Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------

Đào Thị Minh Huyền

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội - 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------------

ĐÀO THỊ MINH HUYỀN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Chuyên ngành Quản trị văn phòng Mã số: 60340406 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊNH THÀNH

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

PGS.TS Vũ Thị Phụng

Giảng viên hướng dẫn TS. Nguyễn Thịnh Thành

Hà Nội - 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Tổ chức công tác văn phòng tại Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” là công

trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo, tổng

hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định.

Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung

nghiên cứu của đề tài này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

HỌC VIÊN

Đào Thị Minh Huyền

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn

trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tác giả đã nhận được sự giúp đỡ

nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn là TS. Nguyễn Thịnh Thành. Tác giả cũng nhận

được sự cộng tác và chia sẻ của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản

trị văn phòng, các cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành

phố Hải Phòng. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ quan trọng đó.

Do những hạn chế chủ quan và khách quan, bao gồm cả những khó khăn về

sự thay đổi, biến động liên tục về nhân sự và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót.

Do đó tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các thầy

cô giáo và độc giả để luận văn hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

HỌC VIÊN

Đào Thị Minh Huyền

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH ............................................................................................. 4

LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 5

1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 5

2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................................... 6

3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .................................................................................. 6

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ............................................................... 6

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................... 7

6. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu ................................................................. 8

7. Đóng góp của luận văn ................................................................................................ 9

8. Bố cục luận văn ........................................................................................................... 9

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG .............................................................................................................................. 11

1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác văn phòng............................................ 11

1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn phòng .................................................... 11

1.1.2. Vai trò của việc tổ chức công tác văn phòng ........................................... 12

1.2. Nội dung tổ chức công tác văn phòng .................................................................... 15

1.3. Các nguyên tắc và yêu cầu đối với tổ chức công tác văn phòng ............................ 18

1.4. Những quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn phòng .......................... 19

CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM

XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ............................................................ 25

2.1. Giới thiệu về Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ............................ 25

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ......................... 25

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính, Tổ chức và

Xúc tiến đầu tư ............................................................................................................... 29

2.1.3. Đặc điểm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

và Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến Đầu tư ...................................................... 31

2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư

thành phố Hải Phòng ..................................................................................................... 36

2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng .................................................... 37

2.2.2. Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp ..................................................... 40

2.2.3. Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông ............................ 49

2.2.4. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ............................................................ 57

2.2.5. Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân ............................................................ 67

2.2.6. Tổ chức công tác hậu cần ......................................................................... 71

2.2.7. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng ...................................... 73

CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ

HẢI PHÒNG ............................................................................................................................... 77

3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của tổ chức công tác văn phòng

tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng .................................................... 77

3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng ........................................................................................... 79

3.2.1. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ văn phòng ..................................... 79

3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng ............... 82

3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn phòng ................................................................ 85

3.2.4.Thành lập bộ phận chuyên trách xử lý thông tin phục vụ đầu tư ............. 88

KẾT LUẬN .................................................................................................................................. 92

TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 94

PHỤ LỤC ..................................................................................................................................... 99

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH

STT Tên bảng, hình Trang

Bảng 2.1: Bảng so sánh Phòng Hành chính - Xúc tiến và 01 36 văn phòng cơ quan nhà nước

Bảng 2.2: Bảng số lượng và trình độ nhân sự Phòng 02 39 Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư

Bảng 2.3: Bảng tổng hợp các quy định, quy chế làm 03 43 việc

Hình 2.4: Một số hình ảnh về bộ sách của Trung tâm 04 53 Xúc tiến Đầu tư

Hình 2.5: Hình ảnh USB tài liệu của Trung tâm Xúc 05 54 tiến Đầu tư

Hình 2.6: Hình ảnh giao diện Cổng thông tin điện tử 06 55 chính thức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

Hình 2.7: Hình ảnh logo và slogan của Trung tâm Xúc 07 56 tiến Đầu tư

Bảng 2.8: Bảng thống kê số lượng các văn bản ban hành 08 61 tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

Bảng 2.9: Hội nghị xúc tiến đầu tư và khai trương 09 70 Website hppc.gov.vn năm 2017

Bảng 2.10: Tọa đàm xúc tiến đầu tư Nhật Bản tại Hải 10 71 Phòng năm 2018

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nguồn vốn đầu tư trực

tiếp nước ngoài (FDI) đã phát huy được vai trò rõ rệt của nó trong những năm qua.

Việc thu hút nguồn vốn FDI để khai thác hiệu quả hơn tiềm năng vốn có của quốc gia

là một yêu cầu bức thiết đặt ra ở hầu hết các địa phương trong cả nước. Một quốc gia

sẽ không thể phát triển, tăng trưởng và khai thác được những tiềm lực sẵn có của mình

nếu không có nguồn vốn đầu tư. Nó góp phần làm tăng thêm tài sản vật chất, tài sản trí

tuệ và tài sản vô hình, từ đó góp phần làm tăng năng lực sản xuất của xã hội. Hòa cùng

xu thế phát triển và hội nhập, ban lãnh đạo thành phố Hải Phòng cũng sớm nhận thức

được tầm quan trọng của hoạt động thu hút vốn FDI. Đặc biệt, để Hải Phòng xứng

đáng là “một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại, dịch vụ của cả nước và

vùng Duyên hải Bắc Bộ; là thành phố cảng, cửa ngõ chính ra biển của các tỉnh phía

Bắc và cả nước…” thì nhiệm vụ của hoạt động thu hút vốn FDI càng trở nên nặng nề.

Hơn nữa, xuất phát từ thực trạng các hoạt động xúc tiến đầu tư tại thành phố còn manh

mún, thiếu tập trung về nguồn lực, thiếu sức mạnh và tính đồng bộ; các nhà đầu tư

phải tự làm nhiều thủ tục hành chính, phải qua nhiều cơ quan, nhiều khâu, thời gian

cấp phép đầu tư kéo dài, gây trở ngại và tạo tâm lý không tốt cho các nhà đầu tư; thành

phố chưa có một tổ chức xúc tiến đầu tư có vị trí pháp lý phù hợp, đủ năng lực để thực

hiện có hiệu quả công tác xúc tiến đầu tư trong và ngoài nước; hoạt động xúc tiến đầu

tư vì thế chưa giúp khai thác tốt tiềm năng, lợi thế lớn của thành phố để thu hút mạnh

mẽ đầu tư, thúc đẩy thành phố phát triển đột phá. Mục tiêu chính thành lập Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố (Trung tâm Xúc tiến Đầu tư) là tạo ra

một tổ chức có vị trí pháp lý phù hợp và đủ năng lực để thực hiện có hiệu lực, hiệu quả

chức năng, nhiệm vụ về xúc tiến đầu tư; thực hiện đẩy mạnh cải cách hành chính trong

hoạt động đầu tư đảm bảo yêu cầu 3 giảm (giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí);

giải quyết theo cơ chế “một cửa” về các thủ tục đầu tư, nâng cao hiệu quả xúc tiến, hỗ

trợ các nhà đầu tư...Việc thành lập Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của thực

tiễn, thể hiện quyết tâm chính trị của lãnh đạo thành phố trong việc tạo ra môi trường

đầu tư hấp dẫn nhất để tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư nói chung và nguồn vốn

FDI nói riêng vào thành phố.

Để góp phần vào việc thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, Trung tâm

cần tăng cường các biện pháp tiếp tục đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước

ngoài tại các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng, trong đó

không thể không nói đến công tác văn phòng. Bởi, công tác văn phòng là công tác

quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ

quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là

phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực

tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra

các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và

làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan,

tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ

chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Văn phòng với vai trò là bộ phận tham mưu trực tiếp trong lĩnh vực xúc tiến

đầu tư, thương mại, du lịch đã và đang có sự đóng góp không nhỏ cho sự phát triển

chung của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn

phòng đang là nhiệm vụ then chốt của đơn vị để bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời

thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì thế việc tổ chức công tác văn phòng,

tìm ra những ưu điểm, nguyên nhân dẫn tới sự hạn chế; để từ đó đưa ra những giải

pháp khoa học nhằm từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong bối

cảnh hiện đại hóa là một yêu cầu bức thiết. Với một cơ cấu tổ chức đặc thù khi mà bộ

phận văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn về hoạt

động xúc tiến đầu tư thì cũng có nhiều điểm khác biệt trong cách tổ chức công tác văn

phòng so với văn phòng thông thường. Phòng Hành chính Tổ chức và Xúc tiến đầu tư

(Phòng Hành chính - Xúc tiến) là bộ phận giúp Ban Giám đốc hoạch định những công

việc cụ thể trong chỉ đạo, để dần đưa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vào nề nếp và ổn định

theo hướng phát triển chung của thành phố, ngay từ ban đầu cần nhấn mạnh vai trò

quan trọng của việc tổ chức công tác văn phòng.

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn

phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải

Phòng” làm luận văn thạc sĩ của mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:

- Thứ nhất, trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng, đề tài khảo sát,

đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành

phố Hải Phòng và chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của vấn đề.

- Thứ hai, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng,

hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban

nhân dân thành phố Hải Phòng.

3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Khái quát lý luận chung về tổ chức công tác văn phòng;

- Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nêu rõ tính đặc thù của

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc

tiến đầu tư từ khi thành lập đến nay, đặc biệt nêu bật tính đặc thù từ cơ cấu tổ chức

được thể hiện trong tổ chức công tác văn phòng;

- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng, hiệu

quả công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng tổ

chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân

thành phố Hải Phòng và các biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này.

- Phạm vi nghiên cứu

+ Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại Trung tâm đầu

Xúc tiến tư thành phố Hải Phòng.

+ Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động tổ chức công tác văn phòng

của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ

khi thành lập (2016) cho đến nay. Mặc dù là đơn vị mới thành lập, nhưng ngay từ ban

đầu đã quan tâm tới tổ chức công tác văn phòng. Chúng ta hãy cùng nhìn nhận và xem

xét hoạt động này nhằm rút ra những kinh nghiệm cho một cơ quan có cơ cấu tổ chức

đặc thù (văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn).

+ Về phạm vi nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu tổ chức công tác văn

phòng theo góc độ tổ chức bộ máy và nhân sự, hệ thống các văn bản quy định, phổ

biến, hướng dẫn công tác văn phòng, kết quả thực hiện và hoạt động kiểm tra, đánh giá

công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức công tác văn phòng là một vấn đề nghiên cứu không mới trong lĩnh

vực quản trị văn phòng. Nội dung này được đề cập trong các giáo trình giảng dạy tại

các trường như “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” của PGS. TS Đào Xuân Chúc;

“Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học

và Kỹ thuật ấn hành năm 2005; “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị

Phụng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2007; “Tổ chức và hoạt động

của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ” của PGS.TS Văn

Tất Thu;… Các cuốn giáo trình này đã đề cập đến lý luận và thực tiễn của công tác văn

phòng.

Đặc biệt, trong cuốn Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị Văn phòng - Lý luận

và thực tiễn” các tác giả đã có nhiều bài viết hay và sâu sắc xoay quanh lĩnh vực văn

phòng và quản trị văn phòng. Bên cạnh đó là một số luận văn như: “Tổ chức hoạt

động tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Ngoài nước” của Nguyễn Thị Bích

Liên (Luận văn năm 2018), “Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của

Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia” của Tô Đức Thùy (Luận văn năm 2019),

“Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các

doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” của Đoàn Ngọc Phán (Luận văn năm 2019),... Khá

tương đồng về việc tổ chức công tác văn phòng đã có đề tài “Tổ chức hoạt động văn

phòng tại Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ” của Nguyễn Thị

Ngọc (Khóa luận năm 2018), “Tìm hiểu về tổ chức hoạt động văn phòng của Công ty

TNHH Dầu khí Đài Hải chi nhánh Thường Tín, Hà Nội” của Hoàng Thanh Thủy (Báo

cáo nghiên cứu khoa học năm 2017). Song trong khuôn khổ của một cơ quan vừa mới

thành lập chưa được 01 năm và một chi nhánh công ty nên những nghiên cứu mới chỉ

khai thác ở một số khía cạnh của tổ chức hoạt động văn phòng.

Có thể nói rằng kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói

trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác văn phòng nói chung

và hoạt động tổ chức công tác văn phòng nói riêng. Những nghiên cứu tập trung đề

cập đến lĩnh vực văn phòng tại các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các cơ quan,

tổ chức mới thành lập, đã thành lập từ lâu và bộ phận văn phòng thực hiện đúng chức

năng, nhiệm vụ vốn có của nó. Như vậy, cho đến nay chưa có một nghiên cứu nào đi

sâu vào nghiên cứu về tổ chức công tác văn phòng của một cơ quan nhà nước đặc thù

khi mà văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn.

6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu

* Về nguồn tƣ liệu tham khảo

- Tài liệu lý luận gồm:

+ Các giáo trình giảng dạy tại các trường như “Tập bài giảng Quản trị văn

phòng” của PGS. TS Đào Xuân Chúc; “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu

Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật ấn hành năm 2005; “Quản trị học”

của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội ấn hành năm

2013; “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc

Chính Phủ” của PGS.TS Văn Tất Thu;…

+ Các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học

của các học viên và sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Tư liệu Khoa

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà

Nội);

+ Các bài báo đăng tại Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ;

- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng.

- Các thông tin liên quan từ các website.

* Về phƣơng pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng

phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học. Phương pháp

này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện

chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh

giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.

- Các phương pháp cụ thể:

+ Phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi sử dụng để mô tả, khái quát tình

hình tổ chức công tác văn phòng.

+ Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng khi đối chiếu thực trạng hoạt

động tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư so với yêu cầu cần có

về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật.

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống: Đây là phương pháp được tác giả

sử dụng chủ yếu để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn, mỗi

công trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có sự kế thừa, phát triển

quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một cách toàn diện để đảm bảo đầy

đủ và hiệu quả.

Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt

xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài.

7. Đóng góp của luận văn

Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ là cơ sở để Trung tâm

Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng tổ chức công

tác văn phòng trong thời gian qua; qua đó giúp Trung tâm nâng cao chất lượng hoạt

động tổ chức công tác văn phòng thông qua các đề xuất giải pháp được chúng tôi nêu

ở Chương 3 của luận văn. Đồng thời, việc nghiên cứu tổ chức công tác văn phòng sẽ

góp phần giúp cho Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố đang điều chỉnh về cơ cấu tổ

chức hay chuẩn bị thành lập theo mô hình đặc thù này có thêm cơ sở lý luận và thực

tiễn để có thể tổ chức công tác văn phòng khoa học, hợp lý.

8. Bố cục luận văn

Ngoài phần dẫn luận và kết luận, nội dung chính của luận văn được chia thành

3 chương:

Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức công tác văn phòng

Trong chương này, chúng tôi sẽ tìm hiểu lý luận chung về tổ chức công tác văn

phòng, khái niệm tổ chức công tác văn phòng và những khái niệm có liên quan; tìm

hiểu về vai trò, nội dung, nguyên tắc, yêu cầu và những quy định hiện hành về công

tác văn phòng. Đây là chương có ý nghĩa quan trọng, vừa mang tính dẫn luận, vừa có ý

nghĩa khẳng định vị trí, vai trò của tổ chức công tác văn phòng và đưa ra những tiền đề

làm căn cứ so sánh với thực trạng tổ chức công tác văn phòng sẽ được phản ảnh ở

Chương 2.

Chƣơng 2: Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tƣ

thành phố Hải Phòng

Chúng tôi khái quát về Trung tâm Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng với các

nội dung như: Lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn; giới thiệu về phòng Hành chính - Xúc tiến nêu bật tính đặc thù về cơ

cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm. Với những thông tin thu thập

được, chúng tôi tập trung mô tả thực trạng tổ chức công tác văn phòng gồm tổ chức bộ

máy và nhân sự văn phòng; tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp; tổ chức hoạt động

đối nội, đối ngoại và truyền thông; tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác

hậu cần; tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng. Trong đó chúng tôi nêu rõ

những điểm khác biệt về tổ chức công tác văn phòng của một đơn vị đặc thù.

Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn

phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tƣ thành phố Hải Phòng

Dựa trên việc phân tích thực trạng ở Chương 2, trong chương này chúng tôi nêu

ra những hạn chế và những nguyên nhân cơ bản làm xuất hiện những hạn chế của tổ

chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. Trên cơ

sở đó tác giả xây dựng các giải pháp một cách khoa học và hiệu quả nhằm khắc phục

những hạn chế, nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức công tác văn phòng phục vụ tốt

nhất cho hoạt động của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng.

CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác văn phòng

1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn phòng

+ Công tác văn phòng

Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào để điều phối các hoạt động

chung đều có một bộ phận được thành lập với chức năng tham mưu, tổng hợp; thu

thập, xử lý và cung cấp thông tin trong điều hành; thay mặt cơ quan, tổ chức thực hiện

các hoạt động đối nội, đối ngoại và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Bộ phận đó

chính là “văn phòng cơ quan”.

Văn phòng cơ quan hay có những cơ quan, tổ chức được gọi bằng cách khác.

Nhưng dù gọi theo cách nào thì các chức năng của công tác văn phòng vẫn phải được

đặt ra và đòi hỏi thực hiện đầy đủ để phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan.

Như vậy, toàn bộ công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

văn phòng được gọi là công tác văn phòng. Công tác văn phòng là hoạt động bao gồm

tất cả các công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin giấy tờ trong

hoạt động của các cơ quan; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh

đạo; công tác đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi theo

hoạt động của văn phòng.

+ Tổ chức công tác văn phòng

Tổ chức có thể được hiểu theo nghĩa danh từ và động từ. Tổ chức với nghĩa

danh từ là một thực thể tồn tại khách quan, bao gồm các bộ phận cấu thành theo hệ

thống để thực hiện một chức năng nhất định. Tổ chức với nghĩa động từ là việc xếp đặt

có hệ thống các yếu tố cấu thành một tổng thể nhằm thực hiện những mục tiêu đã đề

ra. Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị, nó

là một hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm đảm bảo cho

các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của mình. Chức năng này đòi hỏi phải phân

chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc

thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận. Với tư

cách là một bộ phận đảm nhận chức năng điều phối trung tâm, văn phòng cũng là một

tổ chức, tổ chức theo nghĩa danh từ là: một tập hợp các cá nhân, các yếu tố trong một

hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung.

Xuất phát từ quan niệm trên, chúng tôi cho rằng: Tổ chức công tác văn phòng là

việc sắp xếp, thiết lập, phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận một cách có hệ thống, khoa

học đối với toàn bộ công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng để đạt được mục tiêu đề ra.

1.1.2. Vai trò của việc tổ chức công tác văn phòng

Khoa học về tổ chức lao động không phải là mới nhưng trước đây chỉ được

quan tâm trong lĩnh vực sản xuất, còn trong các hoạt động thuộc công tác văn phòng

các cơ quan hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng. Tuy nhiên, trong vài chục năm

trở lại đây, việc tổ chức khoa học trong văn phòng các cơ quan đã được chú ý hơn, bởi

lẽ do áp lực của công việc văn phòng ngày càng lớn, do sự bùng nổ thông tin và áp

dụng các tiến bộ khoa học tiên tiến, đặc biệt là yêu cầu cấp thiết hiện đại hóa công tác

văn phòng thực hiện lộ trình Chính phủ điện tử, chính các nguyên nhân này càng đòi

hỏi phải tổ chức công tác văn phòng mới đảm bảo được yêu cầu ngày càng cao của các

cơ quan, tổ chức.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu

hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều có sự đóng góp không

nhỏ của bộ phận văn phòng. Tổ chức công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng

quyết định hiệu quả hoạt động của cả bộ máy trong cơ quan, tổ chức. Do đó, vai trò

của tổ chức công tác văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động của toàn cơ

quan, thể hiện ở các điểm sau:

- Tổ chức công tác văn phòng giúp toàn bộ các khâu tác nghiệp trong tham

mưu, tổng hợp; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong điều hành; hoạt động đối

nội, đối ngoại đến công tác hậu cần sẽ được thực hiện một cách khoa học. Tổ chức

công tác văn phòng có trật tự, nề nếp sẽ giúp cho toàn bộ công việc tại văn phòng được

thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của

cơ quan. Hoạt động của cơ quan, tổ chức được thực hiện bởi nhiều phòng, ban và đơn

vị trực thuộc, mỗi đơn vị có những chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên sự riêng biệt

đó chỉ có tính tương đối vì giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau.Văn phòng

chính là nơi giúp cho các nhà lãnh đạo điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị,

đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi

giao tiếp của cơ quan với bên ngoài. Nhìn cách thức tổ chức văn phòng, người ta đánh

giá được cách thức làm việc của cơ quan, có thể nói văn phòng còn là tấm gương phản

chiếu trình độ tổ chức lao động, trình độ văn hóa hành chính trong cơ quan. Do đó, văn

phòng cần phải được tổ chức một cách khoa học.Tổ chức công tác văn phòng tốt sẽ tạo

nên phong cách, nề nếp làm việc khoa học tránh được tình trạng lộn xộn, chồng chéo,

làm rối các quan hệ giữa các đơn vị.

- Tạo tính chuyên nghiệp cho hoạt động hành chính. Một trong những hạn chế khá

phổ biến của công chức, viên chức là làm việc chưa khoa học, thiếu tâm huyết. Biểu hiện

ở việc không tuân thủ thời gian, làm việc chậm chạp, lề mề, làm việc không có kế hoạch

dẫn đến làm việc bị động, hiệu quả thấp, nhiều khi mang tính đối phó cho xong việc. Do

đó, phải từng bước thiết lập tác phong khoa học, làm việc theo kế hoạch. Công việc được

chia thành các phần việc nhỏ khác nhau và được sắp xếp tiến hành theo trình tự cần thiết

nhất định. Khi thực hiện các thao tác để hoàn thành từng phần việc nhỏ, thì từng bước, cán

bộ công chức đã thực hiện hoàn thành các phần việc theo trình tự được sắp xếp theo quy

định và kết quả là công việc được hoàn thành theo những chuẩn mực đã đề ra từ trước.

Trong hành chính công vụ, chuyên nghiệp là biết cách phối hợp, điều tiết công việc phù

hợp với tiến độ và môi trường xung quanh để tạo nên hiệu quả tốt nhất; tác phong làm

việc năng động, khoa học kết hợp với việc ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ mới

vào công việc. Chuyên nghiệp thể hiện qua kế hoạch làm việc, chuyên tâm đối với công

việc, không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức chuyên môn, độc lập, tự chủ và có tinh

thần hợp tác trong công việc, ý thức kỷ luật, tác phong công nghiệp, biết cách giao tiếp và

ứng xử, trang phục phù hợp và thư giãn hợp lý.

- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và kinh tế cho

hoạt động quản lý của cơ quan. Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh

đạo cơ quan, tổ chức.Văn phòng thực hiện chức năng thông tin thông qua hàng loạt

các hoạt động như tìm kiếm thông tin, tiếp nhận, xử lý thông tin, cung cấp thông tin

cho các cấp lãnh đạo để ban hành các quyết định quản lý, phổ biến thông tin, lưu giữ

thông tin,...Tất cả các hoạt động này được thực hiện dựa vào cách thức tổ chức và

những quy định cụ thể của văn phòng. Tính chính xác yêu cầu thông tin phải được

thu thập và điều chỉnh sao cho thời gian, địa điểm, điều kiện và nội dung thông tin

phải rõ ràng. Giá trị của thông tin gắn liền với thời gian cung cấp nó, do đó phải

nhanh nhạy nắm bắt thông tin đồng thời nhanh chóng xử lý, điều chỉnh và truyền tải

thông tin. Cung cấp thông tin nhanh chóng vẫn đảm bảo tính đầy đủ tức là cung cấp

cho lãnh đạo cơ quan những thông tin cần thiết, đa chiều và đủ để có thể ra quyết

định quản lý có cơ sở khoa học và có tác động hữu hiệu đến người thực hiện quyết

định. Việc tổ chức công tác văn phòng ngoài cung cấp thông tin chính xác, kịp thời,

đầy đủ còn hướng tới tính kinh tế. Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho

việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra cho cơ quan bằng chi phí nhỏ nhất. Các yêu cầu

trên có đáp ứng được hay không tùy thuộc vào việc tổ chức công tác văn phòng khoa

học. Thông tin càng chính xác, kịp thời, đầy đủ và kinh tế thì hoạt động quản lý của

cơ quan càng đạt hiệu quả cao.

- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của cơ quan. Qua thực

tế, chúng ta thấy rằng năng suất lao động không chỉ tạo ra ở các bộ phận chuyên môn

trực tiếp mà cũng ở cả bộ phận văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt

động quản lý điều hành giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong cơ quan. Sự đóng

góp của hoạt động văn phòng được biểu hiện qua công tác tham mưu, cung cấp những

thông tin cần thiết cho lãnh đạo và các đơn vị trong cơ quan. Thông qua hoạt động

này, lãnh đạo cơ quan có thể đề ra những quyết định kịp thời nhằm giải quyết công

việc chung hoặc tháo gỡ những vướng mắc trong quá trình điều hành công việc. Thực

hiện tốt công tác văn phòng là góp phần tạo cho guồng máy công việc trong cơ quan

được thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của toàn cơ quan. Thêm vào

đó, việc tạo điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong hoạt động sẽ tạo khả

năng sáng tạo, năng động, từ đó có thể tìm kiếm các biện pháp nâng cao năng suất lao

động. Tâm lý lao động bị chi phối nhiều bởi các công cụ tài chính (tiền lương, tiền

thưởng, phúc lợi) và các công cụ phi tài chính (phân công công việc, điều kiện làm

việc, mối quan tâm của lãnh đạo với nhân viên, đào tạo và cơ hội thăng tiến). Trong

khi đó, một trong những nhiệm vụ của công tác văn phòng là phải quan tâm tới việc bố

trí phòng làm việc, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt

động sao cho khoa học, hợp lý. Vì vậy, việc thực hiện công tác văn phòng hợp lý,

thuận tiện thì năng suất lao động, hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân hay cơ quan sẽ

được nâng cao.

- Ứng phó với những sự cố, công việc nảy sinh đột xuất. Sự không ổn định và

hay thay đổi của tương lai làm cho việc tổ chức công tác văn phòng trở nên cần thiết.

Làm việc có tổ chức kết hợp với kinh nghiệm thực tế giúp người lãnh đạo có thể dự

đoán được những việc sẽ xảy ra và những phương án dự bị được tính đến trong điều

kiện có sự thay đổi. Với đặc thù của công tác văn phòng là luôn nảy sinh các công việc

đột xuất chính vì thế việc phải tổ chức công tác văn phòng lại càng quan trọng. Sự thay

đổi hay nảy sinh công việc đột xuất là thuộc tính tất yếu của môi trường như tổ chức

họp đột xuất, đăng tải nhầm văn bản mật lên website của cơ quan, máy phô tô hỏng

trong khi đang chuẩn bị tài liệu họp gấp, sự cố mất điện,… Công việc văn phòng có tổ

chức giúp người lãnh đạo nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những

phản ứng thích hợp trước các vấn đề và thông qua đó phát hiện kịp thời những thay đổi

đang và sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Tạo thuận lợi cho việc kiểm tra. Kiểm tra là một biện pháp tất yếu của quá

trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan. Tính chất quan trọng của kiểm tra

được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị

phát hiện ra những sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, thông qua kiểm

tra, các hoạt động của tổ chức, cơ quan sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai

sót có thể nảy sinh. Thường người ta chỉ nhấn mạnh tới ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai

sót) của kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng

chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm tra có tác động rất mạnh tới các đối tượng bằng cơ chế

ràng buộc. Trên thực tế, một công việc phải được theo dõi, đôn đốc, giám sát thường

xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá

trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc là khâu sau cùng của chu trình công

việc. Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về

thời gian và bao quát về không gian. Người lãnh đạo không thể kiểm tra công việc của

cấp dưới nếu không có các tiêu chuẩn đo lường. Việc tổ chức công tác văn phòng tốt

sẽ tạo ra các bước thực hiện và kết quả rõ ràng làm tiêu chuẩn đo lường cho công tác

kiểm tra.

Như vậy có thể nói, việc tổ chức công tác văn phòng có vai trò quan trọng trong

hoạt động của văn phòng nói riêng và hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung.

Ngoài ra, việc tổ chức công tác văn phòng còn giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính

trong cơ quan, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, tổ

chức và tạo tiền đề cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức,… Với vai trò to lớn đó, đòi

hỏi từ lãnh đạo đến các cán bộ, công chức viên chức phải nhận thức được tầm quan

trọng và sự ảnh hưởng của công tác này đến sự hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ

chức. Bởi vì, tổ chức công tác văn phòng có được quan tâm, thực hiện tốt hay không

phụ thuộc phần lớn vào nhận thức của lãnh đạo, còn các cán bộ, công chức viên chức

là người trực tiếp tham gia thực hiện một số nghiệp vụ của công tác văn phòng.

1.2. Nội dung tổ chức công tác văn phòng

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị không thể thiếu với bất kỳ cơ

quan, đơn vị nào. Các bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức này cần có sự phân công,

chuyên môn hóa cao đồng thời giữa chúng lại có sự tác động qua lại, hợp tác, hỗ trợ

nhau theo một cơ chế vận hành nhất định nhằm thực hiện chức năng chung. Văn

phòng có các chức năng cơ bản sau:

- Chức năng thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng là nơi tiếp nhận và truyền

thông tin làm cho hoạt động của cơ quan đơn vị tiến hành trôi chảy. Thông tin tại văn

phòng đến từ nhiều nguồn (thông tin bằng văn bản là chủ yếu), đa dạng về nội dung.

Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, chức năng thu thập và xử lý thông tin của

văn phòng ngày càng được chú trọng.

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là chức năng truyền thống và cũng là

quan trọng nhất của văn phòng. Trong một cơ quan, đơn vị chỉ có văn phòng mới thực

hiện được chức năng này bởi nó có đủ thông tin và cơ sở dữ liệu. Chức năng tham

mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các đơn vị

chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu

cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính, kế hoạch xây

dựng cơ bản, nghiệp vụ, tổ chức, cán bộ… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ

yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan. Tổng hợp không phải là phép

cộng mà là xâu chuỗi có phân tích, sự riêng lẻ biến mất tạo ra một sản phẩm mới. Như

vậy, hai nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng là hai công việc xuất phát từ vai

trò trợ giúp của văn phòng đều nhằm mục đích cuối cùng là cung cấp cho lãnh đạo

những cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời.

- Chức năng hậu cần: Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào hoạt động cũng không

thể tách rời các yếu tố vật chất như trụ sở, phương tiện, trang thiết bị, kinh phí hoạt

động, tổ chức các cuộc họp, in ấn tài liệu phục vụ hội nghị… Văn phòng chính là bộ

phận đảm nhiệm công việc này. Văn phòng có trách nhiệm tổ chức quản lý và sử dụng

hiệu quả các yếu tố trên. Hoạt động của văn phòng phải luôn hướng tới mục tiêu chi

phí thấp nhưng hiệu quả cao nhất.

Việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết. Các chức năng

này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Để thực hiện các chức năng đó thì việc

tổ chức công tác văn phòng gồm các nội dung cụ thể như sau:

Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng: Cơ cấu tổ chức phải khoa học, hợp lý,

phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; xây dựng gọn nhẹ, không

chồng chéo, ít đầu mối trung gian và thực hiện được những chức năng nhất định.

Giữa các bộ phận cấu thành tổ chức phải có sự hợp tác, phân công hợp lý theo một

cơ chế vận hành nhất định. Trong tổ chức, con người là yếu tố cơ bản vì thế con

người được xem là trung tâm để thực hiện các nhiệm vụ do tổ chức giao cho. Con

người trong cơ cấu tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn về tính cách và năng lực để hoàn

thành tốt nhiệm vụ của mình đồng thời phát huy tinh thần phối hợp với người khác

để thực hiện công việc chung của cơ quan, tổ chức.

Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp: Với vị trí là bộ phận giúp việc trực tiếp

cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong

việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan, cụ thể tham mưu trong xây dựng

chương trình công tác tháng, quý, năm của cơ quan; tham mưu xây dựng, ban hành và

tổ chức thực hiện các quy định, quy chế, nội quy làm việc; tham mưu một số lĩnh vực

khác của văn phòng như tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, văn thư, lưu trữ, lễ tân,...

Nội dung tổ chức công tác tổng hợp phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

nói chung, văn phòng nói riêng. Không chỉ là tổng hợp đơn thuần mà bao gồm tổng

hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo điều hành công việc của lãnh đạo và hoạt động

chung của cơ quan; tổng hợp báo cáo tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm; tổng

hợp công tác văn thư, lưu trữ, tài chính, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất,… để đáp ứng

yêu cầu, mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Công tác tổng hợp và công tác tham mưu là

hai công tác có quan hệ mật thiết với nhau. Công tác tham mưu luôn gắn liền với công

tác tổng hợp, tuy có mối liên hệ chặt chẽ nhưng hai công tác lại cần những kỹ năng,

nghiệp vụ khác nhau. Có thể hiểu rằng, công tác tổng hợp là tiền đề đưa ra những ý

kiến tham mưu cho lãnh đạo.

Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông: Hoạt động đối nội chính

là hướng tới mối liên kết giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên trong cơ quan, tổ

chức với nhau. Thông qua hoạt động đối nội tạo ra môi trường làm việc thân thiện,

đoàn kết, sáng tạo, khuyến khích sự cống hiến tài năng, xây dựng nhân cách và gìn giữ

nhân tài. Còn hoạt động đối ngoại là hướng tới các mối quan hệ bên ngoài cơ quan, tổ

chức để nhận sự chỉ đạo (cơ quan cấp trên), phối hợp giải quyết công việc (cơ quan

ngang cấp), giao việc (đơn vị trực thuộc), đối tác và người dân. Trong thời đại bùng nổ

thông tin ngày nay có nhiều kênh thông tin để truyền tải thông điệp của chủ thể tới

công chúng như các hoạt động báo chí (tổ chức họp báo, thông cáo báo chí, đăng tin

bài trên website, bản tin truyền hình,…), tổ chức sự kiện (khánh thành, lễ hội, gặp mặt,

hội nghị,…), tài liệu truyền thông (sách, ấn phẩm, tạp chí,…). Một trong những thành

công của tổ chức là quảng bá hình ảnh cơ quan, tổ chức rộng rãi được nhiều người biết

tới và nắm một vị trí quan trọng trong lĩnh vực ngành nghề của cơ quan, tổ chức đó.

Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ: Công tác văn thư bao gồm những nội dung

công việc như soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,

quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tiếp đó

là các hoạt động thuộc công tác lưu trữ bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài

liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Tổ chức công tác văn

thư, lưu trữ tốt sẽ giúp kiểm soát được luồng thông tin ra và vào của cơ quan, tổ chức;

lưu giữ được những tài liệu - chứng cứ xác thực cho sự tồn tại và hoạt động của cơ

quan, tổ chức đồng thời phát huy giá trị sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn

của cơ quan, tổ chức.

Tổ chức công tác hậu cần: Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào hoạt động cũng

không thể tách rời các yếu tố vật chất như trụ sở, quản lý tài sản, đảm bảo các điều

kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan; phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan;

tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác; chăm lo đời sống cho cán bộ công chức, viên

chức và người lao động trong cơ quan;… Các yếu tố này là điều kiện tiên quyết để duy

trì hoạt động của cơ quan, tổ chức. Qua đây, chúng ta có thể thấy, nội dung của công

tác hậu cần rất đa dạng, do vậy tất cả các cán bộ, công chức, viên chức đều phải sử

dụng dịch vụ hậu cần để hoàn thành công việc của mình.

Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng: Kiểm tra là một biện pháp tất

yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác kiểm

tra cần tập trung vào những khu vực, những con người có ảnh hưởng quan trọng đối

với sự tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức. Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu hoạt

động quản trị của đơn vị mà tiến hành kiểm tra các nội dung cho phù hợp: Kiểm tra số

lượng, chất lượng hoạt động văn phòng; kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế hoạt

động của cơ quan, tổ chức; kiểm tra việc thu thập, xử ý thông tin; kiểm tra tổ chức

họp, hội nghị; kiểm tra tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất. Nếu thực hiện tốt việc

kiểm tra, các sai sót sẽ được phát hiện, sửa chữa và điều chỉnh kịp thời, đồng thời cũng

thúc đẩy việc tăng năng suất cũng như hiệu quả công việc. Ngoài ra, kiểm tra cũng

nhằm đánh giá kết quả, chỉ dẫn hoạt động của cơ quan, tổ chức hoạt động đúng hướng.

Trên đây là các nội dung tổ chức công tác văn phòng, trong quá trình thực hiện

văn phòng không nên xem nhẹ hay quá coi trọng hơn một nội dung nào mà phải có sự

hài hòa giữa các nội dung trong quá trình thực hiện. Trong đó, văn phòng cũng phải

xác định rõ tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp là một trong những nội dung quan

trọng nhất, nó là điểm nhấn của văn phòng nhằm khẳng định vị thế của văn phòng

trong một cơ quan, tổ chức làm thay đổi và xóa bỏ quan niệm văn phòng chỉ gắn liền

với các hoạt động vật chất của cơ quan. Tuy nhiên, cũng tùy vào loại hình văn phòng

mà những nội dung nào sẽ được xem là quan trọng nhất cũng như có tên gọi của văn

phòng cho phù hợp.

1.3. Các nguyên tắc và yêu cầu đối với tổ chức công tác văn phòng

Để việc tổ chức công tác văn phòng đảm bảo đúng quy định, hiệu quả, đáp ứng

tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra thì phải đảm bảo các

nguyên tắc sau:

- Đảm bảo các quy định của pháp luật: Nguyên tắc này yêu cầu tổ chức mọi

công việc phải dựa trên cơ sở các quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ

pháp luật, không làm trái các quy định của pháp luật, không được tùy tiện theo suy

nghĩ chủ quan, mong muốn của người tổ chức.

- Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối: Mỗi cá nhân đảm nhiệm một hoặc

một số công việc nhất định. Cách làm này để quá trình vận động, thao tác của mỗi

cá nhân diễn ra hợp lý, không chồng chéo nhiệm vụ, tốn ít thời gian và sức lực qua

đó đạt được năng suất lao động cao nhất. Bên cạnh đó là sự cân đối giữa quyền

hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các bộ phận với nhau.

- Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp: Khi tổ chức thực hiện một vấn đề nào đó phải

xem xét ở các mặt trong quá khứ, hiện tại, tương lai; những điều kiện về nguồn lực

thực hiện như con người, vật chất; thời gian; phương án thực hiện; đánh giá sự tác

động. Đồng thời, phải tính đến các khía cạnh pháp lý, tổ chức, chính trị, chuyên môn

nghiệp vụ, kỹ thuật và các yêu cầu cải cách hành chính đang đặt ra cho các cơ quan,

đơn vị. Tôn trọng nguyên tắc toàn diện, tổng hợp sẽ khắc phục được các yếu tố chủ

quan, phiến diện, đảm bảo chất lượng tổ chức công tác văn phòng.

Đồng thời tổ chức công tác văn phòng cũng phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Tính khả thi: Tổ chức công tác văn phòng cần phải bám sát thực tế, căn cứ vào

các luận cứ khoa học đầy đủ, không chủ quan duy ý chí, không ghép những mong

muốn cá nhân. Chỉ có trên cơ sở hiện thực khách quan và các luận cứ khoa học đầy đủ

thì các ý tưởng, giải pháp, kiến nghị, đề xuất mới trở thành khả thi và hiện thực.

- Tính linh hoạt: Với tính chất, đặc điểm của công việc văn phòng không phải

bao giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự kiến. Vì vậy dù đã được tổ chức thành

quy trình, xây dựng thành các bước vẫn cần có tính linh hoạt nhất định. Sự linh hoạt

trong cách tổ chức một vấn đề để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi

trường bên ngoài và nhà lãnh đạo cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những

quyết định đáp ứng với sự thay đổi của cơ quan, đơn vị.

- Đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính: Yêu cầu cải cách hành chính đặt ra

đối với tổ chức công tác văn phòng trước hết là phải đề cao trách nhiệm trong xây

dựng và hoàn thiện hệ thống các quy định nhằm tạo ra cơ sở pháp lý đầy đủ và bảo

đảm cho tổ chức và hoạt động của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng được

thực hiện một cách chính quy, nề nếp và thống nhất.

Các nguyên tắc, yêu cầu trên đây của việc tổ chức có ảnh hưởng lẫn nhau trong

quá trình tổ chức công tác văn phòng của cơ quan, đơn vị. Vì vậy, việc vận dụng

chúng phải vừa cụ thể, vừa linh hoạt. Chỉ có như vậy việc tổ chức công tác văn phòng

của cơ quan, đơn vị mới mang lại kết quả như mong muốn.

1.4. Những quy định hiện hành của nhà nƣớc về công tác văn phòng

Từ thời Hùng Vương, trải qua hàng ngàn năm lịch sử, chính quyền Nhà nước

dù của người Việt hay chính quyền đô hộ phương Bắc đều sử dụng văn bản (trên lá,

tre, nứa, đá, đồng,..) làm phương tiện quản lý mọi mặt đời sống xã hội. Sang thời

phong kiến, công tác công văn, giấy tờ được thông qua các triều đại để từng bước phát

triển và dần dần có nề nếp, kỷ cương.Từ khâu soạn thảo các loại văn bản đến nội dung,

thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao, giải quyết đến quản lý và sử dụng các con

dấu; tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tuyển dụng người làm công tác

công văn, giấy tờ đều được quy định khá chặt chẽ và mang tính khoa học.

Ngày 19/8/1945 đã đi vào lịch sử vẻ vang của dân tộc Việt Nam như một mốc

son chói lọi - Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước dân chủ cộng hòa đầu tiên

ở Đông Nam Á được thành lập, mở ra một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên độc lập dân tộc

gắn liền với chủ nghĩa xã hội. Cũng chính thời điểm này, ngày 28/8/1945 là ngày ra

đời của bộ máy Văn phòng giúp việc của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa.

Bộ phận này sẽ giúp lãnh đạo trong việc thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử

dụng thông tin, đảm bảo ra quyết định đúng cũng như đảm bảo các điều kiện vật chất

để cơ quan, tổ chức hoạt động.

Qua đây, chúng ta thấy rằng văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo

yêu cầu của nhà quản trị và ngay từ rất sớm nhà nước ta đã ý thức được vai trò và tầm

quan trọng của công tác văn phòng. Thế kỷ XX đánh dấu sự bùng nổ thông tin trong

mọi mặt của đời sống xã hội, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý. Thông tin trở thành trung

tâm của hoạt động này. Với vai trò là bộ phận phụ trách công tác thông tin, văn phòng

trở thành một thành phần không thể thiếu trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Công tác

văn phòng đã hình thành và phát triển cùng với quá trình xây dựng và bảo vệ Nhà

nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Nhằm xác định vị trí, vai trò và cơ sở pháp lý khi

thực hiện công tác văn phòng cũng như bộ phận văn phòng Nhà nước ta đã ban hành

các văn bản quy định về công tác này. Các văn bản đã đưa ra những quy định chung

cho công tác văn phòng trong phạm vi toàn quốc mà bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân

nào khi thực hiện công tác văn phòng cũng phải tuân thủ. Trên cơ sở các quy định của

Trung ương nhằm quản lý công tác văn phòng được tốt Ủy ban nhân dân thành phố

Hải Phòng và các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

chung cho các sở, ban, ngành và quận, huyện trên địa bàn thành phố.

Nhìn chung, các quy định của nhà nước về công tác văn phòng đã đề cập đến

một số các nội dung của công tác văn phòng từ tổ chức bộ máy văn phòng, công tác

văn thư lưu trữ, thi đua khen thưởng, văn hóa công sở, hoạt động đối nội và đối ngoại

đến quản lý cơ sở vật chất (Xem phụ lục 01). Trong đó nổi bật là các quy định về một

số vấn đề như sau:

Quy định về công tác văn thư, lưu trữ: Nhận thức được tầm quan trọng của

công tác văn phòng, Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành các văn bản

quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với thực tế như: Quản lý văn

bản, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; các quy chế, quy định về soạn

thảo và ban hành văn bản, quy định quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, chữ

ký số trong gửi nhận văn bản…Triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, ngày 16/4/2013 Bộ

Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn các cơ quan, tổ chức

xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữ làm cơ sở để thực hiện các nghiệp vụ trong công

tác này. Ngoài ra, soạn thảo văn bản là công việc thường nhật của tất cả các công

chức, viên chức vì vậy các văn bản cũng quy định khá rõ về việc này đặc biệt là thể

thức văn bản bởi văn phòng còn có nhiệm vụ soát thể thức văn bản trước khi ban hành.

Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011

của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Riêng đối

với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày

14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban

hành văn bản quy phạm pháp luật. Trong đó, kỹ thuật trình bày văn bản tại Thông tư

01/TT-BNV bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày

các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác,

được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy tính và in ra giấy, văn bản được soạn

thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên

giấy mẫu sẵn, không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí

và các loại ấn phẩm khác. Bên cạnh đó, hàng loạt các văn bản quy định về gửi, nhận

văn bản điện tử theo lộ trình quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. Các văn

bản này là cơ sở để đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các quy trình xử

lý, vận hành, áp dụng chữ ký số trong quản lý văn bản và hồ sơ điện tử nhằm góp phần

đạt được mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số

và xã hội số, bắt kịp xu thế đổi mới nhanh chóng của Cách mạng công nghiệp 4.0.

Quy định về văn hóa công sở: Ngày 02/8/2007, Chính phủ quyết định ban hành

Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước. Quy chế quy định về

trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm

vụ cũng như việc bài trí công sở tại cơ quan hành chính Nhà nước. Sau một thời gian

thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg, trang phục làm việc của cán bộ, công

chức, viên chức trong cơ quan Nhà nước từng bước được chuẩn hóa về hình thức,

thẩm mỹ và phù hợp điều kiện kinh tế - văn hóa, xã hội của nước ta. Phương cách giao

tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ đã có những

tiến bộ rõ rệt. Nhìn chung, đã thể hiện được những nét tinh hoa trong văn hóa giao tiếp

của dân tộc và bước đầu tiếp cận với xu thế chung của thế giới. Việc bài trí công sở tại

các cơ quan hành chính nhà nước từng bước quy củ cả bên ngoài và bên trong trụ sở

làm việc. Những tiến bộ đó đã góp phần hình thành một nền hành chính công vụ

Việt Nam từng bước hiện đại và hiệu quả. Tuy nhiên theo Quyết định số

129/2007/QĐ-TTg, văn hóa công sở trong cơ quan hành chính Nhà nước chỉ giới hạn

trong các quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên

chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Nhưng, trong thực tế, khái niệm Văn hóa công sở không chỉ là những biểu hiện bên

ngoài công sở mà văn hóa công sở phải chứa đựng những giá trị cốt lõi công sở hướng

đến ở hiện tại và tương lai. Giá trị văn hóa bên trong công sở là sự cộng hưởng giữa

văn hóa chung của tổ chức và văn hóa của các cá nhân trong tổ chức đó, đó là nề nếp,

tác phong làm việc khoa học, hợp lý, hợp pháp; là việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực

công do Nhà nước cung cấp; ở đó luôn luôn tồn tại không khí dân chủ, bình đẳng; văn

hóa công sở còn là sự cạnh tranh lành mạnh, phối hợp và trân trọng kết quả làm việc

của các cộng sự; là sự tự hào của cá nhân về tổ chức và sự gắn bó tự thân, tích cực của

các thành viên làm việc trong công sở, là ngôi nhà chung của các thành viên mà người

ở trong không muốn bước ra và người bên ngoài có xu hướng muốn gia nhập làm

thành viên; một yếu tố quan trọng nhất đó là khát vọng cống hiến, được cống hiến và

sự hài lòng của các thành viên trong công sở… Do đó, đòi hỏi phải có những quy định

của nhà nước về hệ giá trị chuẩn mực làm mục tiêu; để đạt được mục tiêu đó phải có

sự cộng tác của nhà quản lý cũng như các cán bộ, công chức, viên chức vì mục tiêu

chung của công sở, thỏa mãn những nhu cầu cần thiết của các thành viên và đáp ứng

sự kỳ vọng của các tổ chức và cá nhân bên ngoài tổ chức.

Quy định về cơ sở vật chất: Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19/6/2015,

Bộ Xây dựng có thẩm quyền cao nhất về việc xác lập những quy định trong công tác

quản lý cơ sở vật chất và thường xuyên được sửa đổi bổ sung sao cho phù hợp với bối

cảnh của đất nước đang trên đà phát triển. Hiện nay có những nhóm quy định hiện

hành trong quản lý cơ sở vật chất bao gồm: Thiết kế xây dựng công sở; quản lý công

sở, quản lý trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ; xây dựng và tổ chức không gian làm

việc. Vì thế Bộ Xây dựng đã có hàng loạt các văn bản quy định về vấn đề này như

Thông tư số 21/2007/QĐ-BXD ngày 28/5/2007 của Bộ Xây dựng quy định các yêu

cầu về tiêu chuẩn xây dựng công sở các cơ quan hành chính nhà nước, Quyết định số

20/2007/QĐ-BXD ngày 23/5/2007 của Bộ Xây dựng ban hành mô hình công sở mẫu

cơ quan hành chính nhà nước,… Bên cạnh đó là các quy định về quản lý và sử dụng

như trang thiết bị làm việc, xe ô tô như Quyết định số 50/2017/QĐ-TTg ngày

31/12/2017 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng may

móc, thiết bị làm việc, Nghị định số 04/2019/NĐ-CP ngày 11/01/2019 của Chính Phủ

quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô,…

Quy định về công tác đối ngoại, tổ chức hội nghị, hội thảo trong nước và quốc

tế: Quy định về nguyên tắc, cách thức tổ chức đoàn ra, mời, đón đoàn vào, tổ chức hội

nghị, hội thảo quốc tế, ký kết các thỏa thuận quốc tế, tiếp khách quốc tế; trả lời phỏng

vấn của phóng viên, đưa thông tin về hoạt động đối ngoại như: Nghị định số

145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính Phủ Quy định về tổ chức ngày kỷ niệm;

nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối

ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài; Nghị định số 72/2015/NĐ-CP ngày 07/9/2015

của Chính Phủ về quản lý hoạt động thông tin đối ngoại; Quyết định số 1946/QĐ-

UBND ngày 17/11/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc ban hành

quy định chế độ công tác phí, chế độ tổ chức hội nghị đối với các cơ quan nhà nước,

đơn vị sự nghiệp công lập có sử dụng kinh phí do ngân sách địa phương cấp,… Các

quy định cũng khá sát với thực tiễn, phù hợp với việc đón tiếp khách của các cơ quan,

tổ chức. Chính vì vậy nhờ có hệ thống các quy định hiện hành của nhà nước trong việc

đón tiếp khách trong và ngoài nước đã giúp cho việc đón tiếp khách của các cơ quan,

tổ chức được tổ chức, tiến hành một cách trang trọng nhất, thống nhất và theo một

trình tự nhất định.

Có thể nói, trong những năm qua, Nhà nước đã quan tâm, chú ý đến công tác

văn phòng tuy nhiên hệ thống văn bản ban hành ra đề cập đến vấn đề này chưa nhiều.

Những quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước ở trung ương về công tác văn

phòng còn mỏng đặc biệt là những quy định về công tác tham mưu, tổng hợp bởi đây

là chức năng quan trọng nhất của văn phòng khiến cho các cơ quan quản lý nhà nước ở

địa phương chưa có cơ sở xây dựng, ban hành các quy định trong quá trình thực hiện

nhiệm vụ. Mặc dù vậy, việc ban hành những văn bản pháp lý trên có ý nghĩa rất lớn

trong việc xác định vị thế cũng như tầm quan trọng của văn phòng trong cơ quan, tổ

chức. Xóa bỏ quan niệm làm văn phòng là một loại công việc sự vụ, không đòi hỏi

phải có kiến thức khoa học trong quá trình thực hiện; văn phòng chỉ gắn liền với các

hoạt động vật chất của cơ quan (bưng, bê, kê, đặt) mà không chú ý đến chức năng

tham mưu của công tác này. Trong những năm gần đây, văn phòng thực sự là bộ máy

tham mưu tổ chức công việc quan trọng của hệ thống bộ máy điều hành của các cơ

quan nhà nước các cấp, giúp các cơ quan hoạt động có hiệu quả. Văn phòng của các cơ

quan thực sự đã xác định được vị trí của mình trong sự phát triển chung của bộ máy

nhà nước.

Tiểu kết Chƣơng 1

Qua phần khái quát ở Chương 1, tác giả đã tìm hiểu và làm rõ các vấn đề liên

quan đến lý luận của tổ chức công tác văn phòng, tập trung vào các khái niệm công tác

văn phòng, tổ chức công tác văn phòng, vai trò, nội dung, nguyên tác, yêu cầu và cơ sở

pháp lý của công tác văn phòng. Thông qua việc phân tích này, chúng ta thấy rằng

công tác văn phòng là hoạt động bao gồm tất cả các công việc liên quan đến nhiệm vụ

tổ chức, quản lý thông tin giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan; thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo; công tác đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức

các yếu tố vật chất và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Trong hoạt động quản lý

hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo,

điều hành, quyết định, thi hành đều có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận văn phòng.

Như vậy, tổ chức công tác văn phòng là yếu tố cần thiết ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào

để hướng tới thực hiện mục tiêu chung một cách hiệu quả.

Trên cơ sở những nghiên cứu cơ bản này sẽ là tiền đề, là căn cứ luận để đưa ra

những đánh giá, nhận xét giữa lý luận và thực tiễn đang diễn ra có ưu điểm nào cần

phát huy và những hạn chế nào cần khắc phục. Các vấn đề này sẽ được tác giả tiếp tục

làm rõ trong các chương tiếp theo.

CHƢƠNG 2

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

2.1. Giới thiệu về Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ thành phố Hải Phòng

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ

chức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

* Quá trình thành lập và phát triển:

Ngày 06/6/2016, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1012/QĐ-TTg

thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố Hải Phòng (sau

đây gọi tắt là Trung tâm Xúc tiến Đầu tư). Ngày 19/9/2016, tại Hội nghị Xúc tiến Đầu

tư thành phố Hải Phòng năm 2016 với chủ đề “Hải Phòng - Điểm đến của các nhà đầu

tư”, với sự hiện diện của Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo các Bộ, Ban, ngành Trung

ương, thành phố Hải Phòng đã tổ chức công bố Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

về thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Tại Hội nghị, đồng chí Nguyễn Xuân Phúc,

Ủy viên Bộ Chính trị, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo thành phố đã tiến hành khai

trương Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Trung tâm đã chính thức đi vào hoạt động từ ngày

19/9/2016 với mục tiêu tạo đột phá trong giải quyết các thủ tục hành chính về đầu tư

dự án cho các doanh nghiệp, nhà đầu tư trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm được quy định tại Quyết định số

1919/2016/QĐ-UBND ngày 09/9/2016 của UBND thành phố. Theo đó Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, chịu

sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố.

Là mô hình mới, chưa có tiền lệ nên trong quá trình hoạt động, Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư luôn quan tâm tham mưu, đề xuất để Ủy ban nhân dân thành phố điều

chỉnh Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức để quy định này

ngày càng hoàn thiện hơn. Trên cơ sở các đề xuất, ngày 21/12/2017, UBND thành phố

đã ban hành Quyết định số 39/2017/QĐ-UBND sửa đổi, bổ sung một số điều quy định

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư,

trong đó giao Trung tâm làm đầu mối chủ trì thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên

thông để giải quyết các thủ tục hành chính về đầu tư, đất đai, môi trường, xây dựng,

quy hoạch, nhà ở, tài chính... đối với các dự án không sử dụng nguồn vốn đầu tư công

theo quy định của Luật Đầu tư công, nằm ngoài các khu công nghiệp và các dự án

khác do Ủy ban nhân dân thành phố giao Trung tâm là đầu mối giải quyết trên địa bàn

thành phố Hải Phòng.

* Chức năng của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư:

1. Trực tiếp giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện các thủ tục về

quyết định chủ trương đầu tư theo quy định tại Luật Đầu tư năm 2014; tiếp nhận hồ sơ

đề nghị cấp, điều chỉnh, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và là đầu mối kiểm

tra, thẩm định hồ sơ, giải quyết các thủ tục về cấp, điều chỉnh, thu hồi Giấy chứng

nhận đăng ký đầu tư theo quy định; trả kết quả cho nhà đầu tư (trừ các dự án thuộc

thẩm quyền của Ban Quản lý Khu kinh tế Hải Phòng).

2. Đề xuất, thực hiện các thủ tục về đất đai, môi trường, quy hoạch, xây dựng,

tài chính, đăng ký kinh doanh liên quan đến chủ trương đầu tư và cấp Giấy chứng nhận

đăng ký đầu tư.

3. Giúp Ủy ban nhân thành phố thực hiện các hoạt động về xúc tiến đầu tư,

thương mại, du lịch, hỗ trợ về cơ chế, chính sách cho các doanh nghiệp, nhà đầu tư

trong hoạt động đầu tư vào thành phố theo quy định của pháp luật, cải thiện môi

trường đầu tư kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi nhất các doanh nghiệp và nhà đầu tư

vào thành phố.

4. Là đầu mối kết nối với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện thực

hiện nhiệm vụ của Trung tâm.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư:

1. Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ đề nghị chấp thuận chủ trương đầu tư của nhà đầu

tư theo quy định của Luật Đầu tư năm 2014; kiểm tra, thẩm định, trình Chủ tịch Ủy

ban nhân dân thành phố quyết định chủ trương đầu tư và trả kết quả cho nhà đầu tư đối

với những dự án thuộc thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư của Ủy ban nhân dân

thành phố theo quy định của Luật Đầu tư năm 2014.

2. Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, điều chỉnh, thu hồi Giấy chứng nhận

đăng ký đầu tư; thực hiện kiểm tra, thẩm định hồ sơ và giải quyết các thủ tục về cấp,

điều chỉnh, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; trả kết quả cho nhà đầu tư theo

quy định của Luật Đầu tư năm 2014 (trừ các dự án thuộc thẩm quyền của Ban Quản lý

Khu kinh tế Hải Phòng theo Luật Đầu tư năm 2014); thực hiện giám sát, đánh giá dự

án đầu tư thuộc thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

a) Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan, Ủy ban

nhân dân các quận, huyện xây dựng các chương trình, kế hoạch 5 năm, hàng năm về

hoạt động xúc tiến đầu tư, thương mại và du lịch của thành phố, trình Ủy ban nhân dân

thành phố ban hành.

b) Thu thập thông tin về kinh tế - xã hội, nghiên cứu thị trường, xu hướng phát

triển và các đối tác đầu tư để chủ trì, phối hợp cùng các cơ quan, đơn vị, địa phương

liên quan đề xuất với Ủy ban nhân dân thành phố: Các giải pháp cụ thể về xúc tiến đầu

tư, thương mại, du lịch; các chính sách hỗ trợ, khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư

vào thành phố trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội; áp dụng các chương trình khuyến

khích xuất khẩu và thương mại, du lịch của thành phố cho các doanh nghiệp trong và

ngoài nước; các giải pháp khoa học công nghệ, giải phóng mặt bằng nhằm cải thiện

môi trường kinh doanh và đầu tư của thành phố, nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh

cấp tỉnh (PCI).

3. Đề xuất, trực tiếp trình Ủy ban nhân dân thành phố các biện pháp, phương

án: Giải phóng mặt bằng, thu hồi đất đối với các dự án đầu tư được Ủy ban nhân dân

thành phố chấp thuận; trên cơ sở đó chủ trì, phối hợp với các địa phương liên quan giải

quyết các thủ tục đền bù, giải phóng mặt bằng cho nhà đầu tư đúng tiến độ; giải quyết

các thủ tục về môi trường, quy hoạch, xây dựng, tài chính, đăng ký kinh doanh liên

quan đến chấp thuận chủ trương đầu tư và cấp, điều chỉnh, thu hồi Giấy chứng nhận

đăng ký đầu tư quy định tại Khoản 2 điều này.

4. Về xúc tiến đầu tư

a) Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan, Ủy ban

nhân dân các quận, huyện xây dựng các chương trình, kế hoạch 5 năm, hàng năm về

hoạt động xúc tiến đầu tư của thành phố, trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành.

b) Thu thập thông tin về kinh tế - xã hội, nghiên cứu thị trường, xu hướng

phát triển và các đối tác đầu tư để chủ trì, phối hợp cùng các cơ quan, đơn vị, địa

phương liên quan đề xuất với Ủy ban nhân dân thành phố: Các giải pháp cụ thể về xúc

tiến đầu tư; các chính sách hỗ trợ, khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư vào thành

phố trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội; các giải pháp khoa học công nghệ, giải phóng

mặt bằng nhằm cải thiện môi trường kinh doanh và đầu tư của thành phố, nâng cao chỉ

số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh (PCI).

c) Đề xuất và tổ chức thực hiện các chương trình xúc tiến đầu tư trong và ngoài

nước nhằm hỗ trợ, vận động và thu hút các doanh nghiệp đầu tư vào thành phố.

d) Tiếp nhận những phản ánh, kiến nghị của doanh nghiệp và tham mưu với

lãnh đạo thành phố, cùng các cơ quan chức năng và doanh nghiệp giải quyết các khó

khăn, vướng mắc của doanh nghiệp, nhà đầu tư.

đ) Xây dựng hệ thống thông tin, dữ liệu về kinh tế - xã hội và tiềm năng, thế

mạnh, chính sách của thành phố trên các lĩnh vực đầu tư, quảng bá, giới thiệu hình ảnh

và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm thu hút đầu tư

vào thành phố.

e) Tham mưu hợp tác với các tổ chức xúc tiến đầu tư trong nước và ngoài nước

theo quy định của pháp luật.

g) Tham mưu tổ chức các hội thảo, hội nghị chuyên đề về hoạt động đầu tư; làm

đầu mối tổ chức xúc tiến khi tiếp xúc với các nhà đầu tư.

5. Quản lý tổ chức bộ máy, số lượng người làm việc, thực hiện chế độ tiền

lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với

viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo quy định của

pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân thành phố.

6. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Trung tâm theo quy

định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân thành phố.

7. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực

hiện nhiệm vụ được giao theo quy định và theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân thành

phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố.

8. Thực hiện những nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động đầu tư, xúc tiến đầu

tư, xúc tiến thương mại, xúc tiến du lịch do Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy

ban nhân dân thành phố giao.

* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư (Xem Phụ lục 02)

Lãnh đạo Trung tâm Xúc tiến Đầu tư gồm: 01Giám đốc và 05 Phó Giám đốc.

Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý

cán bộ; Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ

tịch Ủy ban nhân dân thành phố và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được giao

và tổ chức, hoạt động của Trung tâm.

01 Phó Giám đốc phụ trách công tác tổ chức, hành chính, xúc tiến đầu tư, xúc

tiến thương mại, xúc tiến du lịch.

04 Phó Giám đốc kiêm nhiệm, gồm: Phó Giám đốc của Sở Kế hoạch và Đầu tư,

Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Tài chính biệt phái kiêm giữ chức vụ

Phó Giám đốc Trung tâm. Các Phó Giám đốc Trung tâm là Phó Giám đốc Sở biệt phái

kiêm nhiệm chịu trách nhiệm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Sở về lĩnh vực liên

quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm; được ký thay Giám đốc Sở và được sử

dụng con dấu của Sở khi thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Sở về lĩnh vực liên quan

tại Trung tâm; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố và quy

định của pháp luật về thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình.

05 phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư

- Phòng Kế hoạch đầu tư

- Phòng Tài nguyên môi trường

- Phòng Xây dựng

- Phòng Tài chính

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư

Theo quy định tại Quyết định số 06/QĐ-TTXTĐT ngày 26/01/2018 ban hành

Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng thuộc Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư, phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư (sau đây được gọi tắt là Phòng

Hành chính - Xúc tiến) có chức năng, nhiệm vụ như sau:

Chức năng

Tham mưu thực hiện: Quản lý và tổ chức bộ máy, số lượng người làm việc, vị

trí việc làm của Trung tâm; quản lý, sử dụng đội ngũ công chức, viên chức, người lao

động của Trung tâm; chế độ tiền lương và chính sách, chế độ khác đối với công

chức, viên chức, người lao động; công tác Đảng, đoàn thể; công tác cán bộ, thi đua

khen thưởng; công tác quản trị hành chính, tài chính - kế toán, văn thư lưu trữ; xúc

tiến đầu tư; thực hiện bộ phận một cửa liên thông, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho

nhà đầu tư.

Nhiệm vụ

+ Thực hiện công tác tham mưu tổ chức bộ máy, quản lý đội ngũ công chức,

viên chức, người lao động

- Dự thảo các văn bản liên quan thuộc chức năng của phòng.

- Tham mưu dự thảo văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của các phòng thuộc Trung tâm; dự thảo văn bản quy định cụ thể

điều kiện, tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó của các phòng thuộc Trung tâm.

- Tham mưu xây dựng Quy chế làm việc của Trung tâm.

- Tham mưu về tuyển dụng, sử dụng, quản lý đội ngũ công chức, viên chức,

người lao động tại Trung tâm theo quy định của Luật Công chức, Luật Viên chức và

các quy định có liên quan khác; tham mưu về công tác quy hoạch, bổ nhiệm công

chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám

đốc Trung tâm.

- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với công chức, viên chức,

người lao động tại Trung tâm bao gồm: Chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội,

bảo hiểm y tế, khen thưởng, kỷ luật,….

+ Công tác xúc tiến đầu tư

- Chủ trì tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch về xúc tiến đầu tư; phối

hợp với các Phòng thuộc Trung tâm trong việc hỗ trợ triển khai các dự án đầu tư.

- Chủ trì tham mưu xây dựng hệ thống thông tin, dữ liệu về kinh tế - xã hội và

tiềm năng, thế mạnh, chính sách của thành phố; quảng bá, giới thiệu hình ảnh và cung

cấp thông tin cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm thu hút đầu tư vào

thành phố.

- Tham mưu thực hiện việc thu thập thông tin về kinh tế - xã hội, nghiên cứu thị

trường, xu hướng phát triển và các đối tác đầu tư để Trung tâm chủ trì, phối hợp cùng

các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan đề xuất với Ủy ban nhân dân thành phố: các

giải pháp cụ thể về xúc tiến đầu tư; các chính sách hỗ trợ, khuyến khích các doanh

nghiệp đầu tư vào thành phố; các giải pháp nhằm cải thiện môi trường đầu tư, kinh

doanh, nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh (PCI) của thành phố.

- Tham mưu cho Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách trong việc chủ trì, phối

hợp với các Sở, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan, Ủy ban nhân dân các quận huyện

xây dựng định hướng, chiến lược xúc tiến thu hút đầu tư các dự án vào thành phố.

- Đề xuất và tổ chức thực hiện các chương trình xúc tiến đầu tư trong và ngoài

nước nhằm hỗ trợ, vận động và thu hút các doanh nghiệp đầu tư vào thành phố. Tham

mưu việc hợp tác với các tổ chức xúc tiến đầu tư trong và ngoài nước theo quy định

của pháp luật; tổ chức các hội thảo, hội nghị chuyên đề về hoạt động đầu tư; làm đầu

mối tổ chức xúc tiến khi tiếp xúc với các nhà đầu tư. Tham mưu việc triển khai và tổ

chức thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu tư khác theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân

thành phố.

+ Công tác Hành chính - Quản trị và Kế toán:

- Tham mưu xây dựng dự toán và quyết toán thu - chi ngân sách hàng năm phục

vụ các hoạt động của Trung tâm; xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm.

- Tham mưu xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, mua sắm trang thiết

bị, văn phòng phẩm phục vụ điều kiện làm việc của Trung tâm.

- Thực hiện quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc, đi lại của

Trung tâm; tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý đối với tài sản của Trung tâm.

- Hướng dẫn, thực hiện thủ tục thanh toán đối với các hồ sơ thuộc lĩnh vực hành

chính, tổ chức, xúc tiến đầu tư và các hồ sơ phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ

của Trung tâm.

+ Công tác Văn thư - Lưu trữ:

- Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

- Quản lý hệ thống văn bản đến - đi của Trung tâm.

- Thu thập, phân loại và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thu nộp tài liệu

theo quy định; bảo quản tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; xây dựng công cụ tra cứu

và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của

Trung tâm.

- Thực hiện việc thống kê, báo cáo định kỳ về công tác văn thư - lưu trữ.

- Xây dựng Quy chế Văn thư - Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn tổ chức thực

hiện công tác văn thư - lưu trữ tại Trung tâm.

+ Phối hợp cùng các phòng thực hiện Bộ phận một cửa liên thông trong giải

quyết các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.

+ Tham mưu về công tác tổng hợp

- Tổng hợp, xây dựng dự thảo báo cáo định kỳ về tình hình công tác của Trung

tâm (hàng tháng, quý, 6 tháng, năm).

- Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện, hướng dẫn nhà đầu tư thực hiện dự án đầu

tư trên địa bàn thành phố.

2.1.3. Đặc điểm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng và

Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến Đầu tư

Mục tiêu chính thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố là tạo ra một tổ

chức có vị trí pháp lý phù hợp và đủ năng lực để thực hiện có hiệu quả chức năng,

nhiệm vụ về xúc tiến đầu tư; thực hiện đẩy mạnh cải cách hành chính trong hoạt động

đầu tư đảm bảo yêu cầu 3 giảm (giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí); giải quyết

theo cơ chế “một cửa” về các thủ tục đầu tư, nâng cao hiệu quả xúc tiến, hỗ trợ các nhà

đầu tư... Vì vậy, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có một số đặc điểm riêng được thể hiện rõ

qua tổ chức bộ máy, nhân sự và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm cũng như Phòng

Hành chính - Xúc tiến.

* Tổ chức bộ máy và nhân sự

Trên cơ sở đề xuất của thành phố và tham mưu của Bộ Nội vụ, ngày 06/6/2016,

Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1012/QĐ-TTg thành lập Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố Hải Phòng. Trung tâm Xúc tiến Đầu tư là

đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố, được thành lập trên

cơ sở tổ chức lại 04 trung tâm xúc tiến đầu tư cấp sở, ngành của thành phố. Đến thời

điểm hiện tại, tổng số người làm việc tại Trung tâm là 36 người, gồm 31 công chức và

5 viên chức. Để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư là

đơn vị sự nghiệp nhưng nhân sự vẫn là công chức. Ban lãnh đạo Trung tâm gồm 01

Giám đốc, 01 Phó Giám đốc chuyên trách và 04 Phó Giám đốc làm việc theo chế độ

biệt phái kiêm nhiệm giữ chức vụ Phó Giám đốc 4 Sở: Kế hoạch và Đầu tư, Xây dựng,

Tài nguyên và Môi trường, Tài chính.

Bộ phận văn phòng của Trung tâm có có tên gọi là Phòng Hành chính, Tổ chức

và Xúc tiến Đầu tư. Biên chế của Phòng Hành chính - Xúc tiến nói riêng và biên chế của

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chung đều được thực hiện theo Quyết định điều động của Chủ

tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Nhân sự của phòng được điều động từ các Sở

ngành trên địa bàn thành phố về Trung tâm nhận công tác từ ngày 19/9/2016 gồm: Văn

phòng Thành ủy, Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Công Thương, Ban Quản lý khu

kinh tế. Người đứng đầu văn phòng không phải là Trưởng phòng mà là Phó Giám đốc

thì mới đảm bảo được yêu cầu của vị trí tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố về

lĩnh vực xúc tiến đầu tư trong nước đồng thời đại diện cho thành phố trong các hoạt

động xúc tiến đầu tư nước ngoài tại Hải Phòng.

Trên thực tế, theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ nhằm đẩy mạnh hoạt động

xúc tiến đầu tư tại các tỉnh, thành phố đã thành lập các trung tâm để thực hiện chức

năng này. Ở Hà Nội thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành

phố, về cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc do Chủ tịch Uỷ ban nhân

dân thành phố bổ nhiệm và 04 phòng chuyên môn trong đó có riêng 01 phòng làm

nhiệm vụ xúc tiến đầu tư (Phòng Xúc tiến Đầu tư). Ở Đà Nẵng thành lập Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư Đà Nẵng sau 10 năm hoạt động đã đổi tên thành Ban Xúc tiến và Hỗ

trợ Đầu tư Đà Nẵng nhằm phù hợp với vai trò, công việc trên thực tế. Cơ cấu tổ chức

của Ban gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố bổ

nhiệm và 03 phòng chuyên môn trong đó cũng có 01 phòng chuyên môn riêng làm

nhiệm vụ xúc tiến đầu tư (Phòng Xúc tiến Đầu tư). Ở Quảng Ninh thành lập Ban Xúc

tiến và Hỗ trợ Đầu tư Quảng Ninh có cơ cấu tổ chức giống với Ban Xúc tiến và Hỗ trợ

Đầu tư Đà Nẵng. Ngoài ra, Trung tâm cũng được thành lập ở nhiều tỉnh khác có mô

hình hoạt động tương tự Hà Nội, Đà Nẵng và Quảng Ninh. Qua thực tế thấy rằng,

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng là mô hình có cơ cấu tổ chức bộ máy

khác biệt đầu tiên trên cả nước.

* Chức năng, nhiệm vụ

Theo Quyết định số 1012/QĐ-TTg ngày 06/6/2016, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

thành phố là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố. Theo

quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư thành phố ban hành kèm theo Quyết định số 1919/2016/QĐ-UBND ngày

09/9/2016, mặc dù vẫn quy định Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố là đơn vị sự

nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, nhưng về bản chất thì chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức không phải là một đơn vị sự nghiệp công

lập mà là một cơ quan có chức năng phục vụ quản lý nhà nước về các lĩnh vực chuyên

ngành như đầu tư, xây dựng, quy hoạch, nhà ở, đất đai, môi trường, tài chính... Để

thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao, 04 Phó Giám đốc Sở kiêm Phó Giám

đốc Trung tâm: Kế hoạch và Đầu tư, Xây dựng, Tài nguyên và Môi trường, Tài chính

có trách nhiệm:

+ Ký thay Giám đốc Sở các văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quản lý

nhà nước của Sở được thực hiện tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố.

+ Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Sở theo các văn bản hướng

dẫn thực hiện và các quy định khác của pháp luật có liên quan tại Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư thành phố.

Đối với bộ phận văn phòng ngoài thực hiện các chức năng vốn có của văn

phòng (tham mưu, tổng hợp, thu thập, xử lý thông tin, hậu cần…) thì Phòng Hành

chính - Xúc tiến có nhiệm vụ quan trọng nhất là thực hiện nhiệm vụ xúc tiến đầu tư.

Thông qua hoạt động xúc tiến đầu tư để tìm kiếm những nhà đầu tư hiểu mô hình

hoạt động của Trung tâm cũng là một nhiệm vụ rất quan trọng. Đây không phải là

việc gộp hai phòng làm một mà bản chất của công tác xúc tiến đầu tư (xây dựng và

thực hiện chương trình xúc tiến đầu tư, nghiên cứu và đánh giá thị trường đầu tư,

xây dựng các ấn phẩm đầu tư, chăm sóc và hỗ trợ nhà đầu tư,…) là thực hiện các

hoạt động đối ngoại, truyền thông mà lĩnh vực này lại chính là chức năng, nhiệm vụ

của văn phòng. Xuất phát từ lý do này, lãnh đạo thành phố đã chỉ đạo thành lập

Phòng Hành chính - Xúc tiến, đây là điểm khác biệt với các Trung tâm của các tỉnh,

thành phố khác. Việc làm này, cho thấy các cấp lãnh đạo thành phố rất quan tâm

đến công tác văn phòng, vị thế của văn phòng được nâng cao và đặc biệt đã phát

huy được tiềm năng, thế mạnh của văn phòng đồng thời tạo ra tên phòng phù hợp

khi đi giao dịch bên ngoài. Điều đó cũng chứng tỏ, việc đặt nhiệm vụ này vào văn

phòng và lấy tên là Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến Đầu tư là hoàn toàn

hợp lý.

Như vậy, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố là đơn vị sự nghiệp công lập

đặc thù, được thành phố giao thực hiện chức năng phục vụ quản lý nhà nước về các

lĩnh vực đầu tư, xây dựng, đất đai, môi trường,… với đội ngũ nhân sự được thành

phố điều động từ các Sở chuyên ngành và vẫn được thành phố ghi nhận biên chế là

công chức hành chính. Có thể thấy Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

là mô hình tổ chức mới, đặc thù và chưa có tiền lệ. Mô hình tổ chức mới này đã có

những ưu việt vượt trội thể hiện trong kết quả hoạt động sau 2 năm thành lập: Các

thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm đảm bảo rút ngắn 1/3 thời gian so quy

định, đảm bảo mục tiêu 03 giảm: giảm hồ sơ giấy tờ, giảm thời gian thực hiện và chi

phí phát sinh do đi lại, hoàn thiện hồ sơ; hầu hết các nhà đầu tư đều rất hài lòng với

việc giải quyết các thủ tục hành chính tại đây; đặc biệt năm 2016 góp phần tạo bước đột phá đưa Hải Phòng vươn lên đứng thứ 2 cả nước về thu hút đầu tư nước ngoài1.

Tuy nhiên, mặc dù được “ẩn” dưới chức năng, nhiệm vụ của các Sở chuyên ngành,

do các Phó Giám đốc Sở biệt phái, kiêm Phó Giám đốc Trung tâm thực hiện, nhưng

về tổng thể, sau khi có các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như

nêu trên, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố vẫn đang thực hiện nhiều nhiệm vụ

quản lý nhà nước và mang tính quản lý nhà nước; đồng thời, bộc lộ nhiều khó khăn,

vướng mắc về mặt pháp lý trong quá trình vận hành cho nên Trung tâm vừa hoạt

động, vừa phải nghiên cứu rút kinh nghiệm để điều chỉnh và đề xuất điều chỉnh cho

phù hợp trong thời gian tới.

Về cơ bản, Phòng Hành chính - Xúc tiến và văn phòng tại các cơ quan nhà nước

nói chung có nhiều điểm giống nhau về vị trí, vai trò; đối tượng quản lý; tính dịch vụ

và một phần chức năng, nhiệm vụ. Những điểm khác biệt nằm chủ yếu ở cơ cấu tổ

chức và các chức năng, nhiệm vụ phục vụ cho lĩnh vực xúc tiến, đầu tư. Chúng tôi xin

được tóm tắt cụ thể như sau:

* Những điểm tƣơng đồng:

- Về vị trí, vai trò: Văn phòng là cửa sổ thông tin nên hầu hết các công việc từ

chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận

văn phòng. Tổ chức công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng quyết định hiệu quả

hoạt động của cả bộ máy trong cơ quan, tổ chức.

- Về chức năng, nhiệm vụ: Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về tham mưu,

tổng hợp, văn thư - lưu trữ, đối nội, đối ngoại, hậu cần, kiểm tra đánh giá công tác văn

phòng,…

- Đối tượng quản lý là thông tin.

1 Theo đánh giá xếp hạng của Cục Đầu tư nước ngoài năm 2016, Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư của nước ngoài vào các địa phương trên cả nước và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài.

- Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao.

* Những điểm khác nhau:

Tiêu chí Văn phòng các cơ quan nhà Phòng Hành chính - Xúc tiến so sánh nƣớc

Người đứng đầu là Phó Giám đốc Chánh văn phòng/Trưởng

- Điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực phòng là người đứng đầu,

văn phòng. điều hành mọi hoạt động về

- Là người phát ngôn và cung cấp thông lĩnh vực văn phòng

tin cho báo chí của Trung tâm Xúc tiến Lãnh

Đầu tư thành phố. đạo

- Là người đại diện cho thành phố

quảng bá, giới thiệu môi trường đầu tư

với các đối tác trong và ngoài nước

trong.

- Ngoài các chức năng nhiệm vụ như - Thực hiện các chức năng,

văn phòng các cơ quan nhà nước. nhiệm vụ tham mưu, tổng

Phòng Hành chính - Xúc tiến còn giải hợp, văn thư - lưu trữ, đối nội,

quyết công việc chuyên môn thuộc lĩnh đối ngoại, hậu cần, kiểm tra,

vực xúc tiến đầu tư: đánh giá,…

+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch

thu hút vốn đầu tư và tổng hợp báo cáo

tình hình triển khai, thực hiện các Chức

chương trình, kế hoạch tương ứng. năng,

+ Xây dựng các mối quan hệ đối tác: nhiệm vụ

Duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và

bền vững với các bộ, sở, ban ngành có

liên quan trên địa bàn Hải Phòng cũng

như khắp cả nước; với đại diện các tập

đoàn, công ty lớn đặt tại Hải Phòng và

các đại sứ quán của các nước có mối

quan hệ hợp tác với thành phố.

+ Quảng bá đầu tư: Xuất bản các ấn

phẩm giới thiệu về môi trường đầu tư

tại Hải Phòng; đăng tải thông tin đầu tư

trên Website Trung tâm; tham gia các

đoàn ra, đoàn vào; thiết lập mối quan

hệ với các cơ quan báo chí,…

+ Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho nhà

đầu tư.

Ngoài cung cấp các sản phẩm như văn - Cung cấp các dịch vụ hành Sản

phòng các cơ quan nhà nước còn là đơn chính nội bộ phẩm

vị trung gian cung cấp dịch vụ hành - Đảm bảo các điều kiện làm hoạt

chính công: việc cho cơ quan, tổ chức động

- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư - Thực hiện các loại thủ tục là

- Giấy chứng nhận đăng ký quyền sử công cụ cho hoạt động quản

dụng đất trị

- Giấy cấp phép xây dựng

Bảng 2.1: Bảng so sánh Phòng Hành chính - Xúc tiến

và văn phòng các cơ quan nhà nƣớc

Việc so sánh một văn phòng đặc thù với văn phòng các cơ quan nhà nước nói

chung nhằm giúp chúng ta có góc nhìn rõ hơn về từng loại hình trong cách tổ chức

hoạt động và sản phẩm hoạt động. Lựa chọn văn phòng đặc thù hay văn phòng các cơ

quan nhà nước nói chung hiện nay đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Vì

vậy, mỗi cơ quan, tổ chức khi thành lập mới, tách, sáp nhập các phòng ban thì tùy vào

quy mô hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, hoàn cảnh thực tế,… để lựa chọn kiểu văn

phòng cho phù hợp.

Qua phân tích thực trạng, so sánh ở trên chúng tôi thấy rằng loại văn phòng này

phù hợp với những Trung tâm Xúc tiến Đầu tư tại các tỉnh, thành phố. Ngoài ra nó

cũng phù hợp với các cơ quan có quy mô không quá lớn nhưng lại có một phòng riêng

phụ trách công tác đối ngoại. Ví dụ như Chi nhánh Phòng Công nghiệp và Thương mại

tại thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh tại Hải Phòng và một số chi nhánh khác đang

có Phòng Giao dịch quốc tế có chức năng nhiệm vụ tổ chức các hoạt động xúc tiến

thương mại, đầu tư và hỗ trợ doanh nghiệp - đây chính là các hoạt động đối ngoại và

truyền thông. Hơn nữa nó lại phù hợp với chủ trương của Đảng, nhà nước giai đoạn

hiện nay về cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, tinh giản biên chế, thu gọn

đầu mối, giảm đầu mối đơn vị.

2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư

thành phố Hải Phòng

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt

động của tất cả các cơ quan. Để công tác văn phòng được đầu tư, tổ chức và hoạt động

tốt đòi hỏi Ban Giám đốc Trung tâm cần xác định đúng vị trí, vai trò của công tác văn

phòng đối với hoạt động của cơ quan. Điều này cũng có nghĩa, nhận thức của Ban

Giám đốc Trung tâm có tầm quan trọng đặc biệt trong việc tổ chức công tác văn

phòng.

Về cơ bản, công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố đang

được nhìn nhận đúng đắn và tích cực về vai trò và ý nghĩa của nó trong công việc. Vì

vậy, công tác văn phòng đang ngày càng được chỉnh đốn và đi vào nề nếp, hướng tới

tính chuyên nghiệp cao.

2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng

Để quản lý điều hành mọi hoạt động trong văn phòng cần có một bộ máy gồm

các cấp, các khâu liên kết với nhau theo quan hệ trên dưới, ngang dọc và có những

chức năng, quyền hạn, trách nhiệm xác định. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng là

xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học có sự phân công cụ thể rõ ràng về chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động nhịp

nhàng, đồng bộ, không có sự chồng chéo, trùng lặp.

Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính - Xúc tiến gồm lãnh đạo văn phòng và các

bộ phận chuyên trách (Xem Phụ lục 03)

Lãnh đạo văn phòng gồm Phó Giám đốc, Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng

Hành chính - Xúc tiến.

Phó Giám đốc Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư do Chủ tịch Ủy ban

nhân dân thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của

pháp luật. Là người đứng đầu, điều hành mọi hoạt động của Phòng Hành chính - Xúc

tiến, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm, Ủy ban nhân dân thành phố và trước

pháp luật về các lĩnh vực:

- Công tác hành chính, tổ chức và xúc tiến đầu tư

- Tham mưu xây dựng kế hoạch xúc tiến đầu tư, tổ chức hoạt động xúc tiến đầu

tư theo kế hoạch đã được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt

- Công tác cải cách hành chính, công tác tuyên truyền, ứng dụng công nghệ

thông tin

- Phụ trách, chỉ đạo hoạt động của Công đoàn Trung tâm

- Chỉ đạo tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Trung tâm hàng tháng, quý,

năm

Phó Giám đốc xác định cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Xúc tiến bằng

việc phân chia thành các bộ phận, đề ra những nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và

phân công lao động trong phòng. Tất cả những việc này được Phó Giám đốc trình

Giám đốc trong cuộc họp Ban Giám đốc và được Giám đốc thông qua bằng văn bản

sau đó được Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng triển khai thực hiện.

Giúp việc cho Phó Giám đốc là Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Giám đốc

Trung tâm bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.

Ngoài việc chỉ đạo chung, Trưởng phòng phụ trách trực tiếp Bộ phận Xúc tiến đầu tư,

Bộ phận Tổng hợp và Bộ phận Kế toán. Phó Trưởng phòng phụ trách trực tiếp Bộ

phận Văn thư - Lưu trữ, Bộ phận Hành chính - Quản trị và Bộ phận lái xe.

Nhìn chung, việc bố trí cơ cấu của Phòng Hành chính - Xúc tiến có tính hợp lý,

phù hợp với điều kiện thực tế nhằm thực hiện sứ mệnh và mục tiêu của Trung tâm nói

riêng và thành phố nói chung. Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân trong phòng được

quy định khá rõ ràng bằng văn bản. Tuy Phòng Hành chính - Xúc tiến thực hiện cả

chức năng, nhiệm vụ chuyên môn nhưng cơ cấu tổ chức của phòng khá gọn nhẹ, ít đầu

mối trung gian. Các cấp bậc đã được phân chia rõ ràng, nên cấp dưới phải phục tùng

cấp trên, cấp trên phải chịu trách nhiệm với cấp trên nữa. Mọi việc của phòng phải báo

cho Trưởng phòng, Phó Giám đốc phụ trách, từ đó kịp thời trình Giám đốc, đặc biệt là

văn bản từ bộ phận văn thư, các vấn đề từ chuyên viên khác trong văn phòng nói riêng

và Trung tâm nói chung cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc mang lại

hiệu quả cao.

Nhân sự của Phòng Hành chính - Xúc tiến nói riêng và biên chế của Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư chung đều được thực hiện theo Quyết định điều động của Chủ tịch Ủy

ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Nhân sự của phòng được điều động từ các Sở ngành

trên địa bàn thành phố về Trung tâm nhận công tác gồm: Văn phòng Thành ủy, Sở Nội

vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Công Thương, Ban Quản lý khu kinh tế. Qua khảo sát

thực tế, tác giả đã tổng hợp số lượng và trình độ nhân sự trong phòng ở bảng dưới đây:

Trình độ

Chuyên môn Lý luận chính trị Bộ phận Số lƣợng

Trung Trên Sơ Đại học Cao cấp cấp Đại học cấp

Lãnh đạo Phòng 03 03 01 02

Bộ phận Xúc tiến 02 01 01 02 đầu tư

Bộ phận Tổng hợp 01 01 01

Bộ phận Kế toán 01 01 01

Bộ phận Văn thư - 01 01 01 Lưu trữ

Bộ phận Hành chính 02 02 01 - Quản trị

Bộ phận Lái xe 02 02

Tổng số 12 07 05 02 05 02

Bảng 2.2: Bảng số lƣợng và trình độ nhân sự Phòng Hành chính,

Tổ chức và Xúc tiến đầu tƣ

(Nguồn: Khảo sát thực tế)

Nhìn vào bảng trên chúng ta thấy, Phòng Hành chính - Xúc tiến có 12 công chức,

viên chức và người lao động có trình độ đại học và trên đại học. Các công chức, viên

chức đều được phòng phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng thông qua bảng phân công

nhiệm vụ của phòng. Sự phân công làm việc tương đối khoa học và có sự hỗ trợ với

nhau. Riêng Bộ phận Xúc tiến đầu tư sẽ có thêm nhân sự từ Bộ phận Hành chính -

Quản trị và Bộ phận Tổng hợp cùng phối hợp thì mới thực hiện được khối lượng công

việc được giao. Các cán bộ, công chức, viên chức có độ tuổi trung bình là 35, là một lợi

thế rất lớn bởi đây được coi là độ tuổi vàng, họ có sức khỏe tốt, có kinh nghiệm, nhiệt

tình, không ngại tiếp cận những phương pháp làm việc mới. Tuy nhiên, Phó Giám đốc

phụ trách và các Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng đều là Tiến sĩ, Thạc sĩ chuyên

ngành Kinh tế của Đại học Ngoại thương. Vì họ không được đào tạo về chuyên ngành

quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ hoặc hành chính văn thư,…cho nên thiếu lý luận

và kinh nghiệm trong tổ chức công tác văn phòng. Điều này làm cho công tác văn

phòng chưa thực sự hiệu quả và nề nếp, bởi bản thân các lãnh đạo cũng chưa nắm bắt

được các nghiệp vụ văn phòng phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây

là một trong những nguyên nhân khiến cho một số văn bản ban hành không đảm bảo

đúng thể thức theo quy định hoặc hạn chế về chất lượng; tham mưu về quy trình bổ

nhiệm hay khen thưởng còn gặp lúng túng, chưa có sự cân bằng trong chỉ đạo thực

hiện giữa hai lĩnh vực là văn phòng và xúc tiến đầu tư…Thêm vào đó, sự phân công

công việc cho cán bộ, công chức và người lao động trong phòng còn có điểm chưa hợp

lý như: Nhiệm vụ lĩnh vực xúc tiến đầu tư khá nặng nề thì 02 chuyên viên bộ phận này

kiêm cả vị trí tổng hợp và hành chính quản trị; 01 chuyên viên văn thư, lưu trữ đảm

nhận cả việc của Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho nhà đầu tư, một

phần việc của Bộ phận Tổng hợp, xây dựng lịch công tác và thủ quỹ cơ quan.

Tóm lại, chúng tôi thấy về cơ bản cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự Phòng

Hành chính - Xúc tiến đã phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, đảm bảo

việc tham mưu, tổng hợp, xúc tiến đầu tư và hậu cần nhằm giúp Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư xây dựng được một cơ chế quản lý gọn nhẹ, thuận tiện cung cấp các dịch vụ

hành chính cho các phòng chuyên môn được hoạt động thông suốt và hoàn thành tốt

nhiệm vụ được giao. Cơ chế hoạt động quản lý được thực hiện trong mối quan hệ của

phòng với các phòng khác khi hợp tác giúp đỡ nhau để thực hiện chức năng của mình,

góp phần thúc đẩy nhau trong công việc chung, được phối kết hợp hài hòa và hiệu quả

tránh tình trạng chồng chéo đan xen nhau gây nên tình trạng không đồng bộ. Trong cơ

cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Xúc tiến có sự linh hoạt trong quá trình hoạt động

như bộ phận bảo vệ, bộ phận lễ tân không biên chế chính thức mà được sử dụng đội

ngũ có tay nghề, chuyên môn của Trung tâm Hội nghị thành phố trong việc bảo vệ

công sở (bởi 2 cơ quan chung trụ sở làm việc) cũng như phục vụ các hội nghị và gặp

gỡ với đối tác trong và ngoài nước. Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn một số tồn tại

cần được điều chỉnh và khắc phục trong thời gian tới.

2.2.2. Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp

Về công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan đã được Trung tâm Xúc tiến Đầu

tư quy định rõ trong Quyết định số 05/QĐ-TTXTĐT ngày 06/01/2017 ban hành Quy

chế làm việc tạm thời của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng (Xem phụ lục 04) và

Quyết định số 06/QĐ-TTXTĐT ngày 26/01/2018 ban hành Quy định chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn các phòng thuộc Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng. Trong

các quyết định này chỉ rõ tất cả các phòng thuộc Trung tâm đều có chức năng tham

mưu cho lãnh đạo cơ quan những mảng công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn, phạm vi hoạt động của phòng mình góp phần giúp cho lãnh đạo nắm

bắt thông tin và kịp thời đưa ra những quyết định quản lý có tính hiệu quả, khả thi

cao vào trong thực tế giúp cho công việc được giải quyết thuận lợi và nhanh chóng

hơn. Trong đó, Phòng Hành chính - Xúc tiến là đơn vị thực hiện chức năng tham

mưu về việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan và tham mưu về lĩnh

vực xúc tiến đầu tư.

Thứ nhất, Phòng Hành chính - Xúc tiến thực hiện chức năng tham mưu về việc

tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan. Nhiệm vụ này được giao cho Bộ

phận thực hiện. Một số nội dung tham mưu được quy định trong Quy chế làm việc của

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Điều đó đã được thể hiện thông qua những công việc mà

phòng đảm nhiệm sau đây:

Xây dựng Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư là một đơn vị hành chính nhà nước nên tiêu chí về tài chính là tiết kiệm

trong việc sử dụng ngân sách đồng thời là đơn vị sự nghiệp có thu nên phát huy tối

đa chức năng xúc tiến đầu tư nhằm thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài để đóng

góp cho ngân sách thành phố. Các hoạt động trong Chương trình công tác năm

hướng tới đối tượng khách hàng là Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng, các Sở

ban ngành, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, các Tập đoàn kinh tế lớn như:

Tập đoàn Sungroup, Tập đoàn FLC, Tập đoàn Vingroup, Công ty CP Him Lam,

Công ty Aeon Mall, Tập đoàn Xuân Thành, Tổng công ty Xuân Trường,…và người

dân. Quy trình xây dựng Chương trình công tác năm được quy định rõ trong Quy

chế làm việc của Trung tâm, chậm nhất vào ngày 10 tháng 11 hàng năm 04 phòng

chuyên môn gửi Phòng Hành chính - Xúc tiến chương trình công tác trên cơ sở kết

hợp giữa ý kiến của Phó Giám đốc phụ trách với sự chủ động đề xuất của các

phòng. Xây dựng chương trình công tác năm phải đảm bảo rõ định tính, định lượng,

kinh phí, thời gian thực hiện, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp. Phòng Hành chính -

Xúc tiến tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác của Trung tâm và gửi

lại cho các phòng tham gia ý kiến. Trong vòng 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận

được dự thảo chương trình các phòng phải có ý kiến chính thức bằng văn bản phản

hồi để hoàn chỉnh và trình Giám đốc Trung tâm ký duyệt. Giám đốc Trung tâm

thông qua Chương trình công tác năm được gửi tới các Phó Giám đốc và các phòng

để biết và thực hiện. Thực hiện Chương trình công tác năm hướng tới đơn giản hóa

các thủ tục hành chính, đảm bảo mục tiêu 3 giảm: giảm hồ sơ giấy tờ, giảm thời

gian thực hiện và chi phí phát sinh do đi lại, hoàn thiện hồ sơ thuộc các lĩnh vực:

Cấp giấy chứng nhận đầu tư, đánh giá tác động môi trường dự án và cấp giấy phép

xây dựng. Cập nhật, công bố công khai, minh bạch theo quy định về hồ sơ, quy

trình giải quyết các thủ tục hành chính này. Trên cơ sở Chương trình công tác năm

Phòng Hành chính - Xúc tiến xây dựng Chương trình công tác tuần, tháng, quý.

Trước ngày 20 hàng tháng và ngày 20 của tháng cuối quý các phòng phải rà soát

các vấn đề cần trình Giám đốc Trung tâm vào tháng, quý tiếp theo đã có trong

Chương trình công tác năm và bổ sung những vấn đề mới phát sinh để xây dựng

Chương trình công tác tháng, quý. Đối với Chương trình công tác tuần, trước 14h

chiều thứ 6 hàng tuần, các Phó Giám đốc và các phòng đăng ký lịch làm việc tuần

tiếp theo qua Phòng Hành chính - Xúc tiến để tổng hợp trình Giám đốc duyệt; khi

có thay đổi chương trình, lịch công tác Phòng Hành chính - Xúc tiến đầu tư kịp thời

thông tin cho các phòng và đối tượng liên quan biết để thực hiện.

Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế làm

việc cho cơ quan. Ngay từ khi thành lập và đi vào hoạt động việc đầu tiên là xây dựng

các nội quy, quy định, quy chế làm việc cho cơ quan để tham mưu cho Giám đốc

Trung tâm ban hành văn bản chính thức:

STT THỜI GIAN TÊN VĂN BẢN

BAN HÀNH

Quyết định số 25/QĐ-TTXTĐT về việc ban hành

Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Xúc tiến Đầu 1 18/10/2016

tư thành phố Hải Phòng

Dự thảo Quyết định ban hành Quy chế phối hợp thực

hiện giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm

2 2016 vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư (Dự thảo đang xin

ý kiến UBND thành phố, các Sở ngành liên quan trên

địa bàn thành phố)

Quyết định số 05/QĐ-TTXTĐT về việc ban hành

3 06/01/2017 Quy chế làm việc tạm thời của Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư thành phố Hải Phòng

Quyết định số 07/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế

nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước 4 09/01/2017 thời hạn đối với công chức, viên chức và người lao

động

Quyết định số 24/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế về

5 20/01/2017 việc quản lý, vận hành và khai thác Cổng thông tin

điện tử Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

Quyết định số 27/QĐ-TTXTĐT ban nhành Quy chế

chi trả nhuận bút, thù lao đối với các tác phẩm được

6 20/1/2017 đăng trên Cổng thông tin điện tử Xúc tiến Đầu tư,

Thương mại, Du lịch thành phố Hải Phòng

(hppc.gov.vn)

Quyết định số 30/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế

09/02/2017 công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu 6

tư thành phố Hải Phòng

Thông báo nội bộ về việc chấp hành kỷ luật, kỷ

21/7/2017 cương công vụ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành 7

phố Hải Phòng

Quyết định số 06/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy định

8 26/01//2018 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng thuộc

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

Quyết định số 53/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế

9 28/5/2018 cung cấp thông tin cho công dân của Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

Thông báo số 10/TB-TTXTĐT về phân công công

10 11/01/2019 tác của Lãnh đạo Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành

phố Hải Phòng

Bảng 2.3: Bảng tổng hợp các quy định, quy chế làm việc

(Nguồn: Khảo sát thực tế)

Đồng thời với việc tham mưu xây dựng quy chế, nội quy làm việc của cơ quan,

Phòng Hành chính - Xúc tiến tiếp tục xây dựng và ban hành các nội quy hoạt động và

điều hành của nội bộ phòng để áp dụng cho các cán bộ, công chức, viên chức và người

lao động của phòng thực hiện cũng như gửi tới các đơn vị có liên quan để biết và phối

hợp cùng thực hiện như: Nội quy cơ quan, hàng loạt các thông báo nội bộ về công tác

văn phòng (quy định về ký nháy văn bản, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, sử dụng Phần

mềm Văn phòng điện tử, quy định giờ làm việc,…). Các quy định, quy chế, nội quy và

các văn bản nội bộ về công tác văn phòng đã tạo cơ sở pháp lý để lãnh đạo Trung tâm

điều hành hoạt động chung của cơ quan.

Ngoài ra, Phòng Hành chính - Xúc tiến tham mưu một số lĩnh vực thuộc chức

năng, nhiệm vụ như tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, an ninh trật tự,... Công tác

tổ chức cán bộ luôn được Đảng ủy, Ban Giám đốc Trung tâm coi là nhiệm vụ trọng

tâm, được quan tâm, chỉ đạo thường xuyên. Do đó, công tác tổ chức cán bộ tại Phòng

Hành chính - Xúc tiến đã được tổ chức thực hiện có hiệu quả góp phần hoàn thành

tốt nhiệm vụ được giao trên mọi lĩnh vực. Phòng tham mưu tiến hành xây dựng, kiện

toàn bộ máy tinh gọn, sắp xếp hợp lý, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ

phận, thuận tiện công tác quản lý, điều hành cơ quan. Xây dựng đề án vị trí việc làm

nhằm xác định công việc, nhiệm vụ gắn với chức danh để bố trí công chức từ đó việc

tuyển dụng, sắp xếp, sử dụng, xác định nhu cầu đào tạo và bồi dưỡng có hiệu quả.

Tham mưu các đề án nhân sự ban chấp hành Công đoàn, Ủy ban Kiểm tra công đoàn

cơ quan, chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đảng viên, công

chức, viên chức cơ quan. Cử nhiều cán bộ, đảng viên dự các khóa đào tạo về lý luận

chính trị và bồi dưỡng nghiệp vụ đảng viên, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí để

công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn và trung hạn về các

lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ cần thiết để phục vụ trực tiếp các công việc chuyên

môn tại cơ quan. Tham mưu thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách đãi

ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và người lao động. Phòng đã

phát động nhiều phong trào thi đua sâu rộng, động viên cán bộ công chức khắc phục

khó khăn, phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Phòng đã triển khai đăng ký danh

hiệu thi đua khen thưởng, trong đó năm 2018 đã vinh dự nhận Cờ thi đua của Chính

Phủ cho tập thể Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, tổ chức Đảng đạt danh hiệu “Trong sạch

vững mạnh”, công tác Đoàn đạt danh hiệu “Công đoàn cơ sở vững mạnh”, Đoàn

Thanh niên đạt danh hiệu “Chi đoàn cơ sở vững mạnh”. Phòng Hành chính - Xúc

tiến trực tiếp tham mưu, tổ chức công tác bảo vệ thường trực, kiểm tra giám sát

người, phương tiện ra vào, kiểm tra an ninh trật tự. Tuyên truyền, yêu cầu đảng viên,

cán bộ, công chức, viên chức nâng cao ý thức trách nhiệm, tích cực tham gia phong

trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc, phong trào toàn dân bảo vệ an ninh trong tình

hình mới.

Thứ hai, Phòng Hành chính - Xúc tiến thực hiện chức năng tham mưu về lĩnh

vực xúc tiến đầu tư. Nhiệm vụ này do Bộ phận Xúc tiến thực hiện. Điều đó đã được

thể hiện thông qua những công việc mà phòng đảm nhiệm sau đây:

Xây dựng Chiến lược thu hút vốn FDI của thành phố Hải Phòng giai đoạn

2016-2020. Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố, Bộ phận Xúc tiến đầu

tư thuộc Phòng Hành chính - Xúc tiến đã xây dựng Dự thảo Chiến lược thu hút vốn

FDI của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020. Dự thảo bám sát mục tiêu theo

tinh thần Nghị quyết số 20/2015/NQ-HĐND ngày 18/12/2015 của Hội đồng nhân dân

thành phố về Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh thành phố 5

năm (2016-2020), chiến lược thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài của thành phố

hướng tới mục tiêu: “Phát huy hiệu quả các tiềm năng, lợi thế, đổi mới mô hình tăng

trưởng, cơ cấu lại nền kinh tế, nâng cao sức mạnh thu hút đầu tư, công nghiệp hóa,

hiện đại hóa sự phát triển nhanh, đột phá để xây dựng Hải Phòng trở thành trung tâm

dịch vụ, công nghiệp lớn có sức cạnh tranh cao; là trọng điểm phát triển kinh tế biển

của cả nước; trung tâm giáo dục, đào tạo, y tế và khoa học - công nghệ của vùng

Duyên hải Bắc Bộ; là đầu mối giao thông quan trọng của cả nước, cửa chính ra biển

của các địa phương phía Bắc; đời sống vật chất và tinh thần của người dân không

ngừng nâng cao; một pháo đài bất khả xâm phạm về quốc phòng - an ninh; hướng tới

xây dựng Hải Phòng trở thành thành phố Cảng xanh, văn minh, hiện đại” [20,1]. Nội

dung Dự thảo tập trung vào 3 giải pháp thực hiện lớn là về cải cách thủ tục hành chính,

về xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng, về xúc tiến đầu tư.

Xây dựng Kế hoạch Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-

2020, thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài là một trong những điểm sáng của nền

kinh tế thành phố. Giai đoạn 2011-2015 đã thu hút FDI với lượng vốn thu hút đạt gần

7 tỉ USD [31,1]. Kế hoạch xúc tiến đầu tư giai đoạn 2016-2020 thành phố (Trung tâm)

tiếp tục xác định nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài giữ vai trò quan trọng để thúc

đẩy tái cấu trúc kinh tế, đổi mới mô hình tăng trưởng thành phố theo hướng thành phố

Cảng xanh, phát triển bền vững. Chương trình Xúc tiến đầu tư hướng tới khách hàng là

Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Uỷ ban nhân dân thành phố, các Tập đoàn xuyên quốc gia từ

Nhật Bản, Hàn Quốc, EU,.. các Tập đoàn kinh tế lớn như: Tập đoàn Sungroup, Tập

đoàn FLC, Tập đoàn Vingroup, Tập đoàn Xuân Thành, Tổng công ty Xuân

Trường,…Trung tâm sẽ tập trung nghiên cứu thị trường, xu hướng và đối tác đầu tư,

phối hợp với một số tổ chức quốc tế như Jica, Jetro, Amcham, Japan Desk và các sở

ban ngành, đơn vị liên quan… để xây dựng chương trình xúc tiến đầu tư chi tiết. Xây

dựng cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động xúc tiến đầu tư. Xây dựng Danh mục dự án kêu

gọi đầu tư. Coi trọng xúc tiến đầu tư tại chỗ thông qua chăm sóc, hỗ trợ các nhà đầu tư

hiện đang hoạt động trong các khu công nghiệp, khu kinh tế thành phố nói riêng và

trên địa bàn thành phố nói chung.

Dự thảo Chiến lược thu hút vốn FDI của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-

2020 và Kế hoạch Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020

được gửi xin ý kiến đóng góp của các sở, ban, ngành liên quan. Trên cơ sở đó, Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư đã tiếp thu, hoàn thiện trình Ủy ban nhân dân thành phố xem

xét, ban hành.

Xây dựng Chương trình Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng hàng năm.

Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố, hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và

Đầu tư và trên cơ sở Kế hoạch Xúc tiến đầu tư giai đoạn 2016-2020, Bộ phận Xúc tiến

Đầu tư thuộc Phòng Hành chính - Xúc tiến xây dựng Dự thảo Chương trình Xúc tiến

đầu tư cho từng năm. Dự thảo Chương trình Xúc tiến đầu tư năm của thành phố được

gửi xin ý kiến đóng góp của các sở, ban, ngành liên quan. Trên cơ sở đó, Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư đã tiếp thu, hoàn thiện dự thảo trình Ủy ban nhân dân thành phố để

xin ý kiến Bộ Kế hoạch và Đầu tư trước khi hoàn thiện, ban hành. Nếu như Chương

trình công tác năm được cụ thể bằng Chương trình công tác tuần, tháng, quý thì

Chương trình Xúc tiến đầu tư năm được cụ thể hóa bằng việc xây dựng hàng loạt các

Kế hoạch cụ thể như: Hội nghị hợp tác xúc tiến đầu tư với Trung tâm Xúc tiến đầu tư

phía Bắc, Tọa đàm hỗ trợ hoạt động đầu tư, kinh doanh cho doanh nghiệp tại Khu

công nghiệp Nam Cầu Kiền, Hội nghị tư vấn xúc tiến cho các đối tượng là thành viên

của Sàn Giao dịch thiết bị và công nghệ, Tọa đàm Xúc tiến đầu tư, du lịch Nhật Bản -

Hải Phòng,…; Xây dựng Danh mục dự án kêu gọi đầu tư vào Hải Phòng, liên tục rà

soát, đề xuất, điều chỉnh, xây dựng Danh mục các lĩnh vực, dự án kêu gọi đầu tư,

khuyến khích đầu tư, đầu tư có điều kiện và không chấp thuận đầu tư trong lĩnh vực

đầu tư.

Phòng Hành chính - Xúc tiến đã thực hiện tham mưu bằng hai hình thức đó là

sử dụng văn bản và phi văn bản. Tham mưu trực tiếp thông qua họp giao ban, những ý

kiến tham mưu tại đây cũng có giá trị pháp lý rõ ràng, được ghi trong biên bản cuộc

họp. Hình thức tham mưu bằng văn bản là chủ yếu, chỉ có phương pháp tham mưu

bằng văn bản mới đảm bảo được giá trị pháp lý của thông tin. Các vấn đề tham mưu đã

đảm bảo đúng các quy định hiện hành của nhà nước, tham mưu có cơ sở khoa học,

khách quan, trung thực, chất lượng tham mưu tốt thể hiện tinh thần trách nhiệm trong

công tác tham mưu. Các chiến lược, kế hoạch, chương trình của thành phố đã được

Phòng Hành chính - Xúc tiến tham mưu xây dựng có nội dung bao quát, toàn diện, có

trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn của thành phố; trong thực hiện kịp

thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ.

Song song với tổ chức công tác tham mưu là công tác tổng hợp, tổng hợp là

chức năng cơ bản, truyền thống của văn phòng. Nhiệm vụ tổng hợp được giao cho Bộ

phận Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo điều hành công

việc của Ban Giám đốc và hoạt động chung của cơ quan; tổng hợp các báo cáo tháng,

quý, năm và báo cáo kết quả triển khai thực hiện hoạt động xúc tiến đầu tư. Một số nội

dung tổng hợp được quy định tại Quy chế làm việc của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Cụ

thể như sau:

Thứ nhất, tổng hợp các thông tin phục vụ sự lãnh đạo điều hành công việc của

Ban Giám đốc và hoạt động chung của cơ quan. Tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo

và hoạt động chung của cơ quan là một trong những chức năng quan trọng của công

tác văn phòng. Không làm tốt nhiệm vụ này, vai trò tham mưu của văn phòng sẽ bị hạn

chế. Tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo và

hoạt động chung của cơ quan không được quy định trong văn bản nhưng kết quả hoạt

động của Bộ phận Tổng hợp thể hiện rõ nhất chức năng tổng hợp thông tin. Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư với vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và thành phố, điều đó thể

hiện rõ qua hoạt động tổng hợp các kiến nghị, khó khăn, vướng mắc của doanh nghiệp

chuyển tới các cơ quan nhà nước. Đồng thời, thu thập, tổng hợp thông tin về kinh tế -

xã hội, nghiên cứu thị trường, xu hướng phát triển và các đối tác đầu tư để chủ trì, phối

hợp cùng các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan đề xuất với Ủy ban nhân dân

thành phố: Các giải pháp cụ thể về xúc tiến đầu tư; các chính sách hỗ trợ, khuyến

khích các doanh nghiệp đầu tư vào thành phố trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội; các

giải pháp khoa học công nghệ, giải phóng mặt bằng nhằm cải thiện môi trường kinh

doanh và đầu tư của thành phố, nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh. Qua đây

có thể thấy rằng, công tác tổng hợp thông tin không chỉ phục vụ cho quyết định quản

lý của lãnh đạo Trung tâm mà còn là chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm đối với Ủy

ban nhân dân thành phố. Bên cạnh đó, Bộ phận Tổng hợp cung cấp thông tin chính về

các vấn đề, hoạt động nội bộ của Trung tâm giúp Ban Giám đốc quản lý điều hành bộ

máy tổ chức. Bộ phận Tổng hợp tổng hợp các thông tin đáp ứng trực tiếp chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan như các thông tin liên quan đến kinh tế, chính trị, xã hội,… các

lĩnh vực hoạt động của Trung tâm. Kết quả của toàn bộ quá trình tổng hợp thông tin

được thể hiện qua các báo cáo định kỳ như báo cáo tháng, quý, năm; báo cáo đột xuất;

báo cáo theo chuyên đề (Báo cáo công tác đối ngoại, Báo cáo tiến độ thực hiện các dự

án trọng điểm, Báo cáo tình hình triển khai thực hiện các Biên bản ghi nhớ, Báo cáo

công tác chỉ đạo, điều hành…). Thông tin từ các báo cáo này nhằm giúp Ban Giám

đốc Trung tâm nắm rõ tình hình hoạt động, triển khai đầu việc, những khó khăn cũng

như thuận lợi, bao quát được toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Các thông tin được

tổng hợp một cách có hệ thống, nội dung tổng hợp chính xác, kịp thời, khách quan, có

sự chắt lọc nhằm phục vụ sự điều hành của Ban Giám đốc Trung tâm. Có thể nói rằng,

thông qua công tác tổng hợp thông tin, Phòng Hành chính - Xúc tiến là cầu nối giữa

lãnh đạo Trung tâm với các cấp, các ngành, các nhà đầu tư và công dân thành phố.

Thứ hai, xây dựng các báo cáo tháng, quý, năm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư.

Hàng tháng, các phòng căn cứ nhiệm vụ trong chương trình công tác tháng báo cáo

tình hình thực hiện nhiệm vụ, những vẫn đề tồn đọng, phát sinh mới gửi Phòng Hành

chính - Xúc tiến chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng. Phòng tổng hợp, xây dựng dự

thảo báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm trình Giám đốc Trung tâm

quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Phòng Hành chính - Xúc tiến phải gửi

báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ tháng trước và chương trình công tác tháng sau

cho Ban Giám đốc Trung tâm và các phòng để biết và thực hiện. Đối với báo cáo quý,

chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, các phòng phải đánh giá tình hình thực

hiện chương trình công tác quý, rà soát lại các vấn đề cần trình Giám đốc Trung tâm

vào quý tiếp theo đã có trong chương trình công tác năm và bổ sung những vấn đề mới

phát sinh gửi về Phòng Hành chính - Xúc tiến. Phòng Hành chính - Xúc tiến tổng hợp

báo cáo tình hình thực nhiệm vụ của quý trước và phương hướng, nhiệm vụ quý sau

trình Giám đốc Trung tâm quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối quý,

Phòng Hành chính - Xúc tiến gửi báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ quý trước và

phương hướng, nhiệm vụ quý sau cho Ban Giám đốc Trung tâm và các phòng để biết

và thực hiện. Đối với báo cáo tổng kết năm, chậm nhất vào ngày 10 tháng 11 hàng

năm, các phòng chuyên môn gửi kết quả thực hiện nhiệm vụ trong năm về Phòng

Hành chính - Xúc tiến. Phòng Hành chính - Xúc tiến tổng hợp xây dựng dự thảo báo

cáo tổng kết năm, chậm nhất ngày 12 tháng 11 gửi lại các phòng để tham gia ý kiến.

Trong vòng 2 ngày làm việc, kể từ khi nhận được dự thảo báo cáo, các phòng phải có

ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Phòng Hành chính - Xúc tiến để hoàn chỉnh và

trình Giám đốc Trung tâm ký duyệt. Quá thời hạn trên, các phòng không có ý kiến trả

lời coi như đã thống nhất với nội dung dự thảo. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ

ngày Giám đốc Trung tâm thông qua báo cáo tổng kết năm Phòng Hành chính - Xúc

tiến gửi tới Ban Giám đốc và các phòng để biết và thực hiện.

Thứ ba, báo cáo kết quả triển khai thực hiện Chiến lược thu hút FDI của thành

phố giai đoạn 2016 - 2020, Kế hoạch Xúc tiến đầu tư của thành phố giai đoạn 2016 -

2020 và Chương trình Xúc tiến đầu tư hàng năm theo văn bản chỉ đạo của Ủy ban

nhân dân thành phố. Đây là một trong những hoạt động tổng hợp thể hiện đặc thù chức

năng của Phòng Hành chính - Xúc tiến. Trung tâm Xúc tiến Đầu tư là đơn vị xây dựng

các chương trình, kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về lĩnh vực đầu tư đồng thời là đầu

mối tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai theo định kỳ. Để đáp ứng nhu cầu đó, nội

dung thông tin cần thu thập sẽ khác với báo cáo hoạt động của văn phòng và các loại

báo cáo khác. Thông qua văn bản đề nghị các sở, ban, ngành báo cáo tình tình thực

hiện nhiệm vụ được giao Bộ phận Tổng hợp thu thập các thông tin về kết quả triển

khai thực hiện Chiến lược, Kế hoạch và Chương trình xúc tiến đầu tư. Ngoài ra, Bộ

phận Tổng hợp còn thu thập thông tin từ các sự kiện, các cuộc tọa đàm, hội nghị tư

vấn xúc tiến đầu tư, diễn đàn các đơn vị đã và sắp tiến hành tổ chức. Trên cơ sở đó, Bộ

phận Tổng hợp xây dựng dự thảo trình Trưởng phòng và Phó Giám đốc phụ trách xem

xét. Báo cáo tổng hợp cuối cùng được Giám đốc Trung tâm thông qua, trình Chủ tịch

Ủy ban nhân dân thành phố báo cáo kết quả triển khai, tổng hợp các đề xuất điều chỉnh

nội dung Chiến lược thu hút FDI của thành phố giai đoạn 2016 - 2020; báo cáo kết quả

triển khai, tập hợp kiến nghị, đề xuất, báo cáo giải quyết những vướng mắc trong quá

trình thực hiện Kế hoạch Xúc tiến đầu tư của thành phố giai đoạn 2016 - 2020; báo cáo

kết quả triển khai Chương trình Xúc tiến đầu tư năm.

Tổng hợp không phải là phép cộng mà là sự chắt lọc thông tin có chất lượng

cao. Bộ phận Tổng hợp thuộc Phòng Hành chính - Xúc tiến gồm những chuyên viên

từng giữ vị trí trợ lý, thư ký cho một số đơn vị nên có kinh nghiệm trong việc tổng hợp

xây dựng báo cáo đáp ứng yêu cầu, chức năng của phòng. Cùng với đó, vốn hiểu biết

và kiến thức rộng về kinh tế - xã hội, tình hình chính trị của đất nước giúp Bộ phận

Tổng hợp nắm bắt được các vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc của mình, thực

hiện công tác tổng hợp một cách đầy đủ và chất lượng.

Qua thực trạng trên, chúng ta thấy rằng, Phòng Hành chính - Xúc tiến làm chức

năng tham mưu tổng hợp bởi nó có các cơ sở dữ liệu thông tin, các nguồn thông tin

cần thiết làm cơ sở thực hiện chức năng này. Ngoài ra, Phòng tham mưu, tổng hợp

chuyên sâu một số lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Song song với

đó là một nhiệm vụ rất quan trọng, Phòng Hành chính - Xúc tiến tham mưu, tổng hợp

cho lãnh đạo Trung tâm về một lĩnh vực chuyên môn chính là xúc tiến đầu tư. Phòng

Hành chính - Xúc tiến đã chủ động bám sát các Chương trình công tác của Bộ Kế hoạch

và Đầu tư, Ủy ban nhân dân thành phố phối hợp với các Sở, ban ngành liên quan xây

dựng Chiến lược thu hút FDI của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020, Chương

trình Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020 và Chương trình

Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng hàng năm; tham mưu Giám đốc Trung tâm trình

Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố duyệt các Chương trình để chủ động triển khai trong

năm và trong toàn giai đoạn; tổng hợp báo cáo kết quả triển khai thực hiện Chiến lược, Kế

hoạch, Chương trình, các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất giải

pháp khắc phục. Như vậy đây là điểm khác biệt so với các văn phòng thông thường ở

các cơ quan, tổ chức.

Tóm lại, tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp bao gồm rất nhiều hoạt động như

đã trình bày ở trên. Ngoài ra, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ khác nhau đều có

trách nhiệm thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ của mình. Công tác tham mưu, tổng hợp không chỉ là trách nhiệm của một số cá

nhân, bộ phận được giao, để tham mưu đúng, tổng hợp đầy đủ thông tin thì toàn bộ

công chức, viên chức toàn Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố đều phải thực hiện

công tác này nhằm đảm bảo hiệu suất, đạt kết quả tốt trong công việc. Trong luận văn

này, tác giả đã chọn hướng tách rõ từng hoạt động cụ thể của công tác tham mưu và

tổng hợp. Thực tế thì trong tham mưu có tổng hợp mà phải tổng hợp thì mới tham mưu

được. Hay nói cách khác, công tác tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với

nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Công tác tổng hợp trên tất

cả các lĩnh vực hoạt động của văn phòng cũng như cơ quan, có làm tốt mới có cơ sở để

công tác tham mưu đảm bảo chính xác và có chất lượng. Có thể khẳng định công tác

tổng hợp cũng như công tác tham mưu của văn phòng có vị trí và vai trò cực kỳ quan

trọng trong chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan.

2.2.3. Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông

Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông là một trong những chức

năng, nhiệm vụ quan trọng nhất của Phòng Hành chính - Xúc tiến. Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư với vai trò là cầu nối giữa các nhà đầu tư trong và ngoài nước với thành

phố vì vậy Phòng Hành chính - Xúc tiến đã và đang tham mưu về công tác đối nội, đối

ngoại và truyền thông cho Ban Giám đốc Trung tâm một cách có hiệu quả.

Tổ chức công tác đối nội hướng tới những người làm việc tại Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư thành phố, không chỉ bao gồm Ban Giám đốc, toàn bộ công chức viên

chức Trung tâm mà còn gồm cả đội ngũ bảo vệ, vệ sinh môi trường và lao công của cơ

quan. Ở đây tồn tại 2 mối quan hệ: Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong chỉ

đạo, điều hành công việc; mối quan hệ giữa nhân viên và nhân viên trong phối hợp

giải quyết công việc. Ngoài công việc, các hoạt động đối nội được triển khai trên cơ sở

khối đoàn kết thống nhất, tình cảm gắn bó của các mối quan hệ tạo nên môi trường văn

hóa của cơ quan. Môi trường đó đã khuyến khích sự cống hiến tài năng, xây dựng

nhân cách, tạo động lực cho tập thể công chức, viên chức Trung tâm làm việc tích cực,

đóng góp quyền lợi cho tập thể. Động lực làm việc có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu

quả làm việc của tổ chức hành chính nên tạo động lực làm việc luôn được quan tâm ở

bất cứ tổ chức nào. Đây được coi là một trong những chức năng quan trọng của nhà

quản trị. Điều này luôn đúng ở bất cứ tổ chức nào, nhưng đối với cơ quan nhà nước

điều này quan trọng hơn, bởi vì nếu cán bộ công chức, viên chức không được tạo động

lực để làm việc sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cơ quan nhà nước và có tác

động không tốt đến xã hội, đến công dân - đối tượng phục vụ của các cơ quan nhà

nước. Cơ quan nhà nước là những tổ chức do nhà nước thành lập để thực thi quyền lực

nhà nước, hoạt động mang tính phục vụ công với nguồn kinh phí từ ngân sách nhà

nước. Nếu thiếu tạo động lực làm việc, quyền lực và pháp luật của nhà nước có thể bị

vi phạm, cơ quan nhà nước hoạt động không những không hiệu quả, gây lãng phí lớn

cả về tài lực lẫn vật lực mà còn giảm niềm tin của nhân dân vào nhà nước. Trung tâm

rất quan tâm đến xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức

tốt, có bản lĩnh chính trị vững vàng, có năng lực và tính chuyên nghiệp cao (100% công chức, viên chức tốt nghiệp đại học chính quy, 83% có trình độ trên đại học)2.

Một mặt, tạo điều kiện để các công chức, viên chức tiếp tục theo học các khóa đào tạo

đang thực hiện; mặt khác, tiếp tục cử nhiều công chức, viên chức tham gia các khóa

tập huấn ngắn hạn, trung hạn về các lĩnh vực chuyên môn liên quan. Song song với

việc quan tâm đến chế độ khuyến khích, đãi ngộ hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi để cán

bộ công chức, viên chức yên tâm công tác, cống hiến như đề xuất để được thành phố

cho phép áp dụng cơ chế đặc thù về tài chính nhằm cải thiện thu nhập, giữ nguyên biên

chế công chức đối với 22 công chức từ các Sở ngành được điều động về và chuyển

ngạch viên chức sang công chức cho 5 viên chức của Trung tâm. Bên cạnh đó, Công

đoàn thể hiện đúng vai trò là tổ chức đại diện cho cán bộ công chức, viên chức; thường

xuyên quan tâm chăm lo, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng cho người lao

động; phát động phong trào thể dục thể thao như bóng đá, bóng bàn…tạo không khí

2 Báo cáo số 258/BC-TTXTĐT ngày 29/12/2017 của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng tổng kết công tác năm 2017, phương phướng, nhiệm vụ năm 2018, tr8

vui tươi, phấn khởi và gắn kết nội bộ Trung tâm. Với đội ngũ trẻ có độ tuổi trung bình

35 tuổi là một lợi thế rất lớn bởi đây được coi là độ tuổi vàng, họ có sức khỏe tốt, có

kinh nghiệm, nhiệt tình, không ngại tiếp cận những phương pháp làm việc mới.

Tổ chức công tác đối ngoại và truyền thông chính là thực hiện 2 nhiệm vụ lớn

gồm xây dựng các mối quan hệ đối tác hiệu quả và quảng bá đầu tư. Nhiệm vụ này do

Bộ phận Xúc tiến Đầu tư thực hiện. Hiện nay, Trung tâm chưa có văn bản quy định về

lĩnh vực này mà thực tế gồm các hoạt động cụ thể như sau:

Thứ nhất, xây dựng các mối quan hệ đối tác hiệu quả. Xây dựng mối quan hệ

đối tác là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động thu hút vốn đầu tư bởi đây là hoạt

động đòi hỏi sự hợp tác của rất nhiều cơ quan, tổ chức, giúp cho hoạt động đầu tư diễn

ra một cách nhanh chóng, đồng bộ đồng thời tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả

của hoạt động.

Trung tâm Xúc tiến đầu tư có mối quan hệ hợp tác hiệu quả với Bộ Kế hoạch và

Đầu tư trong việc chỉ đạo, hướng dẫn các vấn đề về đầu tư thuộc thẩm quyền của Bộ

quyết định. Mối quan hệ với Thành ủy, các Ban trực thuộc Thành ủy, Hội đồng nhân

dân, Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và đề xuất

các vấn đề về công tác đầu tư, những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, công

chức, viên chức và người lao động. Các sở ngành, ủy ban nhân dân quận, huyện trên

địa bàn thành phố là mối quan hệ phối hợp thực hiện những vấn đề liên quan đến

nhiệm vụ được thành phố giao. Ngoài ra, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã, đang và sẽ

tiếp tục duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với các cơ quan thực hiện hoạt

động thu hút vốn đầu tư trên các địa phương cả nước và các bộ, sở, ban ngành có liên

quan trên địa bàn Hải Phòng cũng như khắp cả nước.

Tham gia các đoàn tiếp xúc, làm việc của lãnh đạo thành phố với các đối tác

trong và ngoài nước; phục vụ Uỷ ban nhân dân thành phố tiếp và làm việc với các

đoàn công tác nước ngoài đến tìm hiểu môi trường đầu tư, kinh doanh của thành phố

như: Tập đoàn Route Inn (Nhật Bản); Tập đoàn CapitaLand (Singapore); Hiệp hội đổi

mới công nghệ Hàn Quốc tại thành phố Suwon; đoàn công tác của Vùng lãnh thổ Bắc

Úc; đoàn công tác của Thủ tướng Chính phủ kiêm Bộ trưởng Ngoại giao và Di sản vật

thể vùng Flanders, Vương quốc Bỉ; đoàn công tác của Đại sứ Hàn Quốc tại Việt Nam;

các nhà đầu tư đến từ Singapore, châu Âu và Mỹ…; tăng cường quảng bá, giới thiệu

hình ảnh, cung cấp thông tin cho doanh nghiệp nước ngoài tại Lễ hội Hoa Phượng Đỏ

- Hải Phòng. (Xem Phụ lục 05)

Chủ động liên hệ, làm việc với các đối tác tiềm năng trong các lĩnh vực mà

thành phố khuyến khích kêu gọi đầu tư; tham dự tọa đàm “Gặp gỡ Canada’’, tham dự

và giới thiệu về môi trường đầu tư của thành phố tại “Hội nghị Thượng đỉnh kinh

doanh GMS 6 và Diễn đàn Thượng đỉnh kinh doanh GMS”, “Hội nghị doanh nghiệp

các tỉnh, thành phố khu vực Duyên hải phía Bắc năm 2018 tại thành phố Hải Phòng”,

Hội nghị xúc tiến đầu tư tại Thái Nguyên, Cần Thơ, Quảng Bình.

Ký kết biên bản ghi nhớ về hợp tác xúc tiến đầu tư với một số tổ chức, cơ quan,

doanh nghiệp trong nước và quốc tế; duy trì mối quan hệ với đại diện các Hiệp hội

doanh nghiệp và các Tập đoàn, công ty lớn đặt tại Hải Phòng, với đại sứ quán của các

nước có mối quan hệ hợp tác với thành phố; các đại sứ quán, lãnh sự quán của Việt

Nam tại nước ngoài.

Thứ hai, tăng cường quảng bá đầu tư thông qua hàng loạt các hoạt động như

xuất bản ấn phẩm, đăng tin bài trên trang website, tổ chức hội nghị xúc tiến đầu tư,

tham gia các gian hàng thương mại, hợp tác với các cơ quan thông tấn báo chí,…

Xuất bản ấn phẩm là một trong những hình thức truyền tải thông tin đến công

chúng. Xuất bản ấn phẩm cung cấp miễn phí giới thiệu về Hải Phòng nói chung và các

Khu công nghiệp, Khu kinh tế Hải Phòng cũng như các cơ hội đầu tư tiềm năng của

thành phố, các cuốn cẩm nang hướng dẫn đầu tư để giới thiệu, quảng bá với các nhà

đầu tư nước ngoài. Bộ sách gồm: Hải Phòng điểm đến của nhà đầu tư; Cơ hội đầu tư

tại Khu kinh tế, các khu công nghiệp Hải Phòng; Cẩm nang thực hiện thủ tục đầu tư

Dự án nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao; Danh mục các ngành, nghề và dự án

khuyến khích đầu tư tại Hải Phòng với 5 thứ tiếng: tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nhật,

tiếng Trung và tiếng Hàn là những đối tác chủ yếu của thành phố. Những ấn phẩm này

có thể giúp làm rõ mục tiêu của Trung tâm, phương châm hành động, niềm tin và giá

trị chủ đạo, triết lý quản lý, thái độ đối với người dân và nhà đầu tư.

Hình 2.4: Một số hình ảnh về bộ sách của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ

(Nguồn: Khảo sát thực tế)

Bộ sách được sử dụng tại các hội nghị, cuộc họp, tiếp xã giao giữa thành phố và

các nhà đầu tư, đoàn công tác trong và ngoài nước. Bộ phận Xúc tiến thường xuyên

cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa bộ sách theo năm để đảm bảo thông tin luôn mới và đầy

đủ phục vụ hoạt động xúc tiến đầu tư. Cùng với bộ sách Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

thành phố lựa chọn chiếc USB làm quà tặng cho các nhà đầu tư vì đó là thiết bị vừa để

lưu trữ thông tin đồng thời là thiết bị truyền tải thông tin, trong USB chứa đựng thông

tin giới thiệu về mô hình “Một cửa về đầu tư cấp thành phố - Trung tâm Xúc tiến đầu

tư” và giới thiệu về môi trường đầu tư kinh doanh tại Hải Phòng cũng như tiềm năng

và thế mạnh của thành phố. Đây là những thông tin hữu ích cho nhà đầu tư.

Hình 2.6: Hình ảnh USB tài liệu của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ

(Nguồn: Khảo sát thực tế)

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng internet nói chung và sự phát triển nở

rộ của mạng xã hội nói riêng đã tạo những biến chuyển mạnh mẽ trong phương thức

truyền thông tại Việt Nam. Đăng tải thông tin trên website trở thành một hình thức phổ

biến với bất kỳ tổ chức nào. Cung cấp thông tin trên website giúp Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư có thể truyền tải nhiều thông tin đến rộng rãi bạn đọc hơn một cách nhanh chóng.

Nếu như ấn phẩm, báo in bị giới hạn bởi khu vực hành chính, đối tượng tiếp cận thì

website có thể cung cấp thông tin ở bất cứ mọi nơi có kết nối Internet và bất cứ lúc nào.

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ , Phòng Hành chính - Xúc tiến tham mưu thành lập Tổ

công tác có trách nhiệm xây dựng hệ thống Cổng Thông tin điện tử Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư từ các ý tưởng ban đầu đến khi hoàn thiện đưa vào hoạt động. Ngày 18/4/2017,

Trung tâm đã khai trương trang website: hppc.gov.vn và chính thức đi vào hoạt động.

Căn cứ tình hình hoạt động thực tiễn trong công tác khai thác, vận hành Cổng Thông tin

điện tử, Phòng Hành chính - Xúc tiến tiếp tục tham mưu Quy chế quản lý, vận hành và

khai thác; thành lập Ban biên tập và Tổ quản trị làm cơ sở thực hiện cũng như quản lý,

vận hành và khai thác Cổng Thông tin điện tử. Thường xuyên cập nhật các thông tin trên

cổng Thông tin điện tử của Trung tâm, cung cấp kịp thời dữ liệu về kinh tế - xã hội, tiềm

năng, thế mạnh và chính sách của thành phố; quảng bá, giới thiệu hình ảnh thành phố tới

các doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm thu hút đầu tư vào thành phố. Trang

website đang ngày càng được hoàn thiện với thiết kế, giao diện đẹp mắt, đơn giản phù

hợp cho việc tra cứu thông tin. Trang website của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư được thiết

kế theo 2 ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt, điều này là một lợi thế giúp bạn đọc trong

và ngoài nước có thể nắm bắt thông tin của Trung tâm. Đây chính là một trong những

hình thức truyền thông hiệu quả nhất của Trung tâm. Mặc dù mới chỉ đi vào hoạt động

được hơn 2 năm nhưng Cổng Thông tin điện tử của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã vươn

lên dẫn đầu về số lượng bài viết, số lượt truy cập, lượng thông tin cập nhật so với hệ

thống Cổng Thông tin điện tử của 17 sở, ban, ngành trên địa bàn thành phố. Đến nay,

Cổng Thông tin đã thu hút được 341.000 lượt truy cập trong đó 12.400 lượt là người

3 Theo thống kê số liệu của Tổ Quản trị thuộc Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư

nước ngoài, điều đó chứng tỏ không chỉ trong nước và các nước bạn cũng đặc biệt quan tâm về lĩnh vực đầu tư qua website của Trung tâm3.

Hình 2.6: Giao diện Cổng thông tin điện tử chính thức

của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ

(Nguồn: hppc.gov.vn)

Chủ trì tổ chức thành công Lễ ký kết Biên bản ghi nhớ giữa Công ty TNHH

Aeon Mall Việt Nam, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Xuất nhập khẩu Việt Phát

và Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố; các Hội nghị Xúc tiến

đầu tư tại Hải Phòng: Tọa đàm xúc tiến đầu tư, du lịch Nhật Bản năm 2017 và năm

2018; Hội nghị hợp tác xúc tiến đầu tư với Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc và các

doanh nghiệp kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp trên địa bàn thành phố ngày

29/8/2017 và Hội nghị Tư vấn Xúc tiến Đầu tư ngày 27/9/2017. Chủ trì tham gia gian

hàng “Đầu tư và phát triển công nghiệp Việt Nam” của thành phố Hải Phòng tại Hội

chợ Thương mại quốc tế Việt Nam lần thứ 29 - Việt Nam Expo 2019 tại Hà Nội và

gian hàng của thành phố tại Hội nghị triển lãm 30 năm thu hút FDI do Bộ Kế hoạch và

Đầu tư tổ chức. Có thể nói, việc tổ chức các cuộc triển lãm, hội thảo về đầu tư tại Hải

Phòng, tại các địa phương trong và ngoài nước cũng là hoạt động tốt để nâng cao hình

ảnh các Khu công nghiệp, Khu kinh tế Hải Phòng để các nhà đầu tư hiểu rõ hơn về

môi trường đầu tư.

Hợp tác với các cơ quan thông tấn báo chí Trung ương và địa phương để liên

tục cập nhật những thông tin thời sự mới nhất về tình hình đầu tư, hoạt động của doanh

nghiệp. Các phóng sự, bài báo về mô hình hoạt động của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

thành phố và tiềm năng, lợi thế của các Khu công nghiệp, Khu kinh tế Hải Phòng cũng

góp phần cải thiện hình ảnh của thành phố. Tăng cường hợp tác, thiết lập mối quan hệ

chặt chẽ với các tờ báo như báo Hải Phòng, báo Đầu tư, báo Công Thương, báo Diễn

đàn doanh nghiệp...

Ngoài ra, công tác truyền thông còn thể hiện qua logo và slogan của Trung tâm

CÙNG NHÀ ĐẦU TƯ

Xúc tiến Đầu tư.

HPPC LUÔN ĐỒNG HÀNH

Hình 2.7: Hình ảnh logo và slogan của Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ

(Nguồn: hppc.gov.vn)

Chữ HPPC là tên viết tắt tiếng Anh của Trung tâm - Hai Phong Promotion

Center. LogoTrung tâm được thiết kế với màu xanh lam có đường nét đơn giản và hiện

đại. Màu sắc chính là ấn tượng đầu tiên và là yếu tố tác động lên mặt cảm xúc, thị giác

và gợi trí nhớ của các nhà đầu tư với Trung tâm nói riêng và thành phố Hải Phòng nói

chung. Màu xanh thể hiện sự trẻ trung, năng động, hiện đại, sự tin cậy. Đây là màu

xanh của nước biển và bầu trời nên rất được ưa chuộng vì sự trong sáng và tươi mát.

Thông điệp chính mang đến cho các nhà đầu tư thông qua gam màu xanh lam của logo

là sự vững vàng và tin tưởng, Hải Phòng là điểm đến của các nhà đầu tư.

Một dạng biểu trưng quan trọng khác thường được sử dụng để gây ảnh hưởng

đến văn hóa cơ quan là ngôn ngữ. Slogan này là một hình thức dễ nhập tâm. Slogan đã

diễn đạt cô đọng nhất mục đích hoạt động của Trung tâm Xúc tiến đầu tư. Slogan

“Luôn đồng hành cùng nhà đầu tư” như một cam kết không thay đổi được giữ vững từ

khi thành lập với các nhà đầu tư thể hiện tinh thần luôn theo sát trong từng thủ tục thực

hiện các dự án của nhà đầu tư. Slogan này cũng đã trở thành một nét văn hóa riêng của

Trung tâm Xúc tiến đầu tư, trong đó các nhà đầu tư trong và ngoài nước được đặt ở vị

trí trọng tâm và ưu tiên cao nhất. Do vậy, Trung tâm luôn cố gắng để mang lại cho các

nhà đầu tư những dịch vụ hành chính chất lượng nhất, trong thời gian nhanh nhất

(giảm 1/3 thời gian giải quyết các thủ tục hành chính so với quy định).

Qua đây, chúng ta thấy tổ chức công tác đối nội, đối ngoại và truyền thông tại

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có nhiều hình thức và nội dung phong phú. Các hình thức

đó không chỉ là xuất bản ấn phẩm, đăng tin trên trang website, tổ chức hội nghị xúc

tiến đầu tư, tham gia các gian hàng thương mại, hợp tác với các cơ quan thông tấn báo

chí,… mà còn đơn giản từ những cử chỉ, hành động, thái độ giao tiếp của lãnh đạo,

công chức, viên chức và người lao động nhằm tạo một môi trường làm việc thực sự có

nề nếp, văn hóa. Có thể khẳng định rằng, tổ chức công tác đối nội, đối ngoại và truyền

thông có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ

chức. Bằng những hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông tích cực Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư đang dần gây dựng được hình ảnh đẹp, là địa điểm tin cậy của nhà đầu

tư, các doanh nghiệp, tổ chức trong và ngoài nước. Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã hoàn

thành tốt các chương trình xúc tiến đầu tư, quảng bá hình ảnh, môi trường đầu tư, kinh

doanh của thành phố đến đối tác nước ngoài tiềm năng; đã tích cực hỗ trợ các nhà đầu

tư nước ngoài đang hoạt động tại thành phố giải quyết các thủ tục, các khó khăn thuộc

thẩm quyền; phục vụ tốt các chương trình làm việc của thành phố với đối tác nước

ngoài tại Hải Phòng cũng như ở nước ngoài.

2.2.4. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn

bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác

này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu

khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là

một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ

chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của

cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng góp phần quyết định

sự phát triển hay hạn chế công tác văn phòng của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư,

lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: Cung cấp tài liệu, tư liệu,

số liệu đáng tin cậy về việc thu hút vốn đầu tư trong và ngoài nước vào thành phố,

những thông tin quá khứ phục vụ việc quản lý, khôi phục, sửa chữa các công trình xây

dựng của thành phố. Ngoài ra, công tác này giúp cán bộ, công chức, viên chức Trung

tâm nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu của các cơ

quan, tổ chức, nhà đầu tư và người dân; tạo công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực

của lãnh đạo Trung tâm, góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của

cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát; góp phần bảo vệ bí mật những

thông tin có liên quan đến Trung tâm và bí mật Nhà nước. Thêm vào đó, Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư là đơn vị kết nối nhà đầu tư với thành phố thì công tác văn thư, lưu trữ

được coi là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, nhà đầu tư và giữa các cơ quan

với nhau. Do đó, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần chuẩn hóa, mẫu hóa các

văn bản hành chính, giúp cho quá trình tiếp nhận và giải quyết công việc được nhanh

chóng, thuận lợi đồng thời nâng cao uy tín của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trong công

tác hành chính. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan

hệ chặt chẽ, thúc đẩy lẫn nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá

trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ

lịch sử.

Qua phân tích ở trên, chúng ta thấy rằng tổ chức công tác văn, lưu trữ có vai trò

quan trọng đối với hoạt động chung của cơ quan và công tác văn phòng nói riêng.

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác này cũng như một số điểm khác biệt trong việc

quản lý và ban hành văn bản do cơ cấu tổ chức đặc thù mang lại Ban Giám đốc Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư đã có sự quan tâm sâu sắc tới việc tổ chức công tác văn thư, lưu

trữ ngay từ những ngày đầu thành lập. Điều đó được thể hiện cụ thể như sau:

Một là, bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ. Văn thư, lưu trữ là

một vị trí không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Như đã trình bày ở

trên, toàn bộ nhân sự của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư do Chủ tịch Ủy ban nhân dân

thành phố biệt phái, điều động từ các sở, ngành theo đúng vị trí việc làm. Trong đó,

chuyên viên được bố trí vào vị trí văn thư, lưu trữ được điều động từ Chi cục Văn thư -

Lưu trữ thành phố sang để đảm bảo đúng chuyên ngành đào tạo và kinh nghiệm công

tác. Các công chức, viên chức đều được phòng phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng

thông qua bảng phân công nhiệm vụ của phòng. Theo đó, chuyên viên văn thư, lưu trữ

thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Quản lý hệ thống văn bản đến - đi của Trung tâm.

- Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

- Thu thập, phân loại và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thu nộp tài liệu

theo quy định; bảo quản tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; xây dựng công cụ tra cứu

và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của

Trung tâm.

- Thực hiện việc thống kê, báo cáo định kỳ về công tác văn thư - lưu trữ.

- Xây dựng Quy chế Văn thư - Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn tổ chức thực

hiện công tác văn thư - lưu trữ tại Trung tâm.

- Xây dựng Lịch công tác tuần của Trung tâm.

- Tham gia chuẩn bị tài liệu họp trong cuộc họp giao ban hàng tuần, họp chuyên

môn và họp Ban Giám đốc Trung tâm.

- Chủ trì giải quyết các công việc liên quan đến quản lý, vận hành, khai thác, sử

dụng phần mềm Hệ thống văn phòng điện tử. Theo dõi và báo cáo Văn phòng Ủy ban

nhân dân thành phố (qua Hệ thống văn phòng điện tử), Giám đốc Trung tâm về các

nhiệm vụ đã hoàn thành, chậm tiến độ do Ủy ban nhân dân thành phố giao.

- Phối hợp cùng các phòng tham gia Bộ phận một cửa liên thông trong giải

quyết các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.

- Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho nhà đầu tư.

- Thủ quỹ Trung tâm.

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã bố trí được 01 chuyên viên thực hiện nhiệm vụ

văn thư, lưu trữ. Việc làm này đã góp phần là một bước đệm tạo tiền đề cho sự phát

triển của công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm. Tuy nhiên, thực tế cho thấy với khối

lượng công việc được giao lớn, lại thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau nên số lượng cán bộ

văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được hết nhu cầu công việc đặt ra.

Hai là, xây dựng, ban hành phổ biến các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ.

Văn bản là cơ sở để thực hiện nhiệm vụ, là công cụ giúp Ban Giám đốc Trung tâm

kiểm soát tình hình thực hiện các công việc trong cơ quan. Từ việc theo dõi những văn

bản đã ban hành đối chiếu với tình hình thực tế để nắm được những hạn chế còn tồn

tại. Ngay từ khi được thành lập và đi vào hoạt động việc đầu tiên là xây dựng các nội

quy, quy định, quy chế làm việc cho cơ quan để tham mưu cho Giám đốc Trung tâm

ban hành văn bản chính thức. Trong đó có ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu

trữ, bên cạnh đó là các văn bản lưu hành nội bộ quy định về ký nháy văn bản, tiếp

nhận hồ sơ và trả kết quả, sử dụng Phần mềm Văn phòng điện tử phù hợp với cơ cấu tổ

chức, tình hình thực tế giải quyết công việc tại Trung tâm và thu nộp tài liệu về lưu trữ

cơ quan theo quy định. Các quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ gồm có:

- Thông báo nội bộ ngày 20/11/2016 về việc sử dụng chính thức phần mềm Hệ

thống văn phòng điện tử tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư từ ngày 21/11/2016

- Quyết định số 30/QĐ-TTXTĐT ngày 09/02/2017 của Trung tâm Xúc tiến Đầu

tư ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

- Thông báo nội bộ ngày 29/5/2017 về một số vấn đề trong việc quản lý văn bản

đi đến

- Thông báo nội bộ ngày 11/8/2017 về việc chấn chỉnh thể thức, kỹ thuật và

thẩm quyền ký văn bản báo cáo trình Ủy ban nhân dân thành phố

- Công văn số 324/TTXTĐT-HCTC&XT ngày 24/4/2018 của Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư về việc thu nộp tài liệu về kho lưu trữ cơ quan

Nhìn chung, hệ thống văn bản của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư về công tác văn

thư, lưu trữ đã quy định một số vấn đề nhất định và đáp ứng được yêu cầu giải quyết

công việc hiện tại của Trung tâm. Các văn bản là cơ sở quan trọng để cán bộ, công

chức viên chức thực hiện đúng các nội dung quy định về công tác văn thư, lưu trữ, từ

đó nâng cao vị trí, vai trò của công tác này trong hoạt động của Trung tâm. Những quy

định trong các văn bản được ban hành về cơ bản đã cụ thể hóa một vấn đề trong quy

định của Nhà nước để đáp ứng ngay yêu cầu của Trung tâm. Các văn bản này được sao

gửi Ban Giám đốc và các phòng trực thuộc Trung tâm để triển khai thực hiện nghiêm

túc đồng thời quán triệt đến từng công chức, viên chức làm việc liên quan đến công tác

này. Việc xây dựng các văn bản trên chứng tỏ Ban Giám đốc Trung tâm đã có nhận

thức và rất quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ. Đây thực sự là cơ sở quan trọng

cho việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư.

Ba là, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ bao gồm: Soạn thảo và

ban hành văn bản, quản lý văn bản đi - đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và

lưu trữ hồ sơ.

+ Soạn thảo và ban hành văn bản

Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt

động mang tính thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện chủ yếu phục vụ cho hoạt

động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức. Trong quá trình hoạt động Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư đã ban hành một khối lượng văn bản tương đối nhiều về số lượng, phong phú

về nội dung, đa dạng về thể loại bao gồm:

- Văn bản hành chính: Quyết định, Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo

cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Giấy mời, Giấy giới thiệu,..

- Văn bản chuyên ngành: Giấy cấp phép xây dựng, Giấy chứng nhận đăng ký

đầu tư, Hồ sơ đánh giá tác động môi trường dự án, Giấy xác nhận đăng ký kế hoạch

bảo vệ môi trường dự án, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

- Dự thảo văn bản Quy phạm pháp luật tham mưu cho Uỷ ban nhân dân thành phố.

Cụ thể, tác giả xin đưa ra bảng thống kê các văn bản được ban hành từ khi

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành lập đến nay như sau:

Tên loại văn bản Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019

( Quý 4) (Quý 1-3)

Quyết định 57 193 97 71

Công văn 145 1208 1324 1020

Giấy cấp phép xây dựng 0 55 35 47

Giấy xác nhận đăng ký kế 0 5 1 0 hoạch bảo vệ môi trường

0 85 32 10 Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

0 181 8 0 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Các văn bản khác 168 413 343 214

Tổng số 370 2140 1840 1362

Bảng 2.8: Bảng thống kê số lƣợng các văn bản ban hành tại

Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ

(Nguồn: Khảo sát thực tế)

Qua bảng số liệu trên chúng ta có thể thấy, chiếm một số lượng lớn và chủ yếu

đó là công văn. Các văn bản gửi tới Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng là cơ quan

chủ quản để báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo, trình xin chủ trương đầu tư các dự án,…

chiếm tỉ lệ lớn nhất. Văn bản gửi các sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân quận huyện để

phối hợp tham vấn ý kiến giải quyết công việc. Văn bản gửi các công ty, doanh nghiệp

và nhà đầu tư hướng dẫn các thủ tục đầu tư, cấp phép xây dựng và đề nghị bổ sung hồ

sơ, tài liệu theo quy định. Một phần các văn bản gửi Văn phòng Chính Phủ, Bộ Kế

hoạch và Đầu tư, Bộ Xây dựng, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Giáo dục và Đào

tạo, Cục Đầu tư nước ngoài, Phòng Công nghiệp và Thương mại Việt Nam,…xin ý

kiến về chủ trương đầu tư hoặc xin ý kiến một số dự án thuộc thẩm quyền của Bộ. Số

lượng ban hành văn bản chuyên ngành có sự chênh lệch lớn giữa các năm. Năm 2016

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư bắt đầu giải quyết theo quy trình của một dự án thì chưa

thể có kết quả ngay nên số lượng văn bản chuyên ngành là 0. Từ năm 2018 đến nay số

lượng văn bản chuyên ngành giảm thậm chí là không có kết quả là do sự biến động về

cơ cấu tổ chức lãnh đạo kéo theo một số chức năng, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực tài

nguyên môi trường, tài chính tạm dừng không được giải quyết tại Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư.

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng, nó ảnh hưởng tới hiệu quả của công

việc vì vậy đòi hỏi phải có sự chính xác, tuân thủ đúng quy định chung về thể thức, nội

dung của văn bản khi soạn thảo. Về trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

của Trung tâm đảm bảo được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-

BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và

Quyết định số 30/QĐ-TTXTĐT ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của

Trung tâm (Xem phụ lục 06). Trên cơ sở đó, Phòng Hành chính - Xúc tiến cụ thể quy

định bằng các văn bản hướng dẫn cho các công chức, viên chức thực hiện. Bên cạnh

đó, áp dụng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ

Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để

đảm bảo chất lượng soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật theo quy định. Nhìn

chung, công chức viên chức đã tuân thủ theo các quy định của quy trình xây dựng và

ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu công việc, tính cấp thiết của vấn đề đôi khi

các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Thêm vào đó, nhóm văn bản do Trung tâm

tham mưu nhưng lại ký, lấy số, đóng dấu của Sở (do Trung tâm là đơn vị có cơ cấu tổ

chức đặc thù tích hợp chức năng, nhiệm vụ của 04 Sở) thì phần số, ký hiệu sẽ ghi như

thế nào cho phù hợp. Đây là một vấn đề mới do cơ cấu tổ chức Trung tâm là mô hình

mới trong cả nước nên chưa có văn bản nào quy định về vấn đề này. Điều đó cũng sẽ

ảnh hưởng một phần đến chất lượng văn bản Trung tâm Xúc tiến Đầu tư.

Về nhân sự, những công chức, viên chức tham gia vào việc soạn thảo văn bản

đều có trình độ từ đại học trở lên, trình độ trên đại học chiếm 90% đây cũng là một lợi

thế về kỹ năng soạn thảo văn bản. Bản thân người được phân công soạn thảo phải bổ

sung kiến thức của mình, cập nhật các thông tin, các văn bản để có thể kịp thời đổi

mới cho phù hợp qui định hiện hành. Đồng thời để luôn duy trì được chất lượng soạn

thảo tốt công chức, viên chức cần cập nhật những thông tin, quy định mới nhất về

công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các

nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành.

Về thiết bị phục vụ cho soạn thảo (máy tính), thiết bị in văn bản (máy in), thiết

bị nhân bản (máy phô tô), thiết bị để truyền đạt thông tin (máy tính để gửi qua Hòm

thư công vụ hoặc Trục liên thông của Phần mềm Hệ thống văn phòng điện tử, máy

fax), trang thiết bị phục vụ bảo quản, lưu trữ văn bản (bìa hồ sơ, hộp, giá và tủ đựng tài

liệu) được trang bị đầy đủ, hiện đại góp phần đảm bảo và nâng cao chất lượng văn bản.

Đối với việc gửi nhận văn bản điện tử, Trung tâm thực hiện theo Quyết định

3133/2016/QĐ-UBND ngày 15/12/2016 của Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành

Quy định việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử qua môi trường mạng trong

hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hải Phòng. 100% văn bản gửi qua Hòm

thư công vụ hoặc Trục liên thông của Phần mềm Quản lý văn bản thành phố có sử

dụng chứng thực chữ ký số để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản.

+ Quản lý văn bản đi - đến

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành [29,87]. Văn

bản đi là kết quả giải quyết công việc. Số lượng văn bản đi phản ánh khối lượng công

việc hay là thước đo mức độ công việc trong cơ quan, tổ chức.

Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi gồm các bước: Kiểm tra thể thức, hình

thức, kỹ thuật trình bày văn bản đi; ghi số, ngày tháng văn bản; nhân bản, đóng dấu cơ

quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản

và theo dõi chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi. Quy trình quản lý văn bản đi của

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư được cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm

túc theo đúng quy định. Toàn bộ văn bản phát hành đi đều được cập nhật vào Phần

mềm Hệ thống văn phòng điện tử và định kỳ in sổ đăng ký văn bản đi.

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, đơn, thư của các cơ quan, tổ chức, cá

nhân gửi đến cơ quan, tổ chức bằng các con đường khác nhau để thực thi công việc

[29,46]. Thông qua số lượng văn bản đến có thể thấy được chính xác vị trí, vai trò, tầm

quan trọng của cơ quan trong xã hội đồng thời khối lượng công việc của cơ quan đó

nhiều hay ít. Hàng năm, bên cạnh việc phát hành một khối lượng văn bản tương đối

lớn thì Trung tâm Xúc tiến Đầu tư còn tiếp nhận các văn bản do các cơ quan nhà nước,

doanh nghiệp, nhà đầu tư gửi đến. Có 3 nhóm tác giả văn bản gửi đến đó là: Các cơ

quan Trung ương (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công Thương, Bộ Tài nguyên và Môi

Trường, Phòng Công nghiệp và Thương mại Việt Nam (VCCI), Cục Xúc tiến thương

mại,…); cơ quan chủ quản là Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các sở, ban,

ngành, ủy ban nhân dân quận, huyện; các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Theo số liệu

chúng tôi thống kê được ở Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thì từ khi thành lập cho đến nay

đã tiếp nhận 12.085 văn bản, trung bình mỗi năm tiếp nhận trên 4.000 văn bản.

Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đến gồm các bước: Tiếp nhận văn bản

đến; phân loại phong bì và tài liệu đến; bóc bì, đóng dấu đến ghi số và ngày đến; scan

văn bản (đối với văn bản đến ở dạng giấy); cập nhật văn bản đến lên Hệ thống Văn

phòng điện tử, chuyển giao, xử lý văn bản đến; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết

văn bản đến. Ở Trung tâm Xúc tiến Đầu tư cũng áp dụng nguyên tắc quản lý tập trung

tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở văn thư cơ quan sẽ giúp

Ban Giám đốc Trung tâm quản lý, điều hành công việc một các thuận lợi, thống nhất,

khoa học. Ngày 05/02/2018, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số

255/QĐ-CT về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một

cửa liên thông tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Phần lớn văn bản đến Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư thuộc đối tượng giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông tại Quyết định

số 255/QĐ-CT. Đó là các hồ sơ của các nhà đầu tư trong và ngoài nước như xin chủ

trương đầu tư, cấp giấy chứng nhận đầu tư, thẩm định bản vẽ thiết kế cơ sở, thẩm định

bản vẽ thiết kế thi công, cấp phép xây dựng, thẩm định đánh giá tác động môi

trường,… Tuy nhiên, ngày 23/4/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số

61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ

tục hành chính trong đó chỉ đạo việc thành lập Trung tâm phục vụ hành chính công tại

các tỉnh còn ngoài ra đang tồn tại một cơ quan hoạt động tương tự như này đều là sai

quy định. Về cơ bản, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố hiện nay và mô hình Trung

tâm Phục vụ hành chính công có nhiều điểm tương đồng về chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức. Những điểm khác biệt chủ yếu nằm ở quy mô, vị trí,

phạm vi các thủ tục hành chính tiếp nhận, giải quyết và tư cách của công chức các Sở

chuyên ngành làm việc tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Trước tình hình đó, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân thành phố đã đưa ra phương án tạm thời tại cuộc họp giao ban tập thể

lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố ngày 25/6/2018 trong đó giao “Văn phòng Ủy

ban nhân dân thành phố thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giải quyết đối với các thủ

tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông tại Trung tâm Xúc tiến Đầu

tư” [37,1]. Sau khi tiếp nhận, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố giao Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư giải quyết thông qua Phiếu chuyển văn bản. Hiện tại trong thời gian

chờ Ủy ban nhân dân thành phố quyết định phương án cụ thể Bộ phận Văn thư Trung

tâm tiếp nhận các phiếu chuyển văn bản này (thủ tục hành chính) theo quy trình tiếp

nhận văn bản thông thường. Hiện nay, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đang sử dụng

phương pháp quản lý văn bản đến kết hợp công nghệ thông tin và truyền thống. Bởi

các hồ sơ đến có số lượng văn bản nhiều, đóng quyển, đặc biệt gồm các bản đồ khổ

giấy lớn trong khi thiết bị văn phòng chưa thể đáp ứng việc scan tài liệu để trình qua

Phần mềm Hệ thống văn phòng điện tử. Đây cũng là tình trạng chung của các sở

ngành trên địa bàn thành phố. Ngoài ra, tất cả văn bản đến đã được đóng dấu đến, khi

cập nhật và trình qua Phần mềm văn phòng điện tử đều ký số đến theo quy định tại

Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy

trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ

bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ

quan, tổ chức.

Tóm lại, việc quản lý văn bản đi, đến tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã dựa trên

cơ sở những quy định chung tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ về công

tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ

sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Quyết định số

30/QĐ-TTXTĐT ngày 09/02/2017 của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư ban hành Quy chế

công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Đối với văn bản mật, cán bộ

văn thư thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của

Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số

33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số

33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh

bảo vệ bí mật nhà nước.

+ Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đăng ký,

quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản của cơ quan, tổ chức. Con dấu nhằm thể

hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức. Cán bộ văn thư Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

hiện giữa bộ dấu gồm: dấu cơ quan, dấu chức danh Ban Giám đốc, dấu đến, dấu chỉ

mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện

theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử

dụng con dấu. Cán bộ văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, chỉ đóng

dấu vào những văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền và đảm bảo đúng

các yếu tố thể thức, nếu chưa đúng báo cáo lại Phó Giám đốc phụ trách để kịp thời giải

quyết.Trong trường hợp văn thư vắng mặt với các lý do thì bàn giao dấu lại cho người

thực hiện nhiệm vụ thay mình thông qua sổ bàn giao dấu. Bộ dấu được bảo quản trong

tủ có khóa cả trong và ngoài giờ làm việc khá cẩn thận và an toàn. Qua những điều này

cho thấy từ cán bộ văn thư đến lãnh đạo Trung tâm đã có nhận thức và quan tâm đến

việc quản lý và sử dụng con dấu.

+ Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ

Lập hồ sơ là nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư. Lập hồ sơ có ý nghĩa

hết sức quan trọng, nó phán ánh kết quả làm việc của cán bộ, công chức, viên chức;

thể hiện tinh thần trách nhiệm với công việc và phương pháp làm việc khoa học của

cán bộ, công chức, viên chức; giúp cơ quan, cá nhân quản lý văn bản, tài liệu một

cách chặt chẽ, tránh mất mát, thất lạc; lập hồ sơ hiện hành tạo thuận lợi cho công tác

lưu trữ.

Hiện nay, công tác lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan tại Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Quyết định

số 30/QĐ-TTXTĐT ngày 09/02/2017 của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư ban hành Quy

chế công tác văn thư, lưu trữ. Mỗi công chức, viên chức khi giải quyết công việc được

giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó, thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài

liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. Trong đó có

một số hồ sơ được biên mục và xác định thời hạn bảo sau khi kết thúc. Nhìn chung, hồ

sơ được lập đã phản ánh đúng nhiệm vụ của từng cá nhân. Văn bản, tài liệu thu thập

vào hồ sơ có quan hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự

việc hay trình tự giải quyết công việc.

Công tác lưu trữ tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư cũng đã được quan tâm thông

qua việc biên chế một cán bộ kiêm nhiệm thực hiện công tác lưu trữ và đầu tư cơ sở

vật chất. Việc bố trí nhân sự và cơ sở vật chất nhằm phục vụ thực hiện các nghiệp vụ

lưu trữ tại Trung tâm như thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá

trị tài liệu, xây dựng công cụ tra tìm, bảo quản tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng tài

liệu. Hàng năm, các phòng chuyên môn lập danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu

trữ cơ quan sau khi có thông báo thu nộp hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được

tách làm hai phần: Một phần nộp lưu về lưu trữ Trung tâm còn một phần nộp lưu về

các Sở theo quy định để phục vụ công tác hậu kiểm.Tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ

quan không có tình trạng lộn xộn, cặp ba dây, bó gói mà đã được lập hồ sơ tương đối

hoàn chỉnh đặc biệt là các hồ sơ dự án xây dựng, hồ sơ cấp phép đầu tư đây là điều rất

thuận lợi cho công tác lưu trữ tại Trung tâm. Trung tâm Xúc tiến Đầu tư lựa chọn

phương án phân loại tài liệu theo Thời gian - Cơ cấu tổ chức. Tài liệu phông lưu trữ

phân loại theo phương án này sẽ phản ánh lịch sử hoạt động của Trung tâm nói chung,

từng phòng chuyên môn nói riêng trong từng thời gian nhất định. Sở dĩ, Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư lực chọn phương án này do mô hình hoạt động đặc thù trên cả nước

trong quá trình hoạt động vừa rút kinh nghiệm vừa điều chỉnh nên cơ cấu tổ chức chưa

ổn định. Sau khi phân loại tài liệu, cán bộ lưu trữ xác định giá trị tài liệu theo quy định

tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn

bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,

Thông tư số13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo

quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc

trung ương, một số quy định theo ngành dọc lĩnh vực xây dựng, tài nguyên môi

trường, tài chính và thực tế tài liệu. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu nộp vào lưu trữ cơ quan

được lập mục lục hồ sơ để tra cứu. Ngoài mục lục hồ sơ truyền thống, được nhập cơ sở

dữ liệu vào bản mềm Word phục vụ cho việc tra tìm trên máy tính. Do nhận thức được

tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên việc bảo quản tài liệu cũng được quan tâm thỏa đáng, Trung tâm bố trí kho lưu trữ với diện tích 18m2, bố trí giá và hộp để tài liệu,

hệ thống ánh sáng tốt, điều hòa, máy hút bụi và các thiết bị phòng cháy chữa cháy. Với

cơ sở vật chất như vậy, tài liệu sau khi thu nộp vào lưu trữ cơ quan sẽ được bảo quản

an toàn. Tài liệu đưa vào lưu trữ được lập hồ sơ khá hoàn chỉnh, để trong hộp có dán

nhãn theo mẫu quy định và xếp trên giá tài liệu. Các công tác trên được thực hiện tốt

nhằm mục đích chính để đưa ra khai thác và sử dụng tài liệu.Việc khai thác sử dụng tài

liệu chủ yếu phục vụ yêu cầu của Ban Giám đốc và các công chức, viên chức tại Trung

tâm. Đối với việc khai thác, sử dụng tài liệu của các công chức, viên chức đều phải

được sự đồng ý của Giám đốc Trung tâm.

Qua kết quả khảo sát và đánh giá trên, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã được quan tâm, chú trọng. Về cơ bản, việc thực hiện

công tác này đúng theo quy định Nhà nước.

2.2.5. Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân

Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, trong đó nổi bật là tổ chức các sự kiện về đầu tư. Phòng

Hành chính - Xúc tiến là đơn vị chuyên về tổ chức hội họp, sự kiện cho Trung tâm.

Phòng chịu trách nhiệm đề xuất ý tưởng, xây dựng chương trình, tổ chức thực hiện và

phục vụ các hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, chuẩn bị kỹ về nội dung, đảm bảo

các yêu cầu về khánh tiết, đón tiếp đại biểu không để xảy ra sơ xuất. Nhân sự làm công

tác tổ chức sự kiện chính là Bộ phận Xúc tiến Đầu tư - vừa là đơn vị xây dựng chương

trình đồng thời thực hiện luôn công tác phục vụ đảm bảo kịp thời, chu đáo và nhiệt tình,

trách nhiệm trong nhiều hoạt động lớn của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư và Ủy ban nhân

dân nhân thành phố. Cụ thể:

+ Nhằm cụ thể hóa và triển khai hiệu quả công tác ngoại giao văn hóa của thành

phố Hải Phòng; tăng cường sự hiểu biết, tin cậy và gắn kết giữa nhân dân hai nước Việt

Nam - Nhật Bản; thúc đẩy mối quan hệ ngoại giao, hợp tác, xúc tiến đầu tư, du lịch giữa

thành phố Hải Phòng với các đối tác, địa phương của Nhật Bản, Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư đã tổ chức thành công: Tọa đàm xúc tiến đầu tư Nhật Bản - Hải Phòng mùa thứ

nhất, mùa thứ hai và mùa thứ tư.

+ Thực hiện nhiệm vụ xúc tiến đầu tư, hỗ trợ doanh nghiệp triển khai dự án đầu

tư vào thành phố, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư phối hợp với Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

phía Bắc, Công ty Cổ phần Shinec tổ chức Tọa đàm hỗ trợ hoạt động đầu tư, kinh

doanh cho doanh nghiệp tại Khu công nghiệp Nam Cầu Kiền, Hội nghị hợp tác xúc

tiến đầu tư với Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc.

+ Với quyết tâm cải thiện môi trường đầu tư để thu hút các nhà đầu tư đến với

Hải Phòng, thực hiện cam kết đầu tư các dự án tại Hải Phòng, Trung tâm Xúc tiến Đầu

tư tổ chức Hội nghị ký kết biên bản ghi nhớ giữa Công ty Cổ phần Bất động sản Việt

Phát, Công ty TNHH AeonMall Việt Nam và Trung tâm Xúc tiến Đầu tư về đầu tư

xây dựng Trung tâm thương mại AeonMall tại Hải Phòng.

+ Đồng hành cùng các nhà đầu tư trong thực hiện các thủ tục dự án, hàng năm

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã tổ chức nhiều Lễ đóng mở thầu cho dự án giải quyết thủ

tục tại Trung tâm: Lễ đóng mở thầu dự án Khách sạn 5 sao số 12 Trần Phú quận Ngô

Quyền của Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhật Hạ, Lễ đóng mở thầu dự án Khu nhà ở

thương mại phường Vĩnh Niệm quận Lê Chân của Công ty Xuất nhập khẩu Việt Phát,…

Đối với toàn bộ những sự kiện lớn của thành phố về đầu tư, Phòng Hành chính

- Xúc tiến chịu trách nhiệm về nội dung chương trình còn việc phục vụ hội nghị cũng

như chuẩn hội trường họp do Bộ phận Lễ tân của Trung tâm Hội nghị thành phố chịu

trách nhiệm tiếp đón khách đến tham dự, phục vụ suốt quá trình diễn ra sự kiện như

phục vụ tiệc trà, đảm bảo âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ điều hòa trong phòng,… Đây là

điều rất thuận lợi cho Trung tâm Xúc tiến Đầu tư khi được sử dụng cơ sở vật chất sẵn

có và đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp góp phần nâng cao chất lượng tổ chức các sự kiện

trong lĩnh vực đầu tư.

Hiện nay, quy trình tổ chức sự kiện ở Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chưa được

ban hành thành văn bản mà quy trình được thực hiện từ những công việc thực tiễn.

Tuy nhiên, tác giả có thể khái quát quy trình tổ chức các sự kiện về đầu tư tại Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư qua quan sát thực tế như sau:

Bước 1: Ấn định mục tiêu, xây dựng ý tưởng sự kiện

- Sau khi xác định được mục tiêu

- Ấn định mục tiêu là việc làm đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Tổ chức

sự kiện này nhằm mục đích gì, mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?

Ví dụ: Đối với tổ chức Tọa đàm hỗ trợ hoạt động đầu tư, kinh doanh cho doanh

nghiệp tại Khu công nghiệp Nam Cầu Kiền, Phòng Hành chính - Xúc tiến xác định

mục tiêu của Tọa đàm là để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai dự án đầu tư vào thành phố.

sẽ là cơ sở định hướng cho việc xây dựng ý tưởng.

Bước 2: Lập kế hoạch cho sự kiện

Phát triển ý tưởng đã có, Phòng Hành chính - Xúc tiến dự thảo kế hoạch gồm

các nội dung sau:

- Xác định mục đích, yêu cầu

- Xác định cơ quan chỉ đạo

- Các đơn vị thực hiện: Đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp

- Nội dung kế hoạch: Thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện; thành phần đại biểu,

khách mời (bao gồm các đại biểu tham dự và báo đài đưa tin); nội dung chương trình

(có kịch bản chương trình kèm theo)

- Tổ chức thực hiện: Nêu rõ nhiệm vụ của từng đơn vị (nhiệm vụ của các Sở,

ngành, đơn vị nếu có)

- Dự trù kinh phí tổ chức

Bước 3: Xin ý kiến phê duyệt kế hoạch của các cấp lãnh đạo

- Chuyên viên dự thảo kế hoạch tổ chức sự kiện trình Trưởng phòng và Phó

Giám đốc Hành chính - Xúc tiến, sau đó trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt.

- Nếu là các sự kiện của thành phố, dự thảo kế hoạch của Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư tiếp tục trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định.

Bước 4: Chuẩn bị cho sự kiện

- Bộ phận Xúc tiến gửi giấy mời và xác báo đại biểu tham dự.

- Bộ phận Hành chính - Quản trị in ấn tài liệu, chuẩn bị các ấn phẩm, máy tính

thiết bị để trình chiếu tại sự kiện (nếu có).

- Bộ phận Lễ tân của Trung tâm hội nghị thành phố trang trí, bài trí sân khấu,

hội trường, chuẩn bị hoa, tiệc trà trong khi diễn ra sự kiện.

Bước 5: Triển khai sự kiện: Sự kiện được tổ chức theo sự chuẩn bị và những kế

hoạch đã được phê duyệt.

Bước 6: Kết thúc sự kiện

Khi kết thúc sự kiện Bộ phận Lễ tân và nhân viên kỹ của Trung tâm hội nghị

thành phố thuật dọn dẹp nơi tổ chức sự kiện, thu dọn máy móc, thiết bị. Bộ phận Kế

toán tập hợp các chứng từ chuẩn bị cho hội nghị để thanh toán.

Bước 7: Kiểm tra, đánh giá

Đây là công tác được thực hiện sau khi sự kiện kết thúc. Giám đốc Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư họp với Phòng Hành chính - Xúc tiến tổng kết, đánh giá quá trình tổ

chức sự kiện, ghi nhận những kết quả đạt được và nêu những thiếu sót trong các khâu

để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện về sau.

Bước 8: Truyền thông sau sự kiện

Công tác truyền thông ngay sau sự kiện được giao cho Phó Trưởng phòng Hành

chính - Xúc tiến (phụ trách lĩnh vực công nghệ thông tin). Nội dung của truyền thông

sau sự kiện thường là các thông tin, bài báo nói về kết quả diễn ra sự kiện đó. Việc

tổng kết lại sự kiện và đăng lên trang website chính thức của Trung tâm, đăng lên các

báo, không chỉ nêu lên những kết quả đạt được mà còn là một hình thức thông báo cho

đối tác về sự kiện đó và đặc biệt là một hình thức truyền thông về hình ảnh của Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư một cách rất hiệu quả.

Hình 2.9: Hội nghị hợp tác xúc tiến đầu tƣ và khai trƣơng Website

Hppc.gov.vn năm 2017

(Nguồn: Bộ phận Hành chính - Quản trị cung cấp)

Hình 2.10. Tọa đàm xúc tiến đầu tƣ Nhật Bản tại Hải Phòng năm 2018

Ngoài ra các cuộc họp, hội nghị là một trong những hoạt động mang tính

(Nguồn: Bộ phận Hành chính - Quản trị cung cấp)

thường xuyên và phổ biến tại cơ quan như họp giao ban, họp chuyên môn, họp đột

xuất, hội nghị sơ kết và tổng kết,… Bộ phận Hành chính - Quản trị bố trí phòng họp,

phối hợp phòng chuyên môn chuẩn bị tài liệu họp, nước uống, máy chiếu,… Tuy

không phải những người trực tiếp tham gia cuộc họp nhưng chất lượng cuộc họp phụ

thuộc một phần lớn vào công tác chuẩn bị của Bộ phận Hành chính - Quản trị thuộc

Phòng Hành chính - Xúc tiến.

2.2.6. Tổ chức công tác hậu cần

Hậu cần là một trong những chức năng quan trọng của văn phòng. Hoạt động

của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất kỹ thuật như nhà cửa,

phương tiện, thiết bị, dụng cụ, tài chính, bảo quản tài liệu công văn giấy tờ (lưu trữ), tổ

chức các cuộc họp, quản lý tiền mặt của cơ quan, in ấn tài liệu phục vụ hội nghị... Văn

phòng là bộ phận cung cấp đầy đủ, kịp thời, bố trí và quản lý các phương tiện thiết bị

dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, kịp thời và đạt hiệu quả cao

nhất. Tuy công tác hậu cần không tham gia trực tiếp vào quá trình giải quyết công việc

chuyên môn nhưng nó góp phần không nhỏ vào hoạt động và phát triển của cơ quan.

Bởi những hữu ích mà tổ chức công tác hậu cần mang lại như: Giúp hoạt động quản lý,

điều hành tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư được hiệu quả; góp phần thực hiện tiết kiệm

chi phí cho các hoạt động; góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc của các cán bộ, công

chức, viên chức và góp phần tạo dựng hình ảnh cho Trung tâm Xúc tiến Đầu tư.

Nhiệm vụ hậu cần của Phòng Hành chính - Xúc tiến được giao cho Bộ phận

Hành chính - Quản trị thực hiện, thể hiện chủ yếu ở các vấn đề như: Bảo đảm điều kiện

vật chất, bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các phòng, đón tiếp khách đến làm việc, tổ

chức phục vụ các hội nghị, quản lý tài sản và các phương tiện làm việc của cơ quan, tổ

chức công tác bảo vệ trật tự, trị an, phòng chống cháy nổ trong cơ quan. Một số nội

dung trong công tác này được thực hiện theo Quyết định 25/QĐ-TTXTĐT ngày

18/6/2016 của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư ban hành quy chế chi tiêu nội bộ.

Về quản lý tài sản đã được quan tâm trên phương diện ban hành văn bản quản lý

và trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc cho công chức, viên chức. Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư đã ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ trong đó có quy định việc quản lý, sử dụng,

sửa chữa tài sản cố định góp phần quan trọng vào việc quản lý tài sản tại cơ quan. Tài

sản và trang thiết bị làm việc tại Trung tâm đều được dán tem kiểm kê tài sản. Tem được

đánh số thứ tự và có ghi ngày tháng được kiểm kê hàng năm. Thường xuyên duy trì

việc bảo trì, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị, phương tiện; mua sắm trang thiết bị,

phương tiện làm việc đã được Giám đốc Trung tâm duyệt đầu năm để sẵn sàng hoạt

động đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao; đã phối hợp với Ủy ban kiểm tra kiểm kê

tài sản đề nghị Hội đồng thanh lý tài sản cơ quan kịp thời thanh lý vật dụng, thiết bị hư

hỏng không đề tồn đọng làm mất diện tích, mỹ quan nơi làm việc.

Tổ chức công tác hậu cần không chỉ là cung cấp đủ trang thiết bị và các điều

kiện làm việc mà phải đảm bảo tiêu chí tiết kiệm, không lãng phí. Thực hiện chỉ đạo

của Ủy ban nhân dân thành phố hàng năm về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí,

Phòng Hành chính - Xúc tiến đã theo dõi, giám sát việc thực hành tiết kiệm, chống

lãng phí nhằm thực hiện có hiệu quả tiết kiệm trong toàn cơ quan. Phòng Hành chính -

Xúc tiến đã tham mưu điều chỉnh một cách phù hợp Quy chế chi tiêu nội bộ, thực hiện

tiết kiệm điện, nước, xăng xe, bố trí, sắp xếp trang thiết bị,… Đẩy mạnh cải cách hành

chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc và tiết kiệm giấy mực,

thực hiện xử lý các văn bản đi đến qua Phần mềm Hệ thống Văn phòng điện tử. Tích

cực nghiên cứu văn bản trên máy tính, không in các văn bản không thực sự cần thiết,

khuyết khích cán bộ công chức, viên chức tái sử dụng giấy in 01 mặt,… Tích cực và

quán triệt cán bộ, công chức, viên chức sử dụng tiết kiệm điện: bật điều hòa khi cần

thiết, tắt các thiệt bị điện khi ra khỏi phòng. Giảm tần suất tổ chức các cuộc hội nghị,

hội thảo chuyên đề không cần thiết, kết hợp các nội dung cần trao đổi thông tin thông

qua các cuộc làm việc chung. Thực hiện chi thanh toán các khoản chi phí đúng định

mức, đúng nội dung chi.

Bên cạnh đó, công tác hậu cần luôn duy trì việc dọn vệ sinh những nơi công

cộng và các phòng họp, hội trường, phòng làm việc của lãnh đạo. Công tác bảo vệ an

ninh được đề cao an toàn, đảm bảo đúng ca trực, an toàn tài sản của cơ quan cũng như

tài sản của cán bộ công chức cơ quan và khách đến liên hệ công tác. Đảm bảo phương

tiện đi lại đáp ứng được yêu cầu công tác của Ban Giám đốc và các phòng, kịp thời bố

trí phương tiện và cán bộ lái xe phục vụ lịch kiểm tra, thực địa dự án hoặc các chuyến

công tác thường xuyên cũng như đột xuất của cơ quan; phát hiện kịp thời tình trạng xe,

đề xuất thay, sửa chữa và bảo dưỡng xe kịp thời và bảo đảm an toàn về thời gian và

tính mạng, tài sản của Ban Giám đốc cũng như cán bộ công chức cơ quan khi phải đi

công tác.

Tóm lại, tổ chức công tác hậu cần là những công việc không trực tiếp tham gia

giải quyết công việc chuyên môn mà là công việc hỗ trợ và cung ứng liên tục, kịp thời

các dịch vụ cơ quan theo yêu cầu của các phòng chuyên môn, các cán bộ, công chức,

viên chức góp phần nâng cao hiệu quả vào sự hoạt động của cơ quan. Trong thời gian

qua, tổ chức công tác hậu cần tại Phòng Hành chính - Xúc tiến đã có hiệu quả rõ nét

thể hiện qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực để cung cấp các dịch vụ nội bộ cho

lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm một cách kịp thời, chính xác.

2.2.7. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng

Kiểm tra, đánh giá là một trong những chức năng quan trọng của nhà lãnh đạo.

Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện là công cụ giúp nhà lãnh đạo phát hiện

ra những sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời; giúp nhận biết được kế hoạch đề ra

có đúng hướng hay không; phát hiện, khám phá những cách làm hay để phát huy và

phân công công việc hiệu quả hơn. Trên thực tế, một công việc nếu không có kiểm tra

chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó được theo dõi, đôn đốc, giám sát thường

xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá

trình hoạt động. Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên

tục về thời gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà lãnh đạo ở mọi lúc, mọi nơi. Đối với

các lãnh đạo phụ trách công tác văn phòng Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, công tác kiểm

tra, đánh giá là công cụ đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện đạt kết quả cao, hạn

chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Kiểm tra hoạt động văn phòng không có

nghĩa là gay gắt mà mang ý nghĩa tích cực để kịp thời nhắc nhở, phát hiện sai sót và

hướng dẫn cụ thể. Tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, việc kiểm tra, đánh giá tổ chức

công tác văn phòng do lãnh đạo văn phòng thực hiện bao gồm: Phó giám đốc phụ

trách hành chính, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng. Đồng thời Trung tâm chịu sự

kiểm tra, đánh giá trực tiếp của Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố trong đó có lĩnh

vực văn phòng. Trung tâm chưa có văn bản quy định về việc này còn về phía Ủy ban

nhân dân thành phố được thực hiện định kỳ vào cuối tháng theo thông báo của Chủ

tịch Ủy ban nhân dân thành phố. Cụ thể như sau:

Đối với việc kiểm tra thực hiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan bằng

cách quan sát trực tiếp các hoạt động của công tác văn phòng. Cán bộ, công chức viên

chức khi thực hiện nhiệm vụ có tinh thần kỷ luật tốt. Điều này thể hiện thông qua việc

chấp hành nghiêm chỉnh nội quy cơ quan như đi làm đúng giờ, giữ gìn môi trường cơ

quan sạch sẽ, mặc đồng phục theo quy định, không hút thuốc,... Tính kỷ luật sẽ giúp

công việc đạt hiệu quả tối ưu hơn. Bằng việc quan sát trực tiếp lãnh đạo văn phòng

cũng thấy được tinh thần phối hợp giữa các công chức viên chức trong công việc. Ví

dụ Bộ phận Xúc tiến chủ trì chuẩn bị tổ chức Tọa đàm Xúc tiến đầu tư Nhật Bản - Hải

Phòng đã nhận được sự phối hợp của Bộ phận Hành chính - Quản trị lên chương trình,

chuẩn bị cơ sở vật chất; Bộ phận Kế toán giải quyết vấn đề kinh phí, Bộ phận Văn thư

gửi giấy mời và xác báo thành phần tham dự, ngoài ra còn có sự phối hợp của các

phòng trong cơ quan để đón tiếp khách. Thêm nữa là qua quan sát trực tiếp, lãnh đạo

văn phòng thấy được thái độ làm việc nghiêm túc, ứng xử chan hòa, cởi mở, nhiệt tình

khi làm việc với mọi đối tượng. Qua đây, chúng ta thấy việc quan sát trực tiếp được

thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của cán bộ, công chức

viên chức được giao thực hiện nhiệm vụ. Thông qua đó lãnh đạo văn phòng sẽ đánh

giá được tình hình thực hiện công việc của nhân viên. Phương pháp này mang lại một

kết quả chính xác nhưng lại rất tốn kém về thời gian và công sức.

Đối với việc kiểm tra chất lượng, số lượng hoạt động văn phòng được thực

hiện qua kết quả thu được sau mỗi quá trình hoạt động. Tùy theo từng lĩnh vực, Phòng

Hành chính - Xúc tiến xây dựng báo cáo tổng hợp riêng. Với các nhiệm vụ chung có

Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, năm. Với lĩnh vực xúc tiến

đầu tư có Báo cáo kết quả triển khai Chiến lược thu hút vốn FDI vào thành phố Hải

Phòng giai đoạn 2016-2020, Báo cáo kết quả triển khai Kế hoạch Xúc tiến đầu tư vào

thành phố Hải Phòng giai đoạn 2016-2020, Báo cáo kết quả xúc tiến đầu tư hàng năm.

Ngoài ra còn có một số báo cáo thuộc các lĩnh vực khác như Báo cáo tiến độ triển khai

các dự án, Báo cáo kết quả công tác đối ngoại, Báo cáo công tác thi đua khen

thưởng,… Lãnh đạo văn phòng thực hiện việc kiểm tra thông qua các báo cáo tháng,

quý, năm, giai đoạn và so sánh với chương trình, kế hoạch đã xây dựng trước đó. Cách

kiểm tra này nhấn mạnh nhiều vào kết quả mà cán bộ, công chức viên chức đạt được

chứ không nhấn mạnh nhiều vào cách hoạt động thực hiện công việc, do đó nó có tác

dụng nâng cao sự chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc. Do phát huy được tính

tự chủ trong công việc nên phương pháp này là động lực để tăng năng suất lao động.

Cán bộ, công chức viên chức được tự chủ trong công việc nên họ tự quyết định quá

trình thực hiện công việc của mình vì vậy họ nỗ lực hơn, tích cực hơn trong công việc.

Công tác kiểm tra không chỉ trong nội bộ cơ quan mà còn chịu sự theo dõi,

kiểm tra của cơ quan cấp trên là Ủy ban nhân dân thành phố. Ủy ban nhân dân thành

phố theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện các nhiệm vụ thông qua Phần mềm

Hệ thống văn phòng điện tử. Bộ phận Văn thư được giao báo cáo tiến độ thực hiện và

kết quả thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ của chương trình công tác năm và các nhiệm

vụ phát sinh Ủy ban nhân dân thành phố giao. Thông qua hệ thống báo cáo này, Văn

phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổng hợp tình hình thực hiện các nhiệm vụ (đã hoàn

thành, đang thực hiện, quá hạn) theo tháng, quý, năm phục vụ phiên họp thường kỳ

của Ủy ban nhân dân thành phố. Tại phiên họp thường kỳ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân

thành phố sẽ thông báo những nhiệm vụ đã hoàn thành, đôn đốc những nhiệm vụ quá

hạn; khen thưởng với các nhiệm vụ khó, mới đã được hoàn thành tốt, phê bình, nhắc

nhở các nhiệm vụ còn tồn đọng, xử lý kéo dài bằng văn bản. Cũng tại cuộc họp, Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư sẽ giải trình đối với các nhiệm vụ để xử lý kéo dài đồng thời đề

xuất phương hướng giải quyết hoặc xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố

ngay tại cuộc họp. Các nhiệm vụ quá hạn kéo dài do không nhận được sự phối hợp của

các sở, ngành, đơn vị liên quan thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố cũng nhắc

nhở, phê bình người đứng đầu các đơn vị không phối hợp ngay tại cuộc họp. Hình thức

kiểm tra này được Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng thực hiện từ đầu năm 2019

cho đến nay. Có thể nói rằng đây là hình thức kiểm tra rất hiệu quả góp phần xử lý

công việc nhanh chóng, hạn chế tối đa các nhiệm vụ tồn đọng gây bức xúc cho người

dân và các nhà đầu tư.

Từ kết quả của việc kiểm tra hoạt động văn phòng, các lãnh đạo văn phòng sẽ

phân tích, xử lý các thông tin đó để đánh giá được đúng đắn, khách quan những điểm

phù hợp và không phù hợp trong tổ chức văn phòng. Đồng thời sử dụng kết quả của

việc kiểm tra để điều chỉnh chương trình công tác, các nhiệm vụ thường xuyên, đột

xuất; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; bố trí và sử dụng nhân viên; đề bạt và

thăng tiến; tạo động lực tinh thần cho công chức, viên chức và cải thiện môi trường và

điều kiện làm việc. Thông qua các kết quả của kiểm tra, đánh giá các lãnh đạo văn

phòng kịp thời phát hiện ra những thiếu sót trong kế hoạch và những quyết định của

lãnh đạo để xử lý, hoàn chỉnh, bổ sung hoặc sửa đổi trong tương lai. Tuy nhiên, việc

sử dụng các kết quả này tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chưa có nhiều hiệu quả.

Tóm lại, công tác kiểm tra giúp Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đánh giá được tình

hình thực hiện các quy định của Nhà nước, các cơ quan có thẩm quyền và một số quy

định của Trung tâm về công tác văn phòng; đánh giá được những tác động của văn bản

khi triển khai, áp dụng trong thực tế, trên cơ sở đó giúp Trung tâm ban hành bổ sung

các văn bản hướng dẫn cụ thể cho phù hợp với đặc điểm tình hình của từng giai đoạn

cụ thể. Thông qua kiểm tra, đánh giá giúp nhận thức được tầm quan trọng của công tác

văn phòng cũng như thấy được những hạn chế trong công tác này để lãnh đạo Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, bố trí nhân sự và có những chỉ

đạo thường xuyên, sát sao trong công tác này.

Tiểu kết Chƣơng 2

Trong chương này, tác giả đã giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu

tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng,

Phòng Hành chính - Xúc tiến. Đồng thời làm rõ đặc điểm của Trung tâm - mô hình

một cửa về đầu tư cấp thành phố chưa có trong tiền lệ. Phòng Hành chính - Xúc tiến

cũng có các điểm khác biệt về cơ cầu tổ chức và chức năng nhiệm vụ: đứng đầu văn

phòng là Phó Giám đốc, phòng thực hiện song hành nhiệm vụ vốn có của văn phòng

và nhiệm vụ chuyên môn về xúc tiến đầu tư. Tác giả đã nêu lên thực trạng tổ chức

công tác văn phòng tại Trung tâm: Bộ máy, nhân sự thực hiện; các văn bản quy định;

phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá đối với từng nội dung cụ thể. Trong đó, tổ

chức công tác đối nội, đối ngoại và truyền thông là một trong những nội dung quan

trọng nhất và cũng là điểm nổi bật đối với Phòng Hành chính - Xúc tiến tại Trung tâm.

Nhìn chung, tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm đã đạt được những kết quả nhất

định xong vẫn còn một số hạn chế, đặc biệt là một số điểm mới do mô hình đặc thù

mang lại hiện chưa có quy định thực hiện. Do vậy để nâng cao hiệu quả tổ chức công

tác văn phòng cần phát huy những mặt đã làm được và khắc phục các hạn chế đồng

thời nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu để tìm hướng giải quyết đối với các vấn đề mới, khó.

Để đáp ứng một phần yêu cầu này, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm giúp

cho tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

có hiệu quả hơn ở chương tiếp theo.

CHƢƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM

XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của tổ chức công tác văn phòng

tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tƣ thành phố

Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải

Phòng còn một số hạn chế nảy sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Có những hạn

chế trong tổ chức công tác văn phòng lại chính là nguyên nhân của hạn chế khác. Vì

vậy, tác giả sẽ phân tích đồng thời các đặc điểm chính của tổ chức công tác văn phòng

trên cả hai phương diện hạn chế và nguyên nhân.

Thứ nhất, do nhận thức chưa đầy đủ, chưa sâu sắc của các cấp lãnh đạo văn

phòng về công tác văn phòng. Lãnh đạo văn phòng chưa thực sự quan tâm đồng bộ

đến việc thực hiện các nội dung công tác văn phòng: hướng chủ yếu vào việc thực hiện

nhiệm vụ xúc tiến đầu tư mà mờ nhạt các nhiệm vụ khác trong văn phòng. Thực tế cho

thấy, lãnh đạo phụ trách Phòng Hành chính - Xúc tiến mới chỉ bước đầu nhận thức

được vai trò của tổ chức công tác văn phòng. Phó Giám đốc phụ trách và các Trưởng

phòng, Phó Trưởng phòng đều là Tiến sĩ, Thạc sĩ chuyên ngành Kinh tế của Đại học

Ngoại thương. Vì họ không được đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư

lưu trữ hoặc hành chính văn thư,…cho nên thiếu lý luận và kinh nghiệm trong tổ chức

công tác văn phòng. Điều này làm cho công tác văn phòng chưa thực sự hiệu quả và nề

nếp, bởi bản thân các lãnh đạo cũng chưa nắm bắt được các quy trình nghiệp vụ văn

phòng phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây là một trong những

nguyên nhân khiến cho một số văn bản ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo

quy định hoặc hạn chế về chất lượng; tham mưu về quy trình bổ nhiệm hay khen

thưởng còn gặp lúng túng,… Sự nhận thức chưa đầy đủ của các cấp lãnh đạo văn

phòng còn thể hiện ở việc phân công công việc chưa được hợp lý. Nhiệm vụ lĩnh vực

xúc tiến đầu tư khá nặng nề thì 02 chuyên viên bộ phận này kiêm cả vị trí tổng hợp và

hành chính quản trị; 01 chuyên viên văn thư, lưu trữ đảm nhận cả việc của Bộ phận

một cửa tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho nhà đầu tư, một phần việc của Bộ phận

Tổng hợp, xây dựng lịch công tác và thủ quỹ cơ quan. Thêm vào đó là chưa có sự chỉ

đạo, thực hiện hài hòa, cân bằng giữa lĩnh vực văn phòng và lĩnh vực xúc tiến đầu tư,

phần lớn tập trung vào lĩnh vực xúc tiến đầu tư mà quên mất thực hiện nhiệm vụ trong

lĩnh vực văn phòng. Điều này không những ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn

phòng mà còn tác động đến tâm lý của các công chức, viên chức trong phòng. Họ cảm

thấy lạc lõng ngay trong chính tập thể của mình khi cùng thực hiện một chức năng,

nhiệm vụ. Ngoài ra, nhận thức về công tác văn phòng của một số cán bộ còn hạn chế.

Mặc dù được giao nhiệm vụ thực hiện các công việc trong văn phòng nhưng không

phải tất cả cán bộ làm công tác văn phòng đều ý thức được ý nghĩa và tầm quan trọng

của công tác này cho nên trong quá trình thực hiện hay phối hợp thực hiện chưa thực

sự hiệu quả. Ví dụ, trong việc soạn thảo văn bản, cán bộ soạn thảo cho rằng quan trọng

nhất là phần nội dung còn các yếu tố về thể thức như ký hiệu văn bản, cỡ chữ, kiểu

chữ, cách đánh số đầu mục,…thì không quan trọng.

Thứ hai, hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về công tác văn phòng

chưa đầy đủ. Những hạn chế trong nhận thức của lãnh đạo văn phòng đã gây ra hệ quả

đó là chưa có các hướng dẫn cần thiết cho toàn bộ các nội dung công tác văn phòng.

Hiện nay, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và một

số văn bản hướng dẫn về quản lý văn bản, thể thức văn bản, sử dụng hệ thống Văn

phòng điện tử và thu nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Quy chế văn thư, lưu trữ đã có

tác dụng tích cực đối với việc thực hiện các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ đặc biệt là đã

tách từng loại hồ sơ, tài liệu và cách thức nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Nhìn chung các

công việc văn phòng được thực hiện theo các quy định rời lẻ của Trung tâm đã nêu ở

trên, quy định chung của nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền.Tuy nhiên, những

quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước ở trung ương về công tác văn phòng còn

mỏng và cũng chưa có một văn bản nào quy định cho những mô hình hoạt động đặc

thù. Do đó, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng cũng như các cơ quan có thẩm

quyền chưa có cơ sở xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn cho các cơ quan có

cơ cấu tổ chức đặc thù chưa có trong tiền lệ. Ví dụ, các văn bản của các Sở do các Phó

Giám đốc Sở biệt phái về Trung tâm ký hiện nay, ngoài việc đã biệt phái vẫn ký với

chức danh ở cơ quan cũ, các Phó Giám đốc Sở không có bộ phận tham mưu, giúp việc

đủ điều kiện pháp lý dự thảo, kiểm tra, trình ký văn bản. Do vậy, quy trình xây dựng

các văn bản của Sở do các Phó Giám đốc Sở biệt phái về Trung tâm ký hiện nay không

bảo đảm đúng với các quy định hiện hành về quy trình xây dựng các văn bản gây rủi

ro đối với những công việc khó, có quy mô lớn thuộc lĩnh vực có tính chất nhạy cảm

đòi hỏi phải hết sức chặt chẽ như xác định giá đất, cấp chủ trương đầu tư các dự án cho

nhà đầu tư trong và ngoài nước. Những tài liệu, hồ sơ hình thành trong trường hợp này

lại nộp lưu về các Sở để phục vụ công tác hậu kiểm theo quyết định của Ủy ban nhân

dân thành phố. Còn nhóm tài liệu được hình thành và phát hành tại Trung tâm thì nộp

lưu vào lưu trữ Trung tâm sau một năm công việc kết thúc. Việc thu nộp tài liệu, hồ sơ

vào lưu trữ cơ quan khá tốt nhưng lại nộp lưu tại 2 cơ quan việc làm này đã làm xé lẻ

khối tài liệu phông lưu trữ Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố và gây rất nhiều bất

cập, khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm.

Thứ ba, một số công việc trong văn phòng chưa được chuẩn hóa bằng các quy

chế, quy định đã làm cho tổ chức công tác văn phòng chưa thực sự hiệu quả. Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn TCVN ISO 9001:2015. Trong đó, Trung tâm đã xây dựng quy trình quản lý văn

bản đi - đến; quy trình mua sắm, thanh toán trang thiết bị, văn phòng phẩm và chủ yếu

tập trung xây dựng 4 quy trình thực hiện các thủ tục về lĩnh vực đầu tư, tài nguyên môi

trường, tài chính và xây dựng. 4 quy trình này phục vụ cho hoạt động của các phòng

chuyên môn, Phòng Hành chính Tổ chức - Xúc tiến không trực tiếp làm ra các kết quả

giải quyết thủ tục hành chính nhưng là khâu tiếp nhận thông tin đầu vào, theo dõi, đôn

đốc thụ lý hồ sơ và trả sản phẩm đầu ra cho doanh nghiệp. Mặc dù, Nhà nước đã có

hàng loạt các quy định về việc này nhưng để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và thực

tiễn Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vẫn xây dựng thành quy trình riêng. Hơn nữa, việc xây

dựng quy trình phân định rõ nhiệm vụ của Trung tâm, nhiệm vụ của các Sở (vì Trung

tâm là sự tích hợp một phần chức năng, nhiệm vụ của 04 Sở) đồng thời giảm thời gian

giải quyết công việc xuống tối thiểu 1/3 thời gian so với quy định của pháp luật. Qua

đây, chúng ta thấy được quy trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn đã được chuẩn

hóa thành quy trình khá chặt chẽ. Vậy thì, tổ chức công tác văn phòng muốn đạt hiệu

quả cao thì cũng phải được chuẩn hóa đồng bộ các công việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ của Phòng Hành chính - Xúc tiến như: Quy định tổ chức hội nghị, tọa đàm, chương

trình xúc tiến đầu tư; công tác lễ tân; quản lý tài sản,…

3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng

Để giải quyết triệt để những hạn chế kể trên là vấn đề không dễ dàng. Trên cơ

sở phân tích ở trên, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế, phát

huy các thế mạnh góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung

tâm Xúc tiến Đầu tư như sau:

3.2.1. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ văn phòng

Phần lớn nhân sự của Phòng Hành chính - Xúc tiến không được đào tạo về

chuyên ngành văn phòng, văn thư - lưu trữ hoặc hành chính văn thư. Hơn nữa, Phó

Giám đốc phụ trách văn phòng và các lãnh đạo văn phòng đều là Tiến sĩ, Thạc sĩ

chuyên ngành Kinh tế của Đại học Ngoại thương cho nên thiếu lý luận và kinh nghiệm

trong tổ chức công tác văn phòng. Vì thế cần rà soát, đánh giá lại các vị trí xem mức

độ đáp ứng công việc của đội ngũ công chức, viên chức Phòng Hành chính - Xúc tiến,

trên cơ sở đó có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng theo từng đối tượng. Để nâng cao chất

lượng công tác văn phòng, đối tượng đầu tiên cần nâng cao nhận thức là lãnh đạo

Trung tâm, lãnh đạo văn phòng. Bởi vì, công tác văn phòng có được quan tâm, thực

hiện tốt và phát triển phụ thuộc phần lớn vào nhận thức của lãnh đạo cơ quan. Tiếp đó

là bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ trực tiếp làm công tác văn phòng. Bên cạnh

đó là bồi dưỡng kiến thức văn phòng cho toàn bộ công chức, viên chức trong Trung

tâm bởi những công việc hàng ngày của họ cũng gắn liền với công tác này ở những

mức độ khác nhau như: tham mưu trong công việc, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công

việc,…; không những vậy còn tạo thuận lợi cho việc phối hợp trong giải quyết việc

giữa Phòng Hành chính - Xúc tiến và các phòng chuyên môn. Các hình thức bồi

dưỡng, nâng cao trình độ cụ thể như sau:

Tổ chức phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật về công tác văn

phòng (công tác cán bộ, thi đua khen thưởng, văn thư, lưu trữ, đối ngoại, văn hóa công

sở,…) bằng các hình thức: hướng dẫn, kiểm tra, ban hành văn bản, đăng tải trên Cổng

thông tin điện tử của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, tổ chức riêng hoặc lồng ghép trong

các cuộc họp, hội nghị, các cuộc kiểm tra nhằm cung cấp kiến thức và nâng cao nhận

thức, trách nhiệm của lãnh đạo phụ trách văn phòng cũng như từng công chức, viên

chức tại Phòng Hành chính - Xúc tiến. Đặc biệt chú trọng các quy định mới trong công

tác văn phòng như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác

văn phòng, về sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, các kiến thức để ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn phòng (Phần mềm văn phòng điện tử, chữ ký

số, số hóa tài liệu, văn bản điện tử,…)

Tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến văn bản mới về công tác văn

phòng do Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền

thông, Sở Ngoại vụ tổ chức hàng năm. Trong thời gian vừa qua thành phố đã tổ chức

các lớp tập huấn rất bổ ích như: Tập huấn Quy chế phát ngôn và công tác thông tin đối

ngoại; Tập huấn nghiệp vụ lễ tân đối ngoại trong giai đoạn mới; Hội nghị tập huấn,

hướng dẫn sử dụng Trục liên thông văn bản điện tử 4 cấp chính quyền và hệ thống

theo dõi nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành

phố giao các sở, ngành, địa phương; Tập huấn về phòng cháy chữa cháy; Hội nghị tập

huấn hướng dẫn sử dụng chức năng ký số trên hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử

HP - Eoffice; Tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan; Tập huấn nghiệp vụ công tác thi đua, khen thưởng; Hội nghị tập huấn,

hướng dẫn việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ

bưu chính công ích trên Cổng dịch vụ trực tuyến thành phố; Tập huấn, hướng dẫn nộp

hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính và tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính

thông qua ứng dụng zalo,… Trong thời gian tới, Trung tâm tiếp tục quan tâm, tạo điều

kiện cho các cán bộ văn phòng được tham gia các lớp tập huấn do thành phố tổ chức.

Đối tượng tham gia không chỉ là người thực hiện trực tiếp mà cử cả Phó giám đốc

hành chính và lãnh đạo phòng theo đúng nhóm đối tượng tập huấn nhằm nâng cao

nhận thức về ý nghĩa tầm quan trọng của công tác văn phòng, nâng cao trình độ của

lãnh đạo cũng như cán bộ làm công tác này, giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ văn

phòng được thống nhất, hiệu quả, góp phần đưa công tác văn phòng của Trung tâm đi

vào nề nếp. Đồng thời, tích cực tham gia các hội thảo, hội nghị tập huấn về đầu tư do

Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công Thương, VCCI, Cục Đầu tư nước ngoài, Cục Xúc

tiến thương mại, các Hiệp hội Doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, Ủy ban nhân

dân các tỉnh, thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các cơ quan có

thẩm quyền tổ chức. Nhiều hội thảo, hội nghị đã được tổ chức thành công như: Hội

thảo “Kỳ vọng EVFTA 2018: Kỷ niệm 30 năm đầu tư trực tiếp nước ngoài tại Việt

Nam, 20 năm thành lập Euro Cham và 10 năm ra mắt ấn phẩm Sách Trắng; Hội nghị

tham vấn về định hướng thu hút và sử dụng đầu tư nước ngoài trong thời gian tới tại

thành phố Vĩnh Yên; Chương trình tập huấn “Nâng cao năng lực Xúc tiến đầu tư phát

triển công nghiệp Việt Nam”; Hội thảo Xúc tiến đầu tư tại thành phố Yokkaichi - Nhật

Bản; Chương trình tập huấn Hiệp hội Đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình

Dương cho các cán bộ làm công tác quản lý nhà nước về đầu tư,… Thông qua các hội

thảo, hội nghị không chỉ mang lại kiến thức mà còn tạo cơ hội để tìm kiếm các nhà đầu

tư đến với Hải Phòng.

Bố trí, cử cán bộ đi học về chuyên ngành văn phòng tại các cơ sở đào tạo uy

tín, tham gia các khóa học nâng cao về nghiệp vụ xúc tiến đầu tư, các khóa học về kỹ

năng thuyết trình, lễ tân ngoại giao,… để đảm bảo nguồn nhân lực ổn định, lâu dài

thực hiện tốt nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu đặt ra trong giai đoạn hiện nay.

Song song với các hình thức bồi dưỡng, đào tạo trên thì việc sử dụng cán bộ

cũng góp phần nâng cao trình độ cán bộ thực hiện công tác văn phòng. Điều đó được

thể hiện ở việc bố trí cán bộ đúng chuyên môn, thực hiện đúng các quy định về chế độ

lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng. Ví dụ đối với cán bộ lưu trữ, ngoài chế độ

hưởng lương theo ngạch bậc, còn phải quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp

độc hại theo quy định hiện hành. Ngoài ra cần tạo các điều kiện khác phù hợp với pháp

luật để tăng thêm thu nhập cho cán bộ làm công tác văn phòng nhằm nâng cao đời

sống để họ yên tâm công tác, gắn bó lâu dài với công việc, tâm huyết với công việc từ

đó thúc đẩy tinh thần tự học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ bản thân.

3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng

* Đối với Nhà nước, Bộ Nội vụ và các cơ quan Trung ương có thẩm quyền

Văn bản quản lý là công cụ không thể thiếu trong quá trình quản lý và thực hiện

công tác văn phòng từ Trung ương đến địa phương. Công tác văn phòng sẽ được tổ

chức và thực hiện một cách khoa học và hiệu quả nếu được căn cứ vào một hệ thống

văn bản quản lý và hướng dẫn hoàn thiện, tức là đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, đầy

đủ và đồng bộ. Từ thực trạng hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp

vụ công tác văn phòng hiện nay: hệ thống văn bản của Trung ương và các cơ quan có

thẩm quyền về công tác văn phòng còn mỏng, chưa bao trùm hết các nội dung, quy

trình thực hiện các công việc văn phòng. Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả

công tác văn phòng chúng ta cần hoàn thiện hệ thống văn bản này theo hướng: xây

dựng những quy định còn thiếu; bổ sung, sửa đổi những văn bản đã ban hành không

còn phù hợp với hiện tại; cập nhật tình hình thực tế xây dựng các văn bản quy định cho

nhóm các cơ quan, tổ chức đặc thù đáp ứng yêu cầu hoạt động của các cơ quan nhà

nước hiện nay. Cụ thể như sau:

Như đã trình bày ở Chương 1, văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ

chiếm số lượng nhiều nhất, bên cạnh đó là các quy định về đối nội, đối ngoại, văn hóa

công sở, xây dựng công sở, hậu cần và một số rất ít về tổ chức bộ máy. Hiện chưa có

văn bản nào quy định riêng về công tác tham mưu, tổng hợp. Chức năng tham mưu,

tổng hợp thông thường được quy định tại Quy chế làm việc và Quy định chức năng,

nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc của cơ quan, tổ chức. Trong Quy định

chức năng nhiệm vụ cũng chỉ là liệt kê nội dung tham mưu, các nhiệm vụ tham mưu

chứ chưa quy định được đầy đủ về công tác tham mưu. Trong khi chức năng tham

mưu, tổng hợp là chức năng cơ bản, truyền thống, là một trong những chức năng quan

trọng nhất và hơn nữa là yếu tố nâng vị thế của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Vì

vậy, chưa có quy định về công tác tham mưu, tổng hợp đồng nghĩa không có căn cứ

chặt chẽ cho văn phòng làm việc cũng như không có những chế tài bắt buộc cho văn

phòng trong quá trình hoạt động của mình. Thêm vào đó, xu thế toàn cầu hóa, hội nhập

và phát triển kinh tế quốc tế để đáp ứng được yêu cầu trong giai đoạn đổi mới, công

tác tham mưu, tổng hợp cần được đổi mới thích ứng kịp thời, bảo đảm thông tin cho

hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, làm tốt vai trò cung cấp những tài liệu, tư

liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ có hiệu quả nhiệm vụ chính trị, văn hóa, xã hội.

Xuất phát từ tình hình thực tiễn trên Chính phủ và các Bộ ngành liên quan cần quy

định về quy chế công tác tham mưu, tổng hợp làm cơ sở cho các cơ quan, tổ chức từ

Trung ương đến địa phương có cơ sở thực hiện. Ngoài xây dựng quy chế tham mưu,

tổng hợp còn xây dựng kế hoạch công tác tham mưu, tổng hợp hàng năm để tổ chức

thực hiện có trọng tâm, trọng điểm tại văn phòng của các cơ quan, tổ chức.

Xây dựng quy chế văn hóa công sở giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện

nghiêm túc hơn hiện tại. Khi chưa có quy định cụ thể sẽ xảy ra trường hợp làm việc,

trang phục, ứng xử nơi công sở,…tùy tiện, không đúng chuẩn mực. Môi trường văn

hóa công sở tốt đẹp tăng tính đoàn kết, tạo niềm tin của cán bộ, công chức, viên chức

với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Tính tự giác của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc sẽ đưa cơ quan, tổ chức

phát triển vượt lên so với cơ quan khác. Văn hóa công sở còn có vai trò to lớn trong

việc xây dựng nề nếp làm việc khoa học, kỷ cương và dân chủ, đòi hỏi các thành viên

trong cơ quan, tổ chức phải quan tâm đến hiệu quả công việc chung của cơ quan, giúp

cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức tự nhìn lại, đánh giá mình. Bên cạnh đó yếu tố

văn hóa còn giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải tôn trọng kỷ luật, danh dự

của cơ quan, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung. Hiện nay, các cơ

quan, tổ chức đang lấy Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg làm cơ sở thực hiện và căn

cứ để ban hành quy chế văn hóa công sở của mình. Tuy nhiên theo Quyết định số

129/2007/QĐ-TTg, văn hóa công sở trong cơ quan hành chính Nhà nước chỉ giới hạn

trong các quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên

chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Nhưng, trong thực tế, khái niệm Văn hóa công sở không chỉ là những biểu hiện bên

ngoài công sở mà văn hóa công sở phải chứa đựng những giá trị cốt lõi công sở hướng

đến ở hiện tại và tương lai như đã trình bày ở trên. Vì vậy, Thủ tướng Chính phủ cần

ban hành bổ sung nội dung này trong quy chế văn hóa công sở để các cơ quan, tổ chức

có cơ sở xây dựng quy chế văn hóa công sở đầy đủ và hoàn thiện.

Bên cạnh đó, Bộ Nội vụ phối hợp với các Bộ, ngành để quy định rõ những vấn

đề về công tác văn phòng có nội dung liên quan tới các lĩnh vực Bộ, ngành đang phụ

trách. Ví dụ như Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Xây dựng trong việc quy định xây dựng,

quản lý trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức. Hay Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Thông

tin và Truyền thông quy định thống nhất sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ

điện tử có đầy đủ các chức năng theo quy định cơ quan quản lý nhà nước về văn thư,

lưu trữ, đảm bảo tài liệu điện tử phải được quản lý theo chu trình khép kín ngay từ khi

hình thành đến khi được lưu trữ và khai thác sử dụng.

Mặt khác, trong quá trình tham mưu cho Thủ tướng Chính phủ thành lập các cơ

quan mới trên phạm vi toàn quốc đặc biệt là các cơ quan có cơ cấu tổ chức đặc thù thì

đồng thời Bộ Nội vụ có hệ thống văn bản quy định hoạt động riêng. Trong đó có quy

định về công tác văn phòng với những vấn đề nổi bật như: công tác tổ chức cán bộ,

tham mưu giải quyết văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ký văn bản, phát hành văn

bản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu,… Tóm lại, khi xây dựng lên một cơ quan, tổ chức thì phải

có một hệ thống quy định đảm bảo về mặt pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Qua đây, dù là việc xây dựng mới, bổ sung, sửa đổi các quy định đã ban hành

hay các quy định đặc thù thì để đảm bảo việc ban hành văn bản chất lượng, hiệu quả,

trước khi tham mưu ban hành, các Bộ ngành Trung ương cần lấy ý kiến của địa

phương và tham khảo một cách nghiêm túc chứ không mang tính hình thức, chiếu lệ,

thậm chí có những văn bản cần mở hội thảo để trao đổi ý kiến, trên cơ sở đó mới có

thể ban hành được một văn bản chất lượng, sát với thực tế của địa phương.

* Đối với Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các cơ quan có thẩm quyền

Căn cứ các quy định của Nhà nước, các Bộ ngành Trung ương Ủy ban nhân dân

thành phố Hải Phòng chỉ đạo các sở ngành liên quan xây dựng các văn bản quy định,

hướng dẫn về công tác văn phòng. Mặt khác, các cơ quan có thẩm quyền cũng chủ

động nghiên cứu, tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng hệ thống văn

bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn phòng. Sở Nội vụ tham mưu các vấn đề về

công tác văn thư, lưu trữ; thi đua, khen thưởng. Sở Thông tin - Truyền thông phối hợp

Trung tâm Thông tin - Tin học thành phố tham mưu quy chế quản lý Hệ thống Văn

phòng điện tử HP - Eoffice. Sở Ngoại vụ tham mưu về công tác đối ngoại, lễ tân. Sở

Tài chính tham mưu quy định về kinh phí để thực hiện các hoạt động văn phòng,... Hệ

thống văn bản được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng; cổng thông tin

điện tử của thành phố, của các cơ quan, tổ chức và các quận huyện; tổ chức riêng hoặc

lồng ghép trong các hội nghị, các cuộc thanh tra, kiểm tra nhằm phổ biến nội dung văn

bản đến từng cán bộ làm công tác văn phòng. Đây là những cơ sở pháp lý, hướng dẫn

quan trọng sát thực nhất với các cơ quan trên địa bàn thành phố.

* Đối với Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố

Trên cơ sở các văn bản quy định của pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn của thành

phố,Trung tâm Xúc tiến Đầu tư ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về

công tác văn phòng trong phạm vi quản lý, giúp các cán bộ, công chức viên chức có cơ

sở, căn cứ để thực hiện nghiệp vụ. Bên cạnh đó một số các vấn đề mới chưa có trong

tiền lệ, chưa được quy định trong văn bản do mô hình đặc thù đã gây ra những vướng

mắc trong quá trình hoạt động thực tế của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư và có thể dẫn tới

nhiều rủi ro về mặt pháp lý đối với các công việc của thành phố. Về việc này, Trung

tâm cần chủ động đề xuất với Sở Nội vụ xin ý kiến Ủy ban nhân dân thành phố về các

vấn đề cấp thiết hiện nay như quy trình tham mưu văn bản, quản lý văn bản đi, đến;

nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan,…

3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn phòng

Chuẩn hóa công tác văn phòng là các biện pháp của cơ quan, tổ chức nhằm ban

hành, phổ biến, hướng dẫn các quy định, quy chế về công tác văn phòng, thông qua

các quy định, quy chế chúng ta có thể kiểm tra, đánh giá và xử lý kết quả thực hiện

theo các chuẩn mực đã ban hành. Hầu hết các công việc văn phòng đều cần chuẩn hóa

bởi những lợi ích to lớn mà việc chuẩn hóa mang lại. Do tính chất của công tác văn

phòng mà trong công tác này tại các cơ quan, tổ chức nói chung hay Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư nói riêng sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, văn phòng phẩm, các trang

thiết bị, phương tiện,…Bởi vậy, việc chuẩn hóa trong công tác văn phòng là rất cần

thiết góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí trong văn phòng. Chuẩn

hóa là một trong những công cụ đảm bảo cho việc công khai, minh bạch hóa quy trình

giải quyết công việc theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cải thiện đáng kể quan hệ

giữa hai bên qua giải quyết công việc nhanh hơn và thái độ thân thiện hơn. Xác định rõ

người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có được cơ sở tài liệu

để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức.Tạo ra một loạt các hiệu ứng tốt như

tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm và kỹ năng xử lý công việc của công chức, viên

chức; củng cố được lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của Trung tâm với các

cấp tổ chức, các doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế và người dân thành phố phù hợp bản

chất của nhà nước ta là của dân, do dân, vì dân. Và đặc biệt Phòng Hành chính - Xúc

tiến vừa là bộ mặt của Trung tâm vừa là hình ảnh của thành phố trong hoạt động giao

dịch về đầu tư nên càng phải tập trung vào việc chuẩn hóa. Đầu tiên phải xác định

trách nhiệm cao nhất trong việc chuẩn hóa công tác văn phòng là Giám đốc Trung tâm

sau đó là Phòng Hành chính - Xúc tiến là đơn vị trực tiếp thực hiện và các phòng

chuyên môn có liên quan thì việc chuẩn hóa mới đạt được kết quả.

Hiện tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã thực hiện theo một số quy chuẩn nhà

nước quy định về công tác văn phòng. Trong việc soạn thảo và trình bày văn bản hành

chính thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV. Trong việc quản lý văn bản đi đến

thực hiện theo Thông tư 07/TT-BNV. Các loại sổ (Sổ đăng ký văn bản đi, đến; Sổ

chuyển giao văn bản,…) đã được triển khai áp dụng thống nhất trong công tác văn thư

của cơ quan góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến cũng như theo dõi quá

trình quản lý giải quyết văn bản của các cơ quan. Văn bản này đã thống nhất kích

thước của các loại sổ dùng trong các cơ quan, tổ chức, thống nhất về kích thước và nội

dung trên dấu đến không còn tình trạng có các kích thước dài, ngắn khác nhau. Đối với

việc gửi nhận văn bản điện tử, Trung tâm thực hiện theo Quyết định 3133/2016/QĐ-

UBND ngày 15/12/2016 của UBND thành phố ban hành Quy định việc gửi, nhận, xử

lý và lưu trữ văn bản điện tử qua môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà

nước thành phố Hải Phòng. 100% văn bản gửi qua Hòm thư công vụ hoặc Trục liên

thông của Phần mềm Quản lý văn bản thành phố có sử dụng chứng thực chữ ký số để

đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Ngoài ra, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã xây dựng

và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong

đó có quy trình xử lý văn bản đi đến, quy trình mua sắm và quản lý thiết bị văn phòng;

xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc thực hiện

công tác này. Qua đây, chúng ta thấy tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã có một số công

việc văn phòng được chuẩn hóa theo các quy định chung của nhà nước, Ủy ban nhân

dân thành phố và xây dựng quy trình thực hiện theo TCVN ISO 9001:2015. Chuẩn hóa

công tác văn phòng chưa được chú trọng triệt để và quan tâm sát sao mới chỉ tập trung

vào công tác ban hành quy định, quy chế. Để đưa công tác văn phòng đi vào nề nếp

đồng thời sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác chuyên môn của phòng (nhiệm vụ xúc tiến

đầu tư) Trung tâm Xúc tiến Đầu tư cần tiếp tục tập trung vào việc chuẩn hóa công tác

văn phòng thông qua việc xây dựng, hoàn thiện một số quy định, quy chế và phổ biến,

hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá cụ thể như sau:

Thứ nhất, xây dựng quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo của Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư. Quy định gồm 3 Chương:

- Chương 1: Quy định chung

- Chương 2: Trình tự, thủ tục thực hiện

- Chương 3: Tổ chức thực hiện

Nội dung quy định đề cập đến nguyên tắc thực hiện, thẩm quyền tổ chức, xây

dựng kế hoạch, triển khai kế hoạch, các điều kiện thực hiện và tổng kết tổ chức hội nghị,

hội thảo. Trong đó xây dựng và mẫu hóa các kịch bản, quy trình, chương trình, kế

hoạch, các hình thức trang trí, một số nghi thức lễ tân khánh tiết để áp dụng cho việc tổ

chức các sự kiện có tính thường xuyên, phổ biến như hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị

cán bộ công chức viên chức hàng năm. Quy định này là cơ sở để thực hiện các Hội nghị

xúc tiến đầu tư tại các khu công nghiệp, Tọa đàm xúc tiến đầu tư với các đối tác nước

ngoài,…góp phần nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức.

Thứ hai, xây dựng quy chế phối hợp thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu tư

trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Quy chế có kết cấu gồm 4 Chương:

- Chương 1: Quy định chung

- Chương 2: Nội dung phối hợp và trách nhiệm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

thành phố

- Chương 3: Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

- Chương 4: Tổ chức thực hiện

Nội dung quy chế đề cập đến nguyên tắc, phương thức, nội dung, trách nhiệm,

quan hệ phối hợp công tác giữa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư với Văn phòng Ủy ban

nhân dân thành phố, các Sở ban ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện và các cơ

quan, đơn vị liên quan trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm về

hoạt động đầu tư. Mục tiêu của Quy chế được ban hành nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu

quả trong quản lý nhà nước khi giải quyết các công việc, thủ tục của các dự án đầu tư.

Qua đó, xây dựng môi trường đầu tư kinh doanh thuận lợi, đảm bảo các dự án đầu tư

vào thành phố đạt hiệu quả cao về kinh tế - xã hội, bảo vệ môi trường các yêu cầu khác

theo quy định của pháp luật để phát triển bền vững, mang lại lợi ích chung cho cả

người dân và nhà đầu tư.

Ngoài ra, trong thời gian tới, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư tiếp tục chuẩn hóa một

số vấn đề như xây dựng văn hóa công sở, công tác lễ tân, môi trường làm việc,..hoàn

thiện, ban hành chính thức Quy chế làm việc tạm thời của Trung tâm hiện nay; đề xuất

Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế phối hợp thực hiện giải quyết các công

việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã trình từ năm 2016.

Hiện tại, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư chưa thể làm được những việc này bởi là mô hình

hoạt động chưa có trong tiền lệ vừa hoạt động vừa rút kinh nghiệm, điều chỉnh cho

phù hợp. Đồng thời thực hiện Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính

phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành

chính, Ủy ban nhân dân thành phố đang điều chỉnh, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, chức

năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư nên cũng làm ảnh hưởng tới việc

chuẩn hóa công tác văn phòng.

Các quy định, quy chế trên sau khi ban hành được phổ biến đến Ban giám đốc,

các phòng chuyên môn và từng công chức, viên chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư

thông qua cuộc họp giao ban Ban Giám đốc, cuộc họp toàn cơ quan và qua thông báo

nội bộ trên Hệ thống quản lý văn bản. Bên cạnh đó, đối với những quy định, quy chế

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư đã ban hành hoặc áp dụng chuẩn quốc gia, chuẩn địa

phương cần tăng cường phổ biến, hướng dẫn cụ thể để tránh việc thực hiện có sai sót.

Sau khi phổ biến và hướng dẫn, để các công việc đi vào nề nếp và theo các

chuẩn mực đã định, cần có sự kiểm tra, đánh giá. Việc kiểm tra, đánh giá là biện pháp

để mỗi công chức, viên chức có ý thức tuân thủ và thực hiện các chuẩn mực đã ban

hành, đồng thời thông qua kiểm tra, đánh giá Trung tâm Xúc tiến Đầu tư có cơ sở

kiểm chứng thêm sự phù hợp hay chưa phù hợp của các quy định, quy chế, nếu chưa

phù hợp thì điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp thực tế. Trên cơ sở kiểm tra, Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư mới đánh giá đúng kết quả thực hiện và xử lý những vi phạm không

theo chuẩn mực đã định.

Tóm lại, chuẩn hóa quy trình cho các công việc nhằm tạo thói quen làm việc

một cách khoa học, thực hiện một cách thống nhất, tránh làm việc theo thói quen, kinh

nghiệm và tùy tiện. Đồng thời thông qua quy trình thực hiện, lãnh đạo Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư có thể kiểm soát được quá trình thực hiện công việc để từ đó nâng cao chất

lượng và hiệu quả quản lý.

3.2.4.Thành lập bộ phận chuyên trách xử lý thông tin phục vụ đầu tư

Nghiên cứu, đánh giá tiềm năng, thị trường, xu hướng và đối tác đầu tư là một

trong những nội dung hoạt động xúc tiến đầu tư. Đây là nội dung tiên quyết, là cơ sở

để thực hiện các nội dung tiếp theo và đặc biệt để quyết định có nên lựa chọn nhà đầu

tư đó hay không. Một số tồn tại thực tế cho thấy, bên cạnh các dự án đầu tư lớn, có tác

động đáng kể tới kết quả thu hút vốn đầu tư vào thành phố thì vẫn còn một số dự án

đầu tư thu hút được có chất lượng, hiệu quả chưa cao, chưa thực sự khai thác hết các

lợi thế, tiềm năng của thành phố; một số dự án đầu tư còn chậm triển khai thực hiện so

với kế hoạch; cơ chế, chính sách thu hút đầu tư còn nhiều bất cập. Các hoạt động xúc

tiến đầu tư còn mang tính đơn lẻ, tính liên ngành, liên vùng chưa cao. Chính vì vậy,

Trung tâm Xúc tiến Đầu tư rất cần thành lập một Bộ phận chuyên trách xử lý thông tin

phục vụ đầu tư thuộc Phòng Hành chính - Xúc tiến nhằm:

+ Tìm kiếm những nhà đầu tư hiểu mô hình hoạt động của Trung tâm Xúc tiến

Đầu tư thành phố Hải Phòng. Bởi bất kỳ nhà đầu tư nào khi đầu tư vào một địa phương

nào đó họ đều muốn hiểu rõ về cơ quan, tổ chức trực tiếp hướng dẫn họ và đồng hành

cùng họ thực hiện các thủ tục của một dự án hoàn chỉnh.

+ Đón những nhà đầu tư phù hợp với văn hóa truyền thống và tình hình thực tế

tại Việt Nam nói chung, Hải Phòng nói riêng, ngăn chặn các dự án công nghệ lạc hậu

và tác động xấu đến môi trường.

+ Giảm thiểu những mặt hạn chế, tiêu cực như nhập khẩu nhiều nhưng không

chú trọng sản xuất mà chỉ tập trung vào gia công, lắp ráp và khai thác thị trường nội

địa là chủ yếu; lợi dụng kẽ hở về chính sách, pháp luật của Việt Nam để thực hiện

hành vi chuyển giá, kê khai lỗ hoặc lợi nhuận thấp để chuyển lợi nhuận về nước,

không có đóng góp hoặc đóng góp rất thấp nguồn ngân sách nhà nước của Việt Nam.

Bộ phận chuyên trách xử lý thông tin phục vụ đầu tư sẽ thực hiện các nhiệm vụ

cụ thể như sau:

Xác định đối tác đầu tư là các nhà đầu tư Hải Phòng; nhà đầu tư tới từ các tỉnh,

thành phố trên cả nước; nhà đầu tư đến từ các nước trong khu vực và trên thế giới.

Trong đó chú trọng tìm hiểu các nhà đầu tư lớn, quan trọng và có quan hệ thân thiết

với Hải Phòng như Nhật Bản, Hàn Quốc.

Nghiên cứu hành lang pháp lý liên quan đến đầu tư, trong đó có thực hiện chủ

trương hợp tác đầu tư nước ngoài có ưu tiên, chọn lọc gắn với chủ trương phát triển

của thành phố. Trên cơ sở đó, tham mưu xây dựng cơ chế, chính sách thu hút các nhà

đầu tư chiến lược, các tập đoàn đa quốc gia vào thành phố. Thu hút đầu tư đảm bảo hài

hòa giữa tăng trưởng xuất khẩu với đầu tư phát triển sản phẩm, dịch vụ có giá trị gia

tăng và sử dụng nguồn nguyên liệu nội địa, phát triển công nghiệp hỗ trợ, đào tạo

nguồn nhân lực trong nước. Do đó, bộ phận này tham mưu xây dựng cả cơ chế, chính

sách để chủ động hỗ trợ thúc đẩy phát triển và nâng tầm doanh nghiệp Hải Phòng, đẩy

mạnh phát triển công nghiệp hỗ trợ, tạo sự liên kết, lan tỏa giữa doanh nghiệp đầu tư

nước ngoài và doanh nghiệp trong nước.

Tập trung nghiên cứu thị trường và đối tác đầu tư các dự án công nghiệp thuộc

lĩnh vực khuyến khích đầu tư vào thành phố như: cơ khí, luyện kim, công nghiệp tái

chế, xử lý chất thải nguy hại, chế biến nông, lâm, thủy sản,… Thu hút đầu tư bám sát

định hướng nâng cao chất lượng dự án, cải thiện môi trường đầu tư, tạo điều kiện

thuận lợi để thu hút các nhà đầu tư có năng lực, có công nghệ cao, công nghệ nguồn.

Xúc tiến trên nguyên tắc có chọn lọc, không thu hút đầu tư bằng mọi giá, từ chối các

dự án ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường; ưu tiên chú trọng, thu hút các dự án có chất

lượng, đảm bảo môi trường, phát triển bền vững,…

Nắm bắt xu hướng đầu tư mới, về cơ cấu lĩnh vực thu hút đầu tư tại Hải Phòng

trước đây chủ yếu tập trung vào lĩnh vực sản xuất công nghiệp thì nay chuyển hướng

kêu gọi thu hút đầu tư vào lĩnh vực nông nghiệp đặc biệt là đầu tư vào nông nghiệp

ứng dụng công nghệ cao. Qua nghiên cứu nhận thấy Hải Phòng có những đặc điểm

kinh tế, xã hội, tự nhiên phù hợp để phát triển các dự án nông nghiệp gắn liền công

nghệ cao phát triển bền vững. Hiện tại, Hải Phòng đã thực hiện Dự án Khu nông

nghiệp công nghệ cao Vineco do Tập đoàn Vingroup là chủ đầu tư và Dự án xây dựng nhà máy chế biến rau củ quả Haphofood4 do Công ty Cổ phần Lavifood làm chủ đầu

tư. Dự án đã mang lại các sản phẩm đa dạng như rau, củ, quả sạch và sắp tới là các sản

phẩm chế biến sâu như rau củ quả tươi, sấy, cấp đông, cô đặc, nước ép đóng lon và đặc

biệt là nước ép trái cây rau củ đóng chai bằng công nghệ HPP duy nhất tại Việt Nam.

Đây là những thành quả bước đầu trong lĩnh vực đầu tư mới, trong thời gian tới Bộ

phận này cần tiếp tục nghiên cứu sâu trong lĩnh vực sản xuất nông nghiệp công nghệ

cao để có những hướng đầu tư mới, đa dạng, phong phú tận dụng được lợi thế của

thành phố đồng thời gắn với bảo vệ môi trường phát triển bền vững.

Tham gia các đoàn thành phố đi khảo sát, học tập kinh nghiệm xu hướng phát

triển công nghệ, đầu tư xây dựng các khu công nghệ ở trong nước và trên thế giới. Bởi

khi đầu tư vào Hải Phòng, các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài đều giữ bí quyết về

công nghệ. Thiết bị được nhập khẩu đồng bộ, không thiết kế, chế tạo tại Việt Nam,

việc chuyển giao công nghệ chỉ dừng lại ở việc đào tạo vận hành những máy móc

riêng lẻ. Vì vậy, việc tiếp nhận, học hỏi công nghệ thông qua doanh nghiệp đầu tư

nước ngoài gần như không đáng kể. Theo Báo cáo tổng kết 30 năm thu hút đầu tư

nước ngoài tại thành phố Hải Phòng, công nghệ được các nhà đầu tư nước ngoài áp

dụng tại Việt Nam nói chung và tại Hải Phòng nói riêng mới chỉ đạt mức trung trình so

với các nước trong khu vực và dừng lại ở phần đuôi công nghệ, chưa có công nghệ

nguồn, công nghệ thiết kế sản phẩm ban đầu, thường chỉ nhằm vào các khâu lắp ráp,

thủ công, cần nhiều lao động phổ thông nên hàm lượng công nghệ không cao, chưa tạo

được tính lan tỏa về công nghệ [1,16]. Thông qua các cuộc khảo sát, học tập kinh

4 Tính đến thời điểm này, trong lĩnh vực chế biến sâu sản phẩm nông nghiệp mới chỉ có 3 nhà máy chế biến rau củ quả tại Việt Nam: Nhà máy Lavifood tại Khu công nghiệp Phú An Thạnh tỉnh Long An (2014), Nhà máy chế biến nông sản Tanifood tỉnh Tây Ninh (2017) và Nhà máy chế biến rau của quả Haphofood tại Hải Phòng (đang xây dựng)

nghiệm sẽ nắm được các thông tin về công nghệ và xu hướng công nghệ của các đối

tác đầu tư từ đó sẽ rút ra được cơ chế quản lý công nghệ. Đây là những thông tin quý

báu để tham mưu cho lãnh đạo trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư. Bên cạnh đó, bộ

phận này cũng phải thường xuyên giao lưu, học tập kinh nghiệm với các Trung tâm

xúc tiến đầu tư trên toàn quốc.

Phối hợp với Tổ công tác Nhật Bản (Japan Desk) và Tổ công tác Hàn Quốc (Korean Desk)5 để nắm được những khó khăn, vướng mắc của các doanh nghiệp Nhật

Bản, Hàn Quốc đang hoạt động trên địa bàn thành phố; cung cấp thông tin, trợ giúp

ban đầu cho các nhà đầu tư Nhật Bản, Hàn Quốc tìm hiểu về môi trường đầu tư tại Hải

Phòng; nghiên cứu đề xuất các chính sách thu hút đầu tư trực tiếp nước ngoài từ Nhật

Bản, Hàn Quốc.

Qua đây có thể thấy rằng, thành lập Bộ phận chuyên trách xử lý thông tin phục

vụ đầu tư là rất cần thiết. Nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước tiếp tục chọn

Hải Phòng để đầu tư các dự án; các khu, cụm công nghiệp của thành phố tiếp tục được

tập trung đầu tư, góp phần hoàn thiện kết cấu hạ tầng, tạo điều kiện thuận lợi để thu

hút các nhà đầu tư - chính là thước đo hiệu quả hoạt động của Bộ phận này.

Tiểu kết Chƣơng 3

Hạn chế của tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành

phố Hải Phòng xuất phát từ nhiều nguyên nhân như chưa có văn bản quy định các vấn

đề mới cho các đơn vị có hoạt động đặc thù, hạn chế trong nhận thức, trình độ của lãnh

đạo phụ trách văn phòng,… Giải quyết được những nguyên nhân này thì hạn chế của

tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm sẽ được khắc phục. Trên đây, tác giả đã đưa

ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng tổ chức công tác văn

phòng. Mỗi biện pháp là việc giải quyết một vấn đề khác nhau. Mỗi giải pháp, muốn

thực hiện tốt phải được nghiên cứu chuyên sâu và thực hiện một cách nghiêm túc từ

5 Japan Desk và Korean Desk thành lập năm 2012 và 2014 tại Hải Phòng với các thành viên Tổ là lãnh đạo. cán bộ chuyên trách các sở, ban, ngành của thành phố. Các Tổ công tác họp định kỳ và đột xuất nhằm hỗ trợ kịp thời giải quyết những khó khăn vướng mắc của các doanh nghiệp Nhật Bản, Hàn Quốc đang hoạt động trên địa bàn thành phố.

lãnh đạo đến các công chức, viên chức trong Phòng Hành chính - Xúc tiến.

KẾT LUẬN

Trong xu thế phát triển hiện nay của xã hội, văn phòng ngày càng có vai trò

quan trọng và trở thành một bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức. Tổ

chức công tác văn phòng là một hoạt động cần thiết và đang dần được hoàn thiện. Xét

dưới bất kỳ góc độ nào hoạt động hành chính văn phòng luôn chiếm ưu thế lớn tạo tiền

đề cho hoạt động quản lý trong và ngoài cơ quan.

Từ cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng và thông qua hoạt động thực

tiễn tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng,

có thể thấy tổ chức công tác văn phòng đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt

động chung của cơ quan. Với Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng, tổ

chức công tác văn phòng còn có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi Phòng Hành chính -

Xúc tiến ngoài việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một văn phòng thông thường

còn thực hiện nhiệm vụ chuyên môn sâu như một phòng chuyên môn khác. Tổ chức

công tác văn phòng góp phần thực hiện công việc một cách khoa học, tạo tính chuyên

nghiệp cho hoạt động hành chính, nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc và một số

tác dụng to lớn khác. Đặc biệt, tổ chức công tác văn phòng tạo ra sự cân bằng tránh sự

thiên lệch quá về nhiệm vụ chuyên môn (xúc tiến đầu tư) hoặc nhiệm vụ vốn có của

văn phòng. Với mô hình này, vai trò của người lãnh đạo văn phòng lại càng quan trọng

hơn bao giờ hết trong việc chỉ đạo, điều hành sao cho hài hòa giữa lĩnh vực chuyên

môn và lĩnh vực văn phòng, tránh gây tâm lý lạc lõng cho công chức, viên chức khi

thực hiện nhiệm vụ.

Đối với một đơn vị đặc thù, có thể nói tổ chức công tác đối nội, đối ngoại và

truyền thông được coi là nội dung quan trọng nhất trong tổ chức công tác văn phòng.

Công tác này đã góp phần mang lại những thành tựu đáng kể trong công tác xúc tiến

đầu tư của thành phố. Một trong những bước đột phá trong cải cách hành chính của

thành phố là việc thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Trung tâm giúp Ủy ban nhân

dân thành phố giải quyết thủ tục về đầu tư, đất đai, môi trường, quy hoạch, xây dựng,

tài chính đối với những dự án không sử dụng nguồn vốn đầu tư công theo quy định của

Luật Đầu tư công và nằm ngoài các khu công nghiệp. Hoạt động với chức năng “một

100

cửa cấp thành phố về đầu tư”, Trung tâm đã giải quyết nhanh chóng các thủ tục về đầu

tư, tạo điều kiện thuận lợi nhất để các nhà đầu tư triển khai dự án đầu tư vào thành

phố. Bên cạnh đó tổ chức công tác văn phòng còn một số tồn tại cần được tháo gỡ và

khắc phục trong thời gian tới. Để khắc phục được những hạn chế còn tồn tại Trung tâm

Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng đã và đang không ngừng nỗ lực nâng cao chất

lượng hoạt động công tác văn phòng đặc biệt là các hoạt động xúc tiến, cải thiện các

công cụ xúc tiến… để trong tương lai không xa Hải Phòng sẽ đón thêm nhiều nhà đầu

tư hơn nữa đến tìm hiểu cơ hội đầu tư và hợp tác kinh doanh lâu dài với thành phố, để

Hải Phòng luôn để lại ấn tượng đẹp đẽ trong mắt các nhà đầu tư và bè bạn quốc tế, góp

101

phần quan trong vào sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Báo cáo số 217/BC-UBND ngày 04/8/2017 của Ủy ban nhân dân thành phố

Hải Phòng tổng kết 30 năm thu hút đầu tư nước ngoài tại thành phố Hải Phòng.

2. Báo cáo số 172/BC-TTXTĐT ngày 26/10/2018 của Trung tâm Xúc tiến Đầu

tư Hải Phòng về kết quả công tác đối ngoại năm 2018 và xây dựng kế hoạch năm

2019.

3. PGS.TS Đào Xuân Chúc (2017), Tập bài giảng Chức năng và công nghệ

Quản trị văn phòng.

4. PGS.TS Đào Xuân Chúc (2005), Văn phòng và quản trị văn phòng - Một số

nhận thức lý luận, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực

tiễn, tr.46-60.

5. Công văn số 669/TTXTĐT-HCTC&XT ngày 20/102017 của Trung tâm Xúc

tiến Đầu tư Hải Phòng báo cáo kết quả công tác đối ngoại năm 2017 và xây dựng kế

hoạch năm 2018.

6. Công văn số 4576/UBND-KTĐN ngày 30/7/2019 của Ủy ban nhân dân

thành phố Hải Phòng báo cáo tình hình xúc tiến đầu tư trong và ngoài nước năm 2018

và triển khai kế hoạch năm 2019.

7. Tô Thùy Đức (2019), Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của

Văn phòng Học viện Hành chính quốc gia, Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng, Tư

liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

8. Nguyễn Trung Đức (2017), Hoạt động quan hệ công chúng tại Trung tâm

lưu trữ Quốc gia I, Báo cáo nghiên cứu khoa học ngành Lưu trữ học,Tư liệu Khoa Lưu

trữ học và Quản trị văn phòng.

9. Hoàng Giang (2009), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Văn hóa Thông tin.

10. Lâm Thu Hằng (2011), Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác VT-LT

của lãnh đạo văn phòng cấp bộ, Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học, Tư liệu Khoa Lưu trữ

học và Quản trị văn phòng.

11. Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ

quan nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ thuật.

12. TS Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị

102

văn phòng và Lưu trữ học, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hồ Chí Minh.

13. Nguyễn Thị Hồng (2013), Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác

văn thư - lưu trữ ở UBND cấp phường (Khảo sát tại quận Tây Hồ), Luận văn thạc sĩ

chuyên ngành Lưu trữ học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

14. TS. Nguyễn Liên Hương, Tập bài giảng Tổ chức và quản lý công tác văn

thư - lưu trữ.

15. Vũ Đình Khang (2005), Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới,

hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình Chính phủ điện tử, Kỷ yếu Hội

thảo khoa học Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực tiễn, tr.187-195.

16. Phùng Thị Phương Liên (2018), Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở

Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn

phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

17. Văn Mõ, Những vấn đề cần làm rõ trong các quy định của Thông tư số

01/2011/TT-BNV, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 10/2016, tr.3-7.

18. GV Phạm Văn Nam, “Ký nháy” hoặc “ký tắt” hiểu và dùng thế nào cho

đúng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 3/2009, tr.14-15.

19. Nguyễn Thị Nhàn (2012), Truyền thông nội bộ tại Văn phòng Tổng công ty

bưu chính Việt Nam, Báo cáo nghiên cứu khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

20. Nghị quyết số 20/2015/NQ-HĐND ngày 18/12/2015 của Hội đồng nhân dân

thành phố về Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh thành phố 5

năm (2016-2020).

21. Nguyễn Thị Ngọc (2018), Tổ chức hoạt động văn phòng tại Trung tâm

Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ”, Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành

Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

22. Tạ Thị Thúy Ngọc (2018), Hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ Nông

nghiệp và Phát triển Nông thôn về công tác văn thư - lưu trữ, Luận văn Thạc sĩ Quản

trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

23. Đoàn Ngọc Phán (2018), Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt

động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, Luận văn Thạc sĩ

Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

24. PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản

103

Đại học Quốc gia Hà Nội.

25. PGS.TS Vũ Thị Phụng, TS Cam Anh Tuấn (2015), Tổng thuật các công

trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng ở Việt Nam, Tạp chí Văn thư -

Lưu trữ Việt Nam số 7/2015, tr.43-50.

26. PGS.TS Vũ Thị Phụng (2017), Quản lý hồ sơ điện tử: Những vấn đề lý luận

cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1/2017, tr.11-18.

27. PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tập bài giảng Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng.

28. PGS.TS Nguyễn Minh Phương (2013), Một số vấn đề nghiệp vụ quản lý văn

bản tại bộ phận giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

ở các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số

1/2013, tr.23-27.

29. PGS.TS Nguyễn Minh Phương (2014), Quản lý và giải quyết văn bản trong

các cơ quan, tổ chức, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia.

30. Quyết định số 12/QĐ-UBND ngày 04/01/2017 của Ủy ban nhân dân thành

phố Hải Phòng về việc phê duyệt “Chiến lược thu hút vốn FDI của thành phố Hải

Phòng giai đoạn 2016-2020”.

31. Quyết định số 216/QĐ-UBND ngày 02/02/2017 của Ủy ban nhân dân thành

phố Hải Phòng về việc phê duyệt “Kế hoạch Xúc tiến đầu tư của thành phố Hải Phòng

giai đoạn 2016-2020”.

32. Quyết định số 1305/QĐ-UBND ngày 13/6/2018 của Ủy ban nhân dân thành

phố Hải Phòng về việc phê duyệt “Chương trình Xúc tiến đầu tư năm 2018 của thành

phố Hải Phòng”.

33. Quyết định số 636/QĐ-UBND ngày 26/3/2019 của Ủy ban nhân dân thành

phố Hải Phòng về việc phê duyệt “Chương trình Xúc tiến đầu tư năm 2019 của thành

phố Hải Phòng”.

34. Trần Anh Tài (2017), Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.

35. TS. Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ Hành chính văn phòng, công tác

điều hành, tham mưu, tổng hợp lễ tân, Nhà xuất bản Thống kê.

36. PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2005), Văn phòng, công tác văn phòng và

đào tạo cán bộ quản trị văn phòng trong quá trình cải cách hành chính, Kỷ yếu Hội

thảo khoa học Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực tiễn, tr.32-46.

37.Thông báo số 224/TB-UBND ngày 29/6/2018 của Ủy ban nhân dân thành

phố thực hiện kết luận của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố tại cuộc họp giao ban

104

tập thể lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố ngày 25/6/2018

38. PGS.TS Văn Tất Thu, Tập bài giảng Công tác tham mưu, tổng hợp trong

văn phòng.

39. Hoàng Thanh Thủy (2017), Tìm hiểu về tổ chức hoạt động văn phòng của

Công ty TNHH Dầu khí Đài Hải chi nhánh Thường Tín, Hà Nội”, Báo cáo nghiên

cứu khoa học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản

trị văn phòng.

40. PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Khoa

học và Kỹ thuật.

41. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2005), Kỷ yếu Hội thảo

khoa học Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực tiễn, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia

Hà Nội, Hà Nội.

42. TS. Cam Anh Tuấn (2005), Văn hóa và những tác động đối với hoạt động

văn phòng, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực tiễn,

tr.98-110.

43. TS. Cam Anh Tuấn, Bài giảng Quản lý chất lượng văn phòng.

44. ThS. Trần Thanh Tùng (2005), Chức năng lập kế hoạch và kiểm tra trong

quản trị hành chính văn phòng, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị Văn phòng - Lý

luận và thực tiễn, tr.84-98.

45. Trần Thị Tuyết, Trần Phương Thủy (2016), Tìm hiểu những quy định hiện

hành của Nhà nước về nghi thức lễ tân khánh tiết trong việc tổ chức các ngày lễ, Báo

cáo nghiên cứu khoa học ngành Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng.

46. http://hpa.hanoi.gov.vn

47. http://hppc.gov.vn

48. http://investinquangninh.vn

49. http://www.ipc.danang.gov.vn

50. http://luutru.gov.vn

51.https://www.quanlynhanuoc.vn/2019/10/30/ve-to-chuc-hoat-dong-tham-

muu-cua-co-quan-hanh-chinh-nha-nuoc-hien-nay/

52. http://tcnn.vn

53. http://tcnn.vn/news/detail/45669/Ban-ve-cach-thiet-ke-to-chuc-cac-co-quan-

105

chuyen-mon-thuoc-Uy-ban-nhan-dan-cap-tinh.html

PHỤ LỤC

Phụ lục 01: Danh mục các văn bản quy định về công tác văn phòng

Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng

Phụ lục 03: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính - Xúc tiến

Phục lục 04: Quy chế làm việc của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố

Phụ lục 05: Bảng tổng hợp đoàn ra - đoàn vào

106

Phụ lục 06: Quy chế văn thư, lưu trữ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố

PHỤ LỤC SỐ 01

DANH MỤC VĂN BẢN QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

STT

TÊN VĂN BẢN

Nhà nước, Bộ nội vụ và các cơ quan TW có thẩm quyền

Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23/10/2015 của Văn phòng Chính Phủ - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Thông tư số13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ nội vụ hợp nhất về công tác văn thư

Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

Công văn số 2887/VPCP-KSTT ngày 09/4/2019 của Văn phòng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trên Trục liên thông văn bản quốc gia

Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính Phủ Quy định về tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài

Nghị định số 72/2015/NĐ-CP ngày 07/9/2015 của Chính Phủ về quản lý hoạt động thông tin đối ngoại

Thông tư số 05/2017/TT-BNG ngày 17/10/2017 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương

Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị

Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước

Nghị định số 09/2017/NĐ-CP ngày 09/02/2017 của Chính phủ quy định chi tiết về việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của các cơ quan hành chính nhà nước

Quyết định số 217/QĐ-VPCP ngày 03/4/2018 của Văn phòng Chính Phủ ban hành Quy chế xét tặng Bằng khen của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về công tác văn phòng

Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26/02/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương

Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính Phủ ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

Quyết định 213/2006/QĐ-TT ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan hành chính nhà nước

Quyết định số 20/2007/QĐ-BXD ngày 23/5/2007 của Bộ Xây dựng ban hành mô hình công sở mẫu cơ quan hành chính nhà nước

Thông tư số 21/2007/QĐ-BXD ngày 28/5/2007 của Bộ Xây dựng quy định các yêu cầu về tiêu chuẩn xây dựng công sở các cơ quan hành chính nhà nước

Thông tư số 10/2007/TT-BXD ngày 22/11/2007 của Bộ Xây dựng hướng dẫn quy hoạch xây dựng công sở các cơ quan đảng, nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, huyện, xã

Thông tư số 05/2008/TT-BNV ngày 07/8/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về biển tên cơ quan hành chính

Thông tư số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 của Bộ Nội vụ quy định mẫu thẻ và việc quản lý, sử dụng thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức

Quyết định số 50/2017/QĐ-TTg ngày 31/12/2017 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng may móc, thiết bị làm việc

Nghị định số 04/2019/NĐ-CP ngày 11/01/2019 của Chính Phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô

UBND thành phố Hải Phòng và các cơ quan có thẩm quyền

Công văn số 39/CCVTLT-QLVTLT ngày 04/4/2011 của Chi cục Văn thư, Lưu trữ hướng dẫn thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Công văn số 23/CCVTLT-QLVTLT ngày 25/01/2013 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ- CP của Chính phủ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ

Công văn số 6276/UBND-NC ngày 26/8/2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc triển khai Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Quyết định số 693/2015/QĐ-UBND ngày 03/4/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng

Quyết định số 3133/2016/QĐ-UBND ngày 15/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quy định việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử qua môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hải Phòng

Chỉ thị số 35/CT-UBND ngày 28/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng

Công văn số 493/SNV-VTLT ngày 14/3/2017 của Sở Nội vụ hướng dẫn lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng

Công văn số 3175/VP-KTGS&TĐKT ngày 07/8/2017 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố về việc chấn chỉnh về thể thức, kỹ thuật và thẩm quyền ký văn bản báo cáo, trình Ủy ban nhân dân thành phố

Công văn số 1657/VP-TTTH ngày 30/3/2018 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố về việc gửi, nhận văn bản điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

Công văn số 6397/UBND-VX ngày 08/10/2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc triển khai Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

Công văn số 1723/SNV-VTLT ngày 05/7/2019 của Sở Nội vụ hướng dẫn quy trình quản lý văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử

Quyết định số 2655/2014/QĐ-UBND ngày 28/11/2014 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố và nhiệm vụ do Chính Phủ, Thủ tướng Chính phủ

Quyết định số 42/2017/QĐ-UBND ngày 20/12/2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của các cơ quan hành chính nhà nước

Quyết định số 42/2018/QĐ-UBND ngày 28/12/2018 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động thông tin đối ngoại trên địa bàn thành phố

Quyết định số 1946/QĐ-UBND ngày 17/11/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc ban hành quy định chế độ công tác phí, chế độ tổ chức hội nghị đối với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập có sử dụng kinh phí do ngân sách địa phương cấp

Quyết định số 2988/2015/QĐ-UBND ngày 31/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành quy định tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng

Quyết định số 674-QĐ/TU ngày 18/9/2017 của Ban Thường vụ Thành ủy ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại tại thành phố Hải Phòng

Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 19/6/2019 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng quy định về công tác thi đua, khen thưởng tại thành phố Hải Phòng

Quyết định số 53/QĐ-UBND ngày 26/4/2017 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Nội quy phòng cháy và chữa cháy

PHỤ LỤC 02

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Giám đốc

PGĐ Trung tâm

PGĐ Sở Tài chính kiêm PGĐ Trung tâm

PGĐ Sở Xây dựng kiêm PGĐ Trung tâm

PGĐ Sở Tài nguyên &Môi trường kiêm PGĐ Trung tâm

PGĐ Sở Kế hoạch &Đầu tư kiêm PGĐ Trung tâm

Phòng Tài chính

Phòng Xây dựng

Phòng Hành chính Tổ chức & Xúc tiến đầu tư

Phòng Tài nguyên Môi trường

Phòng Kế hoạch Đầu tư

PHỤ LỤC 03 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH - XÚC TIẾN

PHÓ GIÁM ĐỐC HCTC&XTĐT

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN XTĐT

BỘ PHẬN TỔNG HỢP

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

BỘ PHẬN VT - LT

BỘ PHẬN HC - QT

BỘ PHẬN LÁI XE

PHỤ LỤC 05 BẢNG TỔNG HỢP ĐOÀN RA - ĐOÀN VÀO

I. ĐOÀN RA

Loại đoàn

TT

Tên đoàn

Đến nước

Báo cáo

Trưởng đoàn

Danh nghĩa đoàn

Đối tác làm việc

Thời gian thực hiện

Nguồn kinh phí

Số thành viên 4

Nội dung hoạt động 7

Ngoài KH 12

Trong KH 11

Đoàn đối ngoại

Nhật Bản

Xúc tiến đầu tư

Ngân sách thành phố

04/6/2017- 08/6/2017

Đoàn xúc tiến đầu tư của thành phố

Đ/c Lê Văn Thành - Ủy viên TW Đảng, Bí thư Thành ủy, Chủ tịch UBND thành phố

Đoàn xúc tiến đầu tư

10/6/2017- 13/6/2017

Trung Quốc

Xúc tiến đầu tư

Ngân sách thành phố

Đoàn xúc tiến đầu tư của thành phố

Đ/c Phạm Hưng Hùng - PGĐ Trung tâm Xúc tiến ĐTTMDL thành phố

Nhật Bản

Đoàn thăm cấp Nhà Nước

Đoàn Chủ tịch nước thăm Nhật Bản

29/5/2018- 02/6/2018

Thăm cấp Nhà nước và Trao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cho nhà đầu tư Aeon Mall

II. ĐOÀN VÀO

Loại đoàn

TT

Báo cáo

Tên đoàn vào

Danh nghĩa đoàn

Đến từ nước

Trưởng đoàn

Nội dung hoạt động

Thời gian thực hiện

Số thành viên

Nguồn kinh phí đón tiếp

Trong KH

Ngoài KH

16/01/2017

Canada

x

Trung tâm XTĐTTMDL

Đối đối ngoại

16/01/2017

Nhật Bản

x

Trung tâm XTĐTTMDL

Đoàn nghiên cứu

10/3/2017

Nhật Bản

Trung tâm XTĐTTMDL

Đoàn nhà đầu tư

Đoàn doanh nghiệp Canada Đoàn doanh nghiệp Nhật Bản Công ty TNHH Toyota Nankai HP West

12/3/2017

UBND thành phố

133/BC- TTXTĐTTMDL

Nhật Bản

Đoàn đối ngoại và đoàn nhà đầu tư

Đoàn đại biểu và doanh nghiệp Nhật Bản

Tham dự “Tọa đàm Xúc tiến đầu tư, du lịch Nhật Bản tại Hải Phòng”

Ông IIJIMA Isao, Cố vấn đặc biệt của Thủ tướng Chính phủ Nhật Bản Shinzo Abe

26/5/2017

Trung tâm XTĐTTMDL

Nhật Bản

Đoàn nhà đầu tư

Công ty TNHH AeonMall Việt Nam

03/7/2017

Trung tâm XTĐTTMDL

Nhật Bản

Đoàn nhà đầu tư

Nghiên cứu môi trường đầu tư thành phố

Đoàn nhà đầu tư bất động sản

Kozaburo Yazawa – GĐ chiến lược

Loại đoàn

TT

Báo cáo

Tên đoàn vào

Danh nghĩa đoàn

Đến từ nước

Trưởng đoàn

Nội dung hoạt động

Thời gian thực hiện

Số thành viên

Nguồn kinh phí đón tiếp

Trong KH

Ngoài KH

Nhật Bản

Marketing Công ty TNHH A- TOM

04/7/2017

Trung tâm XTĐTTMDL

Nhật Bản

Đoàn nhà đầu tư

Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật Bản

Giới thiệu môi trường đầu tư của thành phố Hải Phòng

Hiroshi Karashima - Chủ tịch Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản

10/7/2017

Trung tâm XTĐTTMDL

22/8/2017

Nhật Bản

Đoàn nhà đầu tư

Các giải pháp hỗ trợ giải quyết các thủ tục hỗ trợ nhà đầu tư

Làm việc với chủ đầu tư dự án khách sạn CHUO

Yoshio Saeki - Chủ tịch Công ty TNHH Chuo Việt Nam

02/8/2017

Trung tâm XTĐTTMDL

Nhật Bản

Đoàn nhà đầu tư

Tìm hiểu môi trường đầu tư, kinh doanh của thành phố

Kirigaya Hidehiro – Quản lý cấp cao văn phòng tại Singapore

Làm việc với Công ty Nippon Steel & Sumitomo Metal Việt Nam

22/9/2017

Nhật Bản

Trung tâm XTĐTTMDL

Đoàn nghiên cứu

Yama Saki Masao

Nghiên cứu môi trường đầu tư của

Làm việc đại diện Công ty

Loại đoàn

TT

Báo cáo

Tên đoàn vào

Danh nghĩa đoàn

Đến từ nước

Trưởng đoàn

Nội dung hoạt động

Thời gian thực hiện

Số thành viên

Nguồn kinh phí đón tiếp

Trong KH

Ngoài KH

thành phố

TGĐ Công ty

TNHH TOTO Việt Nam

28/9/2017

Trung tâm XTĐTTMDL

Hà Lan

Đoàn đối ngoại

11 Làm việc với ĐSQ Hà Lan

Pauline Eizema – Phó Đại sứ Hà Lan

Giới thiệu chính sách nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao

03/10/2017

Trung tâm XTĐTTMDL

Nhật Bản

Đoàn nhà đầu tư

Tổng Giám đốc Fujata

Làm việc với Tổng Giám đốc Fujata

Hàn Quốc

17/01/2018

7

Tìm hiểu môi trường đầu tư thành phố

Nguồn ngân sách thành phố cấp cho Trung tâm

Hiệp hội đổi mới công nghệ Hàn Quốc tại thành phố Suwon

24/1/2018

Nhật Bản

Tập đoàn Route Inn

Tìm hiểu môi trường đầu tư thành phố

Đoàn tìm hiểu môi trường đầu tư

Nguồn ngân sách thành phố cấp cho Trung tâm

Ông Omagi Yoshitaka, Phó tổng Giám đốc tập đoàn Route Inn

24/3/2018

Nhật Bản

UBND thành phố

Đoàn đại biểu và doanh

Đoàn đối ngoại và đoàn nhà

Tham dự “Tọa đàm Xúc tiến đầu tư, du lịch Nhật

Loại đoàn

TT

Báo cáo

Tên đoàn vào

Danh nghĩa đoàn

Đến từ nước

Trưởng đoàn

Nội dung hoạt động

Thời gian thực hiện

Số thành viên

Nguồn kinh phí đón tiếp

Trong KH

Ngoài KH

đầu tư

nghiệp Nhật Bản

Bản tại Hải Phòng”

17/4/2018

Tìm hiểu môi trường đầu tư thành phố

Đoàn Avani Habour View

Đoàn tìm hiểu môi trường đầu tư

Nguồn ngân sách thành phố cấp cho Trung tâm

10/5/2018

Singapore

Nguồn ngân sách thành phố cấp cho Trung tâm

Tập đoàn CapitaLand

Tìm hiểu môi trường đầu tư thành phố

Đoàn tìm hiểu môi trường đầu tư

Ông Chuah Seng Soon, Quản lý lĩnh vực đầu tư và Quản lý tài sản

09/8/2018

Hàn Quốc

Đoàn Hàn Quốc

Tìm hiểu môi trường đầu tư thành phố

Đoàn tìm hiểu môi trường đầu tư

Nguồn ngân sách thành phố cấp cho Trung tâm

22/8/2018

Hàn Quốc

Lãnh đạo tập đoàn

Tập đoàn Autech Hàn Quốc

Tìm hiểu môi trường đầu tư thành phố

Đoàn tìm hiểu môi trường đầu tư

Nguồn ngân sách thành phố cấp cho Trung tâm

08/10/2018 Nguồn ngân

Nhật Bản

Lãnh đạo công ty

Công ty TNHH Sojitz

Đoàn tìm hiểu môi trường đầu tư

Tìm hiểu về hợp tác đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng cảng biển

sách thành phố cấp cho Trung tâm