cấu trúc, có xu hướng duy tâm, thiên về lý trí và lý thuyết, có tính logic và khách quan • Người cảm nhận trực giác (IF): ưa thích các vấn đề nhưng cũng tránh chi tiết. tổng quan và toàn thể, có kiến thức và tránh chi tiết, thỏa mái với các yếu tố vô hình. Coi trọng tính linh hoạt và quan hệ con người.
• Người cảm nhận cảm giác (SF): Có xu hướng nhấn mạnh cả tính phân tích và quan hệ con người, thực tiễn và ưu thích dữ kiện, truyền đạt cởi mở và nhạy cảm với tình cảm và giá trị.
2.5. Phong cách nhận thức • Người tư duy cảm giác (ST): Có xu hướng nhấn mạnh sự khách quan và chọn tiếp cận giải quyết vấn đề một cách thực tiễn, ưa thích “sự kiện” vững chắc, mục tiêu rõ ràng, sự chắc chắn và các tình huống có sự kiểm soát cao.
3. Quyết định quản trị 3.1. Quyết định là gì? • Quyết định là sự lựa chọn giữa những phương án giải pháp để giải quyết những vấn đề đang nảy sinh.
• Ra quyết định là một quá trình làm giảm những bất ổn và hoài nghi về các phương án giải pháp đến mức đủ cho phép lựa chọn một phương án hợp lý.
3. Quyết định quản trị 3.1. Quyết định là gì? • Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra những chương trình và tính chất hoạt động cho một tổ chức, để giải quyết vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở nắm vững các quy luật hoạt động khách quan đang chi phối đối tượng và việc phân tích thông tin về hiện trạng của hệ thống.
ứ ầ ủ ế ị
3. Ch c năng và các yêu c u c a quy t đ nh ế ứ • Ch c năng
1. Tính khoa hoïc
1. Chöùc
ầ ủ • Yêu c u c a quy t đ nhị
naêng
2. Tính thoáng
2. Chöùc
ñònh höôùng
naêng nhaát
3. Chöùc
baûo ñaûm
3. Tính thaåm quyeàn
naêng
4. Tính đ nị h hướng
4. Chức năng áp đ tặ
5. Tính kòp thôøi
6. Tính cuï theå
phoái hôïp
4. Các loại quyết định quản trị
1. Quyết định theo chương trình
2.
Quyết định không theo chương trình
3. Quyết định khủng hoảng
ườ
ắ
Môi tr
ườ
ủ ng r i ro
Môi tr
ườ ng Môi tr ắ ắ ch c ch n
ng không ch c ch nắ
ị
ế ị
ế
ế
ộ
ộ
t các i ra quy t đ nh bi ế ng án hành đ ng và k t
ế ệ
ươ
ế i ra quy t đ nh t toàn b các ả ế ng án và k t qu ,
ườ Ng ươ ph qu .ả
ườ Ng không bi ươ ph các xác su t.ấ
Phương án 1
Kết quả A
0,7
0,4
V ấn
Phương án 1
Kết quả A
Phương án 1
Kết quả A
Kết quả B
đề Phương án 2
V ấn
Vấn
0,5
0,2
Kết quả B
Kết quả ?
đề Phương án 2
đề Phương án 2
Phương án 3
Kết quả C
0,2
Phương án 3
Kết quả C
Phương án ?
Th pấ
Cao
ủ
ấ ạ R i ro th t b i
ươ
ươ
Theo ch
ng trình
Không theo ch
ng trình
ế ị
ạ
Lo i quy t đ nh
5. Các điều kiện môi trường của quyết định ế ị ườ i ra quy t đ nh có Ng ươ ng án và quy t các ph ề ị đ nh v ph ng di n xác su tấ .
1. Quá trình ra quyết định
III.QÚA TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH 2. Đạo đức trong quá trình ra quyết định
1.1. Quá trình ra quyết định
1. Quá trình ra quyết định
B c 1ướ
B c ướ 2
v à
Xác đ n hị
v à
B c ướ 5 Đá n h g iá
k t quế
ả
Xá c đ n hị đ ịn h n gh ĩa
v n đấ
ề
B c ướ 3 Ra q u y t ế đ n hị
đ án h g iá các ả g i i p h á p
B c ướ 4 Th c ự h i n ệ q u y t ế đ n hị
ể
ạ
Ki m tr a kép tín h h p
ứ ợ lý đ o đ c
Mô hình cổ điển & hành vi
Mô h ình c đ i n
ổ ể
Mô h ình hành v i
H p lýợ
H oạt động trong
Vấn đề phi cấu trúc
Vấn đề có cấu trúc
thế giới lý tưởng
K hông xác định rõ ràng
Xác định rõ ràng
ị
N hà qu n tr
M ôi trường chắc chắn
Môi trường không chắc chắn
Thông tin đầy đủ
Thông tin không đầy đủ
i ra
M ọi phương án và kết quả
K hông biết mọi phương án
ợ
ả ườ là ng ế ị quy t đ nh ớ ạ i h n
H p l ý g i
đã biết
và kết quả
ố ư
ị
Quyết đ nh t i u h óa
H oạt động với hạn chế nhận thức
Chọn phương án tốt nhất
ế ị
ỏ
Quy t đ nh th a m ãn
tuyệt đối trong các phương án
Chọn phương án “thỏa mãn”
đầu tiên
Mô hình cổ điển & hành vi
Mục tiêu
Lý trí: Rõ ràng, tương thích, đồng thuận trên hết
OB: Mơ hồ, mẫu thuẫn, thiếu đồng thuận
Xử lý thông tin
Lý trí: Con người có thể xử lý tất cả các thông tin
OB: Con người chỉ có thể xử lý lượng thông tin bị hạn chế
Đánh giá việc chọn thời điểm
Lý trí: Các chọn lựa được đánh giá một cách đông thời
OB: Các chọn lựa được dấnh giá tuần tự
more
Các tiêu chuẩn
Mô hình cổ điển & hành vi
Lý trí: Đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn tuyệt đối
OB: Đánh giá dựa vào các ưa thích ngầm
Chẩt lượng thông tin
Lý trí: Con người lệ thuộc vào các thông tin thực tế
OB: Lệ thuộc vào các thông tin bị bóp méo theo cảm giác
Lý trí: Tối đa hóa – Lựa chọn tối ưu
Các mục tiêu của quyết định
OB: Vừa ý – một giải pháp “vừa đủ tốt”
Tiêu chuẩn xem xét khía cạnh đạo đức ra quyết định:
2. Đạo đức trong ra quyết định
q Lợi ích: Quyết định có thỏa mãn tất cả những người đại diện và các đối tác hữu quan?
q Quyền hành: Quyết định có tôn trọng quyền hạn và trách nhiệm của mỗi người?
q Pháp luật: Quyết định có nhất luật
quán với quy định của pháp?
q Trách nhiệm: Quyết định có
nhất quán với việc quan tâm đến
trách nhiệm của bản thân?
q Hậu quả: Cảm giác bản thân và
người liên quan? Phương tiện
truyền thông đại chúng? Người
tốt sẽ hành động thế nào?
IV.CÁC VẤN ĐỀ TRONG RA QUYẾT ĐỊNH
1. Sai lầm khi ra quyết định
2. Sáng tạo trong ra quyết định
• Sai lệch do kinh nghiệm chủ
1. Sai lệch trong quyết định quan
• Sai lệch chủ quan của mẫu so
sánh
• Sai lệch quy kết và điều chỉnh
• Sai lệch khuôn mẫu tình huống
• Sai sót khẳng định
• Cam kết leo thang
Nhân tố sáng tạo cá nhân
Năng lực nhiệm vụ
2.Sáng tạo trong ra quyết định
ự
S sáng t o
ạ
Động viên nhiệm vụ
Kỹ năng sáng tạo
Tác nhân sáng tạo tình huống
Kỹ năng sáng tạo nhóm
ự
S sáng t o
ạ
Sự hỗ trợ của cấp quản trị
Văn hóa
tổ chức
