Những điều cần nhớ khi thương lượng
Điều nên nhớ trong mỗi cuộc thương lượng là: "Bạn không thể luôn luôn
nhận được những gì bạn muốn. Nhưng nếu bạn cố gắng thì đôi khi, bạn cũng
sẽ tìm được những gì bạn cần".
Bạn cần chuyển sự đối lập thành sự cộng tác trong thời gian quá trình
thương lượng. Mục tiêu là những thoả thuận mà cả hai bên đều chấp nhận
được, do đó bạn phải hiểu các nhu cầu của mỗi bên là gì, để dễ dàng được
thoả mãn.
Dù bạn đang giao dịch với các công ty hay các khách hàng, các ông chủ hay
là những nhà cung cấp, thì thương lượng hiệu quả cũng nằm trong bốn
nguyên tắc:
1. Tách con người ra khỏi các vấn đề. Hãy đặt bạn vào hoàn cảnh của đối
phương và bản thân bạn không nên có sự bất hòa.
2. Tập trung vào những điểm quan tâm chứ không chú ý đến quan điềm. Khi
thảo luận về những điểm hai bên cùng quan tâm, những người thương lượng
có thể vẫn mềm mại và tính đến sự thỏa hiệp. Vì ngay khi bất kỳ bên nào rút
vào một "vị trí" quá rắn , thì phía bên kia phải giữ lấy nó hoặc bỏ nó.
3. Hãy nghĩ ra những lựa chọn thoả mãn được cả hai bên. Thí dụ nếu một
bên yêu cầu phải có một hạn cuối cùng, thì như thế cũng tốt, vì qua đó có thể
biết được điều gì khiến cho họ phải đưa ra yêu cầu đó. Có lẽ có một cách
đáp ứng được nhu cầu, từ đó sẽ mở ra được cơ hội thuận tiện.
4. Nhấn mạnh về tiêu chuẩn khách quan. Tán thành các tiêu chuẩn công
nghiệp, pháp luật hoặc nghề nghiệp, bạn có thể loại được những người
thương lượng mạnh hơn hoặc những người hay sử dụng đến những mánh
khóe bẩn thỉu.
Tránh nói "không" khi không thật cần thiết
Triết lý "vâng" hiện nay đã được tán thành rộng rãi. Phần lớn những người
thương lượng đều nói họ sẵn sàng trong suy nghĩ rằng hai bên đều thắng.
Tuy nhiên, trong các cuộc thương lượng ngày nay, đến khi ngồi vào bàn
thương lượng thì tư tưởng "đánh bại" đối phương lại nổi lên, làm cho cuộc
thương lượng không còn là một cuộc hành trình được chia sẻ. Hãy thận
trọng, nếu bạn chơi trò chơi đó. Nên nhớ sự trung thực và tôn trọng các đối
thủ của bạn là những điều kiện tiên quyết để có được những thoả thuận chắc
chắn nhất.
Nên suy nghĩ thông qua những hậu quả của một phong cách thương lượng
như thế. Phần lớn các doanh nghiệp thương lượng lặp lại nhiều lần với
những người bán hoặc những khách hàng. "Đừng quên rằng phần lớn các
cuộc thương lượng diễn ra trong một mối quan hệ sẽ còn được tiếp tục", vì
cuộc sống còn dài, "Thắng một trận chẳng là gì nếu như những hành động
của bạn đã làm bạn thua trong một cuộc chiến!".
Thời thế đã đổi thay theo những cách khác nhau. Các cuộc thương lượng
ngày nay diễn biến theo nhiều mầu sắc. Các đối thủ và những đại diện của
họ đối đầu nhau qua những lối sống khác nhau, những nền tảng văn hóa,
những giá trị, tôn giáo, ngôn ngữ hoặc những thực tiễn kinh doanh hoặc đạo
đức có một cuộc thương lượng thuộc tri giác hoặc ngấm ngầm, có thể là
những động cơ thúc đẩy thực sự tốt cho các vấn đề.
Phần lớn người ta nghĩ các vấn đề cần được quyết định trong một phạm vi
kinh doanh, cụ thể là những mục như: giá cả, thời hạn giao, những cải tiến,
sự đúng lúc, số lượng hoặc chất lượng, vv... Đó là thực chất của thương
lượng, thế nhưng không ai có đủ thời gian nghiên cứu sự năng động giữa các
cá nhân.
Điều đó có nghĩa những tính cách của ai đó ngồi bên bàn, là người thương
lượng có tác dụng của đòn bẩy, điều khiển được sự chú ý, và được người ta
nghe theo, và ai đó hành động như người lãnh đạo.
Nhiều nghiên cứu cho biết, trong một cuộc thương lượng, nếu bạn chú ý sẽ
có thể phát hiện những sự thừa nhận được che giấu, những trông đợi, hoặc
những việc phải làm có thể đang trượt ra khỏi các cuộc thương lượng, dù
cho những người tham gia nói họ muốn gì, không thành vấn đề.
Mục tiêu là thúc đẩy về phía trước
Một giáo sư về quản lý tại trường quản lý Simmons, Đại học Boston, đã
nhận diện những đòn bẩy chiến lược có thể giúp cho những người chủ doanh
nghiệp nhỏ, và các nhà thương lượng ít mạnh dịch chuyển được các cuộc
thương lượng về phía trước.
Khi những khách hàng giao dịch lớn chậm trễ trong các cuộc họp hoặc
không gọi không để yêu cầu thêm thời gian, thì lúc đó, bạn cần tạo nên
những khuyến khích để gợi ý khách hàng nói toạc ra. Điều này có thể làm
tăng thêm giá trị cho giao dịch, hoặc tìm được những đồng minh là những
người có thể thuyết phục khách hàng hành động theo một chương trình về
thời gian, địa điểm, ngày giờ cho các cuộc thảo luận.
Bạn cũng có thể phát đi sớm những dấu hiệu báo trước về những thay đổi
hay những giải pháp cho các vấn đề, khi các cuộc thương lượng không dịch
chuyển. Các chủ doanh nghiệp nhỏ có xu hướng vạch một đường kẻ trên cát
vào giữa thời gian quá trình bán hàng kết thúc, và quá trình thương lượng
bắt đầu. Nhưng nếu bạn hỏi đủ các câu hỏi ngay từ đầu trong quá trình bán
hàng, thì bạn có thể giúp nhiều trong giai đoạn thương lượng cuối cùng.
Thí dụ bạn hỏi một khách hàng từ ban đầu, rằng theo ông thì điều gì là quan
trọng nhất, hoặc gây lo lắng đối với giao dịch mà ông đã đề xuất. Ông ta trả
lời rằng: "Điều làm tôi không yên tâm đó là người cung cấp sẽ biến mất hoặc
sẽ không giao kịp thời vào tối nay".
Đó là một tín hiệu rõ ràng, rằng cuộc họp thương lượng của bạn cần xây
dựng trên những bảo đảm mạnh và những khuyến khích về độ tin cậy bước
tiến hành tế nhị, cho phép các đối thủ giữ được thể diện. Ngoài ra nó còn
duy trì được những đường truyền thông mở và để cho các đối thủ biết rằng
bạn hiểu vị thế của họ hoặc những mâu thuẫn có thể xảy ra.