9 cách ngăn chặn gian lận tài chính ở các doanh nghiệp đa chi nhánh

9 CÁCH NGĂN CHẶN GIAN LẬN TÀI CHÍNH Ở CÁC <br /> DOANH NGHIỆP ĐA CHI NHÁNH<br /> Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp  <br /> mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp  <br /> dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Dưới đây là 9 phương pháp ngăn chặn gian lận tài chính mà các CEO có thể  chủ  động áp <br /> dụng ở doanh nghiệp mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh.<br /> 1. Phân công trách nhiệm<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát môt giao d<br /> ̣ ịch tai chinh t<br /> ̀ ́ ừ đầu đến cuối.  <br /> Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ  là người  <br /> vào sổ theo dõi công nợ và đối chiêu các tài kho<br /> ́ ản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ <br /> làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn  <br /> để giấu diếm sự biển thủ của họ.<br /> 2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Không giao cho một người  ở  vị  trí có thể  biển thủ  tiền một cơ  hội nào để  huỷ  hoặc di <br /> chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, <br /> các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các  <br /> trường hợp:<br /> Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn <br /> không biết<br /> Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối  <br /> với tiền mặt<br /> Các chữ ký trông giả mạo<br /> Mất séc, hoặc tấm séc xuât ra không đung sô th<br /> ́ ́ ́ ứ tự<br /> Séc phát hành cho bên thứ  ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty  <br /> của bạn<br />  Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ  đăng ký của <br /> bạn<br /> <br /> <br /> 3. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá <br /> và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số  sẵn, và kiểm tra các  <br /> số séc một cách thường xuyên để  phát hiện số  bị mất. Bạn hãy lập quy trình “séc mất hiệu  <br /> lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực.<br /> 4. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng no đang đê ban phai làm. B<br /> ́ ́ ̉ ̣ ̉ ạn hãy kiểm tra các  <br /> tấm séc để  đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái  <br /> tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà <br /> bạn phải tra l<br /> ̉ ương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc ban xuât ra.<br /> ̣ ́<br /> 5. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xac minh các khoan tiên<br /> ́ ̉ ̀ <br /> ̀ ạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vao đ<br /> thu vao. B ̀ ều được ký hậu đúng. Bạn hãy <br /> cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có <br /> thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt.<br /> Ngoài ra, bạn cũng nên điều tra các khiếu nại của khách hàng về viêc ho đa thanh toan đung<br /> ̣ ̣ ̃ ́ ́  <br /> ̣<br /> hen nh ưng vân bi nhăc nh<br /> ̃ ̣ ́ ở la thanh toan châm. B<br /> ̀ ́ ̣ ạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc  <br /> của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.<br /> 6. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Một nhân viên đang biển thủ  công quỹ  luôn cố  gắng để  giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều  <br /> chủ doanh nghiệp đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên tại các chi nhánh có vẻ rất <br /> trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người <br /> ăn cắp thực sự.<br /> Bạn có thể điều chuyển nhân viên giữa các chi nhánh hoặc cho phép nhân viên kế toán được  <br /> nghỉ ngơi để kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.<br /> <br /> <br /> 7. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên<br /> <br /> <br /> Nếu bạn muốn có sự  minh bạch và đảm bảo từ  trong nội bộ  công ty, bạn nên bắt đầu xây <br /> dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Cùng với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ  được coi là  <br /> một chuyên gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh.<br /> Các tập đoàn kinh tế lớn, các tổ chức ngân hàng và bảo hiểm, các tập đoàn đa quốc gia, các  <br /> doanh nghiệp niêm yết đều đang coi kiểm toán nội bộ là vấn đề  trọng tâm nhằm phát hiện,  <br /> ngăn ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngoài.<br /> 8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế  toán luộm thuộm và việc giám sát thì  <br /> lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ  dàng giữ  lại tiền mặt và phiêu thu. Là m<br /> ́ ột chủ <br /> doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hê thông s<br /> ̣ ́ ổ sách kế toán của công ty bạn và cấu trúc lại toàn  <br /> bộ hệ thống sổ sách nếu cần thiết.<br /> <br /> <br /> 9. Sử dụng phần mềm kế toán online<br /> <br /> <br /> Sử  dụng phần mềm kế  toán hoặc hệ  thống quản trị  doanh nghiệp tổng thế  là cách mà rất <br /> nhiều doanh nghiệp sử dụng để ngăn chặn gian lận tài chính.<br /> Các phần mềm cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng  <br /> đầu doanh nghiệp luôn nắm bắt tức thời tình hình doanh thu của doanh nghiệp mình và phát  <br /> hiện bất thường gần như ngay lập tức.<br />