BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN THỊ HUỆ
HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRONG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
HÀ NỘI - NĂM 2023
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học : TS. Cam Anh Tuấn
Phản biện 1: TS. Nguyễn Mạnh Cường
Phản biện 2: TS. Nguyễn Thị Chinh
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành
chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng họp số 4 Học viện Hành chính Quốc gia
Số: 371 Nguyễn Hoàng Tôn – Tây Hồ - Hà Nội
Thời gian: vào hồi 8 giờ 30 ngày 11 tháng 8 năm 2023
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
hoặc trên trang Web Ban Quản lý đào tạo, Học viện Hành chính Quốc gia
1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ (TLLT) là di sản văn hoá của nhân loại nói chung và
Việt Nam nói riêng, có vai trò to lớn trong quá trình xây dựng và phát triển
đất nước, được Đảng và Nhà nước quan tâm thể hiện ở các văn kiện chính trị,
văn bản quản lý, đặc biệt là Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của
Thủ tướng Chính phủ.
Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (CVTLTNN) đang quản
lý một khối lượng lớn (33 km giá) TLLT quốc gia và xây dựng được hệ thống
mạng lưới hợp tác quốc tế (HTQT) về lưu trữ khá quy mô. Để thực hiện sứ
mệnh “bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” trong bối
cảnh hội nhập quốc tế mà đích đến của công tác lưu trữ là phát huy giá trị
(PHGT) TLLT, HTQT về lưu trữ nói chung và trong PHGT TLLT là xu thế
tất yếu. Vì vậy, CVTLTNN cần phải có định hướng chiến lược và giải pháp
phù hợp để nâng cao hiệu quả của hoạt động HTQT trong phát huy giá trị
(PHGT) TLTL. Tuy nhiên, trong những năm qua mặc dù đã có nhiều nỗ lực,
song hoạt động HTQT của CVTLTNN trong PHGT TLLT còn hạn chế số
lượng và chất lượng, chưa được thực hiện một cách hệ thống, đồng bộ, khoa
học nên chưa tương xứng với tiềm năng lưu trữ và phát huy tối đa giá trị của
tài liệu.
Với nhận thức nêu trên, học viên chọn đề tài “Hoạt động hợp tác quốc
tế của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ” làm chủ đề nghiên cứu cho luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ học.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Luận văn sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo như: các giáo trình,
sách chuyên khảo, sách tham khảo, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa
học, các bài viết, tham luận tại hội thảo, báo cáo chuyên môn về HTQT,
PHGT TLLT. Tuy nhiên, đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập
đến hoạt động HTQT trong PHGT TLLT.
2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
*Mục tiêu nghiên cứu: đánh giá các biện pháp và kết quả thực hiện hoạt
động HTQT của CVTLTNN trong PHGT TLLT; đề xuất các giải pháp nhằm
tăng cường hoạt động HTQT trong PHGT TLLT và xây dựng quy trình về
HTQT trong PHGT TLLT.
* Nhiệm vụ nghiên cứu: (i) nghiên cứu một số vấn đề lý luận và pháp
lý về HTQT trong PHGT TLLT; (i) nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của
CVTLTNN và sự phân cấp quản lý trong HTQT trong PHGT TLLT của
CVTLTNN và các TTLTQG (TTLTQG); (iii) khảo sát, đánh giá các biện
pháp và kết quả đạt được trong hoạt động HTQT của CVTLTNN trong PHGT
TLLT; (iv) nghiên cứu, tìm hiểu kinh nghiệm về HTQT trong PHGT TLLT ở
một số nước trên thế giới có giá trị tham khảo đối với Lưu trữ Việt Nam; (v)
đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả và xây dựng quy trình về hoạt động
HTQT trong PHGT TLLT.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: hoạt động HTQT trong PHGT TLLT.
* Phạm vi không gian: hoạt động HTQT trong PHGT TLLT được thực
hiện tại CVTLTNN (các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục).
* Phạm vi thời gian: Từ năm 2007 đến nay, kể từ khi Thủ tướng Chính
phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 về tăng
cường bảo vệ và PHGT của TLLT.
* Phạm vi nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu các biện pháp thực
hiện hoạt động HTQT trong PHGT TLLT như: xây dựng, ban hành các quy
định; tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự; đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất; thực
hiện các hoạt động nghiệp vụ về HTQT trong PHGT TLLT.
5. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát,
phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương
pháp hệ thống. Ngoài ra, luận văn còn sử dụng các phương pháp sử liệu học,
phương pháp trao đổi, phỏng vấn.
3
6. Ý nghĩa của đề tài
Về mặt khoa học: Luận văn là công trình nghiên cứu đầu tiên đã phân
tích, làm rõ thêm một số vấn đề lý luận về HTQT trong PHGT TLLT như:
khái niệm, mục đích, nguyên tắc, nội dung và các biện pháp thực hiện hoạt
động HTQT trong PHGT TLTL.
Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở khảo cứu kết quả thực hiện hoạt động
HTQT trong PHGT TLTL so sánh, đối chiếu với kinh nghiệm quốc tế và đề
xuất các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác này. Luận văn là tài
liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu trong bối
cảnh hội nhập quốc tế về lưu trữ.
7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn gồm
3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về HTQT trong PHGT TLLT.
Chương 2: Biện pháp và kết quả thực hiện hoạt động hợp quốc tế của
CVTLTNN trong PHGT TLLT.
Chương 3: Giải pháp tăng cường HTQT trong PHGT TLLT.
4
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HỢP TÁC QUỐC TẾ
TRONG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu là thông tin có nội dung và dạng thức không thay đổi trên các
vật mang tin khác nhau, được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử và tài liệu khác.
TLLT là những tài liệu có giá trị, được lựa chọn để lưu trữ, phục vụ sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
1.1.1.2. Khái niệm PHGT TLLT
PHGT TLLT là hoạt động nghiệp vụ lưu trữ mang tính chủ động do các
cơ quan, tổ chức lưu trữ thực hiện nhằm giới thiệu, đưa TLTLT đến gần công
chúng và khơi dậy tiềm năng, lan tỏa giá trị chứa đựng trong TLLT để phục
vụ mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
1.1.1.3. Khái niệm HTQT, HTQT về lưu trữ
Khái niệm HTQT: HTQT là sự phối hợp giữa các chủ thể quan hệ quốc
tế (quốc gia và phi quốc gia) nhằm hướng đến một kết quả chung dựa trên cơ
sở các bên cùng có lợi.
* HTQT về lưu trữ: là hoạt động hợp tác về chuyên ngành lưu trữ giữa
các cơ quan, tổ chức lưu trữ của các quốc gia nhằm đạt được lợi ích của các
bên theo quy định của pháp luật mỗi nước và phù hợp với thông lệ quốc tế.
1.1.1.4. Khái niệm HTQT trong PHGT TLLT
Hoạt động HTQT trong PHGT TLLT là hoạt động phối hợp về chuyên
môn thông qua biện pháp, hình thức mà các cơ quan đại diện cho quốc gia, tổ
chức quốc tế thực hiện nhằm giới thiệu, quảng bá, lan tỏa giá trị, ý nghĩa của
TLLT và đảm bảo lợi ích của các bên.
5
1.1.2. Mục đích của HTQT trong PHGT TLLT
Thứ nhất, HTQT trong PHGT TLLT nhằm tuyên truyền, giới thiệu giá
trị của TLLT tới đông đảo công chúng trong và ngoài nước.
Thứ hai, HTQT trong PHGT TLLT góp phần nâng cao vị thế của
Ngành Lưu trữ Việt Nam.
Thứ ba, HTQT trong PHGT TLLT góp phần nâng cao vị thế của quốc
gia trên trường quốc tế.
1.1.3. Nguyên tắc HTQT trong PHGT TLLT
Hoạt động HTQT trong PHGT TLLT vừa phải tuân thủ nguyên tắc cơ
bản của HTQT về lưu trữ vừa phải tuân thủ các nguyên tắc của ngành lưu trữ
là: nguyên tắc tôn trọng độc lập, chủ quyền; nguyên tắc bình đẳng, các bên
cùng có lợi; nguyên tắc tông trọng thể chế chính trị; nguyên tắc tôn trọng sự
thật lịch sử.
1.1.4. Các biện pháp thực hiện HTQT trong PHGT TLLT
Để đạt được mục tiêu HTQT trong PHGT TLLT, các cơ quan, tổ chức
lưu trữ cần xác định rõ nội dung và sử dụng các biện pháp phù hợp để khơi
dậy tiềm năng lưu trữ, PHGT TLLT phục vụ thiết thực công cuộc bảo vệ, xây
dựng và phát triển đất nước: Một là, xây dựng và ban hành các quy định về
HTQT trong PHGT TLLT; Hai là, xây dựng kế hoạch mang tính định hướng
chiến lược và kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn về hợp tác PHGT
TLLT; Ba là, bồi dưỡng, nâng cao trình độ của đội ngũ công chức, viên chức
thực hiện HTQT trong PHGT TLLT; Bốn là, đảm bảo kinh phí và cơ sở vật
chất cho hoạt động HTQT trong PHGT TLLT; Năm là, thực hiện các hoạt
động nghiệp vụ về HTQT trong PHGT TLLT; Sáu là, tổng kết, đánh giá hiệu
quả và tác động của hoạt động hợp tác trong phát huygiá trị TLLT.
1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.1. Chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của Nhà
nước liên quan đến HTQT và PHGT tài liệu
Chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của Nhà nước về
đường lối đối ngoại được thể hiện trong văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc
6
lần thứ IX, XI, XIII và được thể chế hóa qua hệ thống văn bản quy định của
Nhà nước về HTQT, HTQT về lưu trữ, sử dụng, PHGT TLLT; ký kết, gia
nhập điều ước quốc tế; thỏa thuận quốc tế; gia nhập các tổ chức lưu trữ quốc
tế; tổ chức các đoàn ra, đoàn vào; tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế... tại Luật Lưu trữ năm 2011, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng
Chính phủ ngày 02/3/2007, Luật Thỏa thuận quốc tế số 70/2020/QH14 năm
2021; Luật điều ước quốc tế số 108/2016/QH13 năm 2016; Quyết định số
06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và
quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; Thông tư số 102/2012/TT-
BTC ngày 21/6/2012 và Thông tư số 71/2018/TT-BTC ngày10/8/2018 của Bộ
Tài chính quy định chế độ, mức chi tổ chức đoàn ra, đoàn vào, hội nghị, hội
thảo quốc tế tại Việt Nam…
1.2.2. Các văn bản quy định của Ngành và của CVTLTNN
Trên cơ sở định hướng chung về chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước về đường lối ngoại và HTQT về lưu trữ, Bộ Nội vụ và CVTLTNN
đã ban hành một số các băn bản quy định, hướng dẫn đối với hoạt động
HTQT về lưu trữ và PHGT TLLT bao gồm: Quyết định số 579/QĐ-BNV
ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc “Phê duyệt Quy hoạch
ngành VTLT đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030”; Quyết định số 249/QĐ
– BNV ngày 26/3/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Kế hoạch thực hiện
Chỉ thị 05/2007/CT-TTg; Kế hoạch số 218/KH – VTLTNN ngày 05/4/2007
của CVTLTNN về việc thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường bảo vệ và PHGT; Quyết định số 1092/QĐ-BNV ngày 18 tháng 12
năm 2020 của Bộ Nội vụ ban hành Quy chế quản lý công tác HTQT của Bộ
Nội vụ.
7
Chương 2
BIỆN PHÁP VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC
QUỐC TẾ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
TRONG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.1. Tổng quan về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
2.1.1. Giới thiệu khái quát về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
CVTLTNN là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ chức năng quản lý nhà
nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước và thực hiện các nhiệm vụ
theo Quyết định số 1199/QĐ-BNV ngày 16/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ, trong đó có nhiệm vụ PHGT TLLT và thực hiện HTQT về VTLT. Cơ cấu
tổ chức của CVTLTNN gồm 06 đơn vị chức năng và 07 đơn vị sự nghiệp.
2.1.2. Khái quát về loại hình, nội dung, thành phần tài liệu do Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước quản lý
Hiện nay, giúp CVTLTNN bảo quản trực tiếp TLLT là 04 TTLTQG
với gần 1.000 phông/sưu tập tài liệu tương đương khoảng 33km giá, trong đó
có 02 sưu tập tài liệu được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu thế giới
(khối tài liệu Mộc bản triều Nguyễn và Châu bản triều Nguyễn); 02 sưu tập
tài liệu được Thủ tướng Chính phủ công nhận là Bảo vật quốc gia (Tập Sắc
lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa giai
đoạn 1945 - 1946 và Mẫu phác thảo Quốc huy Việt Nam của Họa sĩ Bùi
Trang Chước). TLLT bảo quản tại các TTLTQG được viết bằng các ngôn
ngữ: tiếng Hán, Hán - Nôm, tiếng Pháp, tiếng Anh và tiếng Việt trên các vật
mang tin bằng giấy, mộc bản, phim, ảnh, ghi âm hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu, phản
ánh toàn bộ đời sống chính trị, kinh tế văn hoá - xã hội của nước ta từ thế kỷ
XIX đến nay.
8 2.1.3. Tổng quan về quan hệ hợp tác quốc tế của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước
CVTLTNN đã xây dựng mạng lưới HTQT khá quy mô, gồm quan hệ
hợp tác đa phương và quan hệ song phương.
a) Quan hệ hợp tác đa phương
CVTLTNN hiện là thành viên chính thức của 03 tổ chức lưu trữ quốc tế
là Hội đồng Lưu trữ quốc tế, Chi nhánh Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ
quốc tế và Hiệp hội Lưu trữ các nước sử dụng tiếng Pháp, đồng thời được tín
nhiệm bầu vào các vị trí lãnh đạo trong các tổ chức này và hoàn thành xuất
sắc các nhiệm vụ được giao.
b) Quan hệ hợp tác song phương
CVTLTNN chính thức thiết lập quan hệ hợp tác song phương ký kết
các Biên bản ghi nhớ, Thỏa thuận hợp tác trong lĩnh vực lưu trữ với các cơ
quan lưu trữ của 12 nước trong khu vực và trên thế giới như: Lào,
Cămpuchia, Cuba, Liên bang Nga, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc,
Singapore, Đức, Pháp, Mỹ, Singapore, Indonesia. Qua đó, triển khai nhiều
hoạt động hợp tác có ý nghĩa với các cơ quan lưu trữ các nước, góp phần
khẳng định vị thế của Lưu trữ Việt Nam cộng đồng lưu trữ quốc tế.
2.2. Quan điểm và các biện pháp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về hợp tác quốc tế trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
2.2.1. Quan điểm, nhận thức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Thứ nhất, HTQT trong PHGT TLLT đảm bảo trên nguyên tắc bình
đẳng, các bên cùng có lợi; phục vụ lợi ích chung của dân tộc, đảm bảo quyền,
lợi ích chính đáng của công dân; tuyệt đối không gây phương hại, ảnh hưởng
đến lợi ích quốc gia, dân tộc cũng như quyền, lợi ích hợp pháp của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân, tránh mọi sự xuyên tạc, bóp méo các sự kiện, hiện
tượng, các nhân vật lịch sử.
Thứ hai, thực hiện đúng đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước về đối ngoại, về tiếp cận thông tin và bảo vệ bí mật
9
nhà nước; bảo đảm độ chính xác, tin cậy cao về nội dung và hình thức tài liệu
trong quá trình thực hiện.
Thứ ba, hoạt động HTQT trong PHGT TLLT được thực hiện trên cơ sở
huy động mọi nguồn lực như: ngân sách nhà nước, xã hội hoá, hợp tác công -
tư, HTQT; phát huy tối đa nội lực của từng ngành, cơ quan, đơn vị.
Thứ tư, duy trì và tăng cường các hoạt động hợp tác đa phương, song
phương về lưu trữ, trong đó đẩy mạnh với các nước có trình độ đào tạo hiện
đại, tiên tiến để từng bước tiếp thu, chuyển giao công nghệ lưu trữ, xây dựng
Ngành lưu trữ hiện đại, có khả năng hội nhập với khu vực và thế giới, hướng
tới đích đến của lưu trữ là phục vụ xã hội tốt hơn.
2.2.2. Các biện pháp về hợp tác quốc tế trong phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ
2.2.2.1. Xây dựng và ban hành các văn bản về hoạt động HTQT trong
PHGT TLLT
Trên cơ sở nhận thức nhận thức về đường lối chủ trương của Đảng và
Nhà nước, quán triệt Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, các
văn bản quy định của Bộ Nội vụ, kế hoạch chiến lược của Ngành và thực hiện
chức năng, nhiệm vụ được giao, CVTLTNN đã xây dựng và ban hành một số
văn bản quy định liên quan, cụ thể như:
- Kế hoạch số 218/KH – VTLTNN ngày 05/4/2007, văn bản số
300/VTLTNN-NVTW ngày 03/5/2007 về việc thực hiện, hướng dẫn thực
hiện Chỉ thị 05/2007/CT-TTg; Tổ chức Hội nghị phổ biến Chỉ thị
05/2007/CT-TTg và các văn bản pháp luật về VTLT, đồng thời tuyên truyền
các văn bản này trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Quyết định số 88/QĐ-VTLTNN ngày 22/4/2020 ban hành Quy chế
làm việc và Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2021 ban hành Quy
chế chi tiêu nội bộ của CVTLTNN, trong đó đưa ra các quy định về tổ chức
đoàn đi công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn vào làm việc với
CVTLTNN với các nội dung, mục đích khác nhau bao gồm cả hợp tác PHGT
TLLT.
10 - Hằng năm, CVTLTNN đều ban hành kế hoạch công tác và kế hoạch
hợp tác quốc tế có nội dung hợp tác với lưu trữ các nước tổ chức triển lãm
TLLT, biên soạn ấn phẩm lưu trữ; hoặc trình Bộ Nội vụ đưa vào chương trình
công tác năm của Bộ hoạt động hợp tác về PHGT TLLT.
2.2.2.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện hoạt động HTQT trong
PHGT TLLT
a) Về tổ chức bộ máy
Bộ Nội vụ giao cho CVTLTNN thực hiện nhiệm vụ “hợp tác quốc tế
về lưu trữ” và “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, theo đó, CVTLTNN đã có sự
phân công các đơn vị thực hiện nhiệm vụ này. Hiện nay, giúp CVTLTNN
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước hoạt động HTQT trong PHGT TLLT có
02 đơn vị chức năng là P.HTQT&QLKH và P.QLVTLT I; Giúp CVTLTNN
trực tiếp thực hiện các hoạt động phát huy là 04 TTLTQG.
b) Về nhân sự
Hằng năm, CVTLTNN đều có kế hoạch giao biên chế cho các đơn vị.
Biên chế các đơn vị hiện nay được giao theo Quyết định số 175/QĐ-
VTLTNN ngày 10/10/2022 của CVTLTNN, qua khảo sát 06 đơn vị liên quan,
số lượng biên chế có mặt so với biên chế được giao của P.HTQT&QLKH là
3/7 biên chế; P.QLVTLT I là 9/12 biên chế; TTLTQG I là 12/13 biên chế;
TTLTQG II là 10/14 biên chế; TTLTQG III đủ 13/13 biên chế và TTLQTQG
IV đủ 8/8 biên chế. Về trình độ đào tạo, các công chức viên chức đều có trình
độ từ đại học trở lên và chỉ được đào tạo một chuyên ngành, trong đó P.
QLVTLT I có 100% công chức được đào chuyên ngành lưu trữ,
P.HTQT&QLKH và TTLTQG I có 100% công chức được đào chuyên ngành
ngoại ngữ, phần lớn CCVC những đơn vị còn lại chủ yếu được đào tạo
chuyên ngành khác (văn hóa, du lịch sử, du lịch…), chuyên ngành lưu trữ và
CNTT chỉ có duy nhất 01 viên chức.
2.2.2.3. Kinh phí và cơ sở vật chất thực hiện HTQT trong PHGT TLLT
a) Về cơ sở vật chất
11 Trụ sở CVTLTNN và các TTLTQG đều được trang bị máy chủ, mạng
LAN, Mạng Internet ADSL, hệ thống lưu trữ đảm bảo cho việc thực hiện các
hoạt động hợp tác với các nước phát huy TLLT dưới các hình thức. Trong
những năm qua, Nhà nước đã đầu tư kinh phí để cải tạo và xây mới các khu
trưng bày TLLT; đến nay cả 04 TTLTQG đều có khu trưng bày TLLT cố định
và nhiều triển lãm hợp tác giữa CVTLTNN với cơ quan lưu trữ các nước đã
được trưng bày tại các TTLTQG của Cục.
b) Về kinh phí
Hằng năm, Nhà nước đều bố trí kinh phí để thực hiện nhiệm vụ này
như: hợp tác với các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước tổ chức trưng bày,
triển lãm dưới các hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp và
trực tuyến; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ; tổ chức các đoàn ra, đón các
đoàn vào để công bố, giới thiệu LTLT là sản phẩm HTQT. Theo thống kê của
tác giả, kinh phí được cấp cho hoạt động phát huy của CVTLTNN các năm
2007 – 2008 khoảng 1,1 tỷ/năm; 2009 – 2011 là 1,8 tỷ/năm; 2012 – 2017 từ
3,2 – 3,5 tỷ/năm; 2018 đến nay khoảng 5,5 tỷ/năm. Trong đó, kinh phí dành
cho hoạt động HTQT trong PHGT TLLT các năm 2007 – 2017 khoảng 0,5
tỷ/năm; năm 2018 là 2,5 tỷ và năm 2019 là 2,3 tỷ; các năm 2021 – 2022
khoảng 600 triệu/năm (do ảnh hưởng của Covid-19).
2.2.2.4. Thực hiện hoạt động về HTQT trong PHGT TLLT.
a) Tổ chức đàm phán, ký kết các thỏa thuận, biên bản hợp tác với các
cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước: Trong khuôn khổ các biên bản ghi nhớ,
thỏa thuận hợp tác CVTLTNN đã ký kết với LTQG của13 nước đều có các
nội dung hợp tác PHGT TLTLT như: hợp tác tổ chức triển lãm TLLT; biên
soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ; hợp tác xây dựng cơ sở dữ liệu chung về
TLLT.
b) Xây dựng chương trình, kế hoạch, lộ trình hợp tác thực hiện hoạt
động PHGT TLLT: Căn cứ thỏa thuận hợp tác đã ký kết với lưu trữ các nước
và yêu cầu thực tiễn công tác cũng như năng lực cán bộ và điều kiện kinh phí,
các đơn vị được giao nhiệm vụ có trách nhiệm giúp Cục VTLTLNN xây dựng
12
chương trình, kế hoạch kế hoạch PHGT TLLT theo giai đoạn hoặc hàng năm.
Tuy nhiên, trên thực tế, chỉ trong kế hoạch hành động ký kết với Cơ quan Lưu
trữ Liên bang Nga và Biên bản làm việc ký với Cục Lưu trữ Pháp là định
hướng kế hoạch theo giai đoạn 03 năm, còn phần lớn hoạt động PHGT TLLT
ký kết với các nước và công tác phát huy ở các LTQG chưa được xây dựng kế
hoạch dài hạn mà chỉ được đưa vào kế hoạch công tác hàng năm hoặc đột
xuất.
c) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ về HTQT trong PHGT TLLT: Các
chủ thể hợp tác xác định mục đích, yêu cầu, chủ đề, nội dung TLLT cần giới
thiệu và thời gian, địa điểm thực hiện hoạt động phát huy; Thực hiện các thủ
tục xin phép, báo cáo về chủ trương đối với các cơ quan hữu quan; Khảo sát,
lựa chọn, lập danh mục tài liệu và xây dựng đề cương; Chuẩn bị tài liệu, thực
hiện nội dung; Thẩm định, trình duyệt và thực hiện sau khi được phê duyệt.
2.3. Kết quả hoạt động hợp tác quốc tế của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ từ năm 2007 đến nay
2.3.1. Hợp tác tổ chức triển lãm chung tài liệu lưu trữ
Từ năm 2007 đến năm 2022, CVTLTNN đã thực hiện tổng số 131 cuộc
trưng bày, triển lãm TLLT có quy mô, tính chất khác nhau, trong đó có 17
triển lãm hợp tác với cơ quan lưu trữ các nước Cuba, Nga, Pháp, Trung Quốc,
Hoa Kỳ, Nhật Bản… với các hình thức triển lãm như: (i) Triển lãm trực tiếp
(ii) Triển lãm trực tuyến và (iii) Triển lãm kết hợp trực tuyến và trực tiếp.
2.3.2. Hợp tác biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ
Trong tổng số 121 ấn phẩm lưu trữ của CVTLTNN từ năm 2007 đến
nay, CVTLTNN đã hợp tác với các cơ quan lưu trữ các nước như: Cuba, Liên
bang Nga, Trung Quốc, Pháp, Lào ...biên soạn và xuất bản 07 cuốn sách. Hầu
hết những ấn phẩm lưu trữ này được biên soạn trên cơ sở các triển lãm chung
về TLLT.
2.3.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu chung về tài liệu lưu trữ
Đây là hình thức phát huy mới, được CVTLTNN và Cục Lưu trữ Pháp
hợp tác thực hiện tháng 4/2022. Việc hợp tác xây dựng Cổng thông tin điện tử
13
CSDL chung khối TLLT tiếng Pháp giai đoạn 1858 – 1954 bảo quản tại các
cơ quan lưu trữ Việt Nam và Pháp tạo điều kiện cho công chúng tiếp cận
nguồn sử liệu tin cậy. Tuy nhiên, thực hiện được hình thức hợp tác phát huy
này phải căn cứ vào các yếu tố như: mối quan hệ lịch sử giữa Việt Nam với
các nước, nguồn TLLT, các nguồn lực về nhân sự, kinh phí.
2.5. Nhận xét, đánh giá
2.5.1. Ưu điểm
a) Về quan điểm, nhận thức và các biện pháp CVTLTNN thực hiện hoạt
động HTQT trong PHGT TLLT:
- Sự nhận thức về tầm quan trọng, ý nghĩa của hoạt động HTQT trong
PHGT TLLT của các thế hệ lãnh đạo CVTLTNN ngày càng có sự chuyển
biến tích cực, đặc biệt trong giai đoạn hội nhập quốc tế ngày nay.
- CVTLTNN đã không ngừng nỗ lực duy trì, thiết lập quan hệ hợp tác
với lưu trữ các nước, trong đó chú trọng việc tăng cường hợp tác với các nước
có ngành lưu trữ phát triển, hiện đại như Nga, Pháp, Mỹ, Nhật Bản vv..; thực
hiện tương đối tốt nhiệm vụ bảo quản khối lượng lớn tài liệu được Nhà nước
giao phó.
- Các quy định về trách nhiệm của cơ quan lưu trữ tham gia hợp tác;
thủ tục, tổ chức đoàn ra, đón, tiếp khách quốc tế; thẩm quyền cho phép khai
thác TLTL … có tính nguyên tắc cơ bản đã tạo cơ sở pháp lý ban đầu về
HTQT trong PHGT TLTL.
- Các nguồn lực thực hiện HTQT trong PHGT TLLT: CVTLTNN đã
thành lập và phân công các đơn vị, cá nhân thực hiện nhiệm vụ này. Đồng
thời, CVTLTNN cũng quan tâm trang bị cơ sở vật chất, đảm bảo điều kiện
làm việc cho CCVC; bố trí kinh phí thực hiện các hoạt động hợp tác PHGT
TLLT; tạo điều kiện để CCVC tham gia các khóa đào tạo bồi dưỡng ngắn
hạn, nâng cao trình độ nghiệp vụ lưu trữ và ngoại ngữ.
b) Về kết quả đạt được từ hoạt động HTQT trong PHGT TLLT:
- CVTLTNN đã KTSD nguồn TLLT giá trị, ý nghĩa hiện đang được
bảo quản tại các TTLTQG và vận dụng mối quan hệ hợp tác để PHGT tài liệu
14
bằng các hình thức khác nhau, đồng thời tranh thủ sưu tầm những tài liệu giá
trị được bảo quản tại cơ quan lưu trữ các nước
- Số lượng, chất lượng các hoạt động hợp tác trong PHGT TLTL ngày
càng được cải thiện; hình thức thể hiện phong phú hơn.
- Bước đầu tận dụng thế mạnh của CNTT và mạng xã hội để truyền
thông, quảng bá, giới thiệu TLLT trong và ngoài nước đã góp phần đưa TLLT
đến với công chúng một cách nhanh chóng hơn.
- Việc thực hiện các hoạt động HTQT trong PHGT TLLT giúp duy trì
và phát triển mạng lưới quan hệ hợp tác song phương, đa phương về lưu trữ,
góp phần tăng cường quan hệ hợp tác về văn hóa đối ngoại với các nước.
2.5.2. Hạn chế
Hoạt động HTQT trong PHGT của CVTLTNN còn bộc lộ những bất
cập, hạn chế sau:
- Nhận thức về tầm quan trọng của công tác phát huy nói chung và
HTQT trong PHGT TLLT nói riêng ở các cấp lãnh đạo và CCVC tuy đã có sự
chuyển biến tích cực nhưng chưa có sự định hướng chiến lược. Qua nghiên
cứu, khảo sát cho thấy giai đoạn 2007 – 2011 gần như chưa có sự hoạch định
chiến lược và xây dựng kế hoạch dài hạn về HTQT trong PHGT TLLT; Quy
hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (ban
hành năm 2012) tuy có các mục tiêu, giải pháp về HTQT và PHGT tài liệu
nhưng vẫn mang tính khái quát chung, chưa cụ thể về lộ trình, nội dung thực
hiện nên gây ra những khó khăn nhất định trong việc chủ động xây dựng kế
hoạch và triển khai hoạt động HTQT trong PHGT TLLT;
- Các quy định về HTQT trong PHGT TLLT chưa đầy đủ (Luật Lưu trữ
2011 chưa quy định về PHGT TLLT, HTTQ trong PHGT TLLT), CVTLTNN
chưa có quy trình hướng dẫn thống nhất; những văn bản quy định về nghiệp
vụ chưa quy định cụ thể về thẩm quyền, trách nhiệm của PHGT TLLT, vấn đề
về giải mật TLLT, những tài liệu nào được phép đưa ra phát huy.
- Nhiệm vụ HTQT trong PHGT TLLT chưa được quan tâm thỏa đáng,
các đề án chuyên môn đã và đang thực hiện mới chỉ xử lý được một số vấn đề
15
nghiệp vụ cơ bản và phát huy một phần nhỏ lượng TLLT trong tổng số hơn
33.000 mét giá tài liệu hiện đang bảo quản tại 04 TTLTQG.
- Đội ngũ CCVC thực hiện nhiệm vụ HTQT trong PHGT TLLT ít về số
lượng và yếu về chất lượng, trình độ nhận thức chính trị, ngoại ngữ, kiến thức
lịch sử, khả năng ứng dụng CNTT còn hạn chế.
- Hoạt động HTQT trong PHGT TLLT còn rời rạc, phân tán, thụ động,
thiếu tính định hướng; việc lựa chọn chủ đề và thời điểm hợp tác phát huy giá
trị TLLT còn lúng túng, chủ đề có phần đơn điệu, thậm chí trùng lặp, chưa
hấp dẫn, tạo ấn tượng, thu hút công chúng; hình thức hợp tác PHGT TLLT
chưa có nhiều đổi mới, chủ yếu là các hình thức truyền thống; thông tin, tuyên
truyền về không có kế hoạch, lộ trình cụ thể, chưa được thực hiện bài bản đã
hạn chế số lượng, đối tượng độc giả biết đến.
- Hoạt động hợp tác trong PHGT TLLT chỉ được thể hiện qua việc báo
cáo bằng văn bản, chưa được tổ chức tổng kết, đánh giá định kỳ; không có
biện pháp theo dõi, đánh giá mức độ quan tâm, hài lòng của công chúng mà
các TTLTQG chỉ phân công viên chức tổng hợp đoàn khách đến tham quan
trong lễ khai mạc, công bố sự kiện hoặc có được một số ý kiến nhận xét qua
việc ghi sổ cảm tưởng.
2.5.3. Nguyên nhân
Những hạn chế trong hoạt động HTQT của CVTLTNN trong PHGT
TLLT do những nguyên nhân sau:
- Do nhận thức muộn về HTQT trong PHGT TLLT, khí hậu nóng, ẩm
quanh năm, thiên tai, chiến tranh liên miên đã làm huỷ hoại rất nhiều TLLT nên
việc bảo vệ, bảo quản tài liệu luôn được đặt lên hàng đầu, lấn át cả mục đích tối
thượng của công tác lưu trữ là PHGT tài liệu.
- Trong mỗi giai đoạn lịch sử, Ngành Lưu trữ có những nhiệm vụ lớn
cần ưu tiên thực hiện, vì vậy giai đoạn vừa qua, các chính sách, hệ thống văn
bản quy định, hướng dẫn chỉ chú trọng đến các hoạt động liên quan trực tiếp
tới việc thực hiện nhiệm vụ lớn là bảo quản an toàn tài liệu nhiều hơn một số
hoạt động khác, trong đó có hoạt động HTQT trong PHGT TLLT.
16 - Thiếu khả năng dự báo trong định hướng, xây dựng kế hoạch chiến
lược nên các kế hoạch HTQT trong PHGT TLLT thường chỉ được xây dựng
ngắn hạn, thụ động, dễ thay đổi.
- Phần lớn các triển lãm, trưng bày hợp tác để phát huy TLLT được tổ
chức trực tiếp và tĩnh, hầu hết các ấn phẩm lưu trữ chưa có bản điện tử, chưa
lưu hành rộng rãi để đông đảo công chúng có thể tiếp cận.
- Chưa đầu tư thỏa đáng nguồn lực cho hoạt động HTQT trong PHGT
TLLT: do chính sách tinh giản biên chế và tính đặc thù của nghiệp vụ HTQT
trong PHGT TLLT nên chỉ tiêu biên chế ngày càng bị cắt giảm và rất khó
tuyển dụng; Ngành Lưu trữ nói chung và CVTLTNN nói riêng chưa thích ứng
kịp với tiến trình hội nhập quốc tế, với chuyển đổi số dẫn đến CCVC thực
hiện các hoạt động hợp tác trong PHGT TLLT thiếu kiến thức liên ngành
(ngoại ngữ, nghiệp vụ đối ngoại, lưu trữ; lịch sử, nhận thức chính trị kỹ năng
phát huy...); Chưa dành kinh phí cho hoạt động HTQT trong PHGT TLLT
một cách ổn định, năm nhiều năm ít nên phần lớn các hoạt động này được
thực hiện trong khuôn khổ các đề án chuyên môn; Cơ sở vật chất, hạ tầng
công nghệ của các Trung tâm chưa đầy đủ, đồng bộ, thiếu các giải pháp công
nghệ, chưa đẩy mạng ứng dụng CNTT trong hợp tác PHGT tài liệu.
17
Chương 3
GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ
TRONG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
3.1. Kinh nghiệm của một số nước về hoạt động hợp tác quốc tế
trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
3.1.1. Thực tiễn hợp tác quốc tế trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Kinh nghiệm của LTQG Mỹ: các hình thức PHGT TLLT của LTQG
Mỹ thực sự đã trở thành điểm sáng bởi những ý tưởng độc đáo, ấn tượng, cơ
sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại và công tác xã hội hóa tốt. Theo quan điểm
của LTQG Mỹ TLLT đưa ra giới thiệu phải “đắt” về mặt giá trị, có sự đặc
sắc, ấn tượng về cả nội dung và hình thức thể hiện. LTQG Mỹ đã hợp tác với
cơ quan lưu trữ các nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, Việt Nam... thực hiện
hoạt động PHGT TLLT chủ yếu là dưới hình thức triển lãm trực tiếp với
những tài liệu, hiện vật giá trị và các video tư liệu sống động.
Kinh nghiệm của Lưu trữ Nhật Bản: LTQG Nhật Bản luôn nỗ lực trong
hoạt động giới thiệu, quảng bá, PHGT TLLT với khẩu hiệu “Lưu trữ: bằng
chứng từ quá khứ - Ngọn Hải đăng cho tương lai”, hướng từ việc sử dụng
TLLT chủ yếu của các nhà nghiên cứu, các học giả tới sử dụng TLLT của
đông đảo người dân và là “nơi lưu trữ tài liệu của nhân dân”. LTQG Nhật Bản
coi trọng việc hợp tác với cơ quan lưu trữ các nước tổ chức triển lãm quốc tế
và là cơ quan có kinh nghiệm trong việc ứng dụng CNTT thực hiện các triển
lãm trực tuyến được công chúng, các nhà khoa học đón nhận và đánh giá cao.
Kinh nghiệm của Lưu trữ Hàn Quốc: Với định hướng phát triển văn
hóa lưu trữ nhằm quảng bá, nâng tầm hình ảnh quốc gia, LTQG Hàn Quốc
chú trọng thực hiện những hoạt động hợp tác PHGT TLLT có quy mô lớn và
có sự tham gia của nhiều đối tác. Điển hình là “Triển lãm Văn hóa Lưu trữ
Quốc tế” (2010) - một triển lãm độc đáo, quy mô nhất trong cộng đồng lưu trữ
với sự hợp tác của16 quốc gia như: Argentina, Australia, Bulgaria, Trung
Quốc, Ethiopia, Pháp, Đức, Hungari, Nhật Bản, Malaysia, Mông Cổ, Peru,
Nga, Thụy Điển, Mỹ và Việt Nam, kết hợp tổ chức hội thảo "Di sản tài liệu,
18
Lưu trữ và Công nghệ" với tham luận của các nhà lãnh đạo lưu trữ đến từ 7
quốc gia, giới thiệu và trưng bày công nghệ lưu trữ của 67 công ty và cơ quan
đến từ Châu Á, Châu Âu và Mỹ.
Kinh nghiệm của Lưu trữ Trung Quốc: Tổng Cục Lưu trữ Nhà nước
Trung Quốc (SAAC) đã xây dựng định hướng đẩy mạnh công tác PHGT
TLTL, xác định xu hướng hợp tác tổ chức triển lãm ở nước ngoài trong khuôn
khổ “Kế hoạch Phát triển LTQG 05 năm lần thứ 14”; ký kết thỏa thuận hợp
tác về lưu trữ với hơn 20 nước và thực hiện các hoạt động hợp tác phát huy
TLLT, khai thác chuyên sâu các chủ đề triển lãm và thực hiện các dự án triển
lãm này thành một chuỗi triển lãm lưu động ở các điểm khác nhau nhằm phát
huy hiệu quả tối đa, tổng thể, thiết lập được nhiều cơ chế giao lưu văn hóa và
nhân dân cấp cao có sự tham gia của nhiều chủ thể hợ p tác.
3.1.2. Giá trị tham khảo đối với Việt Nam
Một là, hoạt động hợp tác PHGT TLTL xuất phát từ quan điểm chỉ đạo
và chủ trương của Đảng, Nhà nước. Trên cơ sở nhận thức đó, cơ quan lưu trữ
xây dựng định hướng, kế hoạch mang tính chiến lược nhằm tăng cường công
tác PHGT TLTL gắn với chính sách đối ngoại của đất nước.
Hai là, bên cạnh các hình thức truyền thống, HTQT trong PHGT TLTL
được đa dạng hóa về hình thức hợp tác phát huy và khai thác tối đa ứng dụng
CNTT trong hoạt động này như: triển lãm TLTL trực tuyến, xuất bản ấn phẩm
điện tử, sử dụng các hệ thống mạng nội bộ, mạng xã hội .
Ba là, khai thác sâu các chủ đề triển lãm và triển khai các hoạt động
hợp tác PHGT TLLT theo hướng hình thành một chuỗi sự kiện nhằm tăng sức
lan tỏa, tiết kiệm các nguồn lực và phát huy tối đa hiệu quả.
Bốn là, chú trọng đến công tác truyền thông về các hoạt động hợp tác
PHGT TLLT. Sử dụng truyền thông, mạng xã hội nhằm phục vụ công tác lưu
trữ, thể hiện sự nhanh nhạy trong việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật
cũng như kịp thời nắm bắt nhu cầu của công chúng để có sự điều chỉnh kế
hoạch, phương pháp phù hợp.
19
3.2. Nhóm giải pháp về quản lý
3.1.1. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm và định hướng chiến lược về
HTQT trong PHGT TLLT
Đội ngũ lãnh đạo CVTLTNN và những người làm công tác lưu trữ cần
xác định HTQT trong PHGT TLTL là nhiệm vụ chính trị xuyên suốt của
Ngành Lưu trữ; thay đổi tư duy, từ việc nhìn nhận công tác HTQT chỉ là
ngành bổ trợ của công tác lưu trữ sang quan điểm HTQT là yếu tố cần thiết
đối với sự phát triển của Ngành Lưu trữ nói chung và HTQT trong PHGT
TLTL nói riêng trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay; Cần có định hướng
chiến lược, xây dựng kế hoạch HTQT trong hoạt động PHGT TLLT khả thi.
3.1.2. Hoàn thiện hành lang pháp lý về hợp tác quốc tế trong hoạt
động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và vận dụng mối quan hệ hợp tác
Để tăng cường hợp tác với các nước về PHGT TLLT, CVTLTNN cần:
(i) hoàn thiện các quy định liên quan đến HTQT trong PHGT TLTL, đặc biệt
là bổ sung, sửa đổi Luật Lưu trữ và (ii) xây dựng quy trình thực hiện hoạt
động HTQT trong PHGT TLTL. Trong đó, các quy định phải đề cập đến các
vấn đề liên quan như: quy chế HTQT về lưu trữ; quy định về giới thiệu
TLLT, phát huy TLTL, quy định về đưa TLTL ra nước ngoài; Quy trình cụ
thể cho hoạt động HTQT trong PHGT TLTL.
3.1.3. Tăng cường, mở rộng quan hệ hợp tác và vận dụng mối quan
hệ hợp tác với các nước về PHGT TLLT
Một số đề xuất cho giải pháp này gồm: (i)Thực hiện tốt trách nhiệm
thành viên của CVTLTNN đối với các tổ chức lưu trữ quốc tế là ICA,
SARBICA, AIAF, tranh thủ các cơ hội để trao đổi, kết nối kế hoạch hợp tác
về PHGT TLLT trong cộng đồng lưu trữ quốc tế; (ii) Tiếp tục duy trì và phát
triển mối quan hệ hợp tác truyền thống đặc biệt với LTQG các nước như
Cuba, Lào, Campuchua về PHGT TLTL, đồng thời vừa sưu tầm tài liệu, vừa
hỗ trợ, giúp cơ quan lưu trữ các nước bạn về nghiệp vụ PHGT TLT; (iii) Tăng
cường hợp tác về phát huy TLTL với các đối tác đã thiết lập hợp tác song
phương có quan hệ chặt chẽ, thường xuyên và có ngành lưu trữ phát triển
20
như: Nga, Pháp, Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản; (iv) Nỗ lực tìm kiếm
các triển vọng hợp tác nhằm mở rộng quan hệ hợp tác về lưu trữ nói chung và
PHGT TLLT nói riêng với cơ quan lưu trữ các nước phát triển khác như:
Anh, Úc, Canađa, Nauy, Hà Lan, Thụy Điển...
3.1.4. Đầu tư các nguồn lực thực hiện HTQT trong PHGT TLLT
(i) Nguồn nhân lực: CVTLTNN cần bổ sung nhân sự theo hướng liên
ngành, ngoài trình độ chuyên môn về lưu trữ, CCVC thực hiện hoạt động hợp
tác PHGT TLTL đòi hỏi phải có trình độ ngoại ngữ và CNTT, chú trọng đào
tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ CCVC, trang bị
kiến thức về CNTT, quản lý CSDL lưu trữ kỹ năng truyền thông, kiến thức về
lịch sử, cập nhật và dự báo tình hình chính trị thế giới và khu vực;
(ii) Cơ sở vật chất: Cục VTTLNN nói chung và các TTLTQG cần có
chính sách xã hội hóa để huy động mọi nguồn lực cho hoạt động này, tăng
cường hợp tác phát huy TLTL với lưu trữ các nước có nền lưu trữ hiện đại để
huy động các nguồn tài trợ, chia sẻ cũng là một giải pháp trong việc đầu tư,
nâng cấp trang thiết bị, cơ sở hạ tầng CNTT đồng bộ, hiện đại, làm nền tảng
quản lý, tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, đầu tư xây dựng
khu trưng bày bằng kỹ thuật 3D, 4D, 5D cho các TTLTQG, hình thành mô
hình tòa nhà lưu trữ mở, để các TTLTQG thực sự trở thành điểm đến của
công chúng, là cầu nối giữa TLLT và công chúng.
3.1.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
PHGT TLLT
CVTLTNN cần đẩy mạnh việc xây dựng CSDL, chuyển đổi, chuẩn hóa
và tích hợp thông tin TLLT, qua đó nâng cao hiệu quả khai thác và bảo quản
dữ liệu TLLT, để có thể hợp tác với các nước triển khai các hoạt động phát
huy TLTL một cách nhanh chóng, kịp thời; tăng cường ứng dụng CNTT, làm
phong phú các hình thức HTQT trong PHGT TLTL nhằm xóa bỏ rào cản về
thời gian, không gian địa lý để công chúng ở trong và ngoài nước có thể tiếp
cận với thông tin TLLT, đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội.
21
3.1.6. Tổ chức tổng kết, đánh giá hoạt động hợp tác PHGT TLLT
CVTLTNN cũng cần quan tâm đúng mức đến công tác tổng kết, đánh
giá, rút kinh nghiệm đối với hoạt động HTQT trong PHGT TLTL. Đây chính
là thước đo hiệu quả của công tác này phục vụ cho các mục tiêu, nhiệm vụ
trọng tâm của trong hoạt động hợp tác PHGT tài liệu, từ đó rút ra những bài
học kinh nghiệm quý báu để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, định hướng chiến
lược nếu cần thiết và khả năng triển khai hoạt động khả thi, hiệu quả trong
tương lai. Khi tổ chức tổng kết, đánh giá cũng cần chú trọng đến công tác
khen thưởng cho các cá nhân, tập thể, tạo động lực khích lệ và đẩy mạnh
phong trào thi đua, lập thành tích, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác
này.
3.2. Nhóm giải pháp về chuyên môn, nghiệp vụ
Hai giải pháp về chuyên môn nghiệp vụ HTQT trong PHGT TLTL là:
(i) Đổi mới hình thức hợp tác PHGT TLLT và (ii) Xây dựng quy trình thực
hiện hoạt động HTQT trong PHGT TLLT.
3.2.1. Đổi mới hình thức hợp tác PHGT TLLT
(i) Hợp tác thực hiện triển lãm trực tuyến, lưu động. Đây là hình thức
phát huy có sức lan tỏa xuyên biên giới và tăng khả năng tương tác giữa công
chúng với các cơ quan lưu trữ nên sẽ hình thành không gian tương tác mở rất
hữu ích;
(ii) Hợp tác biên soạn, phát hành ấn phẩm lưu trữ điện tử, trong đó chú
trọng đến các ấn phẩm lưu trữ chung về các sự kiện quan trọng, các nhân vật
lịch sử tiêu biểu hay giới thiệu các phông, danh mục tài liệu liên quan đến lịch
sử của Việt Nam với các nước;
(iii) Hợp tác xây dựng và chia sẻ CSDL chung về TLLT liên quan đến
lịch sử chung cũng như các sự kiện trọng đại của mỗi nước. Hình thức phát
huy này đòi hỏi phải nghiên cứu, lựa chọn những đối tác có mối quan hệ lịch
sử với Việt Nam như: Nga, Pháp, Mỹ, Cuba, Trung Quốc; (iv) Hợp tác xây
dựng phòng đọc ảo, hiện đại hóa công cụ tra cứu để tạo điều kiện cho người
dùng có thể truy cập, khai thác TLLT dễ dàng, thuận tiện dù ở bất cứ đâu.
22 Bên cạnh đó, CVTLTNN cần chủ động xây dựng kế hoạch truyền
thông, phối hợp với các cơ quan truyền thông tuyên truyền, cải tiến và đổi
mới các trang thông tin điện tử của Cục và các đơn vị trực thuộc nhằm giới
thiệu, cập nhật danh mục TLLT cho phép công khai trên mạng, đặc biệt là các
sản phẩm hợp tác về PHGT TLLT.
3.2.3. Xây dựng quy trình hợp tác PHGT TLLT
Để thống nhất trong quá trình thực hiện HTQT trong PHGT TLTL và
nâng cao hiệu quả cần thiết phải xây dựng quy trình chuẩn, luận văn xin đề
xuất các bước của quy trình gồm 12 bước: Bước 1 - Định hướng mục tiêu và
hình thức hợp tác; Bước 2 - xây dựng, trình duyệt chủ trương, dự toán kinh phí
(cấp Bộ); Bước 3- giao đơn vị chủ trì thực hiện; Bước 4- khảo sát tài liệu, xây
dựng, trình, duyệt đề cương, kế hoạch chi tiết; Bước 5 - sưu tầm, lựa chọn, lập
danh mục và tập hợp tài liệu; Bước 6 - chuẩn bị và trao đổi tài liệu; Bước 7-
thẩm định; Bước 8 - hoàn thiện danh mục và nội dung; Bước 9 - thiết kế và
thực hiện; Bước 10- tổ chức công bố, giới thiệu; Bước 11 - báo cáo kết quả và
thực hiện thủ tục thanh quyết toán; Bước 12 - thống kê, tổng kết rút kinh
nghiệm
Ngoài ra, để có thêm căn cứ cho những đề xuất trên, tác giả đã tham
khảo ý kiến của các đồng nghiệp tại CVTLTNN qua phiếu khảo sát (62
phiếu). Kết quả sát cho thấy các ý kiến khảo sát đều nhất trí với những đề
xuất giải pháp được đưa ra, không có ý kiến nào không đồng ý; đặc biệt các
giải pháp “hoàn thiện quy định pháp lý” thuộc Nhóm giải pháp về quản lý và
giải pháp “tăng cường ứng dụng CNTT” thuộc Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
là hai giải pháp có tỷ lệ đồng thuận cao nhất.
23
KẾT LUẬN
Trong phạm vi đề tài nghiên cứu hoạt động hợp tác quốc tế của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ kể từ khi
thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, luận văn
thạc sĩ “Hoạt động hợp tác quốc tế của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” đã giải quyết được những vấn đề
nghiên cứu chưa đầy đủ hoặc chưa nghiên cứu và đạt được mục tiêu đề ra:
Thứ nhất, đề tài đã nghiên cứu và làm rõ thêm một số vấn đề cơ bản về
lý luận và pháp lý về hoạt động hợp tác quốc tế trong phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ như: các khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ, hợp tác quốc tế về lưu
trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, hợp tác quốc tế trong phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ; một số vấn đề về lý luận về mục đích, nguyên tắc và các biện
pháp thực hiện hoạt động hợp tác trong phát huy tài liệu lưu trữ. Đồng thời,
tác giả đã nghiên cứu, tổng hợp các quy định pháp lý về hợp tác quốc tế trong
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trình bày tóm tắt những nội dung liên quan
đến đề tài;
Thứ hai, tiến hành khảo sát và tìm hiểu các biện pháp thực hiện hoạt
động HTQT của CVTLTNN trong PHGT TLLT, trên cơ sở quan điểm, nhận
thức các hoạt động quản lý như: xây dựng, ban hành các quy định về hợp tác
quốc tế trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bố trí các nguồn lực thực hiện,
tác giả nghiên cứu thực tiễn và tổng hợp, phân tích những kết quả đạt được và
đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Những nội dung này
là cơ sở thực tiễn quan trọng cho việc đề xuất các giải pháp đối với hoạt động
HTQT của CVTLTNN trong PHGT TLLT.
Thứ ba, từ kết quả khảo sát, tổng hợp thực tiễn hoạt động hợp tác quốc
tế trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, ở Chương 3 tác giả đã phân tích và chỉ
ra những ưu điểm, hạn chế của công tác này để từ đó đề xuất hai nhóm giải
pháp về quản lý và chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu hoạt động
24
HTQT của CVTLTNN trong PHGT TLLT trong tương lai, đặc biệt, tác giả đã
nghiên cứu, xây dựng Quy trình hợp tác quốc tế trong phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ. Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu, tổng hợp thông tin về kinh nghiệm
hợp tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của lưu trữ một số nước là Mỹ, Nhật
Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc có giá trị tham khảo đối với Lưu trữ Việt Nam
và lấy phiếu khảo sát về các giải pháp đề xuất cụ để có thêm căn cứ cho việc
đề xuất giải pháp.
Tác giả hy vọng rằng kết quả nghiên cứu của luận văn này sẽ là nguồn
tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý về lưu trữ nói chung và hoạt
động hợp tác quốc tế của Cục Văn thư và Lưu trữ trong phát huy tài liệu lưu
trữ nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả công tác này. Qua đó, luận văn xin
gợi mở một số vấn đề có thể nghiên cứu tiếp theo như: nghiên cứu, xây dựng,
hoàn thiện quy định về giải mật tài liệu lưu trữ trên cơ sở đồng bộ, thống nhất
với các quy định của ngành, lĩnh vực khác ở Việt Nam và với lưu trữ các
nước; Nghiên cứu, xây dựng các tiêu chí về tài liệu lưu trữ quý, hiếm nhằm
lựa chọn những tài liệu lưu trữ thực sự có giá trị để tiến hành số hóa chuẩn bị
CSDL cho khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và sưu tầm tài liệu lưu trữ
từ các nguồn trong và ngoài nước; Nghiên cứu các vấn đề về quản trị rủi ro
đối với tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử trong bối cảnh
chuyển đổi số./.
