Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC

VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS. ĐẶNG VĂN PHONG

Sinh viên thực hiện : ĐỖ THỊ THU UYÊN

Mã số sinh viên : 1705QTVB062

Khóa : 2017-2021

Lớp : 1705QTVB

HÀ NỘI - 2021

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài khoá luận tốt nghiệp: “Ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá”, tôi xin

bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Th.S. Đặng Văn Phong đã tận tình giảng dạy,

hướng dẫn và trang bị cho tôi những kiến thức nền tảng để thực hiện nghiên cứu này.

Bên cạnh đó tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới Quý cấp lãnh đạo, các

anh chị chuyên viên, nhân viên trong văn phòng UBND huyện Định Hoá đã tạo

điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thu thập và thống kê tài liệu,

khảo sát tại cơ quan, nhờ đó giúp tôi có cơ hội hoàn thành tốt đề tài của mình.

Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng do khả năng còn hạn chế nên khoá luận

khó tránh khỏi những sai xót, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của

thầy cô để báo cáo được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài khoá luận tốt nghiệp với tên đề tài là: “Ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá”. Tôi xin

cam đoan khoá luận này được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực bằng nỗ

lực nghiên cứu của mình, không gian lận, không sao chép từ các tài liệu khác.

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực của toàn bộ nội

dung bài khoá luận này.

Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2021

Sinh viên

Đỗ Thị Thu Uyên

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

CNH-HĐH Công nghiệp hóa hiện đại hóa 1

Công nghệ thông tin 2 CNTT

Cán bộ công nhân viên 3 CBCNV

Văn bản quy phạm pháp luật 4 VBQPPL

Đối tượng bồi dưỡng 5 ĐTBD

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình ảnh 1: Phần mềm FocusWriter ................................................................... 44

Hình ảnh 2: Phần mềm Jarte ............................................................................... 45

Hình ảnh 3: nơi tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính tại UBND

huyện Định Hoá .................................................................................................. 54

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 3 6. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 4 7. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................... 4 8. Cấu trúc đề tài ................................................................................................ 5

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG ........................................................ 6 1.1. Một số khái niệm ......................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm về “Văn phòng” ...................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm về “Công tác văn phòng” ....................................................... 7 1.1.3. Khái niệm “Công nghệ thông tin” ........................................................... 8 1.1.4. Khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin” ......................................... 11 1.1.5. Khái niệm về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng” .............................................................................................................. 12 1.2. Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng ............................ 13 1.2.1. Cơ sở về pháp lý và thực tiễn đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. ................................................................. 13 1.2.2. Ứng dụng công CNTT vào các nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng ....... 16 1.2.2.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu, tổng hợp ....................... 16 1.2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ ............................. 18 1.2.2.3. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý trang thiết bị, tài sản .......... 20 1.2.2.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp ............................................ 20 1.3. Vai trò ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng .................................. 22 1.4. Nguyên tắc ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ........................... 22 Tiểu kết ............................................................................................................. 25

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HÓA .......... 26 2.1. Khái quát về UBND huyện Định Hoá và văn phòng UBND huyện Định Hóa ................................................................................................................... 26 2.1.1. Khái quát về UBND huyện Định Hoá ................................................... 26 2.1.1.1. Vị trí địa lý và lịch sử hình thành ...................................................... 26 2.1.1.2. Truyền thống cách mạng ..................................................................... 27 2.1.1.2. Giới thiệu về UBND huyện Định Hoá ................................................ 28 2.1.2. Khái quát về văn phòng UBND huyện Định Hoá ................................. 29 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Định Hoá ................................................................................................................... 29 2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá .............................................................................. 32 2.2.1. Cơ sở về pháp lý và thực tiễn đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá ..................... 32 2.2.1.1. Về cơ sở pháp lý: ................................................................................ 32 2.2.1.2. Về thực tiễn: ........................................................................................ 33 2.2.2. Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả tại UBND huyện Định Hoá ................................................................................... 36 2.2.2.1. Nguồn lực từ các chính sách của nhà nước......................................... 36 2.2.2.2. Nguồn lực từ con người ...................................................................... 38 2.2.2.3. Nguồn lực từ phát triển hạ tầng kỹ thuật ............................................ 39 2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá ................................................................... 39 2.2.3.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp ........................ 39 2.2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ .............................. 41 2.2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý trang thiết bị tài sản .......................... 50 2.2.3.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp ............................................ 51 2.3. Đánh giá chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng ................................................................................................................ 52 2.3.1. Ưu điểm .................................................................................................. 52 2.3.2. Nhược điểm ............................................................................................ 54 2.3.3. Nguyên nhân .......................................................................................... 55 Tiểu kết ............................................................................................................. 57

CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ .................................................................... 58 3.1. Định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của UBND huyện Định Hoá giai đoạn 2020 – 2025 .......................................................... 58 3.1.1. Chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Định Hoá trong việc ứng dụng và phát triển CNTT giai đoạn 2020 - 2025 ........................................................... 58 3.1.2. Đổi mới và nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo đối với việc ứng dụng, phát triển CNTT .............................................................................. 59 3.1.3. Triển khai kịp thời, có hiệu quả các cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng và phát triển CNTT ................................................................................. 60 3.1.4. Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng CNTT ......................................... 60 3.1.5. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin số trong hoạt động của cơ quan ........ 61 3.1.6. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển CNTT ............... 61 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá ................................................................... 61 3.2.1. Đầu tư cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ...................................................................... 61 3.2.2. Đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức tại UBND huyện Định Hoá ................................................................................... 62 3.2.3. Phát triển hạ tầng số ............................................................................... 63 3.2.4. Tổ chức các buổi chuyên đề, hội thảo, cuộc thi sử dụng công nghệ thông tin ...................................................................................................................... 63 Tiểu kết ............................................................................................................. 64

KẾT LUẬN ........................................................................................................ 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 67 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 69

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, hiện nay đất nước đang từng bước chuyển mình

cùng với sự phát triển của kinh tế thế giới và sự bùng nổ của cuộc cách mạng

công nghệ 4.0. Cũng vì thế mà xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào

mọi mặt của đời sống, kinh tế, văn hoá, xã hội đang trở nên phổ biến bởi tính

tiện lợi cũng như mang lại nhiều lợi ích vượt trội.

Trong tất cả các cơ quan doanh nghiệp, công tác văn phòng luôn được

chú trọng bởi đây chính là đầu mối thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý,

điều hành công việc trong cơ quan, tổ chức. Công nghệ thông tin đã tạo nên

một xã hội toàn cầu, nơi mà mọi người có thể tương tác, liên lạc với nhau một

cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong thời gian qua, lĩnh vực công nghệ thông

tin tại Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng.

Ngày nay, công nghệ thông tin dần trở thành ngành kinh tế mũi nhọn

của đất nước, có tỉ lệ đóng góp cho tăng trưởng GDP ngày càng cao. Công

nghệ thông tin giờ đây đã có mặt ở nhiều phương diện trong cuộc sống hàng

ngày của mỗi chúng ta, từ thương mại giải trí đến các hoạt động văn hoá, xã

hội và giáo dục… Bên cạnh đó, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cũng ngày

càng quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho nhu cầu

công việc hơn bao giờ hết. Các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp huyện

cũng xem việc ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố thúc đẩy cốt lõi để

thúc đẩy cải cách hành chính vào từng công đoạn trong các công việc hành

chính hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức góp phần nâng cao hiệu quả quản

lý và điều hành tại cơ quan.

Tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Định Hoá còn

nhiều hạn chế nên qua đề tài này sẽ tháo gỡ phần nào những khó khăn, giúp

Văn phòng UBND huyện Định Hoá nâng cao được vai trò của công nghệ

thông tin và quan tâm nhiều hơn về công tác này. Chính vì vậy, tôi đã quyết

1

định chọn vấn đề: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

tại UBND huyện Định Hoá” làm đề tài cho Khoá luận tốt nghiệp của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể nói rằng vấn đề Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn phòng là một chủ đề không còn mới mẻ và đã được đề cập đến trong

nhiều các báo cáo cũng như các nghiên cứu khoa học thời gian qua. Tuy

nhiên, đối với mỗi đề tài nghiên cứu lại có những góc nhìn khai thác khác

nhau tác giả lại đưa ra các quan điểm riêng của cá nhân mình:

Chúng ta có thể điểm qua một số giáo trình như sau:

1. Phan Đình Diệu (1997), Tổng quan về công nghệ thông tin và tác

động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội, Ban chỉ đạo chương trình

Quốc gia về công nghệ thông tin, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.

2. Phan Huy Khánh (2014), Công nghệ phần mềm, NXB khoa học và kỹ

thuật, Hà Nội.

3. Nguyễn Đăng Khoa (2008), Tin học ứng dụng trong quản lý hành

chính, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội.

4. Nghiêm Hồng Kỳ (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu và quản

trị văn phòng và lưu trữ, NXB Đại học Quốc gia TP HCM, TP HCM.

5. Hồng Minh (2011), Giải pháp chiến lược công nghệ thông tin hiện

đại, Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông tháng 1/2011.

6. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,

NXB Thống kê, Hà Nội.

7. Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chính văn phòng, NXB

thống kê, Hà Nội.

8. Tô Thị Thơm (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải Quan, Khoá luận tốt nghiệp Khoa

Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội.

9. Lý Thị Hồng Thơ (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công

2

tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân Tỉnh Thái Bình, Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội.

10. Đặng Thị Việt Đức và Nguyễn Thanh Tuyên (2011), Vai trò công

nghệ thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức và trường hợp của

Việt Nam, Tạp chí Công nghệ và truyền thông, số 2/2011.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Dựa trên hệ thống cơ sở lý luận, thực trạng ứng dụng công nghệ thông

tin tại UBND huyện Định Hoá qua đó tác giả đưa ra giải pháp để nâng cao

hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại cơ quan này.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã nêu, tác giả xác định những nhiệm

vụ nghiên cứu sau đây:

+ Hệ thống hoá cơ sở lý luận về văn phòng và công nghệ thông tin

nhằm làm sáng tỏ vấn đề.

+ Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá.

+ Đánh giá được thực trạng ứng dụg công nghệ thông tin trong công tác

văn phòng tại UBND huyện Định Hoá.

+ Nhận xét được các ưu khuyết điểm và đứa ra biện pháp nâng cao ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định

Hoá.

5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại

UBND huyện Định Hoá.

Phạm vi nghiên cứu:

+Không gian: UBND huyện Định Hoá, phố Tân Lập, thị trấn Chợ Chu,

huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên

+Thời gian: các số liệu và thông tin được tổng hợp thống kê và thu thập

3

trong khoảng thời gian từ năm 2015 – 2020. Thời gian làm đề tài: từ tháng 3

đến tháng 5 năm 2021

6. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương

pháp sau:

6.1 Phương pháp hệ thống hoá thông tin: dựa vào các tài liệu cụ thể

cũng như các nguồn thông tin từ các cán bộ, chuyên viên tại cơ quan qua đó

sang lọc, phân loại để đề tài có các số liệu chính xác nhất.

6.2 Phương pháp tổng hợp và so sánh: Tìm hiểu và nghiên cứu để tổng

hợp và chọn lọc các tài liệu qua đó đối chứng, so sánh lẫn nhau để tìm ra điểm

chung và điểm riêng

6.3 Phương pháp phỏng vấn: Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn

đối với các chuyên viên và lãnh đạo tại cơ quan nhằm phân tích sao cho cụ

thể, phù hợp nhất.

6.4 Phương pháp thống kê phân tích: Thu thập và xử lý dữ liệu, điều

tra chọn mẫu, tóm tắt trình bày, tính toán và mô tả các đặc trưng khác nhau

nhằm mục đích phục vụ cho quá trình phân tích, dự đoán.

6.5 Phương pháp quan sát khoa học: Qua quan sát về tác phong làm

việc, phương thức áp dụng, tài liệu được xử lý sau khi thu thập và thực tiễn tại

bộ phận khảo sát từ đó đánh giá về mức độ phù hợp và hiệu quả.

7. Giả thuyết nghiên cứu

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Định

Hoá đã thu được nhiều kết quả tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế

chưa được khắc phục kịp thời. Do vậy tôi mong rằng đề tài này sẽ đóng góp

một phần nhỏ để hoàn thiện hơn công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại

UBND huyện Định Hoá.

4

8. Cấu trúc đề tài

Khóa luận tốt nghiệp ngoài phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo

và Phụ lục được chia thành ba chương, cụ thể như sau:

Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn

phòng.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại

UBND huyện Định Hoá.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng

CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hóa.

5

Chƣơng 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG

1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm về “Văn phòng”

Hiện nay Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa hiện đại

hóa, từng bước hội nhập với khu vực và với thế giới. Đứng trước các cơ hội,

những thách thức mới, năng lực quản lý của nhà nước hay các doanh nghiệp

đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Trong đó, văn phòng là bộ phận quan

trọng không thể thiếu đối với cơ quan tổ chức. Trong cơ quan hành chính nhà

nước thì văn phòng dù ở cấp nào đi chăng nữa cũng đóng vai trò quan trọng

trong quản lý nhà nước, nó là mắt xích không thể thiếu.

Thực tế cho thấy văn phòng tồn tại như một thực thể có nhiều cách lý

giải khác nhau:

Văn phòng là thuật ngữ chỉ về khu vực vị trí hoặc một văn phòng, tòa

nhà mà trong đó mọi người sẽ làm việc cùng nhau. Ngoài ra trong đó còn

diễn ra các cuộc hội họp, tổ chức của doanh nghiệp, gặp đối tác trong văn

phòng, …

Văn phòng cũng có thể chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường là

văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng. Trong văn phòng các nhân

viên sẽ tiến hành công tác đối nội, đối ngoại khách hàng, tổ chức các chuyến

đi công tác, ngân sách và nguồn lực.

Bên cạnh đó chúng ta cũng có thể hiểu văn phòng theo một nghĩa khác

đó là phòng làm việc của một cá nhân hay tập thể nào đó. Được bố trí, sắp

xếp và cung cấp đầy đủ các vật dụng, cơ sở vật chất phục vụ cho công việc.

Văn phòng còn được gọi là công sở. Hay văn phòng cũng có thể được hiểu

theo nhiều góc độ khác nhau như sau:

Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ

6

giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan

niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn

thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ,

Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn

phòng là phòng hành chính tổng hợp.

Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan của cơ quan đơn vị đó. [14]

Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có

tầm cỡ cao như: Nghị sĩ, kiến trúc sư trưởng…

Bên cạnh đó, văn phòng còn được hiểu theo nghĩa khác như:

Khái niệm: “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa

là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích

thông tin sao cho có hiệu quả”. [15]

Từ các cách tiếp cận về khái niệm “Văn phòng” bên trên, tôi xin được

đưa ra định nghĩa về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: “khái niệm văn

phòng là một thuật ngữ dùng để chỉ về một khu vực hoặc vị trí trong một tòa

nhà, đây sẽ là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý

và điều hành, thực hiện hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng

và đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan,

tổ chức đó”.

1.1.2. Khái niệm về “Công tác văn phòng”

Có thể thấy rằng, các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử

dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi

trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu

trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, hoạt động văn phòng là

những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong

nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.

Để duy trì được hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả

7

mong muốn thì có thể hiểu theo nghĩa đơn giản về công tác văn phòng là

chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, giám sát, quản lý và sử dụng các thông tin

cần thiết phục vụ cho các công việc của cơ quan. Bên cạnh đó, công tác văn

phòng còn là các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin

phục vụ cho quản lý và đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ

phận văn phòng của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất

định với những con người làm công tác chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn

cụ thể. Như vậy, có thể thấy rằng ở bất cứ cơ quan, đơn vị nào dù cho có

nhiều bộ phận mà trong đó mỗi bộ phận đều hoạt động độc lập với nhau

nhưng để hoàn thành mục tiêu thì các bộ phận đó đều phải thực hiện các chức

năng của văn phòng.

Do đó, có thể đưa ra khái niệm chung nhất về “Công tác văn phòng là

tổng hợp các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý,

điều hành liên quan chặt chẽ và mật thiết với nhau với mục đích hoàn thành mục

tiêu của cơ quan tổ chức trên cơ sở thực hiện các chức năng của văn phòng”.

1.1.3. Khái niệm “Công nghệ thông tin”

Thông tin: là một trong những thuật ngữ được sử dụng nhiều hiện nay

nhất là trong hoạt động báo chí - truyền thông.

Có rất nhiều khái niệm thông tin nhưng khái niệm thông tin là gì chính

xác nhất đó là: Thông tin là những gì con người thu nhận được từ thế giới

xung quanh như sự vật, sự kiện, …Thông tin đem lại nhiều kiến thức, sự hiểu

biết cho con người.

Định nghĩa thông tin là giải quyết sự không chắc chắn; đó là câu trả lời

cho câu hỏi “thực thể là gì”. Do đó, xác định được cả bản chất của các đặc

tính đó. Thông tin được liên kết với các dữ liệu vì dữ liệu đại diện cho các giá

trị sẽ được quy cho các tham số.

Về mặt truyền thông, thông tin được thể hiện dưới dạng nội dung của

tin nhắn hoặc thông qua sự quan sát trực tiếp, gián tiếp. Thông tin cũng có thể

8

được mã hóa thành nhiều dạng khác nhau để truyền và giải thích.

Như vậy, khái niệm về thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện

tượng của thế giới khách quan, các hoạt động của con người trong đời sống xã

hội. Điều cơ bản là con người sẽ tiếp nhận thông tin để làm tăng hiểu biết cho

mình và tiến hành những hoạt động có ích cho cộng đồng.

Công nghệ thông tin: (tên viết tắt trong tiếng Anh: Information

technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần

mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa

trong Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, trong Luật này các khái

niệm về CNTT dưới đây được hiểu như sau:

1. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công

nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu

trữ và trao đổi thông tin số.

2. Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín

hiệu số.

3. Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp,

truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.

4. Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc

sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm

mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin

vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an

ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả

của các hoạt động này.

6. Phát triển công nghệ thông tin là hoạt động nghiên cứu - phát triển

liên quan đến quá trình sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao

đổi thông tin số; phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; phát triển

9

công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển dịch vụ công nghệ thông tin.

7. Khoảng cách số là sự chênh lệch về điều kiện, khả năng sử dụng máy

tính và cơ sở hạ tầng thông tin để truy nhập các nguồn thông tin, tri thức.

8. Đầu tư mạo hiểm trong lĩnh vực công nghệ thông tin là đầu tư cho

doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó có triển vọng đem lại lợi nhuận lớn

nhưng có rủi ro cao.

9. Công nghiệp công nghệ thông tin là ngành kinh tế - kỹ thuật công

nghệ cao sản xuất và cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin, bao gồm sản

phẩm phần cứng, phần mềm và nội dung thông tin số.

10.Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh

kiện; bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện.

11. Thiết bị số là thiết bị điện tử, máy tính, viễn thông, truyền dẫn, thu

phát sóng vô tuyến điện và thiết bị tích hợp khác được sử dụng để sản xuất,

truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.

12. Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký

hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định.

13. Mã nguồn là sản phẩm trước biên dịch của một phần mềm, chưa có

khả năng điều khiển thiết bị số.

14.Mã máy là sản phẩm sau biên dịch của một phần mềm, có khả năng

điều khiển thiết bị số.

15. Thư rác là thư điện tử, tin nhắn được gửi đến người nhận mà người

nhận đó không mong muốn hoặc không có trách nhiệm phải tiếp nhận theo

quy định của pháp luật.

16. Vi rút máy tính là chương trình máy tính có khả năng lây lan, gây ra

hoạt động không bình thường cho thiết bị số hoặc sao chép, sửa đổi, xóa bỏ

thông tin lưu trữ trong thiết bị số.

17. Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tập hợp

trang thông tin trên môi trường mạng phục vụ cho việc cung cấp, trao đổi thông tin.

10

18. Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số.

Thuật ngữ "Công nghệ thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong

bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài

viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên

riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT)."

Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu,

xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số

bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài

lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web

thế hệ tiếp theo, sinh tin học, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu,

tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu

trong ngành khoa học máy tính.

Qua các phân tích bên trên, tôi xin đưa ra cách hiểu của mình về

“CNTT là: quá trình sử dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động

thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo mật, trao và nhận thông tin một cách nhanh

chóng, giảm thời gian xử lý các vấn đề và nâng cao chất lượng công việc”.

1.1.4. Khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin”

Có thể thấy ứng dụng công nghệ thông tin là ngành quản lý công nghệ

và phát triển ra nhiều lĩnh vực. Nhờ vào những phần mềm thông minh, chúng

ta có thể học tập, nghiên cứu, chơi trò chơi, nghe nhạc, xem phim,…

Bên cạnh đó, nhờ vào Internet, chúng ta có thể kết nối dễ dàng hơn. Đặc biệt,

với sự phát triển của hệ thống điện toán đám mây, các thông tin, dữ liệu của người

dùng được đảm bảo hơn. Đồng thời, có thể giải trí mọi lúc mọi nơi.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực y tế

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực tài chính

Ứng dụng của công nghệ thông tin trong đời sống ngày càng nhiều.

Theo đà phát triển của cuộc cách mạng 4.0, công nghệ thông tin sẽ đóng vai

11

trò không thể thiếu. Vì thế, việc tìm hiểu kỹ lưỡng công nghệ thông tin là gì

và ứng dụng của nó như thế nào là điều nên làm ngày hôm nay.

Như vậy, ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ

thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc

phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng,

hiệu quả của các hoạt động đó.

1.1.5. Khái niệm về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác văn phòng”

Có thể thấy rằng, công nghệ đã góp phần thay đổi rất lớn hoạt động của

các cơ quan tổ chức. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt

động công tác văn phòng đã mang lại những hiệu quả to lớn, giúp giảm bớt

gánh nặng công việc, tiết kiệm thời gian và thay đổi về phương pháp trao đổi, xứ lý

thông tin.

Văn phòng là nơi xử lý thông tin và sử dụng các nghiệp vụ chuyên môn

về các công tác: lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá,, soan thảo văn bản, lưu trữ

tài liệu, … nên tồn tại rất nhiều hồ sơ, sổ sách, giấy tờ. Do vậy, việc ứng dụng

công nghệ thông tin vào trong các văn phòng thể hiện giá trị to lớn, quan

trọng và đem lại nhiều lợi ích, tiết kiệm chi phí hơn so với các hoạt động

truyền thông như trước. Các phần mềm trong công nghệ thông tin giúp cho

quá trình khai thác dữ liệu và xử lý các thông tin đầu, đầu ra hiệu quả hơn,

góp phần thay đổi cách thức quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo.

Như vậy, có thể tóm tắt lại một khái niệm chung nhất về ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn phòng là quá trình sử dụng có hiệu quả các

thiết bị hiện đại như máy tính và các phần mềm công nghệ vào các nghiệp vụ

chuyên môn trong quản trị văn phòng. Qua đó, duy trì hoạt động một cách tối

ưu hoá và hoàn thành mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng, chính xác.

12

1.2. Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

1.2.1. Cơ sở về pháp lý và thực tiễn đối với hoạt động ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

- Cơ sở về pháp lý:

Đảng và Chính phủ đã ban hành nhiều chủ trương, chính sách về ứng

dụng CNTT: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ

về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước; Đề án “Đưa Việt Nam

sớm trở thành nước mạnh về CNTT”; Nghị quyết số 36-NQ/TW, ngày

01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng

yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-CP

ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Quyết định số

1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương

trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai

đoạn 2016-2020.

Nghị quyết số 36-NQ/TW, ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy

mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội

nhập quốc tế là kết quả tổng kết, đánh giá sau gần 15 năm thực hiện Chỉ thị số

58/CT-TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị, kết hợp với việc đánh giá điều

kiện thực tế của nước ta và xu thế phát triển của thế giới.

Ngày 15/04/2015, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về

việc ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết

số 36-NQ/TW ngày 01/07/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương

Đảng Cộng sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng

yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.

Theo đó, mục tiêu của Chương trình tổ chức nhằm tổ chức thể chế hoá

và thực hiện đầy đủ các quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đã đề ra

trong Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính trị

Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (khoá XI) về đẩy mạnh

13

ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững

và hội nhập quốc tế; thực hiện thành công Đề án dứa Việt Nam sớm trở thành

nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông. Chương trình cũng đồng

thời nhằm xác định các nhiệm vụ để các Bộ, ngành địa phương xây dựng kế

hoạch hành động, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát, đánh giá thực hiện

Nghị quyết số 36-NQ/TW, để CNTT thực sự trở thành phương thức phát triển

mới, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả hoạt động, góp phần nâng cao năng

lực cạnh tranh của nền kinh tế, của quốc gia, đảm bảo quốc phòng, an ninh.

Theo Nghị quyết, để đạt được các mục tiêu Nghị quyết số 36-NQ/TW

đề ra, bên cạnh các nhiệm vụ thường xuyên, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ

quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung

ương cần cụ thể hoá và tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ như: Đổi

mới, nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với ứng

dụng, phát triển CNTT; xây dựng, hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về

ứng dụng, phát triển CNTT; xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia

đồng bộ, hiện đại; Ứng dụng CNTT rộng rãi, thiết thực có hiệu quả; Phát triển

công nghiệp, công nghệ thông tin, kinh tế tri thức; Phát triển nguồn nhân lực

CNTT đạt chuẩn quốc tế, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng, tiếp thu, làm chủ

và sáng tạo công nghệ mới; Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quốc phòng, an

ninh; Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản lý các

mạng viễn thông, truyền hình, Internet…

Có thể kể đến một số các văn bản chỉ đạo được ban hành trong lĩnh vực

công nghệ thông tin như sau:

- Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã

được sửa đổi, bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12

năm 2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10; Luật này quy định về hoạt

động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng

dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ

14

chức, cá nhân thsam gia hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.

- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 là Luật công nghệ thông

tin mới nhất 2020 hiện nay, quy định hoạt động ứng dụng và phát triển công

nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ

thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt

động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.

- Thông tư 03/2020/TT-BTTTT quy định về lập đề cương và dự toán

chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi

thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước do Bộ thông tin và

Truyền thông ban hành.

- Nghị định số 6/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 04 năm

2007 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

- Nghị định 43/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin

và dịch vụ trực tuyến công trên cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước

- Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 09 năm 2019 của Chính

phủ quy định quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách

của nhà nước.

- Cơ sở về thực tiễn:

Chính vì có sự thay đổi trong nhận thức và hành động, nên trong những

năm qua, CNTT của nước ta phát triển rất nhanh và mạnh, việc ứng dụng

CNTT đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất lao động, cải thiện năng

lực cạnh tranh của từng doanh nghiệp và nền kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp

hoá, hiện đại hoá và hội nhập quốc tế. Tuy nhiên, trên thực tế chúng ta thấy

kết quả triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành và xây dựng chính

phủ điện tử của các Bộ, Ngành, các tỉnh hiện nay vẫn còn rất nhiều hạn chế và

mang tính nhỏ lẻ, rời rạc, thiếu đồng bộ, mạnh ai ấy làm. Chưa hiệu quả và

chưa đáp ứng được yêu cầu, mục tiêu đặt ra trong các Chỉ thị, Nghị quyết của

Đảng và Nhà nước ta đã ban hành. Những thành tựu và hạn chế trên đã được

15

nêu ra trong Nghị quyết số 36-NQ/TW khoá XI.

Nhưng để khắc phục những hạn chế và phát huy những thành tựu đã

đạt được và từ đó hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ đề ra trong Nghị

quyết số 36-NQ/TW khoá XI, thì cần có một sự thay đổi mạnh mẽ trong tư

duy hành động. Sự thay đổi về nhận thức là tiền đề cho thành công, nhưng để

thành công thì cần có sự hành động quyết liệt, thực tế của các cấp các ngành,

nhất là hành động của lãnh đạo các cấp. Bởi chúng ta hiện nay mới chỉ dừng

lại ở hành động mạnh mẽ trên giấy tờ, văn bản, chủ trương, kế hoạch giấy (kế

hoạch trên giấy, không triển khai thực tế), thiếu cơ chế đảm bảo cho việc triển

khai kế hoạch trên thực tế mà trong đó quan trọng nhất là cơ chế đảm bảo tài

chính cho thực hiện và triển khai.

Phải thực hiện sao cho đúng với quan điểm trong Nghị quyết số 36-

NQ/TW khoá XI là “Ưu tiên ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính, cung

cấp dịch vụ công,… Đầu tư cho CNTT là đầu tư cho phát triển và bảo vệ đất

nước, cần được đi trước một bước trên cơ sở quản lý tốt;...”, tức là đầu tư cho

CNTT là đầu tư cho chiến lược phát triển kinh tế – xã hội, bảo vệ an toàn – an

ninh quốc gia và cần được đi trước một bước.

Để làm được điều này cần phải có quy định cụ thể trong cơ chế phân bổ

tài chính cho ứng dụng và phát triển CNTT, để đảm bảo tính khả thi của các

đề án, kế hoạch đã ban hành nhất là thực hiện thắng lợi Nghị quyết số 36-

NQ/TW khoá XI, cùng với đó là sự vào cuộc hành động tích cực của các cấp,

các ngành và phải coi nó là sự đầu tư cho tương lai, là quốc sách cho phát

triển bền vững và giữ vững an ninh – quốc phòng.

1.2.2. Ứng dụng công CNTT vào các nghiệp vụ trong hoạt động văn

phòng

1.2.2.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là một loại nhiệm vụ, hoạt động mang tính chuyên nghiệp,

chuyên trách của một cá nhân, một bộ phận trong tổ chức, phục vụ cho lãnh

16

đạo trong việc ban hành quyết định, tổ chức thực hiện quyết định. Bộ phận

tham mưu được xây dựng đúng với chức năng giúp lãnh đạo ban hành các

quyết định một cách chính xác, hợp lý, đạt hiệu quả cao cũng như tăng cường

hiệu quả tổ chức thực hiện các quyết định.

Tham mưu tổng hợp là hoạt động đề xuất các phương án, ý kiến và đưa

ra các giải pháp đóng góp nhanh chóng, chính xác, mang tính khả thi cho cấp

trên, thủ trưởng cơ quan dựa trên các thông tin uy tín và hữu ích.

+ Đây là những chức năng cơ bản của công tác văn phòng có vai trò

quan trọng của bộ phận trợ lý, thư ký tổng hợp đó là tham mưu cho lãnh đạo

về việc lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, quý…Đây là nhiệm vụ quan

trọng mà bộ phận trợ lý, thư ký tổng hợp cần phải rất thận trọng trong việc

tìm hiểu thông tin. Hơn nữa, người tham mưu cần có một cái nhìn khách

quan, tổng thể để phân tích, chọn lọc những thông tin mới để tìm ra được

hướng đi đúng cho cơ quan.

+ Xây dựng kế hoạch, phối hợp chuẩn bị tài liệu và tổ chức thực hiện

thành công các hợp đồng ký kết các dự án quan trọng, các hội nghị, các

cuộc họp …

• Rà soát, đôn đốc các đơn vị phòng/ban thực hiện ý kiến chỉ đạo của

cấp trên, kết luận nhằm đảm bảo hoàn thành các công việc của các đơn vị theo

đúng tiến độ.

• Trong công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhờ việc ứng dụng

CNTT được áp dụng trong quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin được diễn ra

nhanh chóng, hiệu quả công việc được nâng cao.

Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu còn được sử dụng vào các

vấn đề như sau:

- Thu thập thông tin: thu thập thông tin hiệu quả là công cụ mở rộng

quan điểm căn bản nhất mà các nhà lãnh đạo đều cần có. Thông tin chất lượng

đảm bảo sự lãnh đạo hoạt động hiệu quả, tạo ra các mô hình thông tin – nơi

17

các ý tưởng xuất hiện và đưa rá các tiêu chí sàng lọc và đánh giá ý tưởng.

Ngày nay, thông qua các thiết bị hiện đại như máy ghi âm, máy ghi hình

hoặc các thiết bị điện thoại có bố nhớ lớn cũng được xử dụng nhiều hơn

trong công việc.

- Xử lý thông tin: là sự thay đổi thông tin theo bất kỳ cách nào mà

người quan sát có thể phát hiện được. Như vậy, đây là một quá trình mô tả

mọi thứ xảy ra và giải quyết các vấn đề khi đã tiếp nhận được những thông tin

đó từ bộ phận nhân viên, thư ký nhằm giải quyết để hoàn thành tiến độ công

việc và các nội dung cần được xử lý đi theo đúng hướng, điều đó vô cùng

quan trọng và cần thiết trong công tác tham mưu tổng hợp.

- Truyền tin: là một hành động phát phát những thông điệp điện tín

thông qua các phương tiện truyền thông, các thông tin có thể là một chuỗi các

đơn vị số liệu hoặc các nhóm của chúng được gọi bằng những các tên khác

nhau như khung dữ liệu hay khối dữ liệu. Như vậy, truyền tin nói đến quá

trình giao thông tin tức thông qua một kênh truyền thông để hoàn thành nhiêm

vụ cần xử lý trong quá trình thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp trong

quản trị văn phòng.

1.2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ là một nghiệp vụ nhằm đảm bảo thông tin

bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công

việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc

giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư thiết yếu,

giúp hỗ trợ chuyển đổi các phương thức từ thủ công sang tự động hoá, nhằm giải

quyết nhanh chóng, khoa học và chính xác các tài liệu hoặc vấn đề cần xử lý.

- Công tác quản lý văn bản: hiện nay hầu hết các cơ quan, đơn vị đã và

đang sử dụng các thành tựu công nghệ thông tin vào các hoạt động văn phòng

18

của mình. Trong công tác quản lý văn bản, các văn bản sẽ được đăng ký và có

mã số cụ thể phục vụ thuận tiện cho việc tra cứu mà không gây mất nhiều thời

gian. Tất cả các văn bản đều được đăng ký, sắp xếp, bảo quản và quản lý về

thông tin tại văn thư. Tiếp theo đó sau khi đăng ký thông tin vào sổ và trên

hện thống máy tính thì cán bộ văn thư sẽ làm thực hiện các thủ tục để phân

loại đối với từng loại văn bản trong đó có văn bản đi và văn bản đến. Hiện

nay, CloudOffice là một phần mềm có những ứng dụng tiện ích trong việc

quản lý và khai thác sử dụng văn bản đi và đến.

- Công tác lưu trữ: ứng dụng CNTT trong phân loại tài liệu trong công

tác lưu trữ là một bước không thể bỏ qua vì nó liên quan đến nội dung cũng

như giá trị của các loại tài liệu khác nhau và giúp phục vụ tốt cho quá trình

tìm kiếm tài liệu sau này. Cũng như các nghiệp vụ khác, ứng dụng CNTT vào

công tác lưu trữ có quy trình và các bước cụ thể. Sau khi phân loại tài liệu,

thống kê nhu cầu khai thác, nghiên cứu tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác

vào cơ sở dữ liệu căn cứ vào số lượng tài liệu cần lưu trữ để ứng dụng tin học

vào quản lý lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm được dễ dàng với các mục

đích tìm kiếm tài liệu theo: loại tài liệu, thời gian của tài liệu, người nộp tài liệu,

số ký hiệu, chuyên đề hoặc ngành hoạt động và theo mức độ khẩn cấp.

- Công tác soạn thảo văn bản: Văn bản là phương tiện để ghi nhận

những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác

bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó.

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các

quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn

thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những đòi

hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn

bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản. Hiện nay, với sự phát triển của

CNTT thì việc áp dụng các thành tựu của khoa học hiện đại vào các công việc

văn phòng, trong đó có công tác soạn thảo văn bản là một hoạt động tất yếu

19

bởi các tính chất giải quyết nhanh và hiệu quả công việc.

1.2.2.3. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý trang thiết bị, tài sản

Đối với bất kì cơ quan tổ chức nào thì trang thiết bị cũng đều đóng một

vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp hoàn thành nhanh, chính xác, kịp

thời và hiệu quả chất lượng công việc. Do vậy, khi áp dụng công nghệ thông

tin vào quá trình quản lý trang thiết bị sẽ giúp thống kê chính xác số lượng

cũng như chất lượng máy móc trang thiết bị hiện có tại cơ quan.

Nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý tài sản cần được sử dụng các

phầm mềm quản lý, các thiết bị quan sát vào theo dõi để đảm bảo cho việc

kiểm tra, phát hiện cũng như kịp thời sửa chữa, nâng cấp các thiết bị khi cần

thiết. Các cơ quan đơn vị có thẻ tham khảo qua một số sản phẩm phần mềm

ứng dụng đã có mặt trên thị trường CNTT như: iBom.Am, DTSoft, …

1.2.2.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp

Một công việc rất quan trọng nữa trong công tác văn phòng tại mỗi cơ

quan tổ chức đó là chuẩn bị các cuộc họp. Ứng dụng CNTT trong các cuộc

họp có thể thấy trong các nhiệm vụ như: truyền dẫn thông tin trong cuộc họp

mà phổ biến là mạng truyền dẫn vô tuyến được hiểu là mạng truyền tải sử

dụng công nghệ như sóng Viba hoặc rất phổ biến hiện nay như Wifi. Ngoài ra

ứng dụng CNTT còn phục vụ các cuộc họp trực tuyến đang phát triển nhanh

và mạnh mẽ hơn bao giờ hết hơn trong thời đại công nghệ 4.0 này. Các ứng

dụng họp trực tuyến trở nên phong phú hơn, tính năng đa dạng đáp ứng nhu

cầu họp mọi lúc mọi nơi của doanh nghiệp. Với việc các ứng dụng công nghệ

phát triển nhanh chóng như hiện nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành một

phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức lớn hay nhỏ nào. Vì không phải lo

lắng khi làm việc ở bất cứ đâu: ở nước ngoài, đi công tác... mà lại có cuộc họp

quan trọng sắp diễn ra ở cơ quan, việc họp luôn có thể sắp xếp dễ dàng và

nhanh chóng nhất, các ứng dụng họp trực tuyến hiện đang phổ biến nhất hiện

nay như: Zoom Cloud Meeting, Skype hay Google Hangout Meet,… Bên

20

cạnh đó, ứng dụng CNTT trong công tác hội họp còn được thể hiện qua hỗ trợ

việc cung cấp thông tin, tài liệu mà các thành viên khi họp có thể trao đổi các

thông tin với nhau bằng việc chia sẻ các dữ liệu rất thuận tiện qua thư điện tử

như Gmail.

Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp gồm 3 giai đoạn và hiện tại đa

phần các cơ quan đểu có ứng dụng công nghệ thông tin vào cả 3 giai đoạn này:

 Giai đoạn trước cuộc họp: đây là thời gian cần phải chuẩn bị và lên kế

hoạch triển khai các cuộc họp tuỳ vào mức độ lớn nhỏ, quan trọng ít, quan

trọng nhiều để sắp xếp sao cho phù hợp các nội dung liên quan. Nhiều phòng

họp ở một số cơ quan có trang bị máy chiếu, máy tính cũng như các thiết bị

về âm thanh, ánh sáng cần thiết để phục vụ cho quá trình hội họp tại cơ quan

đơn vị được hiệu quả. Ngoài ra, đối với trước mỗi cuộc họp cũng cần chuẩn bị

các tài liệu, kế hoạch cho phù hợp, trước đây khi ứng dụng CNTT chưa phổ

biến thì để tổ chức cuộc họp người nhân viên văn phòng cần gửi giấy mời đến

người cần tham dự tuy nhiên hiện nay nếu khách mời ở xa hoặc các cuộc họp

khẩn thì ta hoàn toàn có thể lựa chọn các hình thức mời họp khác như Mail,

tin nhắn.

 Giai đoạn trong cuộc họp: việc ứng dụng CNTT trong phục vụ và hỗ

trợ hội họp sẽ khiến cho công tác hội họp tại cơ quan, đơn vị trở nên chuyên

nghiệp, hiện đại hơn. Bên cạnh đó, cuộc họp sẽ được diễn ra nhanh chóng,

mạch lạc và cập nhật đầy đủ các thông tin nội dung liên quan đến các vấn đề

trong cuộc họp mà các thành viên trong cuộc họp có thể cảm nhận trực tiếp

qua âm thanh, hình ảnh cụ thể.

 Giai đoạn sau cuộc họp: sự tiện ích của việc ứng dụng CNTT trong

hội họp có thể biểu hiện qua việc thư ký có thể dễ dàng ghi lại nội dung cuộc

họp, tổng kết và thông báo kết luận của cuộc họp bởi các phần mềm hỗ trợ

như Word, sử dụng máy photo để in nhanh các vấn đề cần trao đổi và scan

trong việc phát hành văn bản.

21

Có thể thấy rằng, trong thời buổi ứng dụng CNTT phổ biến và mang lại

nhiều lợi ích như hiện nay thì việc sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ là điều vô

cùng cần thiết như: loa, mic, máy chiếu, máy vi tính, tivi màn hình lớn,… sẽ góp

phần làm cho các cuộc họp trở nên thú vị và đạt được hiệu quả cao hơn.

1.3. Vai trò ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng

Có thể thấy rằng, CNTT có sức ảnh hưởng rất lớn và đóng vai trò vô

cùng quan trọng trong mọi mặt đời sống xã hội hiện nay. Đối với bộ phận văn

phòng, dễ dàng để các cơ quan đều nhận thấy được những lợi ích thực tế mà

CNTT mang lại, như:

+ Một điều không thể phủ nhận đó là CNTT giúp cho các nghiệp vụ

văn phòng như văn thư, lưu trữ, tham mưu tổng hợp, lên kế hoạch, đảm bảo

an ninh, hội họp, tuyên truyền,… được diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp,

khoa học và linh hoạt hơn rất nhiều khi giảm được các khâu trung gian, sẵn

sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ và mang lại hiệu quả hơn đồng thời

rút ngắn thời gian xử lý các vấn đề cần được giải quyết.

+ Thứ hai, ứng dụng CNTT đến một mức độ thành thục và chuyên

nghiệp góp phần giúp cho việc tích hợp với các hệ thống ở các cấp trở nên

đồng bộ và tăng hiệu suất trong công việc.

+ Thứ ba, nhờ vào các lợi ích từ việc ứng dụng CNTT giúp cho bộ mặt

văn phòng trở nên chuyên nghiệp, văn minh, tiết kiệm hơn do giảm bớt các

chi phí về đi lại, gửi công văn giấy tờ và chi phí về văn phòng phẩm.

+ Thứ tư, đóng góp vào việc tiết kiệm thời gian xử lý công việc từ đó

tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, bắt nhịp nhanh chóng không chỉ ở góc độ

lãnh đạo với nhân viên cấp dưới mà còn giữa các đơn vị này với đơn vị khác.

1.4. Nguyên tắc ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà

nước phải được ưu tiên, bảo đảm tính công khai, minh bạch nhằm nâng cao

hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước; tạo điều kiện để nhân dân

22

thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ công dân. Đẩy mạnh việc ứng dụng cần chú

trọng công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện các kế hoạch, cơ chế, chính sách

để đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật thông tin cơ bản đáp ứng yêu cầu, nhiệm

vụ được giao. Các sở, ban, ngành cần quan tâm đầu tư, nâng cấp hạ tầng

CNTT. Trong đó, đơn vị đã mua sắm, đầu tư thêm các thiết bị đảm bảo an

toàn thông tin là rất cần thiết. Công khai, minh bạch hoạt động hành chính nhà

nước để phục vụ người dân và doanh nghiệp là mục tiêu nhằm cải cách thủ tục

hành chính. Các cơ quan, đơn vị cần tạo điều kiện môi trường pháp lý thuận lợi

hơn nữa để thúc đẩy ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT) tại địa

phương mình. Qua đó, góp phần quan trọng xây dựng chính quyền điện tử và cải

cách hành chính, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội địa phương.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà

nước phải thúc đẩy chương trình đổi mới hoạt động của cơ quan nhà nước và

chương trình cải cách hành chính. Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn

xác định phát triển công nghệ thông tin là một trong những giải pháp để hiện

đại hóa nền hành chính và là công cụ quan trọng trong việc thực hiện cải cách

hành chính. Với mong muốn tạo nên sự công bằng, minh bạch và hiệu quả,

việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính còn được xác

định là động lực quan trọng thúc đẩy kinh tế – xã hội phát triển, giảm phiền

hà cho người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh cuộc cách mạng

công nghiệp 4.0.

Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng cần thực hiện nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc chính xác và phù hợp: Việc cung cấp, trao đổi thông tin

phải bảo đảm chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng. Đối với những

thông tin được đề nghị cung cấp đang lưu trữ trên hệ thống mạng tin học của

bên cung cấp thông tin thì hai bên thỏa thuận việc trao đổi thông tin qua hệ

thống mạng tin học hoặc phương tiện lưu trữ điện tử. Việc truyền, nhận dữ

liệu qua hệ thống mạng tin học phải phù hợp với điều kiện kỹ thuật của hai

23

bên và tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Khi có đủ

điều kiện thì các bên tiến hành thống nhất phương án kỹ thuật kết nối trao đổi

thông tin, đảm bảo mô hình trao đổi thông tin, hạ tầng truyền thông và an toàn

bảo mật theo đúng quy định của pháp luật.

- Quy trình, thủ tục hoạt động phải công khai, minh bạch: các cơ

quan tổ chức, hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải chủ động công

khai, minh bạch trừ nội dung thuộc bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh và nội

dung khác theo quy định của pháp luật. Việc công khai, minh bạch phải bảo

đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ, kịp thời theo trình tự, thủ tục do cơ quan, tổ

chức, đơn vị có thẩm quyền quy định và phù hợp với quy định của pháp luật.

- Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tƣơng thích về công

nghệ trong toàn bộ hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước. Để đảm bảo

kết nối thông suốt, đồng bộ và khả năng chia sẻ, trao đổi thông tin an toàn,

thuận tiện, ngày 15/12/2017, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ra Thông tư số

39/2017/TT-BTTTT. Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ

thông tin trong cơ quan Nhà nước được ban hành k m theo Thông tư này gồm

các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng hoặc khuyến nghị áp dụng cho hệ thống

thông tin của cơ quan Nhà nước về kết nối, về tích hợp dữ liệu, về truy cập

thông tin và về an toàn thông tin. Theo đó, đối với truy cập thông tin về

văn bản, Tiêu chuẩn khuyến nghị áp dụng định dạng văn bản Word mở rộng

của Microsoft (.docx) và bắt buộc áp dụng định dạng văn bản Plain Text (.txt)

dành cho các tài liệu cơ bản không có cấu trúc, định dạng Rich Text (.rtf)

phiên bản 1.8, 1.9 dành cho các tài liệu có thể trao đổi giữa các nền khác

nhau… Về nén dữ liệu, bắt buộc áp dụng một hoặc cả hai tiêu chuẩn. Trong

thời hạn 01 năm từ ngày 01/07/2018, hệ thống thông tin của cơ quan Nhà

nước đang hoạt động cần được rà soát và có phương án, lộ trình chuyển đổi,

nâng cấp phù hợp. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/07/2018.

- Bảo đảm an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả: hiện nay, các

24

cơ quan, đơn vị đều đang chủ quản và vận hành nhiều hệ thống CNTT ứng

dụng trong nghiên cứu thiết kế, chế tạo, trong các dây chuyền sản xuất quốc

phòng nên nếu bị phá hoại sẽ làm tổn hại đặc biệt nghiêm trọng tới quốc

phòng, an ninh quốc gia. Vì vậy, bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng luôn

là nhiệm vụ quan trọng, nặng nề, luôn tiềm ẩn các tình huống bất ngờ, cần

được quan tâm thường xuyên. Bên cạnh đó cũng cần đảm bảo các tiêu chí về

tiết kiệm và có hiệu quả trong công việc nhằm giảm thiệt hại từ ngân sách vào

các chi phí không cần thiết khi đầu tư vào các trang thiết bị đã cũ, lỗi thời.

- Ngƣời đứng đầu cơ quan nhà nƣớc phải chịu trách nhiệm: về việc

ứng dụng công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Theo các

quy định của pháp luật hiện hành, cá nhân người đứng đầu CQHC được giao

nhiệm vụ tổ chức điều hành các công việc của cơ quan; quản lý cán bộ dưới

quyền, quản lý tài sản công; là người trực tiếp tổ chức triển khai các chủ

trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Để họ thực hiện tốt

chức năng và nhiệm vụ, pháp luật quy định người đứng đầu CQHC có thẩm

quyền ban hành và phải chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công nghệ thông

tin thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Và trong một nhà nước pháp quyền,

hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước đều phải được thực

hiện theo quy định của pháp luật.

Tiểu kết

Trong chương 1, tác giả đã hệ thống lại cơ sở lý luận về văn phòng,

công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng. Bên cạnh đó đưa ra nội dung, vai trò và nguyên tắc của việc ứng dụng

CNTT trong công tác văn phòng. Nhờ vậy, ta có thể thấy được những nền

tảng kiến thức cơ bản nhất và từ đó là tiền đề để làm sáng tỏ các nội dung ở

chương 2.

25

Chƣơng 2

THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HÓA

2.1. Khái quát về UBND huyện Định Hoá và văn phòng UBND

huyện Định Hóa

2.1.1. Khái quát về UBND huyện Định Hoá

2.1.1.1. Vị trí địa lý và lịch sử hình thành

Định Hoá là một huyện miền núi nằm ở phía tây bắc tỉnh Thái Nguyên,

Việt Nam có vị trí địa lý:

- Phía đông giáp huyện Phú Lương và huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn

- Phía tây giáp huyện Yên Sơn, tỉnh Tuyên Quang

- Phía nam giáp huyện Đại Từ

- Phía bắc giáp huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

Huyện Định Hóa ngày nay, thời nhà Lý thuộc về châu Định Biên, thời

thuộc Minh là châu Tuyên Hóa, đầu đời Lê gọi là huyện Tuyên Hóa. Năm

Quang Thuận thứ 7 (1466) đời vua Lê Thánh Tông đổi làm châu Định Hóa,

có 46 xã 27 trang và thuộc phủ Phú Bình, thừa tuyên Thái Nguyên.

Khoảng cuối thế kỷ XIX, dưới quyền cai trị của thực dân Pháp, xã

Nghĩa Tá được nâng lên thành tổng Nghĩa Tá. Năm 1913, chính quyền Pháp

cắt tổng Nghĩa Tá (gồm các xã Phong Huân, Lương Yên, Nghĩa Tá) về huyện

Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn và hai xã Phú Lâm, Thành lập thuộc tổng Định Biên

Thượng về huyện Sơn Dương tỉnh Tuyên Quang. Trước ngày khởi nghĩa

giành chính quyền (26/3/1945), châu Định Hoá có 8 tổng 30 xã 1 thị trấn.

Sau ngày khởi nghĩa giành chính quyền, châu Định Hóa được đổi tên là

châu Ngô Quyền, cuối tháng 6/1945 đổi tên là phủ Vạn Thắng. Đến ngày

25/3/1948, theo sắc lệnh số 148 - SL của Chủ tịch chính phủ nước Việt Nam

Dân chủ Cộng hòa: Bỏ phủ, châu, quận, đơn vị hành chính trên cấp xã gọi là

huyện, châu Định Hóa đổi là huyện Định Hóa. Cũng trong thời kỳ kháng

26

chiến chống Pháp, một số xã được sáp nhập với nhau hoặc điều chỉnh địa

giới, do đó tên xã cũng có nhiều thay đổi.

Ngày 17/2/1965, theo quyết định số 46 - NV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

xã Kim Phượng được chia làm 2 xã: xã Kim Phượng gồm các xóm Quảng

Cáo, Thái Chi, Ninh Na; xã Kim Sơn gồm các xóm Nà Mò, Nghĩa Trang.

Ngày nay, Định Hóa có 24 đơn vị hành chính cấp xã (23 xã, 1 thị trấn).

2.1.1.2. Truyền thống cách mạng

Hiện nay, ATK còn nhiều di tích về nơi ở và làm việc của Bác như nền

nhà, hầm làm việc, cây râm bụt Bác trồng, phiến đá Bác thường nằm nghỉ

trưa... ATK là nơi ghi lại nhiều sự kiện lịch sử trọng đại của dân tộc. Ngày

6/12/1953, tại đồi Tỉn Keo, Bộ Chính trị BCH TW đã họp thông qua kế hoạch

tác chiến - tấn công chiến lược Ðông Xuân 1953- 1954 để làm nên chiến

thắng Ðiện Biên Phủ lẫy lừng, kết thúc thắng lợi cuộc kháng chiến trường kỳ,

gian khổ của dân tộc. Nhiều sắc lệnh quan trọng của Nước Việt Nam Dân chủ

Cộng hoà được ký ban hành tại đây, trong đó có luật về nghĩa vụ quân sự, sắc

lệnh tổng động viên... về giảm tô và cải cách ruộng đất... Thủ đô ATK cũng là

nơi diễn ra các hoạt động ngoại giao của nước ta thời ấy. Thật khó để hình

dung, ở nơi xa xôi này, nơi mà hơn nửa thế kỷ sau ngày kháng chiến chống

Pháp thành công, cách nửa quả đồi, mới thấy một ngôi nhà, lại là Thủ đô gió

ngàn kháng chiến, nơi đặt “đại bản doanh” của Trung ương Đảng, Chính phủ,

Bộ Tổng Tham mưu, Bộ Quốc phòng,…

Hàng năm, nhân dân, cán bộ từ mọi miền tổ quốc vẫn trở về đây, nơi

đồng bào vẫn một lòng thủy chung son sắt, cùng ôn lại những kỷ niệm xúc

động của một quá khứ hào hùng. Mỗi địa danh lịch sử và mỗi dấu ấn của Chủ

tịch Hồ Chí Minh để lại trên đất Thái Nguyên đều có giá trị lịch sử to lớn, là

tài sản vô giá của đất nước, của dân tộc Việt Nam nói chung và của đồng bào

nhân dân các dân tộc tỉnh Thái Nguyên nói riêng.

Hệ thống di tích các cơ quan Trung ương, cơ quan của Bác, cơ quan

27

Chính phủ, cơ quan Bộ tổng tư lệnh, Bộ Quốc phòng... trên đất Thái Nguyên

luôn là niềm tự hào của đồng bào các dân tộc vùng ATK. Cả trong quá khứ và

hiện tại, ATK Định Hóa luôn là địa chỉ đỏ để nhân dân cả nước “trông về Việt

Bắc mà nuôi chí bền”...

2.1.1.2. Giới thiệu về UBND huyện Định Hoá

Địa chỉ: số 01, phố Tân Lập, thị trấn Chợ Chu, huyện Định Hoá, tỉnh

Thái Nguyên.

Điện thoại: 0208 3878453

Fax: 0208.3878.813

Mail: ubnddinhhoa@thainguyen.gov.vn

- Chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của UBND huyện Định Hoá:

+ Chức năng: Ủy ban nhân dân huyện Định Hoá do Hội đồng nhân dân

huyện Định Hoá bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan

hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa

phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.

+ Nhiệm vụ và quyền hạn:

1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung

quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của

Luật Tổ chức Chính quyền địa phương và tổ chức thực hiện các nghị quyết

của Hội đồng nhân dân huyện.

2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.

3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát

triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ,

du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi,

xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông

hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài

nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định

28

của pháp luật.

4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến

pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,

đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao

động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an

toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn

khác theo quy định của pháp luật.

5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân

cấp, ủy quyền.

6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức

khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.

- Cơ cấu của UBND huyện Định Hoá gồm:

1. Ủy ban nhân dân huyện Định Hoá gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và

các Ủy viên.

2. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm có các

phòng và cơ quan tương đương phòng.

* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hoá

(Xem phụ lục 1 – sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hoá)

2.1.2. Khái quát về văn phòng UBND huyện Định Hoá

2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện

Định Hoá

 Chức năng

- Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa

chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan,

tổ chức. Văn phòng sẽ giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên

môn, phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp

cho thủ trưởng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và

29

đúng đắn.

- Chức năng giúp việc theo ngành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban

lãnh đạo cơ quan, đơn vị, dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng

chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển

khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt

động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo

luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các

văn bản…

- Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện

vật chất như phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp,

bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng

chúng có hiệu quả. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất phụ

thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ

một cách tiết kiệm và có hiệu quả là phương châm hoạt động của công tác văn

phòng.

 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu:

Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định

số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức

các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành

phố thuộc tỉnh, cụ thể như sau:

1. Với chức năng là cơ quan chuyên môn, Văn phòng tổng hợp, giúp

Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ:

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,

chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của

pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao

theo quy định của pháp luật; Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo

30

phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên

môn, đơn vị, UBND các xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân

công phụ trách; Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối

hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Uỷ

ban Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của

Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện; Quản lý thống nhất việc ban

hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ,

văn thư, hành chính, tin học hoá hành chính nhà nước của UBND huyện; …

2. Với chức năng tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân

huyện, Văn phòng có các nhiệm vụ:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng

tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm; quản lý cơ sở vật chất, hoạt động

nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lưu trữ và lễ tân của cơ quan; thực

hiện các nhiệm vụ khác cấp trên giao

Cơ cấu tổ chức, biên chế

1. Văn phòng có Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn

phòng và các cán bộ, công chức, nhân viên.

2. Các tổ, bộ phận chuyên môn trực thuộc, gồm:

- Tổ tham mưu tổng hợp gồm các chuyên viên giúp việc trên các lĩnh

vực: Kinh tế, Xây dựng cơ bản, Văn hoá - xã hội, Nội chính, Tiếp dân,

Chuyên viên giúp việc HĐND huyện;

- Tổ công nghệ thông tin điện tử và một cửa liên thông của huyện;

- Tổ hành chính, quản trị: Văn thư, lưu trữ, kế toán, thủ quỹ, lái xe, tạp

vụ, bảo vệ cơ quan.

2. Biên chế của Văn phòng gồm biên chế công chức và hợp đồng do

UBND huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện được

UBND tỉnh giao;

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Định Hoá

(Xem phụ lục - sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Định Hoá)

31

2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn phòng tại UBND huyện Định Hoá

2.2.1. Cơ sở về pháp lý và thực tiễn đối với hoạt động ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá

2.2.1.1. Về cơ sở pháp lý:

Thực hiện Công văn số 2681/UBND-KGVX ngày 17/7/2020 của

UBND tỉnh Thái Nguyên; Công văn số 903/STTTT-NTT ngày 30/7/2020 của

Sở Thông tin và Truyên thông tỉnh Thái Nguyên về việc hướng dẫn xây dựng

Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước, phát triển

Chính phủ số/Chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng giai đoạn

2021-2025 và Kế hoạch năm 2021.

UBND huyện Định Hóa xây dựng Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông

tin trong hoạt động của Cơ quan nhà nước, phát triển Chính quyền số và bảo

đảm an toàn thông tin mạng giai đoạn 2021-2025 trên địa bàn huyện Định

Hóa như sau:

Căn cứ Nghị định số 64/2007/ND-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ

về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của Cơ quan nhà nước;

Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện

tử; Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ về việc ban hành

Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW

ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ

thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Quyết

định số 1819/QD-TTg ngày 26/10/20 15 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của

cơ quan nhà nướcc giai đoạn 2016- 2020; Chỉ thị số 20/CT-UBND ngày

08/9/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên về việc xây dựng kế hoạch

phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch đầu tư trung hạn 5 năm 2016-2020; Công

văn số 820/STTTT-CNTT ngày 19/11/2014 của Sở Thông tin và Truyền

32

thông về việc xây dựng kế hoạch trung hạn 5 năm 2016 - 2020 cho hạng mục

ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; Kế hoạch số 1571KH-UBND

ngày 23/10/2017 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc ứng dụng công nghệ

thông tin, an toàn thông tin mạng của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái Nguyên

đến năm 2020, trong giai đoạn 2016-2020, UBND huyện Định Hóa đã ban

hành nhiều văn bản thực hiện về công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoat động của Cơ quan nha nước và bảo đảm an toàn thông tin mạng giai

đoạn 2016 - 2020 trên địa bàn huyện.

2.2.1.2. Về thực tiễn:

Huyện Định Hoá là đơn vị tiên phong của tỉnh thực hiện ứng dụng công

nghệ thông tin trong triển khai phòng họp truyền hình, giao ban trực tuyến

trong phạm vi huyện. Qua một số hội nghị trực tuyến của huyện cho thấy đây

là cách tổ chức họp hiện đại, thể hiện nhiều mặt tích cực, đáng để các địa

phương khác áp dụng.

Định Hoá hiện có 30 xã, thị trấn, trong đó có những xã cách trung tâm

huyện hơn 20km. Vì vậy, mỗi lần tổ chức hội họp, cán bộ các xã phải đi lại

vất vả, mất nhiều thời gian. Năm 2015 - 2020, huyện đã triển khai lắp đặt

trang thiết bị hệ thống phòng họp hội nghị truyền hình, giao ban trực tuyến trên

địa bàn. Đây cũng là địa phương đầu tiên của tỉnh làm được việc này và hiện

huyện đang chuyển dần hình thức tổ chức họp truyền thống sang trực tuyến.

Là đơn vị có nhiệm vụ hướng dẫn cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị

trấn triển khai lắp đặt hệ thống phòng họp hội nghị truyền hình, giao ban trực

tuyến, đồng thời hướng dẫn các đơn vị triển khai vận hành, sử dụng hệ thống

phòng họp trực tuyến. Ngay sau khi UBND huyện ban hành kế hoạch, phòng

đã phối hợp với UBND các xã, thị trấn, các cơ quan, đơn vị khảo sát từng địa

điểm dự kiến lắp đặt, tư vấn lên phương án bố trí thiết bị, hệ thống đường

mạng internet của từng đơn vị để triển khai phương án lắp đặt đảm bảo thuận

lợi nhất trong quá trình thực hiện. Đến đầu tháng 12-2020 đã hoàn thành việc

33

triển khai lắp đặt thiết bị phòng họp hoàn chỉnh, mỗi phòng họp 1 thiết bị

THHN Polycom G200, 3 chiếc tivi LG 55 in, 1 giá treo tivi, camera di động, 2

giá treo tường tivi, thiết bị lưu trữ nguồn UPS, hệ thống âm thanh hội trường

gồm: amply, loa, mic, bục phát biểu và các phụ kiện khác. Hệ thống đường

truyền internet cho 33 phòng họp gồm 30 xã, thị trấn, văn phòng huyện ủy, Công

an huyện, Ban chỉ huy Quân sự huyện, với tổng kinh phí trên 5,7 tỷ đồng.

Sau khi lắp đặt thiết bị, Phòng Văn hóa - Thông tin và Thể thao huyện

đã phối hợp với Viễn thông Thái Nguyên triển khai tập huấn huấn công tác

vận hành sử dụng thiết bị hệ thống phòng họp hội nghị truyền hình, giao ban

trực tuyến, vận hành thử kết nối từ điểm cầu cấp huyện với các điểm cầu

phòng họp trực tuyến của các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn. Kết quả

đã kết nối thông suốt các điểm cầu đều vận hành tốt. Ngày 14/12/2020, lần

đầu tiên, Huyện ủy đã triển khai quán triệt Nghị quyết Đại hội Đại biểu Đảng

bộ tỉnh lần thứ XX, Nghị quyết Đại hội Đại biểu huyện Định Hoá lần thứ

XXIV nhiệm kỳ 2020-2025 thông qua hệ thống hội nghị trực tuyến từ điểm

cầu trung tâm của huyện đến 33 điểm cầu gồm 30 xã, thị trấn, Công an, Ban

Chỉ huy quân sự huyện. Hội nghị đã thành công và để lại nhiều dấu ấn tốt

đẹp. Tại hội nghị có 4 đảng bộ triệu tập Ban Chấp hành mở rộng, 29 Đảng bộ

triệu tập toàn đảng bộ, với tổng số gần 5.700 cán bộ, đảng viên được dự, nghe

quán triệt nghị quyết tại hội nghị.

Nếu như trước đây, mỗi lần tổ chức triển khai, quán triệt nghị quyết của

Trung ương, tỉnh huyện, thì Huyện ủy phải triệu tập bí thư các đảng bộ đến

học tập, tiếp thu, sau đó, bí thư các đảng bộ về truyền đạt lại cho đảng viên

trong đảng bộ, tùy vào số lượng đảng viên của đảng bộ nhiều hay ít để chia

lớp cho phù hợp, thì nay các đảng bộ sẽ triệu tập đảng viên tại đơn vị để học

trực tuyến. Là một trong những địa phương cách xa trung tâm huyện nhất,

mỗi lần huyện triệu tập họp, cán bộ xã Bình Thành phải đi lại rất vất vả và

mất nhiều thời gian, nên việc tổ chức được hội nghị trực tuyến khiến cán bộ ở

34

đây rất phấn khởi.

Đồng chí Nguyễn Văn Vịnh, Bí thư Đảng ủy xã Trung Lương cho biết:

Ngoài giao ban hằng tháng, huyện có rất nhiều việc cần triệu tập họp, nhất là

dịp cuối năm, cán bộ xã thường xuyên phải lên huyện họp. Mỗi lần họp,

chúng tôi phải đi từ rất sớm, vì đường thì xa mà tuyến đường từ xã lên huyện

hiện nay đang tu sửa nên đi lại rất vất vả. Toàn xã có 200 đảng viên, đợt học

tập nghị quyết vừa qua, xã đã triệu tập toàn bộ đảng viên đến hội trường để

học trực tuyến, mong là sắp tới, huyện sẽ tăng cường tổ chức hội nghị trực

tuyến, để chúng tôi giảm bớt thời gian và chi phí đi lại.

Qua tổ chức thành công việc học tập, quán triệt nghị quyết theo hình

thức phòng họp trực tuyến, huyện đã tổ chức thêm nhiều cuộc họp theo hình

thức này. Đến nay, đã khẳng định được hiệu quả thiết thực trong ứng dụng

công nghệ thông tin, triển khai hệ thống phòng họp trực tuyến trên địa bàn

huyện. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, mà việc tổ chức họp trực

tuyến còn hạn chế việc tiếp xúc, tập trung đông người, nhất là trong bối cảnh

dịch bệnh COVID-19 vẫn diễn biến phức tạp. Từ đây huyện sẽ khai thác triệt

để cơ sở vật chất, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

chỉ đạo, điều hành của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện đối với các địa

phương, đơn vị trên địa bàn, giảm dần các hội nghị tập trung đông người theo

cách truyền thống.

Trong giai đoạn 2016 - 2020, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tại

các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn đã được quan tâm

đầu tư xây dựng, cơ bản đáp ứng yêu cầu triển khai ứng dụng công nghệ

thông tin; 100% các Cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn có mạng Internet

và mạng nội bộ (mạng LAN) với tổng số 551 máy tính (trong đó có 442 máy

tính để bàn và 109 may tính xách tay), trên 93,6% máy vi tính (trừ các máy

tính sử dụng để soạn thảo văn bản mật) được kết nối mạng internet với tốc độ

trung bình 100MB để khai thác và trao đổi thông tin trên môi trường mạng;

35

huyện đã đầu tư nâng cấp mạng truyền số liệu chuyên dùng đến 23 xã, thị trấn

trên địa bàn huyện để phục vụ họp trực tuyến và khai thác các dữ liệu dùng

chung của tỉnh.

Trong giai đoạn 2016 – 2020, huyện Định Hoá đang sử dụng 04 cơ sở

dữ liệu chuyên ngành gồm: Hệ thống thông tin quản lý hộ ngh o tiếp cận đa

chiều Thái Nguyên, hệ thống cập nhật dữ liệu thông tin cung cầu lao động của

ngành Lao động – Thương binh và Xã hội; hệ thống quản lý thông tin kết qủa

thi đua khen thưởng tỉnh Thái Nguyên của ngành Nội vụ; hệ thống quản lý hộ

tịch của ngành Tư pháp và các phần mềm dùng chung của tỉnh như: hệ thống

quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành; Hệ thống phần mềm một cửa; Cổng

thông tin điện tử huyện, trang thông tin điện tử xã, thị trấn,… hiện nay, các cơ

quan chuyên môn thuộc huyện đang phối hợp với dọc liên quan triển khai các

phần mềm CSDL như: CSDL quản lý cán bộ công chức, CSDL về đất đai

theo quy định.

2.2.2. Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu

quả tại UBND huyện Định Hoá

2.2.2.1. Nguồn lực từ các chính sách của nhà nước

Thời gian qua, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Nguyên đã thực hiện

và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ

quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025 công tác đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ

thuật thông tin được lãnh đạo quan tâm và đầu tư cho các phòng, đảm bảo đáp

ứng cơ bản yêu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ.

Đến nay, có 100% cán bộ, công chức của Sở sử dụng máy tính, mạng nội bộ

(LAN) và kết nối internet băng thông rộng. Mạng truyền số liệu chuyên dùng

và triển khai các phần mềm dùng chung (VIC), các dịch vụ công trực tuyến.

Hiện tại 80% thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo sở, được đưa

lên Cổng thông tin điện tử, Trang thông tin điện tử của đơn vị, trong đó 95%

văn bản nội bộ của các phòng được trao đổi dưới dạng điện tử, không sử dụng

36

văn bản giấy (văn bản xem để biết, dự thảo xin ý kiến, giấy mời họp, tài liệu

cuộc họp), có 90% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan Nhà

nước được trao đổi dưới dạng điện tử song song với văn bản giấy. Có 30%

văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước được trao đổi

hoàn toàn dưới dạng điện tử, không sử dụng văn bản giấy. Các cơ quan, đơn

vị tiếp tục quan tâm triển khai sử dụng phần mềm quản lý chuyên ngành đem

lại hiệu quả cao như phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của Sở…

Việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính

(TTHC) được tỉnh hết sức chú trọng và đẩy mạnh thực hiện, góp phần thúc

đẩy cải cách hành chính, nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt động

của cơ quan Nhà nước, hướng đến tạo sự hài lòng cho người dân, tổ chức,

doanh nghiệp trong giải quyết TTHC. Đến nay, phần mềm một cửa điện tử

dùng chung đã được triển khai ứng dụng tại Trung tâm phục vụ hành chính

công tỉnh và kết nối đến 100% sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố.

Việc luân chuyển hồ sơ TTHC giữa các cơ quan, đơn vị liên quan trong quá

trình giải quyết TTHC đã được thực hiện trên hệ thống.

Năm 2020, tỉnh đề ra những mục tiêu cụ thể trong ứng dụng CNTT về

hạ tầng CNTT, ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan Nhà nước, phục vụ

người dân, doanh nghiệp, để xây dựng nguồn nhân lực CNTT đáp ứng yêu

cầu công việc, hàng năm, các cơ quan, đơn vị đều tổ chức đào tạo, tập huấn

về CNTT nhằm bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý Nhà nước về CNTT, kiến thức,

kỹ năng ứng dụng CNTT, quản trị chuyên sâu,… cho cán bộ, công chức từ

cấp tỉnh đến cấp xã; 100% cán bộ chuyên trách CNTT của các cơ quan, đơn

vị được tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về an ninh, an toàn thông tin, góp phần

thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

Trong giai đoạn 2016-2020, huyện Định Hóa đã bố trí kinh phí cho các

nhiệm vụ, dự án ứng dụng CNTT của các cơ quan nhà nước là 4,5 tỷ đồng.

Cụ thể: kinh phí nâng cấp phần mềm một cửa điện tử cấp xã 800.000.000

37

đồng; kinh phí mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin cho bộ phận tiếp

nhận và trả kết quả của huyện, của xã là 3,3 tỷ đồng.

2.2.2.2. Nguồn lực từ con người

Trong tất cả các lĩnh vực cần được ưu tiên phát triển không riêng gì

CNTT thì yếu tố con người cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng, ảnh

hưởng rất nhiều đến chất lượng, tiến độ, hiệu quả công việc. Phát huy được nhân

tố này là nhiệm vụ hàng đầu đối với các cơ quan tổ chức và mỗi cá nhân.

Việc nhận thức được con người là nguồn lực trung tâm của sự phát

triển có tác động mạnh mẽ đến phát triển các nguồn lực khác trong xã hội, để

từ đó ở mỗi cấp độ quản lý từ vĩ mô đến vi mô đồng bộ đưa ra các giải pháp

phù hợp để phát triển nguồn lực này.

Con người là nguồn lực trung tâm của sự phát triển có tác động mạnh

mẽ đến phát triển các nguồn lực khác trong xã hội, để từ đó ở mỗi cấp độ

quản lý từ vĩ mô đến vi mô đồng bộ đưa ra các giải pháp phù hợp để phát

triển nguồn lực này. Đặc biệt trong phát triển công nghệ thông tin thì con

người càng đóng góp vai trò thiết yếu vì đặc thù ngành này đòi hỏi sự nhạy

bén, chú ý quan sát và chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để có thể giải quyết

công việc hiệu quả nhất có thể.

Phối hợp với các cơ quan chuyên ngành của tỉnh tổ chức huấn luyện,

bồi dưỡng về an toàn, an ninh thông tin, xây dựng, triển khai Kiến trúc chính

quyền điện tử cho đội ngũ cán bộ phụ trách công nghệ thông tin của các cơ

quan, đơn vị; cử cán bộ chuyên trách tham gia các lớp tập huấn về CNTT do

tỉnh tổ chức.

Nâng cao hiệu quả công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức, năng lực

hỗ trợ cho người dân và doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả hệ thống dịch vụ

công trực tuyến và ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính; khai thác

thông tin kinh tế - xã hội của huyện thông qua Cổng thông tin điện tử huyện.

Hiện nay tại UBND huyện Định Hoá có 2 nhân viên thay phiên túc trực

38

và chịu trách nhiệm đảm bảo duy trì các hệ thống máy móc trong toàn cơ

quan. Ngoài ra, đối với các phòng ban việc sử dụng các trang thiết bị máy

móc hiện đại vào các nghiệp vụ cơ bản khá linh hoạt và hiệu quả, đáp ứng

nhu cầu công việc. Bên cạnh đó, cán bộ, công nhân viên nguời lao động tại

đây luôn được trau dồi kỹ năng thông quá các buổi tập huấn hoặc họp giao

ban hàng tuần để giải quyết kịp thời các khó khăn khi sử dụng, vận hành máy

móc, trang thiết bị.

2.2.2.3. Nguồn lực từ phát triển hạ tầng kỹ thuật

Tiếp tục nâng cấp, thay thế hệ thống máy tính cho cán bộ, công chức;

rà soát, mở rộng hạ tầng đường truyền số liệu chuyên dùng đến các đối tượng

theo yêu cầu, phù hợp phạm vi và tình hình triển khai Chính quyền điện tử

tỉnh, bảo đảm yêu cầu về kỹ thuật, kết nối, an toàn thông tin.

Triển khai từng bước các hạ tầng kỹ thuật phục vụ các ứng dụng thông

minh, đảm bảo kết nối, chia sẻ cho các đơn vị theo phân cấp quản lý.

Tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện mạng LAN của các cơ quan hành chính,

bổ sung các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu công việc (được kiểm tra trước khi

đưa vào sử dụng ). Triển khai các ki-ốt điện tử, điểm giao dịch công cộng và

kết nối với các hệ thống thông tin để tạo thuận lợi cho công dân, tổ chức tiếp

cận các dịch vụ công trực tuyến dùng chung của huyện, của tỉnh thông qua

phương tiện điện tử

2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ trong công

tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá

2.2.3.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp

Việc ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp tại UBND

huyện Định Hoá thời gian gần đây đã có nhiều chuyển biến rất tích cực, góp

phần thay đổi so với cách thức làm việc trước đó. Nhờ triển khai ứng dụng

phần mềm “Văn phòng điện tử V – Office” thực hiện việc khai thác thông tin,

soạn thảo văn bản, xử lý văn bản trên mạng qua các hộp thư điện tử, chương

39

trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc là một giải pháp giúp lãnh đạo đơn

vị chỉ đạo, điều hành, theo dõi, đôn đốc giải quyết công việc.

Văn phòng UBND huyện đã triển khai phiên bản V – Office chạy trên môi

trường Web hiện đang trong quá trình thử nghiệm. Với phiên bản Web người sử

dụng chỉ cần truy cập vào Internet để sử dụng mà không cần phải cài đặt bất kỳ

phần mềm nào. Tạo cho người sử dụng môi trường làm việc năng động, nâng cao

chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, hoạt động tác

nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị; tiết kiệm thời gian, giảm

chi phí in ấn, photocopy tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc,...

Thông qua việc gửi tài liệu qua việc đăng tải trên Trang Website, các đại

biểu có thể biết được lịch tiếp xúc cử tri; các kế hoạch, chương trình, khảo sát,

giám sát của Thường trực, các Ban HĐND huyện; giúp đại biểu theo dõi, giám

sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của các cơ quan nhà nước đối với những vụ

việc do Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh chuyển đến; các tài liệu phục

vụ công tác thẩm tra của các Ban HĐND tỉnh cũng được chuyển đến các đại

biểu một cách nhanh chóng và thuận tiện, giúp đại biểu có nhiều thời gian

nghiên cứu, qua đó việc đóng góp ý kiến sẽ sâu sắc, có chất lượng hơn.

Với sự quan tâm chỉ đạo, ủng hộ của Thường trực HĐND tỉnh, lãnh

đạo Đoàn ĐBQH cùng với tinh thần luôn nghiên cứu, rút kinh nghiệm để

khắc phục những tồn tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt

động của Văn phòng UBND huyện đã từng bước hoàn thiện và phát triển, vừa

thực hiện tốt Chỉ thị của Chính phủ, của tỉnh về việc tăng cường sử dụng văn

bản điện tử, đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan

Nhà nước, vừa góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu,

tổ chức phục vụ hoạt động bầu cử Đại biểu Quốc hội và Đại biểu Hội đồng

nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2021 – 2026. Công tác tham mưu được dựa trên

nguồn thông tin của công tác tổng hợp vì vậy yêu cầu thông tin thu được

phải chính xác rõ ràng. Nguồn thông tin thường được tìm kiếm đó là các loại

40

tài liệu, các văn bản, báo cáo, thông tin chỉ đạo, điều hành, lịch công tác,

chương trình kế hoạch và các tài liệu, văn bản khác. Trong đó, phần mềm

Microsoft word được sử dụng đối với công tác soạn thảo văn bản, phần mềm

excel hỗ trợ tính toán, lập bảng biểu, phân tích thông số,…

Bên cạnh đó, trong việc ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu,

tổng hợp tại UBND huyện Định Hoá đã sử dụng các trang thiết bị hiện đại

như máy tính, camera, điện thoại bàn, máy fax,… và các phần mêm tìm kiếm

trên các trình duyệt như Google chrome, cốc cốc hoặc các bộ lọc trong phần

mêm Excel giúp cho việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh nhạy, chính xác.

Đối với các thông tin trao đổi về công việc thường nhật giữa các cán bộ, nhân

viên trong cơ quan cũng được tận dụng hiểu quả thông quá các mạng xã hội

như Messenger, Zalo từ đó tiết kiệm chi phí hơn so với các kênh liên lạc như

gọi điện hoặc nhắn tin qua truyền thống.

Đối với các công việc văn phòng cơ bản như xây dựng các chương

trình công tác của cơ quan, đưa ra danh sách các chương trình cụ thể và lịch

làm việc cuả lãnh đạo cũng được thuận tiện hơn rất nhiều khi có nhiều các

mẫu văn bản thay thế chỉ cần thư ký hoặc nhân viên cấp dưới tới điền nội

dung cần thiết vào. Các phần mềm hỗ trợ chính xác và chuẩn hoá các mẫu văn

bản theo quy chuẩn của Nhà nước như Microsoft Word cũng thường xuyên

được sử dụng.

Như vậy có thể thấy rằng, ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu

tổng hợp đã tạo được những hiệu quả rõ rệt đối với văn phòng cơ quan, giúp

tiết kiệm thời gian và nâng cáo tính chính xác khi thực hiện công việc.

2.2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính

khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ

thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong

khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính

41

hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và

lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là

lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động

của một cơ quan, đơn vị.

- Tại UBND huyện Định Hoá, việc xây dựng hệ thống mạng Lan, kết

nối luôn đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác

tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các phòng ban liên quan.

- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo

thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối

mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị

liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện

thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi,

đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm

đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến

cơ sở.

a. Trong công tác soạn thảo văn bản

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công

nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không

giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải

nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng

rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống

nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.

Đối với những người hay sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản thì

chắc chắn sẽ cần tìm hiểu nhiều phần mềm để lựa chọn phần mềm tốt nhất.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm khác nhau có thể phục vụ nhu cầu của khi

soạn thảo văn bản. Đối với bộ phân văn phòng tại UBND huyện Định Hoá có

sử dụng chủ yếu các phần mềm soạn thảo văn bản sau:

42

+ Microsoft Office

Đầu tiên phải kể đến chính là Microsoft Office. Chắc hẳn bạn sẽ

không thể không biết đến ứng dụng phổ biến này. Thiết kế giao diện đơn giản,

thân thiện giúp cho người dùng có thể thao tác nhanh chóng với các thanh

công cụ.

Phần mềm này mang đến những tính năng như:

 Phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản với nhiều công cụ khác nhau, từ

việc điều chỉnh font chữ, định dạng, căn chỉnh văn bản…

 Phần mềm Excel giúp tạo bảng tính, thực hiện các phép tính để tính

toán và xử lý công việc văn phòng.

 Phần mềm PowerPoint hỗ trợ những tính năng về thuyết trình bằng

cách ch n biểu đồ, ch n âm thanh, video hay hình ảnh sống động.

 Phần mềm Outlock giúp quản lý email, quản lý lịch làm việc, hợp

đồng, thông tin khách hàng…

 Phần mềm Access giúp quản lý dữ liệu tốt hơn.

+ FocusWriter

Với những người thường xuyên phải soạn thảo văn bản thì phần mềm

FocusWriter là thích hợp hơn cả. Phần mềm này đã có sẵn cho các hệ điều

hành khác nhau, cho phép bạn có thể ẩn các ứng dụng khác.

Đây là phần mềm có dung lượng nhẹ, được thiết kế ra để tránh những

rắc rối do những ứng dụng xử lý văn bản phức tạp gây ra. FocusWriter

được coi là phần mềm xử lý văn bản toàn màn hình, dễ thao tác, dễ sử dụng

và có hiệu quả cao.

43

Hình ảnh 1: Phần mềm FocusWriter

+ Jarte

Đây là phần mềm có giao diện vô cùng gọn gàng, giúp việc soạn thảo

văn bản nhanh chóng, dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo nhiều tài liệu trong 1 cửa

sổ bằng cách dùng những tab ở trên cùng. Ngoài ra, phần mềm này còn có

tính năng Word Wrapping – quá trình chia 1 phần văn bản thành các dòng để

phù hợp với chiều rộng có sẵn của trang. Bên cạnh đó, phần mềm này còn có

những tính năng như:

 Chỉnh sửa văn bản với những công cụ cơ bản như sao chép, kiểm tra

chính tả…

 Có thể ch n hình ảnh, ch n liên kết, ch n các phép tính hoặc các đối

tượng khác.

 Có thể định dạng các font chữ với nhiều kiểu khác nhau.

 Điều chỉnh những đoạn văn bản bằng cách dùng các tính năng căn lề,

giãn dòng…

44

 Các tính năng khác như điều chỉnh số lượng từ, phóng to, thu nhỏ,

chỉnh số trang, ký tự…

Hình ảnh 2: Phần mềm Jarte

b. Trong công tác quản lý văn bản

 Quản lý văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn

bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công

việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị

pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến

của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Căn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn,

45

nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển

giao, giải quyết công việc.Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm

các nguyên tắc trên, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới được thực hiện

theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định, chúng đều được quy về một

đầu mối - đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng

Hành chính).

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Tại UBND huyện Định Hoá, cán bộ phụ trách văn thư có trách nhiệm

theo dõi công văn, văn bản đi, cụ thể như sau:

Lập bảng theo dõi văn bản, công văn đi để theo dõi việc chuyển phát

văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,

thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn

bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì

phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú

vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người

quản lý có trách nhiệm liên quan để xem xét, giải quyết.

Tuy nhiên, từ khi sử dụng các phần mềm ứng dụng CNTT thì tại văn

phòng UBND huyện Định Hoá có rất nhiều thay đổi so với cách làm việc

thông thường trước đó. Ví dụ như việc sử dụng excel vào công tác quản lý

văn bản, khi đó cán bộ văn thư hoàn toàn có thể chủ động nhập các số liệu

thông tin liên quan lưu dưới dạng các file dữ liệu khác nhau và khi cần thiết

có thể gửi qua mail để chuyển đến các các nhân, đơn vị, phòng ban liên quan

kịp thời và kết hợp lại scan các tài liệu giúp bảo mật thông tin tối ưu và nhanh

chóng hiệu quả nhất có thể.

Tất cả văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào hệ thống .

46

Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi

của cơ quan tổ chức. Số đi có thể chia thành nhiều số văn bản khác nhau phù

hợp với yêu cầu quản lý .

Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường

mạng.

Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, ngày tháng, năm vào văn bản bằng

chức năng của hệ thống.

Đối tượng nhận văn bản giấy (Thông tư số 01/2019/TT-BNV)

-Cơ quan tổ chức, cá nhân không đáp ứng yêu cầu điều kiện hạ tầng kỹ

thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử.

-Cơ quan tổ chức cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các

giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

 Quản lý văn bản đến:

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị

ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản

hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua

mạng), văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi đến cơ quan, tổ chức.Tất cả

các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác

nhau đều được gọi là văn bản đến (hay còn gọi là công văn đến). Việc giải

quyết văn bản đến phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên và tuân thủ theo quy

trình sau:

Tại UBND huyện Định Hoá quản lý văn bản đến có quy trình như sau:

-Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

-Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan -

hoặc chánh văn phòng xem xét

-Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ

-Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời

Tiếp nhận và theo dõi văn bản đến

47

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ

làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải

kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu

với nơi gửi trước khi nhận.

Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được đăng ký vào hệ thống tập

trung tại văn thư cơ quan

Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản

đến của cơ quan , tổ chức

Giải quyết văn bản đến trên hệ thống cần kịp thời đúng thời hạn quy

định được tính khi văn thư phát hành văn bản đi. Trường hợp quá 15 ngày

làm việc mà ban/phòng không giải quyết xong phải báo cáo lãnh đạo được

giao phụ trách lĩnh vực có liên quan để chỉ đạo giải quyết hoặc cập nhật nội

dung xử lý trên hệ thống, trừ thời gian xin ý kiến HĐTV.

Tiếp nhận văn bản điện tử đến: kiểm tra chữ ký số theo quy định sử

dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại thông tư số

41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ TT&TT. Tính toàn vẹn đầy đủ

về văn bản ,tài liệu được gửi đến qua hệ thống.

Cơ quan tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay

trong ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan , tổ chức gửi về việc đã nhận văn

bản .

Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin văn bản điện tử đến

theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định dạng và định dạng dữ

liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy

định tại thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/04/2016 của Bộ TT &TT và

quyết định số 28/2018/QĐ-TTg NGÀY 12/07/2018 của thủ tướng Chính phủ

về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính

nhà nước.

Số đến , thời gian đến, các luồng tiếp nhận, luân chuyển, vết xử lý thời

48

gian trả lại...phải được lưu trong hệ thống

Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy , ký số

của cơ quan tổ chức theo quy định , việc số hóa tài liệu gửi k m văn abrn có

định dạng giấy căn cứ vào danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý

thực tiễn hoạt động .

Thời gian giải quyết văn bản

-Mặc định là 15 ngày làm việc và được tính từ khi văn bản được

chuyển đến tài khoản của Ban/phòng chủ trì xử lý.

-Đối với các văn bản có thời hạn giải quyết chậm hơn so với với quy

định cần có giải trình cụ thể lý do và phải được lãnh đạo cơ quan chấp thuận.

-Đôi với các văn bản có thời hạn giải quyết cụ thể thì sẽ được lãnh đạo

cơ quan và lãnh đạo Ban/phòng xác định thời hạn xử lý tương ứng.

Công việc của Ban/phòng hoặc chuyên viên chủ trì được coi là đã hoàn

thành khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

-Văn bản đã được người có thẩm quyền ký duyệt và văn thư cơ quan

cấp số , phát hành theo quy định

- Các nhiệm vụ công việc được giao hoàn thành đúng tiến độ , đảm bảo

đúng chất lượng hiệu quả ,đúng quy định và được người giao việc đồng ý về

nội dung đề xuất

-Đính k m văn bản liên quan đến công việc được giao và lập hồ sơ công việc

-Đối với công việc có yêu cầu văn bản trả lời thì khi kết thúc công việc

bắt buộc phải chọn văn bản đã phát hành đính k m

Người chủ trì có trách nhiệm xác thực về kết quả hoàn thành công việc

được giao trên hệ thống văn phòng điện tử và chịu trách nhiệm về nội dung

công việc trước người giao nhiệm vụ

Nguyên tắc công nhận kết quả hoàn thành công việc

- Lãnh đạo cơ quan tổ chức công nhận kết quả hoàn thành công việc của

CBNV thuộc phạm vi , lĩnh vực công việc được phân công phụ trách .Có

49

trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ điện tử/giấy giao nộp và lưu trữ vào cơ

quan theo quy định .

-Lãnh đạo cơ quan công nhận kết quả hoàn thành công việc của

Ban/phòng

Văn bản đến lãnh đạo cơ quan hoặc người có thẩm quyền chỉ đạo phân

phối văn bản thì được hiểu là văn bản /công văn .Khi lãnh đạo đã phân xử lý

văn bản tới các Ban/phòng/cá nhân thì nội dung này được hiểu là công việc .

Do UBND huyện Định Hoá chưa có phần mềm xử lý văn bản nên hoạt

động quản lý văn bản đi và văn bản đến vẫn được làm theo phương pháp

thông thường thông qua ghi phiếu xử lý văn bản, nhập vào sổ đăng ký sau đó

nhập vào phần mềm excel để quản lý và khai thác sử dụng.

2.2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý trang thiết bị tài sản

Những năm qua, vấn đề đầu tư phát triển ứng dụng công nghệ thông tin

trong các cơ quan nhà nước luôn được UBND huyện Định Hoá rất quan tâm

đầu tư. Trong công tác quản lý tài sản công, việc ứng dụng công nghệ thông

tin thời gian qua đã tập trung xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu quốc gia về tài

sản công; xây dựng, vận hành Trang thông tin điện tử về tài sản công và triển

khai dịch vụ công trực tuyến. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản

lý tài sản công trở thành một chủ trương xuyên suốt, thống nhất trong các văn

bản pháp lý, nhằm bắt kịp với xu thế phát triển công nghệ hiện nay, phục vụ

tốt nhất cho công tác quản lý điều hành.

UBND huyện Định Hoá đã xây dựng và vận hành 04 cơ sở dữ liệu về

tài sản công gồm: Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước (quản lý tài sản là đất

nhà, trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp; xe ô tô các loại, các loại tài

sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/1 đơn vị tài sản, tài sản dự

án); cơ sở dữ liệu về tài sản là công trình cấp nước sạch nông thôn tập trung;

cơ sở dữ liệu về tài sản kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ; cơ sở dữ liệu về

tài sản cố định tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị.

50

Nhằm giúp cơ quan cấp trên và địa phương cấp dưới có điều kiện thực

hiện đúng và kịp thời quy định này; đồng thời, góp phần đổi mới một bước

công tác quản lý nhà nước về tài sản theo hướng hiện đại, hiệu lực và hiệu

quả. Đến nay, cơ sở dữ liệu đã cập nhật và quản lý, lưu trữ lượng thông tin rất

lớn. Trong đó, theo thống kê từ cơ sở dữ liệu về tài sản công, cơ sở dữ liệu đã

lưu trữ quản lý được thông tin của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên phạm vi

địa bàn huyện.

UBND huyện Định Hoá đã áp dụng phần mềm Microsoft Excel 2007

để quản lý các trang thiết bị văn phòng. Số lượng tài sản trong cơ quan đều

được mã hoá và quản lý trên phần mêm excel. Máy chủ của cơ quan được lắp

đặt tại phòng hành chính, ngoài ra các trang thiết bị tại cơ quan luôn được cập

nhật trạng thái khi có dấu hiệu hư hỏng để được khắc phục kịp thời.

2.2.3.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp

Hội họp là một trong những công tác thường xuyên được diễn ra tại hầu

hết các cơ quan, đơn vị; công nghệ thông tin với các tiện ích của mình đã

được ứng dụng triệt để và hộ trỡ rất nhiều trong việc tổ chức các cuộc hội

họp. Gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị

- Xác định mục đích cuộc họp:

- Xây dựng nội dung cuộc họp

- Chuẩn bị về thời gian và địa điểm

- Xác định về thành phần tham dự

- Mời họp

- Chuẩn bị trang thiết bị: hồ sơ, tài liệu, thiết bị âm thanh, ánh sáng,

máy chiếu,…

Trong công chuẩn bị được nhân viên thực hiện đầy đủ và đảm bảo

Bước 2: Trong cuộc họp

- Tổ chức cuộc họp

51

- Điều khiển cuộc họp

- Ghi lại nội dung cuộc họp

- Bế mạc

Bước 3: Sau cuộc họp

- Đánh giá hiệu quả và mục đích đạt được so với mục tiêu ban đầu

- Hoàn thiện các văn bản tổng kết

- Quyết toán với bộ phận tài chính

Với các cuộc họp lớn ở UBND huyện Định Hoá và các hội nghị long

trọng sẽ cần có sự đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, ngoài các công việc chuẩn bị

thông thường thì các công tác về lễ tân, an ninh, âm thanh ánh sáng cũng

được rà soát cẩn thận. Các ứng dụng họp trực tuyến trở nên phong phú hơn,

tính năng đa dạng đáp ứng nhu cầu họp mọi lúc mọi nơi của doanh nghiệp.

Với việc các ứng dụng công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, hội

nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức lớn

hay nhỏ nào. Vì không phải lo lắng khi làm việc ở bất cứ đâu: ở nước ngoài,

đi công tác... mà lại có cuộc họp quan trọng sắp diễn ra ở cơ quan, việc họp

luôn có thể sắp xếp dễ dàng và nhanh chóng nhất, các ứng dụng họp trực

tuyến hiện đang phổ biến nhất hiện nay như: Zoom Cloud Meeting, Skype

hay Google Hangout Meet,…

2.3. Đánh giá chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn phòng

2.3.1. Ưu điểm

-Thứ nhất, lãnh đạo huyện Định Hoá rất qan tâm đến hiện đại hóa

công tác văn phòng và đạt được nhiều kết kết quả.

Căn cứ vào tình hình của địa phương, huyện đã tập trung triển khai các

nội dung sau: thực hiện đầu tư hệ thống hội nghị trực tuyến trên địa bàn

huyện và thực hiện thuê mạng truyền số liệu; đầu tư nâng cấp phần mềm một

cửa điện tử tích hợp chữ ký số; nâng cấp cập nhật, bổ sung các dịch vụ công

52

trực tuyến mức độ 3; nâng cấp hệ. thống quản lý văn bản và điều hành của

huyện, của xã bên cạnh đó phối hợp thực hiện Đề án lưu trữ điện tử theo Kế

hoạch số 111/KH-UBND ngày 20/08/2020 của UBND tỉnh Thái Nguyên.

UBND huyện Định Hoá cũng giao Văn phòng chủ trì bổ sung tiêu chí

lập hồ sơ điện tử vào bảng chấm điểm hiệu quả hàng năm để đánh giá kết quả

thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thành viên; xây dựng kế hoạch, tổ chức

kiểm tra thực hiện các quy định của pháp luật, về văn thư lưu trữ, văn, bảo vệ

bí mật nhà nước, cải cách hành chính trong cơ quan.

- Thứ hai, Văn phòng UBND huyện đã đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết

bị hiện đại, đáp ứng đầy đủ hoạt động của Văn phòng.

Cùng với những trang thiết bị tiên tiến, hiện đại, hệ thống máy chiếu,

đ n chiếu sáng, phòng họp, phòng làm việc, phương tiện giao thông đi lại đã

giúp cho công tác văn phòng được diễn ra một cách thông suốt, đảm bảo phục

vụ CBCNV và Lãnh đạo cơ quan.

- Thứ ba, công tác quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên,

người lao động trong văn phòng, đổi mới tư duy, đổi mới cách thức làm việc.

Việc tuyển dụng, sử dụng CBCNV đã xem xét, đánh giá một cách

khách quan, toàn diện trên tất cả các lĩnh vực chứ không riêng gì bằng cấp;

nhất là xem hiệu quả công việc là một yếu tố quan trọng để đánh giá cán bộ.

Chính vì vậy, trong công tác cán bộ không lấy đa số để có một quyết định

mang tính tuyệt đối. Bởi vì mỗi một cán bộ không giống nhau hoàn toàn về

nhận thức, về trình độ cũng như hoàn cảnh và quá trình học tập, phấn đấu.

Xây dựng đội ngũ CBCNV, bồi dưỡng kỹ năng được Văn phòng xác

định là một trong những nội dung trọng tâm, đóng vai trò quyết định thành

công trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn phòng. Nhìn chung công tác

bồi dưỡng đã bám sát nhu cầu thực tế của công việc. Nhu cầu nâng cao kiến

thức, nghiệp vụ bước đầu được đáp ứng một cách thiết thực.

Nhìn chung, các vị trí việc làm được xây dựng một cách cụ thể, trong

đề án xây dựng vị trí việc làm do Phòng Hành chính soạn thảo, đã mô tả rõ

từng vị trí công việc và những người có tiêu chuẩn phù hợp với vị trí làm việc

53

đó. Đó được coi là đề tài nghiên cứu mà các Lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo

các đơn vị cần quan tâm sát sao, và có hướng chỉ đạo phù hợp.

- Thứ tư, Văn phòng UBND huyện Định Hoá đã ưu tiên ứng dụng

CNTT trong quản lý hành chính đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận.

Trong quá trình hoạt động không ngừng nâng cao trình độ và bắt nhịp

với xu thế về kỹ thuật công nghệ, UBND huyện Định Hoá đã tạo ra một

phương thức làm việc mới có sử dụng CNTT trong các cơ quan hành chính

nhà nước, nâng cao hiệu quả làm việc của lãnh đạo, công chức, viên chức nhà

nước; nhiều đơn vị đã chuyển từ điều hành thủ công truyền thống sang điều

hành qua mạng máy tính, thiết lập được hệ thống thông tin điện tử.

Hình ảnh 3: nơi tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính

tại UBND huyện Định Hoá

2.3.2. Nhược điểm

- Chưa xây dựng và triển khai được hệ thống hỗ trợ làm việc từ xa,

cũng như quản lý các cuộc họp.

- Hệ thống thông tin báo cáo phục vụ công tác điều hành của cơ quan

chưa hoàn thiện, các báo cáo còn bị sai lệch và chưa đồng nhất, công tác tổng

hợp báo cáo vẫn còn thủ công và mất nhiều thời gian

54

Hệ thống thông tin quản lý có tính tích hợp và liên thông chưa cao;

Các hệ thống thông tin phục vụ trực tuyến cho Lãnh đạo quản lý còn chưa

thực sự linh hoạt; Các tiện ích khai thác số liệu chưa được tập trung nên chưa

thực sự đáp ứng được yêu cầu ngày cao của cơ quan.

- Tính linh hoạt chưa cao: Các hệ thống CNTT đang áp dụng trong văn

phòng UBND huyện còn thiếu sự linh hoạt, mềm dẻo do thiết kế ứng dụng

thường tập trung vào đáp ứng ngay các yêu cầu của nghiệp vụ, chưa tham số

hóa được các thông số cần quản lý và tính toán cũng như khả năng mở rộng

trong tương lai, do đó thay đổi mô hình quản lý hoặc bổ sung nghiệp vụ

thường mất nhiều thời gian cho việc bổ sung mới hoặc phải xây dựng lại mới.

- Tích hợp và chia sẻ thông tin: Các hệ thống CNTT khá độc lập và

riêng rẽ, chưa có sự liên thông giữa các nghiệp vụ, chưa có hệ thống CSDL

mở dùng chung để quản lý các bộ mã, danh mục dùng chung là cơ sở cho các

hệ thống kết nối thông tin.

- Về nguồn nhân lực: Trình độ nhân sự chưa đồng đều, chưa có sự phối

hợp, huy động, sử dụng được hiệu quả toàn bộ lực lượng ICT trong ngành.

Nhân lực hiểu và đáp ứng được yêu cầu công nghệ mới còn hạn chế.

Công tác quản lý và đổi mới tư duy của đội ngũ cán bộ, công chức,

người lao động. Hoạt động đào tạo bồi dưỡng chưa thật sự gắn với kế hoạch,

quy hoạch bố trí, sử dụng của từng đơn vị từ đó dẫn đến tình trạng nhiều

CBCNV được bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo, quản lý nhưng trình độ, chuyên

môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được với yêu cầu;

2.3.3. Nguyên nhân

- Vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn như:

Một số lãnh đạo cơ quan, đơn vị huyện, thật sự quan tâm đến việc ứng

dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơ quan nhà nước nên chưa được

quan tâm kiểm tra, theo dõi việc thực hiện trong đơn vị mình, trong thực hiện

còn giao cho cán bộ phụ trách xử lý thay. Một số đơn vị lãnh đạo chưa tham

55

gia vào quy trình xử lý văn bản trên môi trường mạng.

- Nhiều cán bộ, công chức chưa có thói quen, kỹ năng ứng dụng CNTT,

chưa hình thành văn hóa chia sẻ thông tin.

- Một số lãnh đạo các cấp chưa thực sự quyết tâm, chỉ đạo sâu sát, ưu

tiên ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động.

- Kinh phí triển khai cho ứng dụng CNTT của địa phương còn thấp so

với nhu cầu thực tế.

+ Do khối lượng công việc quá nhiều, nên Lãnh đạo văn phòng đã

không quan tâm sát sao từng khâu nghiệp vụ, dẫn đến tình trạng buông lỏng

quản lý, kiểm tra giám sát còn mang tính chất quan liêu, giấy tờ, chưa sát với

thực tế.

- Bên cạnh đó còn do những nguyên nhân chủ quan và khách quan sau:

+ Nguyên nhân khách quan có thể được cho là thời tiết, không khí và

môi trường làm việc, qua thời gian sẽ gây nên những hỏng hóc cho hệ thống cơ sở

hạ tầng.

+ Nguyên nhân chủ qua được cho là do quá trình sử dụng, con người

chưa giữ gìn, bảo quản trang thiết bị đúng cách, khi hỏng hóc nhẹ không biết

cách sửa chữa, cho đến khi máy móc hỏng hóc nặng thì phải thuê người về

sửa chữa, gây tốn kém kinh phí. Những năm gần đây do cắt giảm chi tiêu

công nên kinh phí cấp cho Văn phòng hoạt động và làm việc bị giảm nhiều,

khiến cho mọi chi tiêu cần phải cân nhắc.

- Công tác quản lý và đạo tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên, người

lao động chưa tiếp cận hiện đại hóa là do:

+ Nhận thức của CBCC về vai trò của hiện đại hóa công tác văn phòng,

một số cán bộ còn thiếu ý thức phấn đấu và ngần ngại học tập. Một bộ phận

cán bộ có tâm lý chạy theo bằng cấp, trình độ chuyên môn và tính chuyên

nghiệp chưa cao, gây khó khăn cho quá trình thực hiện công vụ.

+ Việc đánh giá kết quả của những người được cử đi đào tạo bồi dưỡng

56

chưa được quan tâm đúng mức, nguồn ngân sách còn nhiều hạn chế nên việc

cấp kinh phí đào tạo đội ngũ CBCC nhất là việc đào tạo nguồn cán bộ trẻ.

+ Các vị trí việc làm thiếu do việc luân chuyển cán bộ chưa hợp lý, các

CBCC đến tuổi về hưu và nghỉ trước chế độ chưa có đội ngũ kế cận. Thiếu vị

trí làm việc nhưng khó tìm được người phù hợp và gắn bó với công việc.

- Việc Ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, nguyên nhân chủ

yếu dẫn đến số lượng người không sử dụng thường xuyên phần mềm văn

phòng điện tử.

+ Một bộ phận không nhỏ CCVC còn hạn chế về sử dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn phòng.

+ Đa số còn lười truy cập mạng, làm việc thủ công là lề lối đã ăn mòn từ

xưa.

+ Việc sử dụng văn phòng điện tử trở nên khó khăn hơn khi thường

xuyên xảy ra những lỗi cơ bản, gây mất thời gian trong việc sửa chữa.

- Khó khăn lớn nhất của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam khi triển

khai các công nghệ mới là không gắn kết được lợi ích của chuyển đổi số với

mục tiêu sản xuất kinh doanh.

Tiểu kết

Trong chương 2 tác giả đã trình bày về ứng dụng CNTT vào hoạt động

văn phòng tại UBND huyện Định Hoá. Những vấn đề mà tác giả trình bày ở

chương 2 sẽ giúp tác giả đưa ra những định hướng và giải pháp nâng cao hiệu

quả ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng tại UBND huyện Định Hoá.

57

Chƣơng 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC

VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ

3.1. Định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

của UBND huyện Định Hoá giai đoạn 2020 – 2025

3.1.1. Chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Định Hoá trong việc ứng

dụng và phát triển CNTT giai đoạn 2020 - 2025

Thực hiện Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng

Chính phủ về việc phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm

2025, định hướng đến năm 2030”; Nghị quyết số 01-NQ/TU ngày 31/12/2020

của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về Chương trình chuyển đổi số tỉnh Thái

Nguyên giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030; Kế hoạch số

80/KH-UBND ngày 20/4/2021 của UBND tỉnh về thực hiện Chương trình

chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm

2030.

Thực hiện Chương trình hành động số 75/CTr-HU ngày 20/03/2021

của Ban Chấp hành Đảng bộ huyện Định Hóa về việc thực hiện Nghị quyết số

01-NQ/TU ngày 31/12/2020 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về Chương

trình chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2021-2025, định hướng đến

năm 2030. UBND huyện Định Hóa xây dựng kế hoạch thực hiện Chương

trình chuyển đổi số huyện Định Hóa giai đoạn 2021-2025, định hướng đến

năm 2030.

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ

về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện

tử; Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ về việc ban hành

Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW

58

ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ

thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Quyết

định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của

cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020; Chỉ thị số 20/CT-UBND ngày

08/9/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên về việc xây dựng kế hoạch

phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch đầu tư công trung hạn 5 năm 2016-2020;

Công văn số 820/STTTT-CNTT ngày 19/11/2014 của Sở Thông tin và

Truyền thông về việc xây dựng kế hoạch trung hạn 5 năm 2016 - 2020 cho

hạng mục ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; Kế hoạch số 157/KH-

UBND ngày 23/10/2017 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc ứng dụng công

nghệ thông tin, an toàn thông tin mạng của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái

Nguyên đến năm 2020, trong giai đoạn 2016-2020, UBND huyện Định Hóa

đã ban hành nhiều văn bản thực hiện về công tác ứng dụng công nghệ thông

tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin mạng

giai đoạn 2016 - 2020 trên địa bàn huyện.

3.1.2. Đổi mới và nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo đối

với việc ứng dụng, phát triển CNTT

Đối với một huyện trung du miền núi phía Bắc như huyện Định Hoá thì

việc tuyên truyền nâng cao nhận thức đối với đại đa số tầng lớp nhân dân là

vô cùng quan trọng vì thông quá đó các chỉ đạo trong đối với việc ứng dụng

và phát triển CNTT sẽ dễ dàng, hiệu quả hơn.

Tăng cường và đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận

thức và kiến thức về CNTT trong xã hội, bảo đảm CNTT là một trong các nội

dung trọng tâm, thường xuyên trong các chương trình truyền thông của các cơ

quan thông tin đại chúng các cấp. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong việc

phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về

CNTT.

59

Xây dựng một số chương trình truyền hình và phát thanh của tỉnh,

chuyên mục trên các kênh thông tin của huyện Định Hoá để tuyên truyền, phổ

biến thông tin, nâng cao nhận thức và kiến thức công nghệ thông tin-truyền

thông cho Nhân dân.

3.1.3. Triển khai kịp thời, có hiệu quả các cơ chế, chính sách pháp

luật về ứng dụng và phát triển CNTT

Cụ thể hóa các văn bản của Chính phủ, bộ, ngành về ứng dụng và phát

triển CNTT phù hợp với điều kiện của tỉnh nhằm tạo ra môi trường pháp lý

thuận lợi cho việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển Chính quyền điện tử của

tỉnh gồm:

- Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp tại các cơ quan. Chuẩn hóa các quy

trình, tiêu chuẩn chuyên ngành, quy định về tạo nguồn thông tin, trao đổi, chia

sẻ thông tin giữa các đơn vị được thuận lợi và an toàn.

- Quy định quản lý các dự án ứng dụng CNTT, sử dụng, khai thác các

hệ thống thông tin trên địa bàn tỉnh.

Tạo các cơ chế để thu hút đầu tư và phát triển thị trường CNTT:

- Xây dựng các chính sách nhằm hỗ trợ phát triển thị trường CNTT, đặc

biệt chú ý đến việc khuyến khích sử dụng các sản phẩm và dịch vụ CNTT

được tạo ra trong tỉnh, trong nước. Tạo hành lang pháp lý để hình thành các tổ

chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ tổ chức, cá nhân trong quá trình triển khai thực

hiện các thủ tục liên quan đến mô hình Chính quyền điện tử.

- Xây dựng các chính sách ưu tiên sử dụng các sản phẩm công nghệ

thông tin sản xuất trong nước, có thương hiệu Việt Nam trong các công trình,

hệ thống thông tin của Đảng, Nhà nước.

3.1.4. Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng CNTT

Triển khai và đưa vào vận hành, sử dụng hệ thống mạng truyền số liệu

chuyên dùng của Đảng và Nhà nước; hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật CNTT để

triển khai hiệu quả mô hình “một cửa điện tử”, “dịch vụ công mức độ 3, 4”

60

cho UBND các huyện và các sở, ban, ngành; nâng cấp hệ thống mạng LAN

cho các cơ quan quản lý nhà nước; nâng cấp và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật tại

Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh đảm bảo là trung tâm dữ liệu chung cho toàn

tỉnh; triển khai trung tâm hỗ trợ cho người dân và doanh nghiệp,...

3.1.5. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin số trong hoạt động của cơ

quan

Tiếp tục duy trì, vận hành ổn định, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin

cho hệ thống thư điện tử, các phần mềm dùng chung, các cơ sở sữ liệu chuyên

ngành. Ưu tiên ứng dụng, phát triển CNTT trong các hệ thống thông tin chỉ

huy, điều hành, quản lý của quân đội; trong các đề án hiện đại hóa toàn diện

các lực lượng công an nhằm tăng cường tiềm lực quốc phòng-an ninh, bảo vệ

Tổ quốc và đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội trong tình hình mới.

3.1.6. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển CNTT

Phát triển đội ngũ nhân lực CNTT chuyên nghiệp cả về số lượng và

đảm bảo đáp ứng các chuẩn kỹ năng CNTT quốc gia. Ưu tiên tập trung đào

tạo kỹ năng về ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức và nghiệp vụ cho cán

bộ công chức chuyên trách về CNTT của sở, ban, ngành, huyện, thành phố.

Tập trung xây dựng chương trình, hợp tác trong và ngoài nước cho đào

tạo nhân lực an toàn thông tin, an ninh mạng, đáp ứng tình hình cấp bách về

đảm bảo an ninh mạng, an toàn thông tin, nhất là nguồn nhân lực phục vụ

quốc phòng-an ninh.

3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong

công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá

3.2.1. Đầu tư cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho

ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng

Tiếp tục đầu tư, mua sắm trang thiết bị hiện đại và các phần mềm quản

lý công việc, trong giai đoạn 2016 - 2020, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông

tin tại các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn đã được

61

quan tâm đầu tư xây dựng, cơ bản đáp ứng yêu cầu triển khai ứng dụng công

nghệ thông tin; 100% các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn có mạng

Internet và mạng nội bộ (mạng LAN) với tổng số 551 máy tính (trong đó có

442 máy tính để bàn và 109 máy tính xách tay), trên 93,6% máy vi tính (trừ

các máy tính sử dụng để soạn thảo văn bản mật) được kết nối mạng Internet

có tốc độ trung bình 100MB để khai thác và trao đổi thông tin trên môi trường

mạng; huyện đã đầu tư nâng cấp mạng truyền số liệu chuyên dùng đến 23 xã,

thị trấn trên địa bàn huyện để phục vụ họp trực tuyến và khai thác các dữ liệu

dùng chung của tỉnh.

3.2.2. Đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên

chức tại UBND huyện Định Hoá

Thứ nhất, đổi mới nội dung chương trình, phương pháp và tài liệu

giảng dạy cho phù hợp, trong đó chú trọng kỹ năng thực tiễn áp dụng cho

từng đối tượng người học; cần có sự liên thông trong nội dung chương trình,

giảm bớt những nội dung trùng lặp.

Thứ hai, xây dựng cơ chế, chính sách để tuyển chọn đội ngũ giảng dạy,

báo cáo viên chất lượng cao; tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc

dạy và học. Xây dựng đội ngũ giảng viên có kiến thức sâu, rộng, có nhiều

kinh nghiệm trong thực tế; cung cấp cho người học những thông tin, kiến thức

thiết thực. Chú trọng mời giảng viên thỉnh giảng là lãnh đạo các cơ quan, đơn

vị công tác trong ngành, trong địa phương có kinh nghiệm thực tiễn để truyền

đạt kiến thức, hướng dẫn kỹ năng theo từng vị trí việc làm.

Thứ ba, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, chia tổ nhóm thảo luận,

làm bài tập tình huống; minh họa quy trình, thao tác thực thi nhiệm vụ bằng

hình ảnh trình chiếu, hướng dẫn nghiệp vụ theo hình thức ứng dụng, thực

hành, xử lý tình huống…

Thứ tư, việc phát triển ứng dụng CNTT cần được chú trọng ở tất cả

CBCCVC trong những chuyên môn khác nhau để tạo ra sự đồng bộ, thống

62

nhất trong cơ quan.

3.2.3. Phát triển hạ tầng số

- Để phát triển hạ tầng số, các đơn vị viễn thông trên địa bàn huyện cần

có kế hoạch xây dựng, phát triển hạ tầng băng rộng chất lượng cao trên toàn

huyện. Ưu tiên phát triển tại các cơ quan nhà nước, trường học, bệnh viện, các

khu dân cư tập trung đông dân,…

- Chuyển đổi mạng Internet của huyện Định Hoá sang ứng dụng địa chỉ

giao thức Internet thế hệ mới (IPv6). Dịch vụ trực tuyến của các cơ quan nhà

nước, báo điện tử, trang thông tin điện tử tổng hợp, giáo dục, y tế, thương mại

điện tử sử dụng tên miền quốc gia (.vn).

- Phát triển hạ tầng kết nối internet vạn vật do (IoT); xây dựng lộ trình

và triển khai tích hợp cảm biến và ứng dụng công nghệ số vào các hạ tầng

thiết yếu như giao thông, năng lượng, điện, nước, đô thị để chuyển đổi thành

một bộ phận cấu thành quan trọng của hạ tầng số. Tất cả các dự án đầu tư xây

dựng hạ tầng thiết yếu, hạ tầng giao thông, đô thị, xâc dựng phải nghiên cứu,

phân tích để xem xét, bổ sung hạng mục ứng dụng kết nối mạng IoT, tích hợp

cảm biến và ứng dụng công nghệ số.

3.2.4. Tổ chức các buổi chuyên đề, hội thảo, cuộc thi sử dụng công

nghệ thông tin

Muốn thúc đẩy phát triển ứng dụng CNTT trong cơ quan thì UBND

huyện Định Hoá cũng nên tổ chức cho cán bộ nhân viên các cuộc thi về

phương pháp làm việc hiệu quả, sáng tạo qua đó mọi người có thể chia sẻ và

học hỏi lẫn nhau giúp cho việc ghi nhớ được lâu hơn khi áp dụng vào thực tế

trong công việc. Nhờ đó cũng đánh giá được năng lực, khả năng, trình độ

chuyên môn và phát huy sức sáng tạo của các cán bộ công viên chức tại cơ

quan mình.

63

Tiểu kết

Có thể thấy rằng, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng có vai trò

cực kỳ to lớn đối với bất kì cơ quan nào, đặc biệt trong giai đoạn hội nhập sâu

rộng như hiện nay.

Với UBND huyện Định Hoá trong thời gian tới, muốn ứng dụng CNTT

có hiệu quả cần giải quyết các vấn đề về: cơ sở vật chất, chuyên môn nghiệp

vụ, phương thức quản lý và tổ chức các chuyên đề, hội thảo, cuộc thi nhằm

đưa ứng dụng CNTT vào thực tiễn triệt để hơn.

64

KẾT LUẬN

Ứng dụng CNTT tại văn phòng UBND huyện Định Hoá đã có những

triển khai và có những chuyển biến tích cực, góp phần đẩy mạnh hiệu quả và

hoạt động của văn phòng. Những quy trình, phần mềm được sử dụng trong

công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài sản,..có cái nhìn đúng đắn và khách quan

nhất trong việc thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định

Hoá đã góp phần hoàn thiện quy trình quản lý của cơ quan, nâng cao chất

lượng hoạt động của tổ chức. Việc sử dụng các trang thiết bị máy móc, kỹ

thuật cùng với phần mềm tiện ích đã giúp cho chất lượng công việc không

ngừng được nâng cao, giúp các nhà lãnh đạo luôn nắm bắt được tình hình

hoạt động của công ty một cách nhanh chóng, để đưa ra được các quyết định

đúng đắn, kịp thời tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức cho cán bộ,

nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.

Thông qua việc đề tài này, tôi mong rằng ban lãnh đạo sẽ quan tâm hơn

nữa việc đầu tư mua mới trang thiết bị, xây dựng cơ sở vật chất,… để đáp ứng

nhu cầu làm việc, nâng cao chất lượng công việc và cải tiến mô hình làm việc

của cơ quan.

Tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các văn bản của Trung ương,

của tỉnh về lĩnh vực CNTT. Ban hành các quy chế, quy định về quản lý, vận

hành các hệ thống thông tin; gắn kết của hoạt động ứng dụng công tin của cơ

quan, đơn vị, cán bộ, công chức, với công tác bình xét thi đua khen thưởng

hàng năm.

Ưu tiên bố trí các nguồn vốn thực hiện các nhiệm vụ ứng dụng CNTT.

Các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch, bố trí nguồn kinh phí đảm

bảo cho việc ứng dụng và phát triển ứng dụng CNTT tại cơ quan, đơn vị phù

hợp với yêu cầu thực hiện nhiệm vụ hàng năm. Thu hút các dự án đầu tư phát

triển, các nguồn tài trợ ngân sách của trung ương, của tỉnh phân bổ và bố trí

65

nguồn ngân sách của huyện hàng năm để thực hiện các hoạt động, chương

trình, dự án phát triển và ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nước trên địa

bàn huyện.

Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trò và trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan,

đơn vị, các xã, thị trấn về ứng dụng và phát triển CNTT. Chú trọng xây dựng

và nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ chuyên trách và cán bộ phụ trách

CNTT, nhất là đảm bảo an toàn thông tin và phòng chống tấn công mạng.

66

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chỉ thị số 20/CT-UBND ngày 08/9/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh

Thái Nguyên về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế

hoạch đầu tư công trung.

2. Phan Đình Diệu (1997), Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động

của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội, Ban chỉ đạo chương trình

Quốc gia về công nghệ thông tin, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.

3. Đặng Thị Việt Đức và Nguyễn Thanh Tuyên (2011), Vai trò công nghệ

thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức và trường hợp của

Việt Nam, Tạp chí Công nghệ và truyền thông số 2/2011.

4. Kế hoạch số 157/KH-UBND ngày 23/10/2017 của UBND tỉnh Thái

Nguyên về việc ứng dụng công nghệ thông tin, an toàn thông tin mạng

của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái Nguyên đến năm 2020, trong giai

đoạn 2016-2020.

5. Phan Huy Khánh (2014), Công nghệ phần mềm, NXB khoa học và kỹ

thuật, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

6. Nguyễn Đăng Khoa (2008), Tin học ứng dụng trong quản lý hành

chính, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội.

7. Nghiêm Hồng Kỳ (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu và quản trị

văn phòng và lưu trữ, NXB Đại học Quốc gia TPHCM.

8. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13.

9. Luật Công nghệ thông tin số: 67/2006/QH11.

10. Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy

phạm pháp luật số: 63/2020/QH14.

11. Hồng Minh (2011), Giải pháp chiến lược công nghệ thông tin hiện đại,

Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông, số 1/2011.

12. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng

dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

67

13. Nghị quyết số 36-NQ/TW, ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy

mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững

và hội nhập quốc tế.

14. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB

Thống kê, Hà Nội.

15. Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống

kê, Hà Nội.

16. Lý Thị Hồng Thơ (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân Tỉnh Thái Bình, Khóa luận tốt

nghiệp Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội.

17. Tô Thị Thơm (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải Quan, Khóa luận tốt nghiệp

Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội.

68

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hoá

69

Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Định Hoá

70

Phụ lục 3: Một số trang thiết bị tại Văn phòng UBND huyện Định Hóa

71

72

73