Sổ tay P.R. “in-house” 9 cách để có quan hệ với truyền thông
Nguồn: marketingvietnam.net
1. Xây dựng những mối quan hệ bền vững. Hãy tận dụng thời gian trước khi khủng
hoảng xảy ra (nếu có) để làm quen với những phóng viên then chốt trong địa
phương và với giới báo chí thương mại. Không có cách nào để làm cho họ hiểu rằng
họ có thể nâng điện thoại lên gọi cho bạn để nói chuyện với bạn về một đề tài nào
đó. Công ty của bạn nên luôn luôn có một danh sách những phóng viên then chốt
với đầy đủ số điện thoại, số fax và địa chỉ e-mail nếu có thể. Danh mục ABC là một
nguồn tham khảo rất tốt.
2. Hãy tìm hiểu quy trình làm việc của giới báo chí. Các nhà báo làm một nghề khá vất
vả, y như những kỹ sư xây dựng. Chuyên môn của họ cũng có những cung bậc và đường
đi riêng của nó. Hãy chắc chắn là bạn nắm rõ được “deadlines” của các nhà báo và
thường xuyên gặp gỡ họ.
3. Hãy rõ ràng và trung thực. Đừng rụt rè cũng đừng dối trá với các nhà báo. Những điều
đó sẽ luôn là nỗi ám ảnh đối với bạn.
4. Đừng quên ghi âm. Nếu có thể, hãy luôn luôn “ghi âm” khi nói chuyện với các nhà
báo. Không ghi âm sẽ chỉ tạo ra tình cảnh tiến thoái lưỡng nan cho các nhà báo và đem
đến những rắc rối không lường trước được cho bạn. Bạn không phải đưa ra bất kỳ thông
tin nào mà bạn không muốn, những bạn không bao giờ nên đưa ra thông tin chủ đạo nếu
như bạn không muốn nói về bạn hoặc công ty bạn.
5. Thư giãn. Một nhà báo sẽ luôn cho rằng bạn cố gắng dấu giếm thông tin nào đó nếu
bạn tỏ ra yếm thế hoặc lo lắng, và điều này còn có vẻ trầm trọng hơn nếu bạn trả lời trên
truyền hình hay phát thanh. Nên nhớ bạn được ban cho cơ hội để thể hiện câu chuyện ở
góc nhìn của bạn, cho nên hãy thư giãn và sắp xếp các suy nghĩ của bạn.
6. Luôn nắm vững thông điệp. Hãy xác định được những điểm then chốt bạn muốn đưa
ra trong buổi phỏng vấn. Ví dụ:
“Công ty Xây dựng XYZ đã dành được kỷ lục lớn nhất về an toàn, hiệu quả, chất lượng
cao và giá cả hợp lý trong lĩnh vực xây dựng. Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên của chúng
tôi luôn tình nguyện cung cấp dịch vụ tận nơi cho người sử dụng.”
Đừng tính đến những câu hỏi của người phỏng vấn, hãy tiếp tục trở lại với thông điệp
mấu chốt mà bạn muốn nói. Biến những câu hỏi có tính chất tiêu cực sang hướng trả lời
tích cực. Không bao giờ khẳng định mặt tiêu cực của nó. Nếu nhà báo đó hỏi: “Có phải
công ty bạn đã có những thất bại thảm hại trong việc đảm bảo an toàn?” không bao giờ
được trả lời: “Không, chúng tôi chưa bao giờ gặp những thất bại thảm hại trong việc đảm
bảo chỉ tiêu an toàn.” Trong con mắt của công chúng, họ sẽ chỉ nhớ tới hai cụm từ là
“công ty chúng tôi” và “thất bại thảm hại về chỉ tiêu an toàn.” Thay vào đó, hãy nói
“Công ty chúng tôi đã đạt được thành tích về sự an toàn, chất lượng cao trong xây dựng.
Công ty chúng tôi được thiết kế để đảm bảo là một nơi làm việc an toàn, và chúng tôi tự
hào về công ty (trong việc tham gia vào các chương trình an toàn quốc gia, các giải
thưởng, cẩm nang, các buổi hội thảo về an toàn xây dựng, …).”
7. Chuẩn bị. Hãy tính trước những câu hỏi khó mà nhà báo có thể hỏi bạn. Hãy trả lời
một cách ngắn gọn và tích cực. Nếu công ty bạn đã vi phạm một điều gì trước đó, hãy nói
là rất lấy làm tiếc vì điều đó và công ty của bạn đã giải quyết tốt vấn đề này. Nhanh
chóng quay lại với thông điệp then chốt của bạn là công ty của bạn sẽ trở thành một
doanh nghiệp hàng đầu và cam kết với công chúng là bạn sẽ làm được điều đó.
8. Tỏ ra tích cực và nhiệt tình. Hãy có một vẻ mặt cởi mở. Bạn muốn mọi người nhìn bạn
như một “người tốt” như bạn vốn có? Đừng xuất hiện trên truyền hình với một vẻ mặt
giận dữ. Đừng tỏ ra nóng ruột, lo lắng hay cáu bẳn khi trò chuyện với phóng viên qua
điện thoại.
9. Hãy nhắc lại thông điệp chính của bạn. Lặp đi lặp lại. Lặp đi lặp lại. Lặp đi lặp lại.
Nếu bạn muốn khẳng định doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp tốt, một bộ phận
nhất định của công chúng sẽ ghi nhớ điều này khi bạn luôn khẳng định lại nó.
