Quản trị tinh gọn cho các trường đại học công lập miền Trung Việt Nam

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết Quản trị tinh gọn cho các trường đại học công lập miền Trung Việt Nam nghiên cứu về Quản trị tinh gọn áp dụng trong lĩnh vực giáo dục đại học, đề xuất khái niệm Quản trị tinh gọn (QTTG) và khái niệm lãng phí trong giáo dục đại học và cách phân loại lãng phí theo tư duy Quản trị tinh gọn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản trị tinh gọn cho các trường đại học công lập miền Trung Việt Nam

QUẢN TRỊ TINH GỌN CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP MIỀN TRUNG VIỆT NAM Cao Thị Hoàng Trâm1, Nguyễn Đăng Minh2 Tóm tắt: Bài báo nghiên cứu về Quản trị tinh gọn áp dụng trong lĩnh vực giáo dục đại học, đề xuất khái niệm Quản trị tinh gọn (QTTG) và khái niệm lãng phí trong giáo dục đại học và cách phân loại lãng phí theo tư duy Quản trị tinh gọn. Từ đó phân tích thực trạng về những lãng phí đang tồn tại ở các trường đại học (ĐH) công lập miền Trung hiện nay. Trên cơ sở thực trạng đó sử dụng các phương pháp khoa học để tìm ra nguyên nhân của những lãng phí và đề xuất một số kiến nghị nhằm cắt giảm lãng phí, nâng cao chất lượng và hiệu quả của các hoạt động cho các trường. Từ khoá: Quản trị tinh gọn, quản trị tinh gọn trong giáo dục đại học, lãng phí, các trường ĐH công lập miền Trung. 1. Mở đầu Trên thế giới, quản lí tinh gọn là tư duy và phương pháp quản lí đã được nhiều nước áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ đến hành chính công, y tế và giáo dục. Đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục nói chung và giáo dục đại học nói riêng, Quản lí tinh gọn ngày càng trở thành một phương pháp quản lí tối ưu để cải tiến và đổi mới hoạt động, giảm thiểu lãng phí trong hoạt động quản lí trường đại học (Seddon và Caulkin, 2007). Thuật ngữ “Giáo dục đại học tinh gọn” được áp dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào năm 2004 và ở Anh vào năm 2006 (tổ chức HE Hub Lean). Giáo dục đại học tinh gọn đã được nghiên cứu và ứng dụng thành công tại nhiều trường đại học danh tiếng trên thế giới, đặc biệt ở Mỹ và Châu Âu, bao gồm Đại học Cardiff (Wales), Đại học Edinburgh Napier (Scotland), Đại học Công nghệ Michigan (Hoa Kỳ), Học viện Bách khoa Rensselaer ( Hoa Kỳ), Đại học Aberdeen (Scotland), Đại học Oklahoma (Hoa Kỳ), Đại học St. Andrews (Scotland) ... Các trường đại học đã từng bước áp dụng giáo dục đại học vào các hoạt động của trường đại học như quản lí sinh viên, hành chính, nhân sự, tài chính, thư viện, nhà ở, ... và ngày càng được áp dụng đồng thời các hoạt động đào tạo chuyên sâu, nghiên cứu và chuyển giao kiến thức nhằm xác định, loại bỏ lãng phí hiệu quả trong mọi loại hoạt động, tối ưu hóa nguồn lực, bao gồm cả nhân lực, tài chính, hệ thống cơ sở hạ tầng, do đó, nâng cao chất lượng, hiệu quả và phát triển bền vững. Tuy nhiên cho đến nay tại Việt Nam việc áp dụng QTTG trong giáo dục đại học vẫn còn là một vấn đề khá mới mẻ. Đối với các trường đại học công lập miền Trung Việt Nam, trong điều kiện các nguồn lực còn hạn chế, vấn đề tuyển sinh đang gặp khó khăn, việc cắt giảm những lãng phí để tăng nguồn thu nhằm đầu tư cho vấn đề nâng cao chất lượng giáo dục đại học đang là việc tiên quyết. 1. Tiến sĩ,Trường Đại học Quảng Nam 2. Phó Giáo sư Tiến sĩ, Trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN 218
CAO THỊ HOÀNG TRÂM - NGUYỄN ĐĂNG MINH Bài viết nhằm tìm ra những lãng phí hiện nay của các trường ĐH công lập miền Trung, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp để cắt giảm các lãng phí, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động cho các trường đại học công lập miền Trung Việt Nam. 2. Nội dung 2.1. Khung lí thuyết về Quản trị tinh gọn trong giáo dục đại học 2.1.1. Khái niệm Quản trị tinh gọn trong giáo dục đại học Quản trị tinh gọn (QTTG) là mô hình quản trị tập trung vào việc dùng trí tuệ của con người/tổ chức nhằm cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Như vậy, để cắt giảm chi phí lãng phí thì cần phải phát hiện - nhận diện lãng phí, từ đó có các phương pháp khoa học để loại bỏ các lãng phí này (Nguyễn Đăng Minh, 2015). Trên khắp thế giới, QTTG là phương pháp tư duy và quản lí đã được áp dụng thành công tại nhiều quốc gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ hành chính công, chăm sóc sức khỏe và giáo dục. Đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục cả trong giáo dục phổ thông và giáo dục đại học, quản trị tinh gọn đã ngày càng trở thành một phương pháp quản lí tối ưu để cải thiện hoạt động và đổi mới, giảm lãng phí trong các hoạt động quản lí đại học (Seddon và Caulkin, 2007). Quản trị tinh gọn trong giáo dục phát triển từ QTTG và nó thừa nhận rằng nó là điều cần thiết để thừa nhận văn hóa trong đó một tổ chức tồn tại. Do đó, thách thức là tìm ra nền tảng chung trong đó các giá trị, niềm tin, và nguyên tắc của văn hoá được bảo tồn trong khi mô hình kinh doanh cốt lõi vẫn không bị pha loãng. Theo tác giả, Quản trị tinh gọn trong giáo dục đại học là quá trình ứng dụng tư duy, hệ thống các phương pháp và công cụ của QTTG vào các hoạt động quản lí của trường đại học nhằm cắt giảm lãng phí, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Khách hàng ở đây được hiểu bao gồm cả khách hàng bên trong và bên ngoài tổ chức giáo dục đại học. Khách hàng bên trong là đội ngũ người lao động của tổ chức. Khách hàng bên ngoài là người học và người sử dụng lao động. 2.1.2. Lãng phí trong giáo dục đại học Womack và Jones (1996) xác định lãng phí như bất kì hoạt động thể chất nào yêu cầu chỉnh sửa lại (rework), dịch vụ mà khách hàng không sử dụng, các bước không cần thiết, chuyển động từ nhân viên hoặc vận chuyển các mặt hàng từ địa điểm này sang địa điểm khác mà không có bất kì mục đích thực sự nào cho các hạng mục từ các phòng ban phía trên. George (2003) cho rằng lãng phí làm tăng chi phí dịch vụ từ 30 đến 80%. Lãng phí đề cập đến các hoạt động phi giá trị - cố hữu vốn có trong mọi quá trình. Lãng phí là bất kì bước hoặc hoạt động nào trong một quy trình tiêu tốn tài nguyên nhưng không mang lại giá trị gì, được nhìn nhận từ quan điểm của người thụ hưởng quy trình (Balzer, 2010). 219
QUẢN TRỊ TINH GỌN CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP MIỀN TRUNG... Lãng phí là những hoạt động làm tăng thêm chi phí nhưng không có giá trị thực trong mọi quy trình và luồng giá trị tổng thể (Alagaraja, 2010). Lãng phí trong lĩnh vực giáo dục đại học có cách hiểu khác với các lĩnh vực dịch vụ khác, điều này được gây ra bởi các yếu tố bên trong và bên ngoài trong lĩnh vực giáo dục. Nhiều khái niệm lãng phí trong lĩnh vực sản xuất cần được điều chỉnh để áp dụng cho khu vực dịch vụ, đặc biệt là trong giáo dục đại học. Mặc dù các nghiên cứu khác nhau về QTTG trong giáo dục đại học đã được tiến hành để cắt giảm lãng phí, nhưng vẫn còn hạn chế là chưa có nghiên cứu nào đưa ra một khái niệm chung về lãng phí trong giáo dục đại học. Đề tài này sẽ đưa ra những minh họa cụ thể về lãng phí trong giáo dục đại học và tích hợp các khái niệm lãng phí của các nghiên cứu liên quan trước đó thành một thể thống nhất để đưa ra khái niệm chung về lãng phí trong giáo dục đại học. Vì nếu không có sự hiểu biết rõ ràng về lãng phí thì việc áp dụng QTTG cho các trường đại học Việt Nam nói chung và các trường đại học công lập miền Trung Việt Nam nói riêng sẽ khó thực hiện được. Theo Theresa Waterbury lãng phí được gọi là các dấu hiệu không có giá trị trong môi trường giáo dục. Hầu hết chúng ta sẽ đồng ý rằng một số lãng phí hiện diện trong nhiều, nếu không phải tất cả, các quy trình của trường đại học. Kết quả nghiên cứu trên nhiều công ty sản xuất ước tính rằng quy trình kinh doanh điển hình là 90% đến 95% lãng phí và 5% đến 10% công việc mang lại giá trị cho người sử dụng quy trình. Lãng phí trong các ngành dịch vụ như chăm sóc sức khỏe, vận tải hàng không và bán lẻ cũng cao tương tự. Không có lí do gì để cho rằng mức độ lãng phí trong quá trình giáo dục đại học khác với những ước tính này. Không có gì lạ khi đi ngang qua khuôn viên trường chúng ta có thể nhìn thấy sinh viên đang xếp hàng chờ đợi, nhân viên sửa lỗi mà họ chú ý đến, sự chậm trễ trong việc chia sẻ và xử lí thông tin của các quản trị viên đại học cấp cao và cấp trung, và các văn phòng khác nhau trong trường nhập và kiểm tra cùng một thông tin nhiều lần. Theo tác giả, lãng phí trong GDĐH là bất kì hoạt động nào không tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng trong môi trường giáo dục đại học (khách hàng được đề cập ở đây bao gồm cả khách hàng bên trong và bên ngoài cơ sở giáo dục đại học). Lãng phí trong GDĐH có thể được phân thành 2 loại: hữu hình và vô hình. Lãng phí hữu hình bao gồm: - Lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị: nhà trường sử dụng và khai thác cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa hiệu quả… - Lãng phí về lao động: Chưa khai thác có hiệu quả nguồn lao động sẵn có; Cử các cán bộ đi đào tạo nhưng họ không về hoặc về nhưng lại xin chuyển công tác; Cử cán bộ đi đào tạo những khóa học không phục vụ cho hoạt động của nhà trường; Cán bộ nhân viên làm việc chưa hiệu quả; Nhiều cán bộ công nhân viên được phân công công việc 220
CAO THỊ HOÀNG TRÂM - NGUYỄN ĐĂNG MINH không phù hợp chuyên môn; Việc phân công giảng dạy trong bộ môn không hợp lí; Bố trí công việc chưa phù hợp với năng lực… - Lãng phí về thừa các yếu tố đầu vào: Không đào tạo các lớp học có trong danh mục đào tạo; In, ấn tài liệu dư thừa; Các tập tin trong máy tính chưa được sắp xếp lại một cách hợp lí; Lưu trữ quá nhiều tài liệu, sách… cũ và không còn giá trị sử dụng; Bố trí quá nhiều người cùng làm một công việc; Xây dựng phòng học, khu thí nghiệm… vượt quá so với nhu cầu sử dụng; Bố trí quá nhiều các thiết bị chiếu sáng, quạt, máy tính… mà không sử dụng hoặc chưa hợp lí… - Lãng phí về thời gian: Cán bộ công nhân viên làm việc, nói chuyện riêng trong giờ làm; Giảng viên, sinh viên còn sử dụng điện thoại quá nhiều trong giờ lên lớp; Cán bộ công nhân viên đi trễ và về sớm; Sinh viên đi học muộn; Các cuộc họp, hội thảo… diễn ra không đúng thời gian quy định… Các chỉ thị, thông báo từ cấp trên xuống cấp dưới chưa kịp tiến độ và thiếu hiệu quả trong việc triển khai. Lãng phí vô hình bao gồm: - Lãng phí tư duy: Cán bộ nhân viên nhà trường chưa có tư duy đổi mới và sáng tạo; Sinh viên không ý thức được vai trò và mục đích của việc học; Tâm lí ngại thay đổi, bảo thủ, trì trệ… - Lãng phí phương pháp: Phương pháp quản lí, làm việc không hiệu quả; Phương pháp giảng dạy không phù hợp, chưa thực hiện hoặc chậm đổi mới phương pháp giảng dạy theo hướng tích cực để phát huy năng lực của người học; Phương pháp thực hiện các hoạt động, quy trình làm việc không rõ ràng, còn trùng lặp trong thao tác, di chuyển quá mức cần thiết, tiêu tốn nhiều năng lực không cần thiết; Các đề tài NCKH còn hạn chế về số lượng và giá trị thực tiễn… - Lãng phí cơ hội: Chưa chủ động nắm bắt những cơ hội mới trong hoạt động của nhà trường; Chậm thay đổi phương pháp giảng dạy và học tập trong đội ngũ giảng viên và sinh viên; Không nắm bắt hoặc lãng phí những cơ hội học tập nâng cao trình độ, học hỏi từ các tổ chức khác; Thiếu sự liên kết giữa gia đình, nhà trường và xã hội … 2.1.3. Các phương pháp và công cụ Quản trị tinh gọn trong giáo dục đại học Để áp dụng QTTG trong giáo dục đại học, một số công cụ thường được sử dụng như: a. 5S 5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke (Osada, 1991 và Ho, 1997). Đối với các nước châu Âu và châu Mỹ, 5S được dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing và Sustaining (Lonnie Wilson, 2010). Ở Việt Nam, 5S mang ý nghĩa Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa (S1, S2, S3) và Tâm thế (Nguyễn Đăng Minh, 2013). “Tâm thế”, tức là người lao động ý thức, hiểu được lợi ích của việc áp dụng 5S đối với bản thân và doanh nghiệp; từ đó hình thành thái độ tích cực, chủ động trong suốt quá trình áp dụng 5S. 221
QUẢN TRỊ TINH GỌN CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP MIỀN TRUNG... b. Kaizen Trong tiếng Nhật, Kaizen là thuật ngữ được dùng để mô tả các hoạt động cải tiến liên tục, diễn ra từ từ. Hơn cả khái niệm cải tiến liên tục, Kaizen mang ý nghĩa của công việc cải tiến để đạt được hiện trạng tốt hơn bao gồm sự tham gia của tất cả mọi người, vào mọi lúc, mọi nơi. Kaizen tập trung vào những cải tiến nhỏ, dần dần nhưng qua thời gian lại tạo ra sự thay đổi lớn. Dựa trên tinh thần sáng tạo của con người và niềm đam mê công việc, tinh thần Kaizen khuyến khích sự cải tiến ở mọi lúc, mọi nơi, cải tiến hàng ngày và tất cả mọi người đều tham gia vào hoạt động cải tiến. Kaizen là công cụ được sử dụng tương đối phổ biến để cải thiện quy trình trong giáo dục đại học ở nhiều trường trên thế giới. c. Sơ đồ chuỗi giá trị Sơ đồ chuỗi giá trị là tập hợp tất cả các hoạt động (bao gồm cả hoạt động gia tăng giá trị và không gia tăng giá trị) cần thiết để tạo ra sản phẩm thông qua dòng chảy của vật tư, bao gồm: (1) dòng sản xuất từ nguyên vật liệu thô đến sản phẩm cuối cùng, và (2) dòng thiết kế từ giai đoạn ý tưởng đến sản phẩm cuối cùng. Sơ đồ chuỗi giá trị cho phép mọi người trong một tổ chức hiểu và đồng ý về giá trị được tạo ra như thế nào trong mắt khách hàng và nơi lãng phí xảy ra. Có rất nhiều trường đại học đã ứng dụng công cụ này vào việc cắt giảm lãng phí hiệu quả như: Trường ĐH New Orleans; Central Oklahoma; Trường ĐH Tennessee tại Chattanooga … Nghiên cứu điển hình về việc sử dụng công cụ này có thể kể đến các tác giả Nuri Ozgur Dogan và Yusuf Ersoy hay Daniela Pusca & Derek O. Northwood … d. Phân tích nguyên nhân và kết quả Đây là một công cụ rất mạnh cho phép một nhóm xác định và khám phá những điều có thể là nguyên nhân tiềm ẩn liên quan đến một vấn đề để khám phá nguyên nhân cốt lõi của nó. Phân tích nhân quả thường được sử dụng kết hợp với động não. Những nguyên nhân tiềm năng có thể thuộc bất kì loại nào sau đây: nhân lực; máy móc; phương pháp; nguyên vật liệu; tự nhiên hoặc môi trường; đo lường. e. Quản lí trực quan Quản lí trực quan là một công cụ mạnh mẽ để hiểu những gì đang diễn ra trong một quy trình và xem những gì đang được kiểm soát và những gì không. f. Tiêu chuẩn hóa Xem và nhận ra những gì cần được thực hiện; Các thủ tục được ghi lại cho hoạt động nắm bắt các thực hành tốt nhất (bao gồm cả thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ) phải là tài liệu linh hoạt dễ thay đổi. 2.2. Phương pháp nghiên cứu 2.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu a. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 222
CAO THỊ HOÀNG TRÂM - NGUYỄN ĐĂNG MINH Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích, tổng hợp các tài liệu thu thập được cũng như tìm hiểu về các mô hình áp dụng quản trị tinh gọn tại các Trường đại học trên thế giới để có thể rút ra những kinh nghiệm thực tiễn phù hợp với Việt Nam. Để có cơ sở đánh giá thực trạng hoạt động của các trường ĐH công lập miền Trung Việt Nam, đề tài đã tiến hành hồi cứu tư liệu như sau: - Tiến hành nghiên cứu các sản phẩm của các hoạt động trong trường đại học thông qua các tài liệu, văn bản. - Các loại chiến lược, kế hoạch: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về phát triển nhà trường, kế hoạch năm học, kế hoạch tháng… - Các hội nghị tổng kết, báo cáo chuyên đề, hội thảo khoa học, tạp chí… - Hệ thống văn bản, các loại hồ sơ, sổ sách, biên bản liên quan đến công tác quản lí như các quyết định phân công công tác cho các bộ phận, cá nhân, quy định, quy trình, mẫu biểu báo cáo, thống kê, các thông báo… - Các kết quả phân tích, đánh giá, khảo sát môn học, khảo sát giảng viên, khảo sát nhà tuyển dụng, cựu sinh viên… - Các tài liệu phân tích, đánh giá về ĐBCL của Bộ GD&ĐT, các trường ĐH, các viện nghiên cứu, các tổ chức và các nhà nghiên cứu về QLGD… b. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Đề tài sử dụng hai phương pháp thu thập dữ liệu chính là: quan sát và phỏng vấn sâu. Đối tượng được phỏng vấn sâu bao gồm: 20 cán bộ quản lí ở 20 trường đại học, cụ thể: ĐH Huế (07 trường), ĐH Đà Nẵng (07 trường), ĐH Quảng Nam, ĐH Quy Nhơn, ĐH Tây Nguyên, ĐH Nha Trang, ĐH Phạm Văn Đồng và ĐH Phú Yên. Các trường đại học này làm mẫu đại diện cho các trường ĐH công lập miền Trung Việt Nam là do hệ thống các trường ĐH công lập tại khu vực miền Trung phân bổ tập trung ở vùng Bắc Trung Bộ và Duyên hải miền Trung, vùng Tây Nguyên chiếm tỉ lệ ít nhất so với các vùng khác trong cả nước. Trong đó, các Trường ĐH công lập miền Trung đều có tên trong các nhóm trường ĐH như: 1) Hệ thống ĐH trọng điểm của quốc gia: ĐH Huế và ĐH Đà Nẵng; 2) Nhóm trường ĐH cấp vùng: ĐH Vinh, ĐH Quy Nhơn, ĐH Tây Nguyên; 3) Nhóm trường ĐH công lập trực thuộc các cơ quan nhà nước: ĐH Đà Lạt, ĐH Nha Trang, ĐH Phạm Văn Đồng, ĐH Sư phạm Kĩ thuật Vinh, ĐH Xây dựng miền Trung, ĐH Y Khoa Vinh 4) Nhóm trường ĐH địa phương: ĐH Hà Tĩnh, ĐH Hồng Đức, ĐH Khánh Hoà, ĐH Kinh tế Nghệ An, ĐH Phú Yên, ĐH Quảng Bình, ĐH Quảng Nam, ĐH Văn hoá, Thể Thao và Du lịch Thanh Hoá. Nhìn chung, các trường ĐH công lập khu vực miền Trung hiện nay đã và đang 223
QUẢN TRỊ TINH GỌN CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP MIỀN TRUNG... phát triển về mọi mặt: đội ngũ, cơ sở vật chất, ngành đào tạo, trình độ đào tạo (ĐH và sau ĐH). Tìm hiểu về ngành đào tạo cho thấy, các trường ĐH miền Trung đều phát triển theo xu hướng đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực; các ngành đào tạo phát triển nhanh và bao trùm các lĩnh vực kinh tế, xã hội, kĩ thuật công nghệ, y tế, du lịch dịch vụ và nông lâm. Chương trình đào tạo của các trường ĐH khu vực miền Trung cũng có nhiều cấp độ trong cùng một trình độ đào tạo, có chương trình đào tạo cộng đồng, chương trình đào tạo chất lượng cao, chương trình đào tạo tiên tiến. Bên cạnh các chương trình đào tạo trong nước các trường ĐH cũng có các chương trình đào tạo liên kết với nước ngoài. Đến nay, SV tốt nghiệp hàng năm của các trường ĐH công lập miền Trung đã đóng góp to lớn vào công cuộc xây dựng công nghiệp hóa, hiện đại hóa các tỉnh miền Trung, Tây Nguyên và cả nước. Mặc dù số lượng các Trường đại học công lập miền Trung hiện nay tương đối nhiều, nhưng trong phạm vi nghiên cứu, mẫu nghiên cứu được chọn theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên, thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo tính khách quan, chính xác. Do đó đề tài lựa chọn đối tượng nghiên cứu là các trường ĐH công lập, đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, mang tính đại diện cho tất cả các nhóm trường đại học ở khu vực miền Trung là: hệ thống ĐH trọng điểm của quốc gia: ĐH Huế và ĐH Đà Nẵng; nhóm trường ĐH cấp vùng: ĐH Quy Nhơn và ĐH Tây Nguyên; nhóm trường ĐH công lập trực thuộc các cơ quan nhà nước: ĐH Nha Trang và ĐH Phạm Văn Đồng; nhóm trường ĐH địa phương: ĐH Phú Yên và ĐH Quảng Nam để khảo sát đánh giá thực trạng. 2.2.2. Phương pháp xử lí dữ liệu Tiến hành phân loại, chọn lọc và mã hóa dữ liệu định tính thu thập được sau đó xử lí dữ liệu bằng Excel và phương pháp thống kê mô tả. Số liệu điều tra thu thập được nhập vào các bảng MS Excel được thiết kế theo các mức độ và nội dung trả lời, sau đó tính ra tỉ lệ % cho từng mức độ của từng nội dung được thể hiện thông qua hệ thống các bảng trình bày tại phần kết quả nghiên cứu. 2.3. Kết quả nghiên cứu Các loại lãng phí sẽ được chia theo cách trả lời (Có/ Không). Trường hợp trả lời Có thì dựa theo kết quả tổng hợp từ quan sát, phỏng vấn sâu tác giả chia thành hai nhóm: Nếu số lượng từng loại lãng phí được tổng hợp nhiều hơn 5 dấu hiệu nhận biết thì được đưa vào trường hợp có nhiều, nếu ít hơn thì đưa vào trường hợp có ít. Kết quả thu được như sau: 224
CAO THỊ HOÀNG TRÂM - NGUYỄN ĐĂNG MINH Bảng 1. Tổng hợp kết quả phỏng sâu 20 cán bộ quản lí về thực trạng lãng phí tại các trường đại học công lập miền Trung hiện nay Không Có STT Loại lãng phí có Nhiều Ít SL % SL % SL % 1 Lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị 1 5 7 35 12 60 2 Lãng phí về lao động 1 5 10 50 9 45 3 Lãng phí về thừa các yếu tố đầu vào 1 5 8 40 11 55 4 Lãng phí về thời gian 1 5 15 75 4 20 5 Lãng phí tư duy 1 5 12 60 7 35 6 Lãng phí phương pháp 1 5 13 65 6 30 7 Lãng phí cơ hội 1 5 8 40 11 55 Dựa trên kết quả phân tích thực trạng những hoạt động và phỏng vấn sâu 20 cán bộ ở 20 trường đại diện, tại các trường ĐH công lập miền Trung hiện nay tồn tại những loại lãng phí thể hiện ở bảng 2. Bảng 2. Những loại lãng phí ở các trường ĐH công lập miền Trung hiện nay Loại lãng phí Minh họa Đơn vị Lãng Lãng phí về Tài liệu học tập cũ, không đáp ứng nhu ĐH Quy Nhơn, phí cơ sở vật cầu sử dụng của người học, thư viện ĐH Nha Trang, hữu chất, trang không sử dụng hết công suất hiện có, việc ĐH Tây Nguyên, hình thiết bị sử dụng các phòng thí nghiệm, thực hành ĐH Quảng Nam chưa mang lại hiệu quả … … Lãng phí về Cơ cấu giảng viên chưa đồng đều nên ĐH Khoa học lao động khó khăn trong việc phân công giảng dạy Huế, ĐH Quảng và điều phối lao động; Giảng viên chưa Nam, ĐH Phạm giảng dạy theo chuyên môn được đào tạo; Văn Đồng, ĐH Nhiều GV chuyển công tác hay nghỉ việc Phú Yên … sau khi được cử đi đào tạo, bồi dưỡng… Lãng phí Lưu trữ các tài liệu tham khảo đã cũ, lỗi ĐH Quy Nhơn, về thừa các thời; In ấn tài liệu, văn bản dư thừa; Sinh ĐH Phạm Văn yếu tố đầu viên chưa khai thác hiệu quả các tài liệu Đồng, ĐH Kinh vào học tập; Bố trí khá nhiều trang thiết bị tế Đà Nẵng, ĐH trong phòng học so với nhu cầu sử dụng… Quảng Nam, ĐH Y dược Huế, ĐH Tây Nguyên… 225
QUẢN TRỊ TINH GỌN CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP MIỀN TRUNG... Lãng phí về Sinh viên sử dụng điện thoại, làm việc ĐH Sư phạm thời gian riêng; Giảng viên và chuyên viên tán Huế, ĐH Phạm gẫu, làm việc cá nhân trong giờ làm việc; Văn Đồng, ĐH Lãng phí thời gian tìm kiếm tài liệu do Quảng Nam, ĐH hồ sơ công việc chưa được sắp xếp gọn Nha Trang, ĐH gàng, ngăn nắp; Bố trí phòng học quá xa Quy Nhơn, ĐH so với phòng quản lí thiết bị … Ngoại ngữ Đà Nẵng … Lãng Lãng phí tư Chưa đánh giá hiệu quả thực tế của ĐH Y Dược Huế, phí duy chương trình sau đào tạo, nhận thức việc ĐH Phú Yên, ĐH vô học theo hệ thống tín chỉ chưa đầy đủ; Phạm Văn Đồng, hình Sinh viên chưa đầu tư đúng mức cho việc ĐH Quảng Nam, học và nghiên cứu … ĐH Nha Trang … Lãng phí Chưa có hệ thống văn bản pháp lí đánh ĐH Quảng Nam, phương giá năng lực giảng viên; Giảng viên chưa ĐH Quy Nhơn, pháp áp dụng các phương pháp đánh giá kết ĐH Tây Nguyên, quả học tập của người học theo hướng ĐH kinh tế Huế, phát triển năng lực tự nghiên cứu; Chưa ĐH Khoa học có hội đồng tư vấn và phương pháp đánh Huế, ĐH Phạm giá chuẩn về đổi mới việc giảng dạy; Văn Đồng… Công tác lập kế hoạch phát triển chậm do vấn đề dự báo, chuẩn bị chưa tốt … Lãng phí cơ Sinh viên chưa nắm bắt được nhiều ĐH Quảng Nam, hội cơ hội việc làm do thiếu kĩ năng mềm; ĐH Phú Yên, ĐH Nhiều giảng viên chậm đổi mới phương Nha Trang, ĐH pháp giảng dạy; Cán bộ giảng viên không Bách khoa Đà muốn hoặc bỏ qua cơ hội học tập nâng Nẵng, ĐH Quy cao trình độ… Nhơn … (Nguồn: Kết quả phân tích theo dữ liệu của tác giả) Kết quả cho thấy thực tế tại các trường ĐH công lập miền Trung hiện nay tồn tại các lãng phí hữu hình: lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị; lãng phí về lao động; lãng phí về thừa các yếu tố đầu vào; lãng phí về thời gian và lãng phí vô hình: lãng phí tư duy, phương pháp và cơ hội vẫn còn tồn tại. Vì vậy, cần có một hệ thống giải pháp phù hợp để cắt giảm những lãng phí trên. 3. Kiến nghị Trước thực trạng nêu trên, các trường ĐH có thể áp dụng các phương pháp và công cụ Quản lí tinh gọn để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của trường. Xây dựng và rèn luyện “Tâm thế” 226
CAO THỊ HOÀNG TRÂM - NGUYỄN ĐĂNG MINH “Tâm thế” không phải tự nhiên mà có mà có được qua quá trình rèn luyện lâu dài và bền bỉ. Mục đích của việc huấn luyện “Tâm thế” là giúp mọi người trong trường có được hai nhận thức sâu sắc. Qua đó nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác, chủ động trong quá trình thực hiện công việc. Áp dụng chương trình 5S trong trường học Sau khi hình thành “Tâm thế” cho mọi người trong nhà trường theo giải pháp 1, “Tâm thế”-S5 sẽ được trau dồi thường xuyên, đồng hành khi thực hiện S1, S2, S3, S4 và cần được quan tâm hàng đầu trong quá trình áp dụng 5S. Khi “Tâm thế” được hình thành và phát triển, quá trình áp dụng 5S trong trường học có thể được tiến hành theo trình tự sau: Kế hoạch hành động; Đào tạo, hướng dẫn những người có liên quan; Thông báo chính thức của Hội đồng quản trị; Thực hiện 5S; Đánh giá 5S định kì và thường xuyên cải tiến 5S Áp dụng Kaizen Cũng giống như khi triển khai 5S để áp dụng Kaizen trong giáo dục đại học, các cơ sở giáo dục cũng cần xây dựng và phát triển “Tâm thế” làm yếu tố cốt lõi. Sau đó, chúng tôi lần lượt áp dụng các công cụ và phương pháp của Kaizen vào thực tiễn của nhà trường. Mục đích của việc áp dụng Kaizen là tạo ra môi trường cải tiến liên tục trong nhà trường, hình thành văn hóa cải tiến liên tục cho tổ chức. * Đối với giảng viên: Giảng viên cần áp dụng Kaizen trong hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học của mình. * Đối với sinh viên: Sinh viên cần áp dụng Kaizen trong hoạt động học tập, tự học và nghiên cứu khoa học. Áp dụng quản lí trực quan Quản lí trực quan là phương pháp tạo ra môi trường thông tin phong phú bằng cách sử dụng các kích thích hiển thị như tín hiệu, hình ảnh, sơ đồ, bảng biểu… tác động trực tiếp vào một hoặc nhiều giác quan của người sử dụng. Quản lí trực quan làm cho môi trường cởi mở hơn, tăng cường khả năng tự giải thích, tự yêu cầu, tự điều chỉnh và tự cải thiện. Đối với dạy học: Thông qua việc sử dụng các phương tiện trực quan có tầm quan trọng đặc biệt trong quá trình dạy và học của giáo viên và học sinh. TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Đăng Minh (2015). Quản trị tinh gọn tại Việt Nam – Đường tới thành công. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. Seddon, J. and Caulkin, S. (2007). Systems Thinking, Lean Production and Action Learning, Action Learning Research and Practice, 4(1), 9–24. 227
QUẢN TRỊ TINH GỌN CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP MIỀN TRUNG... Theresa Waterbury (2011). Educational Lean for Higher Education: Theory and Practice. William, K. Balzer (2010). Lean Higher Education: Increasing the Value and Performance of University Processes, CRC Press, Portland Womack, J., Jones, T., and Roos, D. (1990). The Machine that Changed the World, Rawson, Associates, New York, NY. LEAN MANAGEMENT FOR PUBLIC UNIVERSITIES IN CENTRAL VIETNAM CAO THI HOANG TRAM Quang Nam University NGUYEN ĐANG MINH University of Economics - Vietnam National University, Hanoi Abstract: The article focuses on Lean Management applied in the field of higher education, presenting the concept of Lean Management and the concept of waste in higher education and how to classify waste according to Lean Management thinking, thereby analyzing the current situation of the existing wastes in the Central public universities today. On that basis, scientific methods were used to find out the causes of waste and some recommendations were proposed to reduce waste, improve the quality and efficiency of activities for the schools. Keywords: Lean management, lean management in higher education, waste, Central public universities. 228