Các siêu dữ liệu – những dữ liệu về dữ liệu đã được cấu trúc hóa, đó là thông tin cho phép nhận dạng các nguồn thông tin, tìm kiếm và quản lý chúng. Các siêu dữ liệu có ý nghĩa đặc biệt trong mối quan hệ với tài liệu điện tử. Theo hướng dẫn của tiêu chuẩn Nga R 50.1.031.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Các siêu dữ liệu của tài liệu điện tử dưới góc nhìn của Tiêu chuẩn Nga và Tiêu chuẩn quốc tế
- Các siêu d li u c a tài li u đi n t
dư i góc nhìn c a Tiêu chu n Nga
và Tiêu chu n qu c t
TS. Nguy n L Nhung
Các siêu d li u – nh ng d li u v d li u đã đư c c u trúc hóa, đó là thông
tin cho phép nh n d ng các ngu n thông tin, tìm ki m và qu n lý chúng. Các
siêu d li u có ý nghĩa đ c bi t trong m i quan h v i tài li u đi n t . Theo
hư ng d n c a tiêu chu n Nga R 50.1.031, tài li u đi n t như là đ i tư ng
thông tin g m có hai thành ph n:
1) tiêu chí, bao hàm nh ng tiêu chí đ nh d ng (tên, th i đi m và nơi xác l p, các
d li u v tác gi v.v.) và ch ký đi n t ;
2) n i dung, ch a đ ng thông tin vi t, s và /ho c đ h a đư c x lý như là m t
v t th duy nh t và đ y đ .
Các “tiêu chí nh n d ng” nêu trên đư c làm rõ nh thu t ng “siêu d li u”.
Trong tiêu chu n qu c gia GOST 7.70-2003 thu t ng “siêu d li u” đư c đ nh
nghĩa như là “s mô t hình th c ngu n thông tin, đư c s d ng đ nh n d ng
và phân lo i ngu n thông tin khi làm vi c v i các t p h p l n nh ng ngu n
thông tin”.
Tiêu chu n qu c t ISO 15489 đ nh nghĩa siêu d li u như các d li u mô t
ng c nh, n i dung, c u trúc và qu n lý tài li u theo th i gian. T đ nh nghĩa đó,
ta th y, nh ng siêu d li u văn thư đư c s d ng trư c tiên là đ mô t thu c
tính c a tài li u như n i dung, c u trúc và ng c nh. Ch có các tài li u là có c
n i dung, c ng c nh và c c u trúc (các d li u ch có m t vài n i dung, còn
b n ghi ch có n i dung và c u trúc).
1. M t s đ nh nghĩa
N i dung (content) - đó là thông tin th c t ghi nh n ho t đ ng qu n lý c a tài
li u. N i dung c a m t tài li u có th đư c trình bày trong m t ho c vài b n ghi
gi y và /hay đi n t . Ngoài n i dung b n ghi (các b n ghi), tài li u có thông tin
v ng c nh và c u trúc c a b n ghi.
C u trúc - đó là hình dáng bên ngoài và s s p x p các ph n c a n i dung (ví
d , v t mang tin, đ nh d ng c a file, t ch c các d li u, s p x p các tiêu chí,
các ki u ch , nh ng ghi chú, các b ng bi u v.v.), cũng như các m i liên h hi n
có c a tài li u này v i các tài li u khác (các siêu chú d n).
Có th ch ra s khác bi t gi a c u trúc v t lý và c u trúc logic c a tài li u. Đ i
v i ngư i s d ng, c u trúc v t lý c a tài li u truy n th ng là rõ ràng, còn c u
trúc v t lý c a tài li u đi n t là không c đ nh và nó ph thu c vào s duy trì
chương trình ph n m m và k thu t, vì v y, c u trúc logic - m i quan h gi a
các b ph n t o thành tài li u đi n t - làm cho tài li u đi n t có th hi u đư c.
Ng c nh - là thông tin ch a đ ng trong tài li u ho c đi kèm v i nó, ch ra m i
quan h tương h gi a tài li u v i ho t đ ng qu n lý c a cơ quan, t ch c và
v i các tài li u khác. Đó là các thông tin v b n thân tài li u (thí d , tên tài li u,
tác gi , ngày xác l p), v ngư i l p và nh ng m c đích l p tài li u (ví d , v
ch c năng hay ho t đ ng qu n lý, v cơ quan - đơn v l p tài li u), v vi c s
d ng tài li u (ai, khi nào, vào m c đích gì). Theo đ nh nghĩa c a Tiêu chu n
TS. Nguy n l Nhung 0912581997 1
www.vanthuluutru.com
- qu c t ISO 15489, ng c nh có nghĩa là tình hu ng (các nhà t o l p, m c đích
c a h , hành đ ng và hoàn c nh), là nguyên nhân c a nh ng s ki n đã x y ra,
c a s t o l p và lưu gi các tài li u ghi l i các s ki n đó.
Các siêu d li u - đó là b ph n quan tr ng c a thông tin ng c nh.
2. Các siêu d li u theo tiêu chu n ISO 15489
Tiêu chu n ISO 15489 quy đ nh: các tài li u, ngoài n i dung ph n ánh hành
đ ng qu n lý các siêu d li u, còn ph i có m i quan h thư ng xuyên ho c g n
k t v i các siêu d li u đó. Khi đó:
- c u trúc c a tài li u, nghĩa là đ nh d ng c a nó và các m i quan h l n nhau
gi a nh ng thành t t o thành tài li u ph i luôn là không thay đ i;
- trong tài li u ph i ph n ánh đư c ng c nh qu n lý vi c l p, ti p nh n và s
d ng tài li u (trong đó có quá trình qu n lý mà m t ph n c a nó là hành đ ng
qu n lý đó, có ngày tháng và th i gian di n ra hành đ ng và ngư i tham gia
hành đ ng);
- các b n ghi riêng bi t trong t p h p t o thành tài li u ph i có m i liên h v i
nhau.
Các siêu d li u không ch đư c t o nên t i th i đi m t o l p (hay ti p nh n và
đăng ký) tài li u trong h th ng tài li u c a t ch c , mà chúng còn đư c b
sung theo th i gian (thí d , trong quá trình s d ng tài li u).
Các siêu d li u - tuy không ph i là hi n tư ng m i trong lĩnh v c thông tin và
tài li u, nhưng trong công tác văn thư lưu tr - đó là thu t ng m i, s d ng nó
có nghĩa là g n v i m t th c t là trong th i đ i thông tin s các siêu d li u đã
tr nên có ý nghĩa đ c bi t. Trong môi trư ng đi n t , nh ng tài li u nguyên b n
luôn đi cùng v i các siêu d li u xác đ nh chính xác nh ng đ c đi m cơ b n c a
chúng. Chính các siêu d li u làm cho tài li u đi n t tr nên thích h p cho s
d ng, d hi u và là nguyên b n, b o đ m tính b t bi n, tính trung th c và hi u
l c làm ch ng c pháp lý c a tài li u đi n t . Do v y, các siêu d li u là thành
ph n b t bu c c a qu n lý tài li u đi n t .
Trong văn thư truy n th ng, các siêu d li u n m trên bìa h sơ, trong phi u
đăng ký tài li u, danh sách h sơ. V ý tư ng các siêu d li u luôn g n v i
thông tin mà nó chú d n t i, ví d , chúng có th có chính phi u thư m c tài
li u. Trong th c ti n khi làm vi c v i tài li u (s d ng các h th ng t đ ng) các
siêu d li u thư ng đư c mã hoá t i m c không phân bi t đư c trong đ i
tư ng thông tin đi n t .
Như v y, các siêu d li u dùng đ mô t c tài li u gi y l n tài li u đi n t , làm
cho thông tin có d ng c u trúc. Các siêu d li u văn thư mô t không ch b n
thân tài li u mà c nh ng con ngư i, quá trình, và h th ng đang qu n lý, t o
l p, lưu gi và s d ng chúng, cũng như c nh ng nguyên t c, quy t c mà tài
li u tuân theo.
nư c ngoài, t n t i nh ng tiêu chu n khác nhau c a các siêu d li u, trong
s đó có nh ng tiêu chu n đư c so n th o cho m c đích c a công tác văn thư
và lưu tr .
3. Các siêu d li u theo tiêu chu n ISO c a Liên bang Nga
Năm 2003, t i Nga đã biên so n tiêu chu n GOST 7.70. Tiêu chu n qu c gia
này đưa ra m t h th ng đơn gi n mô t các ngu n thông tin (trong đó, có
ngu n m ng c a các m ng c c b /đ a phương và m ng r ng/toàn c u) và ti m
c n h th ng đó t i th c ti n toàn c u. GOST 7.70 đ xu t 29 tiêu chí đ mô t
các ngu n thông tin. Trong đó, có 10 tiêu chí mà theo chúng tôi là b t bu c đ i
TS. Nguy n l Nhung 0912581997 2
www.vanthuluutru.com
- v i t t c các d ng ngu n:
1) Tiêu chí nh n d ng ngu n thông tin - dòng các ký t cho phép nh n d ng
nh t quán (đơn tr ) ngu n đư c mô t , đư c dùng đ chú d n ngu n. S l a
ch n phương pháp n đ nh tiêu chí nh n d ng do t ch c có th m quy n nh n
đăng ký ho c t ch c áp d ng h th ng các siêu d li u mô t th c hi n. Ví d ,
trong trư ng h p đăng ký các ngu n thông tin đi n t thì tiêu chí nh n d ng là
s đăng ký. M i ngu n thông tin ph i có m t tiêu chí nh n d ng riêng, không
trùng l p v i tiêu chí nh n d ng các ngu n khác trong m ng ho c trong t p h p
các ngu n.
2) Tên ngu n - tên do ngư i l p hay cơ quan ch qu n đ t cho ngu n. N u h
chưa làm vi c đó thì ngư i l p mô t ngu n s đ t tên khi đăng ký và đưa nó
vào s tra c u.
3) Ch qu n - tên c a đ i di n pháp lý ho c tên c a đ i di n th c th đang s
h u ngu n.
4) Mô t - di n gi i b ng ch n i dung c a ngu n g m c tóm t t hay gi i trình
(đ i v i các tài li u văn b n), ho c mô t ph n đư c lưu (đ i v i các ngu n
nghe, nhìn hay đa phương ti n). N u ngu n đư c mô t là tuy n t p tài li u
cùng d ng ho c g n nhau v c u trúc, thì nêu d ng hay c u trúc tài li u.
Yêu c u đ i v i n i dung, xây d ng và trình bày toàn văn mô t và tóm t t tài
li u đư c quy đ nh trong GOST 7.9.95 tương đương v i tiêu chu n qu c t ISO
214-76.
5) Mã tiêu đ - ch đ c a ngu n thông tin đư c bi u th b ng các mã c a danh
m c chu n nh ng tiêu đ ch đ đang áp d ng các nư c SNG - Tiêu đ
thông tin khoa h c - k thu t qu c gia.
6) T khoá - Trong tiêu chí này ch ra các t khoá mô t đ i tư ng c a ngu n
thông tin đi n t (nghĩa là thông tin trong ngu n v các khái ni m cơ b n).
7) Ngôn ng - Trong tiêu chí này nêu ngôn ng đư c dùng đ vi t các thành
ph n văn b n c a ngu n thông tin. N u có các văn b n dùng các ngôn ng khác
nhau, thì c n ch rõ t ng ngôn ng . Tên c a ngôn ng đư c chú gi i đ y đ
ho c rút g n phù h p v i tiêu chu n GOST 7.75.
8) Chu kỳ làm m i - Trong tiêu chí này ch ra chu kỳ ti n hành làm m i ngu n
b ng cách ghi vào tiêu chí m t trong nh ng t sau: “năm”, “quý”, “tháng”, “tu n”,
“ngày”, “thư ng xuyên”, “theo s ki n”, “không làm m i”.
9) C p v n - ch nh ng hình th c c p v n đ l p và qu n lý ngu n. Ch d n
b ng cách ghi vào tiêu chí m t trong các c m t sau: “ngân sách liên bang”,
“ngân sách c a các t ch c liên bang”, “ngân sách thành ph ”, “v n ngo i h i
qu c gia”, “v n t có”, “v n c a nh ng đ i di n pháp lý và th c th khác“,
“ngu n c p v n không xác đ nh”.
10) Th i gian làm m i l n cu i ngu n thông tin - th i gian làm m i l n cu i n i
dung c a ngu n ho c th i gian thi t l p n u chưa làm m i. Đ i v i thành t
“th i gian” (data) trên toàn th gi i s d ng tiêu chu n ISO 8601, nó đ t ra quy
cách th ng nh t trình bày ngày (NNNN-TT-nn/năm-tháng-ngày); gi
(gg:pp:gygy/gi :phút:giây); cũng như các kho ng th i gian. Tiêu chu n GOST
ISO 8601 c a Liên bang Nga hoàn toàn tương thích v i tiêu chu n qu c t trên.
Ngoài ra, còn có m t s tiêu chí b t bu c có đi u ki n bao g m:
1. Th i gian làm m i l n cu i siêu d li u c a ngu n thông tin - th i gian (theo
quy cách c a GOST ISO 8601) làm m i l n cu i siêu d li u c a ngu n. Tiêu
chí này là b t bu c n u siêu d li u đã đư c làm m i.
2. Đ a ch m ng - đ a ch ti p c n t i ngu n ki u “http” ho c “ftp”. Tiêu chí b t
TS. Nguy n l Nhung 0912581997 3
www.vanthuluutru.com
- bu c trong trư ng h p n u ngu n đư c đưa vào m ng toàn c u.
3. Nhà tư v n - ngư i cung c p các thông tin b sung v ngu n. Tiêu chí b t
bu c đ i v i các ngu n đi n t ngoài m ng.
4. Th i gian đăng ký - th i gian theo quy cách c a GOST ISO 8601. Tiêu chí b t
bu c trong trư ng h p đăng ký ngu n thông tin.
5. Cơ quan đăng ký - tên t ch c th c hi n vi c đăng ký ngu n thông tin đi n t .
Tiêu chí b t bu c trong trư ng h p đăng ký ngu n thông tin.
Ngoài nh ng tiêu chí b t bu c và b t bu c có đi u ki n trong tiêu chu n còn quy
đ nh các tiêu chí tuỳ ch n, chúng không b t bu c ph i có trong mô t nhưng cho
phép cung c p cho ngư i s d ng nh ng thông tin b sung v ngu n thông tin,
làm cho vi c ti p c n ngu n thu n ti n hơn và h p d n hơn.
Tiêu chu n GOST 7.70 hư ng d n các cơ quan đăng ký ngu n thông tin không
ch l p thư m c nh ng ngu n đã đăng ký mà còn c danh m c tiêu chí đ s
d ng khi so n th o mô t ngu n thông tin đi n t như là “t ch c” và “cá nhân”.
Đư c đưa vào danh m c tiêu chí (nh ng file riêng bi t) là nh ng d li u v các
t ch c và nh ng ngư i n m gi , xây d ng và tham gia t o l p và công b
nh ng ngu n thông tin, cũng như tư v n v s d ng ngu n. Danh m c “t
ch c”, danh m c “cá nhân” là linh ho t nghĩa là chúng có th đư c b sung theo
m c tích lu c a các ngu n thông tin đi n t .
Trong tiêu chu n có danh m c tiêu chí đ mô t ngu n thông tin d ng “t ch c”
và d ng “cá nhân”. Đ i v i t ch c (nh ng đ i di n pháp lý) đã xây d ng 14 tiêu
chí: nh n di n (ví d , s th t do cơ quan đăng ký gán cho), tên chính th c,
tên khác đã đư c ch p nh n chung, các tiêu chí giao ti p (site, s đi n tho i v i
mã nư c và mã vùng, s fax v i mã nư c và mã vùng, đ a ch h p thư đi n t ,
đ a ch hòm thư chính th c v i mã s bưu đi n), nơi công tác (vùng , khu dân
cư), nhà lãnh đ o, t ch c c p trên , thông tin b sung (v nh ng ngu n thông
tin có trong t ch c), th i gian làm m i l n cu i thông tin v t ch c. Đ i v i
nh ng đ i di n th c th (cá nhân) đã đ nh ra 10 tiêu chí: nh n di n, h tên, ch c
v , site cá nhân, đi n tho i, fax, đ a ch h p thư đi n t , các thông tin b sung,
th i gian làm m i l n cu i thông tin v cá nhân.
Các tiêu chí t ch c nói chung đ u là b t bu c và b t bu c có đi u ki n. V i đ i
di n th c th các tiêu chí b t bu c ch là nh n di n và h tên (h , tên, ph danh)
Tóm l i, ph i th a nh n r ng phiên b n m i c a tiêu chu n GOST 7.70 th hi n
đ y đ thành qu c a c ng đ ng th gi i trong lĩnh v c mô t các ngu n thông
tin đi n t .
Các tiêu chu n qu c gia v siêu d li u đư c thông qua t i nhi u nư c phát
tri n. Công tác đó thư ng th c hi n trong khuôn kh c a gi i pháp xây d ng
“Chính ph đi n t ”.
M đang áp d ng sơ đ ph d ng khác - GILS (Government Information
Locator Service). Còn có các sơ đ ph d ng AACR2, EAD, TEI, MARC,
USMARC, ISAD(G), FRBR.
Ngoài tiêu chu n ph d ng, t n t i tiêu chu n c a siêu d li u liên quan t i các
lĩnh v c hay ngành xác đ nh: đ a lý, nông nghi p, giáo d c, công tác thư vi n,
th ng kê v.v... C th , t i m t lo t nư c đã thông qua c p đ qu c t các tiêu
chu n mô t thông tin tài li u lưu tr . Nga còn áp d ng tiêu chu n GOST v
th đi n t các siêu d li u.
T i Úc, tiêu chu n siêu d li u trong công tác văn thư do Lưu tr qu c gia biên
so n và áp d ng cho các cơ quan nhà nư c: hư ng d n và mô t chi ti t 20
thành t cơ b n và 65 thành t ph c a siêu d li u. C n nh n m nh thêm là
ph m vi r ng còn có tiêu chu n siêu d li u do các cơ quan lưu tr các bang
TS. Nguy n l Nhung 0912581997 4
www.vanthuluutru.com
- Victoria và New South Wales c a Úc biên so n, cũng như có sơ đ siêu d li u
do Đ i h c t ng h p Monash Úc xây d ng.
C th , tiêu chu n hoá siêu d li u văn thư đã đư c th c hi n tích c c trong
kho ng vài năm c p qu c gia vào nh ng năm g n đây đã chuy n sang c p
qu c t . Năm 2004, tiêu chu n qu c t v siêu d li u văn thư ISO 23081 đã
đư c thông qua.
4. Tiêu chu n qu c t v siêu d li u văn thư ISO 23081
Đây là m t sơ đ khá ph c t p bao trùm t t c đ c tính v n có c a tài li u và ch
ra m i liên h gi a tài li u v i ch c năng qu n lý, cũng như gi a tài li u v i cá
nhân, các đơn v c u trúc, t ch c đã t o l p, s d ng, qu n lý và ch u trách
nhi m v tài li u ho c v hành đ ng qu n lý tương ng. Tiêu chu n này đưa
các thành t xác nh n 5 d ng thông tin v tài li u vào siêu d li u b t bu c:
1) Thông tin cơ s cho phép nh n d ng tài li u: ki u c a tài li u hay nhóm tài
li u (ví d , tài li u riêng bi t, h sơ, t p/series); d u hi u nh n d ng ph d ng
(thư ng là s , ch - s ); tiêu đ c a tài li u; th i gian t o l p tài li u.
2) Đ a ch tài li u: nơi lưu gi (thí d s c a h sơ); nơi đ hi n t i c a tài li u
(thư ng là tên ngư i s d ng).
3) M i liên h c a tài li u v i ho t đ ng qu n lý, v i các tài li u và các tác gi tài
li u khác: ch c năng qu n lý mà tài li u có quan h t i; d u hi u nh n d ng các
tài li u liên quan; d ng quan h gi a các tài li u (tài li u trư c, tài li u sau, ki m
soát, b ki m soát, là m t ph n); ngư i l p (m t ngư i hay nhóm nhân viên); t
ch c có trách nhi m qu n lý tài li u.
4) Ti p c n tài li u: quy n ti p c n (ví d “S d ng n i b ”); h n ch ti p c n (ví
d “Bí m t thương m i”).
5) Qu n lý tài li u: th i gian đăng ký tài li u; v t mang tin và quy cách lưu gi tài
li u đi n t ; di chuy n tài li u đi n t ; s h sơ theo danh m c h sơ; th i h n
lưu gi ; tác đ ng x y ra v i tài li u (hình th c, th i gian, ngư i th c hi n tác
đ ng, ví d đăng ký ho c chuy n tài li u vào lưu tr ).
Các tài li u văn thư đang c n có m t t p h p các siêu d li u đ c bi t đa d ng.
Các tài li u đang đòi h i nhi u hơn các siêu d li u ghi nh n ng c nh t o l p
tài li u làm sao cho chúng v n là hi u đư c k c sau quãng th i gian dài. Song
cho đ n th i đi m này, các chuyên gia còn chưa đi t i ý ki n th ng nh t v
thành ph n c a t p h p các siêu d li u. Nh ng hy v ng l n lao đang mong
ch tiêu chu n qu c t ISO 23081 vì nó d ki n đánh giá các t p các siêu d
li u hi n có và các d th o khác nhau trong lĩnh v c này có đáp ng v i nh ng
yêu c u c a tiêu chu n ISO 15489 hay không.
Các d ng cơ b n c a các siêu d li u mà h th ng qu n lý tài li u ph i x lý và
lưu gi cùng v i n i dung c a tài li u g m có: các siêu d li u ng c nh (d li u
v l p, nh n, chuy n tài li u; th i gian nh n; m i quan h c a tài li u t i quá
trình kinh doanh nh t đ nh và các tài li u liên quan); các siêu d li u v đi u ki n
ti p c n và s d ng tài li u (h th ng ph i ghi nh n l ch trình s d ng); các siêu
d li u v s p đ t tài li u; các siêu d li u mô t n i dung tài li u; các siêu d
li u v c u trúc tài li u. Như v y, các siêu d li u văn thư các m c đ khác
nhau ph i c th hoá n i dung và c u trúc c a tài li u, ng c nh t o l p nó.
Trong tiêu chu n qu c t ISO 23081 có phân bi t các siêu d li u v chính tài
li u, v các nguyên t c và quy t c ho t đ ng qu n lý, v nh ng ngư i tham gia
vào quá trình qu n lý và công tác văn thư, v ho t đ ng qu n lý và các quá trình
c a nó, v quá trình c a công tác văn thư. Nh ng yêu c u đ i v i các d ng siêu
d li u này đư c xác đ nh xu t phát t các yêu c u c a ISO 15489.
TS. Nguy n l Nhung 0912581997 5
www.vanthuluutru.com
- Nhìn chung, trong các tiêu chu n hi n đ i nh ng yêu c u đ i v i các siêu d
li u văn thư đư c xác đ nh theo nguyên t c th ng nh t c a tài li u v i quá trình
ho t đ ng qu n lý, mà trong đó các tài li u đư c t o l p.
Các biên b n ki m tra nh ng chu trình h th ng (audit trails) - các d li u đư c
t đ ng t o ra nh h th ng máy tính, ghi nh n nh ng hành đ ng đư c th c
hi n theo tài li u riêng và /ho c theo các siêu d li u c a nó (ví d , th i đi m
hay th i gian hành đ ng, d ng hành đ ng, ngư i th c hi n hành đ ng) có ý
nghĩa đ c bi t trong quá trình làm vi c v i các tài li u đi n t .
Tuân theo tiêu chu n ISO15489, các biên b n ki m tra các quá trình trong h
th ng cho phép theo dõi toàn b ho t đ ng đ chuy n giao các tài li u, b o v
có hi u qu các tài li u trư c nh ng hành vi như s d ng, thay đ i ho c h y tài
li u, b i l , vi c xem xét các biên b n trên cho phép phát hi n nh ng ý đ ti p
c n không h p pháp t i các d li u đư c b o v và nh n di n nh ng ngư i
đang th c hi n các ý đ đó. Vì th , các biên b n ki m tra ph i đư c lưu gi
trong m t th i h n mà nh ng tài li u có liên quan t i đư c lưu gi .
Các biên b n ki m tra quá trình trong h th ng như là, ví d , danh m c h sơ,
tuỳ thu c vào b i c nh có th theo th m quy n đư c coi là d li u, hay là m t
d ng đ c bi t c a các siêu d li u.
Vi c s d ng công ngh thông tin hi n đ i đang làm cho các siêu d li u đ c
bi t h u ích. Th nh t, đa s các chương trình máy tính t đ ng l p các siêu d
li u và k t n i chúng v i các files. Ví d , trong chương trình MS Word m t t p
h p đã xác đ nh nh ng thu c tính c a file (đ m c, tác gi , kích thư c file v.v.)
đư c l p t đ ng hay b ng tay (câu l nh “Thu c tính” trong menu “File”). Th
hai, đ l p và x lý các siêu d li u chu n có ph n m m riêng. Th ba, các cơ
s d li u máy tính đ c bi t thu n ti n cho lưu gi và b o đ m ti p c n t i các
siêu d li u.
Đ k t thúc, c n ph i nh n m nh vi c qu n lý các siêu d li u - m t b ph n
quan tr ng c a qu n lý tài li u. Vi c qu n lý có hi u qu các siêu d li u trư c
tiên kh ng đ nh s hi u bi t và v n d ng các tiêu chu n tương thích và có th
d báo r ng tiêu chu n qu c t m i v các siêu d li u văn thư s là cơ s đ
so n th o các tiêu chu n qu c gia t i nhi u nư c trên th gi i, trong đó có Vi t
Nam.
TÀI LI U THAM KH O
1. Tiêu chu n qu c t ISO 15489 – thông tin và tư li u – qu n lý h sơ, 2005
2. Tiêu chu n qu c t ISO 23081 Thông tin và tài li u hư ng d n - H sơ qu n
lý các quy trình – Siêu d li u cho h sơ, 2006
3. Tiêu chu n qu c t ISO 214-76 - H th ng tiêu chu n v thông tin, thư vi n
4. GOST 7.9.95 Bài tóm t t và bài chú gi i. Các yêu c u chung" (thay th cho
GOST 7.9-77 mà chúng ta đã d ch sang ti ng Vi t thành m t Tiêu chu n Vi t
Nam là: " TCVN 4524-88. X lý thông tin. Bài tóm t t và bài chú gi i ")
5. Tiêu chu n Nga R 50.1.031 Thu t ng , Giai đo n vòng đ i c a s n ph m,
2001
6. GOST 7.70 v mô t các ngu n thông tin.
7. Tiêu chu n GOST ISO 8601 D li u cơ b n và phương th c trao đ i - Trình
bày th i gian và ngày tháng
TS. Nguy n l Nhung 0912581997 6
www.vanthuluutru.com
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
