Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Luận văn Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Contents LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................... 1 Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN ......................................... 7 1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN. ................................. 7 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN ............. 12 Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN ............................................................. 16

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng ...................................................... 16 2.2 Công tác Văn thư. ........................................................................................ 25 Công tác Lưu trữ ............................................................................................... 47 Chương III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................... 50 3.1 Nhận xét ...................................................................................................... 50 3.2 : Kiến nghị ................................................................................................... 57 KẾT LUẬN ....................................................................................................... 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................... 60 PHẦN PHỤ LỤC .............................................................................................. 61

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

LỜI NÓI ĐẦU

Với phương châm gắn chặt giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo

của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và trường Đại học Khoa

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

học Xã hội và Nhân văn nói chung: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt

động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật

và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Nhằm mục đích đào tạo những cử nhân

trong tương lai nắm vững lý luận, làm việc có hiệu quả trong thực tiễn. Do vây,

sau khi đã trang bị cho sinh viên một hệ thống lý luận khá đầy đủ Khoa Lưu trữ

học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn -

Đại học Quốc gia Hà Nội đã tổ chức những đợt thực tập thực tế cho sinh viên

năm thứ 3 và thứ 4 của khoa. Đợt thực tập thực tế của sinh viên năm thứ 3 được

tổ chức sau khi sinh viên đã học xong lý thuyết các môn: Luật hành chính, Quản

trị hành chính văn phòng, Công tác văn thư, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nghiệp

vụ thư ký văn phòng... Mục đích của đợt thực tế này là muốn giúp cho sinh viên

tìm hiểu tình hình công tác văn phòng và văn thư tại các cơ quan cụ thể. Qua đó,

sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng

cố và nâng cao nhận thức về nghề nghiệp. Sinh viên có điều kiện vận dụng

những kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về công tác văn

phòng và công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong

cách làm việc của một người cán bộ văn phòng. Ngoài ra, đợt thực tập này còn

giúp cho sinh viên trong việc tiếp thu những kiến thức thuộc lĩnh vực lưu trữ ở

giai đoạn sau.

Theo kế hoạch của Khoa đợt thực tập của chúng tôi được chia thành hai

giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Cả lớp được chia thành bốn nhóm để đi kiến tập, đoàn chúng

tôi đựơc đi thăm quan và kiến tâp tại Thành uỷ Hài Phòng, Trung tâm lưu trữ

Thành phố Hải Phòng và một số UBND thuộc thành phố Hải Phòn

Giai đoạn 2: Sinh viên tự đi thực tập ở các cơ quan mà mình đã tự liên hệ

trước. Giai đoạn này kéo dài trong bốn tuần (26/04 -> 25/50/2007), chúng tôi đã

đến thực tập tại Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ KH&CN.

Qua đợt kiến tập tại thành phố Hải Phòng và kết quả thực tập thực tế tình

hình công tác văn phòng và công tác văn thư tại Bộ KH&CN, chúng tôi đã có

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

được những bài học, những hiểu biết mới về công việc, ngành nghề mình được

đào tạo.

Kết qủa của đợt kiến tập tại bộ KH&CN đựợc chúng tôi hệ thống theo bố

cục sau:

Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ

KH&CN và Văn phòng Bộ KH&CN.

Chương II: Thực trạng công tác quản trị hành chình văn phòng và

công tác và công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN

Chương III: Nhận xét và kiến nghị đối với Bộ KH&CN

Trong đợt thực tập này, chúng tôi đã nhận được sự động viên và hướng

dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa, cùng với sự giúp đỡ tạo điều kiện

vô cùng quý báu của toàn thể cán bộ Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ

KH&CN. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn những sự giúp quý báu trên. Nhân

đây, chúng tôi cũng xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Trưởng phòng Hành

chính Bộ KH&CN và Thác sỹ Lê Tuấn Hùng, những người đã trực tiếp giúp đỡ

tôi hoàn thành bản báo cáo này.

Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm của bản thân nên báo

cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong được sự góp ý của

thấy cô và các bạn để báo cáo đạt kết quả tốt hơn.

Hà Nội, ngày… tháng 6 năm 2006

Sinh viên

Nguyễn Thị Quế

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN

1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN.

1.1.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của Bộ KH&CN

Ngay từ khi miền Bắc bước vào thời kỳ xây dựng Xã hội chủ nghĩa tại

Hội nghị lần thứ 14 của Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá II và Đại hội

đảng lần thứ III đã nhấn mạnh vai trò của khoa học kỹ thuật trong đời sống, sản

xuất và an ninh quốc phòng. Vì vậy, ngày 14/03/1959 thừa uỷ quyền của Chủ

tịch nước, Thủ tướng Chính phủ đã ký Sắc lệnh số 016/SL chính thức thành lập

Uỷ ban Khoa học Nhà nước với nhiệm vụ chung là “giúp Chính phủ xây dựng

và lãnh đạo công tác khoa học về mọi mặt nhằm phục vụ sự nghiệp kiến thiết

Xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc góp phần nâng cao năng xuất lao động, nâng cao

đời sống vật chất và văn hoá của nhân dân, phục vụ sự nghiệp đấu tranh thống

nhất Nhà nước và sự nghiệp hoà bình hữu nghị giữa các dân tộc”. Cùng với sự

thay đổi của tình hình kinh tế, văn hoá, chính trị của đất nước Uỷ ban KH&CN

Nhà nước cũng không ngừng phấn đấu xây dựng và phát triển qua nhiều giai

đoạn với sáu lần thay đổi tên gọi. Tháng 08/2002, tại kỳ họp thứ I, Quốc hội

khoá XI đã ra quyết định thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tổ

chức lại Bộ Khoa học Công nghệ và Môi truờng. Việc thành lập Bộ KH&CN

trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập

kinh tế quốc tế giúp Bộ tập trung hơn nữa cho các nhiệm vụ quản lý Nhà nước

về khoa học công nghệ trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế, vai trò của Bộ

trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho

sự phát triển kinh tế đất nước và hội nhập. Gần năm mươi năm hình thành và

phát triển dưới sự lãnh đạo cảu Đảng và Nhà nước Bộ KH&CN đã không

ngừng khắc phục khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ

quan tham mưu, quản lý thống nhất về khoa học kỹ thuật trong phạm vi cả nước

và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây

dựng và phát triển đất nước.

1.1.2 Chưc năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ KH&CN

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Từ khi ra đời, Bộ KH&CN đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cùng với sự phát triển của đất nước nói

chung và khoa học, công nghệ nói riêng làm cho hoạt động của Bộ ngày càng đi

vào nề nếp và có hiệu quả. Gần đây nhất, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

Bộ được quy định cụ thề trong Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/05/2003

của Chính phủ. Đến ngày 16/01/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số

28/2004/NĐ-CP bổ sung, sửa đổi một số điều của Nghị định số 54/2003/NĐ-CP.

Đây là những văn bản quy phạm pháp luật quan trọng, định hướng cho hoạt động

khoa học và cộng nghệ của nước ta trong những năm đầu thế kỷ 21.

1.1.2.1 Vị trí và chức năng

Bộ KH&CN là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công

nghệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hoá; sở hữu chí tuệ; năng

lượng nguyên tử, an toàn bức xạ hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụ công

trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của

Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của

pháp luật.

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ KH&CN có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định

tại Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang

bộ, và những nhiệm vụ quyền hạn được quy định cụ thể trong hai Nghị Định số

54 và Nghị định số 28 nêu trên. Nhiệm vụ quyền hạn của Bộ được quy định như

 Xây dựng và trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật,

pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác, chiến lược, quy hoạch phát

triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các lĩnh quản lý nhà nước của

Bộ;

 Ban hành theo thẩm quyền các quyết định, chỉ thị, thông tư, và các

căn bản khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện

các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực

quản lý của Bộ; tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật

về các lĩnh vự quản lý nhà nước của Bộ;

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về hoạt động khoa học kỹ

thuật;

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về tiêu chuẩn đo lường

chất lượng sản phẩm;

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về sở hữu trí tuệ (không

bao gồm quyền tác giả văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá);

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về năng lượng nguyên tử,

an toàn bức xạ và hạt nhân;

 Quản lý và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư thuộc Bộ thuộc Bộ

theo quy định của pháp luật đầu tư và xây dựng;

 Hướng dẫn, kiểm tra các bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân

dân địa phương về việc thực hiện chủ trương, chính sách, quy định của pháp luật

và chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;

 Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

theo quy định của pháp luật;

 Tổ chức và chỉ đạo kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ

khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý;

 Xây dựng và trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyến

khích phát triển dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; quyết

định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiệncơ chế hoạt động

cua các tổ chức dịch vụ công theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo

hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công thuộc Bộ;

 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể về đại diện chủ sở hữu phần

vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn của nhà nước thuộc Bộ quản lý theo

quy định của pháp luật;

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

 Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức Chính

phủ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;

 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu lại, tố cáo, chống tham nhũng,

tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của

Bộ;

 Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cảI cách hành chính

của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cảI cách hành chính nhà nước đã

được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

 Quản lý tổ chức bộ máy,biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độ tiền

lương và các chế độ, chính sách đãI ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,

công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; xây dựng và quy

định tiêu chuẩn nghệp vụ, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với

cns bộ, công chức, viên chức trong các lĩnh nực quản lý nhà nước của Bộ;

 Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách

được phân bổ theo quy định của pháp luật.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN

Cũng căn cứ theo Nghị định số 54/2003/NĐ-CP của Chính phủ, Bộ

KH&CN có cơ cấu tổ chức như sau:

Về Lãnh đạo Bộ: Bộ KH&CN hiện nay có một Bộ truởng do ông Hoàng

Văn Phong đảm nhiệm (từ tháng 8 năm 2002). Ông có vai trò phụ trách, lãnh

đạo, quản lý chung mọi mặt hoạt động và công tác của Bộ, của Thủ trưởng các

đơn vị thược Bộ; trực tiếp lãnh đạo các đơn vị và lĩnh vực công tác: các đơn vị

quản lý Nhà nước: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ kế hoạch – tài chính, Vụ hợp tác quốc

tế; Thanh tra, Văn phòng; Các đơn vị sự nghiệp; Viện chiến lược và chính sách

khoa học và công nghệ. Và có ba Thứ trưởng là Trần Quôc Thắng, Lê Đình Tiến

và Nguyễn Văn Lạng giúp Bộ trưởng Phụ trách các đơn vị và quản lý trực tiếp

một số lĩnh vực công tác Bộ trưởng giao cho.

- Các tổ chức giúp Bộ truởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước:

1. Vụ Khoa học xã hội và Tự nhiên

2. Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế – kỹ thuật

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

3. Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ

4. Vụ Công nghệ cao

5. Vụ Hợp tác Quốc tế

6. Vụ Kế hoạch – Tài chính

7. Vụ Pháp chế

8. Vụ tổ chức cán bộ

9. Vụ thanh tra

10. Văn phòng

11. Tổng cụa Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

12. Cục sở hữu trí tuệ

13. Cục Kiểm soát và An toàn bức xạ, hạt nhân

14. Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hoà Lạc

- Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:

1. Viện Chiến lược và Chính sách KH&CN

2. Viện năng lượng và nguyên tử Việt Nam

3. Viện ứng dụng công nghệ

4. Trung tâm thông tin KH&CN Quốc gia

5. Trường Nghiệp vụ quản lý KH&CN

6. Trung tâm tin học

7. Báo cáo Khoa học và phát triển

8. Tạp chí Hoạt động Khoa học

9. Tạp chí tia sáng

Ngoài ra, để thực hiên đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại

doanh nghiệp có vốn nhà nươc thuộc Bộ quản lý, Bộ KH&CN còn có mối quan

hệ với các doanh nghiệp sau:

- Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật

- Công ty Công nghệ và Phát triển (ITECH)

- Công ty Sở hữu Công nghiệp (IVESTIP)

- Công ty cổ phần ứng dụng tiến bộ KH&CN (MITEC)

- Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

- Công ty công nghệ, điện tử, cơ khí và môi trường (EMECO)

- Công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới (NACENIMEX)

- Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật (TECHNIMEX)

Các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ KH&CN có trách nhiệm tổ chức, điều hành

và chỉ đạo thực hiện các lĩnh vực thuộc đơn vị mình được giao quản lý.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN

Văn phòng là bộ máy giúp việc, là đầu mối liên hệ giữa các đơn vị trong

cơ quan, giúp cho bộ máy được hoạt động liên tục và có hiệu quả.

1.2.1 Chức năng của Văn phòng Bộ KH&CN

Căn cứ vào Quyết định số 36/2004/QĐ-BKH&CN ngày 29/10/2004 của

Bộ trưởng Bộ KH&CN về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn

phòng Bộ KH&CN có chức năng tham mưu cho Bộ trưởng trong công việc chỉ

đạo, điều hành các hoạt động chung của Bộ; giúp Bộ trưởng tổ chức việc điều

hành, phối hợp hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc Bộ; xây dựng, quản lý

và thực hiện đúng Quy chế làm việc, chương trình và kế hoạch công tác của Bộ;

quản lý tài chính, tài sản của đơn vị tài chính cấp văn phòng và giúp Bộ trưởng

quản lý trực tiếp một số mặt công tác khác.

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ KH&CN

Cũng theo Quyết định số 36/2004/QD-BKH&CN nhiệm vụ, quyền hạn

chủ yếu của Văn phòng Bộ được quy định:

- Xây dựng các văn bản chính sách:

Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng và trình Bộ

trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác; theo dõi, đôn

đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện Quy chế làm việc, các quy định

nội bộ và các quyết định của Bộ trưởng

Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc lựa chọn những vấn đề về chủ

trương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng để giao cho các đơn

vị liên quan trực thuộc Bộ nghiên cứu trình Bộ trưởng.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc tiếp nhận, thâm tra và -

trình Bộ trưởng các văn bản, chính sách.

Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc xây dựng và thực hiện kế -

hoạch công tác của bộ

Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong công tác đảm bảo các hoạt -

động hành chính của Bộ

Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong công tác thi đua, khen thưởng, -

thông tin, tuyên truyền và lê tân của Bộ

Ngoài ra, còn một số công tác khác về phòng dịch, công tác kế hoạch hoá

gia đình, công tác bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, công chức và viên chức trong Bộ,

thực hiện nhiệm vụ làm đầu mối giao dịch với cấp trên, cấp dưới và cơ quan, tổ

chức bên ngoài theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ, quản lý tổ chức cán bọ của

Văn phòng theo sự phân cấp quản lý của Bộ trưởng, tổ chức và quản lý các hoạt

động của Văn phòng thường trực phía Nam đặt tại TP. Hồ Chí Minh.

Với những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trên Quy chế còn quy định

cho Văn phòng có con dấu riêng mang tên Văn phòng; được mở tài khoản nội tệ

và ngoại tệ tại Kho bạc nhà nước và Ngân hàng nhà nước. Điều này càng cho

thấy vai trò, vị trí to lơn của văn phòng trong hoạt động quản lý của Bộ.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN

Quy định tại điều 4 của Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ

KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 36/2004/QĐ-BKHCN ngày

29/10/2004 của Bộ KH&CN:

Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với

bàn bạc tập thể.

 Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt

động cua Văn phòng.

 Các Phó chánh văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo

một số mặt công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách

nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn

phòng vắng mặt, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do một Phó

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

chánh Văn phòng được uỷ quyền thực hiện nhưng Chánh Văn phòng vẫn là

người chịu chịu trách nhiệm về các quyết định của Phó chánh Văn phòng

 Các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ: được chia thành hai nhóm la:

Nhóm 1: Tham mưu tổng hợp

1. Phòng tổng hợp

2. Phòng Hành chính – Tổ chức

3. Phòng Lưu trữ

4. Phòng Tài vụ

5. Phòng Thi đua - Khen thưởng

6. Văn phòng Thường trực phía Nam

Nhóm 2: Quản trị, đảm bảo cơ sở vật chất

1. Phòng Quản trị - Y tế

2. Phòng xe

3. Phòng Lễ tân

4. Phòng Khoa học và Công nghệ nội bộ

5. Phòng Xây dựng cơ bản

Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của các đơn vị trên do Chánh Văn

phòng quy định. Như vây, cho đến thời điểm này Bộ KH&CN vẫn chưa ban

hành quy chế quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ riêng của từng đơn vị

chuyên môn. Điều này gây khó khăn trong quá trình hoạt động như: Chánh Văn

phòng phải kiêm nhiệm rất nhiều việc, Các đơn vị chuyên môn không nắm vững

nhiệm vụ cụ thể của mình có thể chồng chéo công việc của các đơn vị khác hoặc

không làm hết công việc của mình… Điều này đòi hỏi Văn phòng Bộ KH&CN

cần ban hành một quy chế cụ thể tạo điều kiện để từng đơn vị có thể tiến hành

các hoạt đông theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm của mình.

1.2.4 Quan hệ công tác gữa văn phòng với cơ quan cấp trên các

phòng, ban liên quan và cơ sở trực thuộc.

Chánh Văn điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở quy chế

làm việc của Bộ, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các quy định của

pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Lãnh đạo văn phòng thực hiện chế độ làm việc, quan hệ công tác với thủ

trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ theo quy chế làm việc của Bộ và theo các quy

định khác do Bộ trưởng ban hành. Văn phòng là bộ phận giúp việc là đầu mối

liên lạc giữa nội bộ trong cơ quan và các bộ phận có liên quan. Văn phòng Bộ

KH&CN nói chung và cán bộ trong Văn phòng nói riêng luôn ý thức được điều

đó và luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

Có thể thấy rằng, mặc dù là bộ phận riêng nhưng vẫn là một hệ thống

thống nhất có quan hệ hỗ trợ bổ sung lẫn nhau trong công tác quản lý Nhà nước

vê lĩnh vực khoa học và công nghệ.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

2.1.1 Mô hình tổ chức nơi làm việc của Văn phòng Bộ KH&CN

Văn phòng Bộ KH&CN được đặt cùng trụ sở của Bộ tại số 39 - Trần

Hưng Đạo - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Văn phòng được bố trí theo kiểu truyền

thống với nhiều loại hình cơ quan hành chính của nước ta hiện nay. Lý do của

việc bố trí như vây là do tận dụng tối đa diện mặt bằng không rộng lắm (2,5 mét

vuông trên 1 người) hơn nữa đây lại là trụ sở mà Uỷ Ban Khoa học Nhà nước

(nay thuộc Bộ KH&CN) tiếp quản của hãng dầu Shell do Pháp xây dựng. Một cơ

quan hành chính của nhà nước được bố trí trên kết cấu của một doanh nghiệp

được xây dựng từ những năm 40, điều này không tránh khỏi những khó khăn về

điều kiện làm việc. Hiện nay, Văn phòng của Bộ vẫn bố trí các phòng tách riêng

phân bố đều trên khắp toà nhà.

Cách bố trí như vậy cũng đem lại những ưu điểm cơ bản như: tạo được

môi trường làm việc yên tĩnh cho cán bộ đặc biệt là Lãnh đạo cơ quan; các văn

bản, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị được quản

lý khá chặt chẽ và có tính bảo mật cao; Hơn nưa, việc phân công thực hiện các

công việc của phòng được rõ ràng, không chồng chéo, nhầm lẫn khi giải quyết

những vấn đề thuộc chuyên môn riêng của các phòng; Đặc biệt, việc bố trí phòng

Hành chính ở tâng một cạnh cổng ra vào của cơ quan tạo điều kiện cho các cơ

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

quan, đơn vị hoặc khách đến liên hệ, xin dấu, chuyển giao công văn đi - đến

được thuận tiện, dễ dàng.

Bên canh những ưu điểm thì vẫn tồn tại những hạn chế: Các bộ phận của

Văn phòng thường xuyên phải trao đổi, liên hệ với trong trong quá trình thực

hiện công việc của mình nhưng cách bố trí như vây sẽ làm cán bộ phải mất nhiều

thời gian đi lại hoặc rất mất thời gian khi tim kiếm tài liệu liên quan phục vụ cho

giải quyết công việc chuyên môn; Bên cạnh đó, làm khó khăn trong công tác việc

lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng; yêu cầu cán bộ, chuyên viên phải có tinh

thần tự giác cao, ý thức tập thể vì lãnh đạo không thể thường xuyên kiểm tra,

giám sát công việc đã phân bổ cho từng đơn vị hoặc chuyên viên, nếu như các

cán bộ, chuyên viên không có tinh thần tự giác, ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong

công việc sẽ dẫn đến hiện tượng trì trệ, tồn đọng công việc hết ngày này qua

ngày khác, giảm hiệu suất công việc dẫn đến ảnh hưởng đến kết qủa công việc

của từng bộ phận.

Tuy vẫn có những hạn chế nhưng cách bố trí Văn phòng như vậy cũng đã

khá hợp lý với cơ sở hạ tầng, đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra.

Để khắc phục khó khăn, hiện nay, nhà nước đang triển khai xây dựng trụ

sở mới của Bộ tại đường Láng Hoà lạc. Hy vọng trụ sở mới này sẽ giải quyết

được những hạn chế nêu trên để công tác quản lý của Bộ ngày càng tốt hơn.

2.1.2 Tình hình đội ngũ cán bộ Văn phòng

Để nắm rõ đội ngũ cán bộ hiện nay của Bộ, đợt thực tập này chúng tôi đã

khảo sát, tình hình đội ngũ cán bộ trên ba phương diện chính là: độ tuổi của cán

bộ, trình độ chuyên môn và cách thức tổ chức biên chế.

Thứ nhất, độ tuổi của cán bộ: Có 103 cán bộ trong đó đa số là trên 30

tuổi, đội ngũ cán bộ trẻ chiếm số lượng ít. Đây cung là một lợi thế lớn của bộ vì

cán bộ lớn tuổi đã nhiều năm công tác nên có kinh nghiệm quản lý tốt. Bên cạnh

đó nó cũng có hạn chế là cán bộ lớn tuổi sẽ hạn chế về sức khoẻ, cập nhật thông

tin mới chậm, khó thay đổi cách tư duy quản lý...

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Với số lượng cán bộ trẻ ít nhưng là những người có năng lực, yêu nghề

và rất tâm huyết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Mặc dù vậy nhưng Bộ

cũng cần quan tâm chú ý cho công tác đào tạo, tuyển dụng cán bộ trẻ.

Dưới đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được:

Trình độ

Số lợng

Biên chế

Cán bộ văn phòng

Đại học

Cao đẳng

Trung cấp

Nam Nữ

4 33

0 25

4 56

1 48

Hợp đồng lao động 0 2

Trên đại học 3 10

Dươí trung cấp 0 0

0 0

2 1 0 10 15

4 4 5 0 0

4 4 4 2 12

4 3 4 3 1

2 1 1 8 3

0 2 1 0 0

0 0 0 0 13

1 0 0 5 1

1 0 0 2 0

Lãnh đạo VP Chuyên viên Văn thư – lưu trữ Tài Vụ Lễ tân Lái xe Bảo vệ Tổng(103 người) Tỷ lệ(%)

65 38 63.1 36.9

86 83.5

17 16.5

16 15.5

64 62.1

3 2.9

7 6.8

13 12.6

Thứ hai, Trình độ chuyên môn: bảng tổng hợp cho thấy trình độ chuyên

môn của cán bộ khá đồng đều đa số đã tốt nghiệp đại học (chiếm 62,1%). Đặc

biệt đội ngũ lãnh đạo có bốn người thì ba người trên đại học, đã nhiều năm công

tác nên có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý và công tác văn phòng.

Các chuyên viên đều là những người đã tốt nghiệp đại học được sắp xếp phù hợp

với chuyên môn được đào tạo và cũng có nhiều năm kinh nghiệm trong công

việc của mình. Gần đây đa số cán bộ đều có ý thức đi học lên tiếp ở trong và

ngoài nước để nâng cao trình độ của mình. Hầu hết những cán bộ trung cấp dưới

trung chủ yếu là làm công tác bảo vệ, tạp vụ hoặc những công việc không đồi hỏi

chuyên môn cao.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng và đào tạo cán

bộ, lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng đã hết sức quan tâm, chú ý và tạo điều

kiện nâng cao chất lượng độ ngũ cán bộ. Hàng năm, một lượng kinh phí khá lớn

được dành vào công tác này. Văn phòng Bộ thường xuyên tổ chức các lớp bồi

dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các chuyên viên, cử cán đi học các lớp tập huấn

về quản lý, công tác văn thư và đặc biệt còn cho phép một số cán tham dự các

khoá học ở nước ngoài. Ngoài ra, cán bộ, nhân viên Văn phòng được tuyển từ

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

nhiều nguồn khác nhau như thuyên chuyển cán bộ, giới thiệu của những cán bộ

trong cơ quan và đặc biệt là trong công tác tuyển dụng.

Bằng cách kết hợp nhiều hình thức khác nhau, Văn phòng Bộ nói riêng

và Bộ KH&CN nói chung luôn đảm bảo được một đội ngũ cán bộ có khả năng

đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong công việc cả về số lượng và chất lượng.

Thứ ba, cách thức tổ chức biên chế: cán bộ thuộc biên chế và cán bộ hợp

đồng hiện nay của Bộ có sự chênh lệch nhau rõ rệt. Cán bộ biên chế chiếm

83,5%. Ưu điểm của việc biên chế cán bộ là tạo chô cán bộ có cảm giác ổn định,

tập trung chuyên tâm trong công việc. Tuy nhiên, sẽ không tránh khỏi thái độ ỷ

lại, kém sáng tạo và chủ động của những cán bộ, nhân viên đã thuộc biên chế.

Vấn đề này dang đặt ra một câu hỏi, vậy làm thế nào để khắc phục được những

hạn chế trên? Đa số trên thế giới hiện nay áp dụng hình thức hợp đồng và hợp

đồng dài hạn cho cán bộ. Cách này có rất nhiều ưu điểm, làm tăng ý thức làm

việc, phát huy tính chủ động, sáng tạo cho cán bộ. Với đặc thù là một cơ quan

cấp Bộ, Bộ KH&CN cũng như Văn phòng Bộ nên xem xét áp dụng hình thức

hợp đồng và hợp đồng dài hạn đối với cán bộ văn phòng. Tuy nhiên, cách này

không nên áp dụng cho lãnh đạo vì đây là chức vụ quan trọng, có xác định trách

nhiệm cụ thể.

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ Văn phòng tương đối tốt về năng lực cũng

như lòng nhiệt tình và ý thức trong công tác của mìmh.

2.1.3 Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng

+ Phân công lao động trong văn phòng

Như phần trên đã nói, trình độ cán bộ Văn phòng Bộ KH&CN đều cố

trình độ cao và căn bản được bố trí, sắp xếp theo đúng chuyên môn được đào tạo.

Lãnh đạo Văn phòng đều là những người đã tốt nghiệp đại học, trên đại

học và có kinh nghiệm nhiều năm trong công tác quản lý. Đồng chí Chánh văn

phòng của Bộ đã tốt nghiệp đại học Kinh tế quốc dân và đã đi học thạc sỹ tại

Nga với gần 20 năm công tác nên đã tích luỹ nhiều kinh nghiệm về công tác

quản lý. Đản bảo có đủ trình độ và kinh nghiệm để đảm nhiệm trách nhiệm đảm

bảo mọi mặt hoạt động của Văn phòng. Giúp việc cho Chánh văn phòng là 3 Phó

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

chánh văn phòng cũng là những người có trình độ cao và nhiều năm kinh nghiện

trong công tác quản lý, năng nổ, hoạt bát có khả năng tổ chức và diều hành công

việc rất hiệu quả. Các đồng chí trưởng phòng đều đã tốt nghiệp đại học theo

đúng chuyên môn và được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý. Trong đợt thực tập

này chúng tôi đã được tiếp xúc và làm việc với đồng chí trưởng phòng Hành

chính - người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng, có trình độ chuyên môn rất vững vàng. Hiện chú đang theo học khoá đào

tạo thạc sỹ tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, với kinh nghiệm

nhiều năm giữ cương vị quản lý nên có khả năng nắm bắt và điều hành công việc

rất hiệu quả.

Chuyên viên tổng hợp là cử nhân của những ngành quản lý, quản trị văn

phòng,… Đây là những cánh tay đắc lực cho lãnh đạo chuyên phụ trách nghiên

cứu các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động của

các cấp cơ sở, đi về cơ sở để viết phản ánh từ đó tham mưu, đề xuất, soạn thảo

các văn bản, báo cáo đề xuất theo lịch tuần. Tổng hợp tư liệu, số liệu giúp

Chánh, Phó Văn phòng trong quá trình chuẩn bị soạn thảo các văn bản.

Cán bộ Văn thư chuyên trách là cử nhân của ngành Lưu trữ học và Quản

trị văn phòng đảm nhiệm việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sử dụng và

quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành… Nhân viên công nghệ thông tin, in ấn,

đánh máy là cử nhân của ngành Công nghệ thông tin quản lý việc in ấn, sao

chụp, vận hành hệ thống mạng vi tính nội bộ,…

Các nhân viên lái xe, tạp vụ, bảo vệ, tuy trình độ chuyên môn không cao

nhưng lại là những người có trách nhiệm, kinh nghiệm luôn hoàn thành nhiệm vụ

được giao.

Phân công lao động ở Văn phòng Bộ như vậy là tương đối khoa học và

hợp lý. Tuy nhiên, hiện nay ở bộ vẫn cũng có những trường hợp cán bộ làm trái

ngành, trái nghề, điều này là do thiếu cán bộ chưa kịp bổ sung. Đòi hỏi Văn

phòng Bộ phải có giải pháp để những cán bộ này làm đúng ngành nghề như: Cử

cho đi học, bố trí công việc phù hợp, tuyển dụng cán bộ mới để làm cho công tác

văn phòng hiệu quả hơn nữa.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

+ Cách bố trí, sắp xếp chỗ ngồi

Cách bố trí, sắp xếp chỗ ngồi cũng ảnh hưởng lớn đến chất lượng công

việc. Để đảm bảo thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình một cách đồng

bộ, thống nhất và có hiệu quả.

Do diện tích mặt bằng của Bộ không được rộng cho nên mỗi cán bộ chỉ

được khoảng 2,5 mét vuông.

Phòng thường trực được bố trí ngay cạnh cổng ra vào cơ quan, đảm bảo

thực hiện cho việc quản lý, theo dõi việc ra vào của cán bộ cơ quan và những

người đến làm việc. Cũng là để đảm bảo an ninh, trật tự cho toàn bộ cơ quan.

Phòng Văn thư được bố trí ở tầng một cạnh cổng ra vào. Cách bố trí như

vậy cũng rất phù hợp vì tính chất của Văn thư là nơi tiếp xúc với nhiều người

trong cơ quan và khách đến liên hệ đều phải qua bộ phận này, thuận tiện cho việc

chuyển giao công văn giấy tờ. Phòng này được chia ra làm ba phòng nhỏ: một

phòng dành riêng cho Trưởng phòng Hành chính, một phòng dành cho cán bộ

văn thư, một phòng dành quản trị mạng và bên ngoài hành lang để máy phôtô.

Phòng của Phó Chánh văn phòng được đặt cạnh Phòng Văn thư, Thuận tiện cho

việc đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra của lãnh đạo đối với văn phòng và ngược lại văn

thư sẽ nhanh chóng xin được ý kiến chỉ đạo hay báo cáo công việc cho lãnh đạo

văn phòng.

Phòng Chánh Văn phóng được đặt tại tầng ba cạnh các phòng của ban

lãnh đạo Bộ. Thuận lợi là Chánh văn phòng phải giải quyết rất nhiều công việc

nên bố trí trên tầng ba là yên tĩnh đồng thời gần phòng của Lãnh đạo nên dễ dàng

xin ý kiến chỉ đạo… Tuy nhiên, Chánh văn phòng tách riêng ra một nơi riêng của

văn phòng thì rất khó khăn cho việc kiểm tra, giám sát hay việc trao đổi, đi lại

giữa nhân viên văn phòng với cán bộ gặp rất nhiều khó khăn.

Phòng Lưu trữ trên tầng bốn. Phòng này rất khô ráo và yên tĩnh, ít người

qua lai nên thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, lại khó khăn

cho việc giao nộp tài liệu của các phòng ban, lập hồ sơ…

Phòng Lễ tân ở tầng hai. Phòng này rất rộng, phù hợp cho việc tiếp khách

và phục vụ các hội nghị.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Đội xe và tạp vụ được bố trí ở tầng một thuận tiện cho việc đi lại.

Nhìn chung, cách bố trí của của Văn phòng như vậy là phù hợp với cơ sở

vật chất của cơ quan tuy vẫn còn một số bất cập nhưng với lòng nhiệt huyết và

yêu nghề cán bộ Văn phòng vẫn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

2.1.4 Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng

Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được

thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp

thời và chính xác khi tiến hành công việc, cũng như cho Lãnh đạo xử lý công

việc. Nhận thức được điều này, Bộ KH&CN đã trang bị cho các phòng, ban của

Bộ nói chung và Văn phòng Bộ nói riêng thiết bị khá đầy đủ và hiện đại như:

điều hoà, quạt thông gió, bàn ghế, máy tính, máy in,…

Dưới đây chúng tôi đưa ra một ví dụ cụ thể trang thiết bị được tại phòng

Hành chính:

Trang thiết bị

Số lượng Đơn vị tính

Công dụng

Điện thoại

Liên lạc, trao đổi thông tin

chiếc

Máy Vi tính

Soạn thảo, tra tìm văn bản đi/đến, tra tìm

chiếc

thông tin, liên lạc

Máy in

In văn bản

chiếc

Máy Fax

Nhận, gửi fax

chiếc

Máy Photo

Sao, chụp văn bản

chiếc

Điều hoà

chiếc

Tạo nhiệt độ thích hợp cho người làm việc

chiếc

Giá, tủ đựng tài

Bảo quản, lưu giữ tài liệu

liệu

Bàn ghế

bộ

Ngồi làm việc, tiếp khách

Máy Scan

chiếc

Scan Scan văn bản để lưu giữ trên máy, hoặc tại

liệu đã quá cũ nát

Quạt thông gió

chiếc

Lưu thông không khí tạo mát mẻ

Máy điện thoại được đặt ở phòng văn thư và phòng của trưởng phòng,

nhằm đảm bảo nhằm đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt đảm bảo cho

hoạt động quản lý.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Máy tính đã được kết lối mạng 100%. Được cài một số phần mềm nhằm

phục vụ cho công tác văn thư như: WindowXP, Word, Net, Office… Máy vi tính

được đặt ở phòng văn thư 02 chiếc để soạn thảo văn bản, liên lạc với toàn cơ

quan và phục vụ mục đích tra tìm thông tin cần thiết và một chiếc được đặt tại

phòng của trưởng phòng hành chính nhằm soạn thảo văn bản, lưu giữ thông tin

cần thiết, liên lạc, khai thác thông tin. Hai chiếc để ở phòng máy có cài phần

mềm đặc biệt VP.Net được sử dụng để quản lý văn bản đi - đến. Nhờ vậy, mà

Phòng Hành chính luôc luôn đảm bảo được cơ sở dữ liệu của toàn cơ quan.

Máy in 01 chiếc được đặt ở phòng máy dùng để in văn bản, là loại hiện

đại nhất hiện nay có thể in hai mặt, rõ, nét… còn một máy được đặt ở phòng

Hành chính.

Máy Fax 01 chiếc được đặt ở phòng Văn thư dùng để trao đổi thông tin

liên lạc với các cơ quan trong và ngoài nước.

Máy Photo đều là loại máy hiện đại có nhiều tính năng, máy có nhiều

ngăn, nhiều khay giấy và có thể tự động chia tách tài liệu, photo hai mặt, được

dùng để sao, chụp văn bản.

Máy điều hoà và quạt thông gió là những trang thiết bị rất cần thiết tạo

cho môi trường làm việc thoáng mát, đảm bảo cho cán bộ làm việc hiệu quả cũng

như sức khoẻ của họ.

Máy Scan được đặt ở phòng máy cũng đóng vai trò rất lớn trong công tác

của Văn phòng.

Về giá, tủ đựng tài liệu, và bản ghế trong phòng đều được trang bị đầy đủ

và đạt chất lượng. Được xếp ngăn nắp gọn gàng tạo cảm giác thoải mái cho cán

bộ làm việc.

 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng.

Ngày nay, công nghệ thông tin đang chiếm một vị trí quan trọng trong

quá trình phát triển của xã hội. Đảng và Nhà nước ta đang thực hiện quá trình tin

học hoá trong công tác quản lý hành chính Nhà nước trên lộ trình xây dựng

Chính phủ điện tử. Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin, Thủ

tướng Chính phủ đã phê duyệt Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị về đầy

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp công nghiệp

hoá - hiện đại hoá giai đoạn 2001 – 2005, và được cụ thể hoá trong Quyết định

số 81/2001.QĐ-TTg về việc phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị

số 58-CT/TW do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Từ sự quán triệt sâu sắc của Chính phủ, Bộ KH&CN đã ý thức được tầm

quan trọng của công nghệ thông tin và đã dành nhiều sự quan tâm cho việc ứng

dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu suất công việc của cơ quan. Bên

cạnh việc trang bị những máy tính hiện đại cho tất cả các phòng, ban Bộ

KH&CN còn tiến hành nối mạng máy tính nội bộ (mạng LAN). Tiến tới Bộ dự

án sẽ nối mạng lưu thông với tất cả các cơ quan cấp trên và các cơ sở cấp dưới

do Bộ quản lý. Tạo thuận lợi cho quá trình thông tin liên lạc; nhanh chóng có

được những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho khâu điều hành và

ra quyết định; Tăng tốc độ xử lý thông tin; ….

Đặc biệt, trong công tác văn phòng thì máy tính lại càng được ưu tiên

hơn. Trong mỗi một phòng đều có ít nhất là 02 chiếc máy vi tính giúp cán bộ

Văn phòng dễ dàng thu được những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động

quản lý. Để đảm bảo cho công tác văn thư tiến hành nhanh, chính xác và hiệu

quả hơn Bộ đã cài đặt một phần mềm trên mạng (VP. Net) chuyên để vào sổ

công văn đi - đến, lưu giữ công văn và tra tìm khi cần thiết.

Với sự trợ giúp của trang thiết bị đầy đủ và hiện đại Văn phòng Bộ nói

chung và phòng Hành chính nói riêng luôn hoàn thành mọi công việc được giao.

2.1.5 Phương pháp và kinh nghiệm tổ chức, điều hành hoạt động Văn

phòng.

Qua việc khảo sát tìm hiểu thực tế làm việc của Văn phòng đồng thời qua

tìm hiểu quy chế làm việc của Văn phòng Bộ và phỏng vấn một số Lãnh đạo, cán

bộ Văn phòng, chúng tôi đã rút ra những phương pháp và kinh nghiệm hết sức

quý báu về tổ chức và điều hành hoạt động Văn phòng.

 Để làm tốt công tác văn phòng trước hết đòi hỏi đội ngũ cán bộ có

trình độ chuyên môn vững vàng, bản thân mỗi cán bộ phải không ngừng học hỏi;

đặc biệt, lòng yêu nghề, nhiệt tình, hăng say trong công việc.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

 Phải xây dựng được một quy chế làm việc một cách khoa học cho

Văn phòng nói riêng và từng phòng, ban của Bộ nói chung. Phải có sự phân

công, phân nhiệm công việc, trách nhiệm rõ ràng đối với từng phòng, từng cá

nhân để các cán bộ có thể phát huy hết vai trò, trách nhiệm của bản thân trong

công việc. Mặt khác, đây cũng là thước đo để lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn

phòng kiểm tra hiệu quả công việc được giao. Ví dụ: tại phòng Văn thư có hai

văn thư chuyên trách một người chuyên phụ trách công văn đi, một người

chuyên phụ trách công văn đến.

 Tổ chức tốt công tác quản trị hành chính văn phòng. Vì với khối

lượng công việc ngày càng nhiều do đó nếu không có một tổ chức văn phòng tốt

thì công việc sẽ bị ùn tắc, không đáp ứng được những yêu cầu của công tác lãnh

đạo và quản lý.

 Trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn

phòng cần tạo mối quan hệ với các phòng, ban trong cơ quan để các bộ phận có

sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc.

 Phải tổ chức các buổi họp giao ban để tổ chức, đánh giá kết quả

trong thời gian qua, những ưu điểm hạn chế còn tồn tại về quản lý, chuyên môn

nghiệp vụ. Phát huy những mặt đã đạt được và có biệm pháp khắc phục những

tồn tại. Đặc biệt nên đưa ra hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với tứng phòng

ban để khích lệ tinh thần làm việc cũng như nâng cao tinh thần tự giác trong

công việc cho cán bộ, nhân viên Văn phòng.

 Một kinh nghiệm điều hành công việc của Văn phòng cần được chú

ý nữa là Văn phòng khi xây dựng kế hoạch làm việc tham mưu cho lãnh đạo Bộ

cần chủ động và tích cực hơn nữa.

2.2 Công tác Văn thư.

"Công tác văn thư là chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo,

ban hành văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện

hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan,

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

tổ chức". Ở bất kỳ một cơ quan nào cũng cần thiết phải tổ chức và tiến hành công

tác văn thư.

Tại Bộ KH&CN công tác này cũng được tổ chức khá tốt, hoạt động một

cách có nề nếp và chính quy.

2.2.1 Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư

Nhìn chung hiện nay, công tác văn thư tại Bộ KH&CN thực hiện dựa trên

những quy định hiện hành chung của nhà nước. Đồng thời để công tác văn thư đi

vào hoạt động có hiệu quả Bộ KH&CN đã ban hành các Văn bản QPPL quy định

về công tác này. Trong đó có ba văn bản mới nhất hiện nay vẫn còn giá trị đó là:

Quyết Định số 215/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 22 tháng 02 năm 1999

Ban hành Quy chế làm việc của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường;

Quyết định số 2140/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 10 tháng 12 năm 1999

ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi

trường;

Quyết định số 812/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 6 tháng 5 năm 1999 ban

hành Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản QPPL của Bộ Khoa học Công nghệ

và Môi trường.

Ba Quyết định trên đã tạo thành một hệ thống văn bản pháp lý phục vụ

cho công tác văn thư – lưu trữ của Bộ KH&CN

Trong đó có quy định rất rõ ràng về công tác Văn thư:

Công tác văn thư không chỉ do phòng Hành chính phụ trách mà bất kỳ một

phòng, ban nào cũng phải làm và làm tốt công tác này. Trong đó, Văn phòng Bộ

thực hiện nhiệm vụ thống nhất quản lý công tác đó, hướng dẫn các đơn vị trực

thuộc Bộ nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật,

các quy định của Bộ hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Quy định cụ thể trình tự soạn thảo và ban hành văn bản.

Quy định cụ thể về thẩm quyền ban hành văn bản, thẩm quyền ký văn bản,

thể thức văn bản, xây dựng và ban hành văn bản, xử lý công văn đi - đến, tổ chức

quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành…

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Cán bộ làm công tác văn thư phải đảm bảo tính chặt chẽ, nguyên tắc trong

việc tiếp nhận và xử lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành, quản lý con

dấu phải chặt chẽ, hướng các đơn vị soạn thảo văn bản phải đúng thể thức, thẩm

quyền… có quyền từ chối không đóng dấu những văn bản sai thể thức hoặc

không đúng thẩm quyền. Tất cả các đơn vị, cá nhân có liên quan đến việc xử lý,

quản lý các văn bản, giấy tờ phải thực hiện nghiêm túc theo quy chế của Bộ và

của Nhà nước ban hành.

Ngoài ra, còn một số văn bản như: Quyết định số 1095/QĐ-BKHCN

ngày26/6/2003 về việc quyết định ký hiệu tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc

Bộ; Công văn số 1572/BKHCN-VP ngày 25/6/2005 về việc thống nhất các căn

cứ pháp lý của các Quyế định cá biệt. Tạo thuận lợi cho công tác văn thư.

Bên cạnh đó, nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, Bộ đã

hết sức quan tâm đến trình độ chuyên môn của cán bộ: bắt đầu từ khâu tuyển đầu

vào, sau đó thường xuyên tạo điều kiện và cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn

ngắn và dài hạn để bồi dưỡng nghiệp vụ. Ngay sau khi Thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 về việc hướng đẫn về thể

thức và kỹ thuật trình bày các văn bản. Bộ đã tổ chức hai đợt tập huấn ngắn hạn

cho cán bộ làm công tác văn thư đồng thời cụ thể hoá các văn bản mẫu cho phù

hợp với quy định. Bên cạnh đó, để đảm bảo thống nhất giữa các đơn vị thuộc Bộ

theo đúng quy định, công tác này còn được đưa gia các buổi hội thảo chuyên đề,

các buổi họp tổng kết, đánh giá tháng, quý, năm.

Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư cũng được Bộ quan tâm, cung

cấp đầy đủ những máy móc hiện đại, văn phòng phẩm…Đặc biệt, việc ứng dụng

công nghệ thông tin trong đó có cài đặt phần mềm quản lý văn bản trên máy giúp

cho việc tra cứu thông tin được dễ dàng.

Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo mà công tác văn thư của Bộ ngày càng đi vào

nề nếp và hoạt động có hiệu qủa.

2.2.2 Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách

Bộ phận văn thư chuyên trách của Bộ được tập trung tại phòng hành

chính. Đây là nơi trực tiếp quản lý các văn bản đi - đến của Bộ, đảm bảo tính

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

chính xác và hợp lệ của các thông tin lãnh đạo và quản lý thuộc thẩm quyền của

Bộ thông qua việc kiểm tra thể thức và đóng dấu văn bản khi ban hành.

Cán bộ văn thư chuyên trách có 02 người, đã tốt nghiệp Đại học

KHXH&NV chuyên ngành Lưu trữ học & Quản trị văn phòng có kinh nghiệm

trong công tác, lòng yêu nghề, tận tâm với nghề. Một người chuyên phụ trách

công văn đi, một người chuyên phụ trách công văn đến. Bên cạnh đó có hai cán

bộ trẻ giúp đỡ hai văn thư trong việc vào sổ, theo dõi công văn đi - đến, quản lý

văn bản trên máy. Một cán bộ quản trị mạng cũng hỗ trợ rất nhiều trong công tác

Văn thư như: in ấn, sao chụp tài liệu…

Trưởng phòng Hành chính cũng là Cử nhân của Khoa LTH&QTVP –

Trường ĐHKHXH&NVKD có đủ khả năng và kinh nghiệm để giám sát và chỉ

đạo công tác này. Ngoài ra, công tác văn thư còn được đặt dưới sự chỉ đạo của

Chánh văn phòng.

Ngoài ra, các phòng, ban của Bộ cũng có văn thư riêng. Những cán bộ này

ngoài công tác chuyên môn của mình, họ đồng thời đảm nhiệm vai trò là người

đánh máy, xin số, lấy dấu, chuyển giao và nhận văn bản.

Bằng việc chỉ đạo cũng như tố chức tốt công tác Văn thư Văn phòng Bộ

đã đạt được những kết quả rất tốt. Tại Hội nghị Tổng kết năm năm thực hiện

Pháp lệnh Lưu trữ được tổ chức tại Tam Đảo – Vĩnh Phúc, Văn phòng Bộ

KH&CN đã được nhận cờ khen htưởng đơn vị hoàn thành xuất sắc công tác văn

thư – lưu trữ năm 2003 – 2005 do Bộ Nội vụ trao tặng.

2.2.3 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản

Bộ KH&CN là cơ quan cấp Bộ quản lý về Khoa học và Công nghệ trong

phạm vi toàn quốc. Vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản đối với cơ quan

Bộ là một trong những công việc quan trọng.

Hệ thống văn bản do Bộ ban hành hiện nay gồm có ba nhóm:

- Văn bản QPPL do Bộ KH&CN soạn thảo:

Văn bản QPPL do Bộ KH&CN soạn thảo trình Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ: Lệnh, Quyết định của Chủ tích nước; Luật, Nghị quyết của Quốc hội;

Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; Nghị quyết, Nghị định,

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Nghị quyết liên tịch của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính

phủ.

Văn bản QPPL do Bộ KH&CN ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.

Nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch giữa Bộ KH&CN với các Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm soát

nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị – xã hội.

Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng quy phạm pháp luật): -

Tên gọi của các văn bản này là Quyết định nhưng khồn có đầy đủ cắc yếu

tố của một văn bản QPPL. Ví dụ: Quyết định thành lập Khoa học cấp Nhà nước,

Quyết định cử cán bộ đi nước ngoài, Quyết định nâng lương cán bộ,…

Văn bản thường: Gồm thông báo, Công văn hành chính, Báo cáo, -

Tờ trình, Đề án, Kế Hoạch, phương án, Chương trình, Biên bản,…

Quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản QPPL, văn bản hành

chính thông thường của Bộ KH&CN:

Căn cứ theo Quyết định số 812/1999/QĐ-BKHCNMT ngày

6/5/1999 của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường quy định trình tự soạn

thảo và ban hành văn bản QPPL như sau:

Bước 1: Giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cho các đơn vị: Bộ trưởng là

người chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ chủ trì soan thảo văn bản QPPL cho các

đơn vị trực tiếp theo dõi, quản lý lĩnh vực hoạt động liên quan nhiều đến lĩnh vực

mà văn bản QPPL sẽ điều chỉnh.

Bước 2: Thành lập ban soạn thảo: Tuỳ thuộc vào mục đích, tính chất,

phạm vi điều chỉnh của văn bản, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và văn bản

QPPL thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị… được giao chủ trì

soạn thảo quyết định thành lập tiều ban, tổ hoặc giao cho một chuyên viên soạn

thảo.

Bước 3: Thành Phần ban soạn thảo Văn bản QPPL: cũng tuỳ thuộc vào

dự án, dự thảo mà quy định ban soạn thảo cụ thể.

Bước 4: Soạn thảo văn bản QPPL:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Trước khi soạn thảo văn bản cán bộ soạn phải thu thập thông tin: Tổng

kết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá các văn bản QPPL hiện hành, khảo sát,

đánh giá thực trạng quan hệ xã hội có liên quan đến nội dung của dự thảo, chuẩn

bị mọi thông tin, tư liệu kể cả tư liệu nước ngoài nếu có;

Chuẩn bị đề cương, biên soạn dự thảo;

Nếu những văn bản phức tạp, phạm vi điều chỉnh rông thì khi dự thảo

văn bản phải tổ chức hội thảo, hội nghị lấy ý kiến góp ý;

Gửi dự thảo văn bản QPPL để lấy ý kiến chính thức của đơn vị có liên

quan trong Bộ, của Bộ và các ngành hữu quan có liên quan theo quy định của

Pháp luật;

Nghiên cứu ý kiến đóng góp và chỉnh lý dự thảo văn bản QPPL;

Chuẩn bị tài liệu có liên quan theo Quy chế quy định;

Chuẩn bị dự thảo các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành theo

sự phân công của lãnh đạo Bộ.

Bước 5: Gửi dự thảo văn bản QPPL để thẩm định về mặt pháp lý.

Bước 6: Thẩm định văn bản QPPL

Bước 7: Phạm vi, nội dung thẩm định bao gồm: sự phù hợp của hình thức

văn bản với nội dung văn bản; đối tượng điều chỉnh của văn bản; bố cục của văn

bản; tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật;

tính khả thi của văn bản; kỹ thụât soạn thảo vă bản.

Bước 8: Trình duyệt văn bản QPPL

Bước 9: Trách nhiệm rà soát của Văn phòng Bộ đối với dự thảo văn bản

QPPL.

Bước 10: Trình tự xem xét thông qua.

Bước 11: Trình chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dự thảo văn bản QPPL.

Bước 12: Đăng công báo, gửi và lưu trữ văn bản QPPL.

Có thể nói rằng, quy trình soạn thảo ban hành văn bản QPPL được quy

đinh khá rõ ràng, chặt chẽ và hợp lý.

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường của Bộ được

thực hiện theo đúng quy định của nhà nước theo các bước sau:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

+ Xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực

hiện văn bản;

+ Xác định tên loại của văn bản: Đây là bước quan trọng để tạo được hiệu

lực của thi hành của văn bản. Để làm được điều này cán bộ soạn thảo phải căn cứ

vào nội dung, tính chất, mục đích của văn bản.

+ Thu thập và Xử lý thông tin: Trong quá trình soạn thảo, thu thập và xử

lý các nguồn thông tin có liên quan là một khâu quan trọng làm cơ sở để ban

hành văn bản. Chính vì vây, cán bộ soạn thảo cần làm tốt công tác này để đạt

được mục đích và tính chát của văn bản ban hành. Các nguồn thông tin này bao

gồm thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn. Dựa trên những thông tin đã thu

thập được cán bộ soạn thảo tiến hành xử lý, lựa chon những thông tin cần thiết

và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết hoặc trùng lặp.

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:

Đề cương của văn bản thể hiện bố cục của văn bản đồng thời khái quát

được những ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưa vào các phầm của văn bản. Đề

cương được xây dựng chi tiết, cụ thể và hợp lý, sẽ tạo điều kiện thuận lợi để viết

bản thảo được nhanh chóng và có chất lượng, tránh cho văn bản phải sửa đi sửa

lại nhiều lần.

Viết bản thảo của văn bản chính là làm cho chững ý chính trong đề cương

lần lượt hiện lên trong các câu văn, đoạn văn.

Sau khi soạn thảo xong sẽ trình lãnh đạo xem xét và bổ sung những ý còn

thiếu. Công việc soạn thảo của cán bộ chủ yéu được thực hiện trên máy tính, tạo

điều kiện cho việc chỉnh sử được tiện lợi.

+ Duyệt bản thảo và trình ký:

Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ ký hoặc xin ý kiến chỉ đạo được đăng ký thống

nhất tại Văn phòng Bộ. Văn phòng có trách nhiện kiểm tra hồ sơ trình Lãnh đạo

Bộ ký. Văn bản trình ký phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng đơn vị trình. Trường

hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì chuyên viên soạn thảo văn bản

phải ký tắt. Đối với những đơn vị có con dấu riêng thì chuyên viên soạn thảo văn

bản phải ký tắt trước khi trình lãnh đạo đơn vị duyệt ký ban hành. Cách thức ký

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

và đóng dấu Bộ thực hiện nghiêm tuc theo đúng quy định của thông tư liên tích

số 55. Nhưng đối với việc ghi học hàm, học vị có trước họ và tên người ký chỉ sử

dụng đối với các văn bản thông thường mang tính chất giao dịch đối ngoại,

không dùng đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước.

Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của

Bộ KH&CN.

+ Nhân bản văn bản

Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân

bản để chuẩn bị ban hành, Trước khi nhân bản cán bộ soạn thảo phải trình ký,

đăng ký số và ngày tháng ban hành. Hình thức nhân bản mà bộ sử dụng chủ yếu

là photocopy.

+ Hoàn thiện văn bản để ban hành

Sau khi được nhân bản, người soạn có trách nhiệm đọc lại văn bản. Nếu

phát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa. Sau đó đóng dấu để ban hành.

Qua việc tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Bộ KH&CN, chúng tôi đã thu thập

Năm

2005

2006

25/5/2007

Tên loại

Văn bản QPPL

Công văn

2897

3015

1248

Báo cáo

356

515

236

Quyết định cá biệt

2866

2947

921

Tổng số

5808

5994

1183

được số liệu vê số lượng của một số loại văn bản do Bộ ban hành

Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng số lượng văn bản mà Bộ KH&CN

ban hành tăng dần theo từng năm. Điều này có thể thấy số lượng công việc mà

Bộ phải giải quyết ngày càng nhiều. Ưu điểm lớn của các văn bản ban hành hàng

năm đều rất tốt về mặt nội dung cũng như thể thức hầu các văn bản đều tuân theo

đúng quy định của cơ quan nhà nước cấp trên đặc biệt là thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Điều này đã góp phần quan trọng

làm cho công tác quả làm cho công tác quản lý của Bộ có hiệu quả cao.

Tuy nhiên, Việc ban hành văn bản của Bộ còn một số hạn chế như:

Chương trình xây dựng văn bản QPPL hiện nay mới chỉ được lập cho từng

năm chưa có chương trình xây dựng dài hạn cho cả giai đoạn hoặc xây dựng hệ

thóng văn bản dưới luật để hướng dẫn, quy định chi tiết các văn bản pháp luật

cấp trên như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định…

Chưa có quy định rõ ràng về quy chế tổ chức hoạt động của ban soạn thảo

cũng như trách nhiệm của chuyên viên soạn thảo.

Về mặt thể thức vẫn còn một số văn bản sai sót như:

Ví dụ: Cách gạch chân phần tên loại văn bản:

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Theo quy định của thông tư 55 thì tên cơ quan ban hành chỉ đựoc gạch

chân 1/2 dó đó phải là:

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Ví dụ: Trong phần nơi nhận giữa các phòng ban chưa thống nhất trong cách ghi

như một Quyết định và một Thông báo của Bộ dưới đây:

Nơi nhận:

- Văn phòng Quốc hội,

- Như điều 4;

- Văn phòng Chủ tịch nước,

- Bộ ngoại giao;

- Văn phòng TW Đảng

- Bộ công an;

- Lưu VT, VP

- Bộ tài chính;

- Lưu: VT, HS, Vụ TCCB

Theo Thông tư liên tịch số 55 thì sau tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân

phải đánh bằng dấu (;); còn sau từ lưu không có dấu (:). Điều này yêu cầu Bộ

phải có biện pháp để thống nhất cách trình bày theo đúng quy định hiện hành.

Bên cạnh đó, một số đơn vị soạn văn bản vẫn còn mắc phải một số lỗi sai

như ghi sai số và ký hiệu nên khi xuống văn thư làm thủ tục ban hành đãn bị từ

chối yêu cầu sửa lại.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Ví dụ: 151/BC-HTQT

Đúng ra phải là: 151/BKHCN-HTQT (hoặc 79/BC-BKHCN)

Tóm lại, về cơ bản Bộ KH&CN đã làm tốt công tác soạn thảo văn bản

như: đảm bảo về mặt thể thức, nội dung, đúng thẩm quyền ban hành… Mặc dù

vẫn còn những lỗi sai nhỏ nhưng do đội ngũ cán bộ văn thư có trình độ, nhiệt

tình và có trách nhiệm nên khi văn bản ban hành xẫn đảm bảo đúng yêu cầu.

2.2.4 Quản lý văn bản

Bộ KH&CN là một cơ quan cơ quan hành chính đảm nhiện trọng trách

Chính phủ giao cho là quản lý Nhà nước trong lĩnh vực khoa học và công nghệ.

Do vậy, hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ rất lớn và

đa dạng. Bên cạch khối lượng lớn văn bản do Bộ ban hành thì Bộ cũng phải tiếp

nhận và giải quyết rất nhiều văn bản từ nơi khác chuyển đến. Lý do này đồi hỏi

việc quản lý văn bản của Bộ là rất quan trọng đòi hỏi phải tương đối chặt chẽ và

quy củ. Có như vây thì Lãnh đạo Bộ mới có thể nắm được tình hình ban hành,

chuyển giao, tiếp nhận và giải quyết văn bản.

Công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc theo

Quy chế công tác văn thư do Bộ ban hành. Bộ phận văn thư thuộc phòng Hành

chính quản lý văn bản theo sổ đăng ký và trên máy thông qua phần mềm quản lý

văn bản.

*Quản lý văn bản đến

Văn bản do đợn vị Bộ (hoặc các đơn vị Bộ) nhận được của các nơi khác

gửi đến gọi tắt là công văn “Đến”. Viiệc quản lý công văn đến của Bộ luôn luôn

đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời, thống nhất và hiệu quả.

Hàng năm, Bộ KH&CN nhận được một khối lương lớn văn bản từ các do

các cơ quan, cá nhân gửi đến như:

Văn bản của các cơ quan cấp trên: Chính phủ, Thủ tướng Chính -

phủ, Chủ tịch nước, Uỷ ban thường vụ Quốc hội.

Văn bản của các cơ quan ngang cấp: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cơ -

quan thuộc Chính phủ.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Văn bản của các cơ quan cấp dươid: Các sở, các đơn vị , các cơ -

quan thuộc chính phủ.

Văn bản của các cá nhân, cơ quan có liên quan. -

 Vịêc quản lý và giải quyết văn bản đến của Bộ được giải theo quy trình

1. Tiếp nhận công văn đến

Cán bộ văn thư trước khi nhận công văn đều kiểm tra xem công văn đến

có đúng địa chỉ không, có đảm bảo về hình thức không, sau đó mới ký nhận vào

sổ tiếp nhận tài liệu

2. Phân loại và bóc bì công văn

Sau khi nhận văn bản, văn thư sẽ làm thủ tục phân loại văn bản: Văn bản

gửi cho các phòng, ban, các Vụ và gửi chung cho Bộ được phân loại riêng, các

văn bản gửi trực tiếp đến lãnh đạo Bộ, thư gửi cho cá nhan, đơn thư khiếu nại

được phân loại riêng. Cán bộ văn thư chủ yếu dùng kéo để cắt bìa, lấy công văn

nên không bao giờ làm rách hoặc để sót công văn. Đối với những văn bản có tên

đích danh, văn bản chỉ mức dộ mật, khẩn (A,B,C) thì không được bóc bì thư mà

chuyển trực tiếp đến địa chỉ ghi trên bì thư.

3. Đóng dấu đến

Dấu đến được đóng và góc trái, phía trên và tờ đầu của văn bản.

Mẫu dấu đến của Bộ KH&CN như sau:

BỘ KHOA HỌC VÀ CễNG NGHỆ

Số đến..............................

ĐẾN

Ngày đến......................... Chuyển............................

Số đến của văn bản được ssánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn

đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng

của ngày làm việc cuối năm. Với những văn bản có nội dung chỉ là Thông báo

chữ ký, con dấu của cơ quan thì Văn thư chỉ ghi ngày trong văn bản mà không

cần ghi số đến văn bản.

4. Vào sổ công văn đến

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Được thực hiện một cách thống nhất và chặt chẽ khoa học theo đúng quy

đinh. Những văn bản được bác bì được đăng ký vào một sổ, văn bản mật được

đăng ký vào một sổ.

Mẫu sổ đăng ký công văn đến:

Phần bìa:

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG

NGHỆ

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN DẾN

Năm

Từ ngày……… đến ngày……..

Từ số………đến số……..

Quyển số

Ngày

Tác giả

Số và

Ngày,

Tên

Đơn vị

Ký

Ghi

đến

ký

tháng,

loại và

hoặc

nhận

chú

hiệu

năm văn

trích

người

bản

yếu nội

nhận

dung

20/8

Văn

325/PC

2.5.07

Cử cán bộ đi công tác tại

HTQT

phòng

P-KG

Thái Lan

Chính

phủ

Phần nội dung:

Ghi chú:: Cột 6, cột 7 ở Bộ KH&CN Văn thư không đăng ký vì đã có sổ

riêng nên trích yếu nội dung nếu dài thì viết chèn nên 2 cột này. Cột 8 ghi đơn vị

xử lý sau khi đã trình văn bản cho Chánh văn phòng.

Mẫu nhập dữ liệu công văn đến trên mạng VP.Net của Bộ:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Mẫu tra tìm công văn đến trên mạng VP.Net của Bộ:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Tiện ích của việc đăng ký văn bản trên máy là giúp cho việc tra tìm thông

tin về văn bản được dễ dàng, chính xác, tạo điều kiện cho việc xử lý công việc

của Lãnh đạo cũng như cán bộ, chuyên viên của Bộ đạt hiệu quả..

5. Chuyển công văn xin ý kiến của Lãnh đạo văn phòng

Sau khi đã hoàn tát thủ tục đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư sẽ chuyển

văn bản taới đòng chí Chánh (Phó) văn phòng để xin ý kiến chuyển cho ai giải

quyết văn bản.

6. Phân phối công văn

Khi đã có ý kiến của lãnh đạo văn phòng, văn bản sẽ được đưa lại bộ phận

văn thư để chuyển văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết công việc.

Khi văn bản được chuyển cũng phải được ghi vào sổ chuyển giao.

Ngày, tháng

Số công văn

Người nhận (ghi rõ tên)

07/9

125(6060)+127(6061)

Hà

Mẫu sổ chuyển giao văn bản:

7. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản văn bản

Văn thư có trách nhiệm theo dõi tình hình giải quyết văn bản, phải nắm rõ

từng loại văn bản do ai giải quyết.

Dưới đây chúng tôi đã tổng hợp khối lượng văn bản gửi đến Bộ từ năm

2005 đến nay:

Tên loại 2005 2006 25/5/2006

Đơn thư 9487 7642 3892

Công văn đến 95 186 52

Công văn chuyển bì 2825 3921 937

Tổng 12407 11749 4881

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Có thể thấy hàng năm số lương văn bản đến của bộ rất lớn, tuy nhiên dưới

sự chỉ đạo của lãnh đạo bộ cùng với những cán bộ có năng lự và làng nhiệt huyết

nên đảm bảo văn bản được giải quyết hiệu qủa.

*Quản lý công văn đi

Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gửi cho nơi khác, được đăng ký

tại bộ phận Văn thư của Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gọi tắt là công văn “Đi”.

Công việc quản lý công văn đi cũng được thực hiện rất hiệu quả.

 Quy trình quản lý văn bản đi được tiến hành như sau:

1. Kiểm tra văn bản đi về nội dung và thể thức

Văn bản đi khi đưa xuống văn thư làm thủ tục ban hành, cán bộ văn thư có

trách nhiệm kiểm tra thể thức và nội dung văn bản. Nếu Văn thư phát hiện có

điểm sai sót thì trao đổi với người thảo văn bản để hoàn chỉnh văn bản, trường

hựop người soạn thảo văn bản không nhất trí mà văn thư vẫn cho là sai sót thì

báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính và người ký văn bản Quyết định.

2. Đăng ký, vào sổ văn bản

Việc đăng ký văn bản vào sổ giúp cho văn thư có thể nắm được số lương

văn bản đã phát hành, tiện cho việc theo dõi và đánh số văn bản.

Số đi của văn bản được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn

đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng

của ngày làm việc cuối năm.

Các loại sổ mà cán bộ Văn thư sử dụng để đăng ký công văn đi gồm:

Sổ đăng ký văn bản QPPL -

- Sổ Quyết định

- Sổ Công văn đi

- Sổ Quyết định của Văn phòng

- Sổ công văn đi của Văn phòng

- Sổ theo dõi các văn bản không lưu tại văn thư.

- Sổ theo dõi công văn không được lưu tại văn thư

Mẫu sổ đăng ký công văn đi:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Số và

Ngày

Tên loại và trích

Người

Nơi nhận

Đơn vị,

Số

Ghi

ký

tháng văn

yếu nội dung

ký

văn bản

người nhận

bản

chú

hiệu

bản

bản lưu

1327 11/5/2007

Nâng bậc lương

Hà

Tổng

Vụ TCCB

trước thời hạn cho

cục TĐC

CB, CC, VCĐ để

nghỉ hưu

Ngày

Số

Trích yếu

Lưu

Nơi gửi

Số

Người

Số

tờ

bản

ký

tháng

Quyết

định

11/5/2007

744

Thành lập Hội đồng

Vụ

Thành

Phong

khoa học công nghệ

KHCCN

viên Hội

tư vấn xác định nhiệm

đồng,

vụ KH&CN độc lập

Vụ

cấp Nhà nước thuộc

KHTC

lĩnh vực : Y Dược

Mẫu sổ đăng ký của Quyết định:

Dưới đây là mẫu nhập dữ liệu, tra tìm dữ liệu của công văn và Quyết đinh qua

mạng VP.Net của Bộ:

Nhập dữ liệu công văn đi:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Tra cứu công văn đi trên máy:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Nhập dữ liệu Quyết định vào máy(Mạng VP.Net)

Tra cứu Quyết định trên máy (mạng VP.Net)

Hoàn thiện văn bản

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Bước này là Thư tiến hành ghi số và đóng vào văn bản. Vì số lượng văn

bản của Bộ nhiều nên tuỳ từng loại văn bản mà văn thư ghi số và đóng dấu riêng

để dễ cho việc tra tìm khi cần thiết, đồng thời giúp cho việc tổng kết số lượng

văn bản mà Bộ ban hành. Các loại dấu thường được sử dụng là dấu có hình quốc

huy, dấu của văn phòng.

3. Gửi văn bản đi

Sau khi hoàn thiện các thủ tục Văn thư vào bì văn bản của Bộ, ghi số ký

hiệu và địa chỉ cần gửi đến với những văn bản chỉ mức độ “Mật” thì cần đóng

dấu chỉ mức độ mật lên bì thư. Văn bản phảI được gửi ngay trong ngày văn bản

đó được đăng ký, vào sổ và đóng dáu hoặc chậm nhất là nửa ngày làm việc tiếp

theo với những văn bản “Mật” thì phải gửi ngay sau khi văn bản dược ký và

đóng dấu. Nếu nơi nhận là các phòng ban thuộc Bộ thì chỉ cần để văn bản vào

cốp đựng công văn đấn của phòng , ban đó. Nếu nơi nhận là các cơ quan bên

ngoài, văn bản sẽ được gửi qua đường bưu điện (có thể gửi thường hoặc chuyển

phát nhanh).

4. Lưu văn bản

Mỗi công văn đi đều được lưu lại ít nhất là hai bản: một bản để lập hồ sơ

và theo dõi công văn ở cá nhân hoặc đơn vị thảo công văn, bản gốc được lưu tại

Văn thư để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết.

* Quản lý công văn mật

Quản lý công văn mật thực chất cũng nằm trong quản lý văn bản đi - đến

nhưng chúng tôi tách ra thành một phần riêng. Vì văn bản mật chứa đựng những

bí mật của Quốc gia nói chung cũng như của Bộ KH&CN nói riêng. Ở Bộ

KH&CN tuy hiện nay chưa có quy định nào quy định cụ thể và chi tiết về công

tác này nhưng cán bộ Văn thư và Lãnh đạo Bộ đẵ rất quan tâm và thực hiện khá

tốt.

Nhận tài liệu mật: khi nhận văn bản có dấu chỉ mức độ mật, khẩn (A,B,C)

thì cán bộ Văn thư không được bóc bì thư mà chuyển trực tiếp đến địa chỉ ghi

trên bì thư không chuyển qua người trung gian cần đảm bảo an toàn tuyệt đối.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Trứơc khi chuyển cán bộ cần vào quyển sổ riêng ghi: ngày tháng văn bản đến, số

đến, số, ký hiệu của văn bản.

Gửi tài liệu mật: tài liệu mật được đăng ký vào quyển sổ riêng theo Cục

Văn thư - Lưu trữ quy định. Vì tài liệu mật ban hành hàng năm không nhiều nên

không lưu trên mạng VP.Net của Bộ. Bì tài liệu mật bên cạnh có số, ký hiệu văn

bản thì phải có dấu chỉ mức độ mật, phải ghi rõ tên, địa chỉ nơi nhận, người

nhận. Khi chuyển giao yêu cầu nơi nhận trả lại phiếu nhận cho nơi gửi.

Tóm lại, tuy vẫn còn một số hạn chế song về cơ bản Văn thư Bộ KH&CN

đã thực hiện khá tốt việc quản lý văn bản đi - đến theo quy định Nhà nước. Nhờ

vậy, mà việc quản lý văn bản của Bộ khá quy củ, chặt chẽ, chích xác, kịp thời và

giữ được bí mật tuyệt đối.

2.2.5 Quản lý con dấu

Con dấu có vai trò và ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cơ quan. Nó đảm bảo

cho cơ quan đó có đủ tư cách pháp nhân, văn bản của cơ quan có tình chân thực

và hiệu lực pháp lý. Nhận thức được tầm quan trọng này trong Quy chế của Bộ

đã quy định khá chặt chẽ vấn đề này.

Nhìn chung, việc quản lý con dấu của Bộ KH&CN thực hiện theo đúng

quy định cua Nhà nước (cụ thể trong Nghị định 110 của Chính phủ về cong tác

Văn thư lưu trữ).

Các loại con dấu mà hiện nay văn phòng Bộ đang quản lý là: Dấu có hình

Quốc huy của Bộ; dấu của Văn phòng Bộ; các con dấu thường khác như: dấu

chức vụ, họ tên cac đồng chí lãnh đạo Bộ, dấu công văn đến, dấu khẩn, mật.

Điều 7 chương II Quy chế của Bộ KH&CN quy định:

Văn phòng của Bộ có trách nhiệm quản lý con dấu của Bộ và dấu của Văn

phòng Bộ. Con dáu của các đơn vi thuộc Bộ thì đơn vi trực tiếp quản lý. Thủ

trưởng các đơn vị và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm

trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.

Cán bộ được giao nhiệm vụ đóng dấu chỉ được giữ con dấu chỉ được đóng

dấu lên văn bản đã đúng thể thức và có chư ký của người có thẩm quyền. Chú ý

là ở Bộ KH&CN trước khi đóng dấu thì bên cạnh những thủ tục cần thiết thì vă

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

bản cần có chữ ký nháy của cán bộ trực tiếp soạn thảo văn bản. Nếu thấy văn bản

chưa đúng quy định thì cán bộ Văn thư cần nhắc nhở để chỉnh sửa lại. Còn nếu

cán bộ xin dấu vẫn cho là đúng mà Văn thư cho đó là sai thì phải báo cáo với

lãnh đạo giải quyết.

Dấu phải đứng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký về phía

bên trái; khi đóng dấu vào các bnr phụ lục kèm theo cán bộ Văn thư đóng dấu

vào góc bên trái của phu lục và đề lên hàng chữ đầu trang 1/3 - 1/4 đường kính

con dấu (gọi là dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều chương thì ngoài việc đóng

dấu treo phài đóng dấu giáp lai cho phần phụ lục của văn bản.

Không được đóng dấu khống chỉ

Con dấu phải được bảo quản an toàn, cả trong và ngoài giờ làm việc. Dấu

có hình Quốc huy và dấu của Văn phòng phải được cát ở trong tủ có khoá sau

khi đóng dấu phải cất ngay. Cán bộ Văn tư phụ trách con dấu phải trực tiếp đóng

dấu, không được phép nhờ người khác. Trường hợp cán bộ Văn thư bận hoặc đi

công tác thì phải tiến hành lập biên bản bàn giao con dấu.

Việc quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ, hợp lý cũng được xem

là một trong những hình thức bảo vệ bí mật của cơ quan có hiệu quả tránh trường

hợp cán bộ lợi dụng con dấu của cơ quan để sử dụng bất hợp pháp.

Nhờ có những quy định chặt chẽ, cùng với tinh thần trách nhiệm của cán

bộ Văn thư Bộ KH&CN đã thực hiện tốt công tác này làm cho công tác quản lý

của Bộ càng đạt hiệu quả cao.

2.2.6 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Lập hồ sơ là nhiệm vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập

trong quả trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc.

Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công văn, giấy tờ một cách

khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải quyết công việc.

Đối với cơ quan, việc lậm hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ giúp cho công việc

quản lý công văn có kế hoạch và giữ các hồ sơ cần thiết tránh trường hợp lặp

hoặc thiếu hồ sơ.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Tại Quyết định số 2140/1999/QĐ-BKHCNMT của Bộ trưởng Bộ Khoa

học, công nghệ và Môi trường quy định về công tác lập hồ sơ: Tất cả cán bộ,

công chức trong cơ quan khi được giao giải quyết công việc có trách nhiệm lập

hồ sơ công việc mình đẫ làm. Hồ sơ phải phản ánh đúng quá trình giải quyết

công việc. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học và thể hiện được

mối quan hệ giữa các văn bản. những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của

cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều được lập hồ sơ. Những bản sao công

văn do nhưững cơ quan khác gửi đến để cho biết việc, những công văn giao dịch

không liên quan đến công việc chính của cơ quan hoặc không có giá trị để tham

khảo về sau thì không để vào hồ sơ.

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập Danh mục

hồ sơ của đơn vị mình và chỉ đạo cho cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ cần thiết. Khi

có có những công việc ngoài dự kiến, cán bộ, công chức và nhân viên văn thư

đơn vị cần bổ sung kịp thời vào bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cuối năm các

đơn vị đánh giá xác định số hồ sơ nộp lưu trữ hàng năm và hồ sơ xin gia hạn để

lại đơn vị.

Qua một thời gian tìm hiểu và thực hành chúng tôi nhận thấy việc lập hồ

sơ ở Bộ KH&CN cũng được cán bộ, viên chức quan tâm chú ý.

Ở mỗi phòng, ban cán bộ thường căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cụ thể

được giao và dựa vào một số đặc trưng phổ biến như: vấn đề, tên gọi văn bản, tác

giả, thời gian… hoặc dựa vào danh mục hồ sơ cơ quan lập ra để tập hợp công

văn giấy tờ. Nhưng hình thức mà cán bộ áp dụng để lập hồ sơ ở Bộ là dựa vào

đặc trưng vấn đề.

Hồ sơ lập ra luôn đảm bảo:

+ Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá

nhân.

+ Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ có giá trị bằng chứng xác thực và có

mối liên quan với nhau

+ Hồ sơ đảm bảo trình tự thời gian giải quyết công việc và tên loại văn

bản.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Ví dụ: Bộ hồ sơ công việc ở phòng Máy ở phòng Hành chính Bộ KH&CN

táng 4 năm 2007: Tên Hồ sơ là Giấy tờ copy phụ lưu gồm các loại tài liệu: Mặt

bằng cải tạo, Công văn đề nghị thay máy điện thoại, Công văn xin bảo dưỡng

máy photo, Công văn gửi Bưu diện thành phố Hà Nội V/v chuyển hợp đồng sử

dụng điện thoại, Sổ xác nhận thay thế phụ tùng máy photo, các hoá đơ dịch vụ

Viễn thông, Sổ theo dõi những tài liệu sao chụp nhiều.

Ý thức của cán bộ về việc lập hồ sơ khá tôt. Sau mỗi tháng hồ sơ được

mang giao nộp vào lưu trữ. Khi giao nộp có văn bản xác nhận, có đầy đủ chữ ký

của bên giao bên nhân.

Tuy nhiên, trên thực tế việc lập hồ sơ ở một số phòng, ban của Bộ

KH&CN là chưa tốt. Chất lượng hồ sơ chưa cao bởi lẽ bộ phận văn thư ở phòng,

ban đó muốn lập hồ sơ có chất lượng là rất khó vì các tài liệu trong có tại những

bộ phận này không cho phép lập được một hồ sơ hoàn chỉnh. Nên khi giao nộp

vào lưu trữ cán bộ lưu trữ lại phảI chờ tài liệu sau đó bổ sung vào hồ sơ. Bên

cạnh đó nhiều phòng, ban vẫn còn nộp tài liệu vào lưu trữ trong tình trạng bó gói

dãn đến một số tài liệu bi mất mát, cán bộ lưu trữ mất rất nhiều thời gian để

chỉnh lý tài liệu.

Công tác Lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả các công việc liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liêu. bảo quản và tổ chức

khai thác, sử dụng tài liêu phục vu cho công tác, quản lý, nghiên cứu khoa học và

nhu cầu chính đáng của công dân.

Trong quá trình khoả sát, thực hành về công tác văn phòng và công tác văn

thư tại Văn phòng Bộ KH&CN chúng tôi đã có điều kiện thăm quan tìm hiểu về

công tác Lưu trữ tại Bộ KH&CN. Với những gì quan sát thấy chúng tôi cũng xin

trình bày một cách khái quát nhất về công tác này:

Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ: -

Lónh đạo văn phũng Bộ và Phũng Lưu trữ đó xõy dựng nhiều văn bản

nhằm chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ Lưu trữ:

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

 Quyết định số 2140/1999/QSS-BKHCNMT ngày 10/12/1999 của

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Từ quyết định này công tác Lưu trữ của

Bộ chính thưc được pháp quy hoá, mạng lưới lưu trữ Bộ được thiết lập đã góp

phần đưa công tác Văn thư – lưu trữ vào nề nếp.

 Quyết định số 40/QĐ-BKHCN của Bộ trưởng Bộ KH&CN ngày

29/12/2004 về Ban hành danh mục hồ sơ, tàI liệu mật của Bộ KH&CN.

 Công tác Lưu trữ của Bộ KH&CN thưch hiện theo Nghị định số

111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết về

việc thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

Công tác thu thập tài liệu vào lưu tữ cơ quan: -

Thu thập tài liêu là một công việc quan trọng. Công tác này có làm tốt thì

mới sẽ phục vụ cho việc tra tìm, khai thác…

Hằng năm Phòng Lưu trữ Bộ KH&CN đã lập kế hoạch thu thập tàI liệu. Có

khoảng 9000 hồ sơ tương ứng với 100 mét tài liệu thu dược từ các nguồn khác

nhau. Tuy nhiên, đa số tài liệu thu về còn trong tình trạng bó gói, rời lẻ nên chất

lượng tài liệu thu thập được là không cao.

Công tác xác định giá trị tài liệu: -

Giá trị của tài liệu được xác định bằng cách phân loại tài liệu ra làm nhiều

thời hạn bảo quản khác nhau: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Với những tàI liệu

hết giá trị thì thành lập Hội đồng tiêu huỷ tài liệu.

- Công tác chỉnh lý tài liệu:

Chỉnh lý tài liệu đảm bảo được chất lựơng tài liệu, xác định được hồ sơ

trong kho. Từ năm 1994 cho đến nay Bộ KH&CN đã tiến hành chỉnh lý tàI liệu

được 10 lần với 20.845 hồ sơ, có 20 quyển mục lục, 800 cặp tàI liệu, gần 600

mét thuộc các đơn vị.

Thống kê các công cụ tra cứu: -

Hàng năm, Phòng Lưu trữ Bộ KH&CN tiến hành thống kê tàI liệu trong

kho nhằm quản lý được số mét giá hiện có. Công cụ tra cứu chủ yếu được sử

dụng là Mục lục hồ sơ và trên mạng (VP.Net và internet). Trong đó sử dụng tra

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

cứu trên máy tính là chủ yếu, ngoài ra, qua mạng chính phủ, mạng liên kết Bộ,

ngành…giúp tra tìm một cách nhanh chóng thuận tiện, hiệu quả.

Bảo quản tài liệu: -

Thực hiện theo điều 14 quy chế công tác Văn thư Lưu trữ. Phòng Lưu trữ

bảo quản tài liệu bằng công cụ như: giá, tủ, cặp, hộp…một số trang thiết bị máy

móc phục vụ cho công tác bảo quản: máy điều hoà, máy hút bụi, hút ẩm, quạt

thông gió. Hàng tháng cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc các chế độ: kiểm kê,

thống kê tài liệu, vệ sịnh định kỳ kho tài liệu cũng như một số biện pháp bảo

quản khác theo hướng dẫn của cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu: -

Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác thông

tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu giải quyết những công

việc của cơ quan và cá nhân.

Trong Điều 15 Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ quy định rất rõ điều này.

Mỗi cá nhân tổ chức đén khai thác sử dụng tài liệu đều ký tên vào một

quyển sổ riêng do cán bộ lưu trữ giữ

Tóm lại, mặc dù không có thời gian đi sâu tìm hiểu về công tác này

nhưng chúng tôi cũng thấy được phần nào sự quan tâm của ban lãnh đạo bộ cũng

như ý thức của cán bộ công tác trong lĩnh vực này. Làm cho công tác càng đui

vào nề nếp và quy củ, phục vụ tốt cho nhu cầu tìm kiếm thông tin, bảo vệ được

bí mật cho cơ quan.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Chương III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

3.1 Nhận xét

Sau một thời gian khảo sát, chúng tôi đã tìm hiểu về công tác quản trị văn

phòng, công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN. Cũng trong thơi gian này

chúng tôi đã củng cố thêm nhận thức về mối liên hệ giữa lý luận và thực tiễn

cùng với đó là tư chất của một người làm công tác văn phòng. Với những kết quả

đã đạt được, chúng tôi xin đưa ra những nhận xét chung về công tác văn phòng

và công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN.

3.1.1 Ưu điểm:

 Về công tác Quản trị văn phòng

 Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ KH&CN

Việc bố trí Văn phòng theo kiểu phổ biến (hay truyền thống) như hầu hết

các cơ quan hành chính hiện nay ở nước ta đã tạo ra được một không gian làm

việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ. Cách bố trí này

còn rất phù hợp với mặt bằng và kiến trúc hạ tầng của Bộ KH&CN. Một số

phòng như: phòng Văn thư được bố trí ở tầng một rất thuận tiện vì phòng này

phải tiếp xúc với nhiều người trong cơ quan và khách đến liên hệ; hay phòng

Thường trực cũng ở tầng một cạnh cổng ra vảo để tiện theo dõi và đảm bảo an

toàn cho cơ quan…

 Tình hình đội ngũ cán bộ Văn phòng

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Nhìn chung, cán bộ công chưc ở Bộ KH&CN đều là những người có trình

độ chuyên môn cao, đáp ứng được các nhu cấu chuyên môn hàng ngày mà họ

đảm nhận. Họ cón là những cán bộ nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc được

giao, có nhiều năm kinh nghiện công tác trong lĩnh vực mình phụ trách. Ban lãnh

đạo Văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm

nhiều năm trong công tác quản lý.

Bên cạnh đó, được sự quan tâm và đầu tư của ban lãnh đạo. Hàng năm,

cán bộ, chuyên viên Bộ KH&CN thường xuyên được tập huấn, tham gia các lớp

bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ tiếng anh, tin học…Cùng

với ý thức, trách nhiệm nghề nghiệp, tinh thần ham học hỏi của cán bộ trong Văn

phòng còn tư mình tham gia các khoá học ngắn, dài hạn để nâng cao trình độ

chuyên môn. Nhờ đó, chất lượng cán bộ ngày càng được cải thiện và góp phần

trực tiếp tạo nên những thành quả trong hoạt động quản lý, hoạt động chuyên

môn Bộ.

 Tổ chức lao đông khoa học trong Văn phòng

Trong Văn phòng Bộ KH&CN, sự phân công lao động đối với cán bộ

tương đối phù hợp. Hầu hết cán bộ đều được phân công công việc đúng với

chuyên môn được đào tạo. Ngoài ra, một số cán bộ còn được phân công kiêm

nhiện thêm một số công tác khác, đây là cơ hội cho để các cán bộ có điều kiện

phát huy cao nhất năng lực và trình độ của bản thân.

Việc tổ chức biên chế cho cán bộ, hiện nay, đa số cán bộ trong Văn phòng

Bộ KH&CN đều được biên chế nhà nước. Đây cũng là một ưu điểm giúp cho cán

bộ có tinh thần yên tâm, ổn định khi làm việc.

Cách bố trí sắp xếp chỗ ngồi nơi làm việc cũng rất hợp lý, mang tính liên

hoàn những vẫn tận dụng tối đa mặt bằng. Mỗi một cán bộ lại có bàn làm việc

riêng, tạo sự yên tĩnh thoải mái khi làm việc. Từ những thuận lợi đó góp phần

làm tăng hiệu quả công tác, tạo ra niềm say mê làm việc cho cán bộ, chuyên viên

Văn phòng.

 Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Hệ thống trang thiết bị đống vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao

năng suất lao động và hiệu quả công tác văn phòng của cơ quan. Qua tìm hiểu,

chúng tôi đã nhận thấy Lãnh đạo Bộ KH&CN đã rất quan tâm đầu tư trang thiết

bị cho công tác Văn phòng. Văn phòng đã được đầu tư những trang thiết bị cần

thiết nhất và trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác chuyên môn. Đặc

biệt, Bộ KH&CN đã áp dụng công nghệ thông tin kết lối mạng nội bộ (100%),

một trang web riêng của Bộ cũng đã góp phần không nhỏ giúp lãnh đạo, cán bộ,

chuyên viên theo dõi tình hình triển khai, giải quyết công việc một cách thuận

tiện. Nhờ vậy, mà cán bộ văn phòng không những tiét kiệm được thời gian và

công sức trong quá trình thực hiện công việc, mà nó cón giúp cho việc quản lý,

tra tìm thông tin một cách nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác

cho lãnh đạo cơ quan.

 Về công tác Văn thư

 Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác Văn thư

Bộ KH&CN đã thực hiện nghiêm túc Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày

28/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cùng với đó, sau khi Thông tư

liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ về thể

thức và kỹ thuật trình bày vưn bản được ban hành, Văn phòng Bộ KH&CN đẫ

sớm có Công văn số 1642/BKHCN-VP về việc triển khai thực hiện thông tư 55.

Thêm vào đó, Bộ đã ban hành rất nhiều các văn bản quy định cụ thể về công tác

này. Trong đó, có ba văn bản quan trọng mang tính pháp lý là Quy chế làm việc

của Bộ, Quy chế công tác văn thư – lưu trữ, Quy chế soạn thảo và ban hành văn

bản QPPL đã đưa hoạt động văn thư - lưu trữ của Bộ KH&CN đi vào quy củ và

nề nếp.

 Tổ chức và biên chế Văn thư chuyên trách

Cán bộ văn thư của Bộ KH&CN đều là những người có trình độ chuyên

môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm, đáp ứng khá tốt yêu cầu của cơ quan. Cùng

với ý thức tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ văn thư đang làm rất tốt vai trò của

mình.

 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ KH&CN đã đạt được

những kết quả nhất định.

Hàng năm, lượng văn bản mà Bộ KH&CN ban hành là rất lớn. Để công

tác này đi vào quy củ và có hiệu quả Bộ đã ban hành một số văn bản quy định về

vấn đề này như: quy định thẩm quyền ban hành đối với từng loại văn bản; quy

định cách trình bày thể thức văn bản... Những văn bản Bộ ban hành đều đảm bảo

đúng về mặt hình thức, chính xác về mặt nội dung. Nếu chuyên viên các phòng,

ban sau khi soạn thảo có sai sót thì khi mang xuống Văn thư cán bộ văn thư sửa

chữa kịp thời. Bởi vậy, chưa có một sai sót nào đáng kể xảy ra.

 Việc quản lý văn bản đi - đến

Hàng năm, lượng văn bản đi - đến của Bộ KH&CN là rất lớn. Số lượng

văn bản đi và đến của năm sau bao giờ cũng nhiều hơn năm trước. Yêu cấu đặt ra

cho bộ phận văn thư là phải quản lý văn bản chặt chẽ quy củ hơn.

Hiện nay, bộ phận văn thư Bộ KH&CN đang tiến hành quản lý văn bản

đồng thời trên hai trên cả sổ công văn và máy vi tính (Phần mềm quản lý văn bản

trên mạng). Các loại sổ dùng để quản lý công văn đều đúng theo mẫu do Cục

Văn thư – Lưu trữ Nhà nước quy định. Với từng loại văn bản, cán bộ văn thư lại

quản lý theo sổ riêng. Việc nhập dữ liệu để quản lý văn bản trên máy được thực

hiện chính xác, thống nhất và do những cán bộ có trình độ tin học đảm nhận.

Chính nhờ vào việc song song quản lý văn bản bằng phương pháp truyền thống

và hiện đại đã giúp cho việc tra tìm tài liệu rất thuận lợi và nhanh chóng. Hơn

nữa, còn tránh được hiện tượng, thất lạc, mất mát tài liệu.

Hàng năm, văn thư thực thống kê, tổng hợp những văn bản đi và đến của

Bộ, chuyển giao những tập lưu công văn đi - đến lưu ở văn thư cơ quan.

 Quản lý con dấu

Bộ phận văn thư quản lý và sử dụng con dấu hết sức chặt chẽ, theo đúng

các quy định của nhà nước và của cơ quan. Dấu của bộ và dấu của văn phòng

được cất cẩn then trong tủ có khoá chỉ có Văn thư phụ trách mới được giữ và

đóng dấu. Còn các loại dấu khác như: dáu công văn dến, dấu khản, mật được xếp

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

gọn gàng ngăn lắp trên bàn của văn thư. Nhờ vậy, Bộ KH&CN chưa hề xảy ra

tình trạng thất lạc, nhầm lẫn con dấu.

 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Công tác này cũng được cán bộ văn phòng quan tâm chú ý. Hồ sơ được lập

theo trình tự thời gian và trình tự giải quyết công việc. Sau mỗi tháng hồ sơ lại

được đem nộp lên phòng lưu trữ.

 Về công tác Lưu trữ

Cũng đã thực hiện khá tốt, cán bộ làm công tác này là những người có

trình độ chuyên môn, có ý thưc và tinh thần trách nhiệm. Do vậy mà hồ sơ nộp

lưu tại Bộ KH&CN luôn được chỉnh lý nhanh chóng đưa vào lưu trữ. Tài liệu

được bảo quản rất cẩn thận và chặt chẽ không có hiện tượng tài liệu bi hư hỏng,

luôn luôn đảm bảo thông tin bí mật phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lý của

bộ KH&CN

3.1.2 Hạn chế:

 Về công tác Quản trị văn phòng

Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, Bộ KH&CN cũng như Văn phòng

Bộ KH&CN cũng vẫn còn tồn tại những hạn chế.

 Sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ đối với công tác Văn phòng

Cho đến nay, Bộ KH&CN mới chỉ ban hành Quy chế quy định chức năng,

nhiệm vụ của toàn bộ văn phòng nhưng chưa có quy định cụ thể về chức năng

nhiệm vụ của từng phòng, ban. Điều này dễ dẫn đến tình trạng công việc giải

quyết chồng chéo, bỏ sót công việc…

 Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ KH&CN

Việc sắp xếp văn phòng theo kiểu truyền thống bên cạnh những ưu điểm

thì vẫn còn rất nhiều mặt hạn chế. Chẳng hạn như những phòng, ban có mối liên

hệ qua lại với hau lại bị bố trí rải rác từ tầng một đến tầng bốn, không tạo nên sự

liên hoàn, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảI quyết công việc hay phòng

Chánh Văn phòng của Bộ không được bố trí cạnh các phòng, ban mình phụ trách

khó khăn cho việc giám sát chỉ đạo…

 Tình hình đội ngũ cán bộ Văn phòng

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Qua khảo sát chúng tôi thấy rằng, tỷ lệ cán bộ lớn tuổi với cán bộ trẻ ở bộ

KH&CN chênh lệch nhau khá rõ. Cán bộ trẻ chiếm số lượng ít, hơn nữa việc trẻ

hoá đội ngũ cán bộ chưa được lãnh đạo quan tâm sát sao. Bên cạnh đó, việc biên

chế hầu hết cán bộ trong Văn phòng sẽ gây tính ỷ lại, không năng động trong

công tác của mình.

 Tổ chức lao đông khoa học trong Văn phòng

Mặc dù hầu hết cán bộ, chuyên viên trong văn phòng được bố trí đúng

theo chuyên môn, ngành nghề được đào tạo, thì vẫn còn một số vị trì kiêm

nhiệm, một số vị trí hiện nay không có cán bộ.

Ví dụ: Phòng Văn thư chỉ có hai cán bộ chuyên môn trong khi đố khối

lượng công việc ngày càng nhiều chưa kịp bổ sung cán bộ, do vậy những cán bộ

ở Phòng máy cạnh phòng Hành chính bên cạnh công việc của mình còn giúp cán

bộ phòng văn thư một số công việc. Chính vì vậy cán bộ của hai phòng này luôn

bận rôn, làm việc với cường độ rất cao. Điều đó có thể dẫn đến sự căng thẳng,

mệt mỏi quá sức cho cán bộ, ảnh hưởng không tốt đến kết quả công việc.

Ở những phòng, ban khác một số cán bộ ngoài công việc chuyên môn của

mình thì còn phải kiêm thêm một số công việc khác, tất yếu sẽ ảnh hưởng không

nhỏ đến chất lượng và hiệu quả công việc.

Ví dụ: trong mỗi phòng, ban của bộ lại có cán bộ văn thư kiêm nhiêm như:

ngoài công việc chính của họ thì họ còn phải phụ trách việc soạn thảo văn bản,

xin dấu…điều này gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ chính của họ. Hơn nữa, vì là

kiêm nhiệm nên đội ngũ cán bộ này không có trình độ chuyên môn về công tác

văn thư do vậy không tránh khỏi những sai sót xảy ra.

Bên cạnh đó, một số cán bộ Văn phòng vấn còn phải sắp xếp những công

việc không phù hợp với chuyên môn đào tạo. Điều này gây ảnh hưởng đến chất

lượng công việc hay Bộ lại phảI bỏ ra một số kinh phí để đào tạo chuyên môn

cho đội ngũ này.

 Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng

Nhìn chung, trang thiết bị phục vụ cho công tác Vănphòng của Bộ

KH&CN là đầy đủ và hiện đại. Tuy nhiên, hiện nay một số máy photo, máy in,

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

máy vi tính… không được bảo dưỡng nên thường xuyên xảy ra hiện tượng trục

trặc. Máy photo thường bị kẹt giấy, mờ mực, đen đầu văn bản… máy vi tính thì

không nên màn hình làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút.

Một số trang thiết bị không được thường xuyên sử dụng gây lãng phì:

Ví du: ở phòng Hành chính có một máu vi tính thừa hầu như không sử

dụng đến vừa gây lãng phí vừa gây chặt chội phòng làm việc.

 Về công tác Văn thự

 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản

Mặc dù đã có quy định hết sức rõ ràng, nhưng trong quá trình soạn thảo và

ban hành văn bản vẫn còn mắc một số lỗi nhỏ như về mặt thể thức sai cỡ chữ,

căn lề chưa chuẩn, tiêu đề văn bản chưa đúng quy định, viết tắt sai tên cơ quan

chủ quản… một số văn bản do đơn vị tham mưu soạn vẫn cón chưa sâu sắc,

mạch lạc, ngôn từ chưa xúc tích, chưa thực sự khoa học…Tuy nhiên, về cơ bản

thì những lỗi sai là không đáng kể.

 Việc quản lý văn bản đi - đến

Công tác này cũng được thực hiện tốt theo đúng quy định cùa Nhà nước.

Song việc quản lý với văn bản mật thì Bộ vẫn chưa ban hành được được quy

định nào để quản lý riêng. Cán bộ Văn thư chỉ dựa vào kinh nghiệm để tổ chức

và giải quyết công việc. Như vậy, rất dễ đến tình trạng quản lý văn bản không

thống nhất

 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Đây là điểm tồn tại lớn nhất của Bộ KH&CN. Mặc dù trong Quy chế công

tác văn thư – lưu trữ của Bộ đã có một mục riêng, quy định hết sức cụ thể về

những ý nghĩa và yêu cầu đối với công tác lập và nộp lưu hồ sơ, nhưng trên thực

tế công tác này của Bộ KH&CN vẫn còn nhiều bất cập. Các phòng, ban chưa lập

cho mình được bản danh mục hồ sơ tài liệu liên quan đến công việc mình giải

quyết cần phải giao nộp và lưu trữ cơ quan. Điều này dẫn đến, đa số cán bộ làm

việc liên quan đến công tác công văn giấy tờ đều không lập hồ sơ công việc hoặc

nếu lập thì chất lượng hồ sơ chưa cao. Chính vì điều này đã làm cho cán bộ lưu

trữ rất vất vả khi phải tiến hành lập hồ sơ ở khâu lưu trữ, chưa kể đến việc những

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

tài liêu có tình chất chuyên môn nếu để cán bộ lưu trữ lập có thể còn không phản

ánh được hết nội dung hồ sơ. Hơn nữa, do không lập hồ sơ công việc nên tình

trạng mất mát, thất lạc tài liệu vẫn xảy ra ở một số cá nhân, đơn vị. Nhiều cán bộ,

chuyên viên khi giao nộp tài liệu vẫn để tài liệu trong tình trạng bó gói. Hàng

năm. phòng lưu trữ phải chỉnh hơn 100m tài liệu. Những hạn chế đó không

những làm tăng thêm khó khăn cho cán bộ lưu trữ, gây mất thời gian, đồng thời

cũng gây tồn kém về mặt kinh tế cho Văn phòng khi phải trích ngân sách làm

công tác khôi phục hồ sơ.

 Về công tác Lưu trữ

Mặc dù công tác này thực hiện khá tốt song vẫn còn một số điểm cần phải

khắc phục đó là: Hiện nay, Bộ KH&CN vẫn còn rất thiếu cán bộ làm công tác

này. Tài liệu hàng năm đưa vào lưu trữ thì rất lớn do vậy hiện tượng tồn đọng tài

liệu chưa chỉnh lý hết xảy ra thường xuyên. Để giải quyết khó khăn ban lãnh đạo

còn cho còn thuê thêm cả chuyên viên lưu trữ bên ngoài vào để chỉnh lý tài liệu

theo hợp đồng dẫn đến chất lượng hồ sơ không tốt vì hầu hết các cán bộ này

không hiểu rõ hoạt động của cơ quan cũng như những công việc giải quyết cụ

thể.

3.2 : Kiến nghị

Để khắc phục những hạn chế nêu trên chúng tôi xin đưa ra một vài kiến

nghị để giúp cho Văn phòng Bộ KH&CN có thể thực hiện đúng chức năng

nhiệm vụ của mình.

 Về công tác Quản trị văn phòng:

Bộ KH&CN nên xen xét, sửa chữa một số phòng, ban nhằm mở mở rộng

diện tích làm việc, tạo không gian thoải mái giúp cán bộ, chuyên viên của Bộ có

điều kiện làm việc tốt hơn.

Văn phòng Bộ nên kịp thời tuyển dụng và bố trí thêm cán bộ vào những vị

trí còn thiếu cán bộ nhằm sớm khắc phục tình trạng làm việc quả tải đối với một

số cán bộ văn phòng và để một số cán bộ văn phòng không phải kiêm nhiện quá

nhiều công việc. Nên bố trí những cán bộ đang làm trái nghề vào đúng vị trí mà

họ được đào tạo. Nên tăng cường thi tuyển công chức một cách công khai và

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

bình đẳng, thực hiện chế độ hợp đồng có thời hạn thay vì chế độ biên chế để thu

hút người có năng lực, đồng thời nâng cao chất lượng công tác của đội ngũ cán

bộ. Cần chú ý hơn nữa đến công tác trẻ hoá cán bộ bằng cách tuyển dụng, đào

tạo, phát triển lớp cán bộ kế cận thay thế lớp cán bộ sắp về hưu, tránh tình trạng

bỏ trống vị trí công việc trong một thời gian dài mà không có người đảm nhận.

Lãnh đạo Văn phòng cần nhanh chóng cho ban hành những quy định cụ

thể về chức năng, nhiệm vụ của từng phòng trực thuộc văn phòng nhằm tạo ra sự

phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng, ban, hạn chế tình trạng chồng

chéo trong giải quyết công việc,

Cần hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tá văn phòng, đối

với những thiết bị văn phòng đã cũ hoặc thường xuyên có trục trăc, Văn phòng

Bộ nên tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay mới. Đồng thời, tăng cường

hướng dẫn các cán bộ cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại.

 Về công tác Văn thư

Văn phòng Bộ cần tăng cường hơn nữa việc đào tạo chuyên môn nghiệp

vụ về những quy định của nhà nươc về thể thức văn bản, kỹ thuật soạn thảo và

trình bày văn bản để giảm tối đa nhất hiện tượng sai sot xảy ra.

Cần đưa ra biện pháp xử phạt, quy trách nhiệm đối với những cá nhân, bộ

phậm nhầm lẫn, vi phạm ảnh hướng đến công tác Văn phòng nói riêng và công

tác quản lý của Bộ KH&CN nói chung.

Bộ KH&CN nên có một văn bản cụ thể quy định về việc quản lý văn bản

mật, nhằm quản lý thống nhất tài liệu mật căn cứ vào tình hình thực tế của loại

văn bản này ở cơ quan.

Đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:

Bên cạnh việc đào tạo, nâng cao nhận thưc cho đội ngũ cán bộ, chuyên

viên về tầm quan trọng và ý nghĩa của lập hồ sơ công việc, Lãnh đạo văn phòng

nên hường dẫn hoặc đưa ra bản danh mục hồ sơ cho từng năm của mỗi phòng,

ban để họ có một mẫu sẵn lập hồ sơ.

 Về công tác Lưu trữ

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Lãnh đạo Văn phòng cũng cần chú ý đào tạo, tuyển dụng thêm một số cán

bộ về................ công tác này. Đầu tư thêm một số trang thiết bị hiện đại để phục

vụ công tác này được tốt hơn.

KẾT LUẬN

Sau một tháng tiến hành khảo sát, thực tập về công tác Văn phòng và

công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN. Đã giúp tôi có cái nhìn khái quát

hơn về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chưc của một cơ quan quản lý Nhà nước

cấp Bộ – Bộ KH&CN. Thông qua đó chúng tôi đã nhận thức rõ về nội dung và

trách nhiệm quản lý thống nhất về khoa học và công nghệ. Và cang thấy rõ hơn

vai trò quan trọng của công tác Văn phòng và công tác Văn thư ở mỗi cơ quan,

tổ chưc. Đối với Bộ KH&CN công tác này đồi hỏi ngày càng phải chuẩn hoá và

hoàn thiện hơn để tương sứng với tầm vóc và quy mô hoạt động của Bộ.

Do hạn chế về mặt thời gian cũng như những hiểu biết của bản thân,

chúng tôi chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu về từng mảng vấn đề cụ thể. Song

qua đây, chúng tôi đã bước đầu hiểu được các nội dung cơ bản của công tác Văn

phòng và công tác Văn thư. Trong khoảng thời gian này đã giúp cho chúng tôi có

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

được những cái nhìn khách quan hơn về nghề nghiệp có sự vận dụng giữa lý

thuyết với công việc thực tế. Từ đó, chúng tôi có sự so sánh, đối chiếu về những

điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực hành, có thể lý giải được sự khác biệt đó và

quan trọng hơn là bổ sung, làm phong phú thêm kiến thức lý luận. Qua đợt thực

tập này không nhữn chỉ giúp chúng tôi có cái nhìn đầy đủ hơn về nghề nghiệp

mà còn giúp cho chúng tôi có thêm lòng tin vào nghề nghiệp mà mình đẫ lựa

chon.

Cuối cùng, Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn tới ban Lãnh đạo Bộ KH&CN,

đặc biệt là cán bộ, chuyên viên phòng Hành chính Văn phòng Bộ KH&CN. Cùng

với Ban Giám hiệu Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cùng với các

thầy cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phong trường Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn đã tạo điều kiện và tận tình giúp đỡ chúng tôi hoàn

thành tốt đợt thực tập này.

Xin trân trọng cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Vương Đình Quyền: Lý luận và Thực tiễn công tác Văn thư -

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đai học Quốc gia Hà Nội.

2. Hoàng Hải Hậu: Báo cáo thực tập năm thữ ba tại Liên đoàn lao

động thành phố Hà Nội, niên khoá 2003 -2007, Ngành Lưu Trữ học và Quản trị

Văn phòng. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng.

3. Đào Xuân Chúc: Tập bài giảng môn Quản trị hành chính văn

phòng. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đai học Quốc gia Hà Nội.

4. Bộ Khoa học và Công nghệ: 45 năm xây dựng và phát triển Bộ

Khoa học và công nghệ. Văn phòng Bộ KHoa học và Công nghệ

5. Những Văn bản quy định chức năng, nghiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

Bộ Khoa học và Công nghệ, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

PHẦN PHỤ LỤC

1. Phụ lục 1: Bản tự nhận xét quá trình thực tập

2. Phụ lục 2: Bảng chấm công hàng ngày

3. Phụ lục 3: Sơ đồ tổ chức của Bộ KH&CN

4. Phụ lục 4: Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN

5. Phụ Lục 5: Sơ đồ vị trí làm việc tại phòng Hành chính

6. Phụ lục 6: Danh mục mười hồ sơ tiêu biểu

7. Phụ lục 7: Mục Lục Hồ sơ

8. Phụ lục 8: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN

9. Phụ lục 9: Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

Văn phòng Bộ KH&CN

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

DANH MỤC HỒ SƠ Năm 1998 về vấn đề Hợp tác quốc tế tại Bộ KH&CN

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Tiêu đề hồ sơ Số hồ sơ

TGTL Số tờ Ghi chú

T.h.b.qu ản Có thời hạn 1998

17891 1998 nt

17892 1998 nt

1998 Lâu dài 17893

1998 nt 17894

17895 nt 1998

17896 1998 nt

nt 17897 1998

17898 1998 nt

17899 1998 nt

Cặp số 2178 17890 Báo cáo kết quả Hội nghị, hội thảo với Pháp và Hà Lan Tập tài liệu về hợp tác khoa học kỹ thuật, văn hoá Việt – Pháp giai đoạn 1994-1997 Dự án hợp tác điều tra nghiên cứu biển động Việt Nam – Philippines giai đoạn II của Bộ KHCN&MT-1997 Tập tài liệu về tổ chức tuần lễ KHCN các nước trong khu vực ASEAN (ASEAN 5) Quyết định của Bộ KHCN&MT V/v Cử ông Phạm KHôi Nguyên, thứ trưởng, làm chủ tịch ban điều hành Quốc gia về Quỹ môi trường Việt Nam năm 1998. Tài liệu tiếng Pháp năm 1998 Công hàm số 316/99 Của ĐSQ Cộng hòc liên bang Đức V/v hợp tác với Đức năm 1998 Báo cáo V/v hợp tác khoa học công nghệ với Pháp vả Thuỵ Điển của Tổng công ty giấy Việt Nam (Viện Công nghiệp Giấy) Dự án VIE/98/001 giữa Chính phủ Việt Nam và UNDP (về Tăng cường năng lực pháp Luật tại Việt Nam Dự án về “ Chương trình hợp tác giáo dục giữa ĐH Cần Thơ và ĐH Flemish (Bỉ)” do trường ĐH Cần Thơ chủ trì năm 1998 Báo cáo kết quả của đoàn khảo sát về viễn thám tại 17900 1998 nt

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Pháp, 1998 của Bộ KHCN&MT

MỤC LỤC HỒ SƠ

SỐ HỒ SƠ: 27925 TIÊU ĐỀ: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ MS: 4.1.1 “Vật lý các hệ ít chiều

và các hệ có cấu trúc Nano” của Viên Vật Lý – Trung tâm Khoa học tự nhiên và Công nghệ Quốc gia do GS.TS Nguyễn ÁI Việt làm chủ nhiệm măn 1998-2001

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3

Tiêu đề

STT Số thẻ 1004

Ghi chú Trần Thoại Duy Bảo và Cao Huy Thiện

1024 Nguyễn Ái Việt

1238

GS.TS Nguyễn Ái Việt

2620 Nguyễn Ái Việt

Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ NCCB 1996-2000 “Vật lý các hệ ít chiều và hệ có cấu trúc nono” của trường đại học Đà Lạt do Trần Thoại Duy Bảo và Cao Huy Thiện làm chủ nhiệm. Báo cáo kết quả thực hiện Đề tài MS 4.1.1 “Vật lý các hệ ít chiều và các hệ có cấu trúc nano” của Viện Vật lý do Nguyễn Ái Việt làm chủ nhiệm.năm 2001 Báo cáo kết quả thực hiện Đề tài MS 4.1.1 “ Exciton trong các hệ có cấu trúc nano” thuộc nhiệm vụ “Vật lý các hệ ít chiều và các hệ có cấu trúc nano” của Viện Vật lý do GS.TS Nguyễn Ái Việt làm chủ nhiệm.năm 1999 Báo cáo kết quả thực hiện Đề tài MS 4.1.1 “Vật lý các hệ ít chiều và các hệ có cấu trúc nano” của Viện Vật lý – Trung tâm Khoa học tự nhiên và Công nghệ Quốc gia do Nguyễn Ái Việt làm chủ nhiệm. Năm 1998

NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP

Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

Luận văn Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

LỜI NÓI ĐẦU

Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN

1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN

Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

Trình độ

Số lợng

Biên chế

Cán bộ văn phòng

Đại học

Cao đẳng

Trung cấp

Nam Nữ

Hợp đồng lao động 0 2

Trên đại học 3 10

Dươí trung cấp 0 0

Trang thiết bị

Số lượng Đơn vị tính

Công dụng

2.2 Công tác Văn thư.

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Nơi nhận:

Nơi nhận:

BỘ KHOA HỌC VÀ CễNG NGHỆ

ĐẾN

Công tác Lưu trữ

Chương III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

3.1 Nhận xét

3.2 : Kiến nghị

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN PHỤ LỤC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Tài liệu liên quan

Có thể bạn quan tâm

Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu (Mẫu 1)

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Nội dung ôn tập môn Công tác văn thư

Tài liệu học tập Quản trị hành chính văn phòng

Đề án Thạc sĩ: Thẩm định dự án đầu tư vay vốn tại Quỹ Đổi mới công nghệ quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Tài liệu học tập học phần: Nghiệp vụ thư ký

22 câu hỏi ôn tập Quản trị hành chính văn phòng có đáp án

Những lợi ích của Big Data và phân tích dữ liệu cho công tác quản trị nhân lực tại các doanh nghiệp

Công tác văn thư – lưu trữ tại các trường học trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay

Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân lực của Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phát

Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Quản trị tinh gọn tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Hoàn thiện công tác quản trị quan hệ khách hàng tại Công ty Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực IMPAC

Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Hoàn thiện công tác quản trị tài sản tại Công ty TNHH MTV Bazan Đắk Nông

Các nhân tố ảnh hưởng đến sự gắn két với tổ chức của người lao động đang làm việc tại trường Đại học Nam Cần Thơ

Đề án Tốt nghiệp Thạc sĩ: Thẩm định dự án đầu tư tại Quỹ Đổi mới công nghệ quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Sáng kiến kinh nghiệm THCS: Một số giải pháp để làm tốt công tác văn thư lưu trữ trong trường học

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ Kinh tế: Đổi mới tổ chức quản trị các doanh nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử tại Việt Nam

Các biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 11/2014/TT-BKHCN ngày 30 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ

Đề thi kết thúc học phần học kì 2 môn Quản trị hành chính văn phòng năm 2023-2024 có đáp án

Đề thi kết thúc học phần học kì 2 môn Quản trị hành chính văn phòng năm 2023-2024

Tài liêu mới

Đề tài nghiên cứu khoa học: Ảnh hưởng của việc sử dụng mạng xã hội Facebook đến học tập và đời sống của sinh viên hiện nay

Bài tập lớn: Cơ sở thiết kế quần áo

Bài tiểu luận: Giới thiệu Trường Đại học Công Thương TP.HCM

Bài tập lớn: Rèn luyện nghiệp vụ sư phạm

Bài tập lớn: Quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin về mối quan hệ giữa vật chất và ý thức và sự vận dụng của Đảng ta ở Việt Nam hiện nay

Khóa luận tốt nghiệp: Hành trình đi tìm bản ngã trong tiểu thuyết “Biên niên ký chim vặn dây cót” của Haruki Murakami

Bài tập lớn: Thực hành và diễn xướng văn học dân gian Việt Nam

Bài tập lớn: Quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin về sứ mệnh lịch sử của giai cấp công nhân và sự vận dụng của Đảng ta ở Việt Nam hiện nay

Bài tập lớn: Ảnh hưởng của môi trường học tập đạo đức đến hành vi công dân trong lớp học của sinh viên

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Bài tiểu luận: Làm rõ bước đi, biện pháp xây dựng chủ nghĩa xã hội ở Việt Nam theo quan điểm Hồ Chí Minh, vận dụng vào công cuộc đổi mới kinh tế ở nước ta hiện nay

Tiểu luận Kinh tế chính trị Mác-Lênin: Xây dựng chuỗi cung ứng trong các doanh nghiệp Việt Nam

Tiểu luận Kinh tế chính trị Mác-Lênin: Tình hình thất nghiệp ở Việt Nam trong giai đoạn 2010-2016, nguyên nhân và giải pháp

Tiểu luận Kinh tế chính trị Mác-Lênin: Cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn của nguyên tắc “tương hợp thị trường” trong quản lý nhà nước về kinh tế - Liên hệ Việt Nam

Niên luận Kinh tế chính trị: Mô hình kinh doanh ứng dụng dịch vụ công nghệ kết nối vận tải của Công ty Trách nhiệm hữu hạn GRAB

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính