Bài giảng Quản trị học

Bài giảng

QUẢN TRỊ HỌC

NGUYỄN MINH ĐỨC ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TPHCM

XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ ðỂ XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ ðỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

(Contribute to effect workplace (Contribute to effect workplace relationship) relationship)

Nội dung

v Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Khuyến khích sự tự tín và hy vọng v Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ v Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Chú ý đến các chính sách bảo mật của công ty • Thông tin từ:

– Kế hoạch kinh doanh – Từ cấp trên và đồng nghiệp – Từ các báo cáo có sẵn – Từ báo chí – …,

§ Nội bộ công ty

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

§ Bên ngoài • Internet • Khách hàng • Chuyên gia (về lĩnh vực đó) • Thư viện tổng hợp • Đối thử cạnh tranh • Các tài liệu liên quan

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

– Về tình hình kinh doanh của ngành hàng – Sản phẩm – Khách hàng – Khu vực – ..,

§ Bên ngoài • Internet

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Khách hàng – Phản hồi – Câu hỏi – Những ý kiến

§ Bên ngoài

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Chuyên gia (về lĩnh vực đó) – Những thông tin chưa có sẵn – Những nhận định, suy nghị – …,

§ Bên ngoài

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Thư viện tổng hợp

– Những thông tin thứ cấp – Những báo cáo trung lập – Những nghiên cứu sơ khai – …,

§ Bên ngoài

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Đối thử cạnh tranh – Về giá thành – Sản phẩm & dịch vụ – Những thông tin liên quan đến vấn đề mà bạn quan tâm

§ Bên ngoài

v Tìm kiếm thông tin

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Các tài liệu liên quan – Tài liệu chuyên ngành – Báo chí – Tờ rơi – Catalog – …,

§ Bên ngoài

v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

tưởng & thông tin § Xác định người nghe • Người quản lý trực tiếp • Ban giám đốc công ty • Đồng nghiệp cùng phòng • Đồng nghiệp của các phòng ban khác • Khách hàng • Khách hàng mới • ….,

v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

tưởng & thông tin § Mục tiêu

• Nêu rõ mục tiêu của việc thu thập thông tin

v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

tưởng & thông tin § Thông tin bằng văn bản

• Báo cáo • Memo • File excel • Tờ rơi • Catalog • …,

v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

tưởng & thông tin § Thông báo bằng lời

• Điện thoại • Họp • Buổi hội thảo • …,

v Tóm tắc

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

Thông tin

Người nghe

Mục đích

Hình thức

Doanh số bán hàng

Ban giám đốc

Cung cấp dữ liệu

Bảng báo cáo

Thông tin du lịch

Người quản lý

Tăng khuyến mãi

Tờ rơi về KM

v Phát triển ý tưởng

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

Sàng lọc ý tưởng

Tìm kiếm thông tin

Thảo luận tập thể

Thống nhất

Đánh giá kết quả

§ Qui trình

v Kỹ năng giao tiếp

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Dùng ngôn ngữ thông dụng • Dùng từ: tránh dùng từ đa nghĩa

§ Ngôn ngữ

• Mắt phải nhìn người đối diện • Trọng âm, giọng nói • Ngừng & im lặng đôi chút • Hiểu biết đôi chút về tôn giáo • Truyền thống • …,

§ Đa văn hóa

v Kỹ năng giao tiếp

Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng

• Trình độ học vấn • Cấp bậc trong công ty • Giới tính • Dân tộc • …,

§ Tính đa dạng trong xã hội

Khuyến khích sự tự tin và hy vọng

v Hiểu tiêu chuẩn của tổ chức v Đối xử với sự tôn trọng & thấu cảm v Khuyến khích sự tự tin & lòng hy vọng v Hình thành sự liêm chính

Khuyến khích sự tự tin và hy vọng

v Hiểu tiêu chuẩn của tổ chức

§ Hiểu tầm nhìn & sứ mệnh của công ty § Hiểu mục tiêu của công ty § Hiểu tiếng tăm của công ty § Hiểu các nguyên tắc của công ty § Hiểu các khoản trong mô tả công việc

Khuyến khích sự tự tin và hy vọng

v Đối xử với sự tôn trọng & thấu cảm

§ Kỹ năng giao tiếp § Thể hiện sự thấu cảm § Chú ý đến ngôn ngữ hình thể § Lắng nghe với thái độ tích cực § Tôn trọng ý kiến cá nhân § Theo sát yêu cầu & thắc mắc của mọi người

Khuyến khích sự tự tin và hy vọng

v Khuyến khích sự tự tin & lòng hy vọng § Thể hiện kết quả làm việc với tiêu chuẩn cao

• Kiến thức về công việc • Kỹ năng cứng • Kỹ năng quản lý thời gian • Kỹ năng giải quyết vấn đề • Kế hoạch làm việc rõ ràng • …,

Khuyến khích sự tự tin và hy vọng

v Khuyến khích sự tự tin & lòng hy vọng § Làm việc vời sự hợp tác cao với mọi người

• Luôn sẵn lòng hỗ trợ với mọi người • Luôn đưa ra đề nghị nếu mọi người yêu cầu • Thông cảm & lắng nghe các vấn đề • Chấp nhận mọi người (những người khó tính) • Luôn có thái độ tích cực

Khuyến khích sự tự tin và hy vọng

v Hình thành sự liêm chính § Chân thành với mọi người § Tôn trọng mọi người § Không tham gia các hoạt động chống lại công

§ Không làm khó khách hàng để trục lợi § Không chủ động gợi ý để được nhận quà cáp

v Mạng lưới

Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ

• Tự tin trong công việc • Hình thành danh sách những người mà bạn biết • Phân loại nghành nghề • Cố gắng duy trì & nhớ các mối quan hệ đã có

§ Làm thế nào để thiết lập mạng lưới

v Mạng lưới

Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ

§ Mạng lưới từ đâu • Nơi làm việc • Bạn bè, tổ chức mà bạn tham gia • Các bạn học • Từ các hội thảo • …,

v Mạng lưới

Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ

• Cho cá nhân

– Gặp nhiều người ở nhiều lĩnh vực khác nhau – Công việc thuận lợi hơn – Có nhiều sự hỗ trợ – Có nhiều thông tin có lợi cho nghề nghiệp của mình – …,

§ Lợi ích từ mạng lưới

v Mạng lưới

Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ

• Lợi ích công ty (tổ chức)

– Công ty sẽ có nhiều thông tin hơn từ mối quan hệ của

bạn

– Giới thiệu nhân sự cho công ty – Có nhiều khách hàng hơn – Có nhiều đối tác hơn – …,

§ Lợi ích từ mạng lưới

Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ

§ Duy trì danh sách & mối quan hệ nơi bạn đang

công tác

§ Liên lạc với người trong danh sách ít nhất một

lần/năm

§ Tìm kiếm cơ hội tiếp cận những người đó trong

điều kiện có thể (không nhất thiết phải vì công việc) § Gửi thông tin liên quan đến các những người trong

danh sách đó

§ Giúp đỡ khi cần thiết § Xây dựng hình ảnh thân thiện & cởi mở § Cập nhật tình hình bản thân § …,

v Duy trì mối quan hệ nơi công tác

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Xử lý vấn đề § Vấn đề là gì?

Vấn đề là trở ngại làm cho việc đạt được mục tiêu đề ra trở nên khó khăn. (A problem is an obstacle which makes it difficult to achieve a desired goal, objective or purpose)

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Xử lý vấn đề

Xác định vấn đề

Phân tích vấn đề

Đưa ra giải pháp

Xử lý vấn đề (triển khai giải pháp)

§ Qui trình xử lý vấn đề (problem solving)

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Xử lý vấn đề

• Xác định vấn đề

– Nhân viên lười biếng – Nhân viên làm việc thiếu sự hợp tác – Nhân viên làm việc chậm chạp – Lương nhân viên – Công ty đối xử không công bằng – …,

§ Qui trình xử lý vấn đề (problem solving)

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Xử lý vấn đề

• Phân tích

– Lương không cao? – Quá nhiều việc cho một ngày? – Tổ chức phân công không đúng sở trường? – Công nghệ quá khó so với hiểu biết? – Yêu cầu công việc quá cao trong khi nhân viên chưa

đạt?

– …,

§ Qui trình xử lý vấn đề (problem solving)

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Xử lý vấn đề

• Đưa ra giải pháp

– Tăng lương theo thị trường – Tuyển thêm nhân viên – Đào tạo, huấn luyện công nghệ mới – …,

§ Qui trình xử lý vấn đề (problem solving)

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Xử lý vấn đề

• Triển khai giải pháp

– Thông báo tăng lương – Thông báo tuyển dụng nhân sự – Mời chuyên gia đào tạo cho nhân viên – …,

§ Qui trình xử lý vấn đề (problem solving)

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp

§ Phản hồi § Họp § Thảo luận nhóm § Chỉ định người hướng dẫn (coaching or

manor)

§ Cung cấp huấn luyện § Cung cấp tài liệu đọc § Tìm kiếm sự giúp đỡ từ bên ngoài

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Kết quả làm việc thấp

• Kỹ năng • Yêu cầu công việc • …,

§ Quan sát người có kết quả kém § Ghi nhận thời gian & tình huống § Xác định nguyên nhân tại sao?

§ Các bước tiếp theo • Chính sách công ty • Nhận định cá nhân • …,

Đóng góp để có kết quả tốt hơn

v Quản lý xung đột

• Thu xếp thời gian để mọi người thảo luận • Giải thích & yêu cầu cam kết từ mọi người • Cho mọi người cơ hội giả thích, phân trần.., • Giải thích một lần nữa về qui trình, chính sách của công ty & khó khăn nếu không được giải quyết

§ Qui trình cũng giống như xử lý vấn đề § Lưu ý các điểm sau