Thủ Thuật Excel: Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 2)

Chia sẻ: Le Linh Lan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:28

Thêm vào BST

Báo xấu

76
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bạn có thể sử dụng công cụ fill handle để điền những giá trị hoặc công thức vào một dãy. Để thực hiện điều này, bạn nhập các giá trị hoặc công thức ban đầu, chọn chúng, và sau đó nhấp rồi kéo công cụ fill handle cho đến hết dãy. (Ở đây, giả sử dữ liệu ban đang sao chép sẽ không tạo ra một chuỗi liên tục).

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thủ Thuật Excel: Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 2)

Học Excel - Thủ Thuật Excel
Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 2) Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 2): Điền đầy một dãy Bạn có thể sử dụng công cụ fill handle để điền những giá trị hoặc công thức vào một dãy. Để thực hiện điều này, bạn nhập các giá trị hoặc công thức ban đầu, chọn chúng, và sau đó nhấp rồi kéo công cụ fill handle cho đến hết dãy. (Ở đây, giả sử dữ liệu ban đang sao chép sẽ không tạo ra một chuỗi liên tục). Khi bạn thả nút chuột ra, Excel sẽ điền đầy vào dãy. Lưu ý rằng, nếu ô ban đầu chứa một công thức có các tham chiếu tương đối, Excel sẽ điều chỉnh các tham chiếu cho thích hợp. Ví dụ, ô ban đầu chứa công thức = A1. Nếu bạn (dùng fill handleđể) điền dọc xuống, ô tiếp theo sẽ chứa công thức = A2, ô tiếp nữa sẽ chứa công thức = A3, và cứ thế mà tiếp tục… Tạo một chuỗi Thay vì sử dụng công cụ Fill handle để tạo một chuỗi (liên tục), bạn có thể sử dụng lệnh Series của Excel để thực hiện tiến trình này, theo các bước sau đây: 1. Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn sử dụng để bắt đầu một chuỗi, và nhập một giá trị khởi đầu. Trong trường hợp bạn muốn tạo một chuỗi từ một mẫu cụ thể (chẳng hạn như chuỗi các số chẵn: 2, 4, 6…), thì bạn phải điền đầy đủ vào các ô để định nghĩa mẫu. 2. Chọn toàn bộ dãy mà bạn muốn tạo (một chuỗi).
3. Chọn Home, Fill, Series. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Series, như minh họa ở hình 1.7. (Hình 1.7) 4. Nhấp chọn Rows để tạo chuỗi trong các hàng bắt đầu từ ô hiện hành, hoặc nhấp chọn Columns để tạo chuỗi trong các cột. (Nhưng thường thì Excel sẽ chọn sẵn cho bạn, tùy vào dạng của chuỗi bạn đã thực hiện ở bước 2.) 5.Sử dụng (các lựa chọn trong) nhóm Type để chọn loại chuỗi mà bạn muốn tạo. Bạn có các tùy chọn sau đây: Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách cộng thêm một giá trị (xem bước thứ 7 dưới đây) vào giá trị đứng trước (tạo một chuỗi cấp số cộng). Growth : Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách nhân thêm một giá trị vào giá trị đứng trước (tạo một chuỗi cấp số nhân).
Date : Tạo ra một chuỗi ngày tháng dựa vào tùy chọn mà bạn chỉ định trong nhóm Date Unit (Ngày, Ngày trong Tuần, Tháng, hoặc Năm) AutoFill : Tùy chọn này làm việc giống như khi bạn sử dụng công cụ fill handle. Bạn có thể dùng nó để mở rộng một mẫu (pattern) giá trị số hoặc một chuỗi text (ví dụ như Qtr1, Qtr2, Qtr3). 6. Nếu bạn muốn hồi quy một chuỗi số, hãy đánh dấu ô chọn Trend. Bạn chỉ có thể dùng chức năng này khi chọn loại chuỗi là Linear hay Growth. 7. Nếu bạn chọn loại chuỗi là Linear, Growth, hoặc Date, hãy nhập một con số trong ô Step Value. Excel sẽ dùng con số này để gia tăng giá trị trong chuỗi. (Nói thêm, Excel cũng khá lanh chanh, nó có thể tự nhận biết con số này. Ví dụ, bạn nhập ở A1 là 1, A2 là 4, sau đó bạn chọn từ A1 đến A10 để tạo một chuỗi và gọi hộp thoại Series. Bạn sẽ thấy Excel điền sẵn con số trong khung Step Value là 3. Cũng chính vì vậy nên bạn nên xem lại con số này trước khi nhấn OK.) 8. Để đặt giá trị giới hạn cho chuỗi, nhập giá trị thích hợp trong khung Stop Value. 9. Nhấn OK. Excel sẽ điền chuỗi (vừa tạo theo những thiết lập trên vào dãy) và đưa bạn quay lại trang bảng tính.
Hình 1.8 minh họa một số chuỗi theo cột (tạo bằng phương pháp này). Chú ý chuỗi Growth (cột C) dừng lại ở ô C12 (giá trị = 128) bởi vì số hạng kế tiếp trong chuỗi (256) lớn hơn giá trị dừng (Stop Value) là 250. Chuỗi Day (cột D) điền vào dãy những ngày lẻ trong tháng bởi vì giá trị Step Value là 2 (và giá trị bạn đầu là một ngày lẻ). Chuỗi Weekday (cột E) hơi khác một tí: Các ngày tháng được điền vào dãy theo trình tự, nhưng bỏ qua những ngày cuối tuần. (Hình 1.8) Những kỹ thuật nâng cao để sao chép một dãy Những kỹ thuật cơ bản để sao chép một dãy trong Excel (ví dụ như chọn Home, Copy hoặc nhấn Ctrl+C và rồi chọn Home, Paste hoặc nhấn Ctrl+V) thường sao chép toàn bộ nội dung của mỗi ô trong dãy: giá trị hoặc công thức, định dạng, và những chú thích đính kèm theo ô. Nếu thích, bạn có thể
bảo Excel chỉ sao chép môt số thuộc tính nào đó, hoán chuyển vị trí hàng và cột với nhau, hoặc kết hợp các dãy nguồn và đích bằng các phép tính số học. Tất cả những điều này có thể thực hiện được bằng lệnh Paste Special của Excel. Những kỹ thuật này được trình bày ở ba phần sau đây. Sao chép (tất cả hoặc chỉ vài) thuộc tính của ô được chọn 1.Chọn và copy dãy mà bạn muốn làm việc với nó (dãy nguồn). 2.Chọn dãy đích (là dãy là bạn sẽ paste vào). 3. Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn Paste Special. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special như ở hình 1.9. (Hình 1.9) TIP: Bạn cũng có thể gọi hộp thoại Paste Special bằng cách nhấn nút phải chuột vào dãy đích, và chọn Paste Special từ cái shortcut menu.
4. Trong nhóm Paste, chọn thuộc tính mà bạn muốn sao chép vào trong dãy đích: All : Sao chép tất cả các thuộc tính của dãy nguồn (giống hệt như cách sao chép bình thường) Formulas : Chỉ sao chép các (cấu trúc của) công thức (bạn cũng có thể chọn Home, Paste, Formulas) Values : Chuyển đổi (tất cả các kết quả của) các công thức (của dãy nguồn) thành giá trị và chỉ sao chép các giá trị này (bạn cũng có thể chọn Home, Paste, Paste Values). Formats : Chỉ sao chép các định dạng. Comments : Chỉ sao chép các chú thích. Vadilation : Chỉ sao chép các quy tắc Validation. All Using Source Theme : Sao chép các thuộc tính và định dạng dãy đích giống như định dạng của dãy nguồn (áp dụng khuôn mẫu (theme) của dãy nguồn cho dãy đích). All Except Borders : Sao chép tất cảc các thuộc tính, ngoại trừ định dạng border (các đường kẻ khung) của ô (bạn cũng có thể chọn Home, Paste, No Borders).
Column Widths : (Chỉ) thay đổi chiều rộng các cột (của dãy đích) để khớp với chiều rộng các cột của dãy nguồn, (ngoài ra thì) không sao chép gì hết. Formulas and Number Formats : Chỉ sao chép các công thức và định dạng số. Values and Number Formats : Chuyển đổi (tất cả các kết quả của) các công thức (của dãy nguồn) thành giá trị và chỉ sao chép các giá trị này cùng với các định dạng số. 5. Nếu bạn không muốn Excel (sao chép và) dán (vào dãy đích) cả những ô rỗng trong dãy nguồn, đánh dấu hộp kiểm Skip Blanks. 6. Nếu bạn chỉ muốn sao chép và xác lập công thức tại các ô đích sao cho chúng luôn luôn bằng với các ô nguồn, bạn chọn Paste Link. (Ví dụ, nếu ô nguồn là A1, thì ô đích sẽ được xác lập công thức là = $A$1). Còn nếu không, nhấn OK để sao chép sang dãy đích. Kết hợp dãy nguồn với dãy đích bằng những phép tính số học Excel cho phép kết hợp hai dãy với nhau bằng những phép tính số học. Ví dụ, bạn có một dãy gồm những hằng số và bạn muốn tăng gấp đôi chúng lên. Thay vì tạo công thức nhân mỗi ô với 2 (hoặc thậm chí tệ hơn, là tăng gấp đôi mỗi ô bằng tay), bạn có thể tạo một dãy mới có cùng kích cỡ (với dãy nguồn) chỉ gồm toàn những số 2. Sau đó bạn kết hợp dãy mới này với dãy nguồn và
yêu cầu Excel nhân chúng lại. Các bước sau đây hướng dẫn cách thực hiện điều này: 1. Chọn dãy đích (hãy chắc chắn rằng chúng có cùng hình dạng với dãy nguồn). 2. Nhập một hằng số mà bạn muốn sử dụng, rồi nhấn Ctrl+Enter. Excel sẽ điền đầy vào dãy này con số mà bạn vừa nhập. 3. Chọn và copy dãy nguồn. 4. Chọn lại dãy đích lần nữa. 5. Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn Paste Special để mở hộp thoại Paste Special (hoặc nhấn phím phải chuột rồi chọn Paste Special từ shortcut menu). 6. Sử dụng các tùy chọn trong nhóm Operation để chọn loại toán tử số học mà bạn muốn áp dụng: None : Không dùng phép tính nào hết. Add : Cộng giá trị ở các ô đích với các giá trị ở các ô nguồn. Subtract: Lấy giá trị ở các ô đích trừ đi các giá trị ở các ô nguồn. Multiply :Nhân giá trị ở các ô đích với các giá trị ở các ô nguồn.
Divide : Lấy giá trị ở các ô đích chia cho các giá trị ở các ô nguồn. 7. Nhấn OK. Excel sẽ điền các kết quả (giá trị, chứ không phải công thức) của phép tính vào dãy đích. Hoán chuyển vị trí của dữ liệu trong các hàng và các cột Nếu bạn có một dữ liệu nằm trong các hàng, và rồi bạn thấy để chúng trong các cột thì thích hơn (hoặc ngược lại), bạn có thể sử dụng lệnh Transpose để chuyển đổi vị trí của dữ liệu (từ hàng sang cột, hoặc ngược lại). Thực hiện theo các bước sau đây 1. Chọn và copy các ô nguồn. 2. Chọn ô nằm ở góc trái phía trên của dãy đích. 3. Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn Transpose. (Trong trường hợp bạn đang mở hộp thoại Paste Special, bạn nhấp vào ô kiểm Transpose và nhấn OK). Excel sẽ (paste, đồng thời) hoán chuyển vị trí dữ liệu của dãy nguồn (vào dãy đích). Làm sạch một dãy Xóa một dãy sẽ thực sự loại các ô (trong dãy đó) ra khỏi bảng tính. Bạn phải làm gì nếu bạn chỉ muốn xóa nội dung hoặc định dạng của chúng mà các ô vẫn còn đó ? Để làm được như vậy, bạn có thể sử dụng lệnh Clear của Excel, theo các bước sau đây: 1. Chọn dãy mà bạn muốn “làm sạch”.
2.Chọn Home, Clear. Excel sẽ hiển thị một menu con của lệnh Clear. 3. Chọn lệnh thích hợp trong các lệnh Clear All (xóa hết), Clear Formats (chỉ xóa định dạng), Clear Contents (chỉ xóa dữ liệu), hoặc Clear Comments (chỉ xóa các chú thích). Để xóa các giá trị và công thức bằng công cụ fill handle, bạn có thể sử dụng một trong hai kỹ thuật sau:  Nếu bạn chỉ muốn xóa các giá trị và công thức trong một dãy, bạn chọn dãy đó, và kéo công cụ fill handle vào trong dãy ngang qua các ô bạn muốn xóa. Excel sẽ làm các ô được chọn này mờ đi. Khi bạn thả nút chuột ra, Excel sẽ xóa các giá trị và công thức trong các ô đó.  Nếu bạn muốn xóa sạch mọi thứ ra khỏi dãy (các giá trị, công thức, định dạng, chú thích), bạn chọn dãy đó và nhấn phím Ctrl, tiếp theo bạn kéo công cụ fill handle vào trong dãy ngang qua các ô bạn muốn xóa. Excel sẽ xóa sạch các ô này khi bạn thả nút chuột ra. Áp dụng định dạng có điều kiện cho một dãy Nhiều bảng tính Excel chứa hàng trăm giá trị dữ liệu. Các chương trong những phần sau của cuốn sách này được thiết kế để giúp bạn hiểu (cách làm việc với) các tập hợp dữ liệu lớn bằng cách tạo các công thức, sử dụng các công thức và thực hiện việc phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, có nhiều lúc bạn thấy không cần thiết phải phân tích một bảng tính. Mà thay vào đó, tất cả những gì bạn muốn là các câu trả lời cho những câu hỏi đơn giản như: “Ô nào chứa giá trị nhỏ hơn 0?”, “10 giá trị lớn nhất (top 10) là gì?” hoặc “Ô nào chứa các giá trị trên trung bình và ô nào chứa các giá trị dưới trung bình?”
Những câu hỏi (tưởng như) đơn giản này không dễ trả lời (chút nào) nếu chỉ xem lướt qua bảng tính, và bạn xử lý càng nhiều con số thì (câu trả lời) càng khó. Để giúp bạn “nghía” các bảng tính của mình và trả lời những câu hỏi trên, cũng như những câu hỏi tương tự, Excel cho bạn áp dụngĐịnh dạng có điều kiện vào các ô. Đây là một kiểu định dạng đặc biệt, Excel chỉ áp dụng định dạng cho những ô thỏa mãn một vài điều kiện nào đó. Ví dụ, bạn có thể cho hiển thị các giá trị âm bằng một font màu đỏ… Trong các phiên bản Excel trước, bạn chỉ có thể áp dụng một vài loại định dạng có điều kiện (như là): Bạn có thể thay đổi font chữ, áp dụng đường viền, hoặc gán một mẫu nền. Bạn cũng chỉ có một vài tùy chọn để tạo các điều kiện: nhỏ hơn (less than), bằng với (equal to), giữa (between), v.v… Trong Excel 2007, Microsoft đã thay đổi hoàn toàn chức năng Định dạng có điều kiện nhằm làm cho nó dễ sử dụng hơn và cũng mạnh mẽ hơn. Bạn có nhiều lựa chọn để định dạng — bao gồm khả năng áp dụng định dạng số và hiệu ứng tô màu gradient — và nhiều tùy chọn khác nữa để thiết lập các điều kiện, mà Excel 2007 gọi là các quy tắc (rules) — ví dụ như các ô ở trên cùng hoặc dưới cùng trong dãy, các ô trên hoặc dưới trung bình, các ô có giá trị duy nhất hay trùng lặp, v.v… Excel 2007 cũng cho phép bạn gia tăng các ô bằng những tính năng đặc biệt — như là các thanh dữ liệu (data bars), thang màu (color scales) và dùng các biểu tượng (icon sets) — giúp bạn chỉ cần nhìn lướt qua cũng thấy được giá ô của những ô trong dãy có liên quan với nhau như thế nào. Các phần tiếp theo đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng những tính năng định dạng có điều kiện mới này. Tạo các quy tắc đánh dấu cho ô (highlight) Quy tắc đánh dấu cho ô (highlight cell rule) là một quy tắc áp dụng một định
dạng vào các ô thỏa mãn một vài điều kiện nhất định nào đó. Quy tắc này tương tự như tính năng định dạng có điều kiện của Excel 2003, nhưng bạn sẽ thấy Excel 2007 có bổ sung thêm một vài đặc điểm mới. Để tạo một quy tắc đánh dấu cho ô, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Highlight Cells Rules. Excel hiển thị bảy lựa chọn sau đây:  Greater Than —Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị lớn hơn giá trị mà bạn chỉ định.  Less Than — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị mà bạn chỉ định.  Between —Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm giữa hai giá trị mà bạn chỉ định.  Equal To — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị bằng với giá trị mà bạn chỉ định.  Text that Contains — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị văn bản (text value) có chứa những chữ mà bạn chỉ định (không phân biệt chữ hoa với chữ thường).  A Date Occurring — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị ngày tháng (date value) thỏa mãn những điều kiện mà bạn chỉ định: Yesterday (hôm qua), Today (hôm nay), Tomorrow (ngày mai), In the Last 7 Days (trong vòng 7 ngày vừa qua), Next Week (tuần sau), v.v…  Duplicate Values — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có chứa những giá trị xuất hiện nhiều hơn một lần trong dãy.
Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với điều kiện và định dạng mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện. Vi dụ, hình 1.10 minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Less Than, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nhỏ hơn 0; và hình 1.11 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột D, các ô có giá trị phần trăm nhỏ hơn 0 sẽ được đánh dấu). (Hình 1.10)
(Hình 1.11) Tạo các quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) cho ô Quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) là một quy tắc áp dụng một định dạng vào các ô xếp theo giá trị trên cùng hoặc dưới cùng (đối với các giá trị số, xếp theo giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất). Bạn có thể chọn Top hoặc Bottom như một giá trị tuyệt đối (ví dụ Top 10 — 10 giá trị trên cùng) hoặc như một giá trị phần trăm (ví dụ Bottom 25% — 25% giá trị dưới cùng). Bạn cũng có thể áp dụntg định dạng cho các ô dựa có giá trị là trên mức trung bình hay dưới mức trung bình. Để tạo một quy tắc Top/Bottom, bạn chọn
Home, Conditional Formatting, Top/Bottom Rules. Excel sẽ hiển thị sáu lựa chọn sau:  Top 10 Items — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị) với X là số các ô “top” mà bạn muốn xem (mặc định là 10).  Top 10% — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm của giá trị các ô “top” mà bạn muốn xem (mặc định là 10).  Bottom 10 Items — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị thấp nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị), với X là số các ô “bottom” mà bạn muốn xem (mặc định là 10).  Bottom 10% — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm của giá trị các ô “bottom” mà bạn muốn xem (mặc định là 10).  Above Average — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị cao hơn giá trị trung bình của dãy.  Below Average — Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị thấp hơn giá trị trung bình của dãy. Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với quy tắc mà bạn muốn áp dụng. Đối với các quy tắc Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items và Bottom 10%, bạn sẽ thấy hộp thoại để bạn xác định các điều kiện và định dạng mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện. Còn với
quy tắc Above Average và Below Average, hộp thoại mở ra chỉ có mỗi cái khung để bạn áp dụng định dạng. Ví dụ, hình 1.12 minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Top 10 Items, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nằm trong top 10 của dãy; và hình 1.13 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột C, 10 ô có giá trị cao nhất trong dãy sẽ được đánh dấu). (Hình 1.12)
(Hình 1.13) Thêm các Data Bar (thanh dữ liệu) Áp dụng định dạng vào các ô dựa vào quy tắc highlight (đánh dấu) cho ô hoặc quy tắc top/bottom là một cách tuyệt vời để làm cho các giá trị nào đó nổi bật lên trong một bảng tính đầy những con số. Tuy nhiên, phải làm gì nếu cái bạn quan tâm nhiếu hơn là mối liên hệ giữa các giá trị tương tự trong một bảng tính? Ví dụ, bạn có một bảng sản phẩm, trong đó có chứa một cột trình bày doanh số của từng sản phẩm, làm thế nào để so sánh những doanh số này so với doanh số của tất cả các sản phẩm? Bạn có thể tạo thêm một cột để tính
toán tỷ lệ phần trăm của doanh số của từng sản phẩm so với giá trị cao nhất. Điều đó có tác dụng, nhưng tất cả những gì bạn làm là thêm nhiều con số hơn vào bảng tính, và điều này chưa chắc làm cho bảng tính trở nên rõ ràng hơn. Bạn thật sự cần một cách nào đó để hình dung sự liên quan của những giá trị trong một dãy với nhau, và đó là nơi mà các Data Bar (thanh dữ liệu) mới của Excel 2007 sẽ được thực thi. Data Bar là các thanh màu nằm ngang xuất hiện ở đằng sau các giá trị trong một dãy (chúng sẽ làm bạn liên tưởng đến một loại biểu đồ nằm ngang). Đặc điểm chính của chúng là chiều dài của Data Bar xuất hiện trong mỗi ô phụ thuộc vào giá trị trong mỗi ô đó: giá trị càng lớn, Data Bar càng dài. Ô có giá trị cao nhất có Data Bar dài nhất và các Data Bar trong những ô khác có chiều dài tương ứng với giá trị của chúng. Để áp dụng Data Bar vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, và rồi chọn một màu mà bạn thích. Hình 1.14 minh họa các Data Bar áp dụng cho các giá trị trong cột Unit của bảng tính.
(Hình 1.14) Để áp dụng Data Bar theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn dãy (muốn áp dụng), và rồi chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, More Rules để hiển thị hộp thoại New Formatting Rule, như hình 1.15. Trong nhóm Edit the Rule Description, chắc chắn rằng có Data Bar trong danh sách Format Style. Chú ý rằng có một danh sách Type cho Shortest Bar và Longest Bar. Những Type này sẽ quyết định cách mà Excel áp dụng Data Bar. Bạn có năm tùy chọn: