Cách xử trí với các nhân viên có năng lực bị
suy giảm tinh thần làm việc
Câu hỏi luôn khiến các nhà quản lý đau đầu là nên xử trí thế nào trong
trường hợp một nhân viên có năng lực bỗng trở nên yếu kém và bộc lộ nhiều vấn
đề. Rất khó có thể tìm được một câu trả lời chung cho câu hỏi này, bởi mọi việc
phụ thuộc vào trình độ của mỗi nhà quản lý cũng như tuỳ từng trường hợp cụ thể.
Hãy giả sử rằng bạn có một nhân viên gần như hoàn hảo. Nhân viên này
không ngừng thể hiện tính sáng tạo trong công việc, có tinh thần hợp tác, rất thành
công và luôn có những đóng góp đáng kể vào nỗ lực chung của tập thể. Anh ta
nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ các thành viên khác trong công ty, thường xuyên
đề xuất những giải pháp mới và luôn hoàn thành công việc theo đúng thời hạn đề
ra, chưa kể thái độ, tinh thần của nhân viên này rất lạc quan, tích cực và hoà đồng
với tập thể.
Tuy nhiên, gần đây, bỗng dưng các ưu điểm trên biến mất. Nhân viên này
không còn tinh thần hợp tác nữa, làm việc kém hiệu quả, thiếu năng động, hay tỏ
ra cáu kỉnh, thậm chí rơi vào trạng thái chán nản. Công việc hoàn thành không
đúng thời hạn và mọi tính cách tốt đẹp trước kia dường như đã bị bao phủ bởi một
đám mây mù.
Nếu trường hợp này xảy ra, sẽ không cần đến một chuyên gia tầm cỡ như
Sigmund Freud – cha đẻ của bộ môn phân tích tâm lý - mới có thể nói cho bạn biết
rằng nhân viên này vừa trải qua một sự kiện hay một cú sốc nào đó làm huỷ hoại
sinh lực, lòng nhiệt tình và hiệu suất công việc của họ. Tự bạn cảm thấy điều này
và dường như mọi người khác cũng nhận ra. Vậy thì bạn phải làm gì đây?
Trước hết, bạn cần hiểu rằng không có thay đổi nào mà không có nguồn
gốc liên quan đến một vài sự nhận thức nào đó, cả bên trong (nội tại cá nhân) lẫn
bên ngoài (từ cấp trên, đồng nghiệp, hay một người quan trọng nào đó…). Cách
đơn giản nhất để thấu hiểu được vấn đề của nhân viên là trực tiếp nói chuyện với
họ.
Nhưng hãy khoan đã! Trước khi bạn nói chuyện với nhân viên đó, có lẽ bạn
sẽ muốn chuẩn bị đôi chút cho một cuộc thảo luận thẳng thắn bằng việc thu thập
một vài dữ liệu cần thiết. Đó có thể là bàn bạc với nhà quản lý trực tiếp của nhân
viên hay lãnh đạo nhómvề những vấn đề bạn quan tâm, tìm hiểu sâu hơn mức độ
hiệu suất công việc của nhân viên, xem xét lại các nhân tố công việc bao gồm chất
lượng và tỷ lệ các sai sót, nghiên cứu các ý kiến của bộ phận nhân sự về nhân viên
đó. Tiếp theo, bạn hãy xem xét các bản miêu tả công việc của nhân viên để hiểu
được chính xác nhân viên đang thực sự làm gì, sau đó đối chiếu với những suy
nghĩ của bạn về việc nhân viên phải làm. Những gì bạn muốn ở đây là phác họa
nên một bức tranh tổng thể về tình huống trước khi nói chuyện với nhân viên. Bạn
hãy làm những việc này thật mau lẹ, bởi thời gian đã quá đủ kể từ khi những hành
vi bất thường của nhân viên xuất hiện. Không nên lãng phí thêm thời gian nữa!
Sau đó, bạn đề nghị gặp nhân viên tại một địa điểm trung lập như phòng
họp hay một khu vực nào đó hoàn toàn yên tĩnh. Tránh bàn về việc này với nhân
viên ngay tại nơi làm việc của họ, bởi điều này có thể gây ra những tác động
không mấy tích cực (sau khi thảo luận với bạn, nhân viên sẽ không có nơi “ẩn náu
an toàn” nào để trở về).
Nếu không tìm được địa điểm trung lập nào thích hợp, bạn có thể gặp gỡ
nhân viên tại văn phòng làm việc của mình. Hãy mời nhân viên vào và ngồi
xuống. Mục đích ở đây là tạo ra một bầu không khí thân thiện và cởi mở, nơi hai
người sẽ nói chuyện như những người bạn chứ không phải giữa ông chủ và nhân
viên. Nhớ rằng bạn đang nói chuyện với người trước đây làm việc tích cực và rất
hiệu quả. Giờ đây đã có một điều gì đó nảy sinh, và mục đích của bạn là tìm hiểu
xem đó thực sự là chuyện gì, từ đó đề ra các phương pháp được cả hai bên nhất trí
nhằm giúp nhân viên trở lại nhịp độ làm việc trước đây.
Nên cố gắng tránh việc ngồi sau bàn làm việc của bạn - chắc hẳn bạn không
muốn những rào cản giao tiếp hay một bầu không khí không thân thiện huỷ hoại
cuộc nói chuyện. Nếu có thể, bạn hãy ngồi nói chuyện quanh một chiếc bàn tròn
để bạn không biểu lộ chút gì vị thế quyền lực của mình hay tạo ra một khoảng
cách quá lớn với nhân viên. Nếu không có bàn tròn, bạn có thể kéo chiếc ghế của
mình lại ngồi cạnh nhân viên. Hãy xây dựng một mối quan hệ thân thiện thông qua
việc duy trì giao tiếp bằng mắt, không bắt chéo tay hay chân, và cái nhìn thiện cảm
luôn thể hiện trên khuôn mặt bạn. Thậm chí cả khi bạn có thực quyền, bạn cũng
không cần chứng tỏ vị thế “ông chủ lớn” để chê trách về sự yếu kém trong công
việc của nhân viên.
Hãy bắt đầu cuộc hội thoại với giọng nhẹ nhàng và nói về các thành công
trong quá khứ của nhân viên, đồng thời biểu dương thành tích của họ. Nếu được,
bạn cũng nên đề cập tới các kế hoạch trong tương lai gần cho sự nghiệp của nhân
viên cũng như con đường thăng tiến cá nhân của anh ta.
Sau đó, trong khi tiếp tục duy trì sự tiếp xúc qua ánh mắt, bạn có thể bắt
đầu với một trong hai hướng. Một là bạn có thể tỏ ra hoàn toàn thẳng thắn và nói
rằng: “Mọi việc đang trở nên tồi tệ (hay không được tốt, hay không nhất quán với
thành tích trong quá khứ…)”. Những lời nói này phải dựa trên một vài yếu tố cơ
bản như lời nhận xét, dữ liệu thực hiện công việc, số lần vắng mặt, hành vi không
bình thường….
Hai là bạn có thể nói xa xôi hơn hơn và hỏi nhân viên: “Anh đánh giá công
việc (hay hành vi, thái độ, tâm trạng) của mình gần đây như thế nào?”. Nếu bạn sử
dụng cách thức tiếp cận này, bạn phải chuẩn bị nhận lời giải thích của nhân viên
rằng: “Mọi thứ vẫn tốt đẹp cả … có lẽ chỉ không hoàn hảo mà thôi, nhưng vẫn có
thể chấp nhận được”. Lúc đó, bạn cần sử dụng các thông tin, chứng cứ thu thập
được để cho nhân viên thấy “không phải mọi việc đều ổn”.
Bạn tin chắc rằng không phải tất cả đều tốt đẹp cả, nhưng đừng tỏ ra quá
cứng rắn. Việc thể hiện sự quyết đoán mạnh mẽ sẽ khiến nhân viên phủ nhận hoàn
toàn hay chỉ thừa nhận một phần rất nhỏ những vấn đề đang được đề cập đến. Nếu
nhân viên cố gắng phủ nhận thông tin bạn đưa ra về “chuyện gì đó không ổn”, thì
bạn cũng đừng dồn ép họ. Thay vào đó, bạn hãy đưa ra các dữ liệu chứng minh và
nói chuyện với nhân viên về kết quả làm việc gần đây của họ. Rất có thể nhân viên
không muốn thừa nhận với bạn là anh ta đang gặp phải những vấn đề nào đó
(chẳng hạn liên quan đến gia đình, các vấn đề về chất kích thích, rượu chè, vấn đề
thiếu năng lực, sợ hãi và hồi hộp…), nhưng mục tiêu của bạn không phải là buộc
nhân viên thừa nhận vấn đề của họ, mà là nhìn thẳng vào thực tế là anh ta đang
đánh mất hiệu suất làm việc vốn có.
Thông thường, nhân viên sẽ thừa nhận rằng thời gian gần đây đúng là họ
đang làm việc không được hiệu quả như trước. Khi đó, bạn có thể bắt đầu đi vào
bàn bạc về các cách thức giúp nhân viên phục hồi hiệu suất làm việc, cũng như lấy
lại tinh thần tích cực của họ. Giải pháp có thể là những khoá đào tạo bổ sung hay
sự giám sát chặt chẽ hơn, có thể là những công cụ làm việc thích hợp hơn hay các
yêu cầu hoàn thành công việc sát sao hơn, lịch trình công việc và thời gian biểu
làm việc của nhân viên cần được chỉnh sửa lại để cho phép họ có được quãng thời
gian thư giãn cần thiết, hoặc vài ngày nghỉ phép để lấy lại tinh thần. Bạn thậm chí
có thể gợi ý về việc tìm kiếm một nhà tư vấn hay một chuyên gia tâm lý nào đó để
giúp nhân viên giải tỏa khúc mắc của mình và giảm thiểu những tác động tiêu cực
mà các sự kiện, vấn đề đã ảnh hưởng đến họ. Trong bất kỳ trường hợp nào thì mối
quan tâm chủ yếu của bạn vẫn là giúp nhân viên ổn định tinh thần, cũng như tìm
lại được khả năng làm việc hiệu quả của họ trước đây.
Và cho dù bạn sử dụng những phương pháp tiếp cận khác nhau để thảo luận
và giúp đỡ nhân viên giải quyết khúc mắc, thì yếu tố then chốt mà bạn cần nhớ
vẫn là phải luôn đánh giá cao những nỗ lực cá nhân của nhân viên cùng với các
thành tích công việc trong quá khứ. Nhiệm vụ của bạn, và cũng là nhiệm vụ của
các nhân viên có liên quan, là đi đến một giải pháp tích cực để đưa một nhân viên
yếu kém hiện tại trở về thành một nhân viên làm việc hiệu quả như vốn có.
