Bài giảng Tin học kế toán - ĐH Phạm Văn Đồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG

KHOA KINH TẾ

BÀI GIẢNG

TIN HỌC KẾ TOÁN

(Dùng cho đào tạo tín chỉ)

Người biên soạn: Th.S Huỳnh Đinh Phát

Lưu hành nội bộ 0

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: .................................................................................................................... 3

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP .................. 3 1.1. Thông tin kế toán và các quyết định ......................................................................... 3

1.1.1. Khái niệm .............................................................................................................. 3

1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán ................................................................ 3

1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính .......................................................... 4

1.2.1. Khái niệm .............................................................................................................. 4 1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp ..................... 5

1.3. Tiến trình kế toán ...................................................................................................... 6

1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ....................................... 8

CHƯƠNG 2 ................................................................................................................... 11 XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN .................................................................................. 11

2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán ....................................... 11

2.1.1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình 11

2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán .................................... 12

2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán ....................................................................... 13

2.2.1. Giai đoạn nhập liệu .............................................................................................. 13

2.2.2. Giai đoạn xử lý .................................................................................................... 13 2.2.3. Giai đoạn lưu trữ .................................................................................................. 13

2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin ....................................................... 14

2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán .................................................... 14

2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán .................... 14

2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý ......................................... 14

2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý ......................................................... 15

2.3.4. Các hình thức mã hoá .......................................................................................... 19

2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán ..................................................................... 19

2.4. Chứng từ kế toán .................................................................................................... 20 2.4.1. Khái niệm ............................................................................................................ 20 2.4.2. Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán ........................................ 20 CHƯƠNG 3 ................................................................................................................... 23 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP ............................... 23 3.1. Khái niệm kế toán máy ........................................................................................... 23 3.1.1. Khái niệm ............................................................................................................ 23 3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông

tin ................................................................................................................................... 23

1

3.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông

tin tại các doanh nghiệp .................................................................................................. 24

3.1.4. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin ....................................................................................................................................... 25

3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng

công nghệ thông tin ....................................................................................................... 25

3.2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy ............................................................. 26

3.3. Phần mềm kế toán .................................................................................................. 27 3.4. Cơ sở dữ liệu kế toán .............................................................................................. 28

3.5. Hệ thống danh mục từ điển kế toán ........................................................................ 29

3.5.1. Khái niệm ............................................................................................................ 29

3.5.2. Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán .................................................. 29 3.5.3. Những danh mục từ điển kế toán cơ bản trong hệ thống kế toán ........................ 30

3.6. Quy trình áp dụng kế toán máy .............................................................................. 35

3.6.1. Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng ............................................................ 35

3.6.2. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất ................................... 35

3.6.3. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin ...................................... 41

3.6.4. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán ............................................................. 43

BÀI TẬP THỰC HÀNH ............................................................................................... 45

2

CHƯƠNG 1

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP

1.1. Thông tin kế toán và các quyết định

1.1.1. Khái niệm

Thông tin là một phạm trù khoa học, là những thông báo về đối tượng khách

quan, nó phản ánh về mặt số lượng và chất lượng những đặc tính của đối tượng hiện

thực, hay là những khả năng trong một không gian và thời gian nhất định. Nói cách

khác, thông tin kế toán là những dữ liệu kế toán đã qua quá trình gia tăng giá trị.

Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình của nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. Đó là thông tin hai

mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Thông tin kế toán mang lại hai đặc trưng cơ

bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra

quyết định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, và đưa ra quyết định ở tất

cả các mức quản lý. Thông tin kế toán là cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định của

nhà đầu tư Thông tin kế toán cung cấp thông tin để Nhà nước hoạch định chính sách,

soạn thảo văn bản pháp luật…

Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người, các quy trình, thủ tục được thiết kế nhằm biến đổi các dữ kiện tài chính và các dữ kiện khác thành thông

tin kế toán.

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin

trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến

hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung

có ý nghĩa quan trọng. Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm

vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm

tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối

tượng khác. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thông tin kế toán sau:

- Thông tin kế toán tài chính;

- Thông tin kế toán quản trị.

1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán

Thông tin kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các đối tượng sử dụng. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán bao gồm: quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các tổ chức tín dụng và với nhà nước.

3

Khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông

tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp.

- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định, được thể hiện thông qua hệ thống

các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.

- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản

lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó

cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Sau khi xác định yêu cầu thông tin trong doanh nghiệp, có

thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau:

Bảng 1.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán

Phạm vi sử dụng

TT Người sử dụng Mục tiêu Nội dung thông tin Bộ phận cung cấp Trong DN Ngoài DN

Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống

thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phòng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thông tin của

doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh

nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán phù

hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán.

1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính

1.2.1. Khái niệm

- Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của

nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.

Đó là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó

với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.

- Hệ thống thông tin kế toán là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Kế toán và hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý thông tin theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng (Sơ đồ 1.1). Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán. Sự giao thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối

tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thông tin kế toán, đây là xu thế tất yếu của thời đại

4

Phần mềm KT

Phần cứng MVT

toàn cầu hoá.

Con người Dữ liệu kế toán (chứng từ, số liệu)

Thông tin kế toán (Báo cáo KTTC, Báo cáo KTQT)

Các thủ tục

Cơ sở dữ liệu

Xử lý

dữ liệu

Sơ đồ 1.1: Mô tả cách thức nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính là một tập hợp nguồn lực con

người, máy móc thiết bị được thiết kế nhằm biến đổi dữ kiện tài chính và các dữ kiện

khác thành những thông tin có ích cho quản lý. Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế

toán trong các tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều

tương tự nhau ở các góc độ sau:

+ Phương pháp xử lý thông tin

+ Phương pháp kế toán

+ Mục đích

1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp

Do tính chất và quy mô hoạt động của nhiều tổ chức, doanh nghiệp ngày càng mở

rộng dẫn đến lượng dữ liệu của các hoạt động kinh tế, tài chính tăng nhanh. Điều này

đã gây nhiều khó khăn trong công tác tổ chức lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời cho quá trình ra quyết định của các lãnh đạo doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò to lớn nhằm giải quyết những khó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò chủ yếu của hệ thống thông tin kế toán là thu thập và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanh nghiệp; Thống kê, tổng hợp, xử

lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý các thông

5

tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh quá trình phát triển

của tổ chức, doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống

thông tin chuyên chức năng. Nó cung cấp:

+ Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin bán hàng;

+ Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất;

+ Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực;

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài

chính.

Hệ thống thông tin kế toán cùng với hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên

hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên

kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho

tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

1.3. Tiến trình kế toán

Tiến trình kế toán bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho

đến khi lập báo cáo định kỳ. Tiến trình kế toán được thực hiện thủ công hay tự động

hoá đều phải vận dụng hình thức kế toán phù hợp.

Bước 1: Ghi nhật ký kế toán

Bước 2: Ghi sổ cái

Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ

Bước 4: Khoá sổ

Thứ nhất, nhập dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải tự

phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng

tay vào hệ thống tuỳ theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu;

Thứ hai, xử lý: Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn một để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê ở công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin

cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các

6

bút toán hạch toán trên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản;

Thứ ba, kết xuất dữ liệu đầu ra:

- Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân

tích,.v.v.v. Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất khẩu dữ

liệu…để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các

Xử lý dữ liệu

Dữ liệu đầu vào

Kết xuất dữ liệu đầu ra

Cơ sở dữ liệu

Chứng từ kế toán:

- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản

trị

Nhật ký

- Phiếu thu, chi - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn mua, bán

hệ thống phần mềm khác.

Sổ Cái

- Hóa đơn GTGT, - v.v -

hàng,

Cân đối thử

Sơ đồ 1.2: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán.

Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ

thống kế toán doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt

Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế về kế toán và phù hợp với Luật Kế toán.

Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao thì việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ

thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam

trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một

tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công

7

tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị

doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.

1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán

Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh

doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hay số lãi lỗ thu về. Các nghiệp vụ được ghi vào sổ nhật ký sau đó được chuyển vào sổ cái. Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Đa phần các tổ chức đều có hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát

sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ sau:

(1) Chu trình tiêu thụ: Gồm các sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá,

dịch vụ với các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu.

Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến

việc tạo doanh thu.

Các sự kiện kinh tế:

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng

- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng

- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng

- Nhận tiền thanh toán

Các phân hệ nghiệp vụ

- Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng

- Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ

- Hệ thống lập hoá đơn bán hàng

- Hệ thống thu quỹ

(2) Chu trình cung cấp: gồm các sự kiện liên quan đến mua hàng hoá, dịch vụ từ

các tổ chức và các đối tượng khác, các khoản phải trả và thanh toán.

Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến

mua hàng, dịch vụ.

Các sự kiện kinh tế:

- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

- Nhận hàng hoá, dịch vụ

8

- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp

- Tiến hành thanh toán theo hoá đơn

Các phân hệ nghiệp vụ:

- Hệ thống mua hàng

- Hệ thống nhận hàng

- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn

- Hệ thống chi tiền

(3) Chu trình sản xuất: gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn

nhân lực thành hàng hoá, dịch vụ và dự trữ kho.

Chức năng

Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự

kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành

phẩm hoặc dịch vụ.

Các sự kiện kinh tế:

- Mua hàng

- Bán hàng

- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình

sản xuất

- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm

- Thanh toán lương

Các phân hệ nghiệp vụ:

- Hệ thống tiền lương

- Hệ thống hàng tồn kho

- Hệ thống chi phí

- Hệ thống tài sản cố định

(4) Chu trình tài chính: gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý vốn. Mỗi chu trình nghiệp vụ gồm một hay nhiều phân hệ nghiệp vụ. Một phân hệ nghiệp vụ xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic khác nhau.

Chức năng: Chu trình tài chính ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc

huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ.

9

Các sự kiện kinh tế:

- Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay.

- Sử dụng vốn để hình thành các tài sản

Các phân hệ nghiệp vụ:

- Hệ thống thu quỹ

- Hệ thống chi quỹ

(5) Chu trình báo cáo tài chính

Bốn chu trình trên đều liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu sự tác động nhiều

của các yếu tố bên ngoài. Chu trình 5 (chu trình báo cáo tài chính) do bộ phận kế toán

của doanh nghiệp tự đảm nhận. Chu trình báo cáo tài chính xử lý tất cả các dữ liệu liên

quan đến cả bốn chu trình trên

Chức năng: Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính

và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này.

Các phân hệ nghiệp vụ

- Hệ thống sổ cái

- Hệ thống báo cáo kế toán (Báo cáo kế toán tài chính, Báo cáo kế toán quản trị)

10

CHƯƠNG 2

XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán

2.1.1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình

Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện

nhằm giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Các doanh nghiệp căn cứ vào điều

kiện cụ thể của mình mà có cách xử lý dữ liệu nghiệp vụ riêng, nhưng đều có nghiệp

vụ và các xử lý tương tự nhau. Các chứng từ nhập liệu, báo cáo gồm:

+ Đơn đặt hàng

+ Lệnh bán hàng đã được chấp thuận của bộ phận bán chịu

+ Lệnh bán chưa xử lý

+ Hoá đơn bán hàng

+ Giấy báo về công nợ phải thu của khách

+ Lệnh bán hàng

+ Đơn đặt hàng sản xuất

+ Phiếu gửi hàng

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

+ Phiếu giao nộp thành phẩm

+ Đơn đặt hàng sản xuất

+ Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá gửi cho người mua

+ Kế hoạch sản xuất

+ Báo cáo về tình hình sản xuất

+ Yêu cầu mua hàng hoá hay dịch vụ

+ Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm

+ Đơn đặt mua hàng

+ Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do nhà cung cấp gửi

+ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp

+ Báo cáo nhận hàng

11

+ Thanh toán với nhà cung cấp

+ Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp 10

+ Séc thanh toán lương cho nhân viên

+ Bảng thanh toán lương

+ Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền người mua

+ Báo cáo nhận tiền kèm giấy báo trả tiền của người mua

+ Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua

2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán

2.1.2.1. Nhập liệu

Các tài liệu gốc (đơn đặt hàng, phiếu mua hàng…) là nguồn dữ liệu đầu vào đối

với hệ thống xử lý nghiệp vụ, đây thường là những mẫu biểu đặc trưng, được thiết kế

chuẩn để dễ dàng ghi nhận và xử lý dữ liệu. Tài liệu gốc được sử dụng vào các mục đích khác nhau:

+ Thu thập dữ liệu

+ Hỗ trợ và chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ

+ Là phương tiện lưu giữ dữ liệu lâu dài, phục vụ cho nhu cầu phân tích sau này

2.1.2.2. Xử lý

Quá trình xử lý bao gồm việc sử dụng một bộ các sổ sách kế toán để ghi chép có

hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Quy trình nhập liệu

từ chứng từ gốc hay các chứng từ, sổ sách trung gian có thể được thực hiện thủ công

hay sử dụng máy tính.

2.1.2.3. Lưu trữ

Sổ cái và các tệp dữ liệu là phương tiện lưu giữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy. Mọi nghiệp vụ kế toán được phản ánh trong sổ cái. Từ sổ cái tạo nên bảng cân đối thử, nhằm kiểm tra tính chính xác của quá trình ghi chép kế toán. Tệp dữ liệu là một bộ lưu giữ có tổ chức các dữ liệu. Có nhiều loại tệp khác nhau:

+ Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử

dụng chỉ là tức thời chứ không phải lâu dài.

+ Tệp chủ là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hay lâu dài

+ Tệp tra cứu chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu

12

2.1.2.4. Đưa kết quả sau khi xử lý ra

Đầu ra của một hệ thống xử lý nghiệp vụ rất phong phú và đa dạng. Bất cứ tài

liệu nào được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống. Có tài liệu vừa là đầu vào, vừa là kết quả đầu ra như hoá đơn bán hàng là kết quả đầu ra của hệ thống bán

hàng nhưng là nguồn dữ liệu đầu vào đối với người mua. Các kết quả đầu ra khác:

+ Báo cáo tài chính

+ Hoá đơn thanh toán

+ Phiếu gửi hàng…

2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán

2.2.1. Giai đoạn nhập liệu Là giai đoạn kế toán thực hiện việc chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính

- Dùng bàn phím

- Bán thủ công

+ Dùng máy quét-scan

+ Thời điểm bán hàng cũng là thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS)

- Tự động

+ Số liệu được truyền vào máy từ hệ thống dữ liệu khác (kế thừa từ hệ thống

trước).

2.2.2. Giai đoạn xử lý

- Sử dụng một bộ các sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian và theo đối tượng

(tổng hợp hoặc chi tiết)

- Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu:

+ Sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm)

+ Tính toán

+ Tổng hợp số liệu theo nhóm

2.2.3. Giai đoạn lưu trữ

- Sổ kế toán và các tệp dữ liệu là những phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ

thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy

- Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu, gồm:

+ Tệp danh mục tự điển là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hoặc

lâu dài.

13

+ Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức

thời

2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin

- AIS có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách:

+ Đưa ra màn hình

+ In các báo cáo

+ Gởi các tệp qua mạng

2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán

2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán

Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại, xếp lớp được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán bằng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng cần quản lý.

Mục đích mã hoá đối tượng kế toán:

- Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán.

- Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

- Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa

học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu

tiền vốn, vật tư, hàng hoá.

Ngoài ra thông qua mã hoá, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu

không nắm được bộ mã kế toán. Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý

đối với các đối tượng bên ngoài.

2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý

Một trong những công việc quan trọng trong việc ứng dụng phần mềm kế toán

trên máy là xác định hệ thống các đối tượng kế toán và tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý sẽ quyết định mức độ chi tiết thông tin cần cập nhật khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh và các thông tin này khi được cập nhật sẽ là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán. Việc xây dựng hệ thống các đối tượng cần quản lý trong các doanh nghiệp phải dựa

trên các nguyên tắc sau:

- Phải phù hợp với chế độ tài chính kế toán quy định;

- Phải đáp ứng yêu cầu quản lý thuộc phạm vi ngành, Bộ Tài chính, Tổng cục

Thuế….. quy định;

14

- Phải thống nhất và đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp;

- …

Trong chương trình kế toán máy được thiết kế một tệp tin "Danh mục" rất quan trọng liên quan đến các thuộc tính của hệ thống và được thiết kế nhằm quản lý các đối

tượng kế toán, tệp tin này ít thay đổi, có thể bổ sung, sửa chữa và sử dụng cho nhiều

kỳ kế toán.

Mỗi danh mục quản lý một loại đối tượng kế toán cụ thể như: Danh mục hàng

hoá, danh mục khách hàng; danh mục tài sản cố định (TSCĐ); danh mục các kho; … hoặc đại diện cho một yếu tố đặc trưng của công việc kế toán như danh mục tài khoản

kế toán; danh mục chứng từ, danh mục khoản mục…

Hệ thống danh mục các đối tượng cần quản lý thường được sử dụng trong các

doanh nghiệp cụ thể như sau:

- Danh mục tài khoản;

- Danh mục khách hàng;

- Danh mục vật tư /hàng hoá;

- Danh mục kho vật tư/ kho hàng;

- Danh mục TSCĐ;

- Danh mục khoản mục chi phí (chi phí thu mua, kho bãi, phí kiểm định…)

- Danh mục đơn vị, bộ phận;

- Danh mục ngoại tệ;

- Danh mục chứng từ;

…………….

2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý

- Mã hoá là quá trình ký hiệu một tập hợp xuất phát của các đối tượng hay các bảng tin bằng bộ các ký hiệu của một bảng chữ đã cho trên cơ sở các quy tắc xác định. Yêu cầu cơ bản của việc mã hoá là ký hiệu đơn trị mỗi phần tử của tập hợp được mã hoá: Mỗi phần tử của tập hợp tương ứng với một ký mã duy nhất.

- Mã được đặc trưng bởi bảng chữ, tập hợp các quy tắc tổ hợp mã và dung tích.

Dung tích là số cực đại các phần tử có thể ký hiệu đơn trị theo phương pháp mã hoá. Bảng chữ của mã là tập hợp các dấu hiệu dùng để ký hiệu các phần tử của tập hợp theo các quy tắc của hệ thống mã hoá đã cho.

15

Có hai loại phân loại cơ bản là phân loại “thứ bậc” và phân loại theo “pha”. Trong

phân loại theo thứ bậc, tập hợp các phần tử xuất phát được chia liên tiếp thành các nhóm

con của các mức phân chia tiếp theo và lập thành hệ thống thứ bậc hình cây.

Để mã hoá các tính chất của đối tượng có thể chia thành 2 mức độ: Mức đơn giản

và mức phức tạp (kết hợp). Nhóm thứ nhất bao gồm các phương pháp mã hoá cơ bản,

nhóm thứ hai là các phương pháp được xây dựng kết hợp từ các phương pháp của

nhóm thứ nhất.

Hai phương pháp cơ bản là mã hoá song song và mã hoá liên tiếp thu được do kết

Các phương pháp

mã hóa tính chất

Đơn giản (1)

Phức tạp (Kết hợp) (2)

Mã hóa liên tiếp dùng phân loại thứ bậc

Mã hóa mô tả không dùng phân loại

quả phân loại sơ bộ tập hợp các tính chất của đối tượng.

Mã hóa s/song trong các nhóm con riêng biệt của phân loại trật tự

Mã hóa liên tiếp trên các ngăn đầu và đăng kýthứ tự trên các ngăn

Mã hóa liên tiếp dùng phân loại thứ bậc

Mã hóa liên tiếp theo khối, trong khối mã hóa liên tiếp

Mã hóa 1/tiếp trên các ngăn đầu của mã, song song trên các ngăn còn lại

Mã hóa song song theo khối, trong khối mã hóa liên tiếp

Sơ đồ 2.1: Các phương pháp mã hoá tính chất

Tính chất của các đối tượng có thể phân chia theo các tiêu thức độc lập (pha) điều đó tương ứng với phân loại theo pha. Để ký hiệu mỗi tiêu thức riêng biệt chúng ta dùng một ngăn của mã. Nếu số lượng tính chất cho một tiêu thức riêng biệt vượt quá bảng mã của chữ để mã hoá tiêu thức đó cần dùng một số ngăn. Phương pháp mã hoá

như vậy được gọi là song song.

Khi dùng phân loại thứ bậc, mỗi đối tượng được mô tả bằng một bộ các tính chất

của mình. Giá trị của tính chất được ghi trên ngăn xác định bằng chữ số phụ thuộc vào

giá trị chữ số trên các ngăn đi trước. Phương pháp mã hoá như vậy được gọi là mã hoá

16

liên tiếp. Ví dụ như việc phân loại tài khoản vật tư, hàng hoá chi tiết cho từng đối

tượng trong các doanh nghiệp.

Khi mã hoá đối tượng chúng ta có thể sử dụng phương pháp đăng ký thứ tự, đồng

nhất trong phạm vi phân loại, đồng nhất và phân loại tách biệt.

Nếu mã hoá của đối tượng không chỉ chứa phần đồng nhất mà cả phần thông tin

thì người ta phân thành phương pháp mã hoá:

Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt

Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt tách riêng phần đồng nhất và phần

thông tin của mã. Có thể dùng tách biệt cũng như dùng phối hợp với nhau các phần

đồng nhất và thông tin của mã.

Phương pháp đồng nhất các đối tượng trong phạm vi của nhóm con phân loại

Phương pháp này đăng ký thứ tự các đối tượng được thực hiện trong phạm vi của

nhóm con phân loại. Khi đó phần đăng ký không có ý nghĩa độc lập, còn mã đồng nhất

của đối tượng là tổ hợp mã đầy đủ. Biến thể của phương pháp này là đồng nhất đối

tượng trong phạm vi mã đồng nhất của đối tượng mức cao hơn. Các phương pháp trên

Các phương pháp mã hóa đối tượng

Đăng ký thứ tự

Đồng nhất trong phạm vi phân loại

Đồng nhất và phân loại tách biệt

Các phương pháp mã hóa hỗn hợp

Đăng ký thứ tự theo lô

kết hợp với nhau tạo ra các phương pháp mã hoá hỗn hợp.

Sơ đồ 2.2: Các phương pháp mã hoá đối tượng

- Xác định các đối tượng quản lý cần mã hoá: Mỗi đối tượng cần quản lý chi tiết

là đối tượng cần mã hoá.

- Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hoá: Căn cứ vào

yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng chi tiết nhận dạng được

trong giai đoạn phân tích hệ thống kế toán.

17

- Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng

và các nội dung quản lý của đối tượng.

- Lựa chọn phương pháp mã hoá phù hợp: Bộ mã của các đối tượng quản lý thể hiện nhiều nội dung mô tả và quản lý, do đó trong bộ mã sẽ có nhiều nhóm mã liên

quan đến nhiều nội dung mã hoá. Phương pháp mã hoá thông thường được sử dụng

trong trường hợp này là phương pháp mã hoá tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp

mã hoá bên trong bộ mã.

- Sử dụng mã gợi nhớ (gán các kí tự) tạo thành 1 nhóm mã ở vị trí đầu tiên, bên trái của bộ mã để mô tả cho loại đối tượng mã hoá. Ví dụ: bắt đầu bộ mã của khách

hàng sẽ là KH, nhân viên bán hàng sẽ là NVBH….

- Sử dụng mã gợi nhớ với các kí tự gợi nhớ có độ dài thống nhất để mô tả cho các

nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó.

- Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mô tả cho các

nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó.

- Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung

có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải của bộ mã.

- Xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức.

Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập dữ liệu các đối tượng quản lý chi tiết thông

qua nội dung của Bảng 2.1 sau:

Bảng 2.1: Mô tả các đối tượng mã hoá

Đối tượng chi Các nội dung Các nội dung Mã

tiết mô tả quản lý hoá

Khi thiết kế cấu trúc và độ dài bộ mã cần thoả mãn các yêu cầu sau:

- Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hoá xử lý thông tin;

- Cần lựa chọn hệ thống mã hoá, độ dài và cấu trúc mã để có thể giải quyết toàn

bộ các bài toán của hệ thống;

- Đảm bảo nguyên tắc không trùng lắp trong nhóm đối tượng đồng nhất;

- Không đưa vào hệ thống mã hoá các dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng không liên

quan đến tất cả các phần tử;

- Các thuộc tính của đối tượng đưa vào để tạo nên các lớp phân loại (mức cao)

18

cần phải cố định;

- Khi lựa chọn hệ thống mã hoá, cấu trúc và độ dài của mã cần tính đến khả năng

mã hoá cho các phần tử mới của tệp.

2.3.4. Các hình thức mã hoá

+ Mã hoá kiểu số: là mã chỉ chứa các chữ số 0,1,2…,9. Kiểu này được sử dụng

rộng rãi trong quá trình xử lý tự động

+ Mã kiểu ký tự sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, +,…

+ Mã kiểu thứ tự: là mã dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hay giảm dần, thường

được dùng cùng với các hình thức mã hoá khác để có tính mô tả và uyển chuyển hơn

+ Mã kiểu khối được sử dụng để sắp xếp các đối tượng vào các nhóm và trong

mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp

+ Mã phân cấp là mã cho phép phân loại tiếp nội trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định

được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo.

+ Mã gợi nhớ: Mã này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái, chữ số, theo đó

các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn gọn.

2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán

Thiết kế bộ mã hoá thông tin kế toán, một trong những công việc tưởng chừng

như đơn giản, nhưng thực tế khá phức tạp, nó chiếm một vị trí quan trọng trong việc

xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính, đó là công tác mã hoá thông tin trên máy. Mã

hoá thông tin kế toán trên máy vi tính một cách khoa học giúp người quản lý truy cập

dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tránh được sự nhầm lẫn do các đối

tượng thông tin được quản lý giống nhau …. Để công tác mã hoá các đối tượng kế

toán mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và

nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hoá.

a. Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ

mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp.

b. Dễ nhớ : Thông thường mã hoá là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất là đơn vị SXKD có qui mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên.

19

Việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này

sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng.

c. Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ mã

sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hoá hoặc khách hàng tăng lên ngoài

dự kiến.

d. Tính nhất quán: Trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư, hàng hoá, yêu cầu

này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hoá chỉ được thống nhất một tên gọi. Một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hoá, cập

nhật và truy xuất dữ liệu. Nhất là khi bộ mã lớn khoản vài ngàn mẩu tin, thì việc một

mặt hàng, hoặc khách hàng có nhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số, và như vậy sẽ

có nhiều kết quả cho cùng một đối tượng được quản lý, kết quả dễ bị sai lệch.

2.4. Chứng từ kế toán

2.4.1. Khái niệm

Chứng từ để thu thập thông tin và cũng là minh chứng hợp pháp và kết quả của

nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Bản thân chứng từ là một phương thức kiểm tra và

giám đốc các hiện tượng kinh tế diễn ra trong tổ chức doanh nghiệp. Một chứng từ

hoàn chỉnh được gọi là một bản ghi trong hệ thống xử lý dữ liệu. Các chứng từ kế toán được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:

+ Phương tiện lưu trữ và luân chuyển dữ liệu

+ Thực hiện việc chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ

+ Trợ giúp cho nhân viên ít kinh nghiệm trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu

ban đầu thuộc đối tượng hạch toán kế toán một cách khoa học và có phương pháp.

2.4.2. Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán

2.4.2.1. Xây dựng các chỉ tiêu nội dung chứng từ kế toán

Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, các doanh nghiệp cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc tổ chức lập các chứng từ phải chấp hành đầy

đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

20

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng

số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến

chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định như trên, chứng từ

kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

2.4.2.2. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán cần áp dụng

Trong kế toán máy cần phải quan tâm đến nguồn gốc và đơn vị, bộ phận lập

chứng từ để phân thành các loại sau:

Một là, Chứng từ kế toán do các bộ phận, đơn vị bên ngoài doanh nghiệp cung

cấp: Hoá đơn GTGT do người bán phát hành, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng…

Hai là, Chứng từ do các kế toán viên hoặc do các bộ phận, phòng ban liên quan

khác trong doanh nghiệp lập thủ công: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho..

Ba là, Chứng từ do các nhân viên kế toán lập trên máy: Để phát huy và tận dụng

khả năng của máy tính, đối với một số loại chứng từ không thuộc diện quản lý phát

hành như hoá đơn GTGT thì doanh nghiệp có thể lập trên máy như phiếu thu, phiếu

chi, phiếu nhập, phiếu xuất kho…

2.4.2.3. Xử lý sai sót

Trên thực tế khi phát hiện sai sót cần phải sửa chữa, các kế toán viên thường lọc

chứng từ quay về chứng từ gốc đã bị nhập sai trên máy rồi thực hiện "Sửa/ xoá " trên

chứng từ đó. Với cách sửa như vậy, trên các sổ và báo cáo kế toán sửa chữa được in ra

không còn dấu vết thông tin đã ghi sai.

Nguyên lý xử lý số liệu theo chương trình kế toán máy là:

Nhập dữ liệu đúng

Sổ kế toán; báo cáo chính xác

Chứng từ

Phân loại

chứng từ

kế toán

kế toán

Nhập dữ liệu sai

Sổ kế toán sai; báo cáo sai

21

Đối với trường hợp sai sót là "thiếu hoặc thừa" nhưng vẫn đúng mối quan hệ tài

khoản:

Trường hợp sai sót "thiếu": Các doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định của

Luật kế toán bằng cách lập "Chứng từ ghi sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh lệch thiếu

cho đủ.

Trường hợp sai sót "thừa": ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc

ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh. Nếu thực hiện theo quy định này thì kế toán phải nhập liệu 2 lần mới

điều chỉnh xong cho 1 lần chữa sổ. Chúng ta không nên nhập dữ liệu "âm" để xoá dữ

liệu đã nhập sai và nhập lại chứng từ gốc đúng số liệu ghi trên chứng từ đó. Trong

trường hợp này kế toán chỉ cần lập một "Chứng từ ghi sổ bổ sung là chênh lệch âm". Mặt khác các chứng từ bổ sung này chỉ có ý nghĩa ghi nhận những nghiệp vụ nhập liệu

sai chứ không điều chỉnh đến chứng từ gốc ban đầu.

Đối với trường hợp sai sót về mối quan hệ tài khoản đối ứng:

Các doanh nghiệp cần hạn chế tối đa trường hợp sai sót này bằng cách mã hoá

các danh mục chứng từ theo mối quan hệ thường xuyên phát sinh nghiệp vụ, khi đó

trên giao diện màn hình nhập liệu sẽ mặc định các chứng từ Nợ/Có hoặc mặc định theo

vế phát sinh Nợ hay phát sinh Có của tài khoản.

Đối với trường hợp sai sót nhưng chưa in sổ và báo cáo:

Khi kiểm tra nội bộ công tác kế toán phát hiện các sai sót mà chưa in các sổ kế

toán, chưa lập các báo cáo kế toán thì có thể cho phép sửa sai trực tiếp trên chứng từ

ban đầu đã nhập liệu sai bằng cách lọc chứng từ quay về chứng từ gốc đã bị nhập sai

trên máy rồi thực hiện sửa/xoá trên chứng từ đó.

22

CHƯƠNG 3

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

3.1. Khái niệm kế toán máy

3.1.1. Khái niệm

Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi những thông tin kế toán thành các thông tin tài chính kế toán

cần cho quá trình ra các quyết định quản trị. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy

tính gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết của một hệ thống thông tin hiện đại: phần cứng,

phần mềm, các thủ tục, các tệp dữ liệu, con người.

Phần cứng: Máy tính, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu

giao tiếp với con người hay với các máy tính khác.

Phần mềm:

+ Hệ điều hành

+ Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

+ Phần mềm kế toán

Các thủ tục: Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý

thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản

lý chức năng các nghiệp vụ. Các tệp dữ liệu: Gồm các tệp cấu thành nên cơ sở dữ liệu

kế toán (Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng…)

Con người gồm:

+ Nhân viên xử lý thông tin

+ Nhân viên nghiệp vụ

+ Các nhà quản trị doanh nghiệp.

Các yếu tố trên tích hợp với nhau, dưới sự điều khiển của con người để đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động hàng ngày, cho phép nhà quản trị kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công

nghệ thông tin

Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo

định hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ

thống kế toán doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt

23

Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế về kế toán và phù hợp với Luật Kế toán.

Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô

hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao

thì việc .thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu

cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ

thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ

thống thông tin kế toán quản trị.

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam

trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một

tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công

tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.

3.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ

thông tin tại các doanh nghiệp

Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam từ năm 2001 đến nay đã được đổi mới

căn bản, bước đầu đã tạo hành lang pháp lý về kế toán cho các doanh nghiệp theo

hướng tin học hoá, hiện đại hoá công tác kế toán. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế

toán tại các doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải tôn trọng những nguyên tắc nhất định:

Một là, Khi tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Kế toán,

các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế,

chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam.

Hai là, Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin phải tạo

cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin kế toán trong hệ thống

ngành như các Bộ, ngành chủ quản……

Ba là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị.

Bốn là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.

Năm là, Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ

thông tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hoá cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm

24

bảo tính hiệu quả và khả thi.

3.1.4. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ

thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào tổ chức công tác kế toán thực chất là

việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán. Phần mềm

kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động,

từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập

các báo cáo. Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau:

Thứ nhất, Phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải

căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng máy vi tính, khả

năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán.

Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công

việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán bộ kết toán có thể kiêm

nhiệm một số phần hành.

Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng,

thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu.

Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp

thời, đầy đủ.

- Các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trị do máy

tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ.

- Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng

phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý.

Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra,

kiểm toán khi cần thiết.

3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng

dụng công nghệ thông tin

Một là, nhân tố về ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác kế toán của doanh nghiệp: Việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phụ thuộc rất nhiều vào trình

độ khoa học kỹ thuật và việc tổ chức ứng dụng các trang bị khoa học kỹ thuật thông

25

tin.

Hai là, nhân tố môi trường pháp lý: Các nhân tố hoạt động sản xuất kinh doanh

mong muốn có một môi trường pháp lý ổn định.

Ba là, nhân tố tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý

của doanh nghiệp là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán các

doanh nghiệp như:

- Ảnh hưởng đến lựa chọn hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán: bộ máy kế

toán tập trung, hay phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán;

- Ảnh hưởng tới việc tổ chức hạch toán nội bộ doanh nghiệp như việc tổ chức

phân công công việc cho các nhân viên kế toán, nhân viên hạch toán ban đầu, cũng

như việc hạch toán ban đầu;

- Ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bộ phận, các phòng ban trong doanh

nghiệp, như Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức Cán bộ….

Bốn là, nhân tố về tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Ở mỗi doanh

nghiệp có đặc điểm hoạt động riêng, kinh doanh riêng, có tổ chức công tác kế toán

riêng, hình thức kế toán riêng, đặc điểm kế toán riêng….

3.2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy

Giống nhau: đều bao gồm các giai đoạn xử lý nghiệp vụ đảm bảo hoàn thành

công tác kế toán của đơn vị.

Khác nhau:

Hình thức xử lý Kế toán thủ công Kế toán máy

Các giai đoạn

xử lý nghiệp vụ

Nhập dữ liệu đầu vào Ghi chép thủ công

Nhập từ bàn phím, máy quét, tự động hoá

- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, chi)

Xử lý dữ liệu Thủ công Tự động theo chương

trình

- Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật ký thành thông tin trên các sổ cái

26

Lưu trữ Thủ công trên các sổ: Tự động ở dạng các

tệp: - Dữ liệu - Sổ nhật ký

- Tệp nhật ký - Thông tin - Sổ cái

- Tệp sổ cái

- Tệp tra cứu

Kết xuất thông tin Thủ công Tự động theo chương

trình - Báo cáo tài chính

- Báo cáo quản trị

3.3. Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên

máy vi tính. Với phần mềm kế toán, kế toán có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các

số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính.

Hầu hết các phần mềm kế toán được viết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với

một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của

công tác kế toán. Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất linh hoạt, cho phép người sử dụng vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho

công tác kế toán. Các phần mềm kế toán của Việt Nam, với giao diện thân thiện và

việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lý đối

với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thông qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu

tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và

hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như một thiết bị vào chuẩn, kết hợp với con

chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ thống cả.

Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cho một doanh nghiệp cần dựa

trên nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó. Về cơ bản phần mềm được lựa chọn phải đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết cho nhà quản trị ra quyết định điều hành quá trình sản xuất kinh doanh và được sự hưởng ứng của người sử dụng. Về nguyên tắc, các tổ

chức doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai giải pháp phần mềm sau đây:

- Tự viết chương trình kế toán: giải pháp này có ưu điểm là chương trình sẽ

hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp, nhưng

đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả

27

năng thực thi tất cả các giai đoạn: từ phân tích đến thiết kế, triển khai và bảo trì hệ

thống. Đây là điều khó thực thi đối với đa phần các doanh nghiệp hiện nay.

- Mua các phần mềm kế toán trọn gói: ưu điểm của giải pháp này là không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống, nhà cung cấp phần mềm sẽ đảm

nhận tất cả các khâu: từ cài đặt đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trì hệ thống,

tuy nhiên vẫn cần một thời gian triển khai nhất định, trước khi có thể chính thức đưa

chương trình vào sử dụng. Đó là thời gian để nhà cung cấp phần mềm tiến hành “may

đo” lại chương trình cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán của doanh nghiệp.

Một số phần mềm kế toán nước ngoài: Solomon IV, Sirius, MAS90…

Một số phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Accnet, Effect…

Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin

kế toán, tức nó chỉ trợ giúp người làm công tác kế toán trong việc thực hiện công việc của mình. Với chương trình kế toán, người dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng

quản trị cơ sở dữ liệu kế toán cần thiết:

+ Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: nhập số liệu về các danh mục từ điển, số dư đầu

kỳ các tài khoản…

+ Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ

sung, cập nhật lại các danh mục từ điển, chứng từ…

+ Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ cơ sở dữ liệu kế toán.

3.4. Cơ sở dữ liệu kế toán

- Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong

các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lý dữ liệu

kế toán thành thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định quản trị.

Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán được lưu giữ chủ yếu trong các tệp tin gồm nhiều trường và bản ghi. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của

các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 loại sau:

+ Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán (như: danh mục tài

khoản, danh mục khách hàng…)

28

+ Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế (như:

bán hàng, nhập/ xuất kho…)

+ Tệp báo cáo/thông tin khái quát: là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở các

dạng báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị

Trong khi các tệp danh mục từ điển được thiết kế để quản lý các đối tượng như

tài khoản, khách hàng, vật tư hàng hoá, thì các tệp nghiệp vụ được thiết kế để quản lý

tất cả các nghiệp vụ giao dịch. Giữa các tệp danh mục từ điển và các tệp nghiệp vụ tồn

tại những quan hệ chuẩn một - nhiều. Điều đó phản ánh quy tắc, mỗi một bản ghi trong tệp danh mục từ điển có thể liên quan đến một hoặc nhiều bản ghi trong tệp nghiệp

vụ.

- Dạng file chương trình: Những file này có vai trò rất quan trọng, giúp liên kết

công cụ kế toán để tạo ra báo cáo kế toán. Thường những file chương trình là *.PRG hay *.EXE.

- Dạng file biểu mẫu: Các file này được thiết lập để chứa các mẫu sổ, mẫu bảng

và mẫu báo cáo kế toán. Những file dạng format thường gặp *.FRX hay *.FRT.

3.5. Hệ thống danh mục từ điển kế toán

3.5.1. Khái niệm

Danh mục từ điển là một tệp dữ liệu nhằm để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hoá các đối tượng đó. Mỗi danh mục

gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần được quản lý như

một khách hàng, một tài khoản kế toán hay một vụ việc và được xác định duy nhất

thông qua mã của nó.

3.5.2. Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh

nghiệp. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế

toán phải cung cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:

Một là, xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết

Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng A

phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh.

Hai là, xác định các đối tượng quản lý có liên quan

Ví dụ: đối tượng kế toán là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của

hệ thống là khách hàng. Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí

29

địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh.

Ba là, Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết. Khi tiến hành

xây dựng danh mục đối tượng kế toán, chúng ta cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.

Bốn là, Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là việc xác định

các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến

các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán.

3.5.3. Những danh mục từ điển kế toán cơ bản trong hệ thống kế toán

Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có hệ thống

danh mục từ điển khác nhau. Những danh mục từ điển cơ bản, thường hay được sử

dụng trong hệ thống kế toán của tổ chức là:

3.5.3.1. Danh mục tài khoản:

Được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Hầu hết mọi thông tin kế toán

đều được phản ánh trên tài khoản xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết

mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Hệ thống tài khoản của các tổ

chức cần được xây dựng dựa trên bộ mã chuẩn của Bộ tài chính ban hành. Bộ mã này

đã được thiết kế rất khoa học và nó hầu như đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán về

hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, do

đặc điểm về qui mô hay đặc điểm quản lý, để phản ánh được toàn bộ hoạt động sản

xuất kinh doanh của từng tổ chức, các doanh nghiệp được phép mở thêm các tiểu

khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Do vậy các tài khoản mở rộng cũng cần

được mã hoá sao cho dễ nhớ để kiểm tra và quan trọng là phải theo đúng nguyên tắc

thiết lập mã tài khoản của Bộ đã ban hành.

Theo qui tắc này, nếu là tài khoản cấp 1 ta thêm một chữ số để thiết lập tài khoản

cấp 2, và thêm tiếp vào sau đó một chữ số để hình thành tài khoản cấp 3. Các ký tự số

thêm vào của từng tài khoản được mở rộng phải đảm bảo theo thứ tự từ nhỏ đến lớn phù hợp với yêu cầu chi tiết cần quản lý.

Khi đã mở các tài khoản chi tiết theo dõi cụ thể từng loại đối tượng kế toán,

nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chi tiết nào thì hạch toán vào tài khoản chi tiết đó, không được hạch toán vào tài khoản tổng hợp, nhưng khi tìm kiếm hoặc in sổ sách, người sử dụng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.

Để tránh sai sót trong quá trình làm việc, cần đảm bảo nguyên tắc: các tài khoản theo dõi đối tượng kế toán khác nhau không được trùng mã hiệu. Sau khi tiến hành

30

đăng ký các tài khoản cần thiết cho quá trình làm việc, cần tiến hành lưu file cơ sở dữ

liệu để tránh bị sửa đổi.

3.5.3.2. Danh mục khách hàng

Được sử dụng để theo dõi chi tiết mua bán hàng hoá, vật tư, hàng hoá, sản phẩm;

các khoản phải thu, phải trả cho từng khách hàng. Mỗi khách được nhận diện bằng một

mã hiệu gọi là mã khách hàng. Đơn vị hay khách hàng được quy định tuỳ thuộc vào tài

khoản đó cần theo dõi chi tiết cho các đối tượng trong hay ngoài đơn vị. Khách hàng là

những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp có mối quan hệ mua bán với doanh nghiệp, bao gồm những đối tượng mua các sản phẩm của doanh nghiệp hay nhà cung cấp

nguyên vật liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp...Khách hàng có thể là một cá nhân, một

tổ chức hay một doanh nghiệp. Khác với khách hàng, đơn vị là những bộ phận thuộc

doanh nghiệp, nằm bên trong doanh nghiệp.

*Bảng mã chi tiết khách hàng, đơn vị là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng

thường xuyên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết công nợ khách hàng. Đối tượng

khách hàng mã hoá ở đây bao gồm: công nợ với người ngoài xí nghiệp, công nợ nội

bộ xí nghiệp (kể cả cấp trên và cấp dưới xí nghiệp). Theo mục đích và yêu cầu quản

lý, xí nghiệp có thể xây dựng phần mềm kế toán quản lý công nợ theo các đặc điểm

sau:

- Quản lý công nợ tổng hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hàng, có thể gọi là tổng hợp công nợ theo từng tài khoản. Dữ liệu thường được truy xuất vào cuối

kỳ quyết toán (quý, năm) nhằm xác định được số nợ phải thu, phải trả của từng khách

hàng cho từng tài khoản công nợ mà xí nghiệp đang quản lý.

- Chi tiết công nợ khách hàng quản lý theo thời gian, phần này được thiết kế

nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kê lý lịch công nợ

giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc thanh lý. Nó giúp ta thuận tiện theo dõi và

đối chiếu công nợ một cách thường xuyên. Thông tin có thể truy xuất trong suốt thời gian phát sinh công nợ đến thời điểm cần truy xuất, hoặc trong một giai đoạn bất kỳ

nhất định nào đó của công nợ mà ta đang quản lý.

Để dễ nhớ trong cập nhật và truy xuất thông tin về công nợ khách hàng, bộ mã

khách hàng sẽ được xây dựng theo qui ước sau:

- Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêu cầu về qui mô quản lý của xí nghiệp. Ký tự đầu tiên thể hiện loại công nợ khách hàng đang theo dõi, chẳng hạn ta có thể đặt số 1 là loại đối tượng công nợ khách hàng nước

ngoài, số 2 dành cho loại đối tượng công nợ trong nước và số 3 là loại công nợ dành

31

cho nội bộ xí nghiệp. Ký tự thứ 2 thể hiện tên tắt của khách hàng. Các ký tự còn lại

dùng chỉ thứ tự của khách hàng có cùng tên viết tắt

Qua cách thiết kế mã số như trên cho thấy khi đọc mã số của một khách hàng

ngay lập tức ta có thể hình dung được phần nào đối tượng đang được quản lý.

Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Có

nhiều phương pháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng cho danh mục khách hàng. Tuỳ

quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hoá cho phù hợp và

hiệu quả. Có thể tham khảo cách xây dựng bộ mã khách hàng như sau:

- Trong trường hợp lượng khách hàng lớn, có thể dùng phương pháp đánh số lần

lượt, tăng dần theo phát sinh của khách hàng mới bắt đầu từ 1,2,3,... Ưu điểm của

phương pháp này là các khách hàng có tính tuần tự, hổ trợ người dùng nhanh chóng

bằng cách khỏi cần gõ mã tiếp theo. Tuy nhiên, mã kiểu này không mang một ý nghĩa gợi nhớ.

- Trong trường hợp lượng khách hàng không nhiều, có thể thực hiện mã hoá theo

tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên của khách hàng. Cách mã hoá này

mang tính gợi nhớ cao.

- Cách mã hoá theo kiểu khối cũng có thể được sử dụng để mã hoá khách hàng,

theo đó mã gồm hai khối: khối nhóm khách và khối số thứ tự tăng dần của khách

trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay theo tính chất tổ chức công việc. Hình thức mã hoá này cho khả năng lập nhóm và

tổng hợp cao.

* Một số điểm cần lưu ý khi thành lập mã khách hàng:

- Không được sử dụng một mã cho hai khách hàng khác nhau.

- Không được đưa một mã là thành phần của một mã khác vào sử dụng.

- Nên mã hoá sao cho tất cả các mã khách đều có độ dài giống nhau.

Thông qua mã khách hàng ta có thể xem các báo cáo chi tiết phản ánh công nợ của từng khách hàng cũng như báo cáo tổng hợp phán ánh tình hình công nợ của toàn

công ty. Chương trình kế toán sẽ tự động gộp theo danh mục khách hàng các phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng, để cho ra các sổ tổng hợp công nợ.

Điều kiện để thiết lập bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng: Tất cả các tài khoản doanh nghiệp muốn sử dụng để theo dõi chi tiết đơn vị hay khách hàng đều phải được

32

định nghĩa, thiết lập ở trong bảng mã tài khoản và có giá trị theo dõi chi tiết từng

khách hàng, đơn vị.

3.5.3.3. Danh mục vật tư, hàng hoá:

Mục đích: Dùng để cập nhật, xem, lưu giữ danh mục hàng hoá, vật tư cần theo

dõi tại doanh nghiệp. Đăng ký một danh mục vật tư, hàng hoá tương ứng với việc mở

thẻ kho cho vật tư, hàng hoá đó trong kế toán thủ công.

Đặc tính của việc của việc quản lý vật tư, hàng hoá có liên quan đến quản lý

kho hàng và sau đến là quản lý theo lô hàng. Như vậy khi thiết kế bộ mã vật tư hàng hoá phải đảm bảo sao cho khi đọc một mã số bất kỳ nào đó người quản lý có thể hình

dung ra loại vật tư, hàng hoá đó đang nằm trong kho hàng nào. Yếu tố này cần thiết và

quan trọng hơn khi đơn vị có loại vật tư hàng hoá cần theo dõi quản lý chi tiết.

Cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hoá cũng tương tự như mã khách hàng nhưng chi tiết hơn, nên đòi hỏi ký tự bộ mã phải nhiều hơn. Dưới đây là cách xây dựng bộ

mã vật tư hàng hoá tiêu biểu.

- Đầu tiên ta dùng ký tự đầu dạng chữ để chỉ mã cho hàng, sau đó cũng là một ký

tự dạng chữ để chỉ khu vực kho, tiếp theo là hai ký tự dãy số hộc ngăn kéo chứa loại

hàng hoá vật tư đó, sau cùng là các ký tự hỗn hợp biểu thị số thứ tự đăng ký của vật

tư, hàng hoá đó.

- Cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá

Tuỳ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhu cầu

quản lý vật tư, hàng hoá để thiết lập bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá phù hợp.

Các bảng mã vật tư ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có nội

dung, cấu trúc khác nhau tuỳ theo đặc điểm sản xuất, nhu cầu quản lý của doanh

nghiệp, nhưng thông thường cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá

gồm các nội dung sau:

- Tên vật tư, hàng hoá: dùng đăng ký chi tiết tên vật tư, hàng hoá cần theo dõi

trong doanh nghiệp.

- Mã vật tư: Mỗi vật tư đều đi liền với một mã. Độ dài mã vật tư được đăng ký

tuỳ theo yêu cầu quản lý vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các vật tư, hàng hoá cần quản lý ở doanh nghiệp có thể thay đổi do nhiều nguyên nhân. Một số mặt hàng của doanh nghiệp bị thua lỗ trong nhiều kỳ và doanh nghiệp quyết định ngừng sản xuất kinh doanh mặt

hàng này chuyển sang kinh doanh mặt hàng mới nên cần phải loại bỏ những mặt hàng

cũ đã được mã hoá trong bảng mã vật tư, hàng hoá. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần 33

bổ sung thêm vào bảng mã vật tư, hàng hoá những loại vật tư, hàng hoá mới. Do vậy,

việc thêm mới, sửa đổi, loại bỏ vật tư, hàng hoá là tất yếu và cần thiết. Một bảng mã

vật tư, hàng hoá được lập trình sẽ cho phép kế toán sửa đổi nội dung, thêm mới, xoá bỏ vật tư, hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý hiện tại của doanh nghiệp.

Mặt khác, trong bảng mã danh điểm vật tư, các vật tư, hàng hoá được cập nhật

thường xuyên và không theo thứ tự nhất định dẫn tới việc truy xuất thông tin sẽ khó

khăn. Do vậy, cần tiến hành sắp xếp các vật tư, hàng hoá được đăng ký theo vần đầu

tên vật tư, hàng hoá; hoặc theo loại vật tư, hàng hoá,....

3.5.3.4. Danh mục chứng từ

Để quản lý các loại chứng gốc. Mỗi loại chứng từ gốc mang một mã hiệu xác

định. Với mã hiệu này có thể tiến hành lọc, in bảng kê chi tiết và tổng hợp của từng

loại chứng từ. Đây là bộ mã quen thuộc nhất đối với người làm công tác kế toán. Về nguyên tắc, việc mã hoá thông tin trên máy tính cũng không khác nhiều so với việc mã

hoá thủ công. Tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt :

- Bộ mã chứng từ : Thường gồm ba vùng, số chứng từ, thời gian lập chứng từ

(tháng và năm), ký hiệu phân loại chứng từ.

- Số chứng từ : Là số thứ tự đăng ký của chứng từ.

- Thời gian lập chứng từ (tháng và năm): Thông thường chỉ cần ghi tháng phát

sinh nghiệp vụ.

- Ký hiệu phân loại chứng từ: Thường ta ký hiệu bằng các chữ cái đầu của loại

chứng từ; chẳng hạn phiếu chi (PC), phiếu thu (PT), phiếu xuất kho (XK), kết chuyển

công nợ (KCCN), kết chuyển giá thành (KCZ), khấu hao tài sản được ghi là KH. Điều

này cũng thoả mãn yêu cầu về tính dễ nhớ khi thực hiện truy cập thông tin đã được mã

hoá.

Ngoài ra khi truy xuất số liệu, máy có thể căn cứ vào số chứng từ đã được mã hoá để sắp xếp và phân loại theo thời gian và tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (PC, PT, KH, KC, TS...) nhằm thoả mãn yêu cầu của người quản lý.

3.5.3.5. Các danh mục khác

- Danh mục tài sản cố định: Dùng để quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp

quản lý. Mỗi một tài sản được mô tả thông qua số hiệu, ngày đưa vào sử dụng, tên…

- Danh mục các bộ phận: Để quản lý các bộ phận của tổ chức doanh nghiệp, cung cấp khả năng tổng hợp thông tin riêng của từng bộ phận. Tuy nhiên chỉ có thể tổng hợp

doanh thu, chi phí chứ không thể lên báo cáo tài chính cho từng bộ phận.

34

- Danh mục tập hợp đối tượng chi phí: Đây là danh mục cần thiết cho doanh

nghiệp sản xuất để quản lý các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản

phẩm.

3.6. Quy trình áp dụng kế toán máy

3.6.1. Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng

Bước 1: Đặt mua phần mềm

Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính

Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống

- Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương

pháp tính giá xuất kho,…

- Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản,...

- Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng phần

mềm và định nghĩa các quyền hạn cho người dùng hoặc nhóm người dùng,...

- Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như khách hàng,

nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản... cho hệ thống.

Bước 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm

Bước 5: An toàn và an ninh dữ liệu

Thực hiện chế độ sao lưu dữ liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và chế độ bảo hành, bảo trì hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của đơn vị.

Bước 6: Bảo trì hệ thống

3.6.2. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất

3.6.2.1. Nguồn gốc xuất xứ

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau. Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể đáp ứng cho một số doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, người sử dụng nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ

ràng, điều này rất có ích cho người sử dụng trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo trì sản phẩm.

3.6.2.2. Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng

35

a. Các khoản chi phí đầu tư liên quan

Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử

dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng người sử dụng phần mềm đồng thời tại công ty

khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm đóng gói thường có

giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ. Thông thường, các phần mềm đóng gói

rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển

phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng.

Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân

phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng. Đối với

các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử

dụng. Ở Việt Nam có một số công ty phần mềm thường gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nhưng một số các công ty khác như MISA thì chi phí đào tạo và

triển khai được tách riêng ra để người sử dụng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm

tiết kiệm chi phí.

Chi phí tư vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không thể

tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần

mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình

sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng.

Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ

Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi

phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%.

Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp

cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy,

máy trạm, máy chủ,... Các chi phí này tuỳ thuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có.

b. Tính dễ sử dụng

Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu và kết thúc ở đâu. Vì vậy việc học

và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian.

36

c. Khả năng cảnh báo

Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh

báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai như:

- Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

- Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự

trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn.

- Thông báo công nợ của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.

d. Tài liệu dành cho người sử dụng

Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng đối

với người sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng chương trình một cách hiệu quả.

Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài và một số ít các phần mềm

đóng gói trong nước đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:

Hướng dẫn cài đặt phần mềm.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành.

Tài liệu trợ giúp trực tuyến.

Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng.

e. Bản địa hoá

Một số chương trình nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề

khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước nằm ở chỗ các phần

mềm này được thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt Nam và

có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các chương trình này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi.

3.6.2.3. Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh

a. Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm

Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản

xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một phần mềm kế toán thông thường

chỉ đáp ứng được một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù

hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản

37

xuất dược phẩm hơn,… Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể

căn cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu

xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện với nhân viên của các đơn vị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này.

b. Khả năng phân tích tài chính và báo cáo

Thông thường các phần mềm kế toán thường được xây dựng dựa trên các hoạt

động kế toán như: kế toán tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hoá, mua hàng, bán

hàng, tiền lương, tài sản cố định,… Việc phân chia theo các hoạt động sẽ giúp cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ đầu vào cũng như

việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này rất

thuận tiện cho người sử dụng, nó giúp giảm thiểu thời gian cho công tác kế toán

cũng như hoạt động quản trị của các nhà quản trị doanh nghiệp. Chỉ cần xem các báo cáo tài chính cuối kỳ người sử dụng có thể nắm bắt được tình hình hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ như: doanh thu, lợi nhuận đạt được,…

3.6.2.4. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật

a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai

Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh

chóng và dễ dàng như thế nào. Thông thường các phần mềm có thể sử dụng ngay sau

khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không sử dụng được ngay hoặc không dùng được. Việc triển khai các phần mềm đóng gói thường diễn ra

nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng.

Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời gian

để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt hàng. Mặt

khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường thấp hơn so với

phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng cần

nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm.

Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có thời gian triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước ngoài thường phức tạp hơn.

b. Khả năng tuỳ biến theo yêu cầu của khách hàng

Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tuỳ biến theo

yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không. Khả năng tuỳ

biến cho phép người sử dụng có thể tuỳ chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn

38

giản mà hệ thống có thể cho phép. Khả năng tuỳ biến có thể thực hiện trong những

trường hợp như sau:

Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu.

Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho

tất cả người sử dụng.

Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung

cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu.

Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu.

Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số trường trong hệ thống.

Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế.

Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng

chức năng tuỳ biến này.

c. Thiết kế và cấu trúc của phần mềm

Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng

phần mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất thông

qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không.

Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức

một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở dữ liệu,... Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhu

cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn cập nhật các công nghệ

mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình.

d. Lỗi lập trình

Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ

phát hiện lỗi và sửa chữa chúng. Thông thường các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn kiểm soát sản phẩm trước khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thị

trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các

lỗi lập trình do khách hàng thông báo.

39

3.6.2.5. Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai

a. Khả năng phát triển

Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát triển. Phần

mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần

mềm khác.

b. Thiết kế và khả năng nâng cấp

Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn

trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả năng là

mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên trước

đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc

sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty.

c. Khả năng kết nối với các phần mềm khác

Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối với

một phần mềm khác hay không. Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết

nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRX,...

3.6.2.6. Các yếu tố về bảo mật

Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên chú ý đến tính bảo mật của sản phẩm.

Có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau:

Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng: Phần mềm nên có chức năng cho

phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng cụ thể hoặc

những thông tin cần thiết cho công việc của mình.

Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các hoạt

động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào. Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này.

Mã hoá dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu giữ dưới dạng mã hoá để các chương trình khác không thể truy cập được những dữ liệu đó.

Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống

bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào cơ sở dữ

liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài

40

những thông tin tuyệt mật.

Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa

cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước được như lũ

liệu hoặc hoả hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công

ty.

3.6.3. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin

3.6.3.1 Công tác quản trị người dùng

Hoàn thiện công tác quản trị người dùng gồm 3 lĩnh vực:

- Phân chia trách nhiệm;

- Truy cập cơ sở dữ liệu;

- Xác lập quyền sở hữu dữ liệu.

Việc phân chia trách nhiệm hợp lý và đầy đủ đòi hỏi phải phân chia giữa các

chức năng thiết kế, thực hiện và vận hành trong trung tâm dữ liệu kế toán của công ty.

Đặc trưng của một hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính là tính tích

hợp cao, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết

hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không

bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu của các bộ phận khác

và sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, cần phân chia trách nhiệm truy cập, sử dụng và cập nhật cơ sở dữ liệu. Mỗi kế toán viên chỉ được nhập dữ liệu,

đọc và điều chỉnh dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của mình còn chuyên viên bộ

phận công nghệ thông tin có chức năng truy cập và điều chỉnh chương trình phần

mềm.

Mỗi một người dùng được cấp quyền truy cập hệ thống tương ứng với chức năng

và nhiệm vụ của mình. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xoá các tệp tin dữ liệu hay các vùng trên các tệp tin dữ liệu.

Phầm mềm kế toán cần tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh

sửa, thêm, xoá dữ liệu trên một tệp tin riêng, tệp tin này phải được bảo mật tối đã, không được xem, xoá hay sửa. Tệp tin này độc lập với hệ thống, kiểm tra kế toán, kế toán trưởng là người có quyền cao nhất trong hệ thống cũng chỉ được quyền xem và in báo cáo từ nội dung dữ liệu của tệp tin này mà không được quyền xoá, sửa. Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ được truy cập,

người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa,…

41

3.6.3.2 Công tác an toàn thông tin trong các phần mềm kế toán

Số liệu đơn vị kế toán có nội dung thông tin là các số liệu có vai trò rất quan

trọng đối với hoạt động kinh tế của đơn vị, vì vậy vấn đề cần quan tâm trên hết là tính toàn vẹn và tính nhất quán của dữ liệu. Mục tiêu chính của công tác an toàn dữ liệu là

đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy cao và phục hồi được trong các trường hợp phát

sinh sự cố kỹ thuật trong quá trình tiếp nhận, xử lý truyền tin đối với cấu trúc dữ liệu

và nội dung dữ liệu.

Một số biện pháp an toàn dữ liệu chung cho việc xây dựng các hệ thống cơ sở dữ

liệu kế toán:

- Thiết lập cơ chế:

Đối với phòng máy tính của đơn vị kế toán, cần xây dựng nội quy chặt chẽ, quy

định cụ thể các yêu cầu như sau:

Chế độ quản lý các nhà máy là chủ: Tất cả mọi thao tác trên máy đều nằm dưới sự

kiểm soát của phụ trách thông qua các cán bộ kỹ thuật được giao nhiệm vụ cụ thể.

Chế độ quản lý dữ liệu: Mọi thao thác trên dữ liệu phải tuân thủ các quy trình kỹ

thuật yêu cầu, chỉ cho phép đối với những cán bộ được giao nhiệm vụ cụ thể nhưng

dưới sự giám sát của người phụ trách hoặc cán bộ quản lý máy chủ. Cán bộ kỹ thuật

phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ sao lưu và kiểm tra dữ liệu định kỳ đã quy định

trước.

Kiểm tra, kiểm soát và hạn chế mức cao nhất việc đưa thông tin từ bên ngoài hệ

thống thông qua đĩa mềm để giảm tối thiểu khả năng lây nhiễm virus lên hệ thống. Các

đơn vị phải chịu trách nhiệm về tình trạng lây nhiễm virus của các máy tính do mình

quản lý.

Kế toán trưởng phải giao trách nhiệm sao lưu và kiểm tra dữ liệu cục bộ định kỳ

cho một cán bộ cụ thể. Cán bộ đó dưới sự hướng dẫn của kỹ thuật viên phải tạo và quản lý các đĩa phục hồi và sao lưu cục bộ, tiến hành công việc đó theo định kỳ quy định trước.

Thiết lập nội quy sử dụng chặt chẽ đối với các máy có nhiệm vụ nhập và xử lý số liệu. Phân định chức năng nhiệm vụ cụ thể đối với các cán bộ làm việc với hệ thống. Phân nhóm làm việc ứng với các CSDL cần thiết cho nhiệm vụ của mỗi nhóm. Thống nhất và tuân thủ nghiêm túc cấu trúc dữ liệu và quy trình xử lý số liệu được quy định chung của đơn vị.

3.6.3.3. Công tác bảo mật thông tin trong các phần mềm kế toán

42

Xét về mức độ bảo mật dữ liệu phần mềm kế toán, có thể chia làm hai loại chính

là thông tin có tính chất nội bộ đơn vị và các thông tin có thể phổ biến công cộng. Tuy

nhiên công tác bảo mật cần được xem xét với yêu cầu tất cả nội dung thông tin trong CSDL đều có khả năng được đảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước về

bảo mật thông tin, cụ thể:

- Cần có các cơ sở pháp lý như: Những quy định thống nhất cho mức bảo mật của

các số liệu kế toán.

- Các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và những người có liên quan hiểu biết đầy

đủ có tinh thần trách nhiệm đối với công tác bảo mật.

- Có đầy đủ biện pháp và công cụ để thực hiện các yêu cầu bảo mật như hoàn

toàn kiểm soát khả năng truy nhập hệ thống và phân phối thông tin theo các quy chế

khai thác.

- Hệ thống được thiết kế với khả năng kết hợp nhiều biện pháp bảo mật khác

nhau, sử dụng nhiều công cụ khác nhau và đặc biệt là có khả năng thay đổi một cách

linh hoạt và kịp thời các biện pháp và công cụ bảo mật nếu cần thiết.

3.6.4. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán

Việc vận dụng các hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ kế toán và phải phù

hợp với đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tổ chức kế toán trong điều

kiện ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán là các kết quả cuối cùng do phần mềm

kế toán in ra, do đó cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán

theo quy định của chế độ kế toán.

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản

ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được

thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các

thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

43

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,

đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi

bằng tay.

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

\

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Sơ đồ 3.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

44

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1. THÔNG TIN CHUNG

Công ty TNHH ABC (là Doanh nghiệp TM & DV thông thường) bắt đầu sử dụng MISA-SME từ ngày 01/01/20XX có các thông tin sau:

Áp dụng theo Thông tư 200

Chế độ kế toán

01/01/20XX

Ngày bắt đầu

31/12/20XX

Hiệu lực báo cáo

Tháng 01

Tháng đầu tiên của năm tài chính

VNĐ

Đồng tiền hạch toán

Tức thời

Chế độ ghi sổ

Vật tư, hàng hóa

Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Phương pháp tính giá trị tồn kho

Bình quân cuối kỳ

2. KHAI BÁO DANH MỤC

2.1 Danh mục vật tư, hàng hóa

Kho

STT

Mã vật tư

Tên vật tư

Nhóm vật tư

Thuế suất (%)

ngầm định

Tài khoản ngầm định

TV_LGPHANG19

Tivi LG 19 inches

Hàng hóa

10

156

1561

1

TV_LGPHANG21

Tivi LG 21 inches

Hàng hóa

10

156

2

1561

TV_LGPHANG29

Tivi LG 29 inches

Hàng hóa

10

156

3

1561

TL_TOSHIBA110

Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít

Hàng hóa

10

156

4

1561

TL_TOSHIBA60

Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít

Hàng hóa

10

156

5

1561

DD_NOKIAN6

Điện thoại NOKIA N6

Hàng hóa

10

156

6

1561

DD_NOKIAN7

Điện thoại NOKIA N7

Hàng hóa

10

156

7

1561

DD_SAMSUNGE8

Điện thoại SAMSUNG E8

Hàng hóa

10

156

8

1561

DD_SAMSUNGD9

Điện thoại SAMSUNG D9

Hàng hóa

10

156

9

1561

nhiệt

độ SHIMAZU

1561

10 DH_SHIMAZU12

Hàng hóa

10

156

hòa Điều 12000BTU

nhiệt

độ SHIMAZU

1561

11 DH_SHMAZU24

Hàng hóa

10

156

Điều hòa 24000BTU

45

2.2 Danh mục Khách hàng

STT Mã KH

Tên đơn vị

Mã số thuế

Địa chỉ

CT_TIENDAT

Công ty TNHH Tiến Đạt

0100102478

Số 6 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.

1

CT_TANHOA

Công ty TNHH Tân Hòa

0100165432

Số 21 Thăng Long, Từ Liêm, Hà Nội

2

CT_TRAANH

Công ty TNHH Trà Anh

0100013354

Số 333 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội.

3

CT_PHUTHE

Công ty TNHH Phú Thế

0101331022

Số 211 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

4

CT_HOAANH

Công ty Cổ phần Hòa Anh

0100106955

Số 108 Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội.

5

CT_HUEHOA

Công ty Cổ phần Huệ Hoa

0100784238-1

Số 99 Lê Lai, Thanh Xuân, Hà Nội.

6

CT_HOANAM

Công ty Cổ phần Hoa Nam

0100782209

Số 231 Hà An, Hàn Thuyên, Bắc Ninh.

7

CT_THAILAN

Công ty Cổ phần Thái Lan

0100230328-1

Số 99 Tùng Lân,Từ Sơn, Bắc Ninh.

8

2.3. Danh mục nhà cung cấp

STT

Mã NCC

Tên nhà cung cấp

Mã số thuế

Địa chỉ

CT_LANTAN

Công ty TNHH Lan Tân

0100422887-1

Số 233 Lê Lai, Ba Đình, Hà Nội.

1

CT_HALIEN

Công ty TNHH Hà Liên

0100234567-1

Số 213 Hai Bà Trưng, Hà Nội.

2

CT_HONGHA

Công ty TNHH Hồng Hà

0100231467-1

Số 241 Nguyễn Văn Cừ, Hà Nội.

3

CT_HATHANH Công ty Cổ phần Hà Thành

0100311767

Số 212 Trần Cung, Từ Liêm, Hà Nội.

4

CT_TANVAN

Công ty Cổ phần Tân Văn

0100835877

Số 56 Đường Bưởi, Ba Đình, Hà Nội.

5

CT_PHUTHAI

Công ty Cổ phần Phú Thái

0100698711-1

Số 35 Hàm Long, Long Biên, Hà Nội.

6

2.4. Danh mục TSCĐ

Năm sử dụng

Mã TSCĐ

Tên TSCĐ

Ngày sử dụng

Nguyên Giá

HMLK

(năm)

NHA1

Nhà A1

01/01/2011

150.000.000

75.000.000

10

OTO12

850.000.000

425.000.000

01/01/2011

10

Xe TOYOTA 12 chỗ ngồi

46

3. KHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU

Số hiệu TK

Tên TK

Đầu kỳ

Cấp 1

Cấp 2

Nợ

Có

Tiền mặt

111

1111

Tiền Việt Nam

980.782.050

Tiền gửi ngân hàng

112

1121

Tiền Việt Nam

Tại ngân hàng nông nghiệp (0120455248)

300.220.000

Tại ngân hàng BIDV (5710000245610)

350.437.052

131

Phải thu của khách hàng

Chi tiết

Công ty TNHH Tân hòa

30.510.000

Công ty cổ phần Huệ hoa

50.486.250

Công ty TNHH Phú Thế

6.303.331

156

1561

Hàng hóa

Chi tiết

Điện thoại SAMSUNG E8; số lượng 20

100.843.637

Tivi LG 19 inches; số lượng 10

24.400.000

211

1.000.000.000

214

500.000.000

331

Phải trả cho người bán

Chi tiết

Công ty TNHH Hồng Hà

100.200.000

Công ty TNHH Hà Liên

80.900.000

333

Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

33311

Thuế GTGT đầu ra phải nộp

12.834.091

411

Nguồn vốn kinh doanh

4111

Vốn đầu tư của CSH

xxxxxxxxx

(*) Chi tiết theo từng TSCĐ

4. SỐ LIỆU PHÁT SINH.

Trong tháng 01/N có những nghiệp vụ phát sinh như sau:

4.1. Hóa đơn mua hàng.

1. Ngày 03/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Hồng Hà. (VAT: 10%; chưa thanh toán)

47

¨ Tivi LG 21 inches SL: 10 ĐG: 2.700.000 (đ/cái)

¨ Tivi LG 29 inches SL: 08 ĐG: 8.990.000 (đ/cái)

Hóa đơn GTGT số 01245, ký hiệu AB/20XX, ngày 02/01/20XX.

2. Ngày 04/01/20XX, trả lại hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà.

¨ Tivi LG 21inches SL: 02

3. Ngày 08/01/20XX, mua hàng (chưa thanh toán) của Công ty Cổ phần Tân Văn (Tỷ lệ CK với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%)

¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 20 ĐG: 4.100.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 10 ĐG: 5.600.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 15 ĐG: 3.910.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 06 ĐG: 8.590.000 (đ/cái)

Hóa đơn GTGT số 01246, ký hiệu AC/20XX, ngày 03/01/20XX.

4. Ngày 15/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Lan Tân. (VAT: 10%; chưa thanh toán).

¨ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU SL: 08 ĐG: 9.900.000 (đ/cái)

¨ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU SL: 04 ĐG: 14.000.000 (đ/cái)

Hóa đơn GTGT số 01257, ký hiệu AF/20XX, ngày 13/01/20XX.

5. Ngày 28/01/20XX, (chưa thanh toán).

Nhập khẩu 01 máy vi tính của Công ty FUJI ĐG: 50.000.000 (đ/cái).

Thuế nhập khẩu: 30% Thuế GTGT: 10%;

Hóa đơn GTGT số 03244, ký hiệu NK/20XX, ngày 26/01/20XX.

6. Ngày 17/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Hồng Hà. (VAT: 10%; chưa thanh toán)

¨ Tivi LG 21 inches SL: 12 ĐG: 2.500.000 (đ/cái)

¨ Tivi LG 29 inches SL: 10 ĐG: 8.900.000 (đ/cái)

Hóa đơn GTGT số 01449, ký hiệu AB/20XX, ngày 17/01/20XX.

7. Ngày 19/01/20XX, trả lại hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà.

¨ Tivi LG 29inches SL: 02

8. Ngày 20/01/20XX, mua hàng (chưa thanh toán) của Công ty Cổ phần Tân Văn (Tỷ lệ CK với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%)

¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 30 ĐG: 4.000.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 25 ĐG: 5.000.000 (đ/cái)

48

¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 27 ĐG: 3.900.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 26 ĐG: 8.500.000 (đ/cái)

Hóa đơn GTGT số 01346, ký hiệu AC/20XX, ngày 19/01/20XX.

9. Ngày 25/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Lan Tân. (VAT: 10%; chưa thanh toán).

Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU SL: 08 ĐG: 9.900.000 (đ/cái)

Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU SL: 04 ĐG: 14.000.000 (đ/cái)

Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 10 ĐG: 3.500.000 (đ/cái)

Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 05

ĐG: 8.500.000 (đ/cái)

Hóa đơn GTGT số 01257, ký hiệu AF/20XX, ngày 13/01/20XX.

10. Ngày 29/01/20XX, (chưa thanh toán).

Nhập khẩu 01 máy Photocopy của Công ty FUJI ĐG: 100.000.000 (đ/cái).

Thuế nhập khẩu: 20% Thuế GTGT: 10%;

Hóa đơn GTGT số 03544, ký hiệu NK/20XX, ngày 29/01/20XX.

4.2. Hóa đơn bán hàng.

1.Ngày 05/01/20XX, bán hàng cho Công ty TNHH Tiến Đạt (VAT: 10%; chưa thu tiền)

¨ Tivi LG 21inches SL: 05 ĐG: 3.100.000 (đ/cái)

¨ Tivi LG 29 inches SL: 06 ĐG: 9.100.000 (đ/cái)

2. Ngày 10/01/20XX, bán hàng cho Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%; chưa thu tiền)

¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 4.600.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 06 ĐG: 6.100.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 4.210.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 05 ĐG: 9.190.000 (đ/cái)

3. Ngày 15/01/20XX, bán hàng (chưa thu tiền) cho Công ty Cổ phần Hoa Nam (Tỷ lệ CK 2% với mỗi mặt hàng; VAT:10%)

¨ Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 08 ĐG: 4.100.000 (đ/cái)

¨ Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 06 ĐG: 7.300.000 (đ/cái)

4. Ngày 16/01, công ty TNHH Trà Anh trả lại hàng.

¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 02

¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 03

5.Ngày 28/01/20XX bán hàng cho Công ty TNHH Tiến Đạt (VAT: 10%; chưa thu tiền)

49

¨ Tivi LG 21inches SL: 04 ĐG: 3.000.000 (đ/cái)

¨ Tivi LG 29 inches SL: 05 ĐG: 9.150.000 (đ/cái)

6. Ngày 29/01/20XX bán hàng cho Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%; chưa thu tiền)

¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 4.500.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 06 ĐG: 6.000.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 4.000.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 05 ĐG: 9.000.000 (đ/cái)

7. Ngày 30/01/20XX bán hàng (chưa thu tiền) cho Công ty Cổ phần Hoa Nam (Tỷ lệ CK 2% với mỗi mặt hàng; VAT:10%)

¨ Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 05 ĐG: 4.500.000 (đ/cái)

¨ Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 07 ĐG: 7.700.000 (đ/cái)

8. Ngày 30/01, công ty TNHH Trà Anh trả lại hàng.

¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 02

¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 02

9. Ngày 30/01, công ty Công ty TNHH Tiến Đạt trả lại hàng.

¨ Tivi LG 21inches SL: 02 ĐG: 3.000.000 (đ/cái)

¨ Tivi LG 29 inches SL: 03 ĐG: 9.150.000 (đ/cái)

10. Ngày 30/01/20XX, hóa đơn bán hàng số BHĐ0106/07; cho Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%; chưa thu tiền)

¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 05 ĐG: 4.500.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 09 ĐG: 6.100.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 4.200.000 (đ/cái)

¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 06 ĐG: 9.200.000 (đ/cái)

4.4. Tài sản cố định

1. Ngày 15/01/20XX mua mới một dàn máy tính Intel của Công ty Trần Anh cho phòng kế toán (thanh toán bằng tiền gửi tại ngân hàng BIDV). Số tiền: 100.000.000 (đ). VAT: 10%

Thời gian sử dụng 3 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 24/01/20XX.

Hóa đơn GTGT 25468, ký hiệu AN/20XX ngày 24/01/20XX

2. Ngày 21/01/20XX Nhận bàn giao đưa vào sử dụng 01 xe ô tải của Công ty Minh Trần cho bộ phận bán hàng (thanh toán bằng tiền gửi tại NH BIDV) theo hóa đơn số 25887, ký hiệu AC/20XX. Số tiền: 200.000.000 (đ). VAT: 10%

50

Thời gian sử dụng 5 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 21/01/20XX.

Hóa đơn GTGT BHĐ0106/04, ký hiệu AN/20XX ngày 20/01/20XX

4.5. Quản lý quỹ.

1. Ngày 02/01/20XX phiếu chi PC 0106/01 nộp tiền thuế GTGT tháng 12/2012 Số tiền: 12.834.091 (đ)

2. Ngày 24/01/20XX phiếu chi PC 0106/04 thánh toán tiền điện tháng 12/2012 Số tiền: 1.560.000 (đ) (chưa VAT) (VAT: 10%).

3. Ngày 30/01/20XX phiếu chi PC 0106/05 thanh toán tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu theo hóa đơn hàng nhập khẩu ngày 26/01/20XX. Số tiền: 6.500.000 (đ)

4. Ngày 25/01/20XX, mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng VCB, số tài khoản 0371000314899, nộp vào tài khoản tiền gửi thanh toán 10.000.000 đồng.

5. Ngày 24/01/20XX phiếu chi thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2012 Số tiền: 3.300.000 (đ) (đã bao gồm VAT: 10%).

4.6. Ngân hàng.

1. Ngày 21/01/20XX Giấy báo Có số BC0011 của Ngân hàng Nông nghiệp, Công ty Cổ phần Hoa Nam thanh toán tiền hàng theo hóa đơn bán hàng ngày 15/01/20XX.

2. Ngày 21/01/20XX Giấy báo Có số BC0012 của Ngân hàng BIDV, Công ty Trà Anh thanh toán tiền hàng.

3. Ngày 31/01/20XX Giấy báo Nợ số BN0021 của Ngân hàng BIDV, trả tiền mua hàng cho Công ty FUJI (TK 027100098867 - Ngân hàng ACB) theo hóa đơn mua hàng ngày 28/01/20XX.

4. Ngày 31/01/20XX, Giấy báo Nợ số BN0024 của Ngân hàng BIDV, trả tiền cho công ty Minh Trần (TK 057100218867 - Ngân hàng ACB) theo hóa đơn mua hàng ngày 20/01/20XX.

5. YÊU CẦU:

1. Tạo cơ sở dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có.

2. Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa.

3. Nhập số dư ban đầu.

4. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trên các phân hệ tháng 01/20XX.

5. Các nghiệp vụ tự động phát sinh cuối kỳ. Khai thác báo cáo các loại.

51

Tài liệu tham khảo

[1] Nhiều tác giả (Bộ môn Hệ thống thông tin - Khoa Kế toán kiểm toán - Trường

Đại học kinh tế Tp. HCM), Giáo trình Tin học kế toán, NXB Lao động, năm 2008.

[2] Nguyễn Thị Song Minh, Giáo trình Kế toán máy, Trường Đại học Kinh tế

Quốc dân Hà Nội, NXB Thống kê, năm 2000.

[3] Công ty CP Misa, Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Misa,

www.misa.com.vn

52