Ứng dụng Outlook part 2

Chia sẻ: Pham Duong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

84
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hoàn tất việc chuyển danh bạ từ Gmail sang MS Outlook Bây giờ, từ giao diện chính của Microsoft Outlook, khi nhấp vào nút Contacts, bạn đã thấy danh sách những địa chỉ email quen thuộc mà mình thường liên lạc thông qua hộp thư Gmail chạy trên nền web. Trong cửa sổ soạn thư của Microsoft Outlook, sau khi soạn xong nội dung thư, bạn nhấp vào

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ứng dụng Outlook part 2

Khi đã chọn Auto Sync, bạn nên đánh dấu luôn tùy chọn Run program at startup để GO Contact Sync luôn chạy thường trú trên khay hệ thống và tự động đồng bộ danh bạ khi đến thời điểm đã định. Thời gian đồng bộ nhanh hay chậm tùy thuộc số lượng địa chỉ email liên lạc sẽ đồng bộ, nhưng nhìn chung là rất nhanh. Khi thấy popup với thông điệp Complete xuất hiện trên khay hệ thống hoặc dòng chữ Last synced at… hiện ra dưới trường Sync Details là hoàn tất. Hoàn tất việc chuyển danh bạ từ Gmail sang MS Outlook Bây giờ, từ giao diện chính của Microsoft Outlook, khi nhấp v ào nút Contacts, bạn đã thấy danh sách những địa chỉ email quen thuộc mà mình thường liên lạc thông qua hộp thư Gmail chạy trên nền web. Trong cửa sổ soạn thư của Microsoft Outlook, sau khi soạn xong nội dung thư, bạn nhấp vào nút To (hoặc CC), rê chuột vào địa chỉ email của người sẽ nhận thư (nếu muốn gửi cho nhiều người thì giữ
phím Ctrl và dùng chuột trái đánh dấu chọn những địa chỉ email tương ứng) rồi bấm OK > Send để gửi thư đi. LƯU Ý: GO Contact Sync hỗ trợ đồng bộ danh bạ ngay cả khi giao diện Microsoft Outlook đang chạy. - Muốn đóng hẳn GO Contact Sync, bạn phải bấm phải chuột vào biểu tượng của nó trên khay và chọn Exit. Tránh quên gửi đính kèm trong Outlook Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp nhấn nút gửi email và ngay sau đó nhận ra rằng mình quên gắn kèm file như những gì nói trong nội dung email. Forgotten Attachment Detector là một công cụ tuyệt vời sẽ tránh cho bạn gặp những tình huống không đáng có như vậy. Forgotten Attachment Detector (FAD) là một tiện ích nhỏ cho Outlook của Office Labs, đây là nhóm nhỏ nằm trong nhóm Office, nhóm đã tạo ra một vài add-in khá thú vị cho các sản phẩm Office. Bất cứ khi nào bạn gửi một email có chứa các thuật ngữ chẳng hạn như attachment, attached, enclosed,… nhưng lại chưa có file gắn kèm thực sự, khi đó chương trình sẽ cảnh báo cho bạn trước khi bạn nhấn nút gửi email của mình. Nhờ thông báo này bạn có thể quay lại và gắn đính kèm vào email như đã dự định và sau đó gửi email. Add-in này làm việc trên Outlook 2007 và 2010, gồm có cả phiên bản 32 và 64 bit. Trong bài thí nghi ệm, chúng sử dụng nó trên Outlook 2010 x64. Bắt đầu
Khi download Forgotten Attachment Detector (liên kết cho bên dưới), bạn hãy tiến hành cài đặt chương trình này. Cần thoát khỏi Outlook trước khi cài đặt nó. Bạn có thể hủy chọn hộp kiểm hiển thị trong hình dưới nếu muốn. Sau khi cài đặt xong, bạn có thể mở Outlook. Kh bắt đầu chạy Outlook sau khi cài đặt Forgotten Attachment Detector, chương trình sẽ yêu cầu bạn thẩm định rằng bạn muốn cài đặt add-in. Hãy kích Install, lúc này chương trình hoàn toàn sẵn sàng cho bạn sử dụng.
Lúc này, khi bạn nhấn nút để gửi email, add-on sẽ quét toàn bộ các từ khóa trong thư của bạn. Nếu nó phát hiện thấy bạn có ý định gửi đi file đính kèm nhưng quên chưa đính, chương trình sẽ hiển thị một cửa sổ thay vì cho phép bạn gửi đi email chưa có đính kèm của mình.
Bạn có thể kích “Show Snippet” để xem chính xác điều gì trong email của bạn kích hoạt nhắc nhở. Nếu muốn quay lại email để đính kèm file, hãy kích No; ngược lại bạn có thể kích Yes để gửi file một cách miễn cưỡng. Các thiết lập Trong Outlook 2010, bạn sẽ thấy xuất hiện một nút với cho Forgotten Attachment Detector trên tab Add-ins của ribbon. Trong Outlook 2007, nút này được thêm vào thanh công cụ của bạn. Nút này sẽ giúp bạn mở trang thiết lập của Forgotten Attachment Detector. Ở đây bạn có thể thêm hoặc bớt các từ khóa để kích hoạt nhắc nhở đính kèm file vào email. FAD sử dụng cả các cụm từ để nhận ra khi bạn dự định thêm đính kèm cũng như các từ khóa xuất hiện
trong nội dung với một từ khác. Bạn có thể thêm hoặc bớt các entry từ các mục này. FAD mặc định cũng nhắc nhở bạn bất bất cứ khi nào bạn gửi email không có tiêu đề; bạn có thể hủy chọn hộp kiểm này nếu không muốn nó. Cuối cùng, hộp thoại này sẽ hiển thị số lần bạn quên đính kèm file hoặc thêm tiêu đề cho email. Kết luận Có thể nói Add-in Forgotten Attachment Detector này thực sự là một tiện ích tuyệt vời giúp bạn tránh được những email “ngớ ngẩn” không đáng có.
Sử dụng Outlook để quản lý tài khoản Gmail Nếu bạn đang sử dụng bộ Office của Microsoft có công cụ MS Outlook thì hãy tận dụng nó để duyệt và quản lý hộp thư của Google nhanh chóng hơn. Trước hết, bạn phải đăng nhập vào hộp thư Gmail tại trang http://mail.google.com, rồi vào Settings > chọn thẻ Forwarding and POP/IMAP > đánh dấu chọn vào trước dòng Enable POP for all mail or Enable POP for mail that arrives from now on trong mục POP Download. Xong, nhấn Save Changes. Sau đó, bạn mở MS Outlook lên. Nếu máy đã cài đặt MS Outlook thì có thể mở bằng cách vào Start > All Programs > Microsoft Office > chọn Microsoft Office Outlook 2003.
Ở lần khởi động đầu tiên thì Next > chọn Yes, nhấn Next > chọn POP3, rồi Next. Tiếp theo, bạn nhập vào các thông tin mà chương trình yêu cầu, gồm Your Name (tên của bạn), Email Address (địa chỉ email của
bạn), Password (mật mã email của bạn), còn mục User sẽ tự động được điền vào. Ngoài ra, tại ô Incoming mail server (POP3) bạn điền vào pop.gmail.com; còn tại ô Outgoing mail server (SMTP), bạn điền smtp.gmail.com. Click vào More Settings… > chọn thẻ Advanced > thay đổi giá trị mặc định trong ô Incoming mail server (POP3) từ 110 thành 587 > OK. Đồng thời, đánh dấu chọn vào 2 dòng This server requires an encrypted connection (SSL) under Incoming Server (POP3).
Bấm vào Test Account Settings… để kiểm tra thử, nếu không có lỗi gì thì hãy nhấn Next > chọn Finish để hoàn thành cài đặt.
Cách dùng này được thực hiện trên MS Outlook 2003, còn với những phiên bản khác có thể có một số khác biệt trong quá trình cài đặt.