eOffice VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ DỤNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BKAV

NG D N S Ẫ Ử

ƯỚ

Ệ

eOffice VĂN PHÒNG ĐI N TỆ Ử TÀI LI U H D NG Ụ

I. PH N I: TRAO Đ I THÔNG TIN

Ổ

Ầ

ng d n s d ng nhanh m t s tính năng c b n c a ph n m m Tài li u này h ệ ướ ơ ả ủ ẫ ử ụ ộ ố ề eOffice ầ

B n hãy v a đ c h ừ ọ ướ ể ạ ng d n này v a thao tác luôn trên ph n m m đ đ t ừ ề ẫ ầ

Khuy n cáo: ạ ế hi u qu cao nh t ấ ả ệ

1. Cài đ t ph n m m

ề

ầ

ặ

Đ ch y ph n m m eOffice b n làm theo các b c sau đây: ể ạ ề ầ ạ ướ

• Copy file eOffice.exe t ừ v máy tính c a mình. ề

các máy đã đ c cài đ t eOffice C:/eOffice/eOffice.exe ượ ặ ở ổ

• B m ấ đúp chu tộ vào file eOffice.exe (bi u t

ủ

ử ổ

s xu t hi n. B n hãy đi n ẽ ấ ệ ạ ể ượ ề thông tin c a b n ặ ủ ạ vào c a s này nh sau: ử ổ ng hình m t trăng), c a s đăng nh p ậ ư

o Đ a ch email

Công ty. ị ỉ : Là đ a ch ị ỉ email c a b n ủ ạ đang s d ng ử ụ ở

Ví d : ụ LongPT@sonha-quangngai.gov.vn

ẩ ủ ủ ạ ế ạ ậ ế t

m t kh u c a mình hãy g i s

o M t kh u ậ ậ

ẩ : Là m t kh u c a email c a b n. N u b n không nh ho c không bi ẩ ủ ọ ố 0914.684401 (g p Mr. Long) ặ c tr giúp. ợ ớ đ đ ể ượ ặ

o B n có th tick vào ô“ ể

Ghi nh m t kh u ớ ậ ẩ ” đ l n sau b n không ph i gõ l ạ ể ầ ả ạ ậ i m t

ạ kh u n a. ẩ ữ

o Ch n “ọ Đăng nh pậ ” đ vào h th ng. N u c a s báo “Không đăng nh p đ

ử ổ ệ ố ế ậ ượ c”,

ho c báo “Sai m t kh u” b n hãy g i s ọ ố 0914.684401 đ đ ể ượ ạ ặ ậ c tr giúp. ợ ể ẩ

ệ ấ ạ ớ ầ ủ o V i l n đ u tiên ch y eOffice, c a s ghi tên s xu t hi n, b n hãy ghi tên c a

ạ ầ mình vào ô “H và tên t ọ ử ổ ”, ch n “ọ Đ ng ýồ ẽ ” đ hoàn t ấ ể

o T l n sau eOffice s t

đ ng ch y, b n ch c n gõ m t kh u và n “ ẽ ự ộ ấ Đăng nh pậ ” ỉ ầ ạ ạ ậ ẩ

ừ ầ đ vào h th ng. ể ệ ố

2. H i tho i ạ ộ

Khi mu n trao đ i ng n v i ai đó trong Công ty, b n hãy th c hi n nh sau: ự ư ệ ạ ắ ổ ớ ố

H i tho i ụ ủ

• Ch n nút “ ọ ả

ạ ” trên thanh tác v chính c a eOffice (thanh tác v g m các nút i đang ụ ồ sát màn hình phía trên), c a s hi n th danh sách nh ng ng ử ổ ể ườ ữ ị

• Đ ch n ng

ộ kèm hình nh ở s d ng eOffice s hi n lên. ử ụ ẽ ệ

ể ườ ầ i c n trao đ i b n hãy b m ổ ạ

tìm th y tên c a h danh sách “ ấ đúp chu tộ vào tên ng danh sách theo T t c ” ủ ọ ở ặ ở ấ ả ho c ọ ấ

i đó, b n có th ể ạ ườ “Phòng ban”. B nạ 2

b m chu t ộ vào tab “T t c ” ấ ả ho c ặ “Phòng ấ

• Khi đang h i tho i, b n có th g i file cho ng ạ

mu n tìm theo danh sách nào thì hãy ố ban”.

ườ ấ i đang h i tho i cùng b ng cách b m ạ ằ ộ

• B n có th dùng cách ghép các ký t

ạ vào nút “G i file” ộ ử ể ử trên c a s h i tho i. ủ ổ ộ ạ

ể

• Ch n “ọ G iử ” đ g i tin đi

nh : ự ư :) :D :( :P đ th hi n c m xúc b ng hình ạ nh, ho c có th ch n hình nh tr c ti p t ự ế ừ ằ ể ể ệ ả thanh công c c a c a s h i tho i ạ ụ ủ ử ổ ộ ể ọ ả ặ ả

ể ử

3. G i file tr c ti p

ự ế

ử

• Tìm đ n file c n g i và b m

Khi mu n g i m t hay nhi u file tài li u cho ai đó b n hãy làm nh sau: ố ử ư ề ệ ạ ộ

ầ ử ế ấ chu t ph i ộ ả vào file, m t menu s xu t hi n ệ ẽ ấ ộ

• Ch n “ọ G i file b ng eOffice”,

c a s ch n ng ử ằ ử ổ ọ ườ i nh n s xu t hi n ệ ậ ẽ ấ

vào tên ng ấ ậ ế

i, b n hãy tick vào ô bên c nh tên nh ng ng i nh n đ g i file. N u mu n g i file này cho nhi u ề ố ử i đó r i ch n “

• B n hãy b m đúp ạ ng ạ ườ

ườ ạ ” ọ G i fileử ể ử ữ ườ ồ

4. Đ c thông báo m i ớ

ọ

ớ ế ệ ộ ị

i bên ph i màn hình t ỏ ở ả ầ

ị ạ ẽ ấ b m chu t Khi có thông báo m i đ n (l ch làm vi c lãnh đ o, thông báo, công c ng, quy đ nh, báo cáo công vi c tu n,…) b n s th y có m t c a s nh ự ệ đ ng xu t hi n, b n hãy ấ ệ ộ ộ vào đó đ thông tin m i hi n lên. ạ ộ ử ổ ể góc d ớ ướ ệ ạ ấ

5. G i email cho ng

i khác

ử

ườ

i trong ể ử ườ đ n vơ ị

ể ử ả ngoài (không g i đ ị “đ a ch có đuôi ỉ ườ c cho gmail và yahoo), b n hãy làm i khác (có th g i c cho ng ử ượ ở ạ

• Ch n nút “ ọ

Đ g i email cho ng @sonha-quangngai.gov.vn” và nh sau: ư

So n thạ ư” ở góc trên bên trái c a s ph n m m eOffice ử ổ ề ầ

• Gõ đ a ch email c a ng ỉ

i nh n vào ô “ G i t i ủ ị ườ ậ ử ớ ”.

• Gõ tiêu đ b c th vào ô “ ề ứ

Ví d : ụ LongPT@sonha-quangngai.gov.vn

• B n có th đính kèm file theo email b ng cách ch n nút “

ư Tiêu đề”. Ví d : ụ Đăng ký phòng h pọ

Kèm file” ể ằ ạ ọ

• Ch n nút “ ọ

• Gõ n i dung b c th ứ ộ ư

G iử ” ở góc trên bên trái c a s so n th đ g i th đi. ử ổ ạ ư ể ử ư

6. Liên k t t

i các Website c a Công ty

ế ớ

ủ

ng đ c dùng trong Công ty mà không c n nh ườ ượ ầ ớ

• Đ m website n i b c a Công ty t

Đ nhanh chóng vào các trang web th ể đ a ch , b n hãy làm nh sau: ị ỉ ạ ư

eOffice b n hãy b m nút “ ộ ộ ủ ể ở ừ ạ ấ Liên k tế ” trên thanh

• Ngoài ra bên c nh nút “

tác v c a eOffice. ụ ủ

ạ ạ

ấ b m chu t ữ ộ Liên k tế ” có mũi tên ch xu ng ạ ỉ ố , b n hãy ấ b m vào mũi tên ộ vào trang

này đ có thêm m t danh sách các website khác n a, b n hãy ể web b n c n m . ở ạ ầ

7. Đóng, m nhanh c a s eOffice

ử ổ

ở

ạ ẽ ấ ề ạ ể ượ ầ ng hình m t trăng c a ph n ủ ặ

Khi ph n m m eOffice đang ch y, b n s th y có bi u t m m i màn hình ầ góc ph i bên d ả ề ở ướ

ể ượ ủ ạ

ụ ể ị ạ

• Đ ể Đóng hay M c a s ầ ỉ ầ

i. ở ử ổ c a eOffice b n hãy ạ ng này. B n nên đ ph n m m ch y liên t c đ k p th i nh n thông tin m i, khi không s d ng ử ụ ờ ề ể n a b n ch c n b m vào bi u t ữ ạ ộ vào bi u t b m chu t ấ ậ ớ ng m t trăng đ đóng c a s l ể ử ổ ạ ể ượ ặ ấ

• N u mu n thoát kh i ch trăng và ch n “ọ Thoát”.

ng trình, b n hãy b m chu t ế ố ỏ ươ ạ ộ ph i vào bi u t ể ượ ấ ả ặ ng m t

8. G i tin vào các M c tin chung (Thông báo, Công c ng,…)

ử

ụ

ộ

ạ ẽ ấ ử ổ ụ ộ

ụ ư ề

• Cách 1:

ư Thông báo”, B n s th y bên trái c a s chính c a eOffice m t sách các m c tin nh “ ủ “Công c ng”,…Đây là các m c đ ch a các thông tin đi u hành nh : Thông báo, Công ộ ể ứ ủ Công ty. B n có 2 cách đ g i thông tin vào các m c này nh sau: c ng,…c a ộ ể ử ụ ư ạ

o B n hãy b m

ấ chu t ph i ộ ạ ả vào m c c n g i tin vào r i ch n “ ụ ầ ử ” ọ G i tin vào đây ử ồ

• Cách 2:

c ti p theo b n hãy làm gi ng nh g i email. ướ ế ư ử ạ ố o Các b

o M i m c tin s đ ụ

ỗ ỉ ắ ộ ị ẽ ượ

ớ ẽ ượ ế ụ ử ứ ụ

ị ụ ụ

ỉ c g n v i m t đ a ch email, khi b n g i thông tin đ n đ a ch ử ạ c g i vào m c tin t ng ng. Ví d : m c tin ươ ỉ ThongBao@sonha-quangngai.gov.vn, m c tin ể ỏ ỉ CongCong@sonha-quangngai.gov.vn. B n có th l y tên c a m c tin, b ấ ắ ắ ắ ạ ụ ủ ụ ớ

c g n v i đ a ch ớ ị c g n đ a ch ị c g n v i m c tin nào đó theo cách và thêm đuôi @sonha-quangngai.gov.vn. này thì thông báo đó cũng s đ “Thông báo” đ ượ “Công C ngộ ” đ ượ đoán đ a ch đ t ỉ ượ ị ự d u và các d u cách ấ ấ

ụ ể ử

c phân quy n và không ph i ai cũng có quy n h n đ g i tin ề c thông báo “B n không có quy n g i tin vào đây” ượ ạ ề ề ử ả ạ

Chú ý: Các m c tin đ vào đó, nên có th b n s nh n đ . khi g i thông báo vào m t m c nào đó ượ ể ạ ẽ ộ ậ ụ ử

9. Tr l

i m t tin trong M c tin chung

ả ờ ộ

ụ

• Khi b n đ c m t tin trong các m c tin chung, và mu n tr l i tin đó cho t ả ờ ố ụ ấ ả ọ t c m i

ộ c tin này b n hãy làm nh sau: ng ọ ạ i đ c đ ườ ọ ượ ư ạ

ộ ả ọ

ả ế ệ ộ

i cho ng ẽ ườ ử ử ổ ọ ọ ỉ ẽ

• Ch n chu t ph i vào tin này (ch n trên danh sách các tin bên ph i danh sách các ọ ở t c ”. N u b n ch mu n i t m c tin) m t menu s xu t hi n, b n hãy ch n “Tr l ố ả ờ ấ ả ạ ụ ạ ấ tr ấ i”. C a s so n tin s xu t i g i tin thôi thì b n hãy ch n “Tr l l ạ ả ờ ạ ả ờ hi nệ

• So n n i dung tr l ả ờ ộ

i và b m nút “G i” góc trên bên trái c a s so n tin đ hoàn ạ ử ở ấ ử ổ ạ ể

t.ấ t

10. Đ i m t kh u ổ ậ

ẩ

• Ch n menu “ ọ

Đ thay đ i m t kh u b n hãy làm nh sau: ẩ ư ể ậ ạ ổ

• Ch n “ọ Thay đ i m t kh u

Công cụ” trên menu c a eOffice ủ

• B n hãy gõ m t kh u đang s d ng vào ô “ ẩ

ổ ậ ẩ ” c a s thay đ i m t kh u s xu t hi n ệ ẩ ẽ ấ ử ổ ậ ổ

ử ụ ạ ậ M t kh u hi n t ẩ ệ ạ ” i ậ

i chính xác m t kh u này ớ ”, b n hãy gõ l ạ ẩ

ậ i m t kh u m i

• Gõ m t kh u m i vào ô “ ớ ẩ ậ vào ô “Gõ l ạ ậ

ẩ M t kh u m i ẩ ậ ớ ” đ ch c ch n r ng b n đã gõ đúng m t kh u ẩ ạ ể ắ ạ ắ ằ ậ

ớ t. T l n đăng nh p sau b n hãy s d ng m t kh u m i ử ụ ừ ầ ậ ạ ậ ẩ

• Ch n “ọ Đ ng ýồ ” đ hoàn t ậ ể

ể này đ đăng nh p ch ấ ng trình ươ

II. PH N II: X LÝ VĂN B N Ử

Ả

Ầ

1. X lý văn b n đ n

ả ế ả

đ ng thông báo (notify) d ẽ ự ộ ồ ủ ả ạ i góc màn hình ướ ế i g i và trích y u ườ ử

c và xem ý ki n x lý

ử Khi có văn b n đ n c n x lý, eOffice s t ế ầ ử máy tính c a b n, n i dung c a thông báo g m hình nh, tên ng ủ ộ c a văn b n ả ủ Đ đ c n i dung văn b n nh n đ ể ọ ộ

ậ ượ ế ử ả

1) Nh p chu t vào dòng ch bên trong c a s notify.

1.1.1 Thao tác x lý khi nh n văn b n đ n ả ế ử ậ

ử ổ ữ ấ ộ

M t giao di n x lý văn b n hi n ra cho phép b n làm vi c v i văn b n v a ch n ọ ệ ử ả ừ ệ ớ ệ ạ ả ộ

ấ

Nh p đúp chu t ộ trái đ m văn ể ở b n ả

2) Nh p đúp chu t trái vào ph n trích y u c a văn b n c n x lý.

ả ầ ử ế ủ ầ ấ ộ

ớ ộ ệ ế ả M t c a s m i hi n ra v i n i dung văn b n, các tài li u kèm theo (n u có) và các ý ệ ộ ử ổ ớ ki n x lý liên quan. ế ử

3) Nh p chu t vào các đ m c trong ph n n i dung văn b n đ xem chi ti ề ụ x lý liên quan và các v t công văn (văn b n kh i đ u t ử

ấ ế ể ả ộ ộ t các ý ki n ế đâu, chuy n đ n nh ng ai,…). ữ ế ở ầ ừ ầ ả ể ế

1.1.2 Ghi ý ki n x lý vào văn b n ế ử ả

1) Khi m văn b n ta s th y ph n đ ghi ý ki n x lý c a mình ầ ế ử ẽ ấ ủ ể ả ở

2) Ghi ý ki n x lý vào ô ý ki n. ế ử ế

ả

Kho ng tr ng ghi ý ki n x lý

ố ế ử

c l u l ế ủ ử ạ ẽ ượ ư ạ i khi b n chuy n x lý văn b n cho ng ử ể ạ ả ườ i 3) Ý ki n x lý c a b n s đ khác.

Lưu ý :

1. B n có th t o ra các m u ý ki n x lý và dùng l

i cho ti n b ng cách b m vào ể ạ ử ế ẫ ạ ệ ằ ấ

ạ m c ụ

ậ ư ạ ượ ng trình cũng t c văn b n nh ng ch a x lý trong khi văn b n v n còn h n, lúc ữ ư ử ạ ả ẫ ộ ạ ắ

2. N u b n nh n đ ạ ế này ch ươ thông báo bên trong c a s đ xem nh ng văn b n ch a x lý.

ả đ ng nh c b n, b n ch c n kích chu t vào dòng ch ỉ ầ ự ộ ư ử ử ổ ể ữ ả

3. N u b n m công văn ra và ch a x lý ngay, b n có th m l

i c a s x lý văn ạ ở ể ở ạ ử ổ ử ư ử ế b n b ng cách b m vào m c Văn b n trên thanh công c c a eOffice. ả ả ụ ủ ạ ằ ụ ấ

Sau đó b n có th xem n i dung văn b n cũng nh ý ki n x lý liên quan. ế ử ư ể ả ạ ộ

1.1.3 Chuy n x lý văn b n đ n ả ế ể ử

1) T c a s x lý văn b n ch n

. ừ ử ổ ử ả ọ

c g i ý s n. M t menu hi n ra v i danh sách các n i nh n đ ớ ậ ượ ợ ệ ẵ ộ ơ

ng c n chuy n t i. 2) Ch n đ i t ọ ố ượ ể ớ ầ

ỏ ệ ữ ớ ườ i thu c đ i t ộ ố ượ ạ ng b n M t c a s nh hi n ra cùng v i danh sách nh ng ng ộ ử ổ v a ch n. ọ ừ

i x lý. 3) Ch n tên ng ọ ườ ử

2. X lý văn b n thông báo

ả

i b n v i m c đích thông báo. B n ch đ ụ ả ớ ỉ ượ c ạ c l u trong m c “Văn ả ộ ụ ượ ư

ử Văn b n thông báo là văn b n đ m và xem n i dung văn b n này. T t c văn b n thông báo đ ở b n thông báo” trong c a s qu n lý văn b n. ả

c g i t ả ượ ử ớ ạ ả ấ ả ử ổ ả ả

2.1 Các b c x lý khi nh n văn b n thông báo ướ ử ậ ả

1) Đ c n i dung văn b n. ọ ộ ả

2) K t thúc văn b n và l u vào h s . ồ ơ ả ư ế

c s d ng khi:

3. X lý văn b n đi ả ử Văn b n đi đ ả

ượ ử ụ

 T o m t văn b n đi m i ạ ả ộ ớ

 T o m t văn b n đi tr l i cho văn b n đ n. ả ờ ạ ả ộ ế ả

3.1 Kh i t o m t văn b n đi m i: ộ ở ạ ớ ả

ng trình eOffice ch n mũi tên s xu ng bên c nh nút Văn ừ ươ ạ ổ ố ọ T thanh công c c a ch b nả , m t menu hi n ra. ụ ủ ệ ộ

. Ch n ọ Văn b n điả

C a s so n th o văn b n đi xu t hi n. ử ổ ạ ệ ấ ả ả

D th o văn b n đi

1.

ự ả ả

Đ d th o n i dung văn b n đi, có 2 cách ể ự ả ả ộ

ụ ạ ự ả ộ ạ ả ắ ả . Đây là cách th t xem ph n ả Cách 1 - D th o trên trình so n th o thông d ng (MS Word, Excel,…): so n th o n i dung trên m t trình so n th o b t kỳ sau đó g n kèm file này vào văn b n, chi ộ ti ế ả ấ ầ Nh p tài li u kèm theo ng s d ng. ử ụ ạ ệ ườ ậ

ả ủ ự ế ạ ạ ạ . Cách 2 - So n n i dung trên trình so n th o c a eOffice: so n tr c ti p trên ph n ầ ộ n i dung c a c a s ộ ủ ử ổ Văn b n điả

2. Nh p tài li u kèm theo văn b n

ệ ả ậ

ạ ể ử ệ ệ ả ớ i B n có th g i tài li u kèm theo (d th o văn b n, tài li u tham kh o liên quan t ự ả văn b n, các văn b n liên quan,..) vào m t văn b n đ chuy n đi, b n làm nh sau: ộ ả ả ư ể ể ạ ả ả

1) Trong c a s làm vi c v i văn b n, ch n . ệ ớ ử ổ ả ọ

M t c a s m ra cho phép b n duy t đ n file c n đính kèm. ạ ộ ử ổ ở ệ ế ầ

2) Tìm đ n file c n đính kèm vào văn b n. ế ả ầ

3) Ch n ọ Open đ k t thúc vi c ch n tài li u g i kèm. ệ ử ể ế ệ ọ

3. Thêm văn b n liên quan ả

ệ ề ặ ộ ớ ử Văn b n liên quan là văn b n có s quan h v m t n i dung v i văn b n đang x lý, ví d nh công văn đi đ tr l ả ự i công văn đ n là hai văn b n liên quan. ả ể ả ờ ả ụ ư ế ả

Các thao tác th c hi n: ự ệ

1) Trong c a s làm vi c v i văn b n, ch n C a s tìm ki m văn b n hi n ra cho phép b n tìm các văn b n liên quan tr

. ệ ớ ử ổ ả ọ

c đó. ử ổ ệ ế ạ ả ả ướ

2) Tìm và ch n văn b n liên quan. ả ọ

3) Nh p “ ấ

>> “ r i n ồ ấ Thêm đ k t thúc vi c thêm văn b n liên quan. ệ ể ế ả

Nh p thông tin kèm theo văn b n

4.

ậ ả

ự ả ề ạ ả ộ Sau khi đã kh i t o và d th o n i dung cho văn b n đi, b n đi n các thông tin liên quan t ở ạ i văn b n: ả ớ

Trích y uế : Ghi trích y u văn b n. ế ả

Đ kh n cho văn b n. ộ ẩ : Ch n m c đ kh n t ứ ộ ẩ ừ ọ ả

Lo i văn b n ả : Ch n lo i văn b n. ạ ạ ả ọ

Lĩnh v cự : Ch n lĩnh v c phân lo i văn b n. ự ạ ả ọ

Đ n v so n th o: Ch n Phòng/Đ n v phát hành văn b n. ơ ị ạ ơ ị ọ ả ả

ả ờ ạ ử : Ch n th i h n x lý c a văn b n, dùng đ nh c các văn b n ủ ờ ạ ử ể ả ắ ọ Th i h n x lý quá h n x lý. ạ ử

5. Chuy n x lý văn b n đi

ể ử ả

1) T c a s x lý văn b n ch n ừ ử ổ ử ả M t menu hi n ra v i danh sách các n i nh n đ ệ ộ ng c n chuy n t 2) Ch n đ i t ầ ố ượ ọ M t c a s nh hi n ra cùng v i danh sách nh ng ng ộ ử ổ ỏ ệ v a ch n. ọ ừ

ọ c g i ý s n. ậ ượ ợ . ơ ớ ẵ ể ớ i thu c đ i t i. ớ ữ ườ ộ ố ượ ạ ng b n

4) Ch n ọ

i x lý. 3) Ch n tên ng ọ ườ ử

đ chuy n ti p văn b n đi. ế ể ể ả

L y l

6.

ấ ạ i văn b n v a x lý (Văn b n g i nh m đ a ch ) ỉ ả ừ ử ả ử ầ ị

ử ầ ặ ố ử ạ ộ i n i dung văn b n đã chuy n cho ả ể ạ i khác, b n có th s d ng tính năng ỉ L y l Khi b n g i nh m đ a ch ho c mu n ch nh s a l ỉ ị ng ể ử ụ ấ ạ ườ ạ ả . i văn b n

Đ l y l

i văn b n đã x lý

ể ấ ạ

ử

ả

C a s qu n lý h s văn b n hi n ra.

1. T thanh công c c a eOffice ch n Văn b n đ m c a s qu n lý văn b n. ể ở ử ổ ụ ủ ừ ả ả ả ọ

ử ổ ồ ơ ệ ả ả

2. Ch n tab Văn b n đang x lý. ử ả ọ

3. Ch n m c Văn b n v a x lý. ả ừ ử ụ ọ

4. Chu t ph i vào văn b n c n l y l i. ả ầ ấ ạ ả ộ

5. M t menu hi n ra. ệ ộ

i văn b n. 6. Ch n L y l ọ ấ ạ ả

ế ả ừ ấ ạ ả 7. Vào m c Văn b n đi ch x lý (n u văn b n v a l y l ờ ử ả ả ừ ấ ạ ả ờ ử i là văn b n đi) ho c Văn ặ ả ừ i là văn b n đ n) đ xem văn b n v a ể ế ụ b n đ n ch x lý (n u văn b n v a l y l ế ế ả l y l i. ấ ạ

ườ ả ả ở i khác, khi l y l i nh n văn b n ch a m văn b n ra. Văn b n xin ý ư i văn b n xin ý ki n đ ng nghĩa v i vi c b vi c xin ý ki n này L u ý:ư ki n c a ng ế ủ Văn b n ch có th l y l ể ấ ạ ỉ ấ ạ ả ườ i khi ng ả ớ ệ ỏ ệ ậ ế ả ế ồ

7.

L u văn b n vào h s ả ồ ơ ư

ộ ở ạ ệ ố ế ặ ộ ặ ế ồ ơ ả ả ẽ Khi kh i t o m t văn b n đi ho c k t thúc m t văn b n đ n ho c đi, h th ng s yêu c u b n l u văn b n vào h s . H s l u văn b n có th là h s đã có ho c ặ ồ ơ ư ồ t o m i (n u c n). Mu n l u văn b n vào h s nào b n ch c n ch n vào tên h ạ ả ả ố ư ạ ư ế ầ ồ ơ ọ ể ỉ ầ ầ ớ ồ ơ ả ạ

. s đó r i nh n ồ ơ ấ

i cho văn b n đ n: 3.2 Kh i t o m t văn b n đi tr l ộ ở ạ ả ờ ả ả ế

3.2.1. Các b

c kh i t o ở ạ 1. M văn b n đ n c n x lý.

ướ ở

ế ầ ử

ế t văn b n ch n ả ọ Tr l iả ờ .

ả 2. Trên c a s xem chi ti ử ổ M t menu hi n ra. ệ ộ

3. Ch n ọ Văn b n điả

C a s văn b n đi xu t hi n. ả ử ổ ệ ấ

ạ 4. So n th o văn b n đi (G i kèm tài li u ho c so n trên trình so n th o eOffice) ệ ạ ặ ả ạ ử r i chuy n văn b n đ tr l i ể ả ờ ồ ả ể ả ả

3.3 Đ ch nh s a n i dung tài li u kèm theo khi nh n văn b n đi ệ ử ộ ể ỉ ậ ả

3.3.1. Các b c th c hi n ướ ự ệ

2. Nh p đúp chu t vào file văn b n đính kèm đ m và ch nh s a n i dung.

1. M văn b n c n x lý. ả ầ ử ở

ử ộ ể ở ả ấ ộ ỉ

File đính ư ạ ộ kèm

3. L u l i n i dung v a ch nh s a. ừ ử ỉ

3.4 Xem phiên b n tài li u kèm theo khi x lý ử ệ ả

c th c hi n

3.4.1. Các b

ướ ự ệ

c x lý, s thay đ i c a các tài li u kèm theo đ c l u thành các phiên ỗ ướ ử ổ ủ ự ệ ượ ư

Qua m i b b n khác nhau. ả Đ xem phiên b n tài li u kèm theo ể ệ ả

1. M văn b n c n x lý. ả ầ ử ở

2. Chu t ph i vào tài li u kèm theo văn b n. ệ ả ả ộ

M t menu hi n ra kèm theo tên c a các phiên b n tài li u đã đ c ch nh s a. ủ ệ ệ ả ộ ượ ử ỉ

L u ý: 3. Ch n tài li u c n xem. Đ m phiên b n cu i cùng, ch c n b m đúp chu t vào tài li u kèm theo. ỉ ầ ấ ệ ầ ả ọ ể ở ố ộ ệ ư

3.5 K t thúc x lý văn b n ử ế ả

ế ả

ể c th c hi n khi b n đã hoàn thành vi c so n th o và ki m ự ệ ệ ạ ả ạ

3.5.1 K t thúc văn b n Vi c k t thúc x lý văn b n đ ả ượ ử duy t n i dung c a văn b n này. ả

ệ ế ệ ộ ủ

ả : Đ k t thúc x lý m t văn b n ử ể ế ộ

1. M văn b n c n k t thúc. ả ầ ế ở

2. Ch n ọ K t thúc ế trên thanh công c .ụ

3. L u văn b n vào h s . ồ ơ ả ư

ồ ơ ể ư ồ ơ ấ ặ ọ

). ọ N u đã có s n h s đ l u, ta ch n h s và nh p đúp vào h s đó (ho c ch n ồ ơ ế h s r i nh p vào ồ ơ ồ ẵ ấ

Tr ng h p ch a có h s c n đ l u văn b n, ta ph i t o h s m i b ng cách ườ ồ ơ ớ ằ ồ ơ ầ ả ạ ể ư ư ả ợ

đ t o h s m i, sau ấ . Nh p tên h s r i nh p vào ồ ơ ồ ấ ồ ơ ớ ể ạ nh p nút đó l u văn b n vào h s m i này. ư ậ ồ ơ ớ ả

4. Ủ

ề

y quy n là vi c trao quy n x lý văn b n cho m t ng i khác trong c quan. Quá

ả ệ

ử ả ườ ơ

y quy n văn b n Ủ ộ ề ề trình y quy n trên h th ng eOffice có đ c đi m sau:

ệ ố ủ ề ể ặ

 Văn b n chuy n đ n ng i y quy n đ ng th i s chuy n đ n ng c y quy n. i đ ế ể ả ườ ủ ờ ẽ ế ề ể ồ ườ ượ ủ ề

ế ộ c y quy n x lý. N u m t ế  Văn b n đ trong hai ng c x lý n u ng i x lý thì ng i y quy n ho c ng ề i còn l i đ ề ử i coi nh cũng đã x lý văn b n này. ả ượ ử ườ ử ườ ủ ườ ườ ượ ủ ử ặ ư ạ ả

i. y quy n x lý văn b n cho ng i nào đó Ủ ể ử ả ườ

1. Trong c a s qu n lý văn b n, ch n Tab “ ử ổ ả ả ọ ả ” Tra c u, th ng kê văn b n ứ ố

y quy n 2. Ch n ọ Ủ ị ệ ố . ề trong m c Qu n tr h th ng ụ ả

ớ . 3. Ch n ọ T o m i ạ

4. Ch n Phòng, ng i đ ườ ựơ ủ ề c y quy n, lo i văn b n y quy n, th i gian y quy n, ả ủ ủ ề ề ờ hi u l c và ghi chú trong m u c p nh t y quy n. ọ ệ ự ẫ ậ ề ạ ậ ủ

5. Ch n “C p nh t” đ hoàn t t. ể ậ ậ ọ ấ

ii. Xóa y quy n ủ ề

c sau: ể ề ủ Đ xóa y quy n, b n th c hi n theo các b ạ ự ệ

ử ổ ả ả ọ ả ” Tra c u, th ng kê văn b n ứ ố

ướ 1. Trong c a s qu n lý văn b n, ch n Tab “ 2. Ch n y quy n trong m c Qu n tr h th ng. ị ệ ố ọ Ủ ụ ề ả

3. Ch n m u y quy n c n xóa. ề ầ ẫ ủ ọ

4. Ch n Xóa. ọ