LUẬN VĂN:PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾÍ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN

Chia sẻ: Lan Lan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:92

Thêm vào BST

Báo xấu

285
lượt xem 95
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận này có nội dung xây dựng hệ thống thông tin quản lí ký túc xã sinh viên ĐHQG HN . Phần đầu khoá luận nghiên cứu yêu cầu thông tin của trung tâm hỗ trợ sinh viên của trường ĐHQGHN mà bài toán quản lí KTX là một nội dung. Do khuôn khổ của một khoá kuận tốt nghiệp không thể bao quát được mọi vấn đề đặt ra của Trung tâm hỗ trợ sinh viên nên khoá luận chỉ giới hạn trong phạm vi cây dựng hệ thôngd quản trị KTX Sau phần trình bày yêu cầu,...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN:PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾÍ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN

I H C QU C GIA HÀ N I TRƯ NG I H C CÔNG NGH Nguy n Di p Nam PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG QU N TR KÝ TÚC XÁ SINH VIÊN KHOÁ LU N T T NGHI P I H C H CHÍNH QUY Ngành: Công ngh thông tin. Cán b hư ng d n: Ths. ào Ki n Qu c HÀ N I - 2010 1
Tóm t t khoá lu n Khoá lu n này có n i dung xây d ng h th ng thông tin Qu n lý Ký túc xá c a HQG HN Ph n u khoá lu n nghiên c u yêu c u thông tin c a Trung tâm h tr sinh viên c a HQG HN mà bài toán qu n lý KTX là m t n i dung. Do khuôn kh c a m t khoá lu n t t nghi p không th bao quát ư c m i v n t ra c a Trung tâm h tr sinh viên nên khoá lu n ch gi i h n trong ph m vi xây d ng h th ng qu n tr Ký túc xác. Sau ph n trình bày yêu c u, khoá lu n phân tích và thi t k d a trên ngôn ng UML. Cu i cùng là m t th ngh êm xây d ng m t s mô un c a phân h này nh m minh ch ng cho tính kh thi c a ph n thi t k . Ph n m m th nghi m ư c vi t trên môi trư ng windows v i h qu n tr cơ s d li u MySQL và môi trư ng l p trình PHP. M t môi trư ng th nghi m ư c l a ch n không ch ph bi n, d s d ng, … mà còn vì lý do kinh t (môi trư ng th nghi m là mi n phí). 2
L i c m ơn L i u tiên, cho tôi xin g i l i c m ơn n ThS. ào Ki n Qu c, ngư i th y ã t n tình hư ng d n và giúp tôi r t nhi u trong quá trình th c hi n khóa lu n. V i vi c hoàn thành khóa lu n, m c quan tr ng ánh d u ch ng cu i cùng c a nh ng năm h c i h c, tôi vô cùng bi t ơn toàn th các th y cô giáo c a trư ng i h c Công ngh , i h c Qu c Gia Hà N i, ã truy n t cho tôi nh ng ki n th c quý báu làm n n t ng tôi có th th c hi n khóa lu n này và có th i ti p nh ng năm tháng trong ho t ng ngh nghi p. Tôi cũng bày t lòng bi t ơn n các anh ch Trung tâm Nghiên c u và Phát tri n Ph n m m, t p th ang th c hi n các d án công ngh thông tin cho Trung tâm H tr Sinh viên c a HQG HN ã t o i u ki n cho tôi cùng nghiên c u các yêu c u trong qu n lý KTX. Tôi cũng mu n c m ơn công lao to l n c a gia ình ã nuôi dư ng tôi su t nh ng năm h c i h c. C m ơn nh ng ngư i b n ã cho tôi nh ng l i khuyên quý giá cũng như kinh nghi m trong h c t p. Hà N i, tháng 5 năm 2010 Nguy n Di p Nam 3
M cl c: Ph n 1. TRUNG TÂM H TR SINH VIÊN HQG VÀ HO T NG NGHI P V ...................6 1.1. Gi i thi u v Trung tâm h tr sinh viên HQGHN......................................................................6 1.1.1. Cơ s v t ch t c a các KTX.........................................................................................................6 1.1.2. Cơ c u t ch c. ............................................................................................................................6 1.2. Hi n tr ng ho t ng. ........................................................................................................................8 1.2.1. M t s quy trình qu n lý. .............................................................................................................8 1.2.2. V ph n m m trư c ây .............................................................................................................10 1.2.3. M t vài m ng tin h c hoá khác c n ư c tính n .....................................................................11 1.3. Các quy trình nghi p v . ..................................................................... Error! Bookmark not defined. 1.3.1. Qu n lý KTX..............................................................................................................................14 PH N 2. MÔ HÌNH H TH NG .........................................................................................................20 2.1. Bi u các ti n trình nghi p v ......................................................................................................20 2.1.1. Ti n trình s d ng h th ng. ......................................................................................................20 2.1.2. Ti n trình nh n sinh viên vào KTX............................................................................................22 2.1.3. Ti n trình lo i sinh viên ra kh i KTX. .......................................................................................27 2.1.4. Ti n trình qu n lý thu chi. ..........................................................................................................29 2.1.5. Ti n trình qu n lý i n nư c. .....................................................................................................30 2.1.6. Ti n trình qu n lý tài s n............................................................................................................32 2.2. Bi u Use case. ..............................................................................................................................34 2.2.1. Bi u Use case t ng th . .........................................................................................................34 2.2.2. Bi u ph n rã các Use case cho sinh viên...............................................................................34 2.3. Mô t các lu ng s ki n. ..................................................................................................................38 2.3.1. Tài li u lu ng s ki n cho các Use case i v i sinh viên. ........................................................38 2.3.2. Lu ng s ki n cho các Use case i v i ngư i qu n lý. ............................................................42 2.4. Bi u tu n t .................................................................................................................................51 2.4.1. Bi u tu n t cho ca s d ng h th ng. ..................................................................................51 2.4.2. Bi u tu n t cho các ca s d ng c a SV. ..............................................................................53 tu n t cho các ca s d ng c a ngư i qu n lý. .............................................................55 2.4.3. Bi u 2.5. Thi t k bi u l p chi ti t. ............................................................................................................64 2.5.1. Xác nh các l p th c th . ..........................................................................................................64 2.5.2. Bi u l p chi tiêt.....................................................................................................................67 l p thi t k i theo các ch c năng. ...............................................................................69 2.5.3. Bi u 2.6. Sơ mô hình quan h ....................................................................................................................82 PH N 3. CÀI T TH NGHI M ..................................................................................................... 83 3.1. L a ch n môi trư ng : ....................................................................................................................83 3.2. Minh ho m t s giao di n: ............................................................................................................83 PH N 4 . K T LU N .............................................................................................................................91 M t vài hình nh quan tr ng. Hình 1. Sơ t ch c trung tâm n i trú.................................................................................................7 Hình 2. Mô hình nghi p v Nh n SV vào KTX...................................................................................14 Hình 3. Mô hình nghi p v SV ra kh i KTX.......................................................................................16 Hình 4. Mô hình nghi p v Qu n lý i n nư c....................................................................................17 Hình 5. Mô hình nghi p v Qu n lý tài s n. ........................................................................................18 Hình 6. Mô hình nghi p v Qu n lý thu chi.........................................................................................19 Hình 7. Bi u Usecase t ng th ........................................................................................................34 Hình 8. Bi u l p chi ti t..................................................................................................................68 Hình 9. Mô hình quan h . ....................................................................................................................82 4
M u. Trung tâm h tr sinh viên c a HQGHN là ơn v qu n lý các Ký túc xá (KTX) trong ó có KTX M Trì và KTX HNN là hai KTX có quy mô l n, v i s lư ng sinh viên kho ng 2000 ngư i m i KTX ). KTX không ch là nơi cung c p cho sinh viên nơi mà còn cung c p cho sinh viên các d ch v khác trong ó có d ch v văn hóa cũng như tinh th n như: ho t ng câu l c b , nhu c u tư v n vi c làm, sinh ho t, ào t o k năng… T th c ti n qu n lý, Trung tâm ã nh n th c ư c nhu c u tin h c hóa. M t ph n m m qu n lý KTX ã ư c xây d ng và ư c áp d ng riêng cho KTX M Trì. Ph n m m này m i ch cung c p các ch c năng v qu n lý ch và qu n lý thu chi v i n nư c. Qua m t th i gian s d ng, ph n m m b c l nhi u v n , c bi t là kh năng qu n lý chung t t c các KTX, tính m m d o c a h th ng, cũng như kh năng k t n i các d ch v m t cách t ng th , kh năng m r ng và thay i sau này. H th ng thông tin c a Trung tâm không ch qu n lý KTX mà còn ph i tr i r ng trên nhi u khía c nh ph c v sinh viên. ây là m t v n r t l n không th t ra trong khuôn kh c a m t khóa lu n t t nghi p. Vì th trong khóa lu n, sau khi phác th o m t h th ng thông tin t ng th , chúng tôi ch i sâu vào vi c phân tích và thi t k m t phân h trong h th ng thông tin này, phân h qu n lý KTX. Trong phân h qu n lý KTX này chúng tôi hư ng n vi c phát tri n các ng d ng h tr cho sinh viên qua m ng. V i các h tr qua m ng t khâu ăng ký vào KTX qua m ng, n các khâu như: xem thông tin phòng, ăng ký phòng, xin ra kh i KTX, xem hóa ơn i n nư c,… không ch h tr cho sinh viên có ư c s ti n l i, ti t ki m v th i gian, kinh t mà còn tr giúp cho vi c qu n qu n lý c a ban qu n lý KTX tr nên d dàng và nhanh chóng và chính xác. Khóa lu n s có n i dung như sau: Ph n I – Trung tâm h tr sinh viên HQGHN và ho t ng nghi p v . Ph n II – Mô hình h th ng. Ph n III – Cài t th nghi m. Ph n IV – K t lu n. 5
Ph n 1 –TRUNG TÂM H TR SINH VIÊN HQGHN VÀ HO T NG NGHI P V . 1.1. Gi i thi u v Trung tâm h tr sinh viên HQGHN. 1.1.1. Cơ s v t ch t c a các KTX KTX c a HQGHN có 2 ơn v tr c thu c là KTX M Trì và KTX HNN. iv i m i ơn v tr c thu c nàycó các khu nhà : Khu nhà dành cho ban qu n lý c a KTX: trong ó có các phòng ban, các t d ch v , nơi dành cho ban qu n lý. Ngoài ra còn có các phòng c bi t dành cho ngư i nư c ngoài n h c t p và gi ng d y. ư c trang b khép kín và y Các khu nhà dành cho sinh viên, v i các phòng ti n nghi theo t ng lo i phòng. Các khu nhà dành cho các ho t ng khác như: Các tr m y t : ph c v vi c chăm sóc s c kh e cho ngư i sinh ho t trong KTX. - Nhà h i trư ng: ph c v cho các bu i g p m t, các bu i giao lưu, và nhi u ho t - ng khác, … - Các phòng c: các phòng dành riêng cho sinh viên có th h c t p t i ó (trong th i gian quy nh). Các qu y ph c v nhu c u sinh ho t như - dùng sinh ho t, dùng h c t p, … Nhà ăn: nơi ph c v nhu c u ăn u ng hàng ngày c a sinh viên. - - Nhà g i xe: sinh viên có th g i xe theo ngày, theo tháng. 1.1.2. Cơ c u t ch c. 1.1.2.1. Ban qu n lý. Cơ c u t ch c c a Trung tâm h tr sinh viên như sau: Trung tâm có m t ban giám c (g m có: giám c và hai phó giám c) i u hành chung các ho t ng. Trung tâm có các phòng tr c thu c sau: phòng t ch c – qu n tr , phòng tài chính – k toán, phòng hành chính và công tác sinh viên, tr m y t . Hai ơn v tr c thu c chính bao g m KTX M Trì và KTX HNN M i KTX bao g m: ban qu n lý KTX, ph trách và i u hành các ho t ng, cùng v i ó là các t nghi p v khác nhau: t văn phòng, t qu n lý sinh viên, t b o v . Sau ây là sơ t ch c c a Trung tâm: 6
TTHTSV HQGHN Ban Giám c Phòng Phòng Phòng Tr m T ch c – Tài chính – Hành chính Yt và công tác qu n tr k toán SV KTX HNN KTX M Trì Ban qu n lý Ban qu n lý KTX KTX T T T T T T Văn Văn Qu n lý Bo Qu n lý Bo SV phòng v SV phòng v Hình 1. Sơ t ch c trung tâm. 1.1.2.2. Ho t ng qu n lý chung và các d ch v thông tin. Trung tâm có các ho t ng chính sau: Qu n lý cơ s v t ch t: b o m cơ s v t ch t ph c v cán b và áp ng nhu c u - c a sinh viên trong sinh ho t; Nâng c p, s a ch a các khu nhà cũng như m r ng các công trình sinh ho t công c ng; B o m có m t cơ s v t ch t y ph c v sinh ho t, h c t p và nghiên c u khoa h c c a sinh viên. - m b o an ninh tr t t : sinh viên có m t cu c s ng n nh, an toàn. T ch c ón ti p và s p x p nơi cho sinh viên trong nư c và sinh viên nư c ngoài. - Hàng năm s lư ng sinh viên vào là r t l n, không ch có sinh viên trong nư c mà lư ng sinh viên nư c ngoài n h c t p và sinh ho t. Vì v y công tác chu n b ón ti p, ph c v , cũng như s p x p ch ăn là r t quan tr ng. 7
H tr t ch c các ho t ng văn hóa, th thao, ngh thu t, gi i trí, h c t p: - to cho sinh viên m t cu c s ng v i m t n n p sinh ho t văn hóa, văn minh. Cũng c n có các ho t ng khác như t ch c cho sinh viên ư c h c t p giao lưu gi a sinh viên các nư c. Cung c p các d ch v y t : khám s c kh e nh kỳ cho nh ng ngư i sinh ho t trong - KTX, khám ch a b nh, tuyên truy n và hư ng d n sinh viên v v sinh và phòng b nh. Cung c p các k năng m m. - Tư v n vi c làm: tư v n cho sinh viên k c công vi c khi ra trư ng và vi c làm - thêm phù h p v i kh năng và i u ki n Cung c p các d ch v thông tin: như i n tho i, ti vi, internet cho các phòng giúp - sinh viên n m b t ư c các thông tin c n thi t 1.1.2.3. M t vài thay i s p t i. HQG có d ki n xây d ng m t khu KTX dành riêng cho nh ng cán b , nh ng gi ng viên, cũng như sinh viên c a nư c ngoài n công tác, gi ng d y, h c t p t i Vi t Nam. Hi n nay HQG ang xây d ng cơ s m i t i Hoà l c, trong ó có m t KTX hi n i. . H th ng thông tin qu n lý KTX cũng ph i tính n tình tr ng này có m t g i i pháp có th s d ng m r ng, không b l c h u. 1.2. Hi n tr ng ho t ng. 1.2.1. M t s quy trình qu n lý. 1.2.1.1.Qu n lý sinh viên vào KTX. u năm h c, Trung tâm xét duy t cho các sinh viên có nhu c u và i u ki n vào KTX, ng th i cũng xem xét vi c l i c a các sinh viên cũ ã KTX và có nhu c u ti p t c ư c l i. i v i nh ng sinh viên ã KTX, có nhu c u ti p t c l i. Ban qu n lý s yêu c u sinh viên ó n p ơn, th KTX và các gi y t khác n u c n thi t, cũng như ph i hoàn t t các kho n chi phí ph i thanh toán mà sinh viên này còn ph i hoàn tr cho quá trình sinh ho t trong KTX. Sinh viên này cũng ph i cung c p y xem có nguy n v ng khác như: thay i phòng , lo i phòng hay không . Sau ó, các thông tin này s ư c ban qu n lý ưa xét cùng v i các thông tin sinh viên này có vi ph m k lu t n ng, hay sinh viên năm cu i thì không cho vào di n ư c l i và ưa ra quy t nh có cho phép sinh viên này ư c phép ti p t c l i hay không và n u ư c thì s p x p ch cho h . i v i các sinh viên m i nh p h c, c n có gi y báo nh p h c c a trư ng. và ph i làm ơn xin vào KTX, v i các thông tin c n thi t như: thông tin cá nhân (h tên, quê quán, qu c t ch, di n ưu tiên,…), nguy n v ng lo i phòng (v lo i phòng sinh viên s ư c gi i thi u và cung c p các thông tin ),… Sau ó các nguy n v ng c a các sinh viên s ư c xét v i các tiêu chu n ưu tiên Công vi c xét duy t c n lưu ý n các trư ng h p là sinh viên n t qu c gia khác. Các tiêu chí theo th t ưu tiên i v i sinh viên Vi t Nam ư c quy nh như sau: 8
Con li t sĩ, con thương binh, gia ình có công v i cách m ng. - Sinh viên dân t c ít ngư i. - Sinh viên có hoàn c nh gia ình c bi t khó khăn. - Sinh viên o t gi i trong các kỳ thi qu c gia, qu c t . - - Sinh viên thi vào i h c t i m cao. Sau ó, ban qu n lý s ưa ra thông báo danh sách các sinh không ư c KTX và danh sách các sinh viên ư c phép vào hay ư c ti p t c l i KTX. Khi nh p KTX, sinh viên ph i n p các gi y t và chi phí c n thi t. KTX s b trí cho sinh viên ư c l i và phòng nào, khu nào, làm th n i trú cho sinh viên và lưu h sơ thông tin. 1.2.1.2.X lý sinh viên ra kh i KTX. nh kỳ (theo quý, theo h c kỳ, theo năm, …) KTX s xét duy t cho t p th hay cá nhân có nguy n v ng ra kh i KTX. M t khác cũng s có nh ng t p th , cá nhân có nguy n v ng hay b b t bu c ph i ra kh i KTX t xu t. (ví d khi b k lu t ) i v i vi c xét duy t nh kỳ, t p th c n c ngư i i di n. Vi c xét duy t theo nh kỳ này yêu c u có thông báo trư c t ban qu n lý KTX cho toàn th các t p th cá nhân. Sau ó, các cá nhân i di n cho t p th và cá nhân s ph i tho thu n v i nhau v vi c thanh toán, cũng như hoàn thành các th t c khác v gi y t . Ban qu n lý s xem xét và g i thông báo,cùng các hóa ơn kèm theo. Sau khi ã sinh viên ã th c hi n y các yêu c u, thu l i th KTX c a t ng cá nhân, và ưa vào danh sách ã r i kh i KTX. i v i các trư ng h p trong quá trình cư trú có nguy n v ng ra kh i KTX, c n ph i n p ơn lên Ban qu n lý. i v i trư ng h p b t bu c ph i r i kh i KTX thì Ban qu n lý c n g i thông báo t i t p th hay cá nhân ó. Sau ó, yêu c u hoàn t t các th t c ư c r i kh i KTX như: ph i thanh toán y chi phí sinh ho t, chi phí lien quan n tài s n,…các gi y t liên quan. Ban qu n lý s ưa ra thông báo và các hóa ơn kèm theo. Sinh viên hoàn thành th t c, n p l i th c a KTX, cùng các yêu c u khác. Ban qu n lý s lưu các trư ng h p này vào danh sách riêng i v i các trư ng h p r i kh i KTX 1.2.1.3.Qu n lý i n. C cu i m i tháng KTX s ki m tra các ng h và ch t s i n. Vi c ch t s i n s ti n hành theo t ng phòng. Ch s i n c a các phòng trong KTX s ư c ghi l i và tính toán chi phí. M i sinh viên hi n nay ư c KTX h tr 10 Kw/ngư i. KTX căn c vào s ph tr i l p hóa ơn thanh toán ti n i n cho phòng. Sau khi t ng h p s i n c a t t c các phòng, KTX s tính ra s i n hao h t trên cơ s so sánh v i i n năng tiêu th trên công tơ t ng o ư c. Các thông tin liên quan n i n s ư c báo cáo l i v i Ban qu n lý KTX. 1.2.1.4.Qu n lý nư c (tương t qu n lý v i n). C cu i m i tháng KTX s ki m tra các ng h và ch t s nư c. Vi c ch t s nư c s th c hi n theo t ng phòng. 9
Danh sách tiêu th v nư c c a các phòng trong KTX s ư c ghi l i và tính toán chi phí mà phòng ó ph i thanh toán. M i sinh viên cũng ư c h tr 10 m3/ngư i/tháng. KTX căn c vào m c ph tr i l p hóa ơn thanh toán ti n nư c cho phòng. Sau khi t ng h p s nư c c a t t c các phòng, KTX s tính ra s nư c hao h t trên cơ s so sánh v i t ng s nư c tiêu th trên công tơ t ng o ư c. Các thông tin liên quan n nư c s ư c báo cáo l i v i Ban qu n lý KTX. 1.2.1.5.Qu n lý tài s n Tài s n trong KTX ư c chia làm tài s n s d ng chung và tài s n s d ng riêng. Tài s n s d ng riêng là tài s n ư c giao riêng cho t ng cá nhân. Cá nhân có trách nhi m s d ng và qu n lý tài s n riêng này. Tài s n s d ng chung là tài s n giao cho m t t p th s d ng và ph i ch u trách nhi m v tài s n ư c s d ng ó. Sau m i l n phân phòng cho sinh viên, hay m i l n nh p m i tài s n thì các tài s n s ư c phân chia theo phòng, lo i phòng. Trong quá trình s d ng có th x y ra hư h ng hay b m t. Khi ó Ban qu n lý làm vi c t i các t p th cá nhân ph i ch u trách nhi m. x lý s c . KTX thư ng ph i s a ch a, nâng c p nh kỳ, ưa ra các quy t nh thanh lý tài s n, cũng như các kh u hao v tài s n. 1.2.1.6.Qu n lý thu chi. Vi c thu chi s ư c t ng h p theo u kỳ (6 tháng, 1 năm,..) và l p ra báo cáo v s dư ư c chuy n sang kỳ trư c. Trong quá trình ho t ng, n u có nh ng kho n thu chi phát sinh c n lưu rõ s ch ng t , ngày thu chi, lý do thu chi. T ng h p ưa ra các báo cáo nh kỳ ho c ưa ra báo cáo trong trư ng h p c n t xu t. 1.2.2. V ph n m m trư c ây. Ph n m m trư c ây ã ư c xây d ng và s d ng g n 4 năm qua. Ph n m m ã h tr tương i n ho t ng qu n lý KTX v i nh ng yêu c u trư c ây. Tuy nhiên ã có nhi u thay i liên quan n s phát tri n c a KTX, trong ó có ho t ng thông tin c a Trung tâm và môi trư ng thông tin t ng th . Hi n nay m i ch xây d ng ư c ph n m m chuyên d ng s d ng cho viêc qu n lý v i các nghi p v ( ư c nêu ph n 1.2.1 trên) cũng như vi c m i áp d ng ư c i v i KTX M trì. S thay i c a môi trư ng qu n tr và cách i u ph i tài nguyên c a các KTX nên ư c t chung trong m t t ng th . S liên k t t ng th còn n y sinh v n tích h p h th ng và qu n tr h th ng m t cách nh t quán t xa v i phân quy n ch t ch . Ngoài ra có m t s yêu c u khác như: Kh năng khai thác tr c tuy n. M c dù các phòng trong KTX ã ư c trang b - vi c k t n i Internet xong chưa có phương ti n khai thác tr c tuy n, áp ng như: Kh năng ăng ký phòng hay khi sinh viên mu n chuy n phòng mà tìm hi u - thông tin trên m ng n i b . - Tìm ki m thông tin v hi n tr ng c a KTX. 10
- Vi c khai thác thông tin không tin không ch liên quan n ch mà còn nhi u d ch v khác n a mà sinh viên c n như: tư v n tr c tuy n, tư v n và d ch v vi c làm, di n àn trao i dành cho sinh viên, … - C i thi n giao di n.Giao di n c a ph n m m ã s d ng còn nhi u b t ti n i v i ngư i s d ng. H u h t vi c ch n l a ngư i bu c ph i b t u t vi c phân lo i gây ph n c m cho ngư i s d ng b i s rư m ra c a quy trình tác nghi p. M i liên k t gi a các công vi c trong ph n m m cũ không t nhiên theo úng - quy trình bình thư ng. Các tr giúp chưa m nh, thi u các hư ng d n tr c quan. - 1.2.3. M t vài m ng tin h c hoá khác c n ư c tính n Như ã nêu, Trung tâm h tr sinh viên không ch có vi c qu n lý ăn c a sinh viên trong Ký túc xá. M t h th ng thông tin cho phép hi n i hoá các ho t ng h tr sinh viên và ho t ng i u hành c a Trung tâm còn ph i có: 1.2.3.1. Portal Ngày nay, portal ã tr thành m t môi trư ng tích h p m i ng d ng qu n lý và i u hành có tính nh t quán và m . H th ng thông tin c a KTX ph i hư ng n mô hình thông tin trên portal trong ó có website i u hành tác nghi p n i b mà các ng d ng như qu n lý KTX, qu n lý nhân s , qu n lý tài s n, qu n lý văn b n và i u hành công vi c và chính h qu n tr website (CMS)... ư c tích h p trên n n t ng chung. Website trên Internet là m t m t c a portal ư c truy c p t Internet là nơi cung c p các thông tin, các d ch v hư ng ra Internet Có th tính n các h th ng thông tin sau: 1.2.3.3. Phân h gi i thi u vi c làm. Nhu c u tìm ki m vi c làm c a sinh viên là r t l n. Sinh viên có th tìm ki m vi c làm thêm, cũng như c n nh ng công vi c phù h p v i ngành ngh c a h h c. R i hàng năm s lư ng sinh viên s p ra trư ng là r t l n và h c n tìm cho mình m t công vi c sao cho phù h p. Và r t nhi u thông tin tuy n d ng t các nhà tuy n d ng s áp ng ư c nhu c u cho sinh viên. Ngư c l i, cũng giúp cho các nhà tuy n d ng có th tuy n d ng ư c l c lư ng nhân s tin c y. i v i phân h gi i thi u vi c làm này, c n quan tâm t i các i tư ng sau ây: - Các lo i công vi c. - Các hình th c công vi c (full time, part time,…). - Các nhà tuy n d ng và nh ng cá nhân có nhu c u tuy nd ng. - Các yêu c u tìm vi c. T các nhu c u th c ti n cho ta th y c n ph i xây d ng m t h th ng c n có các ch c năng như dư i ây có th ph c v nhu c u v thông tin vi c làm cho ngư i s d ng. - C p nh t các lo i công vi c: - C p nh t các công vi c. - C p nh t các nhà tuy n d ng. 11
- Thông báo vi c làm. ăng thông báo tìm vi c. - - Th ng kê. Trư ng h p Trung tâm mu n tri n khai d ch v môi gi i có thu phí s thêm các ch c năng t ng tìm ki m ghép n i gi a nhà tuy n d ng v i ngư i có yêu c u tìm vi c. 1.2.3.4. Tư v n tr c tuy n. tư v n tr c tuy n không còn l i v i m i ngư i. Có nhi u d ch v tư v n, Vn cũng như có nhi u phương th c tư v n như: tư v n qua các trung tâm, qua m ng i n tho i, …và tư v n tr c tuy n qua m ng Internet ngày càng phát tri n r ng rãi cùng v i cách th c ho t ng m t cách a d ng. xây d ng m t trung tâm tư v n tr c tuy n v i m c ích ph c v cho i Vn tư ng chính là sinh viên trong KTX là c n thi t. H th ng c n xây d ng c a trung tâm tư v n tr c tuy n cũng là m t phân h quan tr ng trong h th ng t ng th . xây d ng ư c m t h th ng tư v n tr c tuy n, chúng ta c n ph i n m b t ư c các i tư ng liên quan, tác ng tr c ti p n h th ng. Các i tư ng c n ư c qu n lý bao g m: Các chuyên m c tư v n như: s c kh e, tình yêu, tình b n, cách giao ti p - ng x , ... Các chuyên gia tư v n: các chuyên gia tư v n v m t hay nhi u lĩnh v c, nh ng chuyên gia thư ng xuyên và là thành viên lâu dài c a trung tâm,… Các yêu c u tư v n. Các ý ki n tư v n c a các chuyên gia. Các ý ki n th o lu n c a ngư i dùng. Các ch c năng c a h th ng tư v n có th như sau. Ti p nh n các yêu c u. Duy t các yêu c u công b n u c n thi t. ăng các ý ki n tư v n tr c tuy n c a các chuyên gia. Ti p nh n các ý ki n óng góp c a ngư i c. Duy t các ý ki n xem có công b hay không. 1.2.3.5. Gi i thi u nhà tr . V i s lư ng sinh viên r t l n, KTX không th ph c v h t ư c ch cho t t c các sinh viên c a trư ng. Cũng như m t lư ng không nh sinh viên mu n chuy n ra ngoài trong quá trình sinh ho t, và m t lư ng sinh viên năm cu i ra trư ng không còn trong KTX n a. H c n tìm cho mình m t môi trư ng sinh ho t m i, ó là tìm các phòng tr . Chính vì v y mà nhu c u tìm ki m nhà tr là c n thi t và vi c xây d ng m t trung tâm gi i thi u nhà tr là vi c c n làm. là h th ng ư c cung c p thông tin t hai phía H th ng gi i thi u ch Các ch nhà tr có như c u gi i thi u cơ s cho thuê tr - Sinh viên có như c u thuê. - Website c a Trung tâm s là nơi g p g nhu c u c a sinh viên và kh năng c a các ch tr Các i tư ng c n qu n lý chính là : 12
- Các thông báo cho thuê nhà tr . - Các yêu c u thuê nhà tr . - Các ch cho thuê nhà. - Các sinh viên có nhu c u Có th xây d ng m t h th ng giúp tìm ki m theo khu v c, theo ti n nghi, theo giá giúp cho sinh viên nhanh chóng tìm th y các thông tin c n thi t. Các ch c năng c a h thông bao g m ăng ký tr c tuy n các thông báo cho thuê nhà. - ăng ký tr c tuy n yêu c u tìm nhà. - - Tìm ki m thông tin Trư ng h p Trung tâm óng vai trò là ngư i môi gi i có thu phí thì có các ch c năng t ng ghép n i gi a ngư i thuê và ngư i có yêu c u thuê Trung tâm có th tư v n hi u qu nh t. 1.2.3.6. Phân h qu n tr các khóa h c tr c tuy n. Hi n nay, ã có nhi u trung tâm d y h c tr c tuy n ư c xây d ng và tương i thành công. Nh m ph c v cho các nhu c u h c h i, cũng như nâng cao hi u bi t cho toàn th sinh viên, c bi t là các k năng s ng, Trung tâm nên xây d ng m t h th ng thông tin ào t o qua m ng, không ch ph c v cho các sinh viên ang KTX mà còn cho sinh viên c a trư ng HQGHN nói chung ây cũng là m t phân h quan tr ng c a h th ng h tr sinh viên v i các i tư ng c n ư c qu n lý sau Các khóa h c. - Các tài li u dành cho các khóa h c. Nh ng ngư i ăng ký. - - Nh ng giáo viên gi ng d y. Các ch c năng c a phân h này bao g m : ăng ký h c. - - Duy t cho phép h c. - C p nh t các khóa h c. - Thông báo và liên l c. - Qu n lý thu chi h c phí. 1.2.3.7. Di n àn sinh viên. Di n àn là nơi có th cho sinh viên trao i, th o lu n tr c ti p v i nhau, cũng là nơi mà có th giúp cho ban qu n lý có th thu ư c nh ng ý ki n óng góp qua nh ng chuyên m c trên di n àn. Di n àn sinh viên là c n thi t ph i xây d ng. ây cũng là m t phân h n m trong h th ng t ng th . Khi xây d ng di n àn này ta c n quan tâm n các i tư ng chính sau: - Các m c c a di n àn - Phân quy n. - Thành viên. - Các ý ki n. 13
Các ch c năng c n thi t bao g m: - Qu n tr các chuyên m c ăng các ý ki n tham gia. - - C p nh t m t chuyên m c. Bt u - Ki m soát các phân quy n. - Duy t các ý ki n 1.3. Các quy trình nghi p v . Nh n h sơ ăng ký. Như ã nêu, trong khuôn kh c a khoá lu n này, chúng ta không th phân tích và thi t k t t c các h th ng thông tin c a Xét duy t. Trung tâm h tr sinh viên. Sau ây ph n này s t p trung vào các nghi p v qu n lý KTX. < Các mô hình th hi n các quy trình nghi p H sơ v ư c tham kh o t : “Tài li u yêu c u ư c xét. ngư i s d ng” c a MCSOFT JOINT STOCK COMPANY( a ch : Trung Hòa- Không Nhân Chính – C u Gi y- Hà N i) > Có 1.3.1. Qu n lý KTX. Thông báo Lưu h sơ ư c xét. 1.3.1.1. Quy trình ti p nh n sinh viên vào danh sách KTX. SV không T mô hình nghi p v như hình 2. Ta s ưc phân tích các bư c c a quy trình ti p nh n Thông báo danh sách KTX. sinh viên vào KTX như sau: SV ư c KTX. 1.3.1.1.1. ăng ký vào KTX. Sinh viên có th ăng ký xin vào KTX thông qua vi c ăng ký qua m ng. In hóa ơn thu ti n. Sinh viên s s d ng m u khai báo có s n i n thông tin vào ó. V i bi u m u ăng ký có s n này s có 2 lo i: m t lo i giành SV n p ti n vào cho sinh viên m i vào KTX, m t lo i giành KTX. cho sinh viên (ho c t p th ) mu n ti p t c l i KTX. Sau khi thông tin ư c ngư i dùng g i lên, h th ng s thông báo l i cho ngư i Phân phòng cho SV dùng r ng h ã g i ư c hay chưa. G i thông báo l i cho ngư i ăng ký. 1.3.1.1.2. Thông tin phòng. In th n i trú và sơ V i ch c năng này, s giúp cho sinh y u lý l ch. viên hay ban qu n lý n m b t ư c tình tr ng phòng c a KTX. H th ng s hi n th K t thúc. Hình 2. Mô hình nghi p v Nh n SV vào KTX. 14
các thông tin phòng (lo i phòng, s lư ng phòng tr ng,…). 1.3.1.1.3. ăng ký phòng. V i ch c năng này, s giúp cho sinh viên sau khi n m b t ư c tình tr ng phòng c a KTX. Sinh viên có th ăng ký phòng phù h p ho c có nguy n v ng i phòng . Thông tin ư c g i lên h th ng và h th ng s lưu tr thông tin v vi c ăng ký phòng này. 1.3.1.1.4. Duy t danh sách. V i danh sách ăng ký ã ư c lưu tr trong CSDL. H th ng s duy t danh sách ưu tiên ã quy nh. Sau ó, h th ng s ưa ra danh sách sinh viên ư c v i các m c và danh sách sinh viên không ư c trong KTX. i v i danh sách sinh viên không ư c , s in và dán thông báo, ng th i s g i thông tin này t i sinh viên theo a ch c a h , ho c ư ng link h ăng ký. V i danh sách sinh viên ư c vào KTX, s in danh sách và Ban qu n lý ký duy t và công b , ng th i g i thông tin h n g p, kèm theo nh c nh sinh viên chu n b gi y t và kinh phí c n thi t. V i danh sách ư c l i này, h th ng s lưu tr l i. 1.3.1.1.5. Duy t ăng ký phòng. Khi ã có danh sách sinh viên ư c trong KTX. H th ng s t ng so sánh nh ng sinh viên ư c vào trong KTX v i thông tin trong danh sách mà sinh viên ăng ưa ra danh sách ch n phòng c a các sinh viên ư c trong KTX. ký ch n phòng 1.3.1.1.6. S p x p phòng. V i danh sách sinh viên ư c l i và danh sách ăng ký phòng ư c l y ra trong ng s p x p theo ưu tiên ã nh và ưa ra k t qu s p x p. Ngư i CSDL, h th ng s t qu n lý xem xét k t qu và xem có ch p nh n hay ch nh s a không r i lưu l i. 1.3.1.1.7- Làm th . V i danh sách s p x p phòng ã có. H th ng s hi n th m u th phù h p. Ngư i qu n lý s xác nh n xem có quy t nh in th hay không. 1.3.1.1.8- Thông tin sinh viên. - Tìm ki m. Ngư i qu n lý có th tìm ki m thông tin v m t sinh viên nào ó b ng cách nh p mã s th (hay nh p tên và ngày sinh,…) và h th ng s tìm ki m thông tin v sinh viên này. N u không có thì ưa ra thông báo. N u có thì ưa ra k t qu là các thông tin liên quan n sinh viên này. - C p nh t. Ngư i qu n lý có th thay i thông tin c a m t sinh viên hay thêm m t sinh viên cùng các thông tin. Cán b qu n lý nh p thông tin c n c p nh t và lưu l i thông tin m i trong h th ng ( ng th i xóa b thông tin cũ). 15
1.3.1.2. Quy trình cho sinh viên ra kh i KTX. T mô hình nghi p v như Bt u. hình 3. Ta s phân tích các bư c trong quy trình xin ra kh i KTX c a sinh viên như sau: 1.3.1.2.1. Xin ra kh i KTX. T p th Các cá nhân ho c t p th Xác nh n cá (yêu c u có cá nhân i di n) có nhân hay t p mong mu n chuy n ra kh i th ? KTX. H s vi t ơn và g i tr c ti p lên Ban qu n lý ho c g i y quy n cho Cá nhân qua m ng. V i các ơn g i qua cá nhân làm m ng, h th ng s thông báo t i th th c cho ngư i dùng ã g i thành công Làm th t c cho cá nhân. t p th . hay chưa. Các ơn n p tr c ti p ư c ngư i qu n lý nh p s thông tin vào. Thu th KTX c a cá nhân, 1.3.1.2.2. Bu c ph i ra kh i t p th và các gi y t liên KTX. Ngư i qu n lý s nh p thông tin v s vi ph m c a các Xác nh n ti n i n, nư c, cá nhân hay t p th .H th ng s ti n b o m tài s n, ti n ưa ra danh sách các cá nhân t p th vi ph m k lu t n m c bu c ph i r i kh i KTX. Trư ng ban KTX ký duy t. Danh sách này s ư c lưu vào danh sách T m. ng th i in danh sách này, cùng vào ó là N p / nh n ti n t i b ph n g i thông báo h n g p tr c ti p thu ngân. t i các cá nhân hay t p th này. 1.3.1.2.3. Thanh toán ngay. Các cá nhân trươc khi ra kh i KTX ph i thanh toán y In hóa ơn ghi phi u thu các kho n (ti n phòng, ti n chi. t c c,…). Ngư i qu n lý tìm thông tin sinh viên này trong danh sách t m. H th ng ưa ra K t thúc. các kho n thanh toán mà sinh viên này cân hoàn t t (sinh viên b bu c r i s không ư c nh n Hình 3. Mô hình nghi p v SV ra kh i KTX. l i ti n cư c, ti n phòng ã 16
óng và ph i hoàn thành thanh toán các kho n khác). In ra hóa ơn và t ng s ti n sinh viên thanh toán. 1.3.1.2.5. Lo i b SV. Sau khi sinh viên hoàn thành các th t c yêu c u. ưa sinh viên này vào danh sách Lo i kh i KTX. ng th i xóa b thông tin v sinh viên này trong danh sách T m. Ngư i qu n lý s c p nh t (lo i b ) thông tin v sinh viên này trong CSDL. 1.3.1.2.6. Hi n th toàn b danh sách. Ngư i dùng có th là sinh viên hay cán b qu n lý có th xem toàn b danh sách sinh viên. Danh sách này ư c s p x p có th ư c th ng kê theo trư ng, theo khu nhà, theo phòng. i n, nư c ư c ph c p cho phòng. H th ng s tính toán và ưa ra s ph tr i cũng như thành ti n c a các phòng và ưa ra danh sách các phòng có ph tr i. Thông tin này s ư c c p nh t vào CSDL. 1.3.1.3. Quy trình qu n lý i n nư c. Bt u. T mô hình nghi p v như hình 4. Ta s phân tích các bư c trong quy trình qu n lý i n nư c như sau: i n nư c Ch t s 1.3.1.3.1. Tính s i n nư c ph tr i. u kỳ. C cu i tháng ngư i qu n lý v i n s báo cáo thông tin v i n,nư c. Thông tin v i n này là s i n, nư c tiêu th c a các phòng trong tháng. Ngư i Ch t s i n nư c qu n lý s nh p s i n tiêu th này, nh p s cu i kỳ. 1.3.1.3.2. Th ng kê và in danh sách ph tr i. T d li u có trong h th ng. Ngư i qu n lý s l y ra danh sách v các phòng ph tr i và in phi u In danh sách ti n thu t danh sách này. i n nư c theo 1.3.1.3.3. Tính s hao h t. phòng. T s li u v lư ng tiêu th i n c a t t c các phòng c ng l i và lư ng tiêu th i n c a toàn KTX ( ng h t ng) h th ng s ưa ra lư ng i n hao h t trong quá trình s d ng. Thu ti n. 1.3.1.3.4. Thanh toán ngay. V i ch c năng này, khi có sinh viên chuy n ra kh i KTX s cho phép c p nh t s i n c a phòng có sinh viên này . H th ng s tính ti n i n cho sinh C p nh t ti n i n ã viên này (s i n dùng tr i s cũ và chia theo u n p. ngư i c a phòng, sinh viên này cũng không ư c hư ng lư ng i n ph c p trong tháng sinh viên này ra.) K t thúc. 1.3.1.3.5. Hi n th hóa ơn i n nư c. Hình 4. Mô hình nghi p v Qu n lý i n nư c. 17
V i ch c năng này, ngư i qu n lý s g i hóa ơn thanh toán i n nư c c a các phòng trong KTX. T Danh sách phòng b ph tr i, hóa ơn s ư c ngư i qu n lý g i i v i sinh viên khi s d ng có th xem ư c thông tin tiêu th i n c a qua m ng. phòng cũng như bi t ư c s ti n ph i thanh toán cho Ban qu n lý. 1.3.1.5. Quy trình qu n lý tài s n. B t u. T mô hình nghi p v như hình 5. Ta s phân tích các bư c trong quy trình qu n lý tài s n như sau: Nh p m i tài s n c 1.3.1.5.1. C p nh t thông tin tài s n nh. phòng. M i khi phòng ư c nâng c p, hư Phân tài s n c nh h ng, m t mát và khi có sinh viên có tài theo phòng. ưc s n m i. Các thông tin này s ngư i qu n lý c p nh t thông tin này vào Bi h th ng. thư ng tài 1.3.1.5.2. C p nh t thông tin tài s n khu Theo dõi tài s n c s n do SV nhà. nh. làm h ng, M i khi KTX nâng c p hay s a m t. ch a, hay hư h ng, m t mát thì các thông tin này s ư c c p nh t và h th ng s lưu tr l i. Cũng như s c p nh t theo nh kỳ v tài s n này. Yêu c u Sa 1.3.1.5.3. C p nh t tài s n chung. s a ch a, ch a. Các tài s n c a KTX ư c s d ng thanh lý. chung cũng s ư c ngư i ngư i qu n lý c p nh t các thông tin m i khi có s thay i như b hư h ng, b m t hay khi có s nâng c p c a KTX. Các thông tin này s ư c c p nh t vào h th ng và h th ng Thanh lý. s lưu tr l i. Tăng gi m trong năm. K t thúc. Hình 5. Mô hình nghi p v Qu n lý tài s n. 18
1.3.1.6. Quy trình qu n lý thu chi. T mô hình nghi p v như hình 6. Ta s phân tích các bư c trong quy trình qu n lý thu chi như sau: 1.3.1.6.1. C p nh t danh m c thu chi. C cu i tháng thì ngư i ph trách v k toán s c p nh t thông tin thu chi trong tháng. H th ng s tính toán ưa ra t ng thu, chi và c p nh t k t qu . 1.3.1.6.2. Báo cáo thu chi. T d li u ã có trong h th ng, ngư i qu n lý v k toán khi c n báo cáo, h s l y thông tin này. Thông tin v t ng thu, chi và t ng thu/chi in ra báo cáo. Các báo cáo này s ư c h th ng c p nh t l i. Bt u. T ng h p s dư u kỳ. Ghi các kho n thu / chi phát sinh. Báo cáo t ng h p thu chi. K t thúc. Hình 6. Mô hình nghi p v Qu n lý thu chi. 19
PH N 2. MÔ HÌNH H TH NG ng ư c trình bày trong chương này bao g m Mô hình h th - Bi u ho t ng, - Bi u usecase, - Mô t các lu ng s ki n, - Bi u tu n t , - Bi u l p, - Bi u quan h . 2.1. Bi u các ti n trình nghi p v . 2.1.1. Ti n trình s d ng h th ng. 2.1.1.1. ăng ký tài kho n ngư i dùng. 2.1.1.2. ăng nh p h th ng. 20