TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG
----------o0o----------
BÀI TẬP NHÓM
MÔN: QUẢN LÝ HỌC
Đề tài:
NGHIÊN CỨU VỀ CÁC CÔNG CỤ TẠO ĐỘNG LỰC
Giáo viên hướng dẫn
: PGS.TS. Đỗ Thị Hải Hà
Danh sách nhóm
: Phạm Minh Thư
– 11123912 –
255
Nguyễn Đình Hoàng – 11121522 –
103
Nguyễn Xuân Tuyến – 11124488 –
290
Vũ Hải Linh
– 11122142 –
157
Phạm Thanh Vân
– 11124550 –
293
Lớp tín chỉ
: Quản lý học 1 (213)_5
Hà Nội, tháng 10/2013
MỞ ĐẦU
Công ty Vinatex Đà Nẵng thuộc loại công ty cổ phần, có lịch sử phát
triển từ những năm 1992. Cụ thể:
- Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh Liên Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Đà Nẵng. Với một xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cung ứng thiết bị phụ tùng ngành may.
- Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng. - Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3203000715 ngày 08/08/2005.
- Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng.
- Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần
Vinatex Đà Nẵng
- Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment
Manufacturing Import Export Joint Stock Company
- Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng - Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng
1
Cơ cấu tổ chức của công ty:
Tổng giám đốc
Phó giám đốc
Ban quản lý ISO
Các phòng ban chức năng
Các đơn vị kinh doanh
Các đơn vị sản xuất
Phòng QA
Xưởng thêu tự động
Phòng kinh doanh
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tài chính kế toán
Phòng kỹ thuật công nghệ
Nhà máy may Phù Mỹ
Nhà máy may Dung Quất
Phòng kế hoạch thị trường
Trung tâm thương mại dệt may
Trung tâm kinh doanh điện và điện lạnh
Các cửa hàng
Các cửa hàng
XN may I, IIA, IIB, III, IV
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: Ban giám đốc:
Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị.
Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng; nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất.
2
Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực
hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và đại diện lãnh đạo công ty
Các đơn vị sản xuất:
Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: có nghiệm vụ tổ chức sản xuất
cho các đơn hang công ty giao.
Nhà máy Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành lập theo quyết định số 558/QD-TCHC ngày 18 tháng 9 năm 2003 của Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng lực sản xuất, thực hiện các đơn đặt hang do công ty dao và tự kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất.
Xưởng thêu tự động: có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn
hoàn thiện sản phẩm.
Các phòng ban:
Phòng kinh doanh: phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước; quản lý các đơn đặt hang gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục giao nhận; hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu hang hóa; đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khác hang từ khâu ký kết hợp đồng đến thực hiện, thanh lý hợp đồng
Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý nhân sựm nghiên cứu đề xuất với giám đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, bảo vệ.
Phòng tài chính, kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài chính kế toán tại đơn vi, tham mưu cho tổng giám đốc công ty về hiệu quả tài chính trong đầu tư các dự án. Theo dõi tình hình biến động, sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan thuế…
3
Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hang, phù hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch.
Phòng quản lý chất lượng (QA): có trách nhiệm kiểm soát chất lượng
cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào đến đầu ra.
Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty bà của từng đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán, soạn thảo vè tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm cả sản phẩm FOB và nội địa.
Các đơn vị kinh doanh: Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần áo may mặc thời trang.
Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết
bị thuộc ngành may.
Kho
Phòng KTCN
Bộ phận quản lý
Lấy mẫu
Nhận hàng
Kiểm ta chất lượng
Sao chép
Lập báo cáo
Bảng phân phối màu
Kiểm tra số lượng
Gửi cho nhà cung cấp
Ghi sổ kế toán, sổ kho
Nhập kho và lập phiếu
Nhận hàng hóa đơn và bảng màu
Sao chép
I. Các thủ tục kiểm soát đối nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex 1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
Kiểm tra
4
Sơ đồ kiểm soát mua hàng Đơn đặt hàng
a) Xét duyệt mua hang
5
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng, Nếu phòng công nghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng. Khách hàng gửi PO (purchasing order) cho công ty. Công ty sẽ đối chiếu PO với BC về sống lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần kua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua. Phòng kinh doanh sẽ tập hợn đơn đặt hàng và gửicho nhà cung cấp. Đối với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt. Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dung làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh. Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhận của người bán) cho công ty và tiến hàng làm hợp đồng. b) Nhận hàng Thủ kho: trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing list, đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù
hợp hay không. Lúc này thủ kho chỉ cần kiểm tra chi tiết từng nguyên phụ liệu và nộp Biên bản kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu dựa trên cơ sở báo cáo kiểm tra chất lương NPL của bộ phận Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. - Kinh hàng về tờ khai nhập khẩu hay hóa đơn chưa về thì Chủ kho phải lập biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn.
- Khi hàng về mà tờ khai nhập nhẩu và hóa đơn cùng về thì hàng nhập kho thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn. Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu.
Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép cho bộ gồm hóa đơn có chữ ký của thủ kho ở mặt sau, tờ khai, đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho kế toán công nợ làm cơ sở để hạch toán. - Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, hóa đơn, thủ kho cần lập biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chi nhập số thực nhận, còn đối với hàng thừa thfi chi nhập theo số của Pacsking list hay hóa đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó.
- Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì thủ kho phải lập biên bản tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của cả các bên có liên quan.
Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của thủ kho thì phải có giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm quyền liên quan. Bộ phận quản lý chất lượng (QA) tại kho: kiểm tra chất lượng của lô hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu và chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp.
6
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:
- Thùng Carton: kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng
thùng.
- Các loại bao bì: kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các bị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám keo dán của bao bì,..
- Các loại nút thường: kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút, kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút.
- Các loại dây kéo: kiểm tra màu sắc, thông số, rang của dây kéo, vải dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xuay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dung vải 100% cotton trắng để lau kiểm tra xem mày rang kim loại độ bền của màu dây.
- Những loại khác (nhãn các loại, thẻ dài, dây viền, giấy lót,…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu hoặc mua sản phẩm mẫu để kiểm tra.
Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợn thì phải để riêng rag hi rõ phụ liệu không đạt. Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng của lô phụ liệu: - Nếu chấp nhận ô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ phận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA.
7
- Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Phụ liệu nào không đạt yêu cầu thì không được nhập kho.
Bộ phận kỹ thuật công nghệ: kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ
liệu và lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu
Bộ phận Sales: kiểm tra lô hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA và bảng phối màu từ phòng KTCN.
Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trên trang bìa của Bảng phối màu với hàng thực nhận. Phần bên trong của bảng phối màu là những nguyên phụ liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể, đây là căn cứ để đối chiếu với hàng thực nhận về chất lượng, mẫu mã hàng mua. Đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ được nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ và số lượng không phù hợp. Từ đó sẽ giải quyết ngay với nguyên phụ liệu không phù hợp đó hoặc kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất nhằm đảm bảo an toàn chô sản xuất.
c) Nhập kho và ghi sổ
8
Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn thì tiến hành phập kho hàng hóa. Khi nhập khi, thủ kho và kế toán kho cần căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ: Thủ kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, Invoice, biên bản tạm nhập, biên bản nhận hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, giấy đề xuất(nếu có). Kế toán kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, invoice, phiếu xuất kho, giấy đề xuất(nếu có), biên bản tạm nhập, biên bản nhận hàng, biên bản thừa thiếu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập khẩu. Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán cho tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đối chiếu các mục trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng từ có liên quan. Khi thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tang nguyên phụ liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu hoặc bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Căn cứ trên
Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán sẽ kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi trên hóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc công ty. Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của mình để truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”,… Trường hợp hàng mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà công ty đã mã hóa thì kế toán kho phải báo cho phòng kinh doanh để tạo them danh mục mặt hàng mới vào danh sách. Khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào máy tính thì nõ sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ sách và báo cáo có liên quan theo chương trình được lập sẵn. định kỳ, kế toán kho sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ của TK 152 với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng hợp lập, nếu có chênh lệch thì kế toán kho sẽ kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có đúng không hay là do việc định khoản chưa chính xác để sửa chữa lại trựa tiếp trên máy cho phù hợp. tuy nhiên, do sử dung phần mềm kế toán nên đôi khi cũng không tránh khỏi sai sót do lỗi phần mềm, khi đó kế toán kho không thể tiến hành sửa chữa trực tiếp trên máy được, lúc này kế toán kho sẽ phải lập bảng tổng hợp sai sót do lỗi chương trình và trình cho phòng kinh doanh kiểm tra, xem xét.
9
2. Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng
Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán
Lập giấy thanh toán
Kiểm tra
Chi tiền
Kiểm tra, xét duyệt
Lập phiếu chi
Phiếu chi và các chứng từ liên quan
Nhận hóa đơn GTGT, bảng báo giá
Ghi sổ quỹ
Kiểm soát việc chi tiền mặt Phòng kinh doanh Lập giấy đề xuất
a) Kiểm soát nợ phải trả
Việc ghi nhận nợ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ bằng chứng chứng minh việc mua hàng đã hoàn tất. do vậy sau khi nhận hàng kế toán kho phải sao một bộ chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (lieen2), hơp đồng, hóa đơn GTGT… và chuyern cho kế toán công nợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ thanh toán tiền hàng.
10
- Phiếu nhập kho do kế toán kho lập cần phải có chữ ký của người nhận hàng (chứng tỏ hàng đã thực nhận) và chữ ký của thủ kho
(chứng tỏ hàng đã nhận đúng số lượng) để thanh toán đúng theo số hàng thực nhận.
- Hợp đồng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Tổng giám đốc
công ty để chứng minh việc mua hàng là có thật.
- Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận
hàng ghi ở mặt sau của hóa đơn.
- Tờ khai nhập khẩu sẽ được đối chiếu với hợp đồng về số ngày, ngày hết hạn của hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) về số lượng hàng nhập và số tiền phải trả. Mục đích là không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng hàng thực nhận.
11
Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua giữa công ty với nhà cung cấp thì không có văn bản chính thức, công ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua hàng. Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiếp trên hóa đơn cho công ty. Chính vì vậy, đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong việc kiểm soát các khoản giảm giá, chiết khấu; dễ có sự thông đồng giữ nhân viên mua hàng với nhà cung cấp trong việc thực hiện giảm giá trên hóa đơn, có thể có sai lệch so với khối lượng hàng thực tế mua. Kế toán công nợ dựa vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận tải…(người bán là có thật) và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn làm căn cứ ghi sổ. Khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ thanh toán liên quan đến việc mua hàng do kế toán kho cung cấp thì kế toán công nợ tiến hành kiểm tra định khoản trên hóa đơn, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành ghi sổ, mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mau. Mỗi nhà cung cấp được sẽ mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại,… dữ liệu và khoản nợ phải trả cho người bán được kế toán công nợ nhập vào máy theo chương trình kế toán máy. Sau đó chương trình sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết người bán và bảng kê các khoản phải trả người bán… Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với sổ do kế toán tổng hợp lập thông qua bảng tổng hppwj cân đối
số phát sinh. Trong bộ phận kế toán có sự phân quyền rõ rang nên kế toán công nợ có User và Password riêng để truy cập vào hệ thống dữ liệu liên quan đến các khoản phải trả, không được phép truy cập vào Sổ cái hay Bảng tổng hợp khác. Công ty cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để đảm bảo việc cân đối nguồn vốn. Với phương châm “đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ đúng hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định trên hợp đồng và không để nợ tồn quá hạn. Nợ phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính nên nó cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế toán công nợ lưu trữ bộ chứng từ thanh toán chỉ là các bản sao, cho nên trên mỗi bản sao cần phải có đóng dấu “sao y bản chính” kèm theo chữ ký của các cấp có thẩm quyền như : Trưởng phòng kinh doanh, Tổng giám đốc công ty… b) Kiểm soát việc chi tiền thanh toán
Đối với hàng mua trong nước hoặc khối lượng mua không lớn lắm thì công ty sẽ lập phiếu chi để thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, giấy thanh toán, hóa đơn GTGT, phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan.
- Giấy đề xuất: Do phó phòng kinh doanh lập nhưng phải có sự xét duyệt của Ban Giám Đốc công ty. Sau đó, giấy đề xuất được chuyền cho phòng kế toán giải quyết và thực hiện việc chi tiền. Trường hợp số tiền cần chi là lớn thì đòi hỏi phải có bảng báo giá từ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn GTGT thì mới chấp nhận lời đề nghị từ phòng kinh doanh.
12
- Giấy thanh toán: KHi giấy đề xuất được chấp nhận thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập giấy thanh toán, trên đó ghi rõ số tiền cần chi và định khoản. sau đó, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu số tiền và định khoản trên giấy thanh toán với các chứng từ đã được duyệt, nếu thấy phù hợp thì sẽ chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt trước khi tiến hành lập phiếu chi.
- Phiếu ci được lập dựa trên giấy thanh toán (nhu cầu thanh toán thực sự phát sinh), biên bản nhận hàng và hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã thực nhận)…Kế toán trưởng và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra sự khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt chứng từ chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: một liên giao cho thủ quỹ, một liên kế toán thanh toán sẽ lưu. Thủ quỹ sẽ kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc đi kèm (Hóa đơn GTGT), xác nhận các chữ ký trên phiếu chi là chính xác thfi sẽ tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp. - Cần phải chú ý là không được ký khống trên chứng từ chi với lý do người có thẩm quyền phê duyệt đi vắng trong những lúc cần thiết. Hơn nữa, các chứng từ chỉ cần được đánh số thứ tự và ghi sổ theo thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu và ghi trùng, còn các hóa đơn bán hàng thì cần được đóng dấu đã thanh toán sau khi đã thanh toán để tránh trường hợp sử dụng lại
- Các nghiệp vụ chi tiền cần được chi đúng với số tiến đã duyệt chi căn cứ trên hóa đơn các chứng từ khác có liên quan. Sau khi nghiệp vụ chi tiền hoàn thành thì kế toán thanh toán cần ghi giảm ngay một khoản tiền tương ứng để tránh gian lận. Cuối tháng, các phiếu chi sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ bé đến lớn trước khi đóng thành tập để lưu trữ và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra một lần nữa số tiền từng phiếu chi vơi sổ quỹ chi tiền; liệt kê các phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền đẻ tiến hành giải quyết sau.
c) Kiểm soát tiền thông qua ngân hàng
13
Khi khối lương hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty thường thanh toán qua ngân hàng. Các hình thức thanh toán mà công ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi. L/C và T/T (gồm trả trước và sau). Khi có nhu cầu phải thanh toán, phòng kinh doanh sẽ lập một giấy đề xuất gửi cho bộ phận kế toán xem xét. Nếu đồng ý thì kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi hoặc tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức thanh toán đã đề cập trong hợp đồng. Sau khi hoàn tất việc thanh toán tiền hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ và số phụ ngân hàng về cho công ty. Kế toán tiền gửi sẽ căn cứ
vào bộ chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất thanh toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng đã thanh toán ghi trên giấy báo nợ và số phụ kế toán có khớp với nhau hay không, nếu đúng thì kế toán tiền gửi sẽ dùng User và password để truy cập hệ thống và cập nhật số liệu và máy tính.
3. Kiểm soát trong môi trường xử lí thông tin bằng máy tính
Công ty sử dụng phần mềm Pro Accounting trong công tác kế toán. Để đảm bảo việc cung cấp thông tin là trung thực và chính xác thì cần thiết phải có kiểm soát kế toán trong điều kiện tin học hóa. a) Kiểm soát chung Kiểm soát truy cập theo hệ thống
Phân quyền sử dụng: phần mềm kế toán được sử dụng tại công ty cho phép phân quyền sử dụng. theo đó, mỗi nhân viên kế toán sẽ có User và Password riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được phép cập nhật, sửa chữa, in ấn… được phép truy cập vào dữ liệu của tất cả các phần hành. Kế toán các phần hành chỉ được phép truy cập vào các báo cáo hay các sổ sách tổng hợp của những năm đã quyết toán xong. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu.
- Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính năng tự động lưu trữ dữ liệu mới nhập vào sau một khoảng thời gian nhất định để tránh những trục trặc bất ngờ, đột xuất.
- Cuối tháng, các kế toán viên phải tiến hành in ấn các sổ sách trên máy rồi đối chiếu với chứng từ gốc, sau đó đống thành tập và lưu trữ. Mỗi kế toán viên có trách nhiệm lưu trữ chứng từ và sổ sách liên quan tới phần hành của mình. b) Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát nhập liệu
14
- Kế toán chỉ cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, rồi chương trình sẽ tự động hiển thị thông tin có liên quan đã được thiết kế từ trước. trong quá trình sẽ tự động hiển thị thông tin có liên quan đã được thiết kế từ trướng. trong quá trình thiết kế mã nhà cung caaos hay mã hàng đều có sự trùng lắp thì phần mềm sẽ tự báo lỗi.
- Chứng từ gốc sẽ được đánh số thức tự trước khi nhập vào máy để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. khi nhập xong, nhân viên kế toán phần hành sẽ đánh dấu là đã được sử dụng để tránh tình trạng dữ liệu được nhập hai lần.
- Dữ liệu trước khi nhập vào máy đều được các cấp có thẩm quyền phê
duyệt. Kiểm soát xử lý dữ liệu
- Công ty chỉ mới áo dụng kế toán máy tư năm 2006 nên dữ liệu lưu trong máy tính chưa nhiều, do đó mà công ty cũng chưa có quy định cụ thể về thời gian lưu trữ ở những thiết bị lưu trữ khác như thế nào. - Dữ liệu trên chứng từ mệnh lệnh và chúng từ thực hiện phải phù hợp
với nhau.
- Hệ thống được thiết kế đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi đã chuyển sổ cái. c) Kiểm soát thông tin đầu ra. Cần phải kiểm tra và xem xét kỹ càng các sổ sách và báo cáo được in ra để đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác, trung thực và hợp lý; hơn nữa là phải đảm bảo hình thức của các sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định của chế độ kế toán Việt Nam.
II. Đánh giá môi trường kiểm soát của công ty
1. Ưu điểm - Đặc thù về quản lý: do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên ban giám đốc công ty luôn dễ dàng duy trì mối quan hệ trực tuyến với các bộ phận khác. có sự phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, chú ý tới phong cách lãnh đạo của mình, thân thiện với mọi người và luôn cố gắng phát triển văn hóa công ty.
15
- Chính sách nhân sự: công ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi trách nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thể, không nhập nhằng; chất lượng làm việc được theo dõi chặt chẽ để có chính sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công việc được giao.
- Cơ cấu tổ chức: đứng đầu là tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung. trong mỗi phòng bạn có các cấp trường và các phòng ban này được tách biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, tất cả đều chịu sự giám sát của tổng giám đốc. vì vậy, mà không có sự chồng chéo trong công việc, tạo nên cơ chế quản lý rõ ràng, chặt chẽ, trong đó có cả chu trình mua hàng và thanh toán.
- Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của bộ tài chính. đồng thời công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên việc rút số dư các tài khoản chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất vật tư, quản lý các phiếu thu chi, công tác quản lý được giảm nhẹ, nhanh chóng và mang tính khoa học hơn. hơn nữa, công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên rất đơn giản cho việc kiểm tra và đối chiếu cuối kỳ
2. Nhược điểm
a) Đối với các nghiệp vụ mua hàng.
- Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng khá chặt chẽ, quy định trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên quan trong việc mua hàng tương đối rõ ràng và đầy đủ.
- Tuy nhiên việc xem xét, kiểm tra hàng mua về còn mang tính hình thức: khi nhận hàng, để thực hiện đầy đủ khâu kiểm tra thì bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có bốn bên tham gia nhưng trên thực tế tại đơn vị thì chỉ có ba bộ phận tham gia đó là phòng kinh doanh, khổ và bộ phận quản lý mà không có sự tham gia của phòng kỹ thuật công nghệ.
- Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường do các nhân viên phụ trách phần hành do tự kiểm tra với nhân chứ chưa có một nhân viên độc lập để làm nhiệm vụ đó.
- Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng. - Trong một số trường hợp hàng đã về nhưng không kèm theo hóa
16
đơn, kế toán kho vận ghi tăng khoản mục hàng tồn kho.
- Một số đơn đặt hàng đôi khi in ra giấy không có sự kí duyệt của các cấp có thẩm quyền vì cho rằng đơn đặt hàng sẽ lưu trên máy và người lưu là người chịu trách nhiệm trực tiếp. hơn nữa, chưa có sự so sánh cụ thể giữa đơn đặt hàng với bảng tổng hợp các nguyên phụ liệu cần mua về việc xác định số lượng cần mua.
- Công ty không sử dụng tài khỏan theo dõi hàng mua đang đi đường - Trên biên bản nhận hàng và hóa đơn không có đánh số thứ tự. - Không có kế hoạch về việc mua hàng cũng như tính toán chi phí cụ thể, việc mua hàng thực hiện ngay khi có đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Chưa có sự kiểm tra tự động trên máy về việc nhập sai mã vật tư.
b) Đối với nghiệp vụ thanh toán Đối với tài khoản phải trả người bán
- Bộ chứng từ thanh toán được sao chép thành nhiều bản và giao cho các phòng liên quan để đảm bảo sự chính xác về mặt số liệu khi tiến hành ghi sổ.
- Có sự phân công rõ ràng về việc theo dõi khoản phải trả người bán,
công việc này thực hiện bởi kế toán công nợ
- Để đảm bảo uy tín, công ty luôn duy trì một mức nợ hợp lý nên việc trả nợ cho các nhà cung cấp thường không để tồn đọng quá lâu nhưng vẫn phải đảm bảo đủ vốn cho sự tăng trưởng của công ty
- Công ty không có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ
chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ
- Về khoản chiết khấu: không có quy định cụ thể về sự kiểm tra tính
chính xác của các khoản chiết khấu được giảm trừ trên hóa đơn Đối với việc chi tiền
- Chức năng kiểm tra và chức năng chấp nhận thanh toán được tách
biệt so với chức năng xét duyệt chỉ quỹ để thanh toán.
- Có sự kì duyệt của thủ quỹ trên phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền đã thực hiện và tránh việc sử dụng lại phiếu chỉ để yêu cầu được thanh toán
- Hóa đơn mẫu hàng giá cho kế toán thanh toán chỉ là bản sao nên đôi
17
khi chưa có sự kiểm tra lại với hóa đơn gốc.
III. Giải pháp 1. Hoàn thiện các nghiệp vụ mua hàng. - Các yếu tố trình bày trên đơn đặt hàng thường không thống nhất. Công ty nên xem lại tính thống nhất của đơn đặt hàng và biên soạn lại đơn đặt hàng để có một mẫu đơn chuẩn phụ vụ cho kiểm soát. - Khi kiểm tra hàng nhập kho, trên thực tế công ty chỉ có ba bên tham gia là phòng Kinh doanh, kho và phòng QA. Tuy nhiên, để đảm bảo hàng nhận đúng chất lượng và đủ thì công ty nên quy định sự cần thiết phải tham gia của phòng kỹ thuật công nghệ vào quá trình kiểm nhận hàng
- Công ty nên giao trách nhiệm cho một người độc lập kiểm tra, đối
chiếu các chứng từ, sổ sách giữa các phòng ban.
- Để thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc kiểm soát mua hàng được chặt chẽ hơn công ty nên quy định về việc phải đánh số thứ tự trên đơn hàng và trên hóa đơn để thuận tiền hơn trong việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất cả các đơn đặt hàng và hóa đơn đều được xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra được sự liên tục quan trọng hơn là số thứ tự của đơn đặt hàng phải được ký hiệu sao cho dễ dàng tham chiếu được đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh trường hợp cán bộ mặt hàng mua những hàng hóa sử dụng cho mục đích riêng.
- Để tránh tình trạng gian lận về khoản chiết khấu được hưởng, công ty nên yêu cầu một bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cáp và bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận là phù hợp và chính xác.
2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng.
a) Đối với nợ phải trả
- Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ. Sau ngày nhận hàng bao nhiều ngày thì phải chuyển toàn bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp.
18
- Kế toán công nợ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp, tực là thay vì chỉ định khoản một bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau khi đã trừ
chiết khấu, thì kế toán công nợ nên tách biệt hai định khoản này trước khi nhập vào nhà máy: một bút toán phản ánh giá trị hàng mua vào thực tế và một bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá được hưởng.
- Định kỳ nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ. b) Hoàn thiện với việc chi tiền
Kế toán kiểm toán cần kiểm tra lại việc chi có đúng với bộ chứng từ gốc có hợp nhau hay không trước khi tiến hành duyệt chi. Vì bộ chứng từ thánh toán là các bản sao nên ngoài con dấu “sao y bản chính” cần yêu cầu sự ký duyệt của ban giám đốc công ty để tránh trường hợp con dấu bị làm giả. Công ty nên có bảng báo giá từ nhà cung cấp về các nguyên phụ liệu đã mua trước khi tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi là đúng và chính xác. Trên Bảng báo giá của nhà cung cấp nên có xác nhận của nhà cung cấp để đảm bảo không có trường hợp nhân viên làm bảng báo giá giả để thực hiện việc gian lận. 3. Hoàn thiện kiểm soát trong môi trường xử lý bằng máy tính
a) Kiểm soát việc ra vào hệ thống
19
Chương trình kế toán máy mới chỉ áp dụng tại công ty từ năm 2006 nên công ty chưa gặp trường hợp chỉnh sửa số liệu trái phép hay gian lận trong các phần hành. Hơn nữa, do công ty mới áp dụng nên việc thiết kế phần mềm còn chú trọng vào việc cải thiện phần mềm làm sao cho phù hợp với các quy định của Bộ tài chính, cho nên, chưa chú tâm vào việc thiết kế phần mềm để phát hiện nhân viên truy cập trái phép. Công ty nên áp dụng các thức là chương trình ghi lại sô lần, thời gian của từng tài khoản truy cập để có thể phát hiện ra tài khoản nào hay được cập nhật và người cập nhật vào tài khoản đó có được phân quyền truy cập như đã quy định không. b) Kiểm soát xử lý dữ liệu
Phần mềm trước khi đưa vào sử dụng cần phải được kiểm tra kỹ để đảm bảo các nghiệp vụ không bị thay đổi phương pháp xử lý khi thay đổi phần mềm vì một số sai sót nhỏ cũng có thể là thay đổi cả một kết quả lớn. Có thể xóa bớt mã của những nhà cung cấp không còn giao dịch nữa ra khỏi hệ thống để tránh tình trạng đầy bộ nhớ và giảm tốc đọ xử lý dữ liệu.
c) Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
Việc lưu trữ dữ liệu trên máy không phải lúc nào cũng an toàn tuyệt đối, có thể xảy ra trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài chương trình virut vào máy để phá hủy những dữ liệu mà họ thực hiện gian lận nhằm xóa dấu vế, cho nên công ty có thể thực hiện sao lưu dữ liệu vào đĩa, USB, thẻ… tuy nhiên. Không phải việc lưu trữ vào các ổ cứng đó là tuyệt đối an toàn vì đối lúc có thể hỏng hóc, bị lỗi, vậy công ty nên thực hiện:
- Định kỳ, nên tiến hành in ấn, sao lưu các bản ghi và tập tin quan
trọng; nên lưu thành nhiều bản và lưu ở nhiều nơi khác nhau.
20
- Các thiết bị như đĩa. USB,.. các văn bản nên lưu trữ ở những chỗ an toàn, ít người biết đến để đảm bảo an toàn và phải giao cho người có trách nhiệm quản lý.
