Bài 1:Giao tiếp và phép lịch sự xã giao

BÀI 1: GIAO TIẾP VÀ PHÉP LỊCH SỰ XÃ GIAO

GIAO TIẾP

A. I/ Định nghĩa và vai trò của giao tiếp 1. Định nghĩa

Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ tiếp xúc giữa người và người, hoặc giữa người và các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. Giao tiếp là một quá trình mà qua đó con người có thể có cùng nhận thức thông qua việc truyền và nhận thông tin.

Là sự tác động qua lại giữa người với người nhằm thể hiện tình cảm và trao đổi thông tin. Giao tiếp làm cho mọi người hiểu biết lẫn nhau dẫn đến sự thiết lập mỗi quan hệ giữa mọi người.

2. (a) (b)

(c)

Chức năng, mục đích, vai trò của giao tiếp Chức năng: (i) Giao lưu; (ii) thỏa mãn nhu cầu xã hội của con người. Mục đích: (i) tạo mối quan hệ mới, xây dựng và vun đắp những mỗi quan hệ đã có; (ii) học hỏi thêm những kiến thức và kinh nghiệm của người khác; (iii) xây dựng tình cảm và niềm tin; (iv) chia sẻ, động viên và thuyết phục; (v) giao tiếp để tiến bộ và thành công. Vai trò: - - Lợi ích của việc hoàn thiện kỹ năng giao tiếp Hiệu quả của việc giao tiếp thành công

=> thúc đẩy sự phát triển của xã hội, thiết lập mỗi quan hệ giữa mọi người, giữa các dân tộc, các

quốc gia.

II/ Phân loại, phương thức và vị trí giao tiếp 1. Phân loại - - - Giao tiếp thông thường Giao tiếp trong công việc Giao tiếp trong quan hệ quốc tế

2. Phương thức giao tiếp -

Căn cứ vào sự hiện diện của chủ thể: + Giao tiếp trực tiếp + Giao tiếp gián tiếp Căn cứ và tính chất cuộc giao tiếp: + Giao tiếp chính thức + Giao tiếp không chính thức Căn cứ vào phương tiện sử dụng trong giao tiếp: + Giao tiếp bằng ngôn ngữ; nói và viết + Giao tiếp bằng phi ngôn ngữ: diện mạo, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, giọng nói, cử chỉ, đi đứng,

ngồi, nằm

3. Khoảng cách và vị trí trong giao tiếp

Khoảng cách thân tình giữa những người trong gia đình Khoảng cách thân mật giữa bạn bè, người cùng cơ quan, Khoảng cách công cộng giữa những người không quen biết - - -

4. Những điều kiện để hiểu biết lẫn nhau

‐ Ngôn ngữ Biết lắng nghe ‐ ‐ Gây được cảm tình

5. Ứng xử trong giao tiếp - Ứng xử? - Kinh nghiệm: chân thành, biết quan sát. -

Bí quyết trong ứng xử: tôn trọng đối tượng giao tiếp, hiểu rõ đối tượng giao tiếp, đặt địa vị mình vào người khác để xét đoán họ, khen ngợi, nét mặt tươi tỉnh, giọng nói ngọt ngào, ngôn ngữ diễn đạt thích hợp.

Chủ thể

6. Những nhân tố tác động đến giao tiếp - - Mục đích và nội dung - Phương tiện giao tiếp - Hoàn cảnh

7. Quy trình giao tiếp

• • • • • • • Bước 1: Cần thông tin Bước 2: Lựa chọn cách truyền đạt Bước 3: Gửi thông tin Bước 4: Nhận thông tin Bước 5: Diễn đạt thông tin Bước 6: Hành vi sau khi nhận thông tin Bước 7: Sau khi nhận được câu trả lời

Giao tiếp là một quá trình mà qua đó con người có thể có cùng nhận thức thông qua việ truyền vànhận

thông tin

Nguoàn thoâng Keânh truyeàn. Ngöôøi nhaän. Phaûn hoài.

tin. Ngöôøi göûi

Baûn thoâng ñieäp. Maõ hoaù Giaûi maõ Maõ hoaù Nhiễu oàn

8. Kỹ năng giao tiếp Là khả năng nhận biết nhanh những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong

của

con người, với tư cách là đối tượng giao tiếp, đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp nhằm đạt tới mục

đích đã định.

Bí quyết: (i) biết người - biết mình - biết thời đại - biết dừng - biết đủ - biết căn nguyên - biết sợ

mình - biết nhẫn - biết ứng phó

(ii) biết tôn trọng nhân cách những người tiếp xúc; (iii) biết khen, khích lệ người khác.

Kỹ năng: nói, nghe, hỏi và trả lời, sử dụng điện thoại., xử lý “phàn nàn” của người khác

B. PHÉP LỊCH SỰ XÃ GIAO

I/ Định nghĩa Là phép xử thế giữa người với người nhằm bày tỏ lòng tự trọng và thái độ tôn trọng mọi người trong quan hệ xã hội. Phép lịch sự là những nghi thức, những ước lệ do mọi người trong xã hội cùng đặt ra và thừa nhận.

II/ Ý nghĩa của phép lịch sự xã giao

‐

Làm vừa ý mọi người, thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau, tạo môi trường thuận lợi trong giao tiếp; Là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá, nhận xét về một con người, một dân tộc, một quốc gia.

III/ Nghi thức phép lịch sự xã giao 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nguyên tắc chào hỏi - bắt tay - giới thiệu – ôm hôn – xin lỗi - cảm ơn Cách sử dụng danh thiếp Cách gọi điện thoại Cách đi đứng, ăn mặc Cách nói chuyện, giao tiếp, tặng quà, tặng hoa Mời tiệc Làm khách và tiếp khách Cách viết thư

BÀI 2: LỄ TÂN NGOẠI GIAO - ĐỐI NGOẠI

I/ Khái niệm ‐

‐

Lễ tân là những nghi lễ và quy định cần tuân thủ trong các hoạt động chính thức và giao tiếp nói chung. Lễ tân được thực hiện trong hoạt động ngoại giao giữa các Nhà nước (Chính phủ), các đại diện Nhà nước gọi là “Lễ tân ngoại giao” và trong hoạt động của các tổ chức, cơ quan, đoàn thể gọi là “Lễ tân đối ngoại”.

II/ Nguyên tắc của lễ tân ngoại giao/đối ngoại 1. 2.

Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau, tuân thủ các nghi thức lễ tân quốc gia Nguyên tắc bình đẳng và không phân biệt đối xử, tôn trọng tập quán và bản sắc văn hoá của các thành phần khách mời, đảm bảo sự bình đẳng cho các thành phần tham gia Nguyên tắc có đi có lại Kết hợp luật pháp quốc tế với pháp luật quốc gia và truyền thống dân tộc Nắm vững nội dung, ý nghĩa và mục đích của từng sự kiện; Phân tích quy mô và khả năng của nhà tổ chức; Nghiêm túc, chu đáo trong việc xây dựng chương trình hoạt động lễ tân Linh hoạt uyển chuyển cho từng tình huống 3. 4. 5. 6. 7. 8.

III/ Tính chất của công tác lễ tân ngoại giao/đối ngoại 1. 2. 3. 4. Lễ tân ngoại giao/đối ngoại mang tính chất chính trị. Lễ tân ngoại giao/đối ngoại vừa mang tính quốc gia vừa mang tính quốc tế. Lễ tân ngoại giao/đối ngoại mang tính lịch thiệp quốc tế. Lễ tân ngoại giao vừa có tính nguyên tắc vừa có tính linh hoạt, mềm dẻo.

IV/ Nhiệm vụ và yêu cầu của công tác lễ tân

1. Nhiệm vụ a) b) c) d) e) f) g) h)

Nghiên cứu và nắm vững mục đích của nhà tổ chức Nghiên cứu nhân thân, tập quán, nền văn hóa và các yêu cầu đặc biệt của khách mời Soạn thảo thư mời, gửi thư mời và những nội dung chương trình của sự kiện Xây dựng kế hoạch đón, bố trí nơi ăn ở, phương tiện đi lại, các tiệc chiêu đãi v.v. Đón tiếp và giới thiệu các khách mời với lãnh đạo và khách với nhau Theo dõi và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh. Chuẩn bị quà tặng và nghi thức đón, tiễn khách. Soạn và gửi thư cảm ơn

2. Yêu cầu đối với cán bộ lễ tân a) b)

Có phẩm chất chính trị, đạo đức chuyên môn, Có kỹ năng và nghệ thuật giao tiếp, ý thức trách nhiệm cao, sức khoẻ tốt, tác phong nhanh nhẹn Lập chương trình cụ thể và kế hoạch dự phòng Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện công việc Phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng giữa các bộ phận, đơn vị, tổ chức Có kiến thức về công tác lễ tân quốc gia và quốc tế Am hiểu phong tục tập quán của các quốc gia khác Biết tiếng quốc tế thông dụng và tiếng địa phương c) d) e) f) g) h)

V/ Cách thức tổ chức 1. Nghi thức đón khách 2. Nghi thức cắm cờ

3. Sắp xếp bàn cho hội nghị và cho tiệc theo phong cách châu Âu 4. Sắp xếp vị trí ngồi cho đại biểu

Côø trong nghi thöùc leã tieát quoác gia vaø ñoùn tieáp khaùch quan troïng

Côø laø töôïng tröng vaø laø bieåu hieän quyeàn löïc cuûa quoác gia, daân toäc, toå

chöùc.

Treo côø theo nguyeân taéc saùng treo, toái haï hoaëc treo suoát cuõng ñöôïc.

Treo côø phaûi theo ñuùng caùc quy chuaån quoác teá. Neáu treo sai thì bò coi laø

khoâng hieåu bieát, thaäm chí bò coi laø söï mieät thò vaø thuø ñòch.

Quoác kyø chæ ñöôïc treo treân laõnh thoå cuûa mình vaø ôû vò trí trang troïng nhaát.

Khoâng treo côø nöôùc ngoaøi khi khoâng treo quoác kyø,

tröø tröôøng hôïp caùc Ñaïi theo nguyeân taéc: “Trò ngoaïi

söù quaùn, Laõnh söï quaùn, caùc toå chöùc quoác teá, phaùp quyeàn”.

Vò trí caém côø cuûa nöôùc chuû nhaø

a. Caém côø tröôùc ñaàu xe.

 Neáu laø xe cuûa nöôùc chuû nhaø ñi ñoùn khaùch danh döï thì côø cuûa chuû

nhaø caém beân traùi, coøn côø cuûa khaùch caém beân phaûi.

2 3 1

 Neáu xe chôû hai nguyeân thuû chuû nhaø vaø khaùch ngang nhau thì côø

chuû nhaø caém beân phaûi

 Neáu xe cuûa caùc ñaïi söù quaùn thì hoï caém côø cuûa nöôùc hoï beân

phaûi

ANADA CÔØ C

b. Treo côø nôi coâng sôû

Beân traùi töø ngoaøi nhìn vaøo Chính giöõa saân

Treo treân noùc nhaø hoaëc treân ban coâng

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

8

2

3

7

3

4

6

5

4

6

1

4

5

3

2

3

4

5

1

d. Caém côø trong hoäi tröôøng, phoøng hoïp

H CÔØ C AÉM B EÂN P AÛI

d. Caém côø trong hoäi tröôøng, phoøng hoïp

CÔØ C

EÂN P

AÉM B ÛI

H A

e. Côø ruû, côø tang, côø phuû leân quan taøi

 Côø ruû ñöôïc treo ôû vò trí giöõa thaân

coät côø.

 Côø tang neàn ñen coù baêng traéng xoå

xuoáng.

 Duøng trong quoác tang

 Côø caém phía tröôùc quan taøi vaø laù côø phuû leân quan taøi

 Ñoái töôïng:

laø nhöõng ngöôøi coù coâng lôùn vôùi ñaát nöôùc môùi ñöôïc vinh döï naøy

LHQ

LHQ LHQ

C H

UÛ NH

AØ

LHQ

C H

UÛ NH

AØ

AÙC

CÔØ C QU

X H E

11 UÛA C OÁC GIA O EÁP T OØNG TROØN

LHQ

1 2 3 4 5

LHQ

1 2 3 4 5

VI/ Thực hành: Lễ tân phục vụ đối ngoại ở địa phương

1. Mục đích: công tác lễ tân giúp cơ quan địa phương thực hiện tốt công tác đối ngoại 2. Nhiệm vụ: đón tiếp các đoàn Đại biểu cấp cao, đoàn ngoại giao hoặc đại sứ (đại

diện) nước ngoài về thăm địa phương

3. Các bước chuẩn bị (i) Liên hệ với Bộ ngoại giao (ii) Xây dựng đề án và chương trình đón tiếp (iii)Lên kế hoạch cụ thể đón tiếp, trang trí, tuyến đường đi, nơi nghỉ (iv)Phối hợp với các ban, ngành tổ chức công tác đón tiếp

4. Công việc cụ thể a/ Đón khách: • Xác định ngày giờ khách đến; • Liên hệ trước với các cơ quan chức năng giải quyết các thủ tục XNC, hộ chiếu,

hành lý nhanh chóng cho khách;

• Chuẩn bị nghi thức đón, người đón, nơi đón; • Giới thiệu hai bên và mời lên xe; • Đưa đòan về trụ sở tiếp khách • Tặng hoa Trưởng đoàn (và phu nhân)

C B leãleã taântaân hoaëc B C chuû hoaëc chuû

2

1

Phieân dòch

Khaùch quan troïng

Chuû

2 3 1

Khaùch NV thöù 3 Vôï/choàng

Caùc vò trí 3, 4, 5 laø thaønh vieân cuûa hai beân vaø ngoài xen keõ

2

1 4 5 3

Chuû leân sau Khaùch leân tröôùc

Lựa chọn tiệc ngồi hay tiệc đứng, thực đơn

b/ Các hình thức chiêu đãi • • Xác định danh nghĩa người chủ tiệc, thành phần và số lượng người dự chiêu đãi • • • • Chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời Lập phương án bố trí bàn tiệc Chuẩn bị phòng tiếp khách và phòng chiêu đãi Bày bàn tiệc

Hình chữ nhật - Khách không có phu nhân + Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc + Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách

- Khách có phu nhân

+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ + Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.

- Chiêu đãi có khách danh dự + Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc + Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc

Hình chữ T + Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà

Hình chữ U + Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà + Phiên dịch ngồi trước mặt chủ nhà

Hình chữ U

- Tường hợp có khách danh dự + Xếp khách danh dự ngồi trước chủ nhà + Khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà

Bàn tròn: có phu nhân Bàn tròn: không có phu nhân

+ Xếp khách chính ngồi trước mặt ông chủ

+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ + Bà khách chính bên tay phải ông chủ + Ông khách chính bên tay phải bà chủ

- Trường hợp có khách danh dự

Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà rồi xếp khách khác sang bên trái, bên phải chủ nhà. Người ngồi trước mặt mặt chủ nhà là người có cấp bậc thấp

+ Xếp khách danh dự ngồi trước mặt ông chủ + Xếp ông khách chính ngồi bên tay phải ông chủ

BÀI 3: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

Đàm phán là một nghệ thuật

I/ Khái niệm 1. Định nghĩa Là một quá trình theo đó hai hoặc nhiều bên trao đổi thông tin, thảo luận hoặc tìm kiếm sự ảnh hưởng lẫn nhau để đạt được một giải pháp hoặc thỏa thuận chung có thể chấp nhận được đối với một vấn đề cụ thể hoặc nhiều vấn đề.  2. Phạm vi đàm phán Đàm phán đề cập tới một phạm vi rộng các vấn đề như sự khó khăn, thiếu hụt, sự thành công, khái niệm, định nghĩa, các điều khoản, phạm vi, lĩnh vực, yếu tố, trình độ, loại hình, cấu trúc, kết quả, sự chuẩn bị, tính cách, tâm lý, quy trình, nguyên tắc, văn hoá, tính đa dạng của các giá trị v.v

3. Loại hình đàm phán

a/ Lĩnh vực

Song phương/khu vực/đa phương

• Đàm phán chính trị/ngoại giao/an ninh/pháp luật/lãnh thổ • Đàm phán kinh tế/kinh doanh/thương mại/tài chính/đầu tư/vốn • Đàm phán quản lý/lao động • Đàm phán môi trường/khoa học • Đàm phán xã hội/văn hoá/tôn giáo v.v b/ Cấp đàm phán • Giữa các cá nhân • Giữa các tổ chức • Giữa các quốc gia • c/ Hình thức đàm phán Chính thức/ bán chính thức/không chính thức

4. Đặc điểm của một cuộc đàm phán

• • •

•

Có hai hoặc nhiều bên. Có sự mâu thuẫn về lợi ích hoặc chia sẻ lợi ích giữa các bên. Các bên đàm phán cho rằng họ có thể sử dụng một số hình thức của sự ảnh hưởng/chi phối để có được những giao dịch tốt hơn theo cách là đối tác tự nguyện trao cho họ hoặc cho phép họ có cái họ muốn. Các bên mong muốn tìm kiếm sự nhất trí chung hơn là phải tranh đấu để đạt được cái mình cần.

• Khi đàm phán, các bên đều mong đợi sự “cho và nhận”. • Đàm phán thành công sẽ giải quyết được việc quản lý những vấn đề/yếu tố vô hình và hữu

hình.

5. Đàm phán quốc tế/ đàm phán ngoại giao

Đàm phán quốc tế là một quá trình xem xét một tranh chấp/ sự kiện quốc tế bằng biện pháp hòa bình hơn là giải quyết bằng con đường tòa án/trọng tài nhằm mục đích đạt được sự hiểu biết lẫn nhau, sự cải thiện tình hình, sự điều chỉnh hoặc giải quyết tranh chấp/tình huống giữa các bên liên quan.

II/ Quy trình và chuẩn bị đàm phán 1. Quy trình đàm phán

Sự kiện (1) Kết quả (3) Thay đổi/ Biến đổi (2)

2.Chuẩn bị đàm phán a/ Trước khi đàm phán: ‐ xác định vấn đề và phạm vi đối tượng của từng vấn đề cần đàm phán ‐ Xây dựng chiến lược đàm phán b/ Trong khi đàm phán ‐ Có được sự bắt đầu: trình bày nhu cầu/vụ việc ‐ Xây dựng sự hiểu biết: điều chỉnh quan điểm và cố gắng đặt mình vào vị trí của bên kia để hiểu quan điểm của họ ‐ Mặc cả: cố gắng đi đến sự nhượng bộ ‐ Kết thúc: đạt được sự thỏa thuận c/ Sau khi đàm phán ‐ Cam kết đối với thỏa thuận đã đạt được d/ Chuẩn bị cho một cuộc đàm phán

III/ Vai trò của người đàm phán

1. Vai trò của người đàm phán Quyết đinh sự thành công/thất bại của một cuộc đàm phán 2. Yêu cầu đối với người đàm phán - Kỹ năng giao tiếp/ Kỹ năng truyền đạt thông tin Cụ thể:

• •

• • • •

•

• Hiểu được đối tác là ai và mối quan tâm của họ Đặt những câu hỏi tốt để thu được những thông tin hữu ích và truyền đạt được những chi tiết cụ thể cho bên kia Hiểu rằng đàm phán không phải là một cuộc chơi có tính cạnh tranh Phân biệt giữa lợi ích và quan điểm Biết nói đúng lúc và luôn lắng nghe, thận trọng trong câu trả lời Kiểm soát được cảm xúc, thẳng thắn, kiên nhẫn,có những suy nghĩ mang tính quyết định Chuẩn bị tốt chiến lược đàm phán, sắp xếp thứ tự ưu tiên trong các vấn đề cần đàm phán và biết chấp nhận những thứ tựu ưu tiên khác của bên kia Không nói “không” với những điều trái với lợi ích của mình, biết thuyết phục mọi người Biết kết hợp các kỹ thuật hợp tác để tạo nên sự nhất trí cao

IV/ Kỹ năng đàm phán 1. Các yếu tố của đàm phán

– – – – – – –

Nhận thức được sự khác nhau giữa quan điểm và lợi ích Có sự sáng tạo Công bằng Sẵn sàng đưa ra cam kết Biết lắng nghe Nhận thức được tầm quan trọng của các bên Nhận thức về sự lựa chọn tốt nhât cho một thỏa thuận mang tính chất thương lượng (Best Alternative To a Negotiated Agreement – BATNA)

2. Kỹ thuật và chiến lược đàm phán

Biết về bản thân Chuẩn bị sẵn những vấn đề cần đàm phán, Suy nghĩ kỹ trước khi hành động Xây dựng lòng tin, biết lắng nghe, loại bỏ quan điểm Sử dùng quyền hạn Đặt ra những khả năng thay thế Biết cái gì là thắng lợi trong cuộc đàm phán – – – – – – –

V/ Kỹ năng đàm phán thương mại quốc tế

1. (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Nguyên tắc đàm phán Hiểu rõ mục đích của đàm phán TMQT Hiểu rõ tổ chức nơi diễn ra đàm phán Cần hiểu rằng những nước khác cũng có mục tiêu của mình Thảo luận không chính thức với các đối tác đàm phán chính Dự kiến chiến lược đàm phán Tham vấn không chính thức với các bên hữu quan

2. Kỹ thuật đàm phán Lụa chọn từng kỹ thuật đàm phán thích hợp cho từng nội dung đàm phán: hàng hóa mại/dịch

vụ/sở hữu trí tuệ/nông nghiệp/tiêu chuẩn kỹ thuật

BÀI 4: PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC HỘI THẢO - HỘI NGHỊ

I/ Tại sao cần tổ chức hội thảo - hội nghị Có vấn đề chưa được làm sáng tỏ hoặc cần phải tiếp tục bàn luận để đi tới một nhận thức chung, một hành động chung của những đối tượng quan tâm hoặc cùng thuộc một lĩnh vực/công việc.

II/ Các phương pháp và kỹ năng tổ chức hội nghị - hội thảo (“Sự kiện”) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Lựa chọn chủ đề hội thảo và đặt tên chương trình Xác định chi phí và tìm nguồn tài trợ Lựa chọn diễn giả Lựa chọn thính giả Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo - hội nghị Lịch trình hội thảo, các công việc văn phòng Máy móc, thiết bị hỗ trợ

Muoán toå chöùc phuïc vuï toát caùc söï kieän caàn phaûi lo chu ñaùo caùc coâng vieäc sau ñaây

Khoâng gian

Muïc ñích

Thôøi gian

Noäi dung

Quy moâ

Tính chaát

Xaùc ñònh

Kinh phí

Ñaïi bieåu

Nhaân löïc

Khaùch môøi

III/ Các bước chuẩn bị

e) Xaùc ñònh muïc ñích , noäi dung vaø quy moâ cuûa söï kieän ñeå xaây döïng caùc phöông aùn vaø nhieäm vuï thöïc hieän. Thaønh laäp ban toå chöùc vaø caùc tieåu ban chuyeân moân phuï traùch caùc coâng taùc chuaån bò, trieån khai vaø thöïc hieän. Laäp keá hoaïch tieán ñoä thöïc hieän chi tieát, cuï theå, coù kieåm tra ñoân ñoác khoâng ñeå sô soùt. Laäp keá hoaïch taøi chính, keá hoaïch cung öùng cô sôû vaät chaát, kyõ thuaät, caùc saûn phaåm haøng hoaù vaø dòch vuï phuïc vuï söï kieän. Laâp keá hoaïch nhaân söï vaø phaân coâng nhieäm vuï cuï theå

Thaønh laäp caùc tieåu ban xaây döïng keá hoaïch trieån khai vaø thöïc hieän

Tieåu ban noäi dung

Tieåu ban leã taân

AN T B OÅ C HÖÙC

Tieåu ban haäu caàn Tieåu ban toå chöùc

Tieåu ban ñieàu khieån chöông trình

Nhieäm vuï cuûa caùc tieåu ban.

1. Tieåu ban noäi dung

Soaïn thaûo toaøn boä nhöõng vaên kieän cuûa söï kieän nhö: chöông trình hoaït ñoäng cuûa söï kieän, dieãn vaên khai maïc, beá maïc, lôøi phaùt bieåu, noäi dung caàn thaûo luaän, chöông trình bieåu dieãn minh hoïa, giaûi trí vaø thi ñaáu, noäi dung caàn tuyeân truyeàn, cung caáp taøi lieäu cho ñaïi bieåu.

2. Tieåu ban leã taân

thaønh phaàn tham döï, soaïn thö, gôûi thö

Laäp danh saùch thaønh phaàn khaùch môøi, cuøng chöông trình vaø nhöõng noäi dung coù lieân quan cho khaùch môøi danh döï.

Xaùc nhaän soá löôïng chính thöùc tham döï, höôùng daãn cuï theå veà thôøi gian, ñòa ñieåm vaø caùc quy ñònh khaùc khi tham döï söï kieän.

Laäp keá hoaïch ñoùn tieáp ñaïi bieåu, boá trí nôi ñoùn tieáp khaùch danh döï, saép xeáp choã ngoài theo thöù baäc, höôùng daãn khaùch vaøo vò trí.

Giôùi thieäu caùc ñaïi bieåu khaùch môøi vôùi laõnh ñaïo vaø ban toå chöùc.

Theo doõi vaø saün saøng phuïc vuï caùc khaùch môøi danh döï theo keá hoaïch chung nhö: caùc cuoäc gaëp gôû beân leà söï kieän, traû lôøi phoûng vaán, hoïp baùo, chieâu ñaõi

Ñoùn tieáp vaø boá trí choã aên, ôû cho khaùch môøi ñeán tröôùc vaø tieãn khaùch.

Phieân dòch, höôùng daãn leã tieát, höôùng daãn tham quan, taëng quaø cho khaùch môøi v.v.

3. Tieåu ban haäu caàn

Hôïp ñoàng mua, thueâ, ñaët choã cho caùc saûn phaåm vaø caùc dòch vuï phuïc vuï moät caùch chu ñaùo vaø nhôù kieåm tra chaát löôïng, ñoä an toaøn kyõ thuaät, veä sinh moâi tröôøng vaø phoái hôïp ñuùng thôøi gian yeâu caàu.

trang trí,

Phaân coâng löïc löôïng phuïc vuï cuï theå cho töøng khaâu: baûo veä an toaøn, giöõ xe vaø haønh lyù, tuyeân truyeàn, kyõ thuïaât aâm thanh aùnh saùng vaø caùc thieát bò kyõ thuaät khaùch phuïc vuï chöông trình, boá trí baøn gheá theo ñuùng sô ñoà, phuïc vuï aên uoáng giöõa giôø vaø nôi toå chöùc chieâu ñaõi.

Laäp keá hoaïch phaân boå taøi chính cho töøng hoaït ñoäng cuûa söï kieän,.

4. Tieåâu ban toå chöùc Kieåm tra ñoân ñoác caùc tieåâu ban khaùc thöïc hieän caùc noäi dung vaø nhieäm vuï theo keá hoaïch ñaõ laäp. Phaân coâng hoaëc döï kieán chuû toaï ñoaøn, thö kyù ñoaøn, ngöôøi ñieàu khieån chöông trình MC, ngöôøi thöôøng tröïc cuûa ban toå chöùc ñeå xöû lyù caùc tình huoáng phaùt sinh. Laäp keá hoaïch nhaân söï phuïc vuï, phaân coâng nhieäm vuï cuï theå cho töøng nhoùm, töøng caù nhaân phuï traùch, toå chöùc taäp huaán caùc nghieäp vuï caàn thieát. Thöïc hieän caùc thuû tuïc haønh chính cho caùc hoaït ñoäng cuûa söï kieän.

5. Tieåu ban ñieàu khieån chöông trình Ñoái vôùi nhöõng söï kieän lôùn, nhieàu chöông trình hoaït ñoäng ñöôïc tieán haønh ñoàng thôøi vôùi nhau. Do ñoù ñoøi hoûi phaûi coù moät tieåu ban nhaèm phoái hôïp thoáng nhaát veà noäi dung, yeâu caàu cuûa caùc chöông trình Ngöôøi ñieàu khieån – MC phaûi soaïn thaûo chöông trình phoái hôïp caùc noäi dung hoaït ñoäng cuûa söï kieän moät caùch hôïp lyù veà noäi dung, thôøi gian. Phaûi bình tónh, linh hoaït xöû lyù tình huoáng, kieân quyeát nhöng raát teá nhò vaø kheùo leùo, laøm cho söï kieän luoân soáng ñoäng vaø vui veû.

III/ Vai trò và nhiệm vụ của cán bộ lễ tân • – –

–

a. Vai troø Caùn boä leã taân laø thaønh vieân cuûa ban toå chöùcsöï kieän. Caùn boä leã taân coù vai troø raát quan troïng trong vieäc hoaïch ñònh vaø höôùng daãn thöïc hieän taát caû caùc nghi thöùc troïng theå cuûa söï kieän, taïo neân söï thaønh coâng hoaøn haûo cho söï kieän. Caùn boä leã taân laø ngöôøi naém vöõng caùc nghi thöùc, leã tieát ñoái noäi vaø ñoái ngoaïi, hieåu roõ töøng thaønh phaàn ñaïi bieåu, khaùch môøi, chöông trình hoaït ñoäng cuûa söï kieän. Caùn boä leã taân laø ngöôøi hieåu ñöôïc yù ñoà, muïc tieâu cuûa ban toå chöùc söï kieän vaø laø ngöôøi coù khaû naêng xöû lyù tình huoáng nhaïy beùn, daãn daét chöông trình hoaït ñoäng moät caùch linh hoaït, hieäu quaû.

• –

b. Nhieäm vuï: Caên cöù vaøo noäi dung, tính chaát vaø muïc ñích cuûa söï kieän maø xaùc ñònh nhieäm vuï cuûa caùn boä leã taân:

– Nghieân cöùu veà nhaân thaân, veà taäp quaùn vaø caùc yeâu caàu ñaëc bieät cuûa

–

caùc thaønh phaàn ñaïi bieåu, khaùch môøi ñeå leân keá hoaïch chi tieát veà caùc nghi thöùc ñoùn tieáp vaø phuïc vuï . Cuøng laõnh ñaïo ñoùn khaùch, boá trí nôi aên ôû, phöông tieän ñi laïi tham gia söï kieän vaø caùc hoaït ñoäng beân leà. Giôùi thieäu caùc vò ñaïi bieåu khaùch môøi vôùi nhau vaø vôùi laõnh ñaïo. Chuaån bò quaø taëng vaø nghi thöùc tieãn khaùch. Theo doõi dieãn tieán cuûa söï kieän, kòp thôøi xöû lyù caùc tình huoáng baát traéc xaûy ra

c. Yeâu caàu vaø nhieäm vuï cuûa nhaân vieân phuïc vuï.

– Nhaân vieân phuïc vuï caùc khaâu ñeàu phaûi theå hieän thaùi ñoä luoân vui veõ, nieàm nôõ, noùi naêng vaên minh lòch söï, saün saøng giuùp ñôõ khaùch, nhieät tình höôùng daãn hoaëc traû lôøi caâu hoûi cuûa khaùch, aên maëc ñoàng phuïc ñuùng quy ñònh, chænh teà, veä sinh caù nhaân saïch seõ,.

–Nhaân vieân phuïc vuï phaûi luoân coù maët taïi vò trí ñöôïc phaân coâng, neáu vì lyù do ñaëc bieät caàn phaûi ñi vaéng thì phaûi nhôø ñoàng ñoäi quan saùt vaø phuïc vuï giuùp.

–Thöïc hieän ñuùng caùc quy trình nghieäp vuï ñaõ ñöôïc höôùng daãn vaø quy ñònh. Tuyeät ñoái chaáp haønh meânh leänh cuûa ñieàu haønh caáp treân tröïc tieáp. Baûo ñaûm an toaøn tuyeät ñoái trong quaù trình phuïc vuï.

– Tuyeät ñoái khoâng ñöôïc ngoû yù nhôø vaû, voøi vónh khaùch

0% cuûa thaønh coâng.

3. Moái lieân heä phoái hôïp giöõa ñôn vò phuïc vuï vaø ñôn vò toå chöùc söï kieän Söï phoái hôïp nhòp nhaøng, uy tín giöõa hai ñôn vò laø ñaït ñöôïc 3 Nhöõng noäi dung caàn trao ñoåi vaø phoái hôïp ñeå phuïc vuï ñöôïc toát laø: Noäi dung vaø tính chaát cuûa söï kieän Thaønh phaàn ñaïi bieåu khaùch môøi, soá löôïng, thôøi gian ñeán vaø ñi, ñaëc ñieåm taâm lyù, caùc tieâu chuaån aên ôû, ñi laïi, baûo veä vaø chaêm soùc söùc khoeû. Nhöõng yeâu caàu veà caáp ñoä nghi thöùc ñoùn tieãn vaø phuïc vuï Nhöõng yeâu caàu cuï theå veà caùc ñieàu kieän toå chöùc söï kieän: Phoøng hôïp, trang trí, trang bò kyõ thuaät, phieân dòch v.v.

4. Nhöõng ñieàu caàn traùnh trong khi ñang laøm nhieäm vuï ÷Trang phuïc, trang ñieåm, trang söùc khoâng phuø hôïp ÷Caùc phaûn öùng cuûa cô theå: ho, haéc xì, gaõi ngöùa, khaïc nhoå, aên uoáng, ngoaùi muõi, 49 ngoaùi tai. ÷Ngoài leâ, noùi chuyeän rieâng, ñuøa giôõn, aên uoáng, xaû raùc,

.IV Öùng duïng heä thoáng PERT trong toå chöùc hoäi nghò

.1 Khaùi nieäm veà PERT

ERT laø vieát taét cuûa chöõ: Program Evaluation and Review Technique, ñaây laø moät coâng cuï keá hoaïch hoaù vaø kieåm soaùt phoå bieán taïi caùc nöôùc tieân tieán.

ERT laø: thoâng tin, phaân tích thôøi gian döï kieán hoaøn thaønh, cho thaáy

Muïc tieâu cuûa P caùc hoaït ñoäng then choát.

2. Cô caáu cuûa PERT

B E 1 0 5 5

4 3 2 3 3

A C H

4 B AÉT ÑAÀU H KEÁT T UÙC 2

 Muõi teân: chæ töø vieäc naøo ñeán vieäc naøo

 Voøng troøn coù chöõ: chæ haïng muïc coâng vieäc

 Soá treân muõi teân: chæ thôøi gian thöïc hieän (baèng ngaøy, thaùng hoaëc naêm tuyø theo

mình quy öôùc)

 Tuyeán then choát coù thôøi gian hoaøn thaønh daøi hôn

3 5

3. Lôïi ích cuûa PERT

 Moät hình aûnh coâng vieäc hoaøn toaøn soáng ñoäng töø khi baét ñaàu ñeán keát thuùc,

 Döï ñoaùn ñöôïc thôøi gian yeâu caàu, cho bieát thôøi gian roãi vaø phaân phoái thôøi gian

hôïp lyù

 Cho pheùp thay ñoåi, boå sung.

 Taäp trung chuù yù vaøo nhöõng hoaït ñoäng quan troïng

 Cung caáp tin töùc, tình traïng cuûa chöông trình nhö moät baûng thôøi gian bieåu

.4 Sô ñoà maïng löôùi PERT toå chöùc hoäi nghò

8 1 4 4 1 1 6 1 1

3 5 1 0 1 0 1 5 1 5

1 2 3 5 7 1 1 1 3 1 2 9

6 1 3 1

6 1 0

Tuyeán then choát trong maïng löôùi naøy laø:

3 = 3+0,5+1 2-1 1-1 1-2-3-5-7-9-1 0+1+1 0+1+0,5+0,5= 2 6,5 ngaøy

T Thôøi gian toái thieåu töø khi thaønh laäp B C ñeán khai maïc= 2 5,5 ngaøy

Thö môøi ñöôïc göûi tröôùc = 1 0 ngaøy

Thôøi gian töø khai maïc ñeán keát thuùc = 2 ngaøy

III/ Đánh giá chương trình

Thành công của một hội thảo - hội nghị? • • • • • •

Cung cấp cho thính giả các thông tin cần thiết và bổ ích Thời gian truyền đạt ngắn Cung cấp tài liệu phụ trợ Cung cấp khả năng và định hướng tiếp tục nghiên cứu đề tài Cung cấp cơ hội giải trí đồng thời với tập huấn và thông tin Thường xuyên tóm lược thông tin, giúp thính giả biết họ đang ở giai đoạn nào của chương trình Cung cấp cơ hội trình bày các ý tưởng, thực hành kỹ năng đã học Chú trọng đến tiện nghi dành cho thính giả • •

T T C

AÙC Y

EÁU T

OÁ

SÖÏ QU

AN TROÏNG

1 6 9

Chaát löôïng phuïc vuï thöùc aên

2 6 6

Kích côû vaø khaû naêng cuûa caùc phoøng hoïp

3 5 7

Kích côû vaø khaû naêng cuûa phoøng nguû

4 3 6

Phaân coâng ngöôøi chòu traùch nhieäm laõnh ñaïo ñeå ñieàu haønh taát caû nhöõng vaán ñeà ñoái noäi vaø ñoái ngoaïi.

5 3 6

Phöông thöùc ñaêng kyù ñeán vaø thanh toaùn ñi.

6 3 0

Hieäu quaû caùc phöông thöùc ghi hoaù ñôn

7 3 0

Tieän nghi giaûi trí taïi choã

8 2 8

Lôïi ích cuûa caùc dòch vuï vaø trang bò hoå trôï

9 2 7

Moái quan heä vôùi laõnh ñaïo cuûa caùc ñôn vò khaùc

1 0 1 5

Nôi toå chöùc gaàn phi tröôøng

1 1 1 2

Chuaån bò dòch vuï hoäi hoïp, vieäc ñaêng kyù tröôùc

1 2 1 6

Kích côõ baøn gheá, phoøng oác vaø khaû naêng phuïc vuï

1 3 1 0

Vaän chuyeån thuaän lôïi

1 4 9

Lôïi ích cuûa maët baèng trieån laõm, tröng baøy

1 5 7

Gaàn caùc khu vui chôi giaûi trí vaø mua saém

1 6 5

Cô sôû môùi meû

BÀI 5: CÔNG TÁC QUẢN LÝ XUẤT NHẬP CẢNH ĐỐI VỚI NGƯỜI NƯỚC NGOÀI

I/ Vị trí và nội dung của công tác quản lý xuất nhập cảnh 1. Vị trí của công tác quản lý xuất nhập cảnh ‐

Công tác quản lý XNC là một chức năng của Nhà nước đối với việc XNC của người nước ngoài, phương tiện giao thông, hàng hoá từ nước ngoài vào lãnh thổ của một quốc gia Công tác quản lý XNC là thuộc chủ quyền quốc gia va do pháp luật quốc gia quy định ‐

2. Nội dung của công tác quản lý xuất nhập cảnh ‐ Quản lý XNC về người ‐ Quản lý XNC về phương tiện giao thông ‐ Quản lý XNC về hàng hóa

II/ Nguyên tắc của công tác quản lý xuất nhập cảnh 1. Bảo vệ chủ quyền quốc gia 2. Phục vụ yêu cầu về CT, KT, XH của một quốc gia