Chia sẻ cách viết proposal cho Event
A. Hình thức viết:
Phổ biến nhất là viết trên Words, Excel hay Powerpoint.
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn
thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới
dạng giấy (hardcopy).
Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay
nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về
design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế.
Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp
nhất để thuyết trình trước khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ
dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng.
Hơn nữa tuỳ mỗi công ty sẽ có một gu riêng nữa.
B. Cách thức trình bày
Kế hoạch, nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài
trợ… nói lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình
bày bạn cần rất chú ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có
những đánh giá không tốt. Khi trình bày proposal, để được đánh giá là
chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:
a. Với Words:
- Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, các dòng ngang cấp thì
phải thụt vào các khoảng bằng nhau, không trồi ra thụt vào mất trật tự.
- Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn
cỡ 16, in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
- Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn
đến những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang
lại nằm cuối trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm
ngay giữa trang rất vô duyên.
Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc
chọn Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.
b. Với Powerpoint:
- Đầu tiên nên có 1 Mục lục phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có
hình dung tổng quát ban đầu về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ: Ý nghĩa,
Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
- Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể
đang viết trên Words.
- Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet,
tránh slide này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
- Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối
nùi
- Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ khiến người dài
nhòng hoặc lùn tịt, tuyệt nhiên không nên để hình bị bể hạt, mất nét…
- Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
- Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại
hiển thị thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ
to ra hay nhỏ lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua
PDF).
- Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint
sinh động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim
hoạt hình: chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt
dọc.. Cũng đừng lạm dụng các hình động quá, một vài cái cho vui thì được
chứ nhiều quá trông vừa như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation,
vừa gây mất tập trung cho người nghe bạn thuyết trình.
c. Với Excel:
Chú ý việc canh vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ
những trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm
cho người đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của
bạn.
Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để
tránh thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc
cho đối tác.
C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:
Barem của 1 proposal
Tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác
nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm
được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một
proposal tiêu biểu thường có các mục:
- Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
- Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
- Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất
gì về quà tặng…
- Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, nói chung là xâu
chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
- Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân
khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn,
khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
- Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết
đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là
dọn sẵn cho người khác ăn đó.
Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:
- Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định
lượng và định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
- Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept
chương trình
- Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
- Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
- Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
- Cấu trúc nhân sự team làm event này
- Kinh phí dự kiến
- Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn
agency của bạn.
Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả
năng viết 1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu
chuỗi các ý tưởng lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên
cố gắng rèn luyện cho mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung
ngay trong đầu kết cấu của những vấn đề cần trình bày.
Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi,
thì trong đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:
- Mục đích
- Thông tin cơ bản
- Thể lệ tham dự
- Cơ cấu giải thưởng
- Cách thức thực hiện cuộc thi
- ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation
cho các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các
bước:
- Mục đích
- Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
- Thông tin cơ bản
- Nội dung chương trình
- Vấn đề tuyển dụng
- Vấn đề báo cáo
- Vấn đề thực thi