Nghệ thuật tặng quà
Việc tặng quà và chúc mừng nhân viên, khách hàng, đối tác đã trở thành một phần
quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại, vì thế nó đòi hỏi bạn phải có sự
chuẩn bị chu đáo cùng những kiến thức và hiểu biết đặc biệt. Và việc có được
những món quà thích hợp vào đúng thời điểm cần thiết đôi khi trở thành một thử
thách thực sự đối với không ít công ty.
Bạn đã sẵn sàng chưa?
Những món quà dành cho các dịp lễ truyền thống như giáng sinh, năm mới…
thường được các công ty lên kế hoạch chuẩn bị trước đó khoảng một năm. Vậy mà
vẫn có không ít đơn vị năm nào cũng lâm vào tình trạng “nước đến chân mới
nhảy” và chúc mừng đối tác theo kiểu làm đại khái cho xong chuyện. Mặc dù đôi
khi ta vẫn bắt gặp những món quà được chuẩn bị thiếu chu đáo, nhưng mọi việc
đang thay đổi theo chiều hướng ổn định hơn khi các công ty đã giao hẳn trách
nhiệm này cho những bộ phận hay cá nhân cụ thể. Việc lựa chọn hay “chế tạo”
quà tặng – cách thứ hai ngày càng được nhiều công ty lựa chọn – được các nhóm
chuyên trách, bao gồm các chuyên gia thiết kế, giám đốc nhân sự, các nhà tiếp thị,
nhân viên PR.. lo liệu sao cho mọi việc tiến hành đúng như dự tính và đúng thời
hạn cần thiết. Những người này có thể là nhân viên của công ty (nếu là công ty lớn
hay là các công ty dịch vụ), cũng có thể được mời từ các trung tâm thiết kế bên
ngoài.
Cùng với sự phát triển của thị trường, ngày càng xuất hiện nhiều hơn các công ty
dịch vụ sẵn sàng giúp bạn thoát khỏi “gánh nặng” quà cáp, đồng thời thay bạn
chuẩn bị và gửi các món quà cùng lời chúc mừng tới đối tác, nhân viên hay khách
hàng của bạn. Dịch vụ tiện lợi này cho phép bạn tiết kiệm thời gian và công sức,
nhưng nó chỉ thực sự đáng tin cậy khi bạn làm việc với những công ty chuyên
nghiệp, có đẳng cấp và có tính sáng tạo, không phụ lòng bạn và quan trọng là gián
tiếp làm cho mối liên hệ giữa bạn và đối tác của bạn trở nên tốt đẹp hơn.
Văn hóa tặng quà
Ngày nay người ta có thể mạnh dạn nói rằng xã hội đang dần hình thành một “văn hóa
tặng quà” trong giới kinh doanh hiện đại. Những quan niệm về quà tặng cũng ngày càng
thoáng hơn và các đối tác luôn cố gắng tặng cho nhau những món quà thật độc đáo và có
ý nghĩa. Giá trị món quà tặng giờ đây đã không còn được đo bằng số tiền người ta bỏ ra
để mua nó, bởi vì có những món quà hoàn toàn không phải là vật chất. Nếu trước đây
món quà càng đắt tiền và hữu dụng càng được đánh giá cao, thì nay người ta lại chú ý
nhiều hơn đến chính thủ tục trao tặng: ai tặng, họ sử dụng những lời lẽ như thế nào, bầu
không khí nào (vui tươi hay nghiêm trọng) xuất hiện sau khi món quà được trao… đúng
như câu châm ngôn ngữ: “Cách cho đáng giá hơn của cho” vậy.
Những món quà VIP
Quà tặng cho khách hàng và nhân viên thường chỉ là món đồ tượng trưng và mang ý
nghĩa động viên để thắt chặt thêm lòng trung thành của họ đối với công ty, nên việc
chuẩn bị có thể không khó khăn lắm. Nhưng còn quà tặng cho những nhân vật đặc biệt
quan trọng, những đối tác kinh doanh có ảnh hưởng đến hoạt động của công ty bạn thì
sao?
Khác với đồ lưu niệm bình thường, loại chỉ cần bỏ thêm chút công sức để biến thành
món quà tặng mang dấu ấn của công ty bạn, quà tặng cho các đối tác thuộc hàng VIP đòi
hỏi một trí tưởng tượng phong phú và bạn phải cần đến sự trợ giúp của những gian hàng
đặc biệt hay những cửa hàng cao cấp. Mọi việc còn phụ thuộc vào mức độ quan hệ giữa
hai bên, cũng như phụ thuộc vào vị trí xã hội của người nhận. Có thể kể ra những món
quà không mang tính vật chất được dành cho “giới thượng lưu” như: thẻ hội viên của
những câu lạc bộ danh tiếng, dịch vụ cắt may cao cấp với mọi công đoạn đều được thực
hiện bằng tay, quyền tham gia vào hội đua thuyền buồm…Nói chung, theo nhận xét của
các chuyên gia, các món quà hạng VIP ngày càng thể hiện khuynh hướng pha trộn thêm
nhiều yếu tố cảm xúc và liên quan đến các hoạt động nghỉ ngơi, giải trí, thư giãn…
Tuy nhiên, việc tặng quà cho VIP không phải chỉ đơn giản là đưa ra một cái gì đó
thật đắt tiền, mà vấn đề nằm ở chỗ không phải lúc nào bạn cũng biết được thói
quen và sở thích của đối tác, nếu họ không phải là người thân hay bạn bè của bạn.
Khi đó, bạn nên chọn cách an toàn hơn cả là tuân thủ đúng theo các nguyên tắc
của nghi thức kinh doanh, nghĩa là tặng những món quà có tính chất trang trí hay
vật dụng liên quan đến công việc, đồ dùng văn phòng, hay có thể là các chai rượu
quý. Bạn không nên mạo hiểm vượt qua giới hạn của ranh giới này, bởi vì khi đó
món quà của bạn có thể bị hiểu là đang che giấu một ẩn ý gì đó phía sau.
Nếu bạn muốn món quà của mình thật sự làm người nhận thích thú, đồng thời
đánh giá cao thái độ nghiêm túc của bạn trong mối quan hệ đối tác giữa hai bên,
bạn có thể cần đến sự trợ giúp của một vài kỹ năng hoạt động tình báo, nghĩa là
tìm hiểu về đối tác (thị hiếu, phong cách, quan điểm…) thông qua một số nhân
viên, đặc biệt là thư ký hay trợ lý của đối tác đó. Tất nhiên, việc dò hỏi như vậy
không thể phát huy tác dụng trong mọi trường hợp vì nhiều lý do: không thể tiếp
cận với người có thể cung cấp thông tin, thông tin có thể thiếu chính xác do bắt
nguồn từ tình cảm cá nhân, hoặc do “tam sao thất bản” mà thông tin trở nên sai
lệch…Vì thế, thông thường việc “chăm sóc” những đối tác đặc biệt quan trọng sẽ
do chính lãnh đạo công ty đảm nhận.
Nói chung, người nhận càng có vị trí quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của
bạn, món quà càng mang nhiều yếu tố cảm xúc, cách thức tặng quà càng bất ngờ,
thì công đoạn chuẩn bị càng làm cho các công ty đau đầu. Điều mấu chốt bạn cần
ghi nhớ ở đây là món quà tặng, dù cho đối tác VIP, cho nhân viên trong công ty
hay cho khách hàng, nên là thứ gì đó hữu ích. Đôi khi món quà chỉ trị giá vài
đồng, nhưng lại tỏ ra thiết thực hơn là một món quà đắt tiền, cầu kỳ nhưng vô
dụng.