PDCA và các chu trình con
Tiếp theo bài giới thiệu về PDCA: Công cụ không thể thiếu cho
quản trị chất lượng , tác giả sẽ tiếp tục giải thích ý nghĩa của
các chu trình con và vì sao chúng ta phải chú trọng chúng nếu không muốn làm hỏng chu trình mẹ.
Có thể dễ dàng nhìn thấy từ mô hình, tất cả các khâu trong chu
trình mẹ, từ hoạch định (Plan), thực hiện (Do), đến kiểm tra
(Check), khắc phục (Act), đến lượt nó, đều phải đi qua một chu
trình con, cũng với đầy đủ các khâu như vậy. Tất nhiên, các khâu
của chu trình con sẽ có đặc tính và mức độ phức tạp ít hơn so
với các khâu của chu trình mẹ.
Lợi ích của các chu trình con
Chúng ta thử mổ xẻ một chu trình con màu cam.
Khâu “Plan” đồng thời tồn tại ở chu trình mẹ (vòng ngoài) lẫn chu
trình con (vòng trong). “Plan” ở chu trình mẹ - là để cho ra đời
một bản kế hoạch làm cơ sở cho việc triển khai thực hiện ở khâu
“Do” của chu trình mẹ. Trong khi đó, “Plan” ở chu trình con (màu
cam) là làm công tác chuẩn bị cho việc hoạch định (tức lập kế
hoạch cho việc hoạch định), nhằm giúp cho công tác hoạch định
được chuyên nghiệp, đạt được hiệu quả cao trước khi bắt tay vào
hoạch định (khâu “Do” của chu trình con).
Tương tự, khâu “Check” của chu trình con màu cam là để kiểm
tra lại bản kế hoạch mình viết ra có sai sót gì không, có bất hợp lý
ở điểm nào không; còn khâu “Act” của chu trình con màu cam là
để khắc phục những sai sót này, hoàn thiện bản kế hoạch trước
khi chuyển sang khâu “Do” của chu trình mẹ. Hơn bất kỳ khâu
nào khác, chính khâu “Plan” trong chu trình mẹ nhất thiết phải đi
qua hết các khâu P-D-C-A trong chu trình con thì mới có thể cho
ra đời những bản kế hoạch hoàn hảo, hoặc ít sai sót, tạo thuận
lợi cho việc thực hiện các bước kế tiếp.
Khâu “Do” của chu trình mẹ thường là khâu mà nhiều người lầm
tưởng là đơn giản nhất. Nhiều người cho rằng “Do” là chỉ có làm,
không cần tính toán, cân nhắc gì cả. Thực ra, để “làm” cho tốt,
người làm cũng phải tự lập kế hoạch nhỏ cho mình trước khi làm
(Plan) - làm gì trước, làm gì sau, thao tác, cách thức làm như thế
nào cho đạt năng suất. Sau khi làm, mỗi người phải tự kiểm tra
và tự khắc phục những sai sót nhỏ để hoàn thiện việc “làm” của
mình (chu trình con màu đỏ).
Trong doanh nghiệp, nhân viên cấp thấp cần phải được huấn
luyện kỹ để có thể tự lập cho mình kế hoạch làm việc chi tiết sau
khi đã có một kế hoạch tổng thể do cấp trên đưa xuống. Khi bắt
tay vào làm, họ phải biết tự kiểm tra, đối chiếu với các mục tiêu,
chỉ tiêu, các yêu cầu về kết quả công việc, hiệu suất làm việc… từ
đó phát hiện ra những thiếu sót, sai sót, những điểm chưa phù
hợp của chính mình để tự khắc phục. Như vậy, ngay cả công việc
đơn giản nhất là “Do”, vẫn cần phải trải qua tuần tự các bước
trong chu trình PDCA để đạt được kết quả tốt.
Khâu “Check” của chu trình mẹ là khâu đòi hỏi nhiều về sự chuẩn
bị cả về phương pháp lẫn công cụ. Đó là lý do cần thiết phải có
một chu trình con cho khâu này với đầy đủ các bước tương tự
như chu trình mẹ. Thông thường, việc lập kế hoạch cho công tác
kiểm tra là hết sức cần thiết. Trong nội dung của việc lập kế
hoạch kiểm tra chắc chắn không thể thiếu việc cân nhắc các yếu
tố rất quan trọng như phương pháp, công cụ kiểm tra, nguồn lực,
phương tiện, thời gian, địa điểm, tần suất kiểm tra…
Sau khi kiểm tra xong, cần phải kiểm tra lại mức độ chính xác của
kết quả, đồng thời phải đánh giá lại tính hiệu quả của phương
pháp, công cụ… kiểm tra đã áp dụng. Và cuối cùng vẫn là khắc
phục và cải tiến cho khâu kiểm tra để ngày càng hoàn thiện nó.
Khâu “Check” tự thân nó phải đi qua tất cả các bước của một chu
trình PDCA trọn vẹn.
Khâu “Act” trong chu trình mẹ là để khắc phục và phòng ngừa
những sai sót, những điểm không phù hợp. Để tiến hành công tác
khắc phục hoặc phòng ngừa, một lần nữa, một chu trình PDCA
con lại là một công cụ không thể thiếu… Như vậy, kể cả khâu
cuối cùng (Act) trong chu trình mẹ cũng không thể bỏ qua việc
“tận dụng” các bước PDCA của một chu trình con.
Còn có cả các chu trình “cháu”, “chắt”
Có thể nói chu trình PDCA là một công cụ quản trị và làm việc
đặc biệt hiệu quả, có thể được áp dụng cho mọi cấp độ công việc
từ cao nhất của cấp lãnh đạo, đến thấp nhất của người công
nhân, những nhân viên cấp thấp. Nó là một chu trình cải tiến liên
tục, có thể được sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
Mỗi chu trình PDCA, về mặt lý thuyết, có thể có vô số những chu
trình “con”, “cháu” lồng ghép bên trong từ cấp độ cao, rộng đến
cấp độ thấp và hẹp dần. Mỗi chu trình con trong hình vẽ III, còn
có thể có những chu trình con của nó và cứ thế tiếp tục cho đến
các chu trình “cháu”, “chắt”… cho đến khi công việc trở nên đơn
giản đến mức không còn cần thiết phải có một chu trình như thế
nữa.
