Để tự tổ chức một event nhỏ trong nội bộ
Hẳn là có rất nhiều người đã từng làm qua một event mà không biết. Ví dụ,
bạn tổ chức một buổi sinh nhật tại nhà và mời bạn bè đến tham dự - đó cũng
là một event. Công ty bạn tổ chức một buổi team building và bạn là người
nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức trò chơi cho mọi người thì bạn đang
thực hiện một event đấy, chỉ có điều, đó là một event quy mô nhỏ và trong
nội bộ, nên nếu có sơ xuất nào thì mọi người cũng dễ dàng bỏ qua hơn là
việc một agency nào đó tổ chức và làm "bể show".
Để có thể tổ chức tốt một event, ngoài những điều cơ bản bạn đã được học
như lên ý tưởng, viết kế hoạch, dự trù kinh phí, khảo sát địa điểm thì hãy
cùng xem thêm một số bí quyết để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
1. Hãy tham khảo ý kiến của những người làm trước:
Ví dụ, hàng năm công ty bạn đều tổ chức đi chơi lễ 2-9 và năm nay, thay vì
giao cho phòng Hành chánh - nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho
phòng Marketing hay Kinh doanh của bạn. Việc đầu tiên bạn cần làm là nên
dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra (dự trù kinh
phí ăn ở đi lại cho 30 người trong 3 ngày, các địa điểm đã đi rồi để không đề
xuất lặp lại, những trò chơi nên tránh vì những năm trước mang lại hiệu ứng
không tốt, sắp xếp thời gian để khi đi chơi về mọi người không mệt và tiếp
tục làm việc,...).
2. Hỏi kinh nghiệm từ những người có chuyên môn:
Nếu bạn có bạn bè làm trong nghề tổ chức sự kiện thì thật là lãng phí nếu
bạn không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như kinh nghiệm. Ví
dụ với một buổi tiệc tổng kết cuối năm cho công ty cần một không khí thân
mật và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho bạn làm ở đâu, những tiết mục nào nên có
và không nên có. Ngoài ra, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung
cấp giá rẻ mà bình thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.
3. Cần phải có một kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí thật tỉ mỉ:
Kể cả những người làm event chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm, thì
sau khi lập kế hoạch và được khách hàng thông qua, thì họ cũng phải dành
rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này vô
cùng quan trọng vì chỉ cần một chút sơ xuất thì trong quá trình tổ chức sự
kiện đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại
công ty, bạn cần phải có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công
ty/chương trình của mình, phải có đại diện lãnh đạo đứng ra trả lời câu hỏi,
có nước uống và giấy viết ghi chép cho phóng viên, lên danh sách phóng
viên được mời để ở bàn lễ tân... và bạn phải lên kế hoạch thật kỹ và đưa
những hạng mục này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân sách
cho chúng.
4. Có một checklist (danh sách những việc cần làm) cụ thể:
Để có được một checklist thật cụ thể, bạn hãy đọc kĩ kịch bản và hay ngồi tự
tưởng tượng ra về event ngày hôm đó, bất kì chi tiết nào bạn cũng hãy làm
một cái gạch đầu dòng cho nó.
Tôi ví dụ, tôi sẽ tổ chức sinh nhật 5 năm công ty có mời 100 khách hàng.
Theo kịch bản, đầu tiên tôi sẽ đi từ ngoài cổng vào, có rất nhiều standee
(chân đứng), banner, phướn dọc trong khu vực tổ chức - hãy ghi chú lại về
các hạng mục in ấn này. Đi vào trong, tôi sẽ thấy có các cô lễ tân mặc áo dài
ngồi tại bàn và nhận thư mời, kiểm tra sau đó cài hoa lên áo cho khách - tiếp
tục ghi chú vào: lễ tân, bàn, khăn trải bàn, thư mời, hoa cài áo,...Cứ như vậy,
bạn phải tưởng tượng ra toàn bộ chương trình và checklist của bạn càng
nhiều đầu việc thì đến ngày sự kiện diễn ra càng suôn sẻ.
Hoặc có những việc bạn sực nhớ ra mà trước đó bạn quên, hãy nhanh chóng
ghi vào sổ hay giấy note, dể ở chỗ dễ nhìn thấy và kịp thời bổ sung tránh
5. Phải có kịch bản cụ thể dù là chương trình nhỏ:
Kịch bản không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể
theo sát chương trình vì trong quá trình sự kiện diễn ra sẽ có nhiều chi tiết
nhỏ bị bỏ sót (dù bình thường bạn nhớ như in trong đầu). Kịch bản còn được
dùng cho bên cung cấp Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo kịch
bản một cách chính xác, cho quay phim chụp hình để họ biết thời điểm nào
ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ
chuẩn bị hướng máy quay cho phù hợp và lấy được những góc hình đẹp,
quan trọng trong sự kiện.
Có một lần, trong lúc set up chương trình cho khách hàng, tôi được chứng
kiến một buổi tập dợt do nhóm nhân viên của một ngân hàng quốc tế thực
hiện. Nhìn sơ qua thì có thể hiểu, họ muốn tổ chức theo một phong cách cởi
mở, thoải mái chứ không trang trọng như bình thường, vì thế 2 bạn MC cũng
không cần MC script (kịch bản MC) mà tung hứng rất tự nhiên. Tuy nhiên,
như tôi được nghe thì họ đã tập 2 ngày rồi mà vẫn chưa khớp lắm vì âm
thanh ánh sáng không thực hiện được như họ mong muốn, lần nay sai âm
thanh, lần khác đèn follow không chịu chiếu đúng chỗ... và bạn MC phải
nhắc nhở rất vất vả. Nhìn tất cả mọi người không ai cầm kịch bản trên tay thì
tôi hiểu được vấn đề là các anh Âm thanh - ánh sáng không theo được
chương trình. Có thể đối với bạn, những chi tiết này vô cùng đơn giản, bạn
nhìn một lần là nhớ nhưng những người cung cấp âm thanh ánh sáng không
phải lúc nào cũng tập trung được như bạn, và khi không có kịch bản, không
có người đứng bên cạnh nhắc thì chẳng khác nào đánh đố họ phải theo bạn
khi chương trình diễn ra.
6. Điều phối nhân sự hợp lý:
Đây cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng để một event diễn ra trơn tru.
Bạn nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm soát
trong chương trình. Mọi việc nên quy về một mối, mỗi người nắm một hạng
mục, không phân 2 người cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không
thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau. Đặc biệt, khi đã phân công công
việc cho ai đó và đến phần của người đó thì bạn có thể nhắc họ trực tiếp
hoặc qua bộ đàm, tuyệt đối không xem ngang vào công việc của họ, không
chỉ đạo nhân viên dưới quyền quản lý của họ (ví dụ PB, PG, MC...) vì như
vậy nhân viên cấp dưới đó sẽ không biết nên nghe bạn hay nghe người kia,
và vô hình chung biến họ thành bù nhìn.