Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 4

Chương 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ VÀ THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

Nga.lethiquynh@ueh.edu.vn

http://mis.ueh.edu.vn/blog/tuannm

Nội Dung

 Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và

vai trò của nó

 Các HTTT hỗ trợ các chức năng kinh doanh

như thế nào

Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó

Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp

strategic-level system: hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản lý cấp cao

management-level system: hỗ trợ giám sát, kiểm soát, ra quyết định & các hoạt động quản trị của nhà QL cấp trung

Knowledge-level system: hỗ trợ chuyên gia & nhân viên văn phòng

Operational-level system: Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bàn của tổ chức

Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai trò của nó

Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS)

 Mục đích

 TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt động hàng ngày (các giao dịch).

 Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; đạt hiệu suất lớn hơn

Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS)

 Các vấn đề TPS thường đặt ra

 TPS giúp nhà quản lý

 Xử lý các giao dịch tự động

VD: Xử lý đơn hàng

 Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch

đã được xử lý VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?

Giá trị là bao nhiêu? Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có

đơn đặt hàng chưa)?

Danh sách các khách hàng

Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Hệ TPS:

 TPS trực tuyến (online)

Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.

 TPS theo lô (batch)

Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung 1 lần.

Online TPS

Batch TPS

Xử lý ghi danh đăng ký học tín chỉ

Xử lý xếp loại sinh viên cuối khóa

Xử lý tiền lương

Xử lý đơn đặt hàng

Xử lý đặt chỗ trước trên chuyến máy bay Xử lý đặt vé cho sự kiện thể thao hay buổi hòa nhạc

Xử lý tính tiền tại cửa hàng bán tạp hóa

Xử lý Séc chuyển khoản ở ngân hàng

Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)  Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)

Chöông trình TPS

Caùc söï kieän/ giao dòch

Bieåu (forms)

Cô sôû döõ lieäu cuûa TPS

Giao dieän

Baùo caùo (reports)

Ñònh kyø

Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)

 Cấu trúc của TPS theo lô (batch)

Tập tin giao dịch

Các sự kiện/ giao dịch

Giao diện

Chương trình sắp xếp

Tập tin giao dịch được sắp xếp

Chương trình TPS

Cơ sở dữ liệu của TPS

Định kỳ

Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)

 Nhập liệu:  Thủ công  Bán tự động: VD: dùng máy scanner  tự động: dữ liệu chuyển đổi giữa các hệ

thống mà không cần người dùng can thiệp

Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)

 Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS

Đầu vào (Input)

Những sự kiện và những giao dịch kinh doanh

xử

lý

Lưu trữ, tóm tắt, sắp xếp, cập nhật, kết hợp

Tiến trình (Processing)

Đầu ra (Output)

Thống kê và báo cáo tóm tắt làm dữ liệu đầu vào cho những HTTT khác; Thông tin phản hồi đến người điều hành hệ thống hoặc khách hàng.

Đối tượng sử dụng

Nhân viên điều hành và giám sát

Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS)

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

 HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm:  thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo,

tin nhắn, tài liệu

 giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và

các tổ chức khác nhau

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

Những đặc điểm của OAS

Đầu vào

Tiến trình xử lý

Đầu ra Người sử dụng Tài liệu, kế hoạch làm việc, dữ liệu Sắp xếp, kết hợp, tính toán, truyền thông Tin nhắn, báo cáo, lịch trình làm việc Tất cả mọi người trong tổ chức

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS) Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

 danh sách

phần mềm phổ biến sử dụng trong hệ thống tự động văn phòng

HTTT quản lý tri thức (KWS)

HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là chia sẻ thông tin Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp Tri thức ẩn tàng – hiểu và ứng dụng một cách vô thức Tri thức tường minh – được thu thập một cách chính thức, và mã hóa trong các CSDL

HTTT quản lý tri thức (KWS)

HTTT quản lý tri thức (KWS) Sự phân biệt giữa tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng

HTTT quản lý tri thức (KWS)

quá trình biến các tri thức hiện hữu thành tri thức ẩn tàng

Quá trình chia sẻ những kinh nghiệm và tạo ra tri thức ẩn tàng

quá trình phân lọai và hội nhập thành các tri thức hiện hữu

quá trình nối kết các tri thức ẩn tàng thành các khái niệm rõ ràng

Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức

HTTT quản lý tri thức (KWS)

VD:  knowledge management software  HT quản lý tri thức (số liệu tính đến

Tháng 1/2016)  Confluence: Miễn phí  MS SharePoint:

 SharePoint 2013 Server: 6,250 USD

 Standard User: 97 USD

 Alfresco Community: 100 USD/10 người/tháng

 …

HTTT quản lý tri thức (KWS)

Tính năng:

 Quản lý tài liệu:

 Lưu trữ/ Phục hồi, Quản lý phiên bản, Tìm

kiếm/Sắp xếp, Phân loại

 Quản lý thông tin:

 Lịch, Thảo luận, Wikis, Thông báo/ mail

 Quản lý cộng tác:

 Quyền truy cập, Truy cập mạng xã hội, Tạo dự

án, Thảo luận dự án, Chỉnh sửa lưu đồ hoạt động

HTTT quản lý tri thức (KWS)

Các loại HTTT quản lý tri thức 􀂄 Trí tuệ nhân tạo 􀂄 Hệ thống chuyên gia

Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI)

􀂄 Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện

một số các hành vi tri thức của con người

􀂄 Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức 􀂄 Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt

Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI)

Ứng dụng của AI 􀂄 Xử lý ngôn ngữ tự nhiên 􀂄 Tự động hóa 􀂄 Nhận dạng các cảnh động (hệ thống

vệ tinh)

􀂄 Nhận dạng âm thanh 􀂄 Máy tự học 􀂄 …

Hệ chuyên gia (Expert System, ES)

 Chuyên gia là những người có kiến thức và kinh

nghiệm đặc biệt trong lĩnh vực cần giải quyết vấn đề.

 ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần

VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược quảng cáo.

 ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong

mềm máy tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn.

nhiều lĩnh vực khác nhau.

VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, …

Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES) 􀂄 Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến

thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết

􀂄 Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp 􀂄 Thường sử dụng quy luật nếu-thì 􀂄 Cơ sở dữ liệu chuyên gia

Hệ chuyên gia (Expert System, ES)

Những đặc điểm của ES

Đầu vào

Yêu cầu giúp đỡ và những câu trả lời câu hỏi Dò tìm tri thức theo mẫu đã được lưu trữ

Tiến trình xử lý Đầu ra

Người sử dụng những lời đề nghị hoặc lời khuyên Những nhà quản lý tầm trung (Mặc dù DSS có thể được sử dụng ở mọi cấp quản lý của tổ chức)

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES)  Cấu trúc chung của ES

Heä thoáng giaûi thích

Giao dieän ngöôøi söû duïng

Kieán thöùc chuyeân gia (Quy taéc)

Nhaø quaûn lyù/ Ngöôøi söû duïng

Maùy suy luaän (Ñieàu kieän keát luaän)

Heä thoáng thu thaäp kieán thöùc

Kieán thöùc chuyeân gia (caùc quy taéc)

Caùc söï kieän cuï theå (CSDL)

Cô sôû kieán thöùc

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES)  Ích lợi của ES

 Bảo tồn được tri thức của chuyên gia.

 Giúp cho nhiều người có cùng trình độ

“chuyên gia” để RQĐ.

 Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ.

 QĐ nhất quán, ít phụ thuộc vào con người.

 Có thể dùng làm công cụ huấn luyện tuyệt

vời.

Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Các lĩnh vực ứng dụng 􀂄 Phân loại 􀂄 Chẩn bệnh 􀂄 Điều khiển 􀂄 Kiểm soát các quá trình 􀂄 Thiết kế 􀂄 Lập kế hoạch và lịch trình 􀂄 Tạo các lựa chọn 􀂄 …

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS)  MIS  Mục đích

 Tạo các báo cáo  Hỗ trợ quản lý cấp trung trong việc ra quyết định

 VD:

 Dự báo bán hàng (Sales forecasting)  Dự báo & quản lý tài chánh (Financial management and

forecasting)

 Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning

and scheduling)

 Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory management and

planning)

 Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and product

pricing)

(Management Information System, MIS)

 Kiến trúc của MIS

Management Information System, MIS

 Đặc điểm MIS

 TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch  MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho

 MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với

nhiều chức năng trong tổ chức

 MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyền

những nhu cầu về thông tin của tổ chức

 MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu là các thông tin có cấu trúc

cho việc truy nhập HT

Management Information System, MIS

 Ví dụ những loại hoạt động được hỗ trrợ bởi

MIS bao gồm  Dự báo bán hàng (Sales forecasting)

 Quản lý và dự báo tài chính (Financial

 Lập lịch trình và kế hoạch sản xuất

management and forecasting

 Quản lý và lập kế hoạch hàng tồn kho (Inventory

(Manufacturing planning and scheduling)

 Lập chi phí sản xuất và chi phí quảng cáo

(Advertising and product pricing)

management and planning)

Management Information System, MIS

 Đặc điểm các thành phần của MIS

Đầu vào

- Dữ liệu xử lý giao dịch cung cấp bởi TPS - Dữ liệu bên trong : Chi phí quảng cáo sản phẩm, các định mức… - Các yêu cầu thông tin định kỳ và đặc biệt Tập hợp và tóm tắt dữ liệu

Tiến trình xử lý

Đầu ra

Báo cáo định kỳ, b/c thường xuyên; thông tin phản hồi đến người điều hành Những nhà quản lý tầm trung

Người sử dụng

Management Information System, MIS

Ví dụ về HTTT quản lý

Management Information System, MIS

 Ví dụ Các loại báo cáo

 Tổng sổ lượng bán tương ứng theo ngày, tháng, năm của từng nhân viên bán hàng?

 Hình ảnh so sánh tình hình bán hàng năm nay

 Doanh thu bình quân như thế nào?

 Cơ hội bán hàng theo ngày trong tuần ra sao?

so với năm trước ra sao?

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) Các dạng quyết định 􀂄 Quyết định có cấu trúc: những quyết định có thể đưa ra thông qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường có tính lặp lại và theo thông lệ  VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua NVL  Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS)

Các dạng quyết định 􀂄 Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết

định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại  VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro  Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS)

Các dạng quyết định 􀂄 Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh

giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại  VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới  Con người ra quyết định và máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS) DSS Định nghĩa:  DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc.

 DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên.

 HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS)

Những đặc điểm của DSS

Đầu vào

Tiến trình xử lý

Đầu ra

Người sử dụng

Dữ liệu và mô hình; Dữ liệu đầu vào và những lệnh nhập liệu bằng tay (Thông qua giao diện người dùng) Xử lý tương tác của dữ liệu và mô hình; mô phỏng, đưa ra phương án tối ưu, đưa ra các dự báo Báo cáo dưới dạng đồ họa và diễn giải; thông tin phản hồi đến người điều hành Những nhà quản lý tầm trung (Mặc dù DSS có thể được sử dụng ở mọi cấp quản lý của tổ chức)

Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Vấn đề đặt ra

 DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường

 Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.

 Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu  Số liệu thu thập được không chính xác  Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

 Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia

(lâu lâu mới đặt ra và không lặp lại)

của người RQĐ là cực kỳ quan trọng.

Decision Support System, DSS

 Kiến trúc của DSS

Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Đặc điểm của DSS

I. Linh ñoäng (Flexible)

V. Moâ phoûng theo söï thay ñoåi cuûa theá giôùi thöïc

II. Töông taùc giöõa ngöôøi vaø maùy (interactive)

VI. Tính ñeán hieän taïi vaø döï baùo töông lai

III. Khoâng thay theá ngöôøi RQÑ

VII. Chuù yù ñeán keát quaû giaûi quyeát vaán ñeà

IV. Thôøi gian soáng ngaén

VIII. Ngöôøi khoâng chuyeân coù theå laøm

Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  tóm tắt một số mô hình được sử dụng để hỗ trợ

việc ra quyết định trong tổ chức

Lĩnh vực

Kế toán

Hợp tác KD

Tài chính

Tiếp thị

Nhân sự

Sản xuất

Những mô hình của DSS Phân tích chi phí, Phân tích điểm hòa vốn, Kiểm toán, Phân tích và ước tính thuế, phương pháp giảm giá, dự toán Kế hoạch liên doanh, phân tích dự án. Phân tích dòng tiền mặt chiết khấu, lợi nhuận đầu tư, dự toán vốn, quản trị danh mục đầu tư chứng khoán, lợi nhuận sau thuế… Dự đoán nhu cầu sản phẩm, phân tích chiến lược quảng cáo, những chiến lược về giá, phân tích thị phần… Những sự thương lượng với lao động, phân tích thị trường lao động, đánh giá kỹ năng nhân sự, xác định công tác phí… Thiết kế sản phẩm, lịch trình sản xuất, phân tích phương tiện chuyên chở, định mức danh mục hàng tồn kho, kiểm tra chất lượng, xác định nơi đặt nhà máy, nơi mua nguyên vật liệu, việc thay đổi công nghệ, bố trí công việc, kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.

Khoa học quản lý

Lập trình tuyến tính, mô phỏng, lập kế hoạch và định giá của dự án, lý thuyết xếp hàng… Phân tích hồi quy và tương quan, dự đoán dự báo, nghiên cứu giả thiết.

Thống kê

Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Ví dụ :

 Khi bạn mua một chiếc xe thì bạn sẽ phải quyết định trả tiền mua xe như thế nào. Bạn sẽ trả hết một lần hay một phần giá mua xe?

 Các tổ chức đối mặt với quyết định tương tự hàng

ngày khi mua hàng dự trữ, nguyên liệu thô, máy móc thiết bị. Câu hỏi luôn đặt ra là họ nên trả tiền mặt hay tìm nguồn tài trợ cho việc mua hàng này? Những thông tin gì cần để họ ra quyết định? Những công cụ mà các tổ chức sử dụng là tương đối đơn giản và dễ sử dụng

Hệ hỗ trợ quyết định (tt) (Decision Support System, DSS)  Ví dụ :

 Giả sử giá mua của một thiết bị là 1 triệu 200 ngàn, bạn trả trước 200 ngàn, số tiền còn lại trả dần mỗi tháng khoảng trên dưới 20 ngàn. Bạn muốn xem những lựa chọn những khoản tín dụng khác nhau ảnh hưởng như thế nào đế số tiền phải trả hàng tháng. Bảng lãi xuất sau cho thấy lãi suất thay đổi phụ thuộc vào kỳ hạn cho vay. Kỳ hạn càng ngắn thì lãi suất càng thấp.