Xin giấy phép tổ chức cho event
ngoài trời
Hàng ngày có hàng trăm event lớn nhỏ tổ chức ở ngoài trời, nhưng
trong các event đó có bao nhiêu event được cấp phép? Việc xin giấy
phép cho event, đặc biệt là event ngoài trời luôn là việc mà các eventer
cảm thấy "ngán" nhất trong mọi công đoạn của một event. Event
Channel xin chia sẻ cho các bạn một isố kinh nghiệm về xin giấy phép
cho event ở ngoài trời.
Các hoạt động tổ chức ngoài trời bao gồm: Event, activation và treo banner.
Tuy nhiên, trong việc xin giấy phép thì thường khó phân biệt giữa một event
và một hoạt động activation nên tạm xếp là hoạt động ngoài trời.
Xin giấy phép cho hoạt động ngoài trời
Hoạt động ngoài trời rất đa dạng, có thể là một roadshow, phát sampling,
ngày hội, khai trương, giới thiệu sản phẩm, chương trình khuyến mãi. Như
trong bài chia sẻ về Kinh nghiệm tổ chức roadshow, hoạt động này thường
không được cấp phép chính thức. Còn đối với các hoạt động như giới thiệu
sản phẩm hay chương trình khai trương - thường ở các trung tâm bán hàng
điện máy tổ chức các hoạt động ngoài trời để kích cầu thì có các hoạt động
như ca hát, nhảy múa, mini game,...
Cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp giấy phép cho các hoạt động ngoài
trời là Sở Văn hóa thể thao và du lịch.Chương trình càng có nhiều hoạt động
thì càng khó xin cấp giấy phép, và phải báo cáo với nhiều cơ quan có thẩm
quyền.
Một chương trình tổ chức ngoài trời theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:
- Công văn xin phép tổ chức
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện
- Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu
sản phẩm)
- Kịch bản chương trình
- Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm
Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:
- Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật
- Lời bài hát
- Nội dung phúc khảo
- Công văn xin phép tổ chức: Nội dung là gửi đến những cơ quan có thẩm
quyền, thông báo ngày tháng và địa điểm sẽ thực hiện chương trình, có tên
chương trình và đơn vị tổ chức, đơn vị thực hiện, thời lượng chương trình
(nếu làm trong nhiều ngày).
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: nếu bạn làm cho một nhãn hàng nào đó
thì đó là đơn vị tổ chức, còn bạn là đơn vị thực hiện, cần cung cấp giấy phép
đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện và đơn vị tổ chức.
- Giấy phép chứng nhận xuất xứ sản phẩm: là sản phẩm mà bạn muốn ra
mắt, giới thiệu
- Kịch bản chương trình: là agenda của chương trình, từ mấy giờ đến mấy
giờ là hoạt động gì....Các bạn nên cố gắng đơn giản hóa chương trình để
không phải phúc khảo chương trình. Một hoạt động ngoài trời sẽ không thu
hút người đi đường với những ca sĩ không nổi tiếng, vì vậy, thay vì bỏ vào
các tiết mục ca nhạc để rồi phải làm việc với cục tác quyền, sau đó phải gửi
lời bài hát qua Sở văn hóa thể thao và du lịch duyệt thì bạn nên thay bằng
những hoạt động hoạt náo hoặc nhảy múa sẽ mang lại sự chú ý nhiều hơn và
bạn chỉ phải xin phép cho hoạt động "hoạt náo" này.
Ngoài ra, bạn còn phải có công văn thông báo lên phường và quận nơi diễn
ra hoạt động. Thường thì những hoạt động nhỏ cũng không cần thiết phải
làm việc này, nhưng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, tốt nhất bạn
nên có một thông báo đến những cơ quan trên.
- Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm: là hợp động giữa đơn vị thực
hiện và địa điểm nơi diễn ra sự kiện.
- Lời bài hát: nếu chương trình của bạn có tiết mục ca nhạc thì bạn phải có
lời bài hát và mang sang Cục tác quyền để xin giấy phép, sau đó Sở Văn hóa
thể thao và du lịch sẽ duyệt và phúc khảo nếu thấy cần thiết.
Để hiểu rõ thủ tục và tránh sai sót phải mất thời gian chạy lên chạy xuống,
các bạn nên lên tận Sở Văn hóa thể thao và du lịch để hỏi thật chi tiết và
trình bày chương trình một cách rõ ràng, đơn giản, tránh các hoạt động rắc
rối phải giải trình nhiều.
Hiện nay, các hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời bị quản lý khá chặt chẽ vì
yếu tố văn hóa, nên khi xin giấy phép nên làm "nhẹ" chương trình và có một
quan hệ tốt với địa điểm nơi diễn ra hoạt động cũng như với chính quyền sở
tại.
Xin giấy phép treo bandrol
Việc treo banner dọc ngoài đường quảng cáo thương mại tại Việt Nam bây
giờ đã bị cấm, tuy nhiên banner tuyên truyền thì vẫn được chấp nhận, ví dụ
tuyên truyền giao thông, môi trường và đơn vị tài trợ sẽ được đặt logo ở 1/3
diện tích banner.
Khi in banner, bạn phản in một dòng nhỏ ở dưới góc là theo giấy phép số
bao nhiêu, ngày tháng treo,... nếu không muốn bị gỡ xuống. Nếu không thể
chờ đến lúc lấy giấy phép xong mới đi in được thì bạn cứ in sẵn rồi để trống
ở những vị trí ngày tháng và số giấy phép rồi ghi bổ sung sau cũng được.
Cần lưu ý là nên tránh các tuyến đường chính hoặc các tuyến đường có đặt
các cơ quan chính trị, vì những tuyến đường nhạy cảm này thường thì
banner của bạn sẽ bị gỡ xuống sớm, làm mất thời gian và công sức.
- Giấy phép kinh doanh của công ty (bản photo đóng dấu)
- Giấy phép kinh doanh của cty khách hàng (nếu bạn thực hiện cho khách
hàng)
- Hợp đồng ký giữa agency với khách hàng và giấy uỷ quyền việc quảng cáo
ngoài trời.
- Công văn xin cấp phép quảng cáo ngoài trời, trong đó có liệt kê rõ vị trí
treo.
- Bản in mẫu maquette banner định treo (có ghi tên đơn vị tổ chức và chỗ
ghi số giấy phép)
