Giải quyết một số sự cố về khách mời
trong sự kiện
Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của
khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ
cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt.
Hay tham khảo một vài trường hợp rắc rối thường gặp và phương án
giải quyết phù hợp.
Khách mời quá ít so với dự kiến
Gần đến giờ sự kiện bắt đầu nhưng lượng khách mời vẫn chưa được phân
nửa, khách hàng và những người tổ chức lo lắng sốt vó lên. Đây có lẽ là sự
cố mà không người làm sự kiện nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với
khách hàng của bạn.
Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn
và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán
giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví
dụ căng dây, dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm
giác khách mời đông hơn.
Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít
hoặc quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện ngay động thái liên kết với khách
hàng của bạn và huy động toàn bộ nhân viên có mặt gọi điện thoại cho
khách mời để nhắc nhở họ.
Khách mời quá đông so với dự kiến
Ngược lại với rắc rối ở trên, khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần
phải giải quyết. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 5000 người nhưng có
đến 7000 người đến, bạn cần phải giải quyết như thế nào để cho 2000 người
còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh nào thêm nữa về
không gian, thức ăn, đồ uống? Có lẽ lúc này việc cần làm đầu tiên là không
nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào. Nếu như trong sự
kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ
lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Với
thức ăn và đồ uống (nếu có) thì cần có người điều phối để tránh tình trang
thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.
Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến cũng dễ xử lý hơn.
Bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi
vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua
việc gửi thư mời hoặc thông báo,...
Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc
Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui mà khách mời uống quá nhiều và gây
những sự cố khó kiểm soát, thâm chí đôi khi là gây hậu quả nghiêm trọng.
Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức uống có cồn, cần sắp xếp
những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn
đến các hành vi mất kiểm soát. Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt
động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống. Khi lên kế hoạch
chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt
khách phải hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn
uống quá lâu.
Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ
Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn nàn về dịch vụ thì hãy nên xem
lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản
ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.
Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Việc bạn cần
làm là nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng
đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm
việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt
hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật
khó để bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ.
Thức ăn không đủ phục vụ
Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mời phải được gửi lại chính
xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, thực
phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất khó xử lý. Vì
những người phát sinh chắc chắn sẽ không có được phần thức ăn như những
người đến trước.
Để đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với
khách về việc họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một
deadline) để bạn tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất, nếu không,
bạn sẽ không đảm bảo về chất lượng dịch vụ.
Tuy nhiên, khi rắc rối phát sinh, bạn cần giải quyết càng có lợi cho khách
mời càng tốt, họ sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.
Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời
Trong những sự kiện cộng đồng, với số lượng khách mời lớn, bạn cần trang
bị đội ngũ bảo vệ hùng hậu phù hợp để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra.
Đối với các mâu thuẫn hoặc sự cố bạo lực quá lớn ngoài tâm kiểm soát, tốt
nhất bạn nên gọi cho cảnh sát đến trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo
vệ của địa đểm hỗ trợ để hạn chế các tình huống quá khích dẫn đến hậu quả
nghiêm trọng.