Ầ Ề CÔNG TY CP PH N M M MELIASOFT
Meliasoft Joint Stock Company
Ả Ố Ị
Ả
QUY TRÌNH QU N LÝ TÀI S N C Đ NH
Ụ 1. M C ĐÍCH (cid:0) ứ ầ ả (cid:0) ệ ệ ả ả ấ ố Đáp ng nhu c u qu n lý Đ m b o tính chuyên nghi p, th ng nh t cao trong công vi c.
Ạ Ụ
ậ ủ ượ Công ty/T p đoàn là khách hàng c a Meliasoft ử ụ và s d ng ả 2. PH M VI ÁP D NG ụ Quy trình đ c áp d ng cho i pháp Meliasoft 2010 gi
Ị 3. Đ NH NGHĨA
ế ắ t t t Ý nghĩa
c y quy n ơ ả ề ở Vi ả ố ị Tài s n c đ nh TSCĐ Giám đ cố GĐ ả ả Qu n lý tài s n QLTS ườ ượ ủ i đ Ng NĐUQ ự XDCBDD Xây d ng c b n d dang
Quy trình xử lý trong hệ thống
Quy trình xử lý ngoài hệ thống
Dữ liệu trong hệ thống
Tài liệu chứng từ
Điều kiện rẽ nhánh
Bắt đầu Kết thúc
Sự kiện phát sinh giao dịch
Sự kiện phát sinh chứng từ
4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 1
Ơ Ồ Ổ 5. S Đ T NG QUÁT
Quản lý tài sản cố định
Tăng tài sản
Giảm tài sản
Trích khấu hao
Quản lý mã tài sản
Mua mới
Trích khấu hao
Cập nhật mã tài sản
Thanh lý , nhượng bán
Điều chuyển đi
Xây dựng cơ bản hình thành TSCĐ
Thuê tài chính
Trả lại TSCĐ thuê tài chính
Sửa chữa lớn
Được điều chuyển đến , Cấp trên cấp
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 2
Ả 6. QU N LÝ MÃ TSCĐ
ơ ồ ử 6.1 S đ x lý
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 3
ả ế 6.2 Mô t chi ti t
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ộ ậ ầ ậ
ầ ậ ộ (01) ậ ậ L p yêu c u c p nh t TSCĐ ả ậ ậ ị Các bộ ph n cóậ nhu c uầ
ả
ử ổ ớ (2) Phân tích yêu c uầ ự ệ ướ BP. Phụ trách qu nả lý TSCĐ ầ ử ự c (6). ả
ả ấ ầ
ự ồ ả ả (3) Qu n lý tài s n ệ ể Ki m tra s t n iạ t ả ư ồ ạ thì th c hi n i BP. Phụ trách qu nả lý TSCĐ
Các b ph n có nhu c u c p ầ ậ ẽ nh t TSCĐ s làm yêu c u c p ậ ử nh t TSCĐ g i cho b ph n ệ ch u trách nhi m qu n lý TSCĐ ệ ố trong h th ng. ụ BP. Ph trách qu n lý TSCĐ ớ ầ phân tích yêu c u là thêm m i hay s a đ i. ầ ố ớ + Đ i v i yêu c u thêm m i thì th c hi n b c (3). ố ớ + Đ i v i nhu c u s a thì th c ệ ướ hi n b ụ BP. Ph trách qu n lý TSCĐ ự d a vào thông tin tài s n do ể ườ i yêu c u cung c p đ ng ể ồ ệ ố ki m tra trên h th ng đã t n ạ i tài kho n hay ch a. t ự ế + N u đã t n t ướ c (5). b ế + N u ch a t n t ệ ướ hi n b ư ồ ạ thì th c ự i c (4).
ả ụ
ạ ả ả (4) ớ T o m i TSCĐ Qu n lý tài s n i yêu c u cung c p đ t o ả ấ ệ ố ầ ả BP. Phụ trách qu nả lý TSCĐ BP. Ph trách qu n lý TSCĐ ự d a vào thông tin tài s n do ể ạ ườ ng ớ m i tài kho n trong h th ng ả ờ ả ườ i (5) ế Thông báo k t qu cho ng yêu c uầ
ả ả ả (6) Qu n lý tài s n ể ệ ớ ữ Ki m tra thông tin tài s n, d ả li u đã phát sinh v i tài kho n. BP. Phụ trách qu nả lý TSCĐ BP. Phụ trách qu nả lý TSCĐ Tr l i mã cho phòng, ban yêu c uầ ể Ki m tra thông tin ả ủ c a tài s n trong ệ ố h th ng ề ớ ữ ữ ệ ả
ế ưở ự ả ả ệ ố ệ ử ổ (7) Qu n lý tài s n Phân tích s thay ậ ậ ổ đ i khi c p nh t BP. Phụ trách qu nả lý TSCĐ ệ ướ ự thì th c hi n b c
ệ ự thì th c hi n
ả ả ả (8) Qu n lý tài s n ự D a vào nh ng thông tin v tài ả s n và d li u đã phát sinh v i ể ế tài s n đó đ ti n hành phân ả ự ử ổ ớ tích xem s s a đ i v i tài s n ả có nh h ng gì đ n h th ng, ự ả có kh năng th c hi n s a đ i hay không. ế + N u có (8). ế + N u không ướ c (5). b ậ ậ C p nh t thông tin tài s n trên ệ ố h th ng. ệ ậ ậ C p nh t vào h th ngố BP. Phụ trách qu nả
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 4
lý TSCĐ
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 5
Ệ Ụ Ớ Ấ Ả
7. QUY TRÌNH NGHI P V TĂNG TÀI S N DO MUA M I, ĐI THUÊ, C P TRÊN C PẤ
Begin
u ầ c
u h n
ó c
n ậ h p
ơ ồ ử 7.1 S đ x lý:
01 Lập yêu cầu ghi nhận tăng tài sản
ộ B
Hóa đơn, hồ sơ TSCĐ
02 Phê duyệt đề nghị
Q U Đ N
\
T T K
Không duyệt
Duyệt
03 Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đề nghị
04 Khai báo thông tin TSCĐ
Đ C S T n á o
t
05 Quản lý khấu hao
ế K
End
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 6
ả ế 7.2 Mô t chi ti t
ứ
Ng ự i th c ự ệ ộ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ Mã sự kiệ n Ch c năng và ử ụ báo cáo s d ng trên P.M mề Meliasoft ế ậ ặ ủ ụ ậ ầ ậ (1) ấ t ộ ế ậ ộ B ph n có nhu c uầ ị ề L p đ ngh ậ ghi nh n tăng tài s nả Sau khi k toán mua hàng hoàn t th t c mua TSCĐ, ho c các b ph n khác liên quan l p yêu c u k toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ.
ặ ườ ượ ủ ị ề ệ ể (2) Phê duy tệ KTT/NĐUQ
ế ế c (3).
ậ (3) ề ị ề ơ Thông báo cho ị ị ề ơ đ n v đ ngh ế K toán TSCĐ ề c y quy n i đ KTT ho c ng ả ể ki m tra tài s n theo đ ngh xem tài ủ ề ả s n có đ đi u ki n là TSCĐ hay ệ ề ị không đ duy t đ ngh . ệ ướ ự ệ thì th c hi n b + N u duy t c (4). ệ ệ thì th c hi n ự + N u không duy t ướ b ế K toán TSCĐ thông báo tình hình ị ệ phê duy t đ ngh ghi nh n TSCĐ ị cho đ n v đ ngh .
ả ị ậ ề ứ Qu n lý TSCĐ
(4) ắ ầ Khai báo thông tin TSCĐ ế K toán TSCĐ ị ờ ạ ả Căn c vào đ ngh ghi nh nTSCĐ, ế k toán TSCĐ khai báo thông tin chi ồ ư ế ề t v TSCĐ nh Ngày tăng, ngu n ti ấ ố v n, giá tr , ngày b t đ u tính kh u hao, th i h n b o hành…vv
ấ ứ ứ ấ ồ ơ ờ (5) ừ ự ấ ả ả Qu n lý kh u hao ế K toán TSCĐ ấ ỳ ừ ả ấ ị Căn c vào quy đ nh trích kh u hao ế TSCĐ, căn c vào h s TSCĐ, k toán TSCĐ khai báo th i gian tính ệ kh u hao cho t ng tài s n, th c hi n ế ể tính kh u hao hàng k , ki m tra k t ỳ qu tính kh u hao t ng k .
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 7
Ệ Ụ Ơ Ả Ự 8. QUY TRÌNH NGHI P V TĂNG DO XÂY D NG C B N HÌNH THÀNH TSCĐ
Begin
u ầ c
u h n
ó c
Biên bản nghiệm thu dự án, Hồ sơ dự án
n ậ h p
8.1 S đ x ơ ồ ử lý
01 Lập yêu cầu ghi nhận tăng tài sản
ộ B
02 Phê duyệt đề nghị
Q U Đ N
Không duyệt
i
\ c ố đ m á G
Duyệt
Phiếu kế toán
04 Lập giao dịch chuyển từ TS XD CBDD sang TSCĐ đưa vào sử dụng
03 Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đề nghị
05 Khai báo thông tin TSCĐ
Đ C S T n á o
t
ế K
06 Quản lý khấu hao
End
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 8
ả ế 8.2 Mô t chi ti t
ứ
Ng ự i th c ự ệ ộ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ Mã sự kiệ n Ch c năng và ử ụ báo cáo s d ng trên P.M mề Meliasoft
ậ ậ ự ộ ế ử ề ậ (1) ậ ộ B ph n có nhu c uầ ị ề L p đ ngh ậ ghi nh n tăng tài s nả ệ Khi d án đã nghi m thu hoàn thành ị các b ph n liên quan g i đ ngh choh k toán TSCĐ ghi nh n tăng tài s n.ả
ượ ủ ườ ồ ơ ự ề c y quy n ệ ề
(2) Phê duy tệ Giám ố đ c/NĐUQ ệ ướ ự ệ thì th c hi n b c (4). ệ ệ thì th c hi n ự
ậ (3) ề ị ề ơ Thông báo cho ị ị ề ơ đ n v đ ngh ế K toán TSCĐ ặ GĐ ho c ng i đ ể ki m tra h s d án, phê duy t đ ngh .ị ế + N u duy t ế + N u không duy t ướ b c (3). ế K toán TSCĐ thông báo tình hình ị ệ phê duy t đ ngh ghi nh n TSCĐ ị cho đ n v đ ngh .
ậ ế ế Phi u k toán
ị ừ ệ ị ả tài s n xây (4) ơ ả ở ế K toán TSCĐ ế ậ K toán TSCĐ l p giao d ch trong h ể ố th ng chuy n giá tr t ự d ng c b n d dang sang TSCĐ.
ị L p giao d ch ể ừ TS chuy n t XD CBDD sang TSCĐ ử ư đ a vào s d ngụ ả ứ Qu n lý TSCĐ
(5) ắ ầ Khai báo thông tin TSCĐ ế K toán TSCĐ ị ờ ạ ả ậ TSCĐ, ị ề Căn c vào đ ngh ghi nh n ế k toán TSCĐ khai báo thông tin chi ồ ư ế ề t v TSCĐ nh Ngày tăng, ngu n ti ấ ố v n, giá tr , ngày b t đ u tính kh u hao, th i h n b o hành…vv
ấ ứ ứ ấ ồ ơ ờ (6) ừ ự ấ ả ả Qu n lý kh u hao ế K toán TSCĐ ấ ỳ ừ ả ấ ị Căn c vào quy đ nh trích kh u hao ế TSCĐ, căn c vào h s TSCĐ, k toán TSCĐ khai báo th i gian tính ệ kh u hao cho t ng tài s n, th c hi n ế ể tính kh u hao hàng k , ki m tra k t ỳ qu tính kh u hao t ng k .
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 9
Ệ Ụ Ả ƯỢ 9. QUY TRÌNH NGHI P V GI M TSCĐ DO THANH LÝ, NH NG BÁN
Begin
u ầ c
u h n
ó c
n ậ h p
ơ ồ ử 9.1 S đ x lý
01 Lập đề nghị thanh lý TSCĐ
ộ B
02 Phê duyệt đề nghị
Q U Đ N
\
T T K
Không duyệt
Duyệt
04 Xác nhận tình trạng chờ thanh lý cho TSCĐ
03 Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đề nghị
05 Thanh lý
Đ C S T n á o
t
ế K
06 Xác nhận tình trạng đã thanh lý TSCĐ
Phiếu kế toán
07 Lập giao dịch thanh lý TSCĐ
End
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 10
ả ế chi ti t ứ Ng ự i th c ự ệ ộ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ 9.2 Mô t Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ộ ậ ầ ậ ượ (1) ề ượ ậ L p đ ngh thanh lý nh ị ng bán ậ ộ B ph n có nhu c uầ ị B ph n có nhu c u xác đ nh ề ầ TSCĐ c n thanh lý và l p đ ị ngh thanh lý, nh ng bán TSCĐ.
ặ ườ i đ
(2) Phê duy tệ KTT/NĐUQ
ệ thì th cự c (3).
ị ậ ơ (3) Thông báo cho ị ị ề ơ đ n v đ ngh ế K toán TSCĐ ượ ủ KTT ho c ng c y ề quy n xác minh TSCĐ, phê ị ệ ề duy t đ ngh . ệ ệ thì th c hi n ự ế + N u duy t ướ c (4). b ế + N u không duy t ệ ướ hi n b ế K toán TSCĐ thông báo tình ệ ề hình phê duy t đ ngh thanh ị ộ lý TSCĐ cho b ph n, đ n v ị ề đ ngh .
ả ậ Qu n lý TSCĐ ờ ạ ề ị (4) c đ ngh thanh lý trên h ế K toán TSCĐ ậ Xác nh n tình ờ tr ng ch thanh lý cho TSCĐ ế K toán TSCĐ Xác nh n tình ạ tr ng ch thanh lý cho TSCĐ ệ ượ đ th ng.ố
ế ự
(5) Thanh lý ệ K toán TSCĐ th c hi n thanh lý TSCĐ ế K toán TSCĐ
ả ậ Qu n lý TSCĐ
c đ ngh thanh lý trên h ạ (6) ế K toán TSCĐ ề ị ể ệ ố ự ộ ậ Xác nh n tình tr ng đã thanh lý ả ố ị tài s n c đ nh ế K toán TSCĐ xác nh n tình ạ tr ng đã thanh lý cho TSCĐ ệ ượ đ ừ ố th ng đ h th ng d ng tính ả ấ kh u hao t đ ng cho tài s n ượ đ c thanh lý.
ế ế ậ ế ị Phi u k toán ậ ị (7) L p giao d ch thanh lý TSCĐ ế K toán TSCĐ K toán TSCĐ l p giao d ch ượ thanh lý, nh ng bán TSCĐ ệ ố vào h th ng.
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 11
Ệ Ụ Ề Ể 10. QUY TRÌNH NGHI P V ĐI U CHUY N TSCĐ
u ầ c
Begin
u h n
ó c
n ậ h p
ộ B
ơ ồ ử 10.1 S đ x lý
01 Lập yêu cầu điều chuyển TSCĐ
ộ ộ
ề
ể
Đi u chuy n trong n i b công ty
/
ữ
ể
ề
Đi u chuy n gi a các công ty thành viên
/
Q U Đ N Đ G T T K
03 Duyệt và ra quyết định điều chuyển
ị
Không duyệt
v
Duyệt
n ể y u h c
u ề
i
đ
n ơ đ Đ C S T n á o
Phiếu kế toán
t
ế K
02 Điều chuyển giữa các phòng ban
04 Lập giao dịch giảm tài sản, cập nhật trạng thái vào QLTS
ị
v
n ơ đ
End
n ậ h n
05 Thực hiện nhập mới tài sản
Đ C S T n á o
t
ế K
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 12
ả ế 10.2 Mô t chi ti t:
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ơ
ộ ự (1) ể L p ậ yêu c u ầ đi u ề chuy n TSCĐ ậ B ph n có nhu c uầ
ự ả ệ ề ể c (3). ự Qu n lý TSCĐ. ề ể ể (2) ậ ử ụ ữ Đi u chuy n gi a các phòng ban ế K toán TSCĐ
ề ể ế ị ơ ể ữ ề ầ ệ ầ ượ (3) ệ c duy t và có ể thì th c ự Duy t yêu c u và ề ế ị ra quy t đ nh đi u chuy nể Giám đ c,ố KTT ho cặ NĐUQ ế ế ị ệ ướ ượ ệ c duy t ị Các đ n v , phòng ban liên quan ầ ể ề ậ l p yêu c u đi u chuy n. ề ộ ộ ể ế + N u đi u chuy n n i b , th c ệ ướ c (2). hi n b ề ế + N u đi u chuy n bên ngoài, ệ ướ th c hi n b ệ ố Trên h th ng, th c hi n đi u ữ chuy n TS gi a các phòng ban, ậ ộ ậ c p nh t b ph n s d ng TSCĐ m i.ớ ầ Xem xét yêu c u đi u chuy n ị gi a các đ n v và ra quy t đ nh đi u chuy n. N u yêu c u đ ề quy t đ nh đi u chuy n c (4) hi n b ế ầ N u yêu c u không đ ế . thì k t thúc ị ế ế ự ệ ậ ị (4) ả ế ế ậ ạ ồ ố Qu n lý TSCĐ. Phi u k toán ậ ạ ả K toán TSCĐ th c hi n l p ệ ả giao d ch ghi gi m TSCĐ vào h ờ ậ th ng đ ng th i c p nh t tr ng ầ thái vào ph n QLTS. ậ L p giao d ch ả gi m TSCĐ và ậ c p nh t tr ng thái vào qu n lý TSCĐ ế ự ệ ạ ẻ (5) ả ế ế ế ớ ờ ậ ậ Ghi nh n tăng TSCĐ Qu n lý TSCĐ. Phi u k toán K toán TSCĐ ở đ n vơ ị đi uề chuy nể K toán TSCĐ ở đ n vơ ị nh nậ K toán TSCĐ th c hi n t o ồ m i th TSCĐ trong QLTS đ ng ị th i l p giao d ch tăng TSCĐ ế trong k toán
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 13
Ệ Ụ Ấ 11. QUY TRÌNH NGHI P V TÍNH KH U HAO TSCĐ
Begin
ơ ồ ử 11.1 S đ x lý
01 Tính khấu hao
Đ C S T n á o
t
ế K
02 Kiểm tra mức khấu hao trong kỳ
Sai
03 Khai báo giá trị khấu hao, thời gian, cách tính khấu hao...
Đúng
T T K
04 Duyệt bảng tính khấu hao
Điều chỉnh
05 Điều chỉnh khấu hao
Không điều chỉnh
Đ C S T n á o
t
Phiếu kế toán
ế K
06 Tạo giao dịch khấu hao TSCĐ
End
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 14
ả ế 11.2 Mô t chi ti t
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Mã sự ki nệ ấ ệ ố ỳ ế ấ ệ ố (1) ấ Tính kh u hao Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ả B ng tính kh u hao ự Cu i k k toán TSCĐ th c hi n tính kh u hao trên h th ng ế K toán TSCĐ
ấ ấ ả ự ầ ả ể ự ả B ng tính kh u hao. Qu n lý TSCĐ ể ứ ệ ướ ự ế thì th c hi n b c (2) ế K toán TSCĐ Ki m tra m c ấ tính kh u hao trong kỳ ệ ướ ự ế thì th c hi n b c D a vào b ng tính kh u hao và ả thông tin khai báo trong ph n qu n ị ệ lý TSCĐ th c hi n ki m tra giá tr ấ tính kh u hao: + N u đúng (4). + N u không (3).
ả Qu n lý TSCĐ ự ệ ấ ự ệ ố ồ ơ ạ D a và h s TSCĐ th c hi n khai báo l i trong h th ng. (3) ế K toán TSCĐ ấ Khai báo giá tr ị ờ kh u hao, th i gian, cách tính kh u hao... ấ ế ệ ả B ng tính kh u hao ng d a vào tình hình ti n hành duy t
ỉ ế ề (4) KTT thì ấ ệ ả Duy t b ng tính kh u hao ự ị ỉ ế
ấ c (5). ệ ấ ề ệ ả B ng tính kh u hao (5) ỉ ề Đi u ch nh kh u hao ế K toán TSCĐ
ấ ấ c ệ ế ệ ả B ng tính kh u hao. ị (6) ạ ấ T o giao d ch kh u hao TSCĐ ế K toán TSCĐ ị đ ng t o giao d ch ự ưở K toán tr ự ế ế SXKD th c t ấ ả b ng tính kh u hao. ầ + N u không c n đi u ch nh ệ ướ c (6). th c hi n b ả ấ ề + N u ph i đi u ch nh giá tr kh u ệ ướ ự hao thì th c hi n b ế ự K toán TSCĐ th c hi n đi u ư ấ ỉ ch nh kh u hao nh đã duy t trên ệ ố h th ng ượ ả B ng tính kh u hao đã đ ự duy t, k toán TSCĐ th c hi n ả ị ấ ệ ấ b m nút đ nh kho n kh u hao, h ố ạ ẽ ự ộ th ng s t ấ kh u hao.
ả ố ị ả Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý tài s n c đ nh 15
