Dự báo và thích ứng
Chúng ta đang sống trong thời kỳ mà mọi việc đều biến đổi
rất nhanh và khó đoán trước được điều gì sẽ xảy ra. Quả thật
hôm nay khó có thể biết được sắp tới tỷ giá sẽ ở mức nào,
hay đáy của VN-Index sẽ là bao nhiêu.
Công nghệ thông tin và hội nhập kinh tế đã làm nền kinh tế của
chúng ta liên thông với nền kinh tế thế giới như hai chiếc bình
thông nhau. Mọi sự thay đổi về tỷ giá, về lãi suất ngân hàng, về
giá dầu, giá vàng đều ảnh hưởng ngay hay có thể nói là tức thời
lên nền kinh tế Việt Nam. Và tất nhiên ảnh hưởng này trực tiếp
hay gián tiếp sẽ có tác động ngay đến hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
Vậy chúng ta cần làm gì để đối phó với các thay đổi đang diễn ra
hàng ngày? Có lẽ đây là một trong những câu hỏi được nhiều
doanh nghiệp quan tâm nhất và đang phải đối mặt.
Bài viết này chỉ xin đề cập đến một phần nhỏ của câu hỏi trên, đó
là ở góc độ doanh nghiệp, chúng ta nên chuẩn bị gì để ứng phó
với những ảnh hưởng, hay nói cách khác có thể hạn chế những
tác động, do sự thay đổi gây ra.
Cần dự báo trước
“Cần dự báo trước”, đó là cụm từ chúng ta thường nghe thấy
trong thời gian gần đây.
Từ việc dự báo các cơn bão sẽ đổ vào đâu, về sản lượng gạo
trong năm, đến dự báo về mức tăng lạm phát, về mức tăng
trưởng… Dự báo là công việc không đơn giản, dự báo đúng
không hề dễ dàng chút nào và vì thế đôi khi chúng ta rất ngại phải
dự báo. Phải chăng đó là do bản năng sợ sai tiềm ẩn trong bản
thân mỗi con người?
Thế nhưng cần nhận thấy rằng, việc chần chừ không đưa ra dự
báo hay quyết định đúng lúc đồng nghĩa với việc cầm chắc phần
thua, hay nếu có thoát cũng chỉ nhờ may rủi. Trong doanh
nghiệp, lãnh đạo cần tập cho đội ngũ của mình quen với việc phải
dự báo và chuẩn bị cho các dự báo khác nhau.
Muốn dự báo được, chúng ta cần phải có các dữ liệu, từ các dữ
liệu quá khứ cộng với các dữ liệu liên quan đang diễn ra, chúng
ta sẽ phân tích và đưa ra các tình huống, các kịch bản khác nhau.
Do bản thân dự báo là một khoa học xác suất vì thế cần có kịch
bản cho từng tình huống riêng.
Ở đây đôi lúc do chỉ muốn tập trung vào một tình huống “dễ” nhất
hay do thiếu sự phân tích thấu đáo nên nhiều lúc chúng ta chỉ
chuẩn bị cho một kịch bản tốt mà quên đi những kịch bản xấu.
Cần đánh giá cả những kịch bản, những tình huống xấu nhất có
thể xảy ra để sẵn sàng ứng phó. Hãy suy nghĩ rằng, nếu thực tế
điều xấu nhất không xảy ra thì mọi việc chỉ có thể tốt hơn mà thôi.
Cho dù chúng ta có dự báo giỏi đến đâu đi nữa, vẫn không thể
dự báo được mọi tình huống, vẫn sẽ có lúc những gì xảy ra khác
với những gì chúng ta suy tính. Chính trong lúc này, khả năng
thích ứng nhanh của đội ngũ chính là lời giải cho vấn đề trên. Hãy
để tâm rèn luyện kỹ năng này, nó chính là một trong những kỹ
năng giúp doanh nghiệp thành công trong thời đại ngày nay. Tuy
nhiên, chúng ta cũng đừng chủ quan mà quá lạm dụng khả năng
này.
Khả năng thích ứng
Thích ứng hay phản ứng nhanh với sự thay đổi đòi hỏi bộ máy
phải hoạt động 100% hay thậm chí 110% công suất, trong giai
đoạn này vấn đề tối ưu hóa chi phí cần phải xếp sau vấn đề thời
gian. Nếu chúng ta thường xuyên ép bộ máy chạy ở ngưỡng
bằng hoặc trên 100% công suất thì chắc chắn sẽ không hiệu quả
và rất dễ bị gãy cả hệ thống. Không phải ngẫu nhiên khi tính toán
công suất thiết bị, những người làm dự án đều tính toán công
suất hoạt động tối ưu của thiết bị nằm trong khoảng từ 70-80%
công suất thiết kế. Bộ máy con người cũng không nằm ngoài quy
luật này.
Dự báo càng nhiều tình huống, càng có nhiều kịch bản khác
nhau, chuẩn bị cho các kịch bản này kỹ lưỡng bao nhiêu thì khả
năng thích ứng của bộ máy càng tăng bấy nhiêu. Thật vậy, quá
trình chuẩn bị cũng chính là lúc đào tạo và rèn luyện cho đội ngũ
của mình khả năng xử lý trong những tình huống khác nhau, lần
sau có thể sự việc xảy ra không hoàn toàn như vậy nhưng chúng
ta có thể rút tỉa cách xử lý trong một vài công đoạn cho các tình
huống mới. Vì thế việc luyện tập phân tích tình huống, cách xử lý
là rất quan trọng để nâng cao kỹ năng thích ứng cho mọi người.
Ngoài ra còn một yếu tố rất quan trọng là phải có quan điểm thích
nghi với sự thay đổi hay nói cách khác là hãy suy nghĩ tích cực về
sự thay đổi. Tiềm thức con người luôn hướng về sự ổn định vì
chính sự ổn định là nền tảng cho sự tối ưu. Vì thế trong tâm lý
mỗi người chúng ta đều ưa chuộng sự ổn định, không thích hay e
ngại những thay đổi, xáo trộn.
Sự thay đổi thường nằm ngoài mong muốn chủ quan và vì thế khi
có sự thay đổi chúng ta hay mất thời gian, mất công sức cho việc
than vãn, luyến tiếc thậm chí còn tìm cách quay trở lại cái cũ. Đôi
khi thời gian cho những việc như vậy chiếm hết tâm trí và sức lực
cho đến khi biết rằng không thể thì đã quá muộn để thích ứng.
Thay vì thế chúng ta nên dũng cảm đối mặt và tiếp nhận sự thay
đổi, đừng phó mặc số phận cho sự may rủi.
Hãy suy nghĩ rằng sự thay đổi tuy là điều không muốn nhưng là
điều không né tránh được. Bình tĩnh tiếp nhận, xem lại những
tình huống đã xảy ra tương tự để tìm cách ứng phó, suy nghĩ
logic để nhanh chóng vượt qua và thích nghi với hoàn cảnh mới.
Dự báo nhiều phương án, có được kịch bản chi tiết cho những
tình huống có thể xảy ra sẽ giúp chúng ta có kế hoạch chuẩn bị
chu đáo. Đừng ngại tốn thời gian và công sức cho việc lên kế
hoạch, chuẩn bị càng chi tiết bao nhiêu sẽ càng giúp chúng ta
ứng phó nhanh và thuận lợi bấy nhiêu khi sự việc xảy ra. Và nếu
sự chuẩn bị đó không phải dùng đến thì nó vẫn sẽ giúp chúng ta
phát triển khả năng thích ứng cho những trường hợp tương tự có
thể xảy ra trong tương lai.
