0
TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG
KHOA KINH TẾ
BÀI GIẢNG
TIN HỌC KẾ TOÁN
(Dùng cho đào tạo tín chỉ)
Người biên soạn: Th.S Huỳnh Đinh Phát
Lưu hành nội bộ
1
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: .................................................................................................................... 3
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP .................. 3
1.1. Thông tin kế toán và các quyết định ......................................................................... 3
1.1.1. Khái niệm .............................................................................................................. 3
1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán ................................................................ 3
1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính .......................................................... 4
1.2.1. Khái niệm .............................................................................................................. 4
1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp ..................... 5
1.3. Tiến trình kế toán ...................................................................................................... 6
1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ....................................... 8
CHƯƠNG 2 ................................................................................................................... 11
XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN .................................................................................. 11
2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán ....................................... 11
2.1.1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình 11
2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán .................................... 12
2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán ....................................................................... 13
2.2.1. Giai đoạn nhập liệu .............................................................................................. 13
2.2.2. Giai đoạn xử lý .................................................................................................... 13
2.2.3. Giai đoạn lưu trữ .................................................................................................. 13
2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin ....................................................... 14
2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán .................................................... 14
2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán .................... 14
2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý ......................................... 14
2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý ......................................................... 15
2.3.4. Các hình thức mã hoá .......................................................................................... 19
2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán ..................................................................... 19
2.4. Chứng từ kế toán .................................................................................................... 20
2.4.1. Khái niệm ............................................................................................................ 20
2.4.2. Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán ........................................ 20
CHƯƠNG 3 ................................................................................................................... 23
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP ............................... 23
3.1. Khái niệm kế toán máy ........................................................................................... 23
3.1.1. Khái niệm ............................................................................................................ 23
3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông
tin ................................................................................................................................... 23
2
3.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông
tin tại các doanh nghiệp .................................................................................................. 24
3.1.4. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
....................................................................................................................................... 25
3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tin ....................................................................................................... 25
3.2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy ............................................................. 26
3.3. Phần mềm kế toán .................................................................................................. 27
3.4. Cơ sở dữ liệu kế toán .............................................................................................. 28
3.5. Hệ thống danh mục từ điển kế toán ........................................................................ 29
3.5.1. Khái niệm ............................................................................................................ 29
3.5.2. Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán .................................................. 29
3.5.3. Những danh mục từ điển kế toán cơ bản trong hệ thống kế toán ........................ 30
3.6. Quy trình áp dụng kế toán máy .............................................................................. 35
3.6.1. Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng ............................................................ 35
3.6.2. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất ................................... 35
3.6.3. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin ...................................... 41
3.6.4. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán ............................................................. 43
BÀI TẬP THỰC HÀNH ............................................................................................... 45
3
CHƯƠNG 1
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
1.1. Thông tin kế toán và các quyết định
1.1.1. Khái niệm
Thông tin là một phạm trù khoa học, là những thông báo về đối tượng khách
quan, nó phản ánh về mặt số lượng và chất lượng những đặc tính của đối tượng hiện
thực, hay là những khả năng trong một không gian và thời gian nhất định. Nói cách
khác, thông tin kế toán là những dữ liệu kế toán đã qua quá trình gia tăng giá trị.
Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của tài sản, phản ánh đầy
đủ các chu trình của nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. Đó là thông tin hai
mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Thông tin kế toán mang lại hai đặc trưng cơ
bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra
quyết định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, và đưa ra quyết định ở tất
cả các mức quản lý. Thông tin kế toán là cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định của
nhà đầu tư Thông tin kế toán cung cấp thông tin để Nhà nước hoạch định chính sách,
soạn thảo văn bản pháp luật…
Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người, các quy trình, thủ
tục được thiết kế nhằm biến đổi các dữ kiện tài chính và các dữ kiện khác thành thông
tin kế toán.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin
trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến
hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung
có ý nghĩa quan trọng. Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm
vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm
tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối
tượng khác. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thông tin kế toán sau:
- Thông tin kế toán tài chính;
- Thông tin kế toán quản trị.
1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán
Thông tin kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các đối tượng sử dụng. Đối
tượng sử dụng thông tin kế toán bao gồm: quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các tổ
chức tín dụng và với nhà nước.
4
Khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông
tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp.
- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông
tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định, được thể hiện thông qua hệ thống
các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.
- Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản
lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó
cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ
cho việc ra quyết định đó. Sau khi xác định yêu cầu thông tin trong doanh nghiệp, có
thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau:
Bảng 1.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán
TT
Người sử
dụng
Mục
tiêu
Nội dung
thông tin
Bộ phận
cung cấp
Phạm vi sử dụng
Ngoài DN
Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống
thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phòng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thông tin của
doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh
nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán phù
hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán.
1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính
1.2.1. Khái niệm
- Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của
nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.
Đó là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó
với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
- Hệ thống thông tin kế toán là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Kế toán và hệ
thống thông tin. Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý thông
tin theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng
(Sơ đồ 1.1). Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay chính là
phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông
tin là chủ đạo với hệ thống kế toán. Sự giao thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối
tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thông tin kế toán, đây là xu thế tất yếu của thời đại