Khắc phục khó khăn khi tổ chức sự
kiện ở Tỉnh
Là người làm sự kiện, ai cũng biết được các khó khăn, thiếu thốn khi tổ chức
sự kiện ở tỉnh thành. Nếu như ở TP.HCM, khi cần, bạn chỉ “ới” một tiếng là
ngay lập tức supplier có mặt để hỗ trợ bạn. Trong trường hợp supplier làm
ăn không đến nơi đến chốn thì bạn vẫn có nhiều supplier dự phòng để thay
thế, không làm chậm tiến độ chương trình.
Ngược lại, khi làm sự kiện ở tỉnh, kể cả các tỉnh thành phát triển về dịch vụ
thì các dịch vụ cho sự kiện – một lĩnh vực có thể xem là còn khá mới mẻ -
vẫn còn nhiều hạn chế.
Đối với các chương trình có quy mô lớn hoặc kéo dài ngày qua nhiều tỉnh
thành, các nhà tổ chức sự kiện thường chọn phương án là chuyên chở trang
thiết bị, nhân sự, thậm chí là cả vật liệu thi công để dàn dựng tại địa điểm
thực hiện sự kiện chứ không thuê các supplier tại địa phương, phần vì không
thông thạo để lựa chọn dịch vụ, phần để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không
phải hạng mục nào cũng vận chuyển được và một số dịch vụ đặc thù phải
thuê mướn ngay tại địa phương nên những người làm sự kiện không tránh
khỏi những tình huống “nước sôi lửa bỏng” khi không tìm đâu ra nhà cung
cấp cho dịch vụ đó hoặc nhà cung cấp thiếu chuyên nghiệp.
Các sự kiện ở tỉnh thường gặp nhiều khó khăn về dịch vụ...
5 tips dưới đây sẽ chia sẻ với bạn vài kinh nghiệm khắc phục khó khăn khi
làm sự kiện ở những nơi thiếu thốn dịch vụ
1. Tận dụng nhân sự ở khu vực diễn ra sự kiện
Nếu như sự kiện của bạn được thực hiện theo dạng donation, đi qua nhiều
tỉnh, bạn có thể tận dụng nhân sự theo từng vùng. Ví dụ ở Tây Nguyên bạn
sẽ làm 3 tỉnh Đăk Lăk, Gia Lai, Kon Tum, bạn có thể liên hệ nhân sự ở 1
trong 3 tỉnh, sau đó thuê họ làm luôn ở hai tỉnh còn lại, bạn sẽ đỡ được công
liên hệ, quản lý và huớng dẫn lại từ đầu khi qua tỉnh khác. Hơn nữa, di
chuyển giữa ba tỉnh liền kề cũng khá dễ dàng nên chi phí sẽ giảm đáng kể so
với bạn đưa nhân sự từ TP.HCM đi. Những nhân sự có thể thuê mướn dạng
này như: PG, PB, SUP, Freelancer,…
2. Thuê mướn văn nghệ tại địa phương
Văn nghệ tại địa phương là sự lựa chọn không tệ cho các sự kiện cộng đồng
– và nếu như khách hàng không yêu cầu có ca sĩ nổi tiếng. Những đội văn
nghệ như thế này, có thể thuê tại các Nhà văn hóa thanh niên hoặc Nhà văn
hóa thiếu nhi. Họ có kinh nghiệm trong các hoạt động văn nghệ nên từ
chuyện dàn dựng cho đến âm nhạc, trang phục bạn sẽ không phải bận tâm lo
lắng. Điều nên làm là cần có tổng duyệt trước để đảm bảo mọi tiết mục khớp
với kịch bản và đúng thời gian.
3. Liên hệ các agency ở nơi diễn ra sự kiện
Họ chính là những người am hiểu thị trường địa phương nhất. Thuê mướn
thông qua họ, bạn có thể sẽ mất thêm một khoản phí dịch vụ, nhưng đổi lại,
bạn sẽ yên tâm hơn trong công tác set up và khi chương trình diễn ra, họ
phải có trách nhiệm đảm bảo mọi việc suôn sẻ cho bạn trong những hạng
mục bạn thuê mướn họ. Việc này tính ra không tốn kém hơn bao nhiêu khi
các dịch vụ được “quy về một mối”, bạn không phải thuê lẻ tẻ và đau đầu
khi quản lý.
Liên hệ các agency tại địa phương sẽ được hỗ trợ về thuê mướn dễ dàng hơn
4. Tranh thủ sự hỗ trợ và tư vấn từ cơ quan chính quyền nơi diễn ra sự
kiện
Với các sự kiện cộng đồng, việc liên hệ và làm việc với chính quyền địa
phương là việc phải làm. Khi đó, hãy tận dụng để nhờ họ tư vấn cho một số
điều như địa điểm (nếu chưa chọn được), thời tiết, nhu cầu/thị hiếu của
người dân. Hoặc hơn nữa là họ sẽ hỗ trợ bạn khi bạn liên hệ làm việc với
những cơ quan có liên quan khác. Hầu như các cơ quan này đều hỗ trợ rất
nhiệt tình cho các sự kiện tại địa phương mình.
5. Yêu cầu sự giúp đỡ từ đơn vị cho thuê địa điểm
Cũng như các agency tại địa phương, các đơn vị cho thuê địa điểm có rất
nhiều nhà cung cấp uy tín và chất lượng, vậy thì tại sao chúng ta không tận
dụng điều này để yêu cầu họ giúp đỡ chúng ta. Họ còn hỗ trợ trong nhiều
hoạt động khác trong quá trình sự kiện diễn ra như khắc phục âm thanh,
cung cấp thêm nhân sự,…Nếu may mắn có được sự hỗ trợ từ phía cho thuê
địa điểm chuyên nghiệp thì bạn sẽ đỡ được rất nhiều phần công việc.