Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh

Chia sẻ: Chuheodethuong 09 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:166

Thêm vào BST

Báo xấu

45
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Xác định mức độ tác động của các yếu tố đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh. Đề xuất một số hàm ý nhằm giúp cho UBND quận Bình Thạnh có thể cải thiện việc ứng dụng hệ thống văn bản điện tử, đáp ứng mục tiêu cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính phủ điện tử.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ T. HỒ CHÍ MINH ------------------ Nguyễn Mỹ Hạnh CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH THẠNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ------------------ Nguyễn Mỹ Hạnh CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH THẠNH Chuyên ngành : Quản lý công Mã số : 8340403 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. BÙI THỊ THANH TP. Hồ Chí Minh – Năm 2019
LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan luận văn “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh” là công trình nghiên cứu của chính tác giả. Các số liệu, thông tin, dữ liệu khảo sát, tài liệu tham khảo và kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. TÁC GIẢ LUẬN VĂN Nguyễn Mỹ Hạnh
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TÓM TẮT LUẬN VĂN ABSTRACT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU ...................................................1 1.1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 5 1.3. Câu hỏi nghiên cứu ........................................................................................ 5 1.4. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................... 6 1.5. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 6 1.6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 6 1.7. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài ........................................................................... 6 1.8. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu..................................................................... 7 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU...................8 2.1 Các khái niệm................................................................................................. 8 2.1.1 Văn bản và hồ sơ ....................................................................................... 8 2.1.2 Văn bản điện tử .......................................................................................... 8 2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ............................................... 8 2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ......................... 9 2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức .................................. 9 2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ........................... 10 2.2.3 Một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử 12
2.2.4 Mối quan hệ giữa quản lý quy trình công việc và quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................................................................................................ 14 2.3 Sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức công ..................................................................................... 15 2.3.1 Chính phủ điện tử đòi hỏi các chức năng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có sự cải tiến tương ứng ................................................................... 15 2.3.2 Lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức công .......................................................................................................... 17 2.4 Một số các nghiên cứu trước có liên quan ................................................... 18 2.4.1 Nghiên cứu của Nguyên và Swatman (2009)........................................... 18 2.4.2 Nghiên cứu của McLeod và cộng sự (2010) ............................................ 20 2.4.3 Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015).................................... 22 2.4.4 Nghiên cứu của Haslinda và cộng sự (2014) .......................................... 24 2.4.5 Nghiên cứu của Hans (2003) ................................................................... 25 2.4.6 Tóm tắt một số các nghiên cứu khác ....................................................... 27 2.5 Mô hình nghiên cứu đề xuất ........................................................................ 29 2.5.1 Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo .................................................................... 29 2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................................ 30 2.5.3 Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban................................................. 31 2.5.4 Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức .......................................... 32 2.5.5 Công nghệ ................................................................................................ 34 2.5.6 Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 35 Tóm tắt chương 2 .................................................................................................. 36 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................................................37 3.1 Quy trình nghiên cứu ................................................................................... 37 3.1.1 Phương pháp nghiên cứu ......................................................................... 37 3.1.2 Kết quả nghiên cứu định tính................................................................... 38 3.2 Thang đo ...................................................................................................... 39
3.2.1 Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo..................................................... 40 3.2.2 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 41 3.2.3 Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 42 3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 43 3.2.5 Thang đo công nghệ................................................................................. 44 3.2.6 Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................................................................................................ 45 3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng ................................................................... 46 3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi ............................................................................... 47 3.3.2 Thu thập số liệu ....................................................................................... 47 3.3.3 Phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu ............................................. 47 3.3.4 Phương pháp phân tích dữ liệu ............................................................... 48 Tóm tắt chương 3 .................................................................................................. 50 CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................................51 4.1 Tổng quan về UBND quận Bình Thạnh ...................................................... 51 4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội ............................................................... 51 4.1.2 Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 52 4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh ....... 52 4.1.4 Định hướng phát triển và mục tiêu của UBND quận Bình Thạnh trong giai đoạn 2016 -2020. ............................................................................................... 52 4.2 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong dịch vụ hành chính công tại TP. Hồ Chí Minh .................................................................................................. 53 4.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ... 54 4.3.1 Tổng quan kiến trúc hệ thống .................................................................. 54 4.3.2 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận Bình Thạnh trong giai đoạn 5 năm từ 2016 – 2020 .................................................. 55 4.4 Thống kê mô tả ............................................................................................ 57 4.4.1 Phân bổ theo giới tính và theo phòng ...................................................... 57 4.4.2 Phân bổ theo độ tuổi và thâm niên công tác ........................................... 58
4.4.3 Phân bổ theo trình độ học vấn và chức danh .......................................... 58 4.5 Kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu .............................................. 59 4.5.1 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo” 59 4.5.2 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” ............................................................................................ 60 4.5.3 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban” ................................................................................................. 60 4.5.4 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức” ............................................................................................ 60 4.5.5 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Công nghệ” ............... 60 4.5.6 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” ........................................... 60 4.6 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) .............................................................. 62 4.6.1 Phân tích nhân tố khám phá nhóm biến độc lập ..................................... 62 4.6.2 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) biến phụ thuộc ................................ 63 4.7 Phân tích hồi quy.......................................................................................... 64 4.7.1 Kiểm định hệ số tương quan .................................................................... 64 4.7.2 Đánh giá sự phù hợp của mô hình........................................................... 65 4.7.3 Kiểm định độ phù hợp của mô hình ......................................................... 65 4.7.4 Phân tích hồi quy bội ............................................................................... 66 4.7.5 Kiểm định hiện tượng đa cộng tuyến ....................................................... 68 4.7.6 Kiểm định giá trị phần dư chuẩn hóa ...................................................... 68 4.7.7 Kiểm định phân phối chuẩn của phần dư ................................................ 69 4.8 Kiểm định sự khác biệt của các biến định tính ............................................ 70 4.8.1 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo giới tính ......................................................... 70 4.8.2 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giữa các nhóm tuổi khác nhau .................................. 71
4.8.3 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn ....................................................... 72 4.8.4 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh .......................................................... 72 4.8.5 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giữa các phòng ban .................................................. 73 4.8.6 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác .............................................. 74 4.9 Thảo luận kết quả nghiên cứu ...................................................................... 74 4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 75 4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 77 4.9.3 Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 79 4.9.4 Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 82 4.9.5 Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 84 Tóm tắt chương 4 .................................................................................................. 86 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ ............................................87 5.1 Kết luận ........................................................................................................ 87 5.2 Một số hàm ý cho các nhà quản trị nhằm nâng cao sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ........ 88 5.2.1. Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 88 5.2.2. Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 89 5.2.3. Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 90 5.2.4. Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 91 5.2.5. Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 92 5.3 Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo....................................................... 93 Tóm tắt chương 5 .................................................................................................. 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tiếng Việt
2. Tiếng Anh PHỤ LỤC 1: TỜ TRÌNH KHẢO SÁT PHỤ LỤC 2: NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CHÍNH THỨC PHỤ LỤC 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử .......................................................................................19 Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS tại chính phủ các nước......................................................................21 Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ ...........................................................................................22 Bảng 2.4: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong các tổ chức ........................................................................................28 Bảng 3.1: Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ......................................................41 Bảng 3.2: Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ..................................42 Bảng 3.3: Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ...................................43 Bảng 3.4: Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức.............................44 Bảng 3.5: Thang đo công nghệ .................................................................................45 Bảng 3.6: Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ........................................................................................................................46 Bảng 4.1: Đặc điểm đối tượng khảo sát ....................................................................59 Bảng 4.2: Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha ......................................................61 Bảng 4.3: Kết quả kiểm định KMO và Barlett của 26 biến yếu tố ...........................62 Bảng 4.4: Kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho biến độc lập..................63 Bảng 4.5: Kết quả phân tích tương quan Pearson .....................................................64 Bảng 4.6: Độ phù hợp của mô hình ..........................................................................65 Bảng 4.7: Phân tích phương sai ANOVA .................................................................65 Bảng 4.8: Kết quả phân tích hồi quy bội...................................................................66 Bảng 4.9: Tóm tắt kết quả nghiên cứu ......................................................................67 Bảng 4.10: Kiểm định sự khác biệt theo giới tính ....................................................71 Bảng 4.11: Kiểm định sự khác biệt theo nhóm tuổi..................................................71 Bảng 4.12: Kiểm định sự khác biệt theo trình độ học vấn ........................................72
Bảng 4.13: Kiểm định sự khác biệt theo chức danh .................................................73 Bảng 4.14: Kiểm định sự khác biệt giữa các phòng ban ...........................................73 Bảng 4.15: Kiểm định sự khác biệt theo thâm niên công tác ANOVA ....................74 Bảng 4.16: Thống kê mô tả giá trị các thang đo .......................................................75 Bảng 4.17: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ........................................................................................................................75 Bảng 4.18: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ..................................................................................................................78 Bảng 4.19: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban .............................................................................................................................80 Bảng 4.20: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo .......82 Bảng 4.21: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố công nghệ ..................................84 Bảng 5.1: Mức độ quan trọng và giá trị trung bình của các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ................................................................................................................88
DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Quy trình thiết kế hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ..................11 Hình 2.2: Các nguyên nhân gốc rễ của việc thất bại hệ thống CNTT tại các cơ quan chính phủ Malaysia ...................................................................................................25 Hình 2.3: Mô hình nghiên cứu đề xuất các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ..........................................36 Hình 3.1: Sơ đồ quy trình nghiên cứu .......................................................................37 Hình 4.1: Đồ thị Scatterplot ......................................................................................69 Hình 4.2: Biểu đồ tần suất của phần dư chuẩn hóa Histogram .................................70 Hình 4.3: Biểu đồ phân vị phần dư chuẩn hóa P – P plot .........................................70
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt BTTT Bộ Thông tin Truyền thông CNTT Công nghệ thông tin EDRMS Electronic Document and Records Hệ thống quản lý văn bản Management System và hồ sơ điện tử IRMT International Records Management Ủy thác quản lý hồ sơ quốc Trust tế ISO International Organization for Tổ chức tiêu chuẩn hóa Standardization quốc tế LĐTBXH Lao động Thương binh Xã hội NĐ-CP Nghị định – Chính phủ NQ-CP Nghị quyết – Chính phủ NQ-TW Nghị quyết – Trung ương QĐ-TTg Quyết định của Thủ tướng Chính phủ QĐ- Quyết định của Ủy ban UBND Nhân dân QH Quốc hội RM Records Management Quản lý hồ sơ TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh TT-BNV Thông tư của Bộ Nội vụ UBND Ủy ban Nhân dân VPCP Văn phòng Chính phủ
TÓM TẮT LUẬN VĂN Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, một trong những nội dung cải cách hành chính, để tiến tới chính phủ điện tử đang được Chính phủ đẩy mạnh, gần đây nhất là Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì hội nghị Ban chỉ đạo cải cách hành chính ngày 21/2/2019 (Văn phòng chính phủ, 2/2019). Đề tài nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong các tổ chức thuộc khu vực công đã được thực hiện ở nhiều nước như Malaysia, Hàn Quốc, Úc, Đức, Estonia, v.v. Tuy nhiên, tại Việt Nam, đề tài này còn mới và chưa có nhiều nghiên cứu. Tác giả thực hiện nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND quận Bình Thạnh” trên cơ sở kế thừa các kết quả nghiên cứu trước, tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu bao gồm nghiên cứu định tính điều chỉnh thang đo phù hợp với bối cảnh nghiên cứu tại UBND quận Bình Thạnh. Nghiên cứu định lượng được thực hiện bởi 193 phiếu khảo sát hợp lệ. Tác giả kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu, phân tích nhân tố khám phá, phân tích hồi quy, kiểm định sự khác biệt của các biến định tính bằng phần mềm SPSS 20.0. Kết quả kiểm định và phân tích hồi quy bội cho thấy 05 yếu tố có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đó là: (1) sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, (2) quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, (3) sự hợp tác, tham gia của các phòng ban, (4) nhận thức, thực hành của cán bộ công chức, và (5) công nghệ. Từ kết quả phân tích, tác giả đề ra một số hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, nâng cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao, từng bước xây dựng chính phủ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh. Từ khóa: yếu tố, sự thành công, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
ABSTRACT Electronic Document and Records Management System (EDRMS), one of the activities of the administrative reform to move forward to E-government has been boosted by the Government, recently on the meeting of the Government’s Steering Committee for Administrative Reform led by Prime Minister Nguyen Xuan Phuc on 21th Feb,2019 (Chinhphu.vn, 2/2019). The studies of factors affecting the success of applying the EDRMS in the public organisations have been researched in many countries such as Malaysia, Korea, Australia, Germany, etc. However, this subject is new, and the study is limited in Vietnam. The aim of this research is to investigate “The factors affecting the success of adopting the EDRMS: at the People’s Committee of Binh Thanh district”. Based on the literature review, the research framework is proposed. The study employs quantitative research technique to refine the research framework and questionnaire accordingly to the context of the People’s Committee of Binh Thanh district. The data is collected through 193 survey forms. SPSS 20.0 application is used to review the reliability, validity and regression of data, and statistical test of samples. The findings show 05 factors that affect to the success of adopting the EDRMS are (1) the management support; (2) the electronic document and record management process; (3) the involving and collaboration of departments; (4) the staff record- keeping awareness and practice; and (5) technology. Based on the analysis result, the research findings propose some management initiatives to enhance the utilization of EDRMS in the administrative reform, capacity building of the public organization in providing the convenient, fast and high quality public services, build gradually the E-Government at the People's Committee of Binh Thanh District. Key words: factors, success, EDRMS
1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Lý do chọn đề tài “Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” (EDRMS) đã được xác định trên toàn cầu là một trong những chiến lược phát triển chính trong Chính phủ điện tử. Tại Đức, chính phủ đã triển khai thành công một hệ thống với tên gọi “Quản lý tài liệu và lưu trữ điện tử” (Document Management and Electronic Archiving) để áp dụng văn phòng không giấy tờ ở cả ba cấp hành chính trong nước (Tuyển tập hội nghị Châu Âu lần thứ 7 về chính phủ điện tử. Tập 229, trang 191-204). Năm 2009, Estonia chuyển sang quản lý hồ sơ không giấy tờ đã giành giải thưởng dự án thực hành tốt nhất về quản trị điện tử châu Âu (Tuyển tập hội nghị Châu Âu lần thứ 17 về chính phủ điện tử, 2017). Chính phủ Hàn Quốc đã triển khai EDRMS thông qua các trang web cổng thông tin tích hợp cho phép công dân Hàn Quốc truy cập các dịch vụ của chính phủ ở mọi cấp độ từ các tiện nghi trong nhà và văn phòng của họ (Khảo sát chính phủ điện tử của Bộ kinh tế và xã hội, Liên Hiệp Quốc, 2012). Đã có khá nhiều nghiên cứu của thế giới về đề tài này như An và cộng sự (2011) về việc quản lý EDRMS trong chính phủ điện tử: xu hướng hiện tại và định hướng tương lai quốc tế, Asma'Mokhtar (2009) về quản lý hồ sơ điện tử trong khu vực công của Malaysia, Asogwa (2012) về các thách thức của việc quản lý hồ sơ điện tử ở các nước đang phát triển tại Châu Phi, Nguyen và Swatman (2009) về phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong khu vực công ở tất cả các cấp (chính phủ, bang và địa phương) của nước Úc. Tại Việt Nam, chủ đề cải cách thủ tục hành chính đã được Quốc hội đưa vào kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm giai đoạn 2016 – 2020 (Nghị quyết số 142/2016/QH13). Chủ đề này luôn là nội dung được đề cập, đánh giá, phân tích, mổ xẻ trong các cuộc trao đổi, bàn luận làm thế nào việc cải cách được tiến hành, triển khai đạt được mục tiêu kỳ vọng. Thực tế thì việc triển khai cải cách hành chính chưa quan tâm đến hiệu quả, mang nặng tính hình thức. Thấu hiểu được thực trạng, những bất cập hiện tại, ngày 14/5/2018, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc và Phó Thủ tướng
2 Vũ Đức Đam đã chủ trì cuộc làm việc với lãnh đạo các bộ, ngành liên quan, thành viên Ủy ban quốc gia ứng dụng CNTT về việc xây dựng chính phủ điện tử. Tại cuộc làm việc, Thủ tướng nhấn mạnh việc thiết lập hệ thống thông tin Chính phủ giảm giấy tờ, giảm thời gian họp, triển khai các ứng dụng di động giúp lãnh đạo có thông tin kịp thời, đưa ra các quyết định nhanh chóng, thực hiện gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước tiết kiệm nguồn lực. Về hành lang pháp lý liên quan đến việc triển khai hệ thống thông tin Chính phủ phi giấy tờ thì về cơ bản đã đầy đủ. Thông tư 41/2017-BTTT có hiệu lực từ ngày 5/2/2018 về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước. Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg “Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước” trong đó có quy định các bộ, ngành, địa phương đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử tổ chức kết nối, liên thông hệ thống văn bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia hoàn thành trước ngày 31/12/2018 và chính thức áp dụng kể từ ngày 1/1/2019. Tuy nhiên không phải đến thời kỳ hiện tại, vấn đề chính phủ điện tử mới được Chính phủ quan tâm. Hơn 15 năm trước, ngày 25/7/2001, Thủ tướng Chính phủ Phan Văn Khải đã ký quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt “Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2015”, còn được gọi với tên gọi “Đề án 112”, với tham vọng của mục tiêu đề án là cải cách các thủ tục hành chính, tin học hóa hành chính nhà nước, từng bước xây dựng chính phủ điện tử ở Việt Nam, nâng cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao. Mục tiêu tốt nhưng thực tế thì sao? Năm 2007, thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã phải chỉ đạo ngừng đề án sau hơn 5 năm triển khai. Tổng chi phí đề án 112 tiêu tốn tiền ngân sách ước tính đến hơn 3 ngàn tỷ đồng, theo kết luận báo cáo kiểm toán Nhà nước đề án “Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005” (Đề án 112, Báo Thanh niên, 28/10/2007). Thất bại của đề án theo các chuyên gia đánh giá là do nhiều nguyên nhân (Những sai phạm trong Đề án 112, Báo Thanh niên, 2007). Một trong những nguyên nhân là do việc hiểu tin học hóa nông cạn. Thay đổi đổi công nghệ, thiết bị, ứng dụng
3 phần mềm là cần thiết nhưng nếu các thủ tục hành chính phức tạp, rắc rối không được cải cách thì những ì ạch vẫn còn đó. CNTT chỉ là công cụ, hỗ trợ việc cải cách thủ tục hành chính được thực thi. Điều cốt lõi của cải cách thủ tục hành chính nằm ở việc thay đổi các quy trình, thủ tục hành chính (Đề án 112 Đôi điều suy nghĩ, Vũ Văn Nhiêm, 2007). Cải cách thủ tục là để phục vụ nhân dân tốt hơn, cập nhật, báo cáo tình hình đến các cơ quan chủ quản nhanh chóng, xử lý, giải quyết công việc kịp thời, giảm chi phí hoạt động mới là đích đến cuối cùng. Các cơ quan nhà nước phải nhận thức rõ là công tác tiến hành cải cách thủ tục hành chính luôn cần phải tiến hành kể cả khi không có CNTT hỗ trợ. Có CNTT hỗ trợ thì việc cải cách thủ tục hành chính sẽ được tiến hành tốt hơn (Hàng trăm tỷ đồng đầu tư của 112 đang bị bào mòn, Báo VN Express, 14/5/2007). Tin học hóa không đơn giản là tin học các công việc đang làm mà để tin học được thì cần phải có sự thay đổi, chấp nhận các thay đổi trong công tác quản lý hành chính, cải cách các thủ tục hành chính theo định hướng ứng dụng CNTT. Việc kết hợp hài hòa thành một tổng thể thống nhất giữa cải cách hành chính theo định hướng CNTT với tin học hóa là một trong các yếu tố quyết định sự hiệu quả của dự án Chính phủ phi giấy tờ. Tính không sẵn sàng của quy trình đã được chuẩn hóa theo hướng áp dụng văn bản điện tử là một trong những thất bại chính của đề án 112 (Đề án 112 Đôi điều suy nghĩ, Vũ Văn Nhiêm, 2007). Câu hỏi đặt ra là các yếu tố tác động đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đã được phân tích, đánh giá tại các đơn vị, tổ chức công đã được mổ xẻ nghiên cứu khoa học? Liệu rằng những thất bại, bài học của đề án 112 đã được các cơ quan nhà nước học hỏi, quan tâm, có biện pháp vượt qua những thách thức trên? UBND quận Bình Thạnh từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác quản lý, điều hành tại Ủy ban. Ủy ban đang áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cho các loại văn bản hành chính như công văn, thông báo, giấy mời, kế hoạch, chương trình, đề án, công điện, các bản sao y văn bản, báo cáo, văn bản dự thảo xin ý kiến, lịch công tác, các dịch vụ công trực tuyến. Một số các quan sát thực tế cho thấy việc hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
4 giải quyết các thủ tục hành chính vẫn còn một số các bất cập như cán bộ công chức theo thói quen cũ, các quy trình thủ tục theo văn bản giấy trong việc trình ký, một số quy trình xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử còn mô phỏng theo quy trình xử lý văn bản giấy, chưa có sự thay đổi phù hợp. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính từ giấy đến điện tử, từ điện tử đến giấy gây thêm phiền hà cho người dân, doanh nghiệp và cả cán bộ khi thực hiện. Điều này dẫn đến quy trình xử lý thủ tục hành chính phức tạp ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai văn bản điện tử. Khi một tổ chức ứng dụng một hệ thống CNTT mới thì người dùng cuối là những người bị tác động lớn nhất về việc không chỉ thay đổi hành vi, thói quen làm việc mà còn cả quy trình ghi nhận nghiệp vụ, kiểm tra, soát xét, xử lý, làm việc với các phòng ban khác. Người dùng thường có tâm lý không muốn thay đổi thói quen trong công việc vì thay đổi tức là họ phải học lại, phải từ bỏ những thói quen cũ. Việc chấp nhận hệ thống mới, quy trình mới là một trong rào cản khá lớn với bất kỳ dự án CNTT nào. Việc tác động lên người dùng là không thể tránh khỏi, tuy nhiên làm thế nào để việc thay đổi có thể được diễn ra một cách nhẹ nhàng, người dùng nhận thức, nhìn ra giá trị của việc thay đổi và khi cần thiết cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ trên xuống là cả một nghệ thuật quản lý sự thay đổi. Vì vậy, yếu tố sự thay đổi hành vi, thói quen của nhân viên có ảnh hưởng đến việc thành công hay thất bại của các dự án CNTT. Tại Việt Nam, một số các tác giả nghiên cứu về vấn đề này như đề tài nghiên cứu khung đánh giá mức độ sẵn sàng của Chính quyền Điện tử cấp địa phương của Đinh Hoàng Long (2011), nghiên cứu cấp Bộ về công tác văn thư trong quá trình xây dựng chính phủ điện tử Việt Nam (Nguyễn Thùy Trang, 2015), nghiên cứu công nghệ để tích hợp ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ với Hệ thống Quản lý văn bản và cơ sở dữ liệu theo dõi của Văn phòng Chính phủ của Nguyễn Thị Thuận (2018). Có rất ít các nghiên cứu ở Việt Nam về vấn đề này và chưa có nghiên cứu nào tại UBND quận Bình Thạnh phân tích việc ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý, điều hành thì các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Xuất phát từ những những vấn đề trên, tôi
5 chọn đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND quận Bình Thạnh” mong muốn đóng góp một vài khuyến nghị thực tiễn. Ủy ban có thêm các ý kiến góp ý tích cực nhằm góp phần gia tăng giá trị hiệu quả ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, điều hành, thay đổi nhận thức, đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của UBND quận Bình Thạnh phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu là nhằm tập trung nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng, triển khai hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử mà UBND quận Bình Thạnh có khả năng điều chỉnh. - Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. - Xác định mức độ tác động của các yếu tố đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh. - Đề xuất một số hàm ý nhằm giúp cho UBND quận Bình Thạnh có thể cải thiện việc ứng dụng hệ thống văn bản điện tử, đáp ứng mục tiêu cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính phủ điện tử. 1.3. Câu hỏi nghiên cứu Đề tài được thực hiện nhằm trả lời các câu hỏi: - Các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử? - Mức độ tác động của các yếu tố này đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử? - Những đề xuất nào được đưa ra nhằm cải thiện việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh?