Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:97

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là hệ thống hóa các lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán; phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công cũng như sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam; đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  NGUYỄN THỊ BÍCH HÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ERP LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NĂM: 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  NGUYỄN THỊ BÍCH HÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ERP Chuyên ngành : Kế toán Mã ngành : 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học PGS.TS VÕ VĂN NHỊ NĂM: 2013
Mục lục LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VI ẾT TẮT ................................................................. 7 DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ......................................................................................... 8 Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP ........................................................................................................................................ 4 1.1. Khái quát về ERP: ................................................................................................... 4 1.1.1. Một số định nghĩa về ERP: .............................................................................. 4 1.1.2. Đặc điểm chính của ERP: ................................................................................ 5 1.1.3. Quá trình phát triển ERP: ............................................................................... 6 1.1.4. Cấu trúc của ERP: ........................................................................................... 8 1.1.5. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp:........................................................... 9 1.1.6. Hạn chế của ERP:.......................................................................................... 12 1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP: ...... 13 1.2.1. Tổ chức thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin (Quy trình xử lý nghiệp vụ)............................................................................................................ 13 1.2.1.1. Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào: ......................................................... 13 1.2.1.2. Tổ chức hệ thống xử lý: .............................................................................. 15 1.2.1.3. Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra ............................................................. 16 1.2.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác kế toán (Bộ máy kế toán) ..................... 16 1.2.3. Tổ chức ứng dụng công nghệ: ....................................................................... 17 1.2.3.1. Phần cứng: ................................................................................................. 17 1.2.3.2. Phần mềm: ................................................................................................. 18 1.2.4. Tổ chức kiểm soát chất lượng thông tin kế toán ............................................ 19 1.3. Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán: ............................. 19 1.3.1. Những thay đổi về mặt quy trình xử lý nghiệp vụ: ......................................... 20 1.3.1.1. Thu thập dữ liệu ......................................................................................... 20 1.3.1.2. Xử lý dữ liệu: .............................................................................................. 20 1.3.1.3. Cung cấp thông tin: .................................................................................... 21 1.3.2. Những thay đổi về tổ chức bộ máy kế toán:................................................... 22 1.3.2.1. Những thay đổi về cơ cấu nhân sự:............................................................ 22
1.3.2.2. Phân chia trách nhiệm: .............................................................................. 23 1.3.2.3. Phân quyền truy cập: ................................................................................. 23 1.3.3. Những thay đổi về tổ chức phần cứng và hạ tầng mạng: .............................. 24 1.3.4. Những thay đổi về kiểm soát và đánh giá chất lượng thông tin .................... 24 1.4. Tình hình ứng dụng ERP trên thế giới: ................................................................. 25 1.4.1. Thống kê thị phần ERP .................................................................................. 25 1.4.2. Thời gian triển khai ....................................................................................... 26 1.4.3. Các phân hệ thường được triển khai: ............................................................ 27 1.4.4. Mức độ hài lòng:............................................................................................ 28 1.4.5. Lý do thực hiện ERP: ..................................................................................... 29 2. Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng ERP................................................................... 32 2.1. Giới thiệu chung về tình hình ứng dụng ERP tại Việt Nam ................................. 32 2.1.1. Đặc điểm quy mô các doanh nghiệp ứng dụng ERP ..................................... 32 2.1.2. Đặc điểm quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam ....................................... 33 2.1.3. Đặc điểm xử lý thông tin và hoạt động kế toán tại Việt Nam ........................ 34 2.1.4. Đặc điểm con người và văn hóa doanh nghiệp Việt Nam ............................. 35 2.1.5. Đặc điểm quản lý nhà nước và giám sát........................................................ 36 2.1.6. Tổng quan về tình hình ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam: ...... 36 2.2. Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp ứng dụng ERP .......................................... 42 2.2.1. Phạm vi khảo sát và Phương pháp khảo sát .................................................. 42 2.2.2. Đánh giá tình hình ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp khảo sát ............... 43 2.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng ứng dụng ERP ..................................... 47 2.2.4. Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán ....................... 48 2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng ứng dụng ERP và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP thời gian vừa qua ..................................................................... 49 2.3.1. Thực trạng ứng dụng ERP: ............................................................................ 50 2.3.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP: .......... 54 3. Chương 3: Giải pháp và kiến nghị về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP ............................................................................................................................. 58 3.1. Quan điểm ............................................................................................................. 58
3.1.1. Khai thác các ưu thế của ứng dụng ERP đối với hoạt động quản lý nói chung và hoạt động kế toán nói riêng .................................................................................... 58 3.1.2. Kết hợp chặt chẽ hệ thống kế toán và hệ thống ERP để phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp ........................................................................... 58 3.1.3. Nâng cao năng lực kiểm soát chất lượng thông tin kế toán. ......................... 59 3.2. Giải pháp ............................................................................................................... 60 3.2.1. Giải pháp về tổ chức ứng dụng ERP ............................................................. 60 3.2.2. Giải pháp vận hành hệ thống thông tin kế toán trong mối quan hệ với ERP 64 3.2.3. Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán khi ứng dụng ERP .............................. 66 3.2.4. Giải pháp về kiểm soát chất lượng của hệ thống thông tin ........................... 68 3.2.4.1. Kiểm soát hệ thống thông tin ..................................................................... 68 3.2.4.2. Kiểm soát chất lượng hệ thống thông tin: .................................................. 69 3.3. Kiến nghị ............................................................................................................... 71 3.3.1. Đối với doanh nghiệp sử dụng ERP: ............................................................. 71 3.3.2. Đối với doanh nghiệp triển khai ERP: .......................................................... 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................... 89
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT  CHỮ VIẾT Ý NGHĨA TẮT AIS Accounting Information Systems (Hệ thống thông thông tin kế toán) ERP Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) MRP Material Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) MRPII Manufacturing Resource Planning (Hoạch định nguồn lực sản xuất) EOQ Economic Order Quantity (Nhu cầu tồn kho và đặt hàng) SCM Supply Chain Management (Quản lý chuỗi chung ứng) CRM Customer Relationship Managerment (Quản lý quan hệ khách hàng) COBIT Control Objectives for Information and related Technology (Kiểm soát các vấn đề đối với thông tin và kỹ thuật liên quan) SX Sản xuất DN Doanh nghiệp CNTT Công nghệ thông tin
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU  DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: Tóm tắt lịch sử phát triển của ERP trang 6 Bảng 2.1: Bảng tổng hợp các giải pháp ERP được ứng dụng trang 44 Bảng 2.2: Những lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại doanh nghiệp trang 46 Bảng 3.1: Tổng hợp các kiểm soát cho từng nhân tố trang 59 DANH MỤC SƠ ĐỒ: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức đánh giá, lựa chọn phần mềm trang 16 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Thị phần ERP trang 26 Biểu đồ 2.2: Thời gian triển khai ERP trang 27 Biểu đồ 2.3: Các phân hệ thường được triển khai trang 28 Biểu đồ 2.4: Mức độ hài lòng trang 29 Biểu đồ 2.5: Mức độ hài lòng của từng chức năng trang 29 Biểu đồ 2.6: Lý do ứng dụng ERP trang 30 Biểu đồ 2.7 : Các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp đã triển khai và sử dụng trang 44 Biểu đồ 2.8: Mức độ hài lòng trang 45 Biểu đồ 2.9: Những lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại doanh nghiệp trang 46 Biểu đồ 2.10: Các yếu tố ảnh hưởng đến khả nang ứng dụng ERP trang 47 Biểu đồ 2.11: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đối với tổ chức hệ thống thông tin kế toán sau khi doanh nghiệp ứng dụng ERP trang 48 Biểu đồ 2.12: Các hoạt động mà kế toán đã tham gia trong quá trình triển khai ERP trang 49
-1- 1. Tính cấp thiết của đề tài: Các doanh nghiệp hiện nay đang “đối đầu” với thị trường cạnh tranh gay gắt.Điều đó cũng có nghĩa là để tồn tại trên thương trường, doanh nghiệp cần phải “nổ lực” ráo riết để tìm cách tăng năng lực cạnh tranh của mình một cách nhanh chóng và bền vững. Công cụ ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) xuất hiện đã trở thành một trong những “trợ thủ đắc lực” của doanh nghiệp – một cách tiêu chuẩn hoá và tin học hoá các quy trình về nghiệp vụ quản lý trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng năng lực cạnh tranh. Khi công cụ ERP được giới thiệu tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã tìm kiếm thông tin để xem công cụ này thật sự hiệu quả như thế nào đối với quy trình quản lý của doanh nghiệp. Cũng từ đó nhiều nhà cung cấp công cụ ERP cũng lần lượt xuất hiện làm cho thị trường về dịch vụ ERP ngày càng trở nên phong phú. Tuy nhiên, điều đó cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải lựa chọn một công cụ ERP với chi phí hợp lý và hiệu quả cao bởi vì việc bỏ ra một chi phí “hàng tỷ” đồng không phải là một con số nhỏ đối với các doanh nghiệp. Với mục tiêu cung cấp cho các doanh nghiệp cũng như những người làmcông tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán, tôi đã chọn đề tài “TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ERP”. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:  Hệ thống hóa các lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
-2-  Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công cũng như sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam.  Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam. 3. Phương pháp nghiên cứu: Nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu của đề tài chủ yếu là tạp chí và báo cáokhoa học, giáo trình trong ngành kế toán và công nghệ thông tin cùng một số website, diễn đàn có uy tín viết về kinh nghiệm triển khai ERP. Bên cạnh đó, đề tài còn dựa vào thông tin của khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu, đề tài sử dụng và kết hợp nhiều phương pháp khác nhau bao gồm: phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ERP dưới góc độ tiếp cận là hệ thống thông tin kế toán. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp ứng dụng ERP thuộc nhiều loại hình doanh nghiệp trên địa bàn TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai. 5. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục của đề tài gồm có 3 chương:  Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP  Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện ứng dụng ERP
-3-  Chương 3: Giải pháp và kiến nghị về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP 6. Những đóng góp của đề tài  Về mặt lý luận: ERP là một khái niệm liên quan đến nhiều ngành học và môn học. Tuy nhiên, cho đến nay, tại Việt Nam chưa có một giáo trình nào đề cập sâu về vấn đề này dưới góc độ tiếp cận hệ thống thông tin kế toán. Điều này làm cản trở đến khả năng tiếp cận một công cụ quản lý tiên tiến mang lại nhiều lợi ích và thay đổi đối với những người làm công tác kế toán. Với mục đích làm rõ những vấn đề vừa nêu trên, đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và có căn cứ về ERP, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành kế toán và doanh nghiệp quan tâm.  Về mặt thực tiễn: Thứ nhất, đề tài đã cung cấp một cái nhìn khái quát về tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam trên nhiều phương diện: doanh nghiệp ứng dụng, giải pháp cung cấp và nhà tư vấn triển khai. Thứ hai,từ kết quả khảo sát và các nghiên cứu thực tế kết hợp với nhận định của các chuyên gia, đề tài giải thích các yếu tố có ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công qua đó làm rõ sự tác động của nó đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Thứ ba, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng ERP thành công phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp Việt Nam từ đó nâng cao vai trò của hệ thống thông tin kế toán, kiểm soát chất lượng hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, đềtài cũng đưa ra một số kiến nghị cơ bản cho cả doanh nghiệp và nhà tư vấn - triển khai.
-4- Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP 1.1. Khái quát về ERP: 1.1.1. Một số định nghĩa về ERP: ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Nó là một hệ thống phần mềm trợ giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động một cách hiệu quả và toàn diện. Có nhiều định nghĩa về ERP:  ERP là một “thế hệ hệ thống sản xuất mới”, bao gồm hệ MPR (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thông nhất.Hiểu một các đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP được mở rộng và kết hợp nối thêm các hệ như APO (tối ưu hoá kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications) (Tạp chí CIO).  Hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt dông riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. (Tạp chí PC WORLD).  ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình
-5- kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.  Davanport (1998) định nghĩa: ERP là một phần mềm thương mại trọn gói mang lại sự tích hợp thống nhất của tất cả các thông tin lưu chuyển trong một doanh nghiệp- tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng và thông tin khách hàng. Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERPtùy theo quan điểm tiếp cận. Theo quan điểm hệ thống thông tin thì hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005). 1.1.2. Đặc điểm chính của ERP: Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau: 1. ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất. 2. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định. 3. ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ
-6- thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước. 4. ERPlà hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ(Defined Responsibilities).Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. 5. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban hoạt động riêng lẻ. 1.1.3. Quá trình phát triển ERP: Sự phát triển của hệ thống ERP gần như theo sau sự phát triển ngoạn mục trong lĩnh vực phần cứng máy tính và hệ thống phần mềm. Có thể tóm tắt lịch sử phát triển của ERP như sau:
-7- Bảng 1.1: Tóm tắt lịch sử phát triển của ERP Loại hệ thống Năm Mục đích Áp dụng Dùng dữ liệu quá khứ dự báo nhu cầu Reorder Point tồn kho và đặt hàng. Quản lý sản xuất khối Từ 1960 Systems Dùng tính toán EOQ lượng lớn (Economic Order Quantity) Lập kế hoạch sản Materials xuất các mặt hàng để Requirement Tích hợp sản xuất và lập Từ 1970 quản lý và đặt hàng Planning Systems kế hoạch dự trữ, đặt hàng tồn kho (chủ yếu tập (MRP I) trung số lượng) Quản lý lịch trình cũng như số lượng sản xuất và hàng tồn kho Kết hợp thêm kỹ thuật sắp Hoạch định chế độ Closed-loop MRP Từ 1971 xếp lịch trình sản xuất và ưu tiên (Priority lịch trình nhà cung cấp. planning)- Khả năng SX và mức độ ưu tiên sử dụng nguồn lực để SX Tiếp tục mục tiêu của Manufacturing closed-loop MRP và Tích hợp thêm quản lý Resource Planning Từ 1980 lập kế hoạch và tiêu kinh doanh Systems (MRP II) thụ Tích hợp thêm quản trị Enterprise nhân sự và hướng nhiều Resource Planning Từ 1990 Cơ bản từ MRP II tới cung cấp thông tin (ERP) quản trị cấp chiến lược Tích hợp AIS và quản trị nhân lực để Mở rộng SCM (Supply có thể hoạch định Chain Management), nguồn lực toàn doanh CRM (Customer nghiệp hỗ trợ các Relationship ERP Từ 2000 quyết định chiến Managerment) DWBI lược, tăng khả năng (Data Warehouseing/ cạnh tranh và dịch vụ Business Intelligent) và e- khách hàng Business Hướng tới vấn đề toàn cầu
-8- 1.1.4. Cấu trúc của ERP: Theo tài liệu chính thức của CIBRES1, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các chức năng với các phân hệ kèm theo sau đây: 1. Kế toán tài chính.  Sổ cái.  Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng.  Bán hàng và các khoản phải thu.  Mua hàng và các khoản phải trả. 2. Lương. 3. Tài sản cố định. 4. Hậu cần  Quản lý kho và tồn kho.  Quản lý giao nhận.  Quản lý nhà cung cấp. 5. Sản xuất.  Lập kế hoạch sản xuất2  Lập kế hoạch nguyên vật liệu3  Lập kế hoạch phân phối4  Lập kế hoạch điều phối năng lực5  Công thức sản phẩm6  Quản lý luồng sản xuất 7  Quản lý mã vạch 8 1 CIBRES – Cô quan toå chöùc thi vaø caáp chöùng chæ CIERP (Certified Implementer of ERP – chuyeân vieân trieån khai heä thoáng ERP), moät trong nhöõng chöùng chæ quoác teá quan troïng nhaát ñoái vôùi chuyeân vieân tö vaán ERP. 2 MPS – Master Production Schedule. 3 MRP- Master Requirements Planning 4 DRP- Distribution Requirements Planning 5 CRP- Capability Requirements Planning 6 BOM- Bill of Material 7 Product Routings 8 Bar Coding
-9-  Quản lý lệnh sản xuất 9 6. Dự báo và lập kế hoạch. 7. Công cụ lập báo cáo. Như vậy, ERP là một tổ hợp các thành phần dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất... Các hệ ERP cụ thể có thể gồm không đầy đủ các thành phần trên nhưng “tích hợp” mới là điều chính yêu nhất của ERP. Tích hợp ở đây hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một cơ sở dữ liệu chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường điđể có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên báo cáo tài chính và quản trị. 1.1.5. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp: Việc ứng dụng hệ thống ERP đem lại các lợi ích đối với doanh nghiệp như sau (Mishra Alok, 2008):  Lợi ích về mặt hoạt động, cụ thể gồm:  Tăng hiệu quả hoạt động. Vì ERP đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các qui trình hoạt động của doanh nghiệp nên nó giúp doanh nghiệp giảm chu trình thời gian thực hiện mỗi hoạt động của các vùng hoạt động liên quan, gia tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoản thời gian và giảm thời gian chết không hiệu quả. Do đó, nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí lao động trong tất cả các vùng hoạt động dịch vụ khách hàng, tài chính, quản lý nguồn lực, mua hàng, dịch vụ công nghệ thông tin và huấn luyện.  Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghiệp hoạch định dự trữ, luân chuyển hàng tồn kho tốt hơn nên giảm chi phí lưu kho bằng cách giảm số lượng hàng tồn, giảm chi phí quản lý kho hàng. Do tăng luân chuyển thông tin nên doanh nghiệp cũng giảm được chi phí quản lý, in ấn tài liệu, chứng từ liên quan. 9 Work Order
-10-  Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin. Do ERP là hoạt động có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, cùng kiểm tra lẫn nhau nên khi thực hiện hoạt động, việc sai sót sẽ bị phát hiện ngay và đòi hỏi sự sửa chữa kịp thời. Nhờ vậy nó giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu.  Gia tăng dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ khách hàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ mình thực hiện.  Lợi ích về mặt quản lý.  Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn. Các nguồn lực được quản lý tốt về mặt hiện vật, chất lượng cũng như các ghi chép về các nguồn lực này. Chẳng hạn như việc luân chuyển hàng tồn kho sẽ được quản lý dễ dàng hơn nhất là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều vùng địa lý khác nhau. Doanh nghiệp còn dễ dàng kết hợp việc cung ứng và nhu cầu, do đó thực hiện sản xuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn.  Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định. Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thời nên việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh cũng tốt hơn, nhanh hơn.  Gia tăng hiệu quả việc thực hiện quản lý ở tất cả các cấp quản lý. Thông tin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn.  ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệu quả hơn.  Lợi ích về mặt chiến lược. ERP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược bằng cách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh. Nó được thể hiện thông qua việc:  Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển kinh doanh
-11-  Hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp với chiến lược phát triển chung toàn doanh nghiệp  Hỗ trợ việc tạo các dòng sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường  ERP cũng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại điện tử một cách hiệu quả và do đó có thể mở rộng hoạt động cũng như gia tăng cạnh tranh trong phạm vi toàn cầu.  Lợi ích về mặt tổ chức  ERP đòi hỏi các cá nhân hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cũng như kỷ luật doanh nghiệp. Kết quả hoạt động mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng quan trọng tới kết quả hoạt động của các cá nhân khác trong toàn doanh nghiệp, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hoạt động của cả doanh nghiệp và như thế lợi ích mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng tới lợi ích của toàn doanh nghiệp và ngược lại. Lợi ích về mặt tổ chức được thể hiện qua quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cũng như những giao tiếp, hợp tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp là tất cả hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, phong cách làm việc mới: kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm.  Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.  Đặc điểm ERP là tích hợp và tránh dư thừa, trùng lặp. Vì vậy ứng dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt và do đó giảm bớt các chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ, tránh trùng lắp chương trình xử lý. Ngoài ra nhờ tích hợp hệ thống một cách khoa học và chuẩn mực nên hiệu quả hoạt động của các hệ thống tăng lên, chẳng hạn như hạn chế được sự không đồng bộ cơ sở hạ tầng dẫn tới các tắc nghẽn xử lý thông tin, tiếp nhận và truyền thông tin.  Lợi ích về cung cấp thông tin: Về phương diện thông tin, ERP có thể cung cấp các lợi ích sau (Brazel and Li, 2005)
-12-  Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo nên ERP cung cấp cho người sử dụng thông tin kịp thời hơn. Vì ERP là hệ thống tích hợp thông tin và các hoạt động xử lý trên cơ sở thông tin cho tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp nên ERP không những tích hợp thông tin từ các bộ phận, các vùng hoạt động khác nhau mà nó còn cho phép chia sẻ thông tin, dữ liệu.  ERP sử dụng thông tin tích hợp nên nó cũng giúp người quản lý có nhiều thông tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn.  ERP loại trừ được các rào cản giữa các vùng chức năng của doanh nghiệp nên nó cho phép người quản lý truy cập thông tin kịp thời và do đó tăng tính sẵn sàng của thông tin. 1.1.6. Hạn chế của ERP: Vấn đề gì cũng có hai mặt. Việc ứng dụng ERP thường đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp lớn nhiều hơn và gây một số hạn chế đối với doanh nghiệp qui mô nhỏ (theo Shehabetal., 2004) như chi phí cho ERP quá lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài (từ 2-5 năm) và đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Chẳng hạn, các nhà cung cấp phần mềm ERP như Baan, PeopleSoft cũng như SAP đã tính toán rằng khách hàng cần tiêu tốn chi phí cho việc triển khai ERP gấp từ 3-7 lần so với mua phần mềm ERP (Theo Scheer và Habermann, 2000 – trích từ nghiên cứu của Shehab và cộng sự 2004). Một khó khăn khác liên quan tới ứng dụng ERP là chưa có một chuẩn đầy đủ cho các phần mềm ERP. Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau. Một khó khăn nổi bật khác của việc ứng dụng ERP là sự không phù hợp hay nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được cung cấp bởi phần mềm ERP và
-13- yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thông tin. Khó khăn khác cũng rất quan trọng trong việc thực hiện ERP là tỷ lệ giữa tái cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu tùy chỉnh (sửa chữa theo yêu cầu khách hàng). Không phải qui trình xử lý và kinh doanh nào của ERP viết sẵn nào cũng phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nó. Tuy vậy, nếu việc sửa chữa theo yêu cầu tùy chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và thậm chí làm mất luôn mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất lượng cho xử lý kinh doanh. Ngoài ra trong môi trường ERP, người sử dụng có thể lợi dụng kỹ thuật công nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông tin,với tài sản của doanh nghiệp. 1.2. Nội dungtổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP: Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP là quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán gắn với các đặc điểm của hệ thống ERP trên cơ sở mục tiêu, yêu cầu của doanh nghiệp. 1.2.1. Tổ chức thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin (Quy trình xử lý nghiệp vụ) 1.2.1.1. Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào: Để tổ chức thu thập dữ liệu, trước tiên doanh nghiệp xác định yêu cầu thông tin.Trên cơ sở đó, cùng với cách tiếp cận hệthống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh, việc tổ chức thu thập dữliệu nên được tiến hành theo từng hoạt động của chu trình. Các dữ liệu cần thu thập theo mô hình REA (Resources, Event, Agent) là nguồn lực, sự kiện và con người. Một số câu hỏi cần đặt ra khi thu thập dữ liệu theo từng hoạt động là:  Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh?  Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì?  Nghiệp vụ xảy ra khi nào?