Bài Giảng Microft Access - Tin học B

Chia sẻ: Bui Cong Thanh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:117

Thêm vào BST

Báo xấu

141
lượt xem 36
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý thông tin. - Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng CSDL khác nhau. - Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài Giảng Microft Access - Tin học B

Chương I: Tổng quan về Microsoft Access CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 1.1 Giới thiệu chung - Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý thông tin. - Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, kh ả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng CSDL khác nhau. - Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người s ử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. 1.2 Cài đặt Microsoft Access : 1.2.1 Yêu cầu về phần cứng và hệ điều hành - Máy vi tính cấu hình 486 trở lên, chạy trên nền hệ điều hành Windows 95 trở lên. - Bộ nhớ RAM tối thiểu 32MB - Dung lượng đĩa cứng tối đa 640MB 1.2.2 Cài đặt Microsoft Access - Khởi động hệ điều hành Windows thành công. - Đưa bộ cài đặt chương trình và kích hoạt chúng từ tập tin Setup.exe - Trả lời yêu cầu lệnh cụ thể theo từng màn hình. 1.3 Thiết kế một cơ sở dữ liệu : 1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu. - Dưới góc độ của Microsoft Access, CSDL là một kho ch ứa thông tin – là tập hợp những số liệu liên quan đến một ch ủ đ ề hay m ột m ục đích quản lý khai thác nào đó. - Trước khi chúng ta sử dụng Microsoft Access để thực sự xây dựng các Table, các Form, và các đối tượng khác sẽ làm nên cơ sở dữ li ệu c ủa chúng ta, điều quan trọng là phải dành thời gian để thiết kế cơ s ở d ữ li ệu Cho dù chúng ta đang sử dụng một cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc một đề án Microsoft Access, thì việc thiết kế tốt cơ sở dữ liệu là nền tảng chủ Trang 1
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access yếu để tạo một cơ sở dữ liệu nhằm thực hiện những gì mà chúng ta muốn một cách hiệu quả, chính xác. 1.3.2 Các bước thiết kế một cơ sở dữ liệu và xác định mục tiêu khai thác. Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Đi ều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access. Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Bước 3: Xác định trường Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế. 1.3.3 Xác định các bảng cần thiết trong cơ sở dữ liệu. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng ph ải được thi ết k ế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo gi ảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một s ố bảng. Tác h ại c ủa hiện tượng này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượng dữ liệu không cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo . 1.3.4 Xác định trường. Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ ra thông tin nó cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi lo ại thông tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu tin trong cùng một b ảng đ ều có chung cấu trúc các trường. Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, những trường (thông tin) cần quản lý l: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”, “HỌC HÀM”,... 1.3.5 Xác định các mối quan hệ. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên h ệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm ra mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo được quan hệ tốt sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu. 1.3.6 Tinh chế lại thiết kế. Trang 2
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access Phân tích lại thiết kế ban đầu để tìm lỗi, tạo bảng dữ liệu và nh ập vào vài bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào v ới nh ững yêu c ầu truy xuất của chúng ta, có rút được kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đó không. Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết. 1.3.7 So sánh quan hệ cơ sở dữ liệu và ứng dụng vào tính Những ứng dụng cơ sở dữ liệu có thế được chia thành hai lo ại cơ bản: các ứng dụng làm việc với cơ sở dữ liệu độc lập và các ứng d ụng làm việc với cơ sở dữ liệu quan hệ. Bảng tính Excel là một chương trình xử lý cơ sở dữ liệu độc lập đó là các bảng. Trong bảng, tất c ả thông tin liên quan phải được đưa vào cùng một bảng. Có nghĩa là bất cứ thông tin nào dùng chung cho một số mẫu tin (bản ghi) sẽ được lặp lại cho mỗi b ản ghi đó. Ngược lại trong Ms Access, một cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng nhi ều b ảng khác nhau. Một mối quan hệ cho phép bạn nhập thông tin vào một bảng và kết nối thông tin đó với một bản ghi trong m ột b ảng khác thông qua m ột ký hiệu nhận dạng gọi là khoá. 1.4 Khởi động và sử dụng các đối tượng trong cơ sở dữ liệu : 1.4.1 Khởi động và thoát khỏi Access 1. Khởi động Có nhiều cách để khởi động Microsoft Access. Tuy nhiên, chúng ta làm quen với cách khởi động cơ bản sau: từ menu Start -> programs -> ch ọn bi ểu tượng của Microsoft Access. Sau khi kích hoạt khởi động, Microsoft Access sẽ yêu cầu chúng ta thực hiện các công việc tương ứng với hộp thoại Microsoft Access (Hình 1) như sau: • Blank Database: tạo một CSDL mới. • Database Wizard: tạo một CSDL mới với sự hỗ trợ tự động của Microsoft Access. • Open an Existing Database: mở một CSDL đã tạo tương ứng với việc lựa chọn đường dẫn (chúng ta sẽ bàn kỹ vấn đề này trong phần sau). Hình 1: Hộp thoại Microsoft Access Trang 3
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access Chú ý: Nếu như chúng ta chọn 1 trong 2 mục của Create a New Database Using (tạo mới một CSDL), Microsoft Access sẽ yêu cầu chúng ta xác nhận thêm các thông tin cơ bản cho CSDL sẽ tạo, tương ứng với h ộp thoại File New Database (Hình 2) như sau: • Mục Save in: chọn đường dẫn, nơi xác định vị trí lưu trữ của tập tin CSDL tương ứng. • File name: nhập tên tập tin CSDL. • Nhấn nút Create để Hình 2: Hộp thoại File New Database chấp nhận tạo lập tập tin CSDL. Sau khi thực hiện các xác lập về một CSDL ban đầu, giao diện của Microsoft Access sẽ có dạng như sau (Hình 3): Hình 3: Giao diện Microsoft Access 2. Thoát khỏi Access: Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: Cách 1: Mở thực đơn FILE->EXIT Trang 4
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access Cách 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4 Cách 3: Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. 1.4.2 Tạo mới và mở cơ sở dữ liệu. 1. Tạo mới một CSDL: thao tác này cho phép chúng ta tạo mới hoàn toàn một CSDL. Thao tác thực hiện như sau: Bước 1: Từ menu FILE -> NEW (hoặc kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ Standard) -> xuất hiện hộp thoại New (Hình 4) với các thông số như sau: • Tab General: cho phép chúng ta tạo một CSDL trống với mục Blank Hình 4: Hộp thoại New Database. • Tab Databases: cho phép chúng ta tạo một CSDL với sự h ỗ trợ thi ết kết của trình Wizard của Microsoft Access. Với sự trợ giúp này, chúng ta có thể tạo một CSDL theo mẫu có sẵn. Chú ý: Phần này chúng ta làm quen với việc tạo một CSDL trống (Tab General) với các thao tác thực hiện tiếp theo như sau: Bước 2: Chọn nút OK tương ứng với mục Blank Database để ch ấp nhận tạo CSDL trống -> xuất hiện hộp thoại File new database (Hình 5) v ới các thông số như sau: • Mục Save in: chọn đường dẫn – nơi sẽ lưu trữ tập tin CSDL. • Mục File name: nhập tên tập tin CSDL. • Nhấn nút lệnh Create để Hình 5: Hộp thoại File New Database chấp nhận tạo CSDL. Cửa sổ Database sẽ xuất hiện, từ đây chúng ta có thể tạo lập các thông tin cho CSDL. Trang 5
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access 2. Mở CSDL có sẵn Từ menu FILE -> OPEN hoặc kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard -> xuất hiện hộp thoại Open (Hình 6) với các thông số như sau: • Mục Look in: chọn đường dẫn – nơi xác định vị trí lưu trữ của tập tin CSDL cần mở. • Mục File name: nhập tên tập tin CSDL cần mở. Chúng ta có thể chọn trực tiếp tập tin CSDL Hình 6: Hộp thoại Open bằng cách kích chuột vào biểu tượng của tập tin CSDL tương ứng trong hộp liệt kê thư mục và tập tin chi tiết. 1.4.3 Sử dụng cửa sổ Database. Với các thao tác tạo mới hoặc mở một tập tin CSDL, h ệ th ống s ẽ xuất hiện cửa sổ Database với các thành phần cơ bản như sau (Hình 7): Hình 7: Cửa sổ Databases • Tab Tables (Bảng biểu): là thành phần cơ bản của CSDL trong Microsoft Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất dùng để ghi nh ận các số liệu cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biến động tiếp theo của những thông tin muốn quản lý. Trong một Table, số liệu được tổ chức lưu trữ trên nhiều dòng (mẩu tin – Records), mỗi dòng có nhi ều c ột (trường – Field). • Tab Queries (Truy vấn):là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu và quản lý chúng. Chúng ta thường s ử dụng Query để liên kết các số liệu nằm trên các Table khác nhau trong Trang 6
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access CSDL nhằm để chọn lựa ra các dữ liệu cần quan tâm. Ngoài ra, Query còn là công cụ để cập nhật số liệu, tạo Table mới, xoá số liệu… thông qua các câu lệnh trên Microsoft Access. • Tab Forms (biểu mẫu): dùng vào mục đích thiết kế các màn hình nh ập hoặc truy xuất dữ liệu và quản lý chúng, nhằm đảm bảo tính thân thiện hoá các thao tác truy cập đến dữ liệu giữa con người và CSDL. • Tab Reports (báo biểu): là nơi dùng để thiết kế kết quả cuối cùng và quản lý các báo cáo đã thiết kế của một quá trình khai thác dữ liệu trên CSDL. Từ đây, chúng ta có thể thiết kế các báo cáo tổng hợp về các dữ liệu đã lưu trữ trên CSDL. • Tab Macros (lệnh ngầm): là nơi dùng để thiết kế và quản lý các l ệnh nhằm tự động hoá một thao tác có tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần trong các quá trình truy xuất dữ liệu. Macro của Microsoft Access được xem như một công cụ lập trình đơn giản, giúp chúng ta thao tác thông tin một cách có khoa học và hiệu quả hơn. • Tab Modules (đơn thể): là nơi dùng để thiết kế các hàm, thủ tục truy xuất dữ liệu. Module hoạt động tương tự như Macro, tuy nhiên sản phẩm cuối cùng của Module là các hàm/các thủ tục, còn s ản phẩm cuối cùng của Macro là các lệnh. Trang 7
Chương 2: Bảng (Table) CHƯƠNG II: BẢNG (TABLE) 2.1 Khái niệm về bảng Bảng (Table) là thành phần quan trọng của CSDL trong Microsoft Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biến động tiếp theo c ủa nh ững thông tin muốn quản lý. Một bảng trên Microsoft Access được tổ chức như sau: • Số liệu được lưu trữ trên nhiều dòng, mỗi dòng được gọi là m ột mẫu tin (Record). • Trên mỗi dòng có các cột gọi là trường (Field) 2.2 Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu: Tạo bảng không dùng Table Wizard 2.2.1 Cửa sổ Table trong chế độ Design view Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK Hình 2.1. Hộp thoại New Table Hoặc nhấn trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất hiện: Trang 8
Chương 2: Bảng (Table) Hình 2.2. Cửa sở Table trong chế độ Design New 2.2.2 Thêm trường vào bảng. Ở mục Field Name: nhập tên trường cần thiết kế cho bảng. 2.2.3 Đặt tên trường. Tên trường không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu. Tên các trường trong bảng phải không được trùng lẫn nhau. 2.2.4 Các kiểu dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng. Các kiểu dữ liệu trong Access Tên kiểu Miền giá trị Text Chứa các xâu ký tự có chiều dài lên đến 255 ký tự Memo Chứa các văn bản có thể lên đến 65535 ký tự Number Chứa các giá trị số Date/Time Chứa các giá trị ngày/giờ Currency Chứa các giá trị thuộc kiểu tiền tệ Autonumber Giá trị số tăng liên tục do Microsoft Access gắn vào Yes/No Giá trị luân lý (Boolean) (Đúng/Sai) OLE Object Chứa các đối tượng nhúng (hình ảnh, tài liệu Word…) Hyperlink Chứa chuỗi văn bản là đầu mối liên kết một địa chỉ trên Trang 9
Chương 2: Bảng (Table) Internet Lookup Wizard Chứa giá trị trong danh sách các giá trị Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả; mặt khác cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi định vị đến ô Data Type cần làm việc. Ví dụ: Nhấn Sẽ được kiểu Nhấn Sẽ được kiểu M Memo A Autonumber C Currency N Number H Hyperlink T Text O OLE Y Yes/No D Date/Time Ví dụ: Thiết kế một bảng dữ liệu như sau: Hình 2.3. Ví dụ tạo table mới 2.2.5 Mô tả trường. Trang 10
Chương 2: Bảng (Table) Việc mô tả trường chính là việc quy định thuộc tính cho trường nhằm: • Điều khiển cách hiển thị dữ liệu. • Hạn chế một số sai lầm khi nhập dữ liệu. • Xác định trị mặc định nhiên của 1 trường. • Quy định trường sắp xếp dữ liệu. Để quy định thuộc tính cho một trường, trong cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng, chọn truờng cần đặt thuộc tính, sau đó xác định từng thuộc tính. Chúng ta sẽ tiếp tục nghiên cứu ở chương III. 2.2.6 Bố trí lại và xóa trường - Để bố trí lại các trường trong bảng dữ liệu: Khởi động ở cửa s ổ Open, chọn trường và di chuyển đến vị trí mới. - Xóa một trường: Chọn trường cần xóa (nhấp chuột tại biên trái của dòng chứa trường cần xóa), bấm phím Delete. Hoặc đặt con trỏ tại trường cần xóa rồi chọn trên menu Edit/Delete Row. 2.2.7 Đặt khóa chính cho bảng và ghi bảng 1. Đặt khoá chính cho bảng Sức mạnh của một Hệ QTCSDL như Microsoft Access, là khả năng mau chóng truy tìm và rút dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong CSDL. Đ ể hệ thống có thể làm được điều này một cách hiệu quả, mỗi bảng trong CSDL cần có một trường hoặc một nhóm các trường có th ể xác định duy nhất một mẫu tin trong số rất nhiều mẫu tin đang có trong b ảng. Đây thường là một mã nhận diện như Mã nhân viên hay Số Báo Danh của h ọc sinh. Theo thuật ngữ CSDL trường này được gọi là khóa chính (primary key) của bảng. MS Access dùng trường khóa chính để kết nối dữ li ệu nhanh chóng từ nhiều bảng và xuất ra kết quả yêu cầu. Nếu trong bảng chúng ta đã có một trường sao cho ứng với mỗi tr ị thuộc trường đó chúng ta xác định duy nhất một mẫu tin c ủa b ảng, chúng ta có thể dùng trường đó làm trường khóa của bảng. Từ đó cho ta thấy rằng tất cả các trị trong trường khóa chính phải khác nhau. Ch ẳng hạn đừng dùng tên người làm trường khóa vì tên trường là không duy nhất. Nếu không tìm được mã nhận diện cho bảng nào đó, chúng ta có th ể dùng một trường kiểu Autonumter (ví dụ Số Thứ Tự) để làm trường khóa chính. Khi chọn trường làm khóa chính chúng ta lưu ý mấy điểm sau: Trang 11
Chương 2: Bảng (Table) • MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong trường khóa chính. • Chúng ta sẽ dùng các giá trị trong trường khóa chính để truy xuất các mẫu tin trong CSDL, do đó các giá trị trong trường này không nên quá dài vì khó nhớ và khó gõ vào. • Kích thước của khóa chính ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL. Để đạt hiệu quả tối ưu, dùng kích thước nhỏ nhất để xác định mọi giá trị cần đưa vào trường. Ta có thể tự chọn trường làm khóa chính cho bảng bằng các bước sau đây: - Mở bảng ở chế độ Design View - Nhắp chọn trường cần đặt. - Thực hiện lệnh Edit - Primary Key hoặc nhắp chọn nút trên thanh công cụ của mục này. Ví dụ: (1)- bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khoá là SoBaoDanh. Vì mỗi thí sinh có thể nhiều trường có giá trị hệt nhau, nhưng SoBaoDanh thì duy nhất. (2)- bảng CANBO trường MaCanBo sẽ là trường khóa vì không thể tồn tại 2 cán bộ nào trong bảng này trùng MaCanBo (3)- bảng HANGBAN của CSDL Quản lý bán hàng, 2 trường hangID và hoadonID là một bộ trường khoá. Vì không thể trên một hoá đơn bán hàng nào có bán một mặt hàng nào đó ghi lặp lại 2 lần. chú ý: Không phải mọi trường đều có thể làm khóa chính, mà chỉ có các trường có các kiểu dữ liệu không phải là Memo và OLE Object., Hyper Link. Để hủy bỏ khóa chính hoặc các đã thiết lập thì th ực hi ện l ệnh View - Indexes, trong hộp thoại này chọn và xóa đi những trường khóa đã thiết lập: Trang 12
Chương 2: Bảng (Table) 2. Ghi bảng dữ liệu Sau khi thiết kế xong, ta tiến hành lưu bảng vào CSDL, có th ể th ực hiện một trong hai thao tác sau: - Thực hiện lệnh File - Save. - Nhắp chọn nút trên thanh công cụ của mục này (Table Design) Hình 2.6. Hộp thoại Save - Hãy gõ tên bảng và nhấn OK. Đặc biệt: • Với những bảng không thiết lập trường khoá, trong quá trình ghi lại cấu trúc bảng, máy tính sẽ hỏi: Nhấn Yes- máy tính sẽ tạo thêm một trường mới có tên ID và thiết lập trường này làm khoá. Nếu không muốn như vậy hãy nhấn No; nhấn Cancel để huỷ lệnh cất. • Tên bảng không nên chứa dấu cách, các ký tự đặc biệt khác hoặc chữ Việt có dấu. 2.3 Xem và thêm mẫu tin vào bảng. - Muốn xem thông tin trong một bảng chúng ta phải chuy ển bảng sang một chế độ hiển thị khác gọi là Datasheet. Trong chế độ hiển thị này, mỗi bản ghi hay còn gọi là mẫu tin được thể hiện trên một hàng ngang, hàng đ ầu tiên là các tên trường. Trang 13
Chương 2: Bảng (Table) - Sau đây là các cách để chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet: • Trong của sổ Database của CSDL đang mở, nhấp chọn tab Table. Trong mục này chọn bảng cần hiển thị rồi chọn nút Open, bảng sẽ được mở để bổ sung và chỉnh sửa dữ liệu. • Ta có thể chuyển sang chế độ Datasheet ngay khi đang ở trong chế Design, bằng cách nhắp chọn nút thì bảng sẽ chuyển sang chế độ Datasheet, để quay trở về chế độ Design, ta nhắp chọn lại nút . Hoặc chọn lệnh View - /Design View. - Sau khi hoàn thành công việc thiết kế cấu trúc b ảng, ta ti ến hành nh ập d ữ liệu, tức là thêm các mẫu tin, cho bảng. Hiển th ị b ảng ở ch ế độ hi ển th ị Datasheet, mỗi hàng đại diện cho một mẫu tin - Đang đứng tại một mẫu tin nào đó (không phải là mẫu tin mới), ch ọn nút trên thanh công cụ. Hoặc thực hiện lệnh Record - Go To – New để bổ sung mẫu tin mới. - Khi đang nhập dữ liệu cho một mẫu tin nào đó, thì đầu hàng c ủa mẫu tin đó xuất hiện biểu tượng . Tổ hợp Tác dụng phím Tab Sang ô kế tiếp Shift Tab Sang ô phía trước Home Đến đầu dòng End Đến cuối dòng Ctrl Home Đến mẫu tin đầu tiên Ctrl End Đến mẫu tin cuối cùng Shift F2 Zoom Trang 14
Chương 2: Bảng (Table) - Theo chuẩn, khi nhập dữ liệu thì Access sẽ lấy font m ặc đ ịnh là MS San Serif, điều này có thể giúp cho ta hiển thị được tiếng Việt chỉ khi MS San Serif đó là của VietWare hoặc của ABC. - Để không phụ thuộc vào điều này, ta nên chọn font trước khi ti ến hành nhập dữ liệu. Trong chế độ hiển thị Datasheet, th ực hiện l ệnh Format - Font... - Khi nhập dữ liệu là trường cho trường OLE Object, ta thực hiện như sau: Lệnh Edit - Object... 2.4 Quan hệ giữa các bảng 2.4.1 Quan hệ giữa các bảng 1. Các loại quan hệ trong cơ sở dữ liệu ACCESS a. Quan hệ một -một (1-1) Trong quan hệ một -một, mỗi bản ghi trong bảng A có tương ứng với một bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có t ương ứng duy nhất một bản ghi trong bảng A. Ví dụ: Cho 2 bảng dữ liệu Bảng Danhsach(Masv, ten, Ngaysinh, gioitinh) và bảng Diemthi(Masv, diem) Ten Ngaysinh Gioitin Masv Masv diem h An 20/10/77 Yes A001 A001 9 Bình 21/07/80 No A002 A002 7 Thuỷ 02/12/77 Yes A003 A003 9 Lan 03/04/80 No A004 A004 4 Hồng 12/11/77 No A005 A005 5 Bảng Danhsach và diemthi có mối quan hệ 1-1 dựa trên trường Masv. b.. Quan hệ một nhiều ( 1-∞ ) Trang 15
Chương 2: Bảng (Table) Là mối quan hệ phổ biến nhất trong CSDL, trong quan h ệ m ột nhi ều : Một bản ghi trong bảng A sẽ có thể có nhiều bản ghi tương ứng trong b ảng B, nhưng ngược lại một bản ghi trong bảng B có duy nhất một bản ghi tương ứng trong bảng A. Ví dụ: Trong một khoa của một trường học nào đó có nhiều sinh viên, những một sinh viên thuộc một khoa nhất định. Ta có 2 bảng dữ li ệu nh ư sau: Bảng Danhsachkhoa(Makhoa, tenkhoa, sodthoai) Bảng danhsachsv(Makhoa, Ten, Quequan, lop) Tenkhoa Sodthoa Makhoa Makhoa Ten Queuqan Lop i CNTT 826767 01 01 Thanh Huế K23 TOÁN 878787 02 01 Tùng Qbình K24 LÝ 868785 03 02 Thuỷ Huế K25 02 Hùng ĐN K26 03 Lan Huế K25 03 Hương ĐN K26 Bảng Danhsachkhoa và bảng danhsachsv có mối quan hệ 1-∞ dựa trên trường Makhoa. c. Quan hệ nhiều nhiều( ∞ -∞ ) Trong quan hệ nhiều nhiều, mỗi bản ghi trong bảng A có th ể có không hoặc nhiều bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong b ảng B có thể có không hoặc nhiều bản ghi trong bảng A. Khi gặp mối quan hệ nhiều- nhiều để không gây nên sự trùng l ặp và d ư thừa dữ liệu thì người ta tách quan hệ nhiều-nhiều thành 2 quan h ệ m ột- nhiều bằng cách tạo ra một bảng phụ chứa khóa chính của 2 bảng đó. Trang 16
Chương 2: Bảng (Table) Ví dụ: Một giáo viên có thể dạy cho nhiều trường và một trường có nhiều giáo viên tham gia giảng dạy. Đây là một mối quan hệ nhiều-nhiều Bảng Danhsachgv(Magv,ten) Bảng Danhsachtruong(Matruong, Tentruong) Tạo ra bảng Phancongday(Magv, matruong) Ten Magv Magv Matruon Matruon tentruon g g g Thanh G1 G1 KH KH DHKH Thuý G2 G1 SP SP DHSP Hùng G3 G2 YK YK DHYK G2 SP G3 KH G3 YK Bảng Danhsachgv và bảng Phancongday có mối quan hệ 1-∞ dựa trên trường Magv. Bảng Danhsachtruong và bảng Phancongday có mối quan hệ 1-∞ dựa trên trường Matruong. 2. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (Relationships) - Tại cửa sổ Database, thực hiện lệnh Tools/Relationship - Trong cửa sổ Show Table chọn Table và chọn các bảng cần thiết lập quan hệ, sau đó chọn Add và Close. - Kéo trường liên kết của bảng quan hệ vào trường của bảng được quan hệ (Table related). Trang 17
Chương 2: Bảng (Table) - Bật chức năng Enforce Referential Integrity (Nếu muốn quan hệ này bị ràng buộc tham chiếu toàn vẹn), chọn mối quan hệ (one-many) hoặc (one- one). - Chọn nút Create.  Chú ý:Quan hệ có tính tham chiếu toàn vẹn sẽ đảm bảo các vấn đề sau: • Khi nhập dữ liệu cho trường tham gia quan hệ ở bên nhiều thì phải tồn tại bên một. • Không thể xoá một bản ghi của bảng bên một nếu trong quan hệ đã tồn tại những bản ghi bên nhiều có quan hệ với bản ghi bên một đó. • Trường hợp vi phạm các quy tắc trên thì sẽ nhận được thông báo lỗi. Ví dụ: Thiết lập quan hệ cho các bảng như sau 2.4.2 Xem và điều chỉnh các quan hệ đã có trong cơ sở dữ liệu. Trang 18
Chương 2: Bảng (Table) - Xem các quan hệ đã có: chọn nút trên Relationships trên thanh công cụ. - Muốn sửa các quan hệ: Chọn hiển thị các quan hệ Chọn quan hệ cần sửa (nhắp chuột tại đường nối giữa 2 bảng) Chọn trên menu Relationships/Edit Relationships - Xóa quan hệ: Chọn quan hệ cần xóa, bấm phím Delete 2.4.3 Tùy chọn Cascade Update và Cascade Delete. Trong khi chọn mối quan hệ giữa các bảng, có 2 thuộc tính tham chiếu toàn vẹn đó là Cascade update related fields,Cascade Delete related records, có thiết lập 2 thuộc tính này. Nếu chọn thuộc tính Cascade update related fields, khi dữ liệu trên khoá chính của bảng bên một thay đổi thì Access sẽ tự động cập nhật s ự thay đổi đó vào các trường tương ứng (có quan hệ) trên các bảng bên Nhi ều, hay nói cách khác, dữ liệu ở bảng bên nhiều cũng thay đổi theo. Nếu chọn thuộc tính Cascade Delete related records, khi dữ liệu trên bảng bên một bị xoá thì dữ liệu trên bảng bên nhiều cũng sẽ bị xoá.. Trang 19
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng CHƯƠNG III: CHỈNH SỬA CẤU TRÚC VÀ TINH CHẾ BẢNG 3.1 Thiết lập các đặc trưng trường (thuộc tính trường) 3.1.1 Điều chỉnh kích thước trường (Field Size) : - Đối với dữ liệu kiểu chuỗi, chọn kích thước tối đa của dữ liệu. - Đối với dữ liệu kiểu số, chọn 1 trong các loại có ý nghĩa nh ư sau: Loại Phạm vi số lẻ Kích thước Byte 0 đến 255 Không 1 byte Integer -32768 đến 32767 Không 2 bytes Long -2,147,483,648 đến Không 4 bytes Integer 2,147,483,647 Single -3.4x1038 đến 3.4x1038 7 4 bytes Double -1.797x10308 đến 15 8 bytes 308 1.797x10 3.1.2 Đặt thuộc tính Format. Việc quy định khuôn dạng hiển thị dữ liệu thông th ường dùng cho các truờng kiểu ngày, số, boolean. Để chọn khuôn dạng hiện thị cho một truờng, trong cửa sổ thiết kế cấu trúc cho bảng ta chọn tên trường và ch ọn một trong khuôn mẫu hiển thị trong danh sách kéo xuống của mục Format. Chẳng hạn như hình 2.4 sau minh họa việc quy định khuôn dạng mẫu cho tru ờng kiểu ngày. Trang 20