Bài luận: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện

Chia sẻ: Hà Linh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:44

Thêm vào BST

Báo xấu

389
lượt xem 118
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ trước đến nay. Mời các bạn cùng tham khảo để hiểu chi hơn về sự ứng dụng của công nghệ thông tin trong quản lý thư viện.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài luận: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện

Bài Luận Đề Tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện
Lời nói đầu Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy tính điện tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn phức tạp. Mà Hệ thống thông tin là một trong những ngành mòi nhọn của công nghệ thông tin đã có những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay đối với một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không Ýt khó khăn. Các hệ thống thông tin tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngò cán bộ chuyên môn phải thường xuyên nâng cao tay nghề có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thông tin. Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiện trong quá trình làm việc như: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê, ... Để có được điều đó cần phải viết chương trình cho hệ thống cũng chính là viết các modul và được lắp ghép thành hệ thống. Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ trước đến nay. Qua quá trình học tập trong trường em thấy hệ thống thư viện ngày càng gần gũi với học sinh, sinh viên trong trường từ việc mượn trả sách đến việc đọc sách trong thư viện cũng là một cách học hết sức bổ Ých. Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Quản lý thư viện“ với mong muốn tìm hiểu sâu về lĩnh vực quản lý thư viện trong nhà trường. Với đề tài ”Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện” em đã xây dựng một hệ thống con mét modul của hệ thống nói trên giúp cho việc quản lý thư viện một cách hiệu quả.
Nội dung của đề tài gồm ba chương: Chương 1 : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý. Chương 2 : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện. Chương 3 : Đánh giá và Kết luận. Trong quá trình thực tập thực hiện đề tài “Quản lý thư viện “ là một công việc hết sức lớn lao đối với em và em vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ khi thực hiện đề tài này. Mặc dù đã có cố gắng tìm hiểu trong khi thực hiện đề tài nhưng do điều kiện và thời gian có hạn cũng như khả năng của em còn hạn chế nên trong bài báo cáo này của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong các thầy cô giáo hướng dẫn và giúp đỡ thêm để bài báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn. Hà Nội ngày tháng năm 2005 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Bích Thảo
CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dùng một hệ thống quản lý có chất lượng. Từ đó rót ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây dùng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại mét hệ thống quản lý có kết quả tốt. I . Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 1. Phân cấp quản lý : Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. 2. Luồng thông tin vào Trong hệ thống thông tin quản lý có những đầu vào khác nhau : Những thông tin đầu vào là cố định và Ýt thay đổi, những thông tin này mang tính chất lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý. Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 3. Luồng thông tin ra Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. 4.Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ...) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi. Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin. II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý: 1. Mô hình luân chuyển dữ liệu: Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau: Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên Lập số sách báo cáo Mỗi modul trong hệ thống cũng cần phải có những giải pháp kĩ thật riêng tương ứng 2. Cập nhật thông tin động: Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau: Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ liệu Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó 3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu: Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ yếu là ta phải tổ chức sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần thiết. 4.Lập báo cáo: LËp b¸o c¸o: Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý nắm vững về nhu cầu quản lý, tìm hiểu kỹ các mẫu bảng biểu báo cáo... vì thông tin sử dụng trong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sù sai lệch của số liệu trong phần này được giảm bít . III. Các nguyên tắc đảm bảo .
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốn nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dùa trên một số nguyên tắc sau: 1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Tức là thông tin được tích lũy và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bài toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển . 2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dùa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể. Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống thông tin sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn. 3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra : Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ, đĩa từ ...) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào. IV. Các bước xây dựng hệ thống quản lý Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua 5 giai đoạn sau : 1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án: ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề
xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án. Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. 2. Phân tích hệ thống: Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dùng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic. 3. Thiết kế tổng thể : Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công. 4. Thiết kế chi tiết: Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu. 5. Cài đặt chương trình: Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng. Chương 2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện Muốn xây dựng thiết kế hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải phân tích hệ thống nhằm tìm và lùa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể. Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính. Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu. Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán quản lý trên máy vi tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu giúp ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người dùng. Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽ thiết kế. Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi hỏi người thiết kế hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến thức về quản lý và biết được các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống cần thiết kế . Trong hệ thống Quản lý thư viện thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ để lưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu về sách mượn của giáo viên học sinh, sinh viên trong nhà trường.
I . Hoạt động của thư viện 1. Giới thiệu hoạt động của thư viện: Công tác quản lý thư viện được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài, các nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua đến khi xếp lên giá, phục vụ độc giả một cách lôgic. Hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạn như sau : +Nhập sách: Khi sách được nhà xuất bản, công ty phát hành sách chuyển đến theo đơn đặt mua của thư viện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng. Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng, đơn giá ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách +Đăng ký sách: Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài sản của thư viện bằng cách đóng dấu thư viện của sách, việc đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức: - Đăng ký tổng quát - Đăng ký cá biệt Có các loại sổ sách để theo dõi việc nhập sách vào thư viện, việc đưa các sách đã đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức phân loại ra phòng đọc, mượn để phục vụ độc giả. +Xử lý sách Việc xử lý sách bao gồm hai việc : -Xử lý kỹ thuật -Xö lý kü thuËt -Xử lý khoa học -Xö lý khoa häc Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp hay không Xử lý kỹ thuật là tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc, phòng mượn VD:HH10 Trong đó : HH:Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học” 10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào. Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng sách và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy: + Phân loại và sắp xếp sách Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất giữ bảo quản theo số liệu kho đã quy định chia sách. Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rất quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả:
+ Phục vụ độc giả Trong các thư viện, khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào phiếu mượn và đưa cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếu mượn tìm sách cho độc giả mượn. Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lý sách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn nhiều so với làm bằng thủ công. 2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn thủ công, là một chương trình quản lý phải có những chức năng sau: * Chức năng cập nhật thông tin: - Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về, lưu trữ, cho mượn, nhận trả, số lượng sách trong thư viện có thể lên đến hàng triệu cuốn - Nhập thông tin độc giả: Cập nhật thông tin về độc giả, số lượng độc giả có thể lên đến hàng chục ngàn người * Chức năng tra cứu: Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về sách theo các thông tin như theo thể loại, theo nhà xuất bản Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc giả, các quyển sách mà độc giả đang mượn. * Chức năng mượn trả sách: Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư viện do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định, các thao tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng, chính xác. * Chức năng thông tin báo cáo : Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập, sách mượn, độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống kê. II. Các chức năng của hệ thống: Quản lý độc giả Quản lý sách Mượn trả sách Tra cứu Báo cáo thống kê III. Phương thức hoạt động của các chức năng chính: * Quản lý độc giả:
Cập nhật độc giả mới đồng thời làm thẻ cho độc giả. Sửa, xem thông tin độc giả. Xóa độc giả khỏi danh sách độc giả nếu hết hạn sử dụng thẻ của độc giả. Tìm kiếm độc giả * Quản lý sách: Phân loại sách theo thể loại, theo lĩnh vực, theo nhà xuất bản, tác giả Quản lý nhập sách( mã sách, số lượng, đơn giá, tên sách, tác giả...) Kiểm tra sách có còn trong thư viện hay không . Quản lý từng đầu sách( lưu trữ thông tin về từng quyển sách trong thư viện ) * Mượn trả sách : Quản lý mượn sách, trả sách của độc giả Kiểm tra tính hợp lệ khi mượn Kiểm tra tài liệu khi trả, tình trạng sách trả * Tra cứu: a. Tra cứu về độc giả Thông tin về một độc giả Các tài liệu mà một độc giả mượn Các độc giả mượn một loại sách Các độc giả mượn sách quá hạn b. Tra cứu về sách Tra cứu theo tên sách Tra cứu theo mã sách Tra cứu sách theo tác giả Tra cứu sách theo nhà xuất bản Tra cứu sách theo lĩnh vực Tra cứu sách mượn quá hạn Tra cứu sách theo ngày mượn Tra cứu sách theo ngày trả Tra cứu sách theo hạn trả *Báo cáo: - Thống kê tổng số sách trong thư viện - Thống kê sách đang cho mượn - Thống kê số lượng độc giả
- Thống kê độc giả mượn quá hạn - Đưa ra các bảng biểu báo cáo IV. Phân tích hệ thống quản lý thư viện về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng dữ liệu. 1- Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng đó . Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống. Từ đó sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới * Luồng thông tin đầu vào: - Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập - Thông tin về độc giả - Thông tin sách mượn, ngày mượn, hạn trả, ngày trả - Thông tin về sách trả, tiền phạt * Luồng thông tin ra : -Báo cáo về độc giả -Báo cáo về sách nhập -Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả -Báo cáo về số lượng sách -Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến quản lý thư viện
2. Sơ đồ phân rã chức năng: Qu¶n lý th− viÖn M−în , tr¶ s¸ch Qu¶n lý ®éc gi¶ Qu¶n lý s¸ch Tra cøu s¸ch LËp b¸o c¸o M−în s¸ch CËp nhËt CËp nhËt Tra cøu s¸ch TKª s¸ch cña ®éc gi¶ tt s¸ch m−în TV theo ph©n Tr¶ s¸ch T×m kiÕm T×m kiÕm Tra cøu s¸ch Thèng kª s¸ch ®éc gi¶ s¸ch hiÖn cã m−în qu¸ h¹n Tra cøu ®éc Thèng kª ®éc Xo¸ ®éc Bæ xung gi¶ m−în s¸ch gi¶ hÕt h¹n SD gi¶ s¸ch LËp phiÕu nh¾c Huû bá tr¶ s¸ch s¸ch 2. Phân tích các chức năng chính. a. Chức năng Quản lý độc giả: Bao gồm: Cập nhật thêm độc giả, Tra tìm, Xem, Sửa, Xóa thông tin về độc giả. -Cập nhật thông tin về độc giả : Dùng để nhập những thông tin về độc giả mới đến đăng ký làm thẻ -Tra cứu xem, sửa, xóa thông tin về độc giả: Dùng để tìm một độc giả hoặc một tập hợp các độc giả thoả mãn điều kiện do người tìm đưa ra, đồng thời có thể thêm, xoá, sửa, cập nhật lại thông tin nếu cần thiết. -Xoá độc giả: nếu độc giả đó hết hạn sử dụng thẻ *Thông tin vào: -Các thông tin về độc giả -C¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ -Yêu cầu làm thẻ *Thông tin ra: - Thông tin mà độc giả yêu cầu
- Thẻ của thư viện b-Chức năng Quản lý sách Chức năng quản lý thông tin sách bao gồm : Cập nhật thông tin về sách, tra tìm, sửa đổi thông tin sách, bổ xung sách, hủy bỏ sách. + Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về những cuốn sách mới được bổ xung về thư viện. Những thông tin này do bộ phận phân loại “nhập sách” đưa tới. +Tìm kiếm sách: Dùng để tìm một hoặc một tập hợp những cuốn sách thỏa mãn những điều kiện do người tìm đưa ra. Việc tìm kiếm sách cho phép tìm thông tin trên tất cả những thông tin về một cuốn sách khi đưa vào sửa đổi những thông tin về đầu sách đó. + Bổ xung thêm nhà xuất bản : Cho phép bổ xung thêm vào nhà xuất bản mới Thông tin vào :Thông tin về sách mới nhập. Th«ng tin vÒ s¸ch míi nhËp. Thông tin về sách cho mượn . Th«ng tin vÒ s¸ch cho m-în . Thông tin về sách hiện có trong thư viện . Th«ng tin vÒ s¸ch hiÖn cã trong th- viÖn . Thông tin ra: Trả lời yêu cầu của độc giả khi độc giả đến mượn sách là từ chối hoặc cho mượn sách. Lập báo cáo về sách để bổ sung hoặc hủy bỏ sách và thuận tiện trong khi tìm kiếm sách. c. Chức năng mượn, trả sách : Chức năng mượn, trả sách bao gồm: mượn sách, trả sách -Mượn sách : Dùng để nhập thông tin về độc giả mượn sách và thông tin về cuốn sách mà độc giả mượn: ngày mượn, ngày hẹn trả, số lượng. -Trả sách: dùng để tìm độc giả đang mượn những cuốn sách nào và xóa bỏ thông tin về việc mượn những cuốn sách đó sau khi độc giả trả lại thư viện. Thông tin vào:Thông tin về sách cho mượn. Th«ng tin vÒ s¸ch cho m-în. Thông tin ra :Đáp ứng thông tin về sách cho độc giả §¸p øng th«ng tin vÒ s¸ch cho ®éc gi¶ Phạt tiền độc nếu độc giả trả không đúng hẹn hoặc độc giả làm háng sách. d. Chức năng tra cứu Chức năng tra cứu bao gồm: tra cứu sách mượn tra cøu s¸ch m-în tra cứu sách hiện có tra cứu độc giả đang mượn sách + Tra cứu sách mượn: Dùng để tìm và đưa ra thông tin về tất cả các quyển sách đang cho mượn tính đến thời điểm tra cứu cùng với các thông tin về những độc giả đang mượn những cuốn sách đó.
+ Tra cứu độc giả đang mượn sách: Dùng để tìm, đưa ra thông tin tất các độc giả hiện đang mượn sách của thư viện và cũng những thông tin về sách đó. + Tra cứu sách hiện có: Sách cho mượn trong thư viện thường thì không cho mượn cuốn sách cuối cùng, số sách cho mượn phải nhỏ hơn sách đã có. Thông tin vào: Thông tin về sách đã cho mượn Thông tin về sách hiện có trong thư viện Th«ng tin vÒ s¸ch hiÖn cã trong th- viÖn Thông tin về độc giả mượn sách Th«ng tin vÒ ®éc gi¶ m-în s¸ch Thông tin ra: Thông tin trả lời sách cần tra cứu Th«ng tin tr¶ lêi s¸ch cÇn tra cøu Thông tin về độc giả cần tra cứu Th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cÇn tra cøu e. Chức năng báo cáo : Chức năng báo cáo bao gồm: Thống kê sách của thư viện, thống kê sách theo phân loại, thống kê độc giả, thống kê độc giả hết hạn mượn, thống kê sách mượn quá hạn, lập phiếu nhắc trả sách. - Thống kê sách của thư viện : Dùng thống kê tất cả các đầu sách của thư viện cũng như tổng số cuốn của các đầu sách tính đến thời gian thống kê. - Thống kê sách theo thể loại : Dùng để thống kê tất cả các đầu sách của thư viện theo thể loại tính đến thời gian thống kê. - Thống kê độc giả : Dùng để thống kê tất cả các độc giả của thư viện tính đến thời điểm thống kê. - Lập phiếu nhắc trả sách: Dùng để lập giấy gửi đến các độc giả đang mượn sách của thư viện quá hạn mà chưa trả và gửi đến từng độc giả quá hạn trả sách . Thông tin vào : Thông tin về sách của thư viện Thông tin về sách theo phân loại Thông tin về sách đã được mượn Thông tin về độc giả mượn sách Thông tin ra: Thông tin về sách đã mượn quá hạn Thông tin về độc giả đã mượn quá hạn Thông tin về sách trong thư viện
Lập phiếu nhắc trả sách 2 . Mô hình luồng dữ liệu(BĐLDL). BĐLDL đưa ra tập hợp các chức năng xử lý và vẽ các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng. a.Vai trò của luồng dữ liệu: Mô hình luồng dữ liệu cho ta một cái nhìn tổng thể về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và quá trình . Nó chỉ ra các thông tin chuyển tiếp từ một quá trình hoặc chức năng nào trong hệ thống sang quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra cần có những thông tin vào trước khi cho nó thực hiện một chức năng hay quá trình. b.Giải thích ký hiệu: Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng 5 loại yếu tố biểu diễn sau đây Ký hiệu Tên Giải thích Thể hiện dữ liệu và hướng của dữ liệu Data flow Luồng dữ liệu Mô tả chức năng xử lý (Process) Tiến trình P Data stores Kho dữ liệu Nơi lưu trữ dữ liệu Mô tả tác nhân ngoái có liên External entilies quan đến hệ thống Tác nhân ngoài Một chức năng được mô tả ở trang khác của biểu đồ Internal entilies Tác nhân trong Các chức năng: Định nghĩa: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới).
Biểu diễn: Một chức năng được biểu diễn bởi một hình tròn hay một hình ovan, bên trong có tên của chức năng đó. Tªn chøc n¨ng Tên chức năng trong biểu đồ luồng dữ liệu phải trùng tên với tên của chức năng trong biểu đồ phân cấp chức năng. Tên chức năng phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách vắn tắt chức năng làm gì. Chẳng hạn B¸o c¸o Các luồng dữ liệu Định nghĩa: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Khi nói tuyến truyền dẫn thông tin thì có nghĩa là có một thông tin được chuyển đến một chức năng để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết quả xử lý, bất kể hình thhức truyền dẫn là gì (băng tay, qua máy tính, bằng FAX hay điện thoại …). Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (chẳng hạn: tên sinh viên), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (chẳng hạn: thẻ). Mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vì thế trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến), Ýt nhất phải có một đầu dính tới một chức năng. Biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ trong mét BLD dưới dạng một mòi tên, trên đó có viết tên của luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, kèm thêm tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao. Chẳng hạn: Thẻ đã hết hạn Các kho dữ liệu: Định nghĩa: Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau.
Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong mét BLD dưới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu. Chẳng hạn: Tªn kho d÷ liÖu Tên của kho dữ liệu phải là một danh từ, kèm theo tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu giữ. Chẳng hạn: S¸ch Các đối tác: Định nghĩa: Một đối tác (còn gọi là tác nhân ngoài, hay điểm mót) là một thực thể ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống, sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Biểu diễn: Đối tác trong BLD được vẽ băng một hình chữ nhật, bên trong có tên đối tác. Tªn ®èi t¸c Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì( người, tổ chức, thiết bị, tệp…). Chẳng hạn: Sinh viªn Các tác nhân trong : Định nghĩa: Một tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ thống, được mô tả ở một trang khác của mô hình nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình. Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu Biểu diễn: Tác nhân trong trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu 1 cạnh, trong đó viết tên tác nhân trong( chức năng hay hệ thống con). Tªn t¸c nh©n trong Tên tác nhân trong phải là một động từ, kèm thêm bổ ngữ khi cần. Chẳng hạn:
Qu¶n lý s¸ch
*Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Tr¶ lêi yªu cÇu Yªu cÇu m−în §éc gi¶ Göi c¸c b¸o c¸o Ban qu¶n lý Th tin vÒ ®gi¶ th− viÖn XÐt duyÖt Qu¶n lý CÊp thÎ cho ®éc gi¶ th− viÖn S¸ch cÇn bæ Th«ng tin s¸ch xung §¸p øng yªu cÇu vÒ Thanh to¸n tiÒn s¸ch cÇn bæ xung Nhμ xuÊt b¶n Mục đích của thư viện là phục vụ cho các độc giả, vì vậy khi nói đến thư viện là ta nói đến ngay tác nhân ngoài đó là độc giả, để có tài liệu phục vụ cho độc giả thư viện phải mua tài liệu từ người bán ngoài ra thư viện cũng có thể thanh lý bớt các tài liệu cũ sách cho người mua. Ban quản lý thư viện sẽ căn cứ vào tình hình mượn trả sách mà nhân viên thư viện cung cấp sẽ lập ra các báo cáo thống kê từ đó nhận xét độc giả được phục vụ như thế nào so với trước kia.
* Biểu đồ luồng dữ liệu mứcđỉnh. Th«ng tin vÒ ®éc gi¶ §éc gi¶ §éc gi¶ §éc gi¶ §éc gi¶ Yªu cÇu lμm thÎ S¸ch Th«ng cÇn t×m Yªu cμu m−în Qu¶n lý tin tr¶ CÊp thÎ ¸h kiÕm Tr¶ lêi yªu cÇu ®éc gi¶ (1) lêi Th«ng tin Tra cøu ®éc gi¶ s¸ch (3) TiÒn ph¹t S¸ch m−în Qu¶n lý m−în tr¶ s¸ch (4) S¸ch S¸ch tr¶ Th«ng tin s¸ch Th«ng tin s¸ch m−în tr¶ tr¶ Th«ng tin s¸ch Nhμ xuÊt b¶n Y/c bx s¸ch Qu¶n lý s¸ch (2) §éc gi¶ Th«ng tin S¸ch cÇn bx s¸ch nhËp Thèng kª Ban gi¸m B¸o c¸o s¸ch (5) ®èc th− viÖn B¸o c¸o s¸ch m−în S¸ch B¸o c¸o s¸ch tr¶ B¸o c¸o ®éc gi¶ m−în s¸ch