Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH ---(cid:1)❆(cid:2)---

NGUYỄN VĂN THÔNG

TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA

Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS. TS. VÕ VĂN NHỊ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2009

MỤC LỤC

Trang

Nội dung

PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................ 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN

DOANH NGHIỆP ................................................................................................... 2

1.1 Một số vấn đề cơ bản về hệ thống kế toán doanh nghiệp ............................... 2

1.1.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp và các bộ phận cấu thành. ........................... 2

1.1.2 Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích. .............................. 4

1.1.2.1 Sự cần thiết phải có thông tin kế toán hữu ích...................................... 4

1.1.2.2 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin kế toán hữu ích trên báo cáo tài

chính. ......................................................................................................................... 5

1.1.2.2.1 Tính dễ hiểu................................................................................. 5

1.1.2.2.2 Tính thích hợp ............................................................................. 5

1.1.2.2.3 Tính đáng tin cậy ......................................................................... 6

1.1.2.2.4 Tính so sánh được........................................................................ 8

1.1.2.3 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán quản trị8

1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp. .................................. 9

1.2.1 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán........................... 9

1.2.1.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán. ......................................... 9

1.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán....................................... 9

1.2.1.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán................................................... 10

1.2.1.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán. ................ 11

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................ 11

1.2.3 Tổ chức kiểm tra kế toán ............................................................................ 12

1.2.4 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp............................ 13

1.2.5 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật. ................................................... 13

1.3 Tổ chức hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa.................................... 14

1.3.1 Mục tiêu, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa...... 14

1.3.2 Các nhân tố chi phối tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa.. 16

1.3.2.1 Môi trường kinh doanh. ..................................................................... 16

1.3.2.2 Nhu cầu thông tin kế toán .................................................................. 17

1.3.2.3 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp..................................................... 17

1.3.2.4 Yêu cầu kiểm soát .............................................................................. 18

1.3.2.5 Công nghệ thông tin và nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin

trong quản lý............................................................................................................ 18

1.3.3 Nội dung tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa................................. 18

1.3.3.1 Xác định yêu cầu thông tin ............................................................... 19

1.3.3.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán. ............................................. 19

1.3.3.3 Xây dựng hệ thống chứng từ. ............................................................ 20

1.3.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.................................... 20

1.3.3.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán............................................ 20

1.3.3.6 Các chính sách kế toán ..................................................................... 21

1.3.3.7 Thiết lập các báo cáo đặc thù............................................................ 21

1.3.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 22

1.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với doanh nghiệp23

1.4.1 Tầm quan trọng của hệ thống kế toán khi phòng kế toán họat động hiệu quả

và đáng tin cậy ......................................................................................................... 23

1.4.1.1 Giảm sai sót nhờ quy trình kế toán rõ ràng ........................................ 23

1.4.1.2 Số liệu đáng tin cậy hơn nhờ chính sách kế toán rõ ràng ................... 24

1.4.1.3 Tiết kiệm được thời gian cho cấp lãnh đạo kế toán ............................ 24

1.4.1.4 Giải quyết đuợc các khó khăn trong trường hợp nhân viên nghỉ việc . 24

1.4.2 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống kiểm soát nộ

bộ tốt........................................................................................................................ 24

1.4.2.1 Phát hiện gian lận và trộm cắp .......................................................... 24

1.4.2.2 Tách biệt nhiệm vụ............................................................................. 25

1.4.3 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống chi phí tốt 25

1.4.3.1Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ ................................................................... 25

1.4.3.2 Định giá hiệu quả .............................................................................. 25

1.4.2.3 Tìm ra lĩnh vực giảm chi phí .............................................................. 26

1.4.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có thông tin quản trị tốt....... 26

1.4.4.1 Cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật cho ban lãnh đạo ................ 26

1.4.4.2 Cung cấp thông tin đánh giá kết quả công việc ................................. 26

1.4.4.3 Dự toán và lập kế hoạch tài chính...................................................... 27

1.4.5 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin kế toán xét dưới góc độ của thuế27

1.4.5.1 Giảm đáng kể rủi ro tiền phạt tránh thuế ........................................... 27

1.4.5.2 Đảm bảo tuân thủ pháp luật nhưng tiết kiệm tốt nhất các khoản thuế

phải nộp một cách hợp pháp .................................................................................... 27

1.4.6 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với việc huy động

vốn .......................................................................................................................... 27

1.4.6.1 Giá trị tăng thêm ................................................................................ 27

1.4.6.2 Vay vốn ngân hàng dễ hơn................................................................. 28

Kết luận chương một ..................................................................................... 28

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH

NGHIỆP HIỆN NAY ............................................................................................. 29

2.1 Đặc điểm của hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện

nay .......................................................................................................................... 29

2.1.1 Hệ thống các băn bản pháp luật tác động đến đặc điểm hệ thống kế toán

doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.............................................................................. 29

2.1.1.1 Nội dung cơ bản của luật kế toán....................................................... 30

2.1.1.2 Nội dung cơ bản của Quyết Định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006

và Quyết Định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 .................................. 31

2.1.1.3 Nội dung cơ bản của chuẩn mực kế toán............................................ 31

2.1.1.4 Các văn bản pháp quy về thuế............................................................ 32

2.1.2 Đặc điểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay............ 33

2.1.2.1 Đặc điểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhìn

từ góc độ báo cáo tài chính. ..................................................................................... 34

2.1.2.2 Đặc điểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam

hiện nay nhìn từ góc độ báo cáo quản trị. ................................................................ 35

2.1.2.3 Đặc điểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam

hiện nay nhìn từ góc độ ứng dụng công nghệ thông tin............................................. 37

2.2 Tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn Thành

Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.................................................................... 39

2.2.1 Lý do chọn các doanh nghiệp trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các

tỉnh lân cận............................................................................................................... 39

2.2.2 Phương pháp nghiên cứu tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh

nghiệp trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.............................. 40

2.2.3 Kết quả khảo sát......................................................................................... 41

2.3 Đánh giá về công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa ở các doanh

nghiệp Việt Nam hiện nay dựa trên kết quả khảo sát. ......................................... 43

2.4 Phân tích những khó khăn hiện nay khi tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện tin học hóa ở những doanh nghiệp Việt Nam .............................................. 47

2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp......................... 47

2.4.2 Khó khăn trong việc kết hợp giữ kế toán tài chính và kế toán quản trị. ....... 48

2.4.2.1 Khó khăn trong việc phân bổ chi phí.................................................. 48

2.4.2.2 Khó khăn trong vấn đề cập nhật thông tin dữ liệu đầu vào nhanh

chóng, đầy đủ. .......................................................................................................... 49

2.4.2.3 Khó khăn trong vấn đề cập nhật các thông tin thay đổi theo yêu cầu

quản lý ..................................................................................................................... 50

2.4.2.4 Khó khăn trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có sự khác biệt giữa

cách ghi nhận của kế toán tài chính và kế toán quản trị .......................................... 50

2.4.3 Khó khăn trong việc thực hiện theo đúng quy trình quản lý của hệ thống kế

toán. ......................................................................................................................... 51

2.4.4 Khó khăn bắt đầu từ những sai lầm trong công tác tổ chức kế toán ban đầu 52

2.4.5 Khó khăn về vấn đề con người ................................................................... 54

Tổng kết chương hai ........................................................................................... 55

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN

DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA .................................. 56

3.1 Quan điểm tổ chức ........................................................................................... 56

3.1.1 Kết hợp chặt chẽ kế toán tài chính và kế toán quản trị. ............................... 56

3.1.2 Kết hợp hệ thống kế toán trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp57

3.1.3 Góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán để phục vụ cho các đối

tượng khác nhau....................................................................................................... 58

3.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán................................... 59

3.2 Nguyên tắc tổ chức ........................................................................................... 59

3.2.1 Vận dụng phù hợp chuẩn mực và chế độ kế toán được ban hành ............... 59

3.2.2 Xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm của doanh nghiệp60

3.2.3 Xây dựng hệ thống mở, linh hoạt để có thể điều chỉnh, cải tiến, phát triển. 60

3.3 Các giải pháp cụ thể ......................................................................................... 61

3.3.1 Xác định rõ ràng, cụ thể yêu cầu thông tin ban đầu .................................... 61

3.3.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán ....................................................... 62

3.3.3 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán........................... 64

3.3.3.1 Tổ chức vận dụng hế thống chứng từ kế toán. .................................... 64

3.3.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán..................................... 66

3.3.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. ........ 68

3.3.4 Giải pháp về phần mềm kế toán, phần cứng và hạ tầng mạng. .................... 70

3.3.4.1 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. ........................................................... 70

3.3.4.2 Giải pháp về phần cứng và hạ tầng mạng. .......................................... 72

3.3.5 Tổ chức xây dựng bộ máy kế toán.............................................................. 73

3.3.6 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa. ............................. 74

3.3.7 Một số giải pháp nhằm hạn chế khó khăn khi kết hợp giữa kế toán tài chính

và kế toán quản trị .................................................................................................... 78

3.3.8 Tổ chức công tác kế toán cho một quy trình nghiệp vụ cụ thể .................... 81

3.4 Một số kiến nghị khác. ..................................................................................... 85

3.4.1 Đối với doanh nghiệp ................................................................................. 85

3.4.1.1 Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp ................................................... 85

3.4.1.2 Đối với người đứng đầu trong bộ máy kế toán .................................. 86

3.4.1.3 Đối với những nhân viên làm công tác kế toán.................................. 87

3.4.2 Đối với Nhà Nước...................................................................................... 87

Kết luận chương ba............................................................................................. 90

KẾT LUẬN............................................................................................................. 91

Tài liệu tham khảo ............................................................................................. 92

Phụ lục 1: PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN ..................................................... 93

Phụ lục 2: KẾT QUẢ KHẢO SÁT ..................................................................... 99

Phụ lục 3: BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC........................................................... 110

Phụ lục 4: GIẢI THÍCH MỘT SỐ THUẬT NGỮ ............................................ 124

Phụ lục 5: DANH SÁCH CÁC CÔNG TY TRONG KẾT QUẢ KHẢO SÁT... 125

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc tổ chức, phối hợp, tiên liệu, ra

quyết định và kiểm soát mọi hoạt động trong doanh nghiệp nhằm định hướng doanh

nghiệp luôn mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất là một trong những yêu cầu hàng

đầu đối với các nhà lãnh đạo trong điều hành và quản trị doanh nghiệp. Để làm được

điều đó, người lãnh đạo cần phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau mà một

trong những nguồn thông tin quan trọng là thông tin hữu ích được cung cấp bởi hệ

thống kế toán.

Hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống thông tin kế toán

tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị; kế toán tài chính chủ yếu cung cấp

thông tin cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và được lập định kỳ hàng tháng, quý,

năm hoàn toàn dựa trên những hướng dẫn cụ thể của các chuẩn mực kế toán. Trong

khi đó, báo cáo quản trị chủ yếu cung cấp thông tin cho đối tượng bên trong doanh

nghiệp gồm: ban giám đốc, nhà lãnh đạo doanh nghiệp và được xây dựng không

những tùy thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn tùy thuộc vào

đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp nhằm đảm bảo mục tiêu cung cấp thông tin kịp

thời và đầy đủ cho các đối tượng sử dụng.Chính vì sự khác nhau đó mà việc xây một

hệ thống kế toán đảm bảo cung cấp thông tin cho hai đối tượng trên gặp không ít

những khó khăn.

Trong phạm vi đề tài này, trên cơ sở lý luận, tác giả tiến hành khảo sát tình

hình tổ chức công tác kế toán thực tế của năm mươi doanh nghiệp trên địa bàn thành

phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, từ đó phân tích đặc điểm, tình hình tổ chức hệ

thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, những khó khăn thực tế và cuối

cùng tác giả đưa ra những giải pháp xây dựng, tổ chức thành công một hệ thống kế

toán vững mạnh nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng.

Trang 1

Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Quý thầy cô

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN

DOANH NGHIỆP

Tổ chức hệ thống kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ

chức công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến

chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở mỗi doanh nghiệp thông qua chức năng

cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính. Hơn thế nữa, nó còn

ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có

quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ

quan chức năng của Nhà Nước.

Trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường mà việc cạnh tranh diễn ra thường

xuyên và có tính chất khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán được coi như là

một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại

thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán

quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và vô cùng cần thiết cho các nhà quản

trị, đặc biệt cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực, đa

quốc gia.

Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán đang diễn ra sâu rộng như hiện

nay, thông tin kế toán đòi hỏi phải được cung cấp kịp thời nhanh chóng.Chính vì vậy,

tổ chức một hệ thống kế toán vững mạnh là yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp.

Công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa được tiến hành như thế nào và

những nội dung tiếp theo sẽ giải đáp vấn đề này.

1.1 Một số vấn đề cơ bản về hệ thống kế toán doanh nghiệp

1.1.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp và các bộ phận cấu thành

Hệ thống kế toán là một tổ hợp liên quan đến nhiều bộ phận được cấu tạo và

kết nối với nhau để thực hiện việc thu thập, phân lọai, xử lý, kiểm tra và tổng hợp

thông tin nhằm qua đó biến những thông tin rời rạc trong họat động của một tổ chức

thành một hệ thống thông tin tổng hợp để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối

Trang 2

tượng bên trong và bên ngoài. Hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm các bộ phận

như hệ thống thông tin ban đầu, hệ thống xử lý thông tin, hệ thống thông tin đầu ra và

hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống thông tin đầu vào đó chính là những chứng minh

bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thật sự hòan thành mà nguời ta

thường gọi chung là chứng từ kế toán và đây được xem như là nguồn nguyên liệu mà

kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu

ích để phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Hệ thống xử lý thông tin đó

chính là hệ thống dùng để thu thập, phân lọai, xử lý và tổng hợp những thông tin đầu

vào thành những thông tin hữu ích. Trong điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là

hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ

cở sở chứng từ kế toán và trong điều kiện tin học hóa, hệ thống này là cở sở dữ liệu

phần mềm kế toán được thiết kế và xây dựng phù hợp với đặc điểm họat động sản

xuất kinh doanh và quy mô của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống thông tin đầu ra chính là

các báo cáo kế toán được tạo ra, cung cấp theo các yêu cầu sử dụng cho các đối tượng

bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và chất luợng của hệ thống này phụ thuộc rất

nhiều vào cách thức tổ chức, phối hợp giữa hệ thống thông tin đầu vào và hệ thống xử

lý thông tin. Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống nhằm để đảm bảo cho công tác kế

toán trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin

do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt

hiệu quả cao nhất.

Nếu căn cứ vào tính chất của thông tin và đối tượng nhận thông tin thì hệ

thống kế toán doanh nghiệp được phân ra thành hai phân hệ đó là kế toán tài chính và

Trang 3

kế toán quản trị và được khái quát thành sơ đồ minh họa như sau:

HỆ THỐNG KẾ TOÁN Là một trong các hệ thống thông tin quan trọng của một doanh nghiệp (hay tổ chức)

Có trách nhiệm tập hợp dữ liệu để cung cấp thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán quản trị Thiết lập hệ thống các báo cáo cung cấp thông tin cho việc hoạch định, điều hành, kiểm tra và ra quyết định.

Kế toán tài chính Thiết lập các báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán; báo cáo hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết minh báo cáo tài chính v.v…

Các đối tượng bên trong Các nhà quản trị ở tất cả các trung tâm trách nhiệm bên trong doanh nghiệp gồm: - Trung tâm đầu tư. - Trung tâm lợi nhuận. - Trung tâm bán hàng - Trung tâm chi phí.

Các đối tượng bên ngoài Tất cả các đối tượng bên ngoài có quan tâm đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: - Cổ đông ( Chủ sở hữu) - Các nhà phân tích - Các nhà cho vay - Cơ quan quản lý Nhà

nước.

- Đối tượng khác …

1.1.2 Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích

1.1.2.1 Sự cần thiết phải có thông tin kế toán hữu ích

Các đối tượng có lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với doanh nghiệp đều cần

thông tin hữu ích được cung cấp từ hệ thống báo cáo tài chính và điều này được xem

là đòi hỏi khách quan trong nền kinh tế thị trường. Các đối tượng bên ngoài doanh

nghiệp sử dụng báo cáo tài chính như là cơ sở tin cậy cho việc đưa ra các quyết định

Trang 4

về đầu tư, cho vay, kiểm tra, tính thuế … Còn đối nhà quản lý, các thông tin kế toán

hữu ích của báo cáo tài chính và cũng sẽ phục vụ đắc lực cho công tác quản trị doanh

nghiệp. Do đó có thể nói chất lượng của các thông tin được cung cấp bởi báo cáo kế

toán là rất quan trọng và rất cần thiết cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên

ngoài doanh nghiệp.

1.1.2.2 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin kế toán hữu ích trên báo cáo tài

chính

Để thông tin trên báo cáo tài chính mang tính hữu ích, Ủy ban chuẩn mực kế

toán quốc tế (IASC) đã đưa ra các tính chất định tính mà báo cáo tài chính phải đạt

được đó là tính dễ hiểu, tính thích hợp, tính đáng tin cậy, tính so sánh được và các

tính chất định tính nói trên là tiêu chuẩn đế đánh giá tính hữu ích của các thông tin

trình bày trên báo cáo tài chính. Ngoài ra IASC còn đưa ra một số khái niệm nhằm

làm cho các thông tin trên các báo cáo tài chính đạt được các tính chất trên như khái

niệm trọng yếu, trình bày trung thực, nội dung hơn hình thức, tính khách quan, thận

trọng và đầy đủ.

1.1.2.2.1 Tính dễ hiểu:

Một đặc tính chủ yếu của thông tin trên báo cáo tài chính là phải dễ hiểu đối

với người sử dụng, người sử dụng ở đây được hiểu là người có kiến thức về kinh

doanh và hoạt động kinh tế, hiểu biết về kế toán ở mức vừa phải, sẵn lòng nghiên cứu

các thông tin được cung cấp ở mức độ tập trung suy nghĩ vừa phải. Tuy nhiên, những

thông tin về những vấn đề phức tạp cũng cần phải trình bày trong báo cáo tài chính vì

sự thích hợp của nó đối với nhu cầu đưa ra các quyết định kinh tế của người sử dụng,

không nên bị loại trừ vì lý do thông tin đó là thông tin quá khứ, khó hiểu đối với

người sử dụng.

1.1.2.2.2 Tính thích hợp:

Để có ích, thông tin phải thích hợp với nhu cầu để ra quyết định kinh tế của

người sử dụng. Những thông tin có chất lượng thích hợp là những thông tin có tác

động đến quyết định kinh tế của người sử dụng bằng cách giúp họ đánh giá các sự

Trang 5

kiện quá khứ, hiện tại, tương lai hoặc xác nhận, điều chỉnh các đánh giá của họ.

Tính thích hợp của thông tin còn chịu ảnh hưởng tính trọng yếu của thông tin,

thông tin được coi là trọng yếu nếu bỏ sót hoặc xác định sai những thông tin đó có thể

ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin. Mức độ

trọng yếu tùy thuộc vào mức độ của khoản mục hoặc mức độ sai lầm mà trong hoàn

cảnh cá biệt nào đó đã bị bỏ sót hoặc xác định sai, vì vậy khái niệm trọng yếu đưa ra

một ngưỡng hơn là một định tính thông tin phải chứa đựng nếu hữu ích.

1.1.2.2.3 Tính đáng tin cậy:

Để có thông tin hữu ích thì thông tin phải đáng tin cậy, thông tin chất lượng

đáng tin cậy khi chúng không mắc những sai lầm nghiêm trọng hoặc phản ánh méo

mó một cách cố ý và có thể phụ thuộc vào người sử dụng khi sử dụng các thông tin

đó cho một mục đích khách quan hợp lý.

Các thông tin có thể thích hợp nhưng lại không đáng tin cậy về bản chất hoặc

cách trình bày, bởi vì các thông tin này có thể có những sai lầm mà người ta chưa

phát hiện ra. Ví dụ, nếu giá trị của các khoản tiền đòi bồi thường trong một vụ kiện

tụng, tranh chấp đang được bàn cãi sẽ là không hợp lý khi ta công nhận toàn bộ số

tiền này trong bảng cân đối kế toán, nhưng sẽ là hợp lý khi ta trình bày số liệu đó ở tài

liệu bổ sung. Để đảm bảo tính tin cậy của thông tin về bản chất hoặc cách trình bày,

thông tin trong các báo cáo tài chính phải thỏa mãn các tính chất sau:

• Trình bày trung thực: để đáng tin cậy, các thông tin phải được trình

bày một cách trung thực về những giao dịch và các sự kiện khác có liên quan. Nó

giúp cho việc trình bày hoặc có thể được dự kiến là hợp lý để trình bày. Ví dụ bảng

cân đối kế toán cần trình bày một cách trung thực các nghiệp vụ, sự kiện khác có liên

quan đến việc đánh giá tài sản, công nợ và nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp

vào thời điểm lập báo cáo mà những chỉ tiêu đó đáp ứng được yêu cầu của các tiêu

thức hạch toán. Hầu hết các thông tin tài chính đều phụ thuộc vào một số rủi ro do

việc trình bày chưa xác thực với tình hình thực tế. Điều này không phải do không

Trang 6

khách quan mà phần nào do những khó khăn vốn có như việc nhận ra các nghiệp vụ

được đánh giá, việc đặt ra và áp dụng các kỹ thuật đánh giá, việc trình bày làm sao để

truyền đạt được những thông tin phù hợp với những nghiệp vụ đó.

• Nội dung hơn hình thức: nếu thông tin được trình bày một cách trung

thực về những nghiệp vụ và sự kiện khác mà chúng phải trình bày thì điều cần thiết ở

đây là những thông tin đó phải được tính toán và trình bày phù hợp với những nội

dung và tính xác thực kinh tế của chúng, bởi lẻ nội dung của nghiệp vụ, sự kiện

không phải lúc nào cũng phù hợp với hình thức bên ngoài hoặc hình thức pháp lý của

chúng.

• Khách quan: để có độ tin cậy cao, thông tin trên báo cáo tài chính phải

khách quan, không bị xuyên tạc, bóp méo một cách cố ý. Các báo cáo tài chính sẽ

không được coi là khách quan nếu như bằng việc lựa chọn hoặc trình bày thông tin,

các báo cáo có ảnh hưởng đến việc ra quyết định hoặc xét đoán và cách lựa chọn trình

bày đó nhằm đạt đến kết quả mà người lập báo cáo đã biết trước.

• Thận trọng: những người lập báo cáo tài chính thường phải trình bày

các nội dung về nhiều sự kiện, tình thế không chắc chắn ví dụ như khả năng thu hồi

các khoản nợ khó đòi, thời gian hữu dụng có thể của máy móc thiết bị … Các yếu tố

không chắc chắn như vậy được hạch toán bằng cách trình bày nội dung, bản chất của

nó và thực hiện nguyên tắc thận trọng trong việc lập các báo cáo tài chính. Thận trọng

còn bào gồm cả mức độ lường trước các sự kiện cần xét đoán trong quá trình hạch

toán trên cơ sở những dữ liệu không chắc chắn. Ví dụ như tài sản và thu nhập thì

không được tính cao lên, ngược lại công nợ và chi phí lại không được tính thấp

xuống. Tuy nhiên, việc thực hiện tính thận trọng cũng không có nghĩa là che dấu

nguồn dự trữ hoặc lập các khoản dự phòng lớn hơn yêu cầu thực tế.

• Đầy đủ: để có độ tin cậy, các thông tin trên báo cáo tài chính phải đầy

đủ trong phạm vi tính trọng yếu. Một sự bỏ sót có thể gây ra những thông tin sai lệch

dẫn đến những kết luận nhầm lẫn và như vậy thông tin không được coi là thích hợp

Trang 7

vì chúng không đầy đủ và không đáng tin cậy.

1.1.2.2.4 Tính so sánh được

Những người sử dụng thông tin phải có khả năng so sánh thông tin trong các

báo cáo tài chính của kỳ này với kỳ trước để xác định xu hướng biến động về tình

hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, người sử dụng cũng phải so sánh các

báo cáo tài chính của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác để đánh giá mối tương

quan về tình hình tài chính, kinh doanh và những thay đổi về tình hình tài chính giữa

các doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định tính toán và trình bày các ảnh hưởng tài

chính của các giao dịch và các sự kiện, phải được tiến hành một cách nhất quán giữa

kỳ này với các kỳ khác trong phạm vi một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp

với nhau, giúp cho người sử dụng so sánh thông tin trên các báo cáo tài chính của kỳ

này với kỳ trước và giữa các doanh nghiệp với nhau. Một vấn đề liên quan quan trọng

của tính chất định tính và tính so sánh được là người sử dụng phải được thông báo về

các chính sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để lập các báo cáo tài chính cũng

như mọi thay đổi về các chính sách này và những ảnh hưởng của những thay đổi đó.

1.1.2.3 Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán

quản trị

Nhìn chung tiêu chuẩn đánh giá thông tin hữu ích trên báo cáo kế toán quản trị

cũng bao hàm những tiêu chuẩn như đã trình bày ở phần báo cáo tài chính bao gồm

tính dễ hiểu, thích hợp, đáng tin cậy và so sánh được. Tuy nhiên, do thông tin trên báo

cáo kế toán quản trị chủ yếu là hướng về tương lai, được chuẩn bị và sử dụng riêng

cho nhà quản trị đồng thời phải phù hợp với mục tiêu cụ thể của từng loại hoạt động

và không được lập dựa trên những nguyên tắc kế toán được quy định, cho nên các

tiêu chuẩn nói trên cũng có những điểm riêng như:

• Những thông tin có tính thích hợp là những thông tin có tác động đến

quyết định kinh tế của nhà quản lý, bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ,

hiện tại hoặc tương lai, nhưng chủ yếu là những thông tin giúp họ dự đoán tương lai.

Trang 8

Ngoài ra, tính thích hợp của các thông tin trên báo cáo kế toán quản trị còn biểu hiện

ở chỗ là phải thích hợp với từng nhà quản trị, từng quyết định cụ thể với từng bộ phận

cụ thể trong doanh nghiệp.

• Tính so sánh của thông tin trên báo cáo quản trị chỉ giới hạn trong phạm

vi doanh nghiệp, thậm chí còn giới hạn trong những bộ phận thực hiện trong các chức

năng nhất định trong doanh nghiệp.

1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp

1.2.1 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán

1.2.1.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là tài liệu góc, có tính bằng chứng, tính pháp lý về một

nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thật sự hoàn thành là cơ sở góc cho các ghi chép

hạch toán của kế toán, chứng từ kế toán là nguồn dữ liệu ban đầu mà kế toán sử dụng

để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính chất tổng hợp và hữu ích để phục vụ

cho nhiều đối tượng khác nhau. Do đó, việc tổ chức, vận dụng chế độ chứng từ kế

toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán.

Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và

cả bên ngoài doanh nghiệp nên việc thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ về đến

phòng kế toán trong thời gian ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc đảm

bảo kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin.

Bên cạnh những chứng từ có tính chất bắt buộc theo quy định của Nhà Nước

còn có những chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ. Do vậy, căn cứ vào chế độ

kế toán và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để lựa chọn, xác định những chứng

từ cần sử dụng trong công tác kế toán.

1.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một phương pháp đặc thù, riêng có của kế toán, nó là một

trang sổ gồm có hai phần ở hai bên dùng để ghi chép và theo dõi những thay đổi trong

các khoản mục của tài sản, nguồn hình thành tài sản, chi phí và doanh thu. Các nội

Trang 9

dung cơ bản được quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm loại tài khoản, tên gọi

tài khoản, số lượng tài khoản, số hiệu tài khoản, công dụng và nội dung phản ánh vào

từng tài khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan.

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mô

hình phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý

thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và

kiểm tra, kiểm soát. Hiện nay hệ thống tài khoản được quy định áp dụng cho các

doanh nghiệp là hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC

hoặc quyết định số 48/2006/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hệ thống tài khoản được quy định áp dụng chung cho nhiều loại hình doanh

nghiệp khác nhau nên doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu

và khả năng quản lý để lựa chọn các tài khoản phù hợp và sử dụng chúng đúng theo

các quy định về ghi chép trong từng tài khoản, việc xác định các tài khoản phải sử

dụng là cơ sở để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết nhằm xử lý thông tin

phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

1.2.1.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán.

Sổ kế toán là các loại sổ sách đặc trưng, chuyên dùng cho công tác hạch toán

kế toán, trong các loại sổ thì có những loại sổ được mở theo quy định chung của Nhà

nước, có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp.

Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần phải căn cứ vào quy mô của doanh

nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất của quy trình sản xuất và

đặc điểm về đối tượng kế toán của doanh nghiệp.

Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ

thống sổ kế toán theo một trong các hình thức sau:

Trang 10

- Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ - Hình thức kế toán trên máy vi tính

Việc lựa chọn và sử dụng hình thức nào là do doanh nghiệp tự quyết định và

phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán.

1.2.1.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán.

Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn

thông tin quan trọng cho các nhà quản trị của doanh nghiệp cũng như cho các đối

tượng khác bên ngoài doanh nghiệp trong đó có cơ quan chức năng của Nhà nước.

Báo cáo kế toán bao gồm hai phân hệ đó là hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống

báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính bao gồm những báo cáo được Nhà nước quy định

thống nhất mà doanh nghiệp có trách nhiệm lập và nộp theo đúng quy định. Hiện nay,

báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh

doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Còn báo cáo

quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp,

báo cáo quản trị không bắt buộc phải công khai, không có mẫu quy định sẵn và được

lập sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng

thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý giữa các nhân

viên trong bộ máy kế toán, do vậy, có thể nói rằng tổ chức bộ máy kế toán là một

trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán ở doanh

nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung tổ chức bộ

máy kế toán bao gồm việc xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu trình độ

nghề các phòng ban khác, quan hệ trong nội bộ phòng kế toán … Nói chung để tổ

chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô, trình độ chuyên môn, yêu cầu quản lý ,

đặc điểm tổ chức sản xuất, điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật … hiện có của doanh

nghiệp.

Mô hình tổ chức kế toán của doanh nghiệp được định hướng theo hai dạng đó

Trang 11

là tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán. Tổ chức kế toán tập trung là

việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng kế

toán, còn bộ phận và đơn vị phụ thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và

chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp

thông tin. Còn mô hình tổ chức kế toán phân tán là mô hình tổ chức có đặc điểm công

việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị phụ thuộc thực hiện một phần

hoặc toàn bộ. Phòng kế toán chỉ thực hiện các công việc đối với những nội dung phát

sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp và kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị

trực thuộc gởi lên để tổng hợp và lập ra báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo

quy định.

Bộ máy kế toán doanh nghiệp thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin

theo định hướng vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập thông tin kế

toán quản trị. Do đó, việc xác lập cơ cấu bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào định

hướng đó để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho

nhiều đối tượng. Thông thường cơ cấu bộ máy kế toán bao gồm đứng đầu là kế toán

trưởng, kế đến là kế toán tổng hợp và các kế toán thực hiện các phần hành như kế

toán lao động tiền lương; kế toán tài sản cố định, công cụ, vật liệu; kế toán chi phí sản

xuất và tính giá thành sản phẩm; kế toán thanh toán; kế toán thành phẩm, hàng hóa,

tiêu thụ; kế toán xây dựng cơ bản; kế toán ở các phân xưởng hoặc các bộ phận sản

xuất , … Tuy nhiên, tùy vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp, số lượng nghiệp vụ

phải xử lý mà bố trí số lượng nhân viên kế toán phù hợp.

1.2.3 Tổ chức kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực

hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin

cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.Nội dung kiểm tra

bao gồm: kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán, sổ kế

toán, báo cáo kế toán, kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ về kế toán, việc tổ chức

bộ máy kế toán, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác, việc thực hiện nhiệm

Trang 12

vụ và quyền hạn của kế toán trưởng.

Kiểm tra kế toán phải được thực hiện ngay tại đơn vị là doanh nghiệp cũng

như đơn vị trực thuộc, kiểm tra kế toán cần phải được thực hiện thường xuyên, liên

tục và có hệ thống. Kiểm tra kế toán do đơn vị kế toán tự thực hiện, bên cạnh đó còn

phải chịu sự kiểm tra của cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ kiểm tra

kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của kế toán trưởng tại doanh nghiệp,

khi thực hiện kiểm tra cần phải căn cứ vào yêu cầu công tác mà xác định nội dung,

phạm vi, thời điểm và phương pháp tiến hành kiểm tra kế toán.

1.2.4 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp

Phân tích hoạt động kinh tế là công việc rất quan trọng đối với công tác quản

lý trong doanh nghiệp, thông qua việc phân tích sẽ chỉ ra được những ưu, nhược điểm

của doanh nghiệp trong tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, nêu ra được

những nguyên nhân của những thành công hoặc thất bại khi thực hiện các mục tiêu đã

đề ra, đồng thời còn cho thấy được những khả năng tiềm tàng cần được khai thác, sử

dụng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế là một trong những trách nhiệm quan

trọng của kế toán trưởng, kế toán trưởng phải phối hợp với các bộ phận quản lý khác

có liên quan để tổ chức thực hiện công tác phân tích nhằm qua đó tham mưu cho lãnh

đạo doanh nghiệp những giải pháp để khắc phục khó khăn, khai thác thế mạnh nhằm

tăng cường khả năng cạnh tranh và hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Một

trong những nội dung quan trọng trong công tác phân tích mà kế toán trưởng phải

đảm nhiệm là phân tích và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thông qua

phân tích thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp cho các nhà quản lý

có những quyết định kịp thời trong việc huy động, sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí sản

xuất kinh doanh, tăng cường hiệu quả sử dụng vốn nhằm tối đa hóa lợi nhuận.

1.2.5 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật

Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trong điều kiện

công nghệ tin học phát triển sẽ tạo ra được bước đột phá quan trọng trong việc đảm

Trang 13

bảo tính nhanh chóng và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tượng khác

nhau. Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đang trở thành xu hướng

chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại là hết sức to lớn và có

kết quả tốt hầu như ở mọi doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là phải có phương án đầu tư,

ứng dụng một cách phù hợp với quy mô và điều kiện quản lý ở doanh nghiệp để khai

thác một cách triệt để những ưu điểm vốn có của công nghệ tin học.

Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin

bao gồm trang bị phần cứng và trang bị phần mềm, tránh lãng phí, phô trương và

mạnh dạn trong đầu tư để khai thác thế mạnh của công nghệ tin học cũng là trách

nhiệm của kế toán trưởng trong việc nâng cao chất lượng của thông tin kế toán cũng

như vai trò của kế toán đối với công tác quản lý.

1.3 Tổ chức hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa.

Ngày nay, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói

chung và trong công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu của doanh

nghiệp; do đó cần tổ chức công tác kế toán như thế nào để tận dụng các điều kiện

thuận lợi của công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, cung cấp thông tin kế

toán một cách hữu hiệu và hiệu quả. Những nội dung bên dưới sẽ đề cập đến những

vấn đề cụ thể trong việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, hiểu rõ

nội dung, quy trình tổ chức trong điều điện ứng dụng khoa học công nghệ. Từ đó

giúp doanh nghiệp có thể xây dựng một bộ máy kế toán vững mạnh và hiệu quả để

không chỉ làm tốt công tác báo cáo tài chính mà còn cung cấp thông tin tốt cho việc

lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

1.3.1 Mục tiêu, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa.

Để hoàn thành tốt bất kỳ một công việc gì dù lớn hay nhỏ bên cạnh những nổ

lực và những tài nguyên sẵn có chúng ta cần phải có những mục tiêu và những yêu

cầu cụ thể. Tổ chức công tác kế toán cũng vậy, để xây dựng thành công một hệ thống

kế toán thật sự hữu hiệu và hiệu quả, người làm công tác kế toán cần phải xác định rõ

những mục tiêu, yêu cầu và toàn bộ quá trình xây dựng cần quán triệt và xoay quanh

Trang 14

những mục tiêu, yêu cầu này.

Về mục tiêu, thứ nhất kết quả cuối cùng của quá trình tổ chức công tác kế

toán trong doanh nghiệp là hình thành nên một bộ máy kế toán đáp ứng được việc

ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu

thông tin của từng đối tượng sử dụng thông tin nhằm cung cấp các thông tin hữu

ích và phù hợp. Thứ hai, công tác kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp do đặc thù ở mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau

mặc dù mục đích cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh là như nhau. Do

đó khi tổ chức công tác kế toán cần nắm bắt đầy đủ các yêu cầu quản lý của

doanh nghiệp để xây dựng hệ thống kế toán phù hợp. Thứ ba, công tác kế toán phù

hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp do mỗi doanh nghiệp

hoạt động kinh doanh trong những lĩnh vực, ngành nghề khác nhau sẽ có các

đặc điểm khác nhau như đối tượng kinh doanh có hay không có hình thái vật chất,

chu kỳ kinh doanh dài hay ngắn hơn kỳ kế toán, rủi ro trong kinh doanh cao hay

thấp, Việc vận dụng các phương pháp kế toán, vận dụng chế độ kế toán hay chọn

lựa phần mềm kế toán phải đảm bảo hệ thống kế toán phù hợp với đặc thù hoạt

động kinh doanh. Thứ tư, ứng dụng một cách có hiệu quả tiến bộ công nghệ

thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp, việc ứng dụng một cách hợp lý

và hữu hiệu các tiến bộ của công nghệ thông tin trong công tác kế toán sẽ giúp hệ

thống kế toán hoàn thiện hơn, đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Về yêu cầu, thứ nhất hệ thống kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát khi đưa ra

các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, các quy trình hay các phương pháp kế toán hay

khi phân công nhân sự trong phòng kế toán. Thứ hai, hệ thống kế toán phải thể hiện

được tính hiệu quả, cần có một quá trình phân tích toàn diện về thời gian và chi phí

mà doanh nghiệp cần bỏ ra khi tổ chức công tác kế toán và so sánh với lợi ích của

hệ thống mới,thời gian tổ chức hệ thống hợp lý, chi phí nhỏ hơn lợi ích mang lại.

Thứ ba, hệ thống kế toán phải mang tính phù hợp thể hiện ở chỗ hệ thống kế toán

được tạo ra phải đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình ghi nhận,

xử lý, cung cấp thông tin đồng thời hệ thống kế toán phải đáp ứng các yêu cầu

Trang 15

của người sử dụng hệ thống là các nhân viên kế toán và những người sử dụng

thông tin do hệ thống kế toán cung cấp. Thứ tư, hệ thống kế toán cần thể hiện tính

linh hoạt, cụ thể là: trong họat động kinh doanh của doanh nghiệp, tất cả những

nghiệp vụ kinh tế diễn ra luôn luôn thay đổi và những thay đổi này sẽ tác động

trực tiếp đến hệ thống kế toán. Do vậy, hệ hống kế toán mới được tạo ra phải đủ

linh hoạt để có thể phù hợp trong điều kiện hiện tại cũng như trong tương lai.

1.3.2 Các nhân tố chi phối tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học

hóa

Hệ thống kế toán của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố

khác nhau, khi những nhân tố này thay đổi hệ thống kế toán có thể bị ảnh hưởng

nhiều hay ít tùy thuộc vào tính chất sự thay đổi của những nhân tố đó, đôi khi hệ

thống có thể bị ảnh hưởng ít nhưng đôi khi lại bị ảnh hưởng rất nghiêm trọng dẫn đến

việc có thể tái cấu trúc lại tòan bộ hệ thống kế toán. Do vậy, để có thể tổ chức thành

công một hệ thống kế toán và tránh được những tác động của những nhân tố liên

quan trong tòan bộ quá trình tồn tại và vận động của hệ thống kế toán, khi tiến hành

tổ chức công tác kế toán cần quan tâm nhiều đến những nhân tố như:

1.3.2.1 Môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng

nhiều đến công tác tổ chức kế toán thể hiện ở chỗ môi trường kinh doanh của doanh

nghiệp sẽ ảnh hưởng đến yêu cầu thông tin kế toán mà ban giám đốc doanh nghiệp

cần phải được cung cấp và đồng thời cũng ảnh hưởng đến việc tổ chức, quản lý họat

động sản xuất kinh doanh và từ đó ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán. Các nhân

tố của môi trường kinh doanh được khát quát cụ thể bao gồm môi trường pháp lý và

môi trường kinh tế xã hội. Môi trường pháp lý bao gồm toàn bộ hệ thống văn bản

pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này, trong đó đứng ở góc độ

tổ chức công tác kế toán, các nhân tố cơ bản có ảnh hưởng quan trọng đến tổ

chức công tác kế toán của các doanh nghiệp là Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực

kế toán, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh

Trang 16

nghiệp và các văn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt

động kế toán như các bộ Luật về thuế, Luật doanh nghiệp,... Môi trường kinh tế

xã hội ảnh hưởng đến đối tượng sản xuất kinh doanh, tập quán tiêu dùng, phương

thức, hình thức kinh doanh, các biện pháp quảng cáo, khuyến mãi, … của doanh

nghiệp, điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có những thông tin phù hợp để có thể

tồn tại và phát triển. Một trong những thông tin này là thông tin kế toán và do đó

môi trường kinh tế xã hội được xem là một trong những nhân tố ảnh hưởng đến

tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

1.3.2.2 Nhu cầu thông tin kế toán

Về nguyên tắc, các thông tin kế toán tài chính được cung cấp phải tuân thủ

chế độ kế toán và phù hợp với chuẩn mực kế toán. Tuy nhiên, một số trường

hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể sẽ phải cung cấp thêm các thông tin kế toán tài

chính không được quy định trong chế độ kế toán theo yêu cầu của công ty mẹ

hay các yêu cầu của các tổ chức khác. Còn các thông tin kế toán quản trị được

cung cấp theo nhu cầu thông tin sử dụng nội bộ doanh nghiệp rất đa dạng và

thường không được chuẩn hóa đồng thời mang tính chất thường xuyên liên tục, đòi

hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời và đầy đủ. Như vậy, có thể

nói nhu cầu thông tin kế toán trong doanh nghiệp rất đa dạng, do đó, khi tổ chức

công tác kế toán cần phân tích kỹ để có thể xác định chính xác nhu cầu thông tin,

từ đó, vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp để tạo và cung cấp thông tin đáp

ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

1.3.2.3 Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thường bao gồm những vấn đề cụ thể như

tuân thủ pháp luật và các định chế tài chính; nội dung, tính chất và thời điểm cung

cấp thông tin cho bên ngoài theo luật định; đơn vị tiền tệ dùng trong hạch toán và

cung cấp báo cáo; quan điểm và cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực của doanh

nghiệp; phương pháp tính giá các đối tượng kế toán và vấn đề điều chỉnh giá khi cung

cấp thông tin; vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính; vấn đề về nhân sự, tiền lương và các

Trang 17

khoản ưu đãi cho nhân viên; trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian. Tất

cả những yêu cầu quản lý này của doanh nghiệp đều tác động rất lớn đến công tác tổ

chức kế toán của doanh nghiệp do đó khi tổ chức công tác kế toán cần hết sức đặt biệt

quan tâm đến những vấn đề này.

1.3.2.4 Yêu cầu kiểm soát

Trong suốt quá trình họat động của doanh nghiệp, ỵêu cầu về tính kiểm soát và

các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có thể thay đổi, khi

có những thay đổi này, quan điểm về tính trung thực và đáng tin cậy của thông

tin kế toán có thể bị ảnh hưởng hay doanh nghiệp có thể chấp nhận mức rủi ro

cao hơn trong việc ra quyết định kinh doanh hay trong việc quản lý tài sản, điều

này có thể dẫn đến việc vận dụng các phương pháp kế toán khác và ảnh hưởng đến

tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

1.3.2.5 Công nghệ thông tin và nhận thức về vai trò của công nghệ thông

tin trong quản lý

Công nghệ thông tin ảnh hưởng rất lớn đối với tổ chức hệ thống kế toán

trong doanh nghiệp, ở đây chúng ta đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ về

phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, … hay các ảnh

hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị

dữ liệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải

pháp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính. Bên cạnh

đó, tổ chức công tác kế toán còn bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên,

hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng

diện rộng (WAN), Intranet hay Internet. Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện

nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích

cho kế toán điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán.

1.3.3 Nội dung tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa

Những vấn đề trên đã phân tích rất nhiều đến mục đích, yêu cầu tổ chức cũng

như phân tích những nhân tố chi phối đến việc tổ chức công tác kế toán trong điều

Trang 18

kiện tin học hóa, trong phần này sẽ tập trung nghiên cứu đến việc tổ chức công tác kế

toán nhằm đảm bảo mục tiêu, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và tập trung vào hai

nội dung chủ yếu là xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp và tổ

chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Để xây dựng

chính sách kế toán áp dụng phù hợp với tình hình của mỗi doanh nghiệp, công tác tổ

chức kế toán cần thực hiện qua các bước như sau:

1.3.3.1 Xác định yêu cầu thông tin

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp

thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin,

do đó khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu

thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. Khi phân tích và xác định nhu cầu

thông tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc

điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng

như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác.

1.3.3.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán

phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin. Đối tượng

kế toán là tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và quá trình kinh doanh của doanh

nghiệp được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung

cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý xây dựng theo mức độ

từ tổng hợp đến chi tiết, xác định các đối tượng quản lý có liên quan và xây dựng

hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết.

Nếu tiếp cận dưới góc độ công việc cần được thực hiện, khi tiến hành xây

dựng danh mục đối tượng kế toán, cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào

cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, dữ liệu đầu vào là thành phần quan

trọng, quyết định rất nhiều đến khả năng cung cấp thông tin của một hệ thống kế

toán. Nếu quá trình tổ chức một hệ thống kế toán mà không quan tâm đến việc

thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết sẽ tạo ra những thông tin

Trang 19

không hữu ích và không phù hợp. Hơn nữa, khi phát sinh các nhu cầu quản lý, nhu

cầu thông tin mới trong quá trình sử dụng hệ thống kế toán hiện hành sẽ rất khó

phải thay đổi hoặc thu thập thêm các dữ liệu đầu vào dựa trên cách tổ chức thu

thập dữ liệu cũ mà nhiều khi cần phải thay đổi và tổ chức lại một hệ thống kế toán

mới. Do đó, quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán sẽ phải phụ

thuộc rất nhiều vào quá trình đánh giá, nhận dạng các yêu cầu thông tin, yêu

cầu quản lý đặt ra đối với hệ thống kế toán trong hoạt động hiện tại và phát triển

tương lai của doanh nghiệp. Một trong những chức năng của kế toán là sự phản

ánh và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp các thông tin hữu

ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, do đó quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào

cho hệ thống kế toán chính là việc xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu

thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán.

1.3.3.3 Xây dựng hệ thống chứng từ

Bên cạnh việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán như đãt trình bày ở

mục 1.2.1.2, trong điều kiện tin học hóa, khi xây dựng quy trình lập và luân chuyển

chứng từ cần lưu ý đến các ảnh hưởng của việc sử dụng phần mềm kế toán. Đồng

thời có nhiều công việc được thực hiện riêng lẻ khi làm kế toán thủ công có thể

gộp chung khi làm kế toán máy, điều này sẽ dẫn đến việc điều chỉnh quy trình cho

phù hợp. Bên cạnh đó, khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá

thay cho việc ghi sổ thủ công là việc nhập liệu vào phần mềm kế toán, do đó sau

khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác định các nội dung nhập liệu

cần thiết vào phần mềm và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu liên quan.

1.3.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.

Tuân thủ những nội dung được trình bày ở khoản 1.2.1.2 .

1.3.3.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán.

Việc vận dụng các hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ kế toán và

phải phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh vày yêu cầu quản lý của

Trang 20

doanh nghiệp. Khi tiến hành tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hoá, sổ kế toán

là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, do đó cần đáp ứng các yêu

cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán.

Hình thức kế toán được áp dụng trong trường hợp tin học hoá công tác kế toán là

hình thức kế toán trên máy tính, được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế

toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế

toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán

không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế

toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Như vậy, khi vận dụng hình thức kế toán trên máy tính điều cần quan tâm là

bên cạnh những sổ kế toán sẵn có, doanh nghiệp cần thiết kế thêm các sổ kế toán

phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và lựa chọn phần mềm kế toán có thể in

được những sổ kế toán đó, ngoài ra phần mềm kế toán cần đáp ứng các yêu cầu của

Luật Kế toán, của nghị định 129/2004/NĐ-CP và của thông tư 103/2005/TT-BTC

ngày 24/11/2005 về việc ghi nhận, chỉnh sửa, lưu trữ dữ liệu trong điều kiện kế

toán trên máy tính.

1.3.3.6 Các chính sách kế toán

Tổ chức công tác kế toán cũng cần quy định đầy đủ các phương pháp, các

chính sách kế toán khác như phương pháp kê khai hàng tồn kho, phương pháp tính

giá hàng tồn kho, … được sử dụng tại doanh nghiệp và cam kết thực hiện đúng

những chính sách, phương pháp kế toán mà trong ít nhất là 1 niên độ kế toán.

Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán, các chính sách, phương pháp kế

toán này cần được trình bày đầy đủ, rõ ràng nhằm thuận tiện cho việc lựa chọn

đánh giá phần mềm hoặc viết chương trình phần mềm kế toán.

1.3.3.7 Thiết lập các báo cáo đặc thù

Bên cạnh hệ thống sổ, báo cáo kế toán theo mẫu quy định của chế độ kế

Trang 21

toán, doanh nghiệp còn cần rất nhiều mẫu biểu báo cáo khác nhằm phục vụ cho

nhu cầu thông tin của mình. Do đó khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin

học hoá, cần căn cứ và nhu cầu thông tin để thiết kế chi tiết các báo cáo kế toán

cần thiết, đặc biệc là các báo cáo kế toán quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp

như các báo cáo dự toán, các báo cáo phân tích công nợ, … Ngoài ra hệ thống báo

cáo kế toán của doanh nghiệp nếu được thiết kế tốt sẽ là căn cứ quan trọng khi

đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán.

1.3.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng khi tiến

hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong điều kiện kế toán thủ công mà còn

cả trong điều kiện kế toán trên máy tính. Tuy nhiên, do đặc thù xử lý của hệ thống

kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ công nghệ thông tin mà tổ chức bộ

máy kế toán trong điều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất cơ bản so với

tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công. Những khác biệc đó bắt nguồn

từ khả năng cùng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người, khả năng khắc phục những

giới hạn về không gian, thời gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý đồng thời khối

lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích trên

hệ thống mạng, … Bên cạnh đó, công nghệ thông tin cũng mang lại những thách

thức ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy kế toán, đó là khả năng gian lận của nhân

viên kế toán sẽ cao hơn, độ bảo mật, an toàn thông tin có thể bị ảnh hưởng

nghiêm trọng do rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Bộ máy kế toán

trong doanh nghiệp được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế

toán đáp ứng được các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc ghi nhận, xử

lý, cung cấp thông tin và đảm bảo an toàn cho tài sản. Để tổ chức thành công một

bộ máy kế toán, người làm công tác tổ chức cần lưu ý đến một số vấn đề sau:

Thứ nhất là yêu cầu về nhân sự, nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp

ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp,

phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán

Trang 22

và các quy định trong doanh nghiệp đồng thời đòi hỏi nhân sự trong bộ máy kế

toán phải có kiến thức về máy tính.

Thứ hai là yêu cầu về tổ chức và phân công công tác, khi tổ chức bộ máy

kế toán và phân công công tác, cần đảm bảo cho việc ghi nhận, xử lý và cung

cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo công bằng trong

khối lượng công việc của mỗi nhân viên kế toán, đảm bảo cho mối quan hệ chỉ

đạo từ trên xuống hay báo cáo từ dưới lên luôn được thông suốt. Do đó cần lựa

chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và bố trí cơ cấu nhân sự hợp lý.

Việc phân công công tác cần rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, từng bộ phận,

từng cá nhân.

Thứ ba là yêu cầu về quản lý và kiểm soát, đây là vấn đề đảm bảo cung cấp

thông tin trung thực và đáng tin cậy, đảm bảo an toàn tài sản của doanh nghiệp

luôn là vấn đề hàng đầu khi tổ chức công tác kế toán. Cơ cấu tổ chức quản lý

trong bộ phận kế toán phải rõ ràng, khoa học, có quy chế về lề lối làm việc và các

quy định về quan hệ với nội bộ doanh nghiệp hay với các đối tượng bên ngoài

doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát cao, đáp ứng

tốt nhất các quy định và các yêu cầu của kiểm soát nội bộ, đặc biệt là các thủ tục

kiểm soát trong môi trường tin học hoá.

1.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với doanh nghiệp

Để có thêm những cơ sở vững chắc cho sự cần thiết phải xây dựng một hệ

thống thông tin kế toán thật sự hiệu quả, trước khi đi vào phân tích đánh giá hệ thống

kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, chúng ta cùng nghiên cứu tầm quan

trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với các doanh nghiệp hiện nay.

1.4.1 Tầm quan trọng của hệ thống kế toán khi phòng kế toán họat động hiệu

quả và đáng tin cậy:

1.4.1.1 Giảm sai sót nhờ quy trình kế toán rõ ràng:

Khi hệ thống kế toán có những quy trình kế toán được viết rõ ràng và áp dụng

Trang 23

nhất quán cùng với việc đối chiếu, kiểm tra số liệu được thực hiện thường xuyên sẽ

giảm bớt các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán không chính xác hoặc

không nhất quán.

1.4.1.2 Số liệu đáng tin cậy hơn nhờ chính sách kế toán rõ ràng:

Các giao dịch và các chi phí khác nhau khi phát sinh sẽ được hạch toán nhất

quán dựa trên các chính sách kế toán chung. Do vậy, chính sách kế toán được xác

định rõ ràng cũng giúp cho việc cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy.

1.4.1.3 Tiết kiệm được thời gian cho cấp lãnh đạo kế toán:

Các quy trình kế toán được lập và vận dụng nhất quán, trách nhiệm kế toán

được phân công rõ ràng và hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho các kế

toán làm việc độc lập hơn, hiệu quả hơn, ít sai sót hơn. Điều này sẽ giải phóng cho kế

toán trưởng hoặc giám đốc tài chính khỏi các công việc hằng ngày và cho phép họ

tập trung vào những công việc hay những phân tích tạo ra giá trị cao hơn cho doanh

nghiệp.

1.4.1.4 Giải quyết đuợc các khó khăn trong trường hợp nhân viên nghỉ

việc:

Trong một bộ máy kế toán vấn đề thuyên chuyển công tác để tránh tình trạng

nhàm chán công việc cho nhân viên và tránh được sức ỳ của công việc hoặc vấn đề

thay đổi nhân sự là một vấn đề thường xuyên xảy ra, những thay đổi này trong thời

gian đầu chắc chắn sẽ ảnh hưởng nhiều đến công tác kế toán. Tuy nhiên, những khó

khăn này sẽ không trở thành vấn đề lớn cho lãnh đạo phòng kế toán nếu như có được

một hệ thống kế toán hiệu quả với phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng.

Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống 1.4.2

kiểm soát nộ bộ tốt

1.4.2.1 Phát hiện gian lận và trộm cắp

Hệ thống kế toán có những báo cáo chính xác về những tài sản như tiền, hàng

Trang 24

tồn kho và tài sản cố định cũng như việc đối chiếu, kiểm tra thường xuyên sổ sách sẽ

giúp nhanh chóng tìm ra những chênh lệch trên sổ sách và thực tế và từ đó nhanh

chóng phát hiện ra những gian lận và trộm cấp nếu có.

1.4.2.2 Tách biệt nhiệm vụ

Hệ thống kế toán tách biệt nhiệm vụ rõ ràng sẽ không cho phép một cá nhân

nào vừa hạch toán, vừa xử lý tất cả những công đọan của một nghiệp vụ và do đó sẽ

giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.

Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống chi 1.4.3

phí tốt

1.4.3.1 Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ:

Một hệ thống chi phí tốt như hệ thống chi phí dựa trên họat động cho phép các

doanh nghiệp biết được những chi phí thực của những sản phẩm, phòng ban, khách

hàng, … nhất định bằng cách phân bổ những chi phí như điện, nước, khấu hao, chi

phí nhân công và tổng chi phí cho các sản phẩm, phòng ban và khách hàng đó. Điều

này giúp doanh nghiệp có những hiểu biết rõ ràng về những lĩnh vực nào kinh doanh

có lãi, những lĩnh vực nào kinh doanh chưa có hiệu quả từ đó có những chiến lược

kinh doanh phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.4.3.2 Định giá hiệu quả

Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên họat động sẽ cho

biết giá thành của một đơn vị sản phẩm ở các mức sản xuất khác nhau và từ đó giúp

doanh nghiệp định giá bán trên thị trường một cách chính xác, hợp lý nhất, điều này

càng có ý nghĩa đặc biệt đối với những doanh nghiệp cạnh tranh chủ yếu bằng giá bán

hoặc có một tỷ lệ chi phí cố định như khấu hao khá lớn trong tổng chi phí, ngoài ra

nó còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi phí của mình từ đó sẽ có một lợi thế cạnh tranh

Trang 25

đáng kể khi định giá bán.

1.4.3.3 Tìm ra lĩnh vực giảm chi phí

Một hệ thống chi phí hiệu quả sẽ không chỉ giúp cho doanh nghiệp định giá

bán hợp lý nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường, xác định đuợc những

lĩnh vực, ngành hàng nào kinh doanh có hiệu quả để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh

nghiệp mà còn là cơ sở để doanh nghiệp tìm ra những chi phí nào có thể giảm được

để tiết kiệm nhất chi phí bỏ ra.

Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có thông tin quản trị 1.4.4

tốt

1.4.4.1 Cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật cho ban lãnh đạo

Một hệ thống kế toán vững mạnh sẽ cung cấp thông tin hữu ích và đáng tin cậy

cho ban lãnh đạo, chẳng hạn như các báo cáo quản trị hàng tháng. Các báo cáo này

giúp cho ban lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý đúng đắn và các báo cáo này thường

đưa ra các thông tin sau:

• Doanh thu, chi phí, lợi nhuận cho từng phòng ban, từng lĩnh vực kinh doanh,

từng sản phẩm … để cho ban giám đốc thấy được nguồn góc của lãi lỗ.

• So sánh kết quả kinh doanh thực tế với kế hoạch hoặc ngân sách đề ra.

• Xu hứơng biến động chi phí theo thời gian.

• Phân tích các chỉ số để quản lý tài sản như khoản phải thu, tiền mặt, hàng tồn

kho.

• Các phương pháp khác nhau để đo lường hiệu quả họat động như tỷ số doanh

thu trên nhân viên, doanh thu trên máy móc, giá trị phề phẩm trong từng giai

đọan sản xuất, tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, hệ số vòng quay vốn lưu động, tỷ

suất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư. …

1.4.4.2 Cung cấp thông tin đánh giá kết quả công việc

Khi doanh nghiệp có hệ thống kế toán có thể đưa ra các báo cáo đáng tin cậy

Trang 26

và chi tiết ở cấp phòng ban, họat động của các phòng ban hoặc trưởng các phòng ban

được đánh giá dựa vào khả năng họ đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc giảm đuợc chi

phí trong ngân sách được duyệt, điều này hổ trợ hệ thống đánh giá kết quả công việc

một cách hiệu quả.

1.4.4.3 Dự toán và lập kế hoạch tài chính

Các số liệu kế toán được cung cấp một cách chi tiết và đáng tin cậy sẽ giúp

doanh nghiệp tự lập dự toán và kế hoạch phát triển đúng đắn do họ có thể dự toán và

phân bổ chi phí một cách có cơ sở và điều này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết

định đầu tư đúng đắn.

Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin kế toán xét dưới góc độ 1.4.5

của thuế

1.4.5.1 Giảm đáng kể rủi ro tiền phạt tránh thuế

Một hệ thống kế toán vững mạnh và việc cung cấp thông tin chính xác cho cơ

quan thuế sẽ làm giảm đáng kể rủi ro liên quan đến việc tránh thuế giúp cho ban giám

đốc doanh nghiệp không phải bị cơ quan thuế kiểm tra, giám sát chặt chẽ và yên tâm

tập trung vào việc kinh doanh của mình.

1.4.5.2 Đảm bảo tuân thủ pháp luật nhưng tiết kiệm tốt nhất các khoản

thuế phải nộp một cách hợp pháp

Hệ thống kế toán hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng

theo các quy định của thuế mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những khoản

thuế phải nộp bằng những cách thức hợp pháp.

Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với việc 1.4.6

huy động vốn

1.4.6.1 Giá trị tăng thêm

Các nhà đầu tư vốn cổ phần sẽ chấp nhận trả giá cao hơn cho doanh nghiệp có

hệ thống thông tin kế toán minh bạch vì rủi ro đối với các nhà đầu tư sẽ thấp hơn khi

Trang 27

các nhà đầu tư có thể tin tưởng vào vị thế tài chính của doanh nghiệp. Có được giá trị

tăng thêm rất quan trọng khi doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khóan.

Ngoài ra việc công bố kịp thời và chi tiết các báo cáo tài chính cũng như những thông

tin hữu ích khác cũng hấp dẫn đối với các nhà đầu tư giúp tạo ra giá trị tăng thêm cho

doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hiện đang niêm yết trên thị trường chứng khóan Việt

Nam có giá trị thị trường thấp một phần là do nhìn nhận của các nhà đầu tư là các

doanh nghiệp Việt nam nói chung là có mức độ minh bạch thấp và các tiêu chuẩn

quản trị doanh nghiệp chưa cao.

1.4.6.2 Vay vốn ngân hàng dễ hơn:

Giống như các nước khác, doanh nghiệp được các ngân hàng cho vay vốn trung

và dài hạn chủ yếu dựa trên khả năng doanh nghiệp tạo ra nguồn tiền trong tương lai,

tuy nhiên, những doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán minh bạch sẽ dễ vay vốn

ngân hàng hơn vì độ tin cậy cao hơn khi dự toán nguồn tiền của những doanh nghiệp

này.

KẾT LUẬN CHƯƠNG MỘT

Nội dung chương một là cơ sở lý luận, là lý thuyết chung về hệ thống kế toán,

tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích và làm thế nào để xây dựng

được hệ thống kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích đó cho các đối tượng sử

dụng thông tin. Bắt đầu từ lý thuyết tổng quát một số vấn đề cơ bản sau đó là lý

thuyết tổng quát về nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghệp nói chung,

đặc biệt nghiên cứu sâu hơn về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

và bên cạnh đó, để cũng cố cơ sở lý luận trước khi đi vào nghiên cứu tình hình tổ

chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, tác giả tập trung phân

Trang 28

tích tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh đối với doanh nghiệp.

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH

NGHIỆP HIỆN NAY

Từ những cơ sở lý luận trong chương một, chương hai này sẽ tập trung vào

việc khảo sát, tìm hiểu, đánh giá về các đặc điểm của hệ thống kế toán, cách thức tổ

chức áp dụng, phân tích về những khó khăn mà các doanh nghiệp Việt Nam gặp phải

khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa. Cơ sở để đưa ra các nhận

xét, đánh giá là kết quả của việc khảo sát về công tác tổ chức hệ thống kế toán của

các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các vùng lân cận.

2.1 Đặc điểm của hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện

nay

Các nhân tố chi phối đến công tác tổ chức hệ thống kế toán tác động không

nhỏ đến việc hình thành đặc điểm của hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp

Việt Nam hiện nay, những doanh nghiệp khác nhau thì mức độ tác động của các nhân

tố này đến công tác tổ chức hệ thống kế toán sẽ khác nhau. Trong những nhân tố đó,

môi trường kinh doanh, đặc biệt là môi trường pháp lý mà cu thể hơn là hệ thống các

văn bản pháp lý là nhân tố chi phối mạnh mẽ đến công tác tổ chức hệ thống kế toán ở

các doanh nghiệp Việt Nam. Các nội dung bên dưới sẽ cụ thể hóa cho sự tác động

này.

2.1.1 Hệ thống các băn bản pháp luật tác động đến hệ thống kế toán doanh

nghiệp Việt Nam hiện nay

Hệ thống các văn bản pháp luật chi phối lớn đến công tác tổ chức hệ thống kế

toán doanh nghiệp Việt Nam hiện nay bao gồm Luật kế toán, Quyết Định số

15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 và Quyết Định số

48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính; chuẩn mực kế toán

Trang 29

Việt Nam và các văn bản pháp quy về thuế.

2.1.1.1 Nội dung cơ bản của luật kế toán

Luật kế toán ở Việt Nam đã được Quốc hội khóa XI thông qua ngày

19/06/2003 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/1/2004, sau đó được cụ thể hóa bằng

hai Nghị định hướng dẫn Nghị định số 128 ngày 31/05/2004 áp dụng cho các đơn vị

kế toán trong lĩnh vực của Nhà Nước và Nghị định số 129 ngày 31/05/2004 áp dụng

cho các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kinh doanh là vô cùng cần thiết và cấp bách,

trước hết là để đáp ứng sự phát triển kinh tế của đất nước thỏa mãn các yêu cầu kinh

tế thị trường ở Việt Nam, đồng thời phù hợp với xu thế hội nhập với các nước thành

viên ASEAN, cộng đồng quốc tế khu vực và trên toàn thế giới. Với việc thực hiện

luật kế toán tốt sẽ giúp đạt được các mục tiêu như tạo ra một khung pháp lý toàn bộ,

cơ bản cao nhất và toàn diện nhất cho hệ thống kế toán ở Việt Nam, góp phần hoàn

thiện hệ thống pháp luật phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, tạo điều kiện

mở rộng hợp tác kinh tế với các nước trong khu vực và trên toàn thế giới; đồng thời

góp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành; thực hiện

việc kiểm kê, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các

thành phần kinh tế và cuối cùng là đáp ứng và phục vụ tốt yêu cầu đổi cơ chế quản lý

kinh tế, bảo đảm những thông tin bằng số liệu đầy đủ, kịp thời, chính xác và thống

nhất ở mỗi cấp, mỗi ngành và trong cả nước.

Những điểm mới của Luật kế toán Việt Nam, được ghi nhận so với Pháp lệnh kế

toán – thống kê được ban hành truớc đây thể hiển ở chỗ: thứ nhất, Luật kế toán Việt

Nam ra đời quy định một cách đầy đủ hơn về công tác kế toán cho những thành phần

kinh tế khác nhau; thứ hai, có sự thừa nhận các khái niệm và nguyên tắc hoạt động

của nền kinh tế thị trường; thứ ba, vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý ( Người

đứng đầu đơn vị) được đề cập đến một cách rõ ràng và chi tiết hơn; thứ tư, thừa nhận

một cách chính thức hoạt động của nghề nghiệp kế toán và thứ năm, đề cập đến vai

Trang 30

trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

2.1.1.2 Nội dung cơ bản của Quyết Định 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/03/2006 và Quyết Định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ

Tài Chính

Hai quyết định này ban hành chế độ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp bao

gồm bốn phần: phần thứ nhất là hệ thống tài khoản kế toán, phần thứ hai là hệ thống

báo cáo tài chính, phần thứ ba là chế độ chứng từ kế toán và phần thứ tư là chế độ sổ

kế toán.

Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC nội dung đầy đủ áp dụng đuợc đối với tất cả

các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề kinh tế. Trong khi đó Quyết

Định số 48/2006/QĐ-BTC với nội dung tóm lược hơn và được áp dụng cho các

doanh ngiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề kinh tế trong

cả nước là công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp doanh, doanh

nghiệp tư nhân và hợp tác xã nhưng không áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước,

công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, công ty cổ phần niêm yết trên

thị trường chứng khóan, hợp tác xã nông nghiệp và hợp tác xã tín dụng.

Các doanh nghiệp, công ty, tổng công ty căn cứ vào “Chế độ kế toán doanh

nghiệp” tiến hành nghiên cứu, cụ thể hóa và xây dựng chế độ kế toán, các quy định cụ

thể về nội dung, cách vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý

từng ngành, từng lĩnh vực hoạt động, từng thành phần kinh tế. Trường hợp có sửa đổi,

bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi báo cáo tài chính phải có sự thỏa thuận

bằng văn bản của Bộ Tài Chính.

2.1.1.3 Nội dung cơ bản của chuẩn mực kế toán

Trong thời gian qua, toàn bộ công tác kế toán ở Việt Nam bị chi phối bởi các

quy định về tài chính pháp lý chủ yếu do Bộ Tài Chính ban hành, đó là những quy

định về tài chính và kế toán. Các quy định trên đã giúp Nhà Nước quản lý nền kinh tế

vĩ mô, thế nhưng khi thị trường chứng khoán hình thành và phát triển, các cổ đông

cần những thông tin đáng tin cậy và chính vì vậy cần thay thế các quy định tài chính

Trang 31

hiện hành bằng các chuẩn mực kế toán và sử dụng chúng làm cơ sở để trình bày, công

bố và đánh giá các báo cáo tài chính và phần lớn đó là những chuẩn mực liên quan

đến những thể chế chưa phù hợp với luật pháp Việt Nam. Do vậy, để hoàn thiện hệ

thống kế toán Việt Nam, Bộ Tài Chính xây dựng khuôn mẫu lý thuyết – Chuẩn mực

số 1: Chuẩn mực chung ( Theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002). Sự

cần thiết của chuẩn mực này bao gồm: thứ nhất, các quy định dù rất chi tiết cũng

không thể dự kiến trước hoặc bao trùm mọi loại nghiệp vụ kinh tế đa dạng và phong

phú trong thực tế. Do thiếu khuôn mẫu, nên các kế toán viên, kiểm toán viên sẽ khó

tìm phương pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề thực tiển phát sinh; thứ hai,

khuôn mẫu sẽ giúp người sử dụng hiểu rõ hơn các nội dung công bố trong báo cáo tài

chính cũng như các quy định liên quan; thứ ba, khuôn mẫu là cơ sở để xây dựng các

quy định hay chuẩn mực.

Khi xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán, trước tiên cần xác lập mục tiêu

của báo cáo tài chính mà mục tiêu đó chính là cung cấp thông tin về tình hình tài

chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các biến động về tình hình tài chính. Vì vậy,

hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã và đang được xây dựng song trước mắt sẽ

chỉ là là bộ phận của hệ thống kế toán Việt Nam (VAS), nhằm đưa ra các nguyên tắc

cơ bản giúp cho người làm công tác kế toán có thể có cơ sở để giải quyết những

nghiệp vụ chưa được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài

chính, … và các nguyên tắc này cũng làm cơ sở cho việc điều chỉnh các quy định kế

toán không còn hợp lý sau này để từng bước phù hợp hơn với hệ thống thông lệ quốc

tế. Về lâu dài, hệ thống chuẩn mực này còn có thể thay thế hoặc tiếp tục song hành

với hệ thống chế độ kế toán và còn tùy thuộc vào sự phát triển của nền kinh tế thị

trường nhất là thị trường chứng khoán, thị trường tài chính Việt Nam, sự phát triển

của nghề nghiệp kế toán tại Việt Nam …

2.1.1.4 Các văn bản pháp quy về thuế:

Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay có thể có nghĩa vụ phải nộp các loại thuế

như thuế nhà Thầu, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế xuất

Trang 32

nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng, và các loại thuế khác. Mỗi loại

thuế đó tùy từng thời điểm mà có Nghị định và Thông tư hướng dẫn riêng để doanh

nghiệp áp dụng và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của mình, những Nghị Định và Thông

tư hướng dẫn của thuế đều tác động đến công tác tổ chức hệ thống kế toán. Tùy theo

hướng dẫn của Thông tư và Nghị Định mà công tác tổ chức hệ thống kế toán phải tổ

chức phù hợp sao cho hệ thống kế toán có thể cung cấp được thông tin phục vụ cho

việc lập báo cáo.

2.1.2 Đặc điểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Các nhân tố khác bao gồm nhu cầu thông tin kế toán, yêu cầu quản lý doanh

nghiệp và yêu cầu kiểm soát, mỗi nhân tố đều có những tác động riêng đến việc hình

thành đặc điểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

Để có cơ sở phân tích cụ thể hơn sự chi phối của những nhân tố này, chúng ta phân

chia các nhân tố đó thành hai nhóm chính, một nhóm là các nhân tố tác động do các

yêu tố liên quan đến bên ngoài doanh nghiệp như hệ thống các văn bản pháp luật,

…hay nói cách khác nhóm này tác động đến việc thiết lập hệ thống kế toán đáp ứng

yêu cầu cung cấp thông tin cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính và một nhóm là

các nhân tố do các yếu tố liên quan đến bên trong doanh nghiệp như yêu cầu quản lý

của doanh nghiệp, …. hay nói cách khác nhóm này tác động đến việc thiết lập hệ

thống kế toán đảm bảo cung cấp thông tin cho việc lập và trình bày báo cáo quản trị.

Nhìn chung, đối với hệ thống báo cáo tài chính mặc dù chuẩn mực kế toán còn

nhiều sự khác biệt so với thông lệ quốc tế nhưng hầu hết các vấn đề liên quan đến

việc lập và trình bày báo cáo tài chính đều có những văn bản pháp quy hướng dẫn cụ

thể nên hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hoàn toàn có thể cung cấp

được thông tin đáp ứng theo yêu cầu. Trong khi đó, do tính chất đặc thù riêng và tùy

thuộc vào yêu cầu quản lý doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp tự thiết kế cho mình

hệ thống báo cáo quản trị riêng, đồng thời do ở Việt Nam kế toán quản trị còn là vấn

đề khá mới mẻ nên mặc dù có nhiều doanh nghiệp hiện nay đã tổ chức công tác kế

toán quản trị nhưng nhìn chung kế toán quản trị hiện nay chưa thật sự phát triển thành

Trang 33

kỹ năng nghề. Các nội dung tiếp theo sẽ cụ thể hóa cho những nhận định này.

2.1.2.1 Đặc điểm hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

nhìn từ góc độ báo cáo tài chính

Theo quy định của Nhà nước được đề cập ở trên thì hầu hết các doanh nghiệp

họat động tại Việt Nam đều phải lập và nộp báo cáo tài chính, do vậy, các doanh

nghiệp Việt Nam đều phải tuân thủ quy định này trừ những trường hợp doanh nghiệp

bỏ trốn. Xét về chất lượng của báo cáo, chúng ta tạm chia những doanh nghiệp Việt

Nam nói chung làm hai nhóm, nhóm thứ nhất bao gồm những công ty Nhà Nước,

những công ty có vốn đầu tư nước ngoài, những công ty cổ phần được niêm yết trên

thị trường chứng khoán, những công ty khác làm ăn chân chính và có kiểm toán độc

lập kiểm toán hằng năm và nhóm thứ hai là những doanh nghiệp còn lại. Đối với

nhóm thứ nhất, chất lượng báo cáo tài chính tương đối tốt, hầu hết họ luôn tuân thủ

những quy định của chuẩn mực kế toán và tuân thủ những quy định về thuế, số liệu

trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanh

nghiệp. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp này, nhìn chung bộ máy kế toán được tổ chức

rất chặt chẽ, gọn nhẹ và hoạt động khá hiệu quả và đa phần trong số này hệ thống kế

toán được thiết lập tốt không chỉ đảm bảo cho mục đích báo cáo tài chính của doanh

nghiệp mà còn cung cấp được thông tin cho mục đích báo cáo quản trị. Một trong

những doanh nghiệp đặc trưng cho nhóm này hiện nay mà tác giả được biết là công ty

UNILEVER Việt Nam, VINAGAME …

Đối với nhóm thứ hai, đa số các báo cáo tài chính chưa phản ánh được thông

tin một cách trung thực, hợp lý, đáng tin cậy tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Đặc biệt trong nhóm này là những công ty vừa và nhỏ, nhiều công ty lập báo cáo tài

chính chủ yếu mang tính chất đối phó với những cơ quan quản lý Nhà Nước. Tình

trạng này là do một số những nguyên nhân sau đây: một là, doanh nghiệp còn mang

nặng tư tưởng trốn tránh nghĩa vụ thuế phải nộp. Trong công tác kế toán có nhiều

công ty không có kế toán thường xuyên túc trực để phản ánh chi tiết, cập nhật kịp thời

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà thuê một kế toán làm dịch vụ lập báo cáo tài

chính, báo cáo thuế, đối với những doanh nghiệp này thông thường có hai hệ thống

Trang 34

sổ sách kế toán để phản ánh thông tin. Một là hệ thống là dùng cho mục đích về thuế,

đối với hệ thống này, những chi phí có hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp sẽ được

ghi nhận và phản ánh còn những chi phí không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ thì sẽ

được ghi nhận vào hệ thống sổ sách thứ hai dùng cho nội bộ. Còn về doanh thu,

những khoản doanh thu nào có phát hành hóa đơn thì sẽ được ghi nhận, những khoản

doanh thu nào không có hóa đơn, chứng từ sẽ không đưa vào sổ sách. Người làm

công tác kế toán cho những doanh nghiệp này phải làm nhiệm vụ sao cho sổ sách cân

đối và phản ánh thông tin một cách khá hợp lý cho người đọc báo cáo. Hệ thống báo

cáo thứ hai là nhằm mục đích phản ánh thông tin cho toàn doanh nghiệp và không

được cung cấp cho cơ quan chức năng khi họ kiểm tra tình hình tài chính của doanh

nghiệp đó; hai là, trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có rất nhiều khoản

chi phí không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ hợp pháp, đối với những khoản chi này,

thường được các doanh nghiệp không phản ánh vào sổ sách kế toán và từ đó cũng góp

phần làm cho báo cáo tài chính phản ánh không trung thực, hợp lý tình hình tài chính

của doanh nghiệp và thứ ba là sai sót trong quá trình hạch toán mà cụ thể là trong quá

trình làm công tác kế toán, có những sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin. Có

những sai sót là không cố ý nhưng cũng có những sai sót là do cố ý. Mà những sai sót

này nếu như không được phát hiện và điều chỉnh kịp thời thì sẽ làm cho thông tin trên

báo cáo tài chính bị phản ánh sai lệch.

2.1.2.2 Đặc điểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt

Nam hiện nay nhìn từ góc độ báo cáo quản trị

Ở Việt Nam, kế toán quản trị là thuật ngữ mới xuất hiện trong những năm đầu

thập kỷ 90 và đã thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp. Hiện nay, một số doanh

nghiệp đã bước đầu vận dụng và xây dựng cho mình một bộ máy kế toán quản trị

riêng biệt. Đánh dấu cho sự mở đầu này khi Luật Kế toán Việt Nam được Quốc hội

nước Cộng hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khoá XI kỳ họp thứ 3 thông qua ngày

17/6/2003 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2004 đã quy định về kế toán quản trị ở các

đơn vị như sau: kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính

theo yêu cầu và quyết định kế toán trong nội bộ đơn vị kế toán (Luật Kế toán Việt

Trang 35

Nam - điều 3, khoản 4). Tuy nhiên, việc này chỉ được dừng lại ở góc độ nhìn nhận và

xem xét, chưa có một quyết định cụ thể hay hướng dẫn thi hành mang tính tổng quát,

do đó việc hiểu và vận kế toán quản trị ở các doanh nghiệp Việt Nam chưa thật sự

phát triển thành kỹ năng nghề.

Ngày 16/01/2006, Bộ tài chính tổ chức lấy ý kiến về việc ban hành thông tư

hướng dẫn về thực hiện kế toán quản trị tại trường Đại học Kinh tế TP.HCM. Có thể

nói, đây là động thái đầu tiên thể hiện sự quan tâm của cấp Nhà nước đối với việc

thực hiện kế toán quản trị tại Việt Nam. Đến ngày 12/6/2006, Thông tư số

53/2006/TT-BTC của Bộ Tài Chính về hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong

doanh nghiệp chính thức được ra đời nhằm hướng dẫn cho các doanh nghiệp thực

hiện kế toán quản trị. Từ khi ra đời đến nay kế toán quản trị vẫn mò mẫm lối đi, vẫn

chưa có một tổ chức nào có đủ chuyên môn và kinh nghiệm chuyên tư vấn xây dựng

hệ thống kế toán quản trị. Còn đối với các doanh nghiệp, thì kế toán quản trị vẫn còn

xa vời về mặt lý luận lẫn vận hành trong thực tế. Theo xu thế phát triển chung, kế

toán quản trị vào Việt Nam ban đầu với hình thái hệ thống lập kế hoạch (dự toán ngân

sách) và quản trị chi phí. Phương pháp lập kế hoạch đã bắt đầu sơ khai từ sau những

năm 1985, tuy nhiên bước đầu còn đơn giản và thiếu chính xác. Sau khi kinh tế tư

nhân phát triển thì việc lập kế hoạch phục vụ cho nhu cầu hoạch định của doanh

nghiệp mới được phát triển mạnh mẽ. Phương pháp lập kế hoạch ở nhiều doanh

nghiệp cũng khác nhau. Về cơ bản, phương pháp lập kế hoạch được phân làm 2 cách:

thứ nhất, lập kế hoạch dự trên sự tăng trưởng. Các doanh nghiệp thường dựa trên sự

phát triển của công ty và các số liệu quá khứ (tốc độ tăng trưởng của doanh thu, mức

độ gia tăng chi phí) và ước lượng kế hoạch thực hiện cho tương lai. Phương pháp này

thường được vận dụng khá phổ biến hiện nay do dể thực hiện và ước lượng tương đối

chính xác và các doanh nghiệp hoạt động trong khối sản xuất thường vận dụng theo

phương pháp này; thứ hai, lập kế hoạch dựa vào mục tiêu của doanh nghiệp. Các

doanh nghiệp thường dựa vào mục tiêu tăng trưởng của mình trong thời gian tới và đề

ra kế hoạch hành động sao cho thực hiện được mục tiêu đó, phương pháp lập kế

hoạch này thường được vận dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực

Trang 36

dịch vụ. Ngoài ra, rất ít doanh nghiệp chú trong đến việc lập kế hoạch kết hợp giữa

hai phương pháp trên do sự phức tạp trong khâu lượng hoá số liệu kế hoạch và hạ

tầng thông tin chưa đáp ứng được.

Hệ thống quản trị và kiểm soát chi phí cũng được hình thành theo nhu cầu

quản trị của doanh nghiệp, theo cùng với hệ thống lập kế hoạch (dự toán). Tuy nhiên,

việc kiểm soát chi phí chỉ dừng lại ở một vài khoản mục chi phí phát sinh tương đối

lớn và chiếm tỉ trọng cao như: chi phí quảng cáo tiếp thị, chi phí vận chuyển, lương…

(trong chi phí bán hàng) ; chi phí tiếp khách, đào tạo,…(trong chi phí quản lý doanh

nghiệp). Bên cạnh đó, việc quản lý chi phí ở khâu sản xuất (đối với doanh nghiệp có

hoạt động sản xuất) cũng được tổ chức chặt chẽ nhằm giảm giá thành sản phẩm.

Như vậy có thể nói rằng, kế toán quản trị ở Việt Nam hiện vẫn chỉ dừng lại ở

khâu lập kế hoạch và quản trị chi phí, chưa tạo ra giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp.

Kế toán quản trị ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn mờ nhạt, chưa thật sự phát

triển thành kỹ năng nghề.

2.1.2.3 Đặc điểm hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt

Nam hiện nay nhìn từ góc độ ứng dụng công nghệ thông tin

Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển nói chung và việc ứng dụng công nghệ

thông tin nói riêng vào nhiều lĩnh vực mang đến những thành công vĩ đại cho nhân

lọai. Hòa theo xu hướng chung đó, công nghệ thông tin cũng đã ứng dụng thành công

trong lĩnh vực kế toán trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, những ứng dụng

đó đã giúp cho hệ thống kế toán của doanh nghiệp họat động hiệu quả hơn và tiết

kiệm chi phí quản lý nhiều hơn.

Hiện nay, rất hiếm những doanh nghiệp Việt Nam làm công tác kế toán ghi sổ

bằng tay và nếu có chỉ là những doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ và nghiệp vụ phát

sinh không nhiều. Đa số những doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép

nghiệp vụ kế toán phát sinh khi và làm công tác báo cáo, một số khác doanh nghiệp

nếu không sử dụng phần mềm kế toán thì sử dụng Microsoft Excel cho công tác kế

toán tại doanh ngiệp, những doanh nghiệp lớn thì hiện nay đang có xu hướng ứng

Trang 37

dụng ERP vào công tác quản lý.

Có thể nói, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán hiện nay đã

mang lại rất nhiều tiện lợi cho công việc, giảm thiểu được chi phí quản lý và tiết kiệm

được rất nhiều thời gian cho công tác kế toán, người làm công tác kế toán đôi khi

không nhất thiết phải vào công ty để làm việc mà có thể truy cập vào hệ thống kế toán

tại nhà thông qua internet và đồng thời sự phát triển của internet còn giúp cho các

doanh nghiệp có thể kết nối với các ngân hàng trong việc thanh toán. Song song đó,

việc truy cập thông tin trực tuyến về tài khoản của doanh nghiệp cũng đã giúp cho kế

toán doanh nghiệp có được thông tin kịp thời về những giao dịch thông qua tài khoản

của doanh nghiệp và giúp cho công tác cập nhật thông tin được nhanh chóng đáp ứng

được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối

với những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý chặt chẽ công nợ và phương thức bán

hàng không có công nợ hoặc những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý công nợ theo

hạn mức cho phép.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán còn mang lại một hiệu quả

rất có ý nghĩa trong việc cung thông tin kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện

nay, công nghệ thông tin không chỉ giúp cho những người làm công tác kế toán cập

nhật nhanh chóng những thông tin cần thiết mà còn giúp cho ban giám đốc công ty có

đuợc những thông tin nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi khi có nhu cầu. Vấn đề này

được thể hiện ở chỗ hiện nay có nhiều doanh nghiệp ứng dụng internet để phục vụ

cho công tác truyền tải thông tin, ở những doanh nghiệp này, để đảm bảo cho yêu cầu

bảo mật thông tin, các báo cáo cần thiết đuợc cung cấp thông qua web và tồn tại lưu

trữ dưới dạng tài nguyên của doanh nghiệp và người sử dụng thông tin được cấp

quyền để truy cập tài nguyên này.

Như vậy, có thể nói, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tuy nhiên mức độ ứng dụng công

nghệ thông tin vào từng doanh nghiệp khác nhau sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô

Trang 38

họat động, điều kiện kỹ thuật và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đó.

2.2 Tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn Thành

Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.

2.2.1 Lý do chọn các doanh nghiệp trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và

các tỉnh lân cận.

Với những ưu thế hơn hẳn so với các vùng khác trên cả nước như cơ sở hạ

tầng xã hội – kỹ thuật tương đối đồng bộ, nguồn nhân lực dồi dào có trình độ chuyên

môn cao, nguồn nguyên liệu về nông nghiệp, công nghiệp, nguồn nguyên liệu thủy

sản khá đồi dào …., Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận hiện nay là khu vực

kinh tế phát triển nhất cả nước, là trung tâm công nghiệp, dịch vụ lớn nhất nước, tỷ

trọng và tốc độ tăng trưởng kinh tế luôn cao và đồng thời là khu vực có sức thu hút

đầu tư nước ngoài lớn so với các khu vực khác trong cả nước.

Một trong những đóng góp quan trọng vào sự tăng trưởng kinh tế và những

thành tựu khác của khu vực này là hiệu quả hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp

trên địa bàn. Mà nói đến hiệu quả kinh tế của các doanh nghiệp phải nói đến sự đóng

góp không nhỏ từ những thông tin kế toán hữu ích.Thật vậy, với lao động có trình độ

cao đồng thời là khu vực có sức thu hút đầu tư nước ngoài khá lớn cùng với sự nhận

thức đúng đắn tầm quan trọng của công tác kế toán, việc tổ chức và hoàn thiện công

tác kế toán ở các doanh nghiệp luôn được chú trọng. Cùng với sự phát triển của công

nghệ thông tin, tin học hóa công tác kế toán đang được đặc biệt quan tâm của rất

nhiều doanh nghiệp và bên cạnh đó là việc kế thừa và tích lũy kinh nghiệm tổ chức

quản lý nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng của một số tập đoàn nước

ngoài nên chất lượng công tác kế toán nhìn chung dần dần được cải thiện tốt hơn để

phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý và điều hành của mỗi doanh nghiệp. Do đó, có

thể nói khu vực Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận là một địa bàn không thể

bỏ qua khi nghiên cứu, đánh giá tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh

Trang 39

nghiệp Việt Nam.

2.2.2 Phương pháp nghiên cứu tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các

doanh nghiệp trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận

Để tiến hành nghiên cứu tình hình tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp

trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, tác giả dùng bảng câu hỏi,

nội dung bảng câu hỏi gồm có 24 câu nằm trong phụ lục số 01 đính kèm luận văn này

và xoay quanh các vấn đề cụ thể như sau: thứ nhất, tìm hiểu sơ lược về ngành nghề

kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và quy mô bộ phận kế toán, nội dung này được thể

hiện trong câu hỏi số 1; thứ hai, tìm hiểu về mức độ tin học hóa công tác kế toán

trong doanh nghiệp được khảo sát, nội dung này sẽ bao gồm những câu hỏi liên quan

để xác định được doanh nghiệp khảo sát có áp dụng công nghệ thông tin vào công tác

kế toán hay không?! Mức độ ứng dụng như thế nào, dùng phần mềm kế toán hay

dùng excel, phạm vi ứng dụng phần mềm kế toán …. các nội dung này được thể hiện

trong các câu hỏi từ câu số 2 đến câu số 7; thứ ba, tìm hiểu về việc kết hợp giữa kế

toán tài chính và kế toán quản trị khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học

hóa ở các doanh nghiệp được khảo sát, những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải

khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong thực tế, nội dung này được

thể hiện trong bảng câu hỏi từ câu 8 đến câu số 14; thứ tư, câu 15 và 16 trong bảng

câu hỏi nhằm mục đích đánh giá chất lượng hệ thống kế toán cung cấp của những

doanh nghiệp được khảo sát; thứ năm, từ câu 17 đến câu 20 nhằm thu thập những khó

khăn của doanh nghiệp được khảo sát trong việc lựa chọn phần mềm kế toán và

những khó khăn khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa cũng như

tìm hiểu về những điều kiện nào cần đó để thực hiện tốt việc tổ chức công tác kế toán

trong điều kiện tin học hóa tại những doanh nghiệp được khảo sát; thứ sáu, tìm hiểu ý

kiến về định hướng đào tạo nguồn nhân lực cho nhu cầu tin học hóa công tác kế toán

hiện nay, nội dung này được thể hiện trong câu hỏi số 21; thứ bảy, tìm hiểu về hiệu

quả so với chi phí đã bỏ ra khi tin học hóa công tác kế toán ở những doanh nghiệp

được khảo sát, nội dung này được thể hiện trong câu số 22; thứ tám, tìm hiểu về một

số phần mềm hiện nay áp dụng tại Việt Nam được thể hiện trong câu hỏi số 23 và nhu

Trang 40

cầu lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán quốc tế.

2.2.3 Kết quả khảo sát.

Bảng câu hỏi được gửi đến 50 doanh nghiệp trong đó 50% là doanh nghiệp

vừa và nhỏ và 50% là doanh nghiệp lớn thuộc hầu hết các ngành nghề, các lĩnh vực

kinh tế, đồng thời tác giả cũng tiến hành tiến tham khảo ý kiến của các chuyên gia

trong lĩnh vực tư vấn triển khai các phần mềm kế toán khá quen thuộc với những

người làm công tác kế toán như lemon3, Solomon, Oracle và kết quả thu thập được

tác giả tổng hợp phân tích như sau:

Về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin: 100% các doanh nghiệp đều trả lời

là sử dụng phần mềm khi thực hiện công tác kế toán, trong đó có 14% dùng excel

tòan bộ là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, 72% dùng phần mềm mua ngoài, 4% dùng

phần mểm tự thiết kế theo đặc thù riêng và 10% là dùng ERP; khi sử dụng phần mềm

kế toán có 60% được khảo sát trả lời là tổ chức triển khai sử dụng cùng với các bộ

phận khác ngoài kế toán và 40% là trả lời không, phần lớn các doanh nghiệp triển

khai sử dụng phần mềm kế toán ở các bộ phận khác trả lời chủ yếu là bộ phận bán

hàng 40%, bộ phận sản xuất 12%, bộ phận phân phối 8%, bộ phận kế hoạch 12% ….;

khi được hỏi về việc kết hợp với kết quả một số phần mềm khác khi làm công tác kế

toán có 38% trả lời là có kết hợp sử dụng và 68% còn lại có câu trả lời là không. Như

vậy, tuy mức độ ứng dụng có sự khác nhau ở các doanh nghiệp nhưng nhìn chung hầu

hết các doanh nghiệp Việt Nam đều ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế

toán.

Khi được hỏi về những báo cáo mà doanh nghiệp phải làm, mức độ việc kết

hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, những khó khăn phát sinh liên quan

đến việc kết hợp này trong thực tế được các doanh nghiệp trả lời như sau: 90% doanh

nghiệp trả lời là ngoài báo cáo tài chính họ phải làm báo cáo quản trị, những báo cáo

quản trị mà họ phải làm là báo cáo phân tích doanh số (70% ), báo cáo kết quả kinh

doanh theo từng lĩnh vực kinh doanh, dự án (74%), báo cáo so sách chi phí giữa ngân

sách , thực tế và kế hoạch (32%), báo cáo theo từng trung tâm chi phí (48%), báo cáo

Trang 41

đặc thù khác( 62%); có đến 76% doanh nghiệp trả lời là phần mềm kế toán có hổ trợ

trong việc làm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, để tổ chức được việc ứng dụng

phần mềm cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị thì có 74% câu trả lời là

kết hợp xây dựng tài khoản kế toán với việc xây dựng các danh mục trung tâm chi

phí, ….; 56% là khó khăn về nhân lực chưa đáp ứng được yêu cầu, 74% là khó khăn

do công tác nhập liệu ban đầu quá chi tiết, 44% lá khó khăn khi xác định tiêu thức

phân bổ cho những chi phí chung, 23% là khó khăn do thông tin cập nhật chưa kịp

thời; có đến 70% câu trả lời là chỉ có một số báo cáo quản trị lấy được từ phần mềm

kế toán và hầu hết các báo cáo quản trị phải làm bằng excel ….

Khi được hỏi về chất lượng báo cáo mà phần mềm kế toán cung cấp, có đến

40% câu trả lời là rất tốt cho báo cáo tài chính nhưng không đảm bảo chất lượng cho

báo cáo quản trị, 46 % cầu trả lời là tương đối đảm bảo chất lượng cho báo cáo tài

chính và báo cáo quản trị. Khi đuợc hỏi về tính kịp thời khi cung cấp thông tin cho

báo cáo quản trị, 66% trả lời là tương đối kịp thời, 6% trả lời là rất kịp thời và 18%

trả lời là chưa kịp thời.

Trong kết quả khảo sát có đến 82% doanh nghiệp cho rằng họ gặp khó khăn

khi lựa chọn phần mềm kế toán; 68% doanh nghiệp quan tâm đến giá cả, 78% doanh

nghiệp quan tâm đến dịch vụ hổ trợ tư vấn triển khai, 90% quan tâm đến phần mềm

phải phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp, 50% cho rằng phần mềm dễ sử

dụng …

Khi đựoc hỏi về những khó khăn mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi tổ

chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, 52% cho rằng vấn đề nhân sự và

việc phân công công việc chưa rõ ràng, 40% cho rằng đội ngũ nhân lực còn hạn chế,

26% cho rằng hệ thống không linh họat, 66% cho rằng phần mềm chưa phù hợp, 40%

cho rằng không nhận đuợc dịch vụ hổ trợ tốt, 26% cho rằng không nhận được sự hổ

trợ từ các phòng ban, 20% cho rằng thiếu sự quyết tâm của ban giám đốc. Và khi

được hỏi về những điều kiện cần có để thực hiện tốt việc tổ chức công tác kế toán

trong điều kiện tin học hóa, 80% cho rằng cần phải tổ chức bộ máy kế toán với sự

Trang 42

phân công công việc rõ ràng, 66% cho rằng cần phải lựa chọn phần mềm phù hợp,

54% cho rằng cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng dữ liệu ban đầu, 44% cho rằng

cần phải có đội ngũ nhân viên có năng lực và cần có sự quyết tâm của ban giám đốc.

Khi được hỏi về định hướng đào tạo nguồn nhân lực, 94% ý kiến cho rằng cần

nắm vững kiến thức chuyên môn, 90% cho rằng ngoài kiến thức chuyên môn cần có

kỹ năng tổ chức và giải quyết tốt vấn đề, 78% cần có phẩm chất đạo đức tốt, …

Khi được hỏi về hiệu quả khi sử dụng phần mềm kế toán,80% cho rằng hiệu

quả so với chi phí bỏ ra, 16% cho rằng rất hiệu quả so với chi phí bỏ ra và 4% cho

rằng không hiệu quả so với chi phí bỏ ra. Khi được hỏi về những phần mềm kế toán

có thể áp dụng cho các doanh nghiệp vửa và nhỏ như Exact, Fast, Unesco, Bravo,

Lemon3, Accnet2000, Misa … và những phần mềm có thể áp dụng cho những công

ty lớn như Solomon, SAP, Oracle ….

Khi được hỏi về nhu cầu và sự cần thiết khi lập báo cáo tài chính theo chuẩn

mực kế toán quốc tế, có đến 46% cho rằng họ có nhu cầu. Như vậy có thể nói, các

doanh nghiệp Việt Nam hiện nay không những lập báo cáo theo chuẩn mực kế toán

Việt Nam mà còn phải lập báo cáo theo chuẩn mực kế toán quốc tế theo yêu cầu quản

lý.

2.3 Đánh giá về công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa ở các doanh

nghiệp Việt Nam hiện nay dựa trên kết quả khảo sát.

Hiện nay, nhìn chung, do mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

kế toán có sự khác nhau ở các doanh nghiệp Việt Nam nên công tác tổ chức kế toán

trong điều kiện tin học hóa cũng có sự khác nhau ở các doanh nghiệp.

Có những doanh nghiệp mức độ dụng công nghệ thông tin chỉ ở cấp độ phạm

vi nội bộ phòng kế toán và chủ yếu là phục vụ cho yêu cầu báo cáo tài chính của

doanh nghiệp, yêu cầu về báo cáo quản trị doanh nghiệp chưa đòi hỏi nhiều. Đối với

những doanh nghiệp này, công tác tổ chức kế toán tương đối đơn giản. Cụ thể là trên

cơ sở phần mềm kế toán có sẵn, người tổ chức công tác kế toán tiến hành các danh

mục đối tượng kế toán, xây dựng hệ thống tài khoản, xây dựng hệ thống chứng từ, lựa

Trang 43

chọn hình thức kế toán, lập các báo cáo đặc thù …. và tổ chức vận hành hệ thống kế

toán. Đối với những công việc tổ chức trên do yêu cầu cung cấp thông tin của hệ

thống kế toán chủ yếu là nhằm cho mục tiêu báo cáo tài chính nên công tác tổ chức

vận dụng hệ thống tài khoản kế toán được quan tâm chú trọng nhiều nhất. Đối với

những doanh nghiệp này, hệ thống tài khoản theo quy định hiện hành sẽ được áp

dụng triệt để và trên cơ sở hệ thống tài khoản này, người tổ chức công tác kế toán tiến

hành thiết lập thêm một số tài khoản cấp 3, cấp 4 để phân loại những chi phí phát sinh

mà doanh nghiệp cần quan tâm và yêu cầu cần cung cấp. Đối với việc xây dựng các

doanh mục kế toán, do đa số các phần mềm kế toán hiện nay đều yêu cầu cần thiết lập

như danh mục đối tượng khách hàng, danh mục đối tượng nhà cung cấp, danh mục tài

sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho … nên những doanh nghiệp này cũng

tiến hành xây dựng từ việc tổng hợp đến chi tiết nhưng việc xây dựng chưa nhất quán,

chưa thể hiện được tính khoa học và đôi khi, người tổ chức công tác kế toán xây dựng

các danh mục này với hệ thống mã mang tính chất gợi nhớ để dễ dàng cho công tác

nhập liệu. Công tác tổ chức kế toán theo mô hình này thường xảy ra ở những doanh

nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hoặc những doanh nghiệp mới thành lập, nghiệp vụ

kinh tế phát sinh ít hoặc đối với những doanh nghiệp mà hệ thống thông tin kế toán

chỉ mục đích duy nhất là đối phó với cơ quan bên ngoài. Nhìn chung hệ thống kế toán

tổ chức đơn giản như thế này thì rất dễ dàng sử dụng cho người làm công tác kế toán,

tuy nhiên nếu đến một lúc nào đó, nhà quản lý yêu cầu cung cấp một số thông tin liên

quan đến tình hình hoạt động kinh doanh thì hệ thống này sẽ gặp rất nhiều khó khăn

và thậm chí không thể cung cấp được. Vấn đề gặp khó khăn này cũng thường gặp

phải đối với những doanh nghiệp có quy mô phát triển nhanh, lúc đầu khi quy mô

hoạt động nhỏ, mức độ yêu cầu cung cấp thông tin cho việc quản lý còn ít, đơn giản

thì có thể đảm bảo được cho việc cung cấp được thông tin do nghiệp vụ phát sinh ít

nhưng phát triển đến một lúc thì hệ thống này sẽ không thể thích ứng được và có thể

sẽ phải dẫn đến việc xây dựng lại một hệ thống kế toán mới.

Hiện nay, ngày càng có rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành tổ chức ứng dụng

công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và kế toán nói riêng khá sâu

Trang 44

rộng. Đối với những doanh nghiệp này, công tác kế toán ngoài việc phải cung cấp

thông tin đầy đủ cho kế toán tài chính thì việc cung cấp thông tin cho kế toán quản trị

cũng được chú trọng nhiều hơn. Do vậy, công tác tổ chức kế toán của những doanh

nghiệp này được tổ chức chặt chẽ hơn. Người đứng đầu trong công tác tổ chức công

tác kế toán ở các doanh nghiệp này thường là những người giỏi, hiểu biết về tin học

quản lý và có khả năng tổ chức vận hành hệ thống tốt. Trong công tác tổ chức kế

toán, trước tiên việc xác định yêu cầu thông tin đã được nghiên cứu kỹ hơn, công tác

phân tích khả năng ảnh hưởng của những nhân tố chi phối đến công tác kế toán hiện

tại và tương lai được chú trọng nhiều. Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của

Bộ Tài Chính hiện hành ( Hiện tại kế toán Việt Nam đang áp dụng hệ thống tài khoản

theo QĐ15 ) được nghiên cứu kỹ và phát triển ứng dụng phù hợp vào tình hình hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc xây dựng các doanh mục đối

tượng rất được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Từ việc xây dựng danh mục tài khoản

hàng tồn kho, danh mục đối tượng khách hàng, danh mục đối tượng nhà cung cấp ….

đến danh mục phòng ban, sản phẩm …. đều được xây dựng một cách khá khoa học.

Tính khoa học này được thể hiện ở chổ các danh mục kế toán được xây dựng không

những mang tính dễ dàng, thuận tiện cho công tác nhập liệu mà còn được xây dựng

để đáp ứng cho nhu cầu phân tích của kế toán quản trị. Ví dụ: mã khách hàng đã được

doanh nghiệp quan tâm để có thể phân tích doanh số, … theo từng khu vực bán hàng.

Có những doanh nghiệp xây dựng 4 ký tự nhưng cũng có những doanh nghiệp sử

dụng nhiều hơn tùy theo tình hình hoạt động của mỗi doanh nghiệp nhưng mỗi ký tự

trong hệ thống mã các danh mục đều mang những ý nghĩa phân tích riêng. Và khi nhà

quản lý yêu cầu cung cấp thông tin thì căn cứ vào những chỉ tiêu phân tích này, người

tổ chức công tác kế toán sẽ thiết kế mẫu báo cáo đặc thù. Nhìn chung, đối với những

doanh nghiệp này, công tác tổ chức kế toán khá tốt. Người nhập liệu phải tiến hành

hành nhập liệu với chi tiết rất nhiều theo các chỉ tiêu phân tích để đáp ứng yêu cầu

quản lý và yêu cầu cung cấp thông tin. Tuy nhiên, do một số khó khăn trong việc tổ

chức công tác kế toán khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị nên đôi

khi có rất nhiều dữ liệu không thể nhập chi tiết hết theo yêu cầu quản lý. Những dữ

Trang 45

liệu không thể được nhập chi tiết theo yêu cầu thường là những chi phí chung phục vụ

cho rất nhiều đối tượng phân tích và thường những chi phí này phải xác định tiêu thức

phân bổ để xác định chi phí phục vụ cho từng đối tượng. Chính vì những khó khăn

này mà một số những doanh nghiệp đã chọn giải pháp kết hợp giữa phần mềm kế

toán và excel để làm các báo cáo quản trị. Các báo cáo quản trị mà doanh nghiệp

thường phải dùng cách này là những báo cáo liên quan đến chi phí, báo cáo kết quả

kinh doanh theo từng lĩnh vực kinh doanh, từng sản phẩm ….. Việc kết hợp giữa

excel và phần mềm kế toán để lập báo cáo quản trị thể hiện ở chỗ, kế toán truy xuất

dữ liệu thô từ phần mềm kế toán dưới dạng file excel và từ file excel này kế toán

quản trị tiến hành các công tác tiếp theo trong việc lập báo cáo theo yêu cầu quản lý

và hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp làm báo cáo quản trị dùng phương pháp này.

Phát triển cao hơn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản

lý nói chung và kế toán nói riêng là một số những doanh nghiệp đã từng bước khắc

phục những khó khăn trong công tác kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản

trị, giảm thiểu được những báo cáo phải làm từ excel và thay vào đó là những báo cáo

đặc thù được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, đồng thời ứng dụng internet trong

việc chuyển tải thông tin đến những người quản lý. Những người quản lý được cấp

quyền sẽ truy cập được báo cáo mọi lúc và bất cứ những nơi nào có kết nối được

internet. Nhưng những doanh nghiệp tổ chức được công tác này hiện nay cũng rất ít.

Một trong những doanh nghiệp tổ chức thành công được mô hình này mà tác giả

được biết đó là công ty Unilever Việt Nam.

Bên cạnh đó, hiện nay một số những doanh nghiệp lớn đã hướng đến việc sử

dụng hệ thống quản lý ERP vào công tác quản lý. ERP là tên viết tắt của cụm từ tiếng

Anh Enterprise Resource Planning và tiếng Việt có nghĩa là hoạch định tài nguyên

doanh nghiệp, đó là một hệ thống dùng để hoạch định nguồn tài nguyên trong một tổ

chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những

chức năng cơ bản của một tổ chức, tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi

nhuận hay tổ chức Chính Phủ v.v. Phần mềm ERP tích hợp tất cả những chức năng

chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần

Trang 46

mềm kế toán, phần mềm nhân sự- tiền lương, quản trị sản xuất … song song, độc lập

lẫn nhau thì ERP gom chung tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa

các chức năng đó có sự liên thông với nhau. Điều này cho phép các nhân viên ở các

bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung của công ty, tổ chức của

mình theo một quyền truy cập thông tin được xác định trước bởi người quản trị hệ

thống. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh

tranh, đồng thời nó giúp cho doanh nghiệp tiếp cận tốt với các tiêu chuẩn quốc tế.

Tuy nhiên việc ứng dụng ERP không phải dễ dàng và đòi hỏi nhiều điều kiện để có

thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của lãnh đạo doanh

nghiệp; cần xác định đúng đắn các mục tiêu phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn

giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai

trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi những quy trình bất hợp lý hiện

hữu trong một doanh nghiệp ( Đây là việc dễ dẫn đến sự phản ứng gay gắt từ những

phòng ban) ; chú trọng đào tạo nhân viên theo các quy trình mới; chú trọng công tác

đào tạo nhân viên mọi cấp; có nhân viên chuyên trách tiếp thu và quản lý hệ thống ….

Chính vì những điều kiện cần và đủ này mà hiện nay tại Việt Nam việc ứng dụng một

phần mềm ERP vào công tác quản lý nhìn chung khả năng thành công còn rất khiêm

tốn.

2.4 Phân tích những khó khăn hiện nay khi tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện tin học hóa ở những doanh nghiệp Việt Nam

2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp

Trên thị truờng có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để cho người sử

dụng lựa chọn, thế nhưng trước khi chọn lựa một phần mềm sử dụng cho doanh

nghiệp người có yêu cầu lại rất băn khoăn không biết lựa chọn phần mềm nào để phù

hợp với nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

Khó khăn đầu tiên là do với khoản ngân sách được duyệt yêu cầu phải chọn

mua được một phần mềm đảm bảo phù hợp. Điều này rất khó đối với người quyết

định chọn lựa phần mềm, có những nhà cung cấp phần mềm khi được mời đến giới

Trang 47

thiệu phần mềm nắm được giới hạn ngân sách này mà chào giá cạnh tranh bên cạnh

việc chuẩn bị kỹ lưỡng kỹ thuật thuyết trình để dễ dàng thuyết phục doanh nghiệp lựa

chọn phần mềm của họ. Có những phần mềm chất lượng không được tốt nhưng kỹ

năng thuyết trình tốt và việc chào giá hợp lý đã khiến cho nhiều doanh nghiệp lựa

chọn đã phải hối hận với quyết định của mình, bởi lẻ nhiều doanh nghiệp lầm tưởng

là chi phí họ bỏ ra ít lại có được sản phẩm mà họ cần nhưng đến khi triển khai ứng

dụng trong một thời gian ngắn rồi cảm thấy không phù hợp, phải nâng cấp hoặc đôi

khi phải thay thế phần mềm khác làm cho chi phí tăng lên rất nhiều so với ban đầu.

Khó khăn thứ hai khi lựa chọn phần mềm là phần mềm phải phù hợp với đặc

tính kỹ thuật với yêu cầu kỹ thuật của công ty. Nếu không nghiên cứu kỹ vấn đề này

khi lựa chọn phần mềm sẽ gặp phải những khó khăn trong quá trình cài đặt, bảo trì hệ

thống.

Khó khăn thứ ba khi lựa chọn phần mềm kế toán là đòi hỏi phần mềm kế toán

dễ sử dụng phù hợp với trình độ nhân viên hiện có của doanh nghiệp, nếu chọn mua

một phần mềm tốt nhưng những yêu cầu về việc quy trình xử lý nghiệp vụ quá khó

đối với trình độ nhân viên hiện tại thì rất khó có thể triển khai thành công hệ thống

kế toán.

Khó khăn thứ tư của doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm kế toán là phải lựa

chọn được nhà cung cấp có dịch vụ tư vấn hổ trợ triển khai hệ thống tốt cũng như

việc dịch vụ hổ trợ tốt cho quá trình vận hành hệ thống sau này.

2.4.2 Khó khăn trong việc kết hợp giữ kế toán tài chính và kế toán quản trị.

2.4.2.1 Khó khăn trong việc phân bổ chi phí:

Đây có thể nói là một trong những khó khăn lớn nhất trong việc kết hợp thông

tin giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, phân bổ chi phí ở đây không phải nói

đến việc một chi phí phát sinh được phân bổ trong thời gian bao lâu mà là khó khăn

trong việc xác định tiêu thức phân bổ chi phí hợp lý cho những khoản chi phí chung

phục vụ cho nhiều bộ phận liên quan, nhiều sản phẩm, dịch vụ khác …. Nếu việc

phân bổ chi phí không chính xác hoặc không hợp lý sẽ dẫn đến việc thông tin kế toán

Trang 48

quản trị cung cấp không phản ánh đúng thực tế chi phí phát sinh của bộ phận, hoặc

sản phẩm dịch vụ cung cấp, từ đó ảnh hưởng đến những quyết định chiến lược trong

kinh doanh. Mặc khác, nếu khó khăn này không được giải quyết triệt để sẽ dẫn đến

khó khăn cho công tác tổ chức nhập liệu ban đầu, từ đó ảnh hưởng đáng kể đến việc

đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ và nhanh chóng theo yêu cầu quản lý của

doanh nghiệp.

2.4.2.2 Khó khăn trong vấn đề cập nhật thông tin dữ liệu đầu vào nhanh

chóng, đầy đủ.

Yêu cầu về việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ của kế

toán quản trị hiện nay ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay gặp rất nhiều khó khăn.

Khó khăn đầu tiên là khó khăn được phân tích ở trên phát sinh từ việc lựa chọn tiêu

thức phân bổ cho những chi phí chung. Thông thường, đối với những chi phí này, kế

toán nhập liệu trước tiên sẽ hạch toán vào các tài khoản kế toán theo đúng chuẩn mực

kế toán quy định để phục vụ cho mục đích báo cáo tài chính. Song song đó, kế toán

nhập liệu sẽ hạch toán vào khoản mục chi phí chung được thiết kế sẵn trên màn hình

nhập liệu. Khoản mục chi phí này sẽ được kế toán quản trị phân bổ theo tiêu thức mà

lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng là hợp lý. Khó khăn thứ hai là do chứng từ luân

chuyển về phòng kế toán không kịp thời. Vấn đề này xảy ra do rất nhiều nguyên

nhân. Có thể là do tính chất đặc thù của chi phí phát sinh. Có những chi phí phát sinh

là xác định được ngay như chi phí văn phòng phẩm mua sử dụng ngay, chi phí thuê

cộng tác viên làm chương trình hoạt động marketing … nhưng có những chi phí phát

sinh đến cuối tháng mới biết được con số cụ thể như chi phí đường truyền đối với

những công ty cung cấp những dịch vụ trực tuyến ….Chính vì tính chất đặc thù này

mà thông thường đến cuối tháng kế toán mới tiến hành ghi nhận và hạch toán vào hệ

thống. Lý do thứ ba là vấn đề luân chuyển chứng từ nội bộ chậm từ khâu tập hợp

chứng từ, làm đề nghị thanh toán và đến khâu xét duyệt. Và một số lý do khác có thể

xảy ra như thông tin trên chứng từ không đầy đủ cho việc nhập liệu dẫn đến nhiều

Trang 49

trường hợp bị sai sót …

2.4.2.3 Khó khăn trong vấn đề cập nhật các thông tin thay đổi theo yêu

cầu quản lý

Khó khăn này gặp phải thường là do công tác tổ chức hệ thống thông tin trong

doanh nghiệp chưa tốt dẫn đến việc nhân viên làm công việc ghi nhận và xử lý dữ

liệu ban đầu không được cập nhật và ảnh hưởng đến công tác nhập liệu từ đó ảnh

hưởng đến công tác cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán quản trị. Ví dụ như trong

một doanh nghiệp có nhiều phòng ban, yêu cầu quản lý là phải hạch toán được chí phí

phát sinh theo từng phòng ban. Trong quá trình hoạt động, những phòng ban có thể

được sát nhập, thay đổi. Những thay đổi này nếu như không thông tin kịp thời đến

những người làm công tác nhập liệu ban đầu thì chắc chắn kết quả thông tin cung cấp

sẽ không phản ánh được chất lượng như mong đợi, một nguyên nhân nữa có thể xảy

ra dẫn đến việc cập nhật những thông tin không kịp thời đó là vấn đề bảo mật thông

tin mà chính vì việc bảo mật thông tin này mà đôi khi những người tổ chức công tác

kế toán tại doanh nghiệp cũng không biết được và rất dễ dàng dẫn đến việc không có

những thay đổi kịp thời trên hệ thống hoặc những quy trình xử lý nghiệp vụ liên quan,

khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người làm công tác kế toán rất bị động và đôi khi cần

phải mất nhiều thời gian để xứ lý. Vấn đề này gặp phải rất nhiều ở những doanh

nghiệp hiện nay đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh trong những lĩnh vực,

ngành nghề có tính cạnh tranh cao.

2.4.2.4 Khó khăn trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có sự khác biệt

giữa cách ghi nhận của kế toán tài chính và kế toán quản trị

Một số những nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra nhưng đối với kế toán tài

chính thì ghi nhận là tài sản cố định, chi phí chờ phân bổ, …. Nhưng đối với kế toán

quản trị thì đó là những chi phí phát sinh trong kỳ và phải theo dõi như là những

khoản chi phí để cấn trừ vào ngân sách. Đây là một trong những khó khăn mà khi làm

công tác tổ chức hệ thống kế toán người tổ chức phải đặc biệt quan tâm vì nếu không

khéo sẽ dẫn đến thông tin kế toán quản trị cung cấp có thể bị trùng lắp, lý do là báo

Trang 50

cáo kế toán quản trị cũng căn cứ vào báo cáo hoạt động kinh doanh của báo cáo tài

chính, mà những chí phí phát sinh trên báo cáo này được tập hợp từ nhiều phân hệ

như chi phí phát sinh trực tiếp hạch toán vào các khoản mục chi phí trong kỳ, chi phí

phân bổ được phân bổ trong kỳ, chi phí khấu hao được phân bổ trong kỳ, chi phí giá

vốn hàng bán …. Nhưng do những yêu cầu quản lý đôi khi những chi phí phát sinh

liên quan đến các khoản chi phí phân bổ, mua sắm tài sản đã được hạch toán vào chi

phí hoạt động trong kỳ. Do vậy khi lấy thông tin từ báo cáo tài chính, kế toán quản trị

sẽ phải loại trừ những khoản mục được đề cập ở trên để tránh được những sự trùng

lắp của chi phí và đây là một trong những vấn đề thật sự khó khăn trong công tác tổ

chức hệ thống kế toán đáp ứng được yêu cầu cho mục đích báo cáo tài chính và báo

cáo quản trị.

2.4.3 Khó khăn trong việc thực hiện theo đúng quy trình quản lý của hệ

thống kế toán.

Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, hầu hết những

nghiệp vụ xử lý trong phần mềm kế toán đều tuân thủ theo những quy định theo quy

trình quản lý thống nhất. Tuy nhiên, trong thực tế khi vận hành có những trường hợp

phát sinh ngoài dự kiến hoặc theo những đặc thù riêng của doanh nghiệp mà những

nghiệp vụ này không tuân thủ theo những quy trình đã đặt ra. Trong những trường

hợp phát sinh ngoài dự kiến, đôi khi vì yêu cầu công việc cần thiết phải làm mà các

cấp lãnh đạo đồng ý xét duyệt không theo quy trình quản lý thống nhất Trong những

trường hợp này, công tác vận hành hệ thống sẽ gặp rất hiều khó khăn đặc biệt là

những doanh nghiệp ứng dụng ERP vào trong công tác quản lý. Những tình huống

này nếu xảy ra thường xuyên chắc chắn sẽ dẫn đến việc không thể triển khai thành

công hệ thống quản lý nói chung và công tác tổ chức kế toán nói riêng và một trong

những minh chứng cho vấn đề này thường xuyên xảy ra thường liên quan đến việc

phân quyền xét duyệt. Theo đúng quy trình, một đề nghị thanh toán hoặc mua hàng

phải thông qua nhiều cấp độ phê duyệt khác nhau và tất cả những cấp độ này đều

được phân quyền rõ ràng trong hệ thống phần mềm và hệ thống phần mềm sẽ thực

hiện xử lý nghiệp vụ theo đúng những quy trình này. Do vậy, khi một nghiệp vụ phát

Trang 51

sinh xảy ra không tuân theo quy trình này thì hệ thống không xử lý được. Điều này là

vấn đề gặp phải rất nhiều trong quá trình tiển khai và vận hành hệ thống kế toán và

đôi khi gặp phải sự phản ứng mạnh mẽ của những phòng ban liên quan.

2.4.4 Khó khăn bắt đầu từ những sai lầm trong công tác tổ chức kế toán

ban đầu

Quá trình vận hành hệ thống kế toán đôi khi gặp phải những khó khăn mà

những khó khăn này bắt đầu từ công tác tổ chức kế toán ban đầu. Có thể do ban đầu

chưa nghiên cứu hết những yêu cầu quản lý cần cung cấp những gì và cũng có thể là

do ban đầu không lường hết được những nhân tố tác động làm ảnh hưởng đến công

tác tổ chức kế toán nên trong quá trình vận hành gặp rất nhiều khó khăn. Khó khăn có

thể phát sinh là do yêu cầu quá nhiều chỉ tiêu phải nhập liệu đối với một nghiệp vụ

kinh tế phát sinh, điều này làm mất rất nhiều thời gian cho công tác nhập liệu và dễ

dàng dẫn đến những sai sót và đôi khi kết quả của việc nhập liệu này lại không được

sử dụng triệt để cho việc lập báo cáo quản trị. Do vậy, vấn đề cần phải đặt ra hàng

đầu cho công tác tổ chức kế toán là phải xác định rõ những thông tin cần thiết để tổ

chức, xây dựng công tác nhập liệu ban đầu sao cho đơn giản nhất, dễ thực hiện nhất

nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin hiệu quả nhất.

Một vấn đề nữa liên quan đến công tác tổ chức ban đầu mà khi vận hành hệ

thống kế toán gặp rất nhiều khó khăn là do việc thiết lập danh mục các đối tượng kế

toán không phù hợp theo yêu cầu quản lý. Có thể là do ban đầu khi thiết lập hệ thống

kế toán, những thông tin liên quan đến danh mục đối tượng không được quan tâm nên

không chú trọng. Chính vì điều này dẫn đến việc các danh mục đối tượng được thiết

kế chỉ đảm bảo cho mục tiêu dễ dàng sử dụng, mang tính chất gợi nhớ nhằm tạo điều

kiện thuận lợi nhất cho công tác nhập liệu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển

đến một giai đoạn nào đó thì cần đến những báo cáo phân tích mà những báo cáo này

thường chủ yếu dựa vào những danh mục đối tượng kế toán. Ví dụ như báo cáo phân

tích doanh số bán hàng theo từng khu vực được thiết kế dựa trên danh mục đối tượng

khách hàng, báo cáo phân tích tình hình mua hàng theo từng nhóm đối tượng nhà

Trang 52

cung cấp được thiết kế dựa trên danh mục đối tượng nhà cung cấp …

Khó khăn khi vận hành hệ thống kế toán do công tác tổ chức ban đầu phải kế

đến đó là vấn đề tổ chức bộ máy kế toán, sự phân công công việc không rõ ràng dẫn

đến việc không có sự thống nhất trong cách phân quyền truy cập vào hệ thống. Từ đó

dẫn đến việc không quy được trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên khi kết quả

nhập liệu sai. Đây cũng là một trong những vấn đề cần đặc biệt quan tâm khi tổ chức

công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa. Việc phân công công việc rõ ràng, phân

quyền đúng và đầy đủ, đảm bảo được vấn đề kiểm soát và quy được trách nhiệm rõ

ràng của từng nhân viên trong bộ máy kế toán có thể được xem là một trong những

thành công bước đầu khi tổ chức bộ máy kế toán.

Và cuối cùng vấn đề giải pháp và các quy trình làm việc chưa thống nhất hoặc

không tuân thủ đúng cũng gây rất nhiều khó khăn trong quá trình vận hành hệ thống

kế toán tại doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa. Giải pháp không thống nhất có

thể sẽ dẫn đến việc ghi nhận thông tin không được nhất quán đối với những nghiệp vụ

phát sinh có tính chất tương tự. Đây là một trong những vi phạm rất nghiệm trọng

trong việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán. Một ví dụ cho trường hợp này là việc

không thống nhất giải pháp cho việc áp dụng phương pháp tính giá cho hàng xuất kho

hiệu quả phù hợp với tình hình doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc khó khăn khi vận hành

hệ thống và đôi khi phải thay đổi lại phương pháp tính giá. Ví dụ như đối với một

doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại hàng hóa , tình hình nhập xuất hàng liên tục xảy

ra nhưng lựa họn phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá hàng xuất kho sẽ gây

ra nhiều khó khăn cho quá trình vận hành hệ thống hơn việc lựa chọn phương pháp

bình quân gia quyền. Khó khăn đó xảy ra là do để áp dụng được phương pháp tính giá

nhập trước xuất trước đòi hỏi việc cập nhật thông tin từng lô hàng nhập vào phải kịp

thời và đầy đủ. Nhưng đôi khi do nhiều lý do trong thực tế mà việc cập nhật này sẽ

gặp khó khăn và không đáp ứng được, chính vì điều này mà phần mềm không thể tính

giá đúng khi xuất kho. Vấn đề này là do những doanh nghiệp lựa chọn sai giải pháp

trong giai đoạn đầu triển khai hệ thống và đôi khi bắt buộc phải thay đổi giải pháp

Trang 53

nếu không hệ thống sẽ không vận hành được. Còn đối với việc không tuân thủ quy

trình sẽ dẫn đến việc khó khăn rất nhiều cho hệ thống kế toán mà đặc biệt là đối với

những doanh nghiệp áp dụng giải pháp ERP trong công tác quản lý.

2.4.5 Khó khăn về vấn đề con người

Khó khó về con người ở đây không chỉ bao gồm những người làm công tác kế

toán mà còn bao gồm cả những ở người ở những bộ phận khác trong một doanh

nghiệp và những người bên ngoài doanh nghiệp mà những người này ít nhiều có ảnh

hưởng liên quan đến công tác tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp. Trong điều

kiện tin học tin học hóa đòi hỏi những người làm công tác kế toán ngoài yêu cầu đòi

hỏi về mặt nghiệp vụ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp mà còn đòi hỏi có những kỹ

năng sử dụng máy tính, kiến thức về phần mềm để có thể sử dụng và phát huy những

điểm mạnh của phần mềm kế toán. Ngoài ra, khi tổ chức công tác kế toán nhằm đảm

bảo cung cấp thông tin cho cả hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị

đòi hỏi người làm công tác kế toán phải có rất nhiều tâm huyết với công việc và

không ngại khó khi phải nhập liệu chi tiết nhiều. Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp,

vì mục tiêu hiệu quả và tính chất công việc mà đôi khi không thực hiện theo đúng

những quy trình đã được ban hành khi giải quyết các công việc phát sinh hằng ngày,

đây là một trong những nguyên nhân gây rất nhiều khó khăn trong việc vận hành hệ

thống, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô rộng và áp dụng giải pháp ERP.Đối

với những người ở những bộ phận khác trong một công ty đôi khi không tuân thủ hay

không tán thành những quy trình chặt chẽ mà hệ thống kế toán đòi hỏi, thậm chí đôi

khi còn phản ứng mạnh mẽ với những thay đổi về mặt quy trình khi tiến hành xây

dựng hệ thống mới. Bên cạnh đó, để có được thông tin cụ thể nhằm đảm bảo cho

công tác nhập liệu phản ánh đúng, đầy đủ chi phí phát sinh cho từng dự án, sản phẩm

phòng ban … theo yêu cầu quản lý thì trước tiên những chi phí gắn liền với những chỉ

tiêu phân tích này phải được những người liên quan xác nhận đúng và thể hiện rõ

ràng trên các chứng từ kế toán liên quan. Tuy nhiên, khi tổ chức và vận hành một hệ

thống kế toán, để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban không phải là một

việc làm dễ dàng và chính vì vậy có thể nói đây cũng là một khó khăn thật sự đối với

Trang 54

sự thành công của một hệ thống kế toán.

Đối với những người bên ngoài doanh nghiệp liên quan trực tiếp đến công tác

tổ chức hệ thống kế toán của một doanh nghiệp đó là người hổ trợ trong công tác triển

khai hệ thống. Có thể nói sự thành công hay thất bại của một hệ thống kế toán phụ

thuộc rất nhiều vào công tác triển khai ban đầu sau khi mua phần mềm về và đưa vào

áp dụng cho doanh nghiệp. Nếu mua được một phần mềm tốt, có được đội ngũ nhân

viên giỏi nhưng công tác tổ chức ban đầu không được tốt thì chắc chắn hệ thống sẽ

không được thành công. Những người làm công tác tư vấn triển khai hệ thống sẽ

đóng vai trò là những người giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện công tác xây dựng và

tổ chức ban đầu từ việc xây dựng quy trình, hoàn thiện giải pháp đến công tác thiết

lập những báo cáo đặc thù cho doanh nghiệp ….. bởi lẻ hơn ai hết họ là những người

hiểu rõ nhất về những nguyên tắc vận hành của hệ thống. Tuy nhiên, trong thực tế khi

tư vấn triển khai xây dựng hệ thống kế toán cho doanh nghiệp không phải doanh

nghiệp nào cũng mai mắn có được những con người tâm huyết và trách nhiệm hoàn

toàn với công việc này và nếu không được mai mắn có được những người tư vấn hệ

thống giỏi thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác tổ

chức và vận hành hệ thống kế toán.

KẾT LUẬN CHƯƠNG HAI

Trên cơ sớ lý luận trong chương một, chương hai tập trung đi vào phân tích,

đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay,

quá trình này được thực hiện trước tiên bằng việc phân tích các nhân tố chi phối đến

đặc điểm của hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, tiếp theo là khảo sát và

đánh giá tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán của một số doanh nghiệp trên địa

bàn thành phố Hồ Chí Minh ,các tỉnh lân cận và cuối cùng là việc phân tích đánh

những khó khăn hiện nay khi tổ chức công tác kế toán mà ở các doanh nghiệp Việt

Nam thường gặp phải. Những khó khăn này là cơ sở để tác giả đưa ra những giải

Trang 55

pháp cụ thể trong chương ba.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN

DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA

3.1 Quan điểm tổ chức

3.1.1 Kết hợp chặt chẽ kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Trong nội dung chương một đã phân tích một cách khá cụ thể và chi tiết về kế

toán tài chính và kế toán quản trị, những điểm giống nhau và khác nhau giữa hai hệ

thống báo cáo này cũng như phân tích một cách khá cụ thể và chi tiết tiêu chuẩn của

hệ thống thông tin kế toán hữu ích và sự cần thiết của nó. Từ những phân tích, câu

hỏi tự đặt ra là có phải bộ phận kế toán cần có hai hệ thống sổ sách để phục vụ cho

hai hệ thống báo cáo trên và câu trả lời được giải đáp ngay là hoàn toàn không phải,

bởi lẻ ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển đã hổ trợ rất nhiều cho những người

thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn và

mua những phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, năng lực quản lý để

phục vụ cho công tác kế toán, từ đó, doanh nhiệp hoàn toàn có thể xây dựng một hệ

thống kế toán đủ mạnh và cung cấp kịp thời những thông tin hữu hiệu, cần thiết, kịp

thời cho cả việc lập, trình bày báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Tuy nhiên, giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị mặc dù có điểm giống

nhau là cùng nghiên cứu quá trình sản xuất kinh doanh, cùng sử dụng hệ thống ghi

chép ban đầu của kế toán và cùng thể hiện trách nhiệm của người quản lý nhưng có

rất nhiều điểm hòan tòan khác nhau do đối tượng cung cấp và yêu cầu thông tin khác

nhau, đồng thời khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị kế toán cũng

gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, để xây dựng thành công một hệ thống kế toán, điều

trước tiên về mặt quan điểm tổ chức cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài

chính và kế toán quản trị. Sự kết hợp tốt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị sẽ

giúp cho doanh nghiệp nói chung giảm được rất nhiều chi phí cho công tác quản lý và

giúp cho những người làm công tác kế toán nói riêng giảm được rất nhiều thời gian

Trang 56

và công sức khi làm các báo cáo kế toán.

3.1.2 Kết hợp hệ thống kế toán trong hệ thống thông tin quản lý của doanh

nghiệp.

Để điều hành doanh nghiệp hiệu quả, trong công tác quản lý và điều hành

doanh nghiệp, nhà quản trị luôn cần nhiều thông tin với nhiều yêu cầu và mục tiêu

khác nhau và những thông tin này được cung cấp bởi nhiều phòng ban khác nhau.

Các thông tin do hệ thống kế toán cung cấp giúp nhà quản trị doanh nghiệp có

được bức tranh tổng thể về tình hình hoạt động kinh doanh trong quá khứ của doanh

nghiệp từ đó nhà quản trị có thể đề ra những quyết sách kinh tế trong tương lai. Cụ

thể là với các thông tin phục vụ cho việc phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giúp

cho doanh nghiệp nhận ra những hoạt động nào đang mang lại hiệu quả hoạt động để

tiếp tục định hướng phát triển và những hoạt động nào đang không hiệu quả để tìm

nguyên nhân và có hướng đi phù hợp. Bên cạnh đó, các thông tin phục vụ cho việc

tính giá thành giúp nhà quản trị có cơ sở định giá bán sản phẩm đồng thời xác định

được các chỉ tiêu cụ thể cấu thành trong giá thành từ đó có những biện pháp hợp lý

trong chiến lược giảm giá thành sản phẩm. Ngoài ra với những thông tin về tình hình

tài chính của doanh nghiệp giúp nhà quản trị cân đối đảm bảo đủ nguồn tài chính cho

các hoạt động đồng thời tận dụng tối đa nguồn tài chính của mình trong các quyết

định đầu tư, các hoạt động sản xuất kinh doanh …

Các bộ phận, phòng ban khác trong doanh nghiệp cũng cung cấp những thông

tin quan trọng không kém cho các quyết định đúng đắn của nhà quản trị, bộ phận kinh

doanh, bộ phận marketing cung cấp những thông tin đầy đủ về thị trường để từ đó có

những chiến lược kinh doanh phát triển các kênh phân phối hợp lý. Bộ phận nhân sự

cung cấp những thông tin đầy đủ một cách có hệ thống về nguồn nhân lực giúp nhà

quản trị có những quyết sách thích hợp nhằm phát huy tối đa nguồn lực quan trọng

này …..

Nhìn chung, những bộ phận phòng ban khác nhau trong một doanh nghiệp đều

có thể cung cấp những thông tin quan trọng giúp cho những nhà quản trị doanh

Trang 57

nghiệp có những định hướng chiến lược kinh doanh phù hợp. Tuy nhiên, những chiến

lược kinh doanh phù hợp đó chỉ thực sự có được hiệu quả cao khi có sự phối hợp

thông tin một cách có thệ thống, kịp thời giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Do

vậy, khi xây dựng hệ thống kế toán rất cần thiết phải quan tâm đến sự kết hợp chặt

chẽ với thông tin của những phòng ban khác trong hệ thống thông tin quản lý của

doanh nghiệp.

3.1.3 Góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán để phục vụ cho các đối

tượng khác nhau

Thông tin kế toán có vai trò rất quan trọng đối với những người có lợi ích trực

tiếp và gián tiếp đối với doanh nghiệp. Mọi đối tượng sử dụng thông tin trên báo cáo

tài chính của doanh nghiệp mong đợi có sự đảm bảo thông tin mà họ sử dụng là

những thông tin trung thực, đầy đủ, khách quan, chính xác, kịp thời … thông qua đó,

người sử dụng sẽ mạnh dạn đưa ra các quyết định phục vụ cho yêu cầu của mình. Còn

trong hoạt động nội tại của mỗi doanh nghiệp, thông tin kế toán hữu ích là những

thông tin đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và

ra quyết định, giúp họ đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. Một hệ thống kế

toán quản trị được gọi là thành công khi tạo lập được những thông tin kế toán hữu ích

thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Không một hệ thống kiểm soát chi phí nào có

thể gọi là hoạt động tốt nếu không giải thích được sự khác biệt giữa kế hoạch và thực

tế và không thể xác định được sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế và không thể xác

định được trách nhiệm của nơi gây ra sự khác biệt đó. Nhà quản lý không thể điều

hành hoạt động kinh doanh một cách hữu hiệu nếu không có những thông tin phản

hồi từ những hoạt động của doanh nghiệp, nhằm chỉ ra khu vực còn yếu kém, không

hoàn thành mục tiêu đề ra. Do vậy, khi tổ chức hệ thống kế toán, một trong những

vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp phải quan tâm và đặt ưu tên hàng đầu là xây

dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán đảm bảo góp phần nâng cao chất lượng thông tin

Trang 58

kế toán để phục vụ cho các đối tượng khác nhau.

3.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin và quan điểm chú trọng tin học

hóa công tác kế toán của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp cũng ảnh hưởng

đáng kể đến tổ chức công tác kế toán. Công nghệ thông tin không phải là giải

pháp vạn năng cho những khó khăn của doanh nghiệp nói chung và kế toán nói

riêng, nhưng cũng không phải chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ làm tăng tốc độ tính

toán và cung cấp thông tin. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế

toán góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán và nâng cao chất

lượng thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng và qua đó

góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương

trường. Do vậy, khi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp có nhận thức phù hợp về

việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trò công nghệ thông tin trong quản lý

doanh nghiệp thì tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có thể được tiến

hành một cách thuận lợi nhất.

3.2 Nguyên tắc tổ chức

3.2.1 Vận dụng phù hợp chuẩn mực và chế độ kế toán được ban hành

Một trong những chức năng chủ yếu của kế toán là cung cấp thông tin cho các

đối tượng sử dụng thông tin để ra quyết định, chính vì vậy mà thông tin kế toán cung

cấp trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình và kết quả hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp để cho người sử dụng có thể hiểu được, đáng tin cậy

nghĩa là không có sai sót trọng yếu, có tính liên quan giữa các kỳ với nhau và có thể

so sánh được các thông tin tài chính. Để đạt được mục tiêu báo cáo tài chính có chất

lượng, cần có những quy định làm khuôn mẫu giúp đánh giá, nhận diện những vấn đề

hợp lý và không hợp lý liên quan đến việc ghi nhận và trình bày thông tin tài chính

trên báo cáo tài chính mà những quy định làm khuôn mẫu đó chính là những nguyên

tắc và chuẩn mực kế toán. Các nguyên tắc kế toán như là những tuyên bố chung như

là các chuẩn mực và những sự hướng dẫn cho kế toán để lập các báo cáo tài chính đạt

Trang 59

được các mục tiêu có thể hiểu được, tính đáng tin cậy, tính có liên quan và có thể so

sánh được. Do vậy, một trong những nguyên tắc đầu tiên khi tổ chức xây dựng hệ

thống kế toán là vận dụng phù hợp chuẩn mực và chế độ kế toán được ban hành.

3.2.2 Xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm của doanh

nghiệp

Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ở những lĩnh vực, ngành nghề khác

nhau sẽ có các đặc điểm khác nhau như rủi ro kinh doanh cao hay thấp, có hay không

có hàng tồn kho, đối tượng kinh doanh là hữu hình hay vô hình … Đồng thời, trong

cùng một ngành nghề kinh doanh nhưng những doanh nghiệp khác nhau cũng có

những đặc điểm khác nhau như yêu cầu quản lý khác nhau, các thức hoạt động kinh

doanh khác nhau, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật khác nhau … do đó, việc vận dụng

các phương pháp kế toán, vận dụng chế độ kế toán hay lựa chọn phần mềm kế toán

phải đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh và quy mô của doanh

nghiệp. Tổ chức xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với tình hình hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp

thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác

nhau.

3.2.3 Xây dựng hệ thống mở, linh hoạt để có thể điều chỉnh, cải tiến, phát

triển

Trong quá trình họat động kinh doanh, những nhân tố chi phối đến công tác

tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp luôn luôn có sự thay đổi, sự thay đổi

này nhiều hay ít ở những doanh nghiệp khác nhau sẽ khác nhau. Doanh nghiệp có

thể mở rộng họat động sản xuất kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm hay hệ thống

hóa lại cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, thay đổi về những yêu cầu cung cấp

thống tin, thay đổi về yêu cầu kiểm soát … tất cả những vấn đề này đều ảnh

hưởng đến công tác tổ chức kế toán để đảm bảo thông tin cung cấp phản ánh đúng

và đầy đủ thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, hệ thống kế toán phải

đủ linh hoạt để có thể thay đổi những nội dung, những bộ phận cấu thành của

Trang 60

nó nhằm thích ứng với những thay đổi của những nhân tố chi phối đến hệ

thống kế toán trong điều kiện hiện tại cũng như trong tương lai doanh nghiệp có

sự thay đổi quy mô sản xuất kinh doanh, thay đổi hình thức sở hữu vốn,… Do đó

khi xây dựng hệ thống kế toán cần đặc biệt quan tâm đến yếu tố xây dựng hệ thống

mở, linh họat để có thể điều chỉnh, cải tiến và phát triển. Để có thể xây dựng tốt

được yếu tố xây dựng hệ thống mở, linh họat, khi tổ chức và vận hành hệ thống kế

toán cần quan tâm đến các kế hoạch chiến lược dài hạn của doanh nghiệp nhằm

định hướng các thay đổi có thể xảy ra đối với hệ thống kế toán, đồng thời đưa

ra các kế hoạch điều chỉnh, cải tiến hệ thống một cách hợp lý.

3.3 Các giải pháp cụ thể

3.3.1 Xác định rõ ràng, cụ thể yêu cầu thông tin ban đầu

Việc xác định yêu cầu thông tin ban đầu có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với

việc thiết lập hệ thống kế toán. Ý nghĩa quan trọng này thể hiện ở chỗ mục tiêu cuối

cùng của việc tổ chức công tác kế toán là đáp ứng việc cung cấp thông tin hữu ích cho

các đối tượng sử dụng thông tin. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm hai

nhóm thông tin kế toán, một là, nhóm thông tin kế toán tài chính chủ yếu phục vụ cho

các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính

theo quy định của pháp luật. Thông tin này được thể hiện thông qua các chỉ tiêu trong

hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán. Hai là, thông tin kế toán

quản trị chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp trong việc điều

hành và quản lý doanh nghiệp. Các đối tượng bên trong doanh nghiệp có những yêu

cầu về thông tin cung cấp khác nhau và sự khác nhau này chính là do cấp độ quản lý

khác nhau.

Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin cần xác định rõ phạm vi, mục tiêu

và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức

quản lý trong doanh nghiệp. Việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin bắt đầu

từ các thông tin có tính tổng quát, dùng chung cho nhiều đối tượng sử dụng, sau

đó là các thông tin cụ thể chi tiết phù hợp với nhu cầu riêng của từng đối tượng sử

Trang 61

dụng. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp

quản lý, mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp

quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung

cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Kết quả của việc phân tích cần lưu ý sắp

xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, sắp xếp theo từng bộ

phận phòng ban.

Xác định rõ yêu cầu thông tin là một nhân tố quan trọng đầu tiên mang đến sự

thành công của hệ thống kế toán, khắc phục được những sai lầm trong việc tổ chức hệ

thống kế toán ban đầu và là cơ sở để xác định danh mục các đối tượng kế toán trong

doanh nghiệp, tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán phù hợp với

đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp.

3.3.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán:

Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí mà kế toán phải

theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin cho các đối tượng

sử dụng. Danh mục đối tượng kế toán được xây dựng dựa trên yêu cầu thông tin mà

kế toán phải cung cấp, xây dựng thành công danh mục đối tượng kế toán sẽ giảm

thiểu được những khó khăn mà hệ thống kế toán thường gặp phải trong công tác hạch

toán và cung cấp thông tin đặc biệt là giúp chúng ta có thể linh hoạt trong việc thiết

lập những báo cáo theo yêu cầu quản lý. Để xây dựng thành công danh mục đối tượng

kế toán, khi thiết lập cần quan tâm đến một số vấn đề cụ thể như xây dựng danh mục

đối tượng từ tổng hợp đến chi tiết, xây dựng các đối tượng quản lý có liên quan và

xây dựng hệ thống mã cho các đối tượng quản lý chi tiết.

Khi tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế toán, công tác tổ chức thu thập

dữ liệu đầu vào phải đặc biệt được chú trọng vì dữ liệu đầu vào là thành phần quan

trọng quyết định sự thành công trong việc cung cấp thông tin hữu ích của hệ thống kế

toán. Nếu trong quá trình xây dựng hệ thống kế toán mà không quan tâm đến việc thu

thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu ban đầu thì có thể sẽ dẫn đến những thông tin kế

Trang 62

toán cung cấp không hữu ích hoặc không phù hợp.

Tổ chức dữ liệu đầu vào là việc tổ chức thu thập ba nhóm nội dung dữ liệu khi

phản ánh các hoạt động của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được hạch

toán và hệ thống kế toán. Đó là xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối

tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán

từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất

kinh doanh của đơn vị. Khi tiến hành thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi

tiết, cần tiến hành theo các bước sau: thứ nhất, phân loại các hoạt động xảy ra trong

quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo các chu trình doanh thu, chi phí,

sản xuất, tài chính. Các đối tượng chi tiết cần được theo dõi theo từng chu trình. Đối

với chu trình doanh thu, đối tượng chi tiết sẽ là khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng

hóa, hợp đồng, …. Đối với chu trình sản xuất, đối tượng chi tiết sẽ là nguyên liệu,

thành phẩm, phân xưởng, đối tượng tập hợp chi phí …. Đối với chu trình chi phí, đối

tượng chi tiết sẽ là nhà cung cấp, hàng hóa dịch vụ, các trung tâm chi phí …. Đối với

chu trình tài chính, đối tượng chi tiết sẽ là ngân hàng, hợp đồng vay ….; thứ hai, sau

khi xác định các đối tượng cần theo dõi chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần

thu thập cho các đối tượng đó như tên đối tượng, mã đối tượng các mô tả khác của

đối tượng như mã số thuế , địa chỉ, điều khoản thanh toán … và các nộ dung cần thu

thập theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như quản lý theo khu vực bán hàng, loại

khách hàng … ; thứ ba, mã hóa các đối tượng quản lý- đây là một công việc cực kỳ

quan trọng trong việc thiết lập hệ thống kế toán đòi hỏi người thiết lập phải nghiên

cứu kỹ để tạo ra bộ mã một cách khoa học nhất phù hợp với tình hình hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp nhằm giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác , dễ dàng

các đối tượng quản lý; giúp người quản lý tập hợp các đối tượng chi tiết theo các

thuộc tính, tiêu thức cần quản lý và thông qua bộ mã các nội dung và tiêu thức quản

lý có thể trích lọc và phân tích theo yêu cầu quản lý của người sử dụng thông tin. Để

xây dựng được một bộ mã khoa học nhất, chúng ta cần tuân thủ một số vấn đề sau:

Một là, mỗi đối tượng chi tiết cần quản lý là một đối tượng cần phải mã hóa; hai là,

xác định các nội dung cần thu thập cho đối tượng được mã hóa; ba là, xác định nội

Trang 63

dung cần thể hiện trên bộ mã; bốn là, cần lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp.

Thông thường có một số phương pháp mã hóa như : sử dụng mã gợi nhớ với các ký

tự có độ dài thống nhất để mô tả cho loại đối tượng mã hóa; sử dụng các chỉ số liên

tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất ( mỗi chữ số đều có một ý nghĩa phân tích

riêng ) để mô tả cho các nội dung quản lý ; sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự

các nhóm mã liên quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp

theo hướng trái sang phải của bộ mã; năm là, xem xét tính ổn định, lâu dài của bộ mã

trước khi thiết lập chính thức.

3.3.3 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán

3.3.3.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức và vận dụng hiệu quả hệ thống chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng

mang đến thành công của hệ thống kế toán trong việc cung cấp thông tin kế toán hữu

ích đặc biệt là những thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.

Thông tin kế toán hữu ích là kết quả của công tác tổ chức nhập liệu chính xác và đầy

đủ. Tuy nhiên công việc nhập liệu chính xác và đầy đủ là một công việc không phải

dễ dàng do những khó khăn trong việc phối hợp giữa kế toán tài chính và kế toán

quản trị. Kế toán tài chính chỉ đòi hỏi chứng từ theo đúng chuẩn mực quy định nhưng

kế toán quản trị đòi hỏi chứng không những tuân thủ theo chuẩn mực quy định mà

còn phải thể hiện được những thông tin cụ thể cho công tác quản lý theo những đặc

thù riêng của doanh nghiệp như chứng từ đó phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại

phòng ban nào, phục vụ cho dự án hay sản phẩm nào, ... Do vậy, tổ chức và vận dụng

tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ giải quyết được một trong những khó khăn mà hệ

thống kế toán gặp phải khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để tổ

chức và vận dụng tốt hế thống chứng từ kế toán cần quán triệt một số nội dung sau:

Một là, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một doanh nghiệp gồm nhiều loại và

liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau, do vậy doanh nghiệp

cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ

chức ghi nhận và xử lý thông tin. Để xây dựng được quy trình hiệu quả khi tổ chức

Trang 64

xây dựng quy trình cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế

toán , yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo

chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh trường hợp bỏ

sót, trùng lắp hoặc luân chuyển lòng vòng … Sau khi được ghi sổ, chứng từ được lưu

trữ theo luật quy định.

Hai là, xây dựng hệ thống chứng từ đầy đủ và khoa học trên cở sở chế độ

chứng từ kế toán, đặc điểm vận động của các đối tượng kê toán, đặc điểm hoạt động

sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Có nhiều cách để tiếp cận

và xây dựng hệ thống chứng từ kế toán nhưng cách tiếp cận thường được áp dụng

hiện nay là cách tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh doanh,

sau khi phân tích các hoạt động thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng

có tham gia vào quá trình hoạt động từ đó xác định các chứng từ cần được lập và hình

thành nên các danh mục chứng từ kế toán.

Ba là, xác định rõ các nội dung cần thể hiện trên chứng từ nhằm phục vụ công

tác cung cấp thông tin cho hệ thống báo cáo quản trị. Ngoài những chứng từ mà

doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, tùy theo đặc điểm kinh

doanh và yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp còn có những chứng từ đặc thù riêng

để phản ánh những thông tin cần phải có phục vụ cho công tác quản lý. Do vậy, khi

xây dựng những chứng từ này, doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu quản lý của

doanh nghiệp kết hợp với đặc điểm tổ chức quản lý của hệ thống kế toán để xác định

đúng, đầy đủ những thông tin cần thiết phải thể hiện, tránh việc thể hiện những thông

tin dư thừa, không cần thiết nhưng thiếu đi những thông tin cần phải có.

Bốn là, cần phải có công tác tổ chức, hướng dẫn các phòng ban trong doanh

nghiệp có liên quan về công tác áp dụng và thực hiện các quy trình về luân chuyển

chứng từ cũng như việc ghi nhận các thông tin cần phải có trong một chứng từ cụ thể.

Đây là một công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi lẻ việc doanh nghiệp có hệ

thống chứng từ tốt, có quy trình luân chuyển đầy đủ không có nghĩa là các chứng từ

đều được tất cả các đối tượng có liên quan biết và áp dụng đúng. Thực tế, trong quá

Trang 65

trình làm việc, mặc dù doanh nghiệp có rất nhiều quy trình được ban hành và thậm

chí những quy trình được lập một cách rất cụ thể và chi tiết nhưng hiếm có những

thành viên trong doanh nghiệp hiểu hết và vận dụng đúng. Do vậy, công tác hướng

dẫn thực hiện quy trình và điền đúng thông tin theo yêu cầu quản lý là công việc rất

cần phải quan tâm và thực hiện trong doanh nghiệp.

3.3.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Khi tổ chức công tác kế toán dù dưới bất kỳ hình thức nào, kế toán theo

phương pháp thủ công hay kế toán sử dụng excel hay kế toán sử dụng phần mềm, hệ

thống tài khoản đều luôn được đặc biệt quan tâm hàng đầu. Hệ thống tài khoản kế

toán đóng vai trò rất quan trọng trong hệ thống kế toán, có thể gọi là “ xương sống”

của hệ thống kế toán, nó đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích

cho người sử dụng. Do vậy, khi sử dụng hệ thống tài khoản cần đảm bảo độ ổn định

và sử dụng lâu dài trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tránh tình trạng thêm,

bớt, điều chỉnh tài khoản khi đã có dữ liệu phát sinh liên quan đến tài khoản đó, đồng

thời cũng không nên mở thêm những tài khoản không cần thiết hay không sử dụng

lâu dài. Hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng phù hợp với đối tượng kế toán

và đối tượng quản lý chi tiết cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

và đồng thời hệ thống tài khoản cũng cần được xây dựng đảm bảo cho việc dễ dàng

cho công tác nhập liệu chi tiết của nhân viên kế toán.

Hiện nay, căn cứ để tiến hành xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là hệ thống

tài khoản kế toán theo quy định của chế độ kế toán; đối tượng kế toán và đối tượng

quản lý chi tiết; yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động sản xuất

kinh doanh của doanh nghiệp. Để xây dựng một hệ thống tài khoản tốt cần tiến hành

các bước thực hiện sau:

Một là, căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán và hệ thống tài khoản thống

nhất theo quy định của chế độ kế toán, xác định tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 cần

được sử dụng, loại bỏ các tài khoản không cần thiết hay không phù hợp với đặc điểm

Trang 66

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hai là, xây dựng thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, …và tài khoản chi tiết theo

đặc điểm đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết. Việc xây dựng tài khoản kế

toán cấp 2, cấp 3, … phụ thuộc vào việc phân cấp đối tượng kế toán và yêu cầu quản

lý của doanh nghiệp. Một đối tượng kế toán có thể cần theo dõi theo một hay nhiều

đối tượng quản lý chi tiết hay cũng có thể không theo dõi chi tiết. Trong trường hợp

đối tượng kế toán cần theo dõi nhiều đối tượng quản lý chi tiết , cần phân cấp đối

tượng kế toán đó và mở các tài khoản cấp tương ứng cho từng đối tượng kế toán.

Trong điều kiện tin học hóa, việc mở tài khoản chi tiết có hai cách thực hiện,

mỗi cách thực hiện có những ưu và nhược điểm khác nhau, tùy từng đặc điểm hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tùy thuộc vào phần mềm kế toán mà

doanh nghiệp lựa chọn cách thức phù hợp. Theo cách thứ nhất, kế toán tổ chức không

xây dựng tất cả các đối tượng quản lý chi tiết mà mở tài khoản chi tiết cho từng đối

tượng cần quản lý. Ví dụ: 131001- phải thu khách hàng Công Ty Cổ Phần Dữ Liệu

Công Nghệ Thông Tin VINA; 131002- phải thu khách hàng Công ty TNHH Truyền

Thông Bút Trẻ …. Cách tổ chức này dễ thực hiện nhưng hệ thống tài khoản rất cồng

kềnh, chỉ có thêm tài khoản mới khi có đối tượng mới mà không thể xóa bỏ các tài

khoản không còn sử dụng khi một đối tượng không còn tồn tại đồng thời khi doanh

nghiệp thay đổi yêu cầu quản lý sẽ rất có thể phải thay đổi hệ thống tài khoản, điều

này không chỉ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống kế toán mà còn gây khó khăn cho

công tác nhập liệu. Cách tổ chức này chỉ có thể phù hợp với những doanh nghiệp vừa

và nhỏ có ít đối tượng quản lý chi tiết và ít sự thay đổi trong quá trình hoạt động sản

xuất kinh doanh. Cách thứ hai, các danh mục quản lý chi tiết cần được xây dựng

riêng, độc lập với hệ thống tài khoản kế toán. Mở thêm các tài khoản cấp thấp hơn và

tài khoản chi tiết nếu cần thiết, dựa vào mối quan hệ giữa đối tượng kế toán và đối

tượng quản lý chi tiết để xác lập cách thức theo dõi chi tiết cho từng tài khoản. Cách

làm này khó thực hiện hơn nhưng sẽ giúp doanh nghiệp có được hệ thống tài khoản

gọn nhẹ, ổn định. Cách thức này phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có

nhiều đối tượng quản lý chi tiết và cũng áp dụng được với nhiều yêu cầu quản lý thay

Trang 67

đổi. Sau đây là một ví dụ cụ thể cho việc mở tài khoản theo cách thức này: Công ty

ABCD có 4 nhà máy hoạt động, mỗi nhà máy cần phải được theo chi tiết hoạt động

sản xuất kinh doanh, cần phải theo dõi chi phí theo khoản mục, cần phải thống kê

hoạt động sản xuất kinh doanh của từng loại sản phẩm, chi phí hoạt động của từng bộ

phận trong nhà máy. Trong trường hợp này hệ thống tài khoản có thể được xây dựng

như sau:

Tài khoản kế toán được xây dựng trên cơ sở gọn nhẹ tuân thủ theo chế -

độ kế toán và thiết kế tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 theo yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp. Ví dụ: 64211- Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Lương); 64212- Chi phí quản

lý doanh nghiệp ( chi phí ngoài giờ)…..

Xây dựng danh mục đối tượng cần phân tích và mã hóa các đối tượng -

cần phân tích:

+ Danh mục nhà máy: A- nhà máy A; B- nhà máy B; C- Nhà máy C; D- nhà

máy D.

+ Danh mục sản phẩm cần theo dõi: P1 – sản phầm 1; P2 – Sản phẩm 1; P3 –

Sản phẩm 3 ….

+ Danh mục các bộ phận hoạt động trong nhà máy: SX- Bộ phận sản xuất; KH

– Bộ phận kế hoạch …..

Như vậy, khi nhìn bảng cân đối phát sinh có tài khoản 64211AP1SX chúng ta

có thể biết ngay đó là chí phí lương cho nhà máy A, phục vụ cho sản phẩm 1, phát

sinh tại bộ phận sản xuất.

3.3.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán.

Mục tiêu mà công tác tổ chức hệ thống kế toán luôn hướng đến là cung cấp

thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

thông qua các báo cáo và để đạt được mục tiêu này với hiệu quả cao nhất rất cần có

một công tác tổ chức và vận dụng tốt báo cáo kế toán cũng như sổ sách kế toán. Để tổ

chức tốt công tác này chúng ta cần phải tuân thủ những nguyên tắc và nội dung,

Trang 68

phương pháp tổ chức.

Về nguyên tắc, đối với báo cáo tài chính, việc tổ chức vận dụng báo cáo kế

toán cần tuân thủ yêu cầu chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán về việc lập, trình bày và

công bố các thông tin kế toán. Đối với báo cáo quản lý, việc tổ chức báo cáo phải căn

cứ vào yêu cầu thông tin, xác định đây đủ các hình thức trình bày đảm bảo phù hợp

với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong điều kiện tin học hóa, việc tổ chức báo

cáo cần phải căn cứ vào đặc điểm của phần mềm kế toán, đặc điểm về hình thức thu

thập, xử lý dữ liệu.

Về nội dung, tổ chức hệ thống kế toán là quá trình xác định các báo cáo do hệ

thống kế toán cung cấp được xử lý từ quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nội dung dữ

liệu trên cơ sở đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kiểm soát của hệ thống. Quá trình đó bao

gồm các nội dung cần phải thực hiện như phân loại và xác định các báo cáo cần cung

cấp cho các đối tượng sử dụng, xác định nội dung thông tin cung cấp của từng báo

cáo cung cấp, xác định thời gian và đối tượng thực hiện cung cấp báo cáo, xác định

đối tượng sử dụng thông tin báo cáo, xác định phương thức cung cấp thông tin của

báo cáo, phác thảo và minh họa các mẫu báo cáo cung cấp, xác định phương pháp xử

lý và phương pháp lâp báo cáo.

Về phương pháp tổ chức, để thực hiện tốt các nội dung tổ chức hệ thống báo

cáo, cần phải thực hiện các công việc theo trình tự. Trước tiên là công tác phân loại

và xác định tên của các báo cáo bao gồm các công việc như phân nhóm các báo cáo

thành báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý, phân nhóm các báo cáo quản lý theo

chu trình kinh doanh và phân nhóm và xác định các báo cáo quản lý theo từng chu

trình. Sau khi phân loại và xác định tên của các báo cáo, công việc tiếp theo là xác

định nội dung của từng báo cáo bao gồm các công việc như tiêu đề, thời gian cung

cấp và các nội dung chính như khoản mục chi phí, khoản mục theo quy định của pháp

luật, các nội dung khác theo yêu cầu quản lý. Công việc tiếp theo nữa cần thực hiện

đó là xác định thời gian và đối tượng cung cấp báo cáo. Đối với kế toán tài chính cần

tuân thủ theo quy định của pháp luật, đối với báo cáo quản trị thời gian cung cấp là

định kỳ hàng ngày tuần, tháng …. tùy theo yêu cầu quản lý. Công việc kế đến là phải

Trang 69

xác định đối tượng sử dụng thông tin của báo cáo và cuối cùng là xác định phương

thức cung cấp thông tin của báo cáo ( In ra bằng văn bản hay xem trực tiếp từ phần

mềm …)

3.3.4 Giải pháp về phần mềm kế toán, phần cứng và hạ tầng mạng.

3.3.4.1 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Như sự phân tích ở chương hai, lựa chọn một phần mềm kế toán ứng dụng cho

doanh nghiệp quả thật không phải là một công việc dễ dàng, do vậy, chúng ta rất cần

một số giải pháp để lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua kết quả khảo sát, cũng như từ mộ

số tài liệu có được, tác giả đưa ra một số những vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn

phần mềm kế toán phù hợp. Những vấn đề này đã giải quyết được phần nào những

khó khăn mà người mua thường gặp phải và được cụ thể như sau:

Một là, tùy theo quy mô kinh doanh mà chúng ta lựa chọn phần mềm kế toán

phù hợp. Một doanh nghiệp có doanh số bán hàng một tỷ đồng một năm sẽ có nhu

cầu hòan tòan khác so với công ty có doanh số hàng trăm tỷ đồng, nếu một công ty

quy mô nhỏ thì chúng ta không nên lựa chọn mua một phần mềm hiện đại, có nhiều

tính năng đa dạng bở vì chúng ta sẽ gặp phải những vấn đề phức tạp hơn so với nhu

cầu thực tế của mình lại vừa tốn kém không cần thiết.

Hai là, tùy từng lĩnh vực kinh doanh mà lựa chọn phần mềm kế toán sao cho

phù hợp. Một vài lĩnh vực kinh doanh có những phần mềm chuyên biệt mà chúng ta

có thể cần đến vì nó được thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, một

số trường hợp phần mềm chuyên biệt theo từng lĩnh vực kinh doanh có thể sẽ đắt tiền

hơn nhưng các lợi ích mà những phần mềm này mang lại sẽ bù đắp lại cho những chi

phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Do đó, chúng ta cần chắc chắn rằng chúng ta đã nghiên

cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềm kế toán nào.

Ba là, nghiên cứu kỹ các phân hệ nào cần dùng để lựa chọn phần mềm kế toán

cho phù hợp. Trong thị trường có rất nhiều phần mềm có những tính năng lưu trữ,

Trang 70

tính toán dữ liệu đơn giản nhưng cũng có những phần mềm có nhiều tính năng như

tính toán ngân quỹ, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng và thậm chí có

những phần mềm còn phân tích được sự dao động của giá cả và các yếu tố ảnh hưởng

đến sự dao động này, từ đó giúp chúng ta có được những cái nhìn cụ thể hơn về sự

biến động của thị trường …. Như vậy, tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp về

các chức năng của phân hệ kế toán mà lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp.

Bốn là, cần quan tâm đến dịch vụ hổ trợ sau bán hàng để lựa chọn phần mềm

kế toán phù hợp. Việc mua sắm phần mềm kế toán chỉ là bước đầu tiên trong một quy

trình tổng thể, mua đuợc một phần mềm tốt nhưng triển khai không tốt thì cũng xem

như thất bại, một trong những vấn đề quyết định sự thành công của việc triển khai là

dịch vụ hổ trợ của nhà cung cấp phần mềm. Do đó, đây là một vấn đề rất quan trọng

cho doanh ngiệp khi lựa chọn mua một phần mềm kế toán.

Năm là, cân đối nguồn lực tài chính để chọn mua phần mềm phù hợp. Tất cả

các khoản đầu tư của doanh nghiệp đều cần đến sự phân tích mối quan hệ giữa lợi

nhuận và chi phí, do vậy, khi chọn mua phần mềm kế toán chúng ta cần quan tâm đến

vấn đề lợi ích mà phần mềm mang lại tương xứng với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ

ra.

Sáu là, tham khảo ý kiến của chuyên gia, đồng nghiệp … trước khi quyết định

lựa chọn phần mềm kế toán. Những ý kiến của chuyên gia, đồng nghiệp và thậm chí

là những nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán … sẽ giúp chúng ta tự tin hơn khi

lựa chọn phần mềm kế toán. Bởi lẻ, căn cứ vào tình hình thực tế hiện nay, trước khi

mua phần mềm nhiều doanh nghiệp sẽ đề nghị một số công ty cúng cấp phần mềm

đến trình bày giới thiệu về những tính năng của phần mềm và đề nghị một mức giá

mà họ có thể cung cấp. Tuy nhiên, những buổi giới thiệu này có thời gian không

nhiều, thường là một buổi, một ngày, thời gian này, quá ngắn để có thể hình dung

được hết những tính năng của phần mềm có phù hợp với tình hình công ty hay không.

Bảy là, phần mềm kế toán lựa chọn phải đảm bảo cho việc dễ dàng sử dụng.

Chúng ta không nên mua những phần mềm khó sử dụng cho người dùng mặc dù nó

Trang 71

có những tính năng ưu việt. Bởi lẻ, những tính năng ưu việt đó chỉ có thể phát huy khi

nó được người sử dụng dùng đúng theo những yêu cầu nhập liệu của nó. Nếu không

thực hiện được đúng theo những yêu cầu này thì có thể phần mềm sẽ bị thất bại. Do

vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán cần quan tâm đến việc phần mềm phải dễ dàng

sử dụng, phù hợp với đội ngũ nhân lực kế toán đang có.

Tám là, phần mềm kế toán chọn mua phải phù hợp tương thích với hệ thống kỹ

thuật hiện tại của doanh nghiệp và có khả năng liên kết với những phần mềm khác khi

có nhu cầu triển khai sử dụng cho những phần mềm quản lý theo yêu cầu của doanh

nghiệp. Trong thực tế hiện nay, một số công ty có riêng hẳn một bộ phận kỹ thuật

quản lý tòan bộ hệ thống của doanh nghiệp. Bộ phận này thường có những quy trình

và tiêu chuẩn quản lý, do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán chúng ta cần quan tâm

đến việc phần mềm kế toán phải tương thích với yêu cầu quản lý hệ thống nội bộ.

Đồng thời, hiện nay có một số doanh nghiệp đang hướng tới việc xây dựng và quản lý

theo hệ thống ERP. Để quản lý theo hệ thống này, có một số doanh nghiệp không

chọn giải pháp mua hẳn một phần mềm ERP để triển khai cho tòan hệ thống mà có

thể sẽ thuê hẳn một đội ngũ kỹ thuật để viết riêng cho doanh nghiệp. Do vậy, khi lựa

chọn phần mềm kế toán chúng ta cũng cần quan tâm đến vấn đề phần mềm có khả

năng tích hợp với những phần mềm khác.

3.3.4.2 Giải pháp về phần cứng và hạ tầng mạng.

Tùy vào mức độ tin học hóa công tác kế toán mà mỗi doanh nghiệp có giải

pháp về phần cứng và hạ tầng mạng khác nhau. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, kế

toán chỉ có một nhân viên, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế

toán chủ yếu là bằng excel hay phần mềm nhỏ và chưa có nhu cầu kết nối mạng thì

giải pháp máy tính cho những doanh nghiệp này là chỉ cần trang bị một máy tính có

cấu hình đủ mạnh để đảm bảo cho công việc hằng ngày, còn đối với những doanh

nghiệp có mức độ tin học hóa cao đặc biệt là những doanh nghiệp ứng dụng ERP thì

phần cứng và hệ thống mạng cần được đầu tư trang bị tốt. Về phần cứng đòi hỏi cần

phải được trang bị hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện …Đối với những

Trang 72

doanh nghiệp ứng dụng ERP, hệ thống máy chủ cần tối thiểu các loại như máy chủ hệ

thống (Application server), máy chủ cơ sở dữ liệu (Database server), máy chủ dự

phòng cơ sở dữ liệu ( backup database server). Ngoài ra còn đòi hỏi phải có những

máy chủ khác cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp như máy chủ quản lý thư

điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet ( Internet server), máy

chủ quản lý các tài liệu dùng chung (File server) … Đối với hạ tầng mạng, doanh

nghiệp cần trang bị mạng WAN, LAN phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp có thể khai

thác ứng dụng môi trường internet như một mạng WAN cho doanh nghiệp với chi phí

chấp nhận được mà vẫn đảm bảo cho mục đích triển khai.

3.3.5 Tổ chức xây dựng bộ máy kế toán.

Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán không

đơn thuần là lựa chọn hình thức kế toán và tuyển dụng bố trí nhân sự mà còn phụ

thuộc rất nhiều vào định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

Như đã trình bày trong phần cơ sở lý luận, để xây dựng thành công công tác kế toán

trong điều kiện tin học hóa điều trước tiên cần lưu ý đến những yêu cầu cần thiết như

yêu cầu về nhân sự, yêu cầu về tổ chức và phân công công tác, yêu cầu về quản lý và

kiểm soát. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được xây dựng cần phù hợp với cơ cấu quản

lý của doanh nghiệp; phù hợp và cân đối giữa việc tuyển dụng và bố trí nhân sự với

khối lượng và tính chất phức tạp của công việc.

Mục tiêu xây dựng cơ cấu phòng kế toán là xây dựng các phần hành kế toán

hay các bộ phận, các tổ kế toán, phân công nhiệm vụ cho từng phần hành kế toán một

cách khoa học và hợp lý. Khi tổ chức bộ máy kế toán cần quy định rõ ràng các mối

quan hệ trong bộ phận kế toán trong việc chỉ đạo, kiểm tra báo cáo; xây dựng các

phần hành kế toán và quy định mối quan hệ giữa các phần hành kế toán trong quá

trình xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin. Việc xác định các phần hành kế toán phụ

thuộc vào các chu trình nghiệp vụ, khối lượng dữ liệu …Thông thường có hai cách

tiếp cận để xây dựng cơ cấu phòng kế toán và mỗi cách có những ưu và nhược điểm

khác nhau. Cách thứ nhất là tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán. Với

Trang 73

cách tiếp cận này các phần hành kế toán sẽ được phân chia theo các đối tượng kế toán

hay nhóm đối tượng cùng loại và đặt tên phần hành kế toán theo tên đối tượng kế

toán. Ví dụ: kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán nợ phải thu, kế toán

nợ phải trả …Nhìn chung, cách tổ chức này dễ tiếp cận nhưng khi phân công công

việc cần phải xác định rõ ràng các nghiệp vụ do phần hành kế toán nào đảm nhiệm,

các công việc của từng phần hành kế toán cần được trình bày đầy đủ và chi tiết trong

bảng mô tả công việc của từng phần hành kế toán. Cách tiếp cận thứ hai, các phần

hành kế toán được xây dựng theo các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp hoặc

theo chu trình nghiệp vụ. Ví dụ doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau

thì mỗi lĩnh vực hoạt động có thể có kế toán chuyên trách theo dõi. Việc đặt tên các

phần hành kế toán trong trường hợp này có thể đặt tên theo nội dung hoạt động hay

theo chu trình nghiệp vụ. Phạm vi công việc cho mỗi phần hành cũng được xác định

đầy đủ trong bảng mô tả công việc. Với cách tiếp cận này, kế toán bộ phận sẽ có sự

chuyên trách trong phạm vi hoạt động của mình và có thể sẽ kiểm soát được tốt hơn

các hoạt động trong doanh nghiệp tuy nhiên cách tổ chức này nhiều khi dẫn đến sự

cồng kềnh của bộ máy kế toán và sự phân chia công việc không đồng đều giữa các

phần hành hay các nhân viên kế toán do tính chất của từng loại hình hoạt động trong

doanh nghiệp khác nhau dẫn đến có thể bộ phận này rất nhiều nghiệp vụ phát sinh

nhưng bộ phận khác thì ít. Nhìn chung, tùy từng đặc điểm hoạt động mà bộ máy kế

toán trong doanh nghiệp cần được tổ chức một cách phù hợp và dù lựa chọn theo cách

tổ chức nào đi chăng nữa thì cần phải có sự tổ chức cụ thể rõ ràng những vị trí công

việc trong cơ cấu tổ chức và mỗi vị trí công việc đó cần có một bảng mô tả công việc

cụ thể. Bảng mô tả công việc cần trình bày đầy đủ và chi tiết các nội dung như phạm

vi, trách nhiệm của từng vị trí, công việc thường xuyên, công việc định kỳ, trách

nhiệm lập báo cáo, tiêu chuẩn đánh giá. Để ví dụ cho một bảng mô tả công việc cụ

thể, tác giả đính kèm bảng mô tả công việc của một kế toán tiền mặt trong phụ lục 3

kèm theo luận văn này.

3.3.6 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa.

Kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm,

Trang 74

nội quy chính sách và nổ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ

chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Hệ thống

kiểm soát nội bộ không đo điếm kết quả trên các con số tăng trưởng mà chỉ giám sát

nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu

giữ nguyên như vậy thì sẽ có ảnh hưởng gì đến hoạt động của tổ chức. Hệ thống kiểm

soát nội bộ của một tổ chức hoạt động hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc

thất thoát tài sản của tổ chức đó.

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công

ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công

ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô

hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra

chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Chính vì vậy, thiết lập một hệ thống

kiểm soát nội bộ là thiết lập một cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng lòng tin

mà bằng những quy định rõ ràng nhằm giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh

doanh; bảo vệ tài sản khỏi bi hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận; đảm bảo tính chính

xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy

của công ty cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo sử dụng tối đa các nguồn

lực và đạt được các mục tiêu đề ra; đảm bảo quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây

dựng lòng tin đối với họ.

Trong thực tế, rất khó để tìm ra một công thức chung để giúp doanh nghiệp

khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Tùy

từng công ty, tùy từng khuyết điểm mà những doanh nghiệp khác nhau sẽ có những

biện pháp khác nhau. Khi ứng dụng tin học hóa công tác kế toán, tùy theo mức độ tin

học hóa mà từng công ty sẽ thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Đối với

những doanh nghiệp mà mức độ tin học hóa chưa phát triển và áp dụng cho toàn bộ

công ty thì rất cần việc thiết lập một hệ thống quản lý chặt chẽ với với một số đặc

điểm như sau:

Thứ nhất, cần có các thủ tục kiểm soát cần thiết để sớm phát hiện ra những dấu

Trang 75

hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát thường có một số biểu hiện như không

có quy trình quản lý bằng văn bản rõ ràng, công việc chỉ được điều hành theo khẩu

lệnh, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quyên thì lại thôi; công việc có sự chồng chéo giữa các

phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót thì các bộ phận đùng đẩy

trách nhiệm cho nhau, …..

Thứ hai, đối với những tài sản dễ bị thất thoát như tiền, hàng hóa …, cần có

biện pháp chặt chẽ để hạn chế thấp nhất sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra. Đối với

những vấn đề này, một nguyên tắc cần phải áp dụng triệt để đó là nguyên tắc bất kiêm

nhiệm, theo nhiều chuyên gia tài chính thì đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là

người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Công ty cần phải lập một quy trình quản lý

chặt chẽ và không nên có ngoại lệ mà cụ thể là bất kỳ phòng ban nào trong công ty

muốn chi đều phải lập đề nghị chi và chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi

có chữ ký của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi và

sau đó quỹ mới chi tiền. Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách

thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp là hai biện pháp song song

đó là kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Công ty trả lương cao cho những người làm

ở bộ phận này đồng thời quy định rõ rằng nếu công ty phát hiện người đó có những

dấu hiệu vi phạm gian lận hay ăn chênh lệch với nhà cung cấp anh ta sẽ bị cho thôi

việc ngay. Như vậy họ sẽ mất đi công việc tốt nếu để lòng tham làm mờ mắt. Bên

cạnh đó, công ty nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát

hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.

Thứ ba, trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, cần có quy trình kiểm tra chéo

hằng ngày giữa hệ thống bán hàng và kế toán và thủ kho. Bộ phận bán hàng là nơi

thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, công ty cần quy

định rõ khung giá bán cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc

quản lý phê duyệt. Sau đó nhân viên bán hàng viết phiếu xuất chuyển qua thủ kho.

Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng

được ủy quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba

Trang 76

liên phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ, thủ kho giữ liên

hai để theo dõi việc xuất nhập và liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào

sổ sách và theo dõi công nợ.

Thứ tư, về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập,

điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của

công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số những

nguyên tắc như xây dựng môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức

nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền

lợi; xác định rõ hoạt động tiềm ẩn, nguy cơ cao; bất kỳ thành viên nào trong công ty

cũng đề phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ trách nhiệm kiểm tra và

giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập …

Thứ năm, ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra

chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm toán nội

bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành,

kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết

tiền có bị chiếm dụng hay không…. nhằm ngăn ngừa thấp nhất những rủi ro.

Đối với những công ty có mức độ tin học hóa cao, sử dụng giáp pháp mở rộng

ERP vào công tác quản lý thì ngoài việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho

đảm bảo được những yêu cầu trên công ty cần chú đến đến một số những vấn đề

nhằm đảm bảo cho việc kiểm soát trên hệ thống máy tính. Những vấn đề đó cụ thể là:

Thứ nhất cần đặc biệt chú trọng công tác phân quyền truy cập vào hệ thống

máy tính. Trong điều kiện tin hoc hóa cao độ công tác kế toán, những quy trình thay

vì trước đây làm bằng tay cần phải có những thủ tục giấy tờ thì giờ được thay thế

bằng những thao tác trên những quy trình được quy định chặt chẽ trên máy tính. Mỗi

một công đoạn là một khâu quan trọng và được thực hiện bởi một người sử dụng. Để

đảm bảo được cho công tác kiểm soát rất cần thiết phải có một sự phân quyền và quy

định trách nhiệm hết sức rõ ràng. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một hay một số quyền

truy cập vào hệ thống tùy theo cấp bậc và trách nhiệm của họ và chỉ được quyền thao

Trang 77

tác trên cơ sở quyền mà họ được cấp. Bên cạnh việc cấp quyền là người quản trị hệ

thống cần xây dựng những báo cáo cần thiết để khi có sự cố xảy ra, báo cáo có thể chỉ

ra được nhân viên nào đã làm thao tác sai đó và quy trách nhiệm rõ ràng. Trong

trường hợp một nếu có xảy ra trường hợp một phần hành mà có nhiều người có thể

truy cập và thao tác thì cần cấp quyền sao cho mỗi người chỉ thấy được phần việc của

mình làm.

Thứ hai, gắn liền với vấn đề cấp quyền, khi thiết lập hệ thống kế toán trong

điều kiện tin học hóa cần quan tâm đến vấn đề bảo mật thông tin. Khi mỗi nhân viên

được cấp một tên người dùng và mật mã và đi liền là những quyền tương ứng được

cấp thì nhân viên đó chỉ được phép sử dụng tên người dùng và mật khẩu của mình để

truy cập vào hệ thống. Để ngăn chặn những trường hợp nhân viên cố tình dùng tên

người dùng của người khác để truy cập vào hệ thống nhằm thực hiện những ý đồ xấu,

người quản trị hệ thống cần áp dụng chính sách giới hạn số lần nhập sai khi đăng

nhập hệ thống. Quá giới hạn nhập cho phép mà tên người dùng đó không truy cập

được vào hệ thống thì sẽ bị khóa ….

Thứ ba, khi thiết lập hệ thống cần đặc biệt quan tâm đến những công cụ cảnh

báo giúp cho người sử dụng tránh được những thao tác nhập liệu sai hoặc tránh được

việc nhập trùng hóa đơn, chứng từ …. Hệ thống cảnh báo đó có thể là cảnh báo về

việc trùng phiếu chi, trùng hóa đơn …. hoặc co thể là những cảnh báo số liệu ghi

nhận chưa cân đối và sẽ không cho phép ghi nhận vào hệ thống ….

Thứ tư, khi thiết lập hệ thống rất cần có cơ chế kiểm tra việc nhập liệu, đảm

bảo nguyên tắc một người nhập liệu cần có một người kiểm tra để tránh được những

trường hợp sai sót đáng tiếc xảy ra.

3.3.7 Một số giải pháp nhằm hạn chế khó khăn khi kết hợp giữa kế toán tài

chính và kế toán quản trị

Như đã trình bày trong nội dung chương hai, một hệ thống kế toán được xây

dựng nhằm đảm bảo cung cấp tốt thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản

trị cho các đối tượng sử dụng thường gặp phải nhiều vấn đề khó khăn. Những khó

Trang 78

khăn đó bao gồm khó khăn trong việc phân bổ chi phí; khó khăn trong việc cập nhật

thông tin dữ liệu đầu vào nhanh chóng, đầy đủ; khó khăn trong vấn đề cập nhật các

thông tin thay đổi theo yêu cầu quản lý; khó khăn trong các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh có sự khác biệt giữa cách ghi nhận của kế toán tài chính và kế toán quản trị …

Khó khăn trong việc phân bổ chi phí bắt nguồn từ việc xác định tiêu thức phân

bổ chi phí cho những khoản mục chi phí chung về từng sản phẩm, từng trung tâm chi

phí theo yêu cầu quản lý. Để giải quyết cho khó khăn này trước tiên cần phân loai

những khoản mục chi phí chung và từ kết quả phân loại đó chúng ta thiết lập tiêu thức

phân bổ cho từng loại tương ứng. Kế toán không nên dùng một tiêu thức phân bổ để

phân bổ cho tất cả các khoản mục chi phí chung vì như vậy sẽ rất dễ thiếu chính xác.

Để xác định và phân loại được những khoản mục chi phí chung một cách khoa học kế

toán cần xác định rõ nhu cầu và thiết lập hệ thống tài khoản, các danh mục phân tích

theo yêu cầu đó đồng thời phải xây dựng quy trình hạch toán rõ ràng để những nhân

viên nhập liệu của các phần hành kế toán hạch toán đúng theo yêu cầu quản lý.

Khó khăn trong việc cập nhật thông tin dữ liệu đầu vào được đầy đủ và nhanh

chóng để có thể thống kê được chi phí đầy đủ theo yêu cầu quản lý mà các doanh

nghiệp đều gặp phải có thể được khắc phục bằng cách xây dựng và quy định chặt chẽ

các quy trình quản lý chi phí cũng như xử lý nghiệp vụ. Quy trình này bao gồm quy

trình thanh toán, quy trình tạm ứng, quy trình mua hàng, quy trình quản lý tài chính,

…. Trong các quy trình này, bên cạnh việc quy định chính sách công tác, chính sách

tạm ứng, thẩm quyền phê duyệt … cần quy định chặt chẽ thời gian hoàn ứng, thời

gian đề nghị thanh toán và đồng thời cũng quy định chặt chẽ về thời gian xử lý và giải

quyết nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại phòng kế toán cho các nhân viên kế toán. Với

cách tổ chức này chắc chắn chi phí phát sinh sẽ được tập trung về phòng kế toán

nhanh hơn và công tác phản ánh, ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ nhanh hơn.

Bên cạnh đó, kế toán cũng cần có cơ chế theo dõi các khoản chi phí phát sinh định kỳ

hàng tháng để có cơ sở trích trước những chi phí thực tế đã phát sinh nhưng định kỳ

báo cáo hóa đơn chứng từ chưa về để đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được

Trang 79

phản ánh đầy đủ.

Một trong những khó khăn nữa mà kế toán trong các doanh nghiệp thường gặp

phải là vấn đề cập nhật thông tin thay đổi theo yêu cầu quản lý. Khó khăn này thường

gặp phải ở những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc ở những doanh nghiệp có tốc độ

tăng trưởng nhanh. Ở những doanh nghiệp này, nhà quản trị doanh nghiệp có nhiều

thay đổi về yêu cầu cung cấp thông tin để phục vụ cho công tác quản lý ở những thời

điểm khác nhau cũng như thường có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động

phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp ở những thời điểm khác nhau.

Những sự thay đổi này tùy theo đặc điểm và tính chất mà nó có ảnh hưởng và gây

khó khăn ít nhiều đến công tác kế toán trong việc cập nhật thông tin đảm bảo cho yêu

cầu quản lý. Để khắc phục khó khăn này, hệ thống kế toán không những phải được

xây dựng mở để có thể đáp ứng được những thay đổi của các nhân tố tác động đến

công tác kế toán mà còn phải có sự phân công nhân sự chuyên trách theo dõi tất cả

những sự thay đổi đó để cập nhật kịp thời và đầy đủ các thông tin thay đồi. Bên cạnh

đó, kế toán cũng cần phân tích cho nhà quản trị doanh nghiệp thấy tác động của sự

thay đổi đến công tác kế toán và đề xuất phương án để ban giám đốc có thể cân nhắc

trước khi thực hiện việc thay đổi.

Một trong những khó khăn lớn mà các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải

khi xây dựng hệ thống kế toán đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ cho kế

toán tài chính và kế toán quản trị là sự khác biệt giữa cách ghi nhận và phản ánh số

liệu. Sự khác nhau này bắt nguồn từ quan điểm khác nhau giữa kế toán tài chính và kế

toán quản trị ví dụ như đối với một khoản đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, kế toán

tài chính phải ghi nhận và phân bổ khấu hao theo đúng chuẩn mực kế toán nhưng đối

với kế toán quản trị tùy theo quan điểm của nhà quản lý, họ có thể yêu cầu kế toán

theo dõi như một khoản chi phí phát sinh và hạch toán toàn bộ vào chi phí để xác

định kết quả kinh doanh hoặc cũng có thể nhà quản trị yêu cầu kế toán phân bổ chi

phí khấu hao nhưng thời gian phân bổ khấu hao khác với khung quy định của bộ tài

chính, ….. Để khắc phục sự khó khăn này, kế toán doanh nghiệp cần phân tích cụ thể

những tình huống có thể có sự khác biệt về cách ghi nhận giữa kế toán tài chính và kế

Trang 80

toán quản trị và từ đó đề ra quy trình nghiệp vụ thích hợp nhằm hướng công tác nhập

liệu thực hiện đúng theo yêu cầu. Tùy theo mức độ và tính chất phức tạp của nghiệp

vụ kinh tế, tùy theo mức độ ứng dụng công nghệ thông tin mà công tác tổ chức để ghi

nhận và xử lý những tình huống nghiệp vụ này sẽ khác nhau. Đối với những doanh

nghiệp có ít nghiệp vụ khác biệt phát sinh và công tác kế toán quản trị chủ yếu là dữ

liệu được kết xuất từ hệ thống kế toán tài chính ra excel và xử lý lại thì công tác tổ

chức để khắc phục sự khó khăn sẽ có thể chỉ dừng lại ở mức tổ chức và xây dựng quy

trình nghiệp vụ cho việc theo dõi và hạch toán cho từng lọai nghiệp vụ, sau khi có dữ

liệu excel từ hệ thống kế toán tài chính kế toán quản trị sẽ xử lý lại số liệu cho phù

hợp với yêu cầu của kế toán quản trị. Đối với những doanh nghiệp có mức độ ứng

dụng công nghệ cao hơn và phần mềm kế toán có thể cho phép xử lý được những tình

huống nghiệp vụ này thì kế toán có thể sẽ xây dựng các tài khoản để theo dõi và các

danh mục đối tượng tương ứng, đồng thời xây dựng quy trình nghiệp vụ để theo dõi

và hạch toán riêng cho các loại hình nghiệp vụ này và sau cùng là xây dựng những

báo cáo phù hợp để phần mềm có thể chạy được những báo cáo đặc thù phục vụ cho

yêu cầu quản lý.

Nhìn chung, giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị có rất nhiều nhiệp vụ

phát sinh có sự khác biệt về cách ghi nhận đòi hỏi khi xây dựng hệ thống kế toán cần

đặc biệt chú ý vấn đề này để có giải pháp cụ thể cho từng trường hợp cụ thể.

3.3.8 Tổ chức công tác kế toán cho một quy trình nghiệp vụ cụ thể

Trong công tác kế toán nói chung và kế toán trong điều kiện tin học hóa nói

riêng có rất nhiều quy trình nghiệp vụ mà kế toán phải xử lý. Mỗi quy trình đó, khi

thiết lập hệ thống kế toán đều phải tuân thủ theo theo các nội dung như xác định yêu

cầu thông tin, xác định danh mục đối tượng kế toán, xây dựng hệ thống chứng từ kế

toán … và sau đây là một ví dụ cụ thể quá trình tổ chức kế toán cho một quy trình bán

hàng của công ty ABC.

3.3.8.1 Xác định yêu cầu thông tin:

Trang 81

Với quy trình bán hàng này, công ty ABC có một số yêu cầu sau:

• Chính sách bán hàng: Chỉ bán hàng qua đại lý cấp 1 và có nhiều kênh

phân phối, áp dụng mức cùng chiết khấu cụ thể theo từng mặt hàng cho tất cả các đại

lý, không cho phép công nợ, khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

hoặc chuyển khoản.

• Yều cầu báo cáo: báo cáo doanh số bán hàng hằng ngày theo khu vực,

theo từng nhân viên bán hàng, theo từng ngành hàng; theo báo cáo tiền thu được, báo

cáo cân đối nhập xuất tồn kho hằng ngày … Các báo cáo trên có thể vào xem để biết

được doanh số bán hàng trong ngày tại thời điểm xem cũng như lũy kế theo từng kỳ

khóa sổ và lũy kế theo niên độ kế toán.

• Yêu cầu kiểm soát: Đảm bảo thu tiền 100% trong ngày, không có chênh

lệch nhập xuất tồn kho, tiền thu được phải khớp đúng với doanh số bán hàng ngày.

Cập nhật thông tin tin thay đổi chính sách bán hàng kịp thời và không có bất kỳ sự sai

sót nào.

3.3.8.2 Xây dựng danh mục đối tượng:

Các danh mục đối tượng cho quy trình này theo yêu cầu quản lý trên bao gồm:

• Danh mục đại lý phân phối: theo yêu cầu quản lý cần phải xây dựng

danh mục nhà cung cấp theo khu vực do vậy danh mục nhà cung cấp có thể xây dựng

như sau: 10000001- Nhà phân phối A (Trong đó 3 ký tự đầu là phân chia theo khu

vực, 5 ký tự tiếp theo là số thứ tự của nhà phân phối). Thông thường khi sử dụng

phần mềm kế toán danh mục trên là trường mã khách hàng, việc dùng chữ số có thể

sẽ khó khăn cho việc chọn nhanh chóng nhà phân phối nhưng vấn đề này trong phần

mềm thường có thêm một trường tên viết tắt phục vụ cho việc tìm kiếm nhanh thông

tin.

• Danh mục nhân viên bán hàng: thông thường kế toán thường lấy mã

quản lý của nhân sự để thống nhất việc tính toán các khoản phúc lợi cho nhân viên.

Bênh cạnh việc đặt mã quản lý, khi xây dựng danh mục nhân viên cần chú ý đến việc

Trang 82

tìm nhanh thông tin để thuận tiện cho bộ phận bán hàng thuận tiện khi nhập liệu.. Mã

nhân viên có thể đặt là BH0001 ( BH là viết tắt của bộ phận bán hàng, bốn chữ số tiếp

theo là số thứ tự của nhân viên), tên viết tắt của nhân viên có thể đặt là thongnv –

Nguyễn Văn Thông ( Nếu có 02 nhân viên Nguyễn Văn Thông thì có thể thêm số thứ

tự vào để phân biệt như thongnv1, thongnv2).

• Danh mục hàng tồn kho: tương tự hàng tồn kho cũng cần phải được mã

hóa, phân loại để phục vụ cho công việc theo dõi và quản lý bán hàng hằng ngày.

Thông thường hàng tồn kho được xây dựng phân tích theo ngành hàng, loại hàng,

nhóm hàng, mặt hàng cụ thể. Mỗi đối tượng phân tích đều xây dựng thành danh mục

đối tượng phân tích nhằm mục tiêu phục vụ cho công tác lập báo cáo phân tích doanh

số theo ngành hàng, nhóm hàng …

3.3.8.3 Xây dựng hệ thống chứng từ:

Chứng từ áp dụng cho quy trình bán hàng này bao gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu

xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu thu, phiếu

chi, ….

3.3.8.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Tài khoản kế toán được thiết kế và xây dựng cho quy trình này phải phù hợp

với chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp và phải phù hợp với cấu trúc

tài khoản sử dụng chung cho doanh nghiệp. Nếu như hệ thống tài khoản áp dụng cho

doanh nghiệp có 08 ký tự thì các tài khoản liên quan đến quy trình này có thể bao

gồm như sau:

• Tài khoản 51111000- doanh thu bán hàng hóa – ngành hàng A ( 4 ký tự đầu là

quy định của bộ tài chính, ký tự tiếp theo là kênh bán hàng, …)

• Tài khoản 13110000 – Phải thu khách hàng

• Tài khoản: 33310000- Thuế giá trị gia tăng đầu ra

• Tài khoản 63211000- Giá vốn hàng bán ( 4 ký tự đầu là quy định của bộ tài

Trang 83

chính, ký tự tiếp theo là kênh bán hàng, …)

• Tài khoản 15610000- Giá mua hàng hóa

• Tài khoản 11110001 – Tiền mặt ( 4 ký tự đầu là theo quy định của bộ tài

chính, 4 ký tự sau là số thứ tự cho các quỹ nhỏ thu tiền bán hàng – áp dụng cho

trường hợp có nhiều quỹ thu tiền của khách hàng)

• Tài khoản 11210001- Tiền gửi ngân hàng ( 4 ký tự đầu là theo quy định của bộ

tài chính, 4 ký tự sau là số thứ tự cho các quỹ nhỏ thu tiền bán hàng – áp dụng

cho trường hợp doanh nghiệp mở nhiều ngân hàng để thuận tiện cho nhu cầu

của các nhà phân phối thuận tiện khi thanh toán)

3.3.8.5 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán:

Tuân thủ theo sự lựa chọn hình thức kế toán ban đầu khi thiết lập hệ thống.

3.3.8.6 Các chính sách kế toán:

Lựa chọn và tuân thủ pháp pháp kê khai hàng tồn kho là phương pháp kê khai

thường xuyên và lựa chọn một phương pháp tính giá hàng tồn kho hợp lý, trong

trường hợp này có thể lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền.

3.3.8.7 Thiết lập báo cáo đặc thù:

Theo yêu cầu quản lý, các báo cáo đặc thù cần phải thiết lập bao gồm:

• Báo cáo doanh số bán hàng theo ngành hàng

• Báo cáo doanh số bán hàng theo kênh bán hàng

• Báo cáo doanh số bán hàng theo khu vực

• Báo cáo bán hàng theo từng nhân viên bán hàng

• Báo cáo nhập xuất tồn hằng ngày, tháng …

• Báo cáo công nợ hằng ngày ( bắt buộc số dư bằng O)

• Sổ quỹ tiền mặt bán hàng

Trang 84

• Sổ quỹ ngân hàng bán hàng.

3.3.8.8 Tổ chức bộ máy kế toán:

Tùy theo quy mô bán hàng của ABC mà công tác kế toán cần được tổ chức

sao cho hoạt động hiệu quả nhất đảm bảo cho yêu cầu quản lý và kiểm soát. Dù tổ

chức với số lượng nhiều hay ít nhưng đảm bảo tuân thủ người để thực hiện các công

việc sau:

Thứ nhất, phải có nhân sự theo dõi việc thu tiền và xác nhận đơn hàng nhằm

đảm bảo tuân thủ chính sách bán hàng không có công nợ.

Thứ hai, phải có nhân sự theo dõi việc thu tiền bán hàng và đối chiếu với việc

xuất nhập tồn kho hàng hóa của thủ kho.

Thứ ba, phải có nhân sự kế toán giám sát toàn bộ quy trình bán hàng. Người

thực hiện chức năng này là người kiểm tra, cập nhật việc thay đổi chính sách bán

hàng để cập nhật thông tin kịp thời trên phần mềm kế toán đồng thời là người chịu

trách nhiệm với kế toán trưởng về toàn bộ các công việc kế toán liên quan đến quy

trình bán hàng này.

Thứ tư, thông thường các phân hệ liên quan đến quy trình này bao gồm: vốn

bằng tiền, công nợ phải thu, phân hệ bán hàng, phân hệ hàng tồn kho… Kế toán

trưởng là người chịu trách nhiệm phân quyền truy cập cho các nhân viên tham gia vào

các phân hệ của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình bán hàng này không chỉ

đảm bảo hổ trợ tốt cho việc bán hàng mà còn đảm bảo cho việc kiểm soát nội bộ.

3.4 Một số kiến nghị khác

3.4.1 Đối với doanh nghiệp

3.4.1.1 Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán hiệu quả có một tầm quan trọng rất to lớn đối với doanh

nghiệp, tầm quan trọng này đã được phân tích một các khá đầy đủ và chi tiết trong

phần cơ sở lý luận và trong phần giải pháp cũng đã trình bày cụ thể và rõ ràng về

những vấn đề làm thế nào để xây dựng thàng công một hệ thống kế toán hữu hiệu và

Trang 85

hiệu quả. Trong những giải pháp đó, một trong những vấn đề quyết định đến sự thành

công của một hệ thống kê toán là vấn đề về phần mềm và hệ thống máy tính, phần

mềm như thế nào, hệ thống máy tính được trang bị như thế nào hoàn toàn phụ thuộc

vào nhận thức và mức độ đầu tư của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Do vậy, kiến nghị

đầu tiên tác giả muốn gửi đến ban lãnh đạo doanh nghiệp là cần nhận thức rõ vai trò

của công tác tin học hóa công tác kế toán. Tùy theo yêu cầu quản lý và tùy theo quy

mô đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp mà ban giám đốc có

những quyết định đầu tư hiệu quả vào công tác tin học hóa hệ thống kế toán.

Ngoài việc đầu tư đúng đắn vào công tác tin học hóa hệ thống kế toán, để đảm

bảo cho việc xây dựng và vận hành thành công hệ thống kế toán hữu hiệu và hiệu quả

đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp còn có những quyết tâm trong trong việc mạnh

dạn thay đổi những quy trình quản lý chưa phù hợp mà thông thường những thay đổi

này đôi khi gặp sự phản ứng và thậm chí đôi khi không nhận được sự hợp tác của

những phòng ban khác trong công ty.

Bên cạnh đó, một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến sự thành

công của việc tổ chức và vận hành hệ thống kế toán hữu hiệu và hiệu quả là đội ngũ

nhân sự những người làm công tác kế toán. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần có những

chính sách cụ thể để thu hút và giữ được người giỏi, đồng thời có chính sách để đào

tạo, phát triển nguồn nhân lực đáp ứng cho nhu cầu tin học hóa công tác kế toán.

3.4.1.2 Đối với người đứng đầu trong bộ máy kế toán

Người đứng đầu bộ máy kế toán có vai trò rất quan trọng ảnh hưởng đến sự

thành công cũng như thất bại trong việc tổ chức một hệ thống kế toán thật hữu hiệu

và hiệu quả. Do vậy, thông qua đề tài này, tác giả cũng đưa ra kiến nghị về việc nhận

thức đầy đủ vai trò quan trọng của người đứng đầu bộ máy kế toán. Đối với ban lãnh

đạo doanh nghiệp, nhận thức đầy đủ về vai trò của người đứng đầu bộ máy kế toán sẽ

giúp doanh nghiệp tìm được đúng người. Người đứng đầu trong bộ máy kế toán

không chỉ giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn có kiến thức, am hiểu về doanh

nghiệp, giỏi về tổ chức và phân công công việc cụ thể, rõ ràng và bên cạnh đó còn

Trang 86

phải có tinh thần trách nhiệm cao, đạo đức tốt. Còn đối với người đứng đầu bộ máy

kế toán, nhận thức rõ vai trò quan trọng của mình để có những kế hoạch và bước đi

phù hợp trong việc tổ chức bộ máy kế toán.

3.4.1.3 Đối với những nhân viên làm công tác kế toán

Để có được một hệ thống kế toán hữu hiệu và hiệu quả chúng ta không thể phủ

nhận vai trò của những nhân viên trực tiếp tham gia vào công tác kế toán từ việc tiếp

nhận chứng từ đến việc xử lý các chứng từ để có được những thông tin hữu hiệu cung

cấp cho cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Có thể nói họ là những người trực

tiếp làm nên chất lượng của thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp. Nếu như có

được một phần mềm kế toán tốt, có được một người điều hành và tổ chức hệ thống kế

toán tốt thì những người nhân viên làm công tác kế toán được ví như những người

chuyên viên có kỹ năng lành nghề tạo được những sản phẩm tốt nhất là thông tin kế

toán từ việc kết hợp máy móc có trình độ khoa học kỹ thuật cao là phần mềm kế toán

với phương thức sản xuất hiện đại là những quy trình xử lý nghiệp vụ để biến những

nguồn nguyên liệu đầu vào là những chứng từ kế toán thành những sản phẩm chất

lượng cao là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Do vậy, thông qua đề tài này, tác

gỉa cũng đưa ra một thông điệp và cũng có thể là kiến nghị đến những người nhân

viên làm công tác kế toán là dù ở vị trí nào, mỗi người cũng đều góp phần đóng góp

không nhỏ vào chất lượng của hệ thống kế toán. Do đó, mỗi người cần ý thức cao độ

về vai trò quan trọng của mình và luôn luôn học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn

cũng như kỹ năng phát triển nghề nghiệp để luôn hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được

giao phó. Làm được điều đó không những nhân viên làm công tác kế toán tự nâng cao

giá trị của mình mà còn góp phần không nhỏ vào hiệu quả làm việc của phòng kế

toán, công ty nói riêng và đất nước nói chung.

3.4.2 Đối với Nhà Nước

Thông qua luận văn này, tác giả đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan Nhà

Nước về những vấn đề liên quan và ảnh hưởng đến công tác tổ chức hệ thống kế toán

Trang 87

doanh nghiệp được cụ thể như sau:

Một là, trong xu thế hội nhập và phát triển mạnh mẽ sau khi Việt Nam chính

thức gia nhập WTO, ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam tham gia vào các thị

trường quốc tế trong nhiều lĩnh vực. Các tập đoàn lớn trên thế giới, các nhà đầu tư

nước ngoài cũng đang tiếp tục gia tăng đầu tư trực tiếp và gián tiếp vào Việt Nam, xu

thế mua bán, sát nhập công ty ngày càng gia tăng tại Việt Nam. Do đó, yêu cầu lập

báo cáo tài chính theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) đang trở thành

yêu cầu tất yếu và ngày càng phổ biến đối với doanh nghiệp và tổ chức. Trong khi đó,

cho đến thời điểm hiện nay, bộ tài chính đã ban hành 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam

(VAS), hệ thống chuẩn mực này đã giúp cho các doanh nghiệp và các nhà quản lý

hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức và quản lý công tác kế toán và quản trị doanh

nghiệp, tuy nhiên, hệ thống VAS còn nhiều khác biệt và chưa đầy đủ so với thông lệ

quốc tế. Chính vì vậy khi tổ chức hệ thống kế toán cho những doanh nghiệp có nhu

cầu lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế gặp khá nhiều khó

khăn. Do vậy, qua luận văn này, tác giả đưa ra kiến nghị đến Bộ Tài Chính sớm

nghiên cứu và giảm dần sự cách biệt giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam và thông lệ

quốc tế.

Hai là, hiện nay, theo quy định của luật kế toán, kế toán trưởng là người chịu

trách nhiệm trước pháp luật về những vấn đề liên quan đến việc tổ chức, vận hành hệ

thống kế toán cũng như kết quả thông tin phản ánh trong báo cáo tài chính và các báo

các khác cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà Nước. Tuy nhiên, thực tế hiện nay,

trong rất nhiều doanh ngiệp, người đứng đầu trong bộ máy kế toán không phải là kế

toán trưởng nữa mà có thể là quản lý tài chính (FC- Finance Controller) hoặc có thể

cao hơn nữa là giám đốc tài chính (CFO- Chief Finance Officer). Tuy nhiên, những

chức danh này hiện nay luật pháp chưa có quy định nào về trách nhiệm pháp lý đối

với cơ quan quản lý Nhà Nước. Do vậy, thông qua đề tài này, tác giả cũng đưa kiến

nghị là Nhà Nước cần đưa ra những quy định về trách nhiệm pháp lý của người đứng

đầu trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán thay vì chỉ có quy định về mặt trách nhiệm

Trang 88

pháp lý của kế toán trưởng như hiện nay.

Ba là, mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng trong việc tổ chức và điều

hành hoạt động sản xuất kinh doanh, chính những đặc thù riêng này đã tác động

không nhỏ đến công tác tổ chức bộ máy kế toán. Do vậy, thông qua đề tài này, tác giả

cũng đưa ra kiến nghị là Nhà Nước không nên can thiệp quá sâu vào công tác tổ chức

kế toán của doanh nghiệp đặc biệt là công tác tổ chức kế toán đảm bảo cung cấp

thông tin cho hệ thống báo cáo quản trị. Theo tác giả, Nhà Nước chỉ nên đưa ra những

quy định chung mang tính hướng dẫn, xây dựng khuôn khổ pháp lý về kế toán, đảm

bảo cho công tác kế toán được thực hiện theo đúng pháp luật và bên cạnh đó giới

thiệu một số mô hình tổ chức công tác kế toán thành công trong thực tiễn . Từ đó mỗi

doanh nghiệp vận dụng linh hoạt sao cho đảm bảo tuân thủ những quy định chung và

đồng thời phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều kiện cơ sở vật chất của từng

doanh nghiệp.

Bốn là, trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán nói chung và đặc biệt là

việc ứng dụng ERP nói riêng đòi hỏi người làm công tác kế toán nói chung và người

thiết lập hệ thống kế toán nói riêng không chỉ giỏi về kiến thức chuyên môn mà còn

đòi hỏi rất nhiều kiến thức và những kỹ năng liên quan cần thiết khác. Những kiến

thức và kỹ năng đó bao gồm kiến thức về máy tính, kiến thức toàn diện để có thể am

hiểu tốt về hoạt động công ty, am hiểu về công nghệ thông tin, khả năng tổ chức và

giải quyết vấn đề tốt, … Do vậy, thông qua luận văn này, tác giả cũng kiến nghị cơ

quan Nhà Nước ngoài việc chú trọng đào tạo những kiến thức chuyên môn cần thiết

cần tập trung nhiều hơn nữa đến việc trang bị những kiến thức của những ngành liên

quan khác và đồng thời cần trang bị những kiến thức về kỹ năng tổ chức, giải quyết

vấn đề, kỹ năng giao tiếp… trong việc định hướng đào tạo đội ngũ làm công tác kế

Trang 89

toán nhằm đáp ứng cho nhu cầu tin học hóa.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trên cở sở lý luận trong chương một và kết quả của quá trình nhận xét, đánh

giá những khó khăn thực tế khi thực hiện công tác tổ chức hệ thống kế toán ở các

doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong chương hai, chương ba tác giả tập trung đưa

ra những giải pháp nhằm mục tiêu khắc phục những khó khăn và tổ chức xây dựng

thành công một hệ thống kế toán vững mạnh. Những giải pháp đó bao gồm quan điểm

tổ chức, nguyên tắc tổ chức, các giải pháp cụ thể, tổ chức xây dựng bộ máy kế toán,

giải pháp kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa, những giải pháp hạn chế

những khó khăn khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán toán quản trị, cụối cùng

là một số kiến nghị đối với doanh nghiệp cũng như Nhà Nước về một số những vấn

Trang 90

đề cần quan tâm để công tác tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp được tốt hơn.

KẾT LUẬN

Kế toán là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất kỳ một đơn vị nào.

Một hệ thống kế toán vững mạnh sẽ càng có ý nghĩa đặc biệt hơn khi nó cung cấp

những thông tin hữu ích, kịp thời cho những nhà lãnh đạo doanh nghiệp và từ đó họ

có được những thông tin đầy đủ hơn làm cơ sở vững chắc để đưa ra các quyết định

chiến lược đúng đắn. Để xây dựng được một hệ thống kế toán vững mạnh như vậy là

một việc không đơn giản vì những khó khăn vốn có của nó, vì nhu cầu quản lý ở

những doanh nghiệp khác nhau sẽ khác nhau, vì những điều kiện về ứng dụng công

nghệ thông tin ở mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ khác nhau cũng như đội ngũ nhân

lực ở mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ khác nhau.

Trên cơ sở thu nhập những ý kiến của những người làm công tác kế toán ở

nhiều doanh nghiệp khác nhau về hệ thống kế toán, về điều kiện ứng dụng công nghệ

thông tin mà doanh nghiệp họ đang có, tác giả cố gắng phân tích những khó khăn khi

thiết lập hệ thống kế toán phục vụ tốt cho cả mục tiêu báo cáo tài chính và báo cáo

quản trị. Trên cơ sở những khó khăn đó, tác giả ra một số những giải pháp từ quan

điểm tổ chức, phương pháp tổ chức xây dựng hệ thống kế toán đến các giải pháp cụ

thể và những kiến nghị cần thiết khác khi xây dựng hệ thống kế toán nhằm mục tiêu

cuối cùng mà tác giả hướng đến là xây dựng một hệ thống kế toán vững mạnh, họat

động hữu hiệu và hiệu quả, phục vụ tốt cho tất cả các yêu cầu quản lý của tất cả các

đối tượng cần cung cấp thông tin ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.

Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của Quý thầy cô để tác giả hoàn

thiện hơn đề tài của mình.

Trang 91

Trân trọng cảm ơn!

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Võ Văn Nhị (2005), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê, năm 2005.

2. Võ Văn Nhị (2007), Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, Nhà xuất bản giao

thông vận tải, năm 2007.

3. Thiều Thị Tâm- Nguyễn Việt Hưng- Phạm Quang Huy (2008), Hệ thống thông tin kế

toán, Nhà xuất bản Thống kê, năm 2007.

4. Bộ môn kế toán quản trị - phân tích họat động, Khoa kế toán kiểm toán, Trường đại.

học kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2006), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê, năm

2006.

5. Bộ môn hệ thống thông tin kế toán, Khoa kế toán kiểm toán, Trường đại học kinh tế

TP. Hồ Chí Minh (2001), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản tài chính, năm 2001.

6. Nguyễn Tấn Bình(2005), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống kê, năm 2005.

7. Phan Đức Dũng (2008), Kế toán tài chính, nhà xuất bản Thống kê, năm 2008.

8. Bộ môn hệ thống thông tin kế toán, Khoa kế toán kiểm toán, Trường đại học kinh tế

TP. Hồ Chí Minh (2001), Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, Nhà

xuất bản lao động, năm 2008.

9. Phan Đức Dũng, Nguyên lý kế toán ( Lý thuyết và bài tập), Nhà xuất bản Thống kê,

năm 2008.

10. Deloitte, IFRSs&VAS so sánh và tóm tắt, lưu hành nội bộ, năm 2008.

11. Luật Kế toán (Luật số 03/2003/QH11), Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa

Việt Nam Khóa XI, kỳ họp thứ 3 ( 3/5/2003 đến 17/06/2003) thông qua.

12. Quyết Định số 15/2006/QĐ-BTC, Bộ Tài Chính, ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006.

14. Bộ môn kiểm toán, Khoa kế toán kiểm toán, Trường đại học kinh tế TP. Hồ Chí

Minh (2007), Kiểm toán, Nhà xuất bản lao động xã hội, năm 2007.

Trang 92

13. Định số 48/2006/QĐ-BTC, Bộ Tài Chính, ban hành ngày 14/09/2006.

PHỤ LỤC 1 PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN -----oOo-----

Kính gửi: Quý Anh/ Chị

Xin các anh/chị vui lòng dành chút thời gian quý báu trả lời giúp chúng tôi một số câu hỏi trong phiếu thu thập thông tin này để chúng tôi có thêm cơ sở hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.

Chúng tôi cam kết chỉ dùng thông tin này cho mục đích làm luận văn, không dùng cho bất cứ mục đích nào khác làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào!

Nguyễn Văn Thông

Học viên cao học khóa 15- Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh

------oOo-----

Sau đây là nội dung câu hỏi để thu thập thông tin:

1. Anh /chị vui lòng cho biết một số thông tin chung về doanh nghiệp:

Thương mại

Sản xuất

Dịch vụ

Xây dựng

Khác : ....................................................................................................................

...................................................................................................................................

- Tên công ty: - Địa chỉ: - Số lượng nhân viên của công ty: người - Số lượng nhân viên làm công tác kế toán: người - Lĩnh vực kinh doanh ( Có thể chọn nhiều câu trả lời nếu doanh nghiệp hoạt động ở nhiều lĩnh vực)

Có ( Tiếp tục)

Không ( Vui lòng ho biết lý do): ............................................................................

................................................................................................................................... ............................................................................................................................................

Trang 93

2. Công ty anh/chị có dùng phần mềm để hổ trợ cho công tác kế toán không?

Excel .

Phần mềm kế toán mua ngoài.

Phần mềm kế toán tự thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp.

Giải pháp ERP

3. Công ty anh/ chị đang dùng phần mềm nào để phục vụ cho công tác kế toán?

Có

Không ( Chuyển sang câu 6)

4. Công ty anh/ chị có triển khai phần mềm kế toán cho phòng ban khác không?

Toàn công ty

Phòng kinh doanh bán hàng

Phòng phân phối

Phòng kế hoạch

Bộ phận sản xuất

Bộ phận nhân sự

Bộ phận khác: ........................................................................................................

...................................................................................................................................

5. Những phòng ban nào sử dụng chung phần mềm kế toán ở công ty anh /chị?! ( Có thể chọn nhiều cầu trả lời)

Có

Không

6. Công ty anh/ chị có sử dụng kết quả của phần mềm khác do bộ phận khác làm ( như bộ phận bán hàng, bộ phận phân phối, bộ phận nhận sự ….) rồi sau đó mới nhập liệu vào phần mềm kế toán không?!

Có truy xuất và tích hợp

Có truy xuất nhưng không tích hợp

Có tích hợp nhưng không truy xuất

Không tích hợp và không truy xuất.

7. Công ty anh/ chị có ứng dụng internet truy xuất hoặc tích hợp thông tin từ phần mềm kế toán không?!

Có

Không

8. Ngoài báo cáo tài chính, anh/ chị có phải làm báo cáo quản trị không?!

Trang 94

9. Những báo cáo quản trị nào mà anh/ chị thường phải làm?! ( Anh/ chị có thể chọn nhiều câu trả lời cho câu hỏi này)

Báo cáo phân tích doanh số theo từng sản phẩm, khu vực, từng ngành nghề, lĩnh vực

kinh doanh …

Báo cáo so sánh chi phí thực tế so với ngân sách, kế hoạch

Báo cáo chi phí theo từng trung tâm chi phí

Báo cáo kết quả kinh doanh theo từng dự án, từng lĩnh vực kinh doanh

Nhiều báo cáo đặc thù khác

Có

Không

10. Phần mềm kế toán có hổ trợ anh/ chị kết hợp làm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị không?!

Tổ chức vận dụng tài khoản tốt, tạo thêm tài khoản cấp 3, 4 phù hợp với đặc thù của

doanh nghiệp.

Xây dựng các trung tâm chi phí, danh mục tài khoản kế toán quản trị riêng.

Sử dụng tài khoản kế toán kết hợp với việc xây dựng các danh mục về trung tâm chi phí, danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mã hàng tồn kho ….. được thiết lập một cách khoa học và phù hợp với tình hình doanh nghiệp .

Cách tổ chức khác ( Xin vui lòng cho biết rõ ): ......................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

11. Anh/ Chị tổ chức hệ thống kế toán như thế nào để kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị?! ( Anh / chị có thể lựa chọn nhiều câu trả lời).

Khó khăn từ công tác nhập liệu ban đầu do phải nhập chi tiết nhiều.

Khó khăn trong việc xác định tiêu thức phân bổ cho những chi phí chung

Khó khăn từ những sai lầm ban đầu trong khâu tổ chức thiết lập hệ thống ( Tài

khoản, danh mục đối tượng …. Thiết kế không phù hợp)

Khó khăn do việc thực hiện không đúng quy trình

Khó khăn do việc cập nhật thông tin không kịp thời

Khó khăn về nguồn nhân lực không đáp ứng yêu cầu.

Một số những khó khăn khác (Anh /chị vui lòng cho biết rõ): ................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

12. Anh/ chị thường gặp những khó khăn nào khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. ( Anh /chị có thể chọn lựa nhiều câu trả lời)?!

Trang 95

13. Phần mềm kế toán hổ trợ anh chị như thế nào trong việc lập báo cáo tài chính?!

Có đầy đủ các báo cáo theo yêu cầu của chuẩn mực kế toán và thuế

Có được các báo cáo ngoại trừ bảng thuyết minh báo cáo tài chính.

Chỉ có được bảng cân đối số phát sinh, các báo cáo khác phải làm bằng excel

Câu trả lời khác ( Xin vui lòng cho biết cụ thể): .....................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Phần mềm đã thiết kế đầy đủ các báo cáo đặc thù đáp ứng được yêu cầu của báo cáo

quản trị.

Chỉ có một số báo cáo đặc thù, một số báo cáo khác phải làm bằng excel dựa trên dữ

liệu phần mềm cung cấp.

Tất cả những báo cáo phải làm bằng excel.

Câu trả lời khác ( Vui lòng cho biết cụ thể): ...........................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

14. Phần mềm kế toán hổ trợ anh chị như thế nào trong việc lập báo cáo quản trị?!

Rất tốt cho cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Rất tốt cho báo cáo tài chính nhưng còn hạn chế đối với báo cáo quản trị do nhiều

khó khăn trong quá trình cập nhật dữ liệu đầu vào.

Rất tốt cho báo cáo tài chính nhưng chưa đảm bảo chất lượng cho báo cáo quản trị.

Đảm bảo được tương đối chất lượng cho cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Không đảm bảo chất lượng cho cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Phương án trả lời khác ( Vui lòng cho biết cụ thể) : ...............................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

15. Anh / chị đánh giá như thế nào về chất lượng thông tin mà hệ thống kế toán doanh nghiệp đang cung cấp?!

Rất kịp thời

Tương đối kịp thời

Chưa kịp thời.

Không kịp thời

Trang 96

16. Anh / chị đánh giá như thế nào về tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin cho kế toán quản trị ở hệ thống hiện tại của doanh nghiệp?!

Có

Không ( chuyển sang câu 19)

17. Anh/ chị có gặp khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán không?!

Giá cả phù hợp

Dịch vụ hổ trợ tốt.

Phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Dễ sử dụng

Khác : ....................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

18. Những vấn đề gì mà anh chị quan tâm khi lựa chọn phần mềm? ( Anh/chị có thể lựa chọn nhiều câu trả lời)

Phần mềm kế toán chưa phù hợp với đặc điểm họat động sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp.

Không được hổ trợ tốt từ phía cung cấp dịch vụ phần mềm khi triển khai hệ thống.

Không nhận được sự hợp tác của những phòng ban khác trong cùng công ty.

Năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự còn hạn chế.

Phần mềm kế toán xây dựng chưa linh họat tốt với những thay đổi tác động trực

tiếp đến hệ thống kế toán.

Thiếu sự quyết tâm của ban giám đốc.

Quy trình làm việc và sự phân công công việc chưa rõ ràng.

Câu trả lời khác( Vui lòng cho biết cụ thể):............................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

19. Những khó khăn mà anh chị gặp phải khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa. ( Anh/ chị có thể chọn nhiều cầu trả lời )

20. Theo anh/ chị những điều kiện nào cần có để thực hiện tốt việc tổ chức công tác kế

toán trong điều kiện tin học hóa ( Anh chị có thể chọn nhiều câu trả lời)

Chọn mua một phần mềm kế toán thích hợp.

Cần sự quyết tâm của ban giám đốc khi thay đổi những quy trình chưa phù hợp

Cần một đội ngũ nhân viên có năng lực đầy đủ tư cách đạo đức nghề nghiệp, nhiệt

quyết và có kỹ năng về máy tính.

Thiết lập quy trình, tổ chức tốt công tác xây dựng cơ sở sữ liệu ban đầu.

Trang 97

Tổ chức tốt bộ máy kế toán với sự phân công công việc rõ ràng đảm bảo tốt cho việc

kiểm soát hệ thống.

Câu trả lời khác: ( Vui lòng cho biết cụ thể) ..........................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

21. Theo anh/chị việc đào tạo nguồn nhân lực kế toán cần được định hướng như thế

nào?! ( anh / chị có thể chọn nhiều câu trả lời)

Nắm vững kiến thức chuyên môn.

Có phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình, trách nhiệm với công việc.

Có kỹ năng máy tính.

Có kỹ năng tổ chức và giải quyết vấn đề tốt.

Ý kiến khác: ..........................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

22. Anh /chị đánh giá như thế nào về lợi ích và chi phí bỏ ra để thực hiện tin học hóa

công tác kế toán ở công ty anh chị?!

Rất hiệu quả so với chi phí đã bỏ ra.

Hiệu quả so với chi phí đã bỏ ra.

Chưa hiệu quả so với chi phí đã bỏ ra.

Câu trả lời khác ( Vui lòng cho biết cụ thể): ...........................................................

................................................................................................................................... ............................................................................................................................................

23. Anh/ chị có thể giới thiệu một số phần mềm kế toán mà anh chị đánh giá tốt:

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ: ........................................................................

...................................................................................................................................

Đối với doanh nghiệp lớn: .....................................................................................

...................................................................................................................................

24. Công ty Anh/ Chị có nhu cầu lập báo cáo theo chuẩn mực kế toán quốc tế không?

Có

Không

Xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình của các anh/ chị

Trang 98

PHỤ LỤC 2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT

KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÁC DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM

I.

1 Ngành nghề kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và ngành nghề kế toán:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Thương mại 5 4

Sản xuất 15 23

Câu hỏi số 1 Dịch vụ 8 2

Xây dựng 1 2

Khác 1 2

2 Tình hình áp dụng phần mềm trong công tác kế toán:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Có 25 25 Câu hỏi số 2 Không

3 Tình hình sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh ngiệp khảo sát:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Excel 7 0

Phần mềm mua 17 19

Câu hỏi số 3 ngoài

Phần mềm tự viết 1 1

ERP 5

4 Tình hình triển khai phần mềm kế toán kết hợp với các phòng ban

Trang 99

khác:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Có 17 13 Câu hỏi số 4 Không 8 12

5 Quy mô sử dụng phần mềm kế toán kết hợp với các phòng ban khác

trong doanh nghiệp:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Bộ phận nhân sự 1

Toàn công ty 3 1

Bộ phận bán hàng 8 12

Câu hỏi số 5 Bộ phận phân phối 4

Bộ phận kế hoạch 4 1

Bộ phận sản xuất 5 1

Bộ phận khác 1

6 Sử dụng phần mềm kế toán kết hợp với phần mềm khác:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Có 13 6 Câu hỏi số 6 Không 12 19

7 Sử dụng internet truy xuất hoặc tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Có truy xuất và tích 3 Câu hỏi số 7 hợp

Có truy xuất nhưng 4 2

Trang 100

không tích hợp

Có tích hợp nhưng 3

không truy xuất

Không tích hợp và 23 15

không truy xuất

8 Doanh nghiệp phải làm cả báo cáo tài chính và báo cáo quản trị:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Có 20 25 Câu hỏi số 8 Không 5

9 Báo cáo quản trị doanh nghiệp phải làm:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Báo cáo kết qủa 16 21

kinh doanh theo dự

án, lĩnh vực kinh

doanh.

13 22 Phân tích doanh số

4 12 So sánh chi phí Câu hỏi số 9 thực tế với ngân

sách, kế hoạch

7 17 Báo cáo theo từng

trung tâm chi phí

14 17 Nhiều báo cáo đặc

thù khác

10 Hổ trợ của phần mềm kế toán trong việc kết hợp báo cáo tài chính và

báo cáo quản trị:

Trang 101

Câu hỏi Nội dung Số lượng <=300 Số lượng >300

nhân viên nhân viên

Có 16 22 Câu hỏi số 10 Không 9 3

11 Cách thức tổ chức hệ thống kế toán để kết hợp giữa kế toán tài chính

và kế toán quản trị:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Tài khoản 9 11

Xây dựng trung 1 10

tâm chi phí

Kết hợp tài khoản 15 22 Câu hỏi số 11 với xây dựng tốt

các danh mục trung

tâm chi phí, ….

Tổ chức khác

12 Những khó khăn thường gặp khi xây dựng hệ thống kế toán:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Câu hỏi số 12 Nhân lực 15 13

16 Nhập liệu ban đầu 21

6 Xác định tiêu thức 16

phân bổ

2 Thiết lập ban đầu 5

khi tổ chức hệ

thống

1 Không đúng quy 5

Trang 102

trình

Cập nhật thông tin 16 7

kịp thời

Khác

13 Phần mềm kế toán hổ trợ khi lập báo cáo tài chính

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Đầy đủ báo cáo 3 4

theo quy định

Đầy đủ trừ thuyết 19 19

minh

Câu hỏi số 13 Chỉ có được bảng 3 2

cân đối số phát sinh

sau đó tự làm các

báo cáo khác

Câu trả lời khác

14 Phần mềm kế toán hổ trợ khi lập báo cáo quản trị

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Đầy đủ báo cáo theo 2

yêu cầu

Chỉ có một số báo 13 22

cáo đặc thù, một số Câu hỏi số 14 phải làm bằng excel

Tất cả phải làm bằng 10 3

excel

Câu trả lời khác

Trang 103

15 Chất lượng thông tin hệ thống cung cấp:

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

1 Rất tốt cho báo cáo 2

tài chính và quản trị

1 Rất tốt cho báo cáo 3

tài chính nhưng còn

hạn chế với báo cáo

quản trị

Rất tốt cho báo cáo 18 2

tài chính nhưng

không đảm báo chất

lượng báo cáo quản Câu hỏi số 15

trị

Đảm bảo tương đối 5 18

chất lượng cho báo

cáo tài chính và báo

cáo quản trị

Không đảm bảo chất

lượng cho cả hai báo

cáo trên

Câu trả lời khác

16 Tính kịp thời trong việc việc cung cấp thông tin cho báo cáo quản trị:

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Rất kịp thời 2 1

Tương đối kịp thời 13 20 Câu hỏi số 16 Chưa kịp thời 3 4

Trang 104

Không kịp thời

17 Khó khăn khi lựa chọn phần mềm kế toán:

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Có 20 21 Câu hỏi số 17 Không 5 4

18 Những vấn đề quan tâm khi lựa chọn phần mềm:

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Giá cả phù hợp 20 14

Dịch vụ hổ trợ tốt 20 19

Phù hợp đặc điểm, 22 23

Câu hỏi số 18 tình hình hoạt động

doanh nghiệp

Dễ sử dụng 5 10

Câu trả lời khác

19 Những khó khăn gặp phải khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện

tin học hóa:

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Quy trình và sự phân 14 12

Câu hỏi số 19 công nhân sự chưa rõ

ràng

12 Nhân lực hạn chế 8

11 Hệ thống không linh 15

hoạt

21 Phần mềm chưa phù 12

Trang 105

hợp

Không nhận được 12 8

dịch vụ tốt từ nhà

cung cấp phần mềm

3 Không nhận được hổ 10

trợ từ phòng ban

khác

3 Thiếu quyết tâm của 7

ban giám đốc

Câu trả lời khác

20 Những điều kiện cần có đễ thực hiện tốt việc tổ chức công tác kế toán

trong điều kiện tin học hóa

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

15 Mua phần mềm phù 18

hợp

11 Quyết tâm của ban 11

giám đốc khi cần

thiết phải thay đổi

quy trình

13 Nhân viên có năng 9

Câu hỏi số 20 lực

8 Tổ chức tốt công tác 19

xây dựng dữ liệu ban

đầu

21 Bộ máy kế toán có sự 19

phân công công việc

rõ ràng.

Trang 106

Câu trả lời khác

21 Định hướng đào tạo nguồn nhân lực

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

23 Vững kiến thức 24

chuyên môn

17 Phẩm chất đạo đức 22

tốt Câu hỏi số 21 6 Có kỹ năng máy tính 9

21 Tổ chức và giải quyết 23

tốt vấn đề

Câu trả lời khác 3

22 Lợi ích từ việc bỏ chi phí để tin học hóa công tác kế toán

Số lượng <=300 Số lượng > 300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

4 Rất hiệu quả 4

19 Hiệu quả 21 Câu hỏi số 22 2 Chưa hiệu quả

Câu trả lời khác

23 Một số phần mềm kế toán

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

Fast, Unesco, SAP, Oracle,

Lemon3,Misa, Solomon, Câu hỏi số 23 Accnet2000, Sunsystem

Trang 107

bravo, Exact …

24 Lập báo cáo theo chuẩn mực kế toán quốc tế

Số lượng <=300 Số lượng >300 Câu hỏi Nội dung nhân viên nhân viên

7 16 Có Câu hỏi số 24 18 9 Không

NỘI DUNG TRẢ LỜI KHẢO SÁT CỦA MỘT CÔNG TY NƯỚC NGOÀI

II.

yangwang(汪洋)

October

16,

Thursday,

[mailto:yangwang@tencent.com] AM 9:03 2008 Van

Nguyen

From: Sent: To: Thong. Subject: Tencent-Feedback to Thong Hi Thong,

The following is my feedback.

1. Difficulty in identifying cost allocation method and record transaction which related to many departments/products/project, etc. While management need separate financial report for revenue center and cost center?

There is no "one right way" to allocate costs. Methods will vary based on circumstances. In general, allocation method must be reasonable and documented. There are four basic principles:

Keep it Simple

Use the most simple and least costly method possible, based on a measure of relative benefit received, that will produce an equitable allocation of costs to programs.

Make it Replicable

The process that you develop must be replicable at any time.

Consider What is Required

The required structure and capabilities of your accounting system must be

considered in designing an operable cost allocation process.

Make Changes Prudently

Changes

in allocation methodology should receive the necessary prior

approvals, and should be justified and well documented.

2. Difficulty in recording and reporting on timely basic as transaction flows related to many departments and well as third parties like banker, vendors, customers, etc?

It’s necessary to create a process when many departments are involved. In this process, the transaction was divided into some segments. Every department must clear its own responsibility and deadline.

Trang 108

When the third parties are involved, a project plan must be prepared in advance. This plan must solve the following problems. Who will contact with the third party? When will he or she contact with the third party? What is the desired through contacting?

3. Difficulty in recording daily transactions when there is a gap between financial accounting requirement and management accounting requirement. For financial reporting purpose we must comply with accounting standards and GAAP while for management accounting purpose expenses were classify by cost center/revenue center, nature of expenses and need of management?

It’s an ideal way for solving this problem to apply ERP system. For example, in Tencent Oracle ERP, every account is comprised of nine units. In order to meet the need of management, we can use two of nine units to set up different cost center.

4. During operating accounting system of an enterprise, we may have some troubles. Such as: mistaken in set-up process or current accounting system is no longer meet corporate requirement due to changes in accounting standards, laws and regulations, over trading; or due to changes in internal control system, reporting system, etc?

An ideal accounting system must be flexible. We must estimate different risks before the accounting system is set up. These risks may be from economy, laws, business and internal system. In addition, accounting system should be often reviewed to meet the requirement of business development and internal reporting system. Though government often update accounting standard, it is rare that accounting standard or other regulations are totally changed. When accounting standard is updated, we also must update our accounting system.

5. Difficulty in set-up and apply ERP system as well as integrate it with others control system due to some reasons such as quality of employees, lack of process, training, etc. Applying ERP not only require good planning, training, processing but also require people strictly follow each step of process which could not applicable for urgent or non-routine transactions, etc.

In order to successfully apply ERP system, not only financial departments but also business departments will be involved. It’s necessary to make a plan. This plan includes at least four points:

1, Collect the need of different departments;

2, Define the responsibilities of different departments;

3, Set up a clear process;

4, Create a system to solve the applying problems.

At the same time, employees have to accept professional training to meet the

requirement of applying ERP.

In emergency, ERP should be divided into different stages, so entity can

intentionally apply it based on the business requirements.

------------------------------------------------------------------

Regards,

Trang 109

PHỤ LỤC 3

SỔ TAY CÔNG VIỆC

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN - NHÓM KẾ TOÁN

VỊ TRÍ: KẾ TOÁN PHẢI THU

MÃ SỐ: FAWM/0907/03.0 - Version: .0

Ngày: ______ / ___ / 2007

Mục lục:

I/ Lưu đồ minh họa quy trình quản lý kho, doanh số và công nợ phải thu

II/ Hướng dẫn chi tiết quy trình quản lý kho, doanh số và công nợ phải thu

III/ Hướng dẫn nhập liệu phần mềm kế toán

I/ Lưu đồ minh họa quy trình :

BẮT ĐẦU

1. Tiếp nhận thông tin xuất nhập, bán hàng

2. Kiểm tra thông tin

3. Nhập liệu phần mềm kế toán

4. Báo cáo

5. Lưu trữ

KẾT THÚC

Trang 110

II/ Hướng dẫn chi tiết quy trình quản lý kho, in hoá đơn, doanh số và công nợ phải thu

1 Quản lý kho 1.1 Tiếp nhận chứng từ

Loại

Thời gian

Người cung cấp

Nội dung thông tin

Chứng từ đính kèm

1

Hàng ngày

PhongNT – Sales

Email

kho

tại

Số lượng thẻ giấy nhập và xuất HCM (TGTHHCMS1)

Hai lần 1 tháng

PhongNT – Sales

Phiếu nhập

Phiếu xuất

2

Cuối mỗi tuần

ThuanVD - Sales

Báo cáo tồn kho

File excel : “tồn kho TH”

Biên bản kiểm kê

3

Ngày 1 / tháng

LinhTTT - sales

Báo cáo kho thẻ giấy HCM sales (TGHCMS3)

File excel “Profile”

4

Ngày 1 / tháng

TramLTT-SalesPOS

Báo cáo tồn kho thẻ egame + thẻ POS (TDHCMS1)

File excel”Báo cáo thẻ điên thoại TQ”

5

Ngày 1 / tháng

toán

TrangLT–Kế VPHN

Báo cáo tồn kho thẻ giấy VPHN (TGVPHN)

Biên bản kiểm kê

File excel

6

Ngày 1 / tháng

Lam –Kế toán ABC

Báo cáo kho thẻ giấy

Biên bản kiểm kê

File excel

7

Ngày 3 / tháng

Báo cáo TK 136, TK 331,

Thạch – Kế toán ABC thachntn@ABC.net.vn)

File excel qua email

Báo cáo bán hàng trong tháng

1.2 Kiểm tra chứng từ

- Đối với phiếu nhập: kiểm tra các chứng từ gồm phiếu nhập thẻ, biên bản bàn giao, hóa đơn để đảm bảo các thông tin về số lượng, tên nhà cung cấp đầy đủ và đúng; kiểm tra để đảm bảo đầy đủ các chữ ký của thủ kho cũng như các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Đối với phiếu xuất: kiểm tra phiếu đề nghị xuất hàng có đầy đủ chữ ký của người đề nghị cũng

như chữ ký của các cấp có thẩm quyền.

- Ngoài ra, nếu xuất hàng chuyển ra văn phòng Hà Nội phải kèm theo email điều chuyển thẻ.

1.3 Nhập liệu vào phần mềm Lemon 3

Xem hướng dẫn chi tiết nhập liệu vào phần mềm đính kèm.

Thời hạn nhập xong chứng từ kho là ngày sau phải nhập xong ngày trước

Trang 111

1.4 Đối chiếu xuất nhập tồn kho

a. Xuất thẻ: - Đối với thẻ giấy: đối chiếu giữa số liệu trên phần mềm Lemon3 với báo cáo kho thẻ giấy từ bộ

phận sales

- Đối với thẻ bán qua hệ thống POS: đối chiếu giữa số liệu trên phần mềm Lemon3 với Topup của

hệ thống POS

b. Nhập thẻ: - Đối chiếu từng phiếu nhập hoặc mail thông báo nhập ( đối với POS) với hoá đơn từ nhà cung cấp

nhằm đảm bảo tính chính xác của các thông tin về số lựong, đơn giá và trị giá của lô hàng.

c. Tồn kho

- Đối chiếu giữa số liệu tồn trên phần mềm Lemon3 với file excel báo cáo về tình hình xuất nhập

tồn kho và biên bản kiểm kho cuối mỗi tháng.

- Dữ liệu được lưu tại:

* Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Ban hang - Sales\HCM

* Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Inventory

1.5

In chứng từ và lưu trữ

- Sau khi nhập liệu hoàn tất, in chứng từ đã nhập kèm với chúng từ góc và photo hóa đơn của nhà cung cấp thành 2 bản. Chuyển một bản photo và bản góc hoá đơn dùng để báo cáo thuế đầu vào và theo dõi trả tiền nhà cung cấp cho Kế toán công nợ - Trang DTM , 01 bản photo sẽ đính kèm cùng với Phiếu nhập hàng.

2 Quản lý doanh số và công nợ phải thu 2.1 Tiếp nhận chứng từ

Loại

Thời gian

Người cung cấp

Nội dung thông tin

Chứng từ đính kèm

Ngày 1 / tháng NhuNTX–sales

File excel “ daily report”

1

showroom

Báo cáo doanh số thẻ giấy

Phiếu thu và hợp đồng

3

Ngày 20/ tháng TrangLT –

Báo cáo doanh số phí kiểm định

sales phòng máy đạt tiêu chuẩn (PMDTC)

File excel “báo cáo thu tiền “

Phiếu thu và hợp đồng

4

Báo cáo doanh số hỗ trợ kỹ thuật

thuật

Ngày 20/ tháng HienTTT – sales hỗ trợ kỹ ( HTKT)

File excel “báo cáo thu tiền “

2.2 Kiểm tra

a) Doanh số bán hàng tại showroom:

Trang 112

- Sales\Ban hang

- Kiểm tra, đối chiếu các số phát sinh bên có TK 131 đối tượng sales HCM trong phần mềm Lemon3 với file báo cáo tiền bán hàng bằng tiền ngân hàng từ kế toán bán hàng - ThamPTH và tiền mặt từ thủ quỹ Showroom –ThaoLTP. Cập nhật thông tin hàng ngày và lưu tại Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Ban hang - sales\HCM\Thu tiền SR 2008

- So sánh đối chiếu các số phát sinh bên nợ TK 131 đối tượng sales HCM trong phần mềm Lemon3

với báo cáo doanh số thẻ giấy nhận từ NhuNTX – Sales Showroom.

b) Doanh số của ABC - Duyệt đơn đặt hàng:

(cid:3) Khi kiểm tra và chấp nhận các đơn đặt hàng của ABC cần các chứng từ:

(cid:4) Phiếu xuất hàng (VPHN) in từ email. (cid:4) Đơn hàng: kiểm tra số thứ tự của đơn hàng. (cid:4) Ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng hoặc email duyệt cấn trừ tạm ứng (nếu đơn hàng đó

cấn trừ khoản VNG tạm ứng ABC).

(cid:4) Giấy xác nhận đã kích hoạt.

(cid:3) Thường xuyên cập nhật tình hình xuất kho và công nợ của ABC, lưu tại Z:\Divisions\Finance

and Accounting\Accounting\Ban hang - Sales\HaNoi\Hanoi 2008.

- Theo dõi công nợ và xuất hoá đơn:

(cid:3) Đối chiếu các đơn hàng của ABCvà dữ liệu trên file excel công nợ ABC, tập hợp các đơn hàng

ABC lưu vào binder.

(cid:3) Kiểm tra các số phát sinh bên có TK 131 đối tượng ABC trong phần mềm Lemon3 với các bản

fax UNC đã chuyển tiền từ Cty ABC, nhằm phát hiện các chênh lệch (nếu có).

(cid:3) Hàng tháng nhận các hoá đơn của các khoản ABC đã chi hộ VNG, theo dõi và gởi email đối

chiếu việc cấn trừ công nợ cho ABC vào ngày 03 hàng tháng.

(cid:3) Kiểm tra và xuất hoá đơn cho ABC vào ngày 3 hàng tháng sau khi có sự chấp thuận của Quản lý

Tài chính .

(cid:3) Ngày 5 hàng tháng thực hiện việc đối chiếu công nợ nội bộ với ABC.

c) Doanh số về hỗ trợ kỹ thuật:

- Kiểm tra, đối chiếu giữa phiếu thu của từng nhân viên bán hàng mang về khi thu tiền các phòng

máy với các điều khoản ghi trong hợp đồng và phiếu thu tiền từ quỹ.

d) Công nợ VP: - Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ nhập được cập nhật trên phần mềm Lemon 3 với số lượng thẻ được nhập thực tế tại kho và số lượng thẻ trên hoá đơn do VP cung cấp để đảm bảo số liệu được cập nhất luôn chính xác.

Trang 113

- Cuối tháng đối chiếu tổng lượng thẻ nhập kho từ file báo cáo xuất nhập tồn thẻ POS do TramLTT

cung cấp với các hóa đơn do VP xuất.

2.3 Báo cáo

- Sau khi hoàn tất việc đối chiếu số liệu công nợ, doanh thu, tồn kho, nhập phần số lượng thẻ bán từng khu vực và doanh số dịch vụ vào file excel “sales report”. Sử dụng file này để hoàn tất các báo cáo về doanh số, công nợ vào ngày 05 hàng tháng để gởi Kế toán trưởng – Thong NV. Các báo cáo này được lưu tại Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Ban hang - Sales\Sales report

2.4

In chứng từ và lưu trữ

- Chứng từ sau khi được nhập liệu được in và lưu trữ hàng tháng.

Công việc khác

3

-

In các hóa đơn của hoạt động hỗ trợ kỹ thuât và dịch vụ.

- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn đầu ra và thông tin trên phiếu xuất của thẻ giấy, hoặc phiếu thu của hoạt động hỗ trợ kỹ thuật, hoặc các điều khoản thanh toán trên hợp đồng dịch vụ nhằm phát hiện ngay các sai sót (nếu có) trước khi thực hiện các báo cáo thuế hàng tháng.

- Kết xuất file báo cáo thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra từ phần mềm Lemon3, sử dụng file này để đối chiếu tổng doanh số bán với báo cáo “sales report” và kiểm tra với chi tiết của từng hoá đơn đầu ra.. File báo cáo thuế này sẽ hoàn tất và gởi cho kế toán tổng hợp vào ngày 10 hàng tháng.

- Đăng ký sử dụng hoá đơn và lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong tháng, file được lưu tại

Z:\Divisions\Finance and Accounting\Accounting\Bao cao thue - TAX\Thue GTGT

- Kích hoạt thẻ game khi có yêu cầu từ cấp có thẩm quyền.

III/ Hướng dẫn nhập liệu phần mềm kế toán

1 Nhập phiếu nhập hàng

Từ màn hình chính lemon

Trang 114

- Vào Sản xuất (cid:5) Mua hàng

Nghiệp vụ (cid:5)(cid:5)(cid:5)(cid:5) Chọn Nhận hàng trước

Màn hình sẽ hiện ra như sau:

Trang 115

Các thông tin cần phải nhập vào: - Loại nghiệp vụ:chọn NHAN nếu nhập hàng thẻ cho hệ thống POS, chọn NHANT nếu nhập hàng thẻ

giấy

- Loại phiếu: được mặc định - Số phiếu: được mặc định - Ngày phiếu : ngày nhập chứng từ - Diễn giải : nội dung của chứng từ nhập bao gồm mặt hàng, số đơn hàng và số hóa đơn - Người lập : tên người nhập liệu - Nhà cung cấp: Chọn “CC” và tên viết tắt của nhà cung cấp, trường hợp nhà cung cấp mới phát sinh

gửi mail cho Phong HD yêu cầu tạo mã

- Ngày nhận hàng: ngày hoá đơn hoặc ngày phiếu - Các trường khác: không cần nhập thêm thông tin

SPLIT 1: Thông tin chính - Mã mặt hàng: chọn các mã hàng được hệ thống mặc định phù hợp với phiếu nhập - Tên mặt hàng : hệ thống mặc định dựa theo mã mặt hàng đã được chọn

- Đvt: hệ thống mặc định - Số lượng: số lượng trên hoá đơn - Đơn giá : đơn giá trên hóa đơn

- Thành tiền : hệ thống tự động cập nhật

SPLIT 2: Định khoản - Tài khoản nợ: chọn 15611100

Trang 116

- Tài khoản có: chọn 3311000 - Diễn giải : giống nội dung diễn giải của phần Thông tin phiếu - Các trường khác: không cần thêm thông tin

SPLIT 3: Khoản mục (Không nhập liệu trong split này)

SPLIT 4: Khác (Không nhập liệu trong split này)

SPLIT 5: Thông tin phụ (Không nhập liệu trong split này)

Chọn Lưu => Đóng , kết thúc nhập liệu phần nhập kho.

2 Nhập phiếu xuất kho Tương tự phần nhập kho, chọn Sản xuất (cid:5)(cid:5)(cid:5)(cid:5) Tồn kho (cid:5)(cid:5)(cid:5)(cid:5) Nghiêp vụ (cid:5)(cid:5)(cid:5)(cid:5) Xuất vân chuyển nội bộ

Màn hình hiện ra như sau:

Trang 117

Các thông tin cần phải nhập liệu: - Loại nghiệp vụ : chon XTNB nếu xuất thẻ giấy, chon UPPOS nếu xuất thẻ điện thoại và thẻ egame up

lên hệ thống POS.

- Loại phiếu: hệ thống tự động cập nhật - Số phiếu : hệ thống tự động cập nhật - Đối tượng: chọn PB - Bộ phận: chọn Sales - Kho xuất : chọn mã kho xuất - Kho nhập : chọn mã kho nhập - Người lập phiếu : tên người nhập liệu

- Ngày phiếu và ngày đáo hạn : cùng ngày với phiếu xuất hàng - Số hoá đơn và số serie : không cần thêm thông tin

- Phiếu yêu cầu : không cần thêm thông tin - Diễn giải : nội dung của chứng từ nhập - Loại hàng : HH

Thông tin chính - Mã mặt hàng: chọn các mã hàng được hệ thống mặc định phù hợp với phiếu xuất - Tên mặt hàng : hệ thống mặc định dựa theo mã mặt hàng đã được chọn

- Đvt: hệ thống mặc định - Số lượng: số lượng thực tế xuất kho trên phiếu xuất

Trang 118

- Đơn giá : không nhập phần đơn giá - Thành tiền : hệ thống tự động cập nhật lúc cuối tháng khi phần mềm tính giá xuất kho theo phương

pháp bình quân gia quyền.

CÁC SPLIT KHÁC (Không nhập liệu)

Nhấp Lưu => Đóng , kết thúc nhập liệu phần xuất kho.

3 Hoá đơn GTGT

Chọn Kinh doanh (cid:6)(cid:6)(cid:6)(cid:6) Bán hàng

Tiếp tục chọn Kỳ kế toán

Trang 119

Màn hình sẽ hiện ra như sau và tiếp tục chọn Trong nước (cid:6)(cid:6)(cid:6)(cid:6) Lập hoá đơn trực tiếp

Màn hình sẽ hiện ra sau khi chọn Thực hiện

Trang 120

Các thông tin cần nhập vào - Loại nghiệp vụ: BHA - Loại phiếu: HDBH - Số phiếu: tự động - Ngày phiếu: chọn ngày trên phiếu xuất - Diễn giải: số hợp đồng - Nhân viên: tên nhân viên nhập dữ liệu SPLIT 1: Thông tin hoá đơn - Số Seri: nhập số seri cuả hoá đơn - Số hóa đơn: nhập số hóa đơn - Ngày hóa đơn: cũng là ngày phiếu - Khách hàng: nhập KH - Đối tượng cần xuất hđơn – Tên thể hiện trên hợp đồng - PT thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản - Nguyên tệ: VND - Tỷ giá: 1.00 - Bảng giá: GIACHUAN - Mã hàng: nhập các loại thẻ cần xuất hoá đơn - Tên hàng - quy cách: chương trình tự động mặc định theo mã hàng - ĐVT: tự động - Số lượng: nhập số 01 - Đơn giá: theo giá trị hợp đồng - Thành tiền NT: chương trình tự tính - Thành tiền QĐ: chương trình tự tính SPLIT 2: Thông tin thuế GTGT - Đối tượng thuế GTGT: nhập KH – tên khách mua hàng - Tên hàng thuế GTGT: bỏ trống

Trang 121

- Mã số thuế GTGT: mặc định theo mã khách hàng. - Thuế GTGT: chọn 10%

-

Chọn Lưu để hoàn tất việc nhập thông tin hoá đơn

Chon In khi cần in hoá đơn vừa cập nhật, màn hình sẽ hiện lên như sau:

Tiếp tục chọn In:

Trang 122

Bấm vào biểu tượng máy in (hình máy in nhỏ thứ 2 góc trên tay phải) chọn máy in và chọn ok thì hóa đơn sẽ được in.

Người soạn

Người duyệt

TP. Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán viên

Kế toán trưởng

Quản lý tài chính

Trang 123

PHỤ LỤC 4:

GIẢI THÍCH MỘT SỐ NHỮNG THUẬT NGỮ

1.

Hệ thống kế toán vững mạnh: là một hệ thống kế toán luôn luôn đáp ứng

được yêu cầu cung cấp thông tin hữu ích kịp thời, đầy đủ cho các đối tượng sử dụng

thông tin bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống kế toán này

còn có quy trình kiểm soát tốt, hoạt động hiệu quả và luôn hướng đến mục tiêu mang lại

giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Trang 124

Tên công ty

Ghi chú

Địa chỉ

PHỤ LỤC SỐ 4 DANH SÁCH CÁC CÔNG TY ĐƯỢC KHẢO SÁT Số thứ tự

I

DANH SÁCH 50 CÔNG TY TRONG KẾT QUẢ KHẢO SÁT

1 Map Pacific Viet Nam

2 Kajima Overseas Asia

101/6 KCN Amata, Biên Hòa, Đồng Nai 27 Nguyễn Trung Trực, Q1, Tp.HCM

3

19-25 Nguyễn Huệ, Q.1, Tp. HCM

4

Lô 6-8-10-12, Đường số 3, KCN Tân Tạo, Quận Bin Tân, TP.HCM

BlueScope Steel Vietnam CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THIÊN LONG

5 Electrolux Vietnam Ltd Thành Phố Hồ Chí Minh

6

7

264B Bạch Đằng, P.24 Q. Bình Thạnh Đường Lê Chí Dân, TX Thủ Dầu Một, Bình Dương

215 Hai Bà Trưng, Q3, Tp HCM

8

9

Khu 4- TT Uyên Hưng- H Tân Uyên- Bình Dương

10

20 Đại Lộ Tự Do, Khu CN VSIP Thuận An, Bình Dương

Đức Hòa Hạ, Đức Hòa, Long An

11

xã Đức Lập Hạ, Long An

12

Công ty TNHH SX TM & DV Trọng Lợi Công ty TNHH Thực Phẩm Dân Ôn Công ty Liên Doanh Lữ Hành Quốc Tế Hòa Bình Hồng Yi CN C.ty CP Cửa Sổ Nhựa Châu Âu CTY TNHH FORTE GROW MEDICAL (VIỆT NAM) CTY CP BAO BÌ Á CHÂU CTY TNHH HƯNG ĐỨC

13

CÔNG TY TNHH URC VIỆTNAM

14

Cty. TNHH Digital Age Dental Laboratories

15

CTY TNHH TƯ VẤN XÂY DỰNG SINO-

Số 26 Đường số 6 KCN Vietnam – Singapore, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dương 31A đường Dân Chủ, KCN Vietnam – Singapore II, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương 801 Nguyễn Văn Linh, P. Tân Phú, Q.7, TP. HCM

Trang 125

PACIFIC

16 KYB Việt Nam

43 Đại Lộ Tự Do, KCN VISP Thuận An, Bình Dương

17

Khu Công Nghiệp AMATA- Đồng Nai

18

27 Đại Lộ Độc Lập, KCN VSIP, Thuận An, Bình Dương

19

Dĩ An, Bình Dương

VISP, Thuận An, Bình Dương

20

Cty TNHH UNITED PHOSPHORUS Việt Nam Cty TNHH TAKAKO Việt Nam Cty YAZAKI EDS Việt Nam MARUEI Việt Nam Precision Co.,LTD

21 SANKEI Việt Nam

DĐừơng số 14, KCX Tân Thuận

22

23

Công Ty Cổ Phần Kinh Đô Công Ty TNHH Hoa Mặt Trời

24 Báo Tuổi Trẻ

25

26

134/6 QL 13 Hiệp Bình Phước, Thủ Đức 11 Đòan Văn Sơ, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh 60A Hòang Văn Thụ, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh KCN Biên Hòa 2, Biên Hòa, Đồng Nai Lô 33, Đừơng Số 2, KCN Tân Tạo, Bình Tân , Tp Hồ Chí Minh

27

Nhựt Chánh, Bến Lức, Long An

28

29

30

31

32

33

Công Ty TNHH Pranda Việt Nam Công Ty TNHH Hồng Hà Cửu Long Công Ty TNHH GreenFeed Việt Nam F&N Việt Nam Co., LTD Công ty TNHH Ojitex Việt Nam Công ty TNHH Giày Triệu Phong Nissey Việt Nam Co., LTD Pertima Việt Nam Co., LTD Công ty TNHH Mê Đi Ca

34 RMT Việt Nam LTD

35

36

Swire Cold Storage Việt Nam Co, LTD Công Ty TNHH Cybersoft Việt Nam

9 Tự Do, Avenue, KCN Việt Nam - Singapore, Bình Dương 12 Đường số 9A, KCN Biên Hòa 2, Đồng Nai 549A Âu Cơ, Phường 10, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh Đừơng số 14, KCX Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh Số 15, VSIP đường 6, KCN Việt Nam- Singapore, Bình Dương 254 Bis Trần Hưng Đạo, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh 254 Bis Trần Hưng Đạo, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh Đường 18, Số 6, KCN Sóng Thần, Bình Dương Tòa Nhà Helios, CNPM Quang Trung, TP Hồ Chí Minh

Trang 126

37

Cty TNHH Nhựa Đại Đồng Tiến

38 Cty TNHH VinaCapital

948 Hương Lộ 2, Bình Trị Đông A, Q. Bình Tân, TP.HCM SunWar Tower, Quận 1, TP. HỒ Chí Minh

39

268 Tô Hiến Thành, Phường 15 Quận 10, Tp Hồ Chí Minh

40

20 Bis Cộng Hòa, Phường 12, Quận TB, Tp Hồ Chí Minh

41

42

457 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 4, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh 23 Cư Xá Đô Thành, Phường 5, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh

43

29 Huỳnh Văn Bánh, Quận Phú Nhuận TP. Hồ Chí Minh

44

45

46

Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Phần Mềm Trò Chơi Vi Na Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Công Nghệ Thông Tin Vi Na CN Công Ty TNHH Zion Công Ty TNHH Truyền Thông Bút Trẻ CN Công Ty TNHH RODA Internacional Canarias tại TP. Hồ Chí Minh Công ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Doanh Nghiệp Và Công Nghệ B.T.S.C Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Mạng Vi Na Công Ty TNHH Minh Cát Minh

47 Unilever Việt Nam

48 Công ty Cổ Phần Ki Do

366/62 Thoại Ngọc Hầu, Phường Phú Thạnh, Tân Phú, Tp Hồ Chí Minh 268 Tô Hiến Thành, Phường 15 Quận 10, Tp Hồ Chí Minh 49/13 Sư Vạn Hạnh, Phường 12, Quận 10, Tp Hồ Chí Minh 156 Nguyễn Lương Bằng, P. Tân Phú, Quận 7, Tp. Hồ Chí Minh KCN Tây Bắc Củ Chi, Thành Phố Hồ Chí Minh

49

KCN AMATA, Biên Hòa, Đồng Nai

50

Công ty TNHH Thái Auromex Việt Nam Công Ty TNHH Dai Sin Việt Nam

KCN Biên Hòa 2, Biên Hòa, Đồng Nai

II

CÁC CÔNG TY TƯ VẤN TRIỂN KHAI PHẦN MỀM

1

Đơn vị tư vấn triển khai Lemon 3

2

Đơn vị tư vấn triển khai SOLOMON

Công Ty Cổ Phần Đinh Gia Nét Công ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Doanh Nghiệp Và Công Nghệ B.T.S.C

3 Sunshine Gimasys

5 Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh 366/62 Thoại Ngọc Hầu, Phường Phú Thạnh, Tân Phú, Tp Hồ Chí Minh B0705 Central Garden, Bến Chương Dương, Quận 1, Thành Phố

Đơn vị tư vấn triển khai Oracle

Trang 127