NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ NGƢỜI LÃNH ĐẠO
1. XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO 2. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI 3. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA NGƢỜI LÃNH ĐẠO
XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH, LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO
1. Nguyên Tắc Xây Dựng Lịch Làm Việc
2. Những Công Việc Cần Tiến Hành Khi
Xây Dựng Lịch Và Chƣơng Trình Làm
Việc
Theo bạn:
Chƣơng trình, kế hoạch là gì?
Các cơ quan phải xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch, hoạt động gửi về cho VP
vào lúc nào??
Hỏi:
Chƣơng trình, kế hoạch và lịch làm việc của cơ quan gồm những loại nào?
ngày.
Đáp: - Chƣơng trình, kế hoạch hoạt động trong 1 năm - Kế hoạch hoạt động của CQ trong 1 tháng - Lịch làm việc của CQ, LĐ trong từng tuần, từng
Hỏi:
Hoạt động của CQ diễn ra dƣới những hình thức nào?
Đáp: - Hội họp, hội thảo - Tiếp khách và làm việc với khách - Đi công tác và khảo sát - Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên
môn tại phòng làm việc
1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
Không trùng lặp
Ưu tiên
Điều chỉnh lịch
Dự phòng
Không trùng lặp 02 trong 03 yếu tố:
1.1 Nguyên tắc không trùng lặp
Thời gian – địa điểm – nhân sự
Ví dụ:
- Giám đốc không thể điều hành 02 cuộc họp trong cùng một thời gian. - 02 cuộc họp không thể tiến hành ở 01 hội trƣờng nếu trùng về mặt thời gian.
Đòi hỏi ngƣời TK phải khéo léo
- TK cần nắm vững CN-NV đơn vị, lãnh đạo
- Tầm quan trọng, tính cấp thiết
- Hỏi ý kiến lãnh đạo (các hoạt động trùng thời gian,
nên đi bên nào?)
- Yêu cầu các BP thông báo hoạt động của ĐV mình lên
VP trƣớc đó bao nhiêu ngày (hoạt động nào quan trọng,
không thể trì hoãn)
1.2 Nguyên tắc ƣu tiên
Để ứng phó kịp thời,
Thay đổi khi cần thiết
Không ảnh hƣởng đến HĐ chung.
Dự kiến những tình huống đột xuất xảy ra
1.3 Nguyên tắc dự phòng
Khi xếp lịch cần bố trí thời gian để lãnh đạo nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển (thời gian dự phòng)
Ý kiến của bạn về ví dụ xếp lịch cho Giám
Hỏi: đốc sau:
- Từ 8h-10h Giám đốc họp giao ban trên Tổng công ty
- Từ 10h-11h30 Giám đốc dự họp với phòng kỹ thuật
Nó có khả thi không? Tại sao?
1.4 Nguyên tắc điều chỉnh lịch
“Lịch đã xếp thì hạn chế tối đa việc thay đổi”
Điều chỉnh và thay đổi lịch trong những trƣờng hợp:
- Thời gian ( có khả năng kip thời báo cho nhân sự)
- Địa điểm (khoảng cách 2 nơi, khó khăn cho ngƣời tham
dự, chi phí)
- Nhân sự (cần hạn chế) phải đƣợc báo trƣớc.
Giải quyết tình huống?
“Một cuộc họp quan trọng và đông ngƣời
(trên 30 ngƣời tham dự), các đại biểu lại từ
các tỉnh xa về họp, nếu có sự thay đổi về thời
gian cuộc họp chuyển sang ngày hôm sau
mà chƣa đƣợc báo trƣớc…”
2. Những công việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chƣơng trình làm việc - Quy định các bộ phận, đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau,
tháng sau, gửi lên VP vào cuối tuần, cuối tháng.
- VP cử TK có kinh nghiệm tập hợp đề nghị của các BP, kết hợp
với dự kiến công việc của lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể và
lịch của lãnh đạo.
- Khi xếp lịch, trao đổi với lãnh đạo, với các BP có liên quan
- Gửi lịch vào ngày làm việc cuối tuần
- Theo dõi lịch (tiến hành, trì hoãn)
*Nếu là thƣ ký riêng:
- Xếp lịch cá nhân TK phù hợp lịch làm việc của
ngƣời thủ trƣởng
- Thƣờng xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trƣởng
- Chuẩn bị tài liệu
Đòi hỏi ngƣời TK phải:
Nhanh nhạy, linh hoạt
Có tƣ duy, trình độ tổ chức, điều hành
Nắm vững nhiều vấn đề
TRÒ CHƠI: GIẢI Ô CHỮ Cơ quan thƣờng giao việc xếp lịch cho ngƣời này?
C
H
Y
E N
V
I
E
N
U
P
H
N O
G
T O
N
G
H
P O
TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI
Hỏi:
Họp, hội thảo, lễ hội là gì? Để làm gì?
- Họp: phổ biến chủ trƣơng, chính sách, bàn
bạc để tìm ra biện pháp QL, điều hành
- Hội thảo: 1 dạng họp để thảo luận những
vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho
- Lễ hội: tính chất kỷ niệm những mốc LS
hoạt động quản lý.
CQ.
quan trọng trong chặng đƣờng phát triển của
- Họp diễn ra thƣờng xuyên nhất.
1.1 Chuẩn bị: phải biết họp để làm gì?
Để truyền đạt VPPL, chủ trƣơng chính sách
Thông qua 1 quyết định quản lý
Sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động
Khen thƣởng và kỷ luật
Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp
Địa điểm, trang thiết bị
Xác định thành phần tham dự
- Danh sách đƣợc ngƣời chủ tọa (ngƣời chịu trách
nhiệm hành chính) xem và thông qua.
- Thƣ ký thông báo hoặc gửi giấy mời từng đại biểu
(đảm bảo trƣớc thời gian cuộc họp)
- Ghi thông tin khách mời: chính xác, thận trọng.
1.1.1Xác định thành phần tham dự - Thành viên chính và khách mời (đại biểu)
Hỏi:
Nếu trong trƣờng hợp khẩn cấp, biết chắc chắn rằng thƣ mời không thể đến tay khách mời thì ngƣời TK phải làm sao? Đáp: Gọi điện thoại báo trƣớc và gửi
giấy mời sau.
1.1.2 Lập chƣơng trình của cuộc họp “Bất cứ cuộc họp dù lớn, nhỏ phải xác định … và … để thực hiện”
CHƢƠNG THỜI
TRÌNH GIAN
- Các hoạt động chính sẽ diễn ra trong cuộc họp và
CHƢƠNG TRÌNH
trình tự của các hoạt động đó.
- Ngƣời hoặc bộ phận đƣợc thực hiện hoặc phụ trách
việc điều hành các hoạt động trong cuộc họp.
Ví dụ:
- Chánh Văn phòng: tuyên bố lý do và giới thiệu đại
biểu
- Chủ tịch UBND huyện: đọc báo cáo tổng kết hoạt
động của cơ quan
- Thời gian tối thiểu và tối đa cho từng hoạt
THỜI GIAN
- Thời gian nghỉ giữa các hoạt động
- Những hoạt động dự phòng và các biện pháp
động
xử lý khi có các tình huống xảy ra.
1.1.3 Địa điểm và trang thiết bị Cần căn cứ vào điều gì để bố trí địa điểm cho
các cuộc họp?
Tính chất , mục đích
Số lƣợng và đặc điểm
Vị trí của ngƣời tham dự
Điều kiện hiện có của CQ
Địa điểm, trang thiết bị
- Xác định địa điểm cần thiết, dự phòng
- Cần đƣợc trang trí phù hợp với yêu cầu và
mục đích cuộc họp, tránh phô trƣơng, hình
Địa điểm:
thức, không đại khái, qua loa
Bố trí bàn ghế
- Bố trí theo kiểu hội trƣờng (?) Hỏi: Nếu là cuộc họp ít ngƣời, tính chất trao đổi bình đẳng thì nên bố trí bàn ghế theo kiểu nào? Vị trí của ngƣời chủ tọa ở đâu?
Đáp: hình chữ nhật, hình tròn, hình elip. Vị trí ngƣời chủ tọa nên đặt ở nơi mà mọi ngƣời đều dễ thấy.
- Đối với những vị khách quan trọng cần ngồi
đúng thứ tự, TKVP nên chuẩn bị các tấm
biển, ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ để
vào vị trí cần thiết.
- Âm thanh, ánh sáng
fax, in ấn
- Phƣơng tiện máy móc, phiên dịch, điện thoại,
- Cuộc họp truyền đạt, phổ biến chủ trƣơng: TK
chuẩn bị VB cấp trên.
- Cuộc họp lấy ý kiến đóng góp: bản dự thảo phải
đƣợc in ra, gửi trƣớc.
- Những cuộc họp với mục đích đi đến ký kết hợp
đồng: ký dự thảo trƣớc, sau khi đóng góp ý kiến có
thể nhanh chóng sữa chửa và in ấn chính thức, kịp
thời cho ngƣời tham dự ký VB.
1.1.4 Văn bản, tài liệu
- TK giúp thủ trƣởng soạn thảo trƣớc bài phát biểu
để trình bày trƣớc, trong, kết thúc cuộc họp. Phải
làm việc trƣớc với thủ trƣởng để tiếp thu ý kiến.
- Các tài liệu phải đƣợc kiểm tra cẩn thận trƣớc khi
in ấn; danh sách hoặc tên các đại biểu, tác giả của
các bài tham luận.
- Phối hợp với các bộ phận chuẩn bị CSVC
- Chuẩn bị kinh phí cho các cuộc họp
2.1 Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị
2.2 Đón tiếp đại biểu
2.3 Điều hành chƣơng trình cuộc họp
2.4 Ghi biên bản cuộc họp
2.5 Công việc của ngƣời thƣ ký sau khi cuộc họp kết
thúc
2. Công việc của ngƣời Thƣ ký trong thời gian diễn ra cuộc họp
2.1 Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị - Địa điểm, ánh sáng, âm thanh, trang thiết bị
- Bố trí bàn ghế (số lƣợng, ghế chủ toạ và thƣ
- Chuẩn bị trà nƣớc, bữa ăn phục vụ giữa giờ
- Bố trí bàn đón tiếp, các TL, quà tặng, danh
sách ghi tên và chữ ký của ngƣời tham dự.
ký, ghế đại biểu, ghế khách mời)
2.2 Đón tiếp đại biểu
- Biển chỉ dẫn, ngƣời chỉ dẫn
- Bàn đón tiếp ở ngay cửa ra vào (cửa chính)
bị phiếu để khách ghi tên, chức danh…
-Đại biểu đặc biệt: phòng đón tiếp riêng, chuẩn
tivi, tranh, ảnh, sách báo tuyên truyền.
- Trong thời gian chờ đợi giờ khai mạc, bố trí
2.3 Điều hành chƣơng trình cuộc họp
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chƣơng
trình cuộc họp (chính, tuỳ vào tính chất cuộc
họp, có thể do chủ tịch đoàn điều khiển
nhƣng phần sau)
- Giới thiệu ngƣời đọc báo cáo hoặc tham luận
- Điều hành việc tham luận
- Điều hành việc nghỉ giữa giờ
Nếu đảm nhận phần điều hành, TKVP lƣu ý:
- Nêu rõ vấn đề cần thảo luận, tầm quan trọng của nó
- Có thể yêu cầu ngƣời dự họp thảo luận từng vấn đề hoặc
đóng góp ý kiến bất cứ vấn đề, TK cần nhắc lại nội dung các
vấn đề cần thảo luận
- Phân công ngƣời ghi chép ý kiến, tổng hợp ý kiến
- Lắng nghe ý kiến thảo luận. xử lý tình huống
- Tổng kết các vấn đề thống nhất, cần thảo luận trong các buổi
họp tiếp theo.
- Thời gian bắt đầu, kết thúc
- Thành phần tham dự, khách mời
- Số đại biểu có mặt, vắng mặt
- Chủ tịch đoàn và thƣ ký đoàn
- Nội dung và diễn biến cuộc họp
- Các ý kiến thảo luận (ghi tóm tắt & tổng hợp, nguyên văn)
- Các kết luận của cuộc họp (biên bản)
- Quá trình và kết quả bầu cử (nếu có)
- Cuối biên bản có chữ ký của chủ toạ và thƣ ký
2.4 Ghi chép biên bản cuộc họp:
2.5 Công việc của ngƣời thƣ ký sau khi cuộc
- Thu thập TL có liên quan để lập hồ sơ cuộc họp bao gồm:
◦ Chƣơng trình (hội nghị quan trọng)
◦ Báo cáo tổng kết
◦ Các bản tham luận chính
◦ Bản tổng hợp các ý kiến trao đổi và thảo luận
◦ Các văn bản về bầu cử
◦ Biên bản cuộc họp
họp kết thúc
- Tất cả phải đƣợc lập thành một hồ sơ độc lập
- Kiểm tra thu dọn VPP, sắp xếp bàn ghế, hoàn trả
trang thiết bị cho các bộ phận chức năng
- Thu thập các hoá đơn chứng từ có liên quan chi phí
cuộc họp
- Kiểm tra lại lần cuối các thiết bị điện nƣớc, cảm ơn
ngƣời phục vụ
Việc tổ chức lễ hội đòi hỏi ngƣời TKVP chú ý xây dựng chƣơng
trình ngoài sự long trọng, trang nghiêm, gặp gỡ, giao lƣu và trao
đổi, hiểu biết lẫn nhau. Đón tiếp chu đáo, lịch sự, cởi mở tế nhị,
ý thức vai trò của ngƣời “chủ nhà”.
Đối với vấn đề mời và làm việc với các phóng viên báo chí, phát
thanh, truyền hình và thời gian và nội dung cũng nhƣ hình thức
tuyên truyền trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, ngƣời thƣ
ký cần trao đổi trƣớc và xin ý kiến chỉ đạo của thủ trƣởng cơ
quan hoặc ngƣời có trách nhiệm về những vấn đề này.
Nếu trong các hội thảo, lễ hội có khách mời hoặc ngƣời tham dự là ngƣời nƣớc ngoài, TKVP cần thông báo những thông tin có liên quan về họ cho bộ phận ngoại vụ hoặc các CQ an ninh, ngoại giao. Sự giao lƣu là cần thiết nhƣng những tƣ tƣởng của họ khi đƣợc trình bày trên các diễn đàn khoa học hoặc trƣớc đông đảo công chúng Việt Nam cần phải đƣợc những ngƣời tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội quan tâm.
TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA NGƢỜI LÃNH ĐẠO
Mục đích của việc đi công tác:
Tham khảo kinh nghiệm
Tình hình thực tế
Tìm kiếm cơ hội hợp tác
Thỏa thuận, ký hợp đồng
Không chồng chéo, lãng phí, yêu cầu các BP CM,
thủ trƣởng thông báo và đăng ký lịch đi công tác.
Bộ phận lãnh đạo có ngƣời ở nhà để giải quyết
công việc của CQ.
Cần kết hợp 1 số công việc trong chuyến công tác
để tiết kiệm thời gian.
1. Xếp lịch đi công tác
Mục đích chuyến đi
Thời gian bắt đầu-kết thúc
Lịch trình: địa điểm, thời gian từng chặng cụ thể
Thành phần tham dự: số lƣợng thành viên, vị trí,
trách nhiệm từng ngƣời trong đoàn
Kinh phí dự toán cho đoàn, các khoản cần chi
Mức độ mục đích đạt đƣợc.
2. Nắm thông tin cần thiết về chuyến đi
- Giải quyết thủ tục hành chính: lập danh sách
ngƣời đi; giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng; hộ
3. Các điều kiện cần thiết
chiếu; chứng minh nhân dân, danh thiếp
- Chuẩn bị phƣơng tiện đi lại: máy bay, tàu
hỏa, tàu thủy, ô tô)
Liên hệ với nơi đến: fax, điện thoại, công văn
+ Mục đích, nội dung làm việc của đoàn
+ Thành phần của đoàn (nam, nữ, trƣởng, phó đoàn)
+ Giờ đến của đoàn: phƣơng tiện, địa điểm, yêu cầu
hoặc đề nghị đón tiếp từ địa điểm về đến CQ hay
khách sạn.
+ Các đề nghị bố trí nơi ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn.
Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
Chuẩn bị kinh phí, trang bị cần thiết
+ Dự trù kinh phí: tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô
tô; ăn nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi;
sinh hoạt phí; sao chép tài liệu chuyên môn;
lệ phí giải quyết TTHC; quà tặng, lƣu niệm
cho những nơi đoàn đến (ngƣời thƣ ký thu
thập vé tàu, chứng từ hóa đơn để thanh toán
quyết toán).
Trƣớc khi lãnh đạo đi công tác, thƣ ký chuyển tất
cả công văn, giấy tờ cho lãnh đạo có ý kiến giải
quyết hoặc ký văn bản.
Trao đổi với lãnh đạo xem trong khoảng thời gian
lãnh đạo đi công tác, những công việc thuộc thẩm
quyền giải quyết của họ sẽ ủy nhiệm cho ai, những
công việc nào không ủy nhiệm.
4. Những công việc của ngƣời thƣ ký trong thời gian lãnh đạo CQ đi công tác Nếu thƣ ký không đi công tác:
Ghi lại số điện thoại, địa chỉ của những cơ
quan, nơi ngƣời lãnh đạo đến công tác.
Thƣ ký ghi vào sổ những cuộc điện thoại,
những ngƣời cần gặp lãnh đạo, các yêu cầu, đề
nghị.
Công văn, giấy tờ gửi đến đƣợc sắp xếp cẩn
thận. Thƣ ký đọc qua nội dung văn bản, nếu
văn bản nào quan trọng cần gọi cho lãnh đạo
xin ý kiến giải quyết, hoặc báo cho nơi yêu cầu
để chủ động giải quyết vấn đề.
Nếu thƣ ký đi công tác cùng đoàn
Liên hệ và giải quyết nơi ăn ,nghỉ cho đoàn
Tham dự các buổi làm việc, ghi biên bản
Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến nội
dung làm việc của đoàn.
Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các
khoản chi phí
5. Sau khi đoàn công tác trở về
Báo cáo thủ trƣởng những vấn đề xảy ra, chuyển
công văn, giấy tờ, lịch làm việc.
Đối với đoàn công tác, ngƣời thƣ ký gặp Trƣởng
đoàn đề nghị chuyển các tài liệu trong quá trình
làm việc tại nơi công tác để lập hồ sơ.
Đối với ngƣời thƣ ký không đi cùng:
Báo cáo tình hình chuyến đi với ngƣời có trách
nhiệm
Trƣc tiếp thu thập giấy tờ, tài liệu, hồ sơ quyết toán
tài vụ.
Ngƣời thƣ ký có óc tổ chức, tác phong khoa học,
nhanh nhẹn, năng động (năng lực tổ chức và sự
năng động).
Đối với ngƣời thƣ ký đi cùng:
