Quy trình tổ chức lễ khai trương
Quy trình tổ chức lễ khai trương được thực hiện một các sáng tạo trên cơ sở
những bước cơ bản của tổ chức sự kiện. Quy trinh lễ khai trương, khánh thành,
khởi công…
Để đánh dấu sự hoạt động của một công ty, nhà máy, doanh nghiệp, cửa hàng . . .
thì buổi lễ khai trương – khánh thành là thật sự cần thiết nhằm công bố cho đối tác,
khánh hàng của bạn về sự hoạt động của doanh nghiệp mình. Event thực sự hiểu
rằng buổi lễ khai trương, khánh thành không chỉ để thỏa mãn nhu cầu của người
tham gia mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu của bạn đến với đối tác và khách
hàng của bạn. Hãy cùng tổ chức sự kiện thành công nhất.
1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên
Người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện,
thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó
sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiệncủa mình.
2. Phân tích & tư vấn
Hình thành chủ đề, ý tưởng cho buổi lễ khai trương. chi phối toàn bộ sự kiện.
3. Báo giá
Giá của dịch vụ tổ chức lễ khai trương phụ thuộc vào số lượng nhân sự sự kiện,
phụ thuộc vào số lượng thiết bị sư kiện. Ngoài ra giá còn phụ thuộc vào các hạng
mục đi kèm khác: tổ chức tiệc ăn uống kèm theo. Chúng tôi sẽ lập kế hoạch &
ngân sách chi tiết và triển khai các yếu tố kỹ thuật để thực hiện trương trình.
4. Ký hợp đồng
Ký kết hợp đồng, thống nhất về các hạng mục của sự kiện.
5. Chuẩn bị cho lễ khai trương
- Lên danh sách số lượng khách hàng mời
- Khảo sát địa điểm
- Thiết kế và in vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mới,
banner, bannerol, backdrop sân khấu…
- Viết kịch bản cho buổi lễ
- In ấn và phát hành thư mời
- Tiến hành xin giấy phép treo banner quảng cáo ở Sở văn hóa và du lịch.
6. Tiến hành tổ chức lễ khai trương
+ Thi công dàn dựng trang trí
- Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ đu
xung quanh khu vực lễ
- Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier và thảm đoe,
cây kiểng lối đi vào Khu vực lễ
- Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách
mời, bàn tiếp tân, trang trí
- Khu vực Khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành.
- Khu vực tiệc (nếu có)
- Dọn dẹp vệ sinh
+ Nội dung lễ khai trương
- Tiếp tân (có thể do bên Tổ chức cung cấp) mặc đồng phuc đón khách và cài
hoa đại biểu lên áo cho Khách mời
- Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu)
- Văn nghệ chào mừng
- Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình có thể do
bên Tổ chức cung cấp)
- Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.
- Giới thiệu đại biểu
- Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính
quyền địa phương…)
- Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt
- Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có)
7. Kết thúc buổi lễ khai trương
- Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị
- Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh nghiệp, địa phương.
Những hạng mục cơ bản nên có khi tổ chức lễ khai trương:
- Thiết kế sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân
khấu
- Cho thuê thảm lót sàn, cổng hơi, rối hơi
- Cho thuê bộ cắt băng khánh thành
- Thiết kế hệ thống nhà bạt, nhà dù
- Cung cấp, cho thuê ghế ngồi đại biểu
- Cung cấp MC dẫn trương trình
- Đoàn múa lân sư rồng, trống hội: chúc mừng phát lộc phát tài
- Cung cấp PG tiếp đón khách tham dự