Event Team – Cộng sự đắc lực hay Người gây rắc rối

Chia sẻ: Bibo Bibo | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

103
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý một team như thế nào là hiệu quả? Làm thế nào để team hoạt động tốt ? Tại sao các thành viên không làm việc hết mình? Khi có xung đột xảy ra thì phải làm sao ? … Vô vàn câu hỏi đặt ra cho người lần đầu giữ vị trí quản lý nhóm event. Người làm event cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để sẵn sàng nhận vai trò quản lý trong bất kì hoàn cảnh nào. Sau đây là một số bước căn bản nhằm xây dựng một team event “ăn...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Event Team – Cộng sự đắc lực hay Người gây rắc rối

Event Team – Cộng sự đắc lực hay Người gây rắc rối Quản lý một team như thế nào là hiệu quả? Làm thế nào để team hoạt động tốt ? Tại sao các thành viên không làm việc hết mình? Khi có xung đột xảy ra thì phải làm sao ? … Vô vàn câu hỏi đặt ra cho người lần đầu giữ vị trí quản lý nhóm event. Người làm event cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để sẵn sàng nhận vai trò quản lý trong bất kì hoàn cảnh nào. Sau đây là một số bước căn bản nhằm xây dựng một team event “ăn ý” Bước 1 - Hiểu rõ thành viên trong team Quan hệ xã giao trong môi trường làm việc là tốt nhưng khi làm việc chung một nhóm, việc chỉ biết mặt , nhớ tên, biết công việc người đó đã từng làm là chưa đủ. Để quản lý nhóm hiệu quả người trưởng nhóm cần hiểu sâu hơn về các thành viên trong nhóm như tính cách họ ra sao, họ thích gì, không thích gì, hoàn cảnh gia đình họ như thế nào, họ là người sùng đạo hay không, lối sống của họ như thế nào, v.v..đặc biệt là cần phải hiểu họ “Muốn” gì và “Cần” gì. “Muốn” và “Cần” ở đây bao gồm những nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao, được biểu hiện qua thứ tự các tầng trên thang Maslow theo chiều từ đáy lên. Tầng thứ nhất: Các nhu cầu về căn bản nhất thuộc "thể lý" • (physiological) - thức ăn, nước uống, nơi trú ngụ, tình dục, bài tiết, thở, nghỉ ngơi. Tầng thứ hai: Nhu cầu an toàn (safety) - cần có cảm giác yên tâm về an •
toàn thân thể, việc làm, gia đình, sức khỏe, tài sản được đảm bảo. Tầng thứ ba: Nhu cầu được giao lưu tình cảm và được trực thuộc • (love/belonging) - muốn được trong một nhóm cộng đồng nào đó, muốn có gia đình yên ấm, bạn bè thân hữu tin cậy. Tầng thứ tư: Nhu cầu được quý trọng, kính mến (esteem) - cần có cảm • giác được tôn trọng, kính mến, được tin tưởng. Tầng thứ năm: Nhu cầu về tự thể hiện bản thân (self-actualization) - • muốn sáng tạo, được thể hiện khả năng, thể hiện bản thân, trình diễn mình, có được và được công nhận là thành đạt. Mỗi thành viên đều có những nhu cầu khác nhau và thứ tự ưu tiên thỏa mãn các nhu cầu đó khác nhau. Đối với một số người nhu cầu thu nhập quan trọng hơn sự công nhận bản thân, tuy nhiên cũng có một số người, sự công nhận trong công việc lại giữ vị trí cao hơn. Người quản lý nhóm cần xác định đúng nhu cầu và thỏa mãn đúng lúc những nhu cầu ấy. Bước 2 – Bố trí “Đúng người – Đúng việc” Ngày nay, khi khối lượng công việc ngày càng tăng, người giỏi nhất không còn là người làm việc năng suất nhất mà là người sử dụng sức lao động thông minh nhất. Một quản lý giỏi phải biết cách tận dụng sức mạnh của nhóm, là người phân bố công việc cho từng thành viên dựa trên qui tắc “Đúng người, đúng việc” Hãy bắt đầu việc ủy quyền bằng cách gắn kết từng thành viên với công việc. Trước tiên, bạn cần hiểu rõ vai trò và mục đích thành lập nhóm event, sau đó, dựa vào khả năng, điểm mạnh, điểm yếu của từng người (Bước 1) mà bố trí công việc cho phù hợp. Trong suốt quá trình thực hiện, cần có bảng theo dõi tiến độ công việc theo từng mốc thời gian, từng đầu việc cụ thể, người phụ trách và các yếu tố khác liên quan.
Bước 3 - Khích lệ tinh thần Theo nhà tâm lý học xã hội Douglas McGregor, thuộc viện MIT - Mỹ, có 2 cách tiếp cận và khích lệ người khác dựa trên tính cách của họ, tạm gọi là Thuyết X và Thuyết Y. Thuyết X giả định các thành viên trong nhóm đều không thích làm việc. Họ có khuynh hướng trốn tránh trách nhiệm, mọi việc họ làm đều cần ai đó ra lệnh, giám sát từng chi tiết và “dụ dỗ” để đạt kết quả. Ngược lại, Thuyết Y giả định rằng mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy vui vẻ khi làm việc, họ có trách nhiệm và tự động thực hiện nhiệm vụ của mình không cần giám sát. Tùy thuộc vào tính cách các thành viên trong nhóm thuộc dạng nào mà ta có cách quản trị khác nhau. Đối với thuyết X, cần áp dụng cách quản trị độc đoán, can thiệp vào từng bước trong công việc họ đảm trách, tránh ủy quyền và trông đợi sự tự giác của họ. Thường xuyên khích lệ bằng các phần thưởng vật chất Điều này hoàn toàn trái ngược với những người theo thuyết Y, quản lý họ chủ yếu dựa trên ủy quyền và tin tưởng, vì có tính tự giác và yêu thích công việc, nên họ chỉ thích ta góp ý và để họ tự làm. Họ thích tham gia vào việc ra quyết định và trở thành một phần quan trọng trong thành quả của nhóm. Khích lệ họ đôi bằng những phần thưởng tinh thần nhưng đa phần họ đều tự giác trong công việc. Bước 4 – Phát triển nhóm Phương pháp hiệu quả nhất để phát triển các thành viên trong nhóm là thường xuyên góp ý trong công việc một cách chân thành nhất. Vài người cảm thấy không thoải mái khi người khác nhận xét mình, đặc biệt khi đó là những nhận xét về khuyết điểm của họ. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên
cho và nhận ý kiến với các thành viên trong nhóm thì điều này sẽ trở thành thói quen giúp bạn ngày càng tiến bộ. Giữ thói quen xem xét cẩn thận trước khi đưa ra quyết định, luôn là một người công bằng với tất cả. Không thiên vị hay dùng tình cảm để phán đoán sự việc, đánh giá sự việc trên nhiều góc độ, từ nhiều nguồn thông tin để đảm bảo tính chính xác. Bước 5 – Không ngừng nâng cao kĩ năng giao tiếp Thường xuyên làm chủ các buổi họp nhóm, là người điều khiển các buổi brainstorm ý tưởng, bạn cần phải làm quen với việc đưa ý kiến và lắng nghe thật sự. Lên chủ đề cho các buổi họp và thông báo cho thành viên ít nhất 1 đến 2 ngày để mọi người có thời gian chuẩn bị, trong suốt thời gian họp khuyến khích nêu ý kiến nhưng phải hướng vào chủ đề chính, tránh lan man, xao lãng gây mất thời gian. Lắng nghe tích cực, tiếp nhận ý kiến từ nhiều phía, không áp đặt lối suy nghĩ của mình lên các thành viên khác sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra giải pháp cho vấn đề đang cần giải quyết và xây dựng được niềm tin trong nhóm. Bước 6 – Quản lý đi kèm với kỉ luật Kỉ luật là bước cuối cùng trong quản lý mà không ai hi vọng áp dụng nó thường xuyên trong đội ngũ của mình. Vi phạm luật pháp hay vi phạm chính sách công ty là những vi phạm rõ ràng, có cách xử lý đi kèm .Tuy nhiên với những vi phạm khác thì sao? Một mặt bạn cảm thấy đó là những điều tương đối nhỏ nhặt, một mặt lại thấy những điều đó lại mang ý nghĩa quan trọng và cần được giải quyết ngay. Cân nhắc tầm quan trọng của sự việc bằng cách đặt câu hỏi trước mỗi tình huống, nếu câu trả lời là “Có”, bạn nên có một cuộc nói chuyện riêng với thành viên đó Sự việc đó có tác động đến chất lượng event bạn đang cung cấp cho - khách hàng hay không ? (Một người thường xuyên đến trễ trong các buổi
gặp gỡ khách hàng là một ví dụ) Sự việc tác động xấu đến tính đoàn kết của toàn đội hay không ? (Họ chỉ - thích làm việc theo ý kiến riêng và không quan tâm đến các thành viên khác nghĩ gì) Hành động đó làm ảnh hưởng đến lợi ích của các cá nhân khác hay - không ? (Một người thường xuyên xao lãng công việc của mình, trễ deadline trong khi những thành viên khác thì làm việc chăm chỉ) Khi cần đưa ra biện pháp kỉ luật một cá nhân, cần dành nhiều thời gian thu thập thông tin liên quan đến sự việc nhằm đảm bảo tính công bằng và chính xác. Kỉ luật cũng cần sự khéo léo vì thường sẽ tác động đến lòng tự trọng của người khác, ảnh hưởng không tốt đến kết quả làm việc sau này.