Hội họp ở Việt Nam

Chia sẻ: Nguyễn Thị Mỹ Diệu | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

107
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Họp là một hình thức trong quản lý nhà nước. Các cơ quan nhà nước vì thế họp nhiều hơn các cơ sở tư nhân hay liên doanh. Họp là cần thiết vì ở Việt Nam đôi khi không họp không điều hành nổi. Nhưng họp nhiều lại là mặt trái của vấn đề.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hội họp ở Việt Nam

HỘI HỌP Ở VIỆT NAM Họp nhiều là biểu hiện yếu kém của lãnh đạo TTCT - Họp là một hình thức trong quản lý nhà nước. Các cơ quan nhà nước vì thế họp nhiều hơn các cơ sở tư nhân hay liên doanh. Họp là cần thiết vì ở VN đôi khi không họp không điều hành nổi. Nhưng họp nhiều lại là mặt trái của vấn đề. Tùy hình thức cơ quan, họp cần tần suất khác nhau. Cái khó là chúng ta chưa phân biệt rõ, chỉ ra nơi nào cần họp nhiều, nơi nào thừa hành phải làm là chính, hạn chế họp. Như Chính phủ thì tôi nghĩ dứt khoát không nên một tháng chỉ họp một lần. Vì có biết bao điều cần kíp đòi hỏi Chính phủ - cơ quan hành chính đầu não của quốc gia - phải có biện pháp giải quyết ngay. Quay lại thời phong kiến, thiết triều là một hình thức họp của cơ quan hành chính tối cao. Thời đó vấn đề chưa nhiều mà người ta đã phải tổ chức hằng ngày để người lãnh đạo nắm được thông tin, điều hành, xử lý công việc. Chính phủ các nước họp nhiều nhưng các cuộc họp rất ngắn, chỉ khoảng hai tiếng. Có thể họ tranh thủ đầu giờ sáng, xong ai nấy về cơ quan mình triển khai. Như vậy có lợi hơn chúng ta dồn rất nhiều vấn đề vào một cuộc họp. Còn tại đa số các cơ quan cấp dưới không nhất thiết phải họp nhiều vì anh chỉ tham mưu. Lãnh đạo giao việc, cấp dưới thi hành, xong việc trình lên. Họp chỉ diễn ra khi cần trưng cầu ý kiến hay thống nhất để triển khai cho chuẩn. Nhưng vẫn họp triền miên là do ông lãnh đạo không chuẩn bị tốt nội dung. Đến giờ, lãnh đạo cứ lên nói ào ào. Hiện có vị rất tài ở chỗ nói rất dài nhưng mọi thứ cứ chung chung, chẳng có thông tin gì, không sai không đúng. Câu chuyện vì thế hôm nay giống hôm qua. Rồi tình trạng nể nang trong các cuộc họp khiến vấn đề không được giải quyết, khi vấp lại phải họp. Thật ra đấy không phải là họp vì họp để chỉ đạo, nắm thông tin rất thực chất, ngắn gọn và đó là kênh cấp trên kiểm tra cấp dưới hiệu quả. Môtip tiến hành họp ở VN cũng chưa tối ưu. Đầu tiên là lãnh đạo lên phát biểu một vài ý, quán triệt tinh thần. Sau đó một nhân vật nào đó lên đọc lại, đôi khi là nguyên văn cái văn bản đã phát cho đại biểu. Rồi cuối cùng lại có lãnh đạo lên đọc văn bản chỉ đạo y nguyên văn bản đã phát. Anh đã đưa tài liệu cho người ta đọc rồi thì cần gì phải đọc lại nữa? Mà thời gian đó thường chiếm đến 30% thời gian cả cuộc họp, đôi khi còn hơn. Không đọc lại cái đã có trong văn bản sẽ buộc người đi họp phải nghiên cứu trước các tài liệu liên quan, tránh những câu hỏi ngây ngô. Theo tôi, chỉ nên đưa ra những vấn đề chưa thống nhất để bàn chứ cứ đọc tràn lan, rồi lại bàn những cái không cần bàn, thì có vị được mời phát biểu sẽ cứ “thống nhất cao” đồng thời diễn giải cảm tưởng sẽ rất mất thời gian và không tác dụng. Vài vị như thế là hết giờ. Vì vậy, thu gọn được các khâu không cần thiết, đi thẳng vào vấn đề cần bàn, tôi nghĩ có thể giảm được 1/3 thời gian họp, hay nói cách khác, giảm được 1/3 các cuộc họp. Người Việt có thói quen hay nhìn lên trên, xem cấp trên là tấm gương. Thấy cấp trên năng đi họp thì cấp dưới năng tổ chức thôi. Nay nên thay đổi lại, nếu nhân hội nghị kỷ niệm mà các vị lãnh đạo chỉ gửi đi một thông điệp để chúc mừng thì việc đó rất cần. Còn nếu chỉ xuống bắt chân bắt tay rồi kéo nhau dự tiệc thì không nên. Theo tôi, lỗi do ta chưa phân biệt được giữa hoạt động chính trị và hoạt động hành chính. Từ hàm Bộ trưởng trở lên là chính khách. Đáng ra ông ấy phải ngồi để nghiên cứu, tìm tòi, để nghĩ ra chiến lược, làm sao thực hiện tốt chiến lược đó. Đấy mới là nhà chính trị. Họ cũng chỉ nên dự các cuộc họp có tầm chiến lược hoặc tạo dựng, triển khai chiến lược đó. Nhưng ở ta vẫn chưa phân định rõ nhiệm vụ hành chính và nhiệm vụ chính trị. Nên mới thấy các quan chức rất bận rộn. Đó là bận ảo, bận cái của người khác. Bộ trưởng ở ta có quá nhiều việc, từ tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ các cục, vụ chức năng, rồi cả bổ nhiệm anh A, chị B, thậm chí cả kỷ luật, nâng lương ai đó... Có cuộc họp họ tổ chức để cảm ơn nhau nhưng theo tôi phong bì không phải nguyên nhân, nó đã chuyển thành điều kiện. Muốn giảm điều ấy, có thể nói là làm được, nhưng phải thay đổi nền công vụ, bắt đầu từ việc làm luật. Phải luật hóa, chi tiết hóa trách nhiệm. Nền hành chính phải chuyên nghiệp, áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý, minh bạch hóa hoạt động của các cơ quan nhà nước. Khi nền hành chính như thế thì mới giảm được họp cũng như các tệ nhũng nhiễu khác. Người ta sợ bộ trưởng vì bộ trưởng, bằng quyền lực chức vụ, có thể làm thay đổi quyết định chuyên môn của anh chuyên viên. Phải tiến đến người làm chuyên môn có thẩm quyền chuyên môn mà không ai có thể can thiệp được, như nhà báo có quyền nói sự thật, giáo viên coi thi có quyền chấm thi đúng, cảnh sát giao thông có quyền phạt bất cứ ai vi phạm, dù người đó là vị nào. Ai làm việc nấy tự nhiên họp sẽ giảm, cơ hội cho tham nhũng sẽ ít đi.Cơ hội cho tham nhũng sẽ ít đi. Làm quan khi ấy cũng chỉ là một nghề như bao nghề khác, chứ không phải là nơi đầy quyền lực gắn với quyền lợi, ai cũng muốn lên, có việc gì vẫn tìm mọi cách ngồi nguyên mà không ai muốn bỏ!... PGS.TS PHẠM HỒNG THÁI (trưởng khoa nhà nước và pháp luật, HVHCQG) Đi họp vì cái phong bì Có tổ chức quốc tế khi làm hội nghị đã kiên quyết không chi khoản phong bì. Nhưng chỉ được lần một, lần hai khách vãn hẳn, rồi sau này đi tiếp xúc rất khó nên đành “theo lệ” chi một khoản nho nhỏ để “gửi thư” cho quan khách VN. Cứ mỗi khi giành được hợp đồng tổ chức sự kiện cho một công ty hay ban ngành nào đó, điều chúng tôi phải hỏi đầu tiên là “phong bì cho mỗi khách là bao nhiêu?”, “khả năng phát sinh bao nhiêu?”, “quà tặng ra sao?”, cuối cùng mới là “đối tượng khách”, vì phải căn cứ vào đó để ký kết tổng chi phí cho chương trình. Đôi khi biết trước đối tượng khách, chúng tôi phải tư vấn nên giảm chi phí nào, tăng phí nào vì có đối tượng miễn phong bì dày là được. Và thông thường, tiền phong bì phải chiếm đến 20% tổng chi phí hội nghị. Cái phong bì ở miền Bắc người ta cứ đút vào và gọi một cách dễ chịu là tiền ăn trưa. Nhưng tiền ăn trưa cũng chia theo mức độ quan trọng của khách dự. Ăn trưa của lái xe là 50.000 đồng, đôi khi không có. Ăn trưa của cán bộ thường là 100.000-200.000 đồng. Nhưng cỡ “VIP” thì phong bì thường phải 500.000 đồng. Thậm chí, với những nhân vật phải tìm mọi cách tạo quan hệ thì có khi phong bì phải vài triệu, thậm chí (như báo chí có nêu trong một cuộc họp mà đại biểu Quốc hội Tào Hữu Phùng nêu ở Tổng công ty Viglacera) phong bì 10 triệu, với cánh PR chúng tôi chưa phải là ghê gớm. Nhiều công ty sẵn sàng giao cho chúng tôi mức gấp đôi, thậm chí gấp ba như thế để mời cho được “cụ ấy xuống chỉ trỏ rồi cười”. Đến nay thì khâu “phát tài liệu” có kèm một “bức thư nho nhỏ” đã thành thông lệ không thể thiếu ở hầu hết các cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Tiết mục này sinh ra nhiều tình huống bi hài mà dân PR chúng tôi có thể viết thành cả cuốn sách. Có vị mở luôn phong bì ra đếm có bao nhiêu. Có những vị nổi tiếng cả ngoài đời và cũng nổi tiếng luôn trong giới PR vì “phong cách” rất đặc biệt khi nhận phong bì. Có ông A vào nhận phong bì rồi nhưng ông lại quay ra cầm cái giấy mời nữa, đòi nhận tiếp. Thì ra giấy mời ấy là của nhân viên, nhưng ông giữ để lĩnh hai lần. Rồi những khách “không mời mà đến”.
Có nhiều vị hay vác cặp đến dự họp, nhưng chỉ khoảng 30 phút là lẩn về, nhân viên PR nào ngăn mời ở lại thì “bận lắm, cơ quan đang có việc gấp”. Nhưng thật ra “cụ” chạy sang cuộc họp khác. Để đối phó, nhiều công ty nước ngoài đổi lịch, phát quà vào cuối buổi. Lẽ dĩ nhiên nhiều vị định ra nhưng rồi lại đi vào. Tâm lý nhận phong bì đã quen thuộc đến mặc nhiên như thế nên hôm nào hội nghị không có phong bì thì hôm đấy đón tiếp đến khổ. Người thì hỏi tại sao, người thì hỏi cuối buổi có phát không, rồi không có phong bì thì quà tặng là cái gì... Nhân viên PR trả lời không có thì ngay lập tức nhận được thái độ khác ngay. Đôi khi phát phong bì mà chúng tôi thấy ngượng với người nước ngoài. Cái phong bì làm hèn con người đi nhiều quá! ĐÀO TRỊNH VŨ, nguyên nhân viên một công ty public relations (PR) Nhiều quan chức đang hạ thấp mình Nhiều doanh nghiệp đến dịp kỷ niệm, cánh nhân viên bàn với nhau rất rôm rả và... cợt nhả, mời “cụ” nào đến để cho nó “sang”. Tức người ta đã quen với việc biến anh quan chức thành một vật trang trí cho lễ kỷ niệm của họ. Lẽ dĩ nhiên, làm gì cũng phải nghĩ đến chi phí nên người ta còn tính toán hẳn hoi, mời ông này thì bao nhiêu, mời ông kia thì bao nhiêu. Rồi... họp tranh luận, kinh phí có bấy nhiêu, mời ông này thôi. Cá nhân tôi chứng kiến không ít cuộc tổng kết của cơ quan cũ, khi tiệc tàn, hơi rượu tan, quan khách về hết, từ giám đốc tới nhân viên... ngồi thở. Rồi bình phẩm, lẽ ra không nên mời ông này, ông kia, “chẳng được cái việc gì mà tốn kém”. Vị đó mà nghe được chắc hẳn sẽ “chờn” với vụ đi họp. Nhưng dường như từ trước đến nay không ai nghe thấy thì phải?! Rõ ràng, khi người ta dễ dàng mời được một vị lãnh đạo, với tầm cỡ ấy mà đến chỉ để “ngắm cảnh” hoặc “cho phần trang trọng” thì quá phí. Phí cho công sức của vị quan đó, phí cả cho cả sự tin cậy của người dân. Thời gian đó anh dành ra giải quyết một việc gì đó thật tâm huyết có khi còn được tiếng thơm. Còn chẳng có gì quan trọng mà anh cứ đến, nghĩa là anh đã tự hạ thấp bản thân mình, người ta coi thường là phải. Theo tôi, nên đặt ra qui định quan chức không được đi dự các lễ kỷ niệm theo kiểu “lễ lạt”, không thật sự cần có ý kiến chỉ đạo của các vị ấy. Các vị lãnh đạo chỉ nên đến những hội nghị để nghe người dân, doanh nghiệp thật sự cần gì, bức xúc gì rồi đề ra thời hạn trả lời, giải quyết, chứ không nên đến nói chung chung những cái chẳng nói người ta cũng biết. Từ trên làm gương trước, chất lượng các cuộc họp dần sẽ được nâng cao. Cải cách hành chính là cải cách những cái như thế chứ không chỉ là vạch ra các dự án bao nhiêu tỉ, bao nhiêu triệu đôla để “nâng cao năng lực bộ máy nhà nước”. BÙI TÙNG THẠCH, giám đốc Công ty TNHH QT Họp loạn TTCT - Nếu như doanh nghiệp, người dân phải căn ke từng phút để mưu sinh, để sinh lợi thì tại rất nhiều cơ quan nhà nước, “công việc” được nhắc đến thường xuyên nhất là... họp. Người ta có thể hoãn nhiều thứ, từ chối nhiều cuộc gặp với dân để họp. Vì sao bộ máy chính quyền ở VN họp nhiều thế? Có thể làm gì để giảm họp? Cứ thứ hai hằng tuần, nhiều công chức bắt đầu công việc với nhịp điệu quen thuộc: họp. Họp có nhiều kiểu, họp để biết thông tin, để đôn đốc, giao việc, nắm tình hình, triển khai. Họp rất cần thiết để thống nhất ý kiến và triển khai công việc cho đồng bộ. Nhưng chính những tác dụng trên của họp đang khiến nó bị lợi dụng, trở thành nỗi ngao ngán của người dân. Thậm chí nhiều công chức cũng kêu khổ vì họp. Lịch làm việc tuần của một thứ trưởng: Thứ hai: 8g: Dự lễ trao... tại miền Nam Thứ ba: 8g30: Chủ trì hội thảo tập huấn... tại khách sạn... 15g: Họp thường vụ... Thứ tư: 8g: Cùng bộ trưởng thăm... 13g30: Cùng bộ trưởng nghe báo cáo về các dự án... Thứ năm: 8g: Họp ban tổ chức kỷ niệm 60 năm... 10g: Họp ban chỉ đạo xây dựng... 14g: Dự tọa đàm... 16g: Họp ban cán sự... Thứ sáu: 8g: Dự hội nghị lấy ý kiến... Trong một tháng đầy “bận bịu”, vị thứ trưởng này chỉ có khoảng hai ngày có lịch để giải quyết công việc thường xuyên của cơ quan. Mà trong gần hai ngày, vị thứ trưởng chỉ ngồi ký đã đủ hết thời gian. Đáng lo là người ta đang quen việc lấy các cuộc họp để giải quyết công việc. Vậy không họp thì không ai làm việc? Ông tổng thư ký một hiệp hội uy tín khi nghe hỏi về vấn đề họp của các quan chức đã vỗ tay bồm bộp xuống chồng giấy cao ngất trên bàn làm việc: đơn từ cứ gửi mà mãi chẳng thấy “các cụ” trả lời. Ông tổng kết: “Hiệp hội muốn mời bộ trưởng xuống đối thoại, giải quyết khúc mắc cực khó, nhưng nếu là các công ty lớn mời đi họp lại... rất dễ. Đặc biệt là các cuộc họp tổng kết quí, năm, kỷ niệm ngày thành lập; lãnh đạo đi rất nhiều dù thực tế chỉ cần gửi một cái điện chúc mừng là đủ”... Có rất nhiều kiểu họp: họp giao ban, họp tháo gỡ, họp quán triệt, họp kiểm điểm, họp sơ kết, họp tổng kết, họp định kỳ, họp đột xuất, họp phát động thi đua, họp quán triệt tinh thần nghị quyết cơ quan, họp bình bầu cuối năm... Cán bộ cao cấp đã có thói quen đi họp nên cấp dưới cũng đã quen họp là phải đi. Thật khó có thể liệt kê hết các kiểu họp với những lý do khác nhau. Nhiều cuộc thật sự cần, nhưng nhiều cuộc họp mà đa số cử tọa chỉ... ngồi chơi là chính. Nghe tên cuộc họp người ta đã thấy hình thức nhưng không thể không đến vì sợ lãnh đạo “khép tội” trốn họp. Đến giờ, vẫn còn cơ quan nhà nước họp quán triệt... không được đi làm muộn. Rồi phát động thi đua giảm sản phẩm lỗi khiến phía đối tác nước ngoài trong liên doanh... choáng. Đi làm muộn là vi phạm nội qui, sản phẩm lỗi có thể ấn định tỉ lệ, ai vi phạm trừ lương, tái phạm mời nghỉ việc. Tại sao lại phải “thi đua” thực hiện những cái đáng ra là đương nhiên công chức phải thực hiện, tại sao lại phải tổ chức một cuộc họp với chủ đề như thế? Đi họp là việc “nhẹ nhàng” Khâu đầu tiên thường thấy trong các cuộc họp là “phát tài liệu”. Tài liệu này có một tờ giấy ghi thời gian biểu cuộc họp. Đi kèm những văn bản liên quan đến nội dung là một vật nho nhỏ xinh xinh đã dần trở nên không thể thiếu trong nhiều cuộc họp, đó là... cái phong
bì. Trong “tấm thư” đó ở miền Bắc thường là 100.000 đồng, cơ quan nào giàu là 200.000 đồng. Tại miền Nam, phong thư thường “dày” hơn. Nếu họp tổng kết, kỷ niệm thì còn có thêm quà, cái cặp hoặc bộ ly tách, quần áo... Nơi “phát tài liệu” luôn đông đúc và đây là một trong những lý do khiến không ít công chức rất chịu khó đi họp. Gần đây còn rộ lên phong trào hội thảo, nó cũng là một hình thức họp nhưng có vẻ “khoa học” hơn. Không ít cuộc hội thảo đáng ra chỉ cần gửi email cho nhau là đủ vì các vị khách mời đến chỉ làm đúng hai động tác quen thuộc: nhận phong bì và... đọc tham luận viết sẵn. Ai đọc của người ấy, không tranh luận, không phản bác. Hội thảo đáng ra là cuộc tranh luận đã trở thành hình thức vì không ít nhà khoa học chép miệng “nhận phong bì của người ta rồi, còn tranh với cãi cái gì nữa”. Song, một lý do quan trọng nhất khiến các cuộc họp đã trở thành “một phần không thể thiếu trong cuộc sống” là bởi đó là nơi hoãn binh cực tốt. Bị kiện, họp kiểm điểm. Người dân bức xúc, họp tháo gỡ. Nguy hiểm hơn, họp đang bị lợi dụng làm nơi trút bỏ trách nhiệm cá nhân. Nhiều việc hoàn toàn trong chức năng của lãnh đạo, nhưng sợ làm nhỡ “đụng” thì biết kêu ai thành ra phải họp. Lãnh đạo đề xuất, ai phản bác là “có vấn đề” nên các cuộc họp thường đều “thành công tốt đẹp”. Sau vỡ lở sai phạm thì lãnh đạo nói là ý kiến tập thể, là làm theo nghị quyết. Thói quen họp kiểu này gây hậu quả. Khi ngư dân gặp nạn trên biển, tàu đã đắm, người đã mất, nhưng các ban ngành còn phải họp đã, mọi chuyện phải chờ. Rồi các vụ khiếu kiện, qui hoạch, dân cứ chờ, quan cứ họp, rồi cuối cùng dân vẫn phải đội nón ngược xuôi. Nhiều quan chức suốt ngày chỉ thấy đi họp. Dân có việc thì rối rít kêu bận nhưng đi họp về công việc vẫn thế. Người ta thích họp vì rõ ràng đây là công việc tương đối nhẹ nhàng. Tốn kém! Nhiều cơ quan lớn phải cử riêng một nhân viên chuyên theo dõi, tổ chức việc họp. Thậm chí có cơ quan còn phải thuê thêm một người chuyên làm phông kiểu “chào mừng” hay “hội nghị”, phụ trách luôn âm thanh, ánh sáng. Nhiều bộ ngành có gần chục phòng họp nhưng vẫn thiếu, thường xuyên phải đi thuê phòng họp ở các khách sạn. Chỉ thấy Bộ Y tế khuyến khích tận dụng phòng họp hội trường lớn của cơ quan nhưng ngay cả như vậy, bộ này vẫn là “khách quen” của khách sạn La Thành, mỗi năm ít nhất cũng phải đến đây đặt chỗ hơn chục lần. Tốn kém cho mỗi cuộc họp không chỉ là tiền thuê địa điểm (khách sạn lớn có thể lên đến cả ngàn đôla/ngày). Tốn kém còn nằm ở tiền ăn trưa, tiền quà, tiền băngrôn khẩu hiệu, tiền in ấn tài liệu, tiền phong bì, tiền hoa trang trí, hoa cài áo, tiền phù hiệu, ca nhạc chào mừng... Rồi chi phí ăn ở khách sạn, xe cộ cho hàng chục vị từ các tỉnh về, cùng lái xe của họ, Nhà nước đã phải tốn hàng chục tỉ đồng/năm mà không thể thống kê. Họp cũng là dịp để dân văn phòng... cấu véo nên các cuộc họp “hẻo” cũng mất vài chục triệu đồng trở lên. Sau các bữa tiệc, người đặt thường được khách sạn chi cho phần trăm hoa hồng từ tổng số tiền thuê phòng và tiệc. Nên cuối năm nhiều người sẵn sàng thuê phòng thật xịn, mời khách thật nhiều để... có tiền tiêu tết. Đáng lo ngại, gần đây còn rộ lên mốt tổ chức hội nghị thật xa, nhằm đúng khu du lịch mà sếp chưa đi để tổ chức họp, hội thảo. Thế là bầu đoàn thê tử cơ quan đó lên máy bay vào Vũng Tàu, ra Phú Quốc hay Hạ Long, mặc dù các cuộc họp đó hoàn toàn có thể tổ chức ngay tại chỗ. Mục tiêu chính của các cuộc họp, hội nghị trở thành chuyến đi chơi, nghỉ dưỡng nhưng người ta vẫn tổ chức mặc cho kinh phí tốn kém thêm gấp ba, thậm chí 10 lần. Điều này đặc biệt phổ biến vào mùa hè. Ai sắp về hưu được ưu tiên, ai chưa được đi ưu tiên. Cuộc họp thành chỗ người ta bình bầu và không ít người bỗng hậm hực vì... không được đi họp. Và đã họp như thế thì không thể “tiết kiệm” được. Không ít cuộc đã bày tiệc tùng cho mấy trăm người, chi phí lên đến tiền tỉ như chơi. Tốn kém nhất trong các cuộc họp chưa hẳn là tiền mà là thời gian. Tám tiếng một ngày/năm ngày một tuần đã ít, công chức còn triền miên họp lấy đâu thời gian giải quyết sự vụ cho dân? Rồi các bậc lãnh đạo đi họp suốt như thế, lấy đâu thời giờ nghĩ ra những biện pháp chiến lược dài hơi để phát triển đất nước?... Người dân đóng thuế - đối tượng thật sự phải chi tiền cho các cuộc họp - thì lại phải đứng ngoài đợi các công chức đang... họp. CẦM VĂN KÌNH thực hiện Làm gì để giảm họp? TTCT - Các chuyên gia hành chính khẳng định có thể giảm 1/3 các cuộc họp. Nhưng phải đặt ra các qui định thế nào để loại bỏ những cuộc họp vô nghĩa gây lãng phí cả thời gian, tiền bạc của dân, của nước? Tuổi Trẻ Cuối Tuần trao đổi với ông Trần Anh Tuấn, vụ phó Vụ Công chức viên chức thuộc Bộ Nội vụ: tại sao họp nhiều và làm gì để giảm họp? Cơ chế khiến họp nhiều * Đã có nhiều ý kiến kêu phát ngán lên vì các công chức suốt ngày bận họp. Bộ Nội vụ đã nghe thấy dư luận ấy chưa? - Bộ Nội vụ đã nhận được một số ý kiến phản ánh tình trạng họp nhiều ở một số cơ quan, tổ chức, điển hình là các cơ quan nhà nước. Đôi khi các vị lãnh đạo các cơ quan ấy thiếu quyết đoán, dù được giao trách nhiệm giải quyết vấn đề nhưng sợ trách nhiệm nên hay tổ chức họp và vì vậy gây lãng phí thời gian rất lớn cho nhiều người khác. * Giảm khâu phát biểu hình thức hay đọc lại văn bản đã tiết kiệm được 1/3 số cuộc họp nhưng chưa thấy dấu hiệu trung ương muốn chỉnh đốn, giảm họp? Tình trạng họp, theo ông, đã đáng báo động chưa? Cái gì cũng họp tạo điều kiện cho những người yếu chuyên môn, trình độ kém cũng có thể leo lên ghế lãnh đạo. Có anh chỉ nói thì hay nhưng tổ chức thực hiện rất kém vì chỉ có nghiệp vụ đi họp cao. Nếu anh ta lãnh đạo, đương nhiên cơ quan anh ta khó tránh khỏi các cuộc họp xuyên ngày tháng. - Theo tôi, vấn đề họp nên đưa vào chương trình cải cách hành chính giai đoạn tới (2006-2010) để nó cụ thể và chi tiết hơn bởi đây cũng là một trong những điều gây phiền toái cho dân, lãng phí tiền nhà nước. Đã có đề tài khoa học nghiên cứu về chuyện họp hẳn hoi nhưng có vẻ nghiên cứu đó không được quan tâm. Trước đây thành phố Hà Nội có dự định tổ chức một cuộc hội thảo về vấn đề họp nhưng rồi nó không diễn ra. * Một số công chức cấp cao cũng ngán họp nhưng không thể không họp. Phải chăng cơ chế hiện nay sinh ra tình trạng loạn họp? - Một phần cơ chế sinh ra phải họp nhiều. Còn có nhiều đầu mối, phân công công việc không rõ ràng, chồng chéo trong chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan nhà nước. Một phần khác tôi nghĩ phương thức lãnh đạo tập thể đã bị hiểu sai. Tập thể không có nghĩa cái gì cũng họp mà tập thể chỉ quyết định những phương hướng chính, cá nhân được giao trách nhiệm phải chủ động thi hành. Ảnh hưởng từ cơ chế kế hoạch tập trung vẫn còn trong nhiều cơ quan nhà nước. Tất cả mọi cái đều phải bàn, liên hệ với cơ quan cấp trên còn nặng, dẫn đến hội họp nhiều. Cơ chế trách nhiệm chưa rõ nên gặp vấn đề nhạy cảm, người ta vẫn dễ dàng đưa ra họp
để gán cho nó danh nghĩa tập thể. Đôi khi còn có tình trạng gặp một vấn đề nan giải, không ai muốn làm thì họp để mỗi người một ý rồi... không bao giờ làm nữa. * Như ông nói, có kiểu họp làm khổ dân. Trách nhiệm công chức, trách nhiệm chính trị của quan chức chưa rõ ràng nên người ta hay tổ chức các cuộc họp “hiếu hỉ”, “đùn đẩy”. Bộ Nội vụ đã có ý định đưa ra biện pháp giảm họp chưa? - Đúng là có những việc chỉ cần làm đúng trách nhiệm được Nhà nước giao thì không cần phải họp. Trong cải cách hành chính, giảm hội họp chính là một khía cạnh trong việc tổ chức lao động sao cho khoa học. Sắp tới trong Luật công vụ mà Bộ Nội vụ đang xây dựng, chắc chắn trách nhiệm của công chức, của người đứng đầu các cơ quan trong khi thi hành công vụ sẽ được đề cao hơn, để họ buộc phải giải quyết công việc trong thẩm quyền của họ mà không phải tổ chức cuộc họp. Người có chức vụ phải chịu trách nhiệm về nội dung tất cả các quyết định do mình ban hành, thậm chí cả việc tổ chức, kiểm tra việc thực hiện nó. Nhưng sâu xa là khâu chọn con người. Nếu chọn được người “cứng” về chuyên môn, việc gì quyết được họ quyết ngay, không cần họp. Chứ không động một tí là thấy khó, phải xin ý kiến. Hoặc người không nghĩ được chiến lược thì cứ tập trung vào sự vụ. Không có hoặc chiến lược không tốt thì hay vấp, giải quyết xong vụ này lại sinh ra vụ khác. Làm gì để giảm họp? * Hậu quả của thói quen họp đã thấy không ít. Như vụ ngư dân gặp nạn trên biển vừa qua, tàu đắm rồi, người chết rồi mà người ta còn phải họp rồi mới cứu nạn? - Nó liên quan đến trách nhiệm được giao. Ở đây đúng là cần sự phối hợp nhưng theo thói quen, một cuộc họp được tổ chức. Đáng ra các cơ quan phải có phương án rồi, có sự việc nguy cấp chỉ cần một cuộc hội ý hay thông báo cho nhau thôi. Chứ tình huống như thế mà còn họp thì người ta chết hết mới được cứu nạn. * Họp đã thành thói quen phổ biến, liên quan đến lợi ích chứ không chỉ tồn tại ở một vài cơ quan. Nên muốn giảm họp thì phải cải cách cơ chế chứ không chỉ đề ra biện pháp chung chung? - Đúng. Muốn giảm các cuộc họp hình thức thì cơ chế làm việc phải khác đi. Trong cải cách hành chính có cải cách về thể chế, cơ chế làm việc của công chức. Hiện nay không thể nói cơ chế đó là hoàn hảo, nhưng cải cách hành chính vẫn đang tiếp tục. Mục tiêu hướng đến là một nền hành chính phục vụ. Nếu thực đạt được điều đó thì sự hài lòng của người dân sẽ cao lên và họp cũng không là vấn đề nữa. Còn hiện tại nền hành chính của chúng ta vẫn là nền hành chính quản lý. Nó còn nhiều tồn tại và yếu kém. * Như vậy, với cơ chế hiện nay thì việc có một nền hành chính phục vụ hay cụ thể là chuyện giảm được họp sẽ còn là việc rất lâu dài? - Phải làm ngay. Luật công vụ do Bộ Nội vụ soạn thảo đến đầu năm 2007 sẽ đưa ra xin ý kiến Quốc hội và hi vọng cuối 2007 sẽ được thông qua. Nó sẽ đặt nền móng cho nền hành chính phục vụ. Còn việc giảm họp đáng ra bản thân các vị lãnh đạo có thể tự điều chỉnh được, vì các cuộc họp dẫn đến lãng phí thời gian, khả năng hoàn thành nhiệm vụ của chính họ. Nếu nhận thức được điều này, qua chỉ đạo điều hành họ sẽ giảm được các cuộc họp mà không nhất thiết phải dựa trên sức ép của dư luận. * Để lãnh đạo tự nhận thức thì quá khó, lâu nay công việc vẫn đình trệ, họp vẫn nhiều. Cần đưa ra tiêu chí thế nào được tổ chức họp thì mới giảm được họp? - Nhiều trường hợp người ta dễ dàng tổ chức cuộc họp dù với mục đích cá nhân, lấy họp làm bình phong che chắn cho những quyết định sai. Cơ chế giám sát các cuộc họp chưa có. Nhiều khi người ta không muốn làm việc thì đi họp, để việc lại đấy, có lý do. Muốn thực hành tiết kiệm chống lãng phí, cần có qui định rõ khi nào thì tổ chức họp, mục tiêu họp, cuộc họp này nhằm giải quyết vấn đề gì, vấn đề đó có cần phải họp không. Họp sẽ thay đổi cái gì, mang lại cái gì, tác động đến hoạt động hiện tại thế nào. Rồi nội dung cuộc họp phải rõ ràng. Các cuộc họp giải quyết được sự việc thì tiến hành, còn không thì thôi. Cuối cùng, người chủ trì phải kết luận được vấn đề. Trên cơ sở đó, các bộ phận thực thi cứ thế thực hiện, không cần họp lại. Qui định rõ thì người lãnh đạo mới có căn cứ quyết định nên họp hay không, các nhà quản lý cấp trên cũng có thể quản được. * Khó! Vì với qui định như thế, các kiểu họp như: họp chi bộ, họp chi đoàn, họp nhóm, họp triển khai công việc, họp rút kinh nghiệm, họp định kỳ sẽ không tổ chức được? - Thì phải phân biệt các cuộc họp, hội thảo với hội ý. Các kiểu hội ý chỉ rất nhanh, 5-10 phút. Còn họp chi bộ, chi đoàn là một hình thức sinh hoạt chính trị, do các tổ chức chính trị qui định, nó không liên quan đến hành chính nên ta không thể bàn. * Với tư cách là một nhà chuyên môn và là người thảo Luật công vụ, ông có tin giảm được họp? Có thể dự đoán hoặc đưa lộ trình bao giờ họp sẽ thực chất hơn? Hay đó là vấn đề lâu dài ta chưa ước được thời gian? - Trong đà cải cách hành chính hiện nay, Chính phủ chắc chắn sẽ chỉ đạo mạnh mẽ việc cải cách lề lối, cơ chế làm việc của công chức. Trong các mục tiêu đưa ra có vấn đề nâng cao hiệu lực, hiệu quả công việc của công chức, mà muốn nâng cao điều này thì phải tổ chức lao động tốt ở các cơ quan. Hiện chúng ta cũng đang thực hiện Luật thực hành tiết kiệm chống lãng phí. Mà một trong những lãng phí lớn nhất là thời gian. Nên tôi chỉ có thể nói với hai động lực trên, việc giảm hội họp sẽ diễn ra nhanh hơn. * Như vậy chúng ta đang bỏ qua nguyên do cốt yếu khiến họp nhiều là lãnh đạo thiếu kiến thức, trách nhiệm không rõ? Người ta chẳng thiếu gì lý do để họp. Qui chế làm việc của công chức do Bộ Nội vụ thảo chưa rõ ràng? - Bộ Nội vụ giúp Chính phủ quản lý nhà nước về công chức, trong đó có việc xây dựng các văn bản qui phạm pháp luật. Nhưng tham mưu là tạo ra cái khung để quản lý cán bộ công chức. Còn qui chế làm việc của công chức thì các bộ, ngành, các đơn vị đều phải xây dựng qui chế làm việc của mình. Nếu thực hiện đúng qui chế thôi thì tôi nghĩ đã giảm được các cuộc họp không cần thiết rồi. * Có người nói muốn giảm họp nên tuyệt đối cấm phong bì trong các cuộc họp, dù dưới dạng tiền ăn trưa hay gì đi nữa? - Đó là một vấn đề. Họp cũng cần phải mời đúng đối tượng. Đôi khi họ mời những người chẳng liên quan gì đến họp. Anh mời tôi thì khi có họp tôi lại mời anh, thế thôi. Như thế cũng lãng phí. Khi giao việc, Chính phủ giao xuống bộ, bộ giao cho các vụ hay tại các cơ quan khác, cấp trên giao việc cho cấp dưới, cần ấn định thời gian sát sao. Tôi nghĩ đó cũng là một cách buộc người ta phải làm việc thật sự, tránh hội họp hình thức. Cái đó cần quyết tâm của lãnh đạo... Đi thuê phòng họp TTCT - Có hàng trăm khách sạn lớn nhỏ ở Hà Nội nhưng muốn có phòng họp vào dịp cuối năm, dân văn phòng đã phải rậm rịch từ bây giờ, đăng ký trước cả... ba tháng. Hòa vào dòng người đi thuê phòng họp mới biết Hà Nội họp nhiều biết bao nhiêu... Mỗi ngày ở Hà Nội có cả nghìn cuộc họp. Hầu như cơ quan nào cũng có phòng họp, nhưng thuê khách sạn đã thành thói quen mỗi khi “có khách” hoặc đơn giản cần một không khí khác. Hoàn hảo, phong phú như dịch vụ cho thuê phòng họp
Với những người lần đầu tiên đi thuê phòng họp thì chọn nơi họp cũng không dễ dàng bởi dịch vụ này hầu như khách sạn nào cũng có và đều... quá tốt với kinh nghiệm lâu năm. Theo tư vấn của một công ty chuyên tổ chức sự kiện ở Hà Nội, khách sạn uy tín và hiện có nhiều khách thuê phòng họp nhất là Melia. Nằm giữa trung tâm thành phố, khách sạn này có ba phòng họp chính, trong đó có phòng chứa được khoảng 600 người. Hầu như ngày nào ở đây cũng có các cuộc họp, bất kể thứ bảy, chủ nhật hay ngày lễ. Nên để đăng ký được phòng tại Melia, ngay cả những ngày đầu năm, thường phải liên hệ trước cả tháng nếu muốn chắc chắn. Gọi điện đến khách sạn này, lễ tân chuyển máy đến bộ phận chuyên phụ trách phòng họp: “Anh cần ngày nào?”. Đưa ngày, chỉ vài giây gõ máy tính, nhân viên đã thông báo: “Không được, ngày đấy đã có người thuê”. Chọn một ngày khác, ngay lập tức khách được mời đến nộp 30 triệu đồng đặt chỗ. Dịch vụ được đưa ra hoàn hảo: “23 USD cộng cộng/khách nếu có ăn trưa; không ăn giá là 14-15 USD cộng cộng”. “Cộng cộng” là giá còn có thể đội lên cho phí phục vụ và loại đồ uống. Quá đắt so với thu nhập của đa số doanh nghiệp tư nhân ở VN hiện nay nhưng không đắt đối với cơ quan nhà nước vì đã có ngân sách chi trả. Cùng mức giá từ 11-15 USD/người là các khách sạn Daewoo, Bảo Sơn, Horizon, Hilton Opera... Các khách sạn lớn này vì đắt nên sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu phát sinh trong cuộc họp, dù đó là máy chiếu, phiên dịch viên hay những nhạc công chơi nhạc cổ điển. Rồi các phòng họp này được tối tân hóa với thiết bị lọc khí CO2, ghế bọc da, thích kê theo kiểu nguyên thủ bàn tròn hay vuông đều được. Khách sạn sẽ lo từ A-Z, tới giờ họp khách cứ đến là xong. Ngoài những khách sạn hạng sang kể trên, thường dành cho các cuộc hội thảo lớn hay các cuộc họp có tài trợ, đông khách không kém là các khách sạn hạng trung cho thuê phòng họp với giá 4-8 triệu đồng/ngày như Kim Liên, La Thành, Công Đoàn... Mỗi nơi có cách hút khách riêng nhưng một trong những chiêu hiệu quả khiến... nuôi dưỡng nguồn thu tốt nhất là nhiều khách sạn dành một khoản hoa hồng tương đối để “lại quả” cho người đi thuê phòng họp. Ít cũng khoảng 500.000 đồng, nhiều thì... tùy vào mức độ chi của ngân sách. Làm giàu bằng nghề... thuê phòng họp Tôi theo chân một nhân viên văn phòng, được mệnh danh là “chuyên viên thuê phòng họp” của bộ G, đi “săn” phòng họp cho dịp cuối năm. Gọi đến khách sạn LT, sau một hồi chào hỏi, chị nhân viên nhẹ nhàng: “Giá cuối cùng là 7 triệu/ngày, trích lại cho em 500.000 đồng”. Đến. Điện thoại hỏi thuê phòng họp, phòng cưới tới tấp. Chị nhân viên đưa hợp đồng đặt chỗ: “Bọn chị chỉ hạ được xuống mức ấy thôi. Còn nếu em muốn hơn, em ghi hóa đơn về thanh toán bao nhiêu cũng được, miễn là trích lại 10% số chênh lệch đó để bọn chị nộp thuế giá trị gia tăng”. Đã thành thông lệ, nhân viên nào đi thuê phòng họp cũng đều hỏi đến “khoản ấy” nên các khách sạn tìm mọi cách để “chiều”. Thậm chí, theo một nhân viên khách sạn, có vị đến đặt phòng họp, nói thẳng “anh cần 30 triệu đồng, em muốn tính kiểu gì thì tính”. Đương nhiên, các khách sạn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của thượng đế. Giá thực là 1.000 USD, họ viết thành 1.500, chẳng ai biết. Trong các buổi họp, dù nhiều buổi chẳng mang lại nhiều tác dụng nhưng vẫn có rất nhiều khâu. Khâu nào cũng có thể cấu véo được. Thuê ca nhạc chào mừng đã thành một “mốt” mà rất nhiều cơ quan nhà nước thực hiện trước khi buổi họp bắt đầu “cho thêm phần long trọng”. Tìm đến công ty tổ chức biểu diễn danh tiếng TV, chị giám đốc nhanh nhảu: “Đậm hay nhạt, nghệ thuật hay giải tỏa căng thẳng?”. Thì ra cũng có nhiều kiểu ca nhạc phục vụ họp. Nhiều khi ca nhạc chỉ để đợi mấy “VIP” đến. Các buổi họp kỷ niệm mang tính lễ nghĩa thì khâu ca nhạc phải “đậm”, từ 30-45 phút, có tính giải trí cao và theo chị giám đốc, “phải làm cho mọi người dự họp không cảm thấy căng thẳng, khi về đều có cảm tình với chủ nhà”. Mức giá cho khâu - không - dính - dáng - gì - đến - nội - dung - cuộc - họp - này cũng không ít. Nếu là ca nhạc do các em thiếu nhi biểu diễn thì “chỉ khoảng 3-4 triệu”. Còn lại, thực đơn món ăn tinh thần của các công ty tổ chức biểu diễn thường phải 4-6 triệu, thậm chí “sang” một chút giá có thể lên tới hơn chục triệu đồng. Chị giám đốc từng là ca sĩ khá nổi tiếng nhẩm: “Hai ca sĩ dạng sao, mỗi người hát hai bài đã mất đứt 6 triệu. Rồi còn vũ công, ca sĩ đệm, đạo cụ nữa... Chị làm quen cho bộ G rồi, chất lượng em cứ yên tâm”. Tôi “OK” cái giá 10 triệu đồng. Chị giám đốc làm “thực đơn”: ba bài nhạc đỏ, hai màn múa, ba bài nhạc trẻ tươi tắn, kết thúc bằng dàn đồng ca. Thống nhất, chị lôi hợp đồng ra, viết một mạch. Tôi tá hỏa vì trong hợp đồng ghi số tiền phải trả là 14 triệu đồng. Chị ca sĩ vỗ vai cái bốp: “Làm bộ hay chê ít?”. Mặt lạnh tanh, anh nhân viên bộ G lôi tờ hợp đồng về phía mình ký. “Em ăn thua gì, cơ quan thằng X họp nhiều, mỗi tháng nó kiếm được cả ngàn đô, nhưng cũng phải chia chác nữa chứ không ôm hết được. Khoản hoa hồng phòng họp các sếp nắm cả đấy, không biết điều mất chân ngay”. Xong các khâu “lễ nghĩa” trong cuộc họp, dành cả buổi chiều bỏ tiền vào phong bì, rồi phân ra ba loại phong bì tùy độ quan trọng của khách, trước hôm họp một ngày, tôi chạy đến ngó qua phòng định thuê với giá 8 triệu ở khách sạn LT (đã có “hoa hồng”). Chợt nhìn thấy một quan chức vụ A đang vui vẻ đứng nhận “tài liệu” tại bàn đón tiếp. Nhấc máy điện thoại lên bấm. Một giọng khó chịu vang lên: “Tôi đang bận họp, gọi sau đi”. Máy tắt bụp. Bấm gọi lại, câu trả lời quen thuộc “thuê bao quí khách vừa gọi tạm thời không liên lạc được”... Quay ra nhận tài liệu vị này lại tươi roi rói. Ai cũng có phần nên chẳng trách VN họp nhiều thế. Chỉ khổ dân, doanh nghiệp, nếu có việc gì cần gặp vị quan kia, hẹn cả tháng chắc gì đã gặp được!? Theo số liệu chính thức được công bố, trong năm 2001, UBND thành phố Hà Nội có 1.258 cuộc họp (có chủ tịch, phó chủ tịch thành phố chủ trì). Qua báo cáo của 28 đơn vị thuộc thành phố thì năm 2001 và chín tháng đầu năm 2002, các đơn vị này cũng có gần 15.000 cuộc họp, với gần 400.000 lượt người dự. Đến năm 2004, số cuộc họp của các ban ngành Hà Nội không giảm bao nhiêu. Riêng UBND TP Hà Nội đã tổ chức 1.072 cuộc họp (so với 1.258 năm 2001). Theo nghiên cứu và kinh nghiệm thực tiễn của một chuyên gia hành chính, ước tính thực tế mỗi ngày trung bình tại Hà Nội có ít nhất 1.000 cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm của các bộ, ban, ngành, doanh nghiệp nhà nước (cả bên đảng và chính quyền), từ trung ương đến thành phố, rồi các sở, xuống đến cấp phường xã. Tại TP.HCM là khoảng 500-700. Cứ 8 tiếng trên cả nước có gần 3.000 cuộc họp, ngân sách mất khoảng 1,5 tỉ/ngày. Các lý do chính khiến họp nhiều: - Đùn đẩy trách nhiệm. - Chính sách của nhà nước không rõ ràng, có thể hiểu khác nhau, phải họp để thống nhất. - Hiệu lực chỉ đạo bằng văn bản thấp. - Cơ quan tham mưu chưa chuẩn bị kỹ tài liệu cho cuộc họp, nội dung họp không sát với yêu cầu thực tế.
- Lãnh đạo bận, người được ủy quyền chủ trì không đủ thẩm quyền nên phải họp nhiều lần. - Một người phải dự nhiều cuộc họp/ngày. - Mời thành phần dự họp không đúng. (Nguồn: Theo báo cáo sơ bộ về tình hình hội họp của UBND TP Hà Nội) Chuyện họp hành: Hành nhiều hơn họp Rất tiếc là nhiều cuộc họp trong xã hội hiện nay, đúng như đã nói ở trên. Chính vì thế mới nảy sinh tâm lý người người chán họp, nhà nhà sợ họp nhưng tất cả đều phải đi họp theo đúng phân công xã hội. Trẻ nhỏ cũng họp Chẳng cứ người lớn, mà ngay cả trẻ con hiện giờ cũng phải đi họp nếu chúng cắp sách đến trường. Với học sinh cấp 1 thì còn đỡ chứ lên đến cấp 2, cấp 3 tuần nào cũng có một tiết họp mang tên tiết sinh hoạt. Ý nghĩa của tiết học này là giúp thầy trò giải trí, vui vẻ cùng nhau vào dịp cuối tuần giúp đầu óc thảnh thơi sau 5 ngày căng thẳng. Nhưng sau đó, giờ sinh hoạt biến chất dần thành giờ họp. Học sinh ngồi dưới nghe giáo viên ở trên tổng kết tuần học, phê bình học sinh này, chất vấn học sinh kia. Những tiết sinh hoạt đó nặng nề, tạo ám ảnh với nhiều học sinh trót mắc sai lầm. Suy cho cùng, sinh hoạt kiểu này chỉ làm khổ cả thầy lẫn trò. Nếu dành thời gian đó để giáo viên gặp riêng một vài học sinh cá biệt, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng rồi khuyên bảo thì còn tốt hơn là tuần nào cũng lôi chúng ra phê bình. Và cuối cùng những cuộc họp trong giờ sinh hoạt đó hầu như chẳng giúp mấy ai tiến bộ, học sinh ngoan vẫn ngoan, học sinh quậy vẫn quậy. Đối với thời học sinh, giờ “đi họp” là như thế đó. Người người họp Khi đi làm, chuyện họp lại càng phổ biến. Người đi làm bị bủa vây bởi rất nhiều cuộc họp: họp hằng ngày, họp hằng tuần, họp hằng tháng, họp giao ban, họp tổng kết, họp trong tổ, họp trong phòng, họp toàn cơ quan… Tóm lại là họp rất nhiều. Người xưa có câu: “Quý hồ tinh bất quý hồ đa” nhưng với những cuộc họp tại các cơ quan hiện giờ thì người ta lại thích: “Quý hồ đa bất quý hồ tinh”, tức là thích họp nhiều theo số lượng nhưng xem nhẹ chất lượng. Thích họp “nhiều theo số lượng” không chỉ có nghĩa là họp nhiều cuộc mà những người tổ chức cuộc họp thường thích cuộc họp phải có càng nhiều người dự càng tốt, nói càng nhiều càng tốt, kéo dài thời gian họp càng lâu càng tốt. Nhưng nhiều theo số lượng như thế không song hành với chất lượng. Họp nhiều cuộc nhưng vấn đề lan man, không trọng tâm, không dứt điểm thì đó là những cuộc họp thất bại. Họp là để bàn bạc, để tranh cãi các vấn đề để đi đến thống nhất nhưng thật ra nhiều cuộc họp chỉ là hình thức vì mọi thứ đã được quyết từ trước rồi. Có nhiều cuộc họp chỉ để gặp mọi người nhằm thông báo một vài quyết định và chờ nghe tiếng vỗ tay “rung chuyển hội trường” (nếu là tin tốt) thể hiện sự đồng thuận. Nếu vậy thì chẳng cần họp mà chỉ cần ghi lên bản thông báo là đủ. Họp có nhiều người chưa hẳn đã là hay vì như thế sẽ làm loãng cuộc họp, nhiều người chẳng có vai trò cần thiết trong cuộc họp nhưng phải đến đóng vai “bình vôi”, nghe những điều họ không thích (và không cần) nghe, không bao giờ phát biểu đến một câu thì sự có mặt của họ có cũng như không. Do vậy, chẳng thà nêu vấn đề rồi gửi email cho mọi người phản hồi còn hiệu quả hơn. Họp: Cần ngắn hơn, hiệu quả hơn Nhiều người đi họp thích nói thật dài để chứng tỏ “khả năng lãnh đạo” nhưng họ đâu có đứng dưới để hiểu nỗi lòng của người nghe. Các bài diễn văn dài lê thê thường được tô vẽ có nhiều vấn đề mũi nhọn nhưng với người nghe, mũi nhọn như vậy không khác gì gai trên vỏ mít. Chỉ cần vài người ham đọc diễn văn dài thì cuộc họp cũng đã tốn thời gian vô cùng. Thế nên không ngạc nhiên trong nhiều cuộc họp, người phía trên phát biểu hăng say nhưng đến tai người nghe, nó lại trở thành một bản nhạc du dương và nhiều người ngủ gật. Những cuộc họp thường phải diễn ra vào giờ hành chính và hậu quả là sự lãng phí thời gian cũng như công sức nhiều người. Nếu một ngày nào đó, các cuộc họp diễn ra thật ngắn với sự góp mặt của những người cần thiết, chủ đề cuộc họp được nêu từ trước để người tham gia tìm hiểu sớm thì khi đó chất lượng của cuộc họp mới được nâng cao và giảm lãng phí thời gian của nhiều người. Những người tổ chức họp biết người tham gia không thích họp nhưng họ vẫn biết cách khiến người ta phải đi họp. Nếu không dùng được cây gậy thì sẽ dùng củ cà rốt. Trong các công ty, nếu không đi họp bạn có thể bị kỷ luật, nhắc nhở. Còn trong các tổ chức xã hội, để giúp cuộc họp đông đến phút cuối, thường có màn điểm danh trước cuộc họp và “thưởng” phong bì sau cuộc họp. Nếu không dùng gậy hoặc cà rốt, có mấy ai tự nguyện chịu đi? Họp và … Họp hành để bàn thảo làm sao cho công việc đạt hiệu quả cao nhất là chuyện cần thiết của mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương. Nhưng, văn hóa trong hội họp, họp hành quá nhiều, lãng phí thời gian, tiền bạc lại là chuyện khác. Khá nhiều cuộc họp… chả để làm gì. Nghĩa là có đại biểu không xác định được họp để làm gì, bàn bạc về vấn đề gì và sau họp thì giải quyết được cái gì, có tăng trưởng được chút GDP nào không. Tôi được dự khá nhiều cuộc họp cấp tỉnh, trình tự thế này: Giới thiệu lý do cuộc họp, chủ trì có vài lời khai mạc, sau đó có người đọc báo cáo. Tiếp đó là phần thảo luận, thường thì dăm ba ý kiến là xong. Chủ trì kết luận: Việc này phải làm thế này, thế kia. Hoặc: thời gian qua công việc này, kia đã có chuyển biến, tuy vậy vẫn còn nhiều tồn tại. Thời gian tới thì cần làm thế này, thế kia, giải pháp là này nọ… “Họp xong xuôi - tất cả lại về”. Theo tôi, thực thi quản lý hành chính nhà nước một phần chủ yếu là bằng văn bản hành chính. Nhiều cuộc họp không phải là “quốc kế dân sinh” lắm, thì có thể thay bằng một văn bản nội dung như… kết luận của chủ trì cuộc họp là đủ. Họp nhiều lắm, cuộc nào cũng cần thiết. Họp tổ dân phố, họp Đoàn thanh niên, họp Phụ nữ, Công đoàn, họp Phòng, họp cơ quan, họp với cấp trên, họp với cấp dưới, họp “chạy sô”. Tính sơ mỗi công chức dự không dưới 15 cuộc họp trong tháng. Dường như gần nửa quãng đời của mỗi công chức “trôi qua” trong phòng họp. Họp nhiều quá, đến nỗi, có ngành phải cử riêng một “phó họp” mà vẫn phải họp chạy show. Có ông “phó họp” của một ngành than thở: “Tôi là thành viên của mấy chục Ban Chỉ đạo, hết họp thành viên ban này, lại họp thành viên ban kia, chạy họp như đèn cù, không còn thời gian để xử lý công việc chuyên môn”. Vấn đề cần bàn khác tại các cuộc họp nữa là văn hóa hội họp. Có cuộc họp, mặc dù trước đó đại biểu đã được nhắc tắt điện thoại di động hoặc để chế độ rung. Nhưng khi cả hội trường đang im phăng phắc nghe báo cáo thì chuông điện thoại “thời trang” réo inh ỏi. Thế là vỡ trận. Lao xao bắt đầu từ đây. Tại cuộc họp khác, giao ban của lãnh đạo một sở với lãnh đạo các đơn vị trực thuộc, có cả lãnh đạo tỉnh tham dự. Toàn trí thức, thế mà... mới bắt đầu được 15 phút, cả hội trường đang nghe báo cáo, phía dưới đã râm ran tiếng nói chuyện riêng. Đến nỗi chủ tọa phải nhắc nhở “đề nghị các đồng chí giữ trật tự để nghe”, lúc ấy “tiếng lao xao” mới vãn. Họp nhiều, đến nỗi nhiều đại biểu thường tranh thủ khoảng thời gian quý giá đó để đọc báo, để thầm thì “dưa lê”, để cắt móng tay. Có đại biểu còn lim dim, ngáp và thậm chí “vô tư” chợp mắt. Có vị trong cuộc họp, khi giải lao giữa buổi đứng dậy vươn vai thốt rằng:
“Thế là xong một cái báo cáo, tý nữa vào làm nốt cái nữa”. Thì ra, bác đã dùng thời gian cuộc họp này để chuẩn bị cho một cuộc họp khác. Chưa kể đến một vài vị rất giản dị. Giản dị đến mức, đi dự cuộc họp cấp tỉnh với mái tóc không chải, vận quần áo thể thao. Có vị xuề xòa đến mức miệng còn nhai trầu đỏ quạch, tăm còn giắt răng…Ngược lại, có chị đi họp mà diện như lên sân khấu. Làm đẹp thì tốt, nhưng “lòe loẹt xanh đỏ tím vàng” quá ở chốn hội họp, e không hay lắm. Vấn đề “nói dài” tại các cuộc họp đang là một vấn nạn. Có đại biểu, khi được mời phát biểu tại một cuộc họp cấp tỉnh, bàn về giải quyết vướng mắc trong đền bù, giải phóng mặt bằng, đã “tràng giang đại hải” về chức năng, nhiệm vụ của ngành mình, sở mình, những khó khăn về trang thiết bị, đội ngũ cán bộ và cả cơ chế quản lý. Sốt ruột, chủ trì phải ngắt ngang: “Đề nghị đồng chí đi vào vấn đề trọng tâm, cái đó ai cũng biết rồi”. Thế là đồng chí bèn “trọng tâm” trong đúng 1/5 thời gian trước đó đồng chí “không trọng tâm”. Nhiều vị chủ tọa, trước khi mời đại biểu phát biểu đã phải nhắc: “Nhớ gọn 5 đến 7 phút thôi, đi vào trọng tâm vấn đề”, nhưng có đại biểu, hăng quá, quá đến hơn 10 phút, báo hại cuộc họp phải kéo đến quá giờ hành chính. Nhiều cuộc họp rất “lê thê” không cần thiết. Có cuộc, tài liệu báo cáo ba đến bốn loại, cái dài nhất khoảng gần 20 chục trang. Đáng ra, tài liệu đã được in ấn, sao gửi đại biểu thì tại Hội nghị chỉ cần báo cáo tóm tắt dài khoảng 4-5 trang là đủ. Vừa tiết kiệm được thời gian, vừa đỡ… buồn ngủ. Có Hội nghị rất kỳ quặc, sau màn khai mạc giới thiệu đại biểu rất dài (bao gồm cả lý do tổ chức hội nghị, vai trò, ý nghĩa quan trọng của vấn đề mà hội nghị đề cập….), là phần diễn văn cũng rất dài, trùng lắp với bài khai mạc, rất mất thời gian của cử tọa. Có đại biểu đi dự họp, vì “mới nhận được giấy mời” nên hớt ha hớt hải, chạy xồng xộc đến khi cuộc họp đã được tiến hành 15 - 20 phút, báo hại cả hội trường đang chăm chú, quay ra ngó nghiêng, tủm tỉm, ảnh hưởng đến sự nghiêm túc của cuộc họp. Có vị, do không chuẩn bị ý kiến trước, khi được mời phát biểu đã diễn đạt loanh quanh, khó hiểu. Chủ tọa sau khi ngắt lời phải tóm lược nội dung và xác nhận lại với người phát biểu xem đã đúng ý mà đại biểu đã phát biểu chưa. Có đại biểu rất buồn cười, ở chỗ, khi có cơ hội thì không phát biểu, nhưng khi người khác phát biểu thì lại ngồi nói ngang theo kiểu “cha chú”. Lại có vị, khi chủ tọa hỏi có ai có ý kiến gì nữa không thì không “có ý kiến”, vãn họp, ra cầu thang mới phát biểu oang oang, rất oách. Có vị đi họp, nhận xong “phong bì”, phát biểu xong là nhăm nhăm “chuồn” trước, cáo lỗi còn họp nơi này, nơi kia theo kiểu chạy show. Như vậy, có thể thấy rằng, đã đến lúc cần phải bàn về văn hóa hội họp. Các cuộc họp, cho dù là tính chất khác nhau, nội dung khác nhau, thời gian và đối tượng khác nhau, nhưng thiết nghĩ, chúng ta đều phải tuân thủ những quy tắc trong văn hóa hội họp. Nhiều cuộc họp, xét thấy không cần thiết, có thể thay bằng một văn bản hành chính thì thôi đừng tổ chức họp nữa, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc của nhà nước. Nhà Báo, nhà Đài… đỡ phải đưa họp lên vi ti, lên báo nhiều quá, theo kiểu “mở ti vi là thấy họp”, “ông này, bà nọ chuyển nhà lên… ti vi”… xem ra rất phản cảm trong đời sống xã hội đang còn nhiều khó khăn hiện nay. Điều này, giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, rèn giũa phong cách chỉ đạo điều hành chuyên nghiệp, tạo hình ảnh và quan trọng nhất là nâng cao hiệu quả các cuộc họp, hiệu quả công tác./. Họp, họp và... họp! TT - Ở nhiều cơ quan, đơn vị, họp hành triền miên đã trở thành nỗi ám ảnh của không ít người. Đáng nói là nhiều cuộc họp chỉ mang tính hình thức, vô bổ và hết sức lãng phí. Nhìn vào lịch làm việc các lãnh đạo sở, ngành ở TP.HCM cho thấy ít nhất mỗi tuần cũng phải họp năm cuộc, trung bình mỗi ngày một cuộc họp. Nhiều lãnh đạo mỗi ngày phải "chạy sô” bốn cuộc họp. Thời gian họp chiếm hơn 2/3 thời gian làm việc của các lãnh đạo. Một ngày làm việc bình thường của ông Lê Minh Huệ - phó chủ tịch UBND huyện Bình Chánh (phụ trách mảng quản lý đô thị trên địa bàn huyện) - bắt đầu từ 7g. 6g50 ngày 24-7, chúng tôi có mặt tại trụ sở UBND huyện Bình Chánh đã thấy ông Lê Minh Huệ đến cơ quan. Theo lịch làm việc tuần, ngày thứ năm này ông có bốn cuộc họp, hai sáng và hai chiều. Tất tả xử lý một phần chồng hồ sơ đang nằm chờ trên bàn, 8g ông Huệ bắt đầu xuống phòng họp tiếp dân liên quan đến dự án đường Chánh Hưng giai đoạn hai. Lịch làm việc chỉ "ấn định" thời gian cho ông tiếp dân trong vòng một giờ, đến 9g ông phải nghe báo cáo tiến độ thực hiện dự án tái định cư Phong Phú. Xong cơm trưa, tranh thủ giờ nghỉ, ông Huệ xử lý tiếp số hồ sơ còn lại. Buổi chiều, công việc của ông Huệ cũng là họp. Đến 16g thì làm việc với một công ty TNHH xin đầu tư dự án trên địa bàn huyện… Theo ông Huệ, bình quân mỗi ngày ông phải xử lý, ký duyệt khoảng 40 hồ sơ, công văn các loại. Con số này chưa tính đến khoảng 100 hồ sơ cấp giấy chủ quyền nhà đất cho dân do ông phụ trách ký. Nhưng gần như 70-80% thời gian làm việc trong tuần được bố trí cho các cuộc họp nên thời gian giải quyết hồ sơ, công văn phải tranh thủ vào buổi sáng (trước khi họp) hoặc giờ nghỉ trưa và buổi tối (sau khi họp xong). Thiếu người để đi... Tại các sở, lịch họp cũng được bố trí không còn chỗ trống. Lịch họp tuần từ 28-7 đến 2-8-2008 ở Sở Tài nguyên - môi trường TP.HCM chật kín các ngày làm việc của ban giám đốc. Quyền giám đốc Đào Anh Kiệt có mười cuộc họp trong năm ngày, có ngày đến bốn cuộc họp. Hai phó giám đốc còn lại là ông Nguyễn Thanh Nhàn và ông Nguyễn Văn Phước mỗi người có bảy cuộc họp trong tuần. Bốn cuộc họp quan trọng khác không nêu tên lãnh đạo cụ thể mà chỉ ghi thành phần dự là "ban giám đốc". Dường như không có ngày nào lãnh đạo sở này thoát khỏi các cuộc họp. Trong lần làm việc với Ban kinh tế - ngân sách HĐND TP.HCM, một cán bộ văn phòng sở đã phải thốt lên: sở đang thiếu người để… bố trí đi họp! Một trong những sở "nóng" về các cuộc họp là Sở Giao thông vận tải TP do sở này phụ trách nhiều mảng liên quan đến dân sinh: dự án giao thông, công trình cầu đường, xe buýt… Theo lịch họp tuần từ 28-7 đến 2-8, sở này có 32 cuộc họp, phần lớn do lãnh đạo sở chủ trì. Ngày ít nhất có bốn cuộc họp và nhiều nhất có chín cuộc họp, bố trí từ 8g đến 17g30. Chỉ riêng giám đốc sở Trần Quang Phượng và phó giám đốc Lê Toàn mỗi người có khoảng mười cuộc họp. Một lãnh đạo sở tâm sự nhiều khi họp xong cả người rã rời và bản thân ông cũng rất muốn giảm họp. Nhưng có nhiều việc UBND TP chỉ đạo giải quyết sớm nên phải họp đột xuất, phải "nhét" vào khoảng thời gian trống để họp. Ông còn cho biết hiện nay chuyện một ngày dự ba cuộc họp là bình thường. Một cán bộ Phòng quản lý đô thị quận 3 cũng nói trung bình mỗi tuần phòng phải họp khoảng mười cuộc tại quận. Nếu tính cả các cuộc họp ở các sở ngành, UBND phường và các cuộc họp của phòng thì khoảng 30 cuộc. Tuy nhiên phòng chỉ có năm người đủ "điều kiện" dự họp là hai lãnh đạo phòng (gồm một trưởng và một phó phòng) và ba tổ trưởng nên phải thay phiên nhau dự. Thực tế không chỉ riêng Phòng quản lý đô thị quận 3 mà ở nhiều cơ quan khác cũng đang chung tình trạng: giải quyết công việc của dân ngoài giờ hành chính. Còn trong giờ hành chính thường ưu tiên cho các cuộc họp.
Ngán vẫn phải họp Theo thống kê của Sở Xây dựng TP, sáu tháng đầu năm sở nhận tổng cộng 814 thư mời họp từ cấp bộ, TP và các sở ngành, quận huyện. Trong số này có gần phân nửa là thư mời họp từ cấp TP. Đồng thời sở cũng phát hành 455 thư mời các sở ngành, quận huyện họp. Như vậy, trong nửa năm qua, tổng cộng có 1.270 cuộc họp, bình quân mỗi ngày khoảng mười cuộc. Con số này chưa thống kê những cuộc họp giữa các phòng ban của sở với nhau. Một cán bộ văn phòng sở nhẩm tính: trung bình mỗi cuộc họp có hai người dự thì sáu tháng qua sở phải cử hơn 2.500 lượt người đi dự họp. Một cán bộ cấp sở cho biết thường các ngày thứ tư, thứ năm trong tuần bắt đầu chuẩn bị lịch làm việc tuần sau. Trong đó ưu tiên lịch họp tại UBND TP, sau đó là các sở ngành, quận huyện… Lãnh đạo UBND quận Gò Vấp thông tin rằng lịch họp được bố trí theo nguyên tắc "cấp dưới chấp hành cấp trên" nếu các cuộc họp cấp TP tổ chức trùng với quận. Theo chủ tịch UBND quận Gò Vấp Trương Văn Non, thật ra ai cũng ngán họp. Nhưng một phần do cơ chế, do quy định yêu cầu hội nghị phải tham dự đúng thành phần để biểu quyết, thể hiện ý chí của tập thể thì không thể vắng mặt. Đó là việc tham dự cần thiết để đảm bảo nguyên tắc "tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách". Lãnh đạo một huyện nói rằng ngày nào trong lịch không có họp là ông rất mừng để tập trung giải quyết các hồ sơ tồn đọng nhưng điều này dường như không mấy khi xảy ra. Ông kể không ít lần họp sáng, họp chiều ở huyện xong, đến tối lại họp ở UBND TP. Họp xong, chỉ kịp ghé quán ăn tô phở, về đến nhà lăn ra ngủ để lấy lại sức, chuẩn bị ngày làm việc hôm sau và tiếp tục… họp. PHÚC HUY (Còn tiếp) Họp hành bê trễ, kém chất lượng TT - Không chỉ mất thời gian giải quyết các công việc liên quan đến nhu cầu của nhân dân, việc họp quá nhiều cũng gây ra sự lãng phí, nhất là những cuộc họp không đạt chất lượng, khâu chuẩn bị không được chu đáo. Một lãnh đạo UBND huyện Bình Chánh cho biết 14g ngày thứ ba (22-7), ông chủ trì cuộc họp triển khai chế độ tiền lương và chính sách của thanh tra xây dựng. Thành phần tham dự ngoài phòng nội vụ huyện còn có sự tham gia của thanh tra xây dựng huyện, phòng tài chính - kế hoạch và chủ tịch UBND các xã, thị trấn. Nhưng khi cuộc họp bắt đầu, kiểm tra lại có đến 50% là nhân viên UBND các xã, thị trấn tham dự thay vì lãnh đạo. Dừng lại cuộc họp thì mất công sức những người đã bỏ công việc đến dự nhưng họp thiếu lãnh đạo các xã cũng không thể triển khai các chính sách liên quan được. Cuối cùng cuộc họp không đạt kết quả mong muốn và huyện phải lên lịch họp lại về vấn đề này. Lãng phí Một vị nguyên lãnh đạo UBND quận 12 kể có lần ông chủ trì cuộc họp về triển khai kế hoạch trên địa bàn quận. Họp bàn suốt cả buổi, cuối cùng ông kết luận và yêu cầu UBND phường và các phòng, ban về triển khai thực hiện ngay nhưng mãi hai tháng sau vẫn chưa thấy động tĩnh. Hỏi thì được biết các địa phương chưa triển khai thực hiện. Lại phải họp lại, đốc thúc, chỉ đạo... những nội dung đã được kết luận trước đó. Sau đó các địa phương mới chịu triển khai. Chủ tịch UBND quận Bình Tân Trần Văn Thuận cho biết quận đã ban hành quy chế tổ chức các cuộc họp của chủ tịch, phó chủ tịch và ủy viên UBND quận Bình Tân. Mục tiêu nhằm giảm bớt họp và nâng chất lượng các cuộc họp. Theo đó, không tổ chức các cuộc họp do chủ tịch, phó chủ tịch, ủy viên UBND quận chủ trì trong các trường hợp sau: nội dung thuộc thẩm quyền của trưởng các phòng, ban, chủ tịch UBND phường theo quy định và theo sự phân cấp, ủy quyền của UBND quận; không họp để triển khai công tác, trừ trường hợp cần thiết theo chỉ đạo của chủ tịch UBND quận; không họp khi nội dung chuẩn bị không đúng trình tự và không đảm bảo thủ tục theo quy định... Một thực tế khá phổ biến là cán bộ dự họp về không triển khai ngay mà chờ thông báo chính thức mới thực hiện. Thế nhưng có những cuộc họp 5-7 ngày, thậm chí kéo dài đến mười ngày sau mới ra thông báo. Khi thông báo chuyển về cho các sở ngành, quận huyện mất thêm vài ngày nữa. Sau đó lãnh đạo sở ngành, quận huyện mới chuyển cho các phòng ban liên quan triển khai. Như vậy kể từ khi kết luận tại cuộc họp đến khi triển khai công việc phải mất một khoảng thời gian tùy thuộc vào cơ quan ra thông báo, chuyển thông báo sớm hay chậm. Ông Diệp Văn Sơn - nguyên phó vụ trưởng (Bộ Nội vụ) - cho biết trong chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn II (2006-2010) có đề cập việc Thủ tướng Chính phủ sẽ ban hành quy định về chế độ họp của cơ quan hành chính nhà nước. Chế độ ở đây không phải là chi tiêu tài chính mà là chế độ làm việc. Chính phủ mong muốn cải cách tình trạng hội họp lu bù, triền miên. Một số cán bộ chủ chốt của nhiều tỉnh từng than phiền có ngày phải dự 5-7 cuộc họp mà cuộc họp nào cũng quan trọng không thể vắng mặt. Vì thế cán bộ không còn thời gian đi thực tế hoặc có thời gian suy nghĩ những vấn đề có tính chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Nói cách khác, nạn họp hành lu bù đã biến cán bộ thành "quan liêu vất vả”. Vất vả đối với công chức thừa hành công vụ các cấp là một lẽ, nhưng lớn hơn là việc họp hành lu bù đã gây lãng phí không nhỏ. Nếu họp trong địa phương tính sơ sơ cũng tốn tiền xăng xe đi lại, tiền giờ ngày công; họp vùng miền toàn quốc thì tiền máy bay, khách sạn, ăn uống, chiêu đãi, có khi cả phong bì... Dân và doanh nghiệp dài cổ đợi giải quyết công việc vì "cơ quan bận họp, không tiếp khách". Đó là chưa kể nạn họp hành bê trễ đã thành lệ. Chờ dài cổ vì giờ "dây thun" Ngày 10-7, Sở Xây dựng TP.HCM tổ chức hội nghị sơ kết công tác cấp giấy chủ quyền nhà đất và triển khai nghị quyết 1037 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Theo lịch, mỗi nội dung được chia thành một buổi làm việc sáng và chiều. Một cán bộ Sở Xây dựng cho biết do đây là lần đầu triển khai sơ kết sau một năm thực hiện quy định mới về cấp chủ quyền nhà đất nên sở mời nhiều đơn vị cùng tham dự. Mặt khác, việc kết hợp hai nội dung tổ chức cùng ngày nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại của các đại biểu. Danh sách có 97 thư mời được Sở Xây dựng gửi tới các sở ngành, quận huyện. Theo chương trình, từ 7g30 bắt đầu đón đại biểu và chính thức khai mạc lúc 8g. Thế nhưng đến 8g10 mới có khoảng mười đại biểu đến dự, hội trường hơn 100 chỗ vắng hoe. Đơn vị tổ chức nấn ná thêm thời gian khai mạc, đến 8g20 mới bắt đầu nhưng chỉ có khoảng hơn 30 người. 9g, lượng khách mời cũng chỉ đạt khoảng phân nửa số thư mời. Nhưng 10 phút sau (tức thời gian diễn ra chưa được một giờ) đã có người lục tục ra về. Cuối cùng hội nghị buổi sáng diễn ra đến 9g50 thì kết thúc. Buổi chiều cũng diễn ra tương tự, theo chương trình bắt đầu lúc 13g30 nhưng đến 13g40 chỉ loe hoe vài khách mời và đến 13g50 khai mạc thì chỉ có khoảng 20 người, con số này ổn định đến suốt buổi. Việc khách mời đến quá trễ và bỏ về quá sớm đã ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị mà lẽ ra có nhiều vấn đề cần bàn liên quan đến việc cấp giấy chủ quyền. Chưa nói đến chuyện các tài liệu phát cho khách mời cũng đã được in, chuẩn bị sẵn nhưng cuối cùng khách không đến nhận.
Tại buổi tọa đàm "Một số vấn đề thị trường bất động sản hiện nay" do tạp chí Thị Trường Giá Cả Bất Động Sản Và Tài Sản tổ chức ngày 25-7 cũng diễn ra tương tự. Theo thư mời, buổi tọa đàm bắt đầu từ 8g, vậy mà nửa giờ sau vẫn chưa bắt đầu. Phòng tổ chức tọa đàm chứa khoảng 30 người nhưng mới hơn mười người có mặt. Người tranh thủ đọc báo, người điện thoại, ra ngoài hút thuốc... trong lúc chờ đợi. Trong phòng, đèn, quạt, máy lạnh và cả máy chiếu (để trình bày nội dung liên quan đến buổi tọa đàm) đã được bật lên và chờ. 8g45, buổi tọa đàm chính thức diễn ra, trễ 45 phút so với chương trình. PHÚC HUY Quá tải hội họp - Bài 3: Phải cải cách cơ chế quản lý TT - Nhiều ý kiến cho rằng sở dĩ có quá nhiều cuộc họp như hiện nay là do cơ chế phân cấp chưa rõ ràng, còn chồng chéo, cơ quan chức năng còn "ôm" quá nhiều nội dung quản lý. Ngoài ra cũng có tình trạng lãnh đạo chưa dám quyết và thông qua các cuộc họp để biểu quyết tập thể, nhằm làm nhẹ trách nhiệm cá nhân. Theo ông Nguyễn Trung Thông - phó giám đốc dự án hỗ trợ cải cách hành chính tại TP.HCM, nguyên phó Ban chỉ đạo cải cách hành chính TP: có nhiều cuộc họp, hội nghị mang "tính truyền thống", đến hẹn là báo cáo, tổng kết nhưng nội dung khá nhạt nhẽo, người tham dự... buồn ngủ, không muốn tham gia phát biểu. Phổ biến là tình trạng bắt người dự nghe đọc báo cáo dài hàng chục trang, thay vì có thể tóm tắt nội dung hoặc gửi các đại biểu tham khảo trước để chuẩn bị ý kiến. Ông Thông cũng nêu thực trạng: tại một số cuộc họp, không ít lãnh đạo các cơ quan khi đi dự ôm theo cả xấp tài liệu, hồ sơ, vừa họp vừa tranh thủ ký. Họp mới quyết được Ông Thông cho rằng họp quá nhiều nhưng không phải cuộc họp nào cũng có chất lượng. Người đi họp tốn xăng dầu, tại cuộc họp tốn điện thắp sáng, nước uống, người phục vụ. Một số hội nghị còn có thêm bánh trái, chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị... Theo ý kiến của ông, có những việc giữa các cơ quan có thể giải quyết với nhau bằng văn bản thì không nhất thiết phải tổ chức họp, dành thời gian để giải quyết hồ sơ, thủ tục cho dân hoặc nghiên cứu công việc chuyên môn, chỉ đạo sản xuất kinh doanh... nhằm tăng thêm hiệu quả cho xã hội. "Chủ trương của UBND TP cũng như của Chính phủ là các cơ quan phải giảm họp và tăng cường đi cơ sở nắm bắt thông tin. Trên thực tế sự chuyển động về việc này còn rất chậm" - ông Thông nói. Một số ít cơ quan như UBND quận 1 báo cáo gần đây đã giảm vài chục phần trăm cuộc họp, UBND quận 10 cũng báo cáo giảm 20-30% cuộc họp tại quận. Tuy nhiên con số này chưa được kiểm chứng. Lý giải về tình trạng họp quá nhiều như hiện nay, ông Nguyễn Đăng Sơn - viện phó Viện Nghiên cứu đô thị - nói một phần nguyên nhân do lãnh đạo một số cơ quan chưa mạnh dạn quyết định các vấn đề liên quan nên tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến tập thể, để đảm bảo an toàn: sai cùng sai, đúng cùng đúng. Dần dần trở thành thói quen, cứ chuyện gì cũng phải họp mới quyết được. Ông đề nghị cần phải cương quyết dứt bỏ những cuộc họp không cần thiết. Chuyện nào cần lấy ý kiến thì nên tổ chức họp lấy ý kiến, còn vấn đề nào thuộc thẩm quyền được phân công nên tự quyết định. Ba nguyên nhân dẫn đến hội họp Ông Diệp Văn Sơn - chuyên viên cao cấp, nguyên phó vụ trưởng (Bộ Nội vụ) - cho rằng đi tìm nguyên nhân quá tải họp hành không đâu khác từ chính bản thân nền hành chính, tức là từ thể chế vận hành, tổ chức bộ máy, thực trạng đội ngũ công chức... Ông Sơn chỉ ra các nguyên nhân: Thứ nhất, thể chế vận hành của bộ máy hành chính chưa phân định được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cấp, của từng người công chức (lãnh đạo cũng như chuyên viên). Đó là chưa kể đến "tâm lý” hội đồng, ủy ban, mặt trận... ăn sâu trong một số cán bộ. Còn một nguyên nhân khác là chưa xóa bỏ được tư duy bao cấp trong quản lý, cái gì cũng muốn "ôm", cái gì cũng đòi xin - cho, báo cáo... Cần phải nhận diện cho rõ cái gì Nhà nước cần quản lý, cái gì giao cho các thành phần khác, các tổ chức xã hội... "Muốn giảm họp phải mạnh dạn giảm nội dung quản lý theo xu thế cải cách hành chính" - ông Sơn gợi ý. Thứ hai, bộ máy quá cồng kềnh, chồng chéo, không theo nguyên tắc tổ chức bộ máy liên ngành đa lĩnh vực. Từ đó không tránh khỏi giẫm chân lên nhau. Tình trạng này kéo dài triền miên, kéo theo việc tăng tần suất họp giải quyết. Ông nhấn mạnh: giải pháp cho tình trạng tổ chức bộ máy không hợp lý chỉ bằng cách tổ chức các cơ quan quản lý nhà nước theo mô hình liên ngành đa lĩnh vực, giảm các đầu mối. Thứ ba, được ông Sơn dẫn ra là từ đội ngũ cán bộ công chức trong bộ máy hành chính. Ngoài chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách chưa được làm rõ còn do cán bộ, công chức thiếu năng lực nên không dám quyết đoán, không dám chịu trách nhiệm... phải kéo tập thể vào, sinh ra họp hành. Hơn thế nữa, hệ thống pháp luật không rõ ràng, rối rắm, hạn chế tính năng động sáng tạo, dám nghĩ dám làm của cán bộ. Cho nên dẫn đến tâm lý tốt hơn hết là tổ chức họp để kéo nhiều người vào cùng hưởng thành tích, cùng chia sẻ trách nhiệm khi cần thiết. "Tiết kiệm, chống lãng phí phải coi là quốc sách" - ông Sơn khẳng định. Tiết kiệm thời gian cũng đã được luật hóa trong Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí (điều 52). Lãng phí thời gian do họp hành lu bù, không thiết thực, kém hiệu quả là sự lãng phí tiền bạc, công sức có thể tính được thông qua giá trị ngày giờ công lao động. Nếu tính đầy đủ đó sẽ là một con số khổng lồ. Nhưng những thứ mất mát vô hình khác như lãng phí cơ hội phát triển, sự xuống cấp của văn hóa công sở...cũng to lớn không kém. Nhiều ý kiến đề xuất nên sử dụng triệt để giải pháp công nghệ thông tin trong quản lý, cụ thể là họp trực tuyến như Chính phủ và các bộ ngành đã làm trong thời gian gần đây. Ông Sơn cho rằng điều này rất cần phát huy nhưng chỉ giải quyết được cái ngọn, chưa giảm được thời gian. Về lâu dài cần giải quyết được cái gốc của vấn đề đó là cơ chế, phải tích cực cải cách cơ chế. Ông Trương Văn Non, chủ tịch UBND quận Gò Vấp: Cần chuẩn bị kỹ nội dung các cuộc họp Cần xác định hội nghị, hội thảo là một phương thức làm việc, không nên lên án nó. Nếu việc đó cơ quan chủ trì chuẩn bị kỹ, gửi trước vấn đề cần họp, cần bàn, ra hội nghị chỉ bàn các vấn đề khác nhau và người chủ trì phải thật sự cầu thị lắng nghe, tiếp thu khoa học thì rất tốt và rất cần. Hai năm qua, UBND quận chủ yếu giảm hoặc bỏ các cuộc họp nội bộ giữa quận với phường, giữa các thành viên UBND quận, các trưởng - phó phòng với lãnh đạo quận mà quy chế không quy định. Đối với những vấn đề thuộc quyết định tập thể thì văn phòng HĐND và UBND quận sau khi chuẩn bị, lập phiếu xin ý kiến gửi kèm văn bản qua mạng để các thành viên góp ý thêm và biểu quyết. Những công việc phát sinh thì lãnh đạo quận trả lời qua mạng nội bộ của quận. Quy chế chuyển công văn qua mạng cũng căn cứ quy chế công báo có giá trị như bản chính, giúp việc xử lý thông tin hằng ngày nhanh chóng, kịp thời.
Các văn bản lấy ý kiến trên mạng cũng tiện cho người góp ý và người tiếp nhận góp ý vì người ta có thể tô màu hoặc tô đậm nội dung cần sửa và đi thẳng vào vấn đề rồi gửi lại cơ quan soạn thảo, thay vì phát biểu góp ý qua hội nghị phải có "rào trước đón sau". PHÚC HUY HỌP HÀNH HIỆU QUẢ NHỜ ĐIỀU PHỐI THÔNG MINH Dũng cảm và biết im lặng đúng lúc Thậm chí ngay cả khi bạn tưởng như mình đã biết rõ những gì đang diễn ra thì vẫn còn những người trong buổi họp chưa nắm vững và thậm chí bản thân bạn cũng có thể chưa thực sự nắm bắt trọn vẹn vấn đề. Trong trường hợp này, phát ngôn sau được coi là một lời dẫn dắt đầy giá trị: "Vô cùng xin lỗi nhưng tôi đã bị l ạc hướng. Li ệu có ai giúp tôi hiểu được thực chất vấn đề chúng ta đang mắc phải là gì và chúng ta cần làm gì để tháo gỡ rắc rối không? Joe, anh có th ể giúp tôi được chứ?" Bí quyết thành công trong phương pháp này không nằm ở bản thân câu hỏi mà phụ thuộc vào Joe. Nên nhớ nhân vật Joe trong tình huống này nhất định phải là người có tài giao tiếp nổi trội hơn cả. Qua việc hướng sự chú ý tới một nhân vật như thế, bạn sẽ giúp cả nhóm dừng dòng suy nghĩ lan man và tập trung lắng nghe những gì Joe sắp nói. Như vậy, đây chính là phương pháp giúp bạn đưa mọi người tập trung trở l ại với cuộc họp. Trong tr ường h ợp này, s ự im l ặng của bạn là vàng. Hỗ trợ, tạo ra định hướng chung kết hợp sử dụng công nghệ "Liệu tôi có nên ghi chép đôi chút không nhỉ?" cũng là một câu hỏi xác đáng. Thay vì sử dụng bút viết bảng và l ược đ ồ, bạn hãy mở máy tính cá nhân ra và ghi chú vài điểm cần nhấn mạnh lên màn hình máy chiếu. Làm như vậy, mọi người sẽ d ễ dàng chỉnh sửa nội dung và bạn cũng dễ đưa vào các lời diễn giải. Việc chú giải và trình chiếu thông tin trình bày qua máy chiếu đem lại một số lợi ích nhất định. Thứ nhất, mọi người sẽ tập trung hơn với những nội dung chẳng hạn như hàng loạt các câu hỏi, các quyết đ ịnh cần trưng cầu ý ki ến, các bình lu ận cá nhân ho ặc b ất kỳ nội dung gì bạn cần nhấn mạnh nếu chúng được trình chiếu rõ ràng trước mắt họ. Thứ hai, nếu có thể, hãy tận dụng triệt để cách trình bày nội dung qua tài liệu phát cho mọi người đ ể thúc đ ấy quá trình đ ưa ra giải pháp. Hãy luôn gói gọn nội dung của cuộc họp theo một trình tự xoay quanh 6 đầu mục chủ chốt "vấn đề, mục tiêu, d ữ li ệu, câu hỏi, bước thực hiện, và bước tiếp theo". Điều đó giúp bạn trình bày mọi nội dung mạch lạc và dẫn dắt mọi người đi đúng hướng. Thêm nữa, đừng quên chốt lại bản tài liệu bằng việc tóm tắt lại ý chính và li ệt kê các bước ti ếp theo. Bây gi ờ, v ới n ỗ l ực c ủa bạn, mọi người đã có trong tay bộ tài liệu hữu ích mà họ có thể lưu thành tài liệu tham khảo cho lần tới. Đây là một phương pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Quan trọng hơn cả, bạn đã nỗ lực làm được điều mà những người điều phối chuyên nghiệp không thể. Tìm ra nguyên nhân khiến các cuộc họp đi lạc hướng và kiến nghị phương pháp giải quyết Không phủ nhận một sự thật chúng ta dường như bị vướng vào chính vòng xoáy do mình tạo ra và khi đã nhận ra điều này, hãy tự hỏi điều gì khiến vòng luẩn quẩn đó chưa kết thúc. Đôi khi, bằng việc tìm ra nguyên nhân vốn khi ến các cu ộc h ọp ch ẳng đi đ ến đâu, bạn sẽ biết được cách để đưa mọi người tập trung trở lại hoặc tìm được một người có khả năng dẫn dắt hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bạn cũng cần thận trọng bởi chúng ta không dễ gì tìm ra được gốc rễ của vấn đề. Nhằm hỗ trợ bạn, tôi li ệt kê d ưới đây những rào cản thường khiến các cuộc họp đi lệch trọng tâm: - Thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng Thông thường, các cuộc họp đều lâm vào bế tắc bởi không phải ai (thậm chí là không ai) chuẩn bị trước khi tham d ự. Đi ều này là dễ hiểu vì ai cũng bận rộn. Dù bạn gửi tài liệu cuộc họp từ sớm hay 20 phút trước khi b ắt đ ầu thì m ọi ng ười đ ều không dành n ổi một vài phút xem qua nội dung. Trong trường hợp khác, một số người không thích bị gò bó vào nội dung đã soạn sẵn mà muốn thỏa sức tư duy theo hướng của mình. Tất cả những trường hợp này đều làm lãng phí thời gian của mọi người. Để tránh trường hợp như vậy xảy ra, tôi khuy ến khích một hoặc hai người trong nhóm sẽ tóm lược lại nội dung và đọc to trước cuộc họp. Điều này tưởng chừng thiếu chuyên nghiệp nhưng nó lại đem lại hiệu quả bất ngờ. Hãy đảm bảo rằng những người trình bày không chỉ xác định đúng trọng tâm của buổi họp mà còn ki ến ngh ị đ ược nh ững gi ải pháp và biết gắn kết với nhóm. Hiếm buổi họp đạt được hiệu quả bằng việc xa rời trọng tâm và để mặc mọi người tư duy theo hướng của riêng họ. - Ai là người có quyền quyết định Xác định "ai phải gánh trách nhiệm với quyết định này?" Hãy hỏi liệu họ đã sẵn sàng để đưa ra quyết định ngay lúc này chưa. - Những nhân vật chủ chốt không có mặt. Để tránh cho cuộc họp trở nên buồn tẻ, bạn phải nhận ra những ai thật sự cần cho cuộc họp nhưng đang v ắng m ặt và bi ết rằng, cuộc họp không thể tiến hành nếu không có họ. Hãy tạm dừng đôi phút và gọi bằng được người đó cùng tham gia. - Người có quyền quyết định chưa sẵn sàng đưa ra quyết định Nếu vô tình bạn là người đưa ra quyết định, hãy đủ vững vàng để cho cả nhóm thấy đ ược quan đi ểm c ủa b ạn. N ếu ch ưa s ẵn sàng, hãy dũng cảm phát biểu "tôi chưa sẵn sàng đưa ra quyết định về vấn đề này, hãy cho nói cho tôi biết mọi điều bạn muốn nói và tôi sẽ trả lời bạn sau đó". Không vì điều này mà ai đó sẽ kết luận bạn yếu thế. Nếu đã hứa sẽ trả lời sau về vấn đ ề nào đó, hãy đ ưa ra thời điểm cụ thể và thực hiện nó. Những điều đề cập trên đây có đôi chút chuyên sâu với một người không chuyên nhưng đó là những phương pháp hết sức hữu ích để giúp bạn trau dồi khả năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý. Nếu bạn cảm thấy cuộc họp do mình điều phối đang lâm vào bế tắc thì nhi ều đ ồng nghi ệp của b ạn r ất có th ể cũng đã t ừng gặp phải. Vì thế, họ sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn để đưa những buổi họp như thế trở lại đúng hướng. 1,5 TỈ ĐỒNG CHI TIÊU CHO HỘI HỌP MỖI NGÀY Với tư cách là một lãnh đạo Bộ Nội vụ, ông nghĩ thế nào về hình thức họp hành của chúng ta hiện nay?
Trong quản lý nền hành chính, họp vẫn là công cụ hay phương thức hoạt động cần thiết. Đối v ới Vi ệt Nam h ọp v ẫn là vấn đ ề c ần thi ết, m ột hệ quả tất yếu của quá trình thực hiện dân chủ hoá đời sống xã hội có sự tham gia c ủa các cấp, của ng ười dân. Mặt khác, chúng ta phải duy trì rất nhiều cuộc họp là do chính chúng ta thực hi ện chế đ ộ t ập thể lãnh đ ạo, đây cũng v ừa là ưu đi ểm nh ưng đồng thời cũng bộc lộ những khiếm khuyết lớn trong sinh hoạt cũng như trong điều hành nền hành chính. V ấn đ ề chính là t ổ ch ức các cu ộc họp đó như thế nào, nội dung ra sao có cần thiết hay không, thành phần tham gia cuộc họp là ai, và tính xem hi ệu qu ả c ủa các cu ộc h ọp nh ư thế nào? Theo Thứ trưởng, hiện nay các cuộc họp có chất lượng thực sự có nhi ều không? Chỉ 50% số cuộc hợp hiện nay là có chất lượng thực sự thôi. Nhiều cuộc họp hành rất lãng phí. Chỉ c ần t ổ ch ức một cu ộc h ọp không t ốt thì có thể lãng phí đến mấy trăm triệu, cái này mình cũng thấy rõ, nhưng mà chưa có một c ơ quan nào đ ứng ra tính chuy ện này c ả. Tôi cho r ằng đây là một vấn đề cần kiên trì, đổi mới phương thức hoạt động, giảm bớt giấy tờ, họp hành đúng đối tượng, lồng ghép đ ược các cu ộc họp với nhau, và nền hành chính phải được điện tử hoá. Giảm được các cuộc họp thì s ẽ gi ảm đ ược các chi phí c ủa dân. Bộ Nội vụ đã có những đánh giá về lãng phí mà những cuộc họp đấy gây ra không? Chưa ai ngồi lại để đánh giá và cũng chưa có một cuộc tổng điều tra nào về v ấn đ ề này. N ếu ta gi ảm đ ược m ột cu ộc h ọp (có kho ảng 200 người tham gia) thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền để làm việc khác có ích cho xã hội. Cứ nhẩm tính thế này: Riêng chi phí cho việc đi lại của mỗi người khoảng 2 triệu đồng, như v ậy 200 ng ười thì s ẽ mất khoảng 400 tri ệu, 400 triệu đồng đó có thể làm được một bệnh xá, một trường học... Thậm chí giảm được hai cuộc h ọp như v ậy s ẽ xây đ ược một tr ụ s ở xã. Hình như về mặt quản lý nhà nước, chúng ta chưa chú trọng việc quản lý hiệu quả các cuộc h ọp? Có rất nhiều cuộc họp hiệu quả còn thấp, lãng phí. Mỗi lần người họp đi họp nửa ngày rồi lại về, ngay ti ền vé máy bay đã t ốn m ấy tri ệu đồng rồi. Gần đây, chúng ta đã có những động thái tích cực để quản lý các cuộc làm sao cho có hi ệu qu ả. Năm 2006, Th ủ t ướng ra có Ch ỉ th ị (số 10) về vấn đề giảm họp và nâng cao hiệu quả của các cuộc họp. Đồng thời Chính phủ cũng đã có quyết định về việc tổ chức các cuộc họp thế nào cho hi ệu quả. Sau quy ết đ ịnh đó, năm 2006, b ản thân Chính phủ cũng đã tổ chức xem xét lại các cuộc họp của mình. Nếu mọi năm, ở cấp Thủ tướng, cấp Chính phủ hàng năm có bình quân khoảng 350 cuộc họp, thì năm 2006 theo báo cáo đánh giá t ại cu ộc họp của Chính phủ thì chỉ còn 256 cuộc họp. Như vậy thì ta đã giảm được 100 cuộc họp ở cấp Chính phủ. Đây là một thái đ ộ r ất quyết tâm của Chính phủ và của Thủ tướng trong hoạt động chỉ đạo điều hành năm 2006. Sau khi có quyết định của Thủ tướng nhiều địa phương cũng đã có các Nghị quyết, các Chỉ thị về vấn đê này, th ậm chí nhi ều t ỉnh, thành ph ố yêu cầu tất cả các cuộc họp của chính quyền địa phương phải đăng ký, nếu được duyệt những cuộc h ọp c ần thi ết thì mới đ ược phép t ổ ch ức họp. Tôi hy vọng đây là một tiền đề tốt để chúng ta tiếp tục tổ chức các cuộc h ọp vừa có hi ệu qu ả, vừa ti ết ki ệm đ ược th ời gian và ti ền b ạc. Tại sao không đẩy mạnh việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào nền hành chính để c ải cách vi ệc h ọp hành, thưa Th ứ trưởng? Theo chỉ đạo của Chính phủ và Chương trình Tổng thể CCHC thì tới đây phải thay đổi vấn đề này, đ ổi mới phương thức đi ều hành ch ỉ đ ạo. Nếu làm một cách đồng bộ thì sẽ giúp cho người lãnh đạo thoát ra được khỏi các cuộc h ọp. Cho nên m ột bi ện pháp n ữa là hi ện đ ại hoá n ền hành chính, tức là xây dựng Chính phủ điện tử (các điều hành, các quan h ệ s ắp t ới là trên mạng). Th ế gi ới h ọ làm nhi ều năm nay r ồi. Năm 2007, trong chương trình điều hành của Chính phủ, Ban chỉ đạo CCHC có đề xuất là cu ối năm 2007, h ệ th ống Chính ph ủ đi ện t ử ph ải điều hành từ Chính phủ cho tới lãnh đạo của 64 tỉnh thành phố và tất cả các bộ ngành. Năm 2008 đ ến c ấp huyện và năm 2010 đ ến cấp xã. Nếu làm được việc này thì giảm bớt nhiều cuộc họp, ví dụ như là công bố các văn bản pháp quy nh ư luật, ngh ị đ ịnh, các văn b ản c ủa Chính phủ... đều thông qua mạng điện tử. Như vậy người ta tiếp cận thông tin rất nhanh và công khai hoá đ ược. Theo Thứ trưởng, có nên luật hoá các quy định về họp không? Theo tôi, chất lượng hạn chế của các văn bản luật pháp của chúng ta hi ện nay cũng là một nguyên nhân làm n ảy sinh nhi ều cu ộc h ọp hành không cần thiết. Do đó, cần phải nâng cao chất lượng của các quy định pháp lý. Các quy đ ịnh này ph ải đ ảm b ảo đ ược tính minh b ạch, ti ện l ợi trong quá trình thực hiện. Sắp tới chúng ta sẽ phải tập trung làm việc này. Phải đổi mới quy trình làm luật nâng cao ch ất l ượng văn b ản pháp lu ật đ ể đ ưa vào cu ộc s ống một cách nhanh nhất và minh bạch nhất. Nếu làm như vậy thì nạn họp, nạn giấy tờ sẽ được giảm bớt. Song song v ới quy trình làm lu ật thì chúng ta cũng đã và đang luật hoá các quy định về họp. Nhiều người cho rằng sở dĩ có nhiều cuộc họp như thế này là vì mình còn nặng về văn hoá phong bì. Nh ận đ ịnh c ủa Thứ trưởng nh ư th ế nào? Theo cá nhân tôi, chúng ta không nên nghĩ như vậy. Nhi ều cuộc họp người ta cũng không thích đi đâu. Ng ười ta đi m ấy trăm cây s ố đ ể l ấy phong bì 50 nghìn đồng thì chả ai dại gì suy nghĩ đến để nhận phong bì cả, nhiều khi chỉ là vì công vi ệc thôi. Với nh ững ng ười này, nh ững cuộc họp không có hiệu quả thì đi dự họp cứ như bị... hành. Cũng có một số người coi phong bì là một thu nhập, nhưng cái đó cũng không đem l ại cái gì to tát đ ể h ọ s ống n ổi. Chi phí đó là r ất nh ỏ so v ới các loại chi phí khác. Cái mà chúng ta đang cần đó là phải khắc ph ục đ ược những lãng phí không c ần thi ết. Để ngăn chặn tình trạng “loạn” họp, theo Thứ trưởng chúng ta cần làm gì? Theo tôi, trong thời gian tới chúng ta cần giải quyết nhiều vấn đề mang tính cơ bản. Thứ nhất là phải làm rõ ch ức trách trách nhi ệm c ủa người đứng đầu, trách nhiệm cá nhân của từng vị trí công chức. Nhà nước sẽ trao cho họ quy ền đ ể họ ch ủ đ ộng th ực thi công v ụ và các nghĩa vụ mà pháp luật quy định. Nếu tham gia họp hành nhiều thì cán bộ ít có thực tiễn. Do vậy có những vấn đề c ần phải gi ải quy ết t ận g ốc r ễ. Xưa nay, ng ười ta có thói quen là phải họp mới triển khai công việc... nhưng nếu trao quyền và trách nhi ệm cho ng ười đ ứng đ ầu thì có th ể tri ển khai ngay công vi ệc mà không cần phải chờ đến họp. Như vậy, chúng ta sẽ thực hiện được chế độ thủ trưởng trong hành chính nhằm h ạn chế các cu ộc h ọp. Thêm nữa, chúng ta cũng sẽ từng bước giảm các cuộc họp không cần thiết bằng cách l ồng ghép các cu ộc h ọp v ới nhau ở cùng m ột đ ối t ượng và thời gian. Trong quy định của Chính phủ cũng đề cập đến việc phải chuẩn bị từ trước các tài li ệu, văn bản đ ể các thành ph ần tham d ự cuộc họp có thể chuẩn bị ý kiến. Chuẩn bị trước tài liệu để gửi trước cho các đại bi ểu, để tránh tình trạng lãng phí thời gian khi các đ ại bi ểu đ ến m ột h ội ngh ị đ ể nghe đ ọc một báo cáo 30 - 40 trang. Ở nước ngoài Tổng thống cũng chỉ phát biểu trong vòng 7 - 10 phút. Đây cũng là m ột ph ương pháp hi ện đ ại đ ể chúng ta tiếp cận với cách làm việc của quốc tế.