Tiểu luận: Case Study 8.1 Sedgemoor District Council

Chia sẻ: Mr Dark | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

571
lượt xem 178
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Báo cáo đề tài: Case Study 8.1 Sedgemoor district council (Hội đồng quận Sedgemoor). Hội đồng Quận Sedgemoor đang cải thiện thông tin trực tuyến sẵn có để nâng cao dịch vụ khách hàng, tăng hiệu quả của việc truy cập thông tin và giảm chi phí quản lý dữ liệu. Hiện nay, Hội đồng này đang dần loại bỏ các phần của hệ thống di sản dữ liệu (DMS) của mình, vì nó đã hoàn thành việc di chuyển thông tin cho hệ thống tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ (EDRM) của mình, Trim Context từ Tower Software....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Case Study 8.1 Sedgemoor District Council

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ ĐỀ TÀI: CASE STUDY 8.1 SEDGEMOOR DISTRICT COUNCIL (HỘI ĐỒNG QUẬN SEDGEMOOR) GVHD : Huỳnh Đỗ Bảo Châu Lớp : 24KT – T01 Nhóm 10: 1. Trần Thị Phương Mai 2. Phạm Thị Thanh Xuân 3. Tạ Văn Quý 4. Nguyễn Thạc Sáng 5. Nguyễn Thị Thúy An 6. Nguyễn Tâm Thanh Trúc 7. Nguyễn Thị Phương Linh
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] TP.HCM – 2010 DANH SÁCH PHÂN CÔNG NHÓM STT Mã SV Họ và tên Nhiệm vụ Ký tên 1 030524085206 Trần Thị Phương Mai Dịch & Tổng hợp 2 030524085444 Phạm Thị Thanh Xuân Dịch & Tổng hợp 3 030524085292 Tạ Văn Quý Dịch & Tìm tài liệu 4 030524085303 Nguyễn Thạc Sáng Dịch & Powerpoint 5 030524085004 Nguyễn Thị Thúy An Dịch & Tìm tài liệu 6 030524085191 Nguyễn Thị Phương Linh Dịch & Tìm tài liệu 7 030524085401 Nguyễn Tâm Thanh Trúc Dịch & Tìm tài liệu -1-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] MỤC LỤC Nội dung Trang Bài dịch Case study .............................................................................................................. 3 Tóm tắt case study 8.1 ......................................................................................................... 4 Giới thiểu chung.................................................................................................................. 5 A. PHÂN TÍCH............................................................................................................ 7 I.Khởi tạo phát triển HTTT................................................................................... 7 1.Lý do của việc khởi tạo Dự án .......................................................................... 7 1.1 Mở rộng khả năng .................................................................................. 7 1.2 Tiết kiệm chi phí .................................................................................... 7 1.3 Tăng cường luồng thông tin nội bộ........................................................ 8 1.4 Tăng cường luồng thông tin bên ngoài .................................................. 8 1.5 Tăng cường dịch vụ khách hàng ............................................................ 8 1.6 Điều khiển .............................................................................................. 9 1.7 Năng lực phản ứng ................................................................................. 9 1.8 Đánh giá khả thi ..................................................................................... 9 2. Phân tích tính khả thi ..................................................................................... 10 2.1 Khả thi về mặt tổ chức ......................................................................... 10 2.2 Khả thi về mặt kinh tế .......................................................................... 10 2.3 Khả thi về mặt kỹ thuật ........................................................................ 11 2.4 Khả thi về mặt vận hành ...................................................................... 13 II. Quản lý rủi ro.................................................................................................. 13 1. Nhận diện rủi ro ..................................................................................... 13 2.Phân tích rủi ro ........................................................................................ 16 3.Kiểm soát rủi ro ...................................................................................... 17 4.Đưa ra quyết định.................................................................................... 18 B.HẠN CHẾ VÀ CÁCH KHẮC PHỤC .................................................................. 19 -2-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] BÀI DỊCH CASE STUDY HỘI ĐỒNG QUẬN SEDGEMOOR Nhanh chóng, sẵn có, thông tin hiệu quả và giảm chi phí Hội đồng Quận Sedgemoor đang cải thiện thông tin trực tuyến sẵn có để nâng cao dịch vụ khách hàng, tăng hiệu quả của việc truy cập thông tin và giảm chi phí quản lý dữ liệu. Hiện nay, Hội đồng này đang dần loại bỏ các phần của hệ thống di sản dữ liệu (DMS) của mình, vì nó đã hoàn thành việc di chuyển thông tin cho hệ thống tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ (EDRM) của mình, Trim Context từ Tower Software. Craig Wilkin, người quản lý Hệ thống thông tin ở Hội đồng này, cho biết việc lưu trữ lưu trữ cho kế hoạch kéo dài từ năm 1974 đến 1995. Ông ta cho biết: “nó từng là độc quyền của DMS, nhưng đã được chuyển sang hệ thống EDRM của chúng tôi và được tạo sẵn cho các mạng trực tuyến.” “Việc loại bỏ DMS đồng nghĩa với việc chúng ta có thể nâng cao hiệu quả và tiết kiệm khoảng 7000 bảng Anh mỗi năm cho việc duy trì và bảo vệ phần cứng. Việc lên kế hoạch tài liệu trực tuyến sẵn có đã làm giảm số lượng các cuộc điện thoại gọi tới Hội đồng này.” Mục đích là để thay thế các hệ thống lưu trữ trên giấy tờ và hợp nhất tất cả các hệ thống với phần mềm EDRM để tập trung lưu trữ và quản lý tất cả tài liệu, và loại bỏ ứng dụng của DMS. Wilkins cho biết “Hiện nay, chúng tôi có một triệu hồ sơ trong hệ thống EDRM trong số 7.5 triệu tài liệu. Chúng tôi có một loạt các hệ thống bao gồm 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau và EDRM sẽ củng cố tất cả chúng để đạt có các thông tin sẵn có một cách chính xác. “Tài liệu mới đi vào kho lưu trữ cũng như các dữ liệu đã dược chuyển qua. Chúng tôi có thể quét tài liệu vào EDRM và tái chế các tài liệu giấy, giảm chi phí lưu trữ. Chúng tôi còn nhằm mục đích xác định chính sách lưu trữ dữ liệu để cải thiện việc quản lý vòng đời của thông tin.” Hội đồng này đã bắt đầu tích hợp đầy đủ hệ thống quản lý nội dung Goss ICM với phần mềm EDRM của mình để trợ giúp trong việc đưa ra các dữ liệu sẵn thông qua Website của mình. Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, Hội đồng cũng đã thiết lập một mạng lưới lưu trữ cho tưng khu vực để hỗ trợ EDRM. Wilkins cho biết “ Chúng tôi đang quét tài liệu vào hệ thống EDRM và phổ biến trong các hệ thống vă phòng ảo dưới dạng siêu dữ liệu. Chúng tôi đang phải nhập siêu dữ liệu một cách thủ công nhưng mục đích là để tự động hóa quá trình này, có lẽ thông qua một hệ thống mã vạch, mặc dù có một câu hỏi đặt ra là có bao nhiêu siêu dữ liệu mà một mã vạch có thể chứa.” Wilkins cho biết, gần đây Hội đồng nhận được sự xác nhận rằng họ có khả năng là một trong những chính quyền địa phương đầu tiên thực hiện theo yêu cầu của Luật liên kết để kết nối dựa trên GCSX, một phần trong chương trình kết nối của Chính phủ để cung cấp một cơ sở hạ tầng chung cho an toàn giao dịch điện tử giữa các địa phương và chính quyền -3-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] Trung ương. Lợi ích khác nữa bao gồm lập báo cáo Hội đồng, chương trình nghị sự và những biên bản trực tuyến sẵn có – và sử dụng phần mềm Goss kết hợp với EDRM để đảm bảo các phiên bản tài liệu thích hợp được công bố trực tuyến trong mỗi khu vực dịch vụ. Mục tiêu cuối cùng của hệ thống EDRM là làm cho thông tin dễ dàng có sẵn để hỗ trợ dịch vụ khách hàng thông qua các kênh tiếp cận – Internet, gặp mặt trực tiếp và bằng điện thoại. CÂU HỎI: 1. Hệ thống thông tin mới mang một số lợi ích vô hình, tại sao Hội đồng lại đưa ra quyết định đầu tư? 2. Phân tích các phần khởi đầu của dự án trong điều kiện các yếu tố khách quan và chủ quan tác động tới quá trình hình thành hệ thống? TÓM TẮT TÌNH HUỐNG Hội đồng Quận Sedgemoor đang trong giai đoạn khởi tạo dự án Hệ thống thông tin nhằm cải thiện Hệ thống thông tin trực tuyến sẵn có để nâng cao dịch vụ khách hàng, tăng hiệu quả truy cập và giảm chi phí quản lý dữ liệu, bằng cách: thay Hệ thống DMS bằng Hệ thống EDRM. Nghĩa là, nó dần thay thế Hệ thống lưu trữ trên giấy bằng các phần mềm trên máy tính. Từ đó, họ đã tiết kiệm một khoảng chi phí không nhỏ (₤7000/năm), và lưu trữ được khối lượng tài liệu lớn mà lại không tốn không gian như lưu trữ trên giấy (hiện có 1 triệu hồ sơ trong số 7.5 triệu tài liệu của 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau). Và hiện nay, họ đang thiết kế các hệ thống văn phòng ảo để lưu trữ tài liệu dưới dạng siêu dữ liệu, thông qua một hệ thống mã vạch. Tích hợp đầy đủ hệ thống Gross ICM với EDRM để trợ giúp trong việc đưa ra các dữ liệu sẵn thông qua Website của mình.Cài đặt mạng lưới lưu trữ khu vực để hỗ trợ EDRM. Đây là một phần trong chương trình kết nối của Chính phủ để cung cấp một cơ sở hạ tầng chung cho an toàn giao dịch điện tử giữa các địa phương và chính quyền Trung ương. Mục tiêu cuối cùng của hệ thống EDRM là làm cho thông tin dễ dàng có sẵn để hỗ trợ dịch vụ khách hàng thông qua các kênh tiếp cận – Internet, gặp mặt trực tiếp và bằng điện thoại. -4-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] Giới thiệu đề tài: KHỞI TẠO PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG Hồ Sơ, tài liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau Tuy nhiên, hiện tại ở các doanh nghiệp (DN) 40-60% thời gian làm việc trong văn phòng dùng để xử lý các tài liệu giấy tờ. Chỉ có 10% thông tin của các cơ quan hoặc DN nằm trong các cơ sở dữ liệu có cấu trúc, 90% còn lại nằm trong đống hồ sơ hỗn độn phi cấu trúc. Việc tìm kiếm tài liệu trên giấy thường khá lâu, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc. Các chuyên viên chỉ mất 5-15% thời gian làm việc để đọc thông tin nhưng mất đến 50% thời gian làm việc để tìm ra thông tin. Các thư viện, lưu trữ hồ sơ trên giấy tốn rất nhiều diện tích và chi phí bảo quản trong khi không có khả năng chống và phục hồi sau các thảm hoạ như cháy nổ, động đất…Các tài liệu trên giấy dễ bị mất, thất lạc (trung bình 7,5% tài liệu bị mất, 3% bị lưu trữ nhầm vị trí). Sẽ tốn 120 đô-la Mỹ để tìm kiếm mỗi tài liệu lưu trữ không đúng chỗ. Và phải tốn tới 250 đô-la Mỹ để làm lại mỗi tài liệu bị mất. Cần 25.000 đô-la Mỹ để lấp đầy một tủ hồ sơ có bốn ngăn kéo và 2.000 đô-la Mỹ mỗi năm để bảo quản nó. Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn. Tài liệu trên giấy thường phải được photocopy nhiều bản để phân phối, khai thác gây chi phí rất tốn kém… Hợp lý hóa các quy trình tăng hiệu suất công việc luôn là những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp, nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách là một trong những giải pháp giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất và giảm chi phí. Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử. Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, máy vi tính đã đi đến tới hầu hết các doanh nghiệp. Theo đó các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng đã dần được chuyển sang lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử (Electronic Document) Có 3 cách để DN có một phần mềm quản lý tài liệu điện tử:  Xây dựng mới  Mua phần mềm có sẵn  Người dùng tự xây dựng Trong phạm vi bài tiểu luận nay chúng ta sẽ cùng nghiên cứu những công việc cần phải làm khi muốn đầu tư xây dựng một hệ thống thông tin, cụ thể là Sedgemoor là một quận của chính quyền địa phương Somerset nằm phía Tây Nam nước Anh. Để dự án mang lại lợi ích thiết thực nhất, bước đầu của kế hoạch này là gì? Trước hết,để đầu tư vào dự án: Nhà quản trị phải đảm bảo dự án cần thiết và được quản lý một cách hiệu quả. Điều này là rất quan trọng trong giai đoạn đầu của dự án, bởi nếu không làm tốt sẽ dẫn đến một sự thất bại không mong muốn. Do đo, chúng ta cần cân nhắc kĩ lưỡng trước khi quyết định. -5-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1]  Thực trạng sử dụng DMS của Sedgemoor: Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một hệ thống máy tính được sử dụng để theo dõi và lưu trữ tài liệu điện tử và hình ảnh của tài liệu giấy. Trong những năm của thế kỉ XX, hội đồng quận Sedgemoor đã sử dụng DMS để quản lý những tài liệu, thông tin của mình. Vào thời gian này thì DMS vẫn chưa được hoàn thiện như ngày nay, nó vẫn còn nhiều thiếu sót chưa được khắc phục. Trong quá trình sử dụng, hội đồng đã phát hiện ra những thiếu sót sau: - Lưu trữ các văn bản, tài liệu dưới dạng giấy. Điều này làm cho việc tìm kiếm khó khăn và mất nhiều thời gian, tốn nhiều chi phí lưu trữ, không bảo quản được các tài liệu, văn bản lâu dài, mất tài liệu là chuyện bình thường… - Chi phí bảo trì phần cứng lớn, tạo ra khoảng chi phí không đáng có. - Các bộ phận khác nhau trong hội đồng không liên kết được với nhau gây ra nhiều khó khăn trong quá trình làm việc dấn đến công việc sẽ không đem lại hiệu quả như mong đợi. - Các thông tin chỉ tập trung ở một nơi cố định, không được công bố rộng rãi trước công chùng vì thế những người sử dụng sẽ có nhiều thắc mắc, cũng như tranh cãi… - Chi phí quản lý lớn, ko chứa được dung lượng dữ liệu lớn - Chưa đáp ứng tốt việc cung cấp tài liệu sẵn có trên mạng cho hệ thống nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau a. Việc duy trì dữ liệu, quản lý vòng đời thông tin chưa tốt b. Điều chỉnh các siêu dữ liệu bằng tay, ko nhanh chóng, dễ sai xót - Chưa liên kết được với chính phủ cho một cơ sỡ hạ tầng chung cho những giao dịch điện tử từ trung ương đến địa phương - Chưa hổ trợ một cách tốt nhất dịch vụ khách hàng thông qua các kênh tiếp cận như internet, điện thoại -6-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] A. PHÂN TÍCH: I. Khởi tạo phát triển HTTT: Là giai đoạn đầu tiên trong chu trình phát triển Dự án HTTT, mục tiêu của nó là để đánh giá tính khả thi của Dự án và đảm bảo cho dự án được thành công. Nghiên cứu khả thi cần được hoàn thành càng sớm càng tốt trong vòng đời dự án. Thời gian tốt nhất để hoàn thành là khi bạn đã xác định được một nhóm những giải pháp thay thế khác nhau và bạn biết giải pháp nào là khả thi nhất để thực hiện. 1. Lý do của việc khởi tạo Dự án: 1.1. Mở rộng khả năng: Một dự án hệ thống thông tin có thể cung cấp một năng lực mà trước đây tổ chức không thực hiện được hoặc mở rộng khả năng hiện có của tổ chức mà đang gặp giới hạn. Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.  Hệ thống này lưu trữ thông tin về khách hàng , giúp cho việc liên hệ với khách hàng nếu cần thiết một cách nhanh chóng nhất, bỏ qua các bước lục tìm hồ sơ như trước đây.  Thay thế cho các hệ thống dựa trên giấy và hòa nhập tất cả các hệ thống với phần mềm EDRM, kiểm soát sự lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu.  EDRM củng cố việc lưu trữ dữ liệu cho một loạt lĩnh vực kinh doanh khác nhau để đạt được tính sẵn có của thông tin một cách chính xác.  Phần mềm có thể quét những văn bản vào trong hệ thống của nó và phục hồi những dữ liệu bằng giấy, hạn chế việc mất mát tài liệu.  Bảo mật và quản lý hệ thống dữ liệu phi cấu trúc như email, tài liệu, bảng tính.  Tăng hiệu quả hoạt động và chất lượng được cải thiện, nhất quán các quy trình tổ chức.  Cải thiện an ninh thông tin, kiểm soát tốt hơn và tăng cường tiếp cận với doanh nghiệp.  Giảm nguy cơ mất các hồ sơ.  Phát hiện nhanh hơn, thuận tiện hơn và truy cập thông tin cần thiết.  Hệ thống mã vạch dùng để tự động hóa các siêu dữ liệu. 1.2. Tiết kiệm chi phí: Đây là nhân tố chính để hội đồng đưa ra quyết định thiết lập một phần mềm quản lý mới EDRM.  Việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số còn giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, tiết kiệm được chi phí ở khâu lưu trữ, và đồng thời cũng cắt giảm được lượng nhân viên thực hiện khâu này, giảm chi phí lập hồ sơ, sao chép và truy tìm tài liệu lưu trữ ngoài mạng, giảm thời gian ngừng việc trong trường hợp có thiên tai, đơn giản hóa việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục, dùng không gian để lưu trữ giấy trước đây cho các hoạt động tạo doanh thu có hiệu quả hơn… -7-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1]  Một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể giúp tiết kiệm thời gian nhờ: trả lời ngay các yêu cầu thông tin, tìm kiếm thông tin nhanh hơn thay vì phải làm thủ công và trình bày các thông tin quan trọng, tiết kiệm thời gian công sở.  Làm giảm chi phí quản lý dữ liệu, tiết kiệm khoảng 7000 bảng mỗi năm trong việc bảo trì và phần cứng máy chủ, tài liệu kế hoạch được công bố trực tuyến, làm giảm số lượng cuộc gọi tới cho hội đồng.  Ít tốn chi phí trong khâu phục hồi những dữ liệu bằng giấy  Hạn chế việc mất tài liệu; giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu cho nhân viên và liên lạc bên ngoài. 1.3. Tăng cường luồng thông tin nội bộ: Hệ thống DMS được sử dụng trước đó chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Các bộ phận khác nhau trong hội đồng không liên kết được với nhau gây ra nhiều khó khăn trong quá trình làm việc dấn đến công việc sẽ không đem lại hiệu quả như mong đợi. Hệ thống EDRM mới sẽ góp phần:  Duy trì cải tiến dữ liệu , quản lý vòng đời thông tin  Lập báo cáo hội đồng, chương trình nghị sự và biên bản sẵn có  Từ việc phản hồi của khách hàng , nhờ hệ thống có thể tiếp cận một cách dễ dàng dẫn đến nâng cao hiệu quả làm việc đáp ứng công chúng của hội đồng, nhận diện ưu khuyết điểm. 1.4. Tăng cường luồng thông tin bên ngoài:  Hội đồng có hàng loạt các hệ thống nhỏ trên 14 lĩnh vực kinh doanh khác nhau và EDRM sẽ củng cố để có được tính sẵn có của thông tin một cách chính xác nhất.  Thời gian, không gian linh hoạt, nguồn thông tin từ bên ngoài vào dồi dào và được tìm kiếm một cách chính xác, nhanh chóng  Công bố thông tin một cách minh bạch đến công dân, cải thiện hành chính ngày càng hiệu quả, ban hành và lưu trữ hồ sơ khoa học hơn.  Hội đồng có 1 triệu hồ sơ trong đó có 7,5 triệu văn bản và đây sẽ là nguồn thông tin thiết thực dành cho khách hàng, nhà đầu tư….. 1.5. Tăng cường dịch vụ khách hàng: Hệ thống EDRM có thể làm tăng năng suất hiệu quả nhất trong dịch vụ khách hàng. Nó giúp tiếp cận nguồn thông tin dễ dàng, độ chính xác cao , phát hiện nhanh hơn và thuận tiện hơn trong quá trình truy cập thông tin cần thiết, tạo thuận lợi cho cơ sở lựa chọn của cá nhân và ra quyết định. Cải thiện dịch vụ khách hàng, là bằng chứng xác thực, tính toàn vẹn và độ tin cậy của công chúng đối với hồ sơ điện tử. Đối với tổ chức, hệ thống tăng cường sự bảo mật và quản lý hệ thống dữ liệu phi cấu trúc như email, tài liệu, bảng tính…,nhất quán của các quy trình tổ chức, cải thiện an ninh thông tin, thông qua kiểm soát tốt hơn và tiếp cận với thông tin của doanh nghiệp. Tạo thuận lợi cho việc tuân thủ nghĩa vụ lập pháp và các tiêu chuẩn. -8-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] Thông qua hệ thống EDRM, người dân có thể dùng internet ở bất cứ nơi đâu để tìm kiếm thông tin và thu nhận thông tin từ các văn bản của hội đồng, đồng thời những góp ý, những đề nghị hay thắc mắc của người dân cũng sẽ được hội đồng giải đáp và bổ sung thông qua các chương trình nghị sự trực tiếp. 1.6. Năng lực phản ứng: Một hệ thống thông tin tốt tức nó không chỉ cung cấp thông tin thích hợp từ nguồn bên trong và bên ngoài, mà còn có hạ tầng phần cứng và phần mềm linh động đáp ứng sự tăng trưởng và nâng cấp của danh mục hệ thống thông tin của tổ chức. Bên cạnh những lợi ích như: cung cấp dữ liệu thông tin nhanh chóng, đầy đủ chính xác từ xa, đảm bảo 24/7, tiết kiệm chi phí tìm kiếm thông tin ví dụ như dung điện thoại .., cải thiện dịch vụ khách hàng. Nó còn có khả năng khả năng cung cấp thông tin và làm việc linh hoạt như có thể áp dụng cho các sự kiện trong tuyển dụng và giữ chân nhân viên trong môi trường cạnh tranh. Một cách công công bằng mà nói EDRM cho phép các tổ chức, khu vực công(ở đây là hội đồng Sedgemoor) đáp ứng theo những luật định một cách hiệu quả các chính sách của chính phủ. Khi chình phủ hoặc chính quyền địa phương ban hành một điều luật mới thì ngay lập tức nó sẽ được phổ biến rộng rãi với tất cả mọi công dân. 1.7. Điều khiển: Có thể nâng cao thông qua việc phân phối thông tin tốt hơn cho nhà quản lý. Ví dụ: khi sử dụng hệ thống EDRM nhà chức trách sẽ có khả năng cập nhật thông tin liên tục nhằm đưa ra nhận định và quyết định chính xác hơn. 2. Đánh giá tính khả thi của Hệ thống: 2.1 Khả thi về mặt tổ chức: Trước hết việc di chuyển thông tin từ hệ thống cũ DMS được tiến hành khá dễ dàng mà không gặp phải một khó khăn nào cả. Họ cũng có thể quét những văn bản vào hệ thống EDRM và phục hồi những dữ liệu bằng giấy. Như vậy các hệ thống dựa trên giấy và điện tử được thống nhất với nhau. Với dung lượng lưu trữ rất lớn lên tới 7.5 triệu văn bản người ta không cần phải lo lắng về việc hồ sơ quá nhiều. Gánh nặng trong lưu trữ các loại giấy tờ sao cho gọn gàng và tiện lợi nhất để khi cần có thể tìm kiếm nhanh chóng đã được giải quyết triệt để, những thông tin cần thiết sẽ được tìm ra một cách nhanh chóng. Khi áp dụng hệ thống này vào việc quản lý thì thông tin trong toàn hội đồng sẽ được hợp nhất. Khi phát hiện ra một sự bất hợp lý trong các thông tin được nhập vào từ các phòng ban khác nhau, hệ thống sẽ báo lỗi và nhờ đó tìm ra nguồn gốc xuất phát của lỗi đó là từ đâu để khắc phục. Hơn thế nữa bất kỳ ở đâu trong hội đồng đều có thể lấy được những thông tin mình cần mà không cần phải mất nhiều thời gian để di chuyển giữa những phòng khác nhau. Lượng công việc nhờ đó giảm được một khối lượng lớn, tiết kiệm thời gian, có thể làm thêm những việc khác như gặp gỡ khách hàng, chuẩn bị cho hợp đồng mới… đem lại năng suất, hiệu quả công việc cao hơn hẳn trước đây. Hệ thống còn hỗ trợ cho việc lập báo cáo hội đồng, chương trình nghị sự và biên bản có sẵn, sử dụng phần mềm Goss với EDRM để chắc chắn rằng phiên bản dữ liệu đúng thì -9-
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] được công bố online trong mỗi khu vực dịch vụ. Tăng sự linh hoạt trong hoạt động. Một cách công công bằng mà nói EDRM cho phép các tổ chức, khu vực công đáp ứng theo những luật định một cách hiệu quả các chính sách của chính phủ . Những thông tin đã đựơc tích hợp và lưu trữ đó được dùng để hỗ trợ dịch vụ khách hàng thông qua việc đưa các thông tin này lên mạng internet hay khi khách hàng có nhu cầu hỏi thông tin trực tiếp hoặc qua điện thoại thì những gì họ cần có thể được giải đáp ngay lập tức. Tạo ra một hình ảnh mới mẻ, năng động, một phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Việc thông tin được công bố công khai khiến họ cảm thấy tin tưởng hơn và muốn tiếp tục duy trì, phát triển công việc kinh doanh.  Ảnh hưởng của hệ thống đối với tổ chức: + Xem xét khả năng và thái độ của người sử dụng hệ thống có bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới không. + Có thể xảy ra việc chống đối từ những người không có kinh nghiệm trong việc sử dụng hệ thống máy tính. 2.2 Khả thi về mặt kinh tế: Rất khó khăn trong việc đánh giá chính xác chi phí và lợi ích của dự án HTTT. Cần phải xác định cả chi phí và lợi ích hữu hình, vô hình của HTTT a. Chi phí hữu hình: được ước tính cho các khoản mục đầu tư của hệ thống thông tin kinh doanh. Khi áp dụng hệ thống EDRM, hội đồng quận Sedegemoor có những chi phí hữu hình sau:  Chi phí mua phần cứng, phần mềm.  Chi phí cài đặt, bảo trì.  Chi phí đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống mới.  Chi phí chuyển đổi dữ liệu và vận hành hệ thống mới.  Chi phí quảng bá.  Thời gian nghiên cứu dự án kéo dài từ năm 1974 đến năm 1995. b. Chi phí vô hình: khó có thể xác định được giá trị cụ thể, nhưng đó thường là những khó khăn về mặt con người của doanh nghiệp. Khi áp dụng hệ thống EDRM có những chi phí vô hình sau:  Sự gián đoạn, hoặc khả năng chống đối của người sử dụng xảy ra trong quá trình hiện thực hệ thống mới.  Cần một khoảng thời gian để nhân viên trong hội đồng để thích ứng với hệ thống mới, nên hiệu suất công việc tạm thời sẽ bị giảm sút. c. Lợi ích hữu hình: Ta có thể xác định được có được lợi ích hữu hình khi áp dụng hệ thống mới bằng cách so sánh chi phí của các quy trình nghiệp vụ trước và sau khi triển khai hệ thống mới (thời gian của nhân viên, nguyên liệu và thiết bị….). Đó là:  Giảm 7000 bảng Anh chi phí bảo trì và phần cứng máy tính hàng năm.  Hệ thống mới làm giảm số lượng các cuộc gọi đến hội đồng thành phố, từ đó cũng làm tiết kiệm được chí phí của thành phố.  Bên cạnh đó, việc triển khai hệ thống mới cũng làm giảm chi phí quản lý dữ liệu hơn hệ thống cũ, giảm chi phí tìm kiếm dữ liệu.  Giảm thời gian chờ đợi để nhận lại câu trả lời từ hội đồng. - 10 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1]  Khả năng truy cập và tìm kiếm là nhanh chóng, tiết kiệm thời gian công sức, chi phí cho việc tiếp cận thông tin.  Giảm chi phí lưu trữ do việc quét những văn bản trong hệ thống EDRM và phục hồi những dữ liệu bằng giấy  Giảm chi phí quản lý. d. Lợi ích vô hình: ngoài những lợi ích hữu hình đề cập trên thì hội đồng cũng nhận được một vài lợi ích vô hình từ EDRM:  Nâng cao hình ảnh của hội đồng, tăng lòng tin của người dân.  Nâng cao chất lượng thông tin, tăng tính chính xác, sẵn sàng, kịp thời, đúng lúc, đáng tin cậy và an toàn. 2.3 Khả thi về mặt kỹ thuật: Khả thi về mặt kỹ thuật liên quan đến việc phân tích các vấn đề về mặt kỹ thuật của các giải pháp khác nhau và ai là người thích hợp để giải quyết các vấn đề đó. Khả thi về kỹ thuật bao gồm việc đặt ra một loạt các câu hỏi nhằm xác định hệ thống máy tính là công cụ để giải quyết các vấn đề khó khăn. Một số công việc chỉ có thể được thực hiện bởi con người. Sau đây là một số câu hỏi cần thực hiện: - Hệ thống có đạt được yêu cầu về hiệu năng hay không? => ta cần xem xét việc truy cập vào các website có bị chặn, quá tải hay không; xem xét tốc độ cung cấp và xử lý dữ liệu Vd: Các mạng đã sẵn sàng Scan Station 100s xử lý lên đến 25 trang / phút và là gộp tất cả trong một đơn vị, với màn hình cảm ứng và máy quét và máy tính không có yêu cầu. Nhân viên sử dụng chúng cho hằng ngày như quét bài. - Hệ thống có đáp ứng được tính sẵn sàng và tin cậy hay không? => cần xem xét khả năng có phục vụ được 24/24 hay không? Nhận diện các nguy cơ về lỗi phần cứng, phần mềm, độ phủ sóng của mạng internet có rộng hay không? - Hệ thống có đảm bảo tính an toàn cần thiết hay không? Ngày nay cùng với sự bùng nổ về thông tin thì yêu cầu có một cổng thông tin hợp tác tập trung, nơi họ phát tán, mọi người có thể được truy cập vào kho tài liệu chính thức là rất cần thiết..  Các yêu cầu quan trọng đã được đặt ra là:  Chia sẻ tài liệu trên một nền tảng an toàn, cả trong lẫn ngoài  Kiểm soát truy cập vào tài liệu xem và thay đổi tài liệu  Quản lý tài liệu ngay từ việc tạo tài liệu để phê duyệt cuối cùng (đồng thời đăng nhập tạo ra trên mỗi thay đổi) trong quy trình công việc  Hội nhập siêu dữ liệu tốt hơn  Tất cả mọi người có thể chia sẻ tài liệu một cách an toàn cả bên trong và bên ngoài tổ chức với hệ thống EDRM. Kết quả cuối cùng là một môi trường hợp tác mà hỗ trợ như là một nền tảng duy nhất để cung cấp các nghiệp vụ; hợp tác, file quản lý tài liệu,…đều được tự động hóa - 11 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] - Các vấn đề nào liên quan đến tích hợp dữ liệu và chất lượng dữ liệu? => Nhận định rủi ro trong việc chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Chất lượng dữ liệu cần được quản lý để đảm bảo hệ thống cung cấp đầu ra thỏa mãn nhu cầu người sử dụng. - Hệ thống có thể hỗ trợ cho các dạng thức quyết định trong tổ chức không => Việc hệ thống hỗ trợ để đưa ra quyết định hoặc những đề xuất được đưa ra trên cơ sở dữ liệu vào hệ thống. Số lượng ngày càng tăng của các hồ sơ kỹ thuật số trong chính phủ làm cho việc thực hiện các hoạt động xử lý thường xuyên quan trọng hơn bao giờ hết. Không có hồ sơ quản lý mô hình duy nhất. Thay vào đó là các lựa chọn khác nhau và tùy chọn. Thách thức chính là nguồn tài chính để thực hiện hệ thống như EDRM, có thể là quá tốn kém cho các tổ chức nhỏ. Tuy nhiên, do quy mô nhỏ của tổ chức, nên họ dễ dàng quản lý hồ sơ, công việc gặp ít khó khăn và đề ra những chiến lược phù hợp. Đối với một số ứng dụng đơn giản, các vấn đề chính là khả thi về kỹ thuật, câu hỏi quan trọng là “chi phí bao nhiêu cho giải pháp?”. Một số giải pháp là khả dĩ, nhưng đòi hỏi chi phí tốn kém cho phần cứng, phần mềm và nhân lực phát triển. Vì thế khả thi về kỹ thuật cần phải được đánh giá trước khi thực hiện đánh giá chi phí của khả thi về mặt kinh tế. -Tiện ích và chất lượng các dữ liệu như thế nào? Nhiều phương pháp quản lý văn bản không có quá trình tập trung gây ra sự thiếu hiệu quả, hạn chế chia sẻ kiến thức, cần cải tiến trong quản lý hồ sơ và dịch vụ khách hàng. Đó là điều cần thiết để di chuyển các tài liệu đến một hệ thống điện tử tập trung để tạo thuận lợi cho quản lý thông tin, nâng cao khả năng tích hợp với hệ thống văn phòng ảo, giảm chi phí, và cải thiện chất lượng sử dụng. Hầu hết các dữ liệu trong DMS đều đã quét sang EDRM và đưa tới hệ thống văn phòng ảo dưới dạng siêu dữ liệu. Họ đang phải điều chỉnh siêu dữ liệu bằng tay nhưng mục đích là để tự động hóa quá trình này. Có lẽ thông qua hệ thống mã vạch, mặc dù có một câu hỏi có bao nhiêu siêu dữ liệu mà một mã vạch có thể chứa. Các hồ sơ giấy mới được tiếp nhận và quét sau đó được đăng ký vào TRIM và sau đó bị loại bỏ sau khi sáu tháng, phù hợp với việc quản lý hồ sơ Các hồ sơ TRIM hệ thống có thể xác định bất kỳ tài liệu chưa được hoạt động trong thời gian lưu giữ. tài liệu này sau đó có thể được tẩy khỏi hệ thống. Hội đồng này đã không thực hiện thanh lọc các tài liệu như được nêu ra. Các phương pháp tương tự áp dụng cho các tập tin sao chép cứng. Đối với các ứng dụng bảo quản các hồ sơ liên quan trong các sự kiện hoặc kỳ vọng của pháp luật yêu cầu các hội đồng để làm như vậy, họ thực hiện yêu cầu này bằng cách đặt một lịch trình lưu giữ trên các thư mục hoặc tập tin sao chép cứng. - 12 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] 2.4 Khả thi về mặt vận hành: Khả thi về mặt vận hành đánh giá xem việc triển khai hệ thống mới sẽ ảnh hưởng tới các hoạt động hàng ngày như thế nào. Đánh giá chi tiết tính hiệu dụng của hệ thống và thời gian phản hồi có đáp ứng được số lượng giao dịch của khách hàng không. Đối với các hệ thống giao tiếp trực tiếp với khách hàng như giải pháp ngân hàng trực tuyến, đánh giá khả thi về vận hành rất quan trọng bởi hệ thống khó sử dụng sẽ dẫn đến khách hàng ngại sử dụng hệ thống sau lần thử đầu tiên. Có một mối liên kết chặt chẽ giữa khả thi về mặt tổ chức và khả thi về mặt vận hành khiến cho chúng đôi khi có thể xem xét giống nhau. II. Quản lý rủi ro: Được bắt đầu trong giai đoạn khởi động của Dự án, nhằm xác định các mức rủi ro trong tương lai của một HTTT và lập ra cá kế hoạch để giảm thiểu rủi ro. Mối quan hệ và trình tự các bước trong quy trình kiểm soát rủi ro: 1. Nhận diện rủi ro: Baccarini, Salm và Love (2004) đã phân tích và chỉ ra 27 rủi ro thường gặp trong dự án CNTT và chia ra làm 7 nhóm: 1.1 Mối quan hệ thương mại và pháp luật:  Thiếu hiệu quả trong việc cung cấp đúng thời hạn, chi phí, chất lượng…của nhà cung cấp. - 13 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1]  Thiếu hiệu quả trong việc bảo vệ tác quyền phần mềm  Những bất đồng về khách hàng và nhà cung cấp Vd: Cuộc chiến bản quyền giữa hai gã khổng lồ trong lĩnh vực di động Nokia và Apple đã bước sang một giai đoạn căng thẳng mới khi cả hai đều bị Ủy ban Thương mại Quốc tế của Mỹ (ITC) điều tra theo đơn kiện lẫn nhau. Tranh chấp pháp lý giữa Nokia và Apple có khả năng liên quan đến hàng trăm triệu USD tiền bản quyền mỗi năm. 1.2 Các điều kiện kinh tế:  Ngân sách, nguồn tài trợ cho Dự án  Giá trị thu về trên vốn đầu tư  Nguy cơ cạnh tranh từ đối thủ 1.3 Hành vi của con người: Hạn chế về mặt con người: nhân viên thiếu kỹ năng, năng lực, kinh nghiệm và chất lượng làm việc. Vd: Theo bảng nghiên cứu tình hình ứng dụng ERP (Enterprise Resource Planning - giải pháp phần mềm tích hợp được sử dụng toàn cầu) của tập đoàn tư vấn Panorama thì trong quá trình triển khai một dự án ERP, thách thức lớn nhất mà Doanh nghiệp gặp phải là việc thiếu hụt nhân sự (38%). Theo case study, hội đồng quận Sedgemoor chuyển sang hệ thống EDRM thì sẽ có những yêu cầu đối với nhân viên cho hệ thống này, viêc phải nhập một khối lượng lớn dữ liệu đồng thời nhập lại dữ liệu cũ cũng là một thách thức lớn đối với họ 1.4 Các điều kiện chính trị: Các nhân tố chính trị có thể tác động đến quyết định khởi tạo HTTT. Các vấn đề tiềm ẩn, sự chia rẻ bên trong tổ chức, văn hóa tổ chức thay đổi liên tục, các ưu tiên nội bộ, thiếu sự ủng hộ của các cấp lãnh đạo…. 1.5 Công nghệ và các vấn đề kỹ thuật:  Xem xét tài liệu: Là cách thức xác định rủi ro cơ bản, đơn giản và thông dụng. Phương pháp này thường bao gồm việc xem xét các tài liệu của dự án (các kế hoạch, giả định, cam kết với khách hàng, cơ chế thông tin giữa 2 bên, môi trường dự án, thông tin của các dự án khác trong quá khứ... ) từ đó nhận diện các yếu tố có khả năng gây ra rủi ro cho dự án.  Động não: Đây là kỹ thuật (sử dụng rộng rãi nhất) để nhận diện rủi ro và hầu như bất cứ ai trong đời cũng đã từng sử dụng kỹ thuật này cho nhiều vấn đề khác nhau trong cuộc sống. Đó là sự đóng góp ý kiến từ nhiều người khác nhau, từ các chuyên gia đến các thành viên của dự án, hoặc bất cứ ai có liên quan hoặc có kinh nghiệm về các vấn đề xảy ra trong dự án. Từ những ý kiến này (có thể trùng nhau), các rủi ro sẽ được định vị nhanh chóng.  Kỹ thuật Delphi: Tương tự kỹ thuật "Động não", khác biệt chỉ là các thành viên tham gia không biết nhau, do đó kỹ thuật này thích hợp nếu các thành viên ở xa nhau. Ngày - 14 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] nay kỹ thuật Delphi thực hiện dễ hơn trước đây do sự trợ giúp của email và hệ thống hỗ trợ làm việc từ xa. Do thành viên là "vô danh" nên kỹ thuật này hạn chế nhược điểm của kỹ thuật "Động não" là một vài cá nhân (chẳng hạn sếp) sẽ có ảnh hưởng đến suy nghĩ của các thành viên khác.  Nhóm danh nghĩa: Nhóm làm việc từ 7-10 người, mỗi thành viên sẽ ghi ý kiến riêng của mình (thường là 1 rủi ro quan trọng nhất) trên 1 mẫu giấy. Các ý kiến sau đó được tập hợp và nhóm sẽ phân tích và đánh giá trên từng ý kiến. Kết quả là rủi ro quan trọng nhất được sắp xếp trên cùng. Kỹ thuật này không chỉ dùng để nhận biết mà còn để đánh giá rủi ro; không loại bỏ hoàn toàn những người có ảnh hưởng; được thực hiện nhanh và ít tốn kém hơn kỹ thuật Delphi.  Hỏi ý kiến chuyên gia: Thường được dùng để hỏi ý kiến cá nhân của những người có nhiều kinh nghiệm từ các dự án tương tự hoặc các dự án đã hoàn thành trong quá khứ. Công cụ sử dụng thường là bảng câu hỏi có trả lời sẵn để chọn lựa, hoặc để trống cho người được hỏi tự ghi ý kiến hoặc trả lời.  Sử dụng phiếu kiểm tra hoặc bảng câu hỏi: Phiếu kiểm tra hoặc bảng câu hỏi thường đúc kết kinh nghiệm từ các dự án quá khứ đặc biệt hoặc các dự án tương tự, trong đó liệt kê các rủi ro thương hay gặp nhất. Phiếu này giúp cho dự án nhanh chóng xác định rủi ro có thể xảy đến cho dự án.  Sử dụng biểu đồ: Sử dụng nhiều dạng biểu đồ khác nhau để phân tích và xác định rủi ro, chẳng hạn biểu đồ xương cá (còn gọi là biểu đồ nhân quả) được sử dụng để chỉ sự liên quan và ảnh hưởng của các yếu tố rủi ro khác nhau, từ đó có thể xác định rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Vd: Sự thất bại của phần mềm SD 7.0 – Phần mềm sử dụng cho các công ty dệt may. Phần mềm này thất bại về tính hữu dụng của nó vì các nhà tác nghiệp chưa bao giờ được nhìn thấy giao diện thật của nó chứ chưa kể đến là hiểu được nó hoạt động như thế nào. Phần mềm này chỉ nhắm đến đối tượng là người việt, người nước ngoài không thể sử dụng được, mà trên 50% doanh nghiệp may ở Việt Nam lại là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, khó thuyết phục các nhà quản trị là người nước ngoài bỏ ra chi phí mua nó. - 15 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] 1.6 Các hoạt động quản trị và điều khiển  Kế hoạch và ngân sách của dự án không phù hợp.  Sự thay đổi các yêu cầu bởi khách hàng dẫn đến sự trì hoãn trong dự án.  Thiếu sự kiểm tra sự chấp thuận và đồng ý từ phía khách hàng.  Thất bại trong việc theo dõi tiến độ dự án.  Yếu kém trong lãnh đạo.  Phát triển sai tính năng phần mềm.  Thiếu các quy trình chính thức để quản lý sự thay đổi 1.7 Các hoạt động cá nhân:  Có thể bị lạc hướng mục tiêu của dự án do tập trung vào phân tích các tính năng của hệ thống quá chi tiết.  Các kỳ vọng không thực tế về tính năng và lợi ích của hệ thống. 2. Phân tích rủi ro: Trong thực tế, những rủi ro có thể xáy ra trong một dự án là khá nhiều, và việc giải quyết hết tất cả các rủi ro là không cần thiết, cũng như sẽ làm phá sản ngân sách của dự. Có nhiều kỹ thuật phân tích rủi ro được sử dụng, kỹ thuật thường được sử dụng bao gồm các phân tích chính sau: a. Khả năng xuất hiện rủi ro: Có 4 mức để đo lường khả năng xuất hiện của rủi ro, mỗi mức độ được gắn với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự quan trọng của nó.  6-Thường xuyên: Khả năng xuất hiện rủi ro rất cao, xuất hiện trong hầu hết dự án.  4-Hay xảy ra: Khả năng xuất hiện rủi ro cao, xuất hiện trong nhiều dự án.  2-Đôi khi: Khả năng xuất hiện rủi ro trung bình, chỉ xuất hiện ở một số ít dự án.  1-Hiếm khi: Khả năng xuất hiện thấp, chỉ xuất hiện trong những điều kiện nhất định. b. Khả năng tác động của rủi ro: Có 4 mức để đo lường khả năng tác động của rủi ro, mỗi mức độ được gắn với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự quan trọng của nó.  8-Trầm trọng: Có khả năng rất cao làm dự án thất bại.  6-Quan trọng: Gây khó khăn lớn và làm dự án không đạt được các mục tiêu.  2-Vừa phải: Gây khó khăn cho dự án, ảnh hưởng việc đạt mục tiêu của dự án.  1-Không đáng kể: Gây khó khăn không đáng kể. - 16 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] c. Thời điểm xuất hiện rủi ro: Có 4 mức để đo lường thời điểm xuất hiện của rủi ro, mỗi mức độ được gắn với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự quan trọng của nó.  6-Ngay lập tức: Rủi ro xuất hiện gần như tức khắc.  4-Rất gần: Rủi ro sẽ xuất hiện trong thời điểm rất gần thời điểm phân tích.  2-Sắp xảy ra: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai gần  1-Rất lâu: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai xa hoặc chưa định được d. Ước lượng và phân hạng rủi ro:Rủi ro sau đó được tính giá trị để ước lượng bằng công thức: Risk Exposure = Risk Impact * Risk Probability * Time Frame Tiếp theo rủi ro được phân hạng từ cao đến thấp dựa theo các giá trị Risk Exposure tính toán được. Tùy theo tổ chức và đặc thù từng dự án, trưởng dự án (hoặc người được phân công) sẽ xác định những rủi ro nào cần đưa vào kiểm soát, với các mức ưu tiên khác nhau 3. Kiểm soát rủi ro: Chuyển giao 3.1 Tránh né: Dùng "đường đi khác" để né tránh rủi ro, đường đi mới có thể không có rủi ro, có rủi ro nhẹ hơn, hoặc chi phí đối phó thấp hơn. Chẳng hạn: - 17 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1]  Thay đổi phương pháp, công cụ thực hiện, thay đổi con người.  Thương lượng với khách hàng (hoặc nội bộ) để thay đổi mục tiêu. 3.2 Chuyển giao:Giảm thiểu rủi ro bằng cách chia sẻ tác hại khi chúng xảy ra. Chẳng hạn:  Đề nghị với khách hàng chấp nhận và chia sẻ rủi ro (tăng thời gian, chi phí,...)  Báo cáo ban lãnh đạo để chấp nhận tác động và chi phí đối với rủi ro.  Mua bảo hiểm để chia sẽ chi phí khi rủi ro xảy ra. 3.3 Giảm nhẹ: Thực thi các biện pháp để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm thiểu tác động và chi phí khắc phục rủi ro nếu có xảy ra. Chẳng hạn:  Cảnh báo và triệt tiêu các yếu tố làm rủi ro xuất hiện.  Điều chỉnh các yếu tố có liên quan theo dây chuyền để rủi ro xảy ra sẽ ít có tác động. 3.4 Chấp nhận: Đành chấp nhận "sống chung" với rủi ro trong trường hợp chi phí loại bỏ, phòng tránh, làm nhẹ rủi ro quá lớn (lớn hơn chi phí khắc phục tác hại), hoặc tác hại của rủi ro nếu xảy ra là nhỏ hay cực kỳ thấp. Kế hoạch đối phó có thể là:  Thu thập hoặc mua thông tin để có kế hoạch kiểm soát tốt hơn.  Lập kế hoạch khắc phục tác hại khi rủi ro xảy ra. 4. Đưa ra quyết định: 1.1 Phương pháp chọn lựa khởi tạo HTTT 1.2 Kỹ thuật so sánh hệ thống 1.3 Lựa chọn nhà cung cấp 1.4 Thương lượng HĐ - 18 -
[Lớp 24KT-T01] – [Nhóm 10] – [Case study 8.1] B. HẠN CHẾ VÀ CÁCH KHẮC PHỤC  Một số khuyết điểm:  Việc thay đổi quy cách làm việc bàn giấy sang gần như hoàn toàn trực tiếp trên máy tính ban đầu có thể khiến 1 số nhân viên hơi bỡ ngỡ, ban đầu có thể sẽ có họ sẽ phạm nhiều sai sót làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin.  Những người không có kinh nghiệm trong sử dụng hệ thống máy tính có thể sẽ có những phản ứng không tốt  Để thực hiện được đự án đòi hỏi một nguồn lực ban đầu khá lớn để đầu tư cho phần mềm đội ngũ nhân viên quản lý hệ thống và trình độ của người sử dụng dữ liệu.  Hệ thống mã vạch cho lưu trữ chưa được hoàn chỉnh, cần phải được nghiên cứu thêm.  Hệ thống phụ thuộc vào nhiều yếu tố như năng lượng, chất lượng phần mềm, ...  Do trình độ tiếp cận của mỗi khách hàng là khác nhau, và hệ thống này còn mới mẻ nên khách hàng chưa quen khi sử dụng hệ thống này => không phát huy được thế mạnh của hệ thống mới.  Biện pháp khắc phục  Hội đồng sẽ cần có những buổi tập huấn để giới thiệu về hệ thống, cách làm việc trên hệ thống mới, chú ý những lỗi dễ gặp phải và biện pháp khắc phục khi mắc phải đồng thời giải thích những điểm khác biệt của cách làm việc mới này so với cái cũ cho nhân viên.  Hoàn thiện hệ thống mã vạch  Đơn giản hóa việc sử dụng hệ thống, đồng thời thông báo rộng rãi về hệ thống mới này, những tiện ích cũng như cách sử dụng cho khách hàng  Tập trung vào quản lý hồ sơ, quản trị và dịch vụ, với trọng tâm đào tạo mới, công nghệ và giáo dục để rút ngắn thời gian thực hiện dự án hệ thống mới.  Giảm chi phí cho giấy phép và các dịch vụ thực hiện, cũng như bảo hành.  Tăng cường quản lý rủi ro và tài chính của công ty.  Nghiên cứu để dự tính giá trị lợi ích cụ thể hệ thống mang lại trong tương lai.  Dự phòng các khoản chi phí phát sinh thêm do thực hiện dự án. - 19 -