Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 - ĐH Thương Mại

CHƢƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN

STT

Nội dung công việc

1 2

Cv liên quan đến lập kế hoạch Báo cáo và kiểm tra

Tỷ lệ thời gian (%) 10 8

3 Họp với người cộng tác

10

Làm việc với thư ký

4 5 Điện thoại

2 20

6

Tiếp khách

20

7 Đọc các công văn và báo cáo

10

8 Đi xuống đơn vị trực thuộc Ký giấy tờ trong ngày 9

10 10

Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng. Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này.

NỘI DUNG

Kỹ năng tạo nhật ký công tác

Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc

Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày

Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập

kế hoạch thời gian

CÔNG CỤ LẬP CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC

Các công cụ được sử dụng để ghi lại một cách chính xác, rõ ràng những sự kiện sắp diễn ra, những cuộc hẹn và những nhiệm vụ cần thực hiện. Một số công cụ:

Lịch công tác hàng ngày (Time schedule) Sổ tay / nhật ký (Diary/ Day book) Lịch để bàn (Daily calendar) Thiết bị điện tử trợ giúp hoạch định thời gian (Electronic

organizer)

Lịch công tác hàng ngày

Giám đốc

Thƣ ký

8h00-8h15

Xây dựng kế hoạch ngày

8h15-8h45

Cuộc họp với nhân viên

8h45-10h15

Xây dựng báo cáo

Mở thư và soạn thảo thư trả lời

10h15-11h15

Thông tin điện thoại

11h15-trưa

Công việc VP

Cuộc gặp không chính thức

Trưa-13h00

Ăn trưa

13h00-14h00

Thư tín

14h00-15h00

Thông tin điện thoại

15h00-16h30

Các cuộc hen

Công việc VP

16h30-17h00

Đánh giá CV trong ngày

Kỹ năng lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

• Là phương pháp truyền thống: Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi. Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin

quan trọng, những sáng kiến bất ngờ

Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ

nhất.

• Lập sổ tay sổ tay/nhật ký:

 Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ  Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những

thông tin cần thiết khi cần

 Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác

nhau.

 Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này

Hoạt động

Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày Thời gian

Mức ƣu tiên

Số phút sử dụng

8:45 Email: kiểm tra và trả lời

15

B

8:42 Chờ máy tính khởi động 3 C

9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu 9 C

9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc 6 C

10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân

15

C

9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm 60 A

10:30 Điện thoại: tới bộ phận kỹ thuật 8 B

10:42 Internet: xem thời tiết và tin tức 7 C

11:00 Chuẩn bị ăn trưa 8 B

11:08 Họp: bàn kế hoạch 32 C

11:40 Di chuyển: ra ngoài ăn trưa 120 B

1:52 Emai: gửi và trả lời 12 C

2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn 11 C

2:15 Tiếp khách: sinh viên thực tập 18 C

Ví dụ: nhật ký công tác hàng ngày (tiếp)

Hoạt động

Số phút sử dụng Mức ƣu tiên Thời gian

2: 23 Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng 15 A

2:28 Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày 4 B

2:32 Email: thư đến 3 C

2:35 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 12 B

2:47 Giải lao: uống nước 10 C

3:00

Họp: xét duyệt ngân sách

72

B

2:57 Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho cuộc họp 3 B

4:15 Email: gửi và trả lời 11 B

4:26 Internet: xem tin tức 4 B

4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C

4:40 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 10 A

4:50 Email: thư đi 10 B

5:00 Rời văn phòng

Lập kế hoạch thời gian là gì?

Xác định mục tiêu sử

dụng thời gian

Lựa chọn biện pháp thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian hiệu quả

Tại sao phải quản trị thời gian?

1

• Góp phần tiết kiệm thời gian, từ đó tiết kiệm nguồn lực

2

• Huy động nguồn lực hợp l{, kiểm soát nguồn lực

3

• Góp phần giảm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận

4

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

5

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Lập kế hoạch thời gian như thế nào?

Tạo nhật ký công tác

Xây dựng lịch trình làm việc

Lập danh sách công việc hàng ngày

Sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian

Tạo nhật ký công tác

Lịch công tác hàng ngày (Time schedule) Lập sổ tay sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book) Lịch để bàn (Daily calendar)

Lịch công tác hàng ngày Giám đốc

Thƣ ký

8h00-8h15

Xây dựng kế hoạch ngày

8h15-8h45

Cuộc họp với nhân viên

8h45-10h15

Xây dựng báo cáo

Mở thư và soạn thảo thư trả lời

10h15-11h15

Thông tin điện thoại

11h15-trưa

Công việc VP

Cuộc gặp không chính thức

Trưa-13h00

Ăn trưa

13h00-14h00

Thư tín

14h00-15h00

Thông tin điện thoại

15h00-16h30

Các cuộc hen

Công việc VP

16h30-17h00

Đánh giá CV trong ngày

Lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

Là phương pháp truyền thống Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi. Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin

quan trọng, những sáng kiến bất ngờ

Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ

nhất.

Lập sổ tay sổ tay/nhật ký:

• Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ • Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những

thông tin cần thiết khi cần

• Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác

nhau.

• Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này

XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC

Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm

Xây dựng Lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn

Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm

Xem xét bản liệt kê công việc trọng tâm vào đầu giờ

mỗi ngày

Gạch bỏ bản liệt kê công việc đã được thực hiện Đánh giá và phân loại công việc theo cấp độ A, B, C

những công việc mới để đưa vào lịch trình ở thời điểm cuối ngày

Hãy lên danh sách việc phải làm cho ngày tiếp theo vào cuối ngày trước đó hoặc đầu ngày tiếp theo. Phối hợp thực hiện công việc có liên quan trong lịch

trình

Dành thời gian dự phòng đối với những công việc đột

xuất

Bản kê nhiệm vụ trọng tâm

1. Những cuộc điện thoại

khẩn

2. Lập kế hoạch ngân sách

3. Gặp gỡ khách hàng A

4. Phân loại công văn đến

5.

6.

Xây dựng lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn

Công việc có tính chất lặp đi lặp lại

Tối đa là một năm

Sử dụng biểu đồ treo tường (Biểu đồ Gantt)

Ví dụ: Kế hoạch cho một năm hoạt động

JAN

FEB MAR APR MAY

JUN

JUL

AUG SEP

OCT

NOV

DEC

Kết thúc năm tài chính

Các khoản ngân sách

Hội nghị bán hàng

Những chuyến công du

Tuyển dụng, đào tạo

Đánh giá nhân sự

Xem xét vấn đề lương

Kỹ năng xây dựng công việc thường nhật

Danh sách công việc thường nhật là tập hợp tất cả những việc bạn cần làm trong ngày (tuần, tháng) trong một mẫu.

Công việc thường ngày bao gồm:

Bao gồm như: các cuộc họp phải tham dự, những quyết định phải làm, những cuộc gọi phải thực hiện hoặc muốn nhận

Biên bản, thư từ, email phải viết Những việc ưu tiên từ trước chưa thực hiện

Phân loại công việc theo nguyên lý Pareto

Loại A: những công việc quan trọng và cấp thiết Loại B: những công việc hoặc quan trọng hoặc cấp

thiết

Loại C: những công việc không quan trọng cũng không cấp thiết, nhưng có tính chất thường xuyên

41

CÁC CÔNG CỤ TIN HỌC HỖ TRỢ

• Các phần mềm và phần cứng để lên lịch làm việc • Lịch máy tính cá nhân: eCalendar50Portable • Máy hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số PDA • Microsoft Outlook • …

NỘI DUNG THỰC HÀNH

• Lập danh sách những công việc thường nhật của bản thân, sau đó phân loại và sắp xếp các công việc đó thành nhóm A, B, C. • Thảo luận nhóm: Tình huống