LUẬN VĂN:
Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng
rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một
trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội
Chương 1: Cơ sở lý luận.
1.1. Lý luận về dự án và quản lý dự án đầu tư.
1.1.1. Khái niệm về dự án và quản lý dự án đầu tư.
1.1.1.1. Khái niệm dự án.
1.1.1.1.1. Khái niệm.
Có nhiều cách định nghĩa dự án. Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào
đó. Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu
“động”. Theo cách hiểu thứ nhất “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống (một
trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai “động” có thể định nghĩa dự án
như sau:
Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể
cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch
tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.
Như vậy theo định nghĩa này thì:
- Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định.
- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên một thực thể mới.
Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau:
Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:
- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn). Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và
điểm kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc khi xác
định rõ ràng mục tiêu của dự án không thể đạt được và dự án bị loại bỏ.
- Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc
dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác.
Dù định nghĩa khác nhau nhưng có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của khái niệm
dự án như sau:
- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng. Mỗi dự án thể hiện một hoặc một nhóm nhiệm vụ
cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó. Dự
án cũng là một hệ thống phức tạp nên cần được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để
thực hiện và quản lý nhưng phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và
việc hoàn thành với chất lượng cao.
- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn. Nghĩa là, giống như các
thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt
đầu và kết thúc.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý
chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan
như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý
nhà nước... Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành
phần trên là khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án
thường xuyên có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ
tham gia của các bộ phận không giống nhau. Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự
án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác với quá trình sản
xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt,
mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất. Lao động
đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại . . .
- Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng
một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức. Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các bộ
phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị... Một số trường hợp, các thành viên
quản lý dự án thường có hai thủ trưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn
không biết thực hiện quyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau.
- Tính bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư và lao
động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu
tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao.
1.1.1.1.2. Chu kỳ của dự án đầu tư.
Chu kỳ của hoạt động đầu tư là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu từ
khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động.
ý đồ về dự án mới
Sản xuất kinh doanh
ý đồ về dự án đầu
Chuẩn bị đầu tư
Thực hiện đầu tư.
Ta có thể minh hoạ chu kỳ của dự án theo sơ đồ sau đây:
Hình 1.1: Chu kì của dự án đầu tư.
Chu kỳ một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền đầu tư
(Chuẩn bị đầu tư), giai đoạn đầu tư (Thực hiện đầu tư) và giai đoạn vận hành các kết quả
đầu tư (Sản xuất kinh doanh). Mỗi giai đoạn lại được chia làm nhiều bước. Chúng ta có
thể sơ đồ hoá như sau:
Vận hành
Tiền đầu tư Đầu tư kết quả đầu tư
Nghiê Nghiên Nghiê Đánh Đàm Thiết Thi Chạy Sử Sử Công
n cứu cứu n cứu giá phán côn thử và dụn dụn suất kế
phát tiền khả thi và và nghiệ g g giảm và g
hiện khả thi ( Lập quyết kí kết lập m thu chư côn dần
các sơ bộ dự án định các dự xây sử a g và
cơ hội lựa BCNC (thẩm hợp toán lắp dụng hết suất thanh
đầu chọn KT ) định đồng thi côn côn ở lý.
tư dự án. dự công g g mức
án) xây trìn suất độ
lắp h cao
công nhất
trình .
Bảng 1.1. Các bước công việc của một dự
Các bước công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn được tiến hành tuần tự
nhưng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhau nhằm nâng cao
dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuận lợi cho việc tiến hành
nghiên cứu ở các bước kế tiếp.
Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu tư chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét cơ bản sau
đây:
- Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) tạo tiền đề và quyết
định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành
kết quả đầu tư. Do đó, đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, vấn đề chính
xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất. Trong quá trình
soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cưú. Tổng
chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu tư của dự án. Làm
tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu tư
của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư (đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh
được những chi phí không cần thiết khác ...) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt
động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi (đối với các dự
án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực phục vụ dự kiến.
- Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả. ở giai đoạn này 85 đến
99,5% vốn đầu tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trong suốt những năm thực hiện
đầu tư. Đây là những năm vốn không sinh lời. Thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài,
vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn. Đến lượt mình, thời gian thực hiện đầu tư lại
phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý quá trình thực
hiện đầu tư, quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các
kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét trong dự án đầu tư.
- Giai đoạn 3: vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư (giai đoạn sản xuất
kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Nếu các kết quả do giai đoạn
thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, đúng tiến độ,
tại địa điểm thích hợp, với quy mô tối ưu thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả
này và mục tiêu của dự án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạt động
các kết quả đầu tư. Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu
tư tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư.
- Thời gian hoạt động của dự án được xác định bởi thời gian vận hành các kết quả đầu tư.
- Thời gian hoạt động của dự án bị phụ thuộc những nhân tố tác động đến chu kỳ sống
của sản phẩm do dự án tạo ra, hiệu quả của quá trình vận hành dự án.. .
- Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu tư.
1.1.1.2. Khái niệm và tác dụng của quản lý dự án.
1.1.1.2.1. Khái niệm.
Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào
những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh
tế, quốc phòng và xã hội. Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của
phương pháp quản lý dự án là:
- Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi,
trong khi khách hàng ngày càng khó tính;
- Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày càng tăng.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát
quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong
phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng
sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực
hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện
giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác định.
- Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được
hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch
hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
- Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao
động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn
này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu,
khi nào kết thúc).
- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành,
giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc
lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế
hoạch dự án như trình bày trong hình 1.2
Lập kế hoạch.
- Thiết lập mục tiêu. -
Điều
tra
Giám sát
phối
- Đo lường kết quả. - So sánh với mục tiêu. - Báo cáo. - Giải quyết các vấn đề.
Điều phối thực hiện. - Điều phối tiến độ thời gian. Phân - nguồn lực. - Phối hợp các nỗ lực. - Khuyến khích
Hình 1..2. Chu trình quản lý dự án.
Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo
yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ
cho phạm vi dự án không thay đổi. Về mặt toán học, bốn vấn đề này liên quan với nhau
theo công thức sau:
C= f ( P, T, S ).
Trong đó :
C : Chi phí.
P : Hoàn thành công việc ( kết quả )
T : Yếu tố thời gian.
S : Phạm vi dự án.
Phương trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công việc, thời
gian và phạm vi dự án. Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất lượng hoàn thiện
công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng.
Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục tiêu cơ bản
của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau. Không đơn thuần chỉ
là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng như chi phí để đạt kết quả đó đều là những yếu
tố không kém phần quan trọng. Hình 1.3 trình bày mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản
của quản lý dự án. Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,
giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nhưng nói chung đạt được kết quả tốt đối với
mục tiêu này phải “hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự
án các nhà quản lý hi vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án.
Kết
Kết quả mong muốn
Chi
Chi phí cho
Thời gian cho
Thời gian
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa thời gian,
1.1.1.2.2. Tác dụng của quản lý dự án.
Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác
nhưng tác dụng của nó rất lớn. Phương pháp quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu
sau đây:
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án
với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên
tham gia dự án.
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp
thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc
đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng.
- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.
1.1.2. Nội dung của quản lý dự án.
1.1.2.1. Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án.
1.1.2.1.1. Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ
mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản
lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự
án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội.
Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính
sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách
đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê,
bảo hiểm, tiền lương...
1.1.2.1.2. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó
bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát... các hoạt động dự
án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn
đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán... Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt
các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự
án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn
với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn
thành.
1.1.2.2. Lĩnh vực quản lý dự án.
Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên
cứu là:
1.1.2.2.1. Quản lý phạm vi.
Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự
án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài
phạm vi của dự án.
1.1.2.2.2. Quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm
đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt
đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
1.1.2.2.3. Quản lý chi phí.
Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí
theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo
cáo những thông tin về chi phí.
1.1.2.2.4. Quản lý chất lượng.
Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng
cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn
của chủ đầu tư.
1.1.2.2.5. Quản lý nhân lực.
Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham
gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao
động của dự án hiệu quả đến mức nào?
1.1.2.2.6. Quản lý thông tin.
Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và
chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý
thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các
nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
1.1.2.2.7. Quản lý rủi ro.
Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có
kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.
1.1.2.2.8. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương
lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị,
dịch vụ,... cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự
án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự
án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào?
1.1.2.2.9. Lập kế hoạch tổng quan.
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic,
xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc
đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Kế hoạch dự án là việc chi tiết
hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để
thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã
được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể về dự án, kế
hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực...
1.1.2.3. Quản lý theo chu kỳ của dự án.
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định
nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện.
Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc. Tổng hợp các
giai đoạn này được gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết
thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được
thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc còn
lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án. Thông qua chu kỳ dự án
có thể nhận thấy một số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là
thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh chóng khi
dự án bước vào giai đoạn kết thúc. Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp
nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác suất thành công sẽ cao
hơn khi dự án bước qua các pha sau. Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc
tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và
giảm mạnh khi dự án được tiếp tục trong các pha sau.
1.1.3. Mô hình tổ chức dự án.
Tổ chức là một nhân tố động. Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với sự thay
đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý. Những năm gần đây mô
hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói riêng có những thay
đổi tích cực theo hướng phát triển nhiều mô hình tổ chức mới, năng động và hiệu quả.
Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu mà phân
loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp.
1.1.3.1. Căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn về quản lý và điều hành dự án.
1.1.3.1.1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu tư (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình thức tổ
chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham
gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành.Các nhà quản lý dự án
chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối
cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, tư vấn cho chủ đầu tư.
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự án quy
mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ đầu tư
có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án. Chủ đầu tư được lập
và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự
án.
Chủ đầu tư – Chủ dự án.
Chuyên gia quản lý dự án
Tổ chức thực hiện
Tổ chức thực hiện
Tổ chức thực hiện
Tổ chức thực hiện
Hình 1.4. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
1.1.3.1.2. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.
Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức trong đó chủ đầu tư
giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê
tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ được đại diện toàn quyền
trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc
lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với
toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan
đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án. Hình
thức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp.
Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Chủ nhiệm điều hành dự án.
Tổ chức thực hiện dự án I
Tổ chức thực hiện dự án II
Khảo sát Thiết kế
...
Lập dự toán
Xây lắp
Hình 1.5. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.
1.1.3.1.3. Mô hình chìa khoá trao tay.
Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó nhà quản
lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là “chủ” của
dự án.
Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu tư được phép
đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án. Khác với hình thức chủ
nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao cho nhà quản lý dự án và họ phải
chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án. Trong một số trường hợp nhà
quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho
người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án đã trúng thầu. Khi đó họ như một thứ
“cai” điều hành dự án. Trong trường hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá
nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp.
Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án.
Chọn tổng thầu (Chủ nhiệm điều hành dự
Tổ chức thực hiện dự án I
Tổ chức thực hiện dự án II.
...
Khảo sát.
Thiết kế.
Xây lắp.
Hình 1.6. Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay.
1.1.3.1.4. Mô hình tự thực hiện.
Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu tư không thuê các nhà
quản lý dự án chuyên trách làm tư vấn cũng như quản lý dự án. Chủ đầu tư có đủ năng
lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự án.
1.1.3.2. Căn cứ vào vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo dự án.
1.1.3.2.1. Tổ chức quản lý dự án theo chức năng.
Hình thức tổ chức dự án theo chức năng có đặc điểm là:
- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó (tuỳ thuộc vào nhiệm vụ của dự án).
- Các thành viên của dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau
đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc
chuyên môn liên quan đến dự án.
Ưu điểm:
- Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý
hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia quản lý dự án. Họ sẽ trở về vị trí cũ
của mình khi kết thúc dự án.
- Thứ hai, một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức chuyên môn và
kinh nghiệm của mình.
Nhược điểm:
- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng.
- Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận này thường
có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính khác của nó mà
không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. Các bộ phận
chức năng khác có trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tương tự. Trong một vài
trường hợp, dự án không nhận được ưu tiên cần thiết, vì vậy không đủ phương tiện để
hoạt động hoặc bị coi nhẹ.
1.1.3.2.2. Tổ chức chuyên trách quản lý dự án.
Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con do một
chủ nhiệm dự án quản lý. Mô hình tổ chức này có dạng như hình 1.7
Giám đốc
...
Trưởng phòng tài
Chủ nhiệm dự án A
Trưởng phòng kinh doanh
Chủ nhiệm dự án B
Tài chí nh
Tiế p thị
Sản xuấ t
Tài chí nh
Tiế p thị
Sản xuấ t
Hình 1.7. Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án
Ưu điểm:
- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu
cầu của thị trường.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án.
- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án (chứ
không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành).
- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn.
Nhược điểm:
- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời vài dự án và phải đảm bảo đủ
số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực.
- Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian, chi phí của
dự án nên nhà quản lý dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn
là đáp ứng nhu cầu thực.
1.1.3.2.3. Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.
Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án theo
chức năng và dạng chuyên trách dự án.
Ưu điểm:
- Giống như hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này trao quyền cho
chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong
phạm vi chi phí được duyệt.
- Giống như tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý
cho các dự án khác nhau
- Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết thúc dự án các
nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình.
- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng.
Nhược điểm:
- Thứ nhất, nếu quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, hoặc trái ngược,
trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc dự án.
- Thứ hai, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những
người đứng đầu bộ phận chức năng ra các quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế, quyền
và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng
để đảm bảo thành công của dự án.
- Thứ ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý. Một nhân viên
có hai thủ trưởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trường
hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau.
1.2. Vai trò và đặc điểm của các dự án công nghệ thông tin.
1.2.1. Vai trò của Công nghệ thông tin.
1.2.1.1. Khái niệm, quá trình phát triển và vai trò của công nghệ thông tin trong nền
kinh tế nước ta.
1.2.1.1.1Khái niệm.
Công nghệ thông tin là sự hoà nhập của công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc
viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử.
Sự hình thành của công nghệ thông tin được minh hoạ như ở hình vẽ 1.8. Liên lạc là
công nghệ lâu đời nhất trong số 3 công nghệ kể trên. Các hệ thống liên lạc bằng điện đã
phát triển suốt từ những năm 1840. Công nghệ máy tính ra đời từ những năm 1940, thoạt
đầu vì những mục đích quân sự. Công nghệ vi điện tử bắt đầu từ những năm 1960 và đã
sớm dẫn đến sự hội tụ nhanh chóng của cả 2 công nghệ lâu đời hơn thành một công nghệ
mới mà ngày nay chúng ta gọi là Công nghệ thông tin.
Truyền tin
Liên lạc viễn thông.
+ Máy tính.
Xử lý thông tin
= Công nghệ thông tin.
Quản lý thông tin.
Hình 1.8. Sự hình thành công nghệ thông tin.
1.2.1.1.2. Quá trình phát triển.
Trong lịch sử phát triển nhân loại, cho tới cuối thế kỷ thứ XX, loài người đã trải qua 5
cuộc cách mạng thông tin.
Tiêu chí để phân biệt các cuộc cách mạng thông tin là những thay đổi căn bản về các
công cụ tiếp nhận, lưu trữ, xử lý, truyền thông tin và về khối lượng thông tin có thể phổ
biến được cho mọi người.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ nhất được khởi đầu bằng việc con người có được
tiếng nói - đánh dấu điểm ngoặt căn bản trên bước đường phát triển tiến hoá của loài
người. Kể từ đây, con người tách hẳn khỏi thế giới động vật . Nhờ có tiếng nói, thông tin
tạo ra được thay đổi, truyền bá và lưu trữ và trở thành một động lực mạnh mẽ thúc đẩy
quá trình giao tiếp và phát triển kỹ thuật ở những giai đoạn phát triển đầu tiên của thời
đại nông nghiệp.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đánh dấu bằng việc phát minh ra chữ viết. Đây
là một công cụ căn bản, làm thay đổi phương thức sinh hoạt của cộng đồng, dẫn đến chỗ
mở rộng phạm vi phát triển và tạo lập các hệ thống cộng đồng mới vượt ra khỏi tầm
phạm vi của các quan hệ huyết thống trong thời đại nông nghiệp. Nhờ có chữ viết, thông
tin đã được lưu trữ, truyền bá nhanh chóng với khối lượng tri thức lớn để tư duy, phát
triển và sáng tạo các kỹ thuật và công nghệ mới. Chữ viết đã tạo điều kiện thuận lợi chưa
từng có để phát triển và sáng tạo kỹ thuật, công nghệ. Tri thức được ghi lại, tích luỹ,
truyền bá, sử dụng đã đưa kỹ thuật và công nghệ phát triển đến đỉnh cao rực rỡ, điển hình
là các công trình kim tự tháp Ai Cập, các hệ thống thủy lợi, kiến trúc nguy nga của các
thành phố nổi tiếng còn lưu giữ đến ngày nay ở Hy Lạp, La Mã. Nhờ chữ viết, mà những
công trình toán học kiệt xuất của Ơ-cơ-lít, Ac - si – met, Ptô - lê - mê ... đã được ghi lại.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đã thúc đẩy các cuộc di dân lớn, những cuộc
chinh phục các miền đất mới và khởi đầu quá trình toàn cầu hoá giữa các nền văn hoá và
các nền văn minh, góp phần tạo ra các tiền đề khởi phát cho cuộc cách mạng công nghiệp
lần thứ nhất, cũng như tạo ra các xung lực mạnh mẽ để phát triển khoa học công nghệ và
giao lưu quốc tế.
Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạo khả năng
chưa từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thời gian và không gian, vượt qua
các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh, tạo ra quá trình toàn cầu hoá
mới với tốc độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp phần thúc đẩy nhanh chóng diễn biến
của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất. Nhờ cuộc cách mạng thông tin lần thứ ba,
thông tin và tri thức của nhân loại được nhân bản, xử lý, truyền bá rộng khắp và trở thành
tài sản chung của loài người.
Cuộc cách mạng thông tin thứ tư hình thành trên cơ sở các thiết bị truyền thông bằng
điện và điện tử (điện thoại, điện báo, radio, truyền hình) đã thúc đẩy sự truyền bá rất
nhanh chóng mọi loại hình thông tin và tri thức trên quy mô toàn cầu. Cuộc cách mạng
thông tin này gắn liền với cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai và thúc đẩy mạnh mẽ
quá trình quốc tế hoá lực lượng sản xuất và phân công lao động trên quy mô quốc tế.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm: Những thành quả của cuộc cách mạng khoa
học kỹ thuật và cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúc đẩy mạnh mẽ sự xuất
hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm với đặc điểm nổi bật là các hệ thống siêu lộ
cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầng cơ sở thông tin quốc gia (NII – National
information infrastructure), hạ tầng cơ sở thông tin khu vực (RII – Regional information
infrastructure) và hạ tầng cơ sở thông tin toàn cầu (GII – Global information
infrastructure). Trong đó, biểu trưng đặc sắc nhất và nổi bật nhất là mạng Internet.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình toàn cầu hóa
diễn ra trong tất cả các lĩnh vực kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ, chính trị, quân
sự..., đồng thời đang tạo ra những thách thức mới đối với các quan niệm truyền thống về
tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người. Mặc dù chưa có thể dự đoán được hết
các tác động của mạng Internet đối với loài người nhưng trên thực tế, cuộc cách mạng
thông tin lần này đang mở ra một kỷ nguyên mới – Kỷ nguyên số hoá làm đảo lộn tư duy
và sinh hoạt của xã hội loài người.
Trên cơ sở các thế hệ máy tính mới, các nước tư bản chủ nghĩa phát triển như Mỹ
đang xây dựng thế hệ mạng thông tin toàn cầu mới - đó là Internet 2 và Internet thuộc thế
hệ tiếp theo (NGI – Next Generation of Internet ) với tốc độ truy cập cao hơn tốc độ của
mạng Internet hiện nay 1000 lần. Với những tác động có tính cách mạng mà đến nay chỉ
có thể so sánh được với các truyện viễn tưởng.
1.2.1.1.3. Vai trò của Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nước ta.
Đảng và Nhà nước ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động lực
quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm
biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.
Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng
sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát
triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các
doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất
lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón
đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Nhận thức được tầm quan trọng lớn lao của công nghệ thông tin, cho nên ngay từ thời
kháng chiến chống Mỹ cứu nước, Đảng và Nhà nước ta đã có chủ trương vận dụng công
nghệ thông tin trong một số lĩnh vực. Bước sang thời kỳ đổi mới, chủ trương ấy đã được
nhấn mạnh và cụ thể hóa trong nhiều nghị quyết của Đảng và Chính phủ.
Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công
nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: ”Tập trung sức phát triển một số ngành khoa học
công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học...”. Nghị quyết Hội nghị lần thứ bẩy Ban Chấp
hành trung ương (khoá VII), ngày 30/7/1994 đã xác định: “Ưu tiên ứng dụng và phát
triển các công nghệ tiên tiến, như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin
học hoá nền kinh tế quốc dân”. Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII
nhấn mạnh: “ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân,
tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế... Hình
thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế”. Để thể chế
hoá về mặt Nhà nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 về
“Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”.
Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công nghệ thông
tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển
kinh tế – xã hội của đất nước.
Tuy nhiên, Đảng và Nhà nước ta nhận định: Công nghệ thông tin Việt Nam hiện nay
vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn với nhiều nước
trên thế giới và khu vực.Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu
của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu về hội nhập khu vực và quốc tế,
vai trò động lực và tiềm năng to lớn của công nghệ thông tin chưa được phát huy mạnh
mẽ ... , ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và còn
lãng phí.
Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về vai trò
của công nghệ thông tin chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ trương, chính sách
của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá
trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo
của Đảng và Nhà nước; chậm ban hành các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin ; ...; chưa coi đầu tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu
tư xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội.
Chính vì vậy, một trong những mục tiêu cơ bản mà Đảng ta đã đề ra đó là: “Công
nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những
yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội.”
Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, Đảng ta đã chỉ ra nhiều giải pháp và nhiệm vụ;
và một trong những giải pháp đó là: “Các doanh nghiệp, trước hết là các Tổng công ty 90
và 91 cần đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, sử dụng thương mại
điện tử, coi đó là các biện pháp cơ bản để đổi mới quản lý, đổi mới công nghệ, cơ cấu lại
sản xuất, mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.”
1.2.1.2. Tình hình ứng dụng và vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của
Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
1.2.1.2.1. Khái quát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN.
Thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước đã đề ra, EVN- với tư
cách là một trong những Tổng công ty lớn, đóng vai trò chủ quản, chỉ đạo và chi phối
mọi hoạt động trong toàn ngành điện - đã rất chú trọng phát triển công tác công nghệ
thông tin trong thời gian qua. Trung tâm Công nghệ thông tin được thành lập làm đầu
mối quản lý về công nghệ thông tin cho toàn Tổng công ty. Một loạt các dự án công nghệ
thông tin đang và sẽ được triển khai bằng nguồn hỗ trợ của các tổ chức phát triển như Cơ
quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp
tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) như dự án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán,
Hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý khách hàng, Hệ
thống thông tin địa lý, dự án đào tạo về công nghệ thông tin… Hiện nay, Tổng công ty
đang xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thống nhất trong
các lĩnh vực sản xuất, truyền tải, phân phối, vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa... Tổng
Công ty không chỉ chú trọng đến nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như phần
cứng, hệ thống mạng... mà còn thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
của các chuyên gia công nghệ thông tin, lập trình viên trong Tổng Công ty bằng các
chương trình đào tạo thường xuyên.
Trong thời gian tới, Tổng Công ty điện lực Việt Nam sẽ xây dựng và áp dụng đồng bộ
hệ thống tiêu chuẩn công nghệ thông tin trong toàn ngành điện; sản xuất các sản phẩm và
dịch vụ công nghệ thông tin không chỉ cho ngành điện mà hướng tới cung cấp cho thị
trường công nghệ thông tin Việt Nam. Kết hợp với các hoạt động cung cấp dịch vụ viễn
thông công cộng cho thị trường viễn thông Việt Nam, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam
đang xây dựng các phần mềm quản lý viễn thông công cộng và khai thác các dịch vụ gia
tăng trên Internet.
1.2.1.2.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN.
Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình, EVN đã thu được một
số thành công sau đây:
- Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng suất lao động của đội ngũ cán bộ
công nhân viên. Được đào tạo các kiến thức về công nghệ thông tin và đồng thời được
trang bị các phương tiện làm việc hiện đại đã giúp cho đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ sư của
EVN thực hiện công việc của mình với năng suất và hiệu quả cao hơn trước kia. Họ
không còn phải dành nhiều thời gian cho tính toán và xử lý công việc một cách thủ công
nữa, mà sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung vào việc phân tích và xử lý nghiệp vụ.
- Hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trường làm việc hiện
đại. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình đã giúp cho EVN
có được một mô hình tổ chức quản lý tiến bộ. Một hệ thống thông tin thông suốt được nối
từ lãnh đạo cấp cao của EVN tới các đơn vị trực thuộc. Điều đó giúp cho các cấp lãnh
đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động của các đơn vị từ đó mà có các quyết định
quản lý chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý đã làm giảm bớt gánh nặng của việc xử lý những thủ tục giấy tờ, giúp EVN tin
học hoá được các thủ tục hành chính, nhờ đó mà tinh giảm được một bộ phận lao động và
nâng cao năng suất lao động.
- Nâng cao khả năng, năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị sản xuất
– kinh doanh trong EVN. Với việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, kĩ sư,
đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại nói chung và việc ứng dụng các sản phẩm của
công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất và kinh doanh nói riêng, các công ty, các
đơn vị có chức năng sản xuất- kinh doanh trực thuộc EVN đã từng bước trưởng thành về
nhiều mặt. Có thể lấy khối tư vấn thiết kế xây dựng điện (bao gồm các Công ty tư vấn
xây dựng điện 1, 2, 3, 4 và Viện Năng Lượng) làm ví dụ. Nhờ được đầu tư như vậy, các
đơn vị này từ chỗ chủ yếu làm công tác khảo sát thiết kế đến nay đã đảm đương được hầu
hết hơn 15/19 loại hình công tác tư vấn theo thông lệ Việt Nam và Quốc tế từ khâu chuẩn
bị dự án, thực hiện dự án cho đến đưa dự án vào hoạt động. Họ có thể thực hiện được hầu
hết các loại hình công tác tư vấn của các công trình XDCB có tính truyền thống và các
công trình lớn, kỹ thuật công nghệ mới phức tạp sau khi đã hợp tác, làm thầu phụ cho các
chuyên gia nước ngoài, thông qua các dự án đã và đang xây dựng tại Việt Nam.
1.2.2. Đặc điểm của hoạt động đầu tư các dự án Công nghệ thông tin.
- Thứ nhất, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi một số lượng vốn
lớn (do chi phí cho đầu tư cho các thiết bị công nghệ thông tin thường rất lớn) và để nằm
khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu tư.
- Thứ hai, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường mang lại kết quả là
tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc. Do đặc thù của các sản phẩm công
nghệ thông tin là được tạo ra để trợ giúp hoạt động sản xuất chính. Vì vậy, việc xác định
các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông
tin là rất khó khăn.
- Thứ ba, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường chịu rủi ro về mặt
công nghệ, tức là kết quả của các hoạt động đầu tư có nhiều nguy cơ bị lạc hậu hay nói
cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tư công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn.
Lí do là ngày nay, công nghệ thông tin thường xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt.
Cho nên có thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời.
- Thứ tư, các thành quả của hoạt động đầu tư có giá trị sử dụng không lâu và đòi hỏi phải
thường xuyên được cập nhật, nâng cấp. Cũng do tốc độ phát triển như vũ bão hiện nay
của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh
doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh
tranh thì chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để
từ đó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của
mình.
Chương 2: Thực trạng quy trình
Chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án
tại Trung tâm Công nghệ thông tin
Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công ty Điện lực
Việt Nam.
2.1.1. Lịch sử hình thành của EVN.IT.
Trung tâm Công Nghệ Thông Tin được thành lập theo quyết định số 108/QĐ-EVN-
HĐQT ngày 28/04/2002 trên cơ sở tách bộ phận Nghiên cứu khoa học Công nghệ và Môi
trường ra khỏi Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệ Môi trường và máy tính và đổi
tên trung tâm này. Sau khi được thành lập Trung tâm là đơn vị thành viên hạch toán phụ
thuộc trong TCT, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng để hoạt động, được
mở tài khoản tại Ngân hàng theo phân cấp của TCT. Trung tâm là một đơn vị thành viên
hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Điện lực Việt nam (EVN), hoạt động trên các lĩnh vực
công nghệ thông tin, có chức năng là đầu mối tổ chức, chủ trì và thực hiện các hoạt động
Công nghệ Thông tin theo định hướng và chỉ đạo thống nhất của Tổng công ty trong các
đơn vị thành viên của EVN.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của EVN.IT.
2.1.2.1. Nhiệm vụ của EVN.IT.
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin chung cho toàn TCT
- Lập các dự án xây dựng các hệ thống phần mềm thống nhất trình TCT phê duyệt và tổ
chức triển khai thực hiện.
- Thiết kế các mạng diện rộng (WAN) của các đơn vị thành viên theo tiêu chuẩn ngành,
cấp phát địa chỉ kết nối mạng (IP); chủ trì việc kết nối với mạng của TCT.
- Xây dựng, bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống mạng diện rộng (WAN) của TCT; tham gia
xây dựng các mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thành viên để kết nối các mạng hiện có
thành mạng diện rộng; thực hiện việc bảo dưỡng, nâng cấp các phần mềm dùng chung
cho TCT.
Tham gia bộ phận thường trực Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của TCT. -
- Xây dựng, bổ sung sửa đổi các tiêu chuẩn về công nghệ theo yêu cầu của TCT.
Tham gia xây dựng kế hoạch chương trình, nội dung đào tạo công nghệ thông tin thống -
nhất trong TCT và tổ chức thực hiện. Ký kết và thực hiện hợp đồng đào tạo về công nghệ
thông tin cho các đơn vị ngoài TCT.
- Làm đầu mối tổ chức quản lý các hoạt động Internet trong mạng máy tính của TCT.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu mới về công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt
động quản lý và điều hành sản xuất của TCT.
- Nghiên cứu và triển khai các chương trình tự động hoá và GIS (Geography Information
System) trong các lĩnh vực: Phát, Truyền tải và Phân phối điện. Thu thập số liệu, xử lý và
đưa các thông tin về các lĩnh vực này lên mạng diện rộng phục vụ điều hành sản xuất của
các cấp lãnh đạo trong TCT.
- Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch phát triển phần cứng và phần mềm theo yêu cầu
của TCT; quản lý vận hành các máy tính chủ nằm trong mạng (WAN) của các đơn vị
hạch toán phụ thuộc trong TCT.
Theo yêu cầu của TCT, thẩm định các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trực -
thuộc TCT.
Thực hiện các dịch vụ tư vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệ thông tin của -
các đơn vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệ thông tin trên thị trường công
nghệ thông tin trong và ngoài nước.
Thực hiện việc thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành và bảo dưỡng hệ thống máy tính của -
cơ quan TCT.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin của các đơn vị trực -
thuộc theo qui định của TCT.
2.1.2.2. Quyền hạn của EVN.IT.
Có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động Tài chính, được
hưởng quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ với TCT theo uỷ quyền phân cấp cụ thể như sau:
2.1.2.2.1. Công tác kế hoạch.
Trên cơ sở kế hoạch được giao, Trung tâm xây dựng kế hoạch 5 năm chia ra từng
năm, lập kế hoạch năm chia ra từng quý bao gồm các kế hoạch về:
- Phát triển CNTT.
- Kế hoạch về vật tư thiết bị.
- Kế hoạch lao động tiền lương.
- Kế hoạch chi phí sản xuất.
- Kế hoạch về nghiên cứu khoa học
- Kế hoạch về các dịch vụ sản xuất khác.
2.1.2.2.2. Công tác đầu tư phát triển:
Trung tâm được TCT giao hoặc uỷ quyền tổ chức thực hiện các dự án đầu tư phát
triển và được TCT giao các nguồn lực để thực hiện dự án theo phân cấp :
Lập và trình duyệt kế hoạch chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư. -
Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu và thực hiện các bước tiếp theo theo quy chế phân -
cấp.
- Được phép huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về kết quả tài chính đối với một số
công trình theo phân cấp.
- Được ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến nhiệm vụ được giao.
2.1.2.2.3. Công tác tài chính kế toán:
Trung tâm có các quyền sau:
- Được TCT cấp chi phí sản xuất theo kế hoạch và các khoản chi phí khác theo quy chế
phân cấp của TCT.
- Được quyền huy động vốn (vay ngân hàng, vay công nhân viên chức...) liên doanh, liên
kết với các tổ chức kinh tế khác để sản xuất kinh doanh ngoài kế hoạch TCT giao, trình
Tổng Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Được hình thành các quỹ theo qui định của Nhà nước và của TCT.
2.1.2.2.4. Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo
Căn cứ vào mô hình tổ chức đã được TCT duyệt, Trung tâm có các quyền hạn sau
đây:
- Được thành lập, giải thể và tổ chức lại các phòng ban trực thuộc.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của các phòng ban thuộc
Trung tâm.
- Lập các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của công nhân viên chức.
- Được bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật và quyết định nghỉ hưu
đối với Trưởng, phó phòng ban trực thuộc.
2.1.2.2.5. Công tác lao động tiền lương
Trung tâm được quyền tuyển chọn lao động theo đúng quy chế phân cấp của TCT
trong khuôn khổ biên chế, được ký kết hợp đồng lao động và thoả ước lao động tập thể
theo qui định của Luật Lao động.
2.1.2.2.6. Các lĩnh vực khác:
Được tổ chức và tiến hành công tác mua bán vật tư thiết bị với các tổ chức kinh tế
trong và ngoài nước...
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của EVN.IT.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động đội ngũ cán bộ nhân viên của
Trung tâm được biên chế thành 9 bộ phận gồm 6 phòng, 1 tổ và 2 trung tâm gồm:
1. Ban Giám đốc.
2. Phòng Quản lý dự án.
3. Phòng Tổng hợp
4. Phòng Tài chính kế toán.
5. Phòng Hệ thống mạng
6. Phòng Công nghệ phần mềm
7. Phòng Nghiên cứu – Phát triển và Đào tạo.
8. Tổ vận hành
9. Trung tâm dữ liệu tại TP Đà Nẵng
10. Trung tâm dữ liệu tai TP Hồ Chí Minh
Với bộ máy lãnh đạo gọn nhẹ và đội ngũ công nhân viên lành nghề, Trung tâm có đủ
tiềm năng để phát triển nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ mà Tổng Công ty đề ra.
Dưới đây là mô hình tổ chức của Trung tâm:
2.1.3.1. Ban Giám đốc.
Ban Giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách giúp việc. Giám đốc là
đại diện pháp nhân của Trung tâm trước pháp luật, là người có quyền hành cao nhất trong
Trung tâm, trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng Giám đốc về điều hành
mọi hoạt động tại Trung tâm.
Các phó giám đốc được giám đốc phân công quản lý điều hành một số lĩnh vực công
tác và chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc Trung tâm về lĩnh vực được giao.
2.1.3.2. Phòng Quản lý dự án.
Chức năng
- Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm xây dựng, tổ chức thực hiện, quản lý và giám sát
các dự án công nghệ thông tin trong toàn bộ EVN theo định hướng của phát triển Trung
tâm và TCT.
- Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm về các hoạt động hợp tác với các đơn vị làm CNTT
trong và ngoài ngành điện.
Nhiệm vụ
- Làm đầu mối kết hợp, triển khai các dự án về CNTT theo chỉ đạo của TCT.
- Tham gia xây dựng dự toán, kế hoạch thực hiện các dự án CNTT, tổ chức đấu thầu, xét
thầu, đàm phán hợp đồng.
- Quản lý thực hiện triển khai các dự án CNTT.
- Thực hiện các công việc quản lý khác theo chỉ đạo của Trung tâm và TCT.
- Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc thanh toán, trình duyệt quyết toán các
dự án CNTT theo đúng tiến độ
- Thực hiện công tác kế hoạch:
Nghiên cứu định hướng phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất, chi phí giá thành,
kinh doanh dịch vụ...)
Tham gia lập kế hoạch sữa chữa lớn các công trình cải tạo, nâng cấp hệ thống CNTT.
Thẩm tra dự toán các công trình theo phân cấp.
Quan hệ với các đơn vị bên ngoài để tìm kiếm nguồn công việc cho TT. Đề xuất nguồn
vốn và theo dõi triển khai các nhiệm vụ đột xuất.
2.1.3.3. Phòng Tổng hợp.
Chức năng:
Tham mưu giúp việc cho giám đốc Trung tâm trong lĩnh vực Tổ chức cán bộ; lao
động tiền lương; tổng hợp; hành chính; pháp chế; quản trị; vật tư và các công việc đột
xuất khác.
Nhiệm vụ chính:
- Tổ tổ chức cán bộ- Tiền lương quản lý, theo dõi các công tác về:
Tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực
Tổ chức tuyển chọn, sắp xếp nhân sự trong TT.
Lập qui hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
Nghiên cứu triển khai các chế độ chính sách về an toàn lao động và bảo hộ lao động.
Lao động tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động tại TT.
- Tổ Hành chính quản trị quản lý theo dõi công tác về:
Hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
Pháp chế, thi đua, tuyên truyền, bảo vệ.
Quản trị: Quản trị các phương tiện đi lại, cơ sở hạ tầng, tình hình sử dụng điện, nước, vệ
sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy ...
Vật tư:
Tổng hợp lập các kế hoạch về vật tư; kết hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức mua
sắm, đấu thầu giao nhận vật tư.
Tổ chức kiểm tra quản lý cấp phát, sử dụng, kiểm kê vật tư.
Thực hiện công tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn cơ sở hạ tầng, tổ chức đấu
thầu tuyển chọn nhà thầu, tổ chức nghiệm thu và quyết toán khối lượng sửa chữa.
2.1.3.4. Phòng Tài chính - Kế toán.
Chức năng:
Quản lý công tác tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán của TT nhằm sử dụng
đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, phục vụ hiểu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ chính:
- Công tác tài chính :
Phối hợp các phòng chức năng lập kế hoạch tài chính- chi phí sản xuất.
Thực hiện các biện pháp huy động vốn, quan hệ với các đon vị khác để đảm bảo vốn
cho hoạt động SXKD của TT.
Hướng dẫn và kiểm tra việc áp dụng chế độ quản lý tài sản của TT; quản lý các quỹ của
TT.
- Công tác hạch toán kế toán:
Hạch toán kế toán nhằm ghi chép phản ánh kịp thời chính xác tình hình hoạt động kinh
tế tài chính của TT.
2.1.3.5. Phòng Hệ thống Mạng.
Chức năng:
- Tham mưu cho Giám đốc TT về các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT.
- Xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT.
- Nghiên cứu phát triển, triển khai, chuyển giao các công nghệ mới về CNTT.
- Quản lý, phát triển, vận hành, hệ thống mạng WAN, mạng điện tử, kết nối Internet của
EVN
- Quản lý, phát triển vận hành hệ thống mạng LAN của TT CNTT.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch ngắn và dài hạn về các hệ thống hạ tầng CNTT cho
EVN, bảo vệ và làm đầu mối thực hiện.
- Xây dựng qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật cho các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT
áp dụng trong EVN.IT và EVN.
- Quản lý vận hành, phát triển các hệ thống mạng, hệ thống máy tính chủ, hệ thống thư
tín điện tử của EVN.
- Tư vấn thiết kế xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT.
- Phối hợp các phòng chuyên môn khác thực hiện quản lý kỹ thuật về CNTT theo nhiệm
vụ được EVN giao.
2.1.3.6. Phòng Công nghệ phần mềm.
Phòng CNPM được cơ cấu thành 4 tổ:
Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tài chính” (FMIS)
Tổ “Hệ thống thông tin quản lý khách hàng” (CMIS)
Tổ “WEB và hệ thông tin quản lý khách hàng”
Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tổng hợp”
Các tổ phối hợp thực hiện các chức năng nhiệm vụ của từng tổ và của các chức năng
nhiệm vụ chung của cả phòng như sau:
Chức năng:
- Nghiên cứu, xây dựng, nâng cấp, triển khai bảo trì các hệ thống phần mềm trong TCT
theo kế hoạch và định hướng phát triển của TTCNTT.
- Đầu mối nghiên cứu, tiếp quản việc chuyển giao công nghệ và thực hiện triển khai các
phần mềm mua trong phạm vi TCT.
Thương mại hoá các sản phẩm phần mềm và tham gia thị trường CNTT bên ngoài TCT. -
Nhiệm vụ :
Tham gia xây dựng chiến lược phát triển công nghệ phần mềm của Trung tâm và TCT -
Tham gia lập các dự án xây dựng các phần mềm thống nhất cho TCT -
Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp các phần mềm dùng chung cho toàn TCT. -
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo qui chế hoạt động và theo yêu cầu chỉ đạo của Trung -
tâm và của TCT.
2.1.3.7. Phòng Đào tạo nghiên cứu và phát triển.
Chức năng:
- Xây dựng kế hoạch, chương trình, nội dung đào tạo về CNTT thống nhất trong TCT và
tổ chức thực hiện.
- Nghiên cứu để tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực CNTT theo
định hướng.
- Phát triển các ứng dụng thành tựu mới về CNTT để phục vụ cho hoạt động quản lý và
điều hành sản xuất của TCT.
Nhiệm vụ
- Đào tạo
Xây dựng, lập kế hoạch đào tạo, chuyển giao công nghệ năm, quí, tháng về phần mềm
và phần cứng các hệ chương trình ứng dụng cho các cán bộ tin học và người sử dụng của
các đơn vị trong TCT.
Quản lý các phòng LAB và các hoạt động đào tạo về CNTT.
Nghiên cứu và phát triển
Xây dựng nội dung và kế hoạch nghiên cứu để tổ chức triển khai ứng dụng CNTT cho
ngành điện theo định hướng và chỉ đạo của TCT.
Thực hiện và thử nghiệm các đề tài nghiên cứu khoa học về CNTT trong quản lý ngành
điện
2.1.3.8. Tổ vận hành.
Chức năng
- Duy trì hệ thống CNTT tại TCT vận hành ổn định và hiệu quả cao.
Nhiệm vụ
- Quản lý, vận hành hệ thống sao lưu dữ liệu trên các máy chủ của TCT.
- Tiếp nhận và chuyển giao CNTT cho hệ thống CNTT tại TCT.
- Sữa chữa thiết bị, phần mềm hỗ trợ ngưòi dùng cuối tại TCT.
- Phòng chống Vius tin học cho các máy tính của TCT.
2.2. Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT.
2.2.1. Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng
công ty điện lực Việt Nam.
Để quy định thống nhất phương pháp quản lý các hoạt động tiếp nhận và triển khai
các dự án công nghệ thông tin của EVN.IT nhằm hỗ trợ những người thực hiện công tác
quản lý và theo dõi dự án thực hiện và tuân thủ theo các quy định của EVN và Nhà nước
về quản lý đầu tư và xây dựng, EVN.IT đã xây dựng và áp dụng Quy trình thực hiện và
quản lý dự án. Dưới đây là sơ đồ Quy trình thực hiện và quản lý dự án đầu tư.
Trách nhiệm Sơ đồ quỏ trỡnh thực hiện
GĐTT
Tiếp nhận yêu cầu / Xác định nhu cầu/ Kế
Trưởng các bộ
phận
Thôn
Phê duyệt
g
Lập báo cáo tiền khả thi
TCT
Thôn
Phê duyệt
Phũng Quản lý
g
Lập báo cáo khả thi
Dự ỏn
TCT hoặc theo
Thôn
phân cấp
g
Chuẩn bị các điều kiện gọi thầu
Phê duyệt
Phũng Quản lý
Kế hoạch đấu
Tổ chuyên gia
Tiêu chuẩn xét
Hồ sơ mời thầu
Dự ỏn
Thôn
Phê
g
Xét thầu
Phê duyệt
TCT hoặc theo
Thôn g báo.
phân cấp
Phũng Quản lý
Dự ỏn
Phũng Quản lý
Dự ỏn
TCT hoặc theo
phân cấp
Tổ chuyên gia
Phũng Quản lý
Dự ỏn, Ban
GĐ và bộ phận
liên quan
Lập HĐ và thương thảo hợp dồng Tổ chuyên gia
Thôn
g
Phê duyệt
Theo dừi thực hiện dự ỏn
Nghiệm thu, quyết toán dự án
TCT
Phũng Quản lý
Dự ỏn
Phũng Quản lý
Dự ỏn, Ban
GĐ và bộ phận
liên quan
Hình 2.2. Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT
2.2.1.1. Tiếp nhận dự án - Xác định nhu cầu.
Yêu cầu xuất phát từ phía các phòng hoặc nhóm hoặc xuất phát từ lãnh đạo EVN.IT
về nhu cầu có các dự án CNTT phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của TCT hoặc
với đơn vị bên ngoài. Các nhóm viết bản yêu cầu và kế hoạch thực hiện, sau khi được
lãnh đạo EVN.IT phê duyệt, dự án gửi lên TCT. TCT trên cơ sở đó xem xét và phê duyệt.
Trong một số trường hợp dự án thực hiện theo yêu cầu của TCT thì căn cứ thực hiện dự
án là quyết định giao nhiệm vụ.
2.2.1.2. Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi (hoặc tiền khả thi).
Theo quy định về quản lý đầu tư xây dựng của Nhà nước và của TCT về phân cấp
hạng mục dự án thì tuỳ theo giá trị, dự án có thể phải lập BCNCTKT và BCNCKT. Với
những dự án nhỏ thì không nhất thiết phải lập 2 loại báo cáo trên mà chỉ cần có Báo cáo
đầu tư. Trong một số trường hợp phải thuê khoán một số chuyên gia thì sơ đồ thực hiện
cũng được áp dụng cho chính dự án thuê chuyên gia tư vấn lập BCNCTKT hoặc
BCNCKT tuy nhiên không áp dụng bước lập BCNCTKT và BCNCKT.
2.2.1.3. Phê duyệt.
Tổng công ty có thể uỷ quyền cho EVN.IT làm Ban quản lý hoặc thay TCT thực hiện
các dự án đầu tư như ký kết hợp đồng thực hiện dự án. Tuy nhiên, sau khi kết thúc dự án
phải có báo cáo lên TCT về kết quả thực hiện.
Với BCNCTKT và BCNCKT tuỳ thuộc vào quy mô dự án mà có các cấp phê duyệt
khác nhau. Có thể Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt.
Các BCNCTKT và BCNCKT còn phải trình cho cơ quan cho vay tài chính phê duyệt
sau khi Tổng công ty đã phê duyệt.
Hoàn toàn tương tự về cấp phê duyệt các hạng mục như: dự toán, Hồ sơ mời thầu, Tiêu
chuẩn xét thầu, Kế hoạch đấu thầu, Kết quả chấm thầu và Hợp đồng sau khi đã thương
thảo thành công.
2.2.1.4. Các công việc chuẩn bị gọi thầu.
Tuỳ theo quy mô và cách thức thực hiện mà có thể chọn qua các bước sơ tuyển, danh
sách ngắn hay là hình thức chỉ định thầu. Các nội dung này được quy định rõ ràng trong
Nghị định 88 của Chính phủ và có hướng dẫn chi tiết. TCT cũng có một số quy định về
hình thức thực hiện này.
Những điều kiện chuẩn bị gói thầu là các quyết định giao nhiệm vụ để có thể thực
hiện việc gọi thầu.
2.2.1.5. Thủ tục xét thầu.
Công tác chuẩn bị các thủ tục xét thầu bao gồm các hạng mục sau:
- Căn cứ pháp lý để thực hiện: quyết định giao nhiệm vụ, uỷ quyền.
- Các thủ tục về tổ chuyên gia xét thầu.
- Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu.
- Tiêu chuẩn xét thầu.
2.2.1.6. Xét thầu.
Tổ chuyên gia tiến hành xét thầu theo tiêu chuẩn đã được phê duyệt.
2.2.1.7. Thương thảo hợp đồng.
Tổ chuyên gia dựa vào bản chào kỹ thuật và bản chào tài chính và các quy định hiện
hành của TCT và các đơn vị cho vay tài chính để thương thảo.
2.2.1.8. Theo dõi thực hiện dự án.
Khi dự án bắt đầu có hiệu lực, sau khi khởi động dự án và căn cứ theo khối lượng
công việc và kế hoạch thực hiện có trong hợp đồng, tiến hành theo dõi các hoạt động của
dự án và làm các thủ tục điều phối, chi trả...
2.2.1.9. Tổng kết nghiệm thu dự án.
Thủ tục để kết thúc dự án là các báo cáo cuối cùng được phê duyệt, báo cáo nghiệm
thu.
Trên đây là quy trình tổng quát của việc thực hiện và quản lý các dự án công nghệ
thông tin tại EVN.IT. Đối với các dự án khác nhau có lẽ sẽ có một số thay đổi trong quy
trình cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của dự án đó.
Như vậy, qua xem xét quy trình thực tế đang được áp dụng cho công tác chuẩn bị,
thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT, tác giả thấy rằng quy trình này chưa có được sự
phối hợp hoạt động một cách chặt chẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong trung
tâm; chưa trình bày rõ được nhiệm vụ của từng phòng chức năng trong từng bước của
quy trình. Do đó, có thể thấy ngay rằng sự phối hợp giữa các phòng, bộ phận chức năng
sẽ có nhiều lúng túng. Từ đó mà ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ của dự án.
Như vậy, một số câu hỏi đặt ra là: Một quy trình tốt phải đảm bảo các tiêu chuẩn gì?
Quy trình thực hiện và quản lý dự án hiện đang được áp dụng tại EVN.IT có đảm bảo các
tiêu chuẩn đó hay không? Nếu không thì quy trình cần hoàn thiện ở khâu nào, nội dung
nào? Tất cả các câu hỏi này sẽ từng bước được làm sáng tỏ thông qua việc nghiên cứu và
phân tích một dự án cụ thể đã và đang được thực hiện tại EVN.IT.
2.2.1.10. Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư.
2.2.1.10.1. Khái niệm quy trình.
Có thể có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quy trình. Theo ý kiến của cá nhân tác
giả thì “Quy trình”, hiểu một cách đơn giản và hình tượng nhất, là một sơ đồ trong đó
nêu lên các bước công việc cần thực hiện theo một trình tự lô gic nhất định nào đó, các
chủ thể sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đó và cơ chế phối kết hợp hoạt động
giữa các chủ thể; để từ đó mà tạo nên một kết quả nhất định thoả mãn mục tiêu đề ra.
2.2.1.10.2. Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tốt.
Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả một Quy trình tốt phải đáp ứng ít nhất 3 tiêu chuẩn
sau đây:
- Tính chính xác.
- Tính gọn nhẹ.
- Tính hiệu quả.
Một quy trình đảm bảo tính chính xác tức là một quy trình tuân thủ đúng và đầy đủ
các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tư.
Một quy trình đảm bảo tính gọn nhẹ là một quy trình có sự phân công công tác một
cách rõ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng; tránh
được sự chồng chéo và tình trạng “cha chung không ai khóc”.
Và một quy trình đảm bảo tính hiệu quả tức là khi áp dụng quy trình đó thì nó sẽ mang
lại hiệu quả không chỉ cho chính đơn vị thực hiện mà còn đem lại hiệu quả cho chính bản
thân dự án đó.
Hiện nay EVN.IT đang thực hiện và quản lý rất nhiều các dự án CNTT khác nhau. Vì
vậy để có thể nêu bật được thực trạng tình hình chuẩn bị, thực hiện và công tác quản lý
dự án đang diễn ra tại EVN.IT là một việc làm đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Bên
cạnh đó, do hạn chế về trình độ và thời gian cho nên tác giả xin phép được lựa chọn dự
án “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư
vấn” làm ví dụ để phân tích xuyên suốt trong bản Luận văn này.
2.2.2. Thực trạng công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT.
2.2.2.1. Giới thiệu chung về dự án “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy
điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”.
Trong kế hoạch phát triển kinh tế đất nước, nhu cầu tiêu thụ năng lượng ngày càng
tăng, với tốc độ tăng trưởng hàng năm lên tới 17%. Để đáp ứng nhu cầu đó, Tổng Công
ty Điện lực Việt Nam (EVN) đang triển khai kế hoạch phát triển các nguồn điện và lưới
điện. EVN có kế hoạch phát triển khoảng 40 nhà máy điện từ nay đến 2020, trong đó các
nhà máy nhiệt điện chiếm khoảng 20% tổng công suất của hệ thống.
Chính vì vậy EVN đang tiến hành thực hiện đề án nâng cao năng lực khối các công ty
tư vấn xây dựng điện và Viện Năng lượng nhằm giúp các đơn vị này từng bước lớn mạnh
đủ khả năng thực hiện độc lập các công tác tư vấn đầu tư, đáp ứng nhiệm vụ đầu tư xây
dựng phát triển to lớn của ngành điện trong những năm tới. Đề án này tập trung vào các
giải pháp chính là nâng cao trình độ năng lực, đổi mới trang thiết bị, cơ sở vật chất và đặc
biệt là trang bị công nghệ phần mềm tiên tiến. Các chi phí này được xác định lấy từ
nguồn vốn đầu tư phát triển của EVN.
Công tác thực hiện triển khai trang bị phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện là một
trong những dự án quan trọng trong đề án đó. Dự án đã được tiến hành thực hiện với sự
phân công đơn vị đầu mối là EVN.IT với sự phối hợp của Viện Năng lượng, các Ban của
EVN gồm Ban Khoa học công nghệ môi trường và Viễn thông, Ban Quản lý Đấu thầu.
Viện Năng lượng là một trong những thành viên của EVN cũng đang xây dựng
chương trình nâng cao năng lực nhằm đáp ứng các yêu cầu của EVN giao cho. Viện
Năng lượng được giao các nhiệm vụ chính sau:
- Đảm nhận chức năng đầu mối của ngành và Nhà nước, tham mưu cho Nhà nước và
ngành về chiến lược phát triển năng lượng và điện lực, cũng như chính sách năng lượng
quốc gia.
- Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các chương trình và dự án phát triển năng lượng tổng
thể, cân bằng năng lượng toàn quốc và phân vùng...
- Lập các quy hoạch phát triển năng lượng, lưới điện, lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi,
Báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án nguồn điện và lưới điện...
- Làm tư vấn chính cho các công trình nguồn điện, lưới điện, lập thiết kế kỹ thuật chi tiết
cho công trình và giám sát công trình (hiện nay phần việc này vẫn phải thuê tư vấn nước
ngoài cùng tham gian).
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho các nhà máy, hoặc nâng cấp các nhà máy hiện
có đều yêu cầu triển khai thiết kế thi công công trình.
- Nghiên cứu chiến lược phát triển khoa học và khoa học ứng dụng trong ngành năng
lượng, nghiên cứu các vấn đề tài nguyên môi trường, nâng cao hiệu qủa sử dụng năng
lượng và phát triển bền vững...
Để có thể nâng cao năng lực nghiên cứu ứng dụng song song với việc nghiên cứu lý
thuyết, Viện Năng Lượng cần phải tham gia vào dây chuyền sản xuất của EVN từ khâu
sản xuất, thiết kế và triển khai dự án, như vậy Viện mới có thể nắm bắt được nhu cầu của
sản xuất và tiếp cận được công nghệ trên thế
giới. Với phương thức thực hiện như vậy sẽ từng bước nâng cao được năng lực của cán
bộ và kỹ sư của Viện.
Hiện nay trong công tác của mình, Viện Năng Lượng đã có các bước phát triển tích
cực. Viện đã được EVN giao nhiệm vụ tư vấn thiết kế các công trình nhà máy nhiệt điện
lớn, trọng điểm của quốc gia. Việc tham gia thiết kế các công trình nhiệt điện ngày càng
lớn, ở một mức độ chuyên môn ngày càng cao với đòi hỏi tiến độ ngày càng rút ngắn, vì
vậy Viện cần có các trang bị ứng dụng phần mềm tự động hoá thiết kế.
Hơn thế nữa, trong qúa trình phát triển của mình, Viện Năng lượng đã và đang nâng
cao quy mô thiết kế trong các công trình nhà máy nhiệt điện, áp dụng các công nghệ tiên
tiến trong công tác thiết kế, chính vì thế việc triển khai giải pháp tự động hoá thiết kế là
công tác mang tính chiến lược lâu dài của Viện Năng lượng.
Xuất phát từ nhu cầu trên của Viện Năng lượng, EVN đã có chỉ đạo việc mua sắm
phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện để sớm đáp ứng nhu cầu thiết kế các công trình
nhà máy trong thời gian sắp tới.
- Tên dự án: “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điện phục vụ nâng
cao năng lực tư vấn”.
- Địa điểm thực hiện dự án: Viện Năng lượng.
- Dự án thuộc lĩnh vực: tăng cường năng lực tư vấn.
- Cơ quan chủ quản của dự án: Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
- Cơ quan quản lý dự án: Trung tâm công nghệ thông tin – TCT Điện lực VN.
- Tổng mức đầu tư: 770.881USD tương đương 12.334.096.000 VNĐ.
- Nguồn vốn đầu tư: Nguồn vốn đầu tư phát triển của EVN.
2.2.2.2. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
2.2.2.2.1. Sự cần thiết phải đầu tư.
Hiện nay, công nghệ thông tin ứng dụng trong lĩnh vực điện nói chung và trong công
tác tư vấn đang phát triển nhanh chóng và rộng rói trờn mọi lĩnh vực, từ cụng việc nghiờn
cứu, tớnh toỏn, khảo sỏt, thiết kế, hỗ trợ quỏ trỡnh kiểm soỏt xõy lắp đến đưa công trỡnh
vào vận hành khai thỏc.
Trên thế giới, việc áp dụng công nghệ thông tin cho lĩnh vực tư vấn thiết kế thường
được quan tâm thực hiện, các công ty tư vấn lớn đều có các bộ phận chuyên ngành công
nghệ thông tin có trách nhiệm quản lý bản quyền tất cả các chương trỡnh phần mềm hiện
cú trong cụng ty, hỗ trợ việc ỏp dụng, tuỳ biến ứng dụng phục vụ cỏc nhiệm vụ cụ thể
của cụng việc. Cỏc kỹ sư trong các công ty tư vấn sau khoảng thời gian làm việc, thu
được các kiến thức và kinh nghiệm chuyên ngành, đều được đào tạo để nâng cao kiến
thức, trỡnh độ nghiệp vụ, đặc biệt là công nghệ thông tin với các ứng dụng chuyên ngành.
Do đó các kỹ sư có thể sử dụng thành thạo các chương trỡnh phần mềm, phỏt triển mở
rộng chức năng của ứng dụng, phục vụ đắc lực cho công việc chuyờn mụn của mỡnh.
Nhỡn chung, việc sử dụng phần mềm trong cỏc đơn vị tư vấn của EVN và Viện Năng
lượng hiện nay đó tương đối nhiều về chủng loại và số lượng, tuy nhiên cũn ở mức độ
đơn lẻ, tự phát, chưa đồng bộ. Các phần mềm sử dụng có nhiều nguồn gốc, xuất xứ. Một
số phần mềm có được do chuyển giao qua các dự án hợp tác với hóng tư vấn nước ngoài
và do Viện mua sắm. Các phần mềm này có ưu điểm là các phần mềm chuyên ngành,
hợp pháp, có hướng dẫn sử dụng đầy đủ. Tuy nhiên, cũn hạn chế về chủng loại và số
lượng. Một số phần mềm được mua và trao đổi trên thị trường tự do, chủ yếu là các phần
mềm CAD, Microsoft Office, tính toán kết cấu xây dựng…với số lượng nhiều nhưng hầu
hết các phần mềm này chưa hợp pháp, thiếu đào tạo hướng dẫn cơ bản và không có các
chuyên ngành chuyên sâu đáp ứng nhiệm vụ chuyên môn của Viện. Một số phần mềm tự
lập trong Viện, một phần do Viện đầu tư, một phần do các kỹ sư tự lập. Số phần mềm có
ưu điểm là chủng loại và số lượng phong phú, đáp ứng được một phần công việc chuyên
môn trong Viện. Tuy nhiờn, cỏc phần mềm chủ yếu do cỏc lập trỡnh viờn nghiệp dư lập
nên thường chỉ đạt yêu cầu về chuyên ngành kỹ thuật, cũn phần kỹ thuật tin học, trỡnh
bày, giao diện với người sử dụng cũn nhiều hạn chế.
Trong thời điểm hiện tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Viện Năng lượng
thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam có thể tóm tắt như sau:
- Trỡnh độ CNTT của các cán bộ được đánh giá là cũn chưa chuyên nghiệp, chưa có điều
kiện tiếp cận với phương pháp thiết kế hiện đại. Việc áp dụng nhiều nhất là cho soạn thảo
văn bản, các bảng tính, báo cáo, các ứng dụng CAD (không chuyên ngành).
- Chưa có chương trỡnh ứng dụng chuyờn ngành mang tớnh tớch hợp cao, đảm bảo tích
hợp giữa các module thiết kế của nhiều chuyên ngành.
- Chưa có môi trường CSDL (cơ sở dữ liệu) dùng chung trên môi trường mạng phục vụ
công tác thiết kế và lưu trữ các thiết kế qua các dự án một cách có hiệu quả.
Cụ thể hơn với nhiệm vụ thiết kế các công trỡnh năng lượng tại Viện Năng lượng,
việc áp dụng CNTT có thể tóm tắt như sau:
- Thiết kế CAD trên nền đồ hoạ, chưa có dữ liệu thuộc tính gắn kết với chuyên ngành
(Chủ yếu là AutoCAD – là ứng dụng CAD không chuyên ngành)
- Các công cụ hỗ trợ thiết kế chuyên ngành hầu như không có, đặc biệt là công cụ thiết kế
nhà máy với các chuyên ngành khác nhau như: Thiết bị, kết cấu, đường ống, điện, tự
động hoá ...
- Việc bóc tách dữ liệu cũng như đưa ra các đặc tả cho thiết kế phải thực hiện bằng tay,
tốn nhiều thời gian và không chính xác.
- Quy mô thiết kế hạn chế chỉ đảm nhận được các thiết kế nhỏ và vừa và dừng lại ở thiết
kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật.
- Việc tích hợp và sử dụng lại các thiết kế sơ bộ, thiết kế nguyên lý kỹ thuật, thiết kế thi
cụng bị hạn chế rất nhiều và hầu như không thực hiện được. Khả năng tham gia các giai
đoạn của quá trỡnh thiết kế, mua sắm, xõy lắp của cỏc cụng trỡnh vỡ thế bị hạn chế.
- Tính tích hợp của giải pháp thiết kế với các giải pháp quản lý tiến độ, mua sắm và các
ứng dụng đang sử dụng không có.
Như vậy, xuất phát từ nhu cầu cần có một giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy
nhiệt điện để có thể từng bước phát triển, trở thành một cơ quan tư vấn mạnh, trong đó
đảm đương được các nhiệm vụ tư vấn cho các dự án nhiệt điện rất quan trọng, cụ thể là:
Tư vấn cho chủ đầu tư các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư : -
Lập các Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi và Báo cáo Nghiên cứu khả thi.
Tư vấn cho chủ đầu tư các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn thực hiện đầu tư: -
Lập Hồ sơ thiết kế kỹ thuật (thiết kế định hướng), tổng dự toán và hồ sơ mời thầu, tham
gia xét thầu, thương thảo hợp đồng, giúp chủ đầu tư giám sát, quản lý các khía cạnh kỹ
thuật của dự án...
Thực hiện thiết kế thi công (thiết kế chi tiết) một số hạng mục công trình của dự án nhà -
máy nhiệt điện.
Thực hiện thiết kế cải tạo, nâng cấp các nhà máy điện hiện có. -
Từng bước tham gia làm tư vấn phụ cho các nhà thầu EPC dự án nhà máy nhiệt điện và -
tiến tới làm tư vấn chính cho nhà thầu EPC.
Tham gia liên danh cùng các công ty tư vấn quốc tế đấu thầu dịch vụ tư vấn cho chủ đầu -
tư và nhà thầu EPC các dự án nhà máy nhiệt điện trong khu vực và trên thế giới.
Đồng thời qua quá trình thực tiễn làm việc, tìm hiểu đánh giá và tham khảo khuyến nghị
của công ty tư vấn Elektrotek, Viện Năng lượng đã nhận thấy bộ phần mềm Intergraph là
một giải pháp tổng thể cho các dự án công nghiệp, trong đó có nhà máy nhiệt điện, từ các
công việc thiết kế định hướng, thiết kế chi tiết, lập bản vẽ thiết kế thi công, mua sắm vật
tư thiết bị, quản lý dự án, vận hành, sửa chữa và quản lý nhà máy. Bên cạnh đó năng lực
chuyên môn và công nghệ thông tin của các kỹ sư tư vấn của Viện đã được nâng cao nhờ
các kinh nghiệm và kiến thức thu được khi thực hiện vai trò tư vấn chính (hoặc phụ) cho
chủ đầu tư các dự án nhà máy điện vừa qua nên hoàn toàn có khả năng học tập, tiếp thu
và sử dụng các phần mềm thiết kế của giải pháp.
Trên cơ sở đó, Viện Năng lượng đã đề xuất lên Tổng công ty được đầu tư mua sắm bộ
phần mềm PDS. Đáp ứng nhu cầu của Viện Năng lượng, EVN đã giao cho EVN.IT là
đơn vị đầu mối, phối hợp với Viện Năng lượng, các ban của EVN gồm: Ban Khoa học
Công nghệ Môi trường và Viễn thông, Ban Quản lý Đấu thầu thực hiện công tác đầu tư
mua sắm phần mềm trên. Cụ thể như sau:
- Trên cơ sở đã có chủ trương đầu tư mua sắm bộ phần mềm PDS phục vụ nâng cao năng
lực tư vấn của Viện Năng lượng, EVN đã giao cho EVN.IT phối hợp với Viện Năng
Lượng làm việc với công ty trách nhiệm hữu hạn Công nghệ Đồ hoạ; giao cho Viện Năng
lượng triển khai các thủ tục cần thiết để mua sắm phần cứng tương ứng cho PDS; giao
Ban Quản lý đấu thầu phối hợp với các Ban liên quan hướng dẫn EVN.IT làm các thủ tục
pháp lý cần thiết để mua phần mềm PDS.
Thực hiện công tác do EVN giao, ENV.IT đã có công văn yêu cầu Viện Năng lượng
với vai trò là đơn vị sử dụng phần mềm cần phải có văn bản cam kết sử dụng phần mềm
hiệu quả. Trả lời công văn của EVN.IT, Viện Năng lượng sau đó đã có công văn khẳng
định tính hữu dụng của phần mềm PDS và cam kết sử dụng hiệu quả bộ phần mềm này.
Ban Khoa học công nghệ Môi trường và Viễn thông có công văn gửi EVN trình bày
rõ lý do mua trực tiếp phần mềm PDS từ nhà cung cấp Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ
(hãng Intergraph). Cụ thể như sau:
- Phần mềm này cần mua sắm gấp cho Viện Năng lượng để đáp ứng tiến độ thiết kế kỹ
thuật các nhà máy nhiệt điện Ninh Bình và Nghi Sơn sắp tới.
- Là phần mềm khá đặc chủng và đã được Tổng công ty Lắp máy Việt Nam (LILAMA)
sử dụng trong thiết kế và quản lý xây dựng nhà máy điện Uông Bí.
- Công ty tư vấn Elektrotek (Cty tham gia tư vấn hỗ trợ cho EVN.IT trong khuyến nghị
mua phần mềm cho Viện Năng lượng) khuyến nghị mua PDS vì hiệu ích của nó.
- Chi phí mua phần mềm là chấp nhận được so với chi phí thiết kế trả cho các tư vấn
nước ngoài khi thiết kế một loạt nhà máy nhiệt điện tương lai.
Đồng ý với công văn của Ban KHCNMT & VT, EVN đã có công văn gửi Bộ Kế
hoạch và Đầu tư “Về việc xin thoả thuận chỉ định thầu mua sắm phần mềm thiết kế nhà
máy – PDS của hãng Intergraph thuộc đề án nâng cao năng lực các công ty tư vấn xây
dựng điện”. Trong đó có trình bày khái quát chương trình mua sắm phần mềm trong đề
án nâng cao năng lực tư vấn xây dựng điện của EVN; Lý do xin chỉ định thầu (gồm: Lí
do lựa chọn phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện PDS và Lí do lựa chọn Công ty
TNHH Công nghệ Đồ hoạ là Nhà cung cấp phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện PDS );
Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ; Nội dung hợp đồng.
Được sự chấp thuận của Bộ Kế hoạch & Đầu tư ( Vì căn cứ vào khoản 4 - điều 1 của
Nghị định 66/2003/NĐ-CP 12 - 6 - 2003 “Gói thầu có tính chất đặc biệt khác do yêu cầu
của cơ quan tài trợ vốn, do tính phức tạp về kỹ thuật và công nghệ hoặc do yêu cầu đột
xuất của dự án...” ), EVN đã giao cho EVN.IT nhiệm vụ sau:
- Hoàn chỉnh các tài liệu đã có lập Báo cáo nghiên cứu khả thi Mua sắm phần mềm thiết
kế nhà máy cho Viện Năng lượng trình Tổng công ty phê duyệt.
- Lập kế hoạch đấu thầu, hồ sơ chỉ định thầu theo các quy định hiện hành trình TCT phê
duyệt.
2.2.2.2.2. Giai đoạn Lập - trình và phê duyệt Báo cáo Nghiên cứu khả thi.
2.2.2.2.2.1. Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Thực hiện nhiệm vụ do EVN giao phó, EVN.IT đã xúc tiến lập BCNCKT cho dự án
“áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”.
Phương pháp xây dựng Báo cáo nghiên cứu khả thi.
- Phân tích và khảo sát nhu cầu áp dụng giải pháp công nghệ thông tin phục vụ thiết kế
nhà máy nhiệt điện.
EVN.IT thực hiện các đánh giá tổng quan về hiện trạng và nhu cầu áp dụng giải pháp
công nghệ thông tin phục vụ thiết kế nhà máy nhiệt điện kết hợp với các nhiệm vụ thiết
kế các công trình năng lượng điện của Viện Năng lượng cũng như xu hướng ứng dụng
công nghệ thông tin phục vụ thiết kế nhà máy nhiệt điện trên thế giới và trong nước từ đó
khẳng định cần thiết phải đầu tư, triển khai áp dụng giải pháp công nghệ thông tin phục
vụ thiết kế nhà máy nhiệt điện với mục tiêu nâng cao công tác tư vấn cho Viện Năng
lượng.
- Phân tích khuyến nghị lựa chọn giải pháp.
Từ phân tích các tiêu chí lựa chọn giải pháp kỹ thuật, so sánh một số giải pháp hiện có
trên thị trường và tham khảo tư vấn kết hợp các căn cứ pháp lý hiện có, EVN.IT đưa ra
giải pháp được lựa chọn đáp ứng được các tiêu chí lựa chọn, khả năng áp dụng thực tế
cũng như quan điểm trong đầu tư dự án.
- Các yêu cầu kỹ thuật đối với giải pháp thiết kế nhà máy sẽ triển khai tại Viện Năng
lượng.
Các yêu cầu này bao gồm các nội dung chính:
Giải pháp cần được cung cấp từ nhà sản xuất có năng lực, kinh nghiệm, có khả năng
cung cấp cả một giải pháp tổng thể cho toàn bộ quá trình thiết kế, mua sắm, thi công xây
lắp, vận hành, duy tu bảo dưỡng nhà máy.
Giải pháp là sản phẩm công nghệ tiên tiến, ổn định đã được kiểm nghiệm nhiều qua sử
dụng trong lĩnh vực chuyên ngành.
Giải pháp cần được cung cấp từ nhà sản xuất có hệ thống bảo hành, bảo trì tốt sau bán
hàng. Giải pháp cần được hỗ trợ tại chỗ một cách hiệu quả tại Việt Nam qua nhà thầu có
kinh nghiệm và có cam kết kinh doanh lâu dài tại Việt Nam.
Giải pháp được cung cấp từ nhà sản xuất có chiến lược lâu dài cho nghiên cứu và đầu tư
phát triển sản phẩm.
Giải pháp phải có uy tín lớn trong lĩnh vực thiết kế nhà máy.
- Lập tổng mức đầu tư.
Tổng mức đầu tư bao gồm các hạng mục:
Chi phí mua sắm các phần mềm trong giải pháp.
Chi phí đào tạo huấn luyện và chuyển giao công nghệ.
- Lập kế hoạch triển khai.
Đề xuất tổ chức bộ máy triển khai dự án từ EVN đến các đơn vị thành viên bao gồm
cả cán bộ IT và nghiệp vụ để đảm bảo các yêu cầu triển khai được thông suốt ở các cấp
và việc đưa ứng dụng giải pháp tại các đơn vị có hiệu quả cao.
Phân công công tác lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Căn cứ vào “Quy trình thực hiện và quản lý dự án”, công tác lập Báo cáo nghiên cứu
khả thi đã được EVN.IT phân công cho phòng Quản lý dự án thực hiện.
Phòng Quản lý dự án.
Theo quy trình trên, phòng QLDA đã soạn thảo các nội dung 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14
như quy định tại điều 24 Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý
đầu tư và xây dựng. Cụ thể như sau:
- Những căn cứ để xác định sự cần thiết phải đầu tư.
- Lựa chọn hình thức đầu tư.
- Xác định rõ nguồn vốn (hoặc loại nguồn vốn), khả năng tài chính, tổng mức đầu tư và
nhu cầu vốn theo tiến độ. Phương án hoàn trả vốn đầu tư (đối với các dự án có yêu cầu
thu hồi vốn đầu tư).
- Phân tích hiệu quả đầu tư.
- Các mốc thời gian chính thực hiện đầu tư . Dự án nhóm C phải lập ngay kế hoạch đấu
thầu. Dự án nhóm A, B có thể lập kế hoạch đấu thầu sau khi có quyết định đầu tư (tuỳ
điều kiện cụ thể của dự án). Thời gian khởi công (chậm nhất), thời hạn hoàn thành đưa
công trình vào khai thác sử dụng (chậm nhất).
- Kiến nghị hình thức quản lý thực hiện dự án.
- Xác định chủ đầu tư.
- Mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan liên quan tới dự án.
Tuy nhiên, do hạn chế về trình độ, về kiến thức cũng như thông tin về các giải pháp
thiết kế nhà máy nhiệt điện, cho nên để hoàn thành được BCNCKT, EVN.IT đã phải thuê
chuyên gia tư vấn nước ngoài (Công ty tư vấn Elektrotek). Sau 3 tuần làm việc, chuyên
gia tư vấn đã xây dựng xong bản báo cáo trong đó có sự so sánh, đánh giá các giải pháp
hiện có trên thị trường. Trên cơ sở đó đã khuyến nghị EVN.IT nên áp dụng bộ phần mềm
giải pháp của hãng INTERGRAPH. Nhờ sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn nước ngoài,
phòng Quản lý dự án đã tiếp tục soạn thảo các nội dung 6, 9 như quy định tại điều 24
Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng. Cụ
thể như sau:
- Phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ.
- Phương án quản lý khai thác dự án và sử dụng lao động.
Như vậy, ta có thể thấy rằng nếu tuân theo đúng như quy trình đang áp dụng hiện nay
thì việc lập BCNCTKT hay BCNCKT nếu chỉ giao phó cho phòng Quản lý dự án thì sẽ
rất khó đảm bảo được yếu tố chất lượng ( mà ta biết rằng giai đoạn lập BCNCKT – giai
đoạn chuẩn bị đầu tư là giai đoạn quan trọng nhất; nếu ngay từ giai đoạn này đã thực hiện
không tốt thì dự án sẽ có xác suất thất bại rất lớn). Bởi lẽ, nhân lực cũng như trình độ của
các chuyên viên trong phòng Quản lý dự án chỉ có hạn; trong khi đó các dự án về công
nghệ thông tin nói chung thì rất đa dạng và phức tạp. Như vậy, ta càng nhận thấy rõ sự
hạn chế trong quy trình thực hiện và quản lý dự án hiện đang áp dụng tại EVN.IT; đó là
thiếu sự phối hợp hoạt động chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng; không tận
dụng được năng lực của các bộ phận khác; trong khi đó lại phát sinh thêm chi phí do phải
thuê chuyên gia tư vấn nước ngoài (khoảng 12.000 USD).
Khái quát nội dung của Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Bản Báo cáo nghiên cứu khả thi sau khi được lập xong bao gồm các nội dung chính
sau đây:
- Tên dự án: áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng
lực tư vấn.
- Địa điểm: Viện Năng lượng – Tổng công ty Điện lực Việt nam.
- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Công nghệ thông tin – Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
- Mục tiêu đầu tư:
Giải pháp được hình thành với mục tiêu lâu dài nâng cao năng lực tư vấn thiết kế của
Tổng công ty nói chung và cho phép áp dụng cho các dự án trước mắt của TCT.
Giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhằm phục vụ nhu cầu trước mắt về tư vấn thiết
kế nhà máy nhiệt điện nhưng cần nằm trong giải pháp tổng thể hoàn chỉnh cho cả quá
trình thiết kế, mua sắm, xây lắp, vận hành nhà máy.
Trước mắt giải pháp được cung cấp theo hướng trang bị phục vụ cho giai đoạn thiết kế
với số lượng hạn chế nhưng vẫn đảm bảo phát huy tác dụng ngay sau khi đưa vào sử
dụng.
- Quy mô dự án: Phần mềm Thiết kế nhà máy sẽ được mua và triển khai áp dụng cho
Viện Năng lượng.
- Các giải pháp kỹ thuật chính: Sau khi nghiên cứu, phân tích và chọn lựa các giải pháp
thiết kế nhà máy hiện có trên thị trường, EVN.IT đề xuất lựa chọn Giải pháp thiết kế nhà
máy của Intergraph vì Intergraph cung cấp các giải pháp tổng thể gồm:
Thiết kế kỹ thuật.
Thiết kế chi tiết, mô hình hoá thiết kế cho công trình công nghiệp.
Các tác vụ cho quản lý (quản lý tiến độ, mua sắm vật tư, trang thiết bị...)
Quản lý toàn bộ thông tin cho các công trình công nghiệp trong suốt vòng đời của công
trình.
Các giải pháp này được tích hợp chặt chẽ với nhau cho phép quản lý toàn bộ thông tin
trong suốt các quá trình thiết kế, thi công, vận hành cũng như sửa chữa nâng cấp cho đến
khi công trình kết thúc hoạt động.
- Cách thức tổ chức thực hiện dự án.
Đây là dự án CNTT quan trọng, mang tính chất nâng cao năng lực tư vấn, có ý nghĩa
về định hướng phát triển công nghệ trong TCT. Theo quyết định của TCT, dự án này do
EVN.IT làm đầu mối thực hiện công tác mua sắm phần mềm và áp dụng các ứng dụng
chuyên ngành thiết kế nhà máy điện tại Viện Năng lượng. Chính vì vậy để có thể triển
khai tốt dự án cần có sự tham gia phối hợp của EVN.IT, đơn vị sử dụng là Viện Năng
lượng cũng như các Ban của TCT.
Để có thể thực hiện tốt việc triển khai dự án, EVN.IT kiến nghị thực hiện dự án theo
mô hình sau:
Phụ trách dự án EVN
Phụ trách dự án INTERGRAPH
Điều phối dự án
Điều phối dự án
Nhóm thực hiện.
Nhóm thực hiện.
Hình 2.3: Mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án mua sắm phần mềm PDS.
Mô hình được lập trên cơ sở tham khảo kiến nghị của nhà thầu Cty TNHH Công nghệ
Đồ hoạ - Intergraph Việt Nam – trong đó phía nhà thầu sẽ có đại diện của Cty TNHH
Công nghệ Đồ hoạ, các chuyên gia của hãng Intergraph tại khu vực Châu á - Thái Bình
Dương và đại diện các hãng tại khu vực Châu á - Thái Bình Dương.
- Thiết lập cấu hình phần mềm của giải pháp.
Giải pháp thiết kế của Công ty Intergraph hoạt động trên môi trường mạng, có nhiều
người sử dụng chia sẻ công việc trong một dự án trong đó một người sử dụng có thể tham
khảo tới dữ liệu của các người sử dụng khác theo phân quyền của người quản trị hệ
thống. Số lượng licence quy định số người sử dụng được kết nối và thực hiện nhiệm vụ
trong hệ thống thiết kế vào cùng một thời điểm.
- Tổ chức thực hiện dự án, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án.
Việc tổ chức thực hiện dự án được thực hiện qua đầu mối là EVN.IT. Ngoài các công tác
về quản lý dự án và các công tác hậu cần liên quan tới dự án mà EVN.IT sẽ thực hiện,
quá trình thực hiện dự án gồm các bước triển khai chính:
Bước 1: Thực hiện đào tạo cơ bản các ứng dụng Công nghệ thông tin chuyên ngành.
Bước 2: Thực hiện áp dụng các ứng dụng chuyên ngành cho một dự án thử nghiệm cũng
như thực hành trên các bài toán mà các đơn vị tư vấn của EVN đang thực hiện.
Bước 3: Lắp đặt phần mềm và chuyển giao dữ liệu của dự án vào hệ thống, đưa hệ thống
vào vận hành.
- Tiến độ và lịch trình thực hiện.
Bắt đầu tháng 12 / 2003.
Kết thúc tháng 7 / 2004.
TT Các bước triển khai Thời điểm thực hiện
1 Phê duyệt chọn thầu phần mềm và dịch vụ đào tạo, chuyển December-03
giao công nghệ.
2 Ký hợp đồng mua bán phần mềm và dịch vụ đào Jan-04
tạo,chuyển giao công nghệ
3 Tiến hành công tác đào tạo phần cơ bản các ứng dụng Công Feb-04
nghệ thông tin chuyên ngành.
4 Tư vấn và chuyển giao công nghệ thực hành trên các bài Jul-04
toán mà các đơn vị tư vấn của EVN đang thực hiện.
5 Chuyển giao và tiếp nhận phần mềm. Apr-04
6 Cài đặt phần mềm và chuyển giao dữ liệu của dự án vào hệ Jul-04
thống, đưa hệ thống vào vận hành.
Bảng 2.1. Tiến độ và lịch trình triển khai dự án.
- Tổng mức đầu tư.
Chi phí hàng hoá và dịch vụ cài đặt phần mềm : 400.039 USD
Chi phí Đào tạo huấn luyện và chuyển giao công nghệ: 268.800 USD
Tổng chi phí : 668.839 USD
- Nguồn vốn: Vốn đầu tư phát triển của Tổng công ty.
- Hình thức mua sắm.
Sau khi tiến hành phân tích, so sánh các giải pháp, EVN.IT đề xuất hình thức chỉ định
thầu cho giải pháp PDS của hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu là Công ty TNHH
Công nghệ Đồ hoạ trong đó áp dụng Nghị định 66/2003/NĐ-CP của Chính phủ từ ngày
12 tháng 6 năm 2003.
2.2.2.2.2.2. Phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Sau khi lập xong, BCNCKT đã được EVN.IT trình lên EVN xem xét phê duyệt. Qua
quá trình xem xét, nghiên cứu bản BCNCKT “Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy phục
vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn của Tổng công ty”, Tổng giám đốc EVN đã
có quyết định phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi với các nội dung chính như sau:
- Tên dự án: áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà mát điện phục vụ nâng cao năng
lực tư vấn.
- Mục tiêu của dự án: Nghiên cứu khai thác và đưa vào áp dụng giải pháp tự động hoá
thiết kế nhà máy điện với mục tiêu lâu dài nâng cao năng lực tư vấn thiết kế của của TCT
mà mục tiêu trước mắt áp dụng cho các nhà máy xây dựng điện của TCT, tiến đến áp
dụng giải pháp tổng thể hoàn chỉnh cho cả quá trình thiết kế, mua sắm, xây lắp và vận
hành bảo dưỡng nhà máy điện.
- Quy mô và các giải pháp kỹ thuật chính.
- Trang bị phần mềm công cụ phục vụ thiết kế nhà máy điện ở các giai đoạn thiết kế kỹ
thuật, thiết kế bản vẽ thi công tổng thể nhà máy điện hiện hành, đảm bảo các chức năng
cơ bản và giải pháp kỹ thuật chính sau:
1. Các chức năng cơ bản:
Chức năng thiết kế sơ đồ công nghệ và tự động nhà máy.
Chức năng thiết kế hệ thống điện của nhà máy.
Chức năng thiết kế hệ thống đo lường và điều khiển tự động của nhà máy.
Chức năng vẽ phác thảo thông minh.
Chức năng thiết kế 3 chiều (3D) hệ thống đường ống, thiết kế thiết bị, thiết kế kết cấu,
thiết kế máng điện, thông gió và điều hoà không khí.
2. Các giải pháp kỹ thuật chính:
Có khả năng kiểm tra xung đột trong thiết kế.
Có khả năng tạo các bản vẽ không gian từ mô hình 3 chiều đã thiết kế từ trước.
Có khả năng xem xét tổng thể phân tích kỹ lưỡng toàn bộ mô hình 3 chiều trên cơ sở
các kết quả thiết kế chuyên ngành riêng biệt.
Có khả năng thiết kế trên môi trường mạng máy tính, giúp các kỹ sư thiết kế các chuyên
ngành khác nhau có thể tham khảo dữ liệu với nhau.
Có khả năng xem xét các dữ liệu thiết kế trên môi trường WEB: kỹ sư có thể truy vấn
thông tin trong các bản vẽ sơ đồ công nghệ và dữ liệu thiết bị sử dụng Internet Explorer.
Có thư viện các phần tử theo tiêu chuẩn quốc tế cho các chuyên ngành cần thiết và cho
phép tạo và tích hợp các thư viện chuyên ngành bổ sung.
Có khả năng tích hợp với các phần mềm tính toán thông dụng phục vụ thiết kế.
Sử dụng công nghệ quan hệ khách / chủ (Client / Server).
Tương thích với tiêu chuẩn của hệ điều hành Microsoft Windows, sử dụng giao diện
thân thiện với người sử dụng, hỗ trợ giao diện với các hệ CAD mạnh nhất để chiết xuất ra
các bản vẽ thiết kế.
Tính mở cao, cho phép người sử dụng bổ sung cập nhật các module cần bổ sung cần
thiết sau này khi có nhu cầu.
- Tổng mức đầu tư: 12.334.096.000 VNĐ.
- Nguồn vốn thực hiện : Vốn đầu tư phát triển của Tổng công ty.
2.2.2.3. Giai đoạn thực hiện đầu tư.
2.2.2.3.1. Lập- trình và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu.
2.2.2.3.1.1. Lập Kế hoạch đấu thầu.
Do dự án “Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn
cho khối tư vấn của Tổng công ty” thuộc dự án nhóm C. Vì vậy, công tác lập kế hoạch
đấu thầu được thực hiện cùng lúc với công tác lập BCNCKT.
EVN.IT đã phân công phòng Quản lý dự án tiến hành lập Kế hoạch đấu thầu với nội
dung như sau:
- Phân chia gói thầu: 1 gói thầu mua sắm giải pháp thiết kế nhà máy điện PDS của
INTERGRAPH thông qua hình thức chỉ định thầu mà nhà cung cấp là Cty TNHH Công
nghệ Đồ hoạ - Intergraph Việt Nam.
- Giá trị gói thầu: 668.839,20 USD.
- Nguồn vốn : Vốn đầu tư phát triển của Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
- Thời gian thực hiện dự kiến:
Các bước thực hiện Thời gian TT
1 Phát hành Hồ sơ chỉ định thầu đến nhà thầu. 24/12/2003
2 Nhận hồ sơ dự thầu tại EVN.IT 25/12/2003
3 Mở thầu. 25/12/2003
4 Chấm thầu, thương thảo ký kết hợp đồng với nhà thầu. 26/12/2003
5 Trình TCTy phê duyệt hợp đồng. 27/12/2003
6 Thực hiện hợp đồng. 01/01/2004
7 Kết thúc hợp đồng. 30/9/2004
Bảng 2.2. Dự kiến tiến độ công tác đấu
- Kế hoạch:
Tên Giá Hình Phương Thời Loại Thời gian Nguồn
gói gói thức thức gian Hợp thực hiện tài
thầu thầu lựa đấu nộp đồng hợp chính
chọn thầu thầu đồng
Mua phần mềm 668.893 Chỉ 1 túi 25/12/03 Hợp 1/2004 Vốn
giải pháp thiết kế USD định hồ sơ đồng đến đầu tư
nhà máy điện PDS thầu kỹ Trọn 9/2004 phát
của Intergraph gói thuật triển
và dịch vụ tư vấn, và của
đào tạo tài TCTy
CGCN chính
Bảng 2.3. Kế hoạch đấu thầu.
2.2.2.3.1.2. Trình và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu.
Sau khi lập xong, Kế hoạch đấu thầu đã được EVN.IT trình lên Tổng công ty xin phê
duyệt. Trong đó trình bày rõ những nội dung sau:
- Mô tả dự án.
- Những cơ sở pháp lý xây dựng Kế hoạch đấu thầu.
- Phạm vi công việc.
- Kế hoạch đấu thầu.
Phúc đáp công văn xin phê duyệt Kế hoạch đấu thầu của EVN.IT, EVN đã có quyết
định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu dự án. Trong quyết định này chỉ có 1 điểm khác duy
nhất so với Kế hoạch đấu thầu được trình lên là: Loại Hợp đồng: Chìa khoá trao tay.
2.2.2.3.2. Lập - trình và phê duyệt dự toán.
2.2.2.3.2.1. Lập dự toán.
Phương pháp lập dự toán.
Căn cứ theo Quy trình thực hiện và quản lý dự án, phòng Quản lý dự án được phân
công lập dự toán cho dự án. Việc lập dự toán được xây dựng dựa trên Bản chào giá sau
khi đã thương thảo của Hãng INTERGRAPH và tham khảo kinh phí của dự án tương tự
đã được INTERGRAPH triển khai tại Tổng công ty Lắp máy Việt Nam- LILAMA.
Nội dung Bản dự toán tổng mức đầu tư cho dự án “áp dụng giải pháp thiết kế nhà máy
điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”.
TT Tên chi phí Diễn giải Chi phí Thuế Tổng cộng
trước thuế
I Chi phí cài đặt phần 172,800,000 0 172,800,000
mềm
(xây lắp)
II Chi phí mua phần mềm 6,227,827,20 0 6,227,827,20
(thiết bị) 0 0
III Chi phí khác: (a)+(b)+(c) 4,606,672,22 205,515,5 4,812,187,75
3 32 5
a) Giai đoạn chuẩn bị đầu (1)+(2)+(3) 28,096,053 1,383,176 29,479,229
tư:
1 Chi phí tư vấn lập (gXL+gTB)*TL 22,978,252 1,148,913 24,127,165
BCNCKT
Tỷ lệ chi phí TL=0.359%
theo 15/2001/QĐ-BXD
2 Chi phí thẩm định dự án (gXL+gTB)*TL 2,342,630 234,263 2,576,893
đầu tư
Tỷ lệ chi phí TL=0.0366%
theo 15/2001/QĐ-BXD
3 Lệ phí thẩm định dự án TMDT*TL 2,775,172 0 2,775,172
đầu tư
Tỷ lệ chi phí TL=0.0225%
theo 109/2000/TT-BTC
b) Giai đoạn thực hiện đầu (1)+(2)+(3)+(4)+( 68,934,920 2,851,391 71,786,311
5)+(6) tư
1 Chi phí thẩm định tổng dự gXL*TL 177,293 17,729 195,022
toán
Tỷ lệ chi phí TL=0.1026%
theo 15/2001/QĐ-BXD
2 Lệ phí thẩm định tổng dự gXL*TL 186,624 0 186,624
toán
Tỷ lệ chi phí TL=0.1080%
theo 109/2000/TT-BTC
3 Chi phí ban QLDA gXL*TLxl+gTB* 39,611,606 0 39,611,606
Tỷ lệ chi phí TLtb
theo 07/2003/TT-BXD
Tỷ lệ chi phí Ban QLDA TLxl=2.20%
theo XL
Tỷ lệ chi phí Ban QLDA TLtb=0.575%
theo TB
4 Chi phí giám sát lắp đặt gTB*TL 19,493,099 1,949,310 21,442,409
thiết bị
Tỷ lệ chi phí giám sát TL=0.313%
theo 15/2001/QĐ-BXD
5 Chi phí lập HSMT và phân gTB*TL 8,843,515 884,351 9,727,866
tích
đánh giá HSDT
Tỷ lệ chi phí TL=0.142%
theo 15/2001/TT-BTC
6 Lệ phí thẩm định HSMT gTB*TL 622,783 0 622,783
mua sắm VTTB
Tỷ lệ chi phí TL=0.01%
theo 17/2001/TT-BTC
c) Giai đoạn Kết thúc đầu (1)+(2)+(3) 4,509,641,25 201,280,9 4,710,922,21
tư 0 66 6
0 1 Chi phí nghiệm thu bàn 0.2%*gXL 320,914 320,914
giao
2 Chi phí đào tạo (2.1)+(2.2)+(2.3) 4,482,333,33 199,680,0 4,682,013,33
3 00 3
2.1 Chi phí đào tạo và CGCN 3,993,600,00 199,680,0 4,193,280,00
0 00 0
2.2 Chi bù tiền ăn cho học 30000đ/người/ngà 40,500,000 0 40,500,000
viên y*
theo 2985/QĐ-EVN- 135ngày*10người
KTDT
2.3 Phí Quản lý khoá học và 10%* Tổng chi 448,233,333 0 448,233,333
phục vụ phí
theo 2985/QĐ-EVN- đào tạo
KTDT
3 Chi phí thẩm tra và phê (3.1)+(3.2) 26,987,003 1,600,966 28,587,969
duyệt,
quyết toán,kiểm toán vốn
đầu tư
dự án hoàn thành
3.1 Chi phí thẩm tra và phê TMĐT*TL 10,977,346 0 10,977,346
duyệt,
quyết toán vốn đầu tư
Tỷ lệ phí thẩm tra TL=0.089%
theo 45/2003/TT-BTC
3.2 Chi phí thuê kiểm toán TMĐT*TL 16,009,657 1,600,966 17,610,623
vốn đầu tư
Tỷ lệ phí thẩm tra TL=0.1298%
theo 45/2003/TT-BTC
IV Chi phí dự phòng 10%*(I+II+III) 1,100,729,94 20,551,55 1,121,281,49
2 3 5
V Tổng mức đầu tư (VNĐ) (I)+(II)+(III)+(IV 12,108,029,3 226,067,0 12,334,096,4
) 65 85 50
Tổng mức đầu tư (USD) (V)/16000 756,752 14,129 770,881
Bảng 2.4. Bản dự toán cho dự án mua sắm PDS.
Căn cứ vào bản dự toán trên ta có thể thấy rằng việc lập dự toán là hết sức chi tiết, có
căn cứ pháp lý rõ ràng và đầy đủ. Các khoản mục được phân chia theo các giai đoạn của
dự án đầu tư. Tuy nhiên, hầu hết các khoản mục của dự toán đều căn cứ vào giá thiết bị
và giá lắp đặt do nhà thầu được chỉ định thầu đưa ra. Do đó, có lẽ tính chính xác của bản
dự toán chưa được đảm bảo.
2.2.2.3.2.2. Trình và phê duyệt dự toán.
Sau khi được lập xong, dự toán cho dự án “áp dụng giải pháp thiết kế nhà máy điện
phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”, đã được EVN.IT trình lên Tổng công ty xem xét phê
duyệt. Qua đánh giá, xem xét, TCT đã có quyết định phê duyệt dự toán cho dự án với
Tổng mức đầu tư như trong dự toán là 770.881USD tương đương 12.334.096.000 VNĐ.
2.2.2.3.3. Công tác đấu thầu - Chỉ định thầu.
Để tiến hành đầu tư mua sắm bộ phần mềm PDS, EVN.IT dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo
của Ban Quản lý đấu thầu đã tổ chức các công tác đấu thầu theo đúng quy định của Quy
chế đấu thầu của Chính phủ và Tổng công ty. Trình tự tiến hành lần lượt như sau:
- Lập Hồ sơ mời thầu.
- Gửi thư mời chỉ định thầu tới nhà thầu là Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ.
- Tiếp nhận và quản lý Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ.
- Mở thầu.
- Chấm thầu.
- Trình duyệt kết quả đấu thầu lên Tổng công ty.
- Công bố trúng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng.
- Trình duyệt nội dung hợp đồng lên Tổng công ty và ký kết hợp đồng với nhà thầu Cty
TNHH Công nghệ Đồ hoạ - INTERGRAPH Việt Nam.
Gói thầu “Mua phần mềm giải pháp thiết kế nhà máy điện PDS của Intergraph và dịch
vụ tư vấn đào tạo chuyển giao công nghệ” thuộc loại hình đấu thầu Mua sắm hàng hoá,
được thực hiện theo hình thức chỉ định thầu (là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng
yêu cầu gói thầu để thương thảo hợp đồng) và phương thức đấu thầu 1 túi Hồ sơ (là
phương thức mà nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu trong 1 túi hồ sơ).
2.2.2.3.3.1. Công tác lập Hồ sơ mời thầu.
Căn cứ vào Mẫu Hồ sơ mời thầu Mua sắm hàng hoá của Tổng công ty Điện lực Việt
Nam theo Quy chế đấu thầu của Việt Nam, phòng Quản lý dự án đã tiến hành lập Hồ sơ
mời thầu. Nội dung tóm tắt của Hồ sơ mời thầu gồm có các mục chính sau đây:
Phần I: Thông báo mời thầu.
Phần II: Hướng dẫn các nhà thầu.
II.1. Hướng dẫn chung các nhà thầu.
A. Tổng quát.
B. Hồ sơ mời thầu.
C. Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu.
D. Nộp Hồ sơ dự thầu.
E. Mở và đánh giá thầu.
F. Trao thầu.
II.2. Bảng dữ liệu đấu thầu.
Phần III: Hợp đồng.
A. Thoả thuận hợp đồng.
B. Các điều kiện chung của hợp đồng.
C. Các điều kiện cụ thể của hợp đồng.
Phần IV: Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện.
Phần V: Yêu cầu kỹ thuật.
Phần VI: Các biểu mẫu.
A. Mẫu đơn dự thầu.
B. Biểu giá.
1. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ từ nước ngoài.
2. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ trong nước.
C. Mẫu bảo lãnh dự thầu.
D. Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
E. Mẫu bảo lãnh tạm ứng.
F. Mẫu báo cáo tài chính.
G. Mẫu báo cáo kinh nghiệm.
H. Mẫu giấy uỷ quyền của Nhà sản xuất.
Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung Hồ sơ mời thầu, tác giả có một số nhận xét sau :
Về kết cấu : Ta có thể thấy Hồ sơ mời thầu có kết cấu chặt chẽ, đầy đủ các thông tin
chỉ dẫn rõ ràng, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý bao gồm :
- Thông báo mời thầu.
- Hướng dẫn nhà thầu.
- Mẫu hợp đồng.
- Phạm vi cung cấp và tiến độ.
- Yêu cầu kỹ thuật.
- Các bảng biểu mẫu.
Đặc biệt nội dung mục “Bảng dữ liệu đấu thầu” của phần “Hướng dẫn nhà thầu” cung
cấp rất đầy đủ thông tin cho phép nhà thầu tiếp cận nhanh chóng dự án.
Phần “Phạm vi cung cấp và tiến độ” và “Yêu cầu kỹ thuật” được trình bày cụ thể,
mạch lạc cho phép nhà thầu có thể nhanh chóng đưa ra đề xuất.
Về nội dung: Ngoài nội dung các phần hướng dẫn, các bảng biểu mẫu được trình bày
dễ hiểu, các quy định chung như các Hồ sơ mời thầu đã đảm bảo tính hợp lệ của Hồ sơ
mời thầu.
Phần nội dung kỹ thuật và nội dung thương mại của Hồ sơ mời thầu được thể hiện ở
các phần chính gồm:
- Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện.
- Yêu cầu kỹ thuật.
Phần phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện.
Phạm vi cung cấp chỉ rõ từng phần mềm số lượng và phiên bản (version) đảm bảo giúp
nhà thầu nắm được quy mô sử dụng.
Việc chỉ rõ phiên bản của phần mềm là cần thiết nhưng có thể kèm theo yêu cầu các
phiên bản có thể là mới hơn theo sự phát triển công nghệ.
Phạm vi cung cấp dịch vụ chỉ rõ số lượng cho từng khoá học là cần thiết vì với các
module phần mềm bao giờ cũng có các kế hoạch cơ sở.
Việc yêu cầu nhà thầu chịu trách nhiệm tổ chức lớp học theo đúng tiêu chuẩn là cần
thiết vì bộ giải pháp này có tính tích hợp cao, số lượng bản quyền (licence) cho phần
mềm dự định trang bị có thể ít hơn nhiều so với số lượng học viên dự định tham gia khoá
học.
Với phạm vi cung cấp gồm phần mềm và dịch vụ, yêu cầu về tiến độ được nêu ra trong
Hồ sơ mời thầu là phù hợp.
Phần yêu cầu kỹ thuật.
Việc chỉ rõ các module phần mềm là cần thiết.
Việc yêu cầu các tài liệu phần mềm ở dạng CD là cần thiết và đúng tiêu chuẩn hiện nay
cho phép dễ dàng sử dụng cho nhiều người và in ra khi cần.
Các yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật trong 12 tháng là phù hợp, việc yêu cầu chính sách bảo
hành, bảo trì là cần thiết cho một dự án có mức độ phức tạp cao về mặt công nghệ, mang
tính đặc thù chuyên ngành và có nhu cầu sử dụng lâu dài.
Yêu cầu có khuyến nghị phần cứng là hợp lý trong trường hợp chủ đầu tư tự trang bị
phần cứng và người cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm. Ngoài ra,
với hệ thống này cũng cần sử dụng các thiết bị ngoại vi khác như máy in, vẽ ...
Như vậy, công tác lập Hồ sơ mời thầu do phòng Quản lý dự án thực hiện, dựa trên
mẫu Hồ sơ mời thầu có sẵn của EVN. Do đó, về cơ bản công tác lập hồ sơ mời thầu đã
được thực hiện khá tốt.
2.2.2.3.3.2. Gửi thông báo mời thầu – Nhận, quản lý Hồ sơ dự thầu – Mở thầu.
Thông báo mời thầu đã được EVN.IT gửi tới nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ
kèm theo Hồ sơ mời thầu vào ngày 24/12/2003. Cũng trong ngày 24/12/2003, Cty TNHH
Công nghệ Đồ hoạ đã gửi đơn xác nhận sẽ tham gia dự thầu và sẽ nộp hồ sơ dự thầu đúng
hạn quy định.
Ngày 25/12/2003, EVN.IT đã tiếp nhận Hồ sơ dự thầu gói thầu Cung cấp phần mềm
thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH và các dịch vụ đào tạo chuyển giao công nghệ.
Sau đó 1 h đồng hồ, tại EVN.IT đã diễn ra buổi mở thầu. Trình tự và nội dung buổi mở
thầu đã diễn ra theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu của Việt Nam.
2.2.2.3.3.3. Đánh giá hồ sơ dự thầu.
Để tiến hành đánh giá Hồ sơ dự thầu của của nhà thầu, EVN.IT đã xúc tiến thành lập
Tổ chuyên gia xét thầu. Sau quá trình chấm thầu, Tổ chuyên gia đã có những nhận xét,
đánh giá như sau:
Về kết cấu Hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu Hồ sơ mời thầu gồm:
- Đơn dự thầu kèm theo Bảo lãnh dự thầu có tính pháp lý về tổng giá trị tiền và thời gian
hợp lệ của bảo lãnh.
- Các tài liệu thể hiện năng lực của nhà thầu.
- Chào thầu về kỹ thuật.
- Chào thầu về thương mại.
Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có kết cấu rõ ràng, các chương mục
bố trí mạch lạc, dễ hiểu tạo điều kiện dễ dàng cho chủ đầu tư có thể đánh giá kết quả
nhanh chóng, chính xác.
Về nội dung HSDT.
Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có nội dung đi sát vào các yêu cầu
của Hồ sơ mời thầu.
- Về thể hiện năng lực nhà thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện rõ năng lực của nhà thầu đảm bảo thực hiện các nội dung của
bản dự thầu thể hiện qua các tài liệu sau:
Các giấy tờ pháp lý của nhà thầu:
Đăng ký thành lập.
Đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực phù hợp với yêu cầu của dự án là công nghệ thông tin.
Báo cáo tài chính 3 năm.
Xác nhận là đại lý độc quyền của nhà sản xuất tại Việt Nam.
Phần giới thiệu về năng lực thể hiện các kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực công
nghệ thông tin, đặc biệt là CNTT chuyên ngành.
Tóm tắt các dự án nêu lên được các dự án ở lĩnh vực tương tự, các dự án đang thực
hiện với quy mô từ vừa đến lớn phù hợp với quy mô dự án mà chủ đầu tư dự định thực
hiện. Đặc biệt nhà thầu có chứng nhận của khách hàng đã áp dụng giải pháp tương tự là
Tổng công ty Lắp máy Việt Nam – LILAMA.
Phần chào về thương mại. -
Nhà thầu đã cung cấp giá theo đúng số lượng phần mềm và dịch vụ yêu cầu.
Nhà thầu cũng đưa ra các điều khoản về thanh toán phù hợp với yêu cầu của Hồ sơ
mời thầu.
Việc giao hàng khi nhà thầu thông báo tình trạng sẵn sàng của hệ thống là phù hợp vì
chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm cung cấp phần cứng.
Nhà thầu chấp nhận bị phạt nếu giao hàng chậm không vì lí do bất khả kháng là cần
thiết.
Ngoài việc cung cấp bảo lãnh dự thầu, nhà thầu tuân theo các điều kiện về bảo lãnh
khác gồm: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng và bảo lãnh bảo hành.
- Phần chào về kỹ thuật.
Trong tuyên bố phù hợp của mình, Nhà thầu đảm bảo:
Cung cấp toàn bộ các phần mềm là các phiên bản cập nhật theo đúng sự phát triển công
nghệ của nhà sản xuất INTERGRAPH, tuân thủ theo các điều kiện của yêu cầu kỹ thuật.
Phần mềm được cung cấp sẽ được cài đặt và được đảm bảo bảo hành trong thời gian 1
năm kể từ ngày bàn giao đưa vào sử dụng, trong đó bao gồm hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp
miễn phí, phù hợp với các điều kiện và chính sách chuẩn về bảo hành, bảo trì của hãng
cung cấp giải pháp CNTT.
Thời gian đào tạo, chuyển giao công nghệ và tư vấn là phù hợp trên cơ sở các chuyên
gia của chủ đầu tư nắm vững các chuyên ngành kỹ thuật tương ứng.
Trong phần đề xuất kỹ thuật của nhà thầu:
Số lượng và đặc tính của các phần mềm trong bộ giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy
đáp ứng các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu với các phiên bản theo yêu cầu hoặc mới hơn so
với phiên bản trong Hồ sơ mời thầu.
Nhà thầu đưa ra được nội dung chi tiết công tác đào tạo, số lượng ngày học và tiến độ
thực hiện cũng như yêu cầu đối với các học viên cho từng khoá học đáp ứng hoàn toàn
các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.
Nhà thầu đưa ra đầy đủ các khuyến nghị về phần cứng cho các việc cài đặt triển khai
phần mềm. Việc này là cần thiết.
Nhà thầu cũng cam kết cung cấp dịch vụ bảo trì sau bảo hành khi được yêu cầu theo
như chính sách bảo hành mà nhà thầu đã cung cấp.
Chính sách bảo hành, bảo trì là chặt chẽ thích hợp với hệ thống chuyên ngành lớn có
tính đặc thù kỹ thuật cao.
Hồ sơ của nhà thầu còn cung cấp tiến độ, kế hoạch thực hiện rất chi tiết cho dự án
đảm bảo hoàn thành các nội dung kỹ thuật và các dịch vụ được cung cấp.
Đặc biệt, nhà thầu cũng cung cấp thông tin về khả năng đáp ứng của giải pháp kỹ
thuật đề xuất và một số khách hàng/ dự án đối với công tác thiết kế công trình trong
ngành năng lượng cũng như đầy đủ các catalogue của các phần mềm cũng hàng
INTERGRAPH có trong bộ giải pháp.
Tóm lại Hồ sơ dự thầu về kỹ thuật đáp ứng được các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.
Nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm hoàn thành các nội dung của dự án.
2.2.2.3.3.4. Trình duyệt - Công bố kết quả đấu thầu.
Kết thúc quá trình chấm thầu, Nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ được đánh giá
là đáp ứng được các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu và đã trúng thầu gói thầu trên. EVN.IT
đã có công văn trình lên EVN xin phê duyệt kết quả chỉ định thầu. Trong công văn đã
trình bày đầy đủ các nội dung sau:
- Nội dung gói thầu.
- Đánh giá Hồ sơ dự thầu.
- Cơ sở, lý do chỉ định thầu.
- Nhận xét nhà thầu.
- Đề xuất và kiến nghị.
Phúc đáp tờ trình của EVN.IT, EVN đã có quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu
và chính thức công bố Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ trúng thầu.
2.2.2.3.4. Thương thảo- Trình duyệt và Phê duyệt hợp đồng.
Ngày 26 tháng 12 năm 2003, tại Trung tâm Công nghệ thông tin đã diễn ra buổi
thương thảo hợp đồng giữa EVN.IT và Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ về việc mua bộ
phần mềm Thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH. Sau khi thương thảo, cả hai bên
đã đi đến thống nhất các nội dung trong dự thảo hợp đồng.
Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung của bản Dự thảo hợp đồng, tác giả có một số ý
kiến sau:
Dự thảo hợp đồng được quy định chặt chẽ gồm phần chính của hợp đồng và 7 phụ lục
là phần không thể tách rời của hợp đồng gồm:
- Bảng giá và danh sách hàng hoá và dịch vụ cài đặt chạy thử phần mềm.
- Bảng giá và danh sách dịch vụ đào tạo và chuyển giao công nghệ.
- Mô tả nội dung các khoá học.
- Lịch trình thực hiện dự án.
- Chính sách bảo hành và bảo trì của INTERGRAPH.
- Khuyến nghị cấu hình phần cứng.
- Mô tả các phần mềm ứng dụng trong bộ giải pháp.
Các khái niệm được định nghĩa rõ ràng;
Phạm vi công việc của một dự án về phần mềm được mô tả trong “Phạm vi của hợp
đồng” là đầy đủ và chặt chẽ.
Các điều khoản về bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tạm ứng là phù hợp.
Phần điều kiện thanh toán được chia làm 2 phần cho hàng hoá riêng và dịch vụ riêng
là hợp lý vì công tác đào tạo có thể thực hiện trước công tác bàn giao lắp đặt hàng hóa.
Thời gian lắp đặt và quy chế phạt là phù hợp.
Phần dịch vụ được mô tả là rất chi tiết nhưng cũng là cần thiết cho dự án công nghệ
thông tin.
Điều khoản cho công tác bảo hành mô tả cả dịch vụ bảo hành và cam kết cung cấp bảo
trì là cần thiết với một dự án công nghệ thông tin lớn, mới, có độ phức tạp cao và các sản
phẩm luôn có sự cập nhật.
2.2.2.3.5. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý triển khai dự án.
Đây là dự án CNTT quan trọng, mang tính chất nâng cao năng lực tư vấn, có ý nghĩa
định hướng về phát triển công nghệ trong EVN. Theo quyết định của EVN, dự án này do
EVN.IT làm đầu mối thực hiện công tác mua sắm phần mềm và áp dụng các ứng dụng
chuyên ngành thiết kế nhà máy nhiệt điện tại Viện Năng lượng. Chính vỡ vậy, để có thể
triển khai tốt dự án cần có sự tham gia phối hợp của Trung tâm CNTT, đơn vị sử dụng là
Viện Năng lượng cũng như các ban của Tổng Công ty.
Trên cơ sở tham khảo ý kiến của nhà thầu Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ,
EVN.IT đã kiến nghị thực hiện dự án theo mô hình sau:
Phụ trách dự án EVN
Phụ trách dự án INTERGRAPH
Điều phối dự án
Điều phối dự án
Nhóm thực hiện.
Nhóm thực hiện.
Hình 2.4: Mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án
Ban chỉ đạo dự án.
Ban chỉ đạo dự án của hai bên đóng vai trũ chỉ đạo, giám sát việc thực hiện dự án.
Về phía EVN, Ban chỉ đạo dự án có một Giám đốc chương trỡnh do một lónh đạo
trong Ban Tổng giám đốc chỉ đạo, vỡ dự ỏn liờn quan đến nhiều đơn vị trong toàn Tổng
công ty, cần phải có sự chỉ đạo và điều phối từ cấp cao nhất bởi một người đủ thẩm
quyền đưa ra các quyết định khi cần. Trưởng Ban chỉ đạo dự án là một Phó Tổng giám
đốc và trong ban chỉ đạo dự án có các đại diện của các đơn vị sau:
- Ban KHCN MT&VT – Tổng Công Ty
- Trung tâm CNTT
- Viện Năng Lượng
Ban chỉ đạo dự án của EVN có trách nhiệm báo cáo lên lónh đạo EVN về công tác
triển khai thực hiện dự án.
Ban chỉ đạo nhận báo cáo thường xuyên của phụ trách dự án và công tác tiến hành dự
án.
Phụ trách dự án
Về phía EVN, Phụ trách dự án chịu trách nhiệm chung cho toàn dự án, thường trực
điều hành triển khai dự án, chịu sự chỉ đạo của Ban chỉ đạo dự án.
Phụ trách dự án thay mặt EVN để làm việc với nhà thầu. Người phụ trách dự án có
trách nhiệm làm việc với nhóm làm việc nhằm đảm báo các công việc của dự án được
tiến hành theo đúng tiến độ và chất lượng.
Phụ trách dự án do Ban chỉ đạo dự án chỉ định. Người phụ trách dự án là cán bộ phụ
trách dự án của Trung tâm CNTT.
Điều phối dự án
Là người hỗ trợ cho phụ trách dự án trong dự án.
Nhóm thực hiện
Về phía EVN, đây là các chuyên gia, kỹ sư thiết kế của đơn vị sử dụng cuối là Viện
Năng Lượng.
Nhóm thực hiện gồm phụ trách nhóm thiết kế, các trưởng nhóm thiết kế chuyên ngành
và các kỹ sư sẽ được tổ chức theo mô hỡnh sau:
Phụ trách nhóm thiết kế
Quản trị hệ
Trưởng nhóm công nghệ, ống, thiết bị
Trưởng nhóm kết cấu, xây dựng.
Trưởng nhóm điện, tự động hoá, đo lường,điều khiển
Kỹ sư điện
Kỹ sư
Kỹ sư đường ống
Kỹ sư kết cấu
Kỹ sư xây dựng
Kỹ sư P&ID
thiế t bị
Kỹ sư điện, tự động hoá, đo lường, điều
Hình 2.5: Mô hình nhóm thực hiện dự án về phía VNL.
Tuỳ vào các ứng dụng chuyên ngành khác nhau, các kỹ sư sẽ tham gia các khoá học
khác nhau.
Làm việc với nhà thầu Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ, EVN.IT đã thống nhất mụ
hỡnh nhúm làm việc về phớa Intergraph với cỏc chuyờn gia cú kinh nghiệm của hóng
trong khu vực.
Phụ trách nhóm đào tạo INTERGRAPH
Thư ký dự án
Tư vấn SPPID
Tư vấn Electr ical
Tư vấn IN Tools
Tư vấn CAD
Tư vấn hệ thống và CSDL
Tư vấn PDS (PDS, ISOGEN, SPReview...
Hình 2.6: Mô hình nhóm thực hiện dự án về phía Intergraph
2.2.2.3.6. Dự kiến công tác tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự
án.
Cho tới thời điểm hiện nay, dự án “ áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà
máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn“ mới đang trong giai đoạn Đào tạo và
chuyển giao công nghệ cho các cán bộ, kỹ sư của Viện Năng lượng. Do đó, tác giả chỉ có
thể nêu lên được dự kiến công tác tổ chức thực hiện và giám sát, đánh giá quá trình thực
hiện dự án.
Việc tổ chức thực hiện dự án được thực hiện qua đầu mối là EVN.IT. Ngoài các công
tác về quản lý dự án và các công tác hậu cần liên quan tới dự án mà EVN.IT sẽ thực hiện,
quá trình thực hiện dự án gồm các bước triển khai chính:
- Bước 1: Thực hiện đào tạo cơ bản các ứng dụng công nghệ thông tin chuyên ngành.
- Bước 2: Thực hiện áp dụng các ứng dụng chuyên ngành cho một dự án thử nghiệm cũng
như thực hành trên các bài toán mà các đơn vị tư vấn của EVN đang thực hiện.
- Bước 3: Lắp đặt phần mềm và chuyển giao dữ liệu của dự án vào hệ thống, đưa hệ
thống vào vận hành.
Với bước 1, là bước đang được tiến hành triển khai, các công tác sau đây đã được thực
hiện:
Viện Năng lượng, đơn vị sử dụng, đã chuẩn bị về nhân lực là các kỹ sư thiết kế chuyên
ngành để tham gia khoá học đào tạo, chuyển giao công nghệ do nhà thầu Cty TNHH
Công nghệ Đồ hoạ tiến hành. Với các nội dung khoá học chuyên ngành khác nhau, đối
tượng học viên cũng là các kỹ sư thiết kế chuyên ngành khác nhau. Công tác đào tạo,
chuyển giao công nghệ bao gồm các phần cơ bản sau:
1. Đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin chung.
2. Đào tạo ứng dụng thiết kế chuyên ngành.
3. Đào tạo quản trị hệ thống.
4. Tư vấn đào tạo trên dự án công trình thực tế.
Nội dung cụ thể của phần đào tạo và chuyển giao công nghệ như sau:
Thời gian
Khoá học (ngày)
A ứng dụng công nghệ thông tin chung
1. Window NT / 2000. 1
2. MicroStation for Designers. 3
3. SmartSketch. 5
B Đào tạo ứng dụng thiết kế chuyên ngành
1. PDS. 36
2. ISOGEN. 5
3. SMARTPLANT REVIEW. 5
4. SMARTPLANT P&ID. 5
5. SMARTPLANT ELECTRICAL. 5
6. INTOOLS. 8
7. SMARTPLANT EXPLORER. 2
C đào tạo quản trị hệ thống
1. Window NT / 2000 administration. 3
2. ORACLE & RIS. 5
3. Plotting Administration. 3
4. Application Administration. 5
D tư vấn đào tạo trên dự án, công trình thực tế
1. PDS suite (PDS, ISOGEN, SMARTPLANT REVIEW,
IPLOT). 24
2. Các ứng dụng khác (SPPID, INTools, SPEI, SPE). 20
Bảng 2.5. Nội dung khoá học đào tạo và chuyển giao công nghệ.
Công tác chuyển giao công nghệ cũng được thực hiện trong quá trình cài đặt ứng dụng
cho dự án tại đơn vị sử dụng cuối.
- Bổ nhiệm phụ trách nhóm thiết kế.
- Chỉ định các quản trị hệ thống công nghệ thông tin (có kinh nghiệm về hệ thống mạng,
cơ sở dữ liệu).
- Chỉ định các trưởng nhóm thiết kế chuyên ngành.
Với bước 2 để thực hiện tốt, các công tác sau cần thực hiện:
- Các kỹ sư cần tham gia công tác đào tạo một cách tích cực, để nắm vững tính năng của
các ứng dụng.
- Chuẩn bị các bài toán thực tế của các chuyên ngành thiết kế cũng như ở các quá trình
thiết kế khác nhau (thiết kế nguyên lý, thiết kế chi tiết, thiết kế sửa chữa, hỗ trợ quản lý
vận hành...)
Với bước 3 để thực hiện tốt, các công tác sau cần thực hiện:
- Chuẩn bị trang thiết bị phần cứng với cấu hình phù hợp theo khuyến nghị của nhà cung
cấp phần mềm.
- Kỹ sư quản trị hệ thống cần nắm vững nghiệp vụ hệ thống, hệ điều hành, cơ sở dữ liệu,
các nhiệm vụ quản trị hệ thống phần mềm ứng dụng và các bước lưu trữ và khôi phục dữ
liệu.
- Làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp phục vụ công tác hỗ trợ, bảo hành.
Để có thể thực hiện tốt dự án, việc duy trỡ cỏc buổi làm việc giữa EVN và nhà cung
cấp là cần thiết. EVN.IT thấy rằng cỏc cuộc họp làm việc sau đây dự định sẽ cần được
thực hiện:
Cuộc họp làm việc của Ban chỉ đạo:
Được thực hiện hàng tháng với nội dung:
- Tiến độ và chất lượng dự án.
- Công việc hoàn thành trong tháng.
- Các vấn đề trong tháng cần giải quyết.
- Kế hoạch của tháng tới.
- Các vấn đề cũn tồn đọng của các tháng trước và phương hướng giải quyết.
Cuộc họp làm việc của phụ trách dự án:
Được thực hiện hàng tuần với việc kiểm tra tiến độ và chất lượng dự án, ngoài ra các
cuộc làm việc khác sẽ được thực hiện khi cần thiết.
Cuộc họp làm việc phụ trách thiết kế (EVN) và phụ trách đào tạo (Intergraph)
Được thực hiện sau kết thúc mỗi module giữa phụ trách thiết kế (EVN) và phụ trách
đào tạo (Intergraph) cùng các học viên và chuyên gia đào tạo ứng dụng nhằm tổng kết về
module ứng dụng, giúp đảm bảo kết quả thực hiện theo đúng yêu cầu đặt ra, cũng như có
các trao đổi chuyên môn trên các module đó được thực hiện
Cuộc họp làm việc của nhóm làm việc
Được thực hiện sau kết thúc mỗi buổi làm việc nhằm tổng kết kết quả làm việc, các
trao đổi chuyên môn, các thắc mắc, tồn đọng các khuyến nghị để tăng cường chất lượng
và hiệu quả các buổi làm việc sau.
Việc giám sát và đánh giá kết quả thực hiện dự án sẽ có các biên bản làm việc từng
ngày, biên bản nghiệm thu từng phần việc.
Việc đánh giá tổng kết kết quả của mỗi phần công việc có ý nghĩa quan trọng trong
việc áp dụng các công cụ trên vào thực tế, đưa ra định hướng phát triển công tác tư vấn.
Chính vỡ vậy sau mỗi bước thực hiện phía người sử dụng cuối có trách nhiệm báo cáo
tổng kết công việc đưa ra các kết quả thực hiện, các kiến nghị áp dụng và phương hướng
phát triển tiếp theo.
2.3. Đánh giá chung về công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại
EVN.IT.
2.3.1. Những kết quả đã đạt được.
Nhìn chung, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong thời gian
qua đã diễn ra theo đúng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đề ra, đảm bảo
được chất lượng và tiến độ của từng công việc trong từng giai đoạn dự án. (Chi tiết cụ thể
đã được phân tích ở phần trên.)
2.3.2. Một số hạn chế .
2.3.2.1. Về chất lượng nội dung của Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Qua việc tìm hiểu, nghiên cứu bản Báo cáo nghiên cứu khả thi “Mua sắm phần mềm
thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn của Tổng công
ty“ do EVN.IT lập, tác giả có một số ý kiến như sau:
2.3.2.1.1. Về mục tiêu dự án:
- Chưa xác định rõ phương hướng phát triển năng lực tư vấn của TCT trong thời gian tới
(như xác định khả năng của tư vấn sẽ đảm đương được công tác thiết kế nhiệt điện ở mức
nào, vào thời điểm nào...), qua đánh giá hiện trạng của tư vấn (cả về con người và trang
bị) để xác định cần thiết phải mua phần mềm và tiến độ mua nhằm đáp ứng phương
hướng phát triển dự kiến, đồng thời đây cũng là cơ sở xác định hiệu quả của dự án, cũng
như là cam kết về trách nhiệm của đơn vị đưa ra nhu cầu mua sắm;
- Chưa xác định việc mua sắm này sẽ đáp ứng ngay cho công trình nào trong thời gian
tới. Có cần thuê tư vấn nước ngoài nữa không?
2.3.2.1.2. Về quy mô dự án:
- Chưa mô tả rõ sản phẩm mua sẽ giúp cho tư vấn đảm đương được việc thiết kế nhà máy
điện từ giai đoạn nào đến giai đoạn nào.
2.3.2.1.3. Về yêu cầu nội dung phần mềm:
- Không nên viết trên cơ sở mô tả chức năng phần mềm có sẵn, nên
- trình bày rõ quy trình thiết kế nhà máy nhiệt điện (từ giai đoạn lập BCNCKT, thiết kế
kỹ thuật, bản vẽ thi công ) từ đó xác định các bài toán cần tính toán, các bản vẽ cần lập,
các liệt kê cần bóc tách, các tài liệu cần hoàn thành cho từng giai đoạn ; trên cơ sở quy
trình thiết kế tương đối chi tiết, xác định các công đoạn cần tự động hoá trong thiết kế
của dự án này. Đây mới chính là cơ sở để xác định sự đáp ứng của phần mềm với yêu
cầu của dự án.
- Các nội dung liên quan đến công nghệ thông tin là yêu cầu bắt buộc cần mô tả.
2.3.2.1.4. Về kinh phí dự án:
- Kinh phí đào tạo: Nên yêu cầu được đào tạo ngay trên sản phẩm được lắp đặt của Viện
Năng lượng, sẽ có tác dụng: Kiểm tra ngay sản phẩm mua sắm; tiết kiệm tiền thuê phòng
và trang bị trong đào tạo.
2.3.2.1.5. Về phân tích hiệu quả đầu tư.
- Trong BCNCKT chủ yếu chỉ nêu tác dụng của sản phẩm, chưa khẳng định hiệu quả tài
chính hay kinh tế của dự án. Cụ thể như : Không xây dựng được dòng tiền của dự án do
đó không thể tính toán được các chỉ tiêu hiệu quả tài chính hay hiệu quả kinh tế (NPV,
IRR, thời gian hoàn vốn của dự án...) dự án mang lại. Do đó thiếu tính thuyết phục cần có
của một BCNCKT.
2.3.2.2. Về công tác lập dự toán.
Do đây là một dự án được đấu thầu theo hình thức chỉ định thầu (qua phân tích, so
sánh được trình bày trong BCNCKT về các giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt
điện hiện có trên thị trường thế giới, đã đi đến kết luận là nên sử dụng bộ giải pháp PDS
của hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu là Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ) cho nên
việc lập dự toán cho dự án cũng có những nét riêng biệt so với các dự án được đấu thầu
theo hình thức cạnh tranh khác. Tuy nhiên, theo ý kiến cá nhân tác giả thì công tác lập
dự toán cho dự án chỉ căn cứ vào bản chào giá của Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ mà
không có sự phân tích kỹ về giá của sản phẩm tương tự trên thị trường là một hạn chế. Sự
thiếu sót này có thể dẫn tới việc lập dự toán không chính xác, lãng phí vốn đầu tư.
Bên cạnh việc lựa chọn được một sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật đề
ra thì việc chỉ định thầu đã dẫn tới một bất lợi cho chủ đầu tư (ở đây là EVN) đó là
thường phải chấp nhận giá do nhà thầu chào, mà ít có sự lựa chọn và đồng thời việc
thương thảo giảm giá cũng sẽ gặp khó khăn.
2.3.2.3. Về mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án:
Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả thì Việc xây dựng bộ máy thực hiện dự án như
được nêu là quá cồng kềnh, phức tạp, không cần thiết phải có sự tham gia của Phó Tổng
giám đốc vào Ban chỉ đạo dự án.
Theo tác giả thì chỉ nên coi đây là chủ trương trang bị tự động hoá trong công tác tư
vấn do yêu cầu của chính đơn vị tư vấn, cụ thể Viện Năng lượng có nhu cầu mở rộng lĩnh
vực hoạt động tư vấn nhưng còn thiếu vốn nên TCT xem xét và chấp nhận cung cấp vốn
cho đơn vị mua sắm. Và vì đây là sản phẩm phần mềm trang bị cho Viện Năng lượng nên
đề nghị chỉ sử dụng bộ máy của Viện Năng lượng để mua sắm, như vậy sẽ tăng cường
tập trung trách nhiệm cho Viện Năng lượng, sau này nếu sản phẩm không phát huy hiệu
quả sẽ hoàn toàn do Viện Năng lượng chịu hoàn toàn trách nhiệm. (Viện Năng lượng tự
đặt nhu cầu, tự quyết nội dung phần mềm, tự thương thảo mua sắm và tổ chức đào tạo và
dự kiến sử dụng trong tương lai).
Viện Năng lượng sẽ xây dựng tổ công tác thực hiện việc mua sắm, tổ chức xây dựng
bộ phận tiếp nhận, tham gia đào tạo và sử dụng sản phẩm sau này hoàn toàn theo biên chế
của Viện Năng lượng.
Các Ban chức năng của TCT chỉ tham gia như vai trò thông thường về việc thẩm định
theo phân cấp.
EVN.IT sẽ có ý kiến về sự phù hợp với chính sách trang bị công nghệ tin học của
EVN.
Chương 3
Phương hướng và kiến nghị một số giải pháp
nhằm hoàn thiện quy trình chuẩn bị,
thực hiện và quản lý dự án đầu tư
tại Trung tâm Công nghệ thông tin
Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
3.1. Phương hướng hoàn thiện công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư
tại EVN.IT.
Các dự án công nghệ thông tin do EVN.IT thực hiện và quản lý thuộc nhiều nguồn
vốn khác nhau, như: Vốn đầu tư phát triển của EVN, vốn của Ngân hàng Thế giới (WB),
vốn của Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), vốn của Tổ chức hợp tác phát
triển Thuỵ Điển (SIDA)... Do vậy, việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự án sử dụng
các nguồn vốn đó phải tuân theo những quy định của các tổ chức tài trợ vốn. Từ khi
thành lập cho tới nay, EVN.IT đang thực hiện và quản lý các dự án đầu tư theo đúng các
quy định của các tổ chức tài trợ vốn cho các dự án đó. Do trình độ và thời gian có hạn
cho nên tác giả xin không đề cập tới các dự án sử dụng nguồn vốn nước ngoài, mà chỉ xin
được đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn trong nước (mà cụ thể ở đây là nguồn vốn đầu
tư phát triển của TCT).
Các dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của EVN được thực hiện và quản lý theo các
quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. (Ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư và xây
dựng ban hành kèm theo các nghị định 52/1999/NĐ-CP, số 12/2000/NĐ-CP và số
07/2003/NĐ-CP; Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định 88/1999/NĐ-CP và số
66/2003/NĐ-CP...). Bởi vậy, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự án sử dụng
vốn đầu tư phát triển của EVN vẫn phải bám sát vào những hướng dẫn quy định trong các
văn bản pháp luật như đã kể trên.
Về phía Tổng công ty Điện lực Việt Nam: Cần có sự phân cấp triệt để cho các đơn vị
thành viên được trực tiếp chủ động thực hiện đầu tư. Như vậy sẽ đảm bảo cho dự án hoàn
thành đạt chất lượng, đúng tiến độ và tăng cường tính chịu trách nhiệm cho các đơn vị
đó.
Về phía EVN.IT:
- Phải xây dựng được một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư trong đó
có sự phối hợp nhịp nhàng, phân công công tác rõ ràng, tránh chồng chéo và đặc biệt là
gắn chặt với các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Bên cạnh việc có được một quy trình phối hợp thực hiện tốt, hiệu quả cao thì EVN.IT
cần chú trọng vào việc xây dựng đội ngũ cán bộ giỏi, nhiệt tình trong công việc. Do đặc
thù của công nghệ thông tin là một lĩnh vực mới cho nên đội ngũ cán bộ công nhân viên
của EVN.IT còn rất trẻ và thiếu kinh nghiệm. Do đó việc triển khai các dự án công nghệ
thông tin lớn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong thời gian tới. Vì vậy, EVN.IT cần có chính
sách thu hút, đào tạo và bồi dưỡng nhân tài. Đó cũng là một bước chuẩn bị tích cực để
trong thời gian tới EVN.IT đủ sức trở thành một đơn vị hạch toán độc lập, có khả năng tự
chủ về tài chính, từng bước phát triển trở thành một đơn vị mạnh trong ngành công nghệ
thông tin nước nhà.
3.2. Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện và quản lý các
dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin- Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
3.2.1. Xét trên góc độ quản lý vĩ mô.
- Về phía Nhà nước: Cần hoàn thiện hệ thống chính sách, văn bản pháp luật về quản lý
hoạt động đầu tư và xây dựng, hoạt động đấu thầu. Việc sớm hoàn thiện các chính sách,
các quy định này sẽ tạo điều kiện cho các chủ thể trong nền kinh tế thực hiện công việc
tốt hơn, hiệu quả hơn.
- Về phía EVN: Từng bước cải cách thủ tục hành chính trong công tác quản lý theo
hướng gọn nhẹ; đồng thời có sự phân công, phân cấp triệt để hơn nữa đối với các dự án
tương đối đặc thù cho các đơn vị thành viên. Việc này sẽ giúp cho các dự án được thực
hiện với chất lượng cao hơn, hoàn thành đúng tiến độ hơn và tăng tính chịu trách nhiệm
hơn đối với các đơn vị được phân cấp.
3.2.2. Xét trên góc độ quản lý vi mô.
3.2.2.1. Xây dựng một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án gắn chặt hơn
nữa với quy định của Nhà nước.
Để có thể khắc phục những hạn chế về việc thiếu sự phối hợp nhịp nhàng, chặt cxẽ
giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự
án như đã phân tích khi áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT; đồng
thời để có thể đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng trong công tác chuẩn bị, thực
hiện và quản lý dự án, nhằm từng bước nâng cao hiệu quả kinh doanh, luôn đảm bảo chấp
hành đầy đủ và nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật ( ví dụ như: Quy chế Quản lý
đầu tư và xây dựng, Quy chế đấu thầu...), tác giả mạnh dạn đưa ra “Quy trình chuẩn bị,
thực hiện và quản lý dự án đầu tư theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng”. Tuy
nhiên, để đưa ra một Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư trong đó bao
trùm toàn bộ các nội dung công việc theo quy định của Quy chế Quản lý đầu tư và xây
dựng, tác giả xin đặt ra giả định:
- Trung tâm Công nghệ thông tin được Tổng công ty giao làm Chủ đầu tư dự án.
- Hình thức quản lý dự án: Tự thực hiện.
Khi các giả định này thay đổi, căn cứ vào từng trường hợp mà sẽ giảm bớt một số nội
dung công việc trong quy trình.
Dưới đây là sơ đồ minh hoạ cho Quy trình thực hiện và quản lý dự án theo Quy chế
Quản lý đầu tư và xây dựng.
Trách nhiệm Giai đoạn và Quy trỡnh Nội dung Phối hợp
Phũng QLDA
Lập đề án xin chủ trương
N
- Soạn thảo nội dung: 1, 2, 6, 7
Ư T U Ầ Đ
Trỡnh
Ị
Phũng QLDA như quy định lập BCTKT
Y
Khảo sát sơ bộ
Phũng CNPM Phũng CNPM (hoặc/và
(hoặc/và HTM, TVH)
B N Ẩ U H C
HTM, TVH) - Soạn thảo nội dung : 3, 4, 5 như
Lập dự án đầu tư
Y
N
Trỡnh
Khảo sát, Thiết kế, Lập Dự toán
n á ự d
n ậ h p ộ b c á c a ữ i g p ợ h i ố h p i ố m u ầ đ , n á ự d n ệ i h c ự h t ộ đ n ế
i
t
h
o
ỏ
c
o
ỏ
b
,
i
ừ
d
o
e
h
t
à
v
c
ụ
t
ủ
h
t
t
ỏ
o
s
m
ể
i
k
,
n
ệ
i
h
c
ự
quy định lập BCTKT
Phũng QLDA
Phũng QLDA - Soạn thảo các văn bản trỡnh
duyệt, xin chủ trương
Phũng CNPM (hoặc /và Phũng CNPM HTM, TVH) (hoặc/và -Thực hiện theo chức năng, HTM, TVH) nhiệm vụ.
Phũng QLDA
- Cung cấp thông tin về VB PL,
cơ chế chính sách.
- Tổ chức lập dự án đầu tư về các
nội dung: 1, 2, 8,10, 11, 12, 13,
Phũng QLDA 14 (BCKT) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 (BC
Phũng CNPM đầu tư).
(hoặc/và - Tham mưu trong việc phân công
HTM, TVH) thực hiện dự án .
Phũng CNPM (hoặc /và
HTM, TVH)
-Tham gia lập dự án đầu tư các
nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 ( BCKT)
hoặc 4, 5 ( Báo cáo đầu tư).
Phũng QLDA
- Thực hiện các thủ tục về đầu tư
và trỡnh phờ duyệt.
Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc /và
HTM, TVH)
- Bảo vệ BCKT hoặc Báo cáo đầu
tư .
Phũng CNPM (hoặc /và
HTM, TVH)
- Thực hiện theo chức năng Phũng CNPM nhiệm vụ. (hoặc/và - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi HTM, TVH) công. Phũng QLDA Phũng Quản lý dự ỏn
- Lập dự toán.
- Lập kế hoạch nhu cầu vốn cho
từng giai đoạn .
Phũng CNPM (hoặc /và
Ư T U Ầ Đ N Ệ I H C Ự H T
HTM, TVH)
- Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi Phũng QLDA
công và dự toán. Phũng CNPM
Phũng Quản lý dự ỏn (hoặc/và
- Thực hiện cỏc thủ tục trỡnh HTM, TVH)
duyệt .
h n a h t , n ố v g n ứ m ạ T : N Á Ự D N Á O T Ế K
- Tham gia bảo vệ .
Y
Phũng QLDA
- Thực hiện các thủ tục để lựa
chọn nhà cung cấp.
- Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời
thầu, tổ chức đấu thầu.
- Soạn thảo, ký kết, theo dừi và
Phũng QLDA thanh lý hợp đồng .
Phũng CNPM Phũng CNPM (hoặc /và
(hoặc/và HTM, TVH)
HTM, TVH) - Xác định nhu cầu thiết bị, công
Phũng TCKT nghệ cần mua sắm.
- Soạn thảo yêu cầu về đặc tính
kỹ thuật trong HSMT.
- Giám sát thi công; nghiệm thu
thiết bị, công nghệ.
Phũng Tài chớnh kế toỏn
- Tạm ứng và thanh toán vốn.
Phũng CNPM (hoặc /và Phũng CNPM HTM, TVH) (hoặc HTM, - Thực hiện theo chức năng, TVH) nhiệm vụ.
Phũng CNPM (hoặc /và Phũng CNPM HTM, TVH) (hoặc/và - Thực hiện theo chức năng, HTM, TVH) nhiệm vụ.
Ư T U Ầ Đ
C Ú H T T Ế K
Phũng CNPM (hoặc /và Phũng CNPM HTM, TVH) (hoặc/và - Thực hiện theo chức năng , HTM, TVH) nhiệm vụ.
Phũng CNPM Phũng CNPM (hoặc /và
(hoặc/và HTM, TVH) Phũng Tài chớnh kế toỏn
- Quản lý sử dụng các nguồn vốn
đầu tư .
- Thực hiện các quy định về quản
Phũng TCKT lý tài chính.
Phũng CNPM - Lập quyết toán.
(hoặc/và Phũng CNPM (hoặc /và
HTM, TVH) HTM, TVH)
Phũng QLDA - Cung cấp thông tin và hồ sơ
phục vụ quyết toán.
Phũng Quản lý dự ỏn
- Cung cấp thông tin và hồ sơ
phục vụ quyết toán.
3.2.2.1.1. Lập đề án xin chủ trương.
Để ban giám đốc có thể đề xuất và được Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực hiện
một dự án nào đó cho Trung tâm thì trong một số trường hợp Trung tâm cần lập đề án xin
chủ trương của Tổng Công ty. Đề án này có thể xây dựng dựa trên hướng dẫn lập Báo
cáo nghiên cứu tiền khả thi và được phân công thực hiện như sau:
Phòng Quản lý dự án.
- Đầu mối lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 1, 2, 6, 7 như quy định tại điều
23, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý Đầu tư và xây dựng.
- Soạn thảo các văn bản trình duyệt xin chủ trương.
Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc/ và Hệ thống Mạng, Tổ vận hành)
- Tham gia lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 3, 4, 5 như quy định tại điều 23
Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý đầu tư và Xây dựng.
3.2.2.1.2. Lập dự án đầu tư.
Phòng Quản lý dự án.
- Cung cấp thông tin về văn bản quy phạm pháp luật, về cơ chế chính sách đầu tư và xây
dựng.
- Tổ chức lập dự án đầu tư.
Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư :
Thực hiện các thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn.
Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định tư vấn.
Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo dừi thực hiện và thanh lý hợp đồng đó ký kết với tư vấn.
Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn và thẩm định dự án đầu tư về các nội
dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của
Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi)
hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch
và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư).
Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:
Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24,
Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là
Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thông tư
11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư).
Thực hiện các thủ tục về đầu tư: Soạn thảo các văn bản trỡnh duyệt dự ỏn đầu tư, Gửi -
hồ sơ dự án và văn bản trỡnh đến cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc phân công thực hiện dự án theo đỳng vai trũ -
đươc phê duyệt trong Quyết định đầu tư.
Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc / và HTM, TVH).
- Tham gia lập dự án đầu tư.
Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư :
Soạn thảo nội dung kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu tư vấn.
Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn và thẩm định dự án đầu tư về các nội
dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh
Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 4, 5
như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là
Báo cáo đầu tư).
Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:
Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định
52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo
nghiên cứu khả thi) hoặc 4, 5 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của
Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư).
- Bảo vệ Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư (nếu có).
3.2.2.1.3. Thực hiện việc khảo sát, thiết kế, phân tích và lập tổng dự toán.
Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH)
Tiến hành các công việc khảo sát, phân tích theo hướng dẫn tại các Quy trỡnh liờn quan. -
Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công. -
- Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán.
Phũng Quản lý dự ỏn
Lập dự toán. -
Thực hiện cỏc thủ tục trỡnh duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng và dự toỏn. -
Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán. -
- Xây dựng kế hoạch chi tiết nhu cầu vốn cho từng giai đoạn để làm căn cứ tạm ứng vốn.
3.2.2.1.4. Mua sắm thiết bị và công nghệ.
Phũng Quản lý dự ỏn.
Thực hiện các thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn nhà cung -
cấp.
Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định nhà cung cấp. -
Soạn thảo, tổ chức ký kết hợp đồng, theo dừi thực hiện và thanh lý hợp đồng đó ký kết -
với nhà cung cấp.
Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH).
- Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm.
- Soạn thảo nội dung yêu cầu về đặc tính kỹ thuật của thiết bị, công nghệ cần mua sắm
trong hồ sơ mời thầu.
- Giỏm sỏt và quản lý quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp; nghiệm thu thiết bị, cụng nghệ.
Phũng Tài chớnh kế toỏn
- Tạm ứng và thanh toán vốn.
3.2.2.1.5. Quyết toán vốn đầu tư.
Phũng Tài chớnh kế toỏn.
- Quản lý sử dụng cỏc nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và đưa
dự án vào khai thác sử dụng.
Thực hiện đầy đủ các nội dung quy định về quản lý tài chính. -
- Lập quyết toán.
- Thực hiện cỏc thủ tục trỡnh phờ duyệt quyết toỏn.
Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH)
- Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán.
Phũng Quản lý dự ỏn
- Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán.
Như vậy, với một quy trình tương đối tổng quát có thể áp dụng cho mọi loại dự án;
trong đó có nêu rõ nhiệm vụ của từng phòng, từng bộ phận chức năng và cơ chế phối hợp
hoạt động giữa các phòng, các bộ phận đó ở từng giai đoạn cụ thể. Có thể nói với một
quy trình như vậy sẽ giúp cho việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong
tương lai sẽ mang lại chất lượng và hiệu quả cao hơn. Tránh được sự quá tải khi hầu hết
công việc trong tất cả các giai đoạn đều dồn lên vai phòng Quản lý dự án.
3.2.2.2. Bổ sung cơ cấu tổ chức quản lý dự ỏn.
Trong thực tế từ trước tới nay, khi tiến hành các dự án, EVN.IT thường thành lập các
Tổ công tác, đại đa số đều cú sự tham gia của cỏc phũng chức năng như: Phũng Quản lý
dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn. Tuy nhiờn cỏc phũng này tham gia
vào dự ỏn thường chỉ thực hiện các chức năng nhiệm vụ thường xuyên và nhiều khi đúng
vai trũ thụ động. Trong khi đú cú rất nhiều cụng việc của dự ỏn thuộc lĩnh vực chuyờn
mụn của cỏc phũng chức năng này như: làm các thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực hiện
thu chi của dự án… thỡ lại vẫn đang do các quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ công
tác) đảm nhiệm. Thực tế này làm cho các quản trị dự án rơi vào tỡnh trạng quỏ tải và
nhiều khi gặp khú khăn dẫn đến làm chậm các thủ tục cũng như tiến độ dự án. Do đó, để
khắc phục và nhằm tăng cường hơn nữa vai trũ của cỏc phũng chức năng trong Trung
tâm tham gia vào dự án, tác giả xin đề nghị đưa vào biên chế của Dự án hai chức danh là:
Thư ký dự ỏn và Kế toỏn dự ỏn với cỏc nhiệm vụ như sau:
Thư ký dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Quản lý dự ỏn, tham gia vào dự ỏn với
những nhiệm vụ chính bao gồm:
- Đầu mối thực hiện trỏch nhiệm của phũng Quản lý dự ỏn trong Dự ỏn.
Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối -
hợp và tổ chức thực hiện dự án.
- Lập Nhật ký dự ỏn và cung cấp, bỏo cỏo cỏc thụng tin liờn quan đến dự án. Tổ chức các
Hội thảo trong dự án.
- Các công việc khác theo sự phân công của Quản trị dự án.
Kế toỏn dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Tài chính kế toán, tham gia vào dự án với
các nhiệm vụ chính bao gồm:
- Đầu mối thực hiện cỏc trỏch nhiệm của phũng Tài chớnh kế toỏn trong dự ỏn.
- Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các quy định về quản lý tài chớnh, lập
kế hoạch tạm ứng vốn và thanh toán vốn.
- Thực hiện các nghiệp vụ thu chi của dự án.
- Các công việc khác theo sự phân công của Quản trị dự án.
Tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của cỏc chuyờn viờn này sẽ được Quản trị dự án đánh
giá và làm căn cứ cho lónh đạo Phũng chức năng đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành
nhiệm vụ theo các kỳ đánh giá.
3.2.2.2. Xây dựng các thủ tục dự án.
Có các thủ tục dự án chính thức tại chỗ cho dự án là quan trọng. Nếu các thủ tục này
không được làm tài liệu thì sẽ không ai tuân theo chúng bởi họ không biết về các thủ tục
này. Do đó cần phải phát triển và áp đặt các thủ tục tốt, bao quát nhiều chủ đề. ít nhất có
2 lí do để viết ra thủ tục :
- Chúng cải thiện sự trao đổi. Mọi người có thể tham khảo tới các tài liệu này để thu được
thông tin quan trọng cải thiện hiệu năng của họ.
- Chúng làm tăng năng suất. Bằng việc truy nhập vào các thủ tục được viết rõ ra, các
thành viên Tổ công tác có thể tham khảo tới các thủ tục thích hợp để biết thông tin hơn là
phí thời gian tìm nó hay làm gián đoạn người khác.
Tất nhiên ta sẽ tránh việc phát triển các thủ tục cho mọi hành động riêng lẻ của dự án.
Các thủ tục cho mọi hành động sẽ là phản tác dụng và dẫn tới việc kiểm soát quá đáng và
kiềm chế tính sáng tạo của tổ. Các thủ tục chỉ nên bao quát các những chủ điểm bản chất,
không phải mọi chủ đề. Người Quản lý dự án phải xác định chủ đề nào là bản chất và
mức độ chi tiết.
Mỗi thủ tục đều nên trả lời các câu hỏi liên quan tới ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào,
và tại sao cho từng chủ đề đặc biệt. Bên cạnh đó, mỗi thủ tục nên có các mục sau :
- Mục đích.
- Phạm vi.
- Nội dung.
- Chấp thuận. ( Chữ ký của người QLDA).
- Phụ lục.
3.2.2.4. Xây dựng Hồ sơ lịch sử dự án.
Hồ sơ lịch sử dự án cung cấp cho các thành viên Tổ nhiều thông tin hữu dụng. Đây là
các tệp có chứa thông tin về dự án từ lập dự toán cho tới trách nhiệm. Đặc biệt, một hay
nhiều tệp được duy trì cho từng chủ đề chính, bao gồm:
- Thư từ với cấp quản lý và khách hàng.
- Các bản nháp về mọi tài liệu có ý nghĩa.
- Các biểu mẫu.
- Các bản ghi nhớ.
- Các biên bản các cuộc họp.
- Các thủ tục.
- Các báo cáo.
- Các trách nhiệm.
- Cập nhật các lịch biểu.
- Các cấu trúc phân việc.
Các hồ sơ lịch sử dự án được duy trì tốt đưa ra nhiều ưu điểm:
- Thứ nhất, chúng tạo ra điều kiện tốt cho việc theo dõi dấu vết. Bất kì khi nào các thành
viên Tổ cần phải nắm chắc về nguyên nhân của một vấn đề thì họ có thể xét lại các tệp để
biết thông tin. Điều này sẽ giúp cho họ xác định nguyên nhân và sửa chữa vấn đề.
- Thứ hai, các hồ sơ lịch sử dự án cũng tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toán. Thỉnh
thoảng quản lý cấp cao có thể tiến hành các cuộc kiểm toán và yêu cầu thông tin đặc biệt.
Các Hồ sơ lịch sử dự án phục vụ như một kho chứa tuyệt vời các thông tin để đáp ứng
cho những việc như vậy.
- Thứ ba, các Hồ sơ lịch sử dự án cũng bảo vệ cho người QLDA. Nếu điều gì đó không đi
như ý muốn thì họ có thể tạo ra giấy tờ làm việc có liên quan từ các tệp này để hỗ trợ cho
việc bảo vệ của họ.
- Thứ tư, các báo cáo có thể được làm dễ dàng hơn từ các hồ sơ lịch sử của dự án. Các
thành viên có thể truy nhập trực tiếp vào các tệp này và trích ra thông tin cần thiết để xây
dựng các báo cáo.
- Thứ năm, các hồ sơ lịch sử dự án cũng có khả năng làm ngắn lại đường cong học tập
của các thành viên mới. Thay vì để tài liệu bị giấu kín trong ngăn tủ của mọi người, giấy
tờ làm việc nên được cất giữ tại vị trí trung tâm mọi người đều truy cập tới được. Mọi
người sẽ không phí thời gian định vị tài liệu.
- Cuối cùng, hồ sơ lịch sử dự án làm cải thiện sự trao đổi. Mọi người đều có thể tham
khảo tới các tệp này để làm sáng tỏ bất kì điều mơ hồ nào hay để tìm ra câu trả lời cho
các câu hỏi.
Vấn đề hành chính:
Để thu được lợi ích của việc có hồ sơ lịch sử dự án, cần đề cập tới 2 vấn đề hành chính
quan trọng. Thứ nhất là xác định ai sẽ thiết lập và duy trì các tệp này. Người Quản lý dự
án phải bổ nhiệm ai đó trông coi các tệp. Trách nhiệm của người này nên bao gồm việc
thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu và quy định người có quyền truy nhập.
Việc xây dựng tệp là dễ dàng. Người trông coi đơn giản dùng một tủ cỡ lớn và chất
vào đó với các cặp tài liệu. Mỗi cặp tài liệu đều có nhãn mô tả cho nội dung của nó. Thứ
hai là lựa ra một vị trí trung tâm cho các tệp. Hãy chắc chắn để các tệp này cho thành
viên tổ dễ dàng truy nhập. Cách tiếp cận khác là dùng chung tệp dưới dạng điện tử. Một
nguồn phục vụ tệp với danh mục được chỉ định trước có thể chứa tất cả các hồ sơ lịch sử
của dự án. Các thành viên tổ sẽ được ban cho quyền truy nhập chỉ đọc. Phần khác là trang
chủ trên mạng LAN của Trung tâm, với các móc nối tới tài liệu được tham chiếu.
3.2.2.5. Xây dựng các Báo cáo.
Báo cáo đóng vai trò chủ chốt trong việc theo dõi điều phối và cuối cùng kiểm soát
tiến độ của dự án. Thường hơn cả thì các báo cáo được dùng để hiển thị thông tin về tiến
độ so với lịch biểu, ngân sách và chất lượng.
Các báo cáo có thể có nhiều dạng. Chúng có thể dưới dạng bảng hay đồ hoạ. Chúng có
thể xuất hiện dưới dạng in ra giấy hay dạng điện tử.
Bản sao của báo cáo được cất giữ hoặc dưới dạng vật lý hoặc điện tử (hay cả 2). Chỗ
thích hợp để cất giữ báo cáo bao gồm tài liệu dự án và các hồ sơ lịch sử dự án. Việc cất
giữ và tìm kiếm là quan trọng để phân tích nguồn gốc vấn đề, rút ra bài học kinh nghiệm,
hoàn thành số liệu thống kê và cung cấp dấu vết kiểm toán.
3.2.2.6. Xây dựng Thư viện dự án.
Thư viện dự án là chỗ cất giữ tài liệu dự án để bảo vệ và làm cho nó thành truy nhập
được cho mọi người. Thư viện dự án nên chứa tất cả các tài liệu có liên quan tới dự án,
bao gồm:
- Các công bố của Trung tâm ( như các chính sách và thủ tục ).
- Sách vở.
- Bản tin.
- Hồ sơ lịch sử dự án.
- Tài liệu dự án.
- Chính sách và thủ tục dự án.
- Tài liệu kỹ thuật.
Thư viện dự án phục vụ như là kho thông tin trung tâm. Mọi người phải biết chỗ để
tìm ra thông tin thay vì cứ đi tìm chúng. Nó cũng phục vụ như một trung tâm huấn luyện
tuyệt vời cho các nhân viên mới có thể tới và đọc, do đó giảm bớt đường cong học tập
của họ.
3.2.2.7. Xây dựng sổ tay dự án.
Sổ tay dự án là tài liệu sưu tập các thông tin hữu dụng mà các thành viên có thể tham
khảo bất kì khi nào họ có câu hỏi. Sổ tay dự án cung cấp nhiều ưu điểm. Nó cải tiến sự
trao đổi. Nếu nhân viên có sổ tay tham khảo thì khi cần họ có thể tìm ra thông tin họ cần.
Nếu họ cần phải biết tiếp xúc với ai để xin phê duyệt chẳng hạn, họ có thể tham khảo sổ
tay này. Họ không phải mất thời gian quý giá để tìm thông tin hay thu được thông tin
không đúng từ ai đó.
Cuốn sổ tay này làm giảm sự xuất hiện của các hoạt động không sản xuất. Rất thường
là mọi người dành thời gian của mình vào những hoạt động mà lại không đóng góp cho
năng suất lớn hơn. Hoạt động phí hoài thông thường là tìm thông tin mà đáng ra đã có
sẵn. Sổ tay dự án có thể giúp khử bỏ hoạt động phí hoài như vậy bằng việc làm cho thông
tin thành sẵn có.
Sổ tay làm giảm phạm vi tác động của việc ngắt quãng với nhân viên nên có năng
suất. Ai đó cần một số điện thoại hay một cái tên nào đó thì không phải ngắt quãng một
cá nhân có năng suất, như thường vẫn xảy ra đối với một nhân viên mới làm gián đoạn
một thành viên tổ dự án dạn dày.
Sổ tay dự án cung cấp việc chuẩn hoá bằng việc chứa thông tin chung sẵn có cho mọi
người. Tất cả mọi người đều có thể tham khảo tới cùng thủ tục và dùng biểu mẫu thay vì
thực hiện các thủ tục khác nhau.
Cùng với việc chuẩn hoá thì việc kiểm soát và trao đổi của người QLDA cũng tốt hơn.
Cuốn sổ tay này cho phép đảm bảo rằng mọi thành viên đều có thông tin để thực hiện
một cách hiệu lực và hiệu quả.
Cuối cùng, sổ tay dự án là công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên mới bằng việc
cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án. Để hữu dụng, sổ
tay dự án nên chứa thông tin về nhiều chủ điểm, bao gồm:
- Tài nguyên sẵn có.
- Các sơ đồ thanh.
- Lập kế hoạch dự phòng.
- Giải quyết với cấp trên và khách hàng.
- Việc ước lượng.
- Các biểu mẫu.
- Các cuộc họp (định kì và bất thường ).
- Lịch biểu mạng.
- Sơ đồ tổ chức.
- Danh sách số điện thoại.
- Các phát biểu thủ tục và chính sách.
- Công bố dự án.
- Các báo cáo.
- Các chức năng hỗ trợ dịch vụ.
- Phát biểu về công việc.
- Các trách nhiệm của thành viên tổ.
- Cấu trúc phân việc.
- Luồng công việc.
Tổ chức của sổ tay cũng quan trọng như nội dung. Nó không nên là việc sắp xếp tài
liệu mà không có trình tự logic. Nếu sổ tay là một tệp linh tinh lớn, thì mọi người sẽ gạt
nó sang bên và tìm thông tin ở đâu đó khác.
Sổ tay nên có mục giới thiệu; với một bảng mục lục và trình bày thông tin về cách
dùng sổ tay này. Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo và nên được tổ chức theo chủ đề.
Cuốn sổ tay cũng nên có mục chứa thông tin phụ, như các phụ lục, bảng từ và chỉ
mục.
Xác định nội dung và kết cấu logic là 2 khía cạnh quan trọng của việc xây dựng sổ tay
dự án. Bên cạnh đó, ta phải đề cập tới một số xem xét hành chính quan trọng.
Người quản lý dự án nên xác định ai sẽ lập kế hoạch và tổ chức sổ tay. Việc xây dựng
sổ tay dự án không dễ, nó đòi hỏi sự làm việc cần mẫn, thời gian và tiền bạc; cần người
có kĩ năng tổ chức, biết nghiên cứu và viết tốt.
Người QLDA cũng cần xác định ai sẽ cập nhật sổ tay dự án. Cuốn sổ tay được làm ra
mà không được cập nhật thì cũng như không, cuối cùng bạn sẽ có cuốn sổ tay vô dụng.
Cách tốt nhất là lựa ra ai đó không làm việc tại những nhiệm vụ găng. Cuốn sổ tay nên
được cập nhật trên cơ sở đều đặn. (hàng tháng hoặc hàng quý).
Mọi người trong tổ dự án nên có bản sao cuốn sổ tay này để làm tăng tính sẵn có của
thông tin. Nếu điều đó là không thể được thì bạn có thể đưa bản sao cho ai đó như trưởng
nhóm hay người làm việc trong các hoạt động đường găng. Cách thức này sẽ giúp làm
giảm nhẹ chi phí hành chính trong khi vẫn đảm bảo rằng người dùng có thể truy nhập vào
thông tin đúng.
Nhiều người quản lý dự án rùng mình khi nghĩ tới việc xây dựng một cuốn sổ tay dự
án, cảm thấy rằng nó đòi hỏi quá nhiều công sức và thời gian và họ cũng phải. Vâng, thời
gian và công sức dành cho việc xây dựng cuốn sổ tay về sau có thể tiết kiệm được nhiều
thời gian và công sức hơn. Các nhân viên sẽ không phí hoài thời gian quý báu của mình
trong việc tìm thông tin. Bằng việc tham khảo tới cuốn sổ tay này, họ sẽ không làm gián
đoạn những nhân viên có năng suất cao để hỏi những thông tin có thể dễ dàng được trả
lời.
