Chương 9:
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CONTROLLING: Learning and changing Nội dung: Khái niệm, cách tiếp cận và vai trò của kiểm soát (i) Quy trình kiểm soát (ii) Phân biệt các loại kiểm soát (iii) Các tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát (iv)
Khái niệm về kiểm soát
Kiểm soát là quá trình kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thực hiện theo kế hoạch và quá trình hiệu chỉnh những sai lệch.
1
Vai trò của kiểm soát
Là cách duy nhất giúp cho nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ chức có được thực hiện không và tại sao có hoặc tại sao không
Hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ giúp cho nhà quản trị thực hiện quá trình uỷ quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản hồi)
Quy trình kiểm soát
1. Đo lường kết quả hoạt động thực tế
(Measuring actual performance)
2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu
chuẩn (Comparing)
3. Tiến hành các hoạt động quản lý (Taking
managerial action)
2
C
Không làm gì So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn có được thực hiện không?
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT
K
C
Không làm gì
Sai lệch có chấp nhận được không?
K Các mục tiêu Tiêu chuẩn Đo lường kết quả thực tế C
Xác định nguyên nhân sai lệch
Tiêu chuẩn có hợp lý không?
K
Hiệu chỉnh hoạt động Điều chỉnh tiêu chuẩn
Nguồn: Management, Stephen P. Robins, Mary Coultar
Đo lường kết quả hoạt động
Xác định các tiêu chí đo lường (What we measure) Liên quan đến công việc Định lượng và khách quan Cảm tính và chủ quan Phương pháp đo lường (How we measure) Quan sát cá nhân (Personal observation) Báo cáo thống kê (Statistical report) Báo cáo trực tiếp (Oral report) Báo cáo bằng văn bản (Written report)
3
So sánh
Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được (Acceptable range of variation)
Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn
Giới hạn trên
g n ộ đ t ạ o h g n ờ ư
l
Tiêu chuẩn Khoảng sai lệch chấp nhận được
o Đ
Giới hạn dưới
Thời gian (t)
Tiến hành các hoạt động quản lý
Hiệu chỉnh các hoạt động thực tế Điều chỉnh tiêu chuẩn
4
Các loại kiểm soát (III)
1. Kiểm soát phòng ngừa (Feedforward Control) 2. Kiểm soát tại chỗ (Concurent Control)
Giám sát trực tiếp
3. Kiểm soát dựa trên thông tin phản hồi
(Feedback Control)
Đầu vào Đầu ra Quá trình
Kiểm soát sau
Các Tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát hiệu quả
1. Chính xác: hệ thống kiểm soát phải đảm bảo tin cậy và cung cấp những dữ liệu chính xác.
2. Kịp thời 3. Kinh tế. Xác định mức kiểm soát tối thiểu để
đạt được kết quả mong muốn
4. Linh hoạt: Hệ thống kiểm soát phải đủ linh
hoạt để thích ứng với sự thay đổi tiêu cựchoặc tận dụng cơ hội mới.
5. Dễ hiểu:
5
Kiểm soát phòng ngừa Dự báo các vấn đề nảy sinh Kiểm soát tại chỗ Hiệu chỉnh vấn đề khi chúng xảy ra Hiệu chỉnh vấn đề sau khi chúng xảy ra
Các Tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát hiệu quả (tiếp theo)
6. Các tiêu chí hợp lý: các tiêu chuẩn phải
hợp lý và có thể đạt được
7. Tập trung vào các vấn đề chiến lược: tập trung vào các hoạt động, sản xuất và sự kiện quan trọng của DN. 8. Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ 9. Đa tiêu chí 10. Hành động hiệu chỉnh
6
