Nguyên tắc: Phục Vụ Đồ Uống Có Cồn Trong Tổ Chức Sự Kiện Event
Trong tổ chức sự kiện, việc phục vụ rượu, bia cần có một số điểm nhất định cần
lưu ý
1. Lựa chọn đồ uống có cồn phù hợp
Dựa vào chủ đề, nội dung, tính chất event, số lượng khách, thực đơn bữa tiệc và
ngân sách, nhà tổ chức sự kiện sẽ xác định loại đồ uống nên phục vụ. Khách mời
của bạn có nhiều khả năng uống rượu vang, rượu hay đồ uống không cồn? Theo
một chuyên gia tư vấn, một Event có đẳng cấp sẽ phù hợp với rượu Gin, Scotch và
Vodka, rượu vang hoặc Sâm-panh là sự lựa chọn phù hợp trong tổ chức hội nghị
khách hàng mà đối tượng là doanh nhân, người trung lưu trở lên, còn ở một Event
có tính thân mật hơn người ta thường sử dụng bia. Người trong độ tuổi trung niên
sẽ thích uống rượu mạnh, trong khi phụ nữ và người trẻ tuổi thường thích rượu
vang nhẹ, sâm-panh hay bia.
Chỉ riêng loại bia đã mỗi miền một gu. Ở Nam Bộ và Tây Nguyên Heineken là bia
được phục vụ trong những tiệc tương đối sang trọng, Tiger được sử dụng ở một số
tiệc “phổ thông” hơn như tiệc cưới, hội nghị khách hàng…, tiết kiệm hơn nữa thì
có bia Sài Gòn. Ở miền Trung chuộng Larue, Foster thay cho Tiger, Sài Gòn trong
khi ở Hà Nội hầu như chỉ có 2 lựa chọn phổ biến nhất: Heineken hoặc bia Hà Nội,
không có chỗ cho các loại bia như Tiger.
2. Bao nhiêu là đủ?
Nếu bạn đang tổ chức sự kiện của bạn tại một khách sạn hoặc khu nghỉ mát, người
quản lý tiệc có thể tư vấn cho bạn về số lượng rượu, bia bạn sẽ cần, cách pha chế
cũng như bảo quản, phục vụ rượu. Nếu địa điểm tổ chức do bạn tự chọn lựa và set
up thì bên phía cung cấp, chuyên gia tư vấn của cửa hàng rượu sẽ cho bạn những
lời khuyên bổ ích.
Hãy lên kế hoạch, số lượng cần thiết bằng cách tính lượng thức uống trung bình
mỗi khách/giờ, số lượng khách tham dự có thể uống, bình thường thì từ một chai
750 ml bạn có thể có năm ly rượu, mỗi khách sẽ dùng một ly cho mỗi món ăn. Hầu
hết mọi người có xu hướng uống ít hơn tại các tiệc nhẹ vào buổi chiều so với tiệc
chính buổi tối. Tuy nhiên, bạn nên có một lượng dự phòng dư dả, không phải bị
động trong khi có sự kiện ngoài dự kiến. Bạn cũng không phải lo về việc dư thừa
lãng phí vì chai chưa mở thường có thể được trả lại, nhưng tốt nhất là nên kiểm tra
lại việc này với nhà cung cấp của bạn trước.
Bia hay rượu cũng thường được nhiều nhà hàng, khách sạn phục vụ dạng free flow
– tức là không giới hạn số lượng, uống bao nhiêu cũng được vì chi phí này đã nằm
trong chi phí đặt tiệc. Bạn nên lưu ý về tính chất, đối tượng khách hàng để đàm
phán hình thức tính phí phù hợp với chủ địa điểm. Trong một tiệc tất niên mà tôi
từng tham dự do một công ty thương mại dành cho đối tượng khách hàng là nam
kỹ sư, giám đốc cao hứng mời khách tham dự uống “thả cửa” thế là họ ép nhau
uống bia không khác gì trên một bàn nhậu. Đến cuối buổi tiệc, bộ phận tổ chức sự
kiện Event đành ngậm ngùi thanh toán hóa đơn đội chi phí gấp gần 3 lần trong đó
khoản bia bọt chiếm số lượng lớn, do ban đầu họ thỏa thuận với chủ địa điểm mỗi
người khách chỉ được phục vụ một chai đồ uống duy nhất.
Người tham dự ở từng vùng miền cũng có những đặc tính khác nhau, khách miền
Bắc đến dự tiệc thường dùng đồ uống có cồn khá điềm đạm và cầm chừng vì họ
coi việc uống chỉ là một hình thức phải có. Trong khi đó, những người đến từ miền
Tây thường hay có thói quen ép nhau uống nhiều để chứng tỏ thịnh tình của mình,
vì vậy điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc, hội nghị… ở miền Tây là ngân sách cho đồ
uống có cồn phải khá xông xênh.
Tại một bữa tiệc tổ chức ở một khu nghỉ mát hoặc không gian thuê khác, hãy hỏi
xem bạn có thể tự mua đồ uống bên ngoài và chỉ trả phí phục vụ cho chủ địa điểm
hay không. Nếu được thì việc tự mua đồ uống bên ngoài sẽ có chi phí ít hơn so với
lựa chọn dịch vụ của khu nghỉ mát, khách sạn.
3. Cách thức phục vụ
Lưu ý rằng, một nguyên tắc không thể bỏ qua là tất cả các thức uống nên do nhân
viên phục vụ, không để khách mời tự lấy và dùng. Vì vậy nếu Event của bạn không
phải là loại set menu (ngồi một chỗ) thì hãy lưu ý điều này. Bạn nên xem xét việc
thiết lập nhiều khu vực phục vụ đồ uống xung quanh hội trường, trong không gian
tổ chức sự kiện. Chỗ phục vụ đồ uống có cồn và đồ uống thường cần bố trí riêng rẽ
và xen kẽ nhau. Rượu bia cần được giữ lạnh, bảo quản ở nhiệt độ thích hợp, vì vậy
không nên khui một lần mà từ từ theo nhu cầu kéo dài suốt buổi tiệc, đặc biệt là
sâm-panh, nếu khui sớm sẽ làm giảm chất lượng rất nhiều.
Trong những sự kiện Event có số lượng tham dự lớn như Rockshow, DJ show…,
tuyệt đối không nên phục vụ bia nguyên chai, nhất là chai thủy tinh, mà nên rót ra
những ly nhựa để vừa tránh việc chai bị đổ vỡ hoặc gây ra nguy hiểm do người
tham dự ném chai hoặc dùng chai để gây gổ lẫn nhau gây đến tình trạng mất an
ninh.
Tiệc rượu nên kết thúc trước sự kiện khoảng 30 phút, thời gian còn lại một ít trà
thảo dược hay cà phê là thích hợp để làm loãng rượu, bia.
4. Vấn đề an ninh trật tự
Trong một bữa tiệc nọ, các khách tham dự cao hứng xóc các chai bia và khui cho
nó văng tung tóe lên tận trần nhà, nước bia chảy tràn trên sàn gạch trơn kết hợp với
bánh kem vương vãi đã khiến một vị khách bị trượt chân phải đi cấp cứu, sự kiện
đáng ra rất vui lại để lại một kết cục không hay. Rút kinh nghiệm từ những vụ việc
tương tự như thế này, chúng ta nên thận trọng với các màn khui bia, khui
champagne, không nên để cho người tham dự tự do mở chai. Khi ly chai bị rơi vỡ,
hay đồ uống bị đổ ra bàn, ra sàn nhà, nên điều động người phụ trách vệ sinh lau
dọn ngay, vừa tránh gây cảnh lộn xộn, mất vệ sinh và thiếu chuyên nghiệp, vừa
giảm thiểu nguy cơ gây nguy hiểm cho khách tham dự như trường hợp kể trên.
Một vấn đề đáng quan tâm nữa là việc say xỉn có thể xảy ra khi người tham dự lỡ
quá chén. Nếu sự kiện của bạn là một tiệc tối nhẹ nhàng với những bàn tiệc sang
trọng trong khách sạn, nắm rõ chi tiết khách mời, số lượng ít thì an ninh tại địa
điểm tổ chức đã có thể bảo đảm mọi việc diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, đây là một
vấn đề rất đáng lưu tâm khi sự kiện có số lượng đông và khó quản lý thành phần
khách tham dự. Việc ngăn chặn khách uống nhiều khi họ đang trên đà vui là một
việc không nên làm, tốt hơn trước đó nên quy định về giới hạn số ly/chai bia rượu
nhà tổ chức sự kiện có thể phục vụ cho một người khách, một mặt hãy tăng cường
một đội ngũ an ninh, bảo vệ cho riêng sự kiện của bạn, tập trung chú ý ở khu vực
phục vụ đồ uống. Bất kỳ một hành động gây rối, to tiếng nào cũng cần được xử lý
ngay lập tức.