Những điều cần lưu ý khi tự tổ chức
Halloween
1. Concept - việc đầu tiên phải nghĩ tới
Nếu Halloween chỉ đơn thuần là trang trí lạ mắt hay ma quái, hoá trang kỳ
dị, tổ chức vài ba hoạt động xôm tụ thì event Halloween của bạn chẳng khác
nào hàng trăm event Halloween đang được tổ chức khác và chẳng có điểm
nhấn nào thu hút khán giả tham dự. Cái sẽ thu hút họ đến với Halloween của
bạn chính là Concept (xem thêm Concept và theme: Linh hồn của sự kiện) -
điều hứa hẹn họ đến để cảm nhận. Chẳng hạn như Câu lạc bộ F-Event đã có
ý tưởng Halloween thu hút với Concept "Đám cưới bóng đêm". Họ không
chỉ đơn thuần tổ chức một tiệc Halloween, mà họ tổ chức một đám cưới cho
"thế lực đen tối". Bám sát theo concept đó, từ bài trí cho đến hoạt động đều
mô phỏng theo một đám cưới, cũng có cổng hoa, có lễ phục đám cưới, có
màn làm lễ, tiệc chiêu đãi... Bởi vậy nên dù tổ chức hai năm liền với cùng
một concept, khán giả vẫn rất tò mò, háo hức "đi dự đám cưới".
Do đó, việc trước tiên là bạn cần định ra concept của sự kiện Halloween.
Bạn có thể tổ chức một cuộc phiêu lưu đi tìm kho báu và thết đãi tiệc trên
con tàu ma, một buổi tiệc ngược dòng thời gian về những năm 60, bữa tối ở
địa ngục... Nó sẽ như một câu chuyện có cốt truyện rõ ràng và thu hút mọi
người nhờ cốt truyện này.
2. Chủ đề (theme) của buổi tiệc
Sau khi phát triển được Concept - xương sống của Event, chúng ta sẽ định ra
một theme riêng cho tiệc Halloween của mình. Bạn có thể làm cho bữa tiệc
của mình như ở vào thời kỳ phong kiến xa xưa với trang trí, trang phục, cũ
kỹ và những hoạt động chỉ xưa kia mới có, hay bạn cũng có thể làm cho
không gian Halloween của mình trở thành một khu rừng rậm nhiệt đới với
đủ thứ loại sinh vận kỳ dị đáng sợ. T trong một Halloween Party tại một
quán bar, ê kíp của Đạt Phương đã biến quán bar thành một không gian
nghĩa địa âm u với các nấm mồ trắng, những con chim cú mèo mắt sáng
quắc, khói hương nghi ngút và tiếng hờ khóc rơn người. (Xem thêm Một số
ý tưởng tổ chức Halloween đặc sắc)
3. Phác thảo layout và trang trí
Lên được khung sườn về chủ đề trang trí cho sự kiện Halloween của mình
rồi, chúng ta sẽ bắt đầu phác thảo bố cục trang trí của không gian. Nếu bạn
tin vào khả năng mỹ thuật của mình thì hãy để trí sáng tạo bay xa qua các
layout thiết kế, còn nếu bạn không phải là một chuyên gia về nghệ thuật thì
tốt hơn bạn nên thuê ngoài vì chúng ta không thể làm thay công việc của các
nghệ nhân được. Bạn có thể thuê một chuyên gia trang trí, hoá trang, hay các
sinh viên đến từ các khoa, trường mỹ thuật, kiến trúc. Bằng con mắt chuyên
môn, họ sẽ dễ dàng xác định được cần trang trí những gì và đặt nó ở đâu cho
phù hợp. Nếu không gian quá rộng, bạn có thể đặt những tiểu cảnh tại từng
khu vực và sử dụng những vật dụng lấp đầy không gian phù hợp, ví dụ như
vải màn, bí đỏ... hoặc tính đến việc trang trí một số khu vực điểm nhấn như
hành lang đi vào, sân khấu... thay vì phủ kín cả không gian.
Sau khi phác thảo, chuyên gia mỹ thuật sẽ tính toán số lượng nguyên vật liệu
cần cho việc trang trí, ngân sách cần để mua chúng và chúng ta đã có thể bắt
tay vào thực hiện.
Chúng ta có thể tự sản xuất những vật trang trí trong Halloween như xác
ướp, nhện, ngôi mộ, hoặc cũng có thể tìm mua tại các cửa hàng bán vật dụng
Halloween, tất nhiên là đắt tiền hơn và không được đa dạng bằng những gì
chúng ta tạo ra. Một số hình ảnh "đặc trưng" của Halloween mà bạn có thể
tự tay tạo ra:
- Bí ngô
- Nến, đèn cày
- Mạng nhện
- Dơi, nhện, quạ, mèo đen
- Quan tài
- Bù nhìn rơm
- Bia mộ, xác ướp
Các nguyên vật liệu để tạo nên chúng thường bao gồm: đất sét, túi đựng rác
màu đen, gáo dừa, bao bố, dây thừng, vải mùng, giấy vệ sinh, bìa cứng,
thạch cao, mốp... Ngân sách để trang trí cho một không gian không hề nhỏ,
nếu bạn tự làm trong một căn phòng khoảng 100m2 thì chi phí tối thiểu để
trang trí là khoảng 15,000,000 VND - 20,000,000 VND với điều kiện là bạn
tự làm các vật dụng trang trí, nếu muốn bắt mắt, hoành tráng hơn thì chi phí
có thể tăng gấp đôi. Do đó, hãy khéo léo tính toán và tận dụng các nguyên
vật liệu sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Ví dụ thay vì phủ các bức tường
bằng vải đen, bạn có thể thay bằng cách cắt các túi đựng rác cỡ lớn ra và
dùng băng keo dán chúng lại với nhau.
Màu sắc chủ đạo chúng ta có thể chọn gam màu đen, trắng, đỏ, cam hoặc tím
là phù hợp nhất.
Để cho không khí có phần âm u, chúng ta có thể sử dụng máy phun khói
hoặc các loại đá khói C02 để trong vạc dầu phù thuỷ sao cho khi chế chất
lỏng vào chúng bốc khói mù mịt (loại đá hay dùng trong tiệc cưới khi cô dâu
chú rể rót rượu vào tháp champagne).
4. Nội dung
Nội dung cũng cần bám sát Concept, chẳng hạn như Concept là "đám cưới
ma quỷ" thì người tổ chức sẽ lên nội dung bao gồm các tiết mục của một
buổi lễ cưới thực sự, nếu đây là một buổi thám hiểm con tàu ma, chúng ta có
thể cho người chơi tham gia những trò chơi lùng sục kho báu.
Chúng ta có thể tổ chức một số trò chơi nho nhỏ cho người tham gia tương
tác với chương trình, chẳng hạn như thi ăn con dơi (làm bằng bánh bông lan)
hay đơn giản là bốc thăm quà trong một vạc dầu đầy máu giả.
Bạn có thể sưu tầm các đoạn nhạc ma quái để phát làm âm thanh nền cho
Halloween của mình tại trang web http://free-loops.com/halloween-sound-
effects.php hoặc nhạc nền dùng cho Halloween.
5. Trang phục của khách mời
Hầu hết các tiệc Halloween đều yêu cầu khách tham dự diện trang phục phù
hợp. Chẳng hạn như trang phục chỉ toàn màu đen, trang phục kiểu thập niên
70, trang phục ngộ nghĩnh như con nít... Nhưng để đảm bảo tất cả khách mời
đều có bộ dạng phù hợp cho buổi tiệc, chúng ta nên tổ chức hỗ trợ hoá trang
ngay tại chỗ cho họ. Bạn có thể thực hiện vẽ mặt hay làm tóc cho họ, có
những loại màu dành riêng cho việc vẽ lên da người và những loại gel cứng,
gel màu... để tạo những hình dáng kỳ dị cho các mái tóc.
Nhưng bạn cần lường trước về thời gian, một "tay vẽ" hoàn thiện một gương
mặt mất ít nhất là 15 phút, như vậy nếu buổi tiệc của bạn có khoảng 3 thợ vẽ
thực hiện trang trí mặt cho 100 người thì chắc chắn khách tham dự sẽ phải
chờ rất lâu và dồn đống chỗ khu vực hoá trang. Bạn nên phát hoặc bán (nếu
là tiệc có thu phí người tham dự) sẵn một số mặt nạ sao cho khách nào
không kiên nhẫn chờ được có thể mua mặt nạ để "hoá trang" cấp kỳ