Bài 2: Quản trị sự thay đổi để chủ động phát triển
14 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206
BÀI 2
QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ĐỂ CHỦ ĐỘNG PHÁT TRIỂN
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Nguyễn Ngọc Huyền (2009), Thay đổi và phát triển doanh nghiệp, Nhà xuất bản
Phụ Nữ, Hà Nội, Chương 3.
2. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Huyền (2004), Quản trị kinh doanh, Nhà xuất
bản Lao động – Xã hội, Hà Nội, chương 13.
3. Nguyễn Ngọc Huyền (2013), Quản trị kinh doanh – tập 2, Nhà xuất bản Đại học
Kinh tế Quốc dân, chương 18.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài 2 trong học phần Tái lập doanh nghiệp nghiên cứu năm vấn đề quan trọng là vì sao cần
quản trị sự thay đổi, nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi, phân tích hiện trạng để
chủ động lập kế hoạch thay đổi, lập kế hoạch thay đổi và tổ chức thay đổi theo kế hoạch.
Mục tiêu
Hiểu bản chất của quản trị sự thay đổi, lý do phải quản trị sự thay đổi và các nhân tố tác
động đến thay đổi;
Hiểu rõ về việc phân tích hiện trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi;
Nắm vững cách lập kế hoạch thay đổi và tổ chức thay đổi theo kế hoạch.
Khi thực hành người học cần trả lời được câu hỏi:
Lý do tổ chức phải thay đổi là gì?
Các bước thực hiện sự thay đổi.
Khi thực hiện sự thay đổi các tổ chức phải chú ý những gì?
Bài 2: Quản trị sự thay đổi để chủ động phát triển
TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 15
Tình huống dẫn nhập
Trong môi trường kinh doanh ngày càng hội nhập sâu rộng của nước nhà, những áp lực cạnh
tranh từ trong và ngoài nước đã buộc nhiều hãng phải xem xét các cách khác nhau để cắt giảm
chi phí và loại trừ lãng phí. Tuy cắt giảm chi phí, họ vẫn phải tìm kiếm những ý tưởng sáng tạo.
Nhiều công ty trong đó có công ty An Duy đã thực hiện điều này bằng việc giảm các cấp quản trị
và tăng phạm vi kiểm soát. Cấu trúc phẳng hơn này có những lợi thế của giảm chi phí bằng việc
loại trừ một số công việc quản trị và tăng ý tưởng bằng việc trao cho các cá nhân nhiều quyền
lực hơn để ra quyết định.
Hãy cho biết áp lực nào khiến công ty An Duy phải tiến hành thay đổi. Họ thay
đổi cái gì? Lợi ích của việc thay đổi? Ai có thể không thích sự thay đổi này?
Bài 2: Quản trị sự thay đổi để chủ động phát triển
16 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206
2.1. Vì sao cần quản trị sự thay đổi?
2.1.1. Khái niệm về quản trị sự thay đổi
Quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện,
thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những
biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong
môi trường kinh doanh biến động.
Quản trị sự thay đổi: nhận thức trước thay đổi của môi trường để chủ động thay đổi.
Quản trị sự thay đổi: mọi quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm tạo sức cạnh
tranh lớn hơn cho doanh nghiệp.
2.1.2. Sự cần thiết phải quản trị sự thay đổi
Môi trường kinh doanh ngày càng biến động đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới
hoạt động kinh doanh và cung cách quản trị.
Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp thay đổi chủ động, đúng hướng và đúng
thời điểm cần thiết.
Các tổ chức thành công đã quản trị sự thay đổi hiệu quả, nếu chống lại sự thay đổi
sẽ đi vào con đường dẫn tới sụp đổ.
2.1.3. Chu trình tiến hành thay đổi
Quản trị sự thay đổi không có nghĩa là cứ cần là thay đổi, mà là nghiên cứu thấu đáo
trước khi trả lời câu hỏi và ra quyết định thay đổi.
Chu trình tiến hành thay đổi là quá trình liên tục theo chu trình khép kín gồm: Phát
hiện, hoạch định và tổ chức thực hiện sự thay đổi.
Phát hiện và nghiên cứu sự thay đổi: Xác định hiện trạng, các lực lượng ngăn cản
và thúc đẩy. Ở giai đoạn này, các nhà quản trị cần nhạy cảm đối với thực trạng
đang diễn ra. Sự thay đổi có diễn ra được hay không phần lớn nhờ nhận thức của
nhà quản trị.
Hoạch định thay đổi: Xác định trạng thái mới, xác định giải pháp. Giai đoạn này
đòi hỏi các nhà quản trị phải hiểu và trả lời thấu đáo câu hỏi trạng thái mới của
hiện trạng sẽ như thế nào và cần giải pháp gì để đạt được điều đó?
Tổ chức thực hiện sự thay đổi: Tạo ra trạng thái mới, giai đoạn này đòi hỏi nỗ lực
vận động, lôi kéo mọi người cùng tham gia vào tạo ra trạng thái mới.
2.1.4. Các nguyên tắc thay đổi hiệu quả
Phá vỡ quy tắc cũ: Thông thường, người ta thích giữ nguyên hơn, giữ nguyên như
cũ thì nhàn hơn, đỡ phải suy nghĩ hơn, đỡ gặp các thắc mắc… Giữ nguyên đồng
nghĩa với không thay đổi, không cải tiến, không đổi mới,… nhưng điều này lại dẫn
đến cản trở sự phát triển của doanh nghiệp vì muốn phát triển thì phải thay đổi.
Học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác: Có thể có mô hình chung cho các
doanh nghiệp có hoàn cảnh tương tự nhau. Vì thế, các nhà quản trị sẽ tìm kiếm và
học hỏi được nhiều hơn ở các doanh nghiệp khác.
Bài 2: Quản trị sự thay đổi để chủ động phát triển
TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 17
Không ép buộc nhân viên phục tùng kế hoạch thay đổi mà tìm cách thu phục
những người chống đối: Theo tính quy luật, mọi người đều lo sợ về những điều
chưa biết – phản ứng chống lại sự thay đổi. Sở dĩ như vậy là vì với mỗi cá nhân,
mọi sự thay đổi đều đe dọa sự cân bằng cuộc sống hiện có và đòi hỏi phải có sự điều
chỉnh nhất định về sức lực, tâm lý, tình cảm… Trước mọi sự thay đổi, mỗi cá nhân
đều phải chuyển từ trạng thái hiện tại sang bước quá độ để cuối cùng mới chuyển
sang trạng thái mong muốn. Các nhà quản trị rất cần hiểu quy luật tâm lý này.
Tìm kiếm những người tiên phong.
Nắm lấy những cơ hội thành công ngay từ ban đầu.
Tiếp cận được nguồn thông tin cần thiết.
2.1.5. Lựa chọn phương pháp tiếp cận sự thay đổi
Các phương pháp tiếp cận sự thay đổi
Thuyết E: Phương pháp tiếp cận về kinh tế: Tăng tối đa và nhanh chóng giá trị cho
các cổ đông. Thuyết này thường tiến hành thay đổi từ trên xuống.
Thuyết O: Phương pháp tiếp cận về năng lực tổ chức: Mục tiêu thay đổi của thuyết
O là phát triển một môi trường văn hóa mà ở đó các nhân viên đều có cơ hội học
tập và nâng cao khả năng, thể hiện năng lực tối đa của bản thân.
2.1.6. Lựa chọn quan điểm thay đổi thích hợp
Không có phương pháp tiếp cận nào đảm bảo chắc chắn thành công, vì vậy cần tránh
sử dụng riêng lẻ từng thuyết trên, nên kết hợp những điểm phù hợp của cả hai thuyết
với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
2.2. Nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi
2.2.1. Nhận diện nhu cầu thay đổi
Có thể rõ rệt thông qua các dấu hiệu cụ thể, như doanh nghiệp lâm vào tình trạng
khủng hoảng, tình hình kinh doanh bi đát, lỗ vốn, các chỉ tiêu doanh thu liên tục
giảm. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp dưới mức trung bình, không tăng hoặc
không ổn định. Khách hàng không hài lòng với sản phẩm hoặc cung cách cung
ứng sản phẩm của doanh nghiệp. Nhân viên không hài lòng với cách thức tổ chức
quản trị, xuất hiện các phản ứng tiêu cực từ phía họ.
Dấu hiệu nhận diện “kém” rõ ràng.
Dấu hiệu nhận diện khá mờ nhạt: trường hợp của các doanh nghiệp tiên tiến.
Doanh nghiệp đang rất tốt: thay đổi để tránh bị đi sau trong cạnh tranh.
2.2.2. Các nhân tố thúc đẩy sự thay đổi
Cạnh tranh: Trong bối cảnh cạnh tranh, doanh nghiệp nào cung cấp cho khách
hàng sản phẩm/dịch vụ tốt hơn, tạo cho khách hàng cảm giác dễ chịu hơn, thuận
tiện hơn với giá cả “mềm” hơn, doanh nghiệp đó sẽ chiến thắng và ngược lại. Điều
này thúc đẩy mọi doanh nghiệp phải luôn tìm ra cách thức mới sản xuất sản phẩm
với chất lượng và giá cả phù hợp với khách hàng nhất, phục vụ khách hàng tốt
nhất – các doanh nghiệp luôn phải tự đổi mới mình, phải thay đổi.
Bài 2: Quản trị sự thay đổi để chủ động phát triển
18 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206
Những mục tiêu thực hiện cao: Các mục tiêu thực hiện cao đòi hỏi toàn bộ doanh
nghiệp và các bộ phận bên trong phải “gồng” mình lên để thực hiện và trong nhiều
trường hợp sự “gồng” mình đó vẫn chưa đủ để thực hiện mục tiêu. Trường hợp
này, mục tiêu trở thành áp lực thay đổi.
Công nghệ kỹ thuật, thiết bị mới: Công nghệ kỹ thuật nào đòi hỏi các kỹ năng làm
việc cũng như quản trị phù hợp. Thay đổi công nghệ dẫn đến đòi hỏi thay đổi
nguồn lực đầu vào bao gồm cả nguồn nhân lực và các nguồn vật lực khác như
nguyên nhiên vật liệu, thiết bị máy móc, nhà xưởng, trang thiết bị… Tất cả điều
này đều dẫn đến đòi hỏi phải thay đổi.
Người lao động có những kỹ năng và kiến thức mới: Khi đã có kiến thức và kỹ
năng làm việc mới, họ sẽ làm việc với quy trình đơn giản hơn, năng suất lao động
cao hơn. Điều này làm xuất hiện những mâu thuẫn mới trong dây chuyền sản xuất
hoặc thực hiện công việc. Đây là nguyên nhân phải thay đổi.
Ước muốn ảnh hưởng và phần thưởng nhiều hơn: Trong nhiều doanh nghiệp, nếu
thực trạng cứ diễn ra như cũ thì ước muốn của một số người về thu nhập cao hơn
sẽ không thành hiện thực mà chỉ có sự thay đổi mới có thể biến mong muốn của họ
thành hiện thực, vì thế họ sẽ thúc đẩy và tạo ra áp lực thúc đẩy sự thay đổi.
2.2.3. Các nhân tố cản trở sự thay đổi
Sự tự mãn: Nhiều người thường tưởng tượng ra “thành tích” để tự mãn, họ tưởng
tượng ra sự “không có nhược điểm” để tự mãn. Những người này luôn chống lại
sự thay đổi ở bất cứ góc độ nào vì họ quan niệm mọi sự làm “khác đi” so với
“cách” mà họ đang làm đều là “cái gì đó” có tính làm giảm thể diện của họ và do
đó là điều không thể được.
Chuẩn mực về sản lượng: Chuẩn mực về sản lượng theo kế hoạch định sẵn cũng là
một lực cản đối với sự thay đổi. Tuy nhiên, nền kinh tế ngày nay luôn biến động.
Nếu các nhà hoạch định và điều hành “nhạy cảm” với sự biến động của thị trường
sẽ quan niệm thay đổi kế hoạch cho phù hợp là điều cần thiết.
Sự quen thuộc với môi trường hiện tại: Con người có thói quen ít thích thay đổi,
thông qua công việc, mỗi người gắn bó với những cá nhân nhất định và họ muốn
duy trì mối quan hệ gắn bó đó. Khi thay đổi sẽ dẫn đến sự thay đổi của tổ chức,
làm xáo trộn cơ cấu tổ chức cũ và vì thế sẽ phá vỡ quan hệ truyền thống.
Cần phải học những kỹ năng mới: Thứ nhất, người lao động được đào tạo và có
thói quen điều khiển máy móc thiết bị theo một quy chuẩn đã có sẵn mà họ đã
được đào tạo. Điều này vừa làm dễ dàng công việc của họ và vừa tạo ra sức ỳ đối
với mọi sự “làm khác đi” nên tạo ra áp lực cản trở sự thay đổi. Hơn nữa, thay đổi
sẽ dẫn đến đòi hỏi thay đổi về quy trình và kỹ năng giải quyết vấn đề. Trong nhiều
trường hợp dẫn đến đòi hỏi người trong cuộc phải học tập kỹ năng mới. Việc này
gây ra chi phí cơ hội đối với họ và vì thế tạo ra phản ứng chống lại sự thay đổi.
Sự mất đi ảnh hưởng và giảm thu nhập.
Tính ì.